PT - Download as DOC by c9t0f87l

VIEWS: 66 PAGES: 24

									                                                                                    49



                                 BAB 3
                ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN



3.1. Tentang Perusahaan

     Pada bab tiga, akan diuraikan lebih banyak mengenai perusahaan yaitu gambaran

sistem yang sedang berjalan dalam perusahaan, menganalisis kebutuhan informasi,

permasalahan yang dihadapi perusahaan dan solusi pemecahan dari masalah tersebut.



  3.1.1. Sejarah Perusahaan

        PT. Molex Ayus Pharmaceutical didirikan pada tahun 1985. Perusahaan ini

  memperoleh izin pendirian pabrik pada tahun 1987. Pada tahun yang sama perusahaan

  memperoleh izin produksi obat dalam bentuk liquid dan semi-solid melalui SK

  MenKes No. 02768/A/SK/PAB/11/1987. Proses produksi dimulai secara efektif pada

  tahun 1989.

        Pada tahun 1993, PT. Molex Ayus Pharmaceutical melanjutkan proses

  sertifikasi Cara Pembuatan Obat Yang Baik (CPOB) melalui upaya perbaikan sarana

  dan prasarana produksi sesuai dengan rencana induk perbaikan yang disetujui oleh

  Badan POM.
                                                                                   50



3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan

      Berikut ini diuraikan visi dan misi dari PT. Molex Ayus Pharmaceutical.



   3.1.2.1. Visi Perusahaan

            Menjadi perusahaan industri farmasi        yang menyediakan         produk

   kesehatan yang berkualitas dengan mutu terjamin dan harga yang kompetitif.



   3.1.2.2. Misi Perusahaan

     a. Memproduksi produk kesehatan yang dibutuhkan masyarakat serta menjamin

        efektifitas dan keamanan produk.

     b. Menyediakan produk kesehatan dengan harga terjangkau serta kualitas

        terjamin.

     c. Menjadi yang terbaik dalam bidang Produksi, Sumber Daya Manusia,

        Organisasi, Pemasaran, serta Manajemen.



3.1.3. Kegiatan Bisnis Perusahaan

      PT. Molex Ayus Pharmaceutical adalah sebuah perusahaan industri farmasi

yang memiliki kegiatan usaha berupa industri, riset dan pengembangan, promosi, serta

pemasaran obat-obatan.

   a. Industri

      Dalam memproduksi obat jadi, perusahaan memiliki fasilitas produksi yang

      terdapat di Tangerang. Fasilitas produksi ini memiliki luas area seluas 17.298

      m2. Dengan menyerap tenaga kerja produksi sebanyak 268 orang dan
                                                                                51



   menggunakan lebih kurang 185 mesin produksi, fasilitas ini memproduksi

   sediaan tablet, tablet salut, kapsul, sirup, krim, salep, serta cairan obat luar.

   Fasilitas produksi PT. Molex Ayus telah memperoleh sertifikat Cara

   Pembuatan Obat Yang Baik (CPOB) dari Badan POM.

b. Riset dan Pengembangan

   Pengembangan, pembuatan, dan penyempurnaan produk adalah beberapa

   kegiatan yang penting agar perusahaan tetap kompetitif dalam pasar. Untuk

   menjalankan kegiatan      usaha ini, Molex Ayus          memiliki Departemen

   Pengembangan Produk yang terus berinovasi dalam pembuatan produk-produk

   baru yang berkualitas.

c. Distribusi

   Distribusi produk Molex Ayus ditangani oleh PT. Kebayoran Pharma, PT.

   Mensa Bina Sukses, dan PT. Merapi Utama Pharma. Selain itu, Molex Ayus

   juga melayani penjualan alat kesehatan dan produk-produk obat bebas melalui

   anak perusahaan yaitu PT. Charisma Metco.

d. Pemasaran

   Molex Ayus saat ini adalah perusahaan farmasi yang sedang berkembang.

   Pertumbuhan ekonomi perusahaan dinilai cukup memuaskan. Hal ini tercapai

   berkat dukungan tim pemasaran serta pihak-pihak yang terkait. Tim Pemasaran

   adalah komponen sumber daya manusia yang vital bagi perusahaan. Oleh

   karena itu, Molex Ayus selalu melakukan upaya peningkatan kualitas SDM

   melalui berbagai kegiatan pelatihan.
                                                                               52



      Pemasaran dan promosi produk dilakukan oleh Tim Pemasaran melalui

      pendekatan (detailing) langsung oleh Medical Sales Representatif kepada para

      pelanggan. Peningkatan efektifitas dan efisiensi pemasaran dilakukan melalui

      proses analisa pasar dan penjualan oleh tim pemasaran bersama distributor.

      Pengembangan Marketing Information System dilakukan sebagai upaya untuk

      mencapai hasil penjualan yang optimal. Sistem ini membantu integrasi

      informasi penjualan antara tim pemasaran pusat dengan cabang serta

      distributor.



3.1.4. Struktur Organisasi

      Agar dapat melaksanakan operasinya dengan baik, PT. Molex Ayus

Pharmaceutical membentuk suatu organisasi dan manajemen perusahaan. Dimana

dengan manajemen yang baik dan ditunjang dari setiap bagian yang berhubungan dan

telah terspesifik secara tepat pembagian kerja diantara pegawai perusahaan maka

tujuan perusahaan akan tercapai.

      Berikut ini adalah struktur organisasi yang menggambarkan hubungan vertikal

dan horizontal pemimpin dan bawahan serta karyawan.
                                                                                                   53




                                  Direktur Utama
                                 President Director

                                            I
 Dircktur Kcuangan      Dircktur Pcmasaran      .. .
                                                        Dircktur HRD          Dircktur Produksi
 nnance Director        Marketing Director              HRD Director         Production Director

                                I                                                     I
                        Manajer Pemasaran                                       Manajer Plant
                        Marketing Manager                                      Plant Manager

                                I                                                     I
Manajer Akuntansi &                                                         Manajer Pengawasan
                        Manajer Pcnjualan                Manajcr Tl
     Kcuangan                                                                      M utu
                         Sales Manager                   IT Manager
Accountin}? Mana}?er                                                           OA Mana}?er


  Manajer Internal        Manajer Produk               Manajer Personalia     Manajer Litbang
     Control             Product Manager                HRDManager            R & D Manager


                                                                             Manajer Produksi
                                                                            Production Manager



                                                                              Manajer Teknik
                                                                             Technical Manager



                                                                             Manajer Pembelian
                                                                            Purchasing Manager


                                                                              Manajer PPIC
                                                                              PPIC Manager




                       Gambar 3.1. Struktur Organisasi Perusahaan

                       (Sumber : PT. Molex Ayus Pharmaceutical)
                                                                             54



3.1.5. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab

      Adapun uraian pembagian wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing

bagian adalah sebagai berikut :

   a. Direktur Utama

      Memimpin dan mengurus Perusahaan sesuai dengan tujuan perusahaan dan

      senantiasa berusaha meningkatkan efisiensi dan efektivitas Perusahaan,

      memelihara dan       mengurus   aset   perusahaan. Bertanggung jawab   atas

      pengelolaan dan kepemilikan termasuk perjanjian dengan pihak ketiga.

   b. Direktur Keuangan

      Fokus dalam menjalankan penyelenggaraan fungsional korporasi di lingkungan

      Direktorat Keuangan. Bertanggung jawab untuk menyelenggarakan fungsi

      keuangan secara terpusat yang mencakup penyelenggaraan operasional

      keuangan di seluruh unit bisnis melalui pusat keuangan serta memastikan

      pengendalian investasi pada anak perusahaan.

   c. Direktur Pemasaran

      Fokus dalam merencanakan strategi pemasaran dan penjualan produk agar

      mudah diingat masyarakat, mengevaluasi hasil penjualan.

   d. Direktur HRD

      Fokus dalam menjalankan penyelenggaraan fungsional korporasi di lingkungan

      Direktorat SDM dan General Affairs. Selain itu bertanggung jawab untuk

      menjalankan peran utama dalam mengelola operasional SDM di seluruh unit

      bisnis melalui Human Resources Center dan memastikan pengendalian

      beberapa unit Corporate Service, Support Service dan Enterprise Service
                                                                            55



   meliputi: Human Resources Center (“HR Center”), Training Center (“TTC”),

   Management Consultant Center (“MCC”), Community Development Center

   (“CDC”), dana pensiun dan berbagai yayasan.

e. Direktur Produksi

   Fokus dalam merencanakan strategi produksi penjualan produk yang akan

   datang.

f. Manajer Pemasaran

   Fokus dalam menjalankan strategi pemasaran dan penjualan produk agar

   mudah diingat masyarakat, mengevaluasi hasil penjualan, mencari solusi dan

   alternative untuk membuka peluang pemasaran yang baru dan potensial dan

   membuat laporan secara berkala tentang tingkat penjualan yang dicapai.

g. Manajer Plant

   2) Mengadakan pertemuan guna melakukan peninjauan ulang terhadap semua

      kegiatan yang telah dan sedang berjalan.

   3) Melakukan bimbingan kebijakan operasional industri

   4) Memeriksa pencapaian program serta memberi masukan-masukan terhadap

      persoalan yang dihadapi serta memberikan ide-ide perbaikan.

h. Manajer Akuntansi & Keuangan

   Bertanggung jawab kepada Direktur Keuangan, dengan ikut mengatur dan

   memantau semua transaksi yang terjadi di perusahaan serta membuat laporan

   keuangan dan laporan transaksi.
                                                                           56



i. Manajer Penjualan

   Bertanggung jawab terhadap hasil penjualan produk dan membina hubungan

   baik dengan distributor dan sales outlet.

j. Manajer IT

   Fokus dalam menerapkan pengelolaan pendayagunaan teknologi informasi

   Perusahaan dan pengelolaan fungsi supply management di Direktorat IT &

   Supply. Bertanggung jawab atas pengelolaan pusat layanan informasi dan

   Supply Center. Selain itu bertanggung jawab atas pembuatan forecast, karena

   memegang data penjualan distibutor sehingga Manajer IT mempunyai

   wewenang untuk membuat forecast yang nantinya akan dikirimkan ke pabrik

   untuk diproses.

k. Manajer Pengawasan

   Bertanggung jawab mengawasi produk yang masuk daan keluar dari gudang

   dan membuat laporan mengenai stok produk yang tersedia, menerima semua

   catatan persediaan produk yang dikeluarkan oleh gudang dan yang ada masih

   digudang secara berkala.

l. Manajer Internal Control

   Bertanggung jawab dan memeriksa kualitas bahan baku untuk produksi,

   membuat standar kualitas setiap bagian yang kritis dari setiap produk dan

   melakukan pengawasan atas hasil produksi.

m. Manajer Produk

   Bertanggung jawab terhadap seluruh produk, membuat analisa dan evaluasi

   produk.
                                                                                   57



n. Manajer Personalia

   Bertanggung jawab dalam penerimaan karyawan baru.

o. Manajer Litbang

   Bertanggung jawab dalam mengembangkan produk dan sumber daya manusia.

p. Manajer Produksi

   Bertanggung jawab atas kelancaran proses produksi dan kualitas produksi,

   memimpin dan mengawasi semua unit-unit bagian produksi dan merencanakan

   kegiatan-kegiatan produksi dengan bantuan PPIC.

q. Manajer Teknik

   Bertanggung jawab mengawasi pelaksanaan tugas-tugas teknisi pada produk

   yang dijual dan mengkoordinir reparasi untuk produk yang mengalami

   kerusakan teknis.

r. Manajer Pembelian

   Bertanggung jawab terhadap pengendalian prosedur pembelian, proses seleksi

   dan evaluasi supplier, informasi pembelian dan verifikasi produk yang dibeli.

s. Manajer PPIC (Production Planning and Inventory Control)

   1) Mengetahui jumlah permintaan distributor melalui forecast yang dikirim

      distributor PPIC;

   2) Merancang rencana pembelian bahan baku;

   3) Merancang rencana produksi serta mengontrol proses produksi;

   4) Menurunkan perintah produksi kedepartemen Manajer Produksi;

   5) Mengetahui takaran bahan baku yang dibutuhkan untuk proses produksi.
                                                                               58



3.2. Gambaran Sistem

    Gambaran sistem dalam perusahaan sebagai berikut :



 3.2.1. Data Flow Diagram

        Data Flow Diagram (DFD) merupakan model proses yang digunakan untuk

 menggambarkan aliran data melalui sebuah sistem dan tugas atau pengolahan yang

 dilakukan oleh sistem.



