LAPORAN STATUS PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001 2008 by ridzzz

VIEWS: 57 PAGES: 52

									SELAMAT DATANG
LAPORAN STATUS PELAKSANAAN
 SISTEM PENGURUSAN KUALITI
       MS ISO 9001 : 2008
      (1 JUN ~ 7 OKT 2009)

 UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS

      14 OKTOBER 2009
               TUJUAN LAPORAN
Laporan ini disediakan sebagai maklumat kepada Y.Bhg.
Dato’ dan Jawatankuasa Pemandu Pelaksanaan Sistem
Pengurusan Kualiti (SPK) Universiti Malaysia Perlis
(UniMAP) bagi tempoh Jun hingga Oktober 2009. Laporan
ini antara lain mengandung maklumat dan laporan tentang:

(1)   Aktiviti Bahagian Pengurusan Kualiti sepintas lalu
(2)   Laporan kemajuan pelaksanaan Sistem Pengurusan
      Kualiti (SPK)
(3)   Isu-isu yang ingin dibincangkan
PUSPEK 5 BULAN : AKTIVITI BAH. PENGURUSAN KUALITI SEPINTAS LALU




                                       Penyataan Dasar
                                       dan Objektif Kualiti
                                       pematuhan kepada
                                       Klausa 5.1 & 5.3
                                       MS ISO 9001 :2008
PUSPEK 5 BULAN : AKTIVITI BAH. PENGURUSAN KUALITI SEPINTAS LALU



                                                 1)Pelancaran
                                                 Hari Komitmen
                                                 Kualiti pada 2
                                                 Julai 2009
                                                 sebagai bukti
                                                 pematuhan pada
                                                 Klausa 5.1
                                                 Komitmen
                                                 Pengurusan.
                                0
                                        5
                                                10
                                                          15
                                                                   20
                                                                             25
                                                                                                                                 30
                                                                              25
            PPK MEKATRONIK




                                                                        21
   PPK KOMP. & PERHUBUNGAN




                                                                    20
        PPK SISTEM ELEKTRIK
                  PPK BAHAN




                                                           14 14
              PPK BIOPROSES




                                                      12
       PPK MIKROELEKTRONIK




                                                     11
       PUSAT KEJURUTERAAN




                                                8
             PPK PEMBUATAN



                                            7
           PPK ALAM SEKITAR


                                            6
         JABATAN PENDAFTAR


                                        3
   INST. KEJURUTERAAN NANO …

                                        3
                       PKKK
                                        3
          UNIT PERUNDANGAN          2
                        HEPA
                                    2


      JABATAN PEMBANGUNAN
                                    2



              PERPUSTAKAAN
                                    2




                UNIT LATIHAN
                                    2




   UNIT PENYELIDIKAN & PEMB.
                                    1




                          ICT
                                    1




             INST. MATEMATIK …
                                    1




         JABATAN BENDAHARI
                                    1




      JABATAN KESELAMATAN
                                    1




      PENGURUSAN AKADEMIK
                                    1




  PUSAT KERJASAMA INDUSTRI
                                    1




PUSAT PEMB. AGROTEKNOLOGI
                                    1




                     PUSPEK
                                    1




                       UKKP
                                    1




           UNIT AGAMA ISLAM
                                    1




           UNIT AUDIT DALAM
                                    1




           UNIT IJAZAH TINGGI
                                                                                  JUMLAH KEHADIRAN PESERTA KURSUS MENGIKUT PTJ




                                    1




       UNIT KAJIAN STRATEGIK
                                                                                                                                      Penganjuran Kursus Kesedaran Sistem Pengurusan Kualiti
                                                                                                                                                                                               PUSPEK 5 BULAN : AKTIVITI BAH. PENGURUSAN KUALITI SEPINTAS LALU




                                    1




  UNIT PEMBANGUNAN LESTARI
                                    1




UNIT PENYELARASAN PROG. DIP.
                                    1




                    UNIT SME
     PUSPEK 5 BULAN : AKTIVITI BAH. PENGURUSAN KUALITI SEPINTAS LALU

                    Kehadiran Peserta Kursus Dalaman Kesedaran SPK
30                                                                           Petunjuk
                                                                              Pensyarah
                                               25                             PLV
25                                        23                                  AR

