PSR-Senarai Semak SSR 2012 _kriteria_ by xiaopangnv

VIEWS: 26 PAGES: 78

									                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         DRAF                            10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                                Waj aran                                        Skala Pemarkahan
                Kriteria                            Sub-Kriteria                                                                                                                                   Skor   Markah                                               Penerangan
Sub Komponen                                                                               100.00        Tidak              Kurang
                                                                                                                                              Memuaskan             Baik           Cemerlang                                                                                                                    Penemuan Panel Penilai
                                                                                                       Memuaskan          Memuaskan

A PENGURUSAN                                                                                50.00                                                                                                  214    50.00
A1 Pengurusan Organisasi                                                                    12.00                                                                                                   39    12.00
      C         A1.1 Perekayasaan Proses dan Prosedur Kerj a (PPPK)                         2.00                                                                                                     5     2.00
                                                                                                                                                                                                                   Ruj uk Manual Perekayasaan Proses Dan Prosedur Kerj a Bagi Sektor Aw am

                                                                                                                                                                                                                   PPPK merupakan satu perubahan asas pemikiran dan rekabentuk semula proses dan prosedur
                                                                                                                                                                                                                   kerja secara radikal bagi meningkat kecekapan dan keberkesanan penyampaian perkhidmatan.
                                                                                                                                                                                                                   Ia melibatkan perubahan budaya kerja di semua peringkat proses dan prosedur kerja bagi
                                                                                                                                                                                                                   mencapai prestasi yang lebih tinggi dari aspek kos, kualiti, perkhidmatan dan masa.
                           a.   Apakah      skop  pelaksanaan      PPPK      berdasarkan    0.60        Melaksanakan      Melaksanakan        Melaksanakan      Melaksanakan      Melaksanakan      5      0.60    Dokumen yang perlu disediakan
                                fungsi/perkhidmatan utama/teras strategik?                            satu projek PPPK   lebih daripada         satu projek      satu projek     lebih daripada                    i. Salinan pelan strategik agensi atau dokumen mengenai perkhidmatan/program utama/teras
                                                                                                      bagi proses yang     satu projek          PPPK bagi        PPPK bagi         satu projek                     strategik agensi;
                                                                                                       melibatkan satu     PPPK bagi            proses yang      proses yang       PPPK bagi                       ii. Minit Mesyuarat Focus Group BPR (FGBPR) mengikut agensi;
                                                                                                        bahagian dan       proses yang          melibatkan     melibatkan satu     proses yang                     iii. Kertas konsep atau kelulusan untuk menjalankan inisiatif PPPK; dan
                                                                                                       memberi faedah    melibatkan satu     lebih daripada     bahagian dan     melibatkan satu                   iv. Laporan pelaksanaan PPPK yang telah dibentang.
                                                                                                           kepada         bahagian dan        satu bahagian       memberi        bahagian atau
                   M                                                                                     pelanggan          memberi            dan memberi     faedah kepada        lebih dan                      Perkara yang disemak
                                                                                                       dalaman sahaja    faedah kepada       faedah kepada       pelanggan          memberi                        i.   PPPK melibatkan fungsi/perkhidmatan utama/teras strategik atau perkhidmatan sokongan;
                                                                                                                           pelanggan            pelanggan           luaran       faedah kepada                     ii.  Bilangan projek PPPK;
                                                                                                                            dalaman         dalaman sahaja                         pelanggan                       iii. Pematuhan kepada keputusan FGBPR (sekiranya berkenaan);
                                                                                                                              sahaja                                                  luaran                       iv. Bahagian yang terlibat dalam inisiatif; dan
                                                                                                                                                                                                                   v. Pelanggan dalaman/luaran.

                           b.   Apakah mekanisme pemantauan dan pelaporan yang              0.40      Ada mekanisme      Ada mekanisme       Ada mekanisme     Ada mekanisme     Ada mekanisme      5      0.40    Dokumen yang perlu disediakan
                                digunakan ke atas PPPK yang telah dilaksanakan oleh                     pemantauan         pemantauan          pemantauan        pemantauan        pemantauan                      i. Minit mesyuarat Jawatankuasa Pemandu/Jawatankuasa Kecil yang ditubuhkan untuk
                                agensi?                                                                secara ad hoc     dan pelaporan        secara berkala   dan pelaporan        khusus dan                     memantau perancangan dan pelaksanaan; dan
                                                                                                         tetapi tiada     secara ad hoc           tetapi        secara berkala      pelaporan                      ii. Carta perbatuan inisiatif yang dirancang dan dilaksanakan.
                   M                                                                                      pelaporan                             pelaporan                         secara berkala
                                                                                                                                              secara ad hoc                                                        Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                   i. Perancangan pemantauan yang dibuat melalui carta perbatuan; dan
                                                                                                                                                                                                                   ii. Kekerapan pelaporan kepada Jawatankuasa Pemandu/Jawatankuasa Kecil.

                           c.   Adakah penilaian keberkesanan PPPK dilaksanakan?            0.40      Penilaian belum      Penilaian           Penilaian         Penilaian          Penilaian       5      0.40    Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                        dilaksanakan         sedang              selesai        dilaksanakan       dilaksanakan                    i. Carta perbatuan inisiatif yang menetapkan tempoh pelaksanaan penilaian;
                                                                                                                          dilaksanakan        dilaksanakan     secara berkala     secara berkala                   ii. Laporan penilaian; dan
                                                                                                                                                                                 berserta dengan                   iii. Minit mesyuarat di mana laporan penilaian dibentangkan.
                                                                                                                                                                                     tindakan
                   M
                                                                                                                                                                                      susulan                      Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                   i. Penilaian dirancang dan dilaksanakan;
                                                                                                                                                                                                                   ii. Tindakan susulan yang diputuskan; dan
                                                                                                                                                                                                                   iii. Tahap pelaksanaan tindakan susulan.

                           d.   Adakah projek PPPK yang dilaksanakan menepati               0.40          Tiada            Menepati 1          Menepati 2        Menepati 3        Menepati 4       5      0.40    Elemen-elemen keberkesanan PPPK adalah:
                                elemen-elemen keberkesanan yang ditetapkan?                             Perubahan            elemen              elemen            elemen           atau lebih                     a: Pengurangan masa proses
                                                                                                                          keberkesanan        keberkesanan      keberkesanan         elemen                        b. Pengurangan bilangan aktiviti proses
                                                                                                                                                                                  keberkesanan                     c. Pengurangan aktor/bilangan anggota dalam proses
                                                                                                                                                                                                                   d. Peningkatan penggunaan online
                                                                                                                                                                                                                   e. Penjimatan/penghapusan kos/caj/fi
                                                                                                                                                                                                                   f. Pengurangan borang/dokumen
                                                                                                                                                                                                                   g. Pindaan kepada perundangan/akta
                   M                                                                                                                                                                                               h. Pengurangan aduan

                                                                                                                                                                                                                   Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                   i. Laporan kepada Jawatankuasa Pemandu/Jawatankuasa Kecil.

                                                                                                                                                                                                                   Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                   i. Faedah-faedah yang diperolehi daripada pelaksanaan PPPK.

                           e.   Berapakah kerap promosi terhadap PPPK diadakan?             0.20           Tiada          Sekali dalam       Setiap 6 bulan    Setiap 4 bulan    Setiap 3 bulan     5      0.20    Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                            setahun                                                                                i. Salinan emel/memo/surat/print screen berkenaan promosi.
                   M
                                                                                                                                                                                                                   Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                   i. Kekerapan hebahan tentang inisiatif-inisiatif PPPK.

                A1.2 Pembudayaan Organisasi Cemerlang                                       5.00                                                                                                    18     5.00
                                                                                                                                                                                                                   Pegawai awam haruslah mempunyai komitmen, kesedaran inovasi dan bersedia menerima
                                                                                                                                                                                                                   perubahan bagi membentuk budaya kerja cemerlang dalam organisasi.


                                Program inovasi
                           a.   Adakah agensi menubuhkan Unit Inovasi?                      0.10           Tiada                                  Dalam                               Telah         5      0.10    Ruj uk Surat Arahan Ketua Pengarah MAMPU bertarikh 29 Januari 2010
                                                                                                                                              perancangan                          ditubuhkan                      Agensi perlu menubuhkan Unit Inovasi tanpa melibatkan sebarang tambahan perjawatan.
                                                                                                                                                  untuk
                                                                                                                                               ditubuhkan                                                          Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                   i. Carta organisasi agensi; dan
                   M                                                                                                                                                                                               ii. Minit mesyuarat atau dokumen lain yang menunjukkan penubuhan Unit Inovasi.

                                                                                                                                                                                                                   Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                   i. Kedudukan Unit Inovasi dalam carta organisasi agensi; dan
                                                                                                                                                                                                                   ii. Tarikh Unit Inovasi ditubuhkan.




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         Page 1   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                DRAF                            10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                            Waj aran                                       Skala Pemarkahan
               Kriteria                           Sub-Kriteria                                                                                                                                    Skor   Markah                                               Penerangan
Sub Komponen                                                                           100.00        Tidak              Kurang
                                                                                                                                         Memuaskan              Baik             Cemerlang                                                                                                                             Penemuan Panel Penilai
                                                                                                   Memuaskan          Memuaskan
                          b.   Adakah   agensi   mempunyai      mekanisme    untuk      0.20         Tidak                              Secara ad hoc                               Secara         5      0.20    Ruj uk Panduan Peningkatan Budaya Inov asi Dalam Perkhidmatan Aw am bertarikh 29
                               mendapatkan cadangan inovasi daripada warga agensi?                                                                                                sistematik                      Januari 2010
                                                                                                                                                                                                                  Jabatan/Agensi perlu memastikan terdapat mekanisme untuk pengumpulan cadangan daripada
                                                                                                                                                                                                                  warga organisasi yang boleh menghasilkan inovasi atau peningkatan proses kerja yang bernilai
                                                                                                                                                                                                                  tinggi.

                                                                                                                                                                                                                  Dokumen yang perlu disediakan
                 M
                                                                                                                                                                                                                  i. Bukti mekanisme pengumpulan cadangan inovasi dalam bentuk laporan atau print screen
                                                                                                                                                                                                                  sistem; dan
                                                                                                                                                                                                                  ii. Laporan cadangan inovasi yang telah dikumpulkan.

                                                                                                                                                                                                                  Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                  i. Mekanisme pengumpulan cadangan inovasi oleh agensi.

                          c.   Adakah agensi melaksanakan        program   Kumpulan     0.20           Tiada                             Dilaksanakan                           Dilaksanakan       5      0.20    Ruj uk Panduan Mengenai Kumpulan Inov atif dan Kreatif bertarikh 1 Nov ember 2009
                               Inovatif dan Kreatif (KIK)?                                                                              secara ad hoc                               secara                        KIK merupakan mekanisme pengurusan yang berkesan untuk membina modal insan dalam
                                                                                                                                                                                 sistematik                       Perkhidmatan Awam bagi meningkatkan kecekapan dan keberkesanan agensi-agensi Kerajaan
                                                                                                                                                                                                                  dalam menyampaikan perkhidmatan kepada rakyat.

                                                                                                                                                                                                                  Strategi bagi melaksanakan KIK yang berkesan ialah:
                                                                                                                                                                                                                  i. Mewujudkan struktur KIK;
                                                                                                                                                                                                                  ii. Menyediakan latihan yang berkesan dan berterusan; dan
                                                                                                                                                                                                                  iii. Memberi penghargaan dan pengiktirafan.
                 M
                                                                                                                                                                                                                  Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                  i. Salinan struktur Jawatankuasa Pemandu KIK;
                                                                                                                                                                                                                  ii. Senarai pasukan KIK yang telah ditubuhkan; dan
                                                                                                                                                                                                                  iii. Laporan pelaksanaan KIK.

                                                                                                                                                                                                                  Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                  i. Projek-projek KIK yang telah dilaksanakan; dan
                                                                                                                                                                                                                  ii. Struktur pemantauan yang diwujudkan.

                 M        d.   Adakah agensi menganjurkan Hari Inovasi selaras          0.30      Tiada Program            Tidak        Menganjurkan       Menganjurkan        Menganjurkan        5      0.30    Ruj uk Surat Arahan Ketua Pengarah MAMPU dan Panduan Peningkatan Budaya Inov asi
                               dengan Panduan Peningkatan Budaya Inovasi Dalam                                        menganjurkan       Hari Inovasi       Hari Inovasi        Hari Inovasi                      Dalam Perkhidmatan Aw am bertarikh 29 Januari 2010
                               Perkhidmatan Awam?                                                                     sambutan Hari       dengan 2           dengan 3            dengan 4                         Agensi perlu menganjurkan Hari Inovasi dengan cadangan pengisian berikut:
                                                                                                                       Inovasi tetapi      program            program             program                         i. ucap tama Hari Inovasi oleh Ketua Jabatan atau pakar inovasi yang berpengalaman;
                                                                                                                      menganjurkan        pengisian          pengisian           pengisian                        ii. pembentangan projek inovasi oleh individu atau kumpulan kerja inovasi;
                                                                                                                     program inovasi                                                                              iii. seminar inovasi;
                                                                                                                            lain                                                                                  iv. ceramah/taklimat oleh pakar-pakar inovasi;
                                                                                                                                                                                                                  v. pameran/showcase inovasi kepada warga, agensi sektor awam dan orang awam; dan
                                                                                                                                                                                                                  vi. penyampaian insentif dan anugerah kepada warga organisasi.

                                                                                                                                                                                                                  Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                  i. Bukti-bukti penganjuran Hari Inovasi seperti buku program, gambar, flyers , risalah, brosur dan
                                                                                                                                                                                                                  poster.

                                                                                                                                                                                                                  Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                  i. Bilangan program pengisian Hari Inovasi; dan
                                                                                                                                                                                                                  ii. Jenis program pengisian yang dilaksanakan.

                  O       e.   Berapakah bilangan inovasi yang telah dihasilkan oleh    0.60           Tiada          1 inovasi yang     2 inovasi yang     3 inovasi yang      4 inovasi yang     5      0.60    Kriteria pertimbangan calon Anugerah Inov asi Perdana Menteri:
                               agensi?                                                                                  memenuhi           memenuhi           memenuhi            memenuhi                        1. Kreativiti (Unik dan pendekatan di luar kotak, kemampuan memenuhi keperluan semasa yang
                                                                                                                     kesemua kriteria   kesemua kriteria   kesemua kriteria    kesemua kriteria                   menepati kehendak/senario baru atau menawarkan penyelesaian kreatif & mempunyai elemen
                                                                                                                     yang ditetapkan    yang ditetapkan    yang ditetapkan     yang ditetapkan                    "mempermudahkan" dari segi kemampuannya menambahbaik keadaan semasa, mengurangkan
                                                                                                                                                                                                                  kekangan dan jurang atau meningkatkan tahap penyampaian perkhidmatan)
                                                                                                                                                                                                                  2. Keberkesanan (mendatangkan faedah yang nyata dilihat dari aspek capaian hasil yang
                                                                                                                                                                                                                  segera, ketara, jelas dan diterima umum, meningkatkan tahap kepuasan kumpulan
                                                                                                                                                                                                                  sasar/stakeholders dilihat dari aspek penerimaan atau peningkatan tahap penggunaan sesuatu
                                                                                                                                                                                                                  inovasi & menghasilkan nilai baharu (value creation ) dilihat dari aspek penciptaan nilai awam
                                                                                                                                                                                                                  (public value ) melalui pengenalan dasar, inisiatif, infrastruktur, teknologi dan perkhidmatan
                                                                                                                                                                                                                  yang boleh memajukan kepentingan orang ramai & keupayaannya bertahan dan memberi
                                                                                                                                                                                                                  faedah secara berterusan untuk jangka masa panjang)
                                                                                                                                                                                                                  3. Signifikan (sejauh mana keberhasilan (outcome ) inovasi memenuhi objektif yang ditetapkan,
                                                                                                                                                                                                                  mempunyai unsur penjimatan kos/sumber yang ketara/value for money dilihat dari segi
                                                                                                                                                                                                                  pembiayaan/penggunaan sumber yang optimum serta menghasilkan pulangan yang maksimum
                                                                                                                                                                                                                  bagi kumpulan sasar/stakeholders & kepentingan yang nyata diukur dari segi kemampuannya
                                                                                                                                                                                                                  untuk menawarkan alternatif penyelesaian kepada isu semasa)
                                                                                                                                                                                                                  4. Relevan (memenuhi agenda nasional dilihat dari aspek sejauh mana ia menyokong dasar,
                                                                                                                                                                                                                  program atau tumpuan semasa Kerajaan, mengambil kira persekitaran semasa dilihat dari aspek
                                                                                                                                                                                                                  keupayaan memenuhi ekspektasi, kehendak atau keadaan semasa & menyokong konsep
                                                                                                                                                                                                                  pentadbiran awam yang seamless dilihat dari aspek tahap jaringan kerjasama dan perkongsian
                                                                                                                                                                                                                  strategik dengan pelbagai pihak)
                                                                                                                                                                                                                  Dokumen yang perlu disediakan
                 M        f.   Adakah agensi melapor hasil inovasi kepada MAMPU         0.20      Tidak dilaporkan                      Melapor kepada                         Melapor kepada      5      0.20    Ruj uk Panduan yang dihasilkan agensi; Inov asi Dalam Perkhidmatan Aw am bertarikh 29
                                                                                                                                                                                                                  i. Senarai inovasi Peningkatan Budaya dan
                               setiap 6 bulan?                                                    kepada MAMPU                           MAMPU tetapi                          MAMPU setiap                       Januari 2010
                                                                                                                                        tidak menepati                            6 bulan                         Setiap jabatan/agensi yang berjaya menghasilkan inovasi yang memberi impak dan bernilai
                                                                                                                                        kekerapan yang                                                            tinggi hendaklah melaporkan setiap 6 bulan kepada MAMPU.
                                                                                                                                           ditetapkan
                                                                                                                                                                                                                  Laporan hendaklah dikemukakan pada minggu pertama bulan Julai untuk inovasi yang
                                                                                                                                                                                                                  dihasilkan bagi tempoh setengah tahun pertama dan pada minggu pertama bulan Januari
                                                                                                                                                                                                                  tahun berikutnya untuk inovasi yang dihasilkan bagi tempoh setengah tahun kedua.

                                                                                                                                                                                                                  Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                  i. Laporan dan salinan surat mengenai inovasi agensi yang dihantar kepada MAMPU.

                                                                                                                                                                                                                  Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                  i. Tarikh surat/laporan dihantar kepada MAMPU; dan
                                                                                                                                                                                                                  ii. Inovasi yang dilaporkan.

                 M        g.   Apakah kaedah-kaedah yang dilaksanakan bagi              0.20           Tiada            1 kaedah           2 kaedah           3 kaedah            4 kaedah         5      0.20    Ruj uk Panduan Peningkatan Budaya Inov asi Dalam Perkhidmatan Aw am bertarikh 29
                               mempromosikan hasil inovasi kepada kumpulan sasar                                                                                                                                  Januari 2010
                               yang berkenaan?                                                                                                                                                                    Jabatan/Agensi perlu mempromosikan hasil inov asi yang dilaksanakan dengan j ayanya
                                                                                                                                                                                                                  kepada w arga organisasi, pelanggan dan stakeholders.

                                                                                                                                                                                                                  Contoh promosi:
                                                                                                                                                                                                                  Majlis Pelancaran, seminar, penceramah jemputan, laman web organisasi, laman web
                                                                                                                                                                                                                  organisasi agensi kerajaan, emel kepada pelanggan, buletin, buletin online dan mesyuarat
                                                                                                                                                                                                                  jaringan serantau

                                                                                                                                                                                                                  Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                  i. Salinan minit mesyuarat/emel;
                                                                                                                                                                                                                  ii. Atur cara program;
                                                                                                                                                                                                                  iii. Buletin/risalah; dan
                                                                                                                                                                                                                  iv. Print screen promosi.

                                                                                                                                                                                                                  Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                  i. Kaedah-kaedah promosi yang dilaksanakan; dan
                                                                                                                                                                                                                  ii. Pelaksanaan mengikut kumpulan sasar yang dikenalpasti.
                 M        h.   Berapakah peratus pelaksanaan Pelan Tindakan Inovasi     0.30          x<60%           60%≤x<70%          70%≤x<80%          80%≤x<90%              x≥90%           5      0.30    Ruj uk Panduan Peningkatan Budaya Inov asi Dalam Perkhidmatan Aw am bertarikh 29
                               Organisasi berbanding perancangan?                                                                                                                                                 Januari 2010
                                                                                                                                                                                                                  Jabatan/Agensi perlu menyediakan Pelan Tindakan Inovasi yang mengandungi aktiviti-aktiviti
                                                                                                                                                                                                                  pembudayaan inovasi secara terancang. Objektif bagi setiap aktiviti hendaklah ditetapkan
                                                                                                                                                                                                                  secara jelas dengan jadual pelaksanaan yang khusus.

                                                                                                                                                                                                                  Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                  i. Salinan Pelan Tindakan Inovasi Organisasi.

                                                                                                                                                                                                                  Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                  i. Aktiviti-aktiviti yang ditetapkan; dan
                                                                                                                                                                                                                  ii. Jadual pelaksanaan bagi aktiviti-aktiviti yang ditetapkan.

                          i.   Berapakah amalan baik organisasi yang dicontohi oleh     0.40           Tiada            1 amalan           2 amalan           3 amalan            4 amalan         5      0.40    Amalan baik bermaksud amalan yang boleh dicontohi oleh agensi lain dalam meningkatkan
                               organisasi lain?                                                                                                                                   atau lebih                      penyampaian perkhidmatan.

                                                                                                                                                                                                                  Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                  i. Senarai amalan-amalan baik yang dicontohi oleh organisasi lain;
                                                                                                                                                                                                                  ii. Bukti-bukti seperti surat penghargaan, surat pengesahan, laporan-laporan atau maklumat-
                                                                                                                                                                                                                  maklumat lain mengenai amalan baik yang telah dicontohi; dan
                  O                                                                                                                                                                                               iii. Agensi perlu menyediakan satu penerangan ringkas mengenai amalan baik tersebut, faedah
                                                                                                                                                                                                                  yang diperolehi oleh pelanggan dan agensi serta maklumat perhubungan pegawai yang
                                                                                                                                                                                                                  bertanggungjawab.

                                                                                                                                                                                                                  Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                  i. Amalan-amalan baik yang dirujuk oleh organisasi lain; dan
                                                                                                                                                                                                                  ii. Faedah-faedah yang diperolehi oleh pelanggan agensi.

                               MS ISO 9001:2008                                                                                                                                                                   Ruj uk Panduan Pelaksanaan MS ISO 9001:2008 dalam Sektor Aw am bertarikh 1 Januari
                                                                                                                                                                                                                  2010.
                                                                                                                                                                                                                  Selaras dengan pengeluaran MS ISO 9001:2008, semua pensijilan berasaskan MS ISO
                                                                                                                                                                                                                  9001:2000 telah luput pada akhir tahun 2010. Oleh itu, agensi-agensi Sektor Awam Malaysia
                                                                                                                                                                                                                  perlu mengambil tindakan berikut:
                                                                                                                                                                                                                  i. agensi yang telah mendapat pensijilan MS ISO 9001:2000 dikehendaki beralih kepada
                                                                                                                                                                                                                  pensijilan MS ISO 9001:2008 selewat-lewatnya pada akhir tahun 2010 bagi mengekalkan status
                                                                                                                                                                                                                  pensijilan ISO; dan
                                                                                                                                                                                                                  ii. agensi yang belum mendapat pensijilan MS ISO 9000:2000 dikehendaki untuk terus
                                                                                                                                                                                                                  mendapatkan pensijilan mengikut standard MS ISO 9001:2008.

                 M        j.   Apakah status pelaksanaan MS ISO 9001:2008?              0.20           Dalam              Dalam              Dalam          Telah diaudit         Telah            5      0.20    Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                   pelaksanaan         pelaksanaan        pelaksanaan      oleh (audit luar)   mendapat sijil                     i. Minit-minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) mengenai pelaksanaan MS ISO
                                                                                                    (penubuhan        (dokumentasi)      (audit dalam)          badan            MS ISO                           9001:2008; dan
                                                                                                       struktur                                                pensijilan       9001:2008                         ii. Sijil-sijil MS ISO 9001:2008.
                                                                                                     mekanisme                                               tetapi masih
                                                                                                   pelaksanaan)                                                 belum                                             Perkara yang disemak
                                                                                                                                                              mendapat                                            i. Bukti pelaksanaan MS ISO 9001:2008; dan
                                                                                                                                                               pensijilan                                         ii. Tempoh sah laku sijil.




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                Page 2   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      DRAF                            10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                             Waj aran                                  Skala Pemarkahan
               Kriteria                           Sub-Kriteria                                                                                                                           Skor   Markah                                               Penerangan
Sub Komponen                                                                            100.00          Tidak        Kurang
                                                                                                                                     Memuaskan            Baik          Cemerlang                                                                                                                            Penemuan Panel Penilai
                                                                                                   Memuaskan       Memuaskan
                          k.   Berapakah peratus proses-proses utama agensi yang         0.20      Proses Utama   Proses Utama      Proses Utama     Proses Utama       Menyeluruh        5      0.20    Dokumen yang perlu disediakan
                               telah dipersijilkan?                                                   (x<60%)     (60%≤x<70%)       (70%≤x<80%)      (80%≤x<90%)         (x≥90%)                         i. Senarai semua proses utama agensi; dan
                                                                                                                                                                                                         ii. Proses utama yang telah dipersijilkan.
                 M
                                                                                                                                                                                                         Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                         i. Bilangan/Peratus proses-proses utama agensi yang telah dipersijilkan.


                               Tindakan pemantapan dokumen Manual Prosedur Kerja                                                                                                                         Ruj uk Pekeliling Kemaj uan Pentadbiran Aw am Bilangan 8 Tahun 1991: Panduan Mengenai
                               (MPK) dan Fail Meja (FM)                                                                                                                                                  Manual Prosedur Kerj a dan Fail Mej a


                 M        l.   Adakah MPK sentiasa dikemas kini?                         0.15         Tiada       Pengemaskinia     Pengemaskinia    Pengemaskinia     Pengemaskinia      5      0.15    Sekiranya agensi telah melaksanaan MS ISO 9001:2008 secara keseluruhan, dokumen Manual
                                                                                                                   n dirancang         n sedang      n telah selesai   n telah selesai                   Kualiti boleh diterima sebagai alternatif kepada dokumen MPK.
                                                                                                                    dan belum        dilaksanakan     tetapi belum     dan diluluskan
                                                                                                                   dilaksanakan                      diluluskan oleh     oleh Ketua                      Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                     Ketua Jabatan         Jabatan                       i. Manual Prosedur Kerja; atau
                                                                                                                                                                                                         ii.Manual Kualiti; dan
                                                                                                                                                                                                         iii. Minit mesyuarat mengenai perancangan pengemaskinian MPK.

                                                                                                                                                                                                         Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                         i. Tarikh pengemaskinian MPK atau Manual Kualiti; dan
                                                                                                                                                                                                         ii. Tarikh kelulusan Ketua Jabatan terhadap MPK yang telah dikemas kini.

                 M        m    Adakah FM sentiasa dikemas kini?                          0.15        x < 60%      60% ≤ x < 70%     70% ≤ x < 80%    80% ≤ x < 90%        x ≥ 90%         5      0.15    Dokumen yang perlu disediakan
                          .                                                                                                                                                                              i. Senarai nama pegawai agensi;
                                                                                                                                                                                                         ii. Sampel FM untuk pengesahan pengemaskinian. (Sampel untuk penyemakan FM ialah
                                                                                                                                                                                                         sebanyak 10%/minimum 30 sampel daripada jumlah warga organisasi. Pemilihan sampel akan
                                                                                                                                                                                                         dibuat secara rawak.);dan
                                                                                                                                                                                                         iii. Minit mesyuarat mengenai perancangan pengemaskinian FM.

                                                                                                                                                                                                         Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                         i. Pengemaskinian maklumat di dalam FM; dan
                                                                                                                                                                                                         ii.Tarikh kelulusan Ketua Jabatan terhadap FM yang telah dikemas kini.
                                                                                                                                                                                                         ii. Peratus FM yang dikemaskini berdasarkan sampel yang dinilai

                               Pengiktirafan                                                                                                                                                             Pengiktirafan yang dimaksudkan adalah pengiktirafan yang diterima atas nama Ketua Agensi
                                                                                                                                                                                                         berkenaan.

                                                                                                                                                                                                         *Sekiranya agensi telah mendapat pengiktirafan tertinggi (johan) berbentuk pertandingan di
                                                                                                                                                                                                         peringkat antarabangsa, agensi akan mendapat markah penuh bagi kriteria ini secara
                                                                                                                                                                                                         keseluruhannya.

                                                                                                                                                                                                         **Sekiranya agensi telah mendapat pengiktirafan bukan berbentuk pertandingan di peringkat
                                                                                                                                                                                                         antarabangsa, agensi akan akan mendapat markah penuh bagi kriteria ini secara keseluruhan.

                               Bukan peringkat antarabangsa
                          n.   Apakah      tahap/jenis   pengiktirafan     berbentuk     0.30         Tiada        Penyertaan         Saguhati        Tempat 2-3           Johan          5      0.30    Dokumen yang perlu disediakan
                               pertandingan     yang   diperoleh      di    peringkat                                                                                                                    i. Bukti pengiktirafan seperti salinan sijil, surat pengiktirafan, gambar piala/trofi dan keratan
                               Negeri/Kementerian?                                                                                                                                                       akhbar.

                  O                                                                                                                                                                                      Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                         i. Tahap pengiktirafan yang diperoleh;
                                                                                                                                                                                                         ii. Pihak yang memberi pengiktirafan; dan
                                                                                                                                                                                                         iii. Tahun pengiktirafan diterima.

                          o.   Apakah      tahap/jenis    pengiktirafan     berbentuk    0.40         Tiada        Penyertaan         Saguhati        Tempat 2-3           Johan          5      0.40    Dokumen yang perlu disediakan
                               pertandingan yang diperoleh di peringkat kebangsaan?                                                                                                                      i. Bukti pengiktirafan seperti salinan sijil, surat pengiktirafan, gambar piala/trofi dan keratan
                                                                                                                                                                                                         akhbar.

                  O                                                                                                                                                                                      Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                         i. Tahap pengiktirafan yang diperoleh;
                                                                                                                                                                                                         ii. Pihak yang memberi pengiktirafan; dan
                                                                                                                                                                                                         iii. Tahun pengiktirafan diterima.

                          p.   Adakah agensi menerima sebarang pengiktirafan bukan       0.20         Tiada                                                                 Ada           5      0.20    Dokumen yang perlu disediakan
                               berbentuk pertandingan?                                                                                                                                                   i. Bukti pengiktirafan seperti salinan sijil, surat pengiktirafan, gambar dan keratan akhbar.

                  O                                                                                                                                                                                      Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                         i. Pihak yang memberi pengiktirafan; dan
                                                                                                                                                                                                         ii. Tahun pengiktirafan diterima.

                               Peringkat antarabangsa
                          q.   *Apakah tahap/jenis pengiktirafan bentuk pertandingan     0.50         Tiada        Penyertaan         Saguhati        Tempat 2-3           Johan          5      0.50    Dokumen yang perlu disediakan
                               yang diperoleh di peringkat antarabangsa?                                                                                                                                 i. Bukti pengiktirafan seperti salinan sijil, surat pengiktirafan, gambar piala/trofi dan keratan
                                                                                                                                                                                                         akhbar.

                  O                                                                                                                                                                                      Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                         i. Tahap pengiktirafan yang diperoleh;
                                                                                                                                                                                                         ii. Pihak yang memberi pengiktirafan; dan
                                                                                                                                                                                                         iii. Tahun pengiktirafan diterima.




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      Page 3   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   DRAF                            10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                             Waj aran                                 Skala Pemarkahan
               Kriteria                          Sub-Kriteria                                                                                                                        Skor   Markah                                               Penerangan
Sub Komponen                                                                            100.00       Tidak         Kurang
                                                                                                                                    Memuaskan           Baik         Cemerlang                                                                                                                            Penemuan Panel Penilai
                                                                                                   Memuaskan     Memuaskan
                          r    **Adakah agensi menerima sebarang        pengiktirafan    0.40        Tiada                                                               Ada          5      0.40    Dokumen yang perlu disediakan
                               bukan berbentuk pertandingan?                                                                                                                                         i. Bukti pengiktirafan seperti salinan sijil, surat pengiktirafan, gambar dan keratan akhbar.

                  O                                                                                                                                                                                  Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                     i. Pihak yang memberi pengiktirafan; dan
                                                                                                                                                                                                     ii. Tahun pengiktirafan diterima.

               A1.3 Hubungan Harmoni Maj ikan dan Anggota Organisasi                     2.00                                                                                         6      2.00
                                                                                                                                                                                                     Hubungan harmoni di antara pengurusan atasan dan warga organisasi dapat menjamin
                                                                                                                                                                                                     organisasi bergerak dengan sempurna, tersusun dan berkesan serta memberi impak kepada
                                                                                                                                                                                                     peningkatan produktiviti dan hasil organisasi.

                               Majlis Bersama Jabatan (MBJ)
                          a.   Adakah MBJ dilaksanakan berpandukan ketetapan dalam       0.20      Belum tubuh    Telah tubuh         1-2 kali         3-4 kali     Mendapat sijil    5      0.20    Ruj uk Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 2002: Maj lis Bersama Jabatan Di
                               SPP Bil 3 Tahun 2002?                                                   MBJ        MBJ tetapi       mesyuarat MBJ    mesyuarat MBJ   penghargaan                      Kementerian/Jabatan/Pihak Berkuasa Badan Berkanun/Pihak Berkuasa Tempatan.
                                                                                                                    belum                                           MBJ daripada                     Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Jabatan Agensi Awam/Pihak Berkuasa Badan
                                                                                                                 bermesyuarat                                           JPA                          Berkanun/Pihak Berkuasa Tempatan hendaklah memastikan penubuhan MBJ seperti mana
                                                                                                                                                                                                     diperuntukkan dalam pekeliling berkenaan.

                                                                                                                                                                                                     Sijil MBJ dianugerah kepada agensi yang memenuhi syarat:
                                                                                                                                                                                                     1. Mengadakan 4 kali mesyuarat setahun;
                                                                                                                                                                                                     2. Keempat-empat mesyuarat dilaksanakan mengikut setiap suku tahun; dan
                                                                                                                                                                                                     3. Semua minit mesyuarat dikemukakan kepada JPA tidak lewat dari dua minggu selepas
                                                                                                                                                                                                     mesyuarat diadakan.
                 M
                                                                                                                                                                                                     Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                     i. Minit-minit mesyuarat MBJ; dan
                                                                                                                                                                                                     ii. Minit-minit mesyuarat MBJ yang dihantar kepada JPA.

                                                                                                                                                                                                     Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                     i. Bukti mesyuarat MBJ diadakan mengikut tempoh yang ditetapkan;
                                                                                                                                                                                                     ii. Bukti laporan telah dihantar kepada JPA; dan
                                                                                                                                                                                                     iii. Tarikh sijil penghargaan dikeluarkan oleh JPA.


                          b.   Berapakah peratus usul yang dibentangkan di dalam         0.30        x < 60%     60% ≤ x < 70%     70% ≤ x < 80%    80% ≤ x < 90%      x ≥ 90%        5      0.30    Dokumen yang perlu disediakan
                               MBJ telah diambil tindakan susulan?                                                                                                                                   i. Minit mesyuarat MBJ terkini;
                                                                                                                                                                                                     ii. Senarai keputusan terhadap usul yang dibentangkan; dan
                                                                                                                                                                                                     iii. Keterangan mengenai usul-usul yang belum diselesaikan.
                  O
                                                                                                                                                                                                     Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                     i. Bukti tindakan-tindakan susulan yang diambil berdasarkan kepada keputusan mesyuarat MBJ;
                                                                                                                                                                                                     dan
                                                                                                                                                                                                     ii. Bilangan dan sebab usul tidak diselesaikan.

                          c.   Berapakah bilangan program-program utama          yang    0.30       1 program      2 program         3 program        4 program      5 program      5      0.30    Contoh-contoh program hubungan harmoni majikan dan anggota organisasi: Hari Keluarga, Hari
                               diadakan bagi mewujudkan hubungan harmoni?                                                                                                                            Sukan, Hari Perayaan, Majlis Makan Malam, aktiviti riadah, Kursus Kekitaan dan program esprit
                                                                                                                                                                                                     de corps yang lain.

                                                                                                                                                                                                     Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                     i. Salinan dokumen seperti surat, memo, emel panggilan serta laporan pelaksanaan program-
                  O
                                                                                                                                                                                                     program berkenaan.

                                                                                                                                                                                                     Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                     i. Bilangan program yang telah dilaksanakan; dan
                                                                                                                                                                                                     ii. Penglibatan warga agensi.

