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Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
INTRODUCCIÓN
Es necesario destacar que los manuales cualesquiera que sea su naturaleza,
tienen como propósito servir de instrumento para orientar al servidor público de
la entidad y al usuario en general, ofreciéndole la información ordenada y
sistemática que se precisa para cumplir las actividades administrativas y
técnicas que desarrolla la institución.
El Manual de Organización y Funciones del Tribunal Electoral que se ha
elaborado, es un documento que señala qué es y qué hace el Tribunal
Electoral; a la vez es una guía que orienta a todos los funcionarios en el
desempeño de sus responsabilidades.
El presente documento constituye la primera versión actualizada del Tribunal
Electoral y su información está condicionada a la etapa de modernización y
evaluación administrativa que ocurre en la organización.
Este trabajo describe la organización (organigramas), las bases normativas, la
estratificación de niveles estructurales que funcionan en la institución según
área de competencia funcional, los objetivos, funciones generales del Tribunal
Electoral y las unidades administrativas que integran dichos niveles de
competencia. Al igual se definen los objetivos, funciones y atribuciones de los
responsables de cada una de las instancias que integran el Tribunal Electoral,
con la estructura organizativa interna de cada una de ellas.
Con la presentación de este Manual, el Tribunal Electoral aspira a contribuir,
alcanzar niveles de eficiencia y eficacia cada día mayor; que han de redundar
en un mejor servicio a la ciudadanía panameña.
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Manual de Organización y Funciones
GENERALIDADES
El presente Manual de Organización y Funciones constituye el principal
instrumento de ordenamiento administrativo del Tribunal Electoral.
Como tal, es flexible y con ello está sujeto a cambios que recojan la
realidad institucional del momento.
La adecuación y actualización de este documento, es responsabilidad
exclusiva de la Dirección de Planificación, a través del Departamento de
Desarrollo Institucional.
En este sentido, cuando se necesite revisar o actualizar el documento, el
Despacho Superior delegará en la Dirección de Planificación esta misión
y ésta a su vez instruirá al Departamento de Desarrollo Institucional a
proceder con la evaluación correspondiente.
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Manual de Organización y Funciones
BASE LEGAL DEL TRIBUNAL ELECTORAL
Ley No. 25 de 30 de enero de 1958, por la cual se aprueba el Código
Electoral (Gaceta Oficial No.13, 485 de 8 de marzo de 1958) reformada
y adicionada por las Leyes: No.21 de 30 de enero de 1959 (Gaceta
Oficial No.13,782 de 13 de marzo de 1959), No. 31 de 9 de marzo de
1959(Gaceta Oficial No. 13, 836 de 19 de mayo de 1959), No.58 de 30
de noviembre de 1959 (Gaceta Oficial No. 14,033 de 21 de enero de
1960), y No. 80 de 29 de noviembre de 1963 (Gaceta Oficial No. 15,013
de 4 de diciembre de 1963).
Constitución Política de la República de Panamá de 11 de octubre de
1972. Reformada por los Actos Reformatorios de 1978 y por el Acto
Constitucional de 1983 (Gaceta Oficial No. 18669 de 19 de septiembre
de 1978) y los Actos Legislativos 1 de 1993 y 2 de 1994(Gaceta Oficial
No, 22,650 de 24 de octubre de 1994, y 22,674 de 1° de diciembre de
1994 respectivamente).
Ley No.100 de 30 de diciembre de 1974 por la cual se reorganiza el
Registro Civil (Gaceta Oficial No.17, 774 de 4 de febrero de 1975).
Decreto No. 121 de 6 de noviembre de 1975, por la cual se reglamenta
la Dirección General de Registro Civil.
Ley 108 de 8 de octubre de 1973, por la cual se dictan nuevas
disposiciones sobre la expedición de la cédula de identidad personal y
se reforma preceptos del Código Fiscal y del Código Judicial, (Gaceta
Oficial No. 17, 462) de 30 de octubre de 1973).
Ley No.4 de 10 de febrero de 1978, Ley Orgánica del Tribunal Electoral
y de la Fiscalía Electoral (Gaceta Oficial No.18, 516 de 14 de febrero de
1978).
Decreto No.16 de 6 de noviembre de 2002, mediante el cual se aprueba
el Reglamento Interno del Tribunal Electoral (Boletín Electoral) No.1, 596
de 16 de diciembre de 2002).
Ley 60 de 17 de diciembre de 2002. Texto Único, Gaceta Oficial 24, 705
de 23 de diciembre de 2002 sobre el Código Electoral.
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Manual de Organización y Funciones
ATRIBUCIONES DEL TRIBUNAL ELECTORAL
Según el Artículo 137 de la Constitución Nacional, las siguientes son las
atribuciones que corresponden al Tribunal Electoral.
Efectuar las inscripciones de nacimientos, matrimonios, defunciones,
naturalizaciones y demás hechos y actos jurídicos relacionados con el
estado civil de las personas y hacer las anotaciones procedentes en las
respectivas inscripciones.
Expedir la cédula de identidad personal.
Reglamentar la Ley Electoral, interpretarla, aplicarla y conocer de las
controversias que origine su aplicación.
Sancionar las faltas y delitos contra la libertad y pureza del sufragio de
conformidad con la Ley.
Levantar el Censo Electoral.
Organizar, dirigir y fiscalizar el registro de electores y resolver las
controversias, quejas y denuncias que al respecto ocurrieran
Tramitar los expedientes de las solicitudes de migración y naturalización.
Nombrar los miembros de las corporaciones electorales, en las cuales
se deberá garantizar la representación de los partidos políticos
legalmente constituidos. La Ley reglamentará esta materia.
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Manual de Organización y Funciones
OBJETIVOS
Los objetivos fundamentales que sustentan la existencia del Tribunal
Electoral son:
Garantizar la correcta inscripción de los hechos vitales como
nacimientos, matrimonios, defunciones, naturalizaciones y demás actos
jurídicos relacionados con el estado civil de las personas nacionales y
extranjeros en todo el territorio nacional.
Garantizar la expedición de la cédula de identidad personal.
Garantizar la libertad, honradez y eficacia del derecho y deber del
sufragio popular a todos los ciudadanos mayores de 18 años, sin
distingo de sexo.
Desarrollar en todo el territorio nacional, los procesos electorales y de
consulta popular establecidos en la Constitución Nacional y demás leyes
que rigen la materia de manera transparente e imparcial.
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Manual de Organización y Funciones
POLÍTICAS
Promover los mecanismos necesarios para una eficiente organización
de los servicios que brinda en materia de Registro Civil, Cedulación e
inscripciones de partidos políticos.
Desarrollar a Nivel Nacional los procesos eleccionarios de consulta
popular establecidos en la Constitución Nacional y demás Leyes del
Tribunal Electoral, de manera transparente e imparcial.
Capacitar individual y colectivamente a la población panameña sobre
sus deberes y derechos en la emisión del voto en forma secreta y
responsable, en cumplimiento de las estipulaciones reglamentarias.
Coadyuvar con sus mejores esfuerzos en materia de coordinación de
actividades con las demás instituciones del Sector Público, sobre todo
con aquellas que tengan relación con el Tribunal Electoral.
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Manual de Organización y Funciones
MISIÓN DEL TRIBUNAL ELECTORAL
La misión del Tribunal Electoral consiste en cumplir con la expectativa que la
ciudadanía le demanda como garante de la nacionalidad panameña, mediante
la inscripción de los hechos vitales y actos jurídicos y la expedición de cédulas
de identidad personal. Asimismo, la entidad vela por la organización,
fiscalización, transparencia e imparcialidad del sufragio en la República de
Panamá.
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Manual de Organización y Funciones
ESTRATIFICACIÓN DE LOS NIVELES ESTRUCTURALES
El Tribunal Electoral cuenta con siete (7) niveles compuestos de la siguiente
manera:
A. NIVEL POLÍTICO Y NORMATIVO:
Es aquel establecido, a través de una conformación jurídica en donde se
norma, señala y exige el cumplimiento de las políticas, objetivos, estrategias,
planes, programas y leyes de la entidad; además en él se ejerce la orientación
y dirección de la misma. Es el responsable directo de la buena marcha de la
organización.
En el Tribunal Electoral este nivel está integrado por: Sala de Acuerdos y la
Dirección Superior (Magistrados).
B. NIVEL COORDINADOR:
En este nivel se ubican las unidades administrativas que tienen como funciones
principales propiciar y lograr la interrelación de las labores y actividades que
ejecuta la institución en la búsqueda y logro de un objetivo común, lo cual
establece las responsabilidades que conlleva cada nivel.
Está representado por la Dirección Ejecutiva Institucional y la Secretaría
General.
C. NIVEL ASESOR:
Las unidades administrativas que corresponden a este nivel, ejercen
orientación, aclaran, aconsejan, proponen y recomiendan acciones a seguir a
cualquier unidad administrativa que conforman la dependencia; a fin de
conseguir los fines adscritos a la institución.
En este nivel se presenta la Dirección de Planificación, la Dirección de Asesoría
Legal, la Unidad de Relaciones Internacionales y la Dirección de Información y
Relaciones Públicas.
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Manual de Organización y Funciones
D. NIVEL FISCALIZADOR:
Se incluye en este nivel todas aquellas unidades administrativas que
desarrollan actividades de fiscalización y control de todos los actos de manejo
de fondos, a fin de que se realicen correctamente y del adecuado
comportamiento de todos los funcionarios.
Este nivel esta compuesto por la Dirección de Fiscalización General, la
Dirección de Investigaciones Administrativas y la Dirección de Auditoría Interna.
E. NIVEL AUXILIAR DE APOYO:
Se incluyen en este nivel todas aquellas unidades administrativas de las cuales
la organización procura la disposición y administración de recursos humanos,
materiales financieros, estructurales y que además prestan a la misma los
servicios indispensables para el desarrollo de actividades, programas al igual
que funciones encomendadas y asignadas a cada unidad administrativa.
Este nivel esta conformado por: la Dirección de Recursos Humanos, Dirección
de Finanzas, Dirección de Informática, Dirección de Compras y Proveeduría y
la Dirección Administrativa.
F. NIVEL OPERATIVO EJECUTIVO:
Es el responsable de la supervisión y seguimiento de los aspectos en la
organización, que conlleva al desarrollo de las actividades de la institución, de
acuerdo a los lineamientos establecidos por los niveles superiores.
Forman parte de él las tres (3) Direcciones Generales del Tribunal Electoral:
Dirección General de Registro Civil, Cedulación y Organización Electoral, al
igual que lo conforman los Juzgados Penales Electorales.
G. NIVEL EJECUTOR:
Se ubican en él aquellas unidades administrativas que ponen en ejecución las
actividades y tareas de la organización, establecidas por las instancias
superiores.
Lo conforman las Direcciones Provinciales y Distritales de Registro Civil,
Cedulación y Organización Electoral a nivel nacional.
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Manual de Organización y Funciones
REPÚBLICA DE PANAMÁ
ESTRUCTURA ORGÁNICA ACTUAL DEL TRIBUNAL ELECTORAL DE PANAMÁ
NIVELES
DESPACHO
SUPERIOR
POLÍTICO
NORMATIVO CONSEJO NACIONAL
DELEGADOS
DE
ELECTORALES
PARTIDOS POLÍTICOS
COORDINADOR
DIRECCIÓN
SECRETARIA
EJECUTIVA
GENERAL
INSTITUCIONAL
ASESOR
DIRECCIÓN DE
UNIDAD DE
DIRECCIÓN DE DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y
RELACIONES
PLANIFICACIÓN ASESORÍA LEGAL RELACIONES
INTERNACIONALES
PÚBLICAS
FISCALIZADOR
DIRECCIÓN DE
FISCALIZACIÓN
GENERAL
DIRECCIÓN DE
DIRECCIÓN DE
INVESTIGACIONES
AUDITORIA INTERNA
ADMINSITRATIVAS
AUXILIAR DE
APOYO
DIRECCIÓN DE
DIRECCIÓN DE DIRECCIÓN DE DIRECCIÓN DE DIRECCIÓN
COMPRAS Y
RECUSOS HUMANOS FINANZAS INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA
PROVEEDURÍA
OPERATIVO
EJECUTIVO
DIRECCIÓN GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN GENERAL JUZGADOS PENALES
DE ORGANIZACIÓN
DE REGISTRO CIVIL DE CEDULACIÓN ELECTORALES
ELECTORAL
EJECUTOR
DIRECCIÓN
DIRECCIÓN DIRECCIÓN
PROVINCIAL DE
PROVINCIAL DE PROVINCIAL DE
ORGANIZACIÓN
REGISTRO CIVIL CEDULACIÓN
ELECTORAL
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Manual de Organización y Funciones
DESCRIPCIÓN DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE
CONFORMAN EL TRIBUNAL ELECTORAL Y SUS FUNCIONES
ESTRUCTURA ORGÁNICA ACTUAL DE
DESPACHO SUPERIOR
DESPACHO SUPERIOR
Elaborado por el Depto. de Desarrollo Institucional - Dirección de Planificación Última Revisión: Abril 2005
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Manual de Organización y Funciones
INSTITUCIÓN : TRIBUNAL ELECTORAL DE PANAMÁ
MANUAL DE : ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
DIRECCIÓN DE : DESPACHO SUPERIOR
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Despacho por:
Superior, Relaciones de Coordinación y
Organigrama Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
TRIBUNAL ELECTORAL Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DESPACHO SUPERIOR 28/7/04 12/10/05 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Acto Legislativo No.2 de 16 de febrero de 1956. Ley No.4 de 10 de
febrero de 1978, Orgánica del Tribunal Electoral.
Objetivo
Servir de máximo órgano de dirección, deliberar las diversas actividades
asignadas al Tribunal Electoral, sean éstas de carácter técnico,
administrativo o legal.
Funciones
Darle dirección técnica y administrativa a la institución como Órgano
Supremo del Tribunal Electoral.
Reglamentar la Ley Electoral ajustándose a su letra y espíritu,
interpretarla, aplicarla y conocer de las controversias que originen su
aplicación.
Sancionar las faltas y delitos contra la libertad y pureza del sufragio de
conformidad con la Ley.
Convocar a elecciones populares generales y parciales.
Expedir su Reglamento Interno y el de sus dependencias.
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Manual de Organización y Funciones
Dictar las disposiciones necesarias para levantar el Censo Electoral y
para mantener actualizado el Registro Electoral.
Aplicar las sanciones correspondientes a los servidores públicos y
particulares que incumplan las obligaciones legales y reglamentarias
para el levantamiento del Censo Electoral y mantenimiento del Registro
Electoral.
Organizar, dirigir, y fiscalizar el registro de electores y resolver las
controversias, quejas y denuncias que al respecto ocurrieren.
Tramitar los expedientes de las solicitudes de migración y naturalización.
Decretar las medidas necesarias para impedir el paso de los electores
de un corregimiento a otro, así como cualquier movimiento individual o
de grupo que tienda a perturbar el orden público, alterar la normalidad
de la votación o coartar la libertad del sufragio en los días de elecciones.
Nombrar a los miembros de las Corporaciones Electorales.
Considerar y aprobar los modelos de cédula, libros de inscripción,
certificados, actas y registros de electores, listas de sufragantes,
proclamaciones y los demás formularios que fueran necesarios.
Aprobar los sitios donde estarán ubicadas las mesas de votación y
demás efectos electorales.
Nombrar a los directores, subdirectores y personal subalterno de todas
las dependencias del Tribunal Electoral y ordenar las acciones de
personal que afecten la movilidad de los mismos.
Aprobar las creaciones de direcciones, departamentos y cargos que
estimen necesarios para el ejercicio de las funciones de la institución
electoral de acuerdo con el Presupuesto de Rentas y Gastos de la
Nación.
Requerir el concurso de las autoridades para el mejor cumplimiento de
su cometido, cuando tal cooperación sea necesaria.
Conocer de las apelaciones que presenten los ciudadanos afectados por
las Resoluciones dictadas por los directores generales de Registro Civil
o de Cedulación.
Aprobar los anteproyectos de ley que deban presentarse en virtud de la
iniciativa parlamentaria en materia electoral, así como los demás
proyectos que se presenten por otro conducto.
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Manual de Organización y Funciones
Atribuciones del Despacho Superior
Reglamentar la Ley Electoral ajustándose a su letra y espíritu,
interpretarla, aplicarla y conocer de las controversias que origine.
Convocar a elecciones populares generales y parciales.
Expedir su reglamento interno y el de sus dependencias.
Dictar las disposiciones necesarias para la formación del Censo y
Registro Electoral permanente.
Facultad para aplicar las sanciones correspondientes a los servidores
públicos y a los particulares que falten al cumplimiento de las
obligaciones legales y reglamentarias relativas a la formación y
mantenimiento de dicho Censo y Registro Electoral.
Hacer conocer a los ciudadanos la obligación que tienen de inscribirse
en el Registro Electoral, instruirlos e indicarles la Mesa de Votación que
les correspondiera de acuerdo con su residencia habitual.
Decretar las medidas necesarias para impedir el paso de los electores
de un corregimiento a otro; así como cualquier movimiento individual o
de grupo que tienda a perturbar el orden público, alterar la normalidad
de la votación a coartar la libertad del sufragio, en los días de
elecciones.
Dictar los decretos reglamentarios necesarios para la mejor eficacia de
esta Ley y resolver las consultas que le hagan para el mismo efecto.
Diseñar, publicar y distribuir los modelos de cédula y solicitudes de
cédula, libros de inscripción, certificados, censos, actas, registros de
electores, listas de sufragantes, proclamaciones y los demás formularios
que fueren necesarios.
Señalar los sitios donde estarán ubicadas las Mesas de Votación y
demás efectos electorales.
Organizar, señalar funciones y fiscalizar las corporaciones electorales y
nombrar los miembros de las mismas.
Nombrar a los directores, subdirectores y personal subalterno de todas
las dependencias del Tribunal Electoral.
Crear las direcciones, departamentos y cargos que estimen necesarios
para el ejercicio de las funciones del Tribunal Electoral de acuerdo con el
Presupuesto de Rentas y Gastos de la Nación.
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Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Requerir el concurso de las autoridades, las cuales deberán presentarle
toda la cooperación necesaria para el mejor cumplimiento de su
cometido.
Dictar los decretos y resueltos pertinentes.
Relaciones de Coordinación del Tribunal Electoral:
Relaciones Intersectoriales
Mantiene relaciones con todas las instituciones públicas y organismos
electorales internacionales.
Relaciones Extra institucional
Tiene relaciones de coordinación extra institucional, con instituciones
vinculadas al área de trabajo específicamente: el Ministerio de Economía
y Finanzas, la Asamblea Nacional y la Contraloría General de la
República y con todas aquellas empresas o instituciones que de una u
otra forma, se requiera sus servicios para el desarrollo de las actividades
de las Unidades Administrativas y Direcciones Generales, Direcciones
Provinciales, Direcciones Distritales y Direcciones Comarcales.
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Manual de Organización y Funciones
ESTRUCTURA ORGÁNICA ACTUAL DE
DELEGADOS ELECTORALES
DELEGADOS
ELECTORALES
Elaborado por el Depto. de Desarrollo Institucional - Dirección de Planificación Última Revisión: Abril 2005
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Manual de Organización y Funciones
INSTITUCIÓN : TRIBUNAL ELECTORAL DE PANAMÁ
MANUAL DE : ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
DIRECCIÓN DE : DELEGADOS ELECTORALES
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Director (a), por:
Relaciones de Coordinación, Departamentos
que la conforman y Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DESPACHO SUPERIOR Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DELEGADOS ELECTORALES 23/6/04 30/6/05 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Ley No. 22 del 30 de octubre de 1992
Objetivos
Velar por el fortalecimiento de los principios éticos electorales,
protegiendo los derechos políticos de los ciudadanos garantizando de
manera efectiva la transparencia e imparcialidad en los procesos
electorales.
Funciones
Supervisar las actividades y eventos políticos que se efectúen en
nuestro país.
Desempeñar un papel de moderadores y conciliadores entre las partes
integrantes de un proceso electoral, actuando como amigables
componedores en cualquier actividad interactiva.
Velar por que el proceso se desarrolle en condiciones de garantía,
libertad irrestricta y transparencia, como representantes directos de los
Magistrados del Tribunal Electoral.
Absolver consultas y orientar durante los comicios electorales a
participantes y votantes.
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Manual de Organización y Funciones
Ser custodios de documentos electorales y oficiales que reflejen
información vital en los comicios electorales.
Atribuciones del Jefe (a) de Delegados Electorales.
Desempeñar el papel de coordinador administrativo entre el Tribunal
Electoral y el Cuerpo de Delegados Electorales.
Elaborar y presentar proyectos para reforzar el funcionamiento del
Cuerpo de Delegados Electorales a nivel nacional.
Coordinar y dirigir los requerimientos que presenten los miembros de la
Junta Directiva dirigidos a cubrir eventos programados de Partidos
Políticos.
Programar y coordinar reuniones y misiones asignadas al Cuerpo de
Delegados Electorales.
Revisar y distribuir en buen estado los equipos y apoyo logístico para el
buen desempeño de las labores de el Cuerpo de Delegados Electorales.
Presentar informes de todas las actividades donde exista la participación
de los Delegados Electorales.
Recibir y remitir documentación relacionada al Cuerpo de Delegados
Electorales.
Elaborar y ejecutar el presupuesto de funcionamiento.
Relaciones de Coordinación con los Delegados Electorales.
Vertical
Mantiene coordinación vertical ascendente con el Despacho Superior del
que se recibe instrucciones y se informa sobre las actividades que se
desempeñan con el Cuerpo de Delegados Electorales.
Diagonal
Mantiene relaciones de comunicación diagonal con la Dirección de
Información y Relaciones Públicas, Dirección Administrativa, Dirección
General de Organización Electoral y la Dirección General de Registro
Civil.
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Manual de Organización y Funciones
ESTRUCTURA ORGÁNICA ACTUAL DE
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN DE
SECRETARÍA GENERAL
SUBDIRECCIÓN DE
SECRETARÍA
GENERAL
SECCIÓN LEGAL DE SECCIÓN DE
SECCIÓN DE ARCHIVO,
TRÁMITE DE EXPEDIENTES SECCIÓN DE DOCUMENTACIÓN
AUTENTICACIONES,
JURIDICCIONALES Y PARTIDOS POLÍTICOS ADMINISTRATIVA Y
MENSAJERÍA Y FOTOCOPIA
ADMINISTRATIVOS NATURALIZACIÓN
Elaborado por el Depto. de Desarrollo Institucional - Dirección de Planificación Última Revisión: Abril 2005
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Manual de Organización y Funciones
INSTITUCIÓN : TRIBUNAL ELECTORAL DE PANAMÁ
MANUAL DE : ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
DIRECCIÓN DE : SECRETARIA GENERAL
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Secretario por:
General (a), Relaciones de Coordinación,
Panamá Depto. de
Secciones que lo conforman y Organigrama.
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DESPACHO SUPERIOR Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
SECRETARÍA GENERAL 16/7/04 22/2/05 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Código Electoral
Decreto No.101 de 1 de junio de 1981.
Ley Nº 4 del 10 de febrero de 1978, Orgánica del Tribunal Electoral y de
la Fiscalía General Electoral.
Objetivos
Actuar como soporte de la Dirección Superior, en lo relativo a las
decisiones jurisdiccionales que son competencia privativa del Tribunal
Electoral, así como de los negocios o peticiones que ingresen a la
institución para su correspondiente trámite.
Funciones
Mantener informado a los tres magistrados de los negocios que se
dicten con respecto a ellos, alguna resolución y asuntos que deban ser
de su inmediato conocimiento.
Proporcionar copias y certificaciones que se soliciten cuando lo
prescriba la Ley y lo disponga el Tribunal Electoral.
Dirigir y coordinar con el personal que colabora en el desarrollo de cada
una de las actividades que se realizan en la Secretaría General.
Autorizar con la firma, todas las resoluciones, exhortos, testimonios y
notificaciones que se surtan en los negocios que se ventilan ante los
Magistrados.
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Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Facilitar a los jueces, agentes del Ministerio Publico o al Procurador de
la Administración, los datos, informes y copias que soliciten sobre los
negocios que cursan en el Tribunal Electoral.
Exigir que se firme en un libro especial, el recibo de los expedientes o
documentos que se extraigan de la Secretaría General y el nombre de la
persona que solicita ese servicio, salvo los casos expresamente
exceptuados por la Ley.
Facilitar, a quien lo solicite, expedientes y documentos que se hallen en
el archivo o cursen en la Secretaría General; pero no se permitirá que
tales expedientes o documentos se saquen de la Secretaría General,
salvo los casos expresamente exceptuados por la Ley.
Informar a las partes y demás personas interesadas en los negocios que
cursen en el Tribunal Electoral, sobre el estado de éstos.
Operar como órgano de comunicación con los particulares, partidos
políticos y servidores públicos.
Llevar debidamente foliados los libros que sean necesarios.
Rechazar los escritos que contengan injurias u ofensas contra
autoridades o particulares, consultando previamente al Magistrado
respectivo, y dejar constancia en el mismo escrito de tal rechazo.
Recibir y examinar las solicitudes que formulen los grupos de
ciudadanos que deseen formar un partido político y enviar copia de toda
la documentación a los Magistrados y a la Dirección de Asesoría Legal.
Mantener y Llevar el registro de reconocimiento de los partidos políticos.
Elaborar el plan de trabajo anual y presupuesto de la Secretaría
General, mediante el diseño de mecanismos de planeación y control; a
fin de garantizar el adecuado funcionamiento de la oficina.
Atribuciones del Secretario (a) General.
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades que se realizan en la
Secretaría General.
Firmar aquellos documentos y/o notas que sean designados o
delegados por los Magistrados.
Analizar, sintetizar y definir el trámite que debe seguir la
correspondencia dirigida al Despacho Superior.
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Manual de Organización y Funciones
Firmar por designación de los Magistrados aquellos documentos
relacionados con su rango dentro de la Administración del Tribunal.
Llevar la representación del Despacho Superior, cuando éste así lo
designe, en reuniones, congresos, seminarios, conferencias y a otro
nivel nacional e internacional.
Ejecutar los mecanismos y trámites establecidos para la atención y
canalización de las solicitudes y requerimientos provenientes de otras
dependencias del Tribunal, la Asamblea Legislativa, Tribunales y otras
Entidades Gubernamentales.
Presentar informes periódicos que le sean solicitados y de las
actividades realizadas por la Secretaría General.
Impartir instrucciones para la remisión de las copias autenticadas de los
Decretos y Resoluciones ejecutivas y de los Resueltos sancionados, así
como de los contratos que celebre el Tribunal para la publicación en la
Gaceta Oficial.
Impartir instrucciones para que se proceda a la notificación personal a
los afectados o a sus representantes legales, las providencias legales
expedidas por el Despacho Superior, y una vez diligenciadas,
incorporarlas a los respectivos expedientes.
Impartir instrucciones para la elaboración del plan de trabajo anual y
presupuesto de la Secretaría General.
Velar por la disciplina, asistencia y puntualidad del personal que labora
en la Secretaría General.
Relaciones de Coordinación de la Secretaría General
Vertical
Mantiene coordinación vertical ascendente con el Despacho Superior de
quien depende jerárquicamente y con quien se mantiene una estrecha
vinculación de trabajo para lograr un eficiente desarrollo de sus
funciones.
Horizontal
Tiene relación de coordinación y comunicación horizontal con la
Dirección Ejecutiva Institucional con quien comparte opiniones y criterios
que fortalecen las labores institucionales.
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Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Diagonal
Mantiene relaciones o vínculos con las Direcciones de Planificación,
Asesoría Legal, Unidad de Relaciones Internacionales, Información y
Relaciones Públicas, Direcciones Provinciales de Organización en
cuanto a las notificaciones y con las demás dependencias
administrativas que componen el Tribunal Electoral.
Secciones que la conforman
Para el cumplimiento de sus funciones cuenta con una organización interna
conformada por las Secciones de:
Legal de Trámite de Expedientes Jurisdiccionales Administrativos.
Partidos Políticos.
Documentación Administrativa y Naturalización y
Archivo, Autenticaciones, Mensajería y Fotocopia.
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Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Funciones, Código Área Revisado
Atribuciones del Jefe (a), Relaciones de por:
Coordinación, y Organigrama.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
SECRETARÍA GENERAL Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
SECCIÓN DE LEGAL DE TRÁMITE DE 16/7/04 22/2/05 Despacho
EXPEDIENTES JURISDICCIONALES Superior
ADMINISTRATIVOS
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base legal
Funciones
Tramitar expedientes Jurisdiccionales y administrativos bajo la ponencia
de los Honorables Magistrados del Tribunal Electoral.
Distribuir sumarios y expedientes de naturalización.
Elaborar estadísticas mensuales de actos procesales.
Atribuciones del Jefe (a) de la Sección Legal de Trámite de Expedientes
Jurisdiccionales y Administrativos.
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades que realizará la Sección
Elaborar el plan de trabajo y el presupuesto anual de la Sección.
Revisar, verificar y aprobar todos los documentos e informes que lleguen
a la Sección.
Velar que las actividades se cumplan con la eficiencia necesaria, según
las normas y procedimientos establecidos.
Mantener adecuados mecanismos de coordinación sobre aspectos
vinculados con la prestación y seguridad de los documentos y
servicios que brinda la sección.
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Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Tramitar ante la unidad administrativa correspondiente los
requerimientos de personal y materiales que sean necesarios para la
prestación de los servicios.
Revisar y verificar todos los documentos e informes de la Sección.
Preparar informes sobre las actividades relevantes realizadas por la
Sección.
Relaciones de Coordinación de la Sección de Legal de Trámite de
Expedientes Jurisdiccionales y Administrativos.
Vertical
Mantiene coordinación vertical ascendente con la Secretaria General, de
quien depende jerárquicamente y con quien se mantiene una estrecha
vinculación de trabajo para lograr un eficiente desarrollo de sus
funciones.
Horizontal
Tiene relación de coordinación y comunicación horizontal con las
Secciones de: Partidos Políticos, Documentación Administrativa y
Naturalización y Archivo, Autenticaciones, Mensajería y Fotocopia.
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Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Funciones, Código Área Revisado
Atribuciones del Jefe (a), Relaciones de por:
Coordinación, y Organigrama.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
SECRETARÍA GENERAL Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
SECCIÓN DE PARTIDOS POLÍTICOS 16/7/04 22/2/05 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base legal.
Funciones
Recibir y tramitar las solicitudes y escritos de los Partidos Políticos.
Expedir copias simples y autenticadas sobre estatutos, declaración de
principios y programa de gobierno de los partidos políticos vigentes y
extinguidos.
Mantener actualizado los cambios en los diferentes organismos internos
con los Partidos Políticos constituidos y emitir certificaciones sobre ellos.
Coordinar por parte del Tribunal Electoral todos los trámites necesarios
para la realización de los eventos internos de los Partidos Políticos
constituidos.
Atribuciones del Jefe (a) de la Sección de Partidos Políticos.
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades que realizará la Sección.
Elaborar el plan de trabajo y el presupuesto anual de la Sección.
Tramitar las solicitudes que realizan los Partidos Políticos.
Procurar que los servicios se brinden con la eficiencia necesaria, según
las normas y procedimientos establecidos.
26
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Mantener adecuados mecanismos de coordinación sobre aspectos
vinculados con la prestación de los servicios que brinda la Sección.
Revisar, verificar y aprobar todos los documentos e informes que lleguen
a la Sección.
Preparar informes sobre las actividades relevantes realizadas por la
Sección.
Relaciones de Coordinación de la Sección de Partidos Políticos.
Vertical
Mantiene coordinación vertical ascendente con la Secretaría General, de
quien depende jerárquicamente y con quien se mantiene una estrecha
vinculación de trabajo para lograr un eficiente desarrollo de sus
funciones.
Horizontal
Tiene relación de coordinación y comunicación horizontal con las
secciones de: Legal de trámite de Expedientes Jurisdiccionales y
Administrativos, Documentación Administrativas y Naturalización y
Archivo, Autenticaciones, Mensajería y Fotocopia.
27
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Funciones, Código Área Revisado
Atribuciones del Jefe (a), Relaciones de por:
Coordinación, y Organigrama.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
SECRETARÍA GENERAL Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
SECCIÓN DE DOCUMENTACIÓN 16/7/04 22/2/05 Despacho
ADMINISTRATIVA Y NATURALIZACIÓN Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base Legal
Funciones
Recibir y tramitar los expedientes de la Dirección General de Migración
y verificar que la documentación que sustenta el trámite esté anexado al
expediente.
Custodiar el expediente de la Dirección General de Migración, hasta que
se apersone el interesado, abogado o pasante a solicitar el trámite del
mismo.
Atribuciones del Jefe(a) de la Sección de Documentación Administrativa y
Naturalización.
Dirigir, coordinar los servicios administrativos que realiza su sección
para el cumplimiento oportuno y eficiente de las actividades
programadas.
Elaborar el plan de trabajo y el presupuesto anual de la Sección.
Establecer y aplicar las normas de seguridad y custodio a los
documentos que entren y salgan de la sección.
Impartir criterios técnicos que le permitan realizar sus labores y
determinar las prioridades, gastos y metas de las solicitudes que
realicen los usuarios.
Absolver consultas y reclamaciones relacionadas con las actividades
que sean competencia de la Sección.
28
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Relaciones de Coordinación de la Sección de Documentación
Administrativa y Naturalización.
Vertical
Tiene relación de coordinación vertical hacia arriba con la Secretaria
General, de quien depende jerárquicamente, mantiene relación de
coordinación constante para el buen funcionamiento y desempeño de
sus funciones.
Horizontal
Tiene relación de coordinación horizontal con las secciones de Legal de
Trámite de Expedientes Jurisdiccionales Administrativos, Partidos
Políticos y Archivo, Autenticaciones, Mensajería y Fotocopia.
Extra institucional
Mantiene relaciones o vínculo extra institucional con la Dirección
General de Migración y Naturalización.
29
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Funciones, Código Área Revisado
Atribuciones del Jefe (a), Relaciones de por:
Coordinación, y Organigrama.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
SECRETARÍA GENERAL Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
SECCIÓN DE ARCHIVO, 16/7/04 22/2/05 Despacho
AUTENTICACIONES, MENSAJERÍA Y Superior
FOTOCOPIA
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base Legal
Funciones
Mantener un archivo ordenado de todas las correspondencias recibidas
y enviadas a los Honorables Magistrados, Secretaría y Subsecretario
General.
Tramitar las autenticaciones de documentos legales que lleguen a la
ventanilla de la Secretaría General.
Coordinar y controlar las actividades relacionadas con la mensajería y
fotocopia de documentos internos y políticos a nivel de las direcciones y
público en general.
Atribuciones del Jefe (a) de la Sección de Archivo, Autenticaciones,
Mensajería y Fotocopia.
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades que realiza la sección.
Dirigir y coordinar la elaboración del informe de las actividades
relevantes ejecutadas por la sección.
Elaborar el plan de trabajo y el presupuesto anual del departamento.
Velar por la asistencia, disciplina y rendimiento del personal de la
sección.
Evaluar las reglamentaciones y procedimientos utilizados para la
prestación de los servicios asignados y de ser necesario plantear
recomendaciones a su superior para que se efectúen las correcciones
necesarias.
30
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Revisar, verificar y aprobar todos los documentos e informes de la
Sección.
Preparar informes sobre las actividades relevantes realizadas y
mantener un archivo actualizado.
Relaciones de Coordinación de la Sección de Archivo, Autenticaciones,
Mensajería y Fotocopia.
Vertical
Tiene relación de coordinación vertical hacia arriba con la Secretaria
General, de quien depende jerárquicamente, y mantiene relación de
coordinación constante para el buen funcionamiento y desempeño de
sus funciones.
Horizontal
Tiene relación de coordinación horizontal con las secciones de Legal de
Trámite de Expedientes Jurisdiccionales Administrativos, Partidos
Políticos y Documentación Administrativa y Naturalización.
31
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
ESTRUCTURA ORGÁNICA ACTUAL DE LA
DIRECCIÓN EJECUTIVA INSTITUCIONAL
DIRECCIÓN EJECUTIVA
INSTITUCIONAL
DEPTO. DE
DEPTO. DE DEPTO. DE
COORDINACIÓN DE
COORDINACIÓN DE COORDINACIÓN
ACTIVIDADES
PARTIDOS POLÍTICOS INTERINSTITUCIONAL
ADMINISTRATIVAS
Elaborado por el Depto. de Desarrollo Institucional - Dirección de Planificación Última Revisión: Abril 2005
32
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
INSTITUCIÓN : TRIBUNAL ELECTORAL DE PANAMÁ
MANUAL DE : ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
DIRECCIÓN DE : EJECUTIVA INSTITUCIONAL
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Director (a), por:
Relaciones de Coordinación, Departamentos
Panamá Depto. de
que la conforman y Organigrama.
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DESPACHO SUPERIOR Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DIRECCIÓN EJECUTIVA INSTITUCIONAL 16/7/04 12/10/05 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto Nº 19 del 14 de julio de 1995
Decreto Nº 15 del 29 de julio de 1997
Decreto Nº 30 del 5 de julio de 1998
Ley Nº 22 de 14 de julio de 1997
Objetivo
Coordinar, supervisar y controlar la ejecución de las actividades de la
Institución en todo el territorio nacional en el ámbito de las tres
Direcciones Sustantivas, Dirección Nacional de Cedulación, Dirección
Nacional de Registro Civil, Dirección Nacional de Organización Electoral;
sucesivamente al resto de las Direcciones Administrativas y provinciales.
Funciones
Fungir como secretaria de la Sala de Acuerdos, organismo de
autoridad máxima de la Institución.
Asistir a las sesiones ordinarias y extraordinarias que realice el
Dirección Superior, tomar nota y redactar las decisiones emanados de
Sala de Acuerdos sobre los aspectos administrativos específicos del
funcionamiento del organismo.
33
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Transmitir en todo el territorio nacional las directrices del Despacho
Superior y presentar estrategias institucionales, para el mejor
funcionamiento administrativo.
Confeccionar las minutas de actas para firma de los magistrados y
llevar el control de la impresión y el consecutivo de las mismas
Dar seguimiento permanente a las decisiones y resoluciones
adoptadas en las Salas de Acuerdos, por los magistrados, así como el
nivel de calidad de cumplimiento de las mismas.
Vigilar y coordinar la ejecución de los planes de trabajo establecido por
el Tribunal Electoral, para las distintas Direcciones Sustantivas,
nacionales y provinciales.
Organizar y coordinar las sesiones ordinarias y extraordinarias del
Consejo Nacional de Partidos Políticos, manteniendo una efectiva
comunicación con los miembros de dicho Consejo, así como la
consecuente elaboración de las actas de las sesiones, cursar
correspondencia y documentación de información a los miembros de
dicho Consejo y dar seguimiento a los temas acordados en el Consejo
Nacional de Partidos Políticos.
Llevar un control continuo del registro de las encuestas de opinión
dirigidas a la ciudadanía, a fin de que las mismas cumplan con los
requisitos exigidos por el Código Electoral.
Dirigir, supervisar, evaluar y orientar el desempeño del personal bajo
su responsabilidad y del resto de los funcionarios de la institución,
salvo el caso de los honorables magistrados y Secretaría General.
Recibir e informar al Despacho Superior sobre las correspondencias,
mensajes, memorandos, comunicaciones y documentos dirigidos al
Tribunal Electoral y remitir notas de respuestas a terceros que tengan
a bien los magistrados cursar.
Transmitir a los honorables magistrados las inquietudes y limitaciones
del personal del Tribunal Electoral, para lograr una adecuada ejecución
de las actividades.
Realizar giras nacionales de evaluación operativa para detectar
deficiencias y sugerir correctivos.
Representar a los honorables magistrados y a la institución en los
actos oficiales, nacionales y extranjeros.
Realizar otras actividades y funciones consustánciales al puesto.
34
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Atribuciones del Director (a) de Ejecutiva Institucional.
Elaborar la agenda a discutir en la Sala de Acuerdos; así como
coordinar, comunicar a las instancias correspondientes los acuerdos
emanados de la Sala, dar seguimiento a los acuerdos para el
cumplimiento oportuno y eficiente de las actividades programadas.
Impartir criterios técnicos a los jefes de departamento bajo su cargo, que
le permitan la elaboración de los planes de trabajo, determinar las
prioridades, gastos y metas de los proyectos y las actividades que
realizan.
Dirigir y coordinar la elaboración del presupuesto y el plan anual de
trabajo de la Dirección.
Rendir informes periódicos a los magistrados sobre todos los asuntos
propios de su gestión.
Absolver consultas y reclamaciones relacionadas con las actividades
que sean competencia de la Dirección.
Relaciones de Coordinación de la Dirección Ejecutiva Institucional.
Vertical
Tiene relación de coordinación vertical hacia arriba con el Despacho
Superior, del cual depende jerárquicamente.
Horizontal
Tiene relación o vínculos operativos en forma horizontal con la
Secretaría General.
Diagonal
Mantiene relaciones o vínculos con las Direcciones de Planificación,
Asesoría Legal, Unidad de Relaciones Internacionales, Información y
Relaciones Públicas y con las demás dependencias administrativas que
componen el Tribunal Electoral.
Departamentos que lo conforman
Para el cumplimiento de sus funciones cuenta con una organización interna
conformada por los Departamentos de:
Coordinación de Partidos Políticos.
Coordinación Interinstitucional y
Coordinación de Actividades Administrativas.
35
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a), por:
Relaciones de Coordinación y Organigrama.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN EJECUTIVA INSTITUCIONAL Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN DE 16/7/04 12/10/05 Despacho
PARTIDOS POLÍTICOS Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Ley 22 de 14 de julio de 1997, publicado en la Gaceta Oficial 23,332 de
16 de julio de 1997. El 12 de agosto de 1997, se instaló el Consejo
Nacional de Partidos Políticos y quedó integrado por un representante
principal y dos suplentes de cada partido político legalmente constituido.
