Manajemen Sumber Daya Manusia - Download as PowerPoint

Document Sample
Manajemen Sumber Daya Manusia - Download as PowerPoint Powered By Docstoc
					Human Resource Management

   Human Resource Information System
              HR-AUDIT
                M-12

                Tony Soebijono         1
HRIS, adalah metoda yang terintegrasi untuk mengumpulkan, menyimpan,
menganalisis dan mengontrol aliran informasi tentang SDM keseluruh organisasi.
Attributes of a good HRIS

 • Sebuah HRIS yang baik adalah yang dapat menyajikan informasi-
   informasi yang memenuhi ketentuan sbb:

     –   Timely: up-to-date
     –   Accurate: can be relied
     –   Concise: short and clear
     –   Relevant: what is needed
     –   Complete: partial information may lead to disastrous

 • Kekurangan dari karateristik tersebut diatas akan berpengaruh pada
   manfaat HRIS dalam pelaksanaan proses pengambilan keputusan yang
   berkaitan dengan pengelolaan SDM.
Attributes of a good HRIS
•   An effective HR must be able to produce several important reports and
    forecasts needed in HRM decisions:

    1.   Routine Reports: HR data, compiled and summarized on a scheduled basis.
         Weekly and monthly status reports on manpower are some of the reports
         generated from HRIS.
    2.   Exception Reports: highlight variations in operations that are serious
         enough to require attention. Examples of exception reports are medical
         and sick leave reports. These reports assist HR manager in taking necessary
         action to reduce absenteeism.
    3.   On Demand Reports: generated based on a special and specific request.
         Example of these reports are employees’ training and development data
         which is used to identify potential candidates for promotion.
    4.   Forecast Reports: based on predictions about the future. For example,
         forecasting the future manpower requirements by generating the future
         employee retirement status reports.
Audit ?

•   Jenis-jenis audit?
-   audit keuangan (financial audit)  General Accepted Accounting Principle
-   audit kepatutan (compliance audit)  ISO
-   audit operasional (operational audit)  COBIT, ITIL, dll




                                  Tony Soebijono                               5
Definisi

• Suatu daftar periksa untuk menilai seluruh aspek dari manajemen sumber
  daya manusia dalam suatu perusahaan

• HR Audit adalah proses evaluasi atas berbagai aktivitas manajemen SDM
  yang bertujuan memperbaiki aktivitas-aktivitas tersebut.

• HR Audit memberikan umpan balik mengenai seberapa baik para manajer
  menjalankan tugas-tugas yang terkait dengan pengelolaan SDM.




                                Tony Soebijono                             6
HR Audit

HR audit dimaksudkan sebagai ‘quality control check’ secara menyeluruh
atas aktifitas-aktifitas pengelolaan SDM di suatu perusahaan atau salah
satu unit kerjanya untuk mendapatkan gambaran sejauh mana dukungan
aktifitas-aktifitas tersebut pada pelaksanaan strategi organisasi




 HR audit mencakup 3 (tiga) aspek utama

  Pelaksanaan fungsi-fungsi HRM, HRD, dan HRIS
  Pemenuhan/ ketaatan terhadap ketentuan, kebijakan dan prosedur
   HRM
  Kepuasan dan tanggapan pegawai.
Lingkup Audit SDM

• Audit SDM merupakan kontrol kualitas secara menyeluruh atas berbagai
  aktivitas pengelolaan SDM dalam perusahaan dan bagaimana aktivitas-
  aktivitas tersebut mendukung strategi perusahaan.

• Audit SDM mencakup:
   – Audit Strategi Perusahaan
   – Audit Fungsi SDM
   – Audit Kepatuhan Manajerial
   – Audit Kepuasan Karyawan




                               Tony Soebijono                            8
 Checklist Audit SDM (David Stevens)
1.     Struktur Organisasi                15. Relevansi aplikasi komputer
2.     Uraian / Deskripsi posisi          16. Pemahaman iklim organisasi
3.     Rencana keberhasilan manajemen     17. Pembagian informasi dengan
                                              karyawan
4.     Kebijakan rekruitmen
                                          18. Desain pekerjaan
5.     Prosedur rekruitmen                19. Hubungan industrial
6.     Program perkenalan                 20. Kesehatan karyawan
7.     Penilaian kinerja                  21. Keamanan karyawan
8.     Penilaian potensi individu         22. Pelayanan karyawan
9.    Perencanaan jenjang karier          23. Pengumpulan angka statistik
10.   Program pelatihan
                                          24. Praktek pengunduran diri
11.   Administrasi kompensasi
                                          25. Dokumentasi / formulir
12.   Fungsi departemen SDM
13.   Perencanaan manusia                 26. Keamanan
14.   Catatan pribadi                     27. Interaksi sosial

                                 Tony Soebijono                             9
Manfaat HR Audit
• Menemukan masalah-masalah personalia yang penting.
• Memastikan kepatuhan yang tinggi terhadap persyaratan legal.
• Mengurangi biaya-biaya SDM melalui prosedur personalia yang lebih
  efektif.
• Menciptakan penerimaan yang lebih besar akan perubahan-perubahan
  yang diperlukan dalam departemen SDM.
• Memberikan tinjauan yang seksama atas sistem informasi departemen
  SDM.
• Mengidentifikasi kontribusi departemen SDM bagi organisasi.
• Meningkatkan citra profesional departemen SDM.
• Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih tinggi di
  kalangan karyawan departemen SDM
• Memperjelas tugas dan tanggung jawab departemen SDM.
• Mendorong keseragaman kebijakan-kebijakan dan praktik-praktik
  personalia
                               Tony Soebijono                         10
HR Audit (fungsi perencanaan)

  Lingkup : Untuk meyakini bahwa sistem dan prosedur pengembangan
  sumber daya manusia (HRD) telah selaras (diselaraskan) dengan sistem
  dan prosedur Manajemen sumber daya manusia (HRM) dalam upaya
  untuk meningkatkan kompentensi, kepercayaan diri dan standar kinerja
  pegawai.

  Organisasi/ Job design Perhatikan bagaimana pekerjaan, kewenangan
   dan sistem-sistem pelaksanaannya di organisir dan di integrasikan
   diantara unit-unit kerja dan tugas-tugas individual
  HR Planning Jabarkan Kebutuhan pokok SDM, Strategi dan filosofi
   perusahaan
  Sistem pengelolaan Kinerja Yakini bahwa tujuan (individual) pegawai
   dan tujuan organisasi saling menunjang
  Seleksi Sesuaikan antara kebutuhan karir dan kapabilitas pegawai
   dengan tugas dan jenjang karir yang ada.
HR Audit (fungsi pengembangan)

 Lingkup: Untuk meyakini bahwa program training dan development,
 pengembangan organisasi serta pengembangan karir telah terintegrasi untuk
 meningkatkan efektifitas kerja individual, kelompok dan organisasi


  Training & development identifikasikan dan yakini bahwa perencanaan
   T & D bertujuan untuk meningkatkan kompetensi pokok, yang
   memungkinkan para pegawai dapat melaksanakan tugas-tugasnya saat
   ini maupun yang akan datang
  Pengembangan organisasi Yakini bahwa hubungan antar unit kerja dan
   antar anggota satu unit kerja ada pada kondisi yang kondusif/ sehat,
   serta saling membantu memulai dan mengendalikan perubahan.
  Pengembangan karir Pastikan terdapat keselarasan antara individual
   career planning dan organization career management processes untuk
   mendapatkan manfaat yang optimal baik bagi pegawai maupun
   perusahaan.
HR Audit (fungsi renumerasi)
  Lingkup: Untuk meyakini bahwa fungsi-fungsi pokok HRIS telah menjadi
  faktor yang dapat menunjang langkah-langkah pencapaian fungsi HRD
  dan HRM, dan indikator-indikator performansinya tetap terjaga sehingga
  dapat bermanfaat dalam pelaksanaan analisis cost and benefit dalam
  pengelolaan HR


   Compensation & benefits Yakini bahwa pola kompensasi dan benefit
    telah adil dan konsisten
   Employee assistance Dapatkan data tentang personal problem solving
    dan konseling atas nama salah seorang pegawai
   Union/ labor relations Yakini bahwa hubungnan antara Serikat buruh
    dan manajemen perusahaan adalah hubungan yang sehat
   HR research and information systems Yakini bahwa HRIS yang ada
    dapat menyajikan informasi manajerial dengan tepat waktu, dan
    indikator-indikator performansi fungsi HR-nya juga akurat.
Memanfaatkan Temuan Audit

 Untuk mengidentifikasi tipe tindakan korektif yang diperlukan

 Metode Untuk Menganalisa Temuan
 1. Membandingkan program SDM dengan organisasi
 2. Berdasar audit dari beberapa sumber otoritas
 3. Mempercayai suatu ratio atau rata rata staf SDM dengan total
 4. Menggunakan audit ketaatan untuk mengukur aktifitas SDM apakah
     sesuai dengan kebijakan, prosedur dan peraturan
 5. Mengelola departemen SDM berdasarkan sasaran

 Menyiapkan Laporan dan Rekomendasi:
   Laporan hasil temuan, evaluasi dan rekomendasi untuk memperbaiki
   kekurangan dan kelemahan program SDM


                                Tony Soebijono                        14
Metode Riset SDM

•   Wawancara
•   Survei
•   Analisis historis
•   Informasi eksternal
•   Eksperimen SDM
•   Audit internasional
Kecenderungan bahwa HR information technology ditangani oleh ahli-ahli
teknologi informasi, bukan oleh HR specialists, adalah salah satu alasan mengapa
sistem ini gagal memenuhi kebutuhan.

Karena penekanannya terlalu banyak pada sisi teknologinya, sedang kebutuhan
yang sifatnya HR-based agak terabaikan.
• Thank U

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:175
posted:11/5/2012
language:Indonesian
pages:17