Docstoc

Thư k�

Document Sample
Thư k� Powered By Docstoc
					  Trường DH Công Nghiệp Tp.HCM – Khoa Quản trị kinh doanh – Môn Quản trị văn phòng.
                     Giảng viên hướng dẫn: Th.s Đoàn Văn Bồng.


    Thành viên của nhóm tham gia làm tiểu luận:

1. Trịnh Thị Hạnh ................................................................................. 11286811


2. Lê Thị Mỷ Hòa .................................................................................. 11038831


3. Vũ Thị Lan Hương ............................................................................ 11245531


4. Võ Thị Ánh Kiều ............................................................................... 11038271


5. Huỳnh Thị Trúc Ly ........................................................................... 11242851


6. Huỳnh Thị Ngân ................................................................................ 11232761


7. Nguyễn Thị Như Ngọc ...................................................................... 11243101


8. Lê Thị Mỹ Phương ............................................................................ 11230701


9. Võ Thị Ngọc Thủy ............................................................................. 11035981


10. Phạm Thị Huyền Trang .................................................................... 11247071


11. Mai Văn Trúc .................................................................................... 11244991




                                                  1
                                                                               Nhóm thực hiện : WAO.
     Trường DH Công Nghiệp Tp.HCM – Khoa Quản trị kinh doanh – Môn Quản trị văn phòng.
                        Giảng viên hướng dẫn: Th.s Đoàn Văn Bồng.


                                 LỜI CAM ĐOAN
      Nhóm chúng em xin cam đoan Tiểu luận này là công trình nghiên cứu của riêng
chúng em, không sao chép của bất cứ ai.

                                             Nhóm trưởng: Nguyễn Thị Như Ngọc.




                                      LỜI CẢM ƠN

        Nhóm thực hiện đề tài xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy Đoàn
Văn Bồng và thư viện trường Đại học Công Nghiệp thành phố Hồ Chí Minh đã tạo điều
kiện tốt nhất cho nhóm chúng em hoàn thành bài tiểu luận này. Tuy nhóm chúng em đã có
nhiều cố gắng nhưng vẫn không thể tránh khỏi thiếu sót, rất mong thầy giúp đỡ thêm để
bài tiểu luận của nhóm hoàn thiện hơn.




                                             2
                                                                     Nhóm thực hiện : WAO.
          Trường DH Công Nghiệp Tp.HCM – Khoa Quản trị kinh doanh – Môn Quản trị văn phòng.
                             Giảng viên hướng dẫn: Th.s Đoàn Văn Bồng.


                                                      MỤC LỤC.


CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU ................................................................................................................... 4
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN ..................................................................................................... 6
   2.1.     Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng: ............................................................. 6
      2.1.1.      Khái niệm văn phòng: ............................................................................................... 6
      2.1.2.      Chức năng của văn phòng: ........................................................................................ 6
      2.1.3.      Nhiệm vụ của văn phòng: .......................................................................................... 7
   2.2.     Khái niệm, vai trò, nhiệm vụ của thư ký: ......................................................................... 9
      2.2.1.      Khái niệm thư ký: ...................................................................................................... 9
      2.2.2.      Chức năng của thư ký: ............................................................................................. 10
      2.2.3.      Nhiệm vụ của thư ký văn phòng:............................................................................. 10
      2.2.4.      Nhiệm vụ của thư ký giám đốc:............................................................................... 10
      2.2.5.      Phân loại thư ký: ...................................................................................................... 11
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH ĐỀ TÀI.............................................................................................. 13
   3.1.     Các cấp bậc của Thư ký: ................................................................................................. 13
      3.1.1.      Nhân viên phòng hồ sơ – lưu trữ: ............................................................................ 13
      3.1.2.      Thư ký – tiếp tân:..................................................................................................... 13
      3.1.3.      Thư ký – đánh máy, xử lý văn bản: ......................................................................... 13
      3.1.4.      Thư ký – kế toán: ..................................................................................................... 13
      3.1.5.      Thư ký – điều hành : ................................................................................................ 14
      3.1.6.      Trợ lý giám đốc,... ................................................................................................... 14
   3.2.     Các tiêu chuẩn để chọn thư ký cho Giám đốc: ............................................................... 15
      3.2.1.      Các tiêu chuẩn lựa chọn: ......................................................................................... 15
      3.2.2.      Kỹ năng của thư ký:................................................................................................. 15
      3.2.3.      Yêu cầu đối với người thư ký: ................................................................................. 16
   3.3.     Tầm quan trọng của Thư ký trong văn phòng: ............................................................... 19
   3.4.     Một số ví dụ về hồ sơ tuyển dụng thư ký của một số doanh nghiệp: ............................. 21
      3.4.1.      Thông tin vị trí tuyển dụng thư kí giám đốc (thành thạo tiếng anh): ...................... 21
      3.4.2.      Thư kí văn phòng :................................................................................................... 23
CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN. ............................................................................................................ 24
TÀI LIỆU THAM KHẢO: ............................................................................................................ 25




                                                                    3
                                                                                                         Nhóm thực hiện : WAO.
      Trường DH Công Nghiệp Tp.HCM – Khoa Quản trị kinh doanh – Môn Quản trị văn phòng.
                         Giảng viên hướng dẫn: Th.s Đoàn Văn Bồng.


                          CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU.

1.1. Lý do chọn đề tài:
      Trong hầu hết các doanh nghiệp, Thư ký là một vị trí không thể thiếu được, đặc
biệt trong các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Thư ký là trợ thủ đắc lực của các
giám đốc. Họ đứng sau thành công của các giám đốc. Họ đảm nhiệm một nghề mà khen
khá nhiều nhưng chê cũng không ít. Thư ký ngày nay đứng dưới một người nhưng trên rất
nhiều người, họ là người truyền đạt các mệnh lệnh quyết định của giám đốc tới toàn thể
công ty hay những người có liên quan. Thư ký còn thay mặt giám đốc để giao tiếp, liên hệ
với những đối tác cần thiết đểlên lịch trình cuộc hẹn và bố trí thời gian buổi gặp cho giám
đốc. Nên Thư ký có thể được gọi khác đi bằng danh từ Con người của tổng hòa của các
mối quan hệ xã hội, cụ thể là tổng hòa của các mối quan hệ trong và ngoài Công ty.
      Thấy được vai trò và tầm quan trọng của nghề Thư ký. Do đó nhóm chúng em đã
chọn đề tài này để làm đề tài nghiên cứu.
1.2. Mục đích nghiên cứu:
      Trong bài tiểu luận này chúng em đi vào nghiên cứu khái niệm, chức năng, nhiệm
vụ của Thư ký. Từ đó phân tích hơn về các cấp bậc cũng như các tiêu chuẩn để lựa chọn
một người Thư ký. Qua các lý luận và phân tích trên để rút ra tầm quan trọng của bộ phận
Thư ký trong một công ty.
1.3. Phương pháp nghiên cứu:
     Phương pháp phân tích – tổng hợp: để rút ra những vấn đề liên quan đến đề tài.
     Phương pháp quy nạp – diễn dịch.
     Ngoài ra, đề tài còn sử dụng các tư liệu trên Internet.
1.4. Kết quả nghiên cứu:
     Nắm được khái niệm, chức năng, vai trò của người thư ký.
     Lập được các tiêu chí lựa chọn Thư ký.
     Hiểu được tầm quan trọng của bộ phận thư ký.
1.5. Bố cục bài tiểu luận:


                                              4
                                                                      Nhóm thực hiện : WAO.
Trường DH Công Nghiệp Tp.HCM – Khoa Quản trị kinh doanh – Môn Quản trị văn phòng.
                   Giảng viên hướng dẫn: Th.s Đoàn Văn Bồng.


