Docstoc

STAKEHOLDER ENGAGEMENT AND COMMUNICATIONS PLAN

Document Sample
STAKEHOLDER ENGAGEMENT AND COMMUNICATIONS PLAN Powered By Docstoc
					                                                        




    National Rail Safety Regulator ‐ Project Office 

                              
                              
      STAKEHOLDER ENGAGEMENT 
      AND COMMUNICATIONS PLAN 
                   
                   
                   November 2010 




 
 


                                                                               
                                                                    Contents 

Contents .................................................................................................................................................. 1

Introduction............................................................................................................................................. 2

Aims and Objectives ................................................................................................................................ 4

    Communications aim........................................................................................................................... 4

    Communications objectives ................................................................................................................ 4

Target audiences ..................................................................................................................................... 5

Key challenges and opportunities ........................................................................................................... 6

    Engaging with stakeholders................................................................................................................. 9

Key messages ........................................................................................................................................ 11

Recommended tools and tactics ........................................................................................................... 13

    Creating awareness and understanding of the project..................................................................... 13

    Clear and consistent communication................................................................................................ 15

    Effectively identify and manage issues ............................................................................................. 16

Evaluation.............................................................................................................................................. 16




                                                                                                                                          Page 1 of 17 
 

Introduction 
In 2008, the Australian Transport Council (ATC) endorsed the National Transport Policy 
Framework and agreed to begin an ambitious program of national reform addressing 
significant challenges across all transport modes, with the aim of achieving a truly national 
transport system that would reduce transport costs and help lift national productivity 
without compromising safety. 
 
The Council of Australian Governments (COAG) agreed on 7 December 2009 that a National 
Rail Safety Regulator (NRSR) will be established under legislation of the South Australian 
parliament.  Enabling legislation to adopt the national law will be introduced in each state 
and territory parliament with a view to achieving national regulation by 1 January 2013.  The 
NRSR’s aim will be improved safety and reduced costs and regulatory burden for Australia’s 
rail industry. 
 
The NRSR project will give effect to COAG’s decision to establish an NRSR, with 
implementation being a collaborative effort between the Commonwealth, State and 
Territory governments. 
 
The project presents a number of opportunities and challenges as we transition from seven 
existing regulators to one NRSR, some of which are set out in this plan.  It will be important 
that the Project Office clearly and consistently communicate with a wide range of 
stakeholders to capitalise on the opportunities and effectively manage challenges and risks. 
 
Effective 3 May 2010, Ms Julie Bullas commenced as the NRSR Project Director responsible 
for delivering on the Project Plan to realise the implementation of the NRSR.  Activities 
include: 
 developing a national Draft Rail Safety Bill, Regulations and regulatory impact statement 
   passing of the Rail Safety Bill through the South Australian Parliament 
   eactment of supporting legislation by each state and territory  
   undertaking Cost and Capability review to inform decision making on the establishing the 
    NRSR 
   establishment of the NRSR based in South Australia with branch offices in Perth, 
    Melbourne, Sydney and Brisbane  
   agreement by COAG on a National Partnership Agreement  
 
The NRSR Project Director will head up a small, dynamic team focused on three distinct 
workstreams:  
 Policy and Legislation and Strategy  
 Business Services & Transition  
 Operations 
 
This Stakeholder Engagement and Communications Plan will guide engagement activities 
during the Rail Safety Regulator Reform project, and will be reviewed and updated as 
required.   
 

                                                                                   Page 2 of 17 
 

In addition to this document the Project Office will prepare a Change Management Plan to 
guide the lead‐up to the establishment of the regulator office and the initial 6‐12 months of 
operation.  The Stakeholder Engagement and Communications Plan has a broader ‘external’ 
focus, while the Change Management Plan will have a greater focus on the impacts of the 
change on individuals, particularly those currently employed in Regulator’s offices and rail 
operators.  The Change Management Plan will incorporate more detailed strategies for 
engagement of staff and will be developed in consultation with current Regulators around 
Australia. 
 




                                                                                   Page 3 of 17 
 


Aims and Objectives 

Communications aim 
       Engender  stakeholder awareness,  understanding  and  support  for  the NRSR  through 
        best practice stakeholder communication and engagement. 
 