20                                                                  Target Kehadiran
                            18
          16                     16
15
                                                                    12
               11
     10
10                                    8
                    6                                   6
                                                                5             5
 5                                                                       4
                                                            3
                        2                                                          2
                                                    1
 0
PUSPEK 5 BULAN : AKTIVITI BAH. PENGURUSAN KUALITI SEPINTAS LALU

         Pembentukan dan Penganjuran Kursus Pengenalan
                Kumpulan Inovatif & Kreatif (KIK)
PUSPEK 5 BULAN : AKTIVITI BAH. PENGURUSAN KUALITI SEPINTAS LALU

Penganjuran Bengkel Audit Dalaman pada 17,18 & 19 Ogos 2009
kendalian Jururunding TOMC sebagai pemantapan pemahaman
pelaksanaan Audit Dalaman kepada Juruaudit Dalaman terlantik
                   dan yang baru dilantik.
PUSPEK 5 BULAN : AKTIVITI BAH. PENGURUSAN KUALITI SEPINTAS LALU

Pemasangan promosi UniMAP ke Arah ISO 9001:2008
               pada 21 billboard.
PUSPEK 5 BULAN : AKTIVITI BAH. PENGURUSAN KUALITI SEPINTAS LALU
TERKINI!!



Penganjuran Bengkel Pemurnian dokumentasi
SPK MS ISO 9001 : 2008 dan Pemantapan
Kompetensi Juruaudit Dalaman pada 2,3 & 4 hb
Okt 2009 di Naza Hotel Pulau Pinang juga
dikendalikan oleh Jururunding TOMC sebagai
pemantapan pemahaman pelaksanaan Audit
Dalaman kepada Juruaudit Dalaman terlantik
dan yang baru dilantik dan pemurnian dokumen
sedia ada dengan pemilik proses.
PUSPEK 5 BULAN : AKTIVITI BAH. PENGURUSAN KUALITI SEPINTAS LALU

  Bengkel Pemurnian dokumentasi SPK MS ISO 9001 : 2008
                          &
       Pemantapan Kompetensi Juruaudit Dalaman
  LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)


PENGKELASAN DOKUMEN
 Sehingga kini, UniMAP mempunyai sejumlah 50
 buah dokumen SPK yang dikelaskan mengikut 4
 kategori.        Manual Kualiti,
                             1
                                 Prosedur Wajib,
                                       6

                                                    Prosedur
                                                   Pengurusan,
                                                        9

              Prosedur
              Operasi,
                 34
  LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)


STATUS DOKUMEN


 Semua         dokumen di atas telah di muat
 naik ke       laman sesawang rasmi UniMAP
 dan ia        boleh dirujuk dengan melayari
 alamat        pautan seperti berikut;
  http://www.unimap.edu.my/template02.asp?contentid=1105&tt=44&parentid=1104
LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)
LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

 Untuk membuka & memuat turun dokumen SPK, kata laluan adalah
  diperlukan.

 PUSPEK mencadangkan hanya satu sahaja kata laluan digunakan
untuk semua dokumen SPK, kata laluan yang dicadangkan ialah :

                      “kualiti@unimap”

 Ia bertujuan menghalang pihak luar memuat turun dokumen SPK.
  LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)


STATUS PEMURNIAN DOKUMEN
                           Dokumen
                          Yang Telah      Dokumen
                            Selesai        Dalam
                          Dimurnikan,     Peringkat
                               7           Draf, 17
                         Dokumen
                        Yang Telah
                         Separuh
                        Dimurnikan,
                            26



 Usaha pemurnian dokumen SPK diteruskan selepas bengkel tersebut
 dan sehingga kini sebanyak 33 prosedur telah berjaya dimurnikan
 (termasuk dokumen separuh murni) untuk dinaik taraf menjadi dukumen
 rasmi SPK UniMAP dan dijangkakan semua dokumen SPK UniMAP
 dapat dimurnikan pada minggu terakhir bulan Oktober 2009
  LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