Chương 1: Mở đầu
Chương 2: Cơ sở lý luận
Chương 3: Phân tích nội dung
Chương 4: Kết luận




                                        5
                                                                Nhóm thực hiện : WAO.
      Trường DH Công Nghiệp Tp.HCM – Khoa Quản trị kinh doanh – Môn Quản trị văn phòng.
                         Giảng viên hướng dẫn: Th.s Đoàn Văn Bồng.


                   CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN.

2.1. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng:
 2.1.1. Khái niệm văn phòng:

      Văn phòng là một thuật ngữ đã xuất hiện từ lâu trong lịch sử, ngay từ thời La Mã
cổ đại người ta đã lập nên các văn phòng của những "người biện hộ" với chức năng,
nhiệm vụ có những điểm tương đồng với văn phòng hiện đại. Theo tiến trình lịch sử phát
triển kinh tế xã hội văn phòng ngày càng được nhận diện đầy đủ hơn toàn diện hơn. Mỗi
cách hiểu về văn phòng ở mỗi thời đại mang đậm những dấu ấn về lịch sử về hoàn cảnh
giao tiếp ngôn ngữ.
      Khái niệm văn phòng có thể hiểu theo các cách khác nhau:
      Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc
điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì ở các cơ quan
thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ Văn
phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty…) còn ở các cơ quan,
đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp.
      Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao
tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.
Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ,
quyền hạn nhất định như: Văn phòng Thủ tướng, văn phòng nghị sỹ, văn phòng tổng giám
đốc, giám đốc ….
Như vậy:
      Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức, là nơi thu thập,
xử lý thông tin phục vụ điều hành và bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt
động của cơ quan, tổ chức.
 2.1.2. Chức năng của văn phòng:
  2.1.2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp:
     Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động của cơ quan, tổ chức.
     Tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý.

                                              6
                                                                      Nhóm thực hiện : WAO.
        Trường DH Công Nghiệp Tp.HCM – Khoa Quản trị kinh doanh – Môn Quản trị văn phòng.
                           Giảng viên hướng dẫn: Th.s Đoàn Văn Bồng.


        Giúp lãnh đạo các công việc sau:
         Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc.
         Theo dõi, đôn đốc các đơn vị, bộ phận.
         Tổ chức, điều phối các hoạt động chung.
  2.1.2.2.Chức năng hậu cần:
        Tổ chức việc quản lý, sử dụng các khoản kinh phí, quản lý tài sản của cơ quan, tổ
chức.
        Bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện kĩ thuật và điều kiện làm việc của cơ quan, tổ
chức.
  2.1.2.3. Chức năng đại diện:

         Là đầu mối giao tiếp, là cổng tiếp nhận và cung cấp thông tin chính thức của cơ
quan, tổ chức.
 2.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng:
        Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác: Xây dựng kế hoạch chung cho toàn thể
đơn vị, cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch cho riêng cho mình. Đồng thời
xây dựng kế hoạch công tác hàng tuần, hàng tháng của lãnh đạo và giúp ban lãnh đạo
triển khai thực hiện.
        Chuẩn bị tài liệu phục vụ lãnh đạo giải quyết công việc hành ngày, hội họp (thu
thập và quản lý thông tin): Thu thập, tổng hợp thông tin từ các nguồn khác nhau, sau khi
xử lý, văn phòng sẽ cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo, để lãnh đạo có cơ sở, căn cứ đưa
ra các quyết định chính xác và kịp thời.
        Soạn thảo và ban hành văn bản, đề xuất các biện pháp bảo đảm thi hành: tham
mưu cho lãnh đạo ban hành các văn bản quản lý, điều hành, đề xuất các biện pháp đảm
bảo thi hành văn bản. Đồng thời trực tiếp soạn thảo và phát hành văn bản đó. Bên cạch
đó, văn phòng còn giám sát, đôn đốc các đơn vị, bộ phận thực hiện các văn bản lãnh đạo
ban hành. Ngoài ra, văn phòng còn tham mưu cho lãnh đạo tìm kiếm đối tác.
        Tổ chức hội nghị, sự kiện: Văn phòng chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức,
bắt đầu từ việc lập kế hoạch, lịch trình, phương án tổ chức, chương trình nghị sự, dự kiến




                                                7
                                                                        Nhóm thực hiện : WAO.
      Trường DH Công Nghiệp Tp.HCM – Khoa Quản trị kinh doanh – Môn Quản trị văn phòng.
                         Giảng viên hướng dẫn: Th.s Đoàn Văn Bồng.


kinh phí tổ chức, chuẩn bị cơ sở vật chất, khách mời cho đến các công việc hậu hội nghị,
sự kiện.
     Quản lý, lưu trữ tài liệu,văn bản: Chịu trách nhiệm lưu trữ toàn bộ tài liệu, văn bản
của cơ quan tổ chức, đảm bảo việc giữ bí mật nhà nước hoặc bí mật kinh doanh của cơ
quan, tổ chức; lưu giữ hồ sơ cá nhân của cán bộ công nhân viên.
     Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại: Là nơi tổ chức, thực hiện công tác tiếp khách
của cơ quan, tổ chức. Ngoài ra, văn phòng còn là nơi tiếp nhận khiếu nại, tố cáo từ bên
trong lẫn bên ngoài cơ quan tổ chức để cho lãnh đạo giải quyết. Bên cạnh đó, văn phòng
còn là cầu nối giữa lãnh đạo với toàn thể bộ phận, đơn vị, công nhân viên và cũng là cầu
nối giữa đơn vị mình với các cơ quan, tổ chức khác.
     Quản lý tài sản, kinh phí hoạt động của đơn vị: Lập kế hoạch, dự trù kinh phí, tiến
hành mua sắm các thiết bị phục vụ cho công việc.
     Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, nhân viên: Tổ chức các hoạt động
khen thưỡng, hỗ trợ tinh thần cho nhân viên, tạo không khí thoải mái nhất cho nhân viên
làm việc.
     Quản lý nhân sự: Tổ chức tuyển dụng nhân viên mới và tham mưu cho lãnh đạo
trong việc bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho nhân viên.
Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan, đơn vị nói chung.
Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động của từng cơ quan, đơn vị mà
văn phòng có thể thêm, bớt một số nhiệm vụ cho phù hợp.
   Khái niệm quản trị văn phòng:
           Quản trị văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, kiểm soát các hoạt
động xử lý thông tin.
   Quản trị văn phòng có 4 chức năng cơ bản:
     Hoạch định công việc văn phòng.
     Tổ chức thực hiện công việc văn phòng.
     Lãnh đạo công tác văn phòng.
     Kiểm soát công việc văn phòng.