Communications objectives 
       Create and maintain awareness and understanding of the project, including benefits 
        and consultation processes, among stakeholders  
       Identify, build and maintain strong relationships with stakeholders and ensure 
        stakeholder engagement occurs at the right level, at the right time, in the right way 
       Ensure the project board, office and project partners communicate with ‘one voice’ 
        about the NRSR.  
       Identify and manage communications issues to minimise their impact on the project 




                                                                                    Page 4 of 17 
 


Target audiences 
The Project Office is required to liaise with a broad range of stakeholders at an overarching 
level. To ensure the Project Office builds and maintains the right level of engagement with 
stakeholders, it is important to classify stakeholders according to the level of engagement 
required. 
The level of engagement with stakeholders may change as the project progresses. 
Prioritisation of stakeholders may also differ at a workstream level. 
The level of overarching engagement that is required is as follows: 
             Inform                       Consult                     Involve               Collaboration 
    Stakeholders who            Stakeholders who need        Stakeholders who have a  These stakeholders 
    require a broad level       to have a good               high‐level of             are responsible for 
    of awareness of the         understanding of the         engagement with the       driving the project. 
    project. These              project and will be          project and are involved 
    stakeholders may also       invited to provide input     in the decision‐making 
    be influential/             at critical points.          process.  
    important conduits of 
    information to other 
    stakeholders. 
     Parliamentary and          Project Advisory            Jurisdictional Policy     Project Office 
      industry committees         Committee                    Staff                     Project Board 
      and inquiries at           Jurisdictional Working      State, Territory and      NTC (Project 
      national and                Group                        Commonwealth               partner)  
      state/territory levels     ARA – Officials &            Government transport      Chief Executive, 
     Shadow transport            Board, Safety                agencies:                  DTEI (Project 
      ministers                   Managers Group                 o DTEI SA                Sponsor) 
     Media                      ATHRA                          o DOT VIC                            
     RISSB                      RTBU                           o TNSW 
     CRC for Rail               Regulatory Staff               o DTMR QLD  
      Innovation                 Existing advisory              o DOT WA 
     Rail safety, policy         panels and groups (eg          o DOT NT 
      and regulatory              Rail Safety Regulators’        o DTMS ACT 
      group (RSPRG)               Panel, Rail Safety Co‐         o DIES TAS 
                                  Regulation Panel)              o DI C’Wealth 
                                 Industry:                   COAG  
                                   o Owners                   ATC 
                                   o Operators                SCOT 
                                   o Contractors                  
                                   o Maintainers 
                                 Rail safety 
                                  practitioners 
                                 ATSB 
                                 Unions: 
                                   o CPSU 
                                   o RTBU 
                                   o AFULE 




                                                                                                    Page 5 of 17 
 


Key challenges and opportunities 
The establishment of the NRSR presents a number of challenges and opportunities. Key 
opportunities include: 
          Improve safety 
          Reduced regulatory costs  
          Opportunity to positively engage stakeholders about rail safety and national 
           reform  
In order to maintain stakeholder focus, commitment and morale throughout the project the 
communications plan seeks to promote these opportunities regularly by mobilising industry 
and government support. 
Some of the key challenges are outlined in the table below, together with recommended 
communications responses to address the challenges.  
 
Challenges                                     Communications response(s) 
Tight project timelines which, unless             Directly share with stakeholders the 
managed effectively could  impact the              project timelines and explain the 
breadth of consultation and quality of             constraints the project office is working 
outputs                                            under, as well as communicating the 
                                                   timeline on the project office website 
                                                   and project newsletter 
                                                  Identify and promote opportunities for 
                                                   stakeholders to be involved 
                                                  Tailor consultation processes where 
                                                   possible to ensure stakeholders have an 
                                                   opportunity to engage ie if there is only a 
                                                   short period to provide feedback, 
                                                   proactively engage with the stakeholder 
                                                   rather than waiting for a response  
 

                                                                                                 




                                                                                   Page 6 of 17 
 

 

Challenges                                     Communications response(s) 
Potential stakeholder confusion about the         Clear and agreed messages about the 
process and/or decisions                           process and key decisions communicated 
                                                   both formally and informally 
                                                  Development of a simple fact sheet/chart 
                                                   which illustrates the process and 
                                                   opportunities to provide input 
                                                  Reiterate the process at any consultation 
                                                   forum 
                                                  Utilise existing communications forums 
                                                   to convey key messages (eg existing 
                                                   regulator newsletters, links to Project 
                                                   Office website, workshops) 
                                                  Key opportunities for input and decisions 
                                                   advised via monthly newsletters and 
                                                   Project Office website 
Potential stakeholder dissatisfaction about       Clear and agreed key messages about the 
the opportunities to provide input and             process and opportunities to provide 
influence the outcome                              input and feedback, including public 
                                                   consultation and forums, as well as 
                                                   through the Advisory Committee, 
                                                   Jurisdictional Working Group and Project 
                                                   Board 
                                                  Development of a simple fact sheet/chart 
                                                   which illustrates the process and 
                                                   opportunities to provide input 
                                                  Reiterate the process at any consultation 
                                                   forum 
                                                  Close the loop on all feedback 
Confusion about the role of the project           Agreed processes between Project Office 
partners (Project Office and NTC)                  and NTC for communications and 
                                                   governance 
                                                  Clearly articulate the role of project 
                                                   partners on partner websites and other 
                                                   communications as appropriate 
 




