September Nevada Community School District

Document Sample
September Nevada Community School District Powered By Docstoc
					                       NEVADA COMMUNITY SCHOOL DISTRICT 
                               BOARD OF DIRECTORS 

                                  MINUTES OF REGULAR MEETING 
                                   MONDAY, SEPTEMBER 24, 2012 
                                 BOARD ROOM AT 1035 15TH STREET 
                                                         
PRESENT:  BOARD MEMBERS:  Marty Chitty, Mike Bates, Tom Maier, Dave Sutherland, Laura West. 
            STAFF:  James Walker, Maggie Davis, Joel Fey, Kathy Goecke, Justin Gross, Kedra Hamilton, Jamie  
                  Hughet, Joy Kix, David Kroese, Ann Malven, Amber Olson, Nancy Port, Chris Schmidt,  
                  Marguerite Sibley, Brian Schaeffer. 
            COMMUNITY MEMBERS: Marlys Barker.
            OTHERS: Chris Osore, Stan Slessor, Gaylord Tryon.
            VIA TELEPHONE:  Danielle Jess Haindfield. 
        
                   
1.  Call to Order at 6:30 p.m. 
 
2.  Approval of Agenda  The Board noted deleting item 4 below and additional personnel for the 
consent agenda.  Motion by Bates, second by West to approve the amended agenda.  Motion Carried 
5‐0. 
 
3.  Comments from the Audience ‐ none 
 
4.  Public Hearing:  High School Renovation Phase II ‐ deleted from agenda in lieu of discussion 
under item 6.3 
 
5.  Communications  Mr. Walker said the Board is invited to the donors' reception at the new 
Auditorium on September 30. 
 
6.1  Discussion with G Tryon & Associates  The Board had asked Gaylord Tryon to come to the 
meeting and explain his firm's superintendent search process as Mr. Walker is to retire effective June 
30, 2013.  Mr. Tryon said his firm would use a team of four people for the proposed search ‐ of these 
four, he and Stan Slessor would be the visible members of the firm.  The first proposed meeting with 
District groups (Board, Administrators/Management, Support Staff, Teachers and Community 
Members) who will assist with the superintendent search would be on Wednesday, October 10.  The 
Support Staff, Teachers, and Community Member groups would have up to 12 members.  Mr. Tryon 
then reviewed proposed superintendent search schedule and the firm's fees.  The consensus of the 
Board was to move forward with the search and hire G Tryon & Associates.  Mr. Tryon noted that 
there was a good candidate pool of potential superintendents available at this time. 
 
6.2  Elementary Highlights  The Board moved to Middle School Media Center to hear a presentation 
by Elementary Multi‐Age students on their "Noah's Garden" project in which they grew and gave away 
food to anyone in need. 
 
6.3  High School Construction Update  Mr. Osore from DLR Group, architects, was present at this 
meeting to discuss putting liquidated damages or an incentive for completing the new High School 
Remodel Project on time.  Ms. Haindfield, from the Ahlers Law Firm, was on the speaker phone. 
Mr. Osore noted that past construction projects in the District have had problems working towards 
completion.  He said his firm is looking into the alternatives of adding liquidated damages or


                                                                                                                1
               NEVADA COMMUNITY SCHOOL DISTRICT BOARD OF DIRECTORS 
                    MINUTES OF MEETING OF SEPTEMBER 24, 2012  (CONTINUED) 


incentives in the construction contract.  Ms. Haindfield said her office has added liquidated damages 
language to general conditions of the sample construction contract.  She said liquidated damages in 
the past have been assessed per diem.  She said the most difficult part of the language was 
determining where to assess liquidated damages, either at substantial completion or final acceptance.  
She noted the suggested language in the contract which assesses liquidated damages for failure to 
complete work after the point of substantial completion after certain time period.  She said no per 
diem amount will be calculated but any additional costs incurred by the District could be back 
charged.  For liquidated damages, the owner and designer would determine what damages would be 
prior to contract completion.  Ms. Haindfield said that the courts have stated that owners have a 
strong case if liquidated damages are included in the contract but the amount cannot be "off base".   
 
Bates said he is interested to see the impact on the construction contracts and asked about the firms' 
experience with liquidate damages.  Mr. Osore said that DLR Group has shied away from damages in 
its contracts as it is tough to come up with the dollar amount of the damages.  Ms. Haindfield said that 
she has had experience with liquidated damages for one project ‐ for a stadium project where damages 
were a per diem amount/per game amount.  She said liquidated damages were worked out with the 
attorney representing the contractor.  She said some contractors don’t say much about liquidated 
damages and it becomes a negotiated amount at a date at the end of the project.  She said it may not 
be a bad experiment for the District to try.   
 
Bates said liquidated damages still may not wrap a project up quickly, but it makes it easier for the 
Board to communicate "what's going on" to the public.  Sutherland said the District cannot allow 
substantial completion until a project is mostly done and the contractor cannot be forced into work.  
He said the result of liquidated damages in a contract may be inflated bids and fewer bidders.  He said 
liquidated damages does not do what it is intended to.  Mr. Kroese said, based on the phasing of the 
plans, there could be three different substantial completion dates on the new Remodel Project.  Mr. 
Osore said the District and DLR will assess liquidated damages with the contractors' initial interest in 
the project plans and the bid amounts to make an intellectual decision on liquidated damages.  He 
said there would be no multiple substantial completion dates as there should only be one date.  The 
Board discussed substantial completion dates with multiple phases.  Bates said multiple substantial 
completion dates was not needed as it makes the construction contract more complicated.  Ms. 
Haindfield said that damages should only be done at the end of the project. 
 
Mr. Walker asked the Board if they had any questions about incentives to complete the project early.    
Ms. Haindfield said she has not seen this done with construction projects ‐ only one client has done 
this between all staff at the law office.  Chitty said he was agreeable to assessing liquidated damages at 
the end of a project and was "okay with penalizing contractors".  Sutherland objected and said that 
project management should be held responsible for project deadlines.  Ms. Haindfield said it is a 
consistent problem with schools that projects are not done on time.  Bates said liquidated damages 
was one more tool to use and the District wouldn't be worse off using it.  Mr. Walker asked for Board 
direction to be approved later by the Board.  The consensus of the Board, without Sutherland, was to 
proceed with liquidated damages on the new High School Remodel Project.  Chitty reiterated that it 
was another way to communicate to the public what’s going on with the construction projects.  Mr. 
Walker noted, with the kitchen reconstruction portion of project in place, there needs to be 
compliance with deadlines.    
 



                                                                                                         2
               NEVADA COMMUNITY SCHOOL DISTRICT BOARD OF DIRECTORS 
                    MINUTES OF MEETING OF SEPTEMBER 24, 2012  (CONTINUED) 


On the projects in progress, Mr. Kroese said the Safe Room Project was still waiting on new doors to 
be installed.  On the Auditorium project, work the electricians is doing is to be completed in "two 
days".  The Auditorium is to be “substantially complete” by September 30, the date of the donors' 
reception at the facility. 
 
6.4  Review of 2011‐12 Certified Annual Report (CAR)  Schaeffer reviewed the unaudited 2011‐12 
Certified Annual Report financial information that was provided to the State on Monday, September 
17.  For the General Fund, revenues were up .28% and expenditures were up 2.77% from the previous 
fiscal year.  The solvency ratio (unreserved fund balance over revenues) rose from 8.42% to 11.38% for 
the same period.  Schaeffer noted that the annual special education report for the District was also 
submitted.  This report shows that the deficit for special education for 2011‐12 is ($303,644). 
 
7.1  Approval to Release Bid Documents for High School Renovation Project Phase II  The 
Board was asked to approve releasing the bid documents for the new High School Remodel Project 
and set the date for the opening of bids on Tuesday, November 6 at 2:00 p.m.  Motion by Sutherland, 
second by Bates to approve releasing bid documents for the new High School Remodel Project and set 
Tuesday, November 6 as the date for opening bids.  Motion Carried 5‐0. 
 
7.2  Approval of Allowable Growth and Supplementary Aid for Negative Special Education 
Balance  The Board was asked to approve Allowable Growth and Supplementary Aid for the negative 
Special Education Balance for 2011‐12.  Motion by Maier, second by West to approve Allowable Growth 
and Supplementary Aid for the negative Special Education Balance of ($303,644) from 2011‐12.  Motion 
Carried 5‐0. 
 
7.3  Approval of Josephine Tope Community Auditorium Rental and Use Agreement  The Board 
had reviewed the Auditorium Rental and Use Agreement at previous meetings.  Bates said he was 
satisfied with the indemnification wording in the use agreement.  Motion by Bates, second by  
Sutherland to approve the Auditorium Rental and Use Agreement.  Motion Carried 5‐0. 
 
7.4  Approval of Committees  Motion by Bates to approve the members on the School‐to‐Work and 
PreSchool Parent Advisory Committees (as listed below), second by West.  Motion Carried 5‐0.  
Motion by Bates to approve the Auditorium Advisory Committee for 2012‐13 (one‐year term) effective 
immediately (as listed below), second by Sutherland.  Motion Carried 5‐0. 
 
School‐to‐Work Committee: 
        Tabitha  Aanonson                           Deb Malson 
        Doug  Anthony                               Kristin Meyer 
        John Arnold                                 Lisa Nissen 
        Jon Augustus                                Penny Poole 
        Greg  Baethke                               Nancy  Port  (ex officio) 
        Jeff Baker                                  Ben Sansgaard 
        Marlys  Barker  (ex officio)                Lynn Scarlett 
        Kevin Cooper                                Cary Thompson 
        Kevin  Ericson                              DeeDee Thomsen 
        Justin Gross                                Dennis Tiernan
        Chelsey Hammes                              Jim Walker  (ex officio)               
        Kathy  Johnson                              Todd Willert 



                                                                                                     3
               NEVADA COMMUNITY SCHOOL DISTRICT BOARD OF DIRECTORS 
                    MINUTES OF MEETING OF SEPTEMBER 24, 2012  (CONTINUED) 


        Teresa Kaloupek 
 
PreSchool Parent Advisory Committee: 
       Krissy Anderson                                Mandy  Fjelland 
       Rod Biensen                                    Chris Haley 
       Sara  Clausen                                  Heidi Maiefski 
       Patrick  Clem                                  Jessie McGaffin 
       Josh  Culbertson                               Christa  Skaggs   
       Melissa  Egeland                               Donovan  Smith 
       P J Eller                                      Jessica Tendall 
       Tracie  Engstrom                               Steve Varsa 
       Frank  Ferrari                                 Brian  Wierson 
          
Auditorium Advisory Committee: 
      Keith Hobson                                    Greg Madsen 
       Ann Kurtenbach                                 David McCaulley 
       Chris Lloyd                                    Wade Presley 
       Heather Ludwig                                 Jim Walker 
          
7.5  Approval for Increase in Adult Lunch Prices Effective September 25  The Board noted a 
memo from Candy Anderson, Food Service Director, asking the Board to increase the adult lunch 
price from $2.90 to $3.00 per meal due to State requirements.  The State will not approve the 
application for federal and state reimbursement of free/reduced meals without this increase.  Motion 
by Sutherland to approve the increase in adult lunch prices to $3.00 effective September 25, second by 
Bates.  Motion Carried 5‐0. 
 
7.6  Approval of Purchase of Lighting for the Auditorium  The Board reviewed quotes from three 
companies for lights in the new Auditorium.  Mr. Walker said that compatibility with the current 
lights owned by the District was not adequate.  To get the proper lights, he said he had been working 
with Jim Trenberth at Iowa State University (ISU) and had submitted a proposal to the three 
companies who made the quotes.  The spotlights were a separate bid item.  Spotlights may be rental 
items.  Originally, the ISU class in lighting and design was to install the light but Mr. Trenberth is not 
available until the end of November and the High School musical is the first week in November in the 
Auditorium.  The representative from Central Lighting in Des Moines is from Nevada who is willing to 
help out with installation.  Motion by West to approve purchase of lighting from Central Lighting for 
(without spotlights) $18,235, plus $1,560 installation.  Second by Bates.  Motion Carried 5‐0. 
 
7.5  Election of Officers, Authorization of Board President & Board Secretary, and 
Appointment of Board Members to Committees 
     a) Select Temporary Chairperson The Board asked Schaeffer to be temporary chair. 
     b) Elect Board President  Bates nominated Marty Chitty as Board President, second by West.    
           Motion Carried 4‐0 (abstain:  Chitty). 
     c)   Elect Board Vice‐President  West nominated Mike Bates as Board Vice‐President, second by  
       Chitty. Motion Carried 4‐0 (abstain:  Bates).  Schaeffer passed the chair of the meeting to  
       Chitty. 
     d)  Authorize the Board President and Board Secretary to issue payroll checks, pay utility 
       bills and bills that carry a discount if paid within a specified time period  Motion to  
       authorize this by Bates, second by Sutherland.  Motion Carried 5‐0. 


                                                                                                         4
               NEVADA COMMUNITY SCHOOL DISTRICT BOARD OF DIRECTORS 
                    MINUTES OF MEETING OF SEPTEMBER 24, 2012  (CONTINUED) 


    e)  Appointment of Board Members to serve on committees 
              IASB Delegate Assembly:  Sutherland 
              IASB Delegate Alternate:  West 
              IASB Legislative Network:  Bates 
              Story County Conference Board:  Sutherland 
              Technology Committee:  Sutherland 
              Salary Committee:  Bates, Maier 
              Interest Based Cooperation Team:  Bates, Maier 
              Interest Based Cooperation Team Alternate:   West 
              Community Resource Center Advisory Board:  Chitty 
              School Improvement Advisory Board:  Chitty, West 
              City/School Committee:  Chitty, Sutherland 
     
Motion by Bates, second by Sutherland to approve the committee assignments listed above.  Motion 
Carried 5‐0. 
 
8.  Consent Agenda  Motion by Bates, second by West to approve the consent agenda consisting of 
the following items: 
              Minutes of the Board meeting of September 10 
              Bills 
              Appointments:  Lori Arends ‐ Superintendent's Secretary; Pam Covell ‐ Middle School Drama 
               Coach; Eric Guthrie ‐ Elementary Special Ed One‐on‐One Associate. 
              Approval of Second Reading of Board Policies Series 209 through 216 
              Change Order COR #28 for the Auditorium:  Stego Wrap for the Stage Floor (+$768.00) 
Motion Carried 5‐0. 
 
9.1  Board Member Comments  Bates congratulated Coach James Brockway and the Cub Volleyball 
Team that won the Nevada tournament. 
 
9.2 Board Calendar was reviewed.  The next Board meeting is Monday, October 8 at 6:30 p.m. 
 
9.3  Other  The Board retreat agenda was discussed.  The date of the retreat was moved to Saturday, 
November 17 at 8 a.m. 
 
10.  Adjournment at 9:30 p.m. 
 
                               Respectfully Submitted, 
 
 
______________________         ____________________________ 
Board President                Board Secretary 
 




                                                                                                            5

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:0
posted:10/31/2012
language:Unknown
pages:5