El funcionamiento de este organismo quedó reglamentado mediante
Decreto 18 de 26 de agosto de 1997. Será presidido por alguno de los
tres Magistrados del Tribunal Electoral y el Director Ejecutivo (a)
Institucional fungirá como Secretario del Consejo.
Objetivo
Contribuye como organismo de consulta permanente entre el Tribunal
Electoral y los Partidos Políticos constituidos.
Funciones
Organizar y coordinar la celebración de las sesiones ordinarias y
extraordinarias del Consejo Nacional de Partidos Políticos.
Transcribir y elaborar las actas de las sesiones realizadas y distribuidas
a los partidos políticos.
Distribuir y compartir con los partidos políticos información en materia
electoral.
Atribuciones del Jefe (a) del Departamento de Coordinación de Partidos
Políticos.
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades que realiza el
Departamento.
36
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Elaborar el plan de trabajo y el presupuesto anual del Departamento.
Elaborar y coordinar con los Partidos Políticos la agenda de sesiones
ordinarias y extraordinarias que se decidan realizar.
Mantener constante comunicación de asesoría electoral con los Partidos
Políticos.
Velar por la asistencia a las sesiones que se realicen con los Partidos
Políticos.
Llevar el control de informes de los acuerdos y actividades que se
realicen.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Coordinación con los
partidos políticos.
Vertical
Tiene relación de coordinación vertical hacia arriba con la Dirección
Ejecutiva Institucional, del cual depende jerárquicamente.
Horizontal
Tiene relación o vínculos operativos en forma horizontal con los
Departamentos de Coordinación Interinstitucional y Coordinación de
Actividades Administrativas.
37
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a), por:
Relaciones de Coordinación y Organigrama.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN EJECUTIVA INSTITUCIONAL Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN 16/7/04 12/10/05 Despacho
INTERINSTITUCIONAL Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con Base Legal.
Objetivos
Contribuir como facilitador con la Dirección, en la realización y
soluciones de actividades.
Canalizar las demandas de actividades con otras dependencias y
entidades requeridas para el efectivo funcionamiento de la Dirección.
Funciones
Tramitar las diligencias con otras instituciones nacionales e
internacionales.
Asistir a la dirección en la coordinación de las actividades con
organismos regionales y nacionales.
Realizar la confección, redacción y corrección de notas de estilo de
documentos del Despacho Superior.
Llevar el control y seguimiento del desarrollo de las encuestas de
opinión.
Atribuciones del Jefe (a) del Departamento de Coordinación
Interinstitucional.
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades que realizará el
Departamento.
38
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Elaborar el plan de trabajo y el presupuesto anual del Departamento.
Velar que las diligencias con otras instituciones se cumplan con
eficiencia y eficacia.
Mantener adecuados mecanismos de coordinación sobre aspectos
vinculados con otras dependencias tanto regionales como nacionales.
Hacer las redacciones y llevar el control de la existencia de las mismas.
Coordinar y dar seguimiento a las solicitudes y aplicación de las
encuestas de opinión que se realicen.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Coordinación
Interinstitucional.
Vertical
Mantiene coordinación vertical ascendente con la Dirección Ejecutiva
Institucional, de quien depende jerárquicamente y con quien mantiene
un estrecho vínculo de trabajo, para lograr un eficiente desarrollo de sus
funciones.
Horizontal
Tiene relación de coordinación y comunicación horizontal con los
Departamentos de Coordinación de Partidos Políticos y Coordinación
de Actividades Administrativas.
39
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a), por:
Relaciones de Coordinación, y Organigrama.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN EJECUTIVA INSTITUCIONAL Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN DE 16/7/04 12/10/05 Despacho
ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con Base Legal.
Objetivos
Canalizar la documentación respecto a las demandas, solicitudes
internas y externas que entran en la Dirección.
Contribuir con el seguimiento de las instrucciones que emanen de las
solicitudes.
Funciones
Realizar la confección de la agenda de la celebración de Sala de
Acuerdos.
Recibir, controlar y comunicar las instrucciones administrativas.
Dar seguimiento para el cumplimiento de las instrucciones impartidas.
Elaborar las actas de Sala de Acuerdos.
Atribuciones del Jefe (a) del Departamento de Coordinación de
Actividades Administrativas.
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades que realizará el
Departamento.
Elaborar el plan de trabajo y el presupuesto anual del Departamento.
Confeccionar y participar en la agenda de Sala de Acuerdos.
Hacer las comunicaciones de las instrucciones administrativas.
40
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Dar seguimiento al cumplimiento de las instrucciones de Sala de
Acuerdos.
Llevar un control y archivo de existencia de las Salas de Acuerdos.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Coordinación de
Actividades Administrativas.
Vertical
Mantiene relación ascendente con la Dirección Ejecutiva Institucional,
de quien depende jerárquicamente y con quien mantiene un estrecho
vínculo de trabajo, para lograr un eficiente desarrollo de sus funciones.
Horizontal
Tiene relación de coordinación y comunicación horizontal con los
Departamentos de Coordinación Interinstitucional y Coordinación de
Partidos Políticos.
41
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
ESTRUCTURA ORGÁNICA ACTUAL DE LA
DIRECCIÓN DE ASESORÍA LEGAL
DIRECCIÓN DE
ASESORÍA LEGAL
SUBDIRECCIÓN DE
ASESORÍA LEGAL
DEPTO. DEPTO. DE ASESORÍA
DE DOCUMENTACIÓN LEGAL DE LAS
LEGAL PROVINCIAS CENTRALES
Elaborado por el Depto. de Desarrollo Institucional - Dirección de Planificación Última Revisión: Abril 2005
42
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
INSTITUCIÓN : TRIBUNAL ELECTORAL DE PANAMÁ
MANUAL DE : ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
DIRECCIÓN DE : ASESORÍA LEGAL
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Director (a), por:
Relaciones de Coordinación, Departamento
Panamá Depto. de
que lo conforman y Organigrama.
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DESPACHO SUPERIOR Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DIRECCIÓN DE ASESORÍA LEGAL 25/6/04 22/7/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Ley No.4 del 10 de febrero de 1978, Orgánica del Tribunal Electoral y de
la Fiscalía Electoral.
Objetivo
Asegurar y adecuar jurídicamente las actuaciones de la Institución,
mediante la elaboración, revisión y actualización permanente de las
disposiciones legales y reglamentarias que rigen el Tribunal Electoral, a
fin de que las mismas se desarrollen dentro del marco de legalidad.
Funciones
Realizar, dirigir y coordinar la preparación o revisión de todos los
documentos que signifiquen obligaciones legales para la dirección, tales
como contratos por servicios personales, financieros o de otro tipo a fin
de asegurar la máxima protección de los derechos legales de la misma y
mantener sus operaciones dentro de los límites prescritos por las leyes
vigentes.
Orientar y asesorar legalmente al Despacho Superior en el ejercicio de
sus funciones, mediante el estudio y evaluación de las normas
pertinentes, a fin de que sus actuaciones se desarrollen de acuerdo con
las disposiciones legales vigentes.
43
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Absolver consultas legales, en materia electoral, formuladas por los
servidores de la institución, con mando y jurisdicción, y de otras
entidades del Estado a fin de que las respectivas actuaciones cumplan
los requisitos legales.
Orientar a las autoridades y servidores de la institución que deban
instruir expedientes por faltas disciplinarias, a fin de que sus actuaciones
cumplan con lo establecido en disposiciones legales y reglamentarias
vigentes.
Orientar y asesorar a los funcionarios en la celebración de los actos
públicos de licitaciones, concurso de precios, contrataciones y demás
actos administrativos que celebre la Institución, a través de opiniones
legales, a fin de que los mismos cumplan con los requerimientos legales
establecidos.
Atribuciones del Director(a) de Asesoría Legal
Dirigir, supervisar, distribuir y coordinar los trabajos que se realizan en la
Dirección.
Asesorar a los Magistrados y altos funcionarios de la institución en los
aspectos que éstos le sometan a consulta.
Realizar reuniones periódicas con el personal subalterno, con el
propósito de evaluar los trabajos realizados y hacer los ajustes que sean
necesarios para el cumplimiento de las responsabilidades.
Dirigir y coordinar la preparación o revisión de todos los documentos que
impliquen obligaciones legales para la institución, con el propósito de
asegurar la máxima protección de los derechos de la misma y mantener
sus actividades dentro de los límites prescritos por leyes vigentes.
Revisar y aprobar los documentos elaborados por otras unidades
administrativas de la institución que le son remitidos para obtener
opinión jurídica.
Asesorar y orientar a las autoridades electorales sobre la elaboración de
expedientes administrativos y la aplicación de sanciones por cada falta
disciplinaria en que se incurre.
Velar por la buena marcha de la Dirección en el cumplimiento de sus
responsabilidades y que se ejecuten en forma expedita y eficiente.
Representar a la Institución en los actos jurídicos y en los juicios en que
sea parte la institución, conforme a las instrucciones de los Magistrados.
Preparar informes periódicos para el Despacho Superior sobre el
funcionamiento de la Dirección, que incluyan observaciones y
recomendaciones para el mejoramiento del servicio.
44
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Relaciones de Coordinación de la Dirección de Asesoría Legal
Vertical
Mantiene coordinación vertical ascendente con el Despacho Superior a
la cual brinda asesoría técnico legal.
Horizontal
Tiene relación de coordinación y comunicación horizontal con las
Direcciones de Planificación, Unidad de Relaciones Internacionales y
Dirección de Información y Relaciones Públicas.
Diagonal
Mantiene relaciones de comunicación diagonal con las diferentes
Direcciones que conforman el Tribunal Electoral, en cuanto a las
consultas sobre la conformidad jurídica de sus actos, la cuales
respondemos a través de nuestras opiniones y en lo relacionado a la
documentación de tipo legal que requiera la firma de los Magistrados y
que antes debe ser filtrada por nuestra Dirección.
Departamentos que la conforman
Para el cumplimiento de sus funciones cuenta con una organización interna
conformada por los Departamentos de:
Documentación Legal y
Asesoría Legal de Provincias Centrales.
45
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a), por:
Relaciones de Coordinación, y Organigrama.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE ASESORÍA LEGAL Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN 25/6/04 22/7/04 Despacho
LEGAL Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Sala de Acuerdos No. 16 de 11 de octubre de 1995
Objetivos
Proveer información de las Leyes, Decretos y Resoluciones de carácter
electoral y otras disposiciones legales.
Funciones
Elaborar y manejar información sobre todas las tareas ejecutadas y los
logros alcanzados por la Dirección de Asesoría Legal, durante el año en
estudio.
Examinar, seleccionar y mantener en el sistema la información básica
sobre decretos, resoluciones y acuerdos, en materia electoral, además
en los casos de jurisprudencia y dictámenes de inconstitucionalidad
proferidas por la Corte Suprema de Justicia.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Documentación Legal
Dirigir, supervisar, distribuir y coordinar los trabajos que se realizan en el
Departamento.
Velar que los servicios que brinda el Departamento, se ejecuten de
forma eficiente y expedita.
Preparar informes sobre las actividades relevantes realizadas por el
departamento.
46
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Participar en la elaboración del plan de trabajo y presupuesto anual del
departamento.
Velar por el rendimiento y disciplina del personal que labora en el
departamento.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Documentación Legal
Vertical
Mantiene coordinación vertical hacia arriba en línea jerárquica con la
Dirección de Asesoría Legal, del cual depende administrativamente.
Horizontal
Mantiene una efectiva relación de coordinación horizontal con el
Departamento de Asesoría Legal de las Provincias Centrales.
47
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a), por:
Relaciones de Coordinación, y Organigrama.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN ASESORÍA LEGAL Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE ASESORÍA LEGAL 25/6/04 22/7/04 Despacho
DE PROVINCIAS CENTRALES Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto 76 del 5 de abril de 1979.
Objetivos
Brindar asesoría jurídica a todas las Provincias Centrales en dirección y
coordinación de los asuntos legales que se manejan en la Institución.
Funciones
Confeccionar anteproyectos de decretos, resoluciones judiciales y
administrativas.
Capacitar en materia jurídica a las diversas Direcciones de la Institución
en las Provincias Centrales, Chiriquí y Bocas del Toro.
Colaborar como defensor de ausente en aquellos casos que lo ameriten
y sean comisionados por el Magistrado ponente del caso.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Asesoría Legal de
Provincias Centrales
Dirigir, supervisar, distribuir y coordinar los trabajos que se realizan en el
Departamento.
Velar que los servicios que brinda el Departamento, se ejecuten de
forma eficiente y expedita.
48
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Preparar informes sobre las actividades relevantes realizadas por el
departamento.
Participar en la elaboración del plan de trabajo y presupuesto anual del
departamento.
Velar por el rendimiento y disciplina del personal que labora en el
departamento.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Asesoría Legal de
Provincias Centrales
Vertical
Mantiene coordinación vertical hacia arriba en línea jerárquica con la
Dirección de Asesoría Legal, del cual depende administrativamente.
Horizontal
Mantiene una efectiva relación de coordinación horizontal con el
Departamento de Documentación Legal.
49
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
ESTRUCTURA ORGÁNICA ACTUAL DE LA
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN
DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN
SUBDIRECCIÓN
DE PLANIFICACIÓN
DEPTO. DE
DEPTO. DE DEPTO. DE DEPTO. DE
DESARROLLO
PLANEAMIENTO PRESUPUESTO ESTADÍSTICA
INSTITUCIONAL
Elaborado por el Depto. de Desarrollo Institucional - Dirección de Planificación Última Revisión: Abril 2005
50
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
INSTITUCIÓN : TRIBUNAL ELECTORAL DE PANAMÁ
MANUAL DE : ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
DIRECCIÓN DE : PLANIFICACIÓN
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Director (a), por:
Relaciones de Coordinación, Departamentos
que la conforman y Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DESPACHO SUPERIOR Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN 5/1/04 21/4/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto No. 107 (de 26 de octubre de 1990), por el cual se modifican y
adicionan algunos artículos al Reglamento Interno, aprobado mediante
Decreto No. 76 de 5 de abril de 1979.
Objetivos
Garantizar que todas las actividades relacionadas con los procesos de
planificación y gestión se den dentro del marco de eficiencia y eficacia.
Promover la interacción de todos los estamentos que conforman el
Tribunal Electoral en lo relativo a la formulación de planes y programas
en materia económica, financiera, desarrollo institucional y planeamiento
electoral; incluido el presupuesto de ingresos y gastos del Tribunal
Electoral.
Funciones
Planificar, programar, evaluar, proyectar y dar seguimiento a los planes
de desarrollo de la institución de acuerdo a las prioridades y las
asignaciones presupuestarias.
Asesorar a otras unidades administrativas en materia de planificación de
actividades.
Evaluar los resultados de los planes y proyectos desarrollados por la
Institución.
51
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Preparar resúmenes ejecutivos de acuerdo a los informes de trabajo que
presenten eventual o periódicamente cada unidad administrativa.
Mantener actualizada la estructura de organización de la institución para
el cumplimiento de las normas y objetivos, atendiendo las necesidades
internas.
Elaborar manuales administrativos y de procedimientos en aras de lograr
una administración eficiente y uso óptimo de los recursos.
Promover y desarrollar procedimientos para la agilización de los trámites
en las unidades sustantivas de la Institución.
Elaborar y publicar las estadísticas relacionadas con la Institución.
Dirigir y evaluar los mecanismos de administración y manejo de la
cooperación técnica, internacional e institucional.
Mantener un banco con datos disponibles para la elaboración de otros
planes que deban desarrollar las unidades administrativas o sustantivas.
Atribuciones del Director(a) de Planificación
Planificar, dirigir, coordinar y controlar el sistema, con los planes de
desarrollo electoral nacional e internacional.
Orientar y asesorar al Despacho Superior y demás dependencias de la
institución en materia de planificación electoral, políticas y estrategias
institucionales del sector.
Participar en la definición de objetivos y metas de los planes, programas
y proyectos de desarrollo electoral que se realizan en la institución.
Orientar y asesorar a los funcionarios en la producción, divulgación y
análisis de la información documental y análisis de las estadísticas que
produce el sistema.
Coordinar los lineamientos políticos y técnicos a los distintos
Departamentos que dependen jerárquicamente de la Dirección y de la
Institución.
Mantener adecuadas relaciones de coordinación y comunicación con las
dependencias del Tribunal Electoral, instituciones públicas y privadas a
nivel nacional e internacional.
52
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Relaciones de Coordinación de la Dirección de Planificación
Vertical
Coordina verticalmente hacia arriba en línea jerárquica con la Sala de
Acuerdos de la cual depende administrativamente y recibe directrices
operacionales. Igualmente coordina y se comunica hacia abajo
jerárquicamente y permanentemente con los Departamentos de
Planeamiento, Presupuesto, Desarrollo Institucional y Estadística,
quienes dependen administrativamente de ésta Dirección.
Horizontal
Mantiene relaciones de coordinación y comunicación horizontal con la
Dirección de Asesoría Legal, en cuanto a las acciones operativas que se
realizan en forma conjunta por ambas direcciones. Igualmente con la
Dirección de Información y Relaciones Públicas y con la Unidad de
Relaciones Internacionales.
Diagonal
Mantiene relación de coordinación diagonal con las otras Unidades
Administrativas y las Direcciones Provinciales del Tribunal Electoral
vinculadas con la planificación y la aplicación de normas, estrategias y
políticas.
Extra institucional
Tiene relaciones de coordinación extra institucional, con instituciones
vinculadas al área de trabajo como el Ministerio de Economía y
Finanzas, la Asamblea Legislativa y la Contraloría General de la
República.
Departamentos que lo conforman
Para el cumplimiento de sus labores cuenta con una organización interna
conformada por los Departamentos de:
Planeamiento,
Presupuesto,
Desarrollo Institucional y
Estadística.
53
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a), por:
Relaciones de Coordinación.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE PLANEAMIENTO 5/1/04 21/4/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base legal.
Objetivo
Contribuir con los niveles superiores a través de la planeación y
evaluación de los programas de la institución y de los eventos
electorales.
Funciones
Desarrollar los planes a corto y mediano plazo que viabilizan las políticas
que emanen del Despacho Superior.
Promover acciones para el logro de los objetivos y metas del Tribunal
Electoral
Promover la coherencia y consistencia entre las actividades
institucionales y su plan de desarrollo.
Determinar criterios y evaluar los planes operativos anuales y
proyectos.
Realizar estudios, investigaciones, diagnósticos de los proyectos de
inversiones que serán consignados en el presupuesto.
Formular las solicitudes de cooperación que el Tribunal Electoral efectúa
ante países, agencias y organismos internacionales
54
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Coordinar la planeación de la organización de los eventos electorales,
en conjunto con la Dirección Nacional de Organización Electoral.
Asesorar a todas las instancias administrativas en materia de
planificación.
Estimar los recursos necesarios con el fin de lograr los objetivos
generales y específicos del Departamento.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Planeamiento
Asistir en la elaboración de los planes de desarrollo institucional y
electoral.
Formular y asistir en la coordinación de los proyectos innovadores y
especiales.
Participar en la formulación del sistema de planificación con las
unidades de la Dirección.
Planificar los requerimientos de recursos del departamento.
Elaborar informes periódicos sobre las operaciones y tareas que
desempeña el departamento.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Planeamiento
Vertical
Coordina en forma ascendente en línea jerárquica con la Dirección de
Planificación del cual depende administrativamente y recibe las
directrices técnicas operativas.
Horizontal
Coordina con las otras unidades administrativas de la Dirección de
Planificación, Departamento de Presupuesto, Departamento de
Desarrollo Institucional y Departamento de Estadística.
Diagonal
Mantiene relaciones de coordinación y comunicación diagonal con las
Unidades Administrativas, las Direcciones Generales, Direcciones
Sustantivas y Direcciones Provinciales del Tribunal Electoral.
55
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Extra institucional
Tiene relaciones de coordinación extra institucional, con Organismos
Internacionales, Cancillería y el Ministerio de Economía y Finanzas y
cualquiera otra en lo referente al financiamiento de proyectos o
asistencia técnica.
56
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a), por:
Relaciones de Coordinación.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO 5/1/04 21/4/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base legal.
Objetivo
Diseñar, evaluar y ejecutar el plan de desarrollo que contemple los
proyectos que soliciten las direcciones sustantivas y consolidar y
levantar el presupuesto de inversiones y gastos.
Funciones
Formular, revisar y consolidar los presupuestos de Funcionamiento,
Elecciones e Inversión.
Ajustar los presupuestos en bases a cifras del presupuesto aprobado por
el Ministerio de Economía y Finanzas.
Distribuir el presupuesto aprobado y formular la mensualización.
Evaluar la ejecución presupuestaria y procurar que se cumpla con los
planes y programas previamente elaborados.
Elaborar trimestralmente los indicadores de la Gestión Presupuestaria.
Colaborar en la elaboración de Proyectos que realiza la Dirección.
Asesorar a las instancias administrativas en materia de Presupuesto.
57
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Presupuesto.
Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades que se realizan
en el Departamento
Dar seguimiento al comportamiento de la ejecución presupuestaria a
nivel de actividades y programas Institucionales.
Impartir instrucciones para la elaboración de los informes
presupuestarios que deben enviarse a la Dirección de Presupuesto de la
Nación (DIPRENA), Ministerio de Economía y Finanzas.
Realizar todas las acciones administrativas y coordinar con el Ministerio
de Economía y Finanzas y la Contraloría General las modificaciones del
presupuesto y otras acciones presupuestarias.
Velar porque los servicios que brinda el Departamento se ejecuten en
forma expedita y eficiente.
Participar en reuniones de trabajo con el personal técnico del
Departamento, sobre aspectos vinculados al desarrollo de sus
funciones.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Presupuesto.
Vertical
Tiene relación de coordinación vertical hacia arriba en línea jerárquica
con la Dirección de Planificación de la cual depende
administrativamente.
Horizontal
Mantiene una efectiva relación de coordinación horizontal con los
Departamentos de: Planeamiento, Desarrollo Institucional y Estadística
con los cuales coordina aspectos referentes al control presupuestario.
Diagonal
Tiene relación de coordinación diagonal con todas las unidades
administrativas de la Institución.
Extra institucional
Tiene relación de coordinación y comunicación permanente con el
Ministerio de Economía y Finanzas, la Asamblea Legislativa y la
Contraloría General de la República.
58
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a), por:
Relaciones de Coordinación.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE DESARROLLO 5/1/04 21/4/04 Despacho
INSTITUCIONAL Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base legal
Objetivos
Contribuir con los objetivos de modernización y actualización
administrativa y operativa.
Diseñar y establecer manuales operativos y de organización.
Establecer parámetros o indicadores de producción.
Funciones
Elaborar y mantener actualizado los manuales de organización y
procedimientos de la Institución.
Analizar los trámites que realizan las unidades sustantivas y
administrativas con el fin de presentar propuestas que permitan que
estos sean simples, ágiles y seguros.
Colaborar y asesorar a los niveles superiores y operativos, en la
creación, adecuación o reestructuración de las unidades administrativas.
Participar en los estudios relacionados con análisis y soluciones de los
problemas administrativos.
Desarrollar programas de señalización para orientar al público en el
servicio que presta el Tribunal Electoral.
Realizar auditorias administrativas, para evaluar el funcionamiento del
Tribunal Electoral.
59
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Colaborar en la elaboración de proyectos que realiza la Dirección.
Asesorar a todas las instancias administrativas en materia de desarrollo
institucional.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Desarrollo Institucional
Organizar, dirigir, coordinar y supervisar, las actividades a ejecutar por el
Departamento de Desarrollo Institucional.
Dirigir y coordinar la elaboración del plan y presupuesto anual del
Departamento de Desarrollo Institucional.
Participar en la definición de objetivos y metas de los planes, programas,
proyectos de desarrollo administrativos y en la revisión, adecuación y
ajustes que los mismos requieran.
Participar en la elaboración e implantación de las estrategias y políticas
administrativas necesarias para el logro de los objetivos y metas
previstas en los planes, programas y proyectos de desarrollo
institucional.
Dirigir y supervisar la realización de estudios e investigaciones sobre la
organización, normas, procedimientos y sistemas de las dependencias
del Tribunal, tendientes al mejoramiento de su estructura organizativa y
al funcionamiento de los servicios que brinda.
Atender consultas y orientar al personal Directivo y Técnico de la
institución, en la utilización de los métodos, técnicas y principios de
administración más apropiados y efectivos para el diseño, elaboración y
desarrollo de estudios, planes, programas y proyectos de fortalecimiento
administrativo.
Asistir a reuniones para tratar asuntos relacionados con las actividades
que ejecuta el Departamento de Desarrollo Institucional.
Coordinar la elaboración de informes solicitados por el Nivel Superior y
de las actividades relevantes ejecutadas por el Departamento de
Desarrollo Institucional.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Desarrollo Institucional
Vertical
Tiene vínculos operativos ascendentes verticalmente en línea jerárquica
con la Dirección de Planificación de la cual depende
administrativamente, en lo relacionado a lograr la administración
eficiente y efectiva de los recursos institucionales asignados al Tribunal
Electoral.
60
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Horizontal
Mantiene una relación de coordinación intra institucional horizontal con
los Departamentos de Planeamiento, Presupuesto y Estadística, en lo
relacionado a los proyectos, presupuestos e informes estadísticos.
Diagonal
Tiene relaciones de coordinación intra institucional diagonal con todas
las unidades administrativas a nivel central y Provincial.
Extra institucional
Mantiene una relación de coordinación y comunicación extra institucional
con algunas instituciones vinculadas al área de trabajo, entre las cuales
están: Ministerio de Economía y Finazas, con la cual se mantiene una
realimentación permanente sobre las nuevas técnicas para la
elaboración de manuales, procedimientos y sistemas administrativos. De
igual forma, se tiene comunicación con la Contraloría General de la
República, a través del Departamento de Sistemas y Procedimiento, el
cual nos asesora y aprueba los procedimientos que tienen implicaciones
financieras, utilizados a nivel institucional.
61
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a), por:
Relaciones de Coordinación.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA 5/1/04 21/4/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto No. 107 de 26 de octubre de 1990, por el cual se modifican y
adicionan algunos artículos al Reglamento Interno del Tribunal Electoral.
Objetivo
Levantar, analizar y publicar las estadísticas de producción de las
direcciones sustantivas, administrativas y procesos electorales.
Funciones
Elaborar estadísticas de las inscripciones de los hechos vitales y actos
sus certificaciones y anotaciones.
Elaborar las estadísticas de la producción de cédulas de primera vez,
duplicado y renovación.
Preparar para la Dirección de Planificación, lo necesario para la
publicación regular de las estadísticas.
Asistir a los diferentes niveles de la organización, con asesoría en la
materia relativa a estadísticas.
Definir y analizar los criterios que permitan el levantamiento de las
estadísticas gerenciales.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Estadística
Planificar, dirigir y coordinar la recopilación, elaboración y análisis de las
estadísticas de hechos vitales y actos jurídicos, producción de cédulas,
proselitismo político, eventos electorales y estadísticas gerenciales.
62
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Supervisar el levantamiento de criterios técnicos para el control
estadístico de la calidad de los procesos en las direcciones sustantivas y
administrativas.
Coordinar y dirigir la presentación de los informes estadísticos
semestrales, trimestrales y anuales para la debida publicación y
divulgación.
Supervisar la asistencia que el departamento ofrece a las direcciones
sustantivas y administrativas en lo referente al levantamiento de sus
estadísticas.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Estadística
Vertical
Coordina verticalmente en forma ascendente en línea jerárquica con la
Dirección de Planificación del cual depende administrativamente y recibe
las directrices operativas.
Horizontal
Coordina con los otros departamentos que integran la Dirección de
Planificación, Departamento de Planeamiento, Presupuesto y Desarrollo
Institucional.
Diagonal
Tiene relaciones de coordinación intra institucional diagonal con todas
las unidades administrativas a nivel central y Provincial.
Extra institucional
Mantiene relación de coordinación y comunicación extra institucional con
la Contraloría General de la República y cualquiera otra Institución en lo
referente a las publicaciones de las estadísticas.
63
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
ESTRUCTURA ORGÁNICA ACTUAL DE LA
DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS
DIRECCIÓN DE
INFORMACIÓN Y
RELACIONES PÚBLICAS
SUBDIRECCIÓN DE
INFORMACIÓN Y
RELACIONES
PÚBLICAS
DEPTO. DE
DEPTO. DE DEPTO. DE DEPTO.
DISEÑO Y
PRENSA RELACIONES PÚBLICAS ADMINISTRATIVO
CREATIVIDAD
SECCIÓN DE
AUDIOVISUAL
Elaborado por el Depto. de Desarrollo Institucional - Dirección de Planificación Última Revisión: Abril 2005
64
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
INSTITUCIÓN : TRIBUNAL ELECTORAL DE PANAMÁ
MANUAL DE : ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
DIRECCIÓN DE : INFORMACIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Director (a), por:
Relaciones de Coordinación, Departamentos
que la conforman y Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DESPACHO SUPERIOR Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y 16/2/04 21/6/04 Despacho
RELACIONES PÚBLICA Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto No. 147 del 10 de Agosto de 1981 y respaldada por el Decreto
No. 107 del 26 de Octubre de 1990.
Objetivos
Contribuir en la divulgación de todas las actividades que desarrolle el
Tribunal Electoral y procurar una apropiada imagen de la institución a
través de los diversos medios de comunicación establecidos.
Fortalecer la imagen de la institución a nivel nacional e internacional; a
través de programas y actividades, por medio de un plan anual de
divulgación y publicidad.
Funciones
Planificar y organizar las labores de información, divulgación, publicidad,
propaganda y relaciones públicas en cuanto a las actividades que
desarrolla el Tribunal Electoral a nivel central, local y provincial,
mediante la utilización de los diferentes medios de comunicación social,
a través de todo el país.
Garantizar el registro y control de la documentación, equipo de
grabación, fotografía, filmación y otros recursos, mediante la utilización
adecuada de los mismos; a fin de poder ofrecer un servicio informativo
de calidad dentro del sistema educativo.
65
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Establecer y ejecutar una política de información y divulgación de los
proyectos, programas y planes que en cumplimiento de sus funciones
realiza el Tribunal Electoral, mediante boletines informativos,
publicaciones, entrevistas y ruedas de prensa; a fin de ofrecer un
servicio eficaz y eficiente a la comunidad en general.
Asesorar permanentemente al Despacho Superior y demás
dependencias de la institución, en lo relacionado a comunicación social,
opinión pública, publicidad y propaganda; a fin de que se cumplan todas
las normas en materia de Relaciones Públicas.
Organizar y efectuar campañas de propagandas sobre la importancia y
funciones de la institución, con el objetivo de orientar y educar a la
opinión pública y promover el interés por cumplir con todas sus
obligaciones relacionadas con las funciones inherentes a las distintas
dependencias del Tribunal Electoral.
Organizar las conferencias de prensa que hayan sido ordenadas por la
Dirección Superior.
Preparar y procesar el material necesario para la edición de avisos,
noticias, folletos y otras publicaciones; con el fin de que se describan los
principios y actividades que desarrolla la institución para conocimiento
del personal al servicio del Tribunal Electoral.
Coordinar todas sus actividades con los Directores Nacionales de
Registro Civil, Cedulación y Organización Electoral.
Atribuciones del Director(a) de Información y Relaciones Públicas
Planificar, organizar, supervisar y evaluar el desarrollo de las actividades
que realiza la Dirección.
Coordinar y supervisar las acciones dirigidas a divulgar los programas y
actividades que se desarrollan en el Tribunal Electoral, a través de
boletines informativos, comunicados de prensa, radio y televisión.
Redactar o impartir instrucciones para la elaboración de artículos,
boletines informativos y noticias para los medios de comunicación social.
Brindar información al público en general, estudiante, representantes de
medios informativos, asociaciones y empresas.
Organizar conferencias, ruedas de prensa y otros, aspectos y temas de
interés general, giras e inauguraciones de Proyectos.
Impartir instrucciones para la elaboración del plan anual de trabajo y
presupuesto de la Dirección de acuerdo a las directrices y lineamientos
que le imparten.
66
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Impartir instrucciones para la preparación de informes que sean
requeridos y de las actividades relevantes de la Dirección.
Participar en reuniones de trabajo que ejecuta el Despacho Superior.
Velar por la disciplina, asistencia y rendimiento del personal bajo su
cargo.
Relaciones de Coordinación de la Dirección de Información y Relaciones
Públicas
Vertical
Mantiene una estrecha relación de coordinación vertical hacia arriba en
línea jerárquica de coordinación y comunicación con el Despacho
Superior, del cual depende administrativamente, con el objeto de fijar
lineamientos políticos en materia de información y divulgación de
programas, proyectos y actividades, vinculadas al Tribunal Electoral.
Horizontal
Existe una relación de coordinación horizontal con la Dirección de
Asesoría Legal, con el propósito de dar a conocer los aspectos legales
en materia electoral.
Diagonal
Tiene relación de coordinación diagonal con todas las Direcciones
Generales, Direcciones Provinciales y otras Direcciones y
Departamentos a nivel nacional para la elaboración de programas de
divulgación.
Extra institucional
La Dirección de Información y Relaciones Públicas, mantiene una
relación extra institucional con la Asamblea Legislativa, Ministerio de
Educación, Corte Suprema de Justicia, Cancillería, Instituto Panameño
de Turismo y otros con los cuales mantiene una continúa comunicación
y realimentación sobre distintos aspectos en materia de información y
divulgación de actividades.
Departamentos que la conforman
Para el cumplimiento de sus funciones cuenta con una organización interna
conformada por los Departamentos de:
Prensa
Sección de Audiovisual
Relaciones Pública,
Administrativo y
Diseño y Creatividad.
67
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a), por:
Relaciones de Coordinación, Sección que la
conforma. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y Fecha Fecha de Aprobado
RELACIONES PÚBLICAS de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE PRENSA 16/2/04 21/6/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base legal
Objetivo
Divulgar todas las actividades que realiza el Tribunal Electoral así como
las publicaciones de Decretos, resoluciones, avisos y otras
documentaciones que se genera en la institución.
Funciones
Velar por la imagen de la institución y de los Magistrados.
Coordinar y dar seguimiento al monitoreo diario de notas publicadas en
los medios (televisión, prensa escrita y radio) referente al Tribunal
Electoral. Así como artículos, reportajes y glosas en revistas y
suplementos.
Coordinar y divulgar las giras de trabajo efectuadas por las Direcciones
Sustantivas, Direcciones Generales de Registro Civil, Direcciones
Generales de Cedulación y Direcciones Generales de Organización
Electoral; además de las Direcciones Provinciales a nivel nacional.
Revisar todas las noticias que se redactan en la dirección, cuidando los
lineamientos de la institución, así como su texto y ortografía.
Velar porque los informes de los monitoreos, le lleguen a los
Magistrados, Dirección Ejecutiva, Secretaria General y todos los
Directores y Subdirectores de la institución.
68
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Prensa
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades que realiza el
departamento.
Canalizar todas las entrevistas entre los medios vs los magistrados y
directores de la institución. Además de brindar todas las facilidades para
la realización de las mismas.
Dirigir y coordinar la elaboración del informe de las actividades
relevantes ejecutadas por el departamento.
Elaborar el Plan de Trabajo en materia de divulgación.
Velar por la asistencia, disciplina y rendimiento del personal bajo su
responsabilidad.
Supervisar la elaboración de la memoria anual de la institución.
Relaciones de coordinación del Departamento de Prensa
Vertical
Hacia arriba en línea jerárquica tiene relación con la Dirección de
Información y Relaciones Públicas de la cual depende
administrativamente y recibe lineamientos para el desarrollo de sus
funciones y hacia abajo con la sección de audio visual quienes apoyan
en las filmaciones y sesiones fotográficas.
Horizontal
Mantiene relación de coordinación de forma horizontal con los
Departamentos de Relaciones Públicas y Administrativo con quienes
coordina la realización de programas de relaciones públicas y facilitan la
adquisición de insumos.
Extra institucional
Mantiene una relación de coordinación y comunicación extra institucional
con algunas instituciones vinculadas al área de trabajo, entre las cuales
están: Asamblea Legislativa, Corte Suprema de Justicia, Ministerio de
Educación.
Sección que la conforma
Para el cumplimiento de sus funciones cuenta con una organización interna
conformada por la Sección de:
Audiovisual.
69
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Funciones, Relaciones de Código Área Revisado
Coordinación y Organigrama. por:
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DEPARTAMENTO DE PRENSA Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
SECCIÓN DE AUDIOVISUAL 8/3/04 21/6/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Función:
Monitoreo y grabación de los noticieros y programas de televisión para
su archivo.
Producción y post-producción de reportajes y promociones
institucionales en video.
Producción de cuñas institucionales para radio, como apoyo a campañas
que no tienen presupuesto de publicidad.
Coberturas de las actividades del Tribunal Electoral en video y
fotografías.
Manejo de archivos fotográficos.
Producción, post-producción y edición del micro noticiero del Tribunal
Electoral.
Suministro de videos a los canales con información del Tribunal
Electoral, para su debida divulgación en los noticieros televisivos.
Relación de coordinación de la Sección de Audiovisual
Vertical
Hacia arriba en línea jerárquica tiene relación con el Departamento de
Prensa de la cual depende jerárquicamente y del cual recibe
lineamientos para el desarrollo de sus funciones.
70
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a), por:
Relaciones de Coordinación.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y Fecha Fecha de Aprobado
RELACIONES PÚBLICAS de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE RELACIONES 16/2/04 21/6/04 Despacho
PÚBLICAS Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base legal
Objetivo
Coordinar, ejecutar y colaborar con la Dirección y los demás
departamentos en la realización de programas de relaciones públicas,
tendientes a promover la imagen institucional dirigida al público interno y
externo.
Funciones
Planificar y organizar eventos a niveles institucionales.
Brindar información al público en general sobre la institución.
Brindar apoyo al Despacho Superior y a las diferentes Direcciones sobre
actividades a desarrollarse.
Preparar folletos de la vida de la institución.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Relaciones Pública
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades que realiza el
departamento.
Dirigir y coordinar la elaboración del informe de las actividades
relevantes ejecutadas por el departamento.
Elaborar el plan de trabajo y el presupuesto anual del departamento.
71
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Velar por la asistencia, disciplina y rendimiento del personal bajo su
responsabilidad.
Relaciones de coordinación del Departamento de Relaciones Públicas
Vertical
Hacia arriba en línea jerárquica tiene relación con la Dirección de
Información y Relaciones Públicas de la cual depende
administrativamente y recibe lineamientos para el desarrollo de sus
funciones.
Horizontal
Mantiene relación de coordinación de forma horizontal con el
Departamento de Prensa, Departamento Administrativo y Departamento
de Diseño Gráfico con quienes coordina la realización de las
publicaciones de los eventos, facilitan la adquisición de insumos y en la
diagramación del material informativo.
Extra institucional
Mantiene una relación de coordinación y comunicación extra institucional
con algunas instituciones vinculadas al área de trabajo, entre las cuales
están: Presidencia de la República, Asamblea Legislativa, Corte
Suprema de Justicia, Defensoría del Pueblo, Instituto Panameño de
Turismo, Lotería Nacional de Beneficencia, etc.
72
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a), por:
Relaciones de Coordinación.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y Fecha Fecha de Aprobado
RELACIONES PÚBLICAS de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 16/2/04 21/6/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base legal
Objetivo
Facilitar los insumos a nivel administrativo dentro de la Dirección.
Funciones
Elaborar el presupuesto de la Dirección y darle seguimiento a su
ejecución.
Confeccionar las requisiciones que se dan en la Dirección, y darle
seguimiento al trámite.
Llevar el control de las acciones de personal que se generan en la
Dirección y confeccionar reporte para la Dirección de Recursos
Humanos.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento Administrativo
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades que realiza el
departamento.
Dirigir y coordinar la elaboración del informe de las actividades
relevantes ejecutadas por el departamento.
Elaborar el plan de trabajo y el presupuesto anual del departamento.
73
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Velar por la asistencia, disciplina y rendimiento del personal bajo su
responsabilidad.
Relaciones de coordinación del Departamento Administrativo
Vertical
Hacia arriba en línea jerárquica tiene relación con la Dirección de
Información y Relaciones Públicas de la cual depende
administrativamente y recibe lineamientos para el desarrollo de sus
funciones.
Horizontal
Mantiene relación de coordinación de forma horizontal con el
Departamento de Prensa, Departamento Administrativo y Departamento
de Diseño Gráfico con quienes coordina los insumos a necesitar de cada
uno de los departamentos.
Extra institucional
Mantiene una relación de coordinación y comunicación extra institucional
con algunas instituciones vinculadas al área de trabajo, entre las cuales
están: Presidencia de la República, Asamblea Legislativa, Corte
Suprema de Justicia, Defensoría del Pueblo, Instituto Panameño de
Turismo, Lotería Nacional de Beneficencia, etc.
74
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a), por:
Relaciones de Coordinación.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y Fecha Fecha de Aprobado
RELACIONES PÚBLICAS de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE DISEÑO Y 16/2/04 21/6/04 Despacho
CREATIVIDAD Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base legal
Objetivo
Mantener y mejorar la imagen de la institución a través de las campañas
publicitarias gráficas y documentos publicitarios impresos que se
generan del Tribunal Electoral.
Funciones
Elaborar proyectos gráficos que mejoren y promuevan la imagen de la
institución.
Diseñar y diagramar el material de apoyo a las campañas publicitarias,
dirigidas a promover las actividades que realiza el Tribunal Electoral.
(afiches, volantes, habladores, banner, etc.)