    3.2.1.1. Diagram Konteks

             Proses persediaan dan penjualan produk pada PT. Molex Ayus

    Pharmaceutical terdapat distributor yang memesan kepada pabrik dan bertanggung

    jawab untuk melaporkan hasil penjulannya kepada staff perusahaan selanjutnya

    akan diolah menjadi forecast yang digambarkan dalam diagram konteks dibawah

    ini :
                                                                                          59



 Distributor                               Logistik                             Pabrik




                                             TerimaSO

                                         KirimSO




                TerimaFaktur                                          Produksi
             TerimaDO                                                 KirimDO
         KirimDPD                                             KirimRekapPenjualan
                                                                         TerimaSO
     KirimPiutang                                                     TerimaForecast
   PesanSO
                                   Sistem Aplikasi Database    TerimaLaporanPersediaan
                                     pada PT. Molex Ayus
      KirimForecast                                                     TerimaPiutang
                                        Pharmaceutical
             TerimaDPD                                        TerimaRekapPenjualan
                                                                      KirimFaktur




      IT                                                                       Akunting




Keterangan :
SO = Sales Order
DO = Delivery Order
DPD = Data Penjualan Distributor



           Gambar 3.2. Diagram Konteks PT. Molex Ayus Pharmaceutical
                                                                60



3.2.1.2. Diagram Nol

        Proses persediaan dan penjualan produk pada PT. Molex Ayus

Pharmaceutical digambarkan dalam diagram nol dibawah ini :




      Gambar 3.3. Diagram Nol PT. Molex Ayus Pharmaceutical
                                                                                 61



3.2.2. Prosedur di Dalam Sistem

      Prosedur kerja yang sedang berjalan pada sistem persediaan dan penjualan pada

perusahaan ini.



   3.2.2.1. Prosedur Pemesanan Produk dari Distributor

     a. Awal dari proses pemesanan produk dimulai dari distributor. Distributor

         akan melakukan pemesanan produk/SO ke bagian logistik.

     b. Bagian logistik akan menerima SO (Sales Order) dari distributor dan

         memproses permintaan SO.

     c. Bagian logistik membuat SO sebanyak 2 lembar yang didistribusikan

         kepada:

         1) Lembar ke-1 akan dikirim ke pabrik

         2) Lembar ke-2 sebagai arsip untuk bagian logistik sendiri

     d. Pabrik menerima SO lalu menyiapkan pesanan distributor.
                                                                   62



 Diagram alir Proses Pemesanan pada PT. Molex Ayus Pharmaceuical

Distributor                 Logistik                     Pabrik




    Gambar 3.4. Prosedur Pemesanan Produk dari Distributor
                                                                          63



3.2.2.2. Prosedur Pengiriman Produk

  a. Pabrik akan menyiapkan pesanan produk distributor lalu membuat DO

    (Delivery Order) yang akan dikirimkan ke distributor.

  b. Distributor menerima produk dan menandatangani DO, lalu mengirimkan

    kembali kepada akunting.

  c. Akunting menerima DO yang telah ditandatangani distributor dan mencatat

    kedalam buku hutang.
                                                                        64



Diagram alir Prosedur Pengiriman Produk PT. Molex Ayus Pharmaceutical

 Distributor                   Pabrik                     Akunting




               Gambar 3.5. Prosedur Pengiriman Produk
                                                                           65



3.2.2.3. Prosedur Pembayaran Piutang

  a. Pada saat jatuh tempo akunting akan membuat faktur sebanyak 2 lembar yang

    akan didistribusikan kepada :

    1) lembar ke-1 dikirmkan kepada distributor

    2) lembar ke-2 sebagai arsip untuk akunting sendiri

  b. Distributor akan menerima faktur dan memeriksa kecocokan faktur dengan

    DO. Apabila faktur tidak cocok, maka faktur akan dikirimkan kembali

    kepada akunting.

  c. Sedangkan jika cocok, maka distributor akan melakukan pembayaran kepada

    akunting.

  d. Akunting akan menerima pembayaran dari distributor, lalu mengubah buku

    piutang.
                                                                            66



Diagram alir Proses Pembayaran Piutang pada PT. Molex Ayus Pharmaceutical

          Distributor                                Akunting




              Gambar 3.6. Prosedur Pemabayaran Piutang
                                                                             67



3.2.2.4. Prosedur Rencana Belanja Distributor (Forecast)

  a. Distributor mengirim laporan DPD (Data Penjualan Distributor) ke IT.

  b. Setelah IT menerima laporan DPD lalu memproses laporan DPD tersebut dan

     menghasilkan forecast sebanyak 2 lembar yang akan didistribusikan kepada :

     1) Lembar ke–1 dikirimkan ke pabrik.