                               Kepuasan Pekerja                                                                                                                                                      Kajian Kepuasan Pekerja agensi perlu dilaksanakan melalui kajian soal selidik
                          d.   Berapakah peratus liputan Kajian Kepuasan Pekerja         0.30        x < 20%     20% ≤ x < 30%     30% ≤ x < 40%    40% ≤ x < 50%      x ≥ 50%        5      0.30    Dokumen yang perlu disediakan
                               yang dilaksanakan?                                                                                                                                                    i. Salinan borang soal selidik yang diedarkan;
                                                                                                                                                                                                     ii. Tarikh edaran borang soal selidik; dan
                                                                                                                                                                                                     iii. Salinan laporan hasil pelaksanaan Kajian Kepuasan Pekerja.
                  O
                                                                                                                                                                                                     Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                     i. Peratus responden berbanding dengan bilangan warga agensi

                  O       e.   Berapakah peratus pekerja        yang   berpuas   hati    0.50        x < 20%     20% ≤ x < 40%     40% ≤ x < 60%    60% ≤ x < 80%      x ≥ 80%        5      0.50    Dokumen yang perlu disediakan
                               berdasarkan hasil kajian?                                                                                                                                             i. Laporan yang dibentangkan; dan
                                                                                                                                                                                                     ii. Minit mesyuarat mengenai pembentangan laporan.

                                                                                                                                                                                                     Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                     i. Peratus responden yang berpuas hati berdasarkan              Kajian Kepuasan       Pekerja yang
                                                                                                                                                                                                     dilaksanakan.




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   Page 4   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         DRAF                            10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                           Waj aran                               Skala Pemarkahan
               Kriteria                          Sub-Kriteria                                                                                                                     Skor   Markah                                             Penerangan
Sub Komponen                                                                          100.00       Tidak        Kurang
                                                                                                                                Memuaskan           Baik           Cemerlang                                                                                                                    Penemuan Panel Penilai
                                                                                                 Memuaskan    Memuaskan
                  O       f.   Berapakah peratus tindakan susulan yang dilaksanakan    0.40       x < 60%    60% ≤ x < 70%     70% ≤ x < 80%    80% ≤ x < 90%       x ≥ 90%        5      0.40    Dokumen yang perlu disediakan
                               berdasarkan keputusan pengurusan terhadap Kajian                                                                                                                   i. Minit/slaid pembentangan/laporan mesyuarat di mana hasil kajian kepuasan pekerja
                               Kepuasan Pekerja?                                                                                                                                                  dibentangkan;
                                                                                                                                                                                                  ii. Laporan maklum balas/tindakan penambahbaikan yang telah diambil berdasarkan keputusan
                                                                                                                                                                                                  mesyuarat; dan
                                                                                                                                                                                                  iii. Keterangan mengenai sebab-sebab tindakan susulan tidak diambil (jika ada).

                                                                                                                                                                                                  Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                  i. Bilangan/Peratus tindakan susulan/penambahbaikan yang telah dilaksanakan berdasarkan
                                                                                                                                                                                                  keputusan mesyuarat.

     C         A1.4 Organisasi Pembelaj aran                                           1.00                                                                                        3      1.00
                                                                                                                                                                                                  Organisasi Pembelajaran adalah organisasi yang:
                                                                                                                                                                                                  i. Mempunyai suasana di mana angota-angotanya secara individu terdorong untuk belajar dan
                                                                                                                                                                                                  mengembangkan potensi penuh mereka;
                                                                                                                                                                                                  ii. Menjadikan strategi pengembangan sumber manusia sebagai kepentingan utama organisasi;
                                                                                                                                                                                                  dan
                                                                                                                                                                                                  iii. Berada dalam proses transformasi organisasi secara berterusan.

                          a.   Adakah agensi merancang, melaksana dan memantau         0.30        Tiada          Ada          Merancang dan     Merancang,       Merancang,       5      0.30    Perancangan dan pelaksanaan program pembudayaan ilmu dilaksanakan secara berstruktur dan
                               program pembudayaan ilmu?                                                      perancangan        melaksana      melaksana dan    melaksana dan                    pemantauan program secara berkala.
                                                                                                                                                 memantau         memantau
                                                                                                                                                                     secara                       Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                   sistematik                     i. Minit-minit mesyuarat;
                                                                                                                                                                                                  ii. Surat perlantikan ahli jawatankuasa;
                                                                                                                                                                                                  iii. Program-program yang dirancang; dan
                  O
                                                                                                                                                                                                  iv. Slaid pembentangan pelaksanaan program.

                                                                                                                                                                                                  Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                  i. Mekanisme/jawatankuasa yang ditubuhkan bagi merancang/melaksana dan memantau
                                                                                                                                                                                                  program pembudayaan ilmu secara sistematik; dan
                                                                                                                                                                                                  ii. Terma rujukan mekanisme yang ditetapkan.

                          b.   Berapakah bilangan program/aktiviti pembudayaan ilmu    0.30      1 program     2 program         3 program        4 program        5 program       5      0.30    Contoh program: knowledge sharing , meminjam buku dari perpustakaan, ulasan bahan bacaan,
                               yang telah dilaksanakan?                                                                                                                                           bicara bersama penulis, karnival buku dan perpustakaan bergerak.

                                                                                                                                                                                                  Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                  i. Laporan pelaksanaan program; dan
                                                                                                                                                                                                  ii. Bukti-bukti pelaksanaan program.
                  O
                                                                                                                                                                                                  Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                  i. Program yang dilaksanakan;
                                                                                                                                                                                                  ii. Tarikh-tarikh program dilaksanakan; dan
                                                                                                                                                                                                  iii. Warga agensi yang terlibat.

                          c.   Adakah penilaian keberkesanan terhadap     program-     0.40        Tiada          Ada          Merancang dan     Merancang,       Merancang,       5      0.40    Dokumen yang perlu disediakan
                               program pembudayaan ilmu dilaksanakan?                                         perancangan        melaksana      melaksana dan     melaksana,                      i. Minit-minit mesyuarat berkenaan;
                                                                                                                                                  melapor        melapor & ada                    ii. Keputusan mengenai kekerapan penilaian yang ditetapkan;
                                                                                                                                                                   tindakan                       iii. Laporan penilaian keberkesanan; dan
                                                                                                                                                                    susulan                       iv. Tindakan susulan yang diputuskan dan dilaksanakan.
                  O
                                                                                                                                                                                                  Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                  i. Hasil penilaian keberkesanan;
                                                                                                                                                                                                  ii. Forum di mana laporan penilaian dibentangkan; dan
                                                                                                                                                                                                  iii. Keputusan mesyuarat dan tindakan susulan yang diambil.

     C         A1.5 Pengurusan Risiko                                                  1.00                                                                                        3      1.00
                                                                                                                                                                                                  Pelan pengurusan risiko hendaklah menjurus ke arah memastikan objektif strategik organisasi
                                                                                                                                                                                                  boleh dicapai sepertimana yang dirancangkan. Agensi perlu mewujudkan pelan pengurusan
                                                                                                                                                                                                  risiko yang khusus bagi perkara ini dengan:
                                                                                                                                                                                                  i. Menilai tahap risiko yang mungkin dihadapi oleh agensi.
                                                                                                                                                                                                  ii. Membangunkan pelan pengurusan risiko (Business Continuity Plan ).
                                                                                                                                                                                                  iii. Mewujudkan pelan komunikasi untuk menerangkan pelan pengurusan risiko.
                                                                                                                                                                                                  iv. Menilai keberkesanan pengurusan risiko.

                          a.   Adakah agensi mempunyai Pelan Pengurusan Risiko?        0.40        Tiada      Pelan sedang      Pelan sedang      Pelan telah       Pelan yang     5      0.40    Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                             digubal dengan    digubal dengan   digubal dengan        lengkap                     i. Pelan Pengurusan Risiko agensi.
                                                                                                               1 komponen        2 komponen       3 komponen       merangkumi
                                                                                                                telah siap        telah siap       telah siap          semua                      Perkara yang disemak
                 M                                                                                                                                               komponen telah                   i. Pelan Pengurusan Risiko agensi hendaklah merangkumi komponen-komponen berikut;
                                                                                                                                                                   siap digubal                     (a) Pelan Tindak Balas Kecemasan/Emergency Response Plan (ERP);
                                                                                                                                                                                                    (b) Pelan Tindak Balas Bencana/Disaster Response Plan (DRP); dan
                                                                                                                                                                                                    (c) Pengurusan Komunikasi Krisis/Crisis Communication Plan (CCP).




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         Page 5   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           DRAF                            10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                           Waj aran                                        Skala Pemarkahan
                Kriteria                          Sub-Kriteria                                                                                                                                    Skor   Markah                                            Penerangan
Sub Komponen                                                                          100.00         Tidak             Kurang
                                                                                                                                         Memuaskan              Baik            Cemerlang                                                                                                                         Penemuan Panel Penilai
                                                                                                 Memuaskan           Memuaskan
                           b.   Apakah tahap pelaksanaan Pelan Pengurusan Risiko?      0.30      Belum kenal         Telah kenal          Telah kenal         Telah kenal        Telah kenal       5      0.30    Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                 pasti strategi/    pasti strategi/      pasti strategi/     pasti strategi/    pasti strategi/                   i. Pelan Pengurusan Risiko Organisasi;
                                                                                                   tindakan        tindakan tetapi       tindakan dan       tindakan, telah    tindakan, telah                    ii. Tarikh ujian pelan; dan
                                                                                                                     belum diuji           telah diuji         diuji dan        diuji, disemak                    iii. Perkara yang disemak semula dan ditambah baik.
                                                                                                                                                           disemak semula        semula dan
                  M                                                                                                                                                             ditambah baik                     Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                  i. Tahap pelaksanaan Pengurusan Risiko berdasarkan:
                                                                                                                                                                                                                     (a) ujian pelan;
                                                                                                                                                                                                                     (b) semakan semula pelan secara berkala; dan
                                                                                                                                                                                                                     (c) penambahbaikan pelan.

                           c.   Adakah agensi mempunyai mekanisme pemantauan           0.30          Tiada          Mempunyai             Mempunyai          Mempunyai          Mempunyai          5      0.30    Dokumen yang perlu disediakan
                                pengurusan risiko yang cekap?                                     mekanisme        jawatankuasa          jawatankuasa      jawatankuasa,       jawatankuasa,                      i. Pelan Pengurusan Risiko Organisasi;
                                                                                                  diwujudkan                                  dan           menyediakan         ada takwim,                       ii. Takwim mesyuarat pengurusan risiko; dan
                                                                                                                                         menyediakan         takwim dan        melaksanakan                       iii. Minit Mesyuarat Pengurusan Risiko.
                                                                                                                                            takwim         melaksanakan           mesyuarat
                  M                                                                                                                                           mesyuarat            mengikut                       Perkara yang disemak
                                                                                                                                                              mengikut           takwim dan                       i. Struktur tadbir urus;
                                                                                                                                                               takwim          melaksanakan                       ii. Perancangan mesyuarat; dan
                                                                                                                                                                                  keputusan                       iii. Tindakan yang telah diambil terhadap keputusan mesyuarat.
                                                                                                                                                                                  mesyuarat
                A1.6 Pemantauan Keputusan Pengurusan                                   1.00                                                                                                        4      1.00
                                                                                                                                                                                                                  Keputusan pengurusan bermaksud perkara-perkara yang telah diputuskan oleh pihak
                                                                                                                                                                                                                  pengurusan, tindakan-tindakan yang perlu diambil dan pihak-pihak yang bertanggungjawab
                                                                                                                                                                                                                  untuk melaksanakannya.
                           a.   Adakah agensi menggunakan sistem pemantauan            0.30          Tiada                                  Manual                              Aplikasi ICT       5      0.30    Dokumen yang perlu disediakan
                                pelaksanaan keputusan/arahan penting stakeholders ?                                                                                                                               i. Maklumat mengenai sistem yang digunakan; dan
                                                                                                                                                                                                                  ii. Kaedah pemantauan manual/ICT.
                   O
                                                                                                                                                                                                                  Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                  i. Sistem pemantauan yang digunakan secara manual atau menggunakan aplikasi ICT seperti
                                                                                                                                                                                                                  MyMeeting.

                           b.   Adakah    agensi memantau   penggunaan    sistem       0.20          Tidak                                  ad hoc                               sistematik        5      0.20    Dokumen yang perlu disediakan
                                pemantauan pelaksanaan keputusan/arahan penting                                                                                                                                   i. Laporan pemantauan penggunaan sistem.
                                stakeholders ?
                   O                                                                                                                                                                                              Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                  i. Pemantauan perlu dilaksanakan secara berkala dan/atau dijadikan agenda tetap dalam
                                                                                                                                                                                                                  mesyuarat pengurusan.

                           c.   Apakah peratusan minit mesyuarat utama yang            0.20        x < 60%         60% ≤ x < 70%        70% ≤ x < 80%      80% ≤ x < 90%           x ≥ 90%         5      0.20    Ruj uk Pekeliling Kemaj uan Pentadbiran Aw am Bil. 2 Tahun 1991:Panduan Pengurusan
                                dikeluarkan dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikh                                                                                                                               Mesyuarat
                                mesyuarat?                                                                                                                                                                        Draf minit untuk kelulusan Pengerusi hendaklah dikemukakan kepada Pengerusi jawatankuasa
                                                                                                                                                                                                                  untuk mendapat persetujuan tidak lewat dari 3 hari bekerja selepas tarikh mesyuarat diadakan.
                                                                                                                                                                                                                  Minit mesyuarat yang telah diluluskan oleh Pengerusi mesyuarat hendaklah diedarkan kepada
                                                                                                                                                                                                                  ahli-ahli mesyuarat tidak lewat dari satu minggu selepas tarikh mesyuarat diadakan.
                  M
                                                                                                                                                                                                                  Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                  i. Senarai mesyuarat-mesyuarat utama agensi; dan
                                                                                                                                                                                                                  ii. Minit-minit mesyuarat.

                                                                                                                                                                                                                  Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                  i. Tarikh minit diedarkan berbanding tarikh mesyuarat diadakan.

                           d.   Apakah peratusan minit mesyuarat utama yang            0.30        x < 60%         60% ≤ x < 70%        70% ≤ x < 80%      80% ≤ x < 90%           x ≥ 90%         5      0.30    Ucapan Ketua Setiausaha Negara dalam Maj lis Perj umpaan Ketua Setiausaha Negara
                                dikeluarkan dalam tempoh 3 hari bekerja dari tarikh                                                                                                                               dengan Pegaw ai-Pegaw ai Tadbir Gred N41 (Kontrak) yang Mengisi Jaw atan Hakiki Pegaw ai
                                mesyuarat                                                                                                                                                                         Tadbir dan Diplomatik Gred M41 bertarikh 24 Julai 2007.
                                                                                                                                                                                                                  "Kita perlu menerapkan budaya menjawab panggilan telefon dengan segera, menyediakan
                                                                                                                                                                                                                  minit mesyuarat dalam tempoh 3 hari; memaklumkan keputusan mesyuarat pada hari yang
                                                                                                                                                                                                                  sama atau selewat-lewatnya pada keesokan harinya."
                  M
                                                                                                                                                                                                                  Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                  i. Senarai mesyuarat-mesyuarat utama agensi; dan
                                                                                                                                                                                                                  ii. Minit-minit mesyuarat.

                                                                                                                                                                                                                  Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                  i. Tarikh minit diedarkan berbanding tarikh mesyuarat diadakan.

A2 Pengurusan Kew angan                                                                6.00                                                                                                        23     6.00    Sekiranya laporan Indeks Akauntabiliti Pengurusan Kewangan, Jabatan Audit Negara tahun
                                                                                                                                                                                                                  sebelumnya merangkumi agensi berkenaan, markah penilaian kriteria Pengurusan Kewanagan
                                                                                                                                                                                                                  akan ditetapkan berdasarkan penarafan bintang yang diperolehi oleh agensi berkenaan.

                A2.1 Tempoh Bayaran Bil                                                0.80                                                                                                        3      0.80




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           Page 6   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               DRAF                            10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                         Waj aran                                     Skala Pemarkahan
               Kriteria                         Sub-Kriteria                                                                                                                         Skor   Markah                                            Penerangan
Sub Komponen                                                                        100.00         Tidak            Kurang
                                                                                                                                    Memuaskan           Baik         Cemerlang                                                                                                                        Penemuan Panel Penilai
                                                                                                Memuaskan         Memuaskan
                 M        a.   Berapakah peratus pembayaran bil bagi perbelanjaan    0.30         x < 60%        60% ≤ x < 70%     70% ≤ x < 80%    80% ≤ x < 95%      x ≥ 95%        5      0.30    Ruj uk Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7 Tahun 2006: Pindaan Ke Atas Arahan
                               mengurus dan pembangunan yang telah dibuat dalam                                                                                                                      Perbendaharaan (AP) 103.
                               tempoh 14 hari?                                                                                                                                                       Ketua Jabatan atau Ketua Pejabat hendaklah memastikan bahawa bil dan tuntutan dibayar
                                                                                                                                                                                                     dengan segera tidak lewat daripada 14 hari dari tarikh ianya diterima. Bentuk-bentuk tuntutan
                                                                                                                                                                                                     adalah termasuk invois, borang perakuan bayaran (Borang Perakuan Bayaran Siri JKR 66) dan
                                                                                                                                                                                                     inden kerja sama ada di bawah Peruntukan Mengurus, Pembangunan, Tanggungan atau
                                                                                                                                                                                                     Amanah.

                                                                                                                                                                                                     Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                     i. Laporan Prestasi Proses Pembayaran Sempurna (BV 343).

                                                                                                                                                                                                     Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                     i. Pembayaran bil sempurna dalam tempoh 14 hari.
                  O       b.   Berapakah peratus pembayaran bil bagi perbelanjaan    0.30          x < 60%       60% ≤ x < 70%     70% ≤ x < 80%    80% ≤ x < 95%      x ≥ 95%        5      0.30    Dokumen yang perlu disediakan
                               mengurus dan pembangunan yang telah dibuat dalam                                                                                                                      i. Laporan Prestasi Proses Pembayaran Sempurna (BV 343).
                               tempoh 7 hari?
                                                                                                                                                                                                     Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                     i. Pembayaran bil sempurna dalam tempoh 7 hari.

                          c.   Berapakah peratus pembayaran bil bagi perbelanjaan    0.20          x < 60%       60% ≤ x < 70%     70% ≤ x < 80%    80% ≤ x < 95%      x ≥ 95%        5      0.20    Dokumen yang perlu disediakan
                               mengurus dan pembangunan yang telah dibuat dalam                                                                                                                      i. Laporan Prestasi Proses Pembayaran Sempurna (BV 343).
                               tempoh 3 hari?
                  O
                                                                                                                                                                                                     Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                     i. Pembayaran bil sempurna dalam tempoh 3 hari.

               A2.2 Mesyuarat Jaw atankuasa Pengurusan Kew angan Dan Akaun           0.70                                                                                             4      0.70
                  M     a. Berapakah bilangan mesyuarat JPKA diadakan?               0.20      Tiada mesyuarat    1 mesyuarat       2 mesyuarat      3 mesyuarat     4 mesyuarat      5      0.20    Ruj uk Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008: Penubuhan, Peranan Dan
                                                                                                                                                                                                     Tanggungj aw ab Jaw atankuasa Pengurusan Kew angan Dan Akaun Di Agensi Keraj aan
                                                                                                                                                                                                     Persekutuan.
                                                                                                                                                                                                     Jawatankuasa hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya tiga bulan sekali selepas tamat
                                                                                                                                                                                                     tempoh sesuatu suku tahun.

                                                                                                                                                                                                     Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                     i. Minit mesyuarat JPKA yang telah dilaksanakan mengikut takwim.

                                                                                                                                                                                                     Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                     i. Bilangan mesyuarat JPKA yang telah dilaksanakan di agensi; dan
                                                                                                                                                                                                     ii.Tarikh-tarikh mesyuarat diadakan (sekurang-kurangnya tiga bulan sekali selepas tamat tempoh
                                                                                                                                                                                                     sesuatu suku tahun).

                 M        b.   Adakah mesyuarat JPKA dipengerusikan oleh Ketua       0.10       Pegawai Lain                                                        Ketua Jabatan/    5      0.10    Ruj uk Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008: Penubuhan, Peranan Dan
                               Jabatan/Timbalan Ketua Jabatan atau pegawai lain?                                                                                      Timbalan                       Tanggungj aw ab Jaw atankuasa Pengurusan Kew angan Dan Akaun Di Agensi Keraj aan
                                                                                                                                                                    Ketua Jabatan                    Persekutuan.
                                                                                                                                                                                                     Pengerusi JPKA adalah Ketua Setiausaha/Ketua Pengarah dan pengerusi ganti adalah
                                                                                                                                                                                                     Timbalan Ketua Setiausaha/Timbalan Ketua Pengarah.

                                                                                                                                                                                                     Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                     i. Minit mesyuarat JPKA yang telah dilaksanakan mengikut takwim.

                                                                                                                                                                                                     Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                     i. Nama dan jawatan pengerusi setiap mesyuarat JPKA yang diadakan.

                 M        c.   Berapakah bilangan laporan JPKA yang dikemukakan      0.20          Tiada           1 laporan         2 laporan        3 laporan       4 laporan       5      0.20    Ruj uk Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008: Penubuhan, Peranan Dan
                               kepada KSU/Perbendaharaan?                                                                                                                                            Tanggungj aw ab Jaw atankuasa Pengurusan Kew angan Dan Akaun Di Agensi Keraj aan
                                                                                                                                                                                                     Persekutuan.
                                                                                                                                                                                                     Laporan JPKA perlu dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia seperti berikut:
                                                                                                                                                                                                     Suku Pertama - 15 Mei
                                                                                                                                                                                                     Suku Kedua - 15 Ogos
                                                                                                                                                                                                     Suku Ketiga - 15 November
                                                                                                                                                                                                     Suku Keempat - 1 Mac tahun berikutnya (Pindaan mengikut Surat Pekeliling Perbendaharaan
                                                                                                                                                                                                     Bil. 8 Tahun 2008)

                                                                                                                                                                                                     Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                     i. Salinan laporan JPKA yang dikemukakan kepada KSU/Perbendaharaan.

                                                                                                                                                                                                     Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                     i. Tarikh laporan JPKA dihantar berbanding tarikh yang telah ditetapkan.




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               Page 7   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                            DRAF                            10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                       Waj aran                               Skala Pemarkahan
               Kriteria                          Sub-Kriteria                                                                                                        Skor   Markah                                             Penerangan
Sub Komponen                                                                      100.00          Tidak        Kurang
                                                                                                                            Memuaskan       Baik    Cemerlang                                                                                                                      Penemuan Panel Penilai
                                                                                             Memuaskan       Memuaskan
                 M        d.   Adakah laporan suku tahun JPKA meliputi perkara-    0.20      Satu daripada                 Dua daripada                Semua          5      0.20    Ruj uk Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 29 Disember 2009: Pindaan Format
                               perkara yang ditetapkan?                                       tiga elemen                   tiga elemen             tiga elemen                      Pelaporan bagi Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008 Mengenai Penubuhan,
                                                                                                                                                                                     Peranan dan Tanggungj aw ab Jaw atankuasa Pengurusan Kew angan dan Akaun (JPKA) di
                                                                                                                                                                                     Agensi Keraj aan Persekutuan.
                                                                                                                                                                                     Laporan JPKA agensi hendaklah meliputi ketiga-tiga perkara iaitu:
                                                                                                                                                                                     i. Pengurusan Bajet;
                                                                                                                                                                                     ii. Pengurusan Perakaunan; dan
                                                                                                                                                                                     iii. Pengurusan Perolehan.

                                                                                                                                                                                     Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                     i. Salinan laporan JPKA yang dikemukakan kepada KSU/Perbendaharaan.

                                                                                                                                                                                     Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                     i. Laporan JPKA yang dihantar meliputi ketiga-tiga perkara iaitu:
                                                                                                                                                                                       (a) Pengurusan Bajet;
                                                                                                                                                                                       (b) Pengurusan Perakaunan; dan
                                                                                                                                                                                       (c) Pengurusan Perolehan.

               A2.3 Pengurusan Aset                                                0.70                                                                               4      0.70
                  M     a. Adakah mekanisme Pengurusan Aset diwujudkan?            0.10         Tidak                                                    Ya           5      0.10    Ruj uk Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007: Tatacara Pengurusan Aset Alih
                                                                                                                                                                                     Keraj aan.
                                                                                                                                                                                     Pegawai Pengawal Kementerian/Jabatan hendaklah mewujudkan Unit Pengurusan Aset dan
                                                                                                                                                                                     menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) di Kementerian/Jabatan masing-
                                                                                                                                                                                     masing bagi memastikan pengurusan aset alih Kerajaan dilaksanakan secara teratur, cekap dan
                                                                                                                                                                                     berkesan.

                                                                                                                                                                                     Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                     i. Dokumen penubuhan Unit Pengurusan Aset;
                                                                                                                                                                                     ii. Surat pelantikan Pegawai Aset;
                                                                                                                                                                                     iii. Dokumen penubuhan JKPAK;
                                                                                                                                                                                     iv. Carta organisasi agensi.

                                                                                                                                                                                     Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                     i. Tarikh penubuhan Unit Pengurusan Aset;
                                                                                                                                                                                     ii. Tarikh penubuhan JKPAK; dan
                                                                                                                                                                                     iii. Kedudukan Unit Pengurusan Aset dalam carta organisasi agensi.

                 M        b.   Adakah surat pelantikan dikeluarkan bagi:           0.20      Satu daripada                  Dua daripada           > tiga daripada    5      0.20    Ruj uk Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007: Tatacara Pengurusan Aset Alih
                                (i) Pegawai Aset di peringkat agensi/Pusat                   empat elemen                  empat elemen            empat elemen                      Keraj aan.
                                       Tanggungjawab (PTJ);                                                                                                                          Pegawai Pengawal Kementerian/Jabatan perlu melantik:
                                (ii) Pegawai-pegawai menjalankan pemeriksaan ke                                                                                                        i. Pegawai Aset di peringkat Kementerian/Jabatan/Pusat Tanggungjawab (PTJ);
                                       atas aset;                                                                                                                                     ii. Pegawai-pegawai menjalankan pemeriksaan ke atas aset;
                                (iii) Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan                                                                                                             iii. Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan pelupusan aset; dan
                                      pelupusan aset; dan                                                                                                                             iv. Jawatankuasa Penyiasat bagi menyiasat kes kehilangan aset.
                                (iv) Jawatankuasa Penyiasat bagi menyiasat kes
                                      kehilangan aset (jika ada)                                                                                                                     Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                     i. Surat pelantikan Pegawai Aset;
                                                                                                                                                                                     ii. Surat pelantikan pegawai-pegawai menjalankan pemeriksaan ke atas aset;
                                                                                                                                                                                     iii. Dokumen penubuhan Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan pelupusan aset; dan
                                                                                                                                                                                     iv. Dokumen penubuhan Jawatankuasa Penyiasat bagi menyiasat kes kehilangan aset (jika ada).

                                                                                                                                                                                     Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                     i. Tarikh surat/dokumen dikeluarkan;dan
                                                                                                                                                                                     ii. Nama-nama pegawai yang dilantik.

                 M        c.   Adakah Laporan Tahunan Pengurusan Aset Kerajaan     0.20      Satu daripada                 Dua daripada                Semua          5      0.20    Ruj uk Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 12 Mac 2010: Laporan Tahunan Pengurusan
                               yang dikemukakan kepada Perbendaharaan meliputi                tiga perkara                  tiga perkara            tiga perkara.                    Aset Keraj aan Tahun 2009.
                               perkara-perkara yang ditetapkan?                                                                                                                      Laporan Tahunan Pengurusan Aset Kerajaan hendaklah meliputi ketiga-tiga perkara iaitu:
                                                                                                                                                                                     i. Ringkasan Laporan Tahunan Pengurusan Aset Alih, Aset Hidup dan Stok;
                                                                                                                                                                                     ii. Laporan Eksekutif; dan
                                                                                                                                                                                     iii. Kompilasi Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor.

                                                                                                                                                                                     Laporan Tahunan Pengurusan Aset Kerajaan perlu dikemukakan kepada Perbendaharaan
                                                                                                                                                                                     sebelum 15 April tahun berikutnya.

                                                                                                                                                                                     Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                     i. Ringkasan Laporan Tahunan Pengurusan Aset Alih, Aset Hidup dan Stok;
                                                                                                                                                                                     ii. Laporan Eksekutif; dan
                                                                                                                                                                                     iii. Kompilasi Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor.

                                                                                                                                                                                     Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                     i. Tarikh dokumen dihantar ke Perbendaharaan.
                                                                                                                                                                                     ii. Laporan mengenai 3 perkara yang ditetapkan




                                                                                                                                                                                                                                                                                                            Page 8   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     DRAF                            10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                              Waj aran                                    Skala Pemarkahan
               Kriteria                           Sub-Kriteria                                                                                                                             Skor   Markah                                             Penerangan
Sub Komponen                                                                             100.00         Tidak          Kurang
                                                                                                                                        Memuaskan           Baik          Cemerlang                                                                                                                         Penemuan Panel Penilai
                                                                                                     Memuaskan       Memuaskan
                 M        d.   Adakah JKPAK dipengerusikan oleh Timbalan Ketua            0.20      JKPAK belum                        Dipengerusikan                   Dipengerusikan      5      0.20    Ruj uk Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007: Tatacara Pengurusan Aset Alih
                               Jabatan atau pegawai lain?                                            ditubuhkan                         oleh Pegawai                    oleh TKSU/TKP                      Keraj aan.
                                                                                                                                            Lain                                                           Pekelliling menetapkan bahawa JKPAK hendaklah dipengerusikan sekurang-kurangnya oleh
                                                                                                                                                                                                           Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian/Timbalan Ketua Pengarah/Pengarah (Jabatan
                                                                                                                                                                                                           Persekutuan di Negeri).

                                                                                                                                                                                                           Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                           i. Minit mesyuarat JKPAK.

                                                                                                                                                                                                           Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                           i. Nama dan jawatan pengerusi JKPAK.

               A2.4 Tindakan Ke Atas Laporan Audit                                        0.80                                                                                              2      0.80
                  O      a. Adakah maklum balas kepada teguran audit diberikan            0.40        > 2 bulan                        1 bulan <x ≤2                       ≤ 1 bulan        5      0.40    Dokumen yang perlu disediakan
                            dalam tempoh yang ditetapkan?                                                                                  bulan                                                           i. Salinan laporan teguran audit; dan
                                                                                                                                                                                                           ii. Salinan laporan maklum balas terhadap teguran audit.

                                                                                                                                                                                                           Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                           i. Tarikh maklum balas berbanding tarikh surat teguran audit.

                  O       b.   Berapakah peratus penyelesaian teguran audit?              0.40         x < 60%       60% ≤ x < 70%     70% ≤ x < 80%    80% ≤ x < 90%       x ≥ 90%         5      0.40    Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                           i. Senarai teguran audit; dan
                                                                                                                                                                                                           ii. Senarai teguran audit yang diselesaikan.

                                                                                                                                                                                                           Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                           i. Bilangan teguran audit yang diselesaikan berbanding jumlah teguran.

               A2.5 Pemeriksaan Mengej ut                                                 0.30                                                                                              1      0.30
                  M     a. Adakah pemeriksaan mengejut dijalankan secara berkala          0.30         Tiada                           1 kali setahun                   ≥ 2 kali setahun    5      0.30    Ruj uk Arahan Perbendaharaan (AP) 309.
                            dan tidak kurang dari sekali dalam tempoh 6 bulan?                       pemeriksaan                                                            mengikut                       Ketua Jabatan hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut secara berkala dan tidak kurang
                                                                                                      mengejut                                                               tempoh                        dari sekali dalam tempoh enam bulan ke atas tiap-tiap peti besi, bilik kebal, peti wang tunai,
                                                                                                                                                                           ditetapkan                      laci atau bekas-bekas lain untuk menyimpan wang dalam jagaan seseorang pegawai dalam
                                                                                                                                                                                                           jabatannya yang diamanahkan dengan penyimpanan Wang Awam, setem atau barang-barang
                                                                                                                                                                                                           lain yang berharga.

                                                                                                                                                                                                           Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                           i. Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut.

                                                                                                                                                                                                           Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                           i. Tarikh-tarikh pemeriksaan; dan
                                                                                                                                                                                                           ii. Catatan pemeriksa terhadap penemuan pemeriksaan.

               A2.6 Perolehan                                                             2.10                                                                                              6      2.10
                  O      a. Berapakah peratus perbelanjaan bagi perolehan                 0.40         x < 60%       60% ≤ x < 70%     70% ≤ x < 80%    80% ≤ x < 90%       x ≥ 90%         5      0.40    Maklumat mengenai peruntukan dirujuk melalui Objek Am (OA) 20000 dan Objek Sebagai (OS)
                            berbanding dengan peruntukan yang diluluskan?                                                                                                                                  35000. Perolehan merangkumi perkhidmatan ataupun barangan untuk kegunaan rasmi.

                                                                                                                                                                                                           Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                           i. Maklumat bagi perolehan di bawah OA 20000 dan OS 35000; dan
                                                                                                                                                                                                           ii.Maklumat bagi perolehan di bawah Vot Pembangunan (jika ada).

                                                                                                                                                                                                           Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                           i. Perbelanjaan perolehan di bawah OA 20000;
                                                                                                                                                                                                           ii. Perbelanjaan perolehan di bawah OS 35000; dan
                                                                                                                                                                                                           iii. Perbelanjaan di bawah Vot Pembangunan.

                  O       b.   Apakah tahap liputan kajian analisis prestasi pembekal?    0.40         x < 60%       60% ≤ x < 70%     70% ≤ x < 80%    80% ≤ x < 90%       x ≥ 90%         5      0.40    Ruj uk Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007: Tatacara Pengurusan Perolehan
                                                                                                                                                                                                           Keraj aan Secara Tender.
                                                                                                                                                                                                           Setiap set dokumen tender hendaklah sempurna serta mengandungi antara lain, prestasi/rekod
                                                                                                                                                                                                           pengalaman petender dalam bidang berkaitan yang dibekalkan/dilaksanakan kepada agensi.

                                                                                                                                                                                                           Ruj uk Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009: Perubahan Had Nilai dan Tatacara
                                                                                                                                                                                                           Pengurusan Perolehan Secara Sebut Harga
                                                                                                                                                                                                           Asas-asas penilaian sebut harga termasuklah perkara-perkara seperti keupayaan/kemampuan
                                                                                                                                                                                                           penyebut harga seperti pengalaman kerja yang lepas, prestasi kerja/kontrak semasa, projek yang
                                                                                                                                                                                                           sedang dilaksanakan/dalam tangan.

                                                                                                                                                                                                           Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                           i. Kajian analisis prestasi pembekal yang telah dibuat.

                                                                                                                                                                                                           Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                           i. Tahap liputan kajian analisis prestasi pembekal yang dijalankan.

                 M        c.   Apakah tahap liputan kajian pasaran yang dijalankan        0.30         x < 60%       60% ≤ x < 70%     70% ≤ x < 80%    80% ≤ x < 90%       x ≥ 90%         5      0.30    Ruj uk Arahan Perbendaharaan (AP) 169.1
                               bagi menentukan harga yang ditawarkan adalah                                                                                                                                Adalah menjadi kewajipan setiap pegawai yang menguruskan perolehan membuat kajian
                               munasabah?                                                                                                                                                                  pasaran yang berpatutan supaya perolehan itu adalah yang paling sesuai dan menguntungkan.
                                                                                                                                                                                                           Kajian hendaklah mengambil kira aspek kualiti, harga, kegunaan, kos penyenggaraan dan faktor-
                                                                                                                                                                                                           faktor lain yang berkaitan.

                                                                                                                                                                                                           Ruj uk Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 2007: Had Nilai Dan Syarat-Syarat
                                                                                                                                                                                                           Pembelian Terus Bagi Bekalan Dan Perkhidmatan.
                                                                                                                                                                                                           Agensi hendaklah membuat kajian pasaran supaya harga bekalan atau perkhidmatan yang
                                                                                                                                                                                                           hendak diperolehi adalah berpatutan dan menguntungkan Kerajaan di samping memastikan
                                                                                                                                                                                                           perolehan tidak tertumpu kepada pembekal tertentu selaras dengan prinsip-prinsip perolehan.

                                                                                                                                                                                                           Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                           i. Kajian pasaran yang telah dibuat.

                                                                                                                                                                                                           Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                           i. Tahap liputan kajian pasaran yang dijalankan (dalam peratus).

                 M        d.   Apakah tahap pemeriksaan terhadap aset yang telah          0.40         x < 60%       60% ≤ x < 70%     70% ≤ x < 80%    80% ≤ x < 90%       x ≥ 90%         5      0.40    Ruj uk Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007: Tatacara Pengurusan Aset Alih
                               diterima sebelum tamat tempoh jaminan?                                                                                                                                      Keraj aan.

                                                                                                                                                                                                           Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                           i. KEW.PA-2 (Daftar Harta Modal); dan
                                                                                                                                                                                                           ii. KEW.PA- 3 (Daftar Inventori).

                                                                                                                                                                                                           Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                           i. Tarikh daftar harta modal;
                                                                                                                                                                                                           ii. Tempoh jaminan yang ditetapkan; dan
                                                                                                                                                                                                           iii. Tarikh Pemeriksaan.

                                                                                                                                                                                                           *pemeriksaan akan dibuat secara rawak

                 M        e.   Adakah    maklumat    mengenai      urusan    perolehan    0.40      Tiada maklumat    1 maklumat/       2 maklumat/      3 maklumat/        Semua           5      0.40    Ruj uk Ucapan YAB Perdana Menteri Dalam Perhimpunan Bulanan Kementerian Kew angan
                               dipaparkan di laman web/portal?                                         dipaparkan        perkara           perkara          perkara        maklumat                        Dan Perasmian Portal MyPROCUREMENT.
                                                                                                                       dipaparkan        dipaparkan       dipaparkan      dipaparkan                       Peringatan daripada YAB Perdana Menteri agar semua Pegawai Pengawal memberi komitmen
                                                                                                                                                                                                           untuk memastikan semua maklumat berkaitan iklan dan keputusan tender Kementerian masing-
                                                                                                                                                                                                           masing sentiasa dikemas kini dan dimuat naik dalam laman web masing-masing. Maklumat
                                                                                                                                                                                                           yang dimuat naik mestilah tepat dan cepat (timely) bagi menjamin integriti data tersebut agar
                                                                                                                                                                                                           tidak dipertikaikan oleh mana-mana pihak memandangkan maklumat tersebut dipaparkan untuk
                                                                                                                                                                                                           pengetahuan umum.

                                                                                                                                                                                                           Ruj uk Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 4 Nov ember 2009: Peringatan Untuk
                                                                                                                                                                                                           Mempamerkan Keputusan Muktamad Tender/ Sebut Harga Di Dalam Laman Web/Papan
                                                                                                                                                                                                           Kenyataan Agensi.

                                                                                                                                                                                                           Maklumat yang perlu dipaparkan:
                                                                                                                                                                                                           i. Petender yang berjaya;
                                                                                                                                                                                                           ii. Nama Projek;
                                                                                                                                                                                                           iii. Kos Projek; dan
                                                                                                                                                                                                           iv. Tempoh pelaksanaan projek.

                                                                                                                                                                                                           Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                           i. Salinan print screen maklumat urusan perolehan yang dipaparkan di laman web/portal.

                                                                                                                                                                                                           Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                           i. Maklumat berkenaan yang dipaparkan.
                 M        f.   Apakah peratus/tahap pelaksanaan ePerolehan?               0.20         x < 60%       60% ≤ x < 70%     70% ≤ x < 80%    80% ≤ x < 90%       x ≥ 90%         5      0.20    Ruj uk Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2003 : Pelaksanaan Perolehan
                                                                                                                                                                                                           Keraj aan Melalui Sistem ePerolehan.

                                                                                                                                                                                                           Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                           i. Salinan laporan daripada Syarikat Commerce.com.

                                                                                                                                                                                                           Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                           i. Bilangan PTJ yang enabled berbanding PTJ yang aktif.

               A2.7 Prestasi Perbelanj aan                                                0.40                                                                                              2      0.40
                  O      a. Apakah prestasi perbelanjaan Bajet Mengurus ?                 0.20         x ≤ 60%       60% < x ≤ 70%     70% < x ≤ 80%    80% < x ≤ 95%       x > 95%         5      0.20    Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                           i. Laporan Perbelanjaan Bajet Mengurus.

                                                                                                                                                                                                           Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                           i. Prestasi perbelanjaan (termasuk tanggungan) Bajet Mengurus berdasarkan tahun sebelum
                                                                                                                                                                                                           tarikh penilaian.

                  O       b.   Apakah prestasi perbelanjaan Bajet Pembangunan?            0.20         x ≤ 60%       60% < x ≤ 70%     70% < x ≤ 80%    80% < x ≤ 95%       x > 95%         5      0.20    Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                           i. Laporan Perbelanjaan Bajet Pembangunan.

                                                                                                                                                                                                           Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                           i. Prestasi perbelanjaan (termasuk tanggungan) Bajet Pembangunan sehingga tarikh penilaian
                                                                                                                                                                                                           berdasarkan unjuran perbelanjaan.

               A2.8 Inisiatif Mengurangkan Pembaziran                                     0.20                                                                                              1      0.20




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     Page 9   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              DRAF                             10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                             Waj aran                                          Skala Pemarkahan
                Kriteria                          Sub-Kriteria                                                                                                                                        Skor   Markah                                            Penerangan
Sub Komponen                                                                            100.00         Tidak              Kurang
                                                                                                                                             Memuaskan               Baik            Cemerlang                                                                                                                       Penemuan Panel Penilai
                                                                                                     Memuaskan          Memuaskan
                  M        a.   Adakah inisiatif-inisiatif memantapkan amalan belanja    0.20          Tiada                                                                             Ya            5      0.20    Ruj uk Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7 Tahun 2008: Garis Panduan Bagi Perbelanj aan
                                secara berhemat dilaksanakan?                                                                                                                                                         Secara Berhemat, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9 Tahun 2008: Langkah Untuk
                                                                                                                                                                                                                      Mengurangkan Perbelanj aan Aw am, Surat Arahan Perbendaharaan Bertarikh 15 Julai 2009:
                                                                                                                                                                                                                      Pengurusan Kew angan Secara Berhemah dan Surat Arahan Perbendaharaan Bertarikh 17
                                                                                                                                                                                                                      Disember 2009: Pelaksanaan Amalan Perbelanj aan Secara Berhemat.
                                                                                                                                                                                                                      Di antara perkara-perkara yang dikenal pasti di dalam pekeliling adalah:
                                                                                                                                                                                                                      i. Langkah-langkah penjimatan terhadap Kawalan Perbelanjaan, Elaun Lebih Masa (kecuali
                                                                                                                                                                                                                      dengan arahan bertulis sebelum kerja lebih masa dijalankan), Penjimatan Penggunaan Utiliti
                                                                                                                                                                                                                      (Air, elektrik, alat perhubungan), Penganjuran Persidangan/Mesyuarat/Kursus (menggunakan
                                                                                                                                                                                                                      premis sesuai dengan matlamat program, kos perbelanjaan pada tahap sederhana); dan
                                                                                                                                                                                                                      ii. Pembekuan pewujudan jawatan baru kecuali jawatan kritikal, penstrukturan semula kecuali
                                                                                                                                                                                                                      tanpa mewujudkan pewujudan jawatan baru, pengurangan elaun keraian bagi Ahli Pentadbiran
                                                                                                                                                                                                                      dan lain-lain.

                                                                                                                                                                                                                      Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                      i. Laporan langkah-langkah amalan belanja berhemat yang dilaksanakan.

                                                                                                                                                                                                                      Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                      i. Langkah-langkah amalan belanja berhemat yang dilaksanakan.

A3 Pengurusan Sumber Manusia                                                             12.00                                                                                                         34    12.00
               A3.1 Dasar/Strategi Pengurusan Sumber Manusia                             1.50                                                                                                          3      1.50
                  O     a. Adakah Pelan Strategik Sumber Manusia (PSSM) yang             0.50        Tiada Pelan          Ada Pelan        Pelan Strategik      Pelan Strategik    Pelan Strategik     5      0.50    Ruj uk Kerangka Hala Tuj u Strategik Pengurusan Sumber Manusia Perkhidmatan Aw am
                             disediakan menepati ciri-ciri yang ditetapkan oleh JPA                    Strategik       Strategik tetapi          Tidak                Tidak         Komprehensif                      (KHTSPSM)
                             sepertimana yang digariskan oleh panduan di dalam                                         tidak mengikut       Komprehensif         Komprehensif           (Telah                        Pelan Strategik Pengurusan Sumber Manusia agensi perlu disesuaikan dengan Kerangka Hala
                             Kerangka Hala Tuju Strategik Pengurusan Sumber                                              teras dalam         (Ada 6 teras        (Ada 6 teras,      menggariskan                      Tuju Strategik Pengurusan Sumber Manusia Perkhidmatan Awam (KHTSPSM) yang dikeluarkan
                             Manusia (KHTSPSM) Perkhidmatan Awam?                                                         KHTSPSM             tetapi tidak           analisis      kesemua teras,                     oleh JPA. Pelan Strategik yang disediakan perlu mempunyai analisis strategik persekitaran
                                                                                                                                            menjalankan             strategik      bidang utama,                      dalaman dan luaran sebelum menetapkan enam teras strategik dan seterusnya menetapkan
                                                                                                                                           analisis strategik     persekitaran     strategi, pelan                    bidang utama, strategi, pelan tindakan dan KPI (Rujuk Rajah 4.4. KHTSPSM). 6 teras strategik
                                                                                                                                             persekitaran)        tetapi tiada      tindakan dan                      yang digariskan adalah:
                                                                                                                                                                pelan tindakan      KPI dan telah                     i. menetap hala tuju strategik;
                                                                                                                                                                    dan KPI)        menjalankan                       ii. memasti kapasiti organisasi;
                                                                                                                                                                                       analisis                       iii. mengurus pekerja berkualiti;
                                                                                                                                                                                    persekitaran)                     iv. membangun kompetensi tenaga kerja;
                                                                                                                                                                                                                      v. mengurus prestasi, pengiktirafan dan ganjaran; dan
                                                                                                                                                                                                                      vi. membentuk budaya kerja berprestasi tinggi.

                                                                                                                                                                                                                      Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                      i. Salinan Pelan Strategik Pengurusan Sumber Manusia agensi.

                                                                                                                                                                                                                      Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                      i. Agensi telah melaksanakan analisis persekitaran dalaman dan luaran;
                                                                                                                                                                                                                      ii. Telah menggariskan 6 teras strategik; dan
                                                                                                                                                                                                                      iii. Telah mengenal pasti bidang utama, strategi, pelan tindakan dan impak.

                   O       b.   Adakah strategi/program yang digariskan dalam PSSM       0.50       Tidak meliputi         Hanya                Meliputi           Meliputi              Meliputi      5      0.50    Dokumen yang perlu disediakan
                                meliputi semua peringkat warga agensi?                               mana-mana          melibatkan             Kumpulan           Kumpulan            keseluruhan                     i. Salinan PSSM agensi
                                                                                                      kumpulan           Kumpulan             Pengurusan         Pengurusan            warga dari
                                                                                                       penjawat         Pengurusan            Atasan dan           Atasan,             Kumpulan                       Perkara yang disemak
                                                                                                                        Atasan yang            pengurus           pengurus            Pengurusan                      i. Pelan tindakan PSSM; dan
                                                                                                                        menetapkan         sumber manusia           sumber               Atasan,                      ii. Kumpulan sasaran mengikut pelan tindakan.
                                                                                                                         hala tuju           sebagai pakar       manusia dan            pengurus
                                                                                                                                            rujuk dan rakan     Kumpulan P &             sumber
                                                                                                                                                strategik          P sahaja             manusia ,
                                                                                                                                                                                    Kumpulan P &
                                                                                                                                                                                          P dan
                   O       c.   Adakah pelaksanaan program/aktiviti mengikut PSSM        0.50       Program/aktiviti   Program/aktiviti     Program/aktiviti    Program/aktiviti        kumpulan
                                                                                                                                                                                         Semua         5      0.50    Dokumen yang perlu disediakan
                                yang telah disediakan oleh agensi?                                  yang dijalankan    yang dijalankan      yang dijalankan     yang dijalankan    program/aktiviti                   i. Salinan dokumen mengenai pelaksanaan program/aktiviti yang telah dilaksanakan mengikut
                                                                                                     tidak mengikut    hanya mengikut       hanya mengikut        menyokong           menyokong                       teras-teras yang digariskan dalam Pelan Strategik Sumber Manusia
                                                                                                   teras-teras PSSM      1 – 2 teras          3 – 5 teras        kesemua teras     teras-teras yang
                                                                                                         agensi         dalam PSSM           dalam PSSM            tetapi tidak        digariskan                     Perkara yang disemak
                                                                                                                           agensi               agensi          dinyatakan KPI      dalam PSSM                        i. Tahap pencapaian pelaksanaan program berdasarkan teras dan KPI yang ditetapkan.
                                                                                                                                                                                       agensi dan
                                                                                                                                                                                   dinyatakan KPI
               A3.2 Pengurusan Panel Pembangunan Sumber Manusia                          3.60                                                                                        dengan jelas      9      3.60
                  M     a. Adakah PPSM membincangkan aspek-aspek sumber                  0.40           Tiada            Meliputi 1         2 aspek sahaja          3 aspek           4 aspek dan      5      0.40    Ruj uk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002: Pelaksanaan Sistem Saraan
                            manusia?                                                                                      aspek                                                           lebih                       Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Aw am Persekutuan.
                                                                                                                                                                                                                      Aspek-aspek sumber manusia yang ditetapkan dibawah terma rujukan PPSM ialah:
                                                                                                                                                                                                                      i. pengambilan
                                                                                                                                                                                                                      ii. penempatan
                                                                                                                                                                                                                      iii. pembangunan kerjaya
                                                                                                                                                                                                                      iv. latihan
                                                                                                                                                                                                                      v. pengiktirafan dan penghargaan

                                                                                                                                                                                                                      Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                      i. Minit Mesyuarat PPSM.

                                                                                                                                                                                                                      Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                      i. Perkara-perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat PPSM.

                   C            Pelan Operasi Latihan (POL)




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Page 10   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     DRAF                             10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                              Waj aran                                     Skala Pemarkahan
               Kriteria                           Sub-Kriteria                                                                                                                               Skor   Markah                                            Penerangan
Sub Komponen                                                                             100.00       Tidak              Kurang
                                                                                                                                         Memuaskan            Baik           Cemerlang                                                                                                                      Penemuan Panel Penilai
                                                                                                    Memuaskan         Memuaskan
                 M        b.   Adakah Analisis Keperluan Latihan (TNA) dijalankan         0.50        Tiada           Dilaksanakan        Dilaksanakan     Dilaksanakan      Dilaksanakan     5      0.50    Ruj uk kepada Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2005: Pelaksanaan Pelan Latihan
                               secara sistematik dan meliputi keseluruhan warga                                      secara ad hoc       secara ad hoc         secara            secara                      Sumber Manusia Sektor Aw am.
                               organisasi?                                                                             dan hanya           dan hanya      sistematik dan    sistematik dan
                                                                                                                         meliputi            meliputi    hanya meliputi         meliputi                     Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                       kumpulan             kumpulan         kumpulan          kumpulan                      i. Maklumat mengenai Analisis Keperluan Latihan (TNA) sepertimana yang ditetapkan dalam
                                                                                                                        sokongan        sokongan serta   sokongan serta        sokongan,                     format Pelan Operasi Latihan. Contoh proses penyediaan TNA adalah seperti berikut:
                                                                                                                         sahaja        pengurusan dan       pengurusan     pengurusan dan                    1. Kenal pasti masalah dalam prestasi pegawai/warga organisasi
                                                                                                                                           profesional   dan profesional      profesional                    2. Menetapkan prioriti masalah dalam prestasi pegawai/warga organisasi berdasarkan sumber
                                                                                                                                                                                  serta                      sedia ada.
                                                                                                                                                                              pengurusan                     3. Mengadakan analisis ke atas kompetensi dari segi kemahiran, pengetahuan dan sikap
                                                                                                                                                                                tertinggi                    pegawai/warga organisasi berbanding dengan spesifikasi/skop tugas.
                                                                                                                                                                                                             4. Menyediakan program latihan yang diperlukan.

                                                                                                                                                                                                             Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                             i. Kaedah analisis keperluan latihan yang digunakan:
                                                                                                                                                                                                             1. menyeluruh dari segi liputan warga organisasi
                                                                                                                                                                                                             2. sistematik (menggunakan kaedah yang digariskan)

                 M        c.   Adakah pelaksanaan latihan mengikut         POL   yang     0.30         x < 60%       60% ≤ x < 70%      70% ≤ x < 80%    80% ≤ x < 90%         x ≥ 90%        5      0.30    Dokumen yang perlu disediakan
                               ditetapkan? Nyatakan peratus pelaksanaan.                                                                                                                                     i. Salinan laporan pelaksanaan POL bagi tahun sebelumnya.

                                                                                                                                                                                                             Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                             i. Bilangan program latihan yang dilaksanakan berbanding jumlah program latihan di dalam
                                                                                                                                                                                                             POL.
                 M        d.   Apakah peratus pematuhan terhadap arahan latihan 7         0.50         x < 60%       60% ≤ x < 70%      70% ≤ x < 80%    80% ≤ x < 90%         x ≥ 90%        5      0.50    Ruj uk Pekeliling Perkhidmatan Aw am Bil. 6 Tahun 2005: Dasar Latihan Sumber Manusia
                               hari dalam setahun yang ditetapkan bagi setiap warga                                                                                                                          Sektor Aw am.
                               organisasi?
                                                                                                                                                                                                             Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                             i. Laporan latihan warga organisasi yang dibentangkan.

                                                                                                                                                                                                             Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                             i. Senarai nama pegawai/warga organisasi yang telah menghadiri latihan sekurang-kurangnya 7
                                                                                                                                                                                                             hari dalam tahun berkenaan.

                 M        e.   Adakah mekanisme pemantauan         pelaksanaan   POL      0.30      Tiada sebarang         Hanya         Hanya ada 2      Ada kesemua       Ada kesemua       5      0.30    Dokumen yang perlu disediakan
                               dilaksanakan secara komprehensif?                                      mekanisme        mempunyai          mekanisme        mekanisme       mekanisme dan                     i. Maklumat mengenai mekanisme/kaedah yang digunakan bagi pemantauan pelaksanaan
                                                                                                     pemantauan      satu mekanisme                        tetapi tidak     dilaksanakan                     latihan seperti:
                                                                                                      diwujudkan          sahaja.                         dilaksanakan          secara                       1.Jawatankuasa - Minit mesyuarat jawatankuasa berkenaan
                                                                                                                                                              secara        komprehensif                     2.Sistem perekodan kursus/ latihan - Buku perkhidmatan/log latihan
                                                                                                                                                          komprehensif                                       3.Sistem pengurusan latihan - HRMIS

                                                                                                                                                                                                             Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                             i. Minit mesyuarat - Perkara mengenai pelaksanaan POL yang dibincangkan;
                                                                                                                                                                                                             ii. Buku perkhidmatan/log latihan - Rekod mengenai kehadiran kursus oleh pegawai/warga
                                                                                                                                                                                                             organisasi; dan
                                                                                                                                                                                                             iii. HRMIS - Maklumat kehadiran kursus dalam modul latihan HRMIS.

                                                                                                                                                                                                             *komprehensif membawa maksud struktur pemantauan yang tetap dan berjadual

                 M        f.   Adakah penilaian latihan dijalankan untuk menilai tahap    0.50          Tiada        Penilaian oleh     Penilaian oleh   Penilaian oleh    Penambahbaik       5      0.50    Ruj uk Pekeliling Perkhidmatan Aw am Bil. 6 Tahun 2005: Dasar Latihan Sumber Manusia
                               kompetensi kakitangan sebelum dan selepas menghadiri                                     peserta          peserta dan       peserta dan      an hasil dari                    Sektor Aw am.
                               latihan?                                                                                                   penyelia          penyelia          laporan
                                                                                                                                                         beserta laporan                                     Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                             i. Salinan laporan kursus oleh pegawai yang telah menghadiri kursus.
                                                                                                                                                                                                             ii. Laporan penilaian prestasi pegawai/warga organisasi yang mengikuti kursus oleh penyelia.
                                                                                                                                                                                                             iii. Peningkatan dalam prestasi pegawai yang dikenal pasti berdasarkan laporan
                                                                                                                                                                                                             pegawai/penyelia

                                                                                                                                                                                                             Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                             i. Faedah-faedah kursus yang telah meningkatkan prestasi pegawai/warga organisasi.
                                                                                                                                                                                                             ii. Cadangan/pandangan penyelia bagi meningkatkan kompetensi pegawai/warga organisasi.
                                                                                                                                                                                                             iii. Kursus-kursus lain yang dikenal pasti bagi meningkatkan tahap pencapaian matlamat
                                                                                                                                                                                                             organisasi.

                 C             Mentoring
                 M        g.   Adakah struktur dan program pementoran dilaksanakan        0.40          Tiada                              Ad hoc                            Sistematik       5      0.40    Ruj uk Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 8 Tahun 2010: Panduan Pelaksanaan Pementoran
                               secara sistematik?                                                                                                                                                            Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Aw am.

                                                                                                                                                                                                             Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                             i. Laporan pelaksanaan bagi keseluruhan proses pementoran agensi;
                                                                                                                                                                                                             ii. Rekod sesi mentoring yang berkenaan;
                                                                                                                                                                                                             iii. Surat pelantikan Mentor-menti; dan
                                                                                                                                                                                                             iv. Buku log.

                                                                                                                                                                                                             Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                             i. Penubuhan struktur pementoran;
                                                                                                                                                                                                             ii. Program latihan pementoran kepada mentor dan menti;
                                                                                                                                                                                                             iii. Minit mesyuarat penyelarasan pementoran; dan




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     Page 11   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               DRAF                             10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                             Waj aran                                Skala Pemarkahan
               Kriteria                           Sub-Kriteria                                                                                                                          Skor   Markah                                             Penerangan
Sub Komponen                                                                            100.00       Tidak        Kurang
                                                                                                                                   Memuaskan           Baik           Cemerlang                                                                                                                       Penemuan Panel Penilai
                                                                                                   Memuaskan    Memuaskan
                  M       h.   Apakah tahap liputan warga organisasi yang dikenal        0.30       x < 60%    60% ≤ x < 70%      70% ≤ x < 80%    80% ≤ x < 90%        x ≥ 90%          5      0.30    Ruj uk Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 8 Tahun 2010: Panduan Pelaksanaan Pementoran
                               pasti untuk terlibat dalam program pementoran?                                                                                                                           Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Aw am.

                                                                                                                                                                                                        Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                        i. Maklumat senarai pegawai lantikan baru dalam tempoh percubaan;
                                                                                                                                                                                                        ii. Senarai pegawai yang baru dinaikkan pangkat dan masih dalam tempoh pemangkuan; dan
                                                                                                                                                                                                        iii. Senarai menti yang dipilih dan mentor yang terlibat.

                                                                                                                                                                                                        Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                        i. Kategori dan senarai menti serta mentor yang terlibat.

                  M       i.   Adakah    agensi   mengukur   tahap       keberkesanan    0.40        Tiada         Hanya          Penilaian oleh   Penilaian oleh      Penilaian         5      0.40    Ruj uk Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 8 Tahun 2010: Panduan Pelaksanaan Pementoran
                               pelaksanaan program pementoran?                                                 penilaian oleh      mentor dan       mentor dan        menyeluruh                        Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Aw am.
                                                                                                                   menti              menti        menti beserta          dan
                                                                                                                                                     pelaporan      penambahbaika                       Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                      n hasil dari                      i. Borang Penilaian Pementoran (Pre-Menti/Post-Mentor) - Lampiran B, SPP Bil. 8 Tahun 2010.
                                                                                                                                                                        laporan                         ii. Borang Penilaian Pementoran Berkala - Lampiran C, SPP Bil. 8 Tahun 2010.
                                                                                                                                                                                                        iii. Laporan Pementoran Peringkat Jabatan/Kementerian (dihantar ke JPA) - Lampiran D, SPP
                                                                                                                                                                                                        Bil. 8 Tahun 2010.

                                                                                                                                                                                                        Perkara yang disemak:
                                                                                                                                                                                                        i. Borang Lampiran B, C dan D, SPP Bil. 8 Tahun 2010; dan
                                                                                                                                                                                                        ii. Tahap keberkesanan program pementoran.

               A3.3 Pelan Penggantian                                                    1.30                                                                                            3      1.30
                  M      a. Adakah struktur Pelan Penggantian (Succession                0.50        Tiada                         Pelaksanaan                        Pelaksanaan        5      0.50    Ruj uk Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2006: Panduan Mew uj udkan Search
                            Planning ) bagi jawatan-jawatan strategik dilaksanakan                                                secara ad hoc                     secara sistematik                   Committee dan Proses Pelaksanaan Pelan Penggantian (Succession Planning )
                            seperti yang digariskan dalam pekeliling yang berkaitan?                                                                                                                    Pelan Penggantian boleh meliputi peringkat-peringkat pelaksanaan seperti berikut:
                                                                                                                                                                                                        i. Pengenalpastian (Demografi jabatan mengenai perjawatan, gred dan kekananan pegawai,
                                                                                                                                                                                                        hala tuju jabatan, keperluan kompetensi)
                                                                                                                                                                                                        ii. Penilaian (perbandingan kemahiran yang ada dan yang diperlukan)
                                                                                                                                                                                                        iii. Pembangunan (kenal pasti pegawai berprestasi tinggi/rendah serta pelan tindakan bagi
                                                                                                                                                                                                        pembangunan diri pegawai yang berpotensi)
                                                                                                                                                                                                        iv. Pelaksanaan Pelan Penggantian
                                                                                                                                                                                                        v. Kajian keberkesanan dan penambahbaikan

                                                                                                                                                                                                        Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                        i. Pelan Penggantian;
                                                                                                                                                                                                        ii. Pembentukan jawatankuasa berkenaan; dan
                                                                                                                                                                                                        iii. Minit mesyuarat.

                                                                                                                                                                                                        Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                        i. Jawatan-jawatan strategik yang dikenal pasti;
                                                                                                                                                                                                        ii. Program-program yang disediakan; dan
                                                                                                                                                                                                        iii. Struktur/Mekanisme untuk memantau pelaksanaan program-program berkenaan.

                  M       b.   Adakah program-program pembangunan kepimpinan             0.40        Tiada           Ada           Dilaksanakan     Dilaksanakan     Dilaksanakan        5      0.40    Ruj uk Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2006: Panduan Mew uj udkan Search
                               (nurturing leadership skill programmes ) bagi jawatan-                           perancangan       secara ad hoc         secara           secara                         Committee dan Proses Pelaksanaan Pelan Penggantian (Succession Planning )
                               jawatan strategik dilaksanakan?                                                 program tetapi                        sistematik     sistematik dan                      Dalam program pembangunan diri pegawai yang berpotensi, kementerian/agensi perlu
                                                                                                                    tidak                                            menyeluruh                         mengambil kira perkara-perkara berikut:
                                                                                                                dilaksanakan                                                                            i. tahap pendidikan pegawai;
                                                                                                                                                                                                        ii. memberi latihan yang optima;
                                                                                                                                                                                                        iii. sistem mentor;
                                                                                                                                                                                                        iv. pusingan kerja; dan
                                                                                                                                                                                                        v. pengalaman kerja;

                                                                                                                                                                                                        Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                        i. Minit mesyuarat; dan
                                                                                                                                                                                                        ii. Pelan program pembangunan.

                                                                                                                                                                                                        Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                        i. Maklumat berkaitan program-program pembangunan kepimpinan yang dilaksanakan.

                                                                                                                                                                                                        * menyeluruh = kesemua jawatan strategik yang dikenal pasti


                  M       c.   Adakah penilaian terhadap keberkesanan program-           0.40        Tiada          Ada            Dilaksanakan     Dilaksanakan     Dilaksanakan        5      0.40    Dokumen yang perlu disediakan
                               program     pembangunan         kepimpinan  (nurturing                          perancangan        secara ad hoc         secara           secara                         i. Penilaian keseluruhan terhadap keberkesanan program-program yang dirancang; dan
                               leadership skill programmes ) dilaksanakan?                                      tetapi tidak                         sistematik     sistematik dan                      ii. Laporan penilaian yang dibentangkan.
                                                                                                               dilaksanakan                                          menyeluruh
                                                                                                                                                                                                        Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                        i. Hasil penilaian program; dan
                                                                                                                                                                                                        ii. Liputan penilaian program terhadap jawatan-jawatan strategik yang dikenal pasti.

               A3.4 Pengiktirafan/Penghargaan                                            1.00                                                                                            3      1.00




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               Page 12   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             DRAF                             10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                              Waj aran                                       Skala Pemarkahan
               Kriteria                           Sub-Kriteria                                                                                                                                    Skor   Markah                                              Penerangan
Sub Komponen                                                                             100.00        Tidak               Kurang
                                                                                                                                           Memuaskan             Baik             Cemerlang                                                                                                                         Penemuan Panel Penilai
                                                                                                     Memuaskan          Memuaskan
                  O       a.   Adakah Dasar/Garis Panduan yang spesifik disediakan        0.40         Tiada                 Ada          Ada Dasar/Garis         Ada           Ada Dasar/Garis    5      0.40    Garis Panduan/Dasar Program Pengiktirafan yang menyeluruh bermaksud meliputi program-
                               oleh agensi berhubung pengiktirafan/penghargaan                                           Dasar/Garis      Panduan yang       Dasar/Garis        Panduan yang                      program pengiktirafan yang ditetapkan iaitu Anugerah Perkhidmatan Cemerlang, Pengurniaan
                               kepada warga agensi?                                                                    Panduan tetapi       menyeluruh      Panduan yang          menyeluruh                      Darjah Kebesaran Bintang dan Pingat dan jenis pengiktirafan lain.
                                                                                                                         skop terhad                         menyeluruh         dan bersepadu
                                                                                                                                                             tetapi tidak                                         Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                              bersepadu                                           i. Salinan Garis Panduan/Dasar Program Pengiktirafan/Penghargaan. Contoh: Garis
                                                                                                                                                                                                                  Panduan/Dasar Anugerah Perkhidmatan Cemerlang, Garis Panduan Bagi Pencalonan
                                                                                                                                                                                                                  Pengurniaan Darjah Kebesaran Bintang dan Pingat dan pengiktirafan-pengiktirafan lain.

                                                                                                                                                                                                                  Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                  i. Jenis-jenis pengiktirafan yang ditetapkan; dan
                                                                                                                                                                                                                  ii. Pengiktirafan-pengiktirafan lain oleh agensi.

                                                                                                                                                                                                                  *bersepadu = semua dasar dirangkumkan dalam satu dokumen
                                                                                                                                                                                                                  *menyeluruh = meliputi semua program pengiktirafan

                               Pelaksanaan
                  O       b.   Adakah inisiatif diambil untuk memperakukan warga          0.40       Tiada inisiatif                       Ada inisiatif                          Ada inisiatif    5      0.40    Dokumen yang perlu disediakan
                               organisasi secara terancang bagi penerimaan Pingat/                  untuk memberi                         untuk memberi                              secara                       i. Minit mesyuarat berkaitan; dan
                               Bintang?                                                             perakuan bagi                         perakuan bagi                         terancang untuk                   ii. Salinan senarai pegawai yang diperakukan.
                                                                                                      penerimaan                           penerimaan                               memberi
                                                                                                    pingat/bintang                        pingat/bintang                         perakuan bagi                    Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                  penerimaan                      i. Pelaksanaan pengiktirafan bersifat proaktif tanpa perlu menunggu surat jemputan pencalonan.
                                                                                                                                                                                 pingat/bintang

                  O       c.   Apakah      tahap    liputan    bagi    program-program    0.20         Unit atau                             Bahagian                               Agensi         5      0.20    Contoh-contoh program pengiktirafan lain: Program Personaliti Bulanan, Pekerja Contoh, Hari
                               pengiktirafan lain yang dilaksanakan?                                   Seksyen                                                                                                    Jasamu Dikenang dan Anugerah untuk Olahragawan/Olahragawati Jabatan

                                                                                                                                                                                                                  Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                  i. Salinan senarai personaliti/pekerja contoh;
                                                                                                                                                                                                                  ii. Salinan nama pegawai-pegawai/warga organisasi yang akan/telah bersara wajib; dan
                                                                                                                                                                                                                  iii. Salinan sijil penghargaan.

                                                                                                                                                                                                                  Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                  i. Liputan warga agensi bagi setiap program pengiktirafan lain yang diadakan.

               A3.5 Pengurusan Nilai Dan Etika                                            2.90                                                                                                     11     2.90
                            Pelan Integriti Organisasi
                  O     a. Adakah agensi menyediakan Pelan Integriti Organisasi           0.40          Tiada            Mempunyai        Pelan sedang        Pelan telah         Pelan telah      5      0.40    Ruj uk Pelan Integriti Nasional (PIN) yang dikeluarkan oleh Institut Integriti Malaysia (IIM) -
                            (PIO)?                                                                                      perancangan        disediakan         disediakan        disediakan dan                    Bab 6, Perenggan 2
                                                                                                                        tetapi belum                                                program-                      Setiap komponen atau sektor perlu mempunyai dan melaksanakan strategi dan program integriti
                                                                                                                         disediakan                                              program yang                     masing-masing selaras dengan PIN. Strategi, program dan aktiviti perlu dinilai keberkesanan
                                                                                                                                                                                  disenaraikan                    dan ditambahbaik dari masa ke semasa dalam usaha membudayakan integriti dalam jangka
                                                                                                                                                                                      telah                       masa panjang.
                                                                                                                                                                                  dilaksanakan
                                                                                                                                                                                                                  Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                  i. Pelan Integriti Organisasi (PIO)

                                                                                                                                                                                                                  Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                  i. Strategi dan pendekatan organisasi dalam melaksanakan program yang berkaitan; dan
                                                                                                                                                                                                                  ii. Pelan tindakan.


                  O       b.   Berapakah program di bawah PIO yang telah                  0.30          Tiada            1 program          2 program         3 program           ≥ 4 program      5      0.30    Contoh-contoh program seperti dalam PIN:
                               dilaksanakan?                                                                              setahun            setahun           setahun              setahun                       i. Menggubal atau memperkemaskinikan pembentukan Kod Etika
                                                                                                                                                                                                                  ii. Kempen Kesedaran Jenayah Rasuah, Penyelewengan dan Salah Guna Kuasa;
                                                                                                                                                                                                                  iii. Usaha Pemantapan Integriti dan Nilai Murni;
                                                                                                                                                                                                                  iv. Program mempertingkatkan semangat ketaatan, kesetiaan, kekitaan dan semangat bekerja
                                                                                                                                                                                                                  dalam kumpulan; dan
                                                                                                                                                                                                                  v. Memantapkan saluran aduan dalaman dan saluran aduan awam.

                                                                                                                                                                                                                  Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                  i. Pelan tindakan/perancangan program integriti agensi; dan
                                                                                                                                                                                                                  ii. Bukti-bukti penganjuran program integriti seperti buku program, poster, edaran risalah,
                                                                                                                                                                                                                  gambar, keratan akhbar dan artikel agensi.

                                                                                                                                                                                                                  Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                  i. Program yang telah dilaksanakan.

                  O       c.   Adakah agensi memantau pelaksanaan PIO?                    0.20          Tiada          Ada mekanisme      Ada mekanisme     Ada mekanisme       Ada mekanisme      5      0.20    Pemantauan secara sistematik merujuk kepada pewujudan jawatankuasa pelaksana PIO yang
                                                                                                      mekanisme         tetapi belum            dan           dan dipantau             dan                        dipertanggungjawabkan untuk melaksana, memantau dan melaporkan kepada pengurusan
                                                                                                     pemantauan           dipantau          pemantauan            secara          pemantauan                      atasan mengenai tahap pelaksanaan PIO. Pemantauan secara berkala pula adalah mengikut
                                                                                                                                           secara ad hoc    sistematik tetapi         secara                      penetapan yang digariskan dalam PIO agensi.
                                                                                                                                                              tidak berkala      sistematik dan
                                                                                                                                                                                     berkala                      Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                  i. Minit mesyuarat;
                                                                                                                                                                                                                  ii. Jawatankuasa pemantauan PIO, terma rujukan; dan
                                                                                                                                                                                                                  iii. Laporan/slaid pembentangan.

                                                                                                                                                                                                                  Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                  i. Mekanisme pemantauan dan pelaporan; dan
                                                                                                                                                                                                                  ii. Kekerapan pemantauan dan pelaporan.




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Page 13   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       DRAF                             10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                              Waj aran                                     Skala Pemarkahan
               Kriteria                           Sub-Kriteria                                                                                                                                Skor   Markah                                             Penerangan
Sub Komponen                                                                             100.00          Tidak          Kurang
                                                                                                                                         Memuaskan            Baik           Cemerlang                                                                                                                        Penemuan Panel Penilai
                                                                                                     Memuaskan       Memuaskan
                  O       d.   Adakah agensi mengkaji semula pelaksanaan PIO?             0.20       Tiada kajian    Kajian telah       Kajian sedang     Kajian telah       Kajian telah      5      0.20    Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                        semula         dirancang         dilaksanakan     dilaksanakan      dilaksanakan                      i. Laporan kajian semula PIO;
                                                                                                                     tetapi belum                                           dan tindakan                      ii. Minit mesyuarat, slaid pembentangan; dan
                                                                                                                     dilaksanakan                                          susulan ke atas                    iii. Laporan tindakan susulan hasil kajian semula PIO.
                                                                                                                                                                             hasil kajian
                                                                                                                                                                            telah diambil                     Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                              i. Tarikh kajian semula PIO; dan
                                                                                                                                                                                                              iii. Tindakan susulan yang dilaksanakan hasil kajian semula PIO.

                               Usaha-usaha meningkatkan keutuhan tadbir urus                                                                                                                                  Ruj uk Arahan Y.A.B Perdana Menteri No.1 Tahun 2009: Gerakan Pemantapan Keutuhan
                                                                                                                                                                                                              Sistem Pengurusan Pentadbiran Keraj aan Malaysia: Penubuhan Jaw atankuasa Keutuhan
                                                                                                                                                                                                              Tadbir Urus.
                                                                                                                                                                                                              Arahan ini bertujuan memperkukuhkan lagi struktur sistem pengurusan pentadbiran Kerajaan
                                                                                                                                                                                                              Malaysia melalui penubuhan Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus (JKTU) di peringkat
                                                                                                                                                                                                              persekutuan dan negeri berteraskan 7 terma rujukan:
                                                                                                                                                                                                              i. Dasar dan Perundangan;
                                                                                                                                                                                                              ii. Sistem dan Prosedur Kerja;
                                                                                                                                                                                                              iii. Nilai-Nilai Murni dan Kod Etika;
                                                                                                                                                                                                              iv. Pengurusan Pelanggan;
                                                                                                                                                                                                              v. Kawalan Dalaman;
                                                                                                                                                                                                              vi. Tindakan Pengesanan, Punitif dan Pemulihan; dan
                                                                                                                                                                                                              vii. Pengiktirafan dan Penghargaan.

                 M        e.   Apakah kekerapan Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus         0.20          Tiada         1 mesyuarat      2 kali mesyuarat       3 kali       3 kali mesyuarat    5      0.20    Semua Pengerusi JKTU dan Ketua Jabatan dikehendaki mengadakan mesyuarat masing-
                               (JKTU) bersidang?                                                                                                            mesyuarat      mengikut jadual                    masing sekurang-kurangnya sekali dalam masa empat bulan dan perlu diadakan dalam bulan
                                                                                                                                                                           yang ditetapkan                    Januari, Mei dan September setiap tahun dan melaporkan status tindakan mereka kepada JKTU
                                                                                                                                                                                                              di peringkat yang lebih tinggi.

                                                                                                                                                                                                              Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                              i. Takwim mesyuarat JKTU; dan
                                                                                                                                                                                                              ii. Minit mesyuarat JKTU pada tahun penilaian

                                                                                                                                                                                                              Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                              i. Bilangan mesyuarat dan tarikh mesyuarat diadakan.

                 M        f.   Berapakah bilangan laporan JKTU yang dikemukakan           0.20          Tiada          1 laporan          2 laporan         3 laporan       3 laporan dan      5      0.20    Peringkat Kementerian, Jabatan dan Agensi Persekutuan
                               kepada SPRM/JKTU di peringkat lebih tinggi?                                                                                                 mengikut tarikh                    i. JKTU Jabatan atau Agensi Persekutuan di peringkat negeri dikehendaki mengemukakan
                                                                                                                                                                           yang ditetapkan                    laporan masing-masing kepada JKTU di peringkat Jabatan Persekutuan;
                                                                                                                                                                                                              ii. JKTU Jabatan Persekutuan dikehendaki mengemukakan laporan masing-masing kepada
                                                                                                                                                                                                              JKTU di peringkat kementerian; dan
                                                                                                                                                                                                              iii. JKTU Kementerian dikehendaki menyalurkan laporan jawatankuasa masing-masing setiap
                                                                                                                                                                                                              empat bulan sekali iaitu sebelum atau pada minggu kedua bulan Januari, Mei dan September
                                                                                                                                                                                                              kepada Penyelaras JKTU/ Urus Setia Bersama kepada Jawatankuasa Khas Mengenai Keutuhan
                                                                                                                                                                                                              Pengurusan Kerajaan (JKKMKPK).

                                                                                                                                                                                                              Peringkat Kerajaan Negeri
                                                                                                                                                                                                              i. JKTU Jabatan Negeri (JKTUJN) dikehendaki mengemukakan laporan dan maklum balas
                                                                                                                                                                                                              masing-masing kepada Jawatankuasa Kerja Kepada Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus Negeri
                                                                                                                                                                                                              (JKTUKN) sekurang-kurangnya dua minggu sebelum tarikh mesyuarat JKTUKN.
                                                                                                                                                                                                              ii. JKTUKN dikehendaki menyalurkan laporan jawatankuasa masing-masing setiap empat bulan
                                                                                                                                                                                                              sekali iaitu sebelum atau pada minggu kedua bulan Januari, Mei dan September kepada
                                                                                                                                                                                                              Penyelaras JKTU/Urus Setia Bersama kepada JKKMKPK

                                                                                                                                                                                                              Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                              i. Surat/emel yang disertakan bersama penghantaran laporan JKTU; dan
                                                                                                                                                                                                              ii. Laporan JKTU yang dihantar ke SPRM/JKTU peringkat yang lebih tinggi

                                                                                                                                                                                                              Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                              i. Bilangan dan tarikh Laporan JKTU yang dihantar ke SPRM/JKTU peringkat yang lebih tinggi

                 M        g.   Adakah Laporan    JKTU yang      dihantar kepada           0.20      Tidak mengikut      1-2 terma          3-4 terma         5-6 terma     7 terma rujukan     5      0.20    7 terma ruj ukan JKTU ialah:
                               SPRM/peringkat yang lebih tinggi meliputi 7 terma                     terma rujukan   rujukan sahaja     rujukan sahaja    rujukan sahaja                                      i. Dasar dan Perundangan
                               rujukan JKTU?                                                                                                                                                                  ii. Sistem dan Prosedur Kerja
                                                                                                                                                                                                              iii. Nilai-nilai Murni dan Kod Etika
                                                                                                                                                                                                              iv. Pengurusan Pelanggan
                                                                                                                                                                                                              v. Kawalan Dalaman
                                                                                                                                                                                                              vi. Tindakan Pengesanan, Punitif dan Pemulihan
                                                                                                                                                                                                              vii. Pengiktirafan dan Penghargaan

                                                                                                                                                                                                              Dokumen yang disediakan
                                                                                                                                                                                                              i. Laporan JKTU yang dihantar kepada SPRM/peringkat yang lebih tinggi.

                                                                                                                                                                                                              Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                              i. Terma rujukan dalam laporan JKTU yang dihantar kepada SPRM/peringkat yang lebih tinggi.

                               Pengurusan Audit Nilai
                 M        h.   Apakah peratus Nilai Komposit yang diperoleh dari Audit    0.40          < 40%        40% ≤ x < 60%      60% ≤ x < 80%     80% ≤ x < 90%        ≥ 90%           5      0.40    Sistem Pengurusan Audit Nilai (SPAN) dikendalikan oleh JPA dan agensi boleh mendapat
                               Nilai yang dijalankan?                                                                                                                                                         akses kepada sistem ini untuk tujuan pelaksanaan penilaian Audit Nilai terhadap warga agensi.

                                                                                                                                                                                                              Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                              i. Laporan Audit Nilai.

                                                                                                                                                                                                              Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                              i. Peratus nilai komposit yang diperoleh daripada Laporan Audit Nilai.




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       Page 14   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        DRAF                             10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                                  Waj aran                                Skala Pemarkahan
               Kriteria                            Sub-Kriteria                                                                                                                            Skor   Markah                                              Penerangan
Sub Komponen                                                                                 100.00       Tidak        Kurang
                                                                                                                                        Memuaskan            Baik          Cemerlang                                                                                                                           Penemuan Panel Penilai
                                                                                                        Memuaskan    Memuaskan
                               Pengurusan tatatertib                                                                                                                                                       Bagi agensi yang tidak mempunyai kes-kes tatatertib, penilaian tidak dibuat (tiada unsur penalti)
                  O       i.   Berapa    lamakah      tempoh      yang     diambil   bagi     0.30       > 6 bulan                     4 bulan < x ≤ 6                       4 bulan       5      0.30    Bagi kes-kes tatatertib biasa, tempoh 4 bulan adalah tempoh yang munasabah bagi
                               penyelesaian kes-kes tatatertib biasa?                                                                       bulan                                                          menyelesaikan kes. (sekiranya agensi tidak menetapkan tempoh khusus bagi menyelesaikan kes)

                                                                                                                                                                                                           Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                           i. Laporan kes-kes tatatertib di agensi.

                                                                                                                                                                                                           Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                           i. Senarai kes-kes tatatertib biasa di agensi; dan
                                                                                                                                                                                                           ii. Tempoh kes diselesaikan bermula dari prima facie diputuskan sehingga tarikh hukuman
                                                                                                                                                                                                           dijatuhkan.


                  O       j.   Apakah peratus penyelesaian kes-kes tatatertib biasa           0.30        > 10%      7% < x  10%       3% < x ≤ 7%       0% < x ≤ 3%         0%            5      0.30    Bergantung kepada penetapan khusus agensi bagi tempoh penyelesaian kes-kes tatatertib di
                               yang tertunggak pada tahun semasa?                                                                                                                                          agensi.

                                                                                                                                                                                                           Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                           i. Senarai kes-kes tatatertib di agensi (berserta tarikh pelaporan dan status); dan
                                                                                                                                                                                                           ii. Dokumen/surat/senarai semak pengurusan kes-kes tatatertib di agensi yang menunjukkan
                                                                                                                                                                                                           tempoh masa penyelesaian kes.

                                                                                                                                                                                                           Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                           i. Peratus kes-kes tatatertib yang masih tertunggak; dan
                                                                                                                                                                                                           ii. Sebab-sebab kes tatatertib tertunggak.

                               Pengisytiharan harta
                 M        k.   Apakah     peratus    warga        agensi    yang     telah    0.20       x < 60%     60% ≤ x < 70%     70% ≤ x < 80%     80% ≤ x < 90%       x ≥ 90%        5      0.20    Ruj uk Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 2002: Pemilikan dan Perisytiharan Harta oleh
                               mengisytiharkan harta?                                                                                                                                                      Pegaw ai Aw am.

                                                                                                                                                                                                           Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                           i. Laporan Kedudukan Perisytiharan Harta yang dihantar kepada JPA (Borang Lampiran H).

                                                                                                                                                                                                           Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                           i. Peratus warga agensi yang telah mengisytiharkan harta mengikut penetapan di dalam
                                                                                                                                                                                                           pekeliling berkenaan; dan
                                                                                                                                                                                                           ii. Semakan secara rawak terhadap Buku Perkhidmatan warga agensi.


               A3.6 Program Kaunseling                                                        0.90                                                                                          3      0.90
                  M      a. Adakah    agensi   mempunyai      mekanisme    untuk              0.20        Tiada                                                               Ada           5      0.20    Ruj uk Pekeliling Perkhidmatan Bil.1 Tahun 1999: Panduan Mew uj udkan Perkhidmatan
                            melaksanakan program kaunseling/rakan pembimbing?                                                                                                                              Kaunseling di Agensi Aw am
                                                                                                                                                                                                           Inisiatif menyediakan perkhidmatan kaunseling secara formal dan terancang perlu diambil oleh
                                                                                                                                                                                                           setiap Ketua Jabatan

                                                                                                                                                                                                           Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                           i. Senarai warga organisasi yang dilantik sebagai Pegawai Kaunseling bertauliah/rakan
                                                                                                                                                                                                           pembimbing; dan
                                                                                                                                                                                                           ii. Salinan surat pelantikan Pegawai Kaunseling/rakan pembimbing.

                                                                                                                                                                                                           Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                           i. Nama pegawai yang dilantik; dan
                                                                                                                                                                                                           ii. Butiran pelantikan Pegawai Kaunseling/rakan pembimbing.

                 M        b.   Berapakah aktiviti/program kaunseling yang dilaksanakan        0.30        Tiada        1 program         2 program         3 program        Melebihi 3      5      0.30    Ruj uk Pekeliling Perkhidmatan Bil.1 Tahun 1999: Panduan Mew uj udkan Perkhidmatan
                               di agensi?                                                                                                                                program beserta                   Kaunseling di Agensi Aw am
                                                                                                                                                                            pelaporan                      Bertanggungjawab melaporkan aktiviti kaunseling sekurang-kurangnya 6 bulan sekali kepada
                                                                                                                                                                                                           Bahagian Perkhidmatan Psikologi, JPA

                                                                                                                                                                                                           Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                           i. Laporan aktiviti kaunseling yang dihantar sekurang-kurangnya 6 bulan sekali kepada Bahagian
                                                                                                                                                                                                           Perkhidmatan Psikologi JPA/pihak yang berkenaan; dan
                                                                                                                                                                                                           ii. Senarai aktiviti/program kaunseling yang telah dilaksanakan

                                                                                                                                                                                                           Contoh program kaunseling:
                                                                                                                                                                                                           - ceramah/syarahan;
                                                                                                                                                                                                           - bengkel;
                                                                                                                                                                                                           - sesi kaunseling yang diadakan;
                                                                                                                                                                                                           - seminar; dan
                                                                                                                                                                                                           - ujian psikologi (contoh: seperti Myers-Briggs Type Indicator (MBTI)).

                                                                                                                                                                                                           Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                           i. Senarai aktiviti kaunseling yang diadakan;
                                                                                                                                                                                                           ii. Maklumat mengenai pegawai-pegawai yang memerlukan perkhidmatan kaunseling;
                                                                                                                                                                                                           iii. Laporan pelaksanaan aktiviti kepada Bahagian Perkhidmatan Psikologi JPA/pihak yang
                                                                                                                                                                                                           berkenaan;
                                                                                                                                                                                                           iv. Rekod mengenai sesi kaunseling yang diadakan (dengan persetujuan kaunselor/rakan
                                                                                                                                                                                                           pembimbing); dan
                                                                                                                                                                                                           v. Kehadiran pegawai berkenaan dalam program yang diadakan (ceramah, seminar, bengkel).




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Page 15   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              DRAF                             10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                               Waj aran                               Skala Pemarkahan
                Kriteria                           Sub-Kriteria                                                                                                                       Skor   Markah                                              Penerangan
Sub Komponen                                                                              100.00       Tidak       Kurang
                                                                                                                                    Memuaskan           Baik          Cemerlang                                                                                                                      Penemuan Panel Penilai
                                                                                                     Memuaskan   Memuaskan
                   M       c.   Adakah aplikasi psikologi atau aplikasi psikometriks       0.40        Tiada                        Sebahagian                       Semua aspek       5      0.40    Ruj uk Pekeliling Perkhidmatan Bil 18 Tahun 2005-Panduan Aplikasi Psikologi Dalam
                                digunakan dalam Pengurusan Sumber Manusia?                                                             aspek                          pengurusan                      Pengurusan Sumber Manusia Sektor Aw am
                                                                                                                                    pengurusan                          sumber                        Aspek-aspek sumber manusia seperti pengambilan, penempatan, pengurusan prestasi dan
                                                                                                                                  sumber manusia                       manusia                        kompetensi, pembangunan, pencegahan, kaunseling, pemulihan serta prapersaraan.

                                                                                                                                                                                                      Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                      i. Maklumat dan hasil aplikasi psikologi terhadap aspek pengurusan sumber manusia berkenaan.

                                                                                                                                                                                                      Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                      i. Aspek pengurusan sumber manusia; dan
                                                                                                                                                                                                      ii. Aplikasi psikologi/psikometriks yang digunakan.

                A3.7 Maklumat Sumber Manusia                                               0.80                                                                                        2      0.80
                   M     a. Apakah tahap pengemaskinian maklumat dalam Buku                0.40       x < 60%    60% ≤ x < 70%     70% ≤ x < 80%    80% ≤ x < 90%       x ≥ 90%        5      0.40    Ruj uk Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 15 Tahun 2008: Panduan Pengurusan Buku
                            Perkhidmatan warga agensi?                                                                                                                                                Perkhidmatan
                                                                                                                                                                                                      Buku Perkhidmatan seseorang pegawai merekodkan maklumat peribadi dan perkhidmatan
                                                                                                                                                                                                      pegawai tersebut mulai tarikh dilantik sehingga perkhidmatannya berakhir, maka ia perlu
                                                                                                                                                                                                      diuruskan dengan baik, teratur dan sentiasa dikemas kini.

                                                                                                                                                                                                      Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                      i. Senarai nama pegawai agensi;
                                                                                                                                                                                                      ii. Buku Perkhidmatan (dipilih secara rawak; sampel untuk penyemakan buku rekod perkhidmatan
                                                                                                                                                                                                      ialah sebanyak 10%/minimum 30 sampel daripada jumlah anggota agensi); dan
                                                                                                                                                                                                      iii. Fail peribadi pegawai yang dikenal pasti dalam sampel berkenaan.

                                                                                                                                                                                                      Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                      i. Perbandingan rekod-rekod penting dalam fail peribadi pegawai dan Buku Perkhidmatan
                                                                                                                                                                                                      pegawai.
                                                                                                                                                                                                      ii. Tarikh akhir Buku Perkhidmatan pegawai dikemaskini.

                   M       b.   Berapakah peratus maklumat sumber manusia dikemas          0.40       x < 60%    60% ≤ x < 70%     70% ≤ x < 80%    80% ≤ x < 90%       x ≥ 90%        5      0.40    Ruj uk:
                                kini dalam HRMIS?                                                                                                                                                     i. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 10 Tahun 2007: Pelaksanaan Modul Pengurusan Rekod
                                                                                                                                                                                                      Peribadi Aplikasi HRMIS; dan
                                                                                                                                                                                                      ii. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 12 Tahun 2005: Pelaksanaan HRMIS.

                                                                                                                                                                                                      Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                      i. Laporan daripada JPA mengenai penggunaan modul HRMIS di peringkat agensi; dan
                                                                                                                                                                                                      ii. Laporan daripada JPA mengenai tahap pengemaskinian maklumat dalam modul-modul
                                                                                                                                                                                                      berkenaan.

                                                                                                                                                                                                      Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                      i. Modul HRMIS yang telah dilaksanakan dan dikemaskini di peringkat agensi; dan
                                                                                                                                                                                                      ii. Pencapaian agensi dalam mengemaskini maklumat yang diperlukan.

A4 Pengurusan Proj ek Pembangunan                                                          5.00                                                                                        26     5.00    Kriteria ini terpakai untuk semua PSUK kecuali Kelantan, Selangor, Kedah dan Pulau Pinang
                                                                                                                                                                                                      (Sumber: ICU)
                A4.1 Perancangan Proj ek Pembangunan                                       3.00                                                                                        14     3.00
                   M     a. Adakah mekanisme dan sistem perancangan yang                   0.20        Tiada                          Hanya                          Jawatankuasa       5     0.20    Ruj uk Arahan No. 1, 2010 - Maj lis Tindakan Negara
                             diwujudkan     bagi     merancang projek-projek                         mekanisme                     Jawatankuasa                     selain daripada                   JTPK adalah badan di peringkat kementerian yang bertanggungjawab memastikan keputusan
                             pembangunan?                                                                                            Tindakan                        Jawatankuasa                     MTN dan JKTN dilaksanakan. JTPK juga perlu menangani isu/masalah dasar dan strategi
                                                                                                                                   Pembangunan                         Tindakan                       pelaksanaan program/projek pembangunan di bawah Wawasan 2020 bagi kementerian masing-
                                                                                                                                                                     Pembangunan                      masing.
                                                                                                                                                                                                      Jawatankuasa hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya sebulan sekali.

                                                                                                                                                                                                      Ruj uk Arahan No. 1, 2010 - Panduan Umum, Mesyuarat Maj lis/Jaw atankuasa, Para 8
                                                                                                                                                                                                      Jawatankuasa teknikal/khas boleh ditubuhkan oleh Pengerusi di bawah Arahan No. 1 bagi
                                                                                                                                                                                                      menyelesaikan sesuatu isu.

                                                                                                                                                                                                      Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                      i. Dokumen penubuhan jawatankuasa/struktur untuk merancang projek pembangunan di agensi
                                                                                                                                                                                                      (selain Jawatankuasa Tindakan Pembangunan); dan
                                                                                                                                                                                                      ii. Minit Mesyuarat yang berkaitan

                                                                                                                                                                                                      Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                      i. Struktur jawatankuasa yang merancang projek-projek pembangunan di agensi; dan
                                                                                                                                                                                                      ii. Pelaksanaan jawatankuasa berkenaan.


                   M       b.   Berapakah peratus project brief (ringkasan projek) yang    0.20       x < 70%    70% ≤ x < 80%     80% ≤ x < 90%      90% ≤ x <        x=100%          5      0.20    Ruj uk:
                                disediakan bagi pelaksanaan projek pembangunan?                                                                         100%                                          i. Pekeliling Kemaj uan Pentadbiran Aw am Bil. 2 Tahun 1992: Garis Panduan Perancangan
                                                                                                                                                                                                      dan Penyediaan Proj ek Pembangunan; dan
                                                                                                                                                                                                      ii. Pekeliling UPE JPM Bil. 1/2009 : Garis Panduan Perancangan Dan Penyediaan Program
                                                                                                                                                                                                      Dan Proj ek Pembangunan.
                                                                                                                                                                                                      Ringkasan projek adalah laporan ringkas yang mengandungi penjelasan ringkas mengenai
                                                                                                                                                                                                      elemen-elemen projek, penilaian projek, dan penilaian awal mengenai kos dan faedah projek.

                                                                                                                                                                                                      Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                      i. Project Brief yang disediakan oleh agensi pemilik (bukan agensi pelaksana).

                                                                                                                                                                                                      Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                      i. Peratus project brief yang telah disediakan agensi pemilik.




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Page 16   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        DRAF                             10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                            Waj aran                               Skala Pemarkahan
               Kriteria                           Sub-Kriteria                                                                                                                  Skor   Markah                                             Penerangan
Sub Komponen                                                                           100.00       Tidak        Kurang
                                                                                                                                 Memuaskan           Baik        Cemerlang                                                                                                                     Penemuan Panel Penilai
                                                                                                  Memuaskan    Memuaskan
                 M        c.   Berapakah peratus projek yang mempunyai penjadualan      0.20       x < 60%    60% ≤ x < 70%     70% ≤ x < 80%    80% ≤ x < 90%     x ≥ 90%       5      0.20    Peratusan projek yang mempunyai penjadualan aktiviti di dalam SPP II menggambarkan
                               aktiviti?                                                                                                                                                        perancangan dan kesediaan pelaksanaan projek.

                                                                                                                                                                                                Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                i. Laporan Prestasi Pengemaskinian SPP II - Maklumat Aktiviti (disediakan oleh ICU JPM)

                                                                                                                                                                                                Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                i. Peratus projek yang dikemaskini maklumat aktiviti di dalam SPP II.

                  O       d.   Adakah alat-alat lain yang digunakan untuk memantau      0.20        Tiada                                                           Ada          5      0.20    Sebagai salah satu Best Practices dalam pengurusan projek, agensi boleh mengambil inisiatif
                               pelaksanaan projek selain daripada aplikasi SPP II?                                                                                                              untuk menggunakan alat-alat lain selain aplikasi SPP II bagi memantau pelaksanaan projek.

                                                                                                                                                                                                Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                i. Salinan-salinan laporan pemantauan yang menggunakan aplikasi seperti:
                                                                                                                                                                                                - Program Evaluation and Review Technique (PERT);
                                                                                                                                                                                                - Carta GANTT;
                                                                                                                                                                                                - Earned Value Analysis (EVA);
                                                                                                                                                                                                - Carta Aliran Kerja; dan
                                                                                                                                                                                                - Senarai Semak

                                                                                                                                                                                                Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                i. Aplikasi lain yang digunakan selain daripada SPP II untuk pemantauan projek seperti:
                                                                                                                                                                                                - Program Evaluation and Review Technique (PERT);
                                                                                                                                                                                                - Carta GANTT;
                                                                                                                                                                                                - Earned Value Analysis (EVA);
                                                                                                                                                                                                - Carta Aliran Kerja; dan
                                                                                                                                                                                                - Senarai Semak


                               Komunikasi berkesan melalui laporan kemajuan antara                                                                                                              Komunikasi berkesan perlu diamalkan di antara agensi pelaksana dengan agensi bagi
                               agensi pelaksana dengan agensi pemilik.                                                                                                                          memastikan penyampaian projek-projek pembangunan (delivery of projects ) menepati
                                                                                                                                                                                                perancangan.

                  O       e.   Adakah laporan kemajuan bulanan dikemukakan oleh         0.20        Tiada                           Ada                            Ada dan       5      0.20    Dokumen yang perlu disediakan
                               juruperunding/agensi pelaksana kepada agensi?                                                                                      disediakan                    i. Laporan Kemajuan Bulanan yang disediakan oleh juruperunding.
                                                                                                                                                                 setiap bulan
                                                                                                                                                                                                Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                i. Laporan Kemajuan disediakan setiap bulan oleh juruperunding.

                  O       f.   Berapakah peratus mesyuarat yang telah diadakan          0.20       x < 60%    60% ≤ x < 70%     70% ≤ x < 80%    80% ≤ x < 90%     x ≥ 90%       5      0.20    Dokumen yang perlu disediakan
                               berbanding jumlah mesyuarat yang dirancang?                                                                                                                      i. Takwim mesyuarat; dan
                                                                                                                                                                                                ii. Minit mesyuarat.

                                                                                                                                                                                                Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                i. Kekerapan mesyuarat dilaksanakan seperti yang dirancang.


                 M        g.   Adakah KSU/TKSU membuat lawatan tapak projek pada        0.30        Tidak                                                            Ya          5      0.30    Ruj uk Minit Mesyuarat Jemaah Menteri pada 25 Mac 2011
                               setiap bulan (Lawatan Turun Padang)?                                                                                                                             Supaya diteruskan di bawah RMKe-10, aktiviti turun padang oleh Ahli-Ahli Jemaah Menteri
                                                                                                                                                                                                untuk melawat sekurang-kurangnya satu projek bermasalah setiap bulan. Ketua-ketua setiausaha
                                                                                                                                                                                                kementerian pula hendaklah turut turun padang melawat sekurang-kurangnya 3 projek
                                                                                                                                                                                                bermasalah pada setiap bulan. Lawatan-lawatan ini akan mendorong pihak-pihak yang terlibat
                                                                                                                                                                                                dengan pelaksanaan projek supaya memberi perhatian yang lebih serius kepada
                                                                                                                                                                                                pelaksanaannya.

                                                                                                                                                                                                Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                i. Laporan Lawatan KSU Kementerian.

                                                                                                                                                                                                Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                i. Bilangan projek di bawah kementerian/agensi yang dibuat lawatan tapak oleh KSU/TKSU
                                                                                                                                                                                                setiap bulan berbanding KPI yang ditetapkan.
                               Variation Order, Extension of Time    dan Liquidated                                                                                                             Ruj uk Pekeliling Perbendaharaan yang berkaitan pelaksanaan V.O.,EOT dan LAD.
                               Ascertained Damages                                                                                                                                              Kriteria ini tertakluk kepada kementerian dan agensi pusat yang berkenaan sahaja.

                 M        h.   Berapakah peratus projek yang melibatkan Variation       0.20        > 80%     60% < x ≤ 80%     40% < x ≤ 60%    20% < x ≤ 40%     ≤ 20%         5      0.20    Dokumen yang perlu disediakan
                               Order (V.O)?                                                                                                                                                     i. Salinan senarai projek yang mempunyai V.O. dan sebab V.O.

                                                                                                                                                                                                Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                i. Bilangan/peratus projek yang mempunyai V.O. dan sebab V.O.

                 M        i.   Berapakah peratus projek yang melibatkan Extension of    0.20        > 80%     60% < x ≤ 80%     40% < x ≤ 60%    20% < x ≤ 40%     ≤ 20%         5      0.20    Dokumen yang perlu disediakan
                               Time (EOT)?                                                                                                                                                      i. Salinan senarai projek yang mempunyai EOT dan sebab kelulusan EOT.

                                                                                                                                                                                                Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                i. Bilangan/peratus projek yang mempunyai EOT dan sebab sebab kelulusan EOT.

                 M        j.   Berapakah peratus projek yang melibatkan Liquidated      0.20        > 80%     60% < x ≤ 80%     40% < x ≤ 60%    20% < x ≤ 40%     ≤ 20%         5      0.20    Dokumen yang perlu disediakan
                               Ascertained Damages (LAD)?                                                                                                                                       i. Salinan senarai projek yang dikenakan LAD.

                                                                                                                                                                                                Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                i. Bilangan/peratus projek yang dikenakan LAD.

                               Penilaian keberkesanan projek-projek pembangunan




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Page 17   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    DRAF                             10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                             Waj aran                               Skala Pemarkahan
               Kriteria                           Sub-Kriteria                                                                                                               Skor   Markah                                            Penerangan
Sub Komponen                                                                            100.00       Tidak        Kurang
                                                                                                                                  Memuaskan           Baik       Cemerlang                                                                                                                 Penemuan Panel Penilai
                                                                                                   Memuaskan    Memuaskan
                 M        k.   Adakah pengenalpastian projek-projek pembangunan          0.20        Tidak                                                          Ya        5      0.20    Ruj uk Arahan No. 1 2010 Maj lis Tindakan Negara - Panduan Umum, Agenda Mesyuarat, Para
                               untuk dinilai keberkesanannya dilaksanakan berdasarkan                                                                                                        3(i)
                               ketetapan pekeliling berkaitan?                                                                                                                               Pembentangan laporan/kertas kerja berkenaan prestasi dan penilaian outcome program/projek
                                                                                                                                                                                             berkenaan.
                                                                                                                                                                                             Ruj uk Surat Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun 2005 - Garis Panduan Penilaian Program
                                                                                                                                                                                             Pembangunan
                                                                                                                                                                                             Mesyuarat Jemaah Menteri pada 16 Mac 2005 menetapkan supaya kementerian/jabatan/agensi
                                                                                                                                                                                             dan pentadbiran negeri melaksanakan penilaian outcome program pembangunan. Pemilihan
                                                                                                                                                                                             program pembangunan yang akan dikaji adalah berdasarkan kriteria-kriteria berikut:
                                                                                                                                                                                             1. Mempunyai kepentingan nasional
                                                                                                                                                                                             2. Menjadi keutamaan kementerian
                                                                                                                                                                                             3. Memberi kesan kepada kumpulan sasar dalam jumlah yang besar.
                                                                                                                                                                                             4. Melibatkan kos yang tinggi.
                                                                                                                                                                                             5. Memberi kesan berganda. Senaraikan projek-projek yang telah dikenal pasti.

                                                                                                                                                                                             * Kriteria ini mengambil kira pelaksanaan penilaian outcome oleh agensi dan dibentangkan di
                                                                                                                                                                                             mesyuarat dalaman dan/atau kepada Jawatankuasa Kerja Penilaian Outcome (JKPO) , ICU
                                                                                                                                                                                             JPM.

                                                                                                                                                                                             Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                             i. Laporan/slaid pembentangan penilaian outcome oleh agensi.

                                                                                                                                                                                             Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                             i. Hasil penilaian yang disediakan dan dibentangkan; dan
                                                                                                                                                                                             iii. Pemilihan projek yang dilaksanakan penilaian outcome menepati ciri-ciri dalam Garis
                                                                                                                                                                                             Panduan Penilaian Program Pembangunan.

                 M        l.   Berapakah peratus pencapaian penilaian        outcome     0.30       x < 60%    60% ≤ x < 70%     70% ≤ x < 80%    80% ≤ x <90%    x ≥ 90%     5      0.30    Ruj uk Surat Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun 2005 - Garis Panduan Penilaian Program
                               terhadap projek yang dikenal pasti?                                                                                                                           Pembangunan - Mesyuarat Jemaah Menteri pada 16 Mac 2005 menetapkan supaya
                                                                                                                                                                                             kementerian/jabatan/agensi dan pentadbiran negeri melaksanakan penilaian outcome program
                                                                                                                                                                                             pembangunan.

                                                                                                                                                                                             Bagi menilai pencapaian outcome yang dilaksanakan oleh kementerian/jabatan/agensi, hasil
                                                                                                                                                                                             penilaian outcome bagi program/projek terpilih perlu dibentangkan kepada Jawatankuasa Kerja
                                                                                                                                                                                             Penilaian Outcome (JKPO). Berdasarkan penilaian JKPO, pencapaian outcome minimum bagi
                                                                                                                                                                                             sesebuah kementerian/jabatan/agensi hendaklah tidak kurang daripada 70% bagi menepati KPI
                                                                                                                                                                                             KSU.

                                                                                                                                                                                             Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                             i. Laporan Analisa Pencapaian Outcome Program/Projek Kementerian (disediakan oleh ICU
                                                                                                                                                                                             JPM)

                                                                                                                                                                                             Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                             i. Peratus Pencapaian Outcome Program/Projek Kementerian.

                 M        m    Adakah hasil penilaian dibentangkan di mesyuarat-         0.20        Tiada                                                         Ada        5      0.20    Hasil-hasil penilaian dibentangkan dalam mesyuarat-mesyuarat utama agensi seperti JTPK
                          .    mesyuarat utama agensi?
                                                                                                                                                                                             Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                             i. Salinan minit-minit mesyuarat yang berkaitan.

                                                                                                                                                                                             Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                             i. Kandungan minit mesyuarat yang menunjukkan hasil penilaian dibincangkan.

                 M        n.   Adakah hasil penilaian digunakan dalam perancangan        0.20        Tiada                                                         Ada        5      0.20    Dokumen yang perlu disediakan
                               Rolling Plan RMKe-10?                                                                                                                                         i. Salinan minit mesyuarat yang berkaitan; dan
                                                                                                                                                                                             ii. Dokumen berkaitan perancangan Rolling Plan RMKe-10.

                                                                                                                                                                                             Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                             i. Senarai aspek-aspek penambahbaikan hasil penilaian projek dikenal pasti bagi tujuan
                                                                                                                                                                                             perancangan projek seterusnya.

               A4.2 Pemantauan Proj ek Pembangunan                                       0.80                                                                                 4      0.80
                  M     a. Adakah mekanisme seperti Mesyuarat Jawatankuasa               0.10        Tidak                                                          Ya        5      0.10    Ruj uk Arahan No.1, 2010: Maj lis Tindakan Negara
                           Tindakan      Pembangunan       Kementerian      dan                                                                                                              Arahan ini bertujuan mewujudkan Majlis Tindakan Negara (MTN) bagi menggantikan Majlis
                           Jawatankuasa Penyelamat Projek Sakit diwujudkan untuk                                                                                                             Pembangunan Negara (MPN) sebagai jentera penyelarasan, pengawasan dan pengesanan
                           menyelaras pelaksanaan projek?                                                                                                                                    pelaksanaan dasar dan program/projek Kerajaan untuk merealisasikan Dasar Wawasan Negara
                                                                                                                                                                                             (DWN) serta mencapai matlamat Wawasan 2020.

                                                                                                                                                                                             Ruj uk Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 2009: Peraturan Pelantikan Kontraktor
                                                                                                                                                                                             Penyiap Bagi Proj ek Sakit

                                                                                                                                                                                             Dokumen yang disediakan
                                                                                                                                                                                             i. Minit-minit mesyuarat Jawatankuasa Tindakan Pembangunan Kementerian, Jawatankuasa
                                                                                                                                                                                             Penyelamat Projek Sakit atau mesyuarat lain.

                                                                                                                                                                                             Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                             i. Tarikh mesyuarat.

                 M        b.   Adakah takwim Mesyuarat Jawatankuasa Tindakan             0.10        Tidak                                                          Ya        5      0.10    Dokumen yang perlu disediakan
                               Pembangunan Kementerian disediakan sebelum Januari                                                                                                            i. Takwim mesyuarat (surat/emel/memo).
                               setiap tahun dan diedarkan kepada semua ahli
                               mesyuarat?                                                                                                                                                    Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                             i. Takwim dan tarikh takwim diedarkan.




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Page 18   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        DRAF                             10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                                     Waj aran                                     Skala Pemarkahan
                  Kriteria                            Sub-Kriteria                                                                                                                               Skor   Markah                                                Penerangan
Sub Komponen                                                                                    100.00          Tidak           Kurang
                                                                                                                                                Memuaskan           Baik         Cemerlang                                                                                                                     Penemuan Panel Penilai
                                                                                                             Memuaskan        Memuaskan
                     M       c.   Berapakah bilangan Mesyuarat Jawatankuasa Tindakan             0.30      Tiada Mesyuarat                          Tidak                        Dilaksanakan     5      0.30    Ruj uk Arahan No.1: Maj lis Tindakan Negara
                                  Pembangunan Kementerian yang diadakan dalam                                                                   dilaksanakan                    sebulan sekali                   Jawatankuasa hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya sebulan sekali.
                                  setahun?                                                                                                     secara bulanan                     atau lebih
                                                                                                                                                                                                                 Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                 i. Minit-minit mesyuarat bagi tahun lepas perlu dikemukakan untuk semakan.

                                                                                                                                                                                                                 Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                 i. Bilangan dan tarikh mesyuarat.

                     M       d.   Berapakah peratus projek sakit yang tiada aktiviti di tapak    0.30          x ≥ 80%       60% ≤ x < 80%     40% ≤ x < 60%    20% ≤ x < 40%      x < 20%        5      0.30    Projek sakit didefinisikan sebagai projek yang mana kemajuan pelaksanaannya telah mengalami
                                  dalam tempoh 2 bulan atau lewat pelaksanaan sebanyak                                                                                                                           kelewatan melebihi dua (2) bulan atau 20% daripada tarikh atau jadual yang ditetapkan
                                  20%?                                                                                                                                                                           mengikut mana yang terdahulu dan kontraktor tidak berupaya memperbaiki prestasinya.

                                                                                                                                                                                                                 Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                 i. Minit mesyuarat dan laporan yang berkaitan

                                                                                                                                                                                                                 Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                 i. Senarai projek sakit yang diselesaikan.

                  A4.3 Penggunaan Sistem Pemantauan Proj ek                                      1.20                                                                                             8      1.20
                     M       a.   Adakah maklumat SPPII digunakan secara langsung                0.10          Tidak                                                                 Ya           5      0.10    Dokumen yang perlu disediakan
                                  dalam mesyuarat pemantauan projek?                                                                                                                                             i. Minit mesyuarat; dan
                                                                                                                                                                                                                 ii. Kertas pembentangan.

                                                                                                                                                                                                                 Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                 i. Penggunaan maklumat SPP II yang dikemas kini dalam mesyuarat.

                     M       b.   Berapakah peratus projek yang dilaksanakan mengikut            0.30         x < 60%        60% ≤ x < 70%     70% ≤ x < 80%    80% ≤ x < 90%      x ≥ 90%        5      0.30    Dokumen yang disediakan
                                  jadual (ikut jadual/dahulu jadual/siap sepenuhnya)?                                                                                                                            i. Laporan penggunaan SPP II.

                                                                                                                                                                                                                 Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                 i. Peratus projek yang dilaksanakan mengikut jadual.

                     M       c.   Berapakah      peratus     pengemaskinian       maklumat       0.10         x < 60%        60% ≤ x < 70%     70% ≤ x < 80%    80% ≤ x < 90%      x ≥ 90%        5      0.10    Dokumen yang perlu disediakan
                                  kewangan?                                                                                                                                                                      i. Laporan penggunaan SPP II.

                                                                                                                                                                                                                 Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                 i. Peratus pengemaskinian maklumat kewangan.

                     M       d.   Berapakah peratus pengemaskinian maklumat aktiviti?            0.10         x < 60%        60% ≤ x < 70%     70% ≤ x < 80%    80% ≤ x < 90%      x ≥ 90%        5      0.10    Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                 i. Laporan penggunaan SPP II.

                                                                                                                                                                                                                 Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                 i. Peratus pengemaskinian maklumat aktiviti.

                     M       e.   Berapakah peratus pengemaskinian maklumat am?                  0.10         x < 60%        60% ≤ x < 70%     70% ≤ x < 80%    80% ≤ x < 90%      x ≥ 90%        5      0.10    Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                 i. Laporan penggunaan SPP II.

                                                                                                                                                                                                                 Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                 i. Peratus pengemaskinian maklumat am.

                             f.   Berapakah peratus pengemaskinian maklumat Modul                0.20         x < 60%        60% ≤ x < 70%     70% ≤ x < 80%    80% ≤ x < 90%      x ≥ 90%        5      0.20    Dokumen yang perlu disediakan
                                  Penilaian Outcome ?                                                                                                                                                            i. Laporan penggunaan SPP II.
                     M
                                                                                                                                                                                                                 Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                 i. Peratus pengemaskinian maklumat Modul Penilaian Outcome.

                     M       g.   Berapakah peratus kekerapan login ID untuk mengemas            0.20         x < 60%        60% ≤ x < 70%     70% ≤ x < 80%    80% ≤ x < 90%      x ≥ 90%        5      0.20    Dokumen yang perlu disediakan
                                  kini maklumat?                                                                                                                                                                 i. Laporan kekerapan login ID.

                                                                                                                                                                                                                 Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                 i. Peratus kekerapan log-n ID berdasarkan laporan ICU.

                     O       h.   Berapakah peratus kakitangan yang telah menghadiri             0.10         x < 60%        60% ≤ x < 70%     70% ≤ x < 80%     80 ≤ x < 100       100%          5      0.10    Dokumen yang perlu disediakan
                                  latihan yang berkaitan dengan penggunaan SPPII?                                                                                                                                i. Senarai pegawai yang menggunakan SPPII; dan
                                                                                                                                                                                                                 ii. Salinan sijil kehadiran kursus.

                                                                                                                                                                                                                 Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                 i. Bilangan pegawai yang telah menghadiri kursus.

A5 Pengurusan ICT                                                                                10.00                                                                                            82    10.00    Penilaian adalah berdasarkan Penilaian Inspektorat oleh Bahagian Pematuhan ICT, MAMPU.
                 A5.1 Tadbir Urus ICT                                                             2.44                                                                                            20     2.44
                  5.1.1        Pelan Strategik ICT (ISP)                                                                                                                                                         Ruj uk The Malaysian Public Sector ICT Strategic Plan (21 Ogos 2003) dan Pelan Strategik
                                                                                                                                                                                                                 ICT Sektor Aw am 7 Ogos 2011
                             a.   Adakah agensi telah menyediakan ISP dan masih                  0.12          Tiada                            Sebahagian                       Menyeluruh       5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                                  berkuatkuasa?                                                                                                                                                                  (a) Salinan ISP Agensi & Tempoh ISP.




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Page 19   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                           DRAF                             10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                              Waj aran                           Skala Pemarkahan
               Kriteria                          Sub-Kriteria                                                                                                      Skor   Markah                                             Penerangan
Sub Komponen                                                                             100.00       Tidak       Kurang
                                                                                                                               Memuaskan       Baik   Cemerlang                                                                                                                   Penemuan Panel Penilai
                                                                                                    Memuaskan   Memuaskan
                          b.   Adakah projek-projek utama ICT dilaksanakan mengikut       0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Projek Utama ICT adalah projek ICT yang mempunyai kos melebihi RM 500,000. Bagi agensi
                               perancangan ISP agensi?                                                                                                                             yang tidak mempunyai projek ICT melebihi RM 500,000, projek ICT yang dianggap utama pada
                                                                                                                                                                                   tahun semasa boleh diambil kira.

                                                                                                                                                                                   Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                   (a) Lengkapkan jadual seperti di Lampiran 1.
                                                                                                                                                                                   (b) Salinan minit mesyuarat/dokumen berkaitan yang membuktikan tahap pelaksanaan projek
                                                                                                                                                                                   ISP (mengikut tahun semasa) dan perubahan di dalam modul/projek ICT yang telah dirancang
                                                                                                                                                                                   (sekiranya ada).

                          c.   Adakah ISP agensi menyokong ISP Sektor Awam?               0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Merujuk kepada 7 strategic responses ISP Sektor Awam yang terkandung dalam The Malaysian
                                                                                                                                                                                   Public Sector ICT Strategic Plan (August 2003).

                                                                                                                                                                                   Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                   (a) Lengkapkan jadual seperti di Lampiran 2.

                          d.   Adakah Kajian Semula ISP agensi telah diadakan?            0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Kajian semula ISP hendaklah diadakan sekurang-kurangya pada pertengahan penggal ISP
                                                                                                                                                                                   tersebut.

                                                                                                                                                                                   Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                   (a) Salinan Laporan Kajian Semula ISP.
                                                                                                                                                                                   (b) Salinan draf ISP yang telah dikaji semula.

                5.1.2          Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) / Setara                                                                                                           Meruj uk kepada Surat Pekeliling Am: Bil. 1/2009 - Garis Panduan Mengenai Tatacara
                                                                                                                                                                                   Memohon Kelulusan Teknikal Proj ek ICT Agensi Keraj aan [30 Apr 2009]

                          e. Adakah Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) agensi               0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12     Agensi bertanggungjawab memastikan penubuhan Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) di
                             atau setara dengannya diwujudkan?                                                                                                                     semua peringkat pentadbiran iaitu Kementerian, Jabatan Persekutuan, Badan Berkanun
                                                                                                                                                                                   Persekutuan, Pejabat Setiausaha Kerajaan (SUK) Negeri, Jabatan Negeri, Badan Berkanun
                                                                                                                                                                                   Negeri dan Pihak Berkuasa Tempatan;

                                                                                                                                                                                   Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                   (a) Salinan minit mesyuarat JPICT / Setara.

                          f.   Adakah keselamatan ICT dijadikan agenda tetap dalam        0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Antara bidang tugas JPICT termasuklah merancang dan             menentukan langkah-langkah
                               perbincangan jawatankuasa ini?                                                                                                                      keselamatan ICT.

                                                                                                                                                                                   Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                   (a) Salinan beberapa minit mesyuarat JPICT / Setara.

                          g.   Adakah jawatankuasa ini melulus dan memantau               0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Soalan yang lebih tertumpu kepada peranan JPICT di agensi tersebut. Ini adalah kerana antara
                               kesemua projek ICT yang dilaksanakan di agensi?                                                                                                     TOR JPICT adalah:
                                                                                                                                                                                   - Merancang dan menyelaras pelaksanaan program/projek-projek ICT agensi.
                                                                                                                                                                                   - Mengikuti dan memantau perkembangan program ICT agensi serta memahami keperluan,
                                                                                                                                                                                   masalah dan isu-isu yang dihadapi dalam pelaksanaan ICT;
                                                                                                                                                                                   Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                   (a) Lengkapkan jadual seperti di Lampiran 3.
                                                                                                                                                                                   (b) Salinan minit mesyuarat JPICT / Setara berkaitan.

                5.1.3          Struktur, Peranan dan Tanggungjawab Organisasi ICT                                                                                                  Meruj uk kepada Surat Arahan KSN: Surat Penamaan Ketua Pegaw ai Maklumat Sektor
                                                                                                                                                                                   Aw am [22 Mac 2000]
                                                                                                                                                                                   dan Pekeliling Am: Bil. 3/2000 - Rangka Dasar Keselamatan ICT Keraj aan [1 Okt 2000]

                          h.   Adakah Ketua Pegawai Maklumat (CIO) telah dilantik di      0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    CIO agensi hendaklah dari kalangan pengurusan atasan Gred 54 dan ke atas.
                               kalangan pegawai pengurusan tertinggi agensi?
                                                                                                                                                                                   Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                   (a) Salinan surat pelantikan CIO.

                          i.   Adakah CIO     yang   dilantik   dimaklumkan     kepada    0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                               MAMPU?                                                                                                                                              (a) Salinan surat/memo/e-mel makluman CIO kepada MAMPU.

                          j.   Adakah Pegawai     Keselamatan     Maklumat    (ICTSO)     0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                               dilantik?                                                                                                                                           (a) Salinan surat pelantikan ICTSO.

                          k.   Adakah ICTSO     yang dilantik dimaklumkan kepada          0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                               MAMPU?                                                                                                                                              (a) Salinan surat/memo/e-mel makluman ICTSO kepada MAMPU.

                5.1.4          Pematuhan Dasar / Arahan Agensi                                                                                                                     Meruj uk kepada Garis Panduan: Arahan Teknologi Maklumat dan Akta Aktiv iti Keraj aan
                                                                                                                                                                                   Elektronik (Akta 680) [19 Dis 2007]

                          l.   Adakah agensi telah mewujudkan Dasar Keselamatan           0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                               ICT (DKICT)?                                                                                                                                        (a) Salinan DKICT Agensi.

                          m    Adakah DKICT dikuatkuasakan ke seluruh agensi?             0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                          .                                                                                                                                                        (a) Salinan surat/minit penguatkuasaan DKICT Agensi

                          n.   Adakah DKICT agensi disebarkan secara menyeluruh?          0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                   (a) Salinan surat/memo/minit mesyuarat/e-mel penyebaran DKICT

                          o.   Adakah dokumen DKICT yang telah dipinda mendapat           0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                               kelulusan pengurusan atasan?                                                                                                                        (a) Salinan minit-minit mesyuarat/memo/surat kelulusan berkaitan.




                                                                                                                                                                                                                                                                                                           Page 20   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                           DRAF                             10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                               Waj aran                           Skala Pemarkahan
               Kriteria                           Sub-Kriteria                                                                                                      Skor   Markah                                             Penerangan
Sub Komponen                                                                              100.00       Tidak       Kurang
                                                                                                                                Memuaskan       Baik   Cemerlang                                                                                                                  Penemuan Panel Penilai
                                                                                                     Memuaskan   Memuaskan
                          p.   Adakah kajian semula DKICT telah dilaksanakan?              0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                    (a) Laporan kajian semula DKICT.
                                                                                                                                                                                    (b) Minit-minit mesyuarat berkaitan.
                                                                                                                                                                                    (c) Salinan draf DKICT yang telah dikaji semula.

                          q.   Adakah pembudayaan DKICT agensi dilaksanakan?               0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Pembudayaan DKICT termasuk program kesedaran, edaran flyers, emel dan penguatkuasaan
                                                                                                                                                                                    berkenaan keselamatan ICT.

                                                                                                                                                                                    Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                    (a) Salinan dokumen program kesedaran/pembudayaan seperti buku program, bahan taklimat,
                                                                                                                                                                                    surat panggilan sesi penerangan DKICT dan senarai kehadiran peserta.

                5.1.5          Pasukan Tadbir Urus Pengurusan Projek                                                                                                                Meruj uk kepada Surat Arahan KP MAMPU: Panduan Pelaksanaan Pengurusan Proj ek ICT
                                                                                                                                                                                    Sektor Aw am [5 Mac 2010]

                          r.   Adakah Tadbir Urus pengurusan projek-projek utama di        0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Struktur tadbir urus utama dalam pelaksanaan setiap projek ICT adalah pembentukan dua (2)
                               peringkat agensi diwujudkan?                                                                                                                         jawatankuasa iaitu Jawatankuasa Pemandu Projek dan Jawatankuasa Teknikal Projek serta satu
                                                                                                                                                                                    (1) Pasukan Projek.

                                                                                                                                                                                    Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                    (a) Salinan struktur tadbir urus pengurusan projek.
                                                                                                                                                                                    (b) Salinan minit-minit mesyuarat Jawatankuasa Pemandu Projek dan Jawatankuasa Teknikal
                                                                                                                                                                                    Projek.

                5.1.6          Pasukan Tadbir Urus Laman Web/Portal Agensi                                                                                                          Meruj uk kepada Surat Arahan KP MAMPU: Panduan Pelaksanaan Pengurusan Proj ek ICT
                                                                                                                                                                                    Sektor Aw am [5 Mac 2010]

                          s.   Adakah Tadbir Urus laman web/portal di peringkat            0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Sekiranya JK Induk tidak dapat diwujudkan, fungsi JK Induk hendaklah dijadikan agenda tetap
                               agensi diwujudkan?                                                                                                                                   dalam mesyuarat pengurusan atasan. Jawatankuasa Kerja dan Teknikal hendaklah mempunyai
                                                                                                                                                                                    Pengerusi yang berbeza.

                                                                                                                                                                                    Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                    (a) Carta Organisasi ketiga-tiga JK.
                                                                                                                                                                                    (b) Surat pelantikan ketiga-tiga JK (sekiranya ada).
                                                                                                                                                                                    (c) Minit mesyuarat ketiga-tiga JK yang menyatakan pelantikan JK tersebut.

                          t.   Adakah keputusan mesyuarat ketiga-tiga jawatankuasa         0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                               dipantau?                                                                                                                                            (a) Lengkapkan jadual seperti di Lampiran 4.
                                                                                                                                                                                    (b) Salinan minit-minit mesyuarat JK berkenaan.


               A5.2 Pengurusan Proj ek ICT                                                 1.22                                                                      10     1.22
                5.2.1       Pelaksanaan Projek ICT Utama Agensi                                                                                                                     Meruj uk kepada Surat Arahan KP MAMPU: Panduan Pelaksanaan Pengurusan Proj ek ICT
                                                                                                                                                                                    Sektor Aw am [5 Mac 2010] dan Surat Arahan KP MAMPU: Garis Panduan Transisi Protokol
                                                                                                                                                                                    Internet v ersi 6 (IPV6) Sektor Aw am [4 Jan 2010]

                          a.   Adakah peringkat-peringkat dalam pengurusan projek          0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Peringkat-peringkat pengurusan projek adalah seperti berikut:
                               ICT dipatuhi?                                                                                                                                        1. Penakrifan (Defining )
                                                                                                                                                                                    2. Perancangan (Planning )
                                                                                                                                                                                    3. Mesyuarat Kick-Off
                                                                                                                                                                                    4. Pengurusan dan Kawalan (Managing and Controlling )
                                                                                                                                                                                    5. Penamatan Projek (Project Closure )
                                                                                                                                                                                    6. Penyerahan Projek (Handing Over )

                                                                                                                                                                                    Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                    (a) Salinan minit-minit mesyuarat berkaitan projek.
                                                                                                                                                                                    (b) Salinan dokumen berkaitan.

                          b.   Adakah pelaksanaan awal projek mengambil kira               0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                               kekangan terhadap skop kerja, tempoh masa, sumber                                                                                                    (a) Salinan laporan/minit mesyuarat berkaitan pemantauan projek.
                               kewangan dan tenaga kerja?
                          c.   Adakah     keperluan     keselamatan  dikenal   pasti,      0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Sistem ICT terdiri daripada perkakasan, infrastruktur rangkaian, perisian termasuk sistem
                               dipersetujui dan didokumenkan terlebih dahulu semasa                                                                                                 pengoperasian, aplikasi pengguna, produk off-the-shelf dan perkhidmatan. Keperluan
                               fasa keperluan projek dikaji?                                                                                                                        keselamatan hendaklah dikenal pasti, dipersetujui dan didokumenkan terlebih dahulu semasa
                                                                                                                                                                                    fasa mengkaji keperluan projek sebelum pembangunan dan pelaksanaan sistem ICT.

                                                                                                                                                                                    Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                    (a) Salinan dokumen sistem dan/atau spesifikasi teknikal.

                          d.   Adakah perolehan perkakasan atau         perisian   baru    0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                               disesuaikan dengan teknologi IPV6?                                                                                                                   (a) Salinan dokumen tender/sebut harga/kontrak.

                          e.   Adakah    penguatkuasaan    perjanjian    kontrak   ICT     0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Elemen-elemen yang perlu dikuatkuasakan dalam sesebuah kontrak bagi memastikan
                               dilaksanakan?                                                                                                                                        perkhidmatan luar atau pembekal dapat memenuhi keperluan projek ICT adalah seperti berikut:
                                                                                                                                                                                    (i) Tadbir Urus
                                                                                                                                                                                    (ii) Jadual pelaksanaan
                                                                                                                                                                                    (iii) Bon pelaksanaan
                                                                                                                                                                                    (iv) Denda lewat pembekalan dan perkhidmatan
                                                                                                                                                                                    (v) Tindakan tatatertib atau pembatalan pendaftaran kontraktor
                                                                                                                                                                                    (vi) Jaminan (Warranty)
                                                                                                                                                                                    (vii) Penamatan Kontrak

                                                                                                                                                                                    Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                    (a) Salinan dokumen kontrak dan tempoh masa.




                                                                                                                                                                                                                                                                                                           Page 21   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                            DRAF                             10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                            Waj aran                           Skala Pemarkahan
               Kriteria                          Sub-Kriteria                                                                                                    Skor   Markah                                            Penerangan
Sub Komponen                                                                           100.00       Tidak       Kurang
                                                                                                                             Memuaskan       Baik   Cemerlang                                                                                                                      Penemuan Panel Penilai
                                                                                                  Memuaskan   Memuaskan
                          f.   Adakah kajian impak dilaksanakan?                        0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                 (a) Salinan laporan kajian impak.

                5.2.2          Pemantauan Pelaksanaan Projek ICT Utama Agensi                                                                                                    Meruj uk kepada Surat Pekeliling Am: Bil 1/2009 - Garis Panduan Mengenai Tatacara
                                                                                                                                                                                 Memohon Kelulusan Teknikal Proj ek ICT Agensi Keraj aan [30 Apr 2009]

                          g.   Adakah projek-projek ICT yang dirancang mendapat         0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                               kelulusan JPICT agensi ATAU yang setara dengannya?                                                                                                (a) Lengkapkan jadual seperti di Lampiran 5.
                                                                                                                                                                                 (b) Salinan minit mesyuarat JPICT/JK Setara yang meluluskan semua projek ICT.
                                                                                                                                                                                 (c) Salinan surat kelulusan projek dari JPICT/Setara.

                          h.   Adakah projek-projek ICT (tertakluk kepada Surat         0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Kriteria ini hanya terpakai untuk agensi yang menggunakan peruntukan Kerajaan Persekutuan.
                               Pekeliling Am Bil. 1/2009) mendapat kelulusan JTICT                                                                                               Projek ICT yang memerlukan kelulusan teknikal JTICT ialah:
                               MAMPU?                                                                                                                                            1. Perolehan ICT yang melibatkan pembangunan sistem bernilai RM 500,000 atau lebih; dan
                                                                                                                                                                                 2. Perolehan ICT yang TIDAK melibatkan pembangunan sistem aplikasi bernilai RM 3 juta atau
                                                                                                                                                                                 lebih.

                                                                                                                                                                                 Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                 (a) Lengkapkan jadual seperti di Lampiran 5.
                                                                                                                                                                                 (b) Salinan minit mesyuarat JTICT yang meluluskan semua projek ICT.
                                                                                                                                                                                 (c) Salinan surat kelulusan projek dari JTICT.

                          i.   Untuk projek ICT yang diluluskan oleh JTICT MAMPU,       0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Kriteria ini hanya terpakai untuk agensi yang menggunakan peruntukan Kerajaan Persekutuan.
                               adakah Laporan Kemajuan Projek dikemukakan kepada
                               JTICT MAMPU melalui JPICT agensi setiap 6 bulan dari                                                                                              Dokumen yang perlu disediakan:
                               tarikh kelulusan sehingga projek selesai?                                                                                                         (a) Salinan surat beserta Laporan Kemajuan Projek yang telah dihantar ke MAMPU.

                          j.   Adakah projek yang diluluskan oleh JPICT agensi          0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Soalan hanya terpakai untuk JPICT Kementerian dan JPICT Negeri sahaj a
                               dilaporkan kepada JTICT MAMPU empat (4) kali
                               setahun?                                                                                                                                          JPICT Kementerian perlu melaporkan kepada JTICT empat (4) kali setahun, untuk perolehan
                                                                                                                                                                                 ICT yang diluluskan di peringkat JPICT Kementerian di mana had nilainya tidak memerlukan
                                                                                                                                                                                 kelulusan JTICT. Bagi SUK dan Jabatan Negeri, hendaklah mendapatkan kelulusan perolehan
                                                                                                                                                                                 ICT daripada JPICT Negeri. JPICT Negeri perlu melaporkan kepada JTICT empat (4) kali
                                                                                                                                                                                 setahun, untuk perolehan ICT yang diluluskan di peringkat JPICT Negeri;
                                                                                                                                                                                 Bagi Badan Berkanun Negeri dan Pihak Berkuasa Tempatan, hendaklah mengemukakan
                                                                                                                                                                                 laporan perolehan ICT kepada JPICT Negeri. JPICT Negeri perlu menyelaras dan
                                                                                                                                                                                 mengemukakan laporan perolehan ICT ini kepada JTICT untuk tujuan pemantauan sebanyak
                                                                                                                                                                                 empat (4) kali setahun.

                                                                                                                                                                                 Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                 (a) Lengkapkan jadual seperti di Lampiran 5.
                                                                                                                                                                                 (b) Salinan surat beserta Laporan Kemajuan Projek yang telah dihantar ke MAMPU.


               A5.3 Pembangunan dan Pelaksanaan Sistem ICT                              0.98                                                                      8      0.98
                5.3.1      Pembangunan Laman Web/Portal                                                                                                                          Meruj uk kepada Pekeliling Am: Bilangan 1/2006 - Pengurusan Laman Web/Portal Sektor
                                                                                                                                                                                 Aw am [6 Nov 2006] dan Surat Arahan KP MAMPU: Penggunaan Media Jaringan Sosial Di
                                                                                                                                                                                 Sektor Aw am [Tarikh : 19 Nov ember 2009]

                          a.   Adakah laman web/portal yang dibangunkan memenuhi        0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                               kesemua ciri-ciri asas mandatori?                                                                                                                 (a) Lengkapkan jadual seperti di Lampiran 7.

                          b.   Adakah     agensi     melaksanakan        tugas-tugas    0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Tugas penyenggaraan termasuk semakan terhadap broken links , paparan maklumat terkini dan
                               penyenggaraan laman web?                                                                                                                          capaian laman web/portal sentiasa tersedia.

                                                                                                                                                                                 Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                 (a) Salinan SOP penyenggaraan laman web/portal.

                          c.   Adakah agensi menyediakan perkhidmatan online?           0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                 (a) Senaraikan perkhidmatan online yang disediakan.

                          d.   Adakah agensi menyediakan kemudahan media aplikasi       0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Social media is the use of web-based and mobile technologies to turn communication into an
                               sosial untuk kegunaan warga organisasi dan pelanggan?                                                                                             interactive dialogue. Social media can take on many different forms, including Internet forums,
                                                                                                                                                                                 weblogs, social blogs, microblogging, wikis, podcasts, photographs or pictures, video, rating
                                                                                                                                                                                 and social bookmarking.E.g: facebook, twitter and blog.

                                                                                                                                                                                 Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                 (a) Senaraikan kemudahan media aplikasi sosial yang disediakan oleh agensi beserta URL.




                                                                                                                                                                                                                                                                                                            Page 22   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                              DRAF                             10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                               Waj aran                           Skala Pemarkahan
               Kriteria                           Sub-Kriteria                                                                                                      Skor   Markah                                            Penerangan
Sub Komponen                                                                              100.00       Tidak       Kurang
                                                                                                                                Memuaskan       Baik   Cemerlang                                                                                                                     Penemuan Panel Penilai
                                                                                                     Memuaskan   Memuaskan
                          e.   Nyatakan hasil / kedudukan yang diperoleh          bagi     0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Hasil/ kedudukan adalah berdasarkan penarafan keseluruhan laman web yang dilaksanakan oleh
                               penarafan laman web dan portal Kementerian.                                                                                                          MDEC.

                                                                                                                                                                                    Pada tahun 2010. sebanyak 1,145 Portal dan Laman Web Kerajaan Malaysia telah dinilai dari
                                                                                                                                                                                    April sehingga Jun 2010 oleh Multimedia Development Corporation (MDeC). Objektif penilaian
                                                                                                                                                                                    dan penarafan tersebut adalah:

                                                                                                                                                                                    1. Analyze the current performance of government websites/portals;
                                                                                                                                                                                    2. Compare them with their global best-in-class equivalents and explore citizens' perceptions;
                                                                                                                                                                                    dan
                                                                                                                                                                                    3. Suggest best practices to improve the e-Goverment offering.

                                                                                                                                                                                    Bagi agensi yang memperolehi 1 dan 2 bintang akan dikira sebagai tidak patuh, manakala bagi
                                                                                                                                                                                    agensi yang memperolehi 3 hingga 5 bintang dikira sebagai patuh.

                                                                                                                                                                                    Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                    (a) Salinan cabutan Laporan Penarafan MDEC.

                5.3.2          Pembangunan dan Pelaksanaan Sistem Aplikasi                                                                                                          Meruj uk kepada Garis Panduan: Arahan Teknologi Maklumat dan Akta Aktiv iti Keraj aan
                                                                                                                                                                                    Elektronik (Akta 680) [19 Dis 2007] dan Pekeliling Am: Bil 2/2002 - Penggunaan Data
                                                                                                                                                                                    Dictionary Sektor Aw am (DDSA) sebagai Standard di Agensi Keraj aan [2 Sept 2002]

                          f.   Adakah prosedur untuk mengawal pemasangan perisian          0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Prosedur untuk pemasangan perisian merangkumi:
                               ke dalam sistem yang beroperasi diwujudkan?                                                                                                          1. Pengujian perisian baru (termasuk patches, service packs dan pengemaskinian-
                                                                                                                                                                                    pengemaskinian lain) dalam persekitaran yang berasingan daripada persekitaran pembangunan
                                                                                                                                                                                    dan operasi.
                                                                                                                                                                                    2. Tidak melaksanakan pengemaskinian secara automatik.

                                                                                                                                                                                    Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                    (a) Salinan prosedur atau dokumen sokongan berkaitan.

                          g.   Adakah   sistem    yang    dibangunkan      mempunyai       0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                               dokumentasi sistem yang lengkap?                                                                                                                     Salinan dokumentasi seperti berikut:
                                                                                                                                                                                    (a) Kajian keperluan sistem.
                                                                                                                                                                                    (b) Spesifikasi Sistem.
                                                                                                                                                                                    (c) Pelan Pengujian.
                                                                                                                                                                                    (d) Manual Pengguna.
                                                                                                                                                                                    (e) Sistem Dokumentasi Teknikal.

                          h.   Adakah   agensi    menggunakan         DDSA      dalam      0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                               pembangunan aplikasi?                                                                                                                                (a) Salinan spesifikasi sistem (data dictionary ) bagi aplikasi yang dibangun menggunakan
                                                                                                                                                                                    DDSA.


               A5.4 Pengurusan dan Pentadbiran Info-Struktur ICT                           2.07                                                                      17     2.07
                5.4.1       Pengurusan Aset ICT                                                                                                                                     Meruj uk kepada Garis Panduan: Arahan Teknologi Maklumat dan Akta Aktiv iti Keraj aan
                                                                                                                                                                                    Elektronik (Akta 680) [19 Dis 2007]

                          a.   Adakah sistem inventori dikemas kini setiap kali berlaku    0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Senarai Aset ICT yang lengkap merangkumi Hardware, Software , Data/Maklumat dan
                               perubahan dalam maklumat aset?                                                                                                                       Perkhidmatan. Format Senarai Inventori yang lengkap mengandungi jenis aset, format, lokasi,
                                                                                                                                                                                    maklumat backup, maklumat lesen dan nilai bisnes.

                                                                                                                                                                                    Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                    (a) Salinan senarai inventori aset ICT yang dikemaskini.

                          b.   Adakah aset ICT yang dibawa keluar mendapat                 0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                               keizinan/kelulusan agensi terlebih dahulu?                                                                                                           (a) Salinan borang keizinan atau dokumen sokongan lain untuk membawa keluar aset ICT.

                5.4.2          Kawalan Akses                                                                                                                                        Meruj uk kepada Garis Panduan: Arahan Teknologi Maklumat dan Akta Aktiv iti Keraj aan
                                                                                                                                                                                    Elektronik (Akta 680) [19 Dis 2007]

                          c.   Adakah persekitaran pengkomputeran (non-fizikal) yang       0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Sistem yang sensitif ialah sistem yang melibatkan maklumat terperingkat (Sulit/Rahsia/Rahsia
                               khusus disediakan bagi sistem yang sensitif?                                                                                                         Besar). Contohnya sistem eKabinet.

                                                                                                                                                                                    Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                    (a) Senaraikan sistem yang sensitif dan klasifikasi pengguna yang dibenarkan.

                5.4.3          Penggunaan Internet                                                                                                                                  Meruj uk kepada Pekeliling Kemaj uan Pentadbiran Aw am: Bil. 1/2003 - Garis Panduan
                                                                                                                                                                                    Mengenai Tatacara Penggunaan Internet & Mel Elektronik Di Agensi-agensi Keraj aan [28
                                                                                                                                                                                    Nov 2003]

                          d.   Adakah bahan rasmi yang hendak dimuat naik ke               0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Semua bahan yang akan dimuat naik ke Internet hendaklah disemak dan mendapat
                               Internet dikawal?                                                                                                                                    pengesahan daripada Ketua Jabatan sebelum dimuat naik.

                                                                                                                                                                                    Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                    (a) Dokumen yang berkaitan kelulusan bertulis dari pegawai sebelum bahan dimuat naik.
                                                                                                                                                                                    (b) Salinan e-mel yang menunjukkan kelulusan sebelum dimuat naik.
                                                                                                                                                                                    (c) Salinan print screen dari Content Management System (CMS) .




                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Page 23   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                             DRAF                             10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                               Waj aran                           Skala Pemarkahan
               Kriteria                          Sub-Kriteria                                                                                                       Skor   Markah                                              Penerangan
Sub Komponen                                                                              100.00       Tidak       Kurang
                                                                                                                                Memuaskan       Baik   Cemerlang                                                                                                                    Penemuan Panel Penilai
                                                                                                     Memuaskan   Memuaskan
                          e.   Adakah mekanisme pemantauan         diwujudkan     untuk    0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Aktiviti terlarang ialah aktiviti yang melanggar tatacara penggunaan Internet seperti memuat
                               memantau aktiviti terlarang?                                                                                                                         turun perisian berbentuk hiburan, video, permainan elektronik, melayari laman web pornografi,
                                                                                                                                                                                    perjudian, dsb.

                                                                                                                                                                                    Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                    (a) Nyatakan mekanisme yang digunakan di agensi.
                                                                                                                                                                                    Contohnya web content filtering (Dansguardian/Bluecoat/Websense/Iprism)

                5.4.4          Penggunaan dan Pematuhan E-mel                                                                                                                       Meruj uk kepada Pekeliling Kemaj uan Pentadbiran Aw am: Bil. 1/2003 - Garis Panduan
                                                                                                                                                                                    Mengenai Tatacara Penggunaan Internet & Mel Elektronik Di Agensi-agensi Keraj aan [28
                                                                                                                                                                                    Nov 2003], Surat Arahan KP MAMPU: Langkah-Langkah Mengenai Penggunaan Mel
                                                                                                                                                                                    Elektronik Di Agensi-agensi Keraj aan [1 Jun 2007] dan Surat Arahan Ketua Pengarah
                                                                                                                                                                                    MAMPU: Langkah-Langkah Pemantapan Pelaksanaan Sistem Mel Elektronik Di Agensi-
                                                                                                                                                                                    agensi Keraj aan [23 Nov 2007]

                          f.   Adakah kemudahan e-mel diberikan kepada semua               0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Penilaian turut bergantung kepada polisi emel di agensi sekiranya ada.
                               warga agensi?
                                                                                                                                                                                    Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                    (a) Salinan dasar/polisi e-mel agensi.
                                                                                                                                                                                    (b) Salinan daftar pengguna mengikut kategori.

                          g.   Adakah agensi melarang perkongsian akaun e-mel?             0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                    (a) Salinan pernyataan dasar/polisi e-mel agensi yang melarang perkongsian akaun e-mel.

                          h.   Adakah saiz maksimum bagi e-mel beserta lampiran            0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                               (attachment) yang keluar atau masuk dihadkan pada                                                                                                    (a) Salinan dasar/polisi e-mel agensi.
                               10MB?                                                                                                                                                (b) Salinan print screen konfigurasi pada server e-mel.

                          i.   Adakah agensi melaksanakan program kesedaran,               0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                               tatacara dan pembudayaan penggunaan e-mel secara                                                                                                     (a) Salinan dokumen berkaitan pelaksanaan program
                               berkala?                                                                                                                                             pembudayaan di agensi.
                                                                                                                                                                                    (b) Salinan brosur/pamplet/poster/flyer/sticker / banner/bunting.

                          j.   Adakah Pentadbir E-mel sentiasa memantau kestabilan         0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                               server (server health) 24 x 7 dan menguji capaian                                                                                                    (a) Salinan pengujian capaian yang dilaksanakan;
                               kepada sistem e-mel secara berkala?                                                                                                                  (b) Salinan laporan/senarai semak pemantauan oleh Pentadbir E-mel.

                          k.   Adakah setiap akaun e-mel diberi ruang mailbox yang         0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                               mencukupi (sekurang-kurangnya 100MB)?                                                                                                                (a) Salinan print screen konfigurasi pada server e-mel.

                          l.   Adakah saiz mailbox     yang tidak mempunyai had            0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                               (unlimited) diberikan   kepada   pegawai peringkat                                                                                                   (a) Salinan print screen konfigurasi pada server e-mel.
                               pengurusan tertinggi?

                5.4.5          Pengurusan Rangkaian Komunikasi dan Operasi                                                                                                          Meruj uk kepada Garis Panduan: Arahan Teknologi Maklumat dan Akta Aktiv iti Keraj aan
                                                                                                                                                                                    Elektronik (Akta 680) [19 Dis 2007]

                          m    Adakah sebarang perubahan kepada kemudahan ICT              0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                          .    dan sistem dikawal?                                                                                                                                  (a) Salinan Change Request Form.

                          n.   Adakah agensi mengasingkan          persekitaran   bagi     0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                               pembangunan, ujian dan operasi?                                                                                                                      (a) Senarai persekitaran untuk pembangunan, ujian dan operasi bagi aplikasi ICT.

                          o.   Adakah perkhidmatan, laporan dan          rekod    yang     0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                               dikemukakan oleh kontraktor dipantau?                                                                                                                (a) Dokumen berkaitan seperti laporan atau rekod yang telah dikemukakan oleh kontraktor dan
                                                                                                                                                                                    salinan minit mesyuarat.

                          p.   Adakah agensi memantau, memperbaiki dan membuat             0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                               unjuran keperluan kapasiti masa depan terhadap                                                                                                       (a) Salinan pelan unjuran kapasiti berkaitan (storan/rangkaian/peralatan dan lain-lain).
                               penggunaan sumber ICT?

                          q.   Adakah Pentadbir Sistem ICT menyimpan jejak audit           0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Ciri-ciri pengurusan jejak audit ialah mengandungi maklumat terperinci dan mempunyai
                               selama sekurang-kurangnya dua (2) bulan di dalam                                                                                                     laporan audit komprehensif mengenai aktiviti pengguna dan pentadbiran keselamatan.
                               server?
                                                                                                                                                                                    Contoh maklumat log audit terperinci:
                                                                                                                                                                                    1. Identiti pengguna.
                                                                                                                                                                                    2. Transaksi spesifik atau program yang dilaksanakan.
                                                                                                                                                                                    3. Fungsi, maklumat dan sumber-sumber yang digunakan atau diubah.
                                                                                                                                                                                    4. Tarikh/masa akses.
                                                                                                                                                                                    5. Maklumat akses berjaya dan tidak berjaya.
                                                                                                                                                                                    6. Maklumat terperinci mengenai perubahan, status permintaan.

                                                                                                                                                                                    Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                    (a) Salinan dokumen jejak audit, contohnya syslog.