STATUS DOKUMEN SEPUNYA
Dari 50 buah dokumen SPK UniMAP; hanya 7 telah berjaya dimurnikan
sepenuhnya, 26 masih di dalam peringkat pemurnian, 17 buah dokumen
yang belum disentuh. Proses pemurnian semua dokumen ini dijangka
mengambil masa selama 6 minggu untuk disiapkan.
                           34


                                                     21
                                        10
                       9
                                    6                             3
                   6
                                                 1            2           Prosedur Operasi
                                1            3
               1                                          2             Prosedur Sokongan
                                        1                              Prosedur Wajib
                                                                      Manual Kualiti
   LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)


PERMASALAHAN
Penyeragaman Dokumen (Proses Sepunya)

Prosedur SPK UniMAP mempunyai pemilik secara individu
dan secara berkongsi (proses sepunya). Untuk kes
prosedur yang berkongsi , ia perlu dibuat dan digunapakai
oleh beberapa pihak seperti contoh jadual dibawah :
 11.   PK.UniMAP. (O). 11   : Perancangan & Penyediaan Pengajaran     PPK
 12.   PK.UniMAP. (O). 12   : Penyediaan Portfolio Rekod Pengajaran   PPK
 13.   PK.UniMAP. (O). 13   : Pengendalian Kuliah                     PPK
 14.   PK.UniMAP. (O). 14   : Pengendalian Makmal / Bengkel           PUSAT KEJURUTERAAN
 15.   PK.UniMAP. (O). 15   : Penilaian Makmal / Bengkel              PUSAT KEJURUTERAAN
  LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)


PERMASALAHAN
Penyeragaman Dokumen & Proses (Proses Sepunya)


   Untuk kes seperti jadual tadi, semua PPK terlibat untuk
  membuat dan menggunapakai prosedur tersebut.

   Oleh itu, semua pihak yang menggunapakai prosedur
  ini akan dipanggil untuk membuat penyeragaman semula
  prosedur berkenaan (proses sepunya) sebelum ia dapat
  dinaiktaraf menjadi prosedur rasmi dan digunapakai oleh
  semua PPK.
   LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)


Permasalah Pemurniaan Dokumen
Pemilik Prosedur :
        Individu
        Sepunya (Berkumpulan)
Pemurnian dokumen yang dimiliki oleh individu dibuat hanya dengan
berjumpa dengan individu terbabit dan membuat penambahbaikan prosedur.

Walau bagaimanapun, untuk prosedur yang membabitkan pemilik secara
sepunya, satu temujanji akan dibuat untuk memanggil semua pihak yang
terlibat di dalam prosedur tersebut dan proses pemurnian akan dibuat
dengan mengambil kira keperluan semua pihak yang terlibat untuk
mempastikan penyeragaman prosedur yang dihasilkan.
  LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)


Proses Kelulusan Dokumen

 Buat masa ini semua prosedur perlu mendapat kelulusan Naib
 Canselor, iaitu seperti di bawah ;
                 Disediakan oleh :     Disemak oleh :   Diluluskan oleh :

  Tandatangan

    Jawatan        PENDAFTAR         WAKIL PENGURUSAN   NAIB CANSELOR
    Tarikh
  LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)


Proses Kelulusan Dokumen
  PUSPEK mencadangkan kelulusan semua dokumen
  (kecuali Manual Kualiti) adalah pada peringkat Dekan/Ketua
  Jabatan, di setiap Pusat Tanggungjawab.
                    Disediakan oleh :     Disemak oleh :   Diluluskan oleh :

    Tandatangan


      Jawatan     PENOLONG PENDAFTAR    WAKIL PENGURUSAN     PENDAFTAR

      Tarikh
  LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)


Proses Kelulusan Dokumen
  Rasional:
  Ia bertujuan untuk mempercepatkan proses
  pengeluaran dokumen rasmi yang baru jika
  terdapat pindaan terhadap sesuatu prosedur.