Apoyar a las demás direcciones y departamentos en materia de diseño
gráfico y creatividad para la elaboración de material de apoyo o
divulgación.
Diseñar los Boletines Informativos, Memorias Institucionales y demás
herramientas informativas que ayuden a la divulgación efectiva de los
trabajos realizados por el Tribunal Electoral.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Diseño y Creatividad
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades que realiza el
departamento.
75
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Dirigir y coordinar la elaboración del informe de las actividades
relevantes ejecutadas por el departamento.
Proponer a la Dirección proyectos que redunden en beneficio de la
imagen de la institución.
Elaborar el plan de trabajo y el presupuesto anual del departamento.
Velar por la asistencia, disciplina y rendimiento del personal bajo su
responsabilidad.
Relaciones de coordinación del Departamento de Diseño y Creatividad
Vertical
Hacia arriba en línea jerárquica tiene relación con la Dirección de
Información y Relaciones Públicas de la cual depende
administrativamente y recibe lineamientos para el desarrollo de sus
funciones.
Horizontal
Mantiene relación de coordinación de forma horizontal con el
Departamento de Prensa, Departamento Administrativo y Departamento
Relaciones Públicas con quienes coordina la realización del diseño,
diagramación y divulgación del material informativo.
Extra institucional
Mantiene una relación de coordinación y cooperación mutua con
instituciones que ayudan en la labor, ya sea en relación de consulta,
intercambio y préstamo de materiales gráficos y elementos de diseño y
personal de trabajo.
76
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
ESTRUCTURA ORGÁNICA ACTUAL DE LA
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA
SUBDIRECCIÓN
DE AUDITORÍA
INTERNA
DEPTO. DE DEPTO. DE DEPTO. DE DEPTO. DE AUDITORÍA DEPTO. DE AUDITORÍA
AUDITORÍA AUDITORÍA AUDITORÍA A PARTIDOS DE CALIDAD Y
OPERATIVA FINANCIERA INFORMÁTICA POLÍTICOS PROYECTO
Elaborado por el Depto. de Desarrollo Institucional - Dirección de Planificación Última Revisión: Abril 2005
77
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
INSTITUCIÓN : TRIBUNAL ELECTORAL DE PANAMÁ
MANUAL DE : ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
DIRECCIÓN DE : AUDITORÍA INTERNA
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Director (a), por:
Relaciones de Coordinación, Departamentos
Panamá Depto. de
que la componen y Organigrama.
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DESPACHO SUPERIOR Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA 18/5/04 29/6/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto No. 76 de 5 de abril de 1979.
Decreto No. 147 de 10 de agosto de 1981.
Decreto No. 101 de 1 de junio de 1981.
Decreto No. 107 de 26 de octubre de 1990.
Decreto No. 19 de 14 de julio de 1995.
Objetivo
Lograr que los recursos económicos con que cuenta la institución se
manejen en forma adecuada mediante el cumplimiento de las normas y
procedimientos contables establecidos por la Contraloría General de la
República, al igual que la Legislación Fiscal que establece los controles,
el Ministerio de Economía y Finanzas y otras entidades que regulan la
materia, a fin de fiscalizar el buen manejo de los bienes y fondos del
Tribunal Electoral.
Funciones
Planificar una revisión y evaluación constante de los registros contables
y otras operaciones financieras que se manejen en la Institución, a fin de
salvaguardar los recursos financieros y bienes de la Institución.
Garantizar que los registros e informes financieros que reflejen las
operaciones y situaciones financieras en forma correcta y oportuna,
mediante la efectividad de los controles internos, a fin de comprobar
que cada unidad administrativa esté llevando a cabo sus acciones en
forma eficiente.
78
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Garantizar que todas las unidades administrativas cumplan con los
procedimientos y normas contables establecidas mediante la auditoria
operacional gubernamental relacionada con sus actividades
administrativas y financieras, a fin de lograr economía, eficiencia y
efectividad en la utilización de los recursos asignados.
Formular un plan anual de actividades en base a los objetivos
institucionales y la coordinación con las unidades administrativas, a fin
de evaluar la eficiencia de las medidas de control interno incorporados a
los procedimientos administrativos y financieros, para orientar el mejor
uso de los recursos disponibles.
Mantener comunicación y coordinación permanente con la Contraloría
General de la República, a fin de asegurar el seguimiento de las
recomendaciones que resultan de los trabajos ejecutados en el plan
anual y de los informes de auditoría.
Asegurar la efectiva rendición de cuentas sobre el uso adecuado de los
recursos del estado encomendados al Tribunal Electoral, con el fin de
lograr un sistema de contabilidad confiable y oportuna.
Atribuciones del Director(a) de Auditoría Interna
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades de la Dirección.
Coordinar y supervisar la elaboración del plan de trabajo y presupuesto
anual a efectuar en la Dirección.
Organizar las revisiones periódicas de los registros contables,
documentos financieros, así como la realización de arqueos de cajas
menudas.
Brindar orientación y asesoría técnica a directivos sobre el manejo y
control de los fondos.
Prepara y presentar informes financieros que le sean solicitados por el
nivel superior de las actividades realizadas por la Dirección.
Velar por la disciplina, asistencia y rendimiento del personal que labora
en la Dirección.
Participar en la elaboración del plan de trabajo y presupuesto anual de la
Dirección.
79
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Relaciones de Coordinación de la Dirección de Auditoría Interna
Vertical
Tiene relación de coordinación vertical hacia arriba en línea jerárquica
con el Despacho Superior, del cual depende administrativamente.
Horizontal
Mantiene una efectiva relación de comunicación y coordinación
horizontal con la Dirección de Fiscalización General en el Tribunal
Electoral, a fin de cumplir y hacer cumplir las normas, parámetros y
procedimientos establecidos por la Contraloría General de la República
en materia financiera y de auditoría general.
Diagonal
Coordina diagonalmente con la Dirección Administrativa, la Dirección de
Finanzas y con las demás dependencias administrativas para asesorar
sobre el manejo de los fondos, aplicación de normas y procedimientos
contables y posteriormente el audito de sus recursos.
Extra institucional
Mantiene relaciones de coordinación extra institucional con la
Contraloría General de la República, ya que está vinculada con el
trabajo de la Dirección de Fiscalización General y estos deben seguir los
lineamientos y parámetros estipulados para efectuar los audito de la
Institución.
Departamentos que lo conforman
Para el cumplimiento de sus funciones cuenta con una organización interna
conformada por los Departamentos de:
Auditoría Operativa
Auditoría Financiera
Auditoría Informática
Auditoría de Partidos Políticos y
Auditoría de Calidad y Proyectos.
80
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a), por:
Relaciones de Coordinación y Organigrama.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE AUDITORIÍA INTERNA Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA 18/5/04 29/6/04 Despacho
OPERATIVA Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto No.19 de 14 de julio de 1995.
Objetivo
Fiscalizar parcial o globalmente, el cumplimiento de los controles
internos, procedimientos y reglamentaciones para la ejecución de las
operaciones de la Institución y presentar recomendaciones para
mejorarlas o rediseñarlas, con miras a incrementar su eficiencia y
eficacia.
Funciones
Evaluar por medio del muestreo los controles internos establecidos para
la adquisición de bienes y servicios.
Evaluar selectivamente el inventario de activos fijos y bienes de
consumo.
Evaluar los procedimientos existentes para la prestación de los servicios
que brinda el Tribunal Electoral.
Verificar por muestreo el Programa de Actualización y Depuración del
Registro Electoral.
Evaluar en forma selectiva los informes de asistencia del personal de las
diferentes unidades administrativas.
Evaluar y darle seguimiento a las Pólizas de Seguro.
81
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Atribuciones del Jefe (a) del Departamento de Auditoría Operativa
Dirigir, coordinar y supervisar todas las actividades a desarrollar por el
Departamento.
Impartir instrucciones para la preparación de informes que sean
solicitados y de las actividades realizadas.
Coordinar y supervisar la elaboración del plan y presupuesto anual del
Departamento de Auditoría Operativa.
Velar por la disciplina, asistencia y rendimiento del personal que labora
en el Departamento.
Participar en reuniones de trabajo con el personal técnico del
Departamento, sobre aspectos involucrados al desarrollo de sus
funciones.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Auditoría Operativa
Vertical
Coordina verticalmente hacia arriba en línea jerárquica con la Dirección
de Auditoría Interna, del cual depende administrativamente.
Horizontal
Mantiene una efectiva relación de coordinación horizontal con los
Departamentos de: Contabilidad con la cual coordina aspectos sobre
actividades de contabilidad general y el de Administración
Presupuestaria, con quienes coordinará aspectos referentes a la
asignación presupuestaria.
Diagonal
Tiene relación de coordinación diagonal con todas las unidades
administrativas a nivel central: La Dirección General de Registro Civil, la
Dirección General de Cedulación y la Dirección General de Organización
Electoral al igual que otras Direcciones y Departamentos; igualmente a
nivel Provinciales, Distrital y Comarcal, con el cual realiza todas las
actividades de custodia, control, manejo y desembolso de los fondos que
se administran en el Tribunal Electoral.
Extra institucional
Mantiene relaciones de forma extra institucional con el Ministerio de
Economía y Finanzas, con el cual coordina los reembolsos de los
Fondos Rotativos y la Caja Menuda y los pagos de las gestiones de
cobro contra el Tesoro Nacional.
82
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivos, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a), por:
Relaciones de Coordinación y Organigrama.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA 18/5/04 29/6/04 Despacho
FINANCIERA Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto No. 76 de 5 de abril de 1979.
Decreto No.147 de 10 de agosto de 1981.
Decreto No.101 de 1 de junio de 1981.
Decreto No.107 de 26 de octubre de 1990.
Decreto No. 19 de 14 de julio de 1995.
Objetivos
Fiscalizar el rendimiento efectivo de cuentas sobre el uso adecuado de
los recursos encomendados a la Institución, para su administración por
medio de un sistema de contabilidad confiable y oportuna.
Evaluar la eficiencia de los sistemas de administración financiera y de
los instrumentos de control interno a ellos incorporados.
Evaluar la eficiencia de su organización, planificación, dirección y
control, así como la administración eficiente y la efectividad económica
con que se han ejecutado las operaciones.
Funciones
Velar que los desembolsos efectuados por la Institución cumplan con
todos los procedimientos establecidos.
Fiscalizar la aplicación y cumplimiento de los controles internos de
acuerdo a las reglamentaciones y procedimientos vigentes y emitir las
recomendaciones pertinentes.
Verificar la debida aplicación de las partidas presupuestarias y
financieras, en los documentos que tramiten las unidades ejecutoras.
83
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Verificar que exista un adecuado control sobre las remesas recibidas de
los ciudadanos panameños residentes en el exterior para cancelar
trámites de certificaciones requeridas, que se aplique las tarifas
establecidas para cada uno de las certificaciones emitidas, que los
saldos existentes concuerden con los servicios pendientes de trámites y
con los remanentes de las remesas no utilizadas, según los registros de
la unidad ejecutora.
Verificar periódica y selectivamente la documentación que se genera
como fuente de las recaudaciones en concepto de servicios que presta
la Institución, las consignaciones de esos ingresos y registros que se
llevan en la Dirección de Finanzas.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Auditoría Financiera
Dirigir, coordinar y supervisar todas las actividades a desarrollar por el
Departamento.
Impartir instrucciones para la preparación de informes que sean
solicitados y de las actividades realizadas.
Coordinar y supervisar la elaboración del plan y presupuesto anual del
Departamento de Auditoría Financiera.
Velar por la disciplina, asistencia y rendimiento del personal que labora
en el Departamento.
Participar en reuniones de trabajo con el personal técnico del
Departamento, sobre aspectos involucrados al desarrollo de sus
funciones.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Auditoría Financiera
Vertical
Coordina verticalmente hacia arriba en línea jerárquica con la Dirección
de Auditoría Interna, del cual depende administrativamente.
Horizontal
Mantiene una efectiva relación de coordinación horizontal con los
Departamentos de: Auditoría Operativa, Auditoría Informática y Auditoría
a Partidos Políticos.
84
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Diagonal
Tiene relación de coordinación diagonal con todas las unidades
administrativas a nivel central: La Dirección General de Registro Civil, la
Dirección General de Cedulación y la Dirección General de Organización
Electoral al igual que otras Direcciones y Departamentos; igualmente a
nivel Provincial, Distrital y Comarcal, con las cuales verifican la debida
aplicación de las partidas presupuestarias y financieras que cada una
desarrolla.
85
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivos, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a), por:
Relaciones de Coordinación y Organigrama.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA 18/5/04 29/6/04 Despacho
INFORMÁTICA Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base legal
Objetivos
Fiscalizar que la tecnología de los sistemas informáticos, la seguridad de
los programas de la organización, estén diseñados adecuadamente y
que se cumplan con los procedimientos de control interno establecidos a
nivel institucional.
Verificar el cumplimiento de las normas de la Institución, en el ámbito de
la función de la Dirección de Informática.
Funciones
Evaluar la seguridad de controles y procedimientos establecidos en la
Dirección de Informática.
Verificar los controles de los sistemas desde sus entradas,
procedimientos, archivos, seguridad y obtención de la información.
Controlar la adquisición de equipos de cómputo y software.
Brindar el seguimiento de las recomendaciones generadas de las
intervenciones realizadas en las unidades administrativas.
86
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Atribuciones del Jefe (a) del Departamento de Auditoría Informática
Dirigir, coordinar y supervisar todas las actividades a desarrollar por el
Departamento.
Impartir instrucciones para la preparación de informes que sean
solicitados y de las actividades realizadas.
Coordinar y supervisar la elaboración del plan y presupuesto anual del
Departamento de Auditoría Informática.
Velar por la disciplina, asistencia y rendimiento del personal que labora
en el Departamento.
Participar en reuniones de trabajo con el personal técnico del
Departamento, sobre aspectos involucrados al desarrollo de sus
funciones.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Auditoría Informática
Vertical
Coordina verticalmente hacia arriba en línea jerárquica con la Dirección
de Auditoría Interna, del cual depende administrativamente.
Horizontal
Mantiene una efectiva relación de coordinación horizontal con los
Departamentos de: Auditoría Operativa, Auditoría Financiera y Auditoría
a Partidos Políticos.
Diagonal
Tiene relación de coordinación diagonal con todas las unidades
administrativas a nivel central: La Dirección General de Registro Civil, la
Dirección General de Cedulación y la Dirección General de Organización
Electoral al igual que otras Direcciones y Departamentos; igualmente a
nivel Provincial, Distrital y Comarcal, con el cual realiza todas las
actividades de evaluación y control de la adquisición de equipo de
cómputo y software.
87
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivos, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a), por:
Relaciones de Coordinación y Organigrama.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A 18/5/04 29/6/04 Despacho
PARTIDOS POLÍTICOS Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto No. 76 de 5 de abril de 1979.
Decreto No.147 de 10 de agosto de 1981.
Decreto No.101 de 1 de junio de 1981.
Decreto No.107 de 26 de octubre de 1991.
Decreto No. 19 de 14 de julio de 1995.
Objetivo
Fiscalizar y evaluar la eficiencia en cuanto a la organización,
planificación y ejecución de las actividades relacionadas con los
desembolsos de fondos del subsidio estatal a Partidos Políticos y su
correcta utilización de acuerdo al presupuesto aprobado por el Tribunal
Electoral, con la presentación de los sustentadores de gastos adecuados
y en cumplimiento de las normas existentes.
Funciones
Fiscalizar y evaluar que los desembolsos efectuados por los Partidos
Políticos cumplan con todos los procedimientos establecidos, según la
normativa tanto de la Contraloría General de la República como las
implantadas por la Institución.
Fiscalizar la aplicación y cumplimiento de los controles internos de
acuerdo a las reglamentaciones y procedimientos vigentes y emitir las
recomendaciones pertinentes.
88
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Verificar la debida aplicación de las partidas presupuestarias y
financieras en los documentos que se tramiten.
Evaluar y verificar que las cifras presentadas en las conciliaciones
bancarias, concuerden con las que refleja el estado bancario con los
registros contables que deben llevar los Partidos Políticos.
Verificar que los informes financieros presenten razonablemente en
todos los aspectos importantes, la situación financiera de los Partidos
Políticos en cuanto a los recursos que reciben producto del Subsidio
Estatal, tomando en consideración las normas de auditoria y de
contabilidad gubernamental, emitidas por la Contraloría General de la
República.
Analizar las diferentes cuentas contables para establecer el registro
eficiente de las transacciones financieras que realizan los partidos
Políticos.
Analizar los reportes presupuestarios a fin de que se utilicen las partidas
presupuestarias de acuerdo a la ley que regula la materia y que exista
una adecuada ejecución de gastos.
Verificar los activos adquiridos por los Partidos Políticos con fondos de
Subsidio Estatal.
Atribuciones del Jefe (a) del Departamento de Auditoría a Partidos
Políticos
Dirigir, coordinar y supervisar todas las actividades a desarrollar por el
Departamento.
Impartir instrucciones para la preparación de informes que sean
solicitados y de las actividades realizadas.
Coordinar y supervisar la elaboración del plan y presupuesto anual del
Departamento de Auditoría Informática.
Velar por la disciplina, asistencia y rendimiento del personal que labora
en el Departamento.
Participar en reuniones de trabajo con el personal técnico del
Departamento, sobre aspectos involucrados al desarrollo de sus
funciones.
89
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Relaciones de Coordinación del Departamento de Auditoría a Partidos
Políticos.
Vertical
Coordina verticalmente hacia arriba en línea jerárquica con la Dirección
de Auditoria Interna, del cual depende administrativamente.
Horizontal
Mantiene una efectiva relación de coordinación horizontal con los
Departamentos de: Auditoria Operativa, Auditoria Financiera y Auditoria
Informática.
90
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivos, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a), por:
Relaciones de Coordinación y Organigrama.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE AUDITORIA DE 18/5/04 29/6/04 Despacho
CALIDAD Y PROYECTO Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Sala de Acuerdo No.16 de 19 de julio de 2004.
Objetivos
Propiciar en base a la aplicación de Auditoría de Calidad la mejora y el
crecimiento continuo de todas las Direcciones y Departamentos del
Tribunal Electoral, estableciendo perfeccionamiento en sus políticas,
estándares, procesos, procedimientos, servicios y otros requerimientos
de calidad, identificando las áreas de mejora potencial para brindar
servicios de alta calidad al ciudadano.
Contribuir a que los proyectos que emprendan las diferentes unidades
administrativas del Tribunal Electoral sean exitosos en términos de
costos, calidad y oportunidad, mediante auditoría continua o periódica
realizada desde el período de planificación con el fin de controlar el
logro de los resultados y objetivos comprometidos en el proyecto.
Funciones
Auditoría de Calidad:
Incorporar y mantener la operatividad y funcionalidad de todos los
procesos de la Institución.
Proponer e implementar nuevas tecnologías administrativas y
procedimientos de las diferentes áreas de la Institución.
91
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Definir alternativas relacionadas con nuevos métodos de trabajo y
determinar el objetivo y enfoque de los sistemas administrativos y de
procesamiento automatizado de datos a implementarse.
Levantar la información minuciosa de todos los procesos operativos y
administrativos para determinar los modelos que se deseen alcanzar
ligados a perspectivas de crecimiento y desarrollo organizacional de las
Direcciones del Tribunal Electoral.
Auditar y evaluar la planificación, dirección y ejecución de proyectos que
se realicen a la descripción de procesos, métodos de trabajo y todo
aquello que influya directamente a la estructura y sistemas de calidad.
Realizar el levantamiento de información de procesos nuevos y
existentes, con el fin de establecer un diagnóstico operativo de la
situación analizada y proponer correctivos a problemas encontrados.
Evaluar requerimientos de sistemas administrativos y de control en las
áreas operativas de cada dirección y coordinar con los responsables de
las mismas.
Recabar información que se genera en cada departamento, eliminando
la duplicidad de funciones disminuyendo copias innecesarias de
documentos optimizando recursos.
Determinar cuando el Sistema de Calidad de Aúdito se ha implementado
y cuando se ha mantenido apropiadamente.
Realizar revisiones periódicas y evaluar constantemente el Sistema de
Calidad a implantarse en las diferentes unidades administrativas del
Tribunal Electoral.
Participar en todos los cambios, modificaciones y mejoras que los
directivos realicen para mejorar sus procesos y puedan afectar el
Sistema de Calidad.
Verificar la debida aplicación de las partidas presupuestarias y
financieras, en los documentos que se tramiten.
Evaluar y verificar que las cifras presentadas en las conciliaciones
bancarias concuerden con las que reflejan el estado bancario y con los
registros contables que deben llevar los Partidos Políticos.
Verificar que los informes financieros presenten razonablemente en
todos los aspectos importantes la situación financiera de los Partidos
Políticos en cuanto a los recursos que reciben producto del Subsidio
estatal, tomando en consideración las normas de auditoría y de
92
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Contabilidad Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de la
República.
Analizar las diferentes cuentas contables para establecer el eficiente
registro de las transacciones financieras que realizan los Partidos
Políticos.
Analizar los reportes presupuestarios, a fin de que se utilicen las partidas
presupuestarias de acuerdo a la ley que regule la materia y que exista
una adecuada ejecución de gastos.
Verificar los activos adquiridos por los Partidos Políticos con fondos de
Subsidio Estatal.
Auditoría de Proyectos:
Revisar la programación de operacional requerida y revisar aspectos
técnicos, legales y financieros considerados en el Proyecto.
Revisar los planes de contingencia requeridos para afrontar situaciones
adversas que puedan sobrevenir durante la ejecución de un proyecto.
Contribuir a mejoras estratégicas de conducción y optimización de un
proyecto, atendiendo a la dinámica del entorno institucional.
Analizar las bases de datos requerida, para conducir la dirección de un
Proyecto.
Evaluar el Sistema de Información Gerencial.
Velar que se resuelva en tiempo oportuno, algún conflicto que se de en
el desarrollo de los proyectos.
Medir los resultados intermedios del Proyecto de modo tal que su
caracterización permita un adecuado seguimiento y control posterior.
Verificar que los costos del Proyecto no sobrepasen lo presupuestado
para el mismo; y en caso de darse modificaciones estén debidamente
sustentadas.
Verificar y actualizar el cumplimiento del cronograma del proyecto.
Clasificar los proyectos de acuerdo a sus resultados y aprovechamiento
de las oportunidades en: normal, alerta y crítico, o solicitar un proceso
de evaluación o reestructuración del mismo a manera de recomendar
acciones correctivas necesarias para garantizar el éxito de los proyectos
acordados entre las partes, para que las mismas puedan ser
93
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
incorporadas por medio de las respectivas addendas al contrato,
permitiendo así continuar su desarrollo.
Atribuciones del Jefe (a) del Departamento de Auditoría de Calidad y
Proyectos.
Dirigir, coordinar y supervisar todas las actividades a desarrollar por el
Departamento.
Coordinar y supervisar la elaboración del plan anual de trabajo así como
los planes de acción estratégicos.
Presentar a la dirección el requerimiento de las necesidades, para ser
incluidas en el presupuesto anual.
Consultar y consensuar con la dirección a auditar el alcance de la
auditoría.
Obtener la información de respaldo relevante como detalle de las
actividades, los servicios, sus áreas de actuación, los detalles de previas
auditorías realizadas al auditado.
Formar el equipo auditor.
Preparar las comunicaciones.
Coordinar la preparación de los documentos y procedimientos detallados
de trabajo y reunir al equipo auditor.
Representar al equipo auditor en discusiones con el auditado, antes,
durante y después de la auditoría.
Realizar y revisar informes de auditoría.
Velar por la disciplina, asistencia y rendimiento del personal que labora
en el Departamento.
Delegar y colaborar junto al Subjefe del Departamento, así como
provocar la sinergia que permita a este último estar informado de las
tareas y avances de cada una.
Presentar al Director de Auditoría Interna los avances e informes de los
trabajos efectuados.
94
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Relaciones de Coordinación del Departamento de Auditoría de Calidad y
Proyectos.
Vertical
Coordina verticalmente hacia arriba en línea jerárquica con la Dirección
de Auditoría Interna, del cual depende administrativamente.
Horizontal
Mantiene una efectiva relación de coordinación horizontal con los
Departamentos de: Auditoría Operativa, Auditoría Financiera, Auditoría
Informática y Auditoría de Partidos Políticos.
Diagonal
Tiene relación de coordinación diagonal con todas las unidades
administrativas a nivel central: Las Direcciones Generales al igual que
otras Direcciones y Departamentos; así como también a nivel Provincial,
Distrital y Comarcal con las cuales verifican la debida aplicación de los
Sistemas de Calidad y los Proyectos a ejecutar.
95
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
ESTRUCTURA ORGÁNICA ACTUAL DE LA
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVAS
DIRECCIÓN DE
INVESTIGACIONES
ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
DE INVESTIGACIONES
ADMINISTRATIVA
DEPTO. DE
INVESTIGACIONES
Elaborado por el Depto. de Desarrollo Institucional - Dirección de Planificación Última Revisión: Abril 2005
96
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
INSTITUCIÓN : TRIBUNAL ELECTORAL DE PANAMÁ
MANUAL DE : ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
DIRECCIÓN DE : INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVAS
Descripción: Base Legal, Objetivos, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Director (a), por:
Relaciones de Coordinación, Departamento
que lo conforma y Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DESPACHO SUPERIOR Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES 20/2/04 8/6/04 Despacho
ADMINISTRATIVAS Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto No. 107(de 26 de octubre de 1990), por el cual se modifican y
adicionan algunos artículos al Reglamento Interno del Tribunal Electoral,
aprobado mediante Decreto 76 de 5 de abril de 1979.
Objetivos
Garantizar que los funcionarios cumplan con las normas legales
establecidas por el Tribunal Electoral.
Servir de organismo de consultas y verificador de todas las normas
estatutarias y legales que fundamentan su accionar en la sociedad
panameña en cuanta al servicio que prestan los funcionarios públicos.
Funciones
Garantizar a través del seguimiento la supervisión a nuestros
funcionarios en cada uno de los programas y actividades de la
Institución.
Planificar programas de asesoría y prevención a los funcionarios a nivel
nacional.
Garantizar que las consultas electorales se realicen dentro del marco de
la ley y transparencia.
97
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Vigilar que los partidos políticos cumplan con la correcta ejecución del
proceso democrático.
Proteger los derechos de los ciudadanos dándoles respuestas a sus
quejas y denuncias.
Supervisar que los funcionarios cumplan con las Normas Administrativas
contenidas en el Reglamento Interno.
Velar por la confiabilidad de la información.
Proporcionar los recursos necesarios para el desarrollo de las
investigaciones y mejoramiento de las mismas.
Instruir al personal del área respecto a las responsabilidades y funciones
de su competencia.
Atribuciones del Director(a) de Investigaciones Administrativas.
Planificar, organizar, supervisar y evaluar el desarrollo de las
actividades, programas y proyectos que realiza la Dirección.
Coordinar y supervisar las diferentes investigaciones que se llevan a
cabo en la Dirección a nivel nacional.
Participar en las reuniones y comisiones de trabajo que efectúen a nivel
superior.
Presentar a las instancias superiores, información periódica del avance
de las investigaciones que ejecuta la Dirección.
Velar por la disciplina, asistencia y rendimiento del personal técnico y
administrativo que laboran en la Dirección.
Realizar reuniones periódicas con el personal bajo su cargo, para
programar, evaluar y mejorar acciones que contribuyan al desempeño
eficaz, eficiente de los programas que desarrolla la Dirección.
Preparar y sustentar el plan anual de trabajo y el presupuesto de la
Dirección.
Preparar y remitir los informes que requieran las instancias superiores.
Realizar investigaciones de oficio cuando tenga conocimiento de alguna
posible irregularidad administrativa.
Participar personalmente en las diligencias de investigaciones y toma de
declaraciones a las personas involucradas en el caso que se atienda en
la Dirección.
98
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Relaciones de Coordinación de la Dirección de Investigaciones
Administrativa.
Vertical
Tiene relación directa de comunicación y coordinación vertical en forma
ascendente con el Despacho Superior, de quien depende
jerárquicamente y de quien se reciben instrucciones precisas.
Horizontal
Mantiene relación de comunicación y coordinación horizontal con la
Dirección de Fiscalización General, a fin de hacer cumplir las normas,
parámetros y procedimientos administrativos que se realizan en el
Tribunal Electoral.
Diagonal
Mantiene relaciones de coordinación y comunicación diagonal con las
Unidades Administrativas, Direcciones Generales y Direcciones
Provinciales del Tribunal Electoral.
Extrainstitucional
Mantiene relación extrainstitucional con el Ministerio Público y la Fiscalía
Electoral, Dirección General de Migración y Naturalización, Dirección
Nacional de Pasaporte ya que están vinculadas con el trabajo de
investigación.
Departamento que lo conforma
Para el cumplimiento de sus funciones cuenta con una organización interna
conformada por el:
Departamento de Investigaciones Administrativas.
99
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a), por:
Relaciones de Coordinación y Organigrama.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES Fecha Fecha de Aprobado
ADMINISTRATIVAS de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIONES 20/2/04 8/6/04 Despacho
ADMINISTRATIVAS Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base legal.
Objetivos
Establecer las condiciones para el recibo de quejas y denuncias
presentadas por la ciudadanía en general y los funcionarios.
Contribuir con los niveles superiores en la realización e información del
seguimiento investigativo de las denuncias.
Funciones
Recibir las denuncias y quejas. Proceder al análisis y recopilación de
datos para el desarrollo del proceso investigativo.
Suministrar informe preliminar a la Dirección y Subdirección de
Investigaciones Administrativas sobre las investigaciones realizadas.
Coordinar la elaboración de los planes, programas y presupuesto
correspondiente a las actividades que debe realizar la Dirección de
acuerdo con las directrices establecidas.
Presentar los informes que le sean solicitados sobre el desarrollo de sus
funciones.
Atender los asuntos relacionados con la selección, incorporación,
registro y control del personal e informar a lo Directivos las novedades
que se generen.
Realizar giras de supervisión nacional.
100
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Revisar los informes preliminares que presentan los investigadores.
Realizar reuniones con el equipo de trabajo en forma semanal con el fin
de intercambiar opiniones sobre los avances de los casos a investigar.
Estructurar los requerimientos necesarios en el programa de denuncia
con la Dirección de Informática.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Investigaciones
Administrativas.
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades que realiza el
departamento.
Dirigir y coordinar la elaboración del informe de las actividades
relevantes ejecutadas por el departamento.
Elaborar el Plan de Trabajo y el presupuesto anual del departamento.
Velar por la asistencia, disciplina y rendimiento del personal bajo su
responsabilidad.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Investigaciones
Administrativas.
Vertical
Tiene relación directa de comunicación y coordinación vertical en forma
ascendente con la Dirección de Investigaciones Administrativas, de
quien depende jerárquicamente y de quien recibe instrucciones
precisas.
Diagonal
Tiene relación de coordinación diagonal con todas las Unidades
Administrativas del Tribunal Electoral, por la naturaleza de sus
funciones.
Extrainstitucional
Tiene relación de coordinación extrainstitucional con el Ministerio
Público, la Fiscalía Electoral, Policía Técnica Judicial, Dirección de
Información e Investigación Policial, Dirección General de Migración y
Naturalización, Dirección Nacional de Pasaporte, Caja del Seguro
Social, Contraloría General de la República, Juzgados Municipales y
Juzgados Electorales.
101
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
ESTRUCTURA ORGÁNICA ACTUAL DE LA
DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN GENERAL
DIRECCIÓN DE
FISCALIZACIÓN GENERAL
Elaborado por el Depto. de Desarrollo Institucional - Dirección de Planificación Última Revisión: Abril 2005
102
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
INSTITUCIÖN : TRIBUNAL ELECTORAL DE PANAMÁ
MANUAL DE : ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
DIRECCIÓN DE : FISCALIZACIÓN GENERAL
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones. por:
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
CONTRALORÍA GENERAL DE LA Fecha Fecha de Aprobado
REPÚBLICA de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN GENERAL Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
(Ver base legal de la Contraloría General de la República).
Objetivo
Fiscalizar y regular el movimiento de los fondos asignados al Tribunal
Electoral vía presupuesto nacional o donaciones, lo mismo que otros
ingresos que se registren en la institución.
Funciones
Ver funciones de la Contraloría General de la República.
103
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
ESTRUCTURA ORGÁNICA ACTUAL DE LA
DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA
DIRECCIÓN DE
INFORMÁTICA
SUBDIRECCIÓN
DE INFORMÁTICA
DEPTO. DE DEPTO. DE DEPTO. DE DEPTO. DE
DEPTO. DE DEPTO. DE DEPTO. DE
ADMINISTRACIÓN DEPTO. DE REDES Y DESARROLLO DE CENTRO DE
SEGURIDAD CONTROL DE SERVICIOS
DE PROYECTOS INFRAESTRUCTURA COMUNICACIONES SISTEMAS PROCESAMIENTO
INFORMÁTICA CALIDAD ADMINISTRATIVOS
INFORMÁTICOS DIGITALES INFORMÁTICOS INFORMÁTICO
Elaborado por el Depto. de Desarrollo Institucional - Dirección de Planificación Última Revisión: Abril 2005
104
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
INSTITUCIÖN : TRIBUNAL ELECTORAL DE PANAMÁ
MANUAL DE : ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
DIRECCIÓN DE : INFORMÁTICA
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Director (a), por:
Relaciones de Coordinación, Departamentos
que la conforman y Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DESPACHO SUPERIOR Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA 03/03/05 27/4/05 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto No. 107 de 26 de octubre de 1990, por el cual se modifican y
adicionan algunos artículos al Reglamento Interno, aprobado mediante
Decreto No. 76 de 5 de abril de 1979.
Objetivos
Elaborar una gestión eficaz para elaborar, planificar, implementar y
mantener los sistemas, procesos, infraestructura necesarios.
Fortalecer la seguridad Informática de la Institución.
Ser responsable de la Sistematización y Transmisión Extraoficial de
Resultados para los procesos electorales.
Ser facilitador de una estructura tecnológica vanguardista,
proporcionando soluciones basadas en las tecnologías de la información
y comunicaciones.
Proponer y promover el desarrollo de aplicaciones que permitan
automatizar las actividades de cada una de las direcciones
administrativas.
Proveer capacitación continúa en materia tecnológica, a los funcionarios
del Tribunal Electoral.
105
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Poner a disposición de los usuarios equipos computarizados modernos
en buen funcionamiento; al igual, que programas informáticos que les
permita desarrollar mejor su trabajo.
Administrar las redes informáticas existentes, interviniendo
oportunamente en la supervisión, monitoreo y solución de problemas.
Funciones
Administrar, ejecutar, coordinar y supervisar todas las actividades
necesarias que permitan el uso de los recursos informáticos de la
institución, asegurando de esta forma su correcto funcionamiento como
herramienta de trabajo integral de apoyo tecnológico.
Orientar, asesorar y entrenar a los funcionarios a su cargo,
involucrándose en el trabajo de los mismos, a fin de que las
responsabilidades asignadas se cumplan eficientemente.
Trazar planes de capacitación para los funcionarios del área, que
respondan a las necesidades de actualización. Gestionar su aprobación
y coordinar su ejecución.
Elaborar planes factibles de actualización tecnológica (renovación y
adquisición de hardware y software) que responda efectivamente a las
necesidades del Tribunal Electoral de Panamá.
Afinar las normas y los procedimientos administrativos, racionalizar
tareas, establecer controles y responsabilidades.
Evaluar las herramientas computarizadas o no, que permitan optimizar la
gestión y los procedimientos de las demás direcciones.
Implementar, analizar, diseñar, desarrollar y mantener sistemas de
información, para el procesamiento operativo / contable de la institución.
Asegurar el resguardo de la información en línea y de las
correspondientes copias de seguridad, así como de los planes de
contingencia para salvaguardar la información que manejan las
Direcciones Generales (Cedulación, Registro Civil y Organización
Electoral) y administrativas de la institución.
Plantear políticas para mantener actualizados los sistemas de la
Institución.
Controlar el uso eficiente de los Sistemas de Información y el Control de
Calidad de los mismos, para que la información sea oportuna, confiable
y de acuerdo a las necesidades de la toma de decisiones.
106
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Representar a la institución ante organismos externos, clientes,
proveedores, entidades certificadoras y otros, en cualquier asunto
relacionado con el sistema de información y de Informática.
Promover la formalización y estandarización de los sistemas y procesos
automatizados más relevantes para la operación de los procesos
electorales y administrativo de la institución.
Atribuciones del Director(a) de Informática
Brindar informes mensuales al despacho superior en cuanto a la
ejecución de las actividades desarrolladas en la dirección.
Contar con un plan de mantenimiento preventivo y correctivo de la
plataforma informática.
Establecer, coordinar y supervisar las tareas asignadas al personal a su
cargo, evaluando sus resultados.
Responder por el plan de adquisiciones de equipo cómputo y
tecnológico cumpliendo con los estándares de la Dirección de
Informática y disponibilidad presupuestaria.
Tener conocimiento de todos los informes que deben ser emitidos por la
Dirección y disponer las acciones correspondientes, para su
cumplimiento.
Mantener relaciones de coordinación y comunicación con las
dependencias del Tribunal Electoral, a nivel nacional.
Responder por la Administración de Licencias de uso de software de
paquetes computacionales.
Distribuir el personal a su cargo de acuerdo con las necesidades
operativas del área, asignando tareas y aplicando sanciones en los
casos en que no se cumplan.
Relaciones de Coordinación de la Dirección de Informática:
Vertical
Coordina verticalmente hacia arriba en línea jerárquica con la Sala de
Acuerdos de la cual recibe directrices operacionales. Igualmente
coordina y se comunica hacia abajo con los Departamentos de
Desarrollo de Proyectos, Servicios Administrativos, Seguridad
Informática, Infraestructura, Redes y Comunicaciones, Control de
Calidad, Centro de Procesamiento Informático y Desarrollo de Sistemas;
quienes dependen administrativamente de ésta Dirección.
107
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Horizontal
Mantiene relaciones de coordinación horizontal con la Dirección de
Compras y Proveeduría. Igualmente con la Dirección de Recursos
Humanos, Finanzas y la Dirección Administrativa, en cuanto a las
acciones operativas y administrativas que se realizan en forma conjunta.
Diagonal
Mantiene relación de coordinación diagonal con las Direcciones
Generales y las otras Unidades Administrativas del Tribunal Electoral.
Extrainstitucional
Tiene relaciones de coordinación extrainstitucional, con instituciones
vinculadas al área de trabajo como: Ministerio de Economía y Finanzas,
Policía Nacional, Cuerpo de Bomberos, Bancos, Machetazo, Rey, APC,
TECNASA, SONITEL, COMPUTER WORD, MULTITEK, CIBERNÉTICA,
KADAIR, XEROX, B&G TRUTH CORP, ECCSA, UPS de Panamá,
COMPULAB, Medios Digitales, INFOSGRROUP, Centauri, Exsys, Data
Security, Soluciones Seguras, MICROSOFT, SSA Sistemas, GlobalTek.
Departamentos que lo conforman
Para el cumplimiento de sus labores cuenta con una organización interna
conformada por los Departamento de:
Administración de Proyectos Informáticos,
Seguridad Informática
Infraestructura,
Redes y Comunicaciones Digitales,
Desarrollo de Sistemas Informáticos,
Control de Calidad,
Centro de Procesamiento Informático y
Servicios Administrativos.
108
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a), por:
Relaciones de Coordinación.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE 04/03/05 27/4/05 Despacho
PROYECTOS INFORMÁTICOS Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Sala de Acuerdos No. 25 de 2 de abril de 2004.
Objetivo
Contribuir en el diseño, ejecución y evaluación del plan de desarrollo
informático que contemple los proyectos que soliciten el Despacho
Superior, las Direcciones Generales y Administrativas de la Institución,
además de las que sean propuestas por los funcionarios de la Dirección
de Informática y las Comisiones Electorales durante un proceso de
consulta popular.
Funciones
Promover acciones para el desarrollo de soluciones informáticas que
logren los objetivos asignados al Tribunal Electoral.
Promover la coherencia y consistencia entre las actividades
institucionales y su plan de desarrollo informático.
Determinar criterios para evaluar los resultados obtenidos de los
proyectos informáticos.
Realizar estudios e investigaciones para el diagnóstico de las
necesidades de proyectos informáticos y presentar alternativas de
solución.
Formular y recomendar planes y programas para el desarrollo de las
políticas institucionales en materia informática.
109
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Evaluar las aplicaciones informáticas de funcionamiento en todos los
niveles de la institución.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Administración de
Proyectos Informáticos
Brindar informes semanales a la Dirección en cuanto al avance de los
proyectos.
Realizar reuniones con los miembros del departamento para comunicar
sobre cambios y otros aspectos generales.
Realizar estudios en cuanto a la ejecución del proyecto, factibilidad y
costos.
Brindar una documentación completa a los administradores del proyecto.
Evaluar y dar seguimiento a los proyectos para verificar la ejecución de
los mismos.
Coordinación con los proveedores externos en cuyos casos tengan
intervención directa con el proyecto a desarrollar.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Administración de
Proyectos Informáticos
Vertical
Se coordina en forma ascendente en línea jerárquica con la Dirección de
Informática del cual depende administrativamente y recibe las directrices
técnicas operativas.
Horizontal
Se coordina con los otros departamentos que conforman la Dirección de
Informática.
Diagonal
Mantiene relaciones de coordinación y comunicación diagonal con las
Unidades Administrativas, las Direcciones Generales y Direcciones
Provinciales del Tribunal Electoral.
Extrainstitucional
Tiene relaciones de coordinación extrainstitucional con lo proveedores
dependiendo del tipo de proyectos que se este ejecutando.