                                              8
                                                                      Nhóm thực hiện : WAO.
       Trường DH Công Nghiệp Tp.HCM – Khoa Quản trị kinh doanh – Môn Quản trị văn phòng.
                          Giảng viên hướng dẫn: Th.s Đoàn Văn Bồng.


       Dịch vụ hành chính văn phòng là chức năng được hình thành khi có sự kết hợp
giữa quản trị và hành chính văn phòng.
2.2. Khái niệm, vai trò, nhiệm vụ của thư ký:
  2.2.1. Khái niệm thư ký:

          Thư ký là một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ
trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liến quan đến giấy
tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch
trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc. Thư ký ban đầu chỉ thực
hiện các chức năng liên quan đến việc ghi chép biên bản, hay các ý kiến chỉ đạo của
người có thẩm quyền hay còn gọi là thư lại (thuật ngữ cổ). Ngày nay chức năng, nhiệm vụ
và công việc của các thư ký đã được mở rộng, thư ký đã trở thành 1 nghề và công việc thư
ký đã thay đổi rất nhiều kể từ khi máy tính và các phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ văn phòng
xuất hiện từ những thập niên 1980. Công việc đánh máy chữ trước đây chiếm rất nhiều
khối lượng công việc của thư ký nay đã giảm tương đối nhiều. Ngoài ra thì công việc lưu
trữ tài liệu, văn thư và tìm kiếm chiếm mất nhiều thời gian. Hiện nay, với sự trợ giúp của
máy tính thì việc lưu trữ và tìm kiếm trở nên dể dàng hơn. Đối với các doanh nghiệp, từ
vai trò quản lý các địa chỉ giao dịch, ngày nay thư ký thành bộ mặt không thể thiếu giữa
người chủ doanh nghiệp và môi trường hoạt động của công ty, trong các quan hệ với
những người cùng cộng tác, với khách hàng.

       Theo IPS (International Professional Scretaries):

        Thư ký là người trợ lý của cấp quản trị, nắm vững nghiệp vụ hành chính văn
phòng, có khả năng nhận lãnh trách nhiệm, hành động độc lập mà không cần có sự
kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và có thể đưa ra các quyết định trong
phạm vi quyền hạn của mình.
        Thư ký văn phòng là những người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các
công việc có liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng như: quản lý
văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về thông tin, liên lạc, giao tiếp và tổ chức,




                                               9
                                                                       Nhóm thực hiện : WAO.
       Trường DH Công Nghiệp Tp.HCM – Khoa Quản trị kinh doanh – Môn Quản trị văn phòng.
                          Giảng viên hướng dẫn: Th.s Đoàn Văn Bồng.


sắp xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của cơ quan hoặc
người lãnh đạo của một cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
 2.2.2. Chức năng của thư ký:
      Nhóm chức năng liên quan đến việc tổ chức thông tin: xử lý văn bản đi -đến (đăng
ký các văn bản, giúp lãnh đạo kiểm tra việc thi hành các chỉ thị, quyết định của thủ
trưởng, thảo các văn bản,…)
      Nhóm chức năng thuộc quản lý công việc: tổ chức tiếp khách, họp, hội nghị, đàm
thoại điện thoại, chuẩn bị cho thủ trưởng đi công tác,…
 2.2.3. Nhiệm vụ của thư ký văn phòng:
      Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về các lĩnh vực mà mình được giao, phụ
trách để phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị.
      Biên tập văn bản, tổ chức sắp xếp, quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu.
      Tổ chức sắp xếp các hoạt động hành chính của cơ quan, đơn vị.
      Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo kinh phí và cơ sở vật chất cho hoạt
động của cơ quan, đơn vị.
2.2.4. Nhiệm vụ của thư ký giám đốc:
   Những nhiệm vụ thuộc về quan hệ nhân sự:
      Tiếp khách đến liên hệ công tác với thủ trưởng và chuẩn bị các chuyến đi công tác
của thủ trưởng;
      Giữ vững liên lạc với thủ trưởng trên đường đi công tác của thủ trưởng.
      Hướng dẫn một cách khái quát công việc của những người tháp tùng và thu thập
tình hình khi họ trở về;
      Làm trung gian trong quan hệ điện thoại của thủ trưởng;
      Chuẩn bị, triệu tập và ghi biên bản các cuộc họp và thảo luận do thủ trưởng triệu
tập.
   Những nhiệm vụ thuộc quan hệ văn bản:
      Phân chia các bưu phẩm nhận được cho các bộ phận thuộc quyền thủ
      trưởng, vào sổ các bưu phẩm đến và đi;
      Chuyển giao văn bản giữa các bộ phận;


                                              10
                                                                       Nhóm thực hiện : WAO.
      Trường DH Công Nghiệp Tp.HCM – Khoa Quản trị kinh doanh – Môn Quản trị văn phòng.
                         Giảng viên hướng dẫn: Th.s Đoàn Văn Bồng.


     Giải quyết việc trao đổi văn bản đơn giản theo chỉ thị của thủ trưởng, đánh máy
công văn trao đổi của thủ trưởng;
     Kiểm tra thể thức các văn bản trình thủ trưởng ký.
   Những nhiệm vụ thuộc về tổ chức công việc:
     Lập lịch hàng ngày, tuần, tháng của thủ trưởng;
     Thống kê và kiểm tra việc thực hiện các chỉ thị của thủ trưởng;
     Chăm lo sắp xếp phòng làm việc của thủ trưởng.
   Những nhiệm vụ khác:
     Sắp xếp, bảo quản những văn bản, hồ sơ nguyên tắc;
     Báo cáo một cách tổng quát những cuộc hội ý, những lần đi liên hệ công tác,
những sự kiện quan trọng trong cơ quan, xí nghiệp;
     Quản lý thư viện, tư liệu riêng của thủ trưởng; chăm lo chuyển tạp chí trong các bộ
phận thuộc quyền của thủ trưởng;
     Tổ chức một số công việc thuộc hành chính, sự vụ có tính chất cá nhân (của những
bộ phận của thủ trưởng) các vấn đề thuộc về phương tiện đi lại, các vấn đề thuộc lĩnh vực
kinh tế (trang bị cho văn phòng thủ trưởng);
     Thực hiện một số công việc cần thiết khác do thủ trưởng giao.
 2.2.5. Phân loại thư ký:

      Từ những năm 80 của thế kỷ XX, dần dần có những sự thay đổi trong khái niệm về
thư ký, trợ lý, có sự phân biệt giữa thư ký và trợ lý, tuy không thật rõ ràng, chuẩn xác và
dứt khoát, khiến cho vẫn còn tình trạng có những người làm công việc của thư ký lại gọi
là trợ lý. Tình hình thực tế thường là người thư ký lâu năm có làm một số việc của trợ lý
và người trợ lý có làm một số việc của người thư ký.
      Nói chung, hiện nay những người trực tiếp giúp việc các thủ trưởng đứng đầu các
loại tổ chức khác nhau và ở các cấp bậc cao thấp khác nhau được phân biệt như sau:
      Thư ký là người giúp việc ở trình độ thấp hơn người trợ lý, mức thấp nhất là chỉ
làm những việc có tính chất văn thư và chỉ chấp hành lệnh của thủ trưởng. Những người
thư ký có trình độ cao hơn, đã làm việc thư ký nhiều năm, có kiến thức và kinh nghiệm