  Walau bagaimanapun perkara di atas adalah untuk
  pindaan terhadap dokumen selain dari Manual Kualiti .
  Untuk Manual Kualiti, ia perlu diluluskan oleh Naib
  Canselor sendiri kerana ia adalah dokumen utama SPK
  UniMAP.
  LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)


                      Misi
                                    Naib Canselor
                       Visi

                 Manual Kualiti        Naib Canselor
                   Dasar &
                                         Wakil Pengurusan
                 Objektif Kualiti

                                            Wakil Pengurusan
              Prosedur Wajib                 Penyedia & Pemilik Proses

            Dokumen Sokongan                        Penyedia & Pemilik Proses

                                                        Penyedia & Pemilik Proses
Arahan Kerja, Carta Aliran, Senarai Semak, Borang
  LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

Juruaudit Dalaman
  Bermula dengan 15 orang (staf Akademik & pengurusan)
 diketuai oleh En. Ir. Anuar dari PPK Komputer & Perhubungan.

  Perjumpaan pertama pada 12 Jun 2009 di Bilik Seminar 1,
 Kechor.

  Kajian (Pilot Test) terhadap Tahap Pemahaman & Kesedaran
 tentang SPK dijalankan ke atas Juruaudit dan beberapa orang
 Pemilik Proses yang hadir.

  Memandangkan skop pelaksanaan SPK yang agak luas,
 seramai 22 orang juruaudit lagi telah dilantik dengan mengambil
 kira faktor pengalaman mereka dan penglibatan mereka
 sebelum berkhidmat di UniMAP.
  LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)


Analisa Kepakaran Juruaudit Dalaman (22 org)
                                          n = 22
  Ave                         78.34
  Max                          100
  Min                           58
  Std Dev                      8.34
  Median                        78
  Target                        85
 Keputusan ini agak memuaskan namun
begitu ia tidak menggambarkan keputusan
menyeluruh disebabkan masih terdapat 15   <69      70-79   80-89   >90
orang juruaudit dalaman yang tidak
mengambil ujian tersebut.
  LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)


Juruaudit Dalaman
  Penganjuran Bengkel Audit Dalaman pada 17,18 & 19
  Ogos 2009 kendalian Jururunding TOMC sebagai
  pemantapan pemahaman pelaksanaan Audit Dalaman
  kepada Juruaudit Dalaman terlantik dan yang baru
  dilantik.
  LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)
                              Terkini, jumlah Juruaudit Dalaman terlantik ialah
Juruaudit Dalaman             seramai 37 orang.
  9
      8
  8
                                                          Puspek
  7                                                       mencadangakan
          6                                               pelantikan Juruaudit
  6
              5                                           Dalaman tambahan
  5                                                       dibuat dari Jabatan:
                  4
  4
                      3                                     Bendahari
  3                                                         Pendaftar
                          2   2   2
  2
                                      1   1   1   1   1
  1

  0
  LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

Laporan Latihan Audit oleh Juruaudit Dalaman
          Laporan ketidakpatuhan semasa latihan Audit Dalaman (Mock Audit)


  Kump 4/PPK Komputer &
                                               2
      Perhubungan

                                               2
    Kump 3/Jab Bendahari             1
                                                                     Pemerhatian
                                                                     Minor NCR
  Kump 2/Unit Kemasukan                                              Major NCR
                                                        3
         Pelajar                     1

                                                        3
 Kump 1/Unit Peperiksaan             1


                           0     1         2        3         4
  LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)


Rumusan terhadap Audit Dalaman
  1). Jadual perancangan asal ialah pada 5,6,7 & 8 Okt.

  2). DITANGGUHKAN, berasaskan rumusan yang diambil semasa
      bengkel pemurnian dokumen dan pemantapan juruaudit dalaman
      SPK yang merumuskan bahawa tahap kesediaan dokumen dan
      juruaudit dalaman masih belum mengizinkan pelaksanaan audit
      dalaman dijalankan.

  3). Pemurniaan dokumen SPK perlu dibereskan dan memberi ruang
      kepada juruaudit yang baru dilantik memahami dengan lebih
      mendalam dan pemilik proses memurnikan dokumen milik sendiri
      dan sepunya dapat dilaksanakan oleh semua pihak yang
      terlibat.
 LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)


LAPORAN AKTIVITI SOKONGAN SPK

  Persediaan awal, 5 buah pasukan baru KIK yang
  terdiri dari staf sokongan dari 5 PTJ telah
  ditubuhan dengan memberi pendedahan awal
  kepada Ketua Kumpulan menghadiri Konvensyen
  KIK Wil. Utara sebagai pemerhati anjuran MPC
  yang berlansung di Langkawi pada 9 & 10 Julai
  2009.
   LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

Status Kumpulan KIK (baru)
Kumpulan Inovatif &
                      Penglibatan /
Kreatif (KIK) yang                     Status Kump.     Komen
                      Nama Kumpulan
ditubuhkan
Kumpulan peneraju      PUSPEK                           Carta gantt
dari 5 PTJ yang       (Fasilitator)                      Pemantauan
dipilih.

1. Pendaftar           Tiada           Tidak Aktif     Komitmen
2. Perpustakaan        Knowledge       Aktif
                      Management
                      Centre
3. Pembangunan         Tiada           Tidak Aktif     Komitmen
4. Bendahari           Bursary Crew    Aktif
5. ICT                 Disaster        Kurang Aktif
                      Recovery
  LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)


Status Kumpulan KIK (lama)
 10 pasukan lama seperti senarai dibawah adalah tidak aktif.
        PPK Mikro Elektronik
        PPK Bahan
        PPK Pembuatan
        PPK Mekatronik
        PPK Sistem Elektrik
        Jabatan Pendaftar
        Jabatan Bendahari
        Jabatan Perpustakaan
        Pusat Teknologi Maklumat
        Pusat Kemahiran Komunikasi dan Keusahawanan
  LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

Masalah & Cadangan Penambahbaikan KIK
  Antara masalah-masalah dan cadangan yang dikenalpasti
  ialah :

   Masalah #1 :
       Ahli pasukan masih tidak begitu memahami konsep
       KIK

   Cadangan #1:
       Menghantar ahli pasukan ke kursus-kursus anjuran
       MPC berkenaan KIK dan meghadiri konvensyen-
       konvensyen KIK anjuran MPC sebagai pemerhati.
LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)
 Masalah #2 :
     Kesukaran mendapatkan ahli pasukan yang berminat

 Cadangan #2 :
     Memperbanyakkan lagi program-program kesedaran
     serta   menawarkan      lebih  keistimewaan kepada
     pasukan yang aktif. (Mohon Cadangan)

 Masalah #3 :
     Ahli pasukan sibuk dengan tugas-tugas hakiki

 Cadangan #3 :
     Mendapat pelepasan khas dari ketua jabatan masing-
     masing selama 2 ~ 4 jam seminggu untuk menjalankan
     projek masing-masing.
     PUSPEK mencadangkan Hari Jumaat (ptg) dijadikan hari
     aktiviti KIK.
 LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

Kesimpulannya,

 PUSPEK amat berharap supaya semua Dekan dan Ketua
Jabatan dapat :
       membentuk pasukan KIK di setiap PTJ masing-
         masing atau,
       mengaktifkan semula pasukan yang sudahpun
         ditubuhkan dahulu.

 Konvensyen KIK ini akan merancakkan lagi Bulan
Komitmen Kualiti yang akan dianjurkan pada bulan Julai
setiap tahun dan menjadi salah satu dari kriteria pemilihan
AKNC yang akan dipertandingkan nanti.
  LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

Pembudayaan 5S

  5S ialah satu cabang disiplin untuk mengekalkan
  kebersihan persekitaran di tempat kerja . 5S terdiri
  dari ;
      Seiri – Sisih bendasing
      Seiton – Susun peralatan
      Seiso - Sapu
      Seiketsu – Seragam
      Shitsuke – Sentiasa mengekalkannya.
  LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

Pembudayaan 5S
    Budaya 5S di akan cuba diterapkan di UniMAP dan akan dimulai
    dengan PUSPEK dengan mengikuti beberapa langkah berikut ;

         Latihan pemahaman dan kesedaran 5S
         Pembahagian kawasan tempat kerja dan tugas untuk
           melaksanakan 5S
         Perlaksanaan di tempat kerja
         Pengauditan 5S secara berkala
         Pengekalan tahap 5S yang baik secara berterusan
          (menjadikannya sebagai standard)

    Setelah budaya 5S ini berjaya diterapkan di PUSPEK, usaha
    pembudayaan akan dikembangkan ke semua        PTJ mengikut
    langkah-langkah di atas.
    LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

Cadangan #1 : Pelan Pelaksanaan (baru) Carta Gantt
No Program SPK                 Penglibatan / Tindakan      Perancangan    Output

1   Meneruskan Siri Kursus      Pensyarah                  Oktober       Kaedah berbeza
    Kesedaran Sistem            PLV / Peg. Tadbir          November     mengikut jawatan /
    Pengurusan Kualiti (SPK)    Pegawai Tadbir             Disember     kesesuaian
    kepada semua staf           PO
    UniMAP , mengikut           PAP & lain2 Jawatan
    Jawatan

2   Perlantikan Pengurus        Dekan                      Segera        Kemukakan
    Kualiti di setiap PTJ       Ketua Jabatan                            nama kepada
                                                                          PUSPEK
3   Bengkel Audit Dalam         Juruaudit Dalam (Baru)     2 & 3 Nov.    Sijil & Surat
    kepada Juruaudit Dalam      Pengurus Kualiti setiap                  Perlantikan
    & Auditee                  PTJ
4   Permuniaan Dokumen          Semua Pemilik Proses       2 Okt~ 20     Kelulusan
    SPK                                                    Nov.           Dokumen

5   Bengkel Persediaan          Semua Juruaudit            4 ~ 6 Nov.    Draf jadual audit
    Pelaksanaan Audit                                                      Kertas Semak
    Dalaman oleh Juruaudit                                                Audit
     LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)
6    Audit Dalaman MS ISO        Juruaudit Dalam        14~18 Dis      Kelulusan Jadual
     9001:2008                   Auditee setiap PTJ                    Audit

7    Tindakan Pembetulan         Auditee setiap PTJ     23 Dis ~ 4     Tindakan susulan
     selepas Audit Dalam                                Jan 2010        oleh Juruaudit

8    Mesyuarat Kajian Semula     Pengurusan Atasan      15 Jan 2010    Rujuk takwim
     Pengurusan                  Wakil Pengurusan
     (Wajib , min 1x setahun    (WP)
     slps. Audit Dalam)          Ketua Jabatan
                                 PUSPEK

9    Audit Kecukupan              PUSPEK                21,22 & 23     Draf surat
     (adequacy audit) oleh Sirim  Pengurus Kualiti     Jan             permohonan kepada
     (dokumen yang telah         PTJ                                    Sirim
     dibangunkan shj.)                                                   Anggaran Kos
                                                                        RM2,042.00

10   Tindakan Pembetulan         PUSPEK                 24 ~ 5 Jan     Tindakan Susulan
     selepas audit kecukupan     Pemilik Proses
     oleh Sirim

11   Audit Pra Pematuhan         Perunding (TOMC)       7,8 & 9 Jan
     (Compliance Audit) &        Semua yang terlibat
     Tindakan Pembetulan oleh   dalam skop
     Perunding                  pelaksanaan SPK
                                UniMAP.
   LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

12 Audit Pematuhan          Semua yang         15,16     Perbincangan
   (Compliance Audit)      terlibat di dalam   & 17 Feb   dgn Sirim
   oleh Sirim              skop pelaksanaan    2010        Anggaran Kos
                           SPK UniMAP                     RM9,896.00

13 Tindakan Pembetulan  PUSPEK                 Feb       Tindakan
   ketidakpatuhan hasil  Pembangun            2010       susulan
   dari audit Pematuhan dokumen
   Sirim