110
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a), por:
Relaciones de Coordinación.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD 14/03/05 27/4/05 Despacho
INFORMÁTICA Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Sala de Acuerdos No.25 de 2 de abril de 2004.
Objetivos
Establecer las políticas y normas de seguridad informática y definir los
responsables de su desarrollo, implantación y gestión.
Analizar los riesgos existentes sobre la arquitectura de la red y
establecer las acciones necesarias para su reducción o eliminación.
Administrar la Base de Datos con el fin de garantizar la protección de la
información.
Funciones
Administrar la Red Digital Institucional.
Administrar las Bases de Datos.
Administrar los Usuarios.
Administrar el Correo Electrónico.
Administrar el Internet.
Administrar la Red Corporativa Institucional.
Administrar el Sistema de Seguridad Física.
111
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Mantener el portal de la institución con las actualizaciones
correspondientes para brindar a los funcionarios información actualizada
de todas las Direcciones Generales y Direcciones Administrativas.
Investigar y evaluar nuevos software
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Seguridad Informática
Planificar, controlar, coordinar y supervisar el funcionamiento adecuado
y eficiente del departamento.
Brindar los lineamientos necesarios a cada funcionario de sus
responsabilidades y deberes dentro del departamento.
Dirigir y supervisar la realización de estudios e investigaciones sobre
seguridad informática de las dependencias del Tribunal Electoral.
Atender consultas y orientar al personal Directivo y Técnico de la
institución en la utilización de métodos y técnicas de seguridad
informática más apropiadas y efectivas para el desarrollo y
fortalecimiento administrativo.
Asistir a reuniones para tratar asuntos relacionados con las actividades
que ejecuta el Departamento de Seguridad Informática.
Brindar informes sobre el avance de las actividades del Departamento.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Seguridad Informática
Vertical
Tiene relación de coordinación vertical hacia arriba en línea jerárquica
con la Dirección de Informática de la cual depende administrativamente.
Horizontal
Se coordina con los otros departamentos que conforman la Dirección de
Informática.
Diagonal
Tiene relación de coordinación diagonal con todas las unidades
administrativas de la Institución.
112
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Extrainstitucional
Mantiene una relación de coordinación y comunicación extrainstitucional
con algunas instituciones, entre las cuales están: CIBERNÉTICA,
GLOBALTEK GROUP PANAMÁ, EKSYS, CENTAURY TECNOLOGIES,
SOLUCIONES SEGURAS, SSA SISTEMAS, MICROSOFT DE PANAMÁ
o cualquier otro proveedor cuyos productos son utilizados para
garantizar el buen funcionamiento de la plataforma informática.
113
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a), por:
Relaciones de Coordinación.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE INFRAESTRUCTURA 15/7/04 27/4/05 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Sala de Acuerdos No. 25 de 2 de abril de 2004.
Objetivos
Dar servicio de mantenimiento, preventivo perfectivo y correctivo, a la
plataforma de equipos informáticos de la Institución.
Coordinar y planificar las actividades técnicas (reportes) y
administrativas del departamento.
Velar por que la plataforma externa mantenga los niveles óptimos de
funcionamiento.
Funciones
Coordinar todas las actividades inherentes al Departamento de Soporte
Técnico.
Coordinar reuniones con la Gerencia de la Dirección.
Preparar informes con criterio técnico sobre adquisición de equipos
informáticos.
Analizar y asignar reportes a los técnicos dependiendo del caso.
Crear políticas de trabajo dentro del departamento, verificando y
comprobando su implementación.
Colaborar Inter.-departamental en relación a la implantación de sistemas
y logística relacionada con la ejecución de planes de la Dirección.
114
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Crear proyecciones de incorporación de nuevos productos de hardware
y software.
Orientar a técnicos en el diagnóstico de problemas de hardware/software
y su posible solución.
Instalar y configurar el Sistema Operativo para PC’s.
Instalar, verificar y diagnosticar el PC’s y portátiles, así como sus
componentes internos y externos. (Tarjetas red, video, SCII, sonido,
PCMCIA), Memorias, Unidades de discos Duros y disqueteras, Fuentes
de poder).
Instalar y configurar los diferentes tipos de software.
Instalar y configurar los equipos periféricos (Impresoras, Scanner, UPS,
Multi faxes, Equipos de Tríada, Cámara, lector de huellas & firmas, lector
de código de barras, Proyectores).
Apoyar técnicamente en la habilitación de sitios donde haya
presentación con proyectores o data show.
Monitorear y solucionar los problemas en la red análoga y digital.
Realizar el traslado y conexión de equipos de cómputo, UPS,
impresoras, etc.
Realizar giras de mantenimiento y atención de reportes múltiples en las
diferentes instalaciones Provinciales, Distritales y Juzgados Penales
Electorales del Tribunal Electoral a nivel Nacional y la Fiscalía Electoral
en el área de atención de Soporte Técnico.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Infraestructura
Responsable del buen funcionamiento de la estructura informática de la
institución.
Responsable de la instalación y configuración de los programas básicos
Windows, antivirus, drivers etc.
Supervisar el levantamiento de criterios técnicos para la infraestructura.
Supervisar el soporte técnico informático que el departamento ofrece a
las direcciones generales y administrativas en lo referente a
infraestructura.
115
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Relaciones de Coordinación del Departamento de Infraestructura
Vertical
Se coordina verticalmente en forma ascendente en línea jerárquica con
la Dirección de Informática del cual depende administrativamente y
recibe las directrices operativas.
Horizontal
Se coordina con los otros departamentos que integran la Dirección de
Informática.
Diagonal
Tiene relaciones de coordinación intra institucional diagonal con todas
las unidades administrativas a nivel Institucional, Comarcal y Provincial
del Tribunal Electoral.
Extrainstitucional
Mantiene relación de coordinación y comunicación con los siguientes
proveedores: TECNASA, SONSET, SONITEL, COMPUTER WORD,
COMPUTER CONECTION, MULTITEK, COMPULAB.
116
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a), por:
Relaciones de Coordinación.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE REDES Y 15/7/04 27/4/05 Despacho
COMUNICACIONES DIGITALES Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Sala de Acuerdos No.25 de 2 de abril de 2004.
Objetivo
Velar por el buen funcionamiento de la red de voz y datos institucional y
brindar mantenimiento y soporte de la misma en todas las dependencias
de la institución.
Funciones
Ejecutar labores de supervisión, operación y control de todo tipo de
programas de monitoreo y mantenimiento de la red de comunicaciones,
de acuerdo a las normas establecidas a fin de mantener el nivel de
calidad óptimo requerido.
Ejecutar el procedimiento a seguir en cualquier condición o problema
que afecte la calidad y buen funcionamiento de los equipos del sistema
de comunicaciones.
Investigar y analizar los incidentes en los sistemas de comunicaciones
internos o externos.
Colaborar en la elaboración de normas para el mantenimiento y/o
instalación de equipos de comunicaciones, así como en los
procedimientos de control de los mismos y sugerir modificaciones que
contribuyan a mejorar el servicio.
Velar por el buen funcionamiento de los instrumentos y equipos.
117
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Revisar periódicamente las políticas de seguridad a nivel WAN, según
requerimiento.
Monitorear los eventos de los elementos de red remotos.
Analizar y evaluar alternativas de solución ante problemas que se
detecten en el uso de las Redes Locales y en la red de área amplia.
Llevar a cabo entrenamiento al personal relacionado a las actividades
que realiza, cuando así se requiera.
Proveer entrenamiento al personal bajo su cargo, con relación a las
actividades que desempeñan.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Redes y Comunicaciones
Digitales
Coordinar trabajos, evaluar requerimientos, planear y coordinar con
jefaturas de áreas afines, trabajos y proyectos cuya responsabilidad es
compartida.
Atender incidentes surgidos en la Red WAN, evaluar nuevos proyectos y
productos y proponer la solución más conveniente para la institución.
Planear y coordinar estrategias para resolver problemas.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Redes y
Comunicaciones Digitales
Vertical
Tiene relación directa de comunicación y coordinación vertical en forma
ascendente con la Dirección de Informática, de quien depende
jerárquicamente y de quien se reciben instrucciones precisas.
Horizontal
Mantiene relación de coordinación horizontal con los departamentos que
conforman la Dirección de Informática; para hacer cumplir las normas y
parámetros en cuanto a redes y comunicaciones se refiere.
118
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Diagonal
Mantiene relaciones de coordinación y comunicación diagonal con las
Direcciones Generales y con todas las unidades administrativas a nivel
Distrital, Comarcal y Provincial del Tribunal Electoral, igualmente con la
Fiscalía Electoral.
Extra institucional
Mantiene relación extra institucional con los siguientes proveedores:
CWP, CONTINEX.
119
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a), por:
Relaciones de Coordinación.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE DESARROLLO DE 15/7/04 27/4/05 Despacho
SISTEMAS INFORMÁTICOS Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto No. 76 del 5 de abril de 1979.
Objetivos
Desarrollar sistemas de información como respuesta a las necesidades
institucionales y de las distintas áreas de interés, que tiendan a optimizar
el funcionamiento de la Administración Institucional.
Coordinar las actividades de desarrollo e implantación de sistemas de
información.
Evaluar de manera permanente los sistemas implantados y brindar el
mantenimiento respectivo, de acuerdo a programas de trabajo
establecidos y según las solicitudes que presenten los usuarios.
Definir programas permanentes de capacitación y continuación.
Evaluar de forma continúa las aplicaciones en producción con el fin de
mejorar el funcionamiento de los mismos y satisfacer las necesidades de
los clientes internos y externos.
Funciones
Elaborar el plan de trabajo para los analistas y dar seguimiento al
mismo.
Coordinar todas las actividades inherentes al Departamento de
Desarrollo de Sistemas Informáticos.
Realizar reuniones de coordinación con la Dirección.
120
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Verificar la asistencia del personal para tener conocimiento del personal
con que se cuenta en un momento determinado.
Realizar análisis de requerimiento para el desarrollo de las aplicaciones.
Asistir a las reuniones donde se traten diferentes temas de interés para
la institución.
Realizar las migraciones correspondientes a las herramientas del
desarrollo actualizadas.
Realizar los trabajos sensitivos en el aspecto de la programación.
Mantener comunicación constante con DBA para discutir temas
referentes al espacio, creación de tablas, al momento de implantar
módulos nuevos.
Elaborar las listas de los diferentes programas que hay que realizar o
indicar aquellos que se utilicen dependiendo del evento que se desea
cubrir.
Brindar conocimientos básicos a los programadores que entran a
trabajar por primera vez, explicarles la forma de trabajar y los estándares
que se utiliza en todos los trabajos.
Elaborar informe de avance de las actividades de se departamento.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Desarrollo de Sistemas
Informáticos.
Disponer de una perspectiva integral de los proyectos para poder
planear las actividades a desarrollar.
Responder a la Dirección por los trabajos asignados.
Realizar informes de gestión.
Evaluar al personal en cuanto al rendimiento que el mismo realice.
Conocer las herramientas de desarrollo para apoyar al personal bajo su
cargo, en el ejercicio de sus funciones.
Mantener una constante comunicación de relación con los
departamentos que les proveen herramientas para el ejercicio de sus
funciones y la del personal a su cargo.
121
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Relaciones de Coordinación del Departamento de Desarrollo de Sistemas
Informáticos.
Vertical
Se coordina en forma ascendente en línea jerárquica con la Dirección de
Informática del cual depende administrativamente y recibe las directrices
técnicas operativas.
Horizontal
Existe una relación de coordinación horizontal con los otros
departamentos que componen la Dirección de Informática.
Diagonal
Tiene relación de coordinación diagonal con todas las Direcciones
Generales, Direcciones Provinciales, Direcciones Distritales y
Direcciones Comarcales; además de las Direcciones y Departamentos
Administrativos a nivel nacional para la elaboración de programas de
desarrollo de sistemas informáticos.
Extrainstitucional
Tiene relaciones de coordinación extrainstitucional con los siguientes
proveedores: INFOSGROUP, BOOT STUDIO, CIBERNETICA.
122
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a), por:
Relaciones de Coordinación.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE 15/7/04 27/4/05 Despacho
CALIDAD Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Sala de Acuerdos No.25 de 2 de abril de 2004.
Objetivos
Establecer planes, estándares y procedimientos que agregarán valor al
proyecto, satisfaciendo sus restricciones y las políticas de la
organización.
Asegurar que los planes estándares y procedimientos se ajustan a las
necesidades del proyecto y a las normas aplicables.
Revisar las actividades del proyecto y auditar los productos entregables
durante todo el ciclo de vida, suministrando a la alta dirección de
visibilidad acerca de cómo el proyecto se adhiere a sus planes,
estándares y procedimientos establecidos.
Realizar el Control de Calidad de todos los trabajos de Desarrollo de
Sistemas Informáticos realizados por los programadores de
computadoras, certificando la calidad de la información contenida.
Colaborar en el desarrollo de un programa para que cumpla con los
requerimientos del usuario y entregar un producto de calidad.
Aumentar y mantener la calidad en el desarrollo de las aplicaciones
realizadas dentro de la Dirección.
Elaborar diagnósticos para evaluar el funcionamiento de los sistemas en
producción o por implantarse; con el fin, de aportar observaciones y
recomendaciones que sirvan de referencia para mejorar el producto o
validar su funcionamiento.
123
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Evaluar toda la plataforma informática a nivel de software y generar
informe cuyo norte sea la eficiencia del servicio a los clientes.
Funciones
Coordinar las actividades relacionadas con el Departamento.
Ejecutar los programas entregados por el Departamento de Desarrollo
de Sistema Informáticos y sugerir las correcciones si lo amerita.
Administrar los requerimientos de los usuarios en cuanto a
modificaciones a las aplicaciones.
Planificar el proyecto conjuntamente con el Departamento de Desarrollo
de Sistemas Informático, en cuanto a preparar un Plan de Verificación
de software, en la etapa de análisis, diseño y pruebas de aceptación.
Brindar seguimiento y control de las modificaciones o aplicaciones que
se desarrollen.
Enviar las solicitudes de estadísticos y listados verificados con su debido
control de calidad a producción para que sean generadas.
Realizar verificación funcional, para corroborar el cumplimiento de los
requisitos además de forma física, para que el código fuente y todos los
documentos asociados estén completos.
Verificar los procesos que se derivan de las Convenciones de Partidos
Políticos.
Realizar en las actividades electorales la revisión de los diferentes
padrones de las mismas.
Verificar las actualizaciones que requieren los sistemas.
Generar un sistema de control de calidad para los BD’S.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Control de Calidad
Garantizar que el software ha sido representado de acuerdo con ciertos
estándares predefinidos.
Conseguir un software desarrollado de manera uniforme y más
manejable por los usuarios finales.
Asignar las tareas provenientes del director o subdirector.
124
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Realizar informe mensual.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Control de Calidad
Vertical
Tiene relación directa de comunicación y coordinación vertical en forma
ascendente con la Dirección de Informática, de quien depende
jerárquicamente y de quien recibe instrucciones precisas.
Horizontal
Existe una relación de coordinación horizontal con los otros
departamentos que componen la Dirección de Informática.
Diagonal
Tiene relación de coordinación diagonal con todas las Direcciones
Generales, Direcciones Provinciales, Direcciones Distritales y
Direcciones Comarcales además de las Direcciones y Departamentos
Administrativo a nivel nacional, para la elaboración de programas de
desarrollo de sistemas informáticos.
125
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a), por:
Relaciones de Coordinación.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
CENTRO DE PROCESAMIENTO 18/3/05 27/4/05 Despacho
INFORMÁTICO Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto No.76 del 5 de abril de 1979.
Objetivos
Velar por el funcionamiento óptimo y continuo de los equipos y
componentes de la planta interna informática, así como su operación y
salvaguardar en medio magnético de la data, además de la ejecución de
procesos para la aplicación y desarrollo de sistemas de información
mediante el procesamiento electrónico de datos.
Garantizar la recuperación de la información manteniendo datos
actualizados de la plataforma informática.
Brindar soporte primario y asesoramiento, en la buena utilización de los
recursos informáticos, a nivel de hardware y software, a los distintos
usuarios finales internos, por conducto del Escritorio de Ayuda.
Garantizar la seguridad y respaldo en medios magnéticos de la data de
los sistemas de información y las bases de datos, contenidas en los
equipos de la plataforma informática.
Ejecutar procesos y llevar a cabo la impresión de listados y estadísticos;
así como de grabar en medio magnético, el producto de los procesos e
impresiones.
Llevar bitácoras diarias de las tareas realizadas, de forma que se
puedan dar reportes de funcionamiento de atención de los diferentes
servicios que prestamos.
126
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Funciones
Planificar, coordinar, supervisar y controlar los aspectos técnicos y
administrativos, los proyectos y actividades de trabajo relacionados con
el Departamento.
Coordinar y supervisar el mantenimiento preventivo y correctivo de los
equipos y componentes que conforman la plataforma de tecnología
informática de la Institución.
Diseñar y presentar a nivel superior las recomendaciones sobre la
fijación de objetivos y metas del Departamento.
Coordinar y supervisar la implantación, mantenimiento y mejoramiento
de los sistemas de procesamiento electrónico de datos, tomando en
consideración las sugerencias y experiencias del personal técnico y nivel
superior.
Coordinar y controlar la seguridad física del Data Center y el Centro
Alterno, áreas estas que conforman el Departamento.
Coordinar con los proveedores, el mantenimiento preventivo y correctivo
de todos los equipos y componentes que conforman la plataforma
informática (planta interna), así como de la Sala Cofre del Data Center.
Mantener el buen funcionamiento y operatividad de todos los
componentes que conforman la plataforma de tecnología informática
(planta interna) y de la red digital institucional a nivel nacional.
Cumplir con la ejecución de los procesos electrónicos de datos que se
lleven a cabo en el Data Center y el Centro Alterno generados por la
sección de Producción.
Coordinar y supervisar el mantenimiento preventivo y correctivo de los
inversores en provincias.
Realizar monitoreo de equipos.
Atribuciones del Jefe(a) del Centro de Procesamiento Informático
Garantizar el buen funcionamiento del Data Center y Centro Alterno del
Centro de Procesamiento Informático.
Organizar, supervisar y evaluar el desarrollo de las actividades que
realiza el Departamento.
127
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Garantizar la seguridad del Data Center.
Impartir instrucciones para la elaboración del plan de trabajo, directrices
y lineamientos que delegue la dirección.
Relaciones de Coordinación del Centro de Procesamiento Informático
Vertical
Se coordina verticalmente en forma ascendente en línea jerárquica con
la Dirección de Informática, del cual depende administrativamente y
recibe las directrices operativas.
Horizontal
Se coordina con todos los departamentos que integran la Dirección de
Informática.
Diagonal
Tiene relación de coordinación diagonal con todas las Direcciones
Generales, Direcciones Provinciales, Direcciones Distritales y
Direcciones Comarcales además de las Direcciones y Departamentos
Administrativo a nivel nacional, para la elaboración de programas de
desarrollo de sistemas informáticos.
Extrainstitucional
Mantiene relación de coordinación y comunicación con los siguientes
proveedores: UPS PANAMA, Servicios Eléctricos Villarreal, ACCECO,
Global Tek, B&G Truth. Corp, ECCSA, XEROX.
128
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a), por:
Relaciones de Coordinación.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS 18/3/05 27/4/05 Despacho
ADMINISTRATIVOS Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto No.76 del 5 de abril de 1979.
Objetivos
Programar, organizar y controlar los recursos humanos, financieros y
materiales, así como los servicios generales que la Dirección necesita
para el desarrollo de sus funciones.
Llevar el registro y control de asistencia del personal que trabaja en la
Dirección.
Entregar los comprobantes de pago a los funcionarios y personal de la
Dirección, recabar las firmas correspondientes y llevar a cabo los
trámites inherentes.
Integrar, controlar y mantener actualizados los expedientes del personal
de la Dirección.
Tramitar y controlar ante la Dirección de Recursos Humanos los
movimientos y las incidencias del personal de la Dirección.
Elaborar el anteproyecto de programa presupuesto y presentarlo al
Director.
Ejecutar el presupuesto asignado a la Dirección con criterio de
racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal, con estricto apego a la
normatividad establecida en la materia.
Administrar la seguridad física de la Dirección en cuanto a los sistemas
de vigilancia y los controles de acceso.
129
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Administrar y controlar el ejercicio del presupuesto autorizado para la
Dirección.
Adquirir, almacenar y suministrar oportunamente los materiales,
mobiliario, equipo, refacciones y artículos en general, necesarios para el
funcionamiento de la Dirección.
Controlar el activo fijo asignado a la Dirección, para brindar informes al
departamento de Bienes Patrimoniales.
Programar, organizar y controlar los trabajos de mantenimiento y
conservación de los equipos de cómputo de la Dirección.
Mantener el inventario de los equipos informáticos actualizados.
Funciones
Coordinar todas las actividades administrativas inherentes a la Dirección
de Informática.
Coordinar la ejecución del presupuesto, en los aspectos de compras de
equipos, piezas y útiles de oficinas, a la vez del mantenimiento y
mejoras para la Dirección.
Asistir a las reuniones de coordinación con la Dirección.
Coordinar la creación de políticas de trabajos, manuales de
procedimientos para la Dirección.
Administrar la seguridad física de la Dirección, en cuanto a los sistemas
de vigilancia y los controles de acceso.
Realizar el control de la asistencia, tiempo compensatorio y vacaciones
del personal de la Dirección.
Controlar los inventarios de activos de los bienes informáticos piezas y
útiles de oficinas.
Organizar lista de equipos para descarte para el Departamento de
Bienes Patrimoniales.
Coordinar los servicios al usuario para darle seguimiento y servir como
enlace entre la Dirección y las demás oficinas del Tribunal Electoral.
Supervisar el control de la central telefónica de registro civil.
130
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Revisar los controles de la entrada y la salida del personal de planta
interna como externa y personal ajeno a la institución.
Autorizar las notas de salida de equipos.
Coordinar el traslado del personal de la Dirección y equipos informáticos
a cualquier punto solicitado.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Servicios Administrativos
Garantizar la buena ejecución del presupuesto de la Dirección.
Dar acceso de entrada a la Dirección y de mantener el sistema del
servicio aplicando los controles de acuerdo a las políticas establecidas.
Mantener al día y en orden los controles de asistencia, de viáticos,
tiempo compensatorio y otros documentos que son enviados fuera de la
Dirección.
Mantener al día y en orden los controles de inventario para que los
mismos en un momento dado se conozcan el estado del depósito de la
Dirección.
Brindar los lineamientos necesarios de las funciones, responsabilidades
de cada uno de los funcionarios de la Dirección.
Suministrar a todos los funcionarios de la Dirección de los equipos y
materiales necesarios para el buen desempeño en el ejercicio de sus
funciones.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Servicios
Administrativos
Vertical
Se coordina verticalmente en forma ascendente en línea jerárquica con
la Dirección de Informática, del cual depende administrativamente y
recibe las directrices operativas.
Horizontal
Se coordina con todos los departamentos que integran la Dirección de
Informática.
131
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Diagonal
Tiene relación de coordinación diagonal con todas las Direcciones
Generales, Direcciones Provinciales, Direcciones Distritales y
Direcciones Comarcales además de las Direcciones y Departamentos
Administrativo a nivel nacional, para la elaboración de programas de
desarrollo de sistemas informáticos.
Extrainstitucional
Mantiene relación de coordinación y comunicación con los siguientes
proveedores: SONSET, SONITEL, KADAIR, COA PANAMA, XEROX,
JELLINI.
132
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
ESTRUCTURA ORGÁNICA ACTUAL DE LA
DIRECCIÓN DE COMPRAS Y PROVEEDURÍA
DIRECCIÓN COMPRAS Y
PROVEEDURÍA
SUBDIRECCIÓN
DE COMPRAS Y
PROVEEDURÍA
DEPTO. DE DEPTO. DE
COMPRAS PROVEEDURIA
Elaborado por el Depto. de Desarrollo Institucional - Dirección de Planificación Última Revisión: Abril 2005
133
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
INSTITUCIÖN : TRIBUNAL ELECTORAL DE PANAMÁ
MANUAL DE : ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
DIRECCIÓN DE : COMPRAS Y PROVEEDURÍA
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Director (a), por:
Relaciones de Coordinación, Departamentos
que lo conforman y Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DESPACHO SUPERIOR Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DIRECCIÓN DE COMPRAS Y 20/7/04 22/7/04 Despacho
PROVEEDURÍA Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto No. 17 (de 7 de abril de 1998).
Objetivo
Garantizar la adquisición de Bienes y Servicios requeridos por las
unidades administrativas del Tribunal Electoral, mediante la aplicación
de las normas y procedimientos contenidos en el reglamento interno,
que rige la materia, a fin de contribuir oportunamente a la atención de las
necesidades requeridas para la ejecución de los planes y programas
institucionales.
Funciones
Programar y presidir los actos públicos de Compras Menores,
Solicitudes de Precios, Licitaciones Públicas y Concursos mediante la
aplicación de las disposiciones legales vigente, a fin de asegurar la
transparencia de las mismas.
Formular las especificaciones técnicas en coordinación con las unidades
solicitantes y realizar la elaboración de los pliegos de cargos, a partir de
las solicitudes de Bienes y Servicios presentados a la Dirección de
Compras y Proveeduría, para que sirvan de base a los actos públicos.
Programar las Licitaciones y autorizar las Órdenes de Compra,
verificando que los materiales y equipos adquiridos cumplan con las
especificaciones establecidas en la solicitud.
134
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Controlar y dar seguimiento en la tramitación que conlleva al proceso de
compra (solicitudes hasta la adquisición del bien y/o servicio y orden de
compra en el almacén) garantizado la entrega de estos bienes a las
unidades administrativas solicitante para el logro de los objetivos
propuestos.
Comunicar y coordinar con las unidades administrativas y el
Departamento de Proveeduría del Tribunal Electoral la concesión de él
trámite de compras, mediante el cumplimiento de las disposiciones
legales vigentes a fin de lograr la agilización de la gestión administrativa
institucional.
Presentar informes de las actividades realizadas en todo el proceso de
adquisición de bienes y/o servicios, institucionales mediante la
información oportuna que permite la entrega de los bienes y servicios
para el logro de los planes y programas institucionales.
Verificar que los servicios, materiales, bienes y equipos adquiridos
cumplan con las especificaciones establecidas mediante la tramitación
correspondiente que asegure la entrega oportuna de los mismos.
Coordinar con el Departamento de Presupuesto, las actividades
referentes a la disponibilidad de las partidas presupuestarias para la
adquisición de bienes y servicios, a fin de cumplir con los planes y
programas institucionales.
Preparar y mantener actualizado el Manual de Especificaciones
Técnicas con la participación de las unidades ejecutoras en el proceso
de abastecimiento, a fin de asegurar la entrega oportuna de los bienes y
servicios.
Establecer la programación para la adquisición de los materiales, bienes,
servicios de acuerdo con las necesidades presentadas por las unidades
ejecutoras, a fin de garantizar la ejecución de los planes y programas
institucionales.
Asesorar a las unidades gestoras en el proceso de compras, mediante la
aplicación de las disposiciones legales vigentes, a fin de garantizar el
logro de los planes y programas institucionales.
Atribuciones del Director(a) de Compras y Proveeduría
Dirigir y supervisar la elaboración de los pliegos de cargos en
coordinación con las unidades administrativas.
135
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Participar en los actos públicos y en las reuniones de homologación con
los contratistas.
Coordinar y supervisar la realización de los actos públicos, la evaluación
de las propuestas y la adjudicación definitiva.
Velar por la disciplina, asistencia y rendimiento del personal que labora
en la dirección.
Planificar, dirigir, coordinar y controlar el proceso de compras
institucionales (solicitudes hasta la adquisición de bienes y/o servicios y
orden de compras en el almacén), mediante la aplicación de las normas,
métodos y reglamentación establecida en la legislación vigente a fin de
asegurar la ejecución de los planes y programas del Tribunal Electoral.
Planificar las compras de los materiales y equipos en base a las
directrices impartidas y la disponibilidad de las partidas presupuestarias.
Supervisar el cumplimiento en la tramitación de las solicitudes de bienes
y servicios que se reciben en la Dirección, asegurando la continuidad de
los planes y programas institucionales.
Participar conjuntamente con los Jefes de Departamento en la
elaboración del plan anual de trabajo y presupuesto de la Dirección.
Preparar informes de las actividades ejecutadas por la Dirección.
Orientar y asesorar a las dependencias del Tribunal Electoral, en materia
de adquisición de bienes y servicios, mediante el establecimiento de
normas y reglamentaciones según legislación vigente.
Mantener adecuadas relaciones de coordinación y comunicación con las
Dependencias del Tribunal Electoral; otras Instituciones Públicas y
Privadas, relativo al proceso de compras a nivel institucional.
Relaciones de Coordinación de la Dirección de Compras y Proveeduría
Vertical
Coordina verticalmente hacia arriba en línea jerárquica con el Despacho
Superior de la cual depende administrativamente y recibe directrices
operacionales. Igualmente coordina y se comunica hacia abajo
jerárquicamente y permanentemente con los Departamentos de Compra
y de Proveeduría, quienes dependen administrativamente de ésta
Dirección.
136
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Horizontal
Mantiene relaciones de coordinación y comunicación horizontal con las
Direcciones de Informática, Administrativa, Finanzas y Recursos
Humanos.
Diagonal
Mantiene relación de coordinación diagonal con las Direcciones
Generales, con las Unidades Administrativas las Direcciones
Provinciales, las oficinas Distritales y Comárcales del Tribunal Electoral.
Extrainstitucional
Mantiene relación de coordinación extrainstitucional con el Ministerio de
Economía y Finanzas y la Contraloría General de la República.
Departamento que lo conforman
Para el cumplimiento de sus labores cuenta con una organización interna
conformada por los Departamentos de:
Compras y
Proveeduría
137
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE COMPRAS Y Fecha Fecha de Aprobado
PROVEEDURÍA de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE COMPRAS 20/7/04 22/7/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto No. 17 del 7 de Abril de 1998.
Objetivo
Adquirir los bienes y servicios necesarios, que cumplan con los
requerimientos de calidad y especificaciones de las unidades
administrativas del Tribunal Electoral, para el eficaz funcionamiento de
las actividades a desarrollar por la Institución.
Funciones
Organizar, coordinar y supervisar las actividades relacionadas con la
adquisición y suministro de materiales y otros insumos que requiere la
Institución.
Establecer y supervisar el cumplimiento de las normas,
reglamentaciones y procedimientos establecidos para la adquisición de
bienes y servicios.
Mantener comunicación con los proveedores a fin de obtener
información sobre precios, características y otros aspectos relacionados
con materiales y equipos.
Planificar conjuntamente con el sectorialista de las diferentes unidades
administrativas, la compra de los bienes y servicios que se requieren en
la Institución considerando la disponibilidad presupuestaria.
Coordinar con el Departamento de Proveeduría la existencia y
necesidades de abastecimiento de los bienes que requieran las
unidades administrativas.
138
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Elaborar informes sobre actividades cumplidas por la unidad, que
incluyan recomendaciones para el mejoramiento de los servicios.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Compras.
Elaborar los pliegos de cargos en coordinación con las unidades
administrativas.
Velar por la disciplina, asistencia y rendimiento del personal que labora
en la Dirección.
Planificar, dirigir, coordinar y controlar el proceso de compras
institucionales (solicitudes hasta la adquisición de bienes y/o servicios y
orden de compras en los almacenes), mediante la aplicación de las
normas, métodos y reglamentación establecida en la legislación vigente,
a fin de asegurar la ejecución de los planes y programas del Tribunal
Electoral.
Planificar las compras de los materiales y equipos en base a las
directrices impartidas y la disponibilidad de las partidas presupuestarias.
Supervisar el cumplimiento en la tramitación de las solicitudes de bienes
y servicios que se reciben en la Dirección, asegurando la continuidad de
los planes y programas institucionales.
Participar conjuntamente con los Directores en la elaboración del plan
anual de trabajo y presupuesto del Departamento.
Preparar informes de las actividades ejecutadas por la Dirección.
Orientar y asesorar a las dependencias del Tribunal Electoral, con
materia de adquisición de bienes y servicios, mediante el
establecimiento de normas y reglamentaciones según legislación
vigente.
Mantener adecuadas relaciones de coordinación y comunicación con las
dependencias del Tribunal Electoral; otras Instituciones Públicas y
Privadas, relativo al proceso de compras a nivel institucional.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Compras.
Vertical
Coordina verticalmente hacia arriba en línea jerárquica con la Dirección
de Compras y Proveeduría de la cual depende administrativamente y
recibe directrices operacionales.
139
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Horizontal
Mantiene relaciones de coordinación y comunicación horizontal con el
Departamento de Proveeduría.
Diagonal
Mantiene relación de coordinación diagonal con las otras Direcciones
Generales y Unidades Administrativas así como también con las
Direcciones Provinciales, Distritales y Comarcales del Tribunal Electoral.
Extrainstitucional
Coordina con otras dependencias del Gobierno Central, las nuevas
reglamentaciones en la materia y los cambios en los sistemas
compartidos (SIAFPA).
140
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE COMPRAS Y Fecha Fecha de Aprobado
PROVEEDURÍA de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE PROOVEDURÍA 20/7/04 22/7/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto No. 17 (de 7 de abril de 1998).
Objetivo
Coordinar el almacenamiento y distribución de los equipos y materiales
que se adquieren a través de la Dirección de Compras y Proveeduría,
con el fin de garantizar un efectivo y rápido proceso en las tareas de
recepción, custodia y distribución.
Funciones
Lograr el almacenamiento temporal de mercancía de los bienes y
equipos adquiridos.
Velar que la entrega de mercancía por parte de los proveedores sea
oportuna.
Coordinar con los proveedores y unidades administrativas la recepción y
distribución de los bienes de acuerdo con las especificaciones de la
orden de compra ó contrato.
Mantener registros y control de los bienes almacenados.
Realizar inventarios físico periódico para fines de control e información.
Informar al Departamento de Compras y a la Unidad Administrativa
respectiva cuando su inventario llegue al mínimo establecido para la
planificación de su adquisición.
Colocar las placas de identificación respectivas a los activos recibidos.
141
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Velar que se cumplan las disposiciones legales y administrativas
vigentes.
Vigilar que existan y se cumplan la medidas de seguridad y protección
que eviten accidentes tanto al personal como a los bienes del almacén.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Proveeduría.
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades de recepción,
almacenamiento y despacho de los materiales, útiles, equipos y otros
insumos que se requieran para el funcionamiento de las dependencias
administrativas del Tribunal Electoral.
Organizar, supervisar y dar seguimiento al registro, ubicación y custodia
de todos los materiales y equipos entregados en el Departamento de
Proveeduría.
Orientar al personal de recepción sobre la necesidad de verificar que los
materiales y equipos entregados en el departamento, cumplan con las
cantidades y especificaciones establecidas en las Órdenes de Compras.
Programar la distribución de los materiales adquiridos de acuerdo con
los lineamientos y directrices establecidos por la Dirección.
Velar por el buen estado y conservación de los materiales adquiridos y
equipos almacenados de acuerdo con los lineamientos y directrices
establecidos por la Dirección.
Coordinar y supervisar la realización de inventarios periódicos en el
departamento.
Garantizar que los funcionarios de la unidad administrativa cuenten
dispongan del equipo y las herramientas necesarias para la realización
de sus funciones.
Velar por la disciplina, asistencia y rendimiento del personal que labora
en el Departamento de Proveeduría.
Presentar informes de las actividades relevantes ejecutadas por el
Departamento de Proveeduría y otras que le sean solicitada por la
Dirección.
Garantizar la existencia de los materiales en inventario, coordinando con
el Departamento de Compras, la reposición de aquellos materiales que
llegan a su nivel mínimo de inventario.
142
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Relaciones de Coordinación del Departamento de Proveeduría
Vertical
Coordina verticalmente hacia arriba en línea jerárquica con la Dirección
de Compras y Proveeduría de la cual depende administrativamente y
recibe directrices operacionales.
Horizontal
Mantiene relaciones de coordinación y comunicación horizontal con el
Departamento de Compras.
Diagonal
Mantiene relación de coordinación diagonal con las Direcciones
Generales, Unidades Administrativas, las Direcciones Provinciales, las
oficinas distritales y comarcales del Tribunal Electoral.
143
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
ESTRUCTURA ORGÁNICA ACTUAL DE LA
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
DEPTO. DE DEPTO. DE
DEPTO. DE DEPTO. DE DEPTO. DE DEPTO. DE
MANTENIMIENTO BIENES
IMPRENTA SEGURIDAD COMUNICACIONES TRANSPORTE
Y ASEO PATRIMONIALES
Elaborado por el Depto. de Desarrollo Institucional - Dirección de Planificación Última Revisión: Abril 2005
144
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
INSTITUCIÖN : TRIBUNAL ELECTORAL DE PANAMÁ
MANUAL DE : ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
DIRECCIÓN : ADMINISTRATIVA
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Director (a), por:
Relaciones de Coordinación, Departamentos
Panamá Depto. de
que lo conforman y Organigrama. Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DESPACHO SUPERIOR Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 7/6/04 15/7/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto 76 de 5 de abril de 1979
Objetivo
Asegurar la adecuada ejecución de los servicios administrativos
(transporte, seguridad, comunicaciones, impresión de documentos,
mantenimiento y aseo al igual que bienes patrimoniales) para todas las
dependencias del Tribunal Electoral, de manera eficaz y racional a fin de
lograr el oportuno y eficiente cumplimiento de las acciones programadas
en el ámbito institucional.
Funciones
Planificar, organizar, coordinar y reorientar conjuntamente con los
departamentos que integran el esquema administrativo, las actividades
administrativas, a través de reuniones periódicas para evaluar los
procesos administrativos, a fin de lograr el cumplimiento de las acciones
programadas en el ámbito institucional.
Facilitar a todas las unidades administrativas los servicios de transporte,
seguridad, comunicaciones, impresión de documentos, registro de
bienes patrimoniales y mantenimiento y aseo, mediante la coordinación
con cada una de ellas, responsables de cada acción, con el propósito
de que se logre un eficiente funcionamiento de la institución.
145
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Evaluar las consultas vinculadas a las actividades que le formulen las
dependencias del Tribunal y otros organismos, relacionados con las
acciones administrativas que sean competencia de la Dirección
Administrativas.
Garantizar e integrar oportunamente la inclusión de partidas y ajustes en
el presupuesto y proporcionar a la Dirección de Asesoría Legal los
documentos sustentadores para la confección de contratos especiales y
así tramitar ágilmente los mismos.
Velar por el mantenimiento del transporte terrestre y marítimo al igual
que los seguros de vehículos de la institución en el ámbito nacional.
Procurar el funcionamiento eficiente de la red nacional de
comunicaciones del Tribunal Electoral.
Llevar un adecuado registro y control de los muebles e inmuebles de la
institución.
Atender los requerimientos de impresión de documentos y
mantenimiento de las instalaciones de la institución.
Velar por el aseo y mantenimiento de cada oficina de nuestra institución.
Velar por la seguridad de los Magistrados, demás funcionarios y de las
instalaciones de la institución.
Garantizar permanente vigilancia y custodia de personas y bienes de la
institución.
Atribuciones del Director(a) de Administración.
Dirigir, coordinar y controlar los servicios administrativos que realizan
sus dependencias para el cumplimiento oportuno y eficiente de las
actividades programadas.
Orientar a los jefes de departamento, bajo su cargo, en la elaboración
de los planes de trabajo, determinación de prioridades, gastos y metas
de los proyectos y actividades que realizan inherentes a las áreas de su
incumbencia.
Coordinar la elaboración del presupuesto y plan anual de trabajo de la
dirección.
Absolver consultas y reclamaciones relacionadas con las actividades
que sean competencia de la Dirección Administrativa.
146
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Velar por la actualización y registro de los inventarios de bienes muebles
e inmuebles del Tribunal Electoral.
Relaciones de Coordinación de la Dirección Administrativa.
Vertical
Coordina verticalmente hacia arriba con el despacho superior, del cual
depende jerárquicamente. Mantiene relación de coordinación
permanente con los Departamentos de Imprenta, Seguridad,
Comunicaciones, Mantenimiento y Aseo, Transporte y Bienes
Patrimoniales, adscritos a esta dirección.
Horizontal
La Dirección Administrativa tiene vínculos operativos, horizontalmente
con las direcciones de Compras y Proveeduría, Informática, Finanzas y
Recursos Humanos.
Diagonal
Mantiene vínculos con las direcciones nacionales, así como con otras
dependencias administrativas, tales como las direcciones provinciales,
distritales y comarcales igualmente con las demás unidades
administrativas que compone el Tribunal Electoral.
Extrainstitucional
Mantiene vínculo extrainstitucional, con entes estatales, que de una u
otra forma, coadyuvan en la atención y/o coordinación de actividades
propias para el logro de los objetivos de la institución.
Departamentos que lo conforman
Para el cumplimiento de sus funciones cuenta con una organización interna
conformada por los Departamentos de:
Imprenta
Seguridad
Comunicaciones
Mantenimiento y Aseo
Transporte y
Bienes Patrimoniales.
147
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Director (a), por:
Relaciones de Coordinación, Departamentos
Panamá Depto. de
que lo conforman y Organigrama. Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE IMPRENTA 7/6/04 15/7/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto 147 de 10 de agosto de 1981
Objetivo
Implementar, en forma eficiente los servicios de impresión,
encuadernación y publicación de documentos institucionales.
Funciones
Atender las solicitudes de impresión, encuadernación y publicación de
documentos oficiales, requeridos por las diferentes instancias de la
institución.
Procurar el mejor cuidado y conservación del equipo de impresión y de
los materiales utilizados para la prestación eficiente del servicio.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Imprenta
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades que realiza el
departamento, en cuanto a la elaboración de arte e impresión de
documentación.