                                               11
                                                                      Nhóm thực hiện : WAO.
         Trường DH Công Nghiệp Tp.HCM – Khoa Quản trị kinh doanh – Môn Quản trị văn phòng.
                            Giảng viên hướng dẫn: Th.s Đoàn Văn Bồng.


nhiều hơn, thì từng bước được thủ trưởng giao cho đảm nhận một số việc của người trợ
lý, rồi đến một lúc nào đó có thể được chính thức công nhận là trợ lý.
         Người trợ lý là người giúp việc ở trình độ cao hơn người thư ký, hoàn toàn không
làm hoặc chỉ làm chút ít công việc văn thư, chủ yếu làm những công việc đòi hỏi sự từng
trải về chính trị, xã hội, sự hiểu biết về những nghiệp vụ có liên quan, khả năng độc lập
nghiên cứu và tính chủ động trong tư duy, trong hành động.
         Cũng cùng được chính thức công nhận là trợ lý, song trình độ và cống hiến của
những người trợ lý có thể có và thường có sự khác nhau, có khi khác nhau lớn, chẳng
những do cấp bậc cao thấp khác nhau của những người thủ trưởng, mà ngay cả giữa
những trợ lý của cùng một thủ trưởng. Cho nên cấp bậc cán bộ, cấp bậc chuyên gia của
những người trợ lý là khác nhau, tuỳ từng người, chứ không đồng nhất.
         Những người trợ lý, tuỳ theo công việc được giao chuyên trách, có thể được phân
thành những loại như sau:
        Trợ lý tham mưu, giúp theo dõi tình hình toàn diện hoặc tình hình từng mặt hoạt
động của cơ quan, giúp nghiên cứu các đề án công tác, đề xuất kiến nghị với thủ trưởng.
        Trợ lý biên tập, cũng thường gọi là biên tập viên, giúp soạn thảo các loại văn bản
(diễn văn, tuyên bố, trả lời phỏng vấn, báo cáo, đề án, nghị quyết, chỉ thị, dự thảo luật,
pháp lệnh, nghị định, v.v...)
        Trợ lý phái viên, được thủ trưởng uỷ nhiệm và uỷ quyền làm một số nhiệm vụ cụ
thể, có thể ngắn hạn từng vụ, từng việc (như dự một cuộc họp, tham gia một đợt công tác,
kiểm tra một đơn vị cấp dưới...), cũng có thể là một nhiệm vụ lâu dài hơn. Trong những
trường hợp ấy, người trợ lý làm việc như một đặc phái viên.
        Trợ lý đối ngoại, giúp trong các quan hệ của thủ trưởng, của cơ quan với các đối
tác trong nước và ngoài nước.
        Trợ lý chuyên môn, giúp trong một loại hoạt động đặc thù nào dó, như trợ lý pháp
luật, trợ lý đầu tư, trợ lý tài chính, trợ lý thương mại, trợ lý khoa học, trợ lý giáo dục,
v.v...
           Có những người trợ lý cao cấp, làm việc lâu năm, thực sự trở thành người hợp
tác, người cộng sự đắc lực không thể thiếu của người thủ trưởng.




                                                12
                                                                         Nhóm thực hiện : WAO.
      Trường DH Công Nghiệp Tp.HCM – Khoa Quản trị kinh doanh – Môn Quản trị văn phòng.
                         Giảng viên hướng dẫn: Th.s Đoàn Văn Bồng.


                 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH ĐỀ TÀI.

3.1. Các cấp bậc của Thư ký:
 3.1.1. Nhân viên phòng hồ sơ – lưu trữ:
      Theo dõi các công việc chung của văn phòng:
     Lập biên bản họp đầu tuần.
     Kiểm soát các công văn đi – đến bằng Fax, bằng mail.
     Soạn thảo các công văn gửi đi cho khách hàng (dịch sang tiếng Anh nếu khách
hàng yêu cầu).
     Đôn đốc nhân viên cấp dưới thu công nợ khách hàng, hỗ trợ nhân viên xử lý công
việc trong trường hợp công nợ khách hàng khó đòi.
     Theo dõi , kiểm soát sử dụng văn phòng phẩm - Photocopy – Điện thoại, các trang
thiết bị hỏng hóc trong công ty và bảo trì theo yêu cầu các phòng.
     Quản lý con dấu của công ty.
     Tổ chức các buổi họp trong công ty.
     Tổ chức tham dự các giải thưởng. hội chợ triển lãm cho sản phẩm công ty.
     Booking vé tàu xe, máy báy khi nhân viên công ty đi công tác.
 3.1.2. Thư ký – tiếp tân:
        Chuyên phụ trách công tác tiếp khách của cơ quan, công ty, tổ chức cùng với
lãnh đạo, hoặc khi lãnh đạo đi vắng nhưng ủy quyền lại cho thư ký. Đây là một nhiệm vụ
vô cùng quan trọng, tạo không khí thoải mái cho các buổi gặp mặt, góp phần to lớn trong
việc hoàn thành mục tiêu của buổi gặp mặt.
 3.1.3. Thư ký – đánh máy, xử lý văn bản:
     Phụ trách việc soạn thảo lịch trình hoạt động, lịch làm việc của lãnh đạo hoặc có
thể giúp lãnh đạo soạn thảo tài liệu, công văn khi được yêu cầu.
     Tập hợp các tài liệu liên quan đến công việc của lãnh đạo, phân loại, có thể đọc
trước và ghi chép những vấn đề quan trọng trong đó trước khi trình lên cho lãnh đạo.
 3.1.4. Thư ký – kế toán:



                                             13
                                                                      Nhóm thực hiện : WAO.
        Trường DH Công Nghiệp Tp.HCM – Khoa Quản trị kinh doanh – Môn Quản trị văn phòng.
                           Giảng viên hướng dẫn: Th.s Đoàn Văn Bồng.


       Theo dõi tình hình quỷ trong công ty.
       Lập dự kiến thu chi, cash flow về tình hình tài chính trong công ty.
 3.1.5. Thư ký – điều hành :
       Quản lý các nhân viên của phòng.
       Chia sẽ nhưng tâm tư, nguyện vọng, động viên nhân viên và có hướng phản ánh
lên Ban Giám Đốc kịp thời.
       Kiểm tra và chọn ứng viên, phỏng vấn ứng viên và chuyển cho các phòng ban
phỏng vấn lại khi có yêu cầu.
       Kiểm soát chấm công nhân viên, theo dõi tạm ứng nhân viên.
       Tính lương cho nhân viên hàng tháng.
       Kiểm soát đi trể về sớm, nghỉ không phép của nhân viên, kiểm soát bảng tổng hợp
công.
       Lập các quyết định liên quan về nhân sự: hợp đồng thử việc, HĐBHXH, HĐ chính
thức, quyết định nâng lương, khen thưởng, bổ nhiệm và kỷ luật.
 3.1.6. Trợ lý giám đốc,...
       Trợ lý cho Giám Đốc về sales
       Tìm kiếm khách hàng và set up buổi hẹn Demo sản phẩm cho công ty.
       Phối hợp với các đại diện và đối tác giới thiệu và bán hàng cho công ty.
       Lập báo giá, theo dõi tiến trình báo giá.
       Phối hợp với giám đốc bán hàng thương thảo hợp đồng.
       Lập hợp đồng đã ký, biên bản nghiệm thu, thanh lý và liên hệ ký hợp đồng bảo trì.
       Chăm sóc khách hàng.
        Theo các cấp bậc trên, mức lương của người thư ký được chia làm bốn bậc, tùy vào
vị trí làm việc, kinh nghiệm và tài năng của người thư ký đó. Tuy những cấp bậc này là
chuẩn trong các nấc thang thăng tiến của người thư ký, một thư ký vẫn có thể có những
thành công to lớn hơn trong sự nghiệp như Phó Giám đốc hay Giám đốc nhưng thường
nghiêng về bộ phận hành chánh, nhân sự hay điều hành.




