Records management en informatie-architectuur

Document Sample
Records management en informatie-architectuur Powered By Docstoc
					Records management en
informatie-architectuur




       Ruud Groenendijk
         Informatie-architectuur
• Informatie-architectuur is een systematische
  beschrijving van de onderdelen van de
  informatiehuishouding in hun onderlinge
  samenhang
• in relatie tot de organisatie en/of de bedrijfs-
  processen
• in relatie tot ICT-infrastructuur
           Klassieke hiërarchische
                 organisatie


                                                                                Hoogste baas



                                  Dienst 1                                                  Dienst 2                                                Dienst 3


                                                                                                                                  Afdeling 3.1.   Afdeling 3.2.   Afdeling 3.3.
                Afdeling 1.1.   Afdeling 1.2.           Afdeling 1.3.            Afdeling 2.1.    Afdeling 2.2.

                                                                                                                                  Bureau 3.2.1.   Bureau 3.2.2.   Bureau 3.2.3.
Bureau 1.1.1.   Bureau 1.1.2.   Bureau 1.1.3.   Bureau 1.3.1.   Bureau 1.3.2.
                                                                                Bureau 2.2.1.    Bureau 2.2.2.    Bureau 2.2.3.
Gas
Licht
Water
Sociale Dienst
Burger Zaken
Burgerlijke Stand
Belastingen
Gemeentewerken
Parkeerbedrijf
Arbeidsbureau
             Gasbedrijf       Elektriciteits-   Waterleiding-     Sociale Dienst   Bevolking;    Bevolking;    Belastingen    Gemeente-      Gemeente-    Gewestelijk
                              bedrijf           bedrijf                            burgerzaken   burgerlijke                  Werken;        Werken;      Arbeids-
                                                                                                 stand                        huursubsidie   Parkeer-     bureau
                                                                                                                                             bedrijf
Scheiding                                                                                        Acte van
                                                                                                 Huwelijks-
                                                                                                 ontbinding


Inkomens-                                                         Bijstand                                     Vrijstelling   Huursubsidie                Werk/
probleem                                                                                                       OZB                                        Inschrijven
                                                                                                                                                          als werk-
                                                                                                                                                          zoekende


Verhuizing   Afsluiten/eindaf Afsluiten/eindaf Afsluiten/eindaf                    Nieuw adres                                               Parkeer-
             rekening         rekening         rekening                            doorgeven                                                 vergunning


Informatie                                                                                                     Hoogte OZB     Hoogte huur-                Vacatures
                                                                                                                              subsidie
Processen   Producten en diensten    Klanten

               Beleidsdimensie

               Bedrijfsdimensie

             Informatievoorziening

            Gegevensverzamelingen

                Infrastructuur

            Organisatie en beheer
        Informatie-architectuur

•   Structureer
•   Communiceert
•   Stuurt
•   Beheerst de dynamiek
       Records Management

• Records Management is een onderdeel
  van de informatie-voorziening:
  ondersteunend aan de beleids- en
  bedrijfsvoering en kaderstellend voor
  de gegevens-verzamelingen en de
  infrastructuur
Architectuurschets D.I.S.