Dirigir y coordinar la elaboración del informe de las actividades
relevantes ejecutadas por el departamento.
148
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Elaborar el plan de trabajo y el presupuesto anual del departamento.
Velar por la asistencia, puntualidad, disciplina y rendimiento del personal
bajo su responsabilidad.
Evaluar las reglamentaciones y procedimientos utilizados para la
prestación del servicio que se brinda y presentar recomendaciones
para que se efectúen mejoras que procuren mayor eficiencia.
Revisar, los documentos, informes y toda correspondencia que se
genere en la unidad administrativa.
Preparar trimestralmente informes sobre actividades más relevantes
realizadas por el departamento.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Imprenta.
Vertical
Tiene relación de coordinación vertical hacia arriba con la Dirección
Administrativa de la cual depende jerárquicamente.
Horizontal
Tiene vínculos operativos en forma horizontal con los departamentos
de Seguridad, Comunicaciones Mantenimiento y Aseo, Transporte y
Bienes Patrimoniales.
Diagonal
Mantiene vínculos con las direcciones generales, nacionales y otras
dependencias administrativas así como con las direcciones provinciales,
distritales y comarcales.
Extrainstitucional
Mantiene vínculo extrainstitucional, muy limitado con entidades
estatales y privadas, en la medida de requerimientos u orientación para
la consecución de recursos que coadyuven a la prestación de un mejor
servicio.
149
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
departamento, Relaciones de Coordinación,
Departamentos que lo conforman y Panamá Depto. de
Organigrama. Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD 7/6/04 15/7/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base legal
Objetivo
Velar por la seguridad de personas y bienes de la Institución.
Funciones
Controlar el acceso a las instalaciones de personas ajenas a la
institución.
Brindar servicio de vigilancia durante las audiencias y demás actos
oficiales de la institución.
Vigilar permanentemente las diferentes instalaciones de la institución.
Custodiar permanentemente las residencias de los magistrados.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Seguridad.
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades que realiza el
departamento.
Velar porque los servicios de seguridad, se brinden con la eficiencia
necesaria, según las normas y procedimientos establecidos.
Mantener adecuados mecanismos de coordinación sobre aspectos
vinculados con la prestación del servicio que brinda el departamento.
150
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Tramitar, ante la unidad administrativa de la cual depende, los
requerimientos de personal, que sean necesarios para la prestación del
servicio.
Evaluar las reglamentaciones y procedimientos utilizados para la
prestación del servicio y recomendar a su superior jerárquico para que
se efectúen las mejoras que sean procedentes.
Revisar, los documentos e informes que se generen en esta unidad
administrativa.
Preparar informes trimestrales sobre las actividades más relevantes
realizadas por el departamento.
Participar en la elaboración del plan de trabajo y presupuesto anual del
departamento.
Velar por el rendimiento y disciplina del personal bajo su cargo.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Seguridad.
Vertical
Mantiene coordinación vertical ascendente con la Dirección
Administrativa de la cual depende jerárquicamente y con la que
mantiene una estrecha vinculación de trabajo, para lograr un mejor
desarrollo de sus funciones.
Horizontal
Tiene relación de coordinación y comunicación horizontal con los
departamentos de Imprenta, Comunicaciones, Mantenimiento y Aseo,
Transporte y Bienes Patrimoniales.
Diagonal
Mantiene vínculos con las direcciones generales, nacionales y otras
dependencias administrativas al igual que a las direcciones provinciales,
distritales y comarcales según sea requerido sus servicios.
Extrainstitucional
Mantiene vínculo extrainstitucional, muy reducido, con entes estatales,
dada la misión para la que fue creada esta unidad administrativa.
151
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE COMUNICACIONES 7/6/04 15/7/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base legal
Objetivo
Garantizar el funcionamiento óptimo de los sistemas de la red nacional y
local de comunicaciones del Tribunal Electoral.
Funciones
Atender, oportunamente las solicitudes relacionadas con el área de
comunicaciones, que realicen las diferentes unidades administrativas
Instalar equipos de comunicaciones que sean requeridos por las
diferentes instancias administrativas del Tribunal Electoral.
Mantener un inventario permanente y actualizado de los radios
portátiles, repetidoras, bases de radio, antenas y todo equipo de
comunicaciones de la institución.
Vigilar el mantenimiento de los sistemas de comunicación en el ámbito
nacional realizando las reparaciones en cada caso, de ser necesarias.
Brindar orientación en la administración y uso de los equipos de
comunicaciones.
Brindar el servicio de audio en actividades de la institución, en la
grabación de sesiones de audiencias del Consejo Nacional de Partidos
Políticos y en otras actividades propias de la institución.
152
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Atribuciones del Jefe (a) del Departamento de Comunicaciones.
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades que realiza el
departamento.
Velar porque los servicios de comunicaciones, se brinde con la eficiencia
necesaria, según las normas y procedimientos establecidos.
Presentar a la unidad administrativa de la cual depende los
requerimientos de personal, y materiales que sean necesarios para la
prestación de los servicios.
Evaluar las reglamentaciones y procedimientos utilizados para la
prestación de los servicios hacer recomendaciones a su superior para
que se efectúen las mejoras que sean procedentes.
Revisar, verificar y aprobar los documentos e informes que se produzcan
en esta unidad administrativa.
Preparar informes trimestrales sobre las actividades más relevantes que
realice el departamento.
Participar en la elaboración del plan de trabajo y presupuesto anual del
departamento.
Estimular el mayor rendimiento del personal que labora en el
departamento y procurar su disciplina en el desempeño.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Comunicaciones.
Vertical
Mantiene coordinación vertical ascendente con la Dirección
Administrativa de la cual depende jerárquicamente y con la que
mantiene una estrecha vinculación de trabajo para lograr un eficiente
desarrollo de sus funciones.
Horizontal
Tiene relación de coordinación y comunicación horizontal con los
Departamentos de Imprenta, Seguridad, Mantenimiento y Aseo,
Transporte y Bienes Patrimoniales.
153
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Diagonal
Mantiene vínculos con las direcciones generales así como con otras
dependencias administrativas, direcciones provinciales, distritales y
comarcales.
Extrainstitucional
Mantiene relaciones o vínculo extrainstitucional, en medida que haya
relación de materia, con miras a lograr una mayor eficiencia en la
cobertura de la red de comunicaciones.
154
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y 7/6/04 15/7/04 Despacho
ASEO Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto 101 de 1 de junio de 1981.
Objetivo
Participar activamente en la gestión administrativa a través de la
dotación de los servicios de mantenimiento, en el ámbito nacional, así
como el aseo de las instalaciones en la ciudad de Panamá.
Funciones
Atender los requerimientos en materia de soldadura, construcción,
pintura, ebanistería, refrigeración, electricidad, plomería y aseo en las
diferentes instalaciones de la institución.
Supervisar el adecuado y eficaz desempeño en el servicio de aseo en
las distintas áreas y oficinas de la institución.
Atender las solicitudes de personal para la realización de mudanzas,
descartes y traslado de mobiliario y equipo.
Supervisar el mantenimiento de las plantas eléctricas ubicadas en las
instalaciones de la institución en la ciudad de Panamá.
Velar por el mantenimiento general de las instalaciones de la institución.
155
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Atribuciones del Jefe (a) del Departamento de Mantenimiento y Aseo.
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades que realiza el
departamento.
Velar porque los servicios de aseo y mantenimiento, se brinde con la
eficiencia necesaria, según las normas y procedimientos establecidos.
Mantener adecuados mecanismos de coordinación sobre aspectos
vinculados con la prestación de los servicios que brinda el
departamento.
Presentar ante la unidad administrativa de la cual depende los
requerimientos de personal, y materiales que sean necesarios para la
prestación de los servicios.
Evaluar las reglamentaciones y procedimientos utilizados para la
prestación de los servicios y hacer recomendaciones a su superior para
que se efectúen las mejoras que sean procedentes.
Revisar los documentos e informes que se produzcan en el
departamento.
Preparar informes trimestrales sobre las actividades más relevantes
realizadas por el departamento.
Participar en la elaboración del plan de trabajo y presupuesto anual del
departamento.
Estimular el mayor rendimiento y disciplina del personal que labora en el
departamento.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Mantenimiento y Aseo.
Vertical
Mantiene coordinación vertical ascendente con la Dirección
Administrativa de la cual depende jerárquicamente y con la que
mantiene una estrecha vinculación de trabajo para lograr un eficiente
desarrollo de sus funciones.
156
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Horizontal
Tiene relación de coordinación y comunicación horizontal con los
Departamentos de Imprenta, Seguridad, Comunicación, Transporte y
Bienes Patrimoniales.
Diagonal
Mantiene vínculos con las direcciones generales así como con otras
dependencias administrativas, las direcciones provinciales, distritales y
comarcales.
Extrainstitucional
Mantiene vínculo extrainstitucional, con entes estatales y privados, en la
medida que se den actividades interinstitucionales y sea necesario
procurar apoyo de recursos humanos y de materiales.
157
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE 7/6/04 15/7/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto 101 de 1 de junio de 1981.
Objetivo
Apoyar las diferentes actividades que realiza la institución, en el ámbito
nacional, a través de la dotación oportuna de medios de transporte
terrestre y acuático.
Funciones
Llevar el control diario del servicio de transporte y combustible para el
oportuno y eficaz cumplimiento de las actividades de las unidades
administrativas del Tribunal Electoral; a fin de coadyuvar a la ejecución
de los programas y proyectos en el ámbito institucional.
Atender la reparación del equipo rodante del Tribunal Electoral, a fin de
garantizar su funcionamiento.
Llevar un registro de los vehículos de la institución, tanto en la ciudad
capital como del resto de la república.
Llevar un registro de la adquisición y consumo de combustible y
lubricantes.
Mantener un estrecho contacto con los directores provinciales y
coordinadores regionales de la institución a fin de procurar el buen uso y
administración de los equipos e insumos inherentes al transporte
158
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Mantener coordinación con las unidades de enlace provinciales y en la
Comarca Kuna Yala, con relación al control y suministro de piezas,
accesorios, combustible y mantenimiento en general de transporte
terrestre y marítimo.
Atribuciones del Jefe (a) del Departamento de Transporte.
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades que realiza el
departamento.
Velar porque los servicios de transporte, se brinde con la eficiencia
necesaria, según las normas y procedimientos establecidos.
Mantener adecuados mecanismos de coordinación sobre aspectos
vinculados con la prestación de los servicios que brinda el
departamento.
Solicitar la unidad administrativa de la cual depende, los requerimientos
de personal y de materiales que sean necesarios para la prestación de
los servicios.
Evaluar las reglamentaciones y procedimientos utilizados para la
prestación de servicios y hacer recomendaciones a su superior para
que se efectúen las mejoras que sean procedentes..
Revisar, los documentos e informes que se produzcan en el
departamento.
Preparar informes trimestrales sobre las actividades más relevantes
realizadas por el departamento.
Participar en la elaboración del plan de trabajo y presupuesto anual del
departamento.
Estimular el mayor rendimiento y disciplina del personal que labora en el
departamento.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Transporte.
Vertical
Mantiene coordinación vertical ascendente con la Dirección
Administrativa de la cual depende jerárquicamente y con la que
mantiene una estrecha vinculación de trabajo para lograr un eficiente
desarrollo de sus funciones.
159
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Horizontal
Tiene relación de coordinación y comunicación horizontal con los
Departamentos de Imprenta, Seguridad, Comunicación, Mantenimiento
y Aseo y Bienes Patrimoniales.
Diagonal
Mantiene vínculos con las direcciones generales y otras dependencias
administrativas, así como con las direcciones provinciales, distritales y
comarcales.
Extrainstitucional
Mantiene vínculo extrainstitucional, con entes estatales y privados, en la
medida que se requiera una coordinación Interinstitucional y de servicio,
coadyuvantes a la consecución de recursos y apoyo recíproco.
160
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE BIENES 7/6/04 15/7/04 Despacho
PATRIMONIALES Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base legal.
Objetivo
Mantener un inventario permanente de los activos del Tribunal Electoral,
coadyuvante al fortalecimiento de la gestión pública.
Funciones
Registrar los activos provenientes del Almacén de Proveeduría, y
mantener actualizados los costos y niveles de depreciación de los
activos.
Elaborar informe del movimiento del patrimonio de la entidad.
Suplir al Departamento de Proveeduría de las placas u otros medios de
control de inventario, para identificar los activos y garantizar el debido
registro de los bienes de la institución.
Tramitar ante el Departamento de Avalúo de la Dirección General de
Bienes Patrimoniales del Ministerio de Economía y Finanzas y de la
Contraloría General de la República, las solicitudes de avalúos para
descarte y/o donaciones de enseres que ya no le sirvan a la institución.
Mantener actualizado el registro y control de inventario de los activos de
la institución.
161
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Atribuciones del Jefe (a) del Departamento de Bienes Patrimoniales.
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades inherentes al
departamento.
Velar porque los servicios del departamento de Bienes Patrimoniales, se
brinden con la eficiencia necesaria, según las normas y procedimientos
establecidos.
Mantener adecuados mecanismos de coordinación sobre aspectos
vinculados con la prestación de los servicios que brinda el
departamento.
Solicita a la unidad administrativa de la cual depende, los requerimientos
de personal y materiales que sean necesarios para la prestación de los
servicios.
Evaluar las reglamentaciones y procedimientos utilizados para la
prestación de los servicios y hacer recomendaciones a su superior para
que se efectúen las mejoras que sean procedentes.
Revisar los documentos e informes del departamento.
Preparar informes trimestralmente sobre las actividades más relevantes
realizadas por el departamento.
Participar en la elaboración del plan de trabajo y presupuesto anual del
departamento.
Estimular el mejor rendimiento y disciplina del personal que labora en el
departamento.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Bienes Patrimoniales.
Vertical
Mantiene coordinación vertical ascendente con la Dirección
Administrativa de la cual depende jerárquicamente y con la que se
mantiene una estrecha vinculación de trabajo para lograr un eficiente
desarrollo de sus funciones.
162
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Horizontal
Tiene relación de coordinación y comunicación horizontal con los
departamentos de Imprenta, Seguridad, Comunicación, Transporte y
Mantenimiento y Aseo.
Diagonal
Mantiene vínculos con las direcciones generales, así como con otras
dependencias administrativas y las direcciones provinciales, distritales y
comarcales.
Extrainstitucional
Mantiene vínculo extrainstitucional, especialmente con entidades tales
como el Ministerio de Economía y Finanzas y la contraloría General,
específicamente con las áreas de Catastro y Bienes Patrimoniales, con
miras a coordinar lo referente a descarte y/o donaciones de mobiliario y
equipo institucional, conociendo de antemano los lineamientos estatales
que rigen la materia.
163
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
ESTRUCTURA ORGÁNICA ACTUAL DE LA
DIRECCIÓN DE FINANZAS
DIRECCIÓN NACIONAL
DE FINANZAS
SUBDIRECCIÓN
NACIONAL DE
FINANZAS
DEPTO. DE SUBSIDIO DEPTO. DE DEPTO. DE
DEPTO. DE
DE PARTIDOS CONTABILIDAD ADMINISTRACIÓN
TESORERÍA
POLÍTICOS GUBERNAMENTAL PRESUPUESTARIA
SECCIÓN DE
SECCIÓN DE SECCIÓN DE
PROGRAMACIÓN
INGRESOS PAGO
FINANCIERA
Elaborado por el Depto. de Desarrollo Institucional - Dirección de Planificación Última Revisión: Abril 2005
164
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
INSTITUCIÓN : TRIBUNAL ELECTORAL DE PANAMÁ
MANUAL DE : ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
DIRECCIÓN DE : FINANZAS
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Director (a), por:
Relaciones de Coordinación, Departamentos
que la conforman y Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DESPACHO SUPERIOR Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DIRECCIÓN DE FINANZAS 20/4/04 7/9/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto No.76 del 5 de abril de 1979.
Objetivo
Garantizar que los recursos institucionales asignados al Tribunal
Electoral se planifiquen y administren de manera eficiente y efectiva,
mediante la utilización de adecuados sistemas de control y normas
establecidas para el desarrollo de la gestión administrativa de
Programas de inversión y manejo presupuestario y financiero así como
la simplificación de trámites, procesos institucionales, a fin de ofrecer
información adecuada y oportuna para la toma de decisiones que sean
de impacto al usuario.
Funciones
Definir y controlar las finanzas y acciones presupuestarias institucionales
a través de las instancias administrativas, mediante la adecuada
utilización de los recursos, mecanismos y controles establecidos a fin de
lograr los objetivos y metas propuestas.
Establecer el marco organizacional a través del diseño e implementación
de normas, sistemas y procedimientos institucionales a fin de fortalecer
con adecuados controles la gestión administrativa-operativa a nivel
institucional.
165
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Asegurar la formulación y evaluación del presupuesto de funcionamiento
e inversiones del Tribunal Electoral, a fin de garantizar el adecuado
manejo y control del presupuesto institucional.
Facilitar la toma de decisiones de la organización, información útil y
oportuna sobre la situación financiera y presupuestaria de la Institución a
nivel nacional a fin de garantizar el fiel cumplimiento de los principios de
contabilidad y requisitos legales establecidos en materia presupuestaria.
Asesorar, coordinar y dar seguimiento a los programas administrativos y
financieros del Tribunal Electoral, a fin de lograr la agilización de la
gestión administrativa institucional.
Atribuciones del Director(a) de Finanzas
Planificar, dirigir, coordinar y controlar los sistemas administrativos de
recursos humanos, financieros y tecnológicos, complejos que se
desarrollen a nivel institucional.
Orientar y asesorar al Despacho Superior y demás dependencias del
Tribunal Electoral, en materia de fortalecimiento institucional, mediante
el establecimiento de normas, métodos y sistemas de organización y
funciones administrativas.
Participar en la definición de objetivos y metas de los planes, programas,
proyectos y actividades administrativas y financieras que se desarrollan
en el Tribunal Electoral; al igual que en la revisión, adecuación y ajustes
de los mismos.
Emitir opiniones o presentar alternativas de solución a situaciones o
problemas de la organización y de sistemas administrativos y
financieros, según le sean solicitados por el nivel superior.
Orientar y asesorar a los funcionarios del nivel superior y el resto de las
dependencias administrativas en la aplicación y seguimiento de las
normas internas; al igual que las reglamentaciones presupuestarias y
fiscales emitidas por las autoridades competentes.
Preparar informes técnicos de las actividades relevantes ejecutadas por
la Dirección.
Coordinar y dar lineamientos técnicos para la formulación del
presupuesto general de funcionamiento anual del Tribunal Electoral.
Mantener adecuadas relaciones de coordinación y comunicación con las
dependencias del Tribunal Electoral, Instituciones Públicas, Privadas u
otros Organismos, en materia de Desarrollo Organizacional, Aspectos
Financieros y de Informática.
166
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Dirigir y orientar los planes anuales y operativos de la Dirección y sus
dependencias.
Relaciones de Coordinación de la Dirección de Finanzas
Vertical
Coordina verticalmente hacia arriba en línea jerárquica con el Despacho
Superior, del cual depende administrativamente. Hacia abajo
jerárquicamente mantiene relación de comunicación permanente con
los Departamentos de Administración Presupuestaria, Departamento de
Contabilidad Gubernamental, Departamento de Tesorería quienes
dependen administrativamente de esta Dirección.
Horizontal
Mantiene una efectiva relación de coordinación y comunicación
horizontal con la Dirección de Recursos Humanos, Dirección de
Informática, Dirección Administrativa y Dirección de Compras y
Proveeduría a través del apoyo logístico (normas, sistemas y controles)
y financiero que se le proporciona para que éstas logren administrar y
ejecutar sus planes y proyectos en forma efectiva.
Diagonal
Tiene relación de coordinación diagonal en su área de especialidad con
las Direcciones Generales, Sustantivas, Provinciales, Comarcales del
Tribunal Electoral vinculadas con las finanzas, la aplicación de normas y
estrategias para el buen uso de sus recursos.
Extrainstitucional
De igual forma se mantiene una coordinación extrainstitucional con
algunas instituciones vinculadas a nuestra área de trabajo, entre ellas:
Ministerio de Economía y Finanzas quienes nos brinda las normas y el
control presupuestario y como ente fiscalizador de las compras del
Estado, para asegurar el control fiscal y los post – aúditos en la
institución.
Departamentos que la conforman
Para el cumplimiento de sus funciones cuenta con una organización interna
conformada por los Departamentos de:
Administración Presupuestaria
Contabilidad Gubernamental
Subsidio Electoral y
Tesorería y las
Secciones de
ingresos
Programación Financiera y Pago.
167
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE FINANZAS Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN 20/4/04 7/9/04 Despacho
PRESUPUESTARIA Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Sala de Acuerdos No. 18 del 11 de abril de 1997.
Objetivo
Asegurar el eficaz y efectivo control de la ejecución del presupuesto del
Tribunal Electoral, mediante el registro de sus transacciones
operacionales; a fin de garantizar y mantener un balance mensual y
anual del saldo de las partidas presupuestarias de todas las
dependencias de la Institución.
Funciones
Mantener todas las transacciones presupuestarias debidamente
registradas, mediante un control diario mensual de la ejecución
presupuestaria a fin de conocer la disponibilidad presupuestaria a nivel
institucional utilizando los esquemas del Sistema Integrado de
Administración Financiera de Panamá (SIAFPA), enmarcados en los
principios y conceptos de la Contabilidad Presupuestaria.
Servir de órgano de consulta y asesoría a las autoridades del Tribunal
Electoral, a fin de orientar en lo relacionado a la ejecución
presupuestaria.
Vigilar la ejecución financiera del presupuesto de funcionamiento e
inversiones, a través del control de movimiento de las partidas
trimestrales y/o mensuales, de acuerdo a las políticas de racionalización
del gasto y maximización de los resultados.
168
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Acatar las disposiciones constitucionales, fiscales, leyes, decretos y
renglones de carácter normativos, relacionados con el sistema
presupuestario a fin de garantizar la unificación de criterios en lo
relacionado a la realidad presupuestaria, acorde a las normas de
contabilidad gubernamental.
Establecer y mantener adecuados medios de comunicación y
coordinación con las entidades y organismos, en aspectos referentes a
la administración presupuestaria a fin de garantizar la unificación de
criterios en lo relacionado a la realidad presupuestaria.
Elaborar el Presupuesto del Departamento de Administración
Presupuestaria.
Presentar a la Dirección de Planificación el Anteproyecto de
Presupuesto Consolidado de la Dirección de Finanzas.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Administración
Presupuestaria
Planificar, dirigir, coordinar y controlar los sistemas administrativos de
recursos humanos, financieros y tecnológicos, complejos que se
desarrollen a nivel institucional.
Orientar y asesorar al Despacho Superior y demás dependencias del
Tribunal Electoral, en materia de fortalecimiento institucional, mediante
el establecimiento de normas, métodos y sistemas de organización y
funciones administrativas.
Participar en la definición de objetivos y metas de los planes, programas,
proyectos y actividades administrativas y financieras que se desarrollan
en el Tribunal Electoral; al igual que en la revisión, adecuación y ajustes
de los mismos.
Emitir opiniones o presentar alternativas de solución a situaciones o
problemas de la organización y de sistemas administrativos y
financieros, según le sean solicitados por el nivel superior.
Orientar y asesorar a los funcionarios del nivel superior y el resto de las
dependencias administrativas en la aplicación y seguimiento de las
normas internas al igual que las reglamentaciones presupuestarias y
fiscales emitidas por las autoridades competentes.
Preparar informes técnicos de las actividades relevantes ejecutadas por
la Dirección.
169
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Coordinar y dar lineamientos técnicos para la formulación del
presupuesto anual del Tribunal Electoral.
Mantener adecuadas relaciones de coordinación y comunicación con las
dependencias del Tribunal Electoral, Instituciones Públicas, Privadas u
otros Organismos, en materia de Desarrollo Organizacional, Aspectos
Financieros y de Informática.
Dirigir y orientar los planes anuales y operativos de la Dirección y sus
dependencias.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Administración
Presupuestaria
Vertical
Coordina verticalmente hacia arriba en línea jerárquica con la Dirección
de Finanzas, del cual depende administrativamente.
Horizontal
Mantiene una efectiva relación de coordinación horizontal con los
Departamentos de: Contabilidad y Tesorería con los cuales coordinará
aspectos referentes al control presupuestario y financiero.
Diagonal
Tiene relación de coordinación diagonal con todas las unidades
administrativas a nivel central: La Dirección General de Registro Civil, la
Dirección General de Cedulación y la Dirección General de Organización
Electoral al igual que otras Direcciones y Departamentos; igualmente a
nivel provincial con las Direcciones Provinciales, Distritales y
Comarcales, con el cual coordinará aspectos referentes al control de sus
recursos para una mejor ejecución de sus partidas presupuestarias
(compromisos, transferencias, reembolsos y otros).
Extrainstitucional
Tiene relación de coordinación y comunicación permanente con la
Contraloría General de la República y el Ministerio de Economía y
Finanzas con la cual tiene vínculos en cuanto a modificaciones en el
Presupuesto, reembolsos, traslados de partidas, aumentos o
disminución de las partidas, transferencias, etc.
170
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE FINANZAS Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 20/4/04 7/9/04 Despacho
GUBERNAMENTAL Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto No. 76 de 5 de abril de 1979.
Objetivos
Lograr que el desarrollo de las actividades de Contabilidad General y
de costo, permitan suministrar al Despacho Superior y a las distintas
unidades administrativas, los estados financieros referentes a los
recursos (financieros activos), compromisos, patrimonios y resultados
operacionales del Tribunal Electoral, a fin de mantener en conformidad
las reglamentaciones legales vigentes.
Procurar la integración de las operaciones presupuestarias financieras
y patrimoniales, de las dependencias administrativas que operan a
nivel provincial, distrital y comarcal y local a fin de realizar
eficientemente todas las actividades de custodia, control, manejo y
desembolso de los fondos y valores que se administran en el Tribunal
Electoral.
Funciones
Asegurar la efectiva aplicación del Sistema de Contabilidad que
funciona en el Tribunal Electoral, mediante un desarrollo
pormenorizado de todas sus actividades, a fin de garantizar la eficacia
y eficiencia en todas sus operaciones.
Garantizar el registro actualizado de las operaciones y transacciones
que se ejecutar en la Institución mediante la efectiva utilización de los
sistemas y procedimientos señalados por la Contraloría General de la
República.
171
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Mantener un inventario perpetuo actualizado de todos los activos del
Tribunal Electoral, mediante un estricto control de las adquisiciones del
Tribunal Electoral, a fin de conocer la realidad de los bienes con que
cuenta la institución y las condiciones en que se encuentran.
Integrar las operaciones presupuestarias, financieras, patrimoniales de
las Direcciones Provinciales, Distritales y Comarcales, a fin de
mantener un balance adecuado de los registros contables.
Orientar y asesorar en materia contable al personal de contabilidad de
las Provinciales, Distritales y Comarcales mediante, seminarios,
charlas y reuniones de trabajo a fin de garantizar el dominio de los
estados e informes financieros y de todos los registros contables que
se realicen.
Proponer criterios técnicos para el diseño, implantación y desarrollo de
procedimientos de contabilidad al fin de satisfacer las exigencias de las
normas y reglamentaciones legales, fiscales y operativos vigentes.
Presentar a la Dirección de Finanzas, el Anteproyecto de Presupuesto
y el Plan Anual del Departamento, a fin de obtener las partidas
presupuestarias necesarias y garantizar el manejo de los recursos en
forma eficaz y eficiente.
Realizar la toma del Inventario físico a nivel Nacional de los Bienes
Patrimoniales de la Institución, conjuntamente con el Departamento de
Bienes Patrimoniales y la asesoría de la Dirección de Auditoría Interna.
Realizar los registros contables de las adquisiciones de bienes e
inmuebles de la Institución.
Realizar el registro de la depreciación acumulada de los bienes e
inmuebles de la Institución, según información suministrada por el
Departamento de Bienes Patrimoniales.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Contabilidad
Gubernamental
Dirigir, coordinar y supervisar todas las actividades contables que se
ejecutan en el Departamento.
Supervisar el registro de la disponibilidad de las partidas
presupuestarias.
Velar que los servicios que brinda el departamento, se ejecuten de
forma eficiente y expedita.
172
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Orientar al personal del Departamento sobre el diseño, implantación y
desarrollo de procedimientos de contabilidad.
Verificar y aprobar los informes financieros y contables que se
preparen en el Departamento referente al estado financiero del
Tribunal Electoral.
Verificar el cumplimiento de las normas y reglamentaciones
establecidas para las operaciones contables de la Institución.
Velar por la disciplina y rendimiento del personal a su cargo.
Dirigir y coordinar la elaboración de informes de las actividades
relevantes ejecutadas por el Departamento.
Controlar mediante registros los diferentes fondos y otros ingresos que
se manejan en el Tribunal Electoral.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Contabilidad
Gubernamental
Vertical
Coordina verticalmente hacia arriba en línea jerárquica con la Dirección
de Finanzas, del cual depende administrativamente.
Horizontal
Mantiene una efectiva relación de coordinación horizontal con los
Departamentos de: Administración Presupuestaria y Tesorería con los
cuales coordinará aspectos referentes al control presupuestario y
financiero.
Diagonal
Tiene relación de coordinación diagonal con todas las unidades
administrativas a nivel central: La Dirección General de Registro Civil,
la Dirección General de Cedulación y la Dirección General de
Organización Electoral al igual que otras Direcciones y Departamentos;
igualmente a nivel Provincial, Distrital y Comarcal, con el cual realiza
todas las actividades de custodia, control, manejo y desembolso de los
fondos que se administran en el Tribunal Electoral.
173
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE FINANZAS Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE SUBSIDIO A LOS 20/4/04 7/9/04 Despacho
PARTIDOS POLÍTICOS Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto 6 del 16 de agosto de 2005, según Boletín No.2124.
Objetivos
Fortalecer la Democracia a través de los Partidos Políticos.
Capacitar y Organizar a los Partidos Políticos para mejorar la calidad
de hombres y mujeres que van a dirigir el país.
Funciones
Coordinar con los Partidos Políticos la entrega de los Anteproyectos de
Presupuesto.
Recibir, revisar, analizar, discutir y tramitar los Anteproyectos de
Presupuestos, presentados por los Partidos Políticos.
Recibir, revisar y verificar los documentos presentados por los partidos
políticos, que sustentan las erogaciones realizadas.
Recibir y tramitar las solicitudes de traslado y verificar se existe la
viabilidad para las mismas. De ser aprobadas por la Sala de Acuerdos,
le dará el trámite correspondiente, notificará a los partidos políticos
para su ejecución y archivará la documentación.
Recibir las conciliaciones bancarias.
Recibir, verificar y confirmar las gestiones de cobro presentadas por
los partidos políticos.
Tramitar las publicaciones de los presupuestos, ejecuciones
presupuestarias, traslados de partidas, planillas de salarios, servicios
profesionales y honorarios de capacitación política.
174
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Preparar la solicitud de fondos en base a la mensualización de la
partida y remitirla a Tesorería.
Registrar la ejecución presupuestaria de la partida de subsidio estatal y
llevar los registros auxiliares de los fondos asignados a cada partido
político.
Registrar en los auxiliares, los traslados de partidas aprobados por
Sala de Acuerdos.
Emitir trimestralmente los informes de los registros auxiliares al
Despacho Superior y a los partidos políticos.
Elaborar el informe de ejecución financiera presupuestaria del subsidio
estatal de los partidos políticos.
Presentar informe de ejecución financiera trimestralmente al Consejo
Nacional de Partidos Políticos y a la Contraloría General de la
República.
Ser el custodio de los documentos sustentadores del informe de
gastos de los partidos políticos.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Subsidio a los Partidos
Políticos.
Dirigir, coordinar y supervisar todas las actividades a desarrollar por el
Departamento.
Impartir instrucciones para la preparación de informes que sean
solicitados y de las actividades realizadas.
Coordinar y supervisar la elaboración del plan y presupuesto anual del
Departamento.
Velar por la disciplina, asistencia y rendimiento del personal que labora
en el Departamento.
Participar en reuniones de trabajo con el personal técnico del
Departamento, sobre aspectos involucrados al desarrollo de sus
funciones.
Efectuar reuniones periódicas con los partidos políticos para la
coordinación de alguna decisión tomada por el Tribunal Electoral.
175
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Relaciones de Coordinación del Departamento de Subsidio a los Partidos
Políticos.
Vertical
Coordina verticalmente hacia arriba en línea jerárquica con la Dirección
de Finanzas, del cual depende administrativamente.
Horizontal
Mantiene una efectiva relación de coordinación horizontal con los
Departamentos de: Contabilidad con la cual coordina aspectos sobre
actividades de contabilidad general, el de Administración
Presupuestaria, con quienes coordinará aspectos referentes a la
asignación presupuestaria y el Departamento de Tesorería el cual
tramita la gestión de cobro de los diferentes partidos políticos y la
confecciona cheque.
Diagonal
Tiene relación de coordinación diagonal con la Dirección Ejecutiva
Institucional, quien se encarga de las publicaciones de los
presupuestos, ejecuciones presupuestarias, traslados de partidas,
planillas de salarios, Servicios Profesionales, Honorarios de
Capacitación Política; y coordina la documentación que va hacer
aprobada por Sala de Acuerdos. Secretaría General coordina las
solicitudes pedidas por la ciudadanía. Dirección de Auditoría Interna
apoya en la verificación de documentos y relación con los partidos
políticos. Dirección Nacional de Organización Electoral y las
Direcciones Provinciales y Comarcales, igualmente el Departamento
de Capacitación, apoyan con la verificación y constancia de las
actividades que realicen los partidos políticos con recursos del
subsidio, otorga informes de las supervisiones ó a petición de los
partidos políticos asesora y realiza seminarios de capacitación.
Extra institucional
Mantiene relacione extra institucional con los partidos políticos y la
ciudadanía en general.
176
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE FINANZAS Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA 20/4/04 7/9/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base legal.
Objetivo
Realizar eficientemente todas las actividades de custodia, control,
manejo y desembolso de los fondos y valores que se administran en el
Tribunal Electoral a fin de asegurar la atención y pago oportuno de las
adquisiciones y servicios requeridos por las unidades administrativas.
Funciones
Administrar todos los ingresos y egresos de los diferentes fondos de la
Institución, al igual que las recaudaciones obtenidas de los diferentes
servicios que presta el Tribunal Electoral, mediante un manejo
adecuado a fin de mantener el control de todas las cuentas y fondos
existentes en la Institución.
Establecer y mantener adecuados medios de comunicación y
coordinación con las entidades y organismos, a través del manejo de
los fondos a fin de garantizar la adecuada administración de los
recursos financieros asignados a la Institución.
Garantizar el reembolso periódico del Fondo Rotativo y la Caja
Menuda asignado a la institución, mediante una forma clara, precisa y
con todos los documentos sustentadores a fin de cumplir con los
requisitos exigidos por el Tribunal Electoral.
177
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Mantener una efectiva coordinación con el Departamento de
Administración Presupuestaria, mediante la obtención de las partidas,
a fin de aplicarlas a los respectivos gastos de la Institución.
Elaborar el Anteproyecto de Presupuesto del Departamento mediante
presentación a la Dirección de Finanzas, a fin de garantizar el plan y
presupuesto anual del Departamento.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Tesorería
Dirigir, coordinar y supervisar todas las actividades a desarrollar por el
Departamento.
Coordinar, supervisar el manejo y control de los diferentes fondos y
otros ingresos que se manejan en el Tribunal Electoral.
Velar por la custodia, manejo y control de los cheques que se reciben y
tramitan en el Departamento de Tesorería.
Velar que las actividades concernientes a las Pólizas de Seguros
(Vida, Incendio, Mobiliario, Edificio, Responsabilidad Civil, Equipo
Electrónico) se efectúen en forma adecuada.
Impartir instrucciones para la preparación de informes que sean
solicitados y de las actividades realizadas.
Coordinar y supervisar la elaboración del plan y presupuesto anual del
Departamento de Tesorería.
Velar por la disciplina, asistencia y rendimiento del personal que labora
en el Departamento.
Participar en reuniones de trabajo con el personal técnico del
Departamento, sobre aspectos involucrados al desarrollo de sus
funciones.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Tesorería
Vertical
Coordina verticalmente hacia arriba en línea jerárquica con la Dirección
de Finanzas, del cual depende administrativamente y hacia abajo con
la Sección de Ingresos, Programación Financiera y Pago.
178
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Horizontal
Mantiene una efectiva relación de coordinación horizontal con los
Departamentos de: Contabilidad con la cual coordina aspectos sobre
actividades de contabilidad general y el de Administración
Presupuestaria, con quienes coordinará aspectos referentes a la
asignación presupuestaria.
Diagonal
Tiene relación de coordinación diagonal con todas las unidades
administrativas a nivel central: La Dirección General de Registro Civil,
la Dirección General de Cedulación y la Dirección General de
Organización Electoral al igual que otras Direcciones y Departamentos;
igualmente a nivel Provincial, Distrital y Comarcal, con el cual realiza
todas las actividades de custodia, control, manejo y desembolso de los
fondos que se administran en el Tribunal Electoral.
Extrainstitucional
Mantiene relacione extrainstitucional con el Ministerio de Economía y
Finanzas con el cual coordina los reembolsos de los Fondos Rotativos
y la Caja Menuda y los pagos de las gestiones de cobro contra el
Tesoro Nacional.
Secciones que lo conforman
Para el cumplimiento de sus funciones cuenta con una organización interna
conformada por las Secciones de:
Ingresos
Programación Financiera y
Pagos
179
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
SECCIÓN DE INGRESOS 20/4/04 7/9/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Funciones
Contribuir en la ejecución y cumplimiento de las políticas de cobros.
Asegurar que todo lo recaudado sea depositado en las cuentas
correspondientes al Banco Nacional.
Custodiar los documentos y recursos de la Institución.
Realizar informes diarios de los ingresos recaudados a la Dirección y
Subdirección de Finanzas.
Atribuciones del Jefe(a) de la Sección de Ingresos
Velar que los informes de recaudaciones generadas a nivel nacional,
lleguen oportunamente a la Sección de Ingresos, para su análisis y
revisión.
Realizar la distribución de las tareas y responsabilizar a cada analista
de ingresos por las diferentes áreas de recaudación asignada, bajo
una supervisión continua.
Informar a sus superiores cuando observe algún tipo de anomalías o
irregularidades relacionado a las recaudaciones y depósitos realizados
producto de los servicios que presta la Institución.
Presentar mensualmente un Informe Consolidado de Recaudación en
concepto de Ingresos de Gestión por provincia o área de recaudación
a la Dirección de Finanzas.
Realizar mensualmente el informe de recaudación y depósito de la
cuenta 210 del Tesoro Nacional.
180
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Realizar la facturación, distribución y cobros del Servicio de
Verificación de Identidad (S.V.I.) mensualmente.
Proveer de los recibos de retiro y cobro de trámites utilizados en las
ventanillas de las diferentes áreas de recaudación, con el apoyo de la
Imprenta de la Institución.
Mantener un control de faltantes y sobrantes a los cajeros de las
ventanillas y proporcionar un informe mensual del mismo.
Llevar el control de los incentivos a cajeros y supervisores de la
Institución.
Relaciones de Coordinación de la Sección de Ingresos
Vertical
Hacia arriba en línea jerárquica tiene relación con el Departamento de
Tesorería de quién depende jerárquicamente.
Horizontal
Tiene relación en forma horizontal con las Secciones de Programación
Financiera y de Pago.
Diagonal
Mantiene relaciones de coordinación y comunicación diagonal con las
Direcciones Generales, Provinciales, Distritales, Comarcales y
Unidades Administrativas.
181
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
SECCIÓN DE PROGRAMACIÓN 20/4/04 7/9/04 Despacho
FINANCIERA Superior
Firma: Fira:
Funciones
Elaborar semanal y mensualmente los informes de recaudación.
Optimizar el movimiento de efectivo y la disponibilidad real de fondos.
Confeccionar periódicamente análisis de cuentas por pagar.
Centralizar la totalidad de sus recursos financieros a través del
Departamento de Tesorería.
Atribuciones del Jefe(a) de la Sección de Programación Financiera
Programar la Caja en el SIAFPA a fin de tener actualizada la viabilidad
financiera para la autorización del pago de las cuentas por pagar de la
Institución.
Programar el pago a los acreedores por servicios y bienes
suministrados.
Controlar los Flujos solicitados al Ministerio de Economía y Finanzas.
Controlar los Flujos solicitados y pagados por el Ministerio de
Economía y Finanzas,
Controlar las transferencias bancarias solicitadas.
Realizar depósitos de los flujos solicitados y recibidos del Ministerio de
Economía y Finanzas.
182
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Autorizar la impresión de cheques para el pago de viáticos, cuentas
directas, contratos, servicios básicos de los diferentes fondos
bancarios de la Institución.
Llevar el registro y control de las cuentas por pagar a acreedores por
servicios y bienes suministrados.
Elaborar informe mensual de saldos de las Cuentas por Pagar.
Relaciones de Coordinación de la Sección de Programación Financiera.
Vertical
Hacia arriba en línea jerárquica tiene relación con el Departamento de
Tesorería de quién depende jerárquicamente.
Horizontal
Tiene relación en forma horizontal con las Secciones de Ingresos y de
Pago.
183
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
SECCIÓN DE PAGO 20/4/04 7/9/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Funciones:
Administrar y mantener los fondos financieros de la Institución.
Realizar la impresión y control de los cheques.
Preparar la tramitación de las obligaciones contraídas.
Custodiar y verificar la documentación de sustentadores de pago.
Atribuciones del Jefe (a) de la Sección de Pago.
Dar seguimiento y respuesta a consultas de los proveedores.