     2) Lembar ke-2 sebagai arsip untuk IT sendiri.

  c. Setelah pabrik menerima forecast, pabrik melakukan produksi.

  d. Hasil produksi dicatat dalam data produksi.

  e. Pabrik mencocokan antara forecast dan persediaan pabrik yang selanjutnya

     akan disimpan untuk memenuhi kebutuhan stok.
                                                                         68



              Diagram alir Proses Rencana Belanja Distributor

Distributor                         IT                          Pabrik




  Gambar 3.7. Prosedur Rencana Belanja Dsitributor (Forecast)
                                                                                   69



3.3. Analisis Kebutuhan Informasi

     Berdasarkan hasil wawancara, dapat di ketahui secara jelas mengenai data apa saja

yang diperlukan dalam merancang suatu basis data dan informasi apa saja yang

dihasilkan basis data untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Berikut ini adalah hasil

analisis kebutuhan informasi pada PT. Molex Ayus Pharmaceutical :

  a. Informasi pemesanan produk

     Kebutuhan informasi mengenai pemesanan          produk yang dilakukan oleh

     distributor.

  b. Informasi pengiriman produk

     Kebutuhan informasi mengenai pengiriman barang jadi yang telah di produksi

     kepada distributor.

  c. Informasi pembayaran piutang

     Kebutuhan informasi mengenai pembayaran yang dilakukan distributor kepada

     PT. Molex Ayus Pharmaceutical.

  d. Informasi pemasaran produk

     Kebutuhan informasi mengenai produk yang terjual (siapa pembeli,berapa

     banyak,dll)

  e. Informasi rencana belanja distributor

     Kebutuhan informasi mengenai rencana belanja distributor kepada PT. Molex

     Ayus Pharmaceutical.

  f. Informasi persediaan

     Kebutuhan informasi mengenai persediaan pabrik untuk rencana belanja

     PT. Molex Ayus Pharmaceutical.
                                                                                     70



Kebutuhan informasi PT. Molex Ayus Pharmaceutical seperti terlihat pada Tabel 3.1.

             Tabel 3.1. Kebutuhan Informasi PT. Molex Ayus Pharmaceutical

Kebutuhan        Direktur      IT     Logistik    Akunting     Pabrik     Distributor
 informasi
Informasi           9                    9                        9           9
pemesanan
produk
Informasi           9                                9            9           9
pengiriman
produk
Informasi           9                                9                        9
pembayaran
piutang
Informasi           9                                                         9
pemasaran
produk
Informasi           9          9                                  9           9
rencana
belanja
distributor
(forecast)
Informasi           9                                             9
persediaan
                                                                                    71



3.4. Permasalahan yang Dihadapi

      Dalam menjalankan kegiatan bisnisnya, PT. Molex Ayus telah menggunakan basis

data, akan tertapi masih muncul berbagai masalah yang sering mengganggu kelancaran

proses bisnis perusahaan ini.

Masalah-masalah itu antara lain :

   a. Belum maksimalnya sistem yang ada untuk proses persediaan dan penjualan yang

      semakin banyak karena semakin berkembangnya permintaan dari distributor.

   b. Belum adanya sistem secutiry berupa Authentication untuk melindungi data dari

      pihak yang tidak bertanggung jawab.

  c. Sistem yang terus berkembang memerlukan aplikasi yang mampu mendukung

     sistem tersebut sehingga dibutuhkan kapasitas data yang besar.

  d. Sistem belum mendukung untuk melihat stok minimum secara otomatis yang

     terdapat di gudang.



3.5. Solusi Pemecahan Masalah

      Dari hasil analisis permasalahan dan kebutuhan data, solusi-solusi yang diusulkan

adalah sebagai berikut :

  a. Merancang ulang dan mengembangkan sistem basis data yang mampu memenuhi

     proses persediaan dan penjualan yang saat ini sedang berkembang.

  b. Menerapkan sistem keamanan agar hanya pihak–pihak yang berkepentingan yang

      dapat mengakses dengan menggunakan username dan password pada program

      aplikasi basis data.
                                                                            72



c. Membangun aplikasi sistem basis data untuk data persediaan dan penjualan,

   sehingga mampu mengolah data dan pencarian data secara cepat dan akurat bagi

   user dan memperlancara proses pencetakan laporan secara periodik dan

   pengambilan keputusan bagi para eksekutif.

d. Membangun aplikasi yang mampu memantau jumlah persediaan produk secara

   otomatis saat terjadi transaksi penjualan.

								
To top