Your Federal Quarterly Tax Payments are due April 15th Get Help Now >>

OFFICE AUTOMATION ( OA ) by HC121108072617

VIEWS: 16 PAGES: 11

									      Bahan kuliah SIM, oleh Ir. Djoko Soetirto, MM.                                 1


                                     OFFICE AUTOMATION ( OA )




      Office Automation (OA) / Otomatisasi Kantor
      Adalah semua sistem elektronik formal dan informal yang berkaitan dengan
      komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam maupun diluar
      perusahaan.


      Potensi OA sangat besar dalam mendukung pemecahan masalah namun
      seringkali OA hanya dianggap sebagai alat bagi sekretaris, karena manajer
      jarang sekali menggunakan aplikasi tersebut secara pribadi.


      Tujuan Office Automation adalah untuk meningkatkan produktivitas. Bila
      diterapkan sebagai alat pemecahan masalah, otomatisasi kantor dapat
      memberikan kemampuan diantara manajer untuk saling melakukan komunikasi
      dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah dan peningkatan
      komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat
      yang pada akhirnya              akan memberikan keuntungan perusahaan dengan
      meningkatnya pendapatan yang lebih tinggi.


      Manfaat Office Automation adalah :
      1. Meningkatkan pendapatan dengan menghindari biaya.
      2. Membantu pemecahan masalah kelompok




      Pengguna Office Automation adalah semua orang yang bekerja didalam
      kantor, karena ia dapat dihubungkan dari kamar Eksekutif hingga gudang stok
      inventarisasi, maka jumlah pemakai OA akan banyak, namun pada dasarnya
      pemakai OA yaitu Manajer,Profesional, Sekretaris dan Klerk




Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB                             Ir.H Hariwijaya Soewandi, MM
                                                                SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
      Bahan kuliah SIM, oleh Ir. Djoko Soetirto, MM.                                       2


             Profesional adalah orang yang tugasnya hanya mengelola sesuatu yang
              khusus dengan ketrampilan tertentu , contohnya tenaga penjual, pekerja
              statistik, pekerja riset marketing dan asistan administrasi


             Sekretaris adalah orang yang bekerja diperbantukan kepada Manajer
              dan Profesional tertentu untuk melakukan berbagai tugas. seperti
              menangani korespondensi, mengatur jadwal tugas atau perjanjian dan
              menjawab telepon.


             Klerk ( clerical employee ) adalah orang yang melakukan tugas untuk
              membantu         sekretaris,     misalnya   melakukan   pengoperasian   mesin
              fotocopy, menyusun dokumen, mengarsip dan mengirimkan dokumen.




      Apliaksi OA adalah :


      Word Processing


      Adalah penggunaan suatu alat elektronik yang secara otomatis melakukan
      beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.


      Peralatan tersebut dirancang hanya untuk melakukam pemprosesan kata
      dimana hardware dan softwarenya bekerja sama sebagai satu unit
      Word processing dapat dijalankan pada komputer, tanpa melihat jenis hardware
      yang digunakan manfaat utama word processing adalah kemudahan dalam
      membuat kopi yang telah dibuat. Penulis atau pembuat dokumen dapat
      memperbaiki lagi dokumen sampai ia dapat dijadikan alat komunikasi yang
      diinginkan.
      Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan
      memberikan kemapuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis
      yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain dalam kelompoknya.atau


Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB                                   Ir.H Hariwijaya Soewandi, MM
                                                                      SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
      Bahan kuliah SIM, oleh Ir. Djoko Soetirto, MM.                               3


      sebaliknya yaitu ketika yang lain berada didalam maupun diluar perusahaan
      menggunakan word processing untuk membuat memo, surat dan laporan
      kepada manajer tersebut.


      Electronic Mail / Pengiriman Elektronik
      Electronic mail yang biasa disebut dengan e-mail adalah penggunaaan
      komputer jaringan yang memungkinkan pemakai untuk pengirim, menyimpan
      dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan
      penyimpanan
      Pemakai mengetik pesan dengan menggunakan keyboard dan pesan tersebut
      ditempatkan pada elektronik mailbox penerima yang ada dalam penyimpanan
      komputer dan pesan tersebut dipanggil bila dibutuhkan oelh penerima dengan
      menggunakan terminalnnya dan dengan memberikan password yang tepat
      Dengan demikian electronic mail hanya dapat melakukan komunikasi satu arah,
      jika anda ingin menggunakan mail untuk melakukan komunikasi dua arah
      dengan orang lain, maka anda harus mengirimkan pesan yang banyak secara
      bolak balik.


      Voice Mail / Pengiriman Suara
      Voice mail sama dengan e-mail, perbedaannya bahwa anda hanya mengiriman
      pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan dengan
      mengetiknya dan anda menggnakan telepon anda untuk memanggil pesan yang
      telah dikirimkan kepada anda.
      Voice mail membutuhkan alat yang mempunyai kemampuan untuk menyimpan
      pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi
      bentuk audio pada pemanggilannya.contohnya mesin penjawab telepon.
      Kelebihan voice mail dari email adalah bahwa manajer yang menggunakan voice
      mail tidak perli mengetik pesan yang akan dikirimkan.




Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB                           Ir.H Hariwijaya Soewandi, MM
                                                              SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
      Bahan kuliah SIM, oleh Ir. Djoko Soetirto, MM.                                              4


      Electronic dan voice mail dirancang untuk beroperasi pada jalur telepon, pada
      kedua kasus tersebut pemakai memiliki mailboxnya sendiri yang ada dalam
      penyimpanan komputer, sehingga kedua alat tersebut dapat mengecek isinya


      Electronic Calendaring
      Adalah penggunaan komputer jaringan untuk menyimpan dan memanggil acara
      yang telah telah ditetapkan oleh manajer.
      Manajer dan sekretaris manajer dapat memasukkan janji atau jadwal acara,
      membuat perubahan dan melihat tanggal acara tersebut dengan menggunakan
      terminal keyboard.
      Dengan Electronic calendaring memungkinkan seseorang yang ada dalam
      perusahaaan untuk mengakses jadwal appointment orang lain untuk menjadwal
      pertemuan atau melakukan kunjungan.


      Audio Conferencing.
      Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk
      membuat hubungan audio diantara orang yang tersebar secara geografis untuk
      tujuan melakukan konferensi.
      Audio     Conferencing        tidak    memerlukan       komputer   ,    hanya    memerlukan
      penggunaaan fasilitas komunikasi audio dua arah ( telepon )


      Video Conferencing.
      Video conferencing melengkapi signal radio dengan signal video. Peralatan
      televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal video dan audio. Orang
      yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang
      berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan


      Computer Conferencing
      Adalah     penggunaan         komputer       jaringan   sehingga   memberi       kemampuan
      seseorang untuk melakukan penukaran informasi selama proses terjadinya
      konferensi..


Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB                                          Ir.H Hariwijaya Soewandi, MM
                                                                             SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
      Bahan kuliah SIM, oleh Ir. Djoko Soetirto, MM.                                 5


      Istilah teleconference digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik
      untuk kenferensi yaitu audio,video dan computer conferencing, dimana
      teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang
      gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah yang bertempat di
      kota yang berlainan. Kemampuan ini memungkinkan orang-orang tersebut untuk
      tidak lagi beralasan untuk tidak melakukan komunikasi untuk memecahkan
      masalah karena letak geografi yang berjauhan.


      Facsimili Transmission.
      Facsimile transmission ( FAX ) adalah penggunaaan peralatan khusus yang
      dapat membaca tampilan dokumen pada suatu ujung channel komunikasi dan
      membuat salinan atau kopi diujung yang lain.
      Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan, jalur telepon suara
      dapat berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih
      sulit dari pada mengoperasikan mesin fotocopy.
      Fax memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan cara
      menyebarkan dokumen ke para anggota team pemecah masalah secara cepat
      dan mudah tanpa hambatan dimana lokasi geograsfi mereka.


      Video Text
      Vedeo Text adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan
      materi tekstual pada layar CRT, hanya terbatas untuk pengiriman materi tekstual
      yang diperoleh dari pemanggilan dari penyimpanan komputer.
      Perusahaan dapat berlanggan jasa pelayanan video text service yang dalam hal
      ini pemakai dapat mengkases penyimpanan tekstual dari komputer perusahaan
      pelayanan tersebut.


      Image Storage and Retrieval
      Adalah Alat yang digunakan untuk melakukan penyimpanan data yang besar
      dan data tersebut dapat dipanggil kembali.




Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB                            Ir.H Hariwijaya Soewandi, MM
                                                               SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
      Bahan kuliah SIM, oleh Ir. Djoko Soetirto, MM.                                      6




      DeskTop Publishing ( DTP )
      Adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang
      dihasilkan oleh teyesetter.


      Penggunaan DTP sebagai alat pemecah masalah meliputi aplikasi administratif
      dan teknis dimana para anggota pemecah masalah dapat menggunakan DTP
      untuk membuat proposal dan laporan untuk berkomunikasi diantara mereka
      sendiri dan dengan orang lain dalam perusahaan tersebut.
      Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan
      komunikasi yang efektif.


      Manajer dapat menentukan mix aplikasi OA berdasarkan :
         Karakteristik perusahaan,
         Orang lain yang terlibat dalam komunikasi,
         Sumber yang tersedia
         Minat perorangan.


      Dalam beberapa kondisi, aplikasi OA mengganti metode komunikasi tradisional
      yaitu diantaranya :
         Word processing digunakan sebagai alat untuk membuat memo dan surat,
          elctronic dan vioce mail mengganti cara pemanggilan telepon,
         Video conferencing digunakan untuk menghubungkan antara orang yang
          berada di kota yang berbeda, prosesnya hampir sama dengan komunikasi
          face tro face,
         Electronic calendaring digunakan untuk mengkoordinir pertukaran informasi
         Computer         conferencing         digunakan   oleh   para   peserta     untuk
          mengkomunikasikan pendapatnya.