Llevar el control de las tareas asignadas al personal de la Sección de
Pagos.
Solicitar anulaciones de cheques por giras no realizadas.
Solicitar anulaciones por devoluciones de control fiscal de Órdenes de
Compras al contado y al crédito.
Dar seguimiento a trámites pendientes de pago con anomalías.
Supervisar la ventanilla de pagos.
Revisar y controlar los sustentadores de los cheques pagados.
184
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Relaciones de Coordinación de la Sección de Pago
Vertical
Hacia arriba en línea jerárquica tiene relación con el Departamento de
Tesorería de quién depende jerárquicamente.
Horizontal
Tiene relación en forma horizontal con las Secciones de Ingresos y de
Programación Financiera.
Diagonal
Mantiene relaciones de coordinación y comunicación diagonal con las
Direcciones Generales, Provinciales, Distritales, Comarcales y Unidades
Administrativas.
185
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
ESTRUCTURA ORGÁNICA ACTUAL DE LA
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
DIRECCIÓN DE
RECURSOS HUMANOS
SUBDIRECCIÓN
DE RECURSOS
HUMANOS
DEPTO. DE
DEPTO. DE DEPTO. DE DEPTO. DE DEPTO. DE DEPTO. DE DEPTO. DE BASE
BIENESTAR DEL
TRÁMITE PLANILLA ASISTENCIA CAPACITACIÓN ARCHIVO DE DATOS
EMPLEADO
CENTRO DE
ORIENTACIÓN
INFANTIL
Elaborado por el Depto. de Desarrollo Institucional - Dirección de Planificación Última Revisión: Abril 2005
186
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
INSTITUCIÓN : TRIBUNAL ELECTORAL DE PANAMÁ
MANUAL DE : ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
DIRECCIÓN DE : RECURSOS HUMANOS
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Director (a), por:
Relaciones de Coordinación, Departamentos
que la componen y Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DESPACHO SUPERIOR Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS 28/5/04 7/6//04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto No. 19 de 14 de julio de 1995.
Objetivo
Garantizar una adecuada planeación, selección, distribución, control y
desarrollo del recurso humano de la Institución mediante la ejecución de
políticas apropiadas basadas en el fiel cumplimiento de las disposiciones
legales que regulan la materia, tanto para el personal permanente como
eventual, a fin de lograr la eficiencia en el Tribunal Electoral.
Funciones
Garantizar la evaluación y trámite oportuno de las solicitudes de
acciones y movimientos del personal administrativo, a fin de ofrecer al
recurso humano el reconocimiento a través de una providencia legal.
Asegurar la tramitación oportuna de los nombramientos del personal
permanente mediante la aplicación de procedimientos funcionales y
efectivos, a fin de cubrir con prontitud los requerimientos que demandan
las unidades administrativas.
Orientar y dar seguimiento a la tramitación de los nombramientos y
traslados del personal mediante una coordinación sistemática que
permita atender en forma expedita las necesidades existentes.
187
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Mantener la actualización permanente del historial de los funcionarios,
mediante un adecuado sistema, a fin de contar con la información
vigente y veraz.
Garantizar el cumplimiento de las normas y disposiciones legales que
rigen la institución, a través de los mecanismos pertinentes; con el
propósito de lograr en forma óptima la administración del recurso
humano.
Atribuciones del Director(a) de Recursos Humanos
Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales y decretos
relacionados con la selección y administración del recurso humano.
Dirigir, supervisar y coordinar el desarrollo de las actividades que realiza
la Dirección de Recursos Humanos.
Preparar las resoluciones, decretos y resueltos, relacionados con la
legislación de las acciones de personal de los funcionarios de la
Institución.
Elaborar los contratos concernientes a la contratación de los servicios
profesionales.
Asesorar a los Magistrados, Jefes de Unidades Administrativas del
Tribunal Electoral y al personal que acude a la Dirección sobre los
procedimientos y reglamentos establecidos en materia de personal.
Participar en la elaboración del Plan Anual de Trabajo y del Presupuesto
de funcionamiento de la Dirección.
Preparar informes de las actividades relevantes ejecutadas por la
Dirección.
Relaciones de Coordinación de la Dirección de Recursos Humanos.
Vertical
Sostiene relaciones de coordinación vertical jerárquicamente en forma
ascendente con el Despacho Superior, del cual dependen
administrativamente. Jerárquicamente en forma descendente mantiene
relaciones de coordinación permanente con los Departamentos de
Trámite, Planilla, Asistencia, Bienestar Social del Empleado,
Capacitación, Archivo y Base de Datos.
188
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Horizontal
Mantiene relaciones de coordinación y comunicación continua con la
Dirección de Finanzas a objeto de obtener la consecución del recurso
financiero necesario, además de coordinar con las Direcciones de
Informática, Administrativa, Compras y Proveeduría.
Diagonal
Sostiene relaciones de coordinación diagonal en su área de especialidad
con el resto de las Direcciones Administrativas, Direcciones Generales,
Provinciales, Distritales y Comarcales a fin de garantizar y controlar los
procesos institucionales en materia de personal que ellos demanden
para la mejor operatividad de su gestión administrativa para la
planificación de las necesidades de personal y demás acciones que se
realizan en la Dirección de Recursos Humanos.
Extrainstitucional
Mantiene relación extrainstitucional con algunas entidades
gubernamentales vinculadas al área de trabajo. Entre ellas la
Contraloría General de la República como ente fiscalizador, el Ministerio
de Economía y Finanzas, y con la Caja del Seguro Social; a fin de
canalizar las prestaciones a funcionarios de la Institución.
Departamentos que lo conforman
Para el cumplimiento de sus funciones cuenta con una organización interna
conformada por los Departamentos de:
Trámite
Archivo
Base de Datos
Planilla
Asistencia
Capacitación
Bienestar Social del Empleado el cual cuenta con un Centro de
Orientación Infantil.
189
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE TRÁMITE 28/5/04 7/6/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Esta en consulta.
Objetivo
Lograr la tramitación oportuna de los diversos trámites de personal de
funcionarios tanto permanentes como eventuales, mediante la aplicación
de los preceptos legales que fundamentan cada una de ellas a fin de
garantizar la legalización de las mismas en forma expedita.
Funciones
Tramitar los movimientos y acciones del personal del Tribunal Electoral
en lo relativo a nombramientos, ascensos, traslados, licencias,
vacaciones y sanciones disciplinarias estableciendo las normas
pertinentes para su manejo y control.
Recibir y tramitar las solicitudes de carta de trabajo, certificaciones y
otros documentos que requiera el personal del Tribunal Electoral.
Organizar y mantener actualizados los registros y archivos que integran
las acciones de personal.
Dirigir, coordinar y desarrollar el programa de reclutamiento y selección
del Tribunal Electoral y mantenerlo actualizado.
Levantar y actualizar los registros de información de cargo y mantener
el inventario de los cargos existentes.
Realizar análisis e investigaciones confidenciales por asignación de los
Directores.
190
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Orientar al personal del departamento sobre aspectos relacionados a los
trabajos asignados y a otros funcionarios de la Institución en relación a
trámites de licencias y nombramientos.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Trámite.
Organizar, dirigir, controlar y supervisar el desarrollo de las actividades
que efectúa el departamento.
Revisar y aprobar toda acción que sale del departamento para la firma
de la Dirección o Subdirección.
Revisar la toma de posesión de los funcionarios administrativos que se
nombran en la Institución.
Leer y revisar cada providencia que sale del departamento, analizando
cada una de las solicitudes adjuntas a la acción.
Planificar con la Dirección los procedimientos que se emplearan para el
mejor desenvolvimiento del departamento.
Velar por la asistencia, disciplina y rendimiento del personal que
compone el departamento.
Orientar al personal del departamento sobre aspectos relacionados a los
trabajos asignados y a otros funcionarios de la Institución en relación a
trámites de licencias y nombramientos.
Verificar que los procedimientos de trabajo utilizados sean efectivos y
expeditos.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Trámite.
Vertical
Tiene relación de coordinación vertical con la Dirección de Recursos
Humanos, de quien depende y recibe instrucciones precisas.
Horizontal
El Departamento de Trámite tiene relación o vínculos operativos en
forma horizontal con los otros Departamentos como: Planilla, Asistencia,
Bienestar Social del Empleado, Capacitación, Archivo y Base de Datos.
191
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Diagonal
Mantiene relación de coordinación y comunicación diagonal con las
diferentes Direcciones Generales, Provinciales, Distritales y Comarcales
y demás dependencias del Tribunal Electoral en cuanto a las consultas
relacionadas con el trámite de las acciones de personal de cada
funcionario de la Institución.
Extrainstitucional
Mantiene vínculo extrainstitucional con el Ministerio de Economía y
Finanzas y la Contraloría General de República.
192
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE ARCHIVO 28/5/04 7/6/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Esta en consulta.
Objetivo
Garantizar a la Dirección de Recursos Humanos un eficiente sistema de
archivo de toda la documentación que se genere por las diferentes
acciones de personal que se dan en la institución a nivel nacional.
Función
Organizar y mantener actualizados los archivos con toda la
documentación requerida de los funcionarios permanentes, eventuales y
ex funcionarios a nivel nacional.
Atribuciones del Jefe (a) del Departamento de Archivo
Planear, organizar, dirigir y controlar el desarrollo de las actividades que
realiza el departamento.
Mantener comunicación con el personal del departamento, para conocer
los problemas o dificultades que presenten en su empeño, de tal forma
que los mismos puedan prevenirse, para brindar un mejor servicio.
Presentar a la Dirección un informe periódico de la labor realizada por el
departamento.
Atender y resolver las consultas verbales y escritas que le plantean sus
superiores y otros funcionarios.
193
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Relaciones de Coordinación del Departamento de Archivo.
Vertical
Tiene relación de coordinación vertical con la Dirección de Recursos
Humanos, de quien depende y recibe instrucciones precisas.
Horizontal
El Departamento de Archivo tiene relación o vínculos operativos en
forma horizontal con los Departamentos de: Trámite, Planilla, Bienestar
Social del Empleado, Capacitación y Base de Datos.
Diagonal
Mantiene relaciones o vínculos con las Direcciones Generales y otras
dependencias administrativas, las Direcciones Provinciales, Distritales y
Comarcales.
194
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE BASE DE DATOS 28/5/04 7/6/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Esta en consulta.
Objetivo
Brindar apoyo a la Dirección de Recursos Humanos en materia de
consultas a funcionarios que se encuentran en la base de datos de la
institución a nivel nacional.
Funciones
Actualizar la base de datos de los funcionarios a nivel nacional.
Efectuar informes sobre salarios, ubicación y todos los datos que le
soliciten la Dirección de Recursos Humanos o el Despacho Superior.
Realizar listados actualizados del personal según solicitudes de las
diferentes unidades administrativas o Despacho Superior.
Preparar y mantener actualizada la estructura de personal, por posición,
niveles y registros correspondientes.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Base de Datos.
Planear, organizar, dirigir y controlar el desarrollo de las actividades que
realiza el departamento.
Mantener comunicación con el personal del departamento para conocer
los problemas o dificultades que presenten en su empeño de tal forma
que los mismos puedan prevenirse, para brindar un mejor servicio.
195
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Presentar a la Dirección un informe periódico de la labor realizada por el
departamento.
Atender y resolver las consultas verbales y escritas que le plantean sus
superiores y otros funcionarios.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Base de Datos.
Vertical
Tiene relación de coordinación vertical con la Dirección de Recursos
Humanos, de quien depende y recibe instrucciones precisas.
Horizontal
El Departamento de Base de Datos tiene relación o vínculos operativos
en forma horizontal con los otros Departamentos de: Trámite, Planilla,
Bienestar Social del Empleado, Capacitación y Archivo.
Diagonal
Mantiene relaciones o vínculos con las Direcciones Generales,
Direcciones Provinciales, Distritales, Comarcales y otras dependencias
administrativas.
196
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE PLANILLA 28/5/04 7/6/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Esta en consulta.
Objetivo
Lograr la agilización de los movimientos de las planillas en concepto de
salario, vacaciones, décimo tercer mes, compensaciones adicionales y
otros, del personal que labora en la institución; con el propósito de que
se emitan los pagos de manera oportuna y efectiva.
Funciones
Asegurar la incorporación de los ajustes quincenales a las planillas,
originadas por las acciones de personal y la aplicación de sanciones
disciplinarias, que se generan a través de Resueltos, Decretos,
Resoluciones, Contratos y otros; mediante la efectiva coordinación con
las unidades administrativas involucradas en este proceso, a fin de
cumplir con lo dispuesto en las providencias legales.
Mantener actualizada la base de datos de la estructura de planilla de la
Institución, mediante el registro y control de los ajustes generados por
las acciones de personal, a fin de mantener una información rápida y
confiable para la toma de decisiones.
Organizar y dar seguimiento a la distribución de los cheques de sueldos
correspondientes al personal en servicio y jubilado del Tribunal Electoral,
para asegurar el pago oportuno a nivel nacional.
197
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Mantener una comunicación expedita con la Contraloría General de la
República y la Caja del Seguro Social, que garantice la entrega de todos
los cheques de los funcionarios en servicio y jubilado del Tribunal
Electoral.
Velar que la planilla preelaborada de la Caja del Seguro Social su
tramitación sea oportuna y a tiempo.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Planilla.
Dirigir, coordinar y supervisar las labores inherentes a la preparación y
verificación de planillas de sueldos, descuentos, compromisos
patronales y otros.
Recomendar, revisar y aprobar los cálculos de las diferentes planillas, de
Impuestos sobre la Renta, Seguro Educativo, planilla trimestral de pago
a la Caja del Seguro Social, en concepto de obligaciones patronales,
solicitud de clases de descuentos que se procesan al personal de la
Institución.
Coordinar con las instancias administrativas involucradas, acciones para
la obtención de los inicios y/o cese de labores del personal de la
Institución para lograr una oportuna incorporación o eliminación de la
planilla respectiva.
Dar seguimiento y supervisar que se efectúen los descuentos hechos a
los funcionarios, por motivos de casos disciplinarios.
Coordinar y supervisar la custodia, entrega y el registro de todos los
cheques que se reciben en el departamento o de aquellos que serán
devueltos a Tesoro Nacional.
Orientar y asesorar al personal del departamento sobre los aspectos
relacionados con los trámites que deben realizar.
Realizar reuniones con el personal del departamento, para evaluar los
avances y dificultades encontradas en las actividades realizadas y
establecer los correctivos o ajustes necesarios.
Presentar las necesidades de su departamento para lograr su
integración en el presupuesto de la Dirección.
Velar por la disciplina, asistencia y rendimiento del personal que labora
en el departamento.
198
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Relaciones de Coordinación del Departamento de Planilla.
Vertical
Tiene relación de coordinación vertical con la Dirección de Recursos
Humanos, de quien depende y recibe instrucciones precisas.
Horizontal
El Departamento de Planilla tiene relación o vínculos operativos en
forma horizontal con los otros Departamentos como: Trámite, Asistencia,
Bienestar Social del Empleado, Capacitación, Archivo y Base de Datos
en cuanto a las acciones de personal y sus providencias legales que
serán incluidas en las planillas del Tribunal Electoral, para el pago de
estas acciones.
Diagonal
Mantiene relaciones o vínculos con las Direcciones Generales y otras
dependencias administrativas, las Direcciones Provinciales, Distritales y
Comarcales en cuanto a la confección de las planillas y la distribución de
los cheques.
Extra institucional
Mantiene relación extra institucional con la Contraloría General de la
República en cuanto a la confección de los cheques de la planilla, la
Caja de Seguro Social, Ministerio de Economía y Finanzas por los
descuentos que se efectúan a los funcionarios de la Institución.
199
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE ASISTENCIA 28/5/04 7/6/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Esta en consulta.
Objetivo
Verificar y controlar la asistencia de todos los funcionarios eventuales y
permanentes a nivel nacional.
Funciones
Llevar el control de asistencia, vacaciones y tiempo compensatorio de
los funcionarios permanentes y eventuales a nivel nacional.
Realizar informes de descuentos por sanciones y tardanzas de los
funcionarios permanentes y eventuales del Tribunal Electoral.
Remitir informe sobre sanciones y tardanzas para su descuento del
personal permanente a la Contraloría General de la República y del
personal eventual al departamento de planilla.
Atribuciones del Jefe (a) del Departamento de Asistencia.
Organizar, dirigir, controlar y supervisar el desarrollo de las actividades
que efectúan el departamento.
Revisar y aprobar toda acción que sale del departamento para la firma
de la Dirección o Subdirección.
Orientar y asesorar al personal del departamento sobre los aspectos
relacionados con los trámites que deben realizar.
200
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Realizar reuniones con el personal del departamento, para evaluar los
avances y dificultades encontradas en las actividades realizadas y
establecer los correctivos o ajustes necesarios.
Presentar las necesidades de su departamento para lograr su
integración en el presupuesto de la Dirección.
Velar por la disciplina del personal que labora en el departamento.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Asistencia.
Vertical
Tiene relación de coordinación vertical con la Dirección de Recursos
Humanos, de quien depende y recibe instrucciones precisas.
Horizontal
El Departamento de Asistencia tiene relación o vínculos operativos en
forma horizontal con los otros Departamentos como: Trámite, Planilla,
Bienestar Social del Empleado, Capacitación, Archivo y Base de Datos.
Diagonal
Mantiene relaciones o vínculos con las Direcciones Generales y otras
dependencias administrativas, las Direcciones Provinciales, Distritales y
Comarcales.
Extrainstitucional
Sostiene relaciones extrainstitucional con la Contraloría General de la
República en cuanto a los descuentos por tardanzas o sanciones del
personal permanente.
201
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN 28/5/04 7/6/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Esta en consulta
Objetivo
Mejorar y desarrollar las habilidades y destrezas del funcionario para
elevar su productividad y conocimiento.
Funciones
Elaborar planes y programas de capacitación.
Establecer y ejecutar los procedimientos necesarios para los diferentes
procesos de capacitación.
Coordinar las acciones de capacitaciones externas tanto nacional como
internacional.
Efectuar investigaciones y estudios sobre las necesidades de formación
y capacitación que el personal requiere.
Velar por la aplicación y actualización del material didáctico para las
acciones de capacitación.
Ejecutar los programas de formación y actualización a funcionarios de la
institución para que se conviertan en agentes multiplicadores o
instructores.
Promocionar propuestas de capacitación de las diferentes Universidades
con las que se ha realizado Convenios Universitarios, Instituciones del
Sector Público, Empresas y Becas Nacionales e Internacionales.
202
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Preparar informes evaluativos de los seminarios y evaluar los resultados
de la capacitación.
Mantener comunicación con los Centros de Perfeccionamiento del
Recurso Humano a nivel nacional e internacional.
Atribuciones del Jefe (a) del Departamento de Capacitación.
Organizar, dirigir, controlar y supervisar el desarrollo de las actividades
que efectúan el departamento.
Revisar y aprobar toda acción que sale del departamento para la firma
de la Dirección o Subdirección.
Orientar y asesorar al personal del departamento sobre los aspectos
relacionados con los trámites que deben realizar.
Realizar reuniones con el personal del departamento, para evaluar los
avances y dificultades encontradas en las actividades realizadas y
establecer los correctivos o ajustes necesarios.
Presentar las necesidades de su departamento para lograr su
integración en el presupuesto de la Dirección.
Velar por la disciplina del personal que labora en el departamento.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Capacitación.
Vertical
Tiene relación de coordinación vertical con la Dirección de Recursos
Humanos, de quien depende y recibe instrucciones precisas.
Horizontal
El Departamento de Capacitación tiene relación o vínculos operativos en
forma horizontal con los Departamentos tales como: Trámite, Planilla,
Bienestar Social del Empleado, Asistencia, Archivo y Base de Datos.
Diagonal
Mantiene relaciones o vínculos con las Direcciones Generales y otras
dependencias administrativas, las Direcciones Provinciales, Distritales y
Comarcales.
Extrainstitucional
Sostiene relaciones extrainstitucional con otras entidades del Sector
Público y Centros de Capacitación.
203
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del jefe (a), por:
Relaciones de Coordinación y Organigrama.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE BIENESTAR DEL 28/5/04 7/6/04 Despacho
EMPLEADO Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Esta en consulta.
Objetivo
Participar activamente en la administración del recurso humano a través
de un programa institucional que cubra el aspecto psicosocial del
servidor público del Tribunal Electoral para elevar su calidad de vida.
Funciones
Planificar y desarrollar programas que propugnen el desarrollo integral
del funcionario y mejoren su calidad de vida.
Establecer, dirigir y coordinar programas educativos, culturales y de
salud con el fin de fomentar el desarrollo de destrezas y liderazgos.
Atender y dar seguimiento individual a funcionarios con problemas
socioeconómicos, de enfermedades o de riesgos profesionales.
Establecer, dirigir y coordinar programas educativos, culturales y de
salud con el fin de fomentar el desarrollo de destrezas y liderazgos.
Diseñas y manejar programas de asistencia transitoria para
eventualidades provocadas por fenómenos naturales.
Fomentar relaciones humanas afectivas a fin de preservar la seguridad,
satisfacción y eficiencia del personal y promover programas de acciones
social, de acuerdo a las exigencias y complejidad de los problemas que
afectan a los funcionarios del Tribunal Electoral.
204
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Bienestar Social del
Empleado.
Organizar, dirigir, controlar y supervisar el desarrollo de las actividades
que efectúa el departamento.
Revisar y aprobar toda acción que sale del departamento para la firma
de la Dirección o Subdirección.
Orientar y asesorar al personal del departamento sobre los aspectos
relacionados con los trámites que deben realizar.
Realizar reuniones con el personal del departamento para evaluar los
avances y dificultades encontradas en las actividades realizadas y
establecer los correctivos necesarios.
Presentar las necesidades de su departamento para lograr su
integración en el presupuesto de la Dirección.
Velar por la disciplina del personal que labora en el departamento.
Relaciones de coordinación del Departamento de Bienestar Social del
Empleado.
Vertical
Tiene relación de coordinación vertical con la Dirección de Recursos
Humanos, de quién depende y recibe instrucciones precisas.
Horizontal
El Departamento de Bienestar del Empleado tiene relación o vínculos
operativos en forma horizontal con los otros Departamentos como:
Trámite, Planilla, Asistencia, Capacitación, Archivo y Base de Datos.
Diagonal
Mantiene relaciones o vínculos con las Direcciones Generales y otras
dependencias administrativas, las Direcciones Provinciales, Distritales y
Comarcales.
Extrainstitucional
Tiene relaciones extrainstitucional con la Caja del Seguro Social en
cuanto a los trámites de jubilación, Programas de Salud Ocupacional,
odontología, Riesgos Profesionales y entre otros Sistema Nacional de
los Servidores Públicos(SIACAP), Credicorp Bank, Hospital Santo
Tomás, Hospital Oncológico, Cruz Rojas Panameña y Contraloría
General de la República. De igual manera con clubes cívicos como la
Teletón 20-30, Fundación Pro-Fe y Fundación contra el Cáncer.
205
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Director (a), por:
Relaciones de Coordinación y Organigrama.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
CENTRO DE ORIENTACIÓN INFANTIL 28/5/04 7/6/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto Ejecutivo del 30 de agosto de 1999
Reglamento Interno del COIF de TRIBEL
Objetivo
Brindar a los hijos de los funcionarios del Tribunal Electoral, un lugar que
reúna las condiciones adecuadas para su atención integral durante las
horas laborables.
Funciones
Proteger y brindar atención, estimulación y seguimiento al desarrollo
evolutivo del niño y niña.
Elaborar, dirigir, ejecutar y evaluar el planeamiento didáctico dirigido a
los niños y niñas, contribuyendo así a su desarrollo psicomotor, socio-
afectivo y cognoscitivo-lingüístico.
Establecer las coordinaciones interinstitucionales o empresariales a fin
de canalizar recursos para el desarrollo de sus actividades previamente
programadas.
Facilitar el proceso de socialización entre los niños y niñas que asisten al
centro, a través de los maestros, profesionales y padres de familias,
vinculados con su desarrollo integral.
Realizar actividades socioeducativas con la participación activa de los
padres de familia, que promuevan el desarrollo psicosocial de los niños y
niñas que asistan al centro.
206
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Planificar minutas y preparar alimentos saludables y nutritivos para los
niños y niñas.
Velar por el estado de salud del niño o niña.
Mantener comunicación abierta con los padres de familia en referencia a
todo lo que atañe y afecta al niño o niña.
Atribuciones del Director(a) del Centro de Orientación Infantil.
Organizar, dirigir, controlar y supervisar el desarrollo de las actividades
bajo su cargo.
Orientar y asesorar al personal del Centro y padres de familia en las
áreas psicomotoras, afectivas y cognoscitivas.
Asesorar y participar en los eventos socioculturales que se desarrollen
en el Centro.
Representar al centro en reuniones organizadas por el Ministerio de
Educación, Ministerio de la Mujer, la Juventud, la Niñez y la Familia y
otros Centros de Orientación Infantil.
Realizar reuniones con el personal a fin de evaluar los avances y
dificultades encontradas en las actividades realizadas y establecer los
correctivos o ajustes necesarios.
Presentar las necesidades de su área para lograr su integración en el
presupuesto de la Dirección.
Velar por la asistencia, disciplina y rendimiento del personal que labora
bajo su cargo.
Velar por el manejo adecuado del fondo que genera el pago de
matrículas y mensualidades.
Relaciones de Coordinación del Centro de Orientación Infantil.
Vertical
Tiene relación de coordinación vertical con el Departamento de
Bienestar Social del Empleado y la Dirección de Recursos Humanos, de
quien depende y recibe instrucciones precisas.
Horizontal
El COIF del TRIBEL tiene relación o vínculos operativos en forma
horizontal con los departamentos tales como: Trámite, Planilla,
Asistencia, Capacitación, Archivo y Base de Datos.
207
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Diagonal
Mantiene relaciones o vínculos con las Direcciones Generales y otras
dependencias administrativas que componen el Tribunal Electoral.
Extrainstitucional
Sostiene relaciones extrainstitucional con el Ministerio de Educación,
Ministerio de la Juventud, la Mujer, la Niñez y la Familia (MINJUNFA) y
Centros de Orientación Infantil de otras instituciones.
208
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
ESTRUCTURA ORGÁNICA ACTUAL DE LA
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL
DIRECCIÓN DE
REGISTRO CIVIL
SUBDIRECCIÓN
DE REGISTRO CIVIL
DEPTO.
DEPTO. DE DEPTO. DE
DEPTO. DE DEPTO. DEPTO. JURÍDICO ESPECIALIZADO DE
SUPERVISIÓN HECHOS VITALES Y
IMAGENES ADMINISTRATIVO ATENCIÓN AL
NACIONAL ACTOS JURÍDICOS
CLIENTE
SECCIÓN DE
SECCIÓN DE SECCIÓN DE
SECCIÓN DE SECCIÓN DE INDEXACIÓN Y SECCIÓN DE SECCIÓN DE SECCIÓN DE SECCIÓN DE SECCIÓN DE
RECURSOS CAPTACIÓN DE
DIGITALIZACIÓN MICROFILMACIÓN CONTROL DE PRESUPUESTO CORRESPONDENCIA TELEPROCESOS ANOTACIONES ÍNDICE
HUMANOS DATOS
CALIDAD
Elaborado por el Depto. de Desarrollo Institucional - Dirección de Planificación Última Revisión: Abril 2005
209
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
INSTITUCIÖN : TRIBUNAL ELECTORAL DE PANAMÁ
MANUAL DE : ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
DIRECCIÓN : GENERAL DE REGISTRO CIVIL
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Director (a), por:
Relaciones de Coordinación, Departamentos
que lo conforman y Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DESPACHO SUPERIOR Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL 20/7/04 13/8/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto No.121 del 6 de noviembre de 1975
Objetivos
Alcanzar la transformación de los archivos manuales a métodos
sistematizados.
Lograr la eficacia de los servicios mediante el proceso de tecnificación
permanente de los trámites administrativos de la Institución.
Impulsar la descentralización de los servicios por regiones con miras a
garantizar la utilización de la tecnología su acceso y calidad.
Funciones
Respetar y cumplir con lealtad la Constitución, la Ley, los Reglamentos y
demás disposiciones de trabajo.
Impartir instrucciones a los oficiales de Registro Civil, sobre la captación
y suministro de información para la elaboración de estadísticas vitales,
sanitarias y para otros servicios.
210
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Efectuar, procesar y custodiar las inscripciones de nacimientos,
matrimonios, defunciones, naturalizaciones y demás hechos vitales u
actos jurídicos que ocurran en todo el territorio nacional y el exterior.
Expedir los documentos oficiales que soliciten, tales como certificaciones
de nacimientos escolares, matrimonios, defunciones y otros.
Recabar y suministrar información sobre los hechos vitales: nacimientos,
naturalización, matrimonios y defunciones para alimentar el registro de la
Dirección de Estadística y Censo de la Contraloría General de la
República y para mantener actualizada la Base de Datos del Tribunal
Electoral.
Mantener una estrecha relación y coordinación con la Direcciones de
Cedulación y Organización Electoral.
Atribuciones del Director(a) de la Dirección General de Registro Civil.
Respetar y cumplir con lealtad la Constitución, la ley, los Reglamentos y
demás disposiciones laborales, así como velar por el fiel cumplimiento
de las leyes y reglamentos que rigen el servicio, relacionadas con la
filiación de las personas y con la organización legal de la familia.
Dirigir y responder por la marcha administrativa, técnica, orgánica y la
administración económica del servicio a su cargo, además de custodiar
y conservar los documentos públicos relativos a los hechos vitales y
actos jurídicos de las personas.
Realizar los estudios técnicos para la mejor marcha o desenvolvimiento
de las labores del servicio, y redactar los anteproyectos de decretos de
gabinete o leyes necesarios para su presentación a las autoridades
respectivas, proponiendo a la autoridad correspondiente, la actualización
de las leyes y reglamentos que rijan al servicio.
Proponer el nombramiento de los funcionarios del Registro Civil,
conociendo sobre los permisos, licencias, ascenso, suplencias, de
acuerdo con la legislación vigente sobre la materia y el Reglamento.
Disponer la instrucción de sumarios e investigaciones administrativas y
aplicar a los funcionarios que resulten responsables las sanciones
administrativas pertinentes solicitando inclusive al presidente del
Tribunal Electoral la suspensión o destitución del empleado del Registro
Civil.
Firmar o suscribir certificaciones, providencias, resoluciones, órdenes de
servicio que resuelvan o guarden relación con asuntos que afectan o se
refieran a todo el servicio, o que establezcan derechos permanentes
para uno o más funcionarios del mismo, y los que se dirijan, y deban
producir efecto o sigan relación con autoridades ajenas al Registro Civil.
211
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Cursar al Departamento de Panameños en el Exterior las inscripciones
de cartas de naturaleza definitiva y hechos vitales ocurridos en el
exterior e informar a los Tribunales de Justicia y a los demás organismos
públicos, sobre rectificación de partidas de los hechos vitales y demás
materias que guarden relación en el funcionamiento del servicio.
Programar la política futura de construcción de edificios locales o a
través del país, para el funcionamiento adecuado de las oficinas del
servicio, proponiendo a la Sala de Acuerdos del Tribunal Electoral la
creación de oficinas y sub-oficinas del Registro Civil.
Impartir instrucciones a los Directores Provinciales y demás oficiales del
Registro Civil sobre la recolección y suministro de información para
elaborar las estadísticas vitales, sanitarias y para otros servicios así
como presentar mensualmente a la Sala de Acuerdos un informe sobre
las labores más sobresalientes efectuadas por la Dirección General del
Registro Civil.
Relaciones de Coordinación de la Dirección General de Registro Civil
Tiene relación de coordinación vertical hacia arriba con el Despacho
Superior, del cual depende jerárquicamente, igualmente coordina y se
comunica hacia abajo en forma permanente con los Departamentos:
Imágenes, Supervisión Nacional, Administrativo, Jurídico, Especializado
en Atención al Cliente, Hechos Vitales y Actos Jurídicos y las secciones
de Digitalización, Microfilmación, Indexación y Control de Calidad,
Presupuesto, Recursos Humanos, Correspondencia, Captación de
Datos, Teleproceso, Anotaciones e Índice quienes dependen
administrativamente de esta Dirección.
Horizontal
La Dirección General de Registro Civil, tiene relación o vínculos
operativos en forma horizontal con la Dirección General de Cedulación,
Dirección General de Organización Electoral y los Juzgados Penales.
Diagonal
Mantiene relaciones o vínculos con otras dependencias administrativas,
Direcciones Provinciales, Distritales y Comárcales.
Extra institucional
Mantiene relaciones o vínculo extra institucional con el Ministerio
Público, Ministerio de la Juventud, de la Mujer la Niñez y la Familia,
Asamblea Legislativa, Ministerio de Salud, Caja de Seguro Social.
212
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE IMÁGENES 20/7/04 13/8/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con Base Legal
Objetivo
Preservar la información contenida en los libros de nacimientos
defunciones, matrimonios, anotaciones y expedientes de trámites
resolutivos concernientes al estado civil de las personas, en medio de
archivos tales como: la microfilmación y digitalización de los
documentos.
Funciones
Recepción y verificación de los documentos que se generan en el
territorio nacional relativos al estado civil de las personas.
Microfilmar estos documentos, revelar y hacer control de calidad de los
rollos de microfilmes generados.
Recibir, verificar y preparar los documentos a digitalizar.
Indexar y hacer control de calidad de imágenes digitalizadas.
Verificar y corregir los índices que pudieran contener errores.
Digitalizar, indexar y hacer control de calidad de imágenes digitalizadas.
Tramitar ante la unidad administrativa los materiales que requiere el
departamento para la realización del trabajo.
213
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Atribuciones del Jefe (a) del Departamento de Imágenes
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades que realiza el
Departamento.
Elaborar el plan de trabajo y el presupuesto anual del departamento.
Velar por la asistencia, disciplina y rendimiento del personal bajo su
responsabilidad.
Evaluar las reglamentaciones y procedimientos utilizados para la
prestación de los servicios asignados y plantear recomendaciones a su
superior para que se efectúen las correcciones necesarias.
Revisar, verificar y aprobar todos los documentos e informes del
Departamento.
Preparar informes sobre las actividades relevantes realizadas por el
Departamento.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Imágenes.
Vertical hacia arriba
Mantiene coordinación vertical hacia arriba con la Dirección General de
Registro Civil, del cual depende jerárquicamente.
Vertical hacia abajo
Mantiene relaciones o vínculos con las Secciones de Digitalización,
Microfilmación e Indexación y Control de Calidad de quien se apoya para
lograr un eficiente desarrollo de sus funciones.
Horizontal
Tiene relación o vínculos operativos con los Departamentos de
Supervisión Nacional, Administrativo, Jurídico, Especializado de
Atención al Cliente, Hechos Vitales y Actos jurídicos.
214
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE SUPERVISIÓN 20/7/04 13/8/04 Despacho
NACIONAL Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Artículo 23 del Decreto 121 de 6 de noviembre de 1975
Objetivo
Brindar una constante supervisión a la calidad de los servicios que se
ofrecen tanto en la actualización de los procesos y la recopilación
estadísticos.
Funciones
Supervisar la marcha técnica y administrativa que realiza la Dirección
en todo el territorio nacional.
Revisar constantemente los procesos de inscripción y certificaciones de
los hechos vitales y actos jurídicos.
Supervisar las anotaciones que modifican las inscripciones en general.
Atribuciones del Jefe (a) del Departamento de Supervisión Nacional.
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades que realizará el
Departamento en todo el territorio nacional.
Velar porque los servicios de supervisión nacional, se brinde con la
eficiencia requerida, según las normas y procedimientos establecidos.
Mantener los mecanismos necesarios de coordinación sobre aspectos
vinculados con la prestación de los servicios que brinda el
Departamento.
215
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Tramitar ante la unidad administrativa correspondiente los
requerimientos de personal y materiales que sean necesarios para la
prestación de los servicios.
Evaluar las reglamentaciones y procedimientos utilizados para la
prestación de los servicios asignados y plantear recomendaciones a su
superior para que se efectúen las correcciones necesarias.
Revisar, verificar y aprobar todos los documentos e informes del
Departamento.
Preparar informes sobre las actividades relevantes realizadas por el
Departamento.
Participar en la elaboración del plan de trabajo y presupuesto anual del
Departamento.
Velar por el rendimiento y disciplina del personal que labora en el
departamento.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Supervisión Nacional.
Vertical
Mantiene coordinación vertical ascendente con la Dirección General de
Registro Civil de quien depende jerárquicamente y con quien mantiene
una estrecha vinculación de trabajo para lograr un eficiente desarrollo de
sus funciones.
Horizontal
Tiene relación de coordinación y comunicación horizontal con los
Departamentos: Administrativo, Jurídica, Especializado de Atención al
Cliente, Hechos Vitales y Actos Jurídicos.
Diagonal
Mantiene relaciones o vínculos con las dependencias administrativas,
las Direcciones Provinciales, Distritales y Comarcales.
216
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 20/7/04 13/8/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base legal
Objetivo
Apoyar la gestión que realiza la Dirección General de Registro Civil, en
materia de presupuesto, recursos humanos, compras y suministros.
Funciones
Coordinar con la Dirección de Compras y Proveeduría la adquisición de
bienes y servicios que necesita la Dirección para su buen
funcionamiento.
Servir de enlace con la Dirección Administrativa para las labores de
mantenimiento, reparaciones y seguridad.
Servir de enlace con la Dirección de Recursos Humanos en todo lo
referente a las acciones de personal.
Servir de enlace con la Dirección de Finanzas para la tramitación de
viáticos, paga de horas extras y otras medidas relativas al desembolso
presupuestario.
Atribuciones del Jefe (a) del Departamento Administrativo.
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades que realizará el
Departamento.
Velar porque los servicios de comunicaciones, se brinde con la eficiencia
necesaria, según las normas y procedimientos establecidos.
217
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Mantener adecuados mecanismos de coordinación sobre aspectos
vinculados con la prestación de los servicios que brinda el
departamento.
Tramitar ante la unidad administrativa correspondiente los
requerimientos de personal, materiales que sean necesarios para la
prestación de los servicios.
Evaluar las reglamentaciones y procedimientos utilizados para la
prestación de los servicios asignados y plantear recomendaciones a su
superior para que se efectúen las correcciones necesarias.
Revisar, verificar y aprobar todos los documentos e informes del
Departamento.
Preparar informes sobre las actividades relevantes realizadas por el
Departamento.
Participar en la elaboración del plan de trabajo y presupuesto anual del
Departamento.
Velar por el rendimiento y disciplina del personal que labora en el
Departamento.
Relaciones de Coordinación del Departamento Administrativo.
Vertical hacia Arriba
Mantiene coordinación vertical ascendente con la Dirección General de
Registro Civil, de quien depende jerárquicamente y con quien se
mantiene una estrecha vinculación de trabajo para lograr un eficiente
desarrollo de sus funciones igualmente mantiene relación hacia abajo
con las Secciones de Presupuesto, Recursos Humanos y
Correspondencia, con quienes tiene vínculos de trabajo para lograr un
eficiente desarrollo de sus funciones.
Horizontal
Tiene relación de coordinación y comunicación horizontal con los
Departamentos: Imágenes, Supervisión Nacional, Jurídico,
Especializado de Atención al Cliente, Hechos Vitales y Actos Jurídicos.
Diagonal
Mantiene relaciones diagonal con las Direcciones Generales,
Provinciales, Distritales y Comarcales al igual que con las demás
dependencias administrativas que componen el Tribunal Electoral.
218
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO JURÍDICO 20/7/04 13/8/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto No.121 de 6 de Noviembre de 1975.
Objetivo
Servir de Órgano de consulta y asesoría legal en aspectos jurídicos
relativos a la tramitación de hechos vitales.
Funciones
Asesorar a la Dirección y Subdirección General de Registro y a las
Direcciones Provinciales en lo relativo a los aspectos legales de
Registro Civil.
Verificar los documentos oficiales relativos a hechos vitales que ocurran
en el extranjero, antes de ser ingresados a los libros de Registro Civil.
Redactar las denuncias ante los Tribunales de Justicia y canalizarlos a
través de la Dirección de Asesoría Legal y darles seguimiento en los
Tribunales.
Redactar los proyectos de Resolución que emite la Dirección General de
Registro Civil.
Redactar las consultas de orden jurídico relativas al Registro Civil para el
Órgano Judicial.
219
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Atribuciones del Jefe (a) del Departamento Jurídico.
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades que realizará el
Departamento.
Velar porque los servicios de aseo y mantenimiento, se brinde con la
eficiencia necesaria, según las normas y procedimientos establecidos.
Mantener adecuados mecanismos de coordinación sobre aspectos
vinculados con la prestación de los servicios que brinda el
Departamento.
Tramitar ante la unidad administrativa correspondiente los
requerimientos de personal, materiales que sean necesarios para la
prestación de los servicios.
Evaluar las reglamentaciones y procedimientos utilizados para la
prestación de los servicios asignados y plantear recomendaciones a su
superior para que se efectúen las correcciones necesarias.
Revisar, verificar y aprobar todos los documentos e informes del
departamento.
Preparar informes sobre las actividades relevantes realizadas por el
departamento.
Participar en la elaboración del plan de trabajo y presupuesto anual del
Departamento.
Velar por el rendimiento y disciplina del personal que labora en el
Departamento.
Relaciones de Coordinación del Departamento Jurídico.
Vertical
Mantiene coordinación vertical ascendente con la Dirección y Sub
Dirección de Registro Civil, de quien depende jerárquicamente y con
quien se mantiene una estrecha vinculación de trabajo para lograr un
eficiente desarrollo de sus funciones.