               A5.5 Pengurusan Keselamatan ICT                                             3.29                                                                      27     3.29
                5.5.1       Keselamatan Fizikal dan Persekitaran                                                                                                                    Meruj uk kepada Garis Panduan: Arahan Teknologi Maklumat dan Akta Aktiv iti Keraj aan
                                                                                                                                                                                    Elektronik (Akta 680) [19 Dis 2007] dan Surat Arahan Ketua Pengarah MAMPU: Pengurusan
                                                                                                                                                                                    Kesinambungan Perkhidmatan Agensi Sektor Aw am [22 Januari 2010]




                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Page 24   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                              DRAF                             10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                               Waj aran                           Skala Pemarkahan
               Kriteria                           Sub-Kriteria                                                                                                      Skor   Markah                                             Penerangan
Sub Komponen                                                                              100.00       Tidak       Kurang
                                                                                                                                Memuaskan       Baik   Cemerlang                                                                                                                     Penemuan Panel Penilai
                                                                                                     Memuaskan   Memuaskan
                          a.   Adakah peralatan ICT, utiliti sokongan, kabel elektrik      0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Contoh kemudahan ICT yang kritikal merangkumi pusat data, bilik server, bilik storan.
                               dan telekomunikasi bagi kemudahan ICT yang kritikal
                               dilindungi?                                                                                                                                          Dilindungi secara fizikal seperti:
                                                                                                                                                                                    1. Dilindungi daripada kawalan akses tanpa izin, kerosakan dan gangguan.
                                                                                                                                                                                    2. Mempunyai perimeter keselamatan yang ditetapkan, dengan halangan keselamatan dan
                                                                                                                                                                                    kawalan pintu masuk yang sesuai.
                                                                                                                                                                                    3. Dilindungi dari gangguan bekalan elektrik, gangguan-gangguan pintasan dan kerosakan.

                                                                                                                                                                                    Peralatan telekomunikasi terdiri daripada talian telefon, gentian optik, satelit dan gelombang
                                                                                                                                                                                    mikro.

                                                                                                                                                                                    Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                    (a) Senarai Personel/Kontraktor yang diberikan akses fizikal.
                                                                                                                                                                                    (b) Salinan dokumen urusan keluar masuk personel/kontraktor.
                                                                                                                                                                                    (c) Maklumat tambahan berkaitan.

                5.5.2          Keselamatan Sumber Manusia                                                                                                                           Meruj uk kepada Garis Panduan: Arahan Teknologi Maklumat dan Akta Aktiv iti Keraj aan
                                                                                                                                                                                    Elektronik (Akta 680) [19 Dis 2007]

                          b.   Adakah pekerja sementara/sambilan diawasi jika kerja itu    0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Pekerja sementara/sambilan adalah pekerja yang dilantik untuk tempoh kurang dari setahun,
                               melibatkan akses pada kemudahan pemprosesan data?                                                                                                    tidak termasuk kontraktor/pembekal. Contohnya: Pekerja Khidmat Singkat

                                                                                                                                                                                    Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                    (a) Salinan borang kawalan berkaitan.
                                                                                                                                                                                    (b) Salinan senarai nama personel yang dibenarkan.

                          c.   Adakah      peranan  dan    tanggungjawab   terhadap        0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Borang NDA bukan satu cara untuk memaklumkan kontraktor/pembekal mengenai keselamatan
                               keselamatan      ICT  agensi    dimaklumkan   kepada                                                                                                 ICT. Borang yang tepat adalah Borang akuan pematuhan DKICT dimana agensi perlu
                               kontraktor/pembekal?                                                                                                                                 memastikan kontraktor/pembekal memahami klausa berkaitan Pihak ketiga didalam DKICT.

                                                                                                                                                                                    Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                    (a) Salinan contoh borang akuan pematuhan DKICT.
                                                                                                                                                                                    (b) Salinan senarai program pembudayaan keselamatan ICT yang telah dilaksanakan.
                                                                                                                                                                                    (c) Salinan arahan/minit mesyuarat/peringatan yang berkaitan dengan keselamatan ICT.

                          d.   Adakah agensi menguruskan kawalan akses terhadap            0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Perubahan     kontraktor termasuk urusan berhenti, pertukaran peranan dan tanggungjawab
                               perubahan kontraktor/pembekal (berhenti/tamat kontrak)?                                                                                              kontraktor.

                                                                                                                                                                                    Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                    (a) Salinan senarai kontraktor yang berhenti/bertukar peranan.
                                                                                                                                                                                    (b) Salinan borang pemberhentian kawalan akses.
                                                                                                                                                                                    (c) Salinan senarai serahan peralatan ICT bagi kontraktor.

                          e.   Adakah pihak kontraktor/pembekal atau pihak ketiga yang     0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                               mengendalikan maklumat menandatangani perjanjian                                                                                                     (a) Salinan beberapa borang NDA.
                               Non Disclosure Agreement (NDA)?

                          f.   Adakah kontraktor/pembekal diawasi jika kerja itu           0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                               melibatkan akses pada kemudahan pemprosesan data?                                                                                                    (a) Salinan borang kawalan berkaitan.
                                                                                                                                                                                    (b) Salinan senarai nama kontraktor/pembekal yang dibenarkan.
                                                                                                                                                                                    c) Rekod keluar masuk ke Pusat Data
                          g.   Adakah semua aset ICT dikembalikan mengikut                 0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Perubahan personel termasuk urusan keluar, berhenti, pertukaran peranan dan tanggungjawab
                               peraturan dan/atau terma perkhidmatan yang ditetapkan                                                                                                personel.
                               bagi personel bertukar/berhenti/bersara?
                                                                                                                                                                                    Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                    (a) Salinan senarai personel yang keluar/berhenti/bertukar.
                                                                                                                                                                                    (b) Salinan borang pemberhentian kawalan akses.
                                                                                                                                                                                    (c) Salinan senarai serahan peralatan ICT bagi personel.
                                                                                                                                                                                    d) Nota Serah Tugas
                5.5.3          Keselamatan Maklumat                                                                                                                                 Meruj uk kepada Surat Pekeliling Am: Bil 6/2005 - Garis Panduan Penilaian Risiko
                                                                                                                                                                                    Keselamatan Maklumat Sektor Aw am [7 Nov 2005] dan Surat Arahan KP MAMPU -
                                                                                                                                                                                    Pelaksanaan Pensij ilan MS ISO/IEC 27001:2007 Dalam Sektor Aw am [24 Nov ember 2010 ]

                          h.   Adakah agensi melaksanakan penilaian risiko sekurang-       0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Penilaian risiko secara berkala (sekali setahun atau apabila berlaku perubahan)
                               kurangnya sekali setahun atau apabila terdapat
                               perubahan?                                                                                                                                           Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                    (a) Salinan pengesahan penilaian risiko yang telah dilaksanakan.

                          i.   Adakah agensi mengemukakan maklum balas hasil               0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12
                               penilaian risiko keselamatan maklumat kepada MAMPU?                                                                                                  Peranan dan tanggungjawab Ketua Jabatan adalah mengemukakan maklum balas hasil
                                                                                                                                                                                    penilaian risiko keselamatan maklumat khususnya tarikh penilaian dilaksanakan dan tahap
                                                                                                                                                                                    penilaian risiko jabatan kepada Bahagian Pematuhan ICT, MAMPU.

                                                                                                                                                                                    Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                    (a) Salinan dokumen makluman (surat/e-mel) kepada MAMPU.




                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Page 25   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                        DRAF                             10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                            Waj aran                           Skala Pemarkahan
               Kriteria                          Sub-Kriteria                                                                                                    Skor   Markah                                          Penerangan
Sub Komponen                                                                           100.00       Tidak       Kurang
                                                                                                                             Memuaskan       Baik   Cemerlang                                                                                                                  Penemuan Panel Penilai
                                                                                                  Memuaskan   Memuaskan
                          j.   Adakah agensi mengambil tindakan susulan atau            0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12
                               langkah-langkah untuk mengurang atau mengawal risiko                                                                                              Agensi hendaklah mengambil tindakan susulan atau langkah-langkah untuk mengurang atau
                               maklumat berdasarkan kepada penemuan penilaian                                                                                                    mengawal risiko maklumat berdasarkan kepada penemuan penilaian risiko
                               risiko?
                                                                                                                                                                                 Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                 (a) Salinan maklum balas tindakan pengukuhan yang telah diambil selaras dengan cadangan
                                                                                                                                                                                 MAMPU.

                          k.   Adakah agensi melaksanakan pensijilan MS ISO 27001       0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Pengurusan Sistem Keselamatan ICT yang berlandaskan standard antarabangsa. Sektor Awam
                               ISMS?                                                                                                                                             yang merupakan sebahagian dari Prasarana Maklumat Kritikal Negara (Critical National
                                                                                                                                                                                 Information Infrastructure – CNII) perlu mendapatkan pensijilan MS ISO/IEC 27001:2007
                                                                                                                                                                                 Pengurusan Sistem Keselamatan Maklumat. Agensi Sektor Awam yang di luar golongan
                                                                                                                                                                                 Prasarana Maklumat
                                                                                                                                                                                 Kritikal Negara adalah juga digalakkan mendapatkan pensijilan.

                                                                                                                                                                                 Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                 (a) Salinan minit mesyuarat yang bersetuju mengenai pelaksanaan ISMS seperti Mesyuarat
                                                                                                                                                                                 Pengurusan/Mesyuarat JK ISMS agensi;

                5.5.4          Penilaian Tahap Keselamatan Rangkaian dan Sistem                                                                                                  Meruj uk kepada Surat Pekeliling Am: Bil. 3/2009 - Garis Panduan Penilaian Tahap
                               ICT                                                                                                                                               Keselamatan Rangkaian dan Sistem ICT Sektor Aw am [17 Nov 2010]
                          l.   (Security Posture Assessment - SPA)penilaian SPA?
                               Adakah agensi telah melaksanakan                         0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Pelaksanaan SPA merangkumi 7 langkah seperti berikut:
                                                                                                                                                                                 1) Menubuhkan pasukan kerja Penilaian Tahap Keselamatan;
                                                                                                                                                                                 2) Semak Dasar keselamatan ICT;
                                                                                                                                                                                 3) Menilai Amalan Keselamatan Fizikal;
                                                                                                                                                                                 4) Melaksanakan Ujian Penembusan;
                                                                                                                                                                                 5) Menilai Keselamatan Rangkaian dan Hos;
                                                                                                                                                                                 6) Melaksanakan Analisis; dan
                                                                                                                                                                                 7) Menyediakan Laporan Pengukuhan.

                                                                                                                                                                                 Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                 (a) Salinan laporan penilaian SPA.
                                                                                                                                                                                 (b) Salinan minit mesyuarat yang membincangkan keputusan penilaian SPA.

                          m    Adakah agensi melaksanakan penilaian SPA sekurang-       0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                          .    kurangnya sekali setahun?                                                                                                                         (a) Nyatakan tarikh pelaksanaan.
                                                                                                                                                                                 (b) Salinan laporan penilaian SPA.

                          n.   Adakah agensi mengesan kelemahan sistem ICT melalui      0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                               SPA?                                                                                                                                              (a) Salinan laporan penilaian SPA.

                          o.   Adakah agensi melaksanakan       tindakan pengukuhan     0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                               selepas pelaksanaan SPA?                                                                                                                          (a) Salinan dokumen/minit mesyuarat mengenai tindakan yang telah diambil.

                          p.   Adakah agensi memantau keberkesanan kawalan              0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                               pengukuhan selepas tindakan pengukuhan diambil?                                                                                                   (a) Salinan beberapa minit mesyuarat yang membincangkan mengenai tindakan kawalan
                                                                                                                                                                                 pengukuhan.
                                                                                                                                                                                 (b) Salinan laporan yang disediakan berkaitan dengan tindakan kawalan pengukuhan.

                5.5.5          Pengurusan Insiden Keselamatan ICT                                                                                                                Meruj uk kepada Pekeliling Am: Bil 1/2001 - Mekanisme Pelaporan Insiden Keselamatan
                                                                                                                                                                                 Teknologi Maklumat dan Komunikasi [4 Apr 2001], Surat Pekeliling Am: Bil. 4/2006 -
                                                                                                                                                                                 Pengurusan Pengendalian Insiden Keselamatan ICT Sektor Aw am [9 Nov 2006] dan Surat
                                                                                                                                                                                 Arahan KP MAMPU: MAMPU.702-1/1/7 Jld. 3 (48)- Pengaktifan Fail Log Serv er Bagi Tuj uan
                                                                                                                                                                                 Pengurusan Pengendalian Insiden Keselamatan ICT Di Agensi-agensi Keraj aan [23 Mac
                                                                                                                                                                                 2010]

                          q.   Adakah Pentadbir Sistem ICT memaklumkan kepada           0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    soalan ini relevan sekiranya agensi mengalami sebarang insiden keselamatan ICT pada tahun
                               Ketua Jabatan/CIO/ICTSO sekiranya mengalami insiden                                                                                               semasa
                               keselamatan ICT?
                                                                                                                                                                                 Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                 (a) Salinan borang/surat/e-mel makluman.

                          r.   Adakah insiden keselamatan ICT yang berlaku di agensi    0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12     Soalan ini tidak relevan sekiranya agensi TIDAK mengalami sebarang insiden keselamatan ICT
                               dilaporkan kepada GCERT MAMPU?                                                                                                                    pada tahun semasa.

                                                                                                                                                                                  Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                 (a) Nyatakan mekanisme pelaporan insiden agensi.
                                                                                                                                                                                 (b) Salinan Borang IRH 1.0 Maklumat Pengendalian Insiden Keselamatan ICT atau e-mel
                                                                                                                                                                                 berkaitan.

                          s.   Adakah Pentadbir Sistem ICT mengurus dan menangani       0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12     Soalan ini hanya relevan jika terdapat insiden pada tahun semasa.
                               insiden yang berlaku dengan segera dan sistematik                                                                                                 Dokumen yang perlu disediakan:
                               sehingga keadaan kembali pulih?                                                                                                                   (a) Salinan borang Pelaporan Insiden Keselamatan ICT seperti Borang IRH 1.0 (Maklumat
                                                                                                                                                                                 Pengendalian Insiden Keselamatan ICT) dan Borang IRH 1.1 (Maklum Balas Tindakan Susulan
                                                                                                                                                                                 dari Pengendalian Insiden Keselamatan ICT) atau e-mel berkaitan.
                                                                                                                                                                                 (b) Salinan surat/e-mel makluman kepada GCERT MAMPU selepas tindakan diambil.




                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Page 26   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                           DRAF                             10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                              Waj aran                           Skala Pemarkahan
                Kriteria                           Sub-Kriteria                                                                                                    Skor   Markah                                           Penerangan
Sub Komponen                                                                             100.00       Tidak       Kurang
                                                                                                                               Memuaskan       Baik   Cemerlang                                                                                                                   Penemuan Panel Penilai
                                                                                                    Memuaskan   Memuaskan
                           t.   Adakah panduan tindakan pengukuhan keselamatan ICT        0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12
                                yang telah    dikeluarkan oleh   GCERT MAMPU                                                                                                         Soalan ini tidak relevan sekiranya tiada panduan pengukuhan dikeluarkan oleh GCERT
                                dilaksanakan?                                                                                                                                      MAMPU.
                                                                                                                                                                                   Panduan tindakan pengukuhan keselamatan ICT ialah seperti kata laluan yang kukuh, directory
                                                                                                                                                                                   listing dan enable log files .

                                                                                                                                                                                   Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                   (a) Salinan e-mel maklum balas kepada GCERT MAMPU.
                                                                                                                                                                                   (b) Salinan dokumen yang menunjukkan tindakan pengukuhan yang dijalankan.
                           u.   Adakah pasukan pengendali insiden (CERT) agensi           0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                                ditubuhkan atau agensi menjadi ahli kepada CERT yang                                                                                               (a) Salinan minit mesyuarat penubuhan CERT agensi.
                                berkaitan?                                                                                                                                         (b) Salinan minit mesyuarat CERT yang dihadiri.

                 5.5.6          Tindakan Pengukuhan Keselamatan ICT                                                                                                                Meruj uk kepada Pekeliling Am: Bil. 3/2000 - Rangka Dasar Keselamatan ICT Keraj aan dan
                                (Kriteria hanya untuk 176 agensi di bawah PRISMA)                                                                                                  Serv ice Lev el Agreement (SLA) PRISMA

                           v.   Adakah agensi mengambil tindakan pengukuhan               0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Tindakan pengukuhan merangkumi notis amaran ancaman pencerobohan yang dikesan,
                                sebagaimana yang dicadangkan oleh PRISMA?                                                                                                          Laporan imbasan melalui portal keselamatan PRISMA, Penemuan ujian penembusan.

                                                                                                                                                                                   Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                   (a) Salinan e-mel kepada PRISMA mengenai tindakan pengukuhan yang telah diambil.

                           w.   Adakah agensi mengambil tindakan segera (Kurang dari      0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                                1 jam) ke atas cadangan yang dinyatakan di dalam notis                                                                                             (a) Salinan e-mel komunikasi di antara agensi dengan PRISMA.
                                insiden yang dikeluarkan oleh PRISMA?

                           x.   Adakah agensi memaklumkan sebarang perubahan              0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Perubahan maklumat merangkumi perubahan personel, perubahan kepada infrastruktur atau
                                maklumat yang merangkumi perubahan personel,                                                                                                       aset dan tindakan yang boleh menjejaskan operasi PRISMA perlu dimaklumkan dalam tempoh
                                perubahan kepada infrastruktur atau aset dan tindakan                                                                                              1 hari.
                                yang boleh menjejaskan operasi PRISMA dalam tempoh
                                1 hari secara bertulis kepada MAMPU?                                                                                                               Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                   (a) Salinan e-mel kepada PRISMA mengenai sebarang perubahan maklumat.
                           y.   Adakah agensi melaporkan mengenai kerosakan atau          0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Dokumen yang perlu disediakan:
                                kegagalan peralatan PRISMA dalam tempoh 1 hari?                                                                                                    (a) Salinan laporan kepada PRISMA.

                 5.5.7          Tindakan Pengukuhan Keselamatan ICT                                                                                                                Meruj uk kepada Pekeliling Am: Bil. 3/2000 - Rangka Dasar Keselamatan ICT Keraj aan
                                (Kriteria hanya untuk agensi yang tidak di bawah
                                PRISMA)
                           z.   Adakah agensi melaksanakan pemantauan keselamatan         0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12    Pemantauan keselamatan rangkaian dengan mengesan secara proaktif dan reaktif ancaman
                                rangkaian ICT?                                                                                                                                     pencerobohan.

                                                                                                                                                                                   Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                                                                                                   (a) Salinan laporan pemantauan keselamatan rangkaian ICT;
                                                                                                                                                                                   (b) Salinan minit mesyuarat berkaitan.

                           a    Adakah agensi mengambil tindakan pengukuhan               0.12        Tiada                    Sebahagian             Menyeluruh    5      0.12
                           a.   apabila mengesan sebarang ancaman daripada                                                                                                         Dokumen yang perlu disediakan:
                                pemantauan diatas?                                                                                                                                 (a) Salinan mengenai tindakan pengukuhan yang telah diambil.
                                                                                                                                                                                   (b) Salinan minit mesyuarat berkaitan.


A6 Pengurusan Rekod                                                                       5.00                                                                      10     5.00
               A6.1 Komitmen Agensi                                                       3.00                                                                      5      3.00
                                                                                                                                                                                   Pengurusan Rekod merupakan satu bidang pengurusan yang bertanggungjawab bagi
                                                                                                                                                                                   mengadakan kawalan secara efisyen dan sistematik ke atas pewujudan, penggunaan,
                                                                                                                                                                                   penyenggaraan dan pelupusan rekod. Kawalan ini termasuk penawanan bukti dan maklumat
                                                                                                                                                                                   mengenai aktiviti dan transaksi sesebuah organisasi (Malaysia Standard 2223-1:2009).

                                                                                                                                                                                   Ruj uk Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629) dan Pengurusan Rekod Keraj aan.

                                                                                                                                                                                   Fungsi Ketua Pengarah adalah merangkumi:
                                                                                                                                                                                   i. Seksyen 7 (a): memeriksa rekod yang dalam jagaan atau di bawah kawalan pejabat awam dan
                                                                                                                                                                                   memberi nasihat mengenai pewujudan, penyenggaraan, penyimpanan, penggunaan dan
                                                                                                                                                                                   pelupusan rekod;
                                                                                                                                                                                   ii. Seksyen 7 (e): memusnahkan atau selainnya melupuskan atau membenarkan pemusnahan
                                                                                                                                                                                   atau pelupusan rekod awam;
                                                                                                                                                                                   iii. Seksyen 7 (f): menasihati pejabat awam tentang penubuhan Pusat Rekod Agensi;
                                                                                                                                                                                   iv. Seksyen 7 (g): menasihati pejabat awam dalam perancangan, pelaksanaan dan penilian
                                                                                                                                                                                   program pengurusan rekod mereka;
                                                                                                                                                                                   v. Seksyen 7(h): menetapkan standard dan tatacara bagi pembaikan program pengurusan rekod;
                                                                                                                                                                                   vi. Seksyen 7 (i): menyediakan latihan dalam pengurusan rekod; dan
                                                                                                                                                                                   vii. Seksyen 7 (q): mengenalpasti dan membuat salinan rekod penting yang perlu bagi
                                                                                                                                                                                   keberterusan fungsi atau penyusunan semula sesuatu organisasi semasa dan selepas darurat dan
                                                                                                                                                                                   juga rekod yang perlu bagi perlindungan hak dan kepentingan organisasi itu dan orang
                                                                                                                                                                                   perseorangan yang secara langsung terjejas dengan kegiatan organisasi itu.




                                                                                                                                                                                                                                                                                                           Page 27   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               DRAF                             10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                            Waj aran                                  Skala Pemarkahan
               Kriteria                           Sub-Kriteria                                                                                                                           Skor   Markah                                           Penerangan
Sub Komponen                                                                           100.00       Tidak          Kurang
                                                                                                                                    Memuaskan             Baik           Cemerlang                                                                                                                    Penemuan Panel Penilai
                                                                                                  Memuaskan     Memuaskan
                  O       a.   Adakah dokumen-dokumen yang berkaitan dengan             0.60        Tiada      Ada dokumen         Ada Akta Arkib    Ada Akta Arkib    Ada Akta Arkib     5      0.60    Dokumen-dokumen ruj ukan:
                               pengurusan rekod disediakan sebagai bahan rujukan di                             rujukan tetapi     Negara dan 2      Negara dan 3      Negara dan > 3                    i.Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629/ Enakmen Rekod dan Arkib Negeri Sabah 2007 (No. 7 Tahun
                               agensi?                                                                        tiada Akta Arkib       dokumen           dokumen            dokumen                        2007 / The Sarawak Government Gazette Part iii (29 October 2009);
                                                                                                                    Negara            rujukan           rujukan         rujukan lain                     ii. Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88);
                                                                                                                                        lain              lain                                           iii. Arahan Keselamatan;
                                                                                                                                                                                                         iv. Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan;
                                                                                                                                                                                                         v. Surat Pekeliling Bil. 5 Tahun 2007: Panduan Pengurusan Pejabat;
                                                                                                                                                                                                         vi. Surat Pekeliling Am Bil 1/1997 Peraturan Pemeliharaan Rekod-Rekod Kerajaan;
                                                                                                                                                                                                         vii. Surat Pekeliling Am Bil 1/1970;
                                                                                                                                                                                                         viii.Malaysian Standard 2223-1: 2009 & 2223- 2: 2009; dan
                                                                                                                                                                                                         ix. Dasar/Peraturan/Arahan/Panduan disediakan oleh agensi sendiri.

                                                                                                                                                                                                         Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                         i. Dokumen-dokumen rujukan dalam bentuk hardcopy/softcopy .

                                                                                                                                                                                                         Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                         i. Dokumen rujukan yang disimpan dan dirujuk
                                                                                                                                                                                                             di jabatan/agensi kerajaan; dan
                                                                                                                                                                                                         ii. Dokumen ini digunakan sebagai rujukan untuk menyediakan dasar/ panduan/ garis panduan/
                                                                                                                                                                                                         arahan      pentadbiran pengurusan rekod untuk peringkat dalaman jabatan/agensi.


                 M        b.   Adakah agensi mendapatkan khidmat nasihat                0.60        Tiada                         Dilaksanakan                         Dilaksanakan 2     5      0.60    Ruj uk Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007: Panduan Pengurusan Pej abat, (Bahagian
                               Pengurusan Rekod Kerajaan dari Arkib Negara?                                                       satu kali                            kali atau lebih                   I: Pengurusan Am Pej abat) Khidmat Nasihat perenggan 1.22 (g)
                                                                                                                                  setahun                                  setahun                       Ketua Jabatan perlu mendapatkan khidmat nasihat daripada Arkib Negara Malaysia mengenai
                                                                                                                                                                                                         Pengurusan Rekod Kerajaan.

                                                                                                                                                                                                         Ruj uk Dasar Pengurusan Rekod Keraj aan 2010, perkara 8.2.2
                                                                                                                                                                                                         Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan untuk mendapatkan khidmat kepakaran Arkib
                                                                                                                                                                                                         Negara Malaysia mengenai Pengurusan Rekod.

                                                                                                                                                                                                         Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                         i. Dokumen rasmi kepada Arkib Negara Malaysia untuk permohonan mengadakan khidmat
                                                                                                                                                                                                         nasihat di agensi; dan
                                                                                                                                                                                                         ii. Minit mesyuarat/slaid pembentangan/laporan berkenaan sesi khidmat nasihat pengurusan
                                                                                                                                                                                                         rekod.

                                                                                                                                                                                                         Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                         i. Perancangan agensi untuk mengadakan sesi khidmat nasihat mengenai pengurusan rekod
                                                                                                                                                                                                         dengan Arkib Negara Malaysia; dan
                                                                                                                                                                                                         ii. Tarikh khidmat nasihat oleh Arkib Negara Malaysia yang telah diadakan di agensi.
                 M        c.   Adakah agensi telah melantik Pegawai Rekod Jabatan       0.60        Tiada         Melantik             Melantik          Melantik          Melantik       5      0.60    Ruj uk Pekeliling Perkhidmatan Aw am Bil. 5 Tahun 2007: Panduan Pengurusan Pej abat
                               (PRJ) mengikut gred yang ditetapkan dan memaklumkan                               sekurang-            sekurang-         sekurang-         sekurang-                      (Bahagian VIII: Penyelenggaraan, Pemeliharaan dan Pelupusan Rekod Aw am) 8.2 (d)
                               kepada Arkib Negara Malaysia?                                                    kurangnya            kurangnya         kurangnya         kurangnya                       Ketua Jabatan perlu melantik seorang Pegawai Rekod Jabatan sekurang-kurangnya gred 27
                                                                                                                  seorang              seorang           seorang           seorang                       atau setaraf dengannya dan memaklumkan pelantikannya kepada Arkib Negara Malaysia.
                                                                                                              Pegawai Rekod       Pegawai Rekod      Pegawai Rekod     Pegawai Rekod
                                                                                                              Jabatan (bukan      Jabatan (bukan     Jabatan (Gred     Jabatan (Gred                     Ruj uk Pekeliling Am Bil 1/1997 Peraturan Pemeliharaan Rekod-Rekod Keraj aan Para 6.1
                                                                                                                Gred 27 ke        Gred 27 ke atas)   27 ke atas) dan   27 ke atas) dan                   Ketua Jabatan diminta melantik seorang Pegawai daripada salah satu jawatan yang
                                                                                                                atas) tetapi             dan               tidak       memaklumkan                       bertanggungjawab dalam hal pentadbiran untuk menjadi Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) bagi
                                                                                                                    tidak          memaklumkan       memaklumkan            kepada                       jabatan/agensi masing-masing. Nama pegawai yang menjadi PRJ ini hendaklah dimaklumkan
                                                                                                              memaklumkan          kepada Arkib       kepada Arkib      Arkib Negara                     kepada Arkib Negara Malaysia dan pegawai ini bertanggungjawab dalam pengurusan rekod di
                                                                                                               kepada Arkib            Negara             Negara          Malaysia                       jabatannya.
                                                                                                                   Negara             Malaysia          Malaysia
                                                                                                                 Malaysia
                                                                                                                                                                                                         Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                         i. Surat Pencalonan agensi kepada Arkib Negara;
                                                                                                                                                                                                         ii. Surat pelantikan pegawai berkenaan di agensi;
                                                                                                                                                                                                         ii.i Dokumen rasmi pemakluman pegawai berkenaan kepada Arkib Negara Malaysia;
                                                                                                                                                                                                         iv. Sijil pelantikan; dan
                                                                                                                                                                                                         v. Senarai PRJ agensi daripada Arkib Negara Malaysia.

                                                                                                                                                                                                         Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                         i. Nama pegawai, gred, jawatan dan skop tugas dalam bidang pengurusan rekod; dan
                                                                                                                                                                                                         ii. Pemakluman pegawai kepada Arkib Negara Malaysia.

                 M        d.   Adakah   agensi menyediakan        latihan   mengenai    0.60        Tiada     Agensi telah          Agensi telah      Agensi telah      Agensi telah      5      0.60    Ruj uk Dasar Pengurusan Rekod Keraj aan terbitan Arkib Negara Malaysia Bil. 7/2010
                               Pengurusan Rekod?                                                               merancang           melaksanakan      melaksanakan      melaksanakan                      perenggan 8.2.6
                                                                                                              tetapi belum               latihan          latihan            latihan                     Antara tanggungjawab Ketua Jabatan ialah menyediakan latihan kepada pegawai dan
                                                                                                              melaksanakan             berkaitan        berkaitan          berkaitan                     kakitangan yang bertanggungjawab dalam pengurusan rekod di jabatan/agensi.
                                                                                                                 latihan             Pengurusan        Pengurusan        Pengurusan
                                                                                                                berkaitan          Rekod anjuran     Rekod anjuran     Rekod anjuran                     Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                               Pengurusan                luaran           luaran             luaran                      i. Senarai latihan mengenai Pengurusan Rekod dalam Pelan Operasi Latihan agensi; dan
                                                                                                                  Rekod             (ANM/INTAN        (ANM/INTAN        (ANM/INTAN                       ii. Senarai nama pegawai yang terlibat dan dikenal pasti untuk menghadiri latihan.
                                                                                                                                       dll) atau        dll) atau          dll) atau
                                                                                                                                       dalaman          dalaman            dalaman
                                                                                                                                                                                                         Perkara yang disemak
                                                                                                                                        (inisiatif       (inisiatif         (inisiatif
                                                                                                                                                                                                         i. Pelaksanaan Pelan Operasi Latihan mengenai pengurusan rekod di agensi;
                                                                                                                                    jabatan) satu    jabatan) 2 kali   jabatan) > 2
                                                                                                                                                                                                         ii. PRJ dan pegawai yang telah menghadiri latihan;
                                                                                                                                     kali setahun        setahun         kali setahun
                                                                                                                                                                                                         iii. Surat jemputan penceramah dari sektor awam/swasta;
                                                                                                                                                                                                         iv. Buku Program Latihan; dan
                                                                                                                                                                                                         v. • Sijil Kursus/Latihan




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               Page 28   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              DRAF                             10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                              Waj aran                                   Skala Pemarkahan
               Kriteria                          Sub-Kriteria                                                                                                                                   Skor   Markah                                               Penerangan
Sub Komponen                                                                             100.00       Tidak               Kurang
                                                                                                                                        Memuaskan              Baik           Cemerlang                                                                                                                              Penemuan Panel Penilai
                                                                                                    Memuaskan        Memuaskan
                 M        e.   Adakah agensi menghantar salinan      laporan     rasmi    0.60        Tiada           Satu salinan       Satu salinan     Satu salinan        Satu salinan       5      0.60    Ruj uk Surat Pekeliling Am Bil. 1/1970 (dalam pindaan)                              Laporan
                               kepada Arkib Negara Malaysia?                                                         laporan rasmi      laporan rasmi    laporan rasmi       laporan rasmi                      rasmi bercetak termasuk warta kerajaan, laporan, laporan tahunan, prosiding, buletin, jurnal,
                                                                                                                   dihantar dalam dihantar dalam dihantar dalam             dihantar dalam                      buku, majalah, brosur, buku cenderamata, poster, poskad dan risalah. Manakala laporan rasmi
                                                                                                                    tempoh > satu      tempoh > satu      tempoh satu         tempoh satu                       yang tidak bercetak termasuklah filem, sinematograf, mikroform, piring hitam, rakaman video
                                                                                                                    bulan selepas      bulan selepas     bulan selepas       bulan selepas                      dan audio serta media elektronik lain yang diterbitkan.
                                                                                                                       laporan itu        laporan itu      laporan itu         laporan itu
                                                                                                                     diterbitkan (<   diterbitkan (50 - diterbitkan (50 -   diterbitkan (80 –                   Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                           50%                79%              79%                100%                          i. Senarai laporan rasmi yang telah diterbitkan oleh agensi pada tahun penilaian; dan
                                                                                                                      berdasarkan        berdasarkan      berdasarkan         berdasarkan                       ii. Salinan surat rasmi yang mengemukakan laporan rasmi kepada Arkib Negara Malaysia.
                                                                                                                         senarai )          senarai)         senarai)           senarai )
                                                                                                                                                                                                                Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                i. Tarikh laporan rasmi diterbitkan; dan
                                                                                                                                                                                                                ii. Tarikh salinan dihantar kepada Arkib Negara Malaysia.

               A6.2 Pelaksanaan Program dan Aktiv iti Pengurusan Rekod                    1.20                                                                                                   3      1.20
                            Prosedur dan Amalan Registri                                                                                                                                                        Surat dan dokumen lampiran yang diterima dan diwujudkan oleh jabatan dan agensi Kerajaan
                                                                                                                                                                                                                dalam menjalankan urusan rasminya hendaklah dikandungkan dalam satu fail yang didaftar
                                                                                                                                                                                                                menggunakan kulit fail yang ditetapkan. Penggunaan fail ini membolehkan maklumat yang
                                                                                                                                                                                                                terkandung di dalamnya dikawal dan dicapai dengan cepat dan tepat apabila diperlukan. Fail
                                                                                                                                                                                                                mesti diuruskan dengan sistematik mengikut piawaian dan prosedur pengurusan rekod yang
                                                                                                                                                                                                                ditetapkan oleh Arkib Negara Malaysia.

                 M        a.   Adakah agensi menyediakan Rekod Daftar Surat               0.40      Tiada daftar                      Maklumat tidak                           Maklumat          5      0.40    Ruj uk Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007: Panduan Pengurusan Pej abat
                               Masuk/Surat Keluar?                                                                                       lengkap                                lengkap                         (Bahagian VI: Urusan Surat Keraj aan)
                                                                                                                                                                             (manual atau                       Perenggan 6.8
                                                                                                                                                                               elektronik)                      Pegawai yang bertanggungjawab menguruskan surat jabatan sahaja yang boleh membuka surat
                                                                                                                                                                                                                dan mendaftarkannya mengikut prosedur yang ditetapkan.

                                                                                                                                                                                                                Perenggan 6.11
                                                                                                                                                                                                                Pembantu Khas atau pegawai yang bertanggungjawab menguruskan surat jabatan hendaklah
                                                                                                                                                                                                                memastikan semua surat yang hendak dihantar keluar adalah salinan asal yang lengkap dengan
                                                                                                                                                                                                                tarikh dan nombor rujukan fail.

                                                                                                                                                                                                                Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                i. Salinan buku daftar surat masuk;
                                                                                                                                                                                                                ii. Salinan buku daftar surat keluar (pos/despatch);
                                                                                                                                                                                                                iii. Print screen daftar surat masuk/keluar secara elektronik (sekiranya ada); dan
                                                                                                                                                                                                                iv. iv. Catatan dalam kertas minit berkaitan surat yang dikandungkan.

                                                                                                                                                                                                                Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                i. Pengemaskinian rekod daftar surat masuk/keluar; dan
                                                                                                                                                                                                                ii. Pemerhatian penilai untuk sistem pengurusan rekod (sekiranya ada)

                 M        b.   Adakah agensi mematuhi prosedur pengurusan fail            0.40      Mematuhi < 3   Mematuhi 3-4       tukar kepada -     Mematuhi 7-8        Mematuhi > 8        5      0.40    Ruj uk Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007: Panduan Pengurusan Pej abat (Bahagian
                               seperti yang ditetapkan?                                               prosedur     prosedur yang      Mematuhi 5-6       prosedur yang       prosedur yang                      VII: Pengurusan Fail)
                                                                                                                     ditetapkan       prosedur yang        ditetapkan          ditetapkan
                                                                                                                                        ditetapkan                                                              Prosedur yang perlu dipatuhi:
                                                                                                                                                                                                                1. Pembukaan dan Pendaftaran Fail (tajuk dan nombor rujukan fail serta tarikh pembukaan fail
                                                                                                                                                                                                                perlu dicatatkan di atas kulit fail dan didaftarkan dalam Daftar Fail Jabatan.
                                                                                                                                                                                                                2. Skema pengkelasan dan pengkodan fail
                                                                                                                                                                                                                3. Penggunaan kulit fail yang ditetapkan
                                                                                                                                                                                                                4. Penggunaan kertas minit dan penyediaan minit
                                                                                                                                                                                                                5. Catatan nombor lampiran
                                                                                                                                                                                                                6. Penggunaan fail sementara yang betul
                                                                                                                                                                                                                7. Catatan pergerakan fail di kulit fail
                                                                                                                                                                                                                8. Catatan Simpanan Dalam Perhatian (SDP/KIV)
                                                                                                                                                                                                                9. Fail Timbul
                                                                                                                                                                                                                10.Penutupan fail mengikut kriteria-kriteria yang telah ditetapkan.