      OTOMASI KANTOR (OA)

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB                                  Ir.H Hariwijaya Soewandi, MM
                                                                     SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
      Bahan kuliah SIM, oleh Ir. Djoko Soetirto, MM.                        7




      SISTEM ELEKTRONIK FORMAL




      SISTEM ELEKTRONIK FORMAL




      KEY WORD–KOMUNIKASI INFORMASI



          SEMUA SISTEM ELEKTRONIK      FORMAL/
          INFORMAL YANG BERKAITAN TERUTAMA
          DENGAN KOMUNIKASI KE DAN DARI ORANG-
          ORANG BAIK DI DALAM MAUPUN DI LUAR
          ORGANISASI

          SISTEM OA YANG DIRENCANAKAN SECARA
          TERTULIS    BAIK    DOKUMENTASINYA,
          PROSEDURNYA, DITERAPKAN DI SELURUH

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB                    Ir.H Hariwijaya Soewandi, MM
                                                       SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
      Bahan kuliah SIM, oleh Ir. Djoko Soetirto, MM.                        8



          PERUSAHAAN UNTUK MEMENUHI KEBUTUHAN
          ORGANISASI (BISA DIKATAKAN MIRIP SIM)

          SISTEM OA YANG TIDAK DIRENCANAKAN/
          TIDAK DIURAIKAN SECARA TERTULIS BAIK
          DOKUMENTASINYA, PROSEDURNYA, DITERAP-
          KAN UNTUK MEMENUHI        KEBUTUHAN
          PERORANGAN/KEPERLUAN   SENDIRI   (BISA
          DIKATAKAN MIRIP DSS)

         MEMBEDAKAN OA DENGAN SUB SISTEM LAIN,
         OA MEMUDAHKAN:
         - KOMUNIKASI LISAN/TERTULIS
         - KOMUNIKASI ANTAR ORANG DI DALAM/ DI
           LINGKUNGAN PERUSAHAAN.
      PENGGUNA OA
      1. MANAJER


      2. PROFESIONAL

         1 DAN 2 =
         KNOWLEDGE WORKERS ATAU PEKERJA TERDI-
         DIK
      3. SEKRETARIS


      4. PEGAWAI ADMINISTRA-
         TIF (CLERICAL EMPLO- YEES)


Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB                    Ir.H Hariwijaya Soewandi, MM
                                                       SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
      Bahan kuliah SIM, oleh Ir. Djoko Soetirto, MM.                        9



              TUJUAN OA




        MEREKA   YANG     BERTANGGUNG   JAWAB
        PENGELOLAAN SUMBER DAYA ORGANISASI
        TERUTAMA SDM
        MEREKA YANG MENYUMBANGKAN KEAHLIAN
        KHUSUS SEPERTI     WIRANIAGA, PENELITI,
        PEMASARAN. TIDAK MENGELOLA SDM.



        MEREKA      YANG    BERTUGAS   MEMBANTU
        PEKERJA TERDIDIK DALAM HAL KORES-
        PONDENSI, TILPUN, MENGATUR JADWAL DLL.
        MEREKA YANG        MELAKSANAKAN TUGAS
        SEKRETARIAT     (MEMBANTU     SEKRETARIS)
        SEPERTI    MENGOPERASIKAN       FOTOCOPY,
        MENYUSUN DOKUMEN, MENGIRIM SURAT
        PERANAN OA UNTUK:
        - MENINGKATKAN PRODUKTIVIAS SEKRETA-
          RIS/ PEGAWAI ADMINISTRATIF
        - MEMUDAHKAN PEKERJA TERDIDIK MENYIAP-
          KAN KORESPONDENSI KE LUAR

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB                    Ir.H Hariwijaya Soewandi, MM
                                                       SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
      Bahan kuliah SIM, oleh Ir. Djoko Soetirto, MM.                       10



        - MENDORONG KOMUNIKASI KE DALAM SBG
          ALAT PEMECAH MASALAH(DECISION)- LEBIH
          CEPAT, LEBIH BAIK, LEBIH MENARIK.

        MANFAAT OA




        APLIKASI OA




           - PENGHINDAR BIAYA

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB                    Ir.H Hariwijaya Soewandi, MM
                                                       SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
      Bahan kuliah SIM, oleh Ir. Djoko Soetirto, MM.                       11



           - MENUNDA PENAMBAHAN PEGAWAI
           - SEBAGAI PEMECAH MASALAH UTAMA
              (HASIL    KOMUNIKASI    LEBIH     BAIK,
              KONTRIBUSI POTENSIEL LABA BESAR).
            - KOMBINASI OA DENGAN KOMUNIKASI
               INTERPERSONAL      TRADISIONAL(TATAP
               MUKA, TILPUN, PESAN TERTULIS) AKAN
               MENAMBAH KEMAMPUAN KOMUNIKASI
               BAGI MANAJER.

                    -   PENGOLAH KATA
                    -   SURAT ELEKTRONIK
                    -   VOICE MAIL
                    -   KALENDER ELEKTRONIK
                    -   KOFERENSI AUDIO
                    -   KONFERENSI KOMPUTER
                    -   FASIMILE
                    -   IMAGING
                    -   DESKTOP PUBLISHING




Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB                    Ir.H Hariwijaya Soewandi, MM
                                                       SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

								
To top