14 Pembayaran Yuran         PUSPEK             Mac       Draf
   Pensijilan – (selepas                       2010       permohonan
   audit pematuhan)                                       pembayaran
                                                           Kos RM500
                                                          setahun

15 Penyerahan Sijil oleh    PUSPEK             Mac
   Sirim                    Pengurusan        2010
                           Tertinggi UniMAP
   LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

Cadangan # 2 : Perlantikan Pengurus Kualiti di setiap PTJ

   Melalui perlantikan ini PUSPEK dapat berurusan
  secara terus dengan pegawai tersebut tentang
  program-program kualiti yang dijalankan di pusat-
  pusat pengajian.

   Pegawai-pegawai ini haruslah terdiri daripada
  staf profesional (Gred 41 ke atas).

   Elaun khas dengan nilai yang sewajarnya.
   LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

Cadangan # 3 & # 4 #5 : Perlantikan Ketua Juruaudit Analisa Data & Aduan Pelanggan
  Pelantikan Ketua Juruaudit
  Memandangkan Ketua Juruaudit yang telah dilantik menarik diri kerana
  sambung pengajian, PUSPEK mengharapkan pelantikan ketua juruaudit
  sementara dibuat untuk menjalankan tugasan Ketua Juruaudit Dalaman yang
  dikosongkan.
  (Cadangan: En. Abdul Ghani Fathil)
  Ketua Analisa Data (Klausa 8.4)
  Analisa Data adalah merupakan satu proses wajib di dalam pelaksanaan SPK.
  Memandangkan jawatan Ketua Analisa Data masih belum dijawat, PUSPEK
  amat berharap agar pelantikan segera Ketua Analisa Data dapat dibuat untuk
  merealisasikan Objektif Kualiti UniMAP.
  (Cadangan: En. Mohamad Rezal Hamzah)


  Ketua Maklum balas & Aduan Pelanggan (Klausa 8.2)
  Memandangkan Maklum Balas dan Aduan Pelanngan adalah keperluan ISO
  pada Klausa di atas PUSPEK mencadangkan pelantikan Ketua Maklum Balas &
  Aduan Pelanggan juga dibuat untuk merealisasikan Objektif Kualiti UniMAP.
  (Cadangan: En. Mohamad Hanif Md. Isa)
   LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

Cadangan # 6 : Penempatan Sementara Pegawai Kualiti di PP

  Berdasarkan post mortem, antara kelemahan yang dikesan di
 pihak PUSPEK sendiri ialah kefahaman pegawai-pegawai PUSPEK
 berkaitan dengan proses Pengajaran & Pembelajaran itu sendiri.

  Sehubungan dengan itu, PUSPEK berpendapat adalah wajar
 sekiranya menempatkan seorang pegawai kualiti PUSPEK di Pusat
 Pengajian.

  Sebagai satu langkah untuk membolehkan proses-proses
 sepunya (13 proses) perlaksanaan SPK berjalan dengan lancar di
 pusat-pusat pengajian apabila kedua-dua pihak dapat memahami
 antara satu sama lain.
  LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

Cadangan # 7 : Anugerah Kualiti Naib Canselor (AKNC)
   Anugerah Kualiti Naib Cancelor (AKNC) merupakan pengiktirafan
  tertinggi UniMAP kepada PTJ yang telah berjaya menonjolkan
  kecemerlangan menyeluruh dalam pengurusan kualiti di PTJ masing-
  masing serta mampu menyampaikan perkhidmatan yang berkualiti
  kepada pelanggan.

   Pelaksanaan AKNC ini adalah sebahagian daripada aktiviti utama di
  bawah Pembudayaan Kerja Cemerlang yang akan dianjurkan pada bulan
  Julai setiap tahun bagi meralisasikan hasrat Y.Bhg. Dato NC untuk
  menjadikan bulan Julai itu sebagai Bulan Komitmen Kualiti.