                                                                                                                                                                                                                Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                i. Sampling Fail urusan am (house keeping/pentadbiran) di jabatan/agensi kerajaan (10
                                                                                                                                                                                                                fail–aktif dan 5 fail separa/tidak aktif); dan
                                                                                                                                                                                                                ii. Sampling Fail urusan fungsian (functional files/peranan jabatan/agensi) – (10 fail–aktif dan 5
                                                                                                                                                                                                                fail–separa/tidak aktif)

                                                                                                                                                                                                                Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                i. Pengurusan fail mengikut prosedur yang telah ditetapkan




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Page 29   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      DRAF                             10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                           Waj aran                                    Skala Pemarkahan
                  Kriteria                           Sub-Kriteria                                                                                                                      Skor   Markah                                              Penerangan
Sub Komponen                                                                          100.00       Tidak          Kurang
                                                                                                                                     Memuaskan           Baik          Cemerlang                                                                                                                             Penemuan Panel Penilai
                                                                                                 Memuaskan      Memuaskan
                    M        c.   Adakah Agensi mewujudkan Registri yang               0.40        Tiada        Mematuhi 1           Mematuhi 2      Mematuhi 3-4     Mematuhi > 4      5      0.40    Ruj uk Dasar Pengurusan Rekod Keraj aan, perenggan 8.1.3
                                  bertanggungjawab ke atas rekod aktif jabatan?                                   kriteria             kriteria        kriteria         kriteria                       Registri jabatan/agensi adalah bertanggungjawab bagi pengendalian, penyimpanan dan
                                                                                                                                                                                                       pengawalan rekod aktif jabatan. Registri hendaklah dikendalikan oleh pegawai dan kakitangan
                                                                                                                                                                                                       yang bertanggungjawab menguruskan rekod jabatan.

                                                                                                                                                                                                       Kriteria:
                                                                                                                                                                                                       i. Ada ruang/bilik untuk pengurusan registri;
                                                                                                                                                                                                       ii. Kelengkapan dan peralatan yang sesuai;
                                                                                                                                                                                                       iii. Ada pegawai dan kakitangan yang mengurus rekod jabatan;
                                                                                                                                                                                                       iv. Sistem aplikasi registri secara manual (senarai fail, kad firasat/Indeks, Kad pergerakan fail);
                                                                                                                                                                                                       v. Sistem aplikasi registri berkomputer; dan
                                                                                                                                                                                                       vi. Fail terperingkat disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang, rak bergerak yang
                                                                                                                                                                                                       berkunci atau bilik kebal. Merujuk kepada Arahan Keselamatan, perkara Keselamatan Dokumen,
                                                                                                                                                                                                       Bahagian IV, Pernyimpanan Perkara-Perkara Terperingkat, para 58 (a) & (b).

                                                                                                                                                                                                       Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                       i. Dokumen yang berkenaan mengenai pengurusan Registri (sekiranya ada).

                                                                                                                                                                                                       Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                       i. Pematuhan kriteria dalam menguruskan Registri.

                 A6.3 Pelupusan Rekod                                                  0.80                                                                                             2      0.80
                                                                                                                                                                                                       Pelupusan rekod bermaksud cara menguruskan pengasingan rekod untuk tujuan pemusnahan,
                                                                                                                                                                                                       pemindahan atau selainnya. Ia meliputi semua jenis dan format rekod termasuk rekod elektronik.

                     O       a.   Adakah pelupusan rekod tidak aktif/tamat tindakan    0.40          Tidak        Pelupusan            Membuat         Membuat         Membuat          5      0.40    Ruj uk Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629), Seksyen 26(1)
                                  dilaksanakan agensi?                                           dilaksanakan   terakhir dibuat      pelupusan 3     pelupusan 2     pelupusan satu                    Ketua Pengarah boleh membenarkan pelupusan mana-mana rekod awam atau kelas rekod
                                                                                                                   > 3 tahun         tahun sekali     tahun sekali    kali setahun                     awam yang:
                                                                                                                                                                                                       a. oleh sebab bilangan, jenis atau bersifat rutin rekod itu, pada pendapatnya tidak memiliki apa-
                                                                                                                                                                                                       apa nilai kebangsaan atau sejarah yang kekal dan lama bertahan atau kedua-duanya;
                                                                                                                                                                                                       b. tidak dikehendaki bagi maksud rujukan dalam mana-mana pejabat awam selepas:
                                                                                                                                                                                                          i. tindakan ke atas rekod awam yang telah tamat;
                                                                                                                                                                                                           ii. habis tempoh yang dipersetujui antara Ketua Pengarah dengan ketua pentadbir penjawat
                                                                                                                                                                                                       awam itu; atau
                                                                                                                                                                                                       c. keadaan fizikalnya tidak mengizinkan pemeliharaannya yang berterusan.

                                                                                                                                                                                                       Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007: Panduan Pengurusan Pej abat , Bahagian
                                                                                                                                                                                                       VIII              -                para              8.2              (c)             j
                                                                                                                                                                                                       Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab melaksanakan pelupusan rekod awam mengikut
                                                                                                                                                                                                       Peraturan Pelupusan Rekod Awam dan Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629).

                                                                                                                                                                                                       *Ketua Pengarah bererti Ketua Pengarah Arkib Negara.

                                                                                                                                                                                                       Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                       i. Surat permohonan pelupusan kepada Arkib Negara Malaysia;
                                                                                                                                                                                                       ii. Borang-borang bagi pelupusan rekod awam 2008; dan
                                                                                                                                                                                                       iii. Surat kebenaran pelupusan dari Arkib Negara Malaysia

                                                                                                                                                                                                       Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                       i. Tarikh tamat tindakan;
                                                                                                                                                                                                       ii. Tarikh pelupusan; dan
                                                                                                                                                                                                       iii. Pegawai yang bertanggungjawab
                    M        b.   Adakah agensi melaksanakan pemindahan rekod yang     0.40          Tidak                          Melaksanakan                      Melaksanakan      5      0.40    Pemindahan Rekod merupakan satu proses di mana rekod-rekod awam yang mempunyai nilai
                                  bernilai kekal?                                                dilaksanakan                        pemindahan                        pemindahan                      kebangsaan atau sejarah dipindahkan dari sesebuah pejabat kerajaan ke Arkib Negara Malaysia
                                                                                                                                     rekod dalam                       rekod dalam                     untuk dipelihara bagi rujukan berterusan.
                                                                                                                                      tempoh > 3                     tempoh 3 bulan
                                                                                                                                    bulan dengan                          selepas                      Ruj uk kepada Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629), Seksyen 28(1)
                                                                                                                                      syarat telah                   mendapat surat                    Rekod awam berikut yang dalam jagaan atau di bawah kawalan sesuatu pejabat awam
                                                                                                                                    mengemukakan                        kebenaran                      hendaklah dipindahkan oleh ketua pentadbir pejabat awam itu kepada jagaan dan kawalan
                                                                                                                                         surat                        pelupusan dari                   Arkib Negara Malaysia:
                                                                                                                                    penangguhan                            ANM                         a. mana-mana rekod awam yang telah ditamatkan bagi tempoh yang lebih daripada lima
                                                                                                                                     pemindahan                                                        tahun;
                                                                                                                                                                                                       b. mana-mana rekod yang dihasilkan secara elektronik; dan
                                                                                                                                                                                                       c. mana-mana rekod awam bukan semasa yang pada pendapat Ketua Pengarah mempunyai
                                                                                                                                                                                                       nilai kebangsaan atau sejarah yang kekal dan lama bertahan atau kedua-duanya.

                                                                                                                                                                                                       Ruj uk    kepada     Dasar    Pengurusan      Rekod    Keraj aan    2010,    perkara    8.1.6
                                                                                                                                                                                                       Rekod bernilai arkib/kekal yang telah tamat tindakan hendaklah dipindahkan segera ke Jabatan
                                                                                                                                                                                                       Arkib Negara bagi pengekalan memori institusi dan warisan Negara selaras dengan sekyen yang
                                                                                                                                                                                                       tersebut di atas.

                                                                                                                                                                                                       Rekod awam yang bernilai kekal hendaklah dipindahkan segera setelah mendapat surat
                                                                                                                                                                                                       kebenaran pelupusan daripada Arkib Negara Malaysia.

                                                                                                                                                                                                       Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                       i.Borang Senarai Pemindahan Rekod Awam (Arkib 11/08).

                                                                                                                                                                                                       Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                       i.Tarikh terima/pengesahan pemindahan daripada Arkib Negara Malaysia.
B PERKHIDMATAN TERAS                                                                   25.00                                                                                            14    25.00
B1 Pengurusan Strategik                                                                 4.00                                                                                             4     4.00
                 B1.1 Pelan Strategik                                                   4.00                                                                                             4     4.00




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      Page 30   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      DRAF                             10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                                Waj aran                                      Skala Pemarkahan
                  Kriteria                           Sub-Kriteria                                                                                                                                        Skor   Markah                                              Penerangan
Sub Komponen                                                                               100.00        Tidak              Kurang
                                                                                                                                              Memuaskan               Baik             Cemerlang                                                                                                                             Penemuan Panel Penilai
                                                                                                       Memuaskan          Memuaskan
                    M        a.   Adakah Pelan Strategik yang disediakan memenuhi 7         1.00         Tiada              Dalam               Ada Pelan           Ada Pelan           Ada Pelan         5      1.00    Ciri-ciri (7 ciri utama adalah seperti yang digariskan): visi, misi, moto, nilai teras, peranan,
                                  ciri-ciri utama?                                                                         peringkat          Strategik dan       Strategik dan       Strategik dan                      stakeholder , pelanggan, teras strategik, strategi, pelan tindakan, petunjuk prestasi dan sasaran
                                                                                                                          penyediaan         mempunyai 3-4       mempunyai 5-6        mempunyai 7                        pencapaian.
                                                                                                                           dokumen             ciri-ciri yang      ciri-ciri yang      ciri-ciri yang
                                                                                                                                                ditetapkan          ditetapkan          ditetapkan                       Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                              termasuk visi,      termasuk visi,                                         i. Pelan Strategik Organisasi
                                                                                                                                               misi & teras        misi & teras
                                                                                                                                                 strategik           strategik                                           Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                         i. 7 ciri mandatori:
                                                                                                                                                                                                                            (a) visi;
                                                                                                                                                                                                                            (b) misi;
                                                                                                                                                                                                                            (c) teras strategik;
                                                                                                                                                                                                                            (d) strategi;
                                                                                                                                                                                                                            (e) pelan tindakan;
                                                                                                                                                                                                                            (f) petunjuk prestasi; dan
                                                                                                                                                                                                                            (g) sasaran pencapaian.

                    M        b.   Adakah Pelan Strategik mempunyai tempoh-tempoh            1.00           Tiada             1 tahun             2 tahun             3 tahun           Lebih dari 3       5      1.00    Dokumen yang perlu disediakan
                                  pelaksanaan tertentu?                                                                                                                                   tahun                          i. Pelan Strategik Organisasi

                                                                                                                                                                                                                         Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                         ii. Tempoh pelaksanaan Pelan Strategik.

                    M        c.   Apakah usaha hebahan program/aktiviti yang                1.00           Tiada          Kurang dari 2         2 - 3 usaha         4 - 5 usaha        6 dan lebih        5      1.00    Mekanisme merujuk kepada cara atau kaedah yang digunakan bagi membolehkan warga agensi
                                  dilaksanakan bagi menerapkan kesedaran mengenai                                        usaha hebahan           hebahan             hebahan         usaha hebahan                       menyedari, memahami dan menghayati program/aktiviti yang dirancang di dalam Pelan
                                  pelan strategik di kalangan warga agensi?                                              program/ aktiviti   program/ aktiviti   program/ aktiviti   program/ aktiviti                   Strategik. Contoh mekanisme yang digunakan adalah seperti Pelan Strategik diedarkan kepada
                                                                                                                          dari pelbagai       dari pelbagai       dari pelbagai       dari pelbagai                      warga agensi, Pelan Strategik dimuat naik dalam laman web agensi dan sesi penerangan
                                                                                                                             saluran              saluran             saluran            saluran                         kepada semua warga agensi.

                                                                                                                                                                                                                         Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                         i. Minit mesyuarat/perbincangan, buku program taklimat/penerangan kepada warga, salinan
                                                                                                                                                                                                                         print screen, brosur, pamphlet , buku atur cara dan sebagainya.

                                                                                                                                                                                                                         Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                         i. Jenis saluran dan bilangan usaha yang dilaksanakan untuk hebahan program/aktiviti Pelan
                                                                                                                                                                                                                         Strategik.

                    M        d.   Adakah Pelan Strategik ini telah dikaji semula seperti    1.00        Tiada kajian          Kajian         Kajian sedang        Kajian telah        Kajian telah        5      1.00    Agensi perlu mengkaji semula Pelan Strategik bagi mengambilkira senario/perubahan semasa
                                  yang dijadualkan?                                                        semula        dirancang dan        dilaksanakan        dilaksanakan        dilaksanakan                       yang memberi impak kepada program/aktiviti seperti yang digariskan seterusnya memastikan
                                                                                                                              belum                                tetapi tiada       dan tindakan                       Pelan Strategik mencapai objektifnya.
                                                                                                                          dilaksanakan                               tindakan        susulan ke atas
                                                                                                                                                                      susulan          hasil kajian                      Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                         diambil                         i. Pelan Strategik (lama dan baharu);
                                                                                                                                                                                                                         ii. Minit mesyuarat;
                                                                                                                                                                                                                         iii. Laporan bengkel/lab (jika berkenaan);
                                                                                                                                                                                                                         iv. Laporan kajian semula; dan
                                                                                                                                                                                                                         v. Memo/Emel bagi memaklumkan perubahan Pelan Strategik kepada warga agensi.

                                                                                                                                                                                                                         Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                         i. Tindakan susulan yang perlu dilaksanakan; dan
                                                                                                                                                                                                                         ii. Minit/Perbincangan tindakan yang telah diambil.

B2 Dasar/Program/Aktiv iti Utama                                                            21.00                                                                                                         10    21.00
                B2.1 Penggubalan Dasar/Program/Aktiv iti Utama                               5.00                                                                                                          2     5.00
                   C            Senaraikan dasar/program/aktiviti yang digubal oleh                                                                                                                                      Dokumen seperti SKT agensi boleh dikemukakan untuk menilai tahap              keberkesanan
                                agensi selaras dengan perkhidmatan teras. Nyatakan                                                                                                                                       pelaksanaan program/aktiviti mengikut perkhidmatan teras yang telah ditetapkan. Selain itu,
                                sama ada perancangan dasar/program/aktiviti tersebut                                                                                                                                     bagi agensi yang telah melaksanakan MS ISO 9001:2008, dokumen tambahan seperti Laporan
                                merangkumi      proses   pengenalpastian   keperluan                                                                                                                                     Pencapaian Objektif Kualiti boleh dikemukakan sebagai dokumen supplementary untuk tujuan
                                dasar/program/aktiviti, mendapatkan input daripada                                                                                                                                       pengesahan. Kedua-dua dokumen SKT dan Laporan Objektif Kualiti sebaiknya mempunyai KPI,
                                stakeholders /pelanggan agensi.                                                                                                                                                          penetapan sasaran serta penilaian pencapaian sebenar untuk tujuan pengukuran pencapaian.

                     O       a.   Sejauh manakah penglibatan stakeholders /pelanggan        2.00           < 60%         60% ≤ x < 70%       70% ≤ x < 80%       80% ≤ x < 90%            ≥ 90%           5      2.00    Perancangan dasar/program/aktiviti tersebut merangkumi proses pengenalpastian keperluan
                                  dalam penggubalan dasar/program dan aktiviti utama?                 Dasar/ Program     Dasar/Program       Dasar/Program       Dasar/Program       Dasar/Program                       dasar/program/aktiviti, mendapatkan input daripada stakeholders /pelanggan agensi seperti
                                                                                                        melibatkan         melibatkan          melibatkan          melibatkan          melibatkan                        NGO/pakar rujuk (jika berkenaan) dan berstruktur seperti bengkel, mesyuarat atau lain-lain lagi
                                                                                                       stakeholders       stakeholders        stakeholders        stakeholders        stakeholders                       (sesi dialog, lab , sesi brainstorming )
                                                                                                        /pelanggan         /pelanggan          /pelanggan          /pelanggan          /pelanggan
                                                                                                                                                                                                                         Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                         i. Senarai stakeholders dan pelanggan;
                                                                                                                                                                                                                         ii. Senarai dasar/aktiviti utama; dan
                                                                                                                                                                                                                         iii. Minit mesyuarat/catatan perbincangan/laporan.

                                                                                                                                                                                                                         Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                         i. Pihak yang terlibat dalam proses penggubalan seperti yang dicatat dalam
                                                                                                                                                                                                                         minit/catatan/laporan.
                     O       b.   Adakah dasar/program/aktiviti     utama   memfokuskan     3.00           < 60%         60% ≤ x < 70%       70% ≤ x < 80%       80% ≤ x < 90%           ≥ 90%            5      3.00    Dokumen yang perlu disediakan
                                  kepada Misi atau KRA agensi?                                         Dasar/Program     Dasar/Program       Dasar/Program       Dasar/Program       Dasar/Program                       i. Pelan strategik;
                                                                                                          digubal           digubal             digubal             digubal             digubal                          ii. Laporan pencapaian Sasaran Kerja Tahunan;
                                                                                                      berdasarkan Misi    berdasarkan         berdasarkan         berdasarkan         berdasarkan                        iii. Punca kuasa/perundangan; dan
                                                                                                         atau KRA        Misi atau KRA       Misi atau KRA       Misi atau KRA       Misi atau KRA                       iv. Senarai program yang berkaitan dengan NKRA, NKEA, RMK, KPI agensi.

                                                                                                                                                                                                                         Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                         i. Dasar/Program/Aktiviti utama selaras dengan Misi/NKRA/NKEA/RMK/KPI agensi.

                 B2.2 Pelaksanaan Dasar/Program/Aktiv iti Utama                             9.00                                                                                                          2      9.00




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      Page 31   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     DRAF                             10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                              Waj aran                                          Skala Pemarkahan
               Kriteria                            Sub-Kriteria                                                                                                                                       Skor   Markah                                              Penerangan
Sub Komponen                                                                             100.00        Tidak               Kurang
                                                                                                                                              Memuaskan              Baik            Cemerlang                                                                                                                              Penemuan Panel Penilai
                                                                                                     Memuaskan           Memuaskan
                  C            Penentuan       sasaran    terhadap     pelaksanaan
                               Dasar/Program:
                               Pencapaian KPI Menteri oleh PEMANDU – markah
                               diambil dari penilaian PEMANDU
                               Pencapaian KPI KSU oleh JPA – markah diambil dari
                               penilaian JPA
                               Sasaran dasar pelaksanaan program oleh agensi dan
                               dinilai berdasarkan program yang dilaksanakan oleh
                               agensi.

                  O       a.   Adakah     dasar/program/aktiviti   utama   mempunyai      4.00           < 60%           60% ≤ x < 70%        70% ≤ x < 80%      80% ≤ x < 90%          ≥ 90%          5      4.00    Indikator output bermaksud hasil/keluaran mengikut setiap sasaran yang telah ditetapkan.
                               indikator output dan outcome ?                                        Dasar/Program       Dasar/Program        Dasar/Program      Dasar/Program      Dasar/Program
                                                                                                      mempunyai            mempunyai            mempunyai         mempunyai          mempunyai                        Indikator outcome bermaksud hasil           pelaksanaan   dasar/program/aktiviti   dalam    bentuk
                                                                                                    indikator output    indikator output     indikator output   indikator output   indikator output                   impak/kesan kepada kumpulan sasar.
                                                                                                      dan outcome         dan outcome          dan outcome        dan outcome        dan outcome
                                                                                                                                                                                                                      Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                      i. Pelan Strategik organisasi; dan
                                                                                                                                                                                                                      ii. Pelan tindakan program/aktiviti.

                                                                                                                                                                                                                      Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                      i. Indikator output dalam peratus; dan
                                                                                                                                                                                                                      ii. Indikator outcome .

                  O       b.   Apakah       tahap         pencapaian       pelaksanaan    5.00           < 60%           60% ≤ x < 70%        70% < x ≤ 80%      80% ≤ x < 90%          ≥ 90%          5      5.00    Tahap pencapaian dasar/program/aktiviti bermaksud pencapaian seperti ditetapkan bagi
                               dasar/program/aktiviti utama?                                         Dasar/Program       Dasar/Program        Dasar/Program      Dasar/Program      Dasar/Program                     tempoh tertentu.
                                                                                                       mencapai            mencapai             mencapai           mencapai           mencapai
                                                                                                    indikator output    indikator output     indikator output   indikator output   indikator output                   Dokumen yang perlu disediakan:
                                                                                                      dan outcome         dan outcome          dan outcome        dan outcome        dan outcome                      i. Pelan Strategik organisasi;
                                                                                                    yang ditetapkan     yang ditetapkan      yang ditetapkan    yang ditetapkan    yang ditetapkan                    ii. Pelan tindakan program/aktiviti; dan
                                                                                                                                                                                                                      iii. Laporan pencapaian output dan outcome bagi dasar/program/aktiviti utama.

                                                                                                                                                                                                                      Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                      i. Pencapaian dalam peratus berdasarkan indikator bagi tempoh yang ditetapkan.


               B2.3 Pemantauan Dasar/Program/Aktiv iti Utama                              3.00                                                                                                         2      3.00
                  C        Nyatakan mekanisme pemantauan yang diwujudkan                                                                                                                                              Pelaksanaan mekanisme yang diwujudkan didokumenkan untuk tujuan rujukan dan penilaian.
                           seperti jawatankuasa/taskforce, sistem & prosedur,                                                                                                                                         Dokumen-dokumen tersebut merangkumi keputusan mesyuarat,laporan-laporan pemantauan,
                           pelaporan mengikut perkhidmatan teras berikut:                                                                                                                                             serta pemantauan menggunakan ICT.

                  O       a.   Adakah terdapat mekanisme pemantauan pelaksanaan           2.00           Tiada                               Ada mekanisme                         Ada mekanisme       5      2.00    Mekanisme pemantauan yang diintegrasikan merujuk kepada aplikasi yang digunakan bagi
                               dasar/program/aktiviti utama?                                                                                  pemantauan                             pemantauan                       memantau pelaksanaan semua dasar/program/aktiviti secara bersepadu.
                                                                                                                                                                                          dan
                                                                                                                                                                                    diintegrasikan                    Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                      i. Minit mesyuarat; dan/atau
                                                                                                                                                                                                                      ii. Print screen sistem.

                                                                                                                                                                                                                      Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                      i. Sama ada mekanisme             pemantauan    dasar/program/aktiviti   utama     adalah   secara
                                                                                                                                                                                                                      bersepadu/silo.

                  O       b.   Adakah maklumat hasil mekanisme pemantauan                 1.00           Tiada                                Sebahagian                             Menyeluruh        5      1.00    Dokumen yang perlu disediakan
                               pelaksanaan dasar/program/aktiviti utama digunakan                                                                                                                                     i. Minit mesyuarat; dan
                               untuk tindakan susulan/penambahbaikan?                                                                                                                                                 ii. Laporan pemantauan.

                                                                                                                                                                                                                      Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                      i. Tindakan susulan diambil ke atas keputusan hasil pemantauan pelaksanaan.

               B2.4 Keberkesanan Dasar/Program/Aktiv iti Utama                            4.00                                                                                                         4      4.00
                  C         Nyatakan sama ada terdapat usaha penambahbaikan ke
                            atas    dasar/program  yang      dilaksanakan untuk
                            mempastikan pencapaian objektif atau tujuan yang
                            ditetapkan.
                            Kajian Semula                                                                                                                                                                             Kajian semula = reviu/semakan semula untuk mengambil kira keperluan semasa/keutamaan
                                                                                                                                                                                                                      yang ditetapkan

                  O       a.   Adakah kajian semula dibuat terhadap                       1.00            < 60%         60% ≤ x < 70%        70% < x ≤ 80%      80% ≤ x < 90%           ≥ 90%          5      1.00    Dokumen yang perlu disediakan
                               dasar/program/aktiviti utama yang dilaksanakan?                       Kajian semula      Kajian semula        Kajian semula      Kajian semula      Kajian semula                      i. Minit mesyuarat; dan
                                                                                                    dilakukan ke atas     dilakukan ke         dilakukan ke       dilakukan ke       dilakukan ke                     ii. Laporan kajian semula berkenaan.
                                                                                                     dasar/program/           atas                 atas               atas               atas
                                                                                                      aktiviti utama    dasar/program/       dasar/program/     dasar/program/     dasar/program/                     Perkara yang disemak
                                                                                                                         aktiviti utama       aktiviti utama     aktiviti utama     aktiviti utama                    i. Peratus dasar/program/aktiviti utama yang telah dilaksanakan penilaian.

                  O       b.   Adakah tindakan susulan diambil terhadap kajian semula     1.00           Tiada                                 Sebahagian                            Menyeluruh        5      1.00    Dokumen yang perlu disediakan
                               tersebut?                                                                                                       berdasarkan                           berdasarkan                      i. Minit mesyuarat; dan
                                                                                                                                              kajian semula                         kajian semula                     ii. Laporan kajian semula.
                                                                                                                                                   yang                                  yang
                                                                                                                                              dilaksanakan.                         dilaksanakan.                     Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                      i. Tindakan susulan yang telah diambil hasil penilaian dasar/program/aktiviti utama.

                               Kajian Impak                                                                                                                                                                           Kajian impak = perbandingan              pencapaian   objektif/sasaran   sebelum    dan     selepas
                                                                                                                                                                                                                      dasar/program/aktiviti dilaksanakan




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     Page 32   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             DRAF                             10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                              Waj aran                                         Skala Pemarkahan
                Kriteria                            Sub-Kriteria                                                                                                                                  Skor   Markah                                             Penerangan
Sub Komponen                                                                             100.00           Tidak              Kurang
                                                                                                                                             Memuaskan             Baik          Cemerlang                                                                                                                          Penemuan Panel Penilai
                                                                                                      Memuaskan          Memuaskan
                           c.   Adakah kajian impak dibuat terhadap                       1.00            < 60%         60% ≤ x < 70%       70% < x ≤ 80%     80% ≤ x < 90%          ≥ 90%         5      1.00    Dokumen yang perlu disediakan
                                dasar/program/aktiviti utama yang telah dikenal pasti?                Kajian impak       Kajian impak        Kajian impak      Kajian impak      Kajian impak                     i. Minit mesyuarat;
                                                                                                    dilakukan ke atas     dilakukan ke        dilakukan ke      dilakukan ke      dilakukan ke                    ii. Senarai kajian impak yang dikenal pasti: dan
                                                                                                     dasar/program/           atas                atas              atas              atas                        ii. Laporan kajian impak berkenaan.
                                                                                                      aktiviti utama    dasar/program/      dasar/program/    dasar/program/    dasar/program/
                                                                                                                         aktiviti utama      aktiviti utama    aktiviti utama    aktiviti utama                   Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                  i. Peratus dasar/program/aktiviti utama yang telah dilaksanakan penilaian.

                           d.   Adakah tindakan susulan diambil terhadap kajian impak     1.00           Tiada                                Sebahagian                         Menyeluruh        5      1.00    Dokumen yang perlu disediakan
                                tersebut?                                                                                                     berdasarkan                        berdasarkan                      i. Minit mesyuarat; dan
                                                                                                                                             kajian impak                       kajian impak                      ii. Laporan kajian impak.
                                                                                                                                                  yang                               yang
                                                                                                                                             dilaksanakan.                      dilaksanakan.                     Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                  i. Tindakan susulan yang telah diambil hasil penilaian dasar/program/aktiviti utama.


C PENGURUSAN PELANGGAN                                                                    25.00                                                                                                    35    25.00
C1 Perancangan Pengurusan Pelanggan                                                        4.30                                                                                                    10     4.30    Ruj uk Pekeliling Kemaj uan Pentadbiran Aw am Bilangan 1 Tahun 2008 - Panduan
                                                                                                                                                                                                                  Pengurusan Perhubungan Pelanggan

                C1.1 Strategi Tumpuan Pelanggan                                           1.30                                                                                                     3      1.30
                   M      a. Adakah pernyataan khusus misi perkhidmatan pelanggan         0.30           Tiada                                   Ada                               Ada dan         5      0.30    Pihak pengurusan atasan organisasi perlu menetapkan misi perkhidmatan pelanggan dalam
                               disediakan agensi?                                                                                                                                dihebahkan                       bentuk satu pernyataan khusus dan menghebahkannya untuk pengetahuan umum supaya ia
                                                                                                                                                                                                                  menjadi satu komitmen yang akan dihayati oleh semua pegawai dan kakitangan ke arah
                                                                                                                                                                                                                  kecemerlangan perkhidmatan pelanggan organisasi

                                                                                                                                                                                                                  Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                  i. Minit mesyuarat/dokumen lain yang mengandungi keputusan mengenai misi perkhidmatan
                                                                                                                                                                                                                  pelanggan yang ditetapkan.

                                                                                                                                                                                                                  Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                  i. Penggunaan misi perkhidmatan pelanggan dalam dokumen rasmi seperti surat rasmi, slaid
                                                                                                                                                                                                                  pembentangan, emel dan penerbitan rasmi.

                  M        b.   Adakah maklumat profil pelanggan disediakan agensi?       0.50           Tiada                               Sebahagian                          Menyeluruh        5      0.50    Agensi perlu menyediakan maklumat profil pelanggan supaya keperluan dan ekspektasi
                                                                                                                                                                                                                  pelanggan dapat ditentukan dengan tepat. Agensi perlu mengenal pasti kategori pelanggan
                                                                                                                                                                                                                  masing-masing, maklumat seperti alamat surat menyurat/emel/nombor telefon, jenis-jenis
                                                                                                                                                                                                                  perkhidmatan yang diperlukan dan ekspektasi pelanggan terhadap perkhidmatan yang diberikan.
                                                                                                                                                                                                                  Maklumat-maklumat ini boleh didapati melalui rekod-rekod urusan terdahulu.

                                                                                                                                                                                                                  Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                  i. Kategori pelanggan sepertimana yang dikenalpasti dalam Pelan Strategi Organisasi;
                                                                                                                                                                                                                  ii. Dokumen yang mengandungi maklumat mengenai pelanggan dan keperluan yang dikenal
                                                                                                                                                                                                                  pasti; dan
                                                                                                                                                                                                                  iii. Perkhidmatan yang diperlukan mengikut kategori pelanggan.

                                                                                                                                                                                                                  Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                  i. Maklumat mengenai kategori pelanggan dan perkhidmatan yang dikenal pasti.

                  M        c.   Adakah reka bentuk perkhidmatan yang ditawarkan           0.50           Tiada                               Sebahagian                          Menyeluruh        5      0.50    Perancangan perlu dibuat untuk mereka bentuk perkhidmatan mesra pelanggan yang
                                bersesuaian dengan kehendak pelanggan?                                                                                                                                            bersesuaian dengan keperluan dan ekspektasi pelanggan yang terdiri daripada pelbagai
                                                                                                                                                                                                                  kategori. Antara bentuk perkhidmatan yang boleh ditawarkan mengikut kesesuaian pelanggan
                                                                                                                                                                                                                  termasuk:
                                                                                                                                                                                                                  i. perkhidmatan yang lebih khusus untuk transaksi yang memerlukan pelanggan hadir sendiri
                                                                                                                                                                                                                  semasa berurusan;
                                                                                                                                                                                                                  ii. perkhidmatan berkelompok untuk jenis perkhidmatan yang boleh dilakukan oleh wakil atau
                                                                                                                                                                                                                  syarikat yang dilantik oleh pelanggan;
                                                                                                                                                                                                                  iii. perkhidmatan secara dalam talian, SMS, telefon, kios dan lain-lain bagi jenis perkhidmatan
                                                                                                                                                                                                                  yang tidak memerlukan pelanggan hadir untuk sesuatu urusan;
                                                                                                                                                                                                                  iv. perkhidmatan melalui kaedah pusat setempat (jika bersesuaian) supaya pelanggan tidak
                                                                                                                                                                                                                  perlu hadir ke beberapa bahagian atau agensi semasa berurusan; dan
                                                                                                                                                                                                                  v. perkhidmatan di luar waktu operasi biasa mengikut keperluan.

                                                                                                                                                                                                                  Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                  i. Senarai perkhidmatan yang disediakan mengikut kategori pelanggan; dan
                                                                                                                                                                                                                  ii. Strategi pelaksanaan perkhidmatan yang ditetapkan mengikut keperluan pelanggan.


                                                                                                                                                                                                                  Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                  i. Maklumat mengenai pelaksanaan perkhidmatan yang telah ditetapkan mengikut keperluan
                                                                                                                                                                                                                  pelanggan; dan
                                                                                                                                                                                                                  ii. Tahap liputan perkhidmatan terhadap kategori pelanggan yang dikenal pasti.
      C         C1.2 Piagam Pelanggan                                                     3.00                                                                                                     7      3.00    Ruj uk Pekeliling Kemaj uan Pentadbiran Aw am Bilangan 1 Tahun 2008 - Panduan
                                                                                                                                                                                                                  Pengurusan Perhubungan Pelanggan




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Page 33   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            DRAF                             10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                                Waj aran                                        Skala Pemarkahan
               Kriteria                            Sub-Kriteria                                                                                                                                     Skor   Markah                                           Penerangan
Sub Komponen                                                                               100.00        Tidak              Kurang
                                                                                                                                              Memuaskan             Baik           Cemerlang                                                                                                                       Penemuan Panel Penilai
                                                                                                       Memuaskan          Memuaskan
                 M        a.   Adakah penggubalan piagam pelanggan memenuhi ciri-           0.40         1 ciri              2 ciri               3 ciri            4 ciri            5 ciri         5      0.40    Ciri-ciri yang ditetapkan adalah:
                               ciri yang ditetapkan di dalam PKPA Bil.1/2008?                                                                                                                                       i. Jelas - ringkas dan mudah difahami;
                                                                                                                                                                                                                    ii. Kebolehpercayaan - ditetapkan mengikut kapasiti dan keupayaan agensi;
                                                                                                                                                                                                                    iii. Praktikal - janji perkhidmatan yang sejajar dengan keupayaan;
                                                                                                                                                                                                                    iv. Khusus - jaminan perkhidmatan yang mempunyai ketepatan dari segi masa, bilangan,
                                                                                                                                                                                                                    tempat dan harga; dan
                                                                                                                                                                                                                    v. Boleh Ditambah Baik - penambahbaikan dari semasa ke semasa mengikut keperluan
                                                                                                                                                                                                                    pelanggan, persekitaran dan perubahan teknologi.

                                                                                                                                                                                                                    Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                    i. Piagam pelanggan agensi.

                                                                                                                                                                                                                    Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                    i. Piagam pelanggan memenuhi ciri-ciri yang ditetapkan.

                 M        b.   Adakah piagam dihebahkan kepada pelanggan?                   0.30           Tidak                               Dipamerkan                          Dipamerkan        5      0.30    Piagam Pelanggan hendaklah dihebahkan untuk makluman pelanggan masing-masing.
                                                                                                        dipamerkan                           secara strategik                    secara strategik                   Hebahan boleh dilaksanakan menerusi bahan cetak dan bahan elektronik, serta dipamerkan
                                                                                                                                                 di ruang                             di ruang                      sepanjang masa di tempat yang mudah dilihat oleh pelanggan. Risalah dan brosur piagam
                                                                                                                                              pejabat dan                          pejabat dan                      pelanggan boleh diedarkan di tempat pelanggan berurusan seperti di kaunter. Capaian piagam
                                                                                                                                               laman web                            laman web                       pelanggan hendaklah disediakan di laman utama portal atau laman web masing-masing.
                                                                                                                                            tetapi maklumat                      serta maklumat
                                                                                                                                                   tidak                           diselaraskan                     Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                               diselaraskan                                                         i. Bukti-bukti promosi piagam pelanggan seperti bukti bergambar, print screen daripada laman
                                                                                                                                                                                                                    web, risalah dan brosur.

                                                                                                                                                                                                                    Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                    i. Usaha-usaha promosi piagam pelanggan oleh agensi; dan
                                                                                                                                                                                                                    ii. Perbandingan piagam pelanggan yang dipaparkan dalam bahan cetak dan bahan elektronik.