                                                                                 Page 7 of 17 
 

 

Challenges                                      Communications response(s) 
Perceived reduction in safety                      Development of evidence‐based 
                                                    messages about the safety benefits the 
                                                    reform will deliver and emphasis on the 
                                                    controls that are in place to ensure this 
                                                    happens 
Potential anxiety among regulatory staff           Constant, regular message to all 
about the change                                    regulatory staff 
                                                   Development of a Change Management 
                                                    Plan in close consultation with current 
                                                    state based regulators 
Potential compromises agreed to in order to        Strong stakeholder engagement and 
satisfy all stakeholders may not result in a        communication processes to ensure 
best‐practice regulatory model                      stakeholders are taken on the reform 
                                                    journey 

                                                   Clearly demonstrating the risks and 
                                                    drawbacks of this approach in 
                                                    stakeholder negotiations 
                                                   Clearly articulate the ‘big picture’ goal 
                                                    the project is working for and the 
                                                    benefits of a best‐practice approach 
Bringing seven different cultures and              Development and implementation of a 
systems under the one framework                     comprehensive Change Management 
                                                    Plan in close consultation with current 
                                                    state based regulators 
                                                   Strong leadership by Project Office, 
                                                    Project Board members and the 
                                                    Regulator once appointed 
Inability to reach policy and delivery             Advisory Committee and Jurisdictional 
positions that are acceptable to all ATC            Working group provide stakeholder 
members                                             perspectives/ advice to Project Office; 
                                                    unresolved matters forwarded to Project 
                                                    Board 
                                                   Preparation of comprehensive briefing 
                                                    materials to Board, SCOT & ATC 
 




                                                                                     Page 8 of 17 
 

Engaging with stakeholders 
Overarching project stakeholders have been identified and mapped on page 5. The following 
recommendations guide how engagement should be conducted with these stakeholders.  
 
Consultation principles 
Establishing some agreed consultation principles will help shape consultation activities and 
ensure constructive relationships are built with stakeholders.  
 
The recommended principles are as follows:  
 
 Communication 
    o communicate regularly on the project’s progress  
    o wherever practical, maximise opportunities for stakeholders to provide feedback 
    o clearly communicate feedback mechanisms to foster two‐way communication  
     
 Transparency: 
    o clearly explain the decision‐making process and define the intended outcomes of any 
        consultation  
    o communicate to stakeholders what they can and cannot influence in the consultation 
        process 
    o inform stakeholders about how their input will be used  
    o where appropriate, document decisions or outcomes of meetings with stakeholders 
 
 Inclusiveness 
    o identify stakeholders and wherever possible, involve them in any consultation at an 
        early stage 
    o seek to understand stakeholder issues or concerns 
    o facilitate stakeholder engagement as appropriate 
 
Establishing formal reference groups 
To facilitate stakeholder involvement, an Advisory Committee to the Project Office has been 
established, comprised of government policy representatives, RSRP representatives, unions 
and industry, including ATHRA, and chaired by the Project Office.  The Project Office will 
refer specific matters to the Advisory Committee, for input into developing policy and 
transitional positions.  This is not a decision making group.  Final decisions will be made by 
ATC.  Dependent on the issue endorsement may also be required from the Jurisdictional 
Working Group, the Project Board, the SCOT or a combination of all three during the 
development process. 
     




                                                                                   Page 9 of 17 
 

 
Coordinating stakeholder engagement 
As stakeholder engagement will be undertaken by both the Project Office and NTC, it is 
important that engagement is coordinated. The Project Director and project partner should 
regularly discuss: 
 how to best engage with stakeholders on the project 
 emerging stakeholder issues 
 stakeholder positions. 
 
A stakeholder issues log will be used to capture and track stakeholder issues/positions.  
 
Approach to consultation 
Initially the project will require engagement across the full range of stakeholders to clarify 
and commit to high level policy, principles, drafting instructions and feedback from public 
consultation (January 2011) to ensure the legislative framework under which the NRSR will 
operate is one of best practice regulation. 
 
Strong stakeholder engagement is also required to support the planning, transition and 
implementation including issues and options arising from the Cost and Capability Review. 
 
As the Project Board is made up of Chief Executives from some jurisdictions, the 
Commonwealth and NTC, the project office will ensure the views of other key stakeholders 
are contained in recommendations progressing to the Project Board. 
 
A strong working relationship between NTC and the Project Office will ensure all matters 
dealