Gesti�n de Expedientes

							         Jornada de Modernización de la Administración y Gestión Sostenible
                           Centro Cívico Carrizal - 22 de Mayo



            ¿Cómo afrontar la entrada en vigor de
            la ley de Administración Electrónica?

                La Incorporación de Nuevas
              Tecnologías a la Administración
               del Ayuntamiento de Leganés.

                                                        Valentín Pérez Almarza
                                                        Director de Información,
                                                        Calidad y Organización

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                           Centro Cívico Carrizal - 22 de Mayo




             Presentación de la organización

             Experiencias previas
             Adaptación a la LAECSP




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                                           Presentación de la organización




                Población: 185.000 habitantes.
                Presupuesto 2008: 210 millones de euros.
                Plantilla: 1.650 trabajadores.




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             Presentación de la Organización
             Experiencias previas
             Adaptación a la LAECSP




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                                                         Experiencias previas



            El inicio de la informatización (1979 - 1989)
                Informatización de datos y operaciones relacionados con
                     • Obtención de ingresos
                     • Control de gastos
                     (Padrón, Contabilidad, Nómina, Tributos...)

                Desarrollos propios

                Soluciones departamentales no integradas

                Host potentes y pantallas no inteligentes




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                                                         Experiencias previas
           Resultados
             Resultados positivos:
                  • Control e información sobre el tratamiento de
                    grandes bases de datos datos
                  • Importantes ahorros respecto al tratamiento manual

             Resultados negativos:
                  • El trasiego de papel (expedientes) no disminuía (85 %)

                  • Efecto “estela” de los desarrollos propios

                  • Datos dispersos y repetidos



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                                                         Experiencias previas


            El primer Plan de Sistemas (1998 - 2000)
                Entorno Cliente - Servidor
                Comunicaciones
                Aplicaciones estándar
                Integración de ERP




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                                                         Experiencias previas


            El segundo Plan de Sistemas (2001 - 2003)
                Migración a una plataforma Web
                Comenzar a prestar servicios en entorno web
                Integración de aplicaciones de unidades finalistas

                Adaptación del plan de formación continua




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                                                         Experiencias previas


            Leganés Soci@l (2003 - 2007)
                Encuadrado en el programa de Ciudades digitales
                Objetivos:
                     • Potenciar la administración electrónica
                     • Alfabetización digital
                     • Facilitar el acceso a los ciudadanos a los servicios
                       electrónicos, independientemente de su situación:
                       minusvalías, nivel cultural, edad...




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                                                         Experiencias previas


            La informatización de los procedimientos
            administrativos (1999 - 2006)
                Proyecto de Trabajo contemplado en el Plan de Sistemas
                     • Los procedimientos como columna vertebral del ERP

                     • Puesta en marcha de un sistema de tramitación, control y
                       seguimiento de todos los asuntos que se gestionan en la
                       Institución
                     • Que los procesos de información y de gestión
                       administrativa estén disponibles a través de Internet

                Financiado con Fondos S.I.G.E.M.



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                                                         Experiencias previas
           Resultados
              150 tipos de procedimientos definidos
              1800 plantillas de documentos normalizados
              145.000 expedientes tramitados a 15/5/2008
              Posibilidad de consultar en internet (carpeta ciudadana)
                   - Los expedientes en que figure como interesado
                   - Los expedientes en que figure como representante
              Gran aumento de la productividad
              Control exhaustivo de los expedientes
              Normalización de comportamientos
              Posibilidad de obtención de indicadores


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                                                         Experiencias previas


           Insuficiencias del sistema
             Sigue el trasiego del papel
                  Impresión – firma – traslados – archivo
             Los ciudadanos “ven” los expedientes pero no pueden
               interaccionar con el Ayuntamiento
             Cada documento sólo se explota desde el expediente en el
               que se presenta o produce
             Sólo se accede a la información por internet
             No trazabilidad en las consultas de documentación
             No se controla la documentación ya presentada por el
               ciudadano en otros expedientes


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             Presentación de la Organización
             Experiencias previas
             Adaptación a la LAECSP




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                                                    Adaptación a la LAECSP


           Una nueva iniciativa ... Ayuntamiento Digital
             Plataforma multicanal de gestión de expedientes
                  •   Entorno web
                  •   Comunicación vía SMS y MMS
                  •   Accesibilidad doble A
                  •   Tramitaciones portables a decodificadores TDT
             Integración del Registro y la Gestión de Expedientes con
                un Sistema Integral de Gestión Documental (repositorio
                único de documentación)
                  •   Desarrollo del modelo de gestión documental
                  •   Aplicación de Archivo Municipal
                  •   Escaneado masivo
                  •   Trazabilidad de acciones


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                                                    Adaptación a la LAECSP


           Una nueva iniciativa ... Ayuntamiento Digital
               Integración con un sistema de firma electrónica y
               validación de originales electrónicos por terceros

               Implantación de un servicio de registro y notificación
               telemático integrado con la plataforma

               Integración de las funcionalidades de Interoperabilidad
               definidas por el MAP
                    • Oficinas 060, AEAT, TGSS, DGT...
                    • Sistema registral intercomunicado




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           Entorno del proyecto
             Programa Ayuntamiento Digital liderado por el Ministerio
               de Industria, Turismo y Comercio (Plan Avanza)
               notificación de subvención 10/10/2007
             Proyecto presentado en colaboración con el Ayuntamiento
               de Gijón
             385.000 € con un 70% de subvención
             Finalización: diciembre 2008




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                                                    Adaptación a la LAECSP


           Transición al nuevo modelo
             Integración paralela del sistema en cliente servidor con:
                  • Gestión documental
                  • Sistema de firma electrónica y validación de
                    originales electrónicos por terceros
                  • Servicio de Registro y Notificación telemático
                  • Funcionalidades de interoperabilidad

             Generalización del uso de expedientes “no reglados”




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                           Gracias por
                           su atención

                                                        Valentín Pérez Almarza
                                                        Director de Información,
                                                        Calidad y Organización

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