                 M        c.   Adakah agensi mempunyai mekanisme pemantauan                 0.40           Tiada                               Memantau                             Memantau         5      0.40    Pemantauan berterusan hendaklah dilaksanakan ke atas tahap kualiti penyampaian
                               piagam pelanggan?                                                         pemantauan                            pencapaian                          pencapaian                       perkhidmatan untuk memastikan janji-janji dalam piagam pelanggan sentiasa dipenuhi.
                                                                                                         pencapaian                             standard                             standard
                                                                                                      standard piagam                        piagam secara                       piagam melalui                     Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                 ad hoc                            mekanisme                        i. Laporan-laporan pemantauan;
                                                                                                                                                                                 dalaman agensi                     ii. Maklum balas daripada bahagian kepada urus setia; dan
                                                                                                                                                                                    dan sistem                      iii. Print screen sistem yang digunakan (sekiranya ada).
                                                                                                                                                                                  maklum balas
                                                                                                                                                                                  yang berkesan                     Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                    i. Piagam pelanggan dipantau mengikut tempoh masa dan sistem pemantauan yang
                                                                                                                                                                                                                    diwujudkan.
                 M        d.   Adakah agensi melaksanakan           tindakan   pemulihan    0.50      Tiada tindakan          Hanya         Semua tindakan       Sebahagian          Semua           5      0.50    Tindakan pemulihan hendaklah diambil terhadap perkhidmatan yang dinyatakan dalam piagam
                               perkhidmatan (service recovery )?                                                           sebahagian        diambil secara        tindakan         tindakan                        pelanggan tetapi tidak dapat dilaksanakan, dengan:
                                                                                                                             diambil             reaktif        diambil secara   diambil secara                     i. mengenal pasti punca-punca masalah perkhidmatan dan mengatur langkah-langkah
                                                                                                                          tindakan dan                           proaktif dan        proaktif                       penyelesaian segera sebelum masalah menjadi lebih serius;
                                                                                                                          secara reaktif                             reaktif                                        ii. mengambil tindakan segera apabila berlakunya kelewatan atau kegagalan dalam
                                                                                                                                                                                                                    menyampaikan perkhidmatan yang menyebabkan ketidakpuasan pelanggan; dan
                                                                                                                                                                                                                    iii. menjelaskan kepada pelanggan jika sesuatu perkhidmatan tidak dapat memenuhi standard
                                                                                                                                                                                                                    kualiti yang telah dijanjikan di dalam piagam sebelum pelanggan membuat aduan.

                                                                                                                                                                                                                    Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                    i. Perancangan bagi memulihkan perkhidmatan yang mungkin tidak mencapai piagam
                                                                                                                                                                                                                    pelanggan; dan
                                                                                                                                                                                                                    ii. Laporan tindakan pemulihan perkhidmatan terhadap perkhidmatan yang tidak memenuhi
                                                                                                                                                                                                                    piagam pelanggan.

                                                                                                                                                                                                                    Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                    i. Tindakan-tindakan yang dirancang dan telah diambil bagi memulihkan perkhidmatan
                                                                                                                                                                                                                    berkenaan.

                               Pencapaian Piagam Pelanggan
                  O       e.   Apakah tahap pencapaian piagam pelanggan?                    0.50          x < 60%        60% ≤ x < 70%       70% ≤ x < 80%      80% ≤ x <90%         x ≥ 90%         5      0.50    Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                    i. Laporan/pembentangan pencapaian piagam pelanggan agensi;

                                                                                                                                                                                                                    Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                    i. Peratus pencapaian piagam pelanggan agensi.

                 M        f.   Adakah pencapaian piagam            pelanggan dipaparkan     0.50      Tidak dipaparkan                        Sebahagian                            Semua            5      0.50    Ruj uk Emel Arahan Ketua Pengarah MAMPU yang bertarikh 1 Disember 2009
                               dalam laman web?                                                                                               dipaparkan                          pencapaian                        Mesyuarat Ketua Setiausaha Kementerian dan Ketua Perkhidmatan pada 4 Mei 2009 telah
                                                                                                                                                                                    piagam                          memutuskan supaya semua Ketua Setiausaha Kementerian dan Setiausaha Kerajaan Negeri
                                                                                                                                                                                   pelanggan                        memaparkan pencapaian Piagam Pelanggan di laman web masing-masing.
                                                                                                                                                                                  dipaparkan
                                                                                                                                                                                                                    Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                                    i. Print Screen paparan pencapaian piagam pelanggan dalam laman web.

                                                                                                                                                                                                                    Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                                    i. Pencapaian piagam pelanggan dipaparkan dalam laman web agensi.




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            Page 34   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   DRAF                             10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                             Waj aran                                     Skala Pemarkahan
                 Kriteria                          Sub-Kriteria                                                                                                                           Skor   Markah                                            Penerangan
Sub Komponen                                                                            100.00         Tidak           Kurang
                                                                                                                                        Memuaskan           Baik          Cemerlang                                                                                                                       Penemuan Panel Penilai
                                                                                                    Memuaskan        Memuaskan
                    M       g.   Adakah piagam pelanggan dikaji semula dan ditambah      0.40          Tiada                          Penambahbaika                      Penambahbaik      5      0.40    Piagam pelanggan perlu dikaji semula untuk memastikan ia sentiasa relevan dalam senario
                                 baik?                                                             penambahbaika                      n secara ad hoc                       an piagam                     penyampaian perkhidmatan semasa selaras dengan ekspektasi pelanggan yang semakin
                                                                                                         n                                                               pelanggan dan                    meningkat, perubahan persekitaran dan perkembangan teknologi.
                                                                                                                                                                          kajian semula                   Kajian semula piagam pelanggan hendaklah dibuat sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh
                                                                                                                                                                             sekurang-                    12 bulan untuk memastikan ia sentiasa dikemas kini.
                                                                                                                                                                            kurangnya
                                                                                                                                                                           sekali dalam                   Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                            tempoh 12                     i. Laporan kajian semula piagam pelanggan;
                                                                                                                                                                               bulan                      ii. Minit mesyuarat pembentangan hasil kajian semula piagam pelanggan; dan
                                                                                                                                                                                                          iii. Piagam pelanggan yang asal dan piagam pelanggan yang telah ditambah baik.

                                                                                                                                                                                                          Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                          i. Tarikh kajian semula piagam pelanggan; dan
                                                                                                                                                                                                          ii. Penambahbaikan piagam pelanggan.

C2 Interaksi Dengan Pelanggan                                                            4.50                                                                                              7      4.50
                  C2.1 Usaha-usaha Delighting The Customers                              4.50                                                                                              7      4.50    Ruj uk Pekeliling Kemaj uan Pentadbiran Aw am Bilangan 1 Tahun 2008 - Panduan
                                                                                                                                                                                                          Pengurusan Perhubungan Pelanggan

                                                                                                                                                                                                          *Sekiranya ada penilaian 3F (Fast, Facilitative & Friendly ) oleh MAMPU ke atas agensi
                                                                                                                                                                                                          berkenaan sebelum penilaian Penarafan Bintang dilaksanakan, hasil penilaian 3F tersebut akan
                                                                                                                                                                                                          digunakan untuk menilai kriteria ini.

                                 Penyampaian perkhidmatan melebihi ekspektasi
                                 pelanggan

                    O       a.   Apakah usaha-usaha tambahan yang telah dilaksanakan     1.00       Usaha-usaha                         Usaha-usaha                       Usaha-usaha      5      1.00    Standard perkhidmatan yang ditawarkan kepada pelanggan seboleh-bolehnya hendaklah tinggi
                                 melebihi ekspektasi pelanggan?                                        hanya                               hanya                           memenuhi                       nilainya sehingga melebihi ekspektasi pelanggan sejajar dengan pendekatan delighting the
                                                                                                    memenuhi 1                          memenuhi 2                         kesemua 3                      customer. Perkhidmatan pelanggan yang menjadi asas utama kepada pendekatan delighting
                                                                                                      kategori                            kategori                           kategori                     the customer adalah memenuhi ciri-ciri kualiti dalam tiga kategori iaitu fizikal, penyampaian
                                                                                                                                                                                                          dan emosi seperti berikut:
                                                                                                                                                                                                          i. Fizikal:
                                                                                                                                                                                                             (a) persekitaran yang kondusif; dan
                                                                                                                                                                                                             (b) kemudahan sokongan.
                                                                                                                                                                                                          ii. Penyampaian:
                                                                                                                                                                                                             (a) kebolehpercayaan;
                                                                                                                                                                                                             (b) responsif;
                                                                                                                                                                                                             (c) menepati masa;
                                                                                                                                                                                                             (d) ketepatan;
                                                                                                                                                                                                             (e) mudah diperoleh;
                                                                                                                                                                                                             (f) mudah difahami;
                                                                                                                                                                                                             (g) kompeten;
                                                                                                                                                                                                             (h) kredibiliti; dan
                                                                                                                                                                                                             (i) keselamatan.
                                                                                                                                                                                                          iii. Emosi:
                                                                                                                                                                                                             (a) mesra dan adil;
                                                                                                                                                                                                             (b) mendengar dan memahami (empati); dan
                                                                                                                                                                                                             (c) menghormati.

                                                                                                                                                                                                          Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                          i. Gambar/risalah/brosur atau lain-lain bukti usaha-usaha melebihi ekspektasi pelanggan.

                                                                                                                                                                                                          Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                          i. Usaha-usaha melebihi ekspektasi pelanggan yang telah dilaksanakan oleh agensi.
                    O       b.   Apakah kaedah yang      digunakan   untuk   mengukur    0.50          Tiada                          Kaedah manual                      Menggunakan       5      0.50    Contoh-contoh kaedah untuk mengukur ekspektasi pelanggan termasuk analisis maklum balas
                                 ekspektasi pelanggan?                                              mekanisme                         untuk mengukur                      Aplikasi ICT                    dan aduan pelanggan, teknik Voice of Customer , soal selidik, memanggil wakil pelanggan
                                                                                                    pengukuran                           ekspektasi                                                       sebagai panel untuk mendapatkan maklum balas, pemerhatian terhadap pelanggan dan
                                                                                                     ekspektasi                         pelanggan                                                         penandaarasan terhadap agensi yang mempunyai perkhidmatan pelanggan yang cemerlang.
                                                                                                    pelanggan
                                                                                                                                                                                                          Contoh aplikasi ICT: sistem e-Rating

                                                                                                                                                                                                          Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                          i. Laporan-laporan yang disediakan hasil maklum balas daripada pelanggan mengenai
                                                                                                                                                                                                          ekspektasi pelanggan.

                                                                                                                                                                                                          Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                          i. Kaedah yang digunakan untuk mengukur ekspektasi pelanggan sama ada manual atau
                                                                                                                                                                                                          aplikasi ICT

                                 Tahap layanan Pegawai Khidmat Pelanggan melalui
                                 telefon
                    M       c.   Berapakah tempoh masa diambil untuk menjawab            0.50           x < 60       60% ≤ x < 70%      70% ≤ x < 80%    80% ≤ x < 90%   ≥ 90% dijawab     5      0.50    Panggilan melalui telefon hendaklah dijawab dalam tempoh 10 saat.
                                 panggilan?                                                         dijawab dalam    dijawab dalam      dijawab dalam    dijawab dalam   dalam tempoh
                                                                                                   tempoh 10 saat   tempoh 10 saat     tempoh 10 saat   tempoh 10 saat       10 saat                      Panggilan akan dibuat oleh penilai MAMPU sebelum lawatan penilaian dilaksanakan, sekurang-
                                                                                                                                                                                                          kurangnya 10 panggilan dalam tempoh 3 hari. Kriteria ini disemak berdasarkan panggilan
                                                                                                                                                                                                          berkenaan.

                                                                                                                                                                                                          Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                          i. Panggilan ke atas talian utama dijawab dalam tempoh 10 saat.




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   Page 35   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                DRAF                             10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                           Waj aran                                     Skala Pemarkahan
                Kriteria                          Sub-Kriteria                                                                                                                          Skor   Markah                                           Penerangan
Sub Komponen                                                                          100.00          Tidak           Kurang
                                                                                                                                      Memuaskan           Baik          Cemerlang                                                                                                                      Penemuan Panel Penilai
                                                                                                  Memuaskan        Memuaskan
                   O       d.   Apakah tahap kualiti layanan yang diberikan pegawai    0.50          x < 60       60% ≤ x < 70%      70% ≤ x < 80%    80% ≤ x < 90%        ≥ 90%         5      0.50    Kualiti layanan perkhidmatan telefon dapat ditingkatkan melalui pelaksanaan langkah-langkah
                                yang menjawab panggilan?                                         panggilan yang   panggilan yang     panggilan yang   panggilan yang   panggilan yang                   berikut:
                                                                                                 memenuhi ciri-   memenuhi ciri-     memenuhi ciri-   memenuhi ciri-   memenuhi ciri-                   (a) memastikan kakitangan barisan hadapan yang bertugas sentiasa mesra, sopan dan berbudi
                                                                                                    ciri yang        ciri yang          ciri yang        ciri yang        ciri yang                     bahasa semasa melayani panggilan;
                                                                                                   ditetapkan       ditetapkan         ditetapkan       ditetapkan       ditetapkan                     (b) membekalkan maklumat yang tepat, lengkap dan terkini mengenai agensi masing-masing
                                                                                                                                                                                                        kepada kakitangan barisan hadapan yang bertugas;
                                                                                                                                                                                                        (c) memastikan panggilan pelanggan disambungkan kepada pegawai/kakitangan yang betul dan
                                                                                                                                                                                                        sesuai dengan perkhidmatan yang dipohon;
                                                                                                                                                                                                        (d) memaklumkan kepada          pelanggan terlebih      dahulu maklumat      seperti nama
                                                                                                                                                                                                        pegawai/kakitangan, bahagian, nombor sambungan dan lain-lain maklumat yang berkaitan
                                                                                                                                                                                                        sebelum sesuatu panggilan disambungkan;
                                                                                                                                                                                                        (e) memastikan pelanggan yang dalam giliran menunggu untuk mendapat perkhidmatan di
                                                                                                                                                                                                        sambungan yang sibuk dimaklumkan status panggilan setiap 20 saat sehingga panggilan
                                                                                                                                                                                                        mereka dilayani;
                                                                                                                                                                                                        (f) memastikan panggilan yang telah disambungkan kepada talian yang dikehendaki tetapi tidak
                                                                                                                                                                                                        berjawab, dikembalikan semula kepada petugas barisan hadapan; dan
                                                                                                                                                                                                        (g) membenarkan pelanggan meninggalkan pesanan apabila pegawai/kakitangan yang ingin
                                                                                                                                                                                                        dihubungi tidak berada di pejabat;
                                                                                                                                                                                                        Panggilan akan dibuat oleh penilai MAMPU sebelum lawatan penilaian dilaksanakan, sekurang-
                                                                                                                                                                                                        kurangnya 10 panggilan dalam tempoh 3 hari. Kriteria ini disemak berdasarkan panggilan
                                                                                                                                                                                                        berkenaan.
                                                                                                                                                                                                        Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                        i. Tahap layanan panggilan ke atas saluran perkhidmatan utama akan mengambil kira perkara-
                                                                                                                                                                                                        perkara seperti berikut:
                                                                                                                                                                                                        (a) Suara yang ramah;
                                                                                                                                                                                                        (b) Sebutan yang jelas;
                                                                                                                                                                                                        (c) Bersedia membantu tanpa diminta;
                                                                                                                                                                                                        (d) Meminta maaf jika memerlukan pemanggil menunggu lama;
                   O       e.   Apakah tahap perkhidmatan helpdesk yang diberikan?     0.50         Tidak                             Memuaskan                          Sangat          5      0.50    Perkhidmatan helpdesk merupakan perkhidmatan bantuan pelanggan yang ditawarkan melalui
                                                                                                  Memuaskan                                                             Memuaskan                       Unit Tetap Pengurusan Perhubungan Pelanggan. Ia bertanggungjawab untuk memastikan
                                                                                                                                                                                                        penyampaian perkhidmatan yang responsif, cekap dan berkesan dapat disediakan.
                                                                                                                                                                                                        Perkhidmatan helpdesk ini boleh diwujudkan sama ada dalam bentuk fizikal atau elektronik dan
                                                                                                                                                                                                        ia hendaklah dikendalikan oleh pegawai/kakitangan yang berkemahiran serta berpengetahuan
                                                                                                                                                                                                        dalam bidang perkhidmatan pelanggan. Di samping itu, pegawai/kakitangan perlu mempunyai
                                                                                                                                                                                                        pengetahuan mengenai fungsi dan peranan agensi masing-masing.

                                                                                                                                                                                                        Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                        i. Tahap perkhidmatan helpdesk yang diberikan dinilai berdasarkan ciri-ciri berikut:
                                                                                                                                                                                                        (a) pegawai/kakitangan berkemahiran serta berpengetahuan dalam bidang perkhidmatan
                                                                                                                                                                                                        pelanggan; dan
                                                                                                                                                                                                        (b) pegawai/kakitangan mempunyai pengetahuan mengenai fungsi dan peranan agensi masing-
                                                                                                                                                                                                        masing.

                   C            Pelaksanaan Pemantauan Secara Menyamar (Mystery                                                                                                                         Mystery Shopping adalah satu kaedah penilaian prestasi perkhidmatan berdasarkan perspektif
                                Shopping)                                                                                                                                                               pelanggan di mana satu kumpulan atau seorang individu dilantik sebagai pelanggan oleh
                                                                                                                                                                                                        agensi tertentu untuk mendapat perkhidmatan dari bahagian atau agensi di bawahnya atau
                                                                                                                                                                                                        agensi lain.
                   O       f.   Apakah kekerapan agensi melaksanakan Pemantauan        1.00          Tiada                           Secara ad hoc                     Secara berkala    5      1.00    Penilaian secara berkala ke atas perkhidmatan hendaklah dibuat bagi memastikan keberkesanan
                                Secara Menyamar (Mystery Shopping) ?                                                                                                                                    penyampaian perkhidmatan seperti mana yang ditetapkan dalam Piagam Pelanggan. Salah
                                                                                                                                                                                                        satu kaedah penilaian adalah melalui mystery shopping.

                                                                                                                                                                                                        Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                        i. Laporan perancangan mystery shopping ; dan
                                                                                                                                                                                                        ii. Laporan pelaksanaan mystery shopping .

                                                                                                                                                                                                        Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                        i. Kekerapan agensi melaksanakan mystery shopping berdasarkan perancangan agensi.

                   O       g.   Adakah penemuan hasil pemantauan diambil tindakan      0.50          Tidak                            ada tindakan                      ada tindakan     5      0.50    Data yang dikumpul oleh mystery shoppers akan dianalisis oleh agensi yang berkenaan.
                                dan dipantau secara berterusan?                                  dilaksanakan                                                               dan                         Laporan penemuan hendaklah disediakan supaya usaha penambahbaikan dapat diambil.
                                                                                                                                                                        pemantauan
                                                                                                                                                                          susulan                       Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                        i. Laporan penemuan mystery shopping ;
                                                                                                                                                                                                        ii. Minit mesyuarat/slaid pembentangan hasil penemuan mystery shopping ; dan
                                                                                                                                                                                                        iii. Laporan tindakan penambahbaikan hasil penemuan mystery shopping .

                                                                                                                                                                                                        Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                        i. Hasil penemuan mystery shopping diambil tindakan susulan; dan
                                                                                                                                                                                                        ii. Pemantauan secara berterusan terhadap penambahbaikan yang dilaksanakan.

C3 Prestasi Pengurusan Pelanggan                                                       14.00                                                                                             16    14.00
                 C3.1 Pengurusan Aduan                                                  4.00                                                                                             10     4.00    Ruj uk:
                                                                                                                                                                                                        i. Pekeliling Kemaj uan Pentadbiran Aw am Bilangan 1 Tahun 2008 - Panduan Pengurusan
                                                                                                                                                                                                        Perhubungan Pelanggan; dan
                                                                                                                                                                                                        ii. Ruj uk Pekeliling Kemaj uan Pentadbiran Aw am Bilangan 1 Tahun 2009 - Penambahbaikan
                                                                                                                                                                                                        Pengurusan Aduan.




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                Page 36   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      DRAF                             10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                           Waj aran                                        Skala Pemarkahan
               Kriteria                          Sub-Kriteria                                                                                                                                  Skor   Markah                                               Penerangan
Sub Komponen                                                                          100.00        Tidak              Kurang
                                                                                                                                         Memuaskan              Baik          Cemerlang                                                                                                                      Penemuan Panel Penilai
                                                                                                  Memuaskan          Memuaskan
                 M        a.   Adakah mekanisme pengurusan aduan diwujudkan?           0.40         Tiada                               Ada tetapi tidak                       Berpusat         5      0.40    Pengurusan aduan dan maklum balas pelanggan merupakan salah satu elemen penting untuk
                                                                                                                                           berpusat                                                            meningkatkan hubungan dengan pelanggan. Pejabat Pengurusan Pelanggan merupakan
                                                                                                                                                                                                               struktur khas yang diwujudkan untuk mengendalikan hal ehwal pelanggan agensi. Ia bertujuan
                                                                                                                                                                                                               untuk memudahkan pelanggan yang berurusan bagi mendapat maklumat dan perkhidmatan
                                                                                                                                                                                                               yang cepat dan tepat. Pejabat Perkhidmatan Pelanggan hendaklah sentiasa memantau dan
                                                                                                                                                                                                               menganalisis maklum balas dan aduan pelanggan agensi masing-masing untuk mengetahui
                                                                                                                                                                                                               tahap kepuasan pelanggan dari semasa ke semasa supaya tindakan penambahbaikan
                                                                                                                                                                                                               berterusan dapat diambil.

                                                                                                                                                                                                               Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                               i. Struktur pengurusan aduan;
                                                                                                                                                                                                               ii. Carta alir pengurusan aduan; dan
                                                                                                                                                                                                               iii. Contoh-contoh laporan pengurusan aduan.

                                                                                                                                                                                                               Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                               i. Pengurusan aduan agensi dilaksanakan secara berpusat.
                 M        b.   Siapakah pegawai yang dilantik sebagai Pengerusi        0.40       Pegawai Lain                                                               KSU/TKSU/KP/       5      0.40    Semua agensi Kerajaan hendaklah memberikan keutamaan ke atas pengurusan aduan dengan
                               Jawatankuasa Aduan?                                                                                                                               TKP                           melantik seorang pegawai pemantau bertaraf Timbalan Ketua Setiausaha/Timbalan Ketua
                                                                                                                                                                                                               Pengarah/Timbalan Setiausaha Kerajaan Negeri.

                                                                                                                                                                                                               Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                               i. Minit-minit mesyuarat jawatankuasa aduan.

                                                                                                                                                                                                               Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                               i. Pegawai yang dilantik sebagai pemantau pengurusan aduan

                 M        c.   Adakah akuan terima dimaklumkan kepada pengadu          0.30          x < 60%        60% ≤ x < 70%       70% ≤ x < 80%         80% ≤ x <       100% akuan        5      0.30    Agensi perlu keluarkan surat akuan terima dalam tempoh satu hari bekerja setelah menerima
                               dalam tempoh masa yang ditetapkan?                                akuan terima ≤ 1   akuan terima ≤      akuan terima ≤      100% akuan       terima ≤ 1 hari                   surat aduan awam ataupun yang dirujuk oleh Biro Pengaduan Awam.
                                                                                                   hari bekerja      1 hari bekerja      1 hari bekerja    terima ≤ 1 hari       bekerja
                                                                                                                                                               bekerja                                         Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                               i. Rekod aduan yang diterima; dan
                                                                                                                                                                                                               ii. Rekod surat akuan terima yang dikeluarkan agensi.

                                                                                                                                                                                                               Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                               i. Agensi mengeluarkan surat akuan terima dalam tempoh sehari bekerja bagi semua aduan
                                                                                                                                                                                                               awam yang diterima.

                 M        d.   Adakah status tindakan susulan/penyelesaian aduan       0.50           Tiada                             Ada penetapan                        Ada penetapan      5      0.50    Dokumen yang perlu disediakan
                               dimaklumkan kepada pengadu dalam tempoh masa                         penetapan                            tempoh yang                          tempoh yang                      i. Minit mesyuarat/piagam yang menetapkan tempoh makluman status                   tindakan
                               yang ditetapkan?                                                   tempoh yang                             khusus tetapi                        khusus dan                      susulan/penyelesaian aduan kepada pengadu; dan
                                                                                                      khusus                             tidak dipatuhi                         dipatuhi                       ii. Surat makluman status tindakan susulan/penyelesaian aduan kepada pelanggan.

                                                                                                                                                                                                               Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                               i. Tempoh yang telah ditetapkan; dan
                                                                                                                                                                                                               ii. Pematuhan tempoh yang telah ditetapkan.

                 M        e.   Adakah aduan dibentangkan dan dibincangkan        di    0.40           Tiada                                 Secara                            Secara tetap      5      0.40    Pengaduan awam hendaklah dijadikan agenda tetap dalam mesyuarat pengurusan di setiap
                               dalam mesyuarat pengurusan utama?                                                                            ad hoc                                                             jabatan/agensi Kerajaan.

                                                                                                                                                                                                               Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                               i. salinan minit mesyuarat berkaitan; dan
                                                                                                                                                                                                               ii. laporan aduan yang dibentangkan.

                                                                                                                                                                                                               Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                               i. Aduan dibentang dan dibincang dalam mesyuarat utama secara tetap.

                  O       f.   Berapakah peratus penyelesaian aduan?                   0.50          x < 60%        60% ≤ x < 70%       70% ≤ x < 80%      80% ≤ x <90%         x ≥ 90%         5      0.50    Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                               i. Laporan penyelesaian aduan.

                                                                                                                                                                                                               Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                               i. Bilangan/peratus penyelesaian aduan bagi tahun penilaian mengikut tempoh yang
                                                                                                                                                                                                               ditetapkan.
                  O       g.   Adakah maklum balas/jawapan kepada Surat Kepada         0.50          x < 60%        60% ≤ x < 70%       70% ≤ x < 80%      80% ≤ x <90%         x ≥ 90%         5      0.50    Maklum balas boleh dimuatnaik ke ruangan BERNAMA Online menggunakan template di
                               Pengarang (SKP) yang dikemukakan kepada pihak                                                                                                                                   http://web6.bernama.com/bpa/admin/signin.php. Maklumat ini boleh dilayari di alamat:
                               media:                                                                                                                                                                          http://web6.bernama.com/bpa/index.php
                               i. Disalinkan kepada BPA (UnitRnD@pcb.gov.my);
                               ii. Dimuat naik ke laman web agensi; dan                                                                                                                                        Bagi agensi yang tidak mempunyai Unit Komunikasi Korporat jawapan disalurkan kepada
                               iii. Dimuat naik ke ruangan BERNAMA Online .                                                                                                                                    Kementerian/ Ibu pejabat untuk disemak dan seterusnya dimaklumkan kepada BERNAMA
                                                                                                                                                                                                               online dan BPA.

                                                                                                                                                                                                               Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                               i. Rekod-rekod maklum balas yang disalinkan kepada BPA, dimuat naik ke laman web
                                                                                                                                                                                                               kementerian dan BERNAMA Online .

                                                                                                                                                                                                               Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                               i. Bilangan SKP kepada media; dan
                                                                                                                                                                                                               ii. Maklum balas/jawapan kepada SKP yang disalinkan kepada BPA, dimuat naik ke laman web
                                                                                                                                                                                                               agensi dan BERNAMA Online.




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      Page 37   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             DRAF                             10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                                Waj aran                               Skala Pemarkahan
               Kriteria                          Sub-Kriteria                                                                                                                          Skor   Markah                                            Penerangan
Sub Komponen                                                                               100.00       Tidak        Kurang
                                                                                                                                     Memuaskan             Baik        Cemerlang                                                                                                                    Penemuan Panel Penilai
                                                                                                      Memuaskan    Memuaskan
                  O       h.   Adakah agensi telah mengambil          inisiatif   untuk     0.40        Tiada                                                              Ada          5      0.40    Dokumen yang perlu disediakan
                               mengelakkan aduan jenis berulang?                                                                                                                                       i. Rekod-rekod aduan yang diterima;
                                                                                                                                                                                                       ii. Carta alir yang menunjukkan mekanisme/ usaha penambahbaikan yang dilaksanakan bagi
                                                                                                                                                                                                       mengelakkan aduan jenis berulang; dan
                                                                                                                                                                                                       iii. Laporan/pembentangan/minit mesyuarat yang menunjukkan tindakan untuk mengelakkan
                                                                                                                                                                                                       aduan jenis berulang.

                                                                                                                                                                                                       Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                       i. Agensi mempunyai mekanisme untuk mengelakkan aduan jenis berulang.

                  O       i.   Adakah surat penghargaan dari BPA/agensi                     0.30        Tiada                                                              Ada          5      0.30    Bagi aduan yang dapat diselesaikan oleh agensi dalam tempoh yang singkat melalui BPA, BPA
                               Kerajaan/agensi swasta/orang awam diterima oleh                                                                                                                         akan memberikan surat penghargaan.
                               agensi?
                                                                                                                                                                                                       Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                       i. Salinan surat penghargaan.

                                                                                                                                                                                                       Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                       i. Surat penghargaan dari BPA/agensi Kerajaan/agensi swasta/orang awam yang diterima oleh
                                                                                                                                                                                                       agensi.

                 M        j.   Berapakah peratus Pegawai Khidmat Pelanggan yang             0.30       x < 60%    60% ≤ x < 70%     70% ≤ x < 80%      80% ≤ x <90%      x ≥ 90%        5      0.30    Dokumen yang perlu disediakan
                               telah menghadiri latihan yang berkaitan untuk                                                                                                                           i. Senarai Pegawai Khidmat Pelanggan; dan
                               meningkatkan kompetensi?                                                                                                                                                ii. Senarai kursus yang dihadiri.

                                                                                                                                                                                                       Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                       i. Peratus Pegawai Khidmat Pelanggan yang telah menghadiri latihan yang berkaitan untuk
                                                                                                                                                                                                       meningkatkan kompetensi.

               C3.2 Kepuasan Pelanggan                                                      10.00                                                                                       6     10.00    Ruj uk Pekeliling Kemaj uan Pentadbiran Aw am Bilangan 1 Tahun 2008 - Panduan
                                                                                                                                                                                                       Pengurusan Perhubungan Pelanggan
                                                                                                                                                                                                       Penilaian secara berkala ke atas prestasi perkhidmatan utama hendaklah dibuat bagi
                                                                                                                                                                                                       memastikan keberkesanan penyampaian perkhidmatan. Antara kaedah penilaian prestasi yang
                                                                                                                                                                                                       boleh digunakan termasuk menjalankan kajian kepuasan pelanggan.

                 M        a.   Adakah agensi membuat pengukuran kajian kepuasan             1.00        Tiada                       Ada tetapi tidak                    Ada dan         5      1.00    Kajian kepuasan pelanggan dilaksanakan secara menyeluruh kepada semua kategori pelanggan
                               pelanggan?                                                                                            menyeluruh                        menyeluruh                      yang dikenal pasti. Secara umumnya (rule of thumb) untuk sampel kajian adalah 30% hingga
                                                                                                                                                                                                       40% daripada populasi pelanggan berkenaan

                                                                                                                                                                                                       Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                       i. Perancangan pelaksanaan pengukuran kajian kepuasan pelanggan; dan
                                                                                                                                                                                                       ii. Salinan hasil pelaksanaan kajian kepuasan pelanggan.

                                                                                                                                                                                                       Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                       i. Kajian kepuasan pelanggan dilaksanakan bagi keseluruhan pelanggan yang dikenalpasti.

                  O       b.   Apakah kekerapan pelaksanaan      pengukuran       kajian    1.50        Tiada                       Tidak Berkala                     Secara berkala    5      1.50    Dokumen yang perlu disediakan
                               kepuasan pelanggan?                                                                                                                                                     i. Minit mesyuarat yang menyatakan perancangan pelaksanaan kekerapan pengukuran kepuasan
                                                                                                                                                                                                       pelanggan; dan
                                                                                                                                                                                                       ii. Salinan hasil pelaksanaan kajian kepuasan pelanggan.

                                                                                                                                                                                                       Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                       i. Kekerapan melaksanakan kajian kepuasan pelanggan mengikut perancangan.

                  O       c.   Berapakah peratusan tahap kepuasan pelanggan?                3.00       x < 60%    60% ≤ x < 70%     70% ≤ x < 80%      80% ≤ x <90%      x ≥ 90%        5      3.00    Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                                                                       i. Salinan hasil pelaksanaan kajian kepuasan pelanggan; dan
                                                                                                                                                                                                       ii. Minit/slaid pembentangan/laporan mesyuarat di mana hasil kajian kepuasan pelanggan
                                                                                                                                                                                                       dibentang.

                                                                                                                                                                                                       Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                       i. Peratusan tahap kepuasan pelanggan.

                  O       d.   Adakah kajian kepuasan pelanggan dilaksanakan secara         1.50        Tiada                         Sebahagian                         Semua          5      1.50    Dokumen yang perlu disediakan
                               menyeluruh terhadap perkhidmatan teras?                                                               perkhidmatan                     perkhidmatan                     i. Salinan hasil pelaksanaan Kajian Kepuasan Pelanggan; dan
                                                                                                                                         teras                            teras                        ii. Senarai perkhidmatan teras.

                                                                                                                                                                                                       Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                       i. Kajian Kepuasan Pelanggan dilaksanakan bagi keseluruhan agensi dan meliputi kesemua
                                                                                                                                                                                                       perkhidmatan teras agensi.

                  O       e.   Berapakah peratus usaha-usaha penambahbaikan yang            2.00       x < 60%    60% ≤ x < 70%     70% ≤ x < 80%      80% ≤ x <90%      x ≥ 90%        5      2.00    Dokumen yang perlu disediakan
                               telah dilaksanakan hasil daripada kajian kepuasan                                                                                                                       i. Salinan hasil pelaksanaan Kajian Kepuasan Pelanggan;
                               pelanggan?                                                                                                                                                              ii. Minit/slaid pembentangan/laporan mesyuarat di mana hasil kajian kepuasan pelanggan
                                                                                                                                                                                                       dibentang; dan
                                                                                                                                                                                                       iii. Laporan maklum balas/tindakan penambahbaikan yang telah diambil berdasarkan keputusan
                                                                                                                                                                                                       mesyuarat.

                                                                                                                                                                                                       Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                       i. Peratus usaha-usaha penambahbaikan yang telah dilaksanakan hasil daripada kajian
                                                                                                                                                                                                       kepuasan pelanggan berdasarkan keputusan mesyuarat.




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Page 38   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      DRAF                             10/25/20125:27 PM




  Komponen/                                                                                 Waj aran                           Skala Pemarkahan
                 Kriteria                          Sub-Kriteria                                                                                                                 Skor    Markah                                                 Penerangan
Sub Komponen                                                                                100.00       Tidak       Kurang
                                                                                                                                  Memuaskan         Baik       Cemerlang                                                                                                                                     Penemuan Panel Penilai
                                                                                                       Memuaskan   Memuaskan
                    O       f.   Adakah usaha diambil untuk mengadakan          Kajian       1.00        Tiada                      Ada usaha                     Kajian         5       1.00      Dokumen yang perlu disediakan
                                 Kepuasan Pelanggan secara online ?                                                                tetapi belum                  kepuasan                          i. Print screen Kajian Kepuasan Pelanggan secara online.
                                                                                                                                  melaksanakan                  pelanggan
                                                                                                                                 kajian kepuasan               dilaksanakan                        Perkara yang disemak
                                                                                                                                    pelanggan                 secara online                        i. Kajian Kepuasan Pelanggan dilaksanakan secara online.
                                                                                                                                  secara online
C4 Promosi Perkhidmatan Pelanggan                                                            2.20                                                                                2       2.20
                 C4.1 Usaha-usaha Promosi                                                    2.20                                                                                2       2.20
                    O     a. Apakah    kaedah-kaedah   yang    digunakan            untuk    1.00       1 kaedah    2 kaedah        3 kaedah       4 kaedah     5 kaedah         5       1.00      Dokumen yang perlu disediakan
                              penghebahan perkhidmatan/program agensi?                                  hebahan     hebahan         hebahan        hebahan      hebahan                            i. Kaedah-keadah yang digunakan untuk melaksanakan hebahan; dan
                                                                                                                                                                                                   ii. Bukti-bukti hebahan seperti gambar, flyers , risalah, brosur, print screen , poster, keratan akhbar
                                                                                                                                                                                                   dan bukti-bukti lain melalui media elektronik.

                                                                                                                                                                                                   Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                   i. Bilangan kaedah yang digunakan untuk menghebahkan perkhidmatan/program agensi.

                    O       b.   Adakah keberkesanan usaha-usaha promosi dinilai?            1.20        Tidak                    Sebahagian                   Semua usaha       5       1.20      Dokumen yang perlu disediakan
                                                                                                                                                              promosi dinilai                      i. Senarai promosi-promosi yang telah dilaksanakan oleh agensi;
                                                                                                                                                                                                   ii. Kaedah pengukuran keberkesanan yang ditetapkan;
                                                                                                                                                                                                   iii. Laporan seperti borang maklum balas atau sistem eRating ke atas aktiviti promosi dan
                                                                                                                                                                                                   penghebahan yang dijalankan; dan
                                                                                                                                                                                                   iv. Minit/slaid pembentangan/laporan mesyuarat di mana hasil keberkesanan dibentang.

                                                                                                                                                                                                   Perkara yang disemak
                                                                                                                                                                                                   i. Keberkesanan semua usaha-usaha promosi dinilai berdasarkan kaedah pengukuran yang
                                                                                                                                                                                                   ditetapkan.

      C=           11                                                                                                                                                           263      100.00
      M=           110                                                                                                                                                                 5 Bintang
      O=           69




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      Page 39   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 40   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 41   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 42   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 43   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 44   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 45   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 46   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 47   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 48   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 49   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 50   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 51   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 52   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 53   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 54   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 55   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 56   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 57   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 58   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 59   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 60   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 61   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 62   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 63   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 64   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 65   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 66   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 67   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 68   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 69   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 70   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 71   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 72   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 73   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 74   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 75   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 76   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 77   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx
DRAF                             10/25/20125:27 PM




Page 78   ac79eb3f-507e-4691-9ddb-68b065c6e7b4.xlsx

								
To top