   Bagi merancakkan lagi dan menaikkan semangat bersaing diantara
  PTJ, PUSPEK mencadangkan agar ganjaran sebanyak RM5000.00
  diberikan kepada PTJ yang berjaya memenangi AKNC ini.
  LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

FAKTOR KEJAYAAN KRITIKAL # 1
PEMAHAMAN DAN KOMITMEN PENGURUSAN
   Kursus Kesedaran SPK kepada Jawatankuasa Pemandu
  oleh Jururunding SPK.

   PUSPEK beranggapan bahawa satu sesi Kursus
  Kesedaran Susulan (Refresher Course) perlu dianjurkan
  bagi mendapatkan komitmen sepenuhnya dari semua Dekan
  & Ketua Jabatan.

   Ini penting kerana selain dari mematuhi keperluan klausa
  5.1, ISO 9001, Komitmen Pengurusan amatlah ditagih dalam
  usaha merealisasikan Objektif Kualiti UniMAP.
  LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

FAKTOR KEJAYAAN KRITIKAL # 2
PEMAHAMAN DAN KOMITMEN PENGURUSAN

 Klausa 6.2.2 Latihan & Kesedaran

 Taklimat penanda aras @ Bicara Kualiti dalam konteks
 ‘Kepentingan Aplikasi SPK di IPTA dan Faedahnya kepada
 Organisasi ’ dengan menjemput Wakil Pengurusan        dari
 IPTA lain antara yang dicadangkan ialah Wakil Pengurusan
 dari UiTM yang merupakan pemenang Anugerah Kualiti
 Perdana Menteri bagi tahun 2008 dan beberapa tokoh yang
 akan dikenalpasti yang mampu membincangkan aspek ini
 kepada Jawatankuasa Pemandu & Pengurusan UniMAP
  LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

FAKTOR KEJAYAAN KRITIKAL # 3
  Bagi merealisasikan proses pelaksanaan SPK di UniMAP
 secara professional, cekap dan berkesan, PUSPEK
 beranggapan bahawa perlunya satu penanda aras
 diwujudkan.

  PUSPEK merancang untuk mengadakan lawatan ke IPTA
 yang telah memperoleh persijilan ISO 9001.

  Lawatan ini adalah perlu untuk memberi peluang kepada
 staf PUSPEK sendiri untuk melihat proses dan aktiviti yang
 dijalankan di universiti yang telah mendapat pengiktirafan
 MS ISO 9001.
LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)


 Rasional pemilihan universiti adalah seperti berikut :

  Universiti Teknologi Malaysia – UTM Skudai,Johor

      UTM merupakan sebuah universiti yang menawarkan
     pelbagai program kejuruteraan antara yang terawal di negara
     ini yang mendapatkan persijilan MS ISO 9001 dan merupakan
     IPTA pertama memenangi Anugerah Kualiti Perdana Menteri.

  Universiti Tun Hussein Onn Malaysia – UTHM Batu Pahat, Johor.

      UTHM juga merupakan antara IPTA yang telah
     mendapatkan persijilan ISO 9001 sejak tahun 2001 lagi dalam
     tempoh masa yang singkat (6 bulan).
  LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

PENUTUP

Kualiti tidak mustahil dicapai oleh sesuatu organisasi
jika semua staf menjiwai kepentingannya dan
berusaha bersama-sama dalam mencapai matlamat
yang satu. Kita juga harus sedar usaha ke arah
peningkatan kualiti ini bukanlah merupakan satu
perjalanan yang ada permulaan dan akhirnya. Kualiti
memerlukan satu proses perubahan yang berterusan
selagi sesuatu organisasi itu beroperasi dan
berusaha untuk memenuhi kehendak pelanggannya.
LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)



Akhirnya, keprihatinan Y. Bhg Dato dan anggota
Jawatankuasa Pemandu mendengar isu-isu yang
dibangkitkan oleh PUSPEK amatlah dihargai dan
diharapkan sesi seumpama ini dapat diperbanyak
pada masa-masa akan datang demi menjadikan
pelaksanaan SPK di UniMAP lebih professional
cekap dan berkesan seiringan dengan dasar
kualiti UniMAP.

								
To top