                                               14
                                                                        Nhóm thực hiện : WAO.
      Trường DH Công Nghiệp Tp.HCM – Khoa Quản trị kinh doanh – Môn Quản trị văn phòng.
                         Giảng viên hướng dẫn: Th.s Đoàn Văn Bồng.


      Tóm lại, thực tế cho thấy hiện nay, thư ký là một nghề có tính chuyên nghiệp, đòi
hỏi cao song song đó ngày càng phổ biến và đem lại tiềm năng thăng tiến tốt cho tất cả
những người đang theo nghề thư ký và cả những thư ký tương lai.
3.2. Các tiêu chuẩn để chọn thư ký cho Giám đốc:
 3.2.1. Các tiêu chuẩn lựa chọn:
     Nhạy bén, nhanh nhẹn và học hỏi nhanh.
     Có tinh thần cầu tiến và ổn định trong công việc.
     Có khả năng làm việc độc lập và chịu áp lực cao.
     Có khả năng đàm phán và giải quyết vấn đề.
     Có ý thức kỷ luật, tự giác và triệt để trong công việc.
     Có tính năng động, linh hoạt, cởi mở, kín đáo, cẩn thận, chu đáo…
     Kỹ năng quản lý và sắp xếp cụng việc khoa học.
     Tác phong: gọn gàng, có ngọai hình ưa nhìn.
     Khả năng giao tiếp, thuyết trình, thuyết phục tốt
     Yêu cầu kỹ năng tốc kí.
     Khả năng phân tích, tổng hợp tốt.
     Khả năng lập báo cáo tốt.
     Trung thực trong công việc và cuộc sống
     Thành thạo tin học văn phòng.
     Có kinh nghiệm trong công tác quản lý hồ sơ theo quy định, cũng như các quy
trình/quy định liên quan đến các thủ tục Hành chính, công văn giấy tờ.
      Thư ký là bộ mặt thứ hai của công ty sau giám đốc. Đó là cánh tay phải đắc lực cho
giám đốc nói riêng và công ty nói chung. Thư ký còn là người truyền đạt các mệnh lệnh
quyết định của giám đốc, hay các nhiệm vụ đã được giao tới toàn thể công ty hoặc những
người có liên quan.
 3.2.2. Kỹ năng của thư ký:
     Đánh máy đạt tốc độ 60 – 70 chữ/phút. Tiếng Anh đạt 50 từ/phút.
     Tốc ký đạt tốc độ 100 – 120 chữ/phút. Tiếng Anh đạt 80 từ/phút.
     Tin học văn phòng: Xử lý văn bản, xử lý dữ liệu.


                                             15
                                                                      Nhóm thực hiện : WAO.
      Trường DH Công Nghiệp Tp.HCM – Khoa Quản trị kinh doanh – Môn Quản trị văn phòng.
                         Giảng viên hướng dẫn: Th.s Đoàn Văn Bồng.


      Biết và sử dụng ngoại ngữ.
      Sử dụng thành thạo điện thoại, Fax, Internet.
      Kỹ năng lập hồ sơ và tra cứu nhanh.
      Soạn thảo văn bản các loại đạt chất lượng và viết bản in từ máy tính đúng chuẩn,
hấp dẫn, đẹp.
 3.2.3. Yêu cầu đối với người thư ký:
  3.2.3.1. Yêu nghề và có ý thức vươn lên trong nghề nghiệp:
       Lòng yêu nghề sẽ giúp cho người thư ký văn phòng luôn có trách nhiệm và nhiệt
tình với công việc; luôn muốn đóng góp vào thành công chung của cơ quan và doanh
nghiệp bằng những nghiệp vụ cụ thể mà mình được giao đảm nhận; luôn tìm tòi cải tiến
để công việc ngày càng khoa học, hợp lý và có hiệu quả cao.
Lòng yêu nghề cũng sẽ là động lực thúc đẩy các thư ký văn phòng không ngừng phấn đấu
vươn lên để đạt được những nấc thang cao hơn trong nghề nghiệp.
  3.2.3.2. Có ý thức kỷ luật, tự giác và triệt để trong công việc:
        Tính kỷ luật giúp người thư ký đảm bảo đúng giờ làm việc, nghiêm túc chấp hành
các nội quy, quy chế, góp phần tạo nên sự thống nhất trong hoạt động của cơ quan.
        Tính tự giác đòi hỏi người thư ký luôn chủ động trong công việc, nắm vững nhiệm
vụ của mình. Tự biết sắp xếp và triển khai công việc một cách hợp lý; khi giải quyết công
việc phải tìm cách khắc phục khó khăn, trở ngại, tìm ra nhiều hướng, nhiều phương án
giải quyết.
        Tính triệt để giúp người thư ký rèn luyện thêm ý thức tự giác và kỷ luật.
  3.2.3.3. Cẩn thận và chu đáo:
       Tính cẩn thận đòi hỏi người thư ký phải có thái độ nghiêm túc khi thực hiện nhiệm
vụ, tránh chủ quan, đại khái, qua loa.
       Tính chu đáo đòi hỏi người thư ký phải dự liệu tất cả các tình huống có thể xảy ra
khi thực thi nhiệm vụ và chuẩn bị các biện pháp, các phương án đối phó và giải quyết khi
cần thiết.
  3.2.3.4. Quảng giao, cởi mở và biết tự kiềm chế khi cần thiết:




                                             16
                                                                      Nhóm thực hiện : WAO.
      Trường DH Công Nghiệp Tp.HCM – Khoa Quản trị kinh doanh – Môn Quản trị văn phòng.
                         Giảng viên hướng dẫn: Th.s Đoàn Văn Bồng.


      Người quảng giao là người cởi mở, hoà nhã, vui vẻ, chủ động trong giao tiếp và
biết tận dụng các cơ hội có thể để mở rộng giao tiếp, mở rộng các mối quan hệ của mình.
Thư ký văn phòng phải chủ động trong giao tiếp, qua giao tiếp giúp cho người thư ký có
thêm nhiều thông tin, học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm, tự điều chỉnh mình cho phù hợp
với các mối quan hệ ở trong và ngoài cơ quan.
      Tính cởi mở, vui vẻ, tế nhị và đúng mực của người thư ký văn phòng trong giao tiếp
còn góp phần gây thiện cảm, để lại những ấn tượng tốt đẹp cho khách đến cơ quan, góp
phần mở rộng và giữ vững các mối quan hệ của cơ quan với bên ngoài.
  3.2.3.5. Kín đáo:
      Đây là phẩm chất đặc biệt cần thiết của người thư ký văn phòng. Phẩm chất
này giúp họ biết giữ kín những tin tức cần thiết mà do tính chất công việc họ có thể được
biết qua các thông tin từ văn bản, từ điện thoại hoặc từ các cuộc họp mà họ được quyền
tham dự để ghi chép hoặc thu thập thông tin.
      Tính kín đáo còn giúp các thư ký văn phòng trong việc giao tiếp với người khác,
trong việc lưu giữ các tài liệu, hồ sơ, biết sắp xếp tài liệu ngăn nắp, gọn gàng, biết sử
dụng các hệ thống bảo mật thông tin trên máy tính.
  3.2.3.6. Năng động và linh hoạt:
      Sự năng động giúp người thư ký luôn tìm tòi, học hỏi và cải tiến trong công việc,
luôn cố gắng đổi mới về chuyên môn nghiệp vụ để đạt hiệu quả cao hơn., chủ động sắp
xếp công việc cho phù hợp với cường độ hoạt động của cơ quan.
      Sự linh hoạt rất cần thiết đối với các thư ký văn phòng khi họ được giao đảm nhận
các công việc như tổ chức hội nghị, hội thảo, tiếp khách hoặc khi tổ chức các chuyến đi
công tác cho cán bộ và lãnh đạo của cơ quan.
  3.2.3.7. Tương trợ và đoàn kết:
      Sự tương trợ sẽ giúp các thư ký văn phòng tăng cường tình đoàn kết. Và ngược lại,
sự đoàn kết sẽ giúp họ luôn sẵn sàng biết phối hợp và tương trợ lẫn nhau.
  3.2.3.8. Ngoại hình tương đối:
      Ngoại hình tương đối hay ngoại hình khá không nghĩa là phải có gương mặt đẹp,
cao như người mẫu và dáng phải chuẩn. Chỉ cần thư ký ăn mặc lịch thiệp, gọn gàng, nói



                                             17
                                                                      Nhóm thực hiện : WAO.
      Trường DH Công Nghiệp Tp.HCM – Khoa Quản trị kinh doanh – Môn Quản trị văn phòng.
                         Giảng viên hướng dẫn: Th.s Đoàn Văn Bồng.


năng lưu loát và sử dụng vốn kiến thức của mình để làm cho công việc trôi chảy thì đã tạo
ấntượng ban đầu với giám đốc và đối tác.
  3.2.3.9. Ngoại ngữ:
      Để trở thành thư ký giám đốc, phải biết ít nhất hai thứ tiếng nước ngoài. Các tiếng
nước ngoài đó phải thông dụng và được dùng rộng rãi để có thể giao tiếp bất cứ nơi đâu.
Ngoài ra, thư ký cũng cần dịch thuật một số văn bản cho công ty, nếu đó là công ty nước
ngoài. Người thư ký nên trau dồi kỹ năng dịch thuật cho trôi chảy và soạn thảo một số
văn bản hợp đồng khi được giám đốc giao.
  3.2.3.10. Vi tính:
      Thư ký cần phải am hiểu về Vi tính văn phòng, các phần mềm của văn phòng, đặc
biệt trong việc thành thạo Word và Excel để làm bản hợp đồng, thu chi, thư mời hay báo
cáo… Mọi sự lung túng, chậm chạp sẽ khiến cho Giám đốc và công sự đánh giá thấp khả
năng của người ký.
  3.2.3.11. Nhạy bén:
      Khả năng nhạy bén luôn được các nhà Giám Đốc đề cao khi làm việc chung với
họ. Một Thư ký khéo léo có thể xử lý tất cả các tình huống càng ghi điểm trong mắt Giám
đốc và có cơ hội thăng tiến lên những chức vụ khác hơn.
  3.2.3.12. Am hiểu:
      Kiến thức là mảng nền tảng luôn quan trọng đối với thư ký. Một thư ký tài ba có
thể trả lời những câu hỏi cắc cớ của Giám đốc và làm hài lòng họ. Nếu thư ký đã có
những lỗ hỏng kiến thức khi còn ngồi trên ghế nhà trường thì hãy cố gắng lấp đầy lỗ hỏng
ấy. Bởi lẽ, sự am hiểu luôn làm cho giám đốc an tâm khi gặp gỡ đối tác.
  3.2.3.13. Trí nhớ:
        Giám đốc phải lo mọi hoạt động trong công ty, vì thế đừng bắt cấp trên phải nhớ
thêm một số thông tin không cần thiết. Thư kí cần phải có trí nhớ tốt, chu đáo, cẩn thận để
nhắc nhở giám đốc khi hẹn gặp khách hàng, các buổi họp, hội thảo, ký hợp đồng…
  3.2.3.14. Độc lập:
      Không có nghĩa là tách rời mọi đồng nghiệp, thư ký nên tập cho mình tính độc lập
để có thể tự mình giải quyết mọi vấn đề cần thiết. Không những thế, khi giám đốc đi



                                             18
                                                                      Nhóm thực hiện : WAO.
      Trường DH Công Nghiệp Tp.HCM – Khoa Quản trị kinh doanh – Môn Quản trị văn phòng.
                         Giảng viên hướng dẫn: Th.s Đoàn Văn Bồng.


vắng, người thư ký sẽ biết ứng xử những rắc rối như dời cuộc hẹn, khất nợ, thỏa thuận
trong một hợp đồng mới…
  3.2.3.15. Diễn thuyết:
       Thư ký luôn phải diễn thuyết tốt. Đứng trước khách hàng, cần phải nói năng suôn
sẻ, câu từ ngắn gọn, không được dài dòng, mập mờ. Chính khả năng diễn thuyết ấy, thư
ký sẽ tìm được nhiều đối tác hơn cho công ty và làm giám đốc hài lòng.
  3.2.3.16. Có chính kiến:
       Bất kỳ một người giám đốc nào cũng không thích Thư ký của mình “vâng vâng, dạ
dạ” sau mỗi câu nói. Điều đó chứng tỏ thư ký hoàn toàn không có chính kiến. Thư ký là
người phải đưa ra được ý kiến, giúp giám đốc giải quyết những khó khăn và gỡ rối cho
công ty, khi có chính kiến, ý tưởng của thư ký sẽ phát huy.
3.3. Tầm quan trọng của Thư ký trong văn phòng:
       Thư ký là trợ thủ đắc lực của các giám đốc. Họ đứng sau thành công của các giám
đốc. Họ đảm nhiệm một nghề mà khen khá nhiều nhưng chê cũng không ít. Đó chính là
các thư ký ngày nay. Mary Havars, giám đốc Hiệp hội tư vấn nghề nghiệp Mỹ nhận định
“Thư ký chính là bộ mặt thứ hai của giám đốc’’. Thư ký ngày nay đứng dưới một người
nhưng trên rất nhiều người, họ là người truyền đạt các mệnh lệnh quyết định của giám
đốc tới toàn thể công ty hay những người có liên quan. Thư ký còn thay mặt giám đốc để
giao tiếp, liên hệ với những đối tác cần thiết để lên lịch trình cuộc hẹn và bố trí thời gian
buổi gặp cho giám đốc.
       Nghề thứ ký không dễ dàng chút nào, do chính sự quá gần gũi với giám đốc nên
khiến các thư ký phải thật cẩn trọng trong từng hành động của mình, bởi đôi khi chỉ một
sơ suất nhỏ xảy ra sẽ khiến thư ký bị mang tiếng.
       Với sự xuất hiện của máy tính và các phần mềm văn phòng từ những năm 80, việc
đánh máy từ chỗ chiếm 60% khối lượng công việc của các thư ký nay chỉ còn 20%. Từ
vai trò quản lý các địa chỉ giao dịch, nay thư ký trở thành bộ mặt không thể thiếu giữa
giám đốc với các nhân trong công ty, với đối tác kinh doanh và với khách hàng. Các giám
đốc ngày nay cũng luôn chú trọng tìm cho được những người năng động trong các công
việc thư ký, và họ thực sự sáng giá không khác những cán bộ chủ chốt khác.



                                             19
                                                                      Nhóm thực hiện : WAO.
      Trường DH Công Nghiệp Tp.HCM – Khoa Quản trị kinh doanh – Môn Quản trị văn phòng.
                         Giảng viên hướng dẫn: Th.s Đoàn Văn Bồng.


      Một trong các phẩm chất không thể thiếu là biết sử dụng thành thạo một ngoại ngữ
gắn với đầu óc sáng kiến và năng khiếu tổ chức. Sẽ "đắt giá" hơn nếu các thư ký chưa có
gia đình và ở gần cơ quan làm việc. Thông minh và lịch thiệp đương nhiên cũng là những
yếu tố rất cần thiết. Là "sếp thứ hai" trong công ty. Đó là trong công ty, còn đối với khách
hàng, khó khăn cũng không kém phần chút nào. Nếu thư ký không nhiệt tình, không tỏ ra
chu đáo, khách hàng sẽ cảm thấy thư ký là một rào cản quá lớn giữa họ với giám đốc.
Tâm lý chán nản và thất vọng của khách hàng sẽ phát sinh từ đó.
      Đó là rất nhiều thách thức và trở ngại trong công việc của một thư ký. Laura Hane,
một nữ thư ký giàu kinh nghiệm của giám đốc điều hành tập đoàn Vodaphone, nói: "Dù
vô tình hay cố ý nhưng nhiều khi những người thư ký sẽ tự gây hoạ cho bản thân mình.
Quan hệ với giám đốc là một trong khó khăn lớn nhất. Những người như chúng tôi luôn
phải ân cần, chú đáo với giám đốc nhưng luôn giữ khoảng cách cần thiết trong cuộc sống
tình cảm. Giám đốc cũng là con người, một thực thể tồn tại giữa cuộc sống đời thường với
bao ràng buộc, chi phối bởi các quan hệ xã hội phức tạp".
      Quả thật, trong công việc hàng ngày, các thư ký sẽ không thoát khỏi những lúc các
sếp muốn tìm tới để chia sẻ những niềm vui nỗi buồn. Lúc này giám đốc thực sự là một
người bạn chứ không phải là sếp nữa. Một thư ký giỏi sẽ biết trân trọng sự chia sẻ và tình
cảm của giám đốc. Đặc biệt các thư ký tuyệt đối đừng mắc phải sai lầm lớn nhất đó là để
tính tò mò ảnh hưởng tới công việc, đi quá sâu vào đời tư của giám đốc. Laura nói: "Hàng
ngày, tôi được nghe vô số chuyện từ giám đốc nhưng tôi đều bỏ ngoài tai mọi chuyện và
cố gắng giữ thái độ im lặng, không bao giờ (ngay cả trong lúc qua vui với bạn bè, người
thân) đem chuyện giám đốc ra kể để tỏ ra mình là người được sếp tin cậy".
      Trong công việc hàng ngày, các chuyên gia tư vấn việc làm khuyên các thư ký,
những ai muốn có công việc ổn định và lâu dài, hãy nên tận dụng kiến thức tâm lý của
mình để phân tích xem giám đốc là người như thế nào, ông ta nóng tính hay trầm tĩnh,
hoạt bát hay trì trệ, lạnh lùng hay đa cảm để rồi từ đó tìm ra cho mình một cách ứng xử xử
phù hợp nhất trong mọi tình huống phát sinh hàng ngày. "Nếu giám đốc là một người
nóng tính, hãy cáu gắt, khiếm nhã, đừng cãi lại ông ấy mà hãy chờ đợi khi giám đốc nguôi
cơn nóng giận của mình để nhắc khéo chuyện cũ vừa qua", Mary Havars nói, "Lời phê




                                             20
                                                                      Nhóm thực hiện : WAO.
      Trường DH Công Nghiệp Tp.HCM – Khoa Quản trị kinh doanh – Môn Quản trị văn phòng.
                         Giảng viên hướng dẫn: Th.s Đoàn Văn Bồng.


bình tế nhị này sẽ rất hữu ích đối với những ai có tác phong mạnh bạo đó. Thường thì
những lúc này họ sẽ nhận ra lỗi của mình và xin lỗi bạn".
       Không chỉ nắm bắt con người giám đốc để khéo ứng xử, mà ngay cả trong các
quan hệ giao tiếp, đối xử với người thân, bạn bè của giám đốc của người thư ký cũng gặp
rất nhiều khó khăn. Trong những trường hợp như thế, người thư ký cần có thái độ gần gũi
nhưng vẫn hết sức lịch sự và giữ khoảng cách đúng mức. Nhiều thư ký đã rơi vào tình thế
khó xử khi thường xuyên được bạn bè, người thân của giám đốc mời đi ăn uống bởi bất
hạnh có thế ập xuống chỉ bằng một lời nói vô tình hay một cử chỉ vô ý. Do đó, tốt hơn hết
là các thư ký nên từ chối khéo những lời mời như vậy.
       Có thể nói, nghề thư ký không dễ chút nào. Để thành công, bên cạnh những kiến
thức chuyên môn thì cần pha chút nghệ thuật. Những thư ký thăng tiến là những người
biết phát triển năng lực làm việc theo kịp với nhịp điệu của công ty, thông thạo đường đi
nước bước vận hành của các hoạt động, của thị trường, của các nghề nghiệp, ứng xử
thông minh. Có lẽ sẽ không ai cho rằng đây là một nghề dễ dàng và đã là nghề thì phải
thông thạo mà thôi. Nhưng bù lại, những thư ký tháo vát giỏi nghề thường là "của hiếm"
của công ty và được trả lương hậu hỹ để... ở cạnh các ông chủ.
3.4. Một số ví dụ về hồ sơ tuyển dụng thư ký của một số doanh
nghiệp:
 3.4.1. Thông tin vị trí tuyển dụng thư kí giám đốc (thành thạo tiếng anh):
      Số lượng tuyển: 1
      Lĩnh vực ngành nghề: Bất động sản.
      Địa điểm làm việc: TP.Hồ Chí Minh.
      Mô tả công việc: Công việc chính:
       Giúp việc cho Giám đốc.
       Trợ giúp Giám đốc trong việc triển khai, thực hiện các công việc/dự án liên quan
đến hoạt động chung của công ty.
       Tổ chức các hoạt động như: sắp xếp các cuộc họp, tham dự các buổi họp cùng
Giám đốc, lập các biên bản cuộc họp, theo dõi và đôn đốc các công việc theo sự chỉ đạo
của Giám đốc.


                                             21
                                                                      Nhóm thực hiện : WAO.
      Trường DH Công Nghiệp Tp.HCM – Khoa Quản trị kinh doanh – Môn Quản trị văn phòng.
                         Giảng viên hướng dẫn: Th.s Đoàn Văn Bồng.


       Soạn thảo văn bản, lập các báo cáo và chuẩn bị các công việc theo yêu cầu của
Giám đốc, HĐQT.
       Nắm bắt tình hình thị trường và kinh doanh của Công ty, tổng hợp thông tin, tư
vấn cho Giám đốc về các mặt luật pháp và kinh tế liên quan đến lĩnh vực kinh doanh, tài
chính, đầu tư, dự án tài chính - bất động sản của công ty.
       Tham mưu , đề xuất các giải pháp cho Ban Giám đốc về các vấn đề có liên quan
đến chiến lược kinh doanh............ ( trao đổi cụ thể khi phỏng vấn ).
      Kỹ năng công việc:
       Kinh nghiệm làm việc văn phòng tối thiểu 02 năm.
       Tối thiểu 01 năm đã từng làm qua thư ký giám đốc.
       Tốt nghiệp Đại học kinh tế chuyên ngành quản trị kinh doanh, am hiểu về luật
kinh tế, dân sự, biết chút ít về kế toán.
       Thành thạo Anh văn (nghe, nói, đọc và viết), vi tính văn phòng.
       Có đạo đức trong nghề nghiệp.
       Ngoại hình dễ nhìn.
       Nữ, tuổi từ 24 đến 30.
       Kỹ năng lắng nghe, chọn lọc thông tin
       Kỹ năng trình bày rõ ràng, chính xác và hiệu quả. Biết cách truyền đạt thông tin
cho cấp trên và nhận thông tin phải hồi từ cấp dưới.
       Kỹ năng thuyết phục.
       Kỹ năng giao tiếp tốt.
       Kỹ năng phân tích và tổng hợp tốt.
       Kỹ năng xử lý công việc trong hoàn cảnh đặc biệt
       Trung thực, năng động, sáng tạo và có tinh thần trách nhiệm cao, gắn bó với
công việc.
       Điềm tĩnh, chín chắn trong lời nói, hành vi.
       Kiên trì, bền bỉ đối mặt với những thử thách.
       Khả năng thích ứng và linh hoạt với công việc áp lực cao.
       Khả năng làm việc độc lập cao, có khả năng kết hợp làm việc nhóm tốt.


                                              22
                                                                           Nhóm thực hiện : WAO.
      Trường DH Công Nghiệp Tp.HCM – Khoa Quản trị kinh doanh – Môn Quản trị văn phòng.
                         Giảng viên hướng dẫn: Th.s Đoàn Văn Bồng.


       Chủ động trong công việc, tư duy có chiều sâu.
      Trình độ: Đại học.
      Kinh nghiệm: 2 năm trở lên.
      Giới tính: Nữ.
      Hình thức làm việc: Nhân viên chính thức.
      Mức lương: Thỏa thuận.
      Thời gian thử việc: Nhận việc ngay.
      Các chế độ khác: Theo luật lao động và theo qui định của Công ty.
      Yêu cầu hồ sơ:
       Đơn xin việc làm.
       Sơ yếu lý lịch.
       Bản sao hộ khẩu, CMND và các bằng cấp có liên quan.
       Giấy khám sức khỏe.
       Hồ sơ bằng tiếng Anh.
 3.4.2. Thư kí văn phòng :
      Ngoại hình ưa nhìn, giao tiếp tốt.
      Tốt nghiệp loại khá giỏi đại học khoa tiếng Anh các trường Đại học Ngoại Ngữ,
Khoa ngoại ngữ Đại học Quốc gia, Khoa ngoại ngữ Đại học Ngoại thương).
      Sử dụng thành thạo tiếng Anh (4 kỹ năng).
      Khả năng dịch thuật tốt.
      Có trình độ tin học văn phòng, sử dụng thành thạo các phần mềm máy tính như
Microsoft Word, Excel, Microsoft Power Point.
      Có kỹ năng đánh máy tính nhanh bằng 10 ngón và sửa văn bản.
      Có khả năng sắp xếp tổ chức công việc khoa học và chuyên nghiệp.
      Chủ động, năng động, sáng tạo, tự tin.
      Có tinh thần trách nhiệm cao và chịu được áp lực trong công việc.




                                             23
                                                                      Nhóm thực hiện : WAO.
        Trường DH Công Nghiệp Tp.HCM – Khoa Quản trị kinh doanh – Môn Quản trị văn phòng.
                           Giảng viên hướng dẫn: Th.s Đoàn Văn Bồng.


                         CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN.

Đã qua rồi cái thời nghề thư ký được xem là “nhân viên không bằng cấp” bởi chỉ mỗi việc
đánh máy, rót trà, hoặc làm những việc lặt vặt do sếp chỉ định. Ngày nay với sự phát triển
mạnh mẽ của các văn phòng hạng A và thị trường tuyển dụng đầy khắc nghiệt, nghề thư
ký văn phòng đã có những bước tiến dài.
          Qua các phân tích trên ta cũng đã thấy được tầm quan trọng của một thư ký trong
văn phòng, có thể nói thư ký gánh rất nhiều trọng trách trọng công ty. Họ thay mặt Giám
đốc truyền mệnh lệnh đến các bộ phận liên quan – cả bên trong và bên ngoài của công ty,
sắp xếp, tổ chức, lên lịch các công việc cho Giám đốc… Và đề làm một người Thư ký
chuyên nghiệp là không phải là điều dễ dàng. Họ cần có đủ các kỹ năng cũng như những
phẩm chất phân tích trên.
          Cả nhóm đã cố gắng để hoàn thành bài tiểu luận nhưng cũng không tránh được
những thiếu sót kính mong thầy xem xét và góp ý để bài tiểu luận hoàn thiện hơn. Cảm ơn
thấy!




                                               24
                                                                        Nhóm thực hiện : WAO.
      Trường DH Công Nghiệp Tp.HCM – Khoa Quản trị kinh doanh – Môn Quản trị văn phòng.
                         Giảng viên hướng dẫn: Th.s Đoàn Văn Bồng.


                        TÀI LIỆU THAM KHẢO:

      Giáo trình: “Quản trị văn phòng” – Trường đại học Công ngiệp Tp HCM – 2011 –
Phần 1 – Quản trị văn phòng.
      Giáo trình: “Quản trị hành chính văn phòng” – Trường đại học Kinh tế Tp HCM.
      Trên Internet:
       365ngay.com.vn          (Cơ hội thăng tiến của nghề thư ký)
       baomoi.com              (Hình ảnh một người thư ký chuyên nghiệp – 10/2010.)
       Google.com.vn          (Vì sao nói thư ký rất quang trọng trong công ty?)
       Vietbao.vn             (Nghề thư ký văn phòng – 08/02/2008.)
       Hanhchinh.com.vn       (những nét chung về người thư kí).




                      THE END 




                                             25
                                                                      Nhóm thực hiện : WAO.

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Tags:
Stats:
views:48
posted:11/1/2012
language:Vietnamese
pages:25