Horizontal
Tiene relación de coordinación y comunicación horizontal con los
Departamentos de Imágenes, Supervisión Nacional, Administrativo,
Especializado de Atención al Cliente, Hechos Vitales y Actos Jurídicos.
220
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO ESPECIALIZADO DE 20/7/04 13/8/04 Despacho
ATENCIÓN AL CLIENTE Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con Base Legal.
Objetivo
Asegurar la excelencia en la calidad del servicio que brinda la Dirección
General de Registro Civil a nuestros usuarios internos y externos.
Funciones
Asegurar la calidad, confiabilidad y tiempos de respuestas de los
servicios de investigación y actualización de datos a los clientes internos
y externos de la Dirección General de Registro Civil.
Definir el diseñó y programación de las Inscripciones de los Hechos
Vitales y Actos Jurídicas de la personas y su aplicación para la
actualización de datos (captación y anotaciones).
Realizar investigaciones, solterías y consultas en la base de Datos
Alfanuméricos y su integración con la base de Imágenes del Registro
Civil, para la aprobación de la Dirección General.
Establecer criterios y parámetros de calidad para garantizar la certeza y
la seguridad de la información en el proceso de la inscripción de los
hechos vitales y actos jurídicos de la personas y su aplicación para la
actualización de datos (captación y anotaciones), investigaciones,
solterías y consulta en la base de Datos Alfanumérica y su integración
con la Base de Imágenes del Registro Civil.
221
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Verificar que los procesos de investigación de la información relativa al
estado civil de las personas en los archivos digitalizados y sus
respaldos, se cumplan.
Atribuciones del Jefe (a) del Departamento Especializado de Atención al
Cliente.
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades que realizará el
Departamento.
Velar porque los servicios de transporte, se brinde con la eficiencia
necesaria, según las normas y procedimientos establecidos.
Mantener adecuados mecanismos de coordinación sobre aspectos
vinculados con la prestación de los servicios que brinda el
departamento.
Tramitar ante la unidad administrativa correspondiente los
requerimientos de personal, materiales que sean necesarios para la
prestación de los servicios.
Evaluar las reglamentaciones y procedimientos utilizados para la
prestación de los servicios asignados y plantear recomendaciones a su
superior para que se efectúen las correcciones necesarias.
Revisar, verificar y aprobar todos los documentos e informes del
Departamento.
Preparar informes sobre las actividades relevantes realizadas por el
departamento.
Participar en la elaboración del plan de trabajo y presupuesto anual del
Departamento.
Velar por el rendimiento y disciplina del personal que labora en el
Departamento.
Relaciones de Coordinación del Departamento Especializado de Atención
al Cliente.
Vertical hacia Arriba
Mantiene coordinación vertical ascendente con la Dirección General de
Registro Civil, de quien depende jerárquicamente y con quien se
mantiene una estrecha vinculación de trabajo para lograr un eficiente
desarrollo de sus funciones igualmente mantiene coordinación con las
222
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Secciones de Captura de Datos, Teleproceso, Anotaciones e Índice, de
quien se apoya para lograr un eficiente desarrollo de sus funciones.
Horizontal
Tiene relación de coordinación y comunicación horizontal con los
Departamentos de Imágenes, Supervisión Nacional, Administrativo,
Jurídico, Hechos Vitales y Actos Jurídicos.
223
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE HECHOS VITALES Y 20/7/04 13/8/04 Despacho
ACTOS JURÍDICOS Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base legal.
Objetivo
Inscribir y certificar la ocurrencia de los Hechos Vitales y Actos Jurídicos
de los panameños ocurridos en todo el territorio nacional y en el
extranjero.
Funciones
Recibir y procesar las solicitudes de inscripciones de hechos vitales que
formulen los nacionales en el exterior e igualmente los que formulan los
panameños que residen en el territorio nacional.
Recibir y procesar las solicitudes de inscripción que formulen los
extranjeros que se acogen a la nacionalidad panameña (naturalizados).
Canalizar las diversas peticiones que formulen el servicio Diplomático y
Consular acreditado en el extranjero relativo a tramites de Registro civil.
Redactar las diversas peticiones que formule el servicio Diplomático
consular acreditado en la Republica de Panamá relativo a trámites de
Registro Civil.
Recibir la correspondencia procedente del exterior, nacionales y de
diferentes servicios públicos (seguro social, servicios humanos, oficina
de hechos y estadísticas, defensoría de oficios) todos estos lugares
acreditados en el exterior.
224
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Captar el cuerpo Diplomático acreditado en el exterior en materia de
Registro Civil sobre los Hechos Vitales y Actos Jurídicos ocurridos en el
Exterior.
Atribuciones del Jefe (a) del Departamento de Hechos Vitales y Actos
Jurídicos.
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades que realizará el
departamento.
Mantener adecuados mecanismos de coordinación sobre aspectos
vinculados con la prestación de los servicios que brinda el
departamento.
Tramitar ante la unidad administrativa correspondiente los
requerimientos de personal, materiales que sean necesarios para la
prestación de los servicios.
Evaluar las reglamentaciones y procedimientos utilizados para la
prestación de los servicios asignados y plantear recomendaciones a su
superior para que se efectúen las correcciones necesarias.
Revisar, verificar y aprobar todos los documentos e informes del
departamento.
Preparar informes sobre las actividades relevantes realizadas por el
departamento.
Participar en la elaboración del plan de trabajo y presupuesto anual del
departamento.
Velar por el rendimiento y disciplina del personal que labora en el
departamento.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Hechos Vitales Y Actos
Jurídicos.
Vertical
Mantiene coordinación vertical ascendente con la Dirección General de
Registro Civil, de quien depende jerárquicamente y con quien se
mantiene una estrecha vinculación de trabajo para lograr un eficiente
desarrollo de sus funciones.
225
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Horizontal
Tiene relación de coordinación y comunicación horizontal con los
Departamentos: Imágenes, Supervisión Nacional, Administrativo,
Jurídico, Especializado de Atención al Cliente.
Diagonal
Mantiene relaciones o vínculos con las Direcciones Generales y otras
dependencias administrativas, las Direcciones Provinciales, Distritales y
Comárcales y las diferentes secciones.
226
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
INSTITUCIÓN : TRIBUNAL ELECTORAL DE PANAMÁ
MANUAL DE : ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
DIRECCIÓN : PROVINCIAL DE REGISTRO CIVIL
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Director (a), por:
Relaciones de Coordinación y Organigrama.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE REGISTRO 22/7/04 Despacho
CIVIL Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Ley No.100 (de 30 de diciembre de 1974), por la cual se reorganiza el
Registro Civil.
Decreto 76 de 5 de abril de 1979, por el cual se establece el Reglamento
Interno del Tribunal Electoral.
Objetivo
Inscribir y certificar los hechos vitales y actos jurídicos, las anotaciones
de los panameños y la naturalización de los residentes en las
provincias.
Funciones
Organizar, dirigir y coordinar el servicio de Registro Civil a nivel
provincial.
Recibir, custodiar e incorporar a la Base de Datos los documentos que
dieron origen a las inscripciones.
Confeccionar marginales de las inscripciones originales cuando el caso
lo amerite, sea procedente o se les haya instruido.
Expedir los certificados o fotocopias de las inscripciones que le sean
requeridas y otras certificaciones de hechos y vitales y actos jurídicos
autorizados.
227
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Enviar informes a la Dirección de Finanzas sobre las recaudaciones en
concepto de servicios de Registro Civil en la provincia.
Enviar a la sede central de Registro Civil el duplicado o cupón de las
inscripciones de nacimientos, matrimonios y defunciones que se
practiquen en la provincia para su microfilmación.
Enviar mensualmente los informes estadísticos sobre los hechos vitales
a la Dirección de Planificación.
Atribuciones del Director(a) Provincial de Registro Civil
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades que realiza la Dirección
Provincial.
Dirigir y coordinar la elaboración del informe de las actividades
relevantes ejecutadas por la Dirección Provincial.
Elaborar el plan de trabajo y el presupuesto anual de la Dirección
Provincial.
Velar por la asistencia, disciplina y rendimiento del personal que labora
en la Dirección Provincial.
Revisar, verificar y aprobar todos los documentos e informes de la
Dirección Provincial.
Relaciones de Coordinación de Dirección Provincial de Registro Civil.
Vertical
Tiene relación de coordinación vertical hacia arriba con la Dirección
General de Registro Civil de quien depende jerárquicamente.
Horizontal
Tiene relación de coordinación horizontal con las Direcciones
Provinciales de Cedulación y Organización Electoral.
Para el cumplimiento de sus funciones cuenta con una organización interna
que se divide en Oficinas Distritales y sus funciones están relacionadas con la
facilitación de los trámites de las tres Direcciones Generales del Tribunal
Electoral, en el nivel distrital y de corregimiento.
228
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
ESTRUCTURA ORGÁNICA ACTUAL DE LA
DIRECCIÓN GENERAL DE CEDULACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE
CEDULACIÓN
SUBDIRECCIÓN
GENERAL DE
CEDULACIÓN
DEPTO. DE
DEPTO. DE DEPTO. DE DEPTO. DE DEPTO. DE
DEPTO. DE VERIFICACIÓN DE DEPTO. DE
ENLACE CAPTURA ANÁLISIS Y PRODUCCIÓN DE
EXTRANJERÍA IDENTIDAD ARCHIVOS
ADMINISTRATIVO DE TRIADA CONTROL CÉDULAS
PERSONAL
Elaborado por el Depto. de Desarrollo Institucional - Dirección de Planificación Última Revisión: Abril 2005
229
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
INSTITUCIÖN : TRIBUNAL ELECTORAL DE PANAMÁ
MANUAL DE : ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
DIRECCIÓN : GENERAL DE CEDULACIÓN
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Director (a), por:
Relaciones de Coordinación, Departamentos
que lo conforman y Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DESPACHO SUPERIOR Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DIRECCIÓN GENERAL DE CEDULACIÓN. 25/2/05 18/4/05 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Ley No. 108 de 8 de octubre de 1973.
Decreto 76 de 5 de abril de 1979.
Objetivo
Contribuir con la gestión encomendada al Tribunal Electoral a través de
la expedición de la cédula de identidad personal.
Funciones
Recibir y tramitar las solicitudes de cédulas a nivel nacional a través de
las distintas Direcciones Provinciales.
Expedir las cédulas de identidad personal a los ciudadanos panameños
y extranjeros residentes en el país.
Absolver las consultas de los Tribunales de Justicia con relación a
asuntos sobre el documento de identidad personal.
Programar y ejecutar giras de cedulación a nivel nacional.
Emitir resoluciones sobre asuntos y trámites de cédula.
230
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Atribuciones del Director (a) General de Cedulación.
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades que se desarrollan en la
Dirección.
Impartir instrucciones para la elaboración del plan de trabajo anual y
presupuesto de la Dirección.
Absolver consultas y reclamaciones relacionadas con las actividades
que sean competencia de la Dirección.
Velar por la disciplina, asistencia y puntualidad del personal que labora
en la Dirección.
Preparar informes de las actividades relevantes ejecutadas por la
Dirección.
Relaciones de Coordinación de la Dirección General de Cedulación.
Vertical
Mantiene coordinación vertical ascendente con la Sala de Acuerdos de
la cual depende administrativamente y recibe directrices operacionales.
Igualmente coordina y se comunica hacia abajo jerárquicamente y
permanentemente con los Departamentos de Enlace Administrativo,
Departamento de Captura de Triada, Departamento de Extranjería,
Departamento de Análisis y Control, Departamento de Verificación de
Identidad Personal, Departamento de Archivo y Departamento de
Producción de Cédula.
Horizontal
Tiene relación de coordinación y comunicación horizontal con la
Dirección General de Registro Civil y la Dirección General de
Organización Electoral.
Diagonal
Mantiene relación de coordinación diagonal con las unidades
administrativas y las Direcciones Provinciales del Tribunal Electoral
vinculadas con las funciones de la Dirección General de Cedulación.
Extra institucional
Tiene relaciones de coordinación extra institucional, con el Ministerio
Público, Dirección Nacional de Migración y Naturalización, Autoridades
de Policía (PTJ, DIP).
231
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Departamentos que lo conforman
Para el cumplimiento de sus labores cuenta con una organización interna
conformada por los Departamentos de:
Enlace Administrativos
Captura de Triada
Extranjería
Análisis y Control
Verificación de Identidad Personal
Archivo
Producción de Cédulas y
Coordinación de Personal.
232
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN GENERAL DE CEDULACIÓN Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE ENLACE 28/5/04 7/6/04 Despacho
ADMINISTRATIVO Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base legal.
Objetivo
Apoyar la gestión administrativa que desarrolla la Dirección General de
Cedulación en materia de Presupuesto, Recursos Humanos y
suministros.
Funciones
Coordinar con la Dirección de Compras la adquisición de materiales,
insumos y reparación que necesite la Dirección para su buen
funcionamiento.
Distribuir los materiales a las diferentes oficinas provinciales, que forman
parte de la Dirección Nacional de Cedulación.
Servir de enlace con la Dirección Administrativa para las labores de
mantenimiento, reparaciones, seguridad y otros de la Dirección General
de Cedulación.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Enlace Administrativo
Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades que se realizan
en el departamento.
Elaborar informes periódicos sobre las operaciones y tareas que
desempeña el departamento.
233
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Participar en reuniones de trabajo con el personal del departamento,
sobre aspectos vinculados al desarrollo de sus funciones.
Planificar las tareas a realizar.
Planificar los requerimientos de recursos del departamento.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Enlace Administrativo.
Vertical
Mantiene coordinación en forma ascendente con la Dirección General de
Cedulación del cual depende administrativamente y recibe las directrices
operativas.
Horizontal
Mantiene coordinación con las otras unidades administrativa que
componen la Dirección General de Cedulación, tales como los
Departamentos de Captura de Triada, Extranjería, Análisis y Control,
Verificación de Identificación Personal, Archivo, Producción de Cédula y
Coordinación de Personal.
Diagonal
Mantiene relaciones de coordinación y comunicación diagonal con
algunas Unidades Administrativas que conforman el Tribunal Electoral.
234
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN GENERAL DE CEDULACIÓN Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE CAPTURA DE 28/5/04 7/6/04 Despacho
TRIADA Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto 76 del 5 de abril de 1979
Objetivo
Verificar y tomar las fotografías de los ciudadanos que hayan tramitado
su cédula de identidad personal.
Funciones
Velar por el desarrollo y buen funcionamiento del Departamento de
Captura de Triada en general.
Custodiar, fiscalizar y controlar el equipo fotográfico tríada y móviles.
Programar y efectuar visitas periódicas a todas las Direcciones
Provinciales con el fin de orientar e instruir con todo lo concerniente y
acorde a la Triada.
Atribuciones del Jefe (a) del Departamento de Captura de Triada
Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades que se realizan
en el departamento.
Elaborar informes periódicos sobre las operaciones y tareas que
desempeña el departamento.
Participar en reuniones de trabajo con el personal del departamento,
sobre aspectos vinculados al desarrollo de sus funciones.
Planificar las tareas a realizar.
235
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Planificar los requerimientos de recursos del departamento.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Captura de Triada.
Vertical
Mantiene coordinación en forma ascendente con la Dirección General de
Cedulación del cual depende administrativamente y recibe las directrices
operativas.
Horizontal
Mantiene coordinación con las otras unidades administrativa que
componen la Dirección General de Cedulación, tales como los
Departamentos de Enlace Administrativo, Extranjería, Análisis y Control,
Verificación de Identificación Personal, Archivo, Producción de Cédula y
Coordinación de Personal.
Diagonal
Mantiene relaciones de coordinación y comunicación diagonal con las
Direcciones Provinciales de Cedulación que conforman el Tribunal
Electoral.
236
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN GENERAL DE CEDULACIÓN Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE EXTRANJERÍA 28/5/04 7/6/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto 76 del 5 de abril de 1979.
Objetivo
Tramitar las solicitudes de cédulas de los extranjeros residentes en el
país.
Funciones
Grabar los nacimientos de extranjeros en base a resolución de migración
que le concede permanencia definitiva con derecho a cédula.
Tramitar las solicitudes de cédulas por primera vez de los extranjeros
residentes en el país que tengan derecho a este documento.
Modificar inscripciones de nacimientos de extranjeros, si hubiese algún
error por parte del Tribunal Electoral.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Extranjería.
Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades que se realizan
en el departamento.
Elaborar informes periódicos sobre las operaciones y tareas que
desempeña el departamento.
Participar en reuniones de trabajo con el personal del departamento,
sobre aspectos vinculados al desarrollo de sus funciones.
237
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Planificar las tareas a realizar.
Planificar los requerimientos de recursos del departamento.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Extranjería.
Vertical
Mantiene coordinación en forma ascendente con la Dirección General de
Cedulación del cual depende administrativamente y recibe las directrices
operativas.
Horizontal
Mantiene coordinación con las otras unidades administrativa que
componen la Dirección General de Cedulación, tales como los
Departamentos de Enlace Administrativo, Captura de Triada, Análisis y
Control, Verificación de Identificación Personal, Archivo, Producción de
Cédula y Coordinación de Personal.
Diagonal
Mantiene relaciones de coordinación y comunicación diagonal con las
Direcciones Provinciales de Cedulación que conforman el Tribunal
Electoral.
Extrainstitucional
Tiene relaciones de coordinación extrainstitucional con la Dirección
Nacional de Migración y Naturalización.
238
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN GENERAL DE CEDULACIÓN Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE ANÁLISIS Y 28/5/04 7/6/04 Despacho
CONTROL Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base legal.
Objetivos
Aprobar los trámites de cédulas a nivel nacional.
Custodiar los positivos originales de Panamá, Darién y San Blas.
Funciones
Aprobar los trámites de cédula que se realizan en la Provincia de
Panamá.
Proporcionar los positivos del Departamento de Archivos para que den
respuesta a todas las notas de solicitud de generales de cédulas por el
Ministerio Público y Entidades Gubernamentales.
Actualizar los historiales de cédulas en la base de datos de la Dirección
Nacional de Cedulación.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Análisis y Control.
Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades que se realizan
en el departamento.
Elaborar informes periódicos sobre las operaciones y tareas que
desempeña el departamento.
Participar en reuniones de trabajo con el personal del departamento,
sobre aspectos vinculados al desarrollo de sus funciones.
Planificar las tareas a realizar.
239
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Planificar los requerimientos de recursos del departamento.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Análisis y Control.
Vertical
Mantiene coordinación en forma ascendente con la Dirección General de
Cedulación del cual depende administrativamente y recibe las directrices
operativas.
Horizontal
Mantiene coordinación con las otras unidades administrativa que
componen la Dirección General de Cedulación, tales como los
Departamentos de Enlace Administrativo, Captura de Triada, Extranjería,
Verificación de Identidad Personal, Archivo, Producción de Cédula y
Coordinación de Personal.
Diagonal
Mantiene relaciones de coordinación y comunicación diagonal con las
Direcciones Provinciales de Cedulación que conforman el Tribunal
Electoral.
240
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN GENERAL DE CEDULACIÓN Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE VERIFICACIÓN DE 28/5/04 7/6/04 Despacho
IDENTIDAD PERSONAL Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base legal.
Objetivo
Procesar los casos sospechosos de suplantación para su traslado a las
autoridades competentes.
Funciones
Investigar todos los casos de supuesta suplantación de identidad y los
demás casos donde se tenga duda acerca de la identidad del titular de la
inscripción.
Coordinar a nivel del Tribunal Electoral y otras Instituciones
Gubernamentales, acciones que presenten el esclarecimiento de las
investigaciones.
Recomendar al Director Nacional de Cedulación, la necesidad de
habilitar o suspender una solicitud o emisión de cédula; producto de las
investigaciones efectuadas.
Atribuciones del Jefe (a) del Departamento de Verificación de Identidad
Personal.
Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades que se realizan
en el departamento.
Elaborar informes periódicos sobre las operaciones y tareas que
desempeña el departamento.
241
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Participar en reuniones de trabajo con el personal del departamento,
sobre aspectos vinculados al desarrollo de sus funciones.
Planificar las tareas a realizar.
Planificar los requerimientos de recursos del departamento.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Verificación de
Identidad Personal.
Vertical
Mantiene coordinación en forma ascendente con la Dirección General de
Cedulación del cual depende administrativamente y recibe las directrices
operativas.
Horizontal
Mantiene coordinación con las otras unidades administrativa que
componen la Dirección General de Cedulación, tales como los
Departamentos de Enlace Administrativo, Captura de Triada, Extranjería,
Análisis y Control, Archivo, Producción de Cédula y Coordinación de
Personal.
Diagonal
Mantiene relaciones de coordinación y comunicación diagonal con las
Direcciones Provinciales de Cedulación que conforman el Tribunal
Electoral.
242
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN GENERAL DE CEDULACIÓN Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE ARCHIVO 28/5/04 7/6/04 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto 76 de 5 de abril de 1979.
Objetivo
Colaborar en los esfuerzos de la Dirección Nacional de Cedulación a
través del archivo de las solicitudes de cédulas de la Provincia de
Panamá.
Funciones
Desarrollar sistemas de archivo que permitan la localización expedita de
los documentos.
Garantizar la custodia del archivo de documentos recibidos de los
Naturalizados, los PE. , los AV. Y las Instituciones Gubernamentales y
Privadas.
Recibir y custodiar todos los formularios de cédulas tramitados por la
Provincia de Cedulación, Dorado Mall y la distrital de Chepo.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Archivo.
Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades que se realizan
en el departamento.
Elaborar informes periódicos sobre las operaciones y tareas que
desempeña el departamento.
Participar en reuniones de trabajo con el personal del departamento,
sobre aspectos vinculados al desarrollo de sus funciones.
243
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Planificar las tareas a realizar.
Planificar los requerimientos de recursos del departamento.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Archivo
Vertical
Mantiene coordinación en forma ascendente con la Dirección General de
Cedulación del cual depende administrativamente y recibe las directrices
operativas.
Horizontal
Mantiene coordinación con las otras unidades administrativa que
componen la Dirección General de Cedulación, tales como los
Departamentos de Enlace Administrativo, Captura de Triada, Extranjería,
Análisis y Control, Verificación de Identidad Personal, Producción de
Cédula y Coordinación de Personal.
Diagonal
Mantiene relaciones de coordinación y comunicación diagonal con las
Direcciones Provinciales de Cedulación que conforman el Tribunal
Electoral.
244
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN GENERAL DE CEDULACIÓN Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN DE 28/5/04 7/6/04 Despacho
CÉDULAS Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base legal.
Objetivo
Contribuir en los esfuerzos de la Dirección Nacional de Cedulación en
materia de producción de cédula de identidad personal.
Funciones
Imprimir, verificar y enviar las cédulas al control de calidad; para
comprobar si está en óptimas condiciones y se proceda a digitar el
número de plástico.
Empacar las cédulas para cada lugar de retiro a nivel nacional.
Programar, supervisar y ejecutar el inventario físico del material utilizado
y en existencia.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Producción de Cédulas
Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades que se realizan
en el departamento.
Elaborar informes periódicos sobre las operaciones y tareas que
desempeña el departamento.
Participar en reuniones de trabajo con el personal del departamento,
sobre aspectos vinculados al desarrollo de sus funciones.
245
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Planificar las tareas a realizar.
Planificar los requerimientos de recursos del departamento.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Producción de Cédulas
Vertical
Mantiene coordinación en forma ascendente con la Dirección General de
Cedulación del cual depende administrativamente y recibe las directrices
operativas.
Horizontal
Mantiene coordinación con las otras unidades administrativa que
componen la Dirección General de Cedulación, tales como los
Departamentos de Enlace Administrativo, Captura de Triada, Extranjería,
Análisis y Control, Archivo, Verificación de Identidad Personal y
Coordinación de Personal.
Diagonal
Mantiene relaciones de coordinación y comunicación diagonal con las
Direcciones Provinciales de Cedulación que conforman el Tribunal
Electoral.
246
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN GENERAL DE CEDULACIÓN Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN DE 28/5/04 7/6/04 Despacho
PERSONAL Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base legal.
Objetivo
Supervisar, evaluar y registrar la asistencia en general de los
funcionarios que laboran en la Dirección General de Cedulación.
Funciones
Supervisar, registrar y archivar todos los expedientes de asistencia e
información general de cada uno de los funcionarios que forman parte
de la Dirección General de Cedulación.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Coordinación de Personal.
Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades que se realizan
en el departamento.
Elaborar informes periódicos sobre las operaciones y tareas que
desempeña el departamento.
Participar en reuniones de trabajo con el personal del departamento,
sobre aspectos vinculados al desarrollo de sus funciones.
Planificar las tareas a realizar.
Planificar los requerimientos de recursos del departamento.
247
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Relaciones de Coordinación del Departamento de Coordinación de
Personal.
Vertical
Mantiene coordinación en forma ascendente con la Dirección General de
Cedulación del cual depende administrativamente y recibe las directrices
operativas.
Horizontal
Mantiene coordinación con las otras unidades administrativa que
componen la Dirección General de Cedulación, tales como los
Departamentos de Enlace Administrativo, Captura de Triada, Extranjería,
Análisis y Control, Verificación de Identidad Personal, Archivo y
Producción de Cédula.
Diagonal
Mantiene relaciones de coordinación y comunicación diagonal con la
Dirección de Recursos Humanos y las Direcciones Provinciales de
Cedulación que conforman el Tribunal Electoral.
248
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
INSTITUCIÓN : TRIBUNAL ELECTORAL DE PANAMÁ
MANUAL DE : ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
DIRECCIÓN : PROVINCIAL DE CEDULACIÓN
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Director (a), por:
Relaciones de Coordinación, Secciones que la
componen y Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN GENERAL DE CEDULACIÓN Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE CEDULACIÓN 22/7/04 18/5/05 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Ley 108 del 8 de octubre de 1973.
Objetivo
Recibir las solicitudes de cédulas de los ciudadanos y tramitar su
expedición.
Funciones
Tramitar las solicitudes de los ciudadanos pasados de edad, siguiendo
los procedimientos establecidos para luego darle paso a la expedición.
Tramitar autenticaciones y certificaciones de cédulas.
Organizar, dirigir y coordinar la tramitación de las solicitudes y
expedición de las cédulas de identidad personal y enviar a la Dirección
General los informes estadísticos correspondientes.
Supervisar periódicamente la oficina distrital de Chepo y la oficina de
Plaza California. de las provincias.
Divulgar oportunamente las giras autorizadas por la Dirección General
de Cedulación y enviar un informe correspondiente.
249
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Absolver las consultas que se formulen, tanto de los usuarios como del
personal subalterno.
Remitir al Departamento de Archivo periódicamente los formularios
tramitados de los ciudadanos pasados de edad y de los trámites
realizados en giras..
Atribuciones del Director(a) Provincial de Cedulación
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades que realiza la Dirección
Provincial.
Dirigir y coordinar la elaboración del informe de las actividades
relevantes ejecutadas por la Dirección Provincial
Velar por la asistencia, disciplina y rendimiento del personal que labora
en la Dirección Provincial.
Revisar, verificar y aprobar todos los documentos e informes de la
Dirección Provincial.
Relaciones de coordinación de Dirección Provincial de Cedulación.
Vertical
Tiene relación de coordinación vertical hacia arriba con la Dirección
General de Cedulación de quien depende jerárquicamente.
Horizontal
Tiene relación de coordinación horizontal con las Direcciones
Provinciales de Registro Civil y Organización Electoral.
Extra institucional
Mantiene vínculos extra institucional con Ministerios Públicos e Instituciones
Gubernamentales.
250
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Secciones que la conforman
Para el cumplimiento de sus funciones la Dirección Provincial de Cedulación
estará organizada con las Secciones de:
Ventanilla Única
Verificación de Identidad
Fotografía
Análisis y Control
Extranjería
Producción de Cédulas
Archivo
Oficina Distrital y Plaza California.
251
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
ESTRUCTURA ORGÁNICA ACTUAL DE LA
DIRECCIÓN GENERAL DE ORGANIZACIÓN ELECTORAL
DIRECCIÓN GENERAL DE
ORGANIZACIÓN
ELECTORAL
SUBDIRECCIÓN
GENERAL DE
ORGANIZACIÓN
ELECTORAL
DEPTO. DE
DEPTO. DE DEPTO. DE
DEPTO. DE CAPACITACIÓN
INSCRIPCIÓN DE DEPTO. DE DEPTO. VERIFICACIÓN Y DEPTO. DE
REGISTRO Y DE
PARTIDOS CARTOGRAFÍA ADMINISTRATIVO ANÁLISIS DE ESTADÍSTICA
CENSO FUNCIONARIOS
POLÍTICOS TRÁMITES
ELECTORALES
SECCIÓN DE SECCIÓN DE SECCIÓN DE
SECCIÓN DE SECCIÓN DE
VERIFICACIÓN ARCHIVOS DE ASESORÍA
PRESUPUESTO PERSONAL
DE IDENTIDAD LIBROS LEGAL
Elaborado por el Depto. de Desarrollo Institucional - Dirección de Planificación Última Revisión: Mayo 2005
252
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
INSTITUCIÓN : TRIBUNAL ELECTORAL DE PANAMÁ
MANUAL DE : ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
DIRECCIÓN DE : GENERAL DE ORGANIZACIÓN ELECTORAL
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Director (a), por:
Relaciones de Coordinación, Departamentos
que lo conforman y Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DESPACHO SUPEIOR Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DIRECCIÓN GENERAL DE ORGANIZACIÓN 16/7/04 11/3/05 Despacho
ELECTORAL Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Ley No. 4 de 10 de febrero de 1978, Orgánica del Tribunal Electoral.
Decreto No. 107 de 26 de octubre de 1990, por el cual se modifican y
adicionan algunos artículos al Reglamento Interno, aprobado mediante
Decreto No. 76 de 5 de abril de 1979.
Objetivo
Colaborar con la Dirección Superior del Tribunal Electoral en el
planeamiento, organización y ejecución de los procesos electorales tales
como Elecciones, Referéndum, Plebiscitos, Censos, Registros
Electorales, Inscripciones de Adherentes a los Partidos Políticos y
Cambios de Residencias.
Funciones
Organizar los procesos electorales que convoque la institución
Planear la elaboración del censo y el registro de votantes.
Coordinar con todas las direcciones provinciales las actividades a
realizar.
253
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Procurar que los partidos políticos puedan adquirir las disposiciones
establecidas en el Código Electoral para la inscripción de adherentes.
Coordinar, en conjunto con la Dirección Superior, la inscripción y
renuncia de adherentes en partidos políticos.
Verificar las inscripciones y renuncias de partidos políticos para su
debida tramitación.
Mantener actualizados el Registro Electoral, a través del procesamiento
de los cambios de residencia.
Reclutar, seleccionar y capacitar los funcionarios electorales que todo
proceso electoral exija.
Atribuciones del Director(a) de Organización Electoral
Establecer mecanismo de control, seguimiento, evaluación y corrección
necesarios para garantizar el adecuado funcionamiento de todas las
comisiones que conforman el Plan de Elecciones.
Presentar resúmenes ejecutivos (verbal o escrito) de los aspectos
sobresalientes del proyecto de elecciones, así como los correctivos y
estrategias para evitar situaciones previstas y no controladas en los
procesos.
Dirigir, orientar y asesorar los programas de elecciones.
Lograr la interrelación de las labores y actividades de cada comisión.
Mantener adecuadas relaciones de coordinación y comunicación con las
dependencias del Tribunal Electoral, instituciones públicas y privadas a
nivel nacional e internacional.
Relaciones de Coordinación de la Dirección General de Organización
Electoral
Vertical
Coordina verticalmente hacia arriba en línea jerárquica con la Sala de
Acuerdos de la cual depende administrativamente y recibe directrices
operacionales. Igualmente coordina y se comunica hacia abajo
jerárquicamente y permanentemente con los Departamentos de:
Administrativo, Cartografía, Registro y Censo, Inscripciones de
Partidos Políticos, Capacitación de Funcionarios Electorales, Subsidio
Estatal, Estadística Electoral, Captura de Datos y las Secciones de
Verificación de Identidad, Archivos de Libros y las Direcciones
Provinciales de Organización Electoral.
254
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Horizontal
Mantiene relaciones de coordinación y comunicación horizontal con la
Dirección General de Registro Civil, Dirección General de Cedulación y
con los Juzgados Penales Electorales.
Diagonal
Mantiene relación de coordinación diagonal con las otras Unidades
Administrativas y las Direcciones Provinciales del Tribunal Electoral
vinculadas con las funciones de las direcciones provinciales de Registro
Civil y Cedulación.
Extra institucional
Tiene relaciones de coordinación extra institucional, con instituciones
vinculadas al área de trabajo como la Asamblea Legislativa, Partidos
Políticos constituidos y en formación, Comisión Nacional de Partidos
Políticos y Ministerio de Educación.
Departamentos que lo conforman
Para el cumplimiento de sus labores cuenta con una organización interna
conformada por los Departamentos:
Administrativo
Cartografía
Registro y Censo
Inscripciones de Partidos Políticos
Capacitación de Funcionarios Electorales
Verificación y Análisis de Trámites y
Estadística Electoral y las
Secciones de
Personal
Presupuesto
Asesoría Legal
Verificación de Identidad,
Archivos de Libros y las
Direcciones Provinciales de Organización Electoral.
255
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivos, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN GENERAL DE ORGANIZACIÓN Fecha Fecha de Aprobado
ELECTORAL de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 16/7/04 11/3/05 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Sala de Acuerdos No.13 de 31 de marzo del 2003.
Objetivos
Apoyar la gestión administrativa que desarrolla la Dirección General de
Organización Electoral en materia de Recursos Humanos.
Coordinar y Supervisar la Gestión Presupuestaria que desarrolla la
Dirección.
Verificar la ejecución del Presupuesto de acuerdo con lo establecido
durante su formulación.
Funciones
Planificar, organizar, dirigir y controlar la función de personal en la
dirección.
Mantener relaciones continuas y directas con los jefes de
Departamentos, Directores Provinciales y Comarcales del Tribunal
Electoral y asesorarlos en la aplicación de las sanciones administrativas
señaladas en el Reglamento Interno.
Levantar y presentar informe anual de las planillas de los registradores
auxiliares y el personal transitorio contratado a nivel nacional.
Elaborar, Supervisar y Ejecutar el Presupuesto Anual de la Dirección
General de Organización Electoral.
Coordinar con la Dirección de Compras la adquisición de materiales e
insumos y dar seguimiento a las compras recibidas.
256
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Coordinar con la Dirección de Finanzas la ejecución de la partida
presupuestaria para un mejor control.
Atribuciones del Jefe (a) del Departamento Administrativo.
Planificar los recursos necesarios del departamento.
Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades que se realizan
en el departamento.
Elaborar informes periódicos sobre las operaciones y tareas que
desempeña el departamento.
Participar en reuniones de trabajo con el personal técnico del
departamento, sobre aspectos vinculados al desarrollo de sus funciones.
Dar seguimiento al comportamiento de la ejecución presupuestaria de la
Dirección General de Organización Electoral.
Impartir instrucciones para la elaboración de los informes
presupuestarios.
Velar porque los servicios que brinda el Departamento se ejecuten en
forma expedita y eficiente.
Relaciones de Coordinación del Departamento Administrativo
Vertical
Se coordina verticalmente en forma ascendente en línea jerárquica con
la Dirección General de Organización Electoral de quien depende
administrativamente y recibe las directrices operativas. Adicional
coordina de manera descendente verticalmente hacia abajo con las
Secciones de Personal y Presupuesto.
Horizontal
Se coordina de forma horizontal con los departamentos que integran la
Dirección General de Organización Electoral tales como los
Departamentos de: Cartografía, Capacitación de Funcionarios
Electorales, Inscripción de Partidos Políticos, Registro y Censo,
Verificación y Análisis de Trámites y Estadística.
Diagonal
Tiene relaciones de coordinación intra institucional diagonal con la
Direcciones de Recursos Humanos, Finanzas, Compras Planificación
Administrativa, Asesoría Legal, Secretaría General y Provinciales.
257
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Secciones que lo conforman
Para el cumplimiento de sus labores cuenta con una organización interna
conformada por las Secciones de:
Personal
Presupuesto
258
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Director (a), por:
Relaciones de Coordinación, Departamentos
que lo conforman y Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
SECCIÓN DE PERSONAL 16/7/04 11/3/05 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base legal
Objetivo
Llevar el registro y control del tiempo que le adeudan al funcionario en
concepto de vacaciones y tiempo compensatorio de la Dirección
Nacional de Organización Electoral.
Realizar los trámites de nombramientos y pago de los Registradores
Auxiliares a nivel nacional.
Funciones
Planificar, organizar, dirigir y controlar la función de personal en la
Dirección Nacional de Organización Electoral.
Mantener relaciones continúas y directas con los jefes de
Departamentos, Directores Provinciales y Comarcales de la Dirección
Nacional de Organización Electoral del Tribunal Electoral y asesorarlos
en la aplicación de las sanciones administrativas señaladas en el
Reglamento Interno.
Levantar y presentar informe mensual de las planillas de los
registradores auxiliares y el personal transitorio contratado a nivel
nacional por la Dirección Nacional de Organización Electoral.
Coordinar con la Dirección de Finanzas la tramitación de pagos de horas
extras, viáticos y otros de los registradores auxiliares y el personal
transitorio contratado a nivel nacional por la Dirección Nacional de
Organización Electoral.
259
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Garantizar la confiabilidad de toda la información y documentación que
se recibe en la Sección de Personal.
Llevar un registro de asistencia y puntualidad del personal, en la cual se
supervisa que cada funcionario registre personalmente la entrada y
salida y los permisos que el mismo requiera.
Llevar un registro de asistencia y puntualidad del personal, en la cual se
supervisa que cada funcionario registre personalmente la entrada y
salida y los permisos que el mismo requiera.
Llevar el control mensual de vacaciones, tiempo compensatorio,
ausencias por enfermedad, ausencias injustificadas, tardanzas
injustificadas, tardanzas justificadas y permisos; el cual se remite a la
Dirección de Recursos Humanos y a los Jefes de Departamentos de la
Dirección Nacional de Organización Electoral.
Orientar a todos los funcionarios de la Dirección Provincial y Nacional de
Organización Electoral sobre los derechos, deberes y prohibiciones del
personal, establecidos en el Reglamento Interno de la Institución.
Verificar que cada funcionario porte el carné correctamente en las horas
laborables.
Atender las consultas que se formulen sobre la aplicación de las normas
que contempla el Reglamento Interno y la aplicación de las sanciones
allí tipificadas.
Preparar las resoluciones y memorandos necesarios, y notas de
felicitaciones cuando así se requiera.
Mantener actualizados los expedientes personales de los funcionarios.
Coordinar y dar seguimiento a la recepción de informes de asistencias
de los funcionarios.
Confeccionar certificaciones del tiempo laborado de los Registradores
Auxiliares a nivel nacional.
Atribuciones del Jefe(a) de la Sección de Personal
Planificar los recursos necesarios de la sección.
Elaborar informes periódicos sobre las operaciones y tareas que
desempeña la sección.
Participar en reuniones de trabajo con el personal técnico de la sección
sobre aspectos vinculados al desarrollo de sus funciones.
260
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Velar porque los servicios que brinda la sección se ejecuten en forma
expedita y eficiente.
Darle seguimiento a las tareas de la sección.
Relaciones de Coordinación de la Sección de Personal
Vertical
Se coordina verticalmente en forma ascendente en línea jerárquica con
el Departamento Administrativo de quien depende administrativamente y
recibe las directrices operativas.
Horizontal
Se coordina de forma horizontal con la Sección de Presupuesto.
Diagonal
Tiene relaciones de coordinación intra institucional diagonal con todos
los departamentos que componen la Dirección Nacional de Organización
Electoral, igualmente con las Direcciones Provinciales y Comarcales de
Organización Electoral.
261
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Director (a), por:
Relaciones de Coordinación, Departamentos
que lo conforman y Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
SECCIÓN DE PRESUPUESTO 16/7/04 11/3/05 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base legal
Objetivos
Coordinar y Supervisar la gestión Presupuestaria que desarrolla esta
Dirección verificando la ejecución del presupuesto de acuerdo con lo
establecido durante su formulación.
Realizar los trámites correspondientes de los traslados de partida;
promueve el uso racional y oportuno de los recursos y además, colabora
con las demás instancias de esta Dirección para la satisfacción de sus
necesidades presupuestarias y vela por el cumplimiento de las normas
institucionales en material de presupuesto.
Funciones
Elaborar, supervisar y ejecutar el presupuesto anual de la Dirección
Nacional de Organización Electoral.
Coordinar con la Dirección de Compras la adquisición de materiales e
insumos y dar seguimiento a las compras recibidas.
Llevar un inventario actualizado de los materiales existentes en el
depósito.
Atender y suministrar oportunamente las necesidades de material y
equipo que solicitan los diferentes Departamentos, Direcciones
Provinciales y Comarcales de la Dirección Nacional de Organización
Electoral.
262
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Realizar los trámites de viáticos y desembolso presupuestario de las
Direcciones Provinciales de Organización Electoral y de la Dirección
Nacional de Organización Electoral.
Realizar los traslados de partidas, de acuerdo a solicitud y a la viabilidad
financiera.
Elaborar informes financieros sobre la gestión presupuestaria.
Coordinar con la Dirección de Finanzas la ejecución de la partida
presupuestaria de las Direcciones Provinciales y la Dirección Nacional
de Organización Electoral para un mejor control.
Llevar un control de los archivos de las órdenes de compra o
documentación relacionada a la adquisición de bienes y servicios.
Coordinar y dar seguimiento a las compras recibidas y las que están
pendiente.
Preparar las requisiciones para la solicitud de materiales dándole
seguimiento en todo el proceso que resulte de éstas con la Dirección de
Compras, Finanzas y el Departamento de Proveeduría.