Processen        Processen                        Producten en diensten Klanten:                        Klanten
Producten         dienstverlening                 extern              extern                          intern
en diensten       handhaving                      intern               natuurlijke personen           bestuursorganen
Klanten           beleidsontwikkeling                                   rechtspersonen                    bestuurders
                                                                                                         managers
                                                                                                            staffunctionarissen
                                                                                                         medewerkers
Eisen            Beleidsmatig                                 Bedrijfsmatig
                      kwaliteit: één gezicht (eenheid van         eenheid van beheer
                         beleid)                                   verbetering productiviteit en efficiency verbetering informatievoorziening aan
                      klant- en vraaggericht                          bestuur en management
                      multi-channeling                            elektronisch documentenverkeer met derde partijen
                      stadsdeelkantoren bedienen                  digitale duurzaamheid
                      externe ontwikkelingen (bijv.
                         commissie Wallage, commissie
                         Docters van L. e.d.)
Informatie- en   Inhoudelijk                         Beleids- en beheersmatig                 Meta-informatie
informatie-       personen (natuurlijke en           Bestuurlijk datawarehouse               gegevensbeheer, waaronder generieke en
stromen              rechtspersonen)                  Inhoudelijke voortgang                     specifieke documentsleutels
                  relaties                              (beleidscontrol)
                  vastgoed (kaartmateriaal en        Middelen (financieel, personeel e.d.)
                     administratieve gegevens …..  …..
                                                      …..
                  documentair                        procesbeheersing beheersing
                                                         documentstromen
Informatie-      Inhoudelijk         Informatiesystemen Beheersmatig                  Informatiesystemen Meta-informatie
systemen          GBA                Programma- en projectsturing EFIS, PIMS4U  Thesaurus
                  CRM                    e.d.                                         Systeem voor beheer van documentsleutels
                  Geo-               Huisstijl
                     informatie       E-mail/agendering
                  …..…..             …..
                  DIS                WFM
                                      POVO-achtigen
Infrastructuur    Internet/Intranet/web technologie             Standaardisatie                 Netwerk
                                                                 …..
                 Architectuurschets DIS
Processen      Processen               Producten     Klanten (extern)      Klanten (intern)
Producten en   • Dienstverlening       en diensten   • Natuurlijke         • Bestuursorganen
Diensten       • Handhaving            • Extern        personen            • Bestuurders
Klanten        • beleidsontwikkeling   • Intern      • Rechtspersonen      • Managers
                                                                           • Staffunctionarissen
                                                                           • Medewerkers
Eisen          Beleidsmatig                          Bedrijfsmatig
               • Kwaliteit: één gezicht (eenheid     • Eenheid van beheer
                van beleid)                          • Verbetering productiviteit en efficiency
               • Klant- en vraaggericht              verbetering informatievoorziening aan
               • Multi-channeling                    bestuur en management
               • Stadsdeelkantoren bedienen          • Elektronisch documentenverkeer met
               • Externe ontwikkelingen (bijv.       derde partijen
                commissie Wallage, commissie         • Digitale duurzaamheid
                Docters van Leeuwe e.d.)
                   Architectuurschets DIS
Informatie en    Inhoudelijk                  Beleids- en beheersmatig     Meta-informatie
Informatie-      • Personen (natuurlijke      • Bestuurlijke datawarehouse • Gegevensbeheer,
Stromen            en rechtspersonen)         • Inhoudelijke voortgang       waaronder
                 • Relaties                    (beleidscontrol)              generieke en
                 • Vastgoed (kaartmateriaal   • Middelen (financiën,         specifieke
                   en administratieve           personeel e.d)               documentsleutels
                   gegevens) …                •…
                 • Documentair                • Procesbeheersing
                                              documentstromen
Informatie-      Inhoudelijk        Informatiesystemen               Informatiesystemen
Systemen         • GBA              beheersmatig                     meta-informatie
                 • CRM              • Programma- en projectsturing   • Thesaurus
                 • Geo-informatie     EFIS, PIMS4U e.d.              • Systeem voor beheer
                 •…                 • Huisstijl                        van documentsleutels
                 • DIS              • E-mail / agendering
                                    •…
                                    • WFM
                                    • POVO-achtigen

Infrastructuur   • Internet/Intranet/    • Standaardisatie      • Netwerk
                   web technologie       •…
   Proces- en informatiestroom
    aanvraag bouwvergunning
Proces                     Informatie
B: Indienen aanvraag       CRM
G: Ontvangst en controle   Bedrijfsapplicatie
G: Bevestiging             DIS Aanmaak en opslag
B: Controle
B: Aanvulling/correctie
   Proces- en informatiestroom
    aanvraag bouwvergunning
Proces                   Informatie
G: Invoer in dossier     DIS,GIS, Bedrijfs-
                         applicatie, Workflow
G: Ontvankelijk?         Best. Plan, Bouw-
G: Planologische toets   besluit, Bouw-
                         verordening,Welstand,
                         Workflow
   Proces- en informatiestroom
    aanvraag bouwvergunning
Proces                Informatie
W: Advies             Bedrijfsapplicatie
                      Workflow
G: Technische toets   Bouwbesluit,
                      Bouwverordening,
                      Workflow
   Proces- en informatiestroom
    aanvraag bouwvergunning
Proces                      Informatie
B: Contact                  Multi-channel
                            authenticatie
B: Controleert/aanvulling   DIS, GIS,
correctie                   Bedrijfsapplicatie
B: Checkt status            Tracking & Tracing
   Proces- en informatiestroom
    aanvraag bouwvergunning

Proces                      Informatie
G: Opstelling vergunning    Bedrijfsapplicatie
G: Verzending vergunning    DIS
G: Verzending factuur       Debiteurenmodule
B: Betaalt                  Debiteurenmodule
G: Checkt de betaling       Debiteurenmodule
B: Ontvangt de vergunning   Multi channel
            Voorwaarden

• Proces(sen) beschreven, gestructureerd en
  GESTUURD
• DIS adequaat in relatie tot
  – andere informatiesystemen
  – processen (informatie-uitwisseling,
    workflow)
  – infrastructuur
Consequentie voor de Records
         Manager

Relatie met lijnmanagers en bestuurders
    Consequentie voor de Records
             Manager
•   Kennis
•   Vaardigheid
•   Oriëntatie
•   Positie
Consequentie voor de Records
         Manager

    Inzicht in de perceptie van
          proceseigenaren
     en overige stakeholders
  Consequentie voor de Records
           Manager
Bijdrage aan strategisch-inhoudelijke issues:
• Zorg
• Veiligheid
• Integratie
• Onderwijs
• Dienstverlening
• Handhaving
• Economische activiteit

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:9
posted:10/16/2012
language:Dutch
pages:21