Coordinar con el Departamento de Bienes Patrimoniales el control
efectivo en todos los activos de la Dirección Nacional de Organización
Electoral ya sea en equipo o mobiliario.
Coordinar, supervisar y dar seguimiento a las acciones de viáticos de
gira y alimentación de las Direcciones Provinciales de Organización
Electoral.
Atribuciones del Jefe (a) de la Sección de Presupuesto
Planificar los recursos necesarios de la sección.
Elaborar informes periódicos sobre las operaciones y tareas que
desempeña la sección.
Participar en reuniones de trabajo con el personal técnico de la sección
sobre aspectos vinculados al desarrollo de sus funciones.
Velar porque los servicios que brinda la sección se ejecuten en forma
expedita y eficiente.
Darle seguimiento a las tareas de la sección.
263
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Relaciones de Coordinación de la Sección de Presupuesto
Vertical
Se coordina verticalmente en forma ascendente en línea jerárquica con
el Departamento Administrativo de quien depende administrativamente y
recibe las directrices operativas.
Horizontal
Se coordina de forma horizontal con la Sección de Personal.
Diagonal
Tiene relaciones de coordinación intra institucional diagonal con los
demás departamentos que conforman la Dirección Nacional de
Organización Electoral, igualmente con las Direcciones Provinciales y
Comarcales de Organización Electoral.
264
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Director (a), por:
Relaciones de Coordinación, Departamentos
que lo conforman y Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
SECCIÓN DE ASESORÍA LEGAL 16/7/04 11/3/05 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base legal
Objetivos del Departamento
Brindar asesoría jurídica a la Dirección Nacional, Provinciales y
Comarcales de Organización Electoral, adicional a la ciudadanía en
general en materia legal electoral.
Determinar de acuerdo a las denuncias de los ciudadanos la falsedad o
no de las presuntas falsas inscripciones, renuncias ó renuncias tácitas
de los ciudadanos en Partidos Políticos.
Funciones del Departamento
Garantizar que los funcionarios bajo la responsabilidad del superior,
cumplan con las normas de los derechos y deberes establecidos en el
Reglamento Interno.
Orientar y asesorar a la ciudadanía cuando estos lo soliciten sobre los
procesos de denuncias, falsa inscripción, falsa renuncia y cualquier otra
consulta referente a la función del Tribunal Electoral.
Anular a través de resolución motivada las inscripciones y marginales
de renuncia mediante decreto No. 19 de 27 de agosto de 1997.
Recibir de los juzgados las sentencias para la calificación y tramitación
de inhabilitaciones.
Participar como observadores legales en las convenciones generales
que realizan los Partidos Políticos.
265
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Elaborar los expedientes en los casos de falsa renuncia, falsa
inscripción, falsa renuncia tácita, falsa inscripción y falsa renuncia y otras
faltas legales administrativas.
Elaborar las resoluciones, notificaciones y edictos de la Dirección
Nacional de Organización Electoral.
Apoyar y dar seguimiento en las elaboraciones de los instructivos de
elecciones, panfletos y otros documentos legales en conjunto con la
Dirección Nacional de Asesoría Legal.
Supervisar las inscripciones que se realizan en los puestos
estacionarios.
Leer y analizar las sentencias de los Juzgados a nivel nacional,
igualmente las calificaciones de expedientes para aplicación de
inhabilitaciones.
Elaborar anteproyectos de decretos y resoluciones en materia electoral.
Atender consultas de material electoral y civil que surjan del Decreto No.
19 de 27 de agosto de 1997.
Atender las apelaciones que surjan en la Dirección Nacional de
Organización Electoral.
Atender como defensor de oficio a la Dirección Nacional de
Organización Electoral.
Organizar y asesorar a organismos tales como Asambleas Juveniles,
AMIFU y cualquier otro organismo e instituciones o persona jurídica que
lo soliciten en virtud de la ordenanza del artículo 120 del Código
Electoral.
Participar como asesor legal de la Dirección Nacional de Organización
Electoral en el Proyecto de Reformas Electorales.
Atribuciones del Jefe(a) de la Sección de Asesoría Legal.
Planificar los recursos necesarios de la sección.
Elaborar informes periódicos sobre las operaciones y tareas que
desempeña la sección.
Participar en reuniones de trabajo con el personal técnico de la sección
sobre aspectos vinculados al desarrollo de sus funciones.
Velar porque los servicios que brinda la sección se ejecuten en forma
expedita y eficiente.
266
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Darle seguimiento a las tareas de la sección.
Relaciones de Coordinación de la Sección
Vertical
Se coordina verticalmente en forma ascendente en línea jerárquica con
la Dirección Nacional de Organización Electoral de quien depende
administrativamente y recibe las directrices operativas.
Diagonal
Tiene relaciones de coordinación intra institucional diagonal con los
departamentos que componen la Dirección Nacional de Organización
Electoral, las Direcciones Provinciales y Comarcales.
Extra institucional
Tiene relación de coordinación extra institucional con la Fiscalía
Electoral, Órgano Judicial y personas independientes
267
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN GENERAL DE ORGANIZACIÓN Fecha Fecha de Aprobado
ELECTORAL de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE CARTOGRAFÍA 16/7/04 11/3/05 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto No. 107 de 26 de octubre de 1990, por el cual se modifican y
adicionan algunos artículos al Reglamento Interno del Tribunal Electoral.
Decreto No. 17 de 14 de Julio de 1998.
Objetivos
Apoyar y coordinar la gestión de la Dirección Nacional de Organización
Electoral a través del diseño de mapas y planos de ubicación y
delimitación geográfica de los circuitos electorales y centros de
votación.
Funciones
Garantizar que los funcionarios bajo la responsabilidad del superior,
cumplan con las normas, derechos y deberes establecidos en el
Reglamento Interno.
Diseñar los planos cartográficos a utilizarse para cada evento de
consulta popular.
Mantener relación y comunicación inter-institucional con el Instituto
Geográfico Nacional Tommy Guardia
Diseñar mapas, que grafiquen los circuitos electorales y corregimientos
de la República de Panamá, para la ubicación de centros de mesas y de
votación.
Diseñar los afiches, levantado de artes, confeccionar gráficas y rótulos
que soliciten las unidades administrativas.
Organizar giras a nivel nacional para la realización de actividades
concernientes al departamento.
268
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Verificar y certificar la residencia electoral de los candidatos a elección
popular.
Mantener la información cartográfica actualizada de acuerdo a las
políticas administrativas en todo el territorio nacional, por provincia,
distrito, corregimiento, regimiento y poblados referentes a los lugares
toponímicos de accidentes culturales, viabilidad y demás relieves
naturales con sus respectivas rutas de acceso y centros de votación con
su ubicación geográfica.
Coordinar permanentemente las acciones de administración y
supervisión cartográfica con las direcciones superiores con el objeto de
realizar las actividades con la eficiencia y eficacia que requiere la
institución.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Cartografía
Colaborar con las demás unidades administrativas.
Planificar las tareas a realizar.
Planificar los requerimientos de recursos del departamento.
Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades que se
realizan en el departamento
Darle seguimiento a las tareas del departamento.
Elaborar informes periódicos sobre las operaciones y tareas que
desempeña el departamento.
Participar en reuniones de trabajo con el personal técnico del
departamento, sobre aspectos vinculados al desarrollo de sus
funciones.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Cartografía
Vertical
Se coordina verticalmente en forma ascendente en línea jerárquica con
la Dirección Nacional de Organización Electoral del cual depende
administrativamente y recibe las directrices operativas.
Horizontal
Se coordina con los otros departamentos que integran la Dirección
Nacional de Organización Electoral tales como los Departamentos de:
Capacitación de Funcionarios Electorales, Inscripción de Partidos
Políticos, Control de Calidad, Asesoría Legal, Estadística Electoral,
Administrativo y su Sección de Personal y Sección de Presupuesto.
269
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Diagonal
Mantiene relaciones de coordinación y comunicación diagonal con las
unidades administrativas, las Direcciones Generales, Direcciones
Sustantivas y Direcciones Provinciales del Tribunal Electoral.
Extra Institucional
Tiene relaciones de coordinación extra institucional, con el Instituto
Geográfico Tommy Guardia, Ministerio de Educación, Universidad de
Panamá, Ministerio de Gobierno y Justicia, Contraloría General de la
República, Autoridad Nacional del Medio Ambiente y la Asamblea
Nacional de Diputados, referente a mapas, planos, ubicación de límites y
cambios geográficos del territorio nacional.
270
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN GENERAL DE ORGANIZACIÓN Fecha Fecha de Aprobado
ELECTORAL de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN DE 16/7/04 11/3/05 Despacho
FUNCIONARIOS ELECTORALES Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base legal.
Objetivo
Diseñar, ejecutar, administrar y evaluar los programas de capacitación
electoral y educación ciudadana.
Funciones
Garantizar que los funcionarios bajo la responsabilidad del superior,
cumplan con las normas de los derechos y deberes establecidos en el
Reglamento Interno.
Planificar, organizar, ejecutar y evaluar los planes de capacitación
electoral y educación para la vida en democracia, en todas las etapas de
vida de los asociados nacionales y extranjeros que conviven en nuestro
país.
Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades (administrativas,
logísticas y presupuestarias) que se realizan en el departamento y los
recursos requeridos para el desarrollo del mismo.
Reclutar, seleccionar, capacitar y asignar cargos de los funcionarios
electorales en las corporaciones electorales, que participan en cada
comicio electoral.
Dar seguimiento a los programas de capacitación electoral y
capacitación ciudadana a nivel nacional.
Evaluar el desempeño de los funcionarios electorales que laboran en
cada comicio electoral.
271
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Fortalecer y administrar el Centro de Información Electoral.
Fortalecer y administrar la base de datos de funcionarios electorales y
de educación ciudadana en coordinación con la Dirección de
Informática.
Evaluar y sistematizar los hallazgos de la evaluación de las actas.
Investigar y desarrollar propuestas de fortalecimiento y ampliación de
los servicios y acciones de los programas del departamento.
Elaborar, actualizar y asegurar la reproducción de los materiales
didácticos utilizados en el desarrollo de los programas de educación
ciudadana y capacitación electoral.
Colaborar con otras dependencias del Tribunal Electoral en materia de
Capacitación, Educación Cívica Electoral y otras asignaciones que
tengan a bien solicitarnos.
Rendir informes periódicos sobre las operaciones y tareas que
desempeña el departamento a los superiores inmediatos.
Participar con el personal técnico y administrativo del departamento en
reuniones celebradas con los superiores jerárquicos, sobre aspectos
vinculados al desarrollo de los programas y políticas institucionales.
Evaluar el desempeño de cada uno de los colaboradores del
departamento.
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Capacitación de
Funcionarios Electorales
Colaborar con las demás unidades administrativas.
Planificar las tareas a realizar.
Planificar los requerimientos de recursos del departamento.
Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades que se realizan
en el Departamento.
Darle seguimiento a las tareas del departamento.
Elaborar informes periódicos sobre las operaciones y tareas que
desempeña el departamento.
Participar en reuniones de trabajo con el personal técnico del
Departamento, sobre aspectos vinculados al desarrollo de sus
funciones.
272
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Relaciones de Coordinación del Departamento
Vertical
Se coordina verticalmente en forma ascendente en línea jerárquica con
la Dirección Nacional de Organización Electoral, de la cual depende
administrativamente y recibe las directrices operativas.
Horizontal
Mantiene una efectiva relación de coordinación con los otros
departamentos que integran la Dirección Nacional de Organización
Electoral tales como: Registro y Censo, Partidos Políticos, Cartografía,
Control de Calidad, Estadística Electoral, Asesoría Legal y el
Departamento Administrativo y su Sección de Presupuesto y la Sección
de Personal.
Diagonal
Tiene relación de coordinación diagonal con todas las unidades
administrativas de la Institución que requieran capacitación en un
momento determinado.
Extra institucional
Tiene relación de coordinación y comunicación permanente con el
Ministerio de Educación, Asamblea Nacional y las Unidades de
Capacitación del Protocolo del Tikal (Países Centroamericanos) y de
Uniore (Países Suramericanos).
273
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN GENERAL DE ORGANIZACIÓN Fecha Fecha de Aprobado
ELECTORAL de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE PARTIDOS 16/7/04 11/3/05 Despacho
POLÍTICOS Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base legal
Objetivo
Coadyuvar en la gestión encomendada a la Dirección Nacional de
Organización Electoral a través de la administración de las actividades
relacionadas a la inscripción y renuncia de adherentes en los partidos
políticos.
Funciones
Garantizar que los funcionarios bajo la responsabilidad del superior,
cumplan con las normas de los derechos y deberes establecidos en el
Reglamento Interno.
Distribuir a los Directores Provinciales de Organización Electoral a nivel
nacional, los libros de inscripción y renuncia de adherentes de partidos
políticos y otros documentos.
Elaborar tabla de comportamiento estadístico semanal, mensual y anual
de inscripciones y renuncias de los partidos políticos efectuados en la
Direcciones Provinciales.
Servir de enlace entre la dirección y los Partidos Políticos.
Proporcionar las copias de credenciales de miembros de Partidos
Políticos a la Fiscalía Electoral.
Planificar, organizar y coordinar la ejecución del calendario anual o
temporal de inscripción de adherentes en los partidos políticos.
274
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Recibir y revisar los diferentes libros de inscripción de partidos políticos
de las Direcciones Provinciales de Organización Electoral y mantener
ordenado el archivo de los mismos.
Establecer previa aprobación del Despacho Superior, las medidas de
control necesarios a la información sobre adherentes de Partidos
Políticos y renuncia de los mismos.
Realizar el cobro Y confección de las solicitudes de certificaciones de
inscritos, no inscritos e historiales políticos.
Atribuciones del Jefe (a) del Departamento de Partidos Políticos
Establecer, previa aprobación de la Dirección Superior, las medidas de
control necesarias a la información sobre adherentes de Partidos
Políticos y renuncias de los mismos.
Colaborar con las demás unidades administrativas.
Planificar las tareas a realizar.
Planificar los requerimientos de recursos del departamento.
Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades que se realizan
en el Departamento.
Darle seguimiento a las tareas del departamento.
Elaborar informes periódicos sobre las operaciones y tareas que
desempeña el departamento.
Participar en reuniones de trabajo con el personal técnico del
departamento, sobre aspectos vinculados al desarrollo de sus funciones.
Relaciones de Coordinación del Departamento
Vertical
Se coordina verticalmente en forma ascendente en línea jerárquica con
la Dirección Nacional de Organización Electoral de la cual depende
administrativamente y recibe las directrices operativas. Adicional
coordina de manera descendente verticalmente hacia abajo con la
Sección de Análisis de Inscripción y Renuncias y la Sección de Archivos
de Libros.
275
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Horizontal
Se coordina con los otros departamentos que integran la Dirección
Nacional de Organización Electoral tales como los Departamentos de:
Cartografía, Registro y Censo, Capacitación de Funcionarios
Electorales, Control de Calidad, Asesoría Legal, Estadística Electoral,
Administrativo y sus Secciones (Personal y Presupuesto).
Diagonal
Tiene relaciones de coordinación institucional diagonal con todas las
unidades administrativas a nivel central y Provincial.
Secciones que la conforman
Para el cumplimiento de sus labores cuenta con una organización interna
conformada por las Secciones de:
Sección de Análisis de Inscripciones y Renuncias.
Sección de Archivos de Libros.
276
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DEPARTAMENTO DE INSCRIPCIÓN DE Fecha Fecha de Aprobado
PARTIDOS POLÍTICOS. de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
SECCIÓN DE VERIFICACIÓN DE PARTIDOS 16/7/04 11/3/05 Despacho
POLÍTICOS Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base legal.
Objetivo
Coadyuvar en la gestión y desempeño de las actividades que realiza el
Departamento Partidos Políticos, analizando y verificando contra la base
de datos de la Dirección Nacional de Organización Electoral, la
legitimidad de las inscripciones y las renuncias que se han solicitado y
grabado a nivel nacional.
Funciones
Garantizar que los funcionarios bajo la responsabilidad del superior,
cumplan con las normas de los derechos y deberes establecidos en el
Reglamento Interno.
Recibir la copia de las inscripciones y renuncias efectuadas por los
ciudadanos adherentes a los partidos políticos a nivel nacional.
Clasificar, ordenar y enlistar las copias de inscripciones y renuncias
recibidas a nivel nacional; por provincia, fecha de grabación y por
números de cédula de los adherentes.
Verificar, analizar y custodiar las copias de inscripciones y renuncias
recibidas a nivel nacional, contra la información que aparece en el
Sistema de tal forma que todo se hayan realizado de manera correcta.
Recibir el listado de los representantes a partidos políticos y candidatos
de libre postulación.
277
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Gravar en el sistema los datos de los representantes de partidos
políticos y candidatos de libre postulación.
Imprimir y sacar copia para archivo de constancia de las credenciales
elaboradas de los representantes de los partidos políticos y candidatos
de libre postulación.
Entregar las credenciales originales a los partidos políticos y candidatos
de libre postulación solicitantes.
Proporcionar las copias de credenciales necesarias que solicite la
Fiscalía Electoral y otras instancias superiores que requieren del
servicio.
Atribuciones del Jefe(a) de la Sección
Colaborar con las demás unidades administrativas.
Planificar las tareas a realizar en el departamento.
Planificar los recursos necesarios del departamento.
Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades que se realizan
en el departamento.
Darle seguimiento a las tareas del departamento.
Elaborar informes periódicos sobre las operaciones y tareas que
desempeña el departamento.
Participar en reuniones de trabajo con el personal técnico del
departamento, sobre aspectos vinculados al desarrollo de sus funciones
Relaciones de Coordinación de la Sección
Vertical
Se coordina verticalmente en forma ascendente en línea jerárquica con
el Departamento de Partidos Políticos del cual depende
administrativamente y recibe directrices operativas.
Horizontal
Se coordina en forma horizontal con la Sección de Archivos de Libros la
cual se encuentra en el mismo nivel jerárquico dentro del Departamento
de Partidos Políticos.
278
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Diagonalmente
Coordina en forma diagonal con las Direcciones Provinciales y
Distritales de Organización Electoral a nivel nacional.
Extra institucional
Se coordina de manera directa e indirecta con los Partidos Políticos,
Fiscalía Electoral y Órgano Judicial.
279
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DEPARTAMENTO DE INSCRIPCIÓN DE Fecha Fecha de Aprobado
PARTIDOS POLÍTICOS de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
SECCIÓN DE ARCHIVOS DE LIBROS 16/7/04 11/3/05 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto No. 107 de 26 de octubre de 1990
Decreto No. 17 de 7 de abril de 1998
Objetivo
Atender el registro de las inscripciones y renuncias de partidos políticos,
mediante un sistema expedito y eficiente a fin de contar con la
información actualizada y confiable en el historial político del ciudadano
igualmente mantener en custodia los libros de inscripciones y renuncias
de los partidos políticos.
Funciones
Aplicar las renuncias que realizan los ciudadanos que se encuentran
inscritos en los diferentes partidos políticos.
Proporcionar a las diferentes Direcciones Provincias de Organización
Electoral la numeración para los libros de inscripción.
Buscar inscripciones cero (Cuando la persona inscrita no le aparece No.
de libro, ni página, ni asiento).
Distribuir los materiales de inscripción a las diferentes Direcciones
Provincias de Organización Electoral (Libros de inscripción, papel
carbón, controles de salida y entrada de libros, plumas, almohadillas).
Mantener el archivo de libros ordenado y actualizado.
Custodiar los libros de inscripción en las diligencias de falsas renuncias
e inscripción en la Policía Técnica Judicial y en la Dirección Nacional de
Organización Electoral.
280
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Realizar la aplicación de marginales de cancelación y anulación de
inscripciones o renuncias mediante resoluciones y decretos.
Asistir al peritaje en las oficinas de la PTJ.
Atribuciones del Jefe (a) de la Sección
Colaborar con las demás unidades administrativas.
Planificar las tareas a realizar en el departamento.
Planificar los recursos necesarios del departamento.
Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades que se realizan
en el departamento.
Darle seguimiento a las tareas del departamento.
Elaborar informes periódicos sobre las operaciones y tareas que
desempeña el departamento.
Participar en reuniones de trabajo con el personal técnico del
departamento, sobre aspectos vinculados al desarrollo de sus funciones.
Relaciones de Coordinación de la Sección
Vertical
Se coordina verticalmente en forma ascendente en línea jerárquica con
el Departamento de Partidos Políticos del cual depende
administrativamente y recibe las directrices operativas.
Horizontal
Se coordina horizontalmente con la otra sección que integra el
Departamento de Partidos Políticos, la Sección de Análisis de
Inscripción y Renuncias.
281
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN GENERAL DE ORGANIZACIÓN Fecha Fecha de Aprobado
ELECTORAL de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE REGISTRO Y CENSO 16/7/04 11/3/05 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Título II, Capítulo I del Decreto No. 76 de 5 de Abril de 1979.
Artículo Tercero, Decreto No. 107 de 26 de Octubre de 1990.
Decreto No. 19 de 14 de Julio de 1995.
Decreto No. 17 de 14 de Julio de 1998.
Objetivo
Coordinar las actividades de Actualización y Depuración del Registro
Electoral.
Funciones
Garantizar que los funcionarios bajo la responsabilidad del superior,
cumplan con las normas de los derechos y deberes establecidos en el
Reglamento Interno.
Diseñar y emitir las directrices relacionadas con el proceso de
actualización y depuración del Registro Electoral a nivel nacional.
Coordinar permanentemente las acciones de administración y
supervisión del Registro Electoral con las Direcciones de Cedulación,
Registro Civil e Informática.
Analizar los fenómenos, socio demográfico que afectan el Registro
Electoral y coordinar las acciones preventivas y correctivas.
Coordinar y supervisar el proceso de corte o bajada de los archivos para
impresión de los padrones preliminares y final en cada evento.
Dirigir, ejecutar y coordinar el proceso de capacitación orientado a la
estructura operativa con relación a la administración y procesamiento de
cambio de residencia a nivel nacional.
282
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Elaborar los presupuestos del Programa de Actualización y Depuración
del Registro Electoral.
Dirigir y supervisar el proceso de instalación del sistema de información
geográfica (SIG).
Realizar giras de supervisión del proceso de actualización y depuración
del Registro Electoral.
Diseñar, controlar y supervisar el funcionamiento del Centro de
Información del Tribunal Electoral.
Dar respuesta a las consultas realizadas en Internet con relación al
Registro Electoral.
Elaborar informes estadísticos sobre los movimientos del Registro
Electoral.
Atender y dar respuesta a las solicitudes de servicios de cambio de
residencia electoral que brinda el Departamento de Registro y Censo.
Procesar y dar seguimiento a las solicitudes de inhabilitaciones
provenientes del Órgano Judicial y otras instancias.
Atender las solicitudes relacionadas con la residencia de los electores
provenientes del Ministerio Público, Secretaría General, Fiscalía
Electoral, Dirección de Relaciones Públicas, Ente Regulador de los
Servicios Públicos y otras organizaciones.
Organizar y dirigir el programa de identificación, clasificación y
asignación de mesa para los electores discapacitados y ancianos
inscritos en el Registro Electoral.
Analizar, procesar y solicitar las correcciones para las omisiones en el
Registro Electoral y la Base de Datos.
Diseñar y administrar los controles correctos de archivo y mantenimiento
de los formularios de cambio de residencia que se encuentran en el
centro de recepción y custodia de las Provincias.
Diseñar y mantener actualizado el inventario de los formularios de
cambio de residencia de uso a nivel nacional.
Diseñar, dirigir y supervisar el proceso de distribución de los padrones a
los Partidos Políticos y demás autoridades establecidas, en coordinación
con el Despacho Superior y Directores Provinciales.
283
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Acatar las instrucciones emanadas de Secretaria General en cuanto a
las reversiones de residencia de los ciudadanos impugnados.
Supervisar el proceso de grabación de cambio de residencia y sugerir
correctivos cuando se detecten deficiencias.
Diseñar, ejecutar y supervisar el proceso de identificación y grabación de
los ciudadanos votantes y los que se abstuvieron.
Coordinar con otras dependencias del Tribunal Electoral y otras
Instituciones el planeamiento, ejecución y seguimiento del Programa de
Actualización y Depuración del Registro Electoral.
Atribuciones del Jefe (a) del Departamento de Registro y Censo
Distribuir a nivel nacional los documentos para tramitar la actualización
del Registro Electoral.
Custodiar todos los documentos tramitados en el departamento, relativo
a la actualización del Padrón Electoral, tales como libros de partidos
políticos, formularios, etc.
Colaborar con las demás unidades administrativas.
Planificar las tareas a realizar.
Planificar los requerimientos de recursos del departamento.
Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades que se realizan
en el Departamento.
Darle seguimiento a las tareas del departamento.
Elaborar informes periódicos sobre las operaciones y tareas que
desempeña el departamento.
Participar en reuniones de trabajo con el personal técnico del
departamento, sobre aspectos vinculados al desarrollo de sus funciones.
Relaciones de Coordinación
Vertical
Se coordina verticalmente en forma ascendente en línea jerárquica con
la Dirección Nacional de Organización Electoral del cual depende
administrativamente y recibe las directrices operativas.
284
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Horizontal
Se coordina con los otros departamentos que integran la Dirección
Nacional de Organización Electoral tales como los Departamentos de:
Cartografía, Capacitación de Funcionarios Electorales, Inscripción de
Partidos Políticos, Control de Calidad y las Secciones de Personal,
Presupuesto, Asesoría Legal y Estadística Electoral.
Diagonal
Tiene relaciones de coordinación intra institucional diagonal con todas
las unidades administrativas a nivel central y Provincial.
285
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN GENERAL DE ORGANIZACIÓN Fecha Fecha de Aprobado
ELECTORAL de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE VERIFICACIÓN Y 20/5/05 11/3/05 Despacho
ANÁLISIS DE TRÁMITES Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base legal.
Objetivo
Garantizar a través de la verificación y el análisis de los trámites que los
servicios que brinda la Dirección General de Organización Electoral
cumplan con las normas legales y los procedimientos establecidos por el
Tribunal Electoral.
Funciones
Verificar y analizar los datos incorporados en el sistema de los trámites
de inscripción de partidos políticos y renuncias de adherentes,
efectuados en el Departamento de Inscripción de Partidos Políticos vs lo
que presenta la Base de Datos del Tribunal Electoral.
Verificar y analizar los datos incorporados en el sistema de los trámites
de cambios de residencias, efectuados en el Departamento de Registro
y Censo vs lo que presenta la Base de Datos del Tribunal Electoral.
Verificar y analizar los datos incorporados en el sistema de los trámites
de funcionarios asignados como miembros de las Corporaciones
Electorales, en el Departamento de Capacitación de Funcionarios
Electorales vs lo que presenta la Base de Datos del Tribunal Electoral.
Supervisar, orientar y asesorar a nivel nacional en el ejercicio de sus
funciones a los Departamentos de Inscripción de Partidos Políticos,
Registro y Censo y Capacitación de Funcionarios Electorales, mediante
el estudio y evaluación de normas pertinentes, a fin de que sus
funciones se desarrollen de acuerdo con las disposiciones legales
vigentes y los procedimientos establecidos.
286
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Atribuciones del Jefe(a) del Departamento de Verificación y Análisis de
Trámites.
Planificar las responsabilidades y recursos necesarios del
Departamento.
Distribuir y coordinar las tareas a realizar en el Departamento.
Dirigir y dar seguimiento a los trabajos que se realizan en el
Departamento.
Realizar reuniones periódicas con el personal subalterno, con el
propósito de evaluar los trabajos realizados y hacer los ajustes que sean
necesarios para el cumplimiento de las responsabilidades.
Dirigir y coordinar la preparación o revisión de todos los documentos que
impliquen obligaciones, con el propósito de asegurar la máxima
protección de la misma y mantener sus actividades dentro de los límites
prescritos por leyes vigentes.
Velar para que cumplimiento de las responsabilidades que se ejecuten
en el Departamento se realicen de forma expedita y eficiente.
Preparar informes periódicos sobre el funcionamiento del Departamento
a la Dirección General de Organización Electoral, y que incluyan
observaciones y recomendaciones para el mejoramiento del servicio.
Asistir y participar en reuniones con el personal superior de la Dirección
General de Organización Electoral, en temas relacionados con el
Departamento de Inscripción de Partidos Políticos, Registro y Censo y
Capacitación de Funcionarios Electorales.
Relaciones de Coordinación del Departamento de Verificación y Análisis
de Trámites.
Vertical
Se coordina verticalmente en forma ascendente en línea jerárquica con
la Dirección General de Organización Electoral del cual depende
administrativamente y recibe directrices operacionales.
Horizontal
Mantiene una efectiva relación de coordinación horizontal con los
Departamentos de: Inscripción de Partidos Políticos, Registro y Censo y
Capacitación de Funcionarios Electorales con los cuales coordina
aspectos referentes a la verificación y análisis de los trámites.
287
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Adicional mantiene relaciones de coordinación diagonal con las
Secciones de Asesoría Legal del Departamento Administrativo de la
Dirección de Organización Electoral, en cuanto a las consultas
relacionada a la documentación de tipo legal que se requiera para la
realización de los trámites de Inscripciones de Partidos Políticos,
Registro y Censo y Capacitación de Funcionarios Electorales.
Diagonal
Mantiene relación diagonal con las Direcciones Provinciales y Distritales
de Organización Electoral y con la Dirección de Informática, en lo
referente a los sistemas y procedimientos informáticos establecidos para
la realización de los trámites de inscripción y renuncias de adherentes y
cambios de residencias.
288
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN GENERAL DE ORGANIZACIÓN Fecha Fecha de Aprobado
ELECTORAL de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA 16/7/04 11/3/05 Despacho
ELECTORAL Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base legal.
Objetivos
Analizar y procesar todas las estadísticas relacionadas con procesos
electorales.
Asistir al despacho superior con toda la información de estadísticas
electorales que se requieran para presentar a la ciudadanía.
Apoyar a la Dirección Nacional de Organización Electoral con todo lo
relacionado al aspecto de estadísticas electorales antes, durante y
después de los procesos electorales.
Funciones
Garantizar que los funcionarios bajo la responsabilidad del superior,
cumplan con las normas de los derechos y deberes establecidos en el
Reglamento Interno.
Confeccionar cuadros, gráficas e informes estadísticos de los resultados
electorales (elecciones y referéndum).
Elaborar las estadísticas especializadas relativas a las inscripciones de
adherentes en partidos políticos, en formación, constituidos, y las
renuncias de los mismos.
Elaborar las proyecciones de la población electoral en base al
comportamiento del registro de electores y al Censo Nacional de
Población y Vivienda.
289
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Dar respuesta a las solicitudes de estadísticas electorales a los partidos
políticos, entidades gubernamentales y usuarios en general mediante
fotocopias o medios magnéticos.
Asesorar al Director Nacional de Organización Electoral en la toma de
decisiones sobre la materia específica de las estadísticas electorales.
Colaborar con otras dependencias del Tribunal Electoral en materia de
estadísticas electorales.
Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades que se realizan
en el departamento y los recursos requeridos para el desarrollo del
mismo.
Elaborar informes periódicos sobre las operaciones y tareas que
desempeña el departamento.
Participar con el personal técnico del departamento en reuniones sobre
aspectos de estadísticas vinculadas al desarrollo de sus actividades.
Atribuciones del Jefe (a) del Departamento de Estadística
Colaborar con las demás unidades administrativas.
Planificar las tareas a realizar en el departamento.
Planificar los recursos necesarios del departamento.
Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades que se realizan
en el departamento.
Darle seguimiento a las tareas del departamento.
Elaborar informes periódicos sobre las operaciones y tareas que
desempeña el departamento.
Participar en reuniones de trabajo con el personal técnico del
departamento, sobre aspectos vinculados al desarrollo de sus funciones.
Relaciones de Coordinación del Departamento
Vertical
Se coordina verticalmente en forma ascendente en línea jerárquica con
la Dirección Nacional de Organización Electoral, del cual depende
administrativamente y recibe las directrices operativas.
290
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Horizontal
Se coordina con los otros departamentos que integran la Dirección
Nacional de Organización Electoral tales como: Registro y Censo,
Inscripción de Partidos Políticos, Capacitación de Funcionarios
Electorales, Cartografía, Control de Calidad, Asesoría Legal y el
Departamento Administrativo y su Sección de Presupuesto y Sección
de Personal.
Diagonal
Tiene relaciones de coordinación intra institucional diagonal con todas
las unidades administrativas de la Institución, que requieran información
de estadísticas electorales.
Extra institucional
Tiene relación de coordinación y comunicación permanente con la
Dirección de Estadística y Censo de la Contraloría General de la
República.
291
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
INSTITUCIÓN : TRIBUNAL ELECTORAL DE PANAMÁ
MANUAL DE : ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
DIRECCIÓN : PROVINCIAL DE ORGANIZACIÓN ELECTORAL
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Director (a), por:
Relaciones de Coordinación y Organigrama.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DIRECCIÓN GENERAL DE ORGANIZACIÓN Fecha Fecha de Aprobado
ELECTORAL de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE 22/7/04 25/8/04 Despacho
ORGANIZACIÓN ELECTORAL Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Decreto 76 de 5 de abril de 1979, por el cual se establece el Reglamento
Interno del Tribunal Electoral.
Objetivo
Implementar los planes y programas sobre asuntos políticos y
electorales organizados por la Dirección General de Organización
Electoral.
Funciones
Planificar, ejecutar y evaluar los programas provinciales como la
inscripción de adherentes a partidos políticos y la renuncia de los
mismos.
Recibir, aprobar y procesar las programaciones de inscripciones de
adherentes en Partidos Políticos y las solicitudes de cambios de
residencia a nivel de la provincial.
Expedir certificaciones de apoliticismo y de residencia e igualmente
confeccionar los carné que acreditan a los activistas de los diferentes
Partidos Políticos.
Programar en colaboración con la Coordinación de Capacitación los
seminarios de capacitación a los Registradores Auxiliares y Activistas de
los diferentes Partidos Políticos.
292
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Seleccionar y nombrar a los Registradores Auxiliares en conjunto con las
Direcciones Provinciales de Cedulación y Registro Civil.
Coordinar y dirigir en conjunto con las Distritales el Programa de
Actualización y Depuración del Registro Electoral.
Operacionalizar las directrices emanadas, en función de la ejecución de
un Evento Electoral.
Atribuciones del Director(a) Provincial de Organización Electoral.
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades que realiza la Dirección
Provincial.
Dirigir y coordinar la elaboración del informe de las actividades
relevantes ejecutadas por la Dirección Provincial.
Elaborar el plan de trabajo y el presupuesto anual de la Dirección
Provincial.
Velar por la asistencia, disciplina y rendimiento del personal que labora
en la Dirección Provincial.
Revisar, verificar y aprobar todos los documentos e informes de la
Dirección Provincial.
Relaciones de Coordinación de Dirección Provincial de Organización
Electoral.
Vertical
Tiene relación de coordinación vertical hacia arriba con la Dirección
General de Organización Electoral de quien depende jerárquicamente.
Horizontal
Tiene relación de coordinación horizontal con las Direcciones
Provinciales de Registro Civil y Cedulación.
Extrainstitucional
Mantiene vínculo extrainstitucional con el Ministerio de Educación con
quien coordina aspectos referentes a las escuelas seleccionadas como
Centro de Votación y de Capacitación.
293
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Para el cumplimiento de sus funciones cuenta con una organización interna
que se divide en Oficinas Distritales y sus funciones están relacionadas con la
facilitación de los trámites de las tres Direcciones Generales del Tribunal
Electoral, en el nivel Distrital y de Corregimiento.
294
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
ESTRUCTURA ORGÁNICA ACTUAL DE LOS
JUZGADOS PENALES ELECTORALES
JUZGADOS PENALES
ELECTORALES
Elaborado por el Depto. de Desarrollo Institucional - Dirección de Planificación Última Revisión: Abril 2005
295
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
INSTITUCIÓN : TRIBUNAL ELECTORAL DE PANAMÁ
MANUAL DE : ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
DIRECCIÓN DE : JUZGADOS PENALES ELECTORALES
Descripción: Base Legal, Objetivos, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones de los Jueces, por:
Relaciones de Coordinación y Organigrama.
Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DESPACHO SUPERIOR Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
JUZGADOS PENALES ELECTORALES 28/2/05 11/3/05 Despacho
Superior
Firma: Firma:
Base Legal
Ley No.60 de 17 de diciembre de 2002, publicada en la Gaceta Oficial
No.24, 705 de 23 de diciembre de 2002.
Decreto 28 del 19 de septiembre de 2003, publicado en el Boletín
Electoral No.1,726 de 24 de septiembre de 2004.
Resolución 001 del 26 de enero de 2004, publicada en el Boletín
Electoral No.1,811 de 30 de enero de 2004.
Objetivos
Los Juzgados Penales Electorales conocerán, en primera instancia, de
los procesos instruidos en virtud de delitos electorales cometidos en su
jurisdicción; entendiéndose por tales, todas aquellas conductas,
acciones e incluso omisiones contrarias a la ley penal electoral.
Los fallos emitidos por los Jueces Penales Electorales, según lo señala
la ley electoral, son apelables ante los señores Magistrados del Tribunal
Electoral.
Funciones
Administrar justicia en nombre de la República y por Autoridad de la Ley.
Respetar y cumplir con lealtad la Constitución y la Ley.
296
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Dirigir e impulsar el trámite del proceso; velar por su rápida solución,
adoptando medidas para impedir su paralización; y procurar la mayor
economía procesal.
Salvaguardar el cumplimiento del debido proceso, en cada una de las
actuaciones sometidas a su conocimiento.
Llevar siempre un control del expediente, desde que ingrese al
Despacho, hasta que el mismo finalice.
Mantener los expedientes debidamente foliados.
Mantener actualizado el tarjetario o el sistema que se adopte para el
registro de información de los negocios que se ventilan en el Juzgado.
Atribuciones de los Jueces Penales Electorales
Decidir las causas sometidas a su conocimiento.
Practicar las diligencias necesarias para el cumplimiento del debido
proceso, siempre y cuando no estén atribuidas por la Ley a otro tribunal.
Dar los informes que le solicite la Sala de Acuerdos del Tribunal
Electoral, en relación con los asuntos que conocen dichos jueces.
Solicitar a cualquier autoridad los informes necesarios para la decisión
de los procesos y la buena administración de justicia.
Comisionar a las autoridades judiciales que sean de la misma o inferior
categoría, a la Secretaría General, a la Dirección de Asesoría Legal del
Tribunal Electoral o a un funcionario de ésta, a los Directores
Provinciales y a los Registradores Electorales Distritales, para la práctica
de determinadas diligencias.
Todas aquellas que establece el Código Judicial a los jueces de circuito,
y que no sean contrarias a las normas del Código Electoral.
Relaciones de Coordinación de los Juzgados Penales Electorales
Vertical
Se coordina verticalmente en forma ascendente en línea jerárquica con
la Sala de Acuerdos.
297
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
ESTRUCTURA ORGÁNICA ACTUAL DE LA
UNIDAD DE RELACIONES INTERNACIONALES
RELACIONES
INTERNACIONALES
Elaborado por el Depto. de Desarrollo Institucional - Dirección de Planificación Última Revisión: Abril 2005
298
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
INSTITUCIÓN : TRIBUNAL ELECTORAL DE PANAMÁ
MANUAL DE : ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
UNIDAD DE : RELACIONES INTERNACIONALES
Descripción: Base Legal, Objetivo, Código Área Revisado
Funciones, Atribuciones del Jefe (a) del por:
Departamento, Relaciones de Coordinación y
Organigrama. Panamá Depto. de
Desarrollo
Institucional
Unidad Administrativa de la cual depende:
DESPACHO SUPERIOR Fecha Fecha de Aprobado
de última por el:
Elaboración revisión:
Dirección, Departamento o Sección:
UNIDAD DE RELACIONES 15/7/04 20/7/04 Despacho
INTERNACIONALES Superior
Firma: Firma:
Base Legal
No cuenta con base Legal.
Objetivo
Servir de enlace con otros Tribunales Institucionales y Autoridades de
otros Países para el intercambio de información relacionadas con temas
electorales.
Funciones
Mantener a la Institución actualizada respecto a las actividades
electorales de otros países; ya sean Elecciones Generales, Parciales o
cualquier otro tipo de Proceso Electoral.
Preparar documentales para los Magistrados sobre temas relacionados
con asuntos internacionales.
Despachar las noticias electorales a través del servicio S.I.N.E. (Servicio
Internacional de Noticias Electorales).
Despachar las noticias en el idioma inglés, cubriendo Europa, USA, Asia
y África.
299
Tribunal Electoral de Panamá
Manual de Organización y Funciones
Atribuciones del Jefe(a) de la Unidad de Relaciones Internacionales
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades que realiza la unidad.
Dirigir y coordinar la elaboración del informe de las actividades
relevantes ejecutadas por la unidad.
Elaborar el plan de trabajo y el presupuesto anual de la unidad.
Velar por la asistencia, disciplina y rendimiento del personal de la
unidad.
Revisar, verificar y aprobar todos los documentos e informes de la
unidad.
Relaciones de Coordinación de la Unidad de Relaciones Internacionales.
Vertical
Tiene relación de coordinación vertical hacia arriba con el Despacho
Superior, de quien depende jerárquicamente y mantiene relación de
coordinación constante para el buen funcionamiento y desempeño de
sus funciones.
Horizontal
Tiene relación de coordinación horizontal con las Direcciones de
Información y Relaciones Públicas, Dirección de Planificación y la
Dirección de Asesoría Legal.
Extrainstitucional
Mantiene vínculo extrainstitucional con el Ministerio de Relaciones
Exteriores, Organismos Internacionales, Embajadas acreditadas en el
país y Organismos Electorales en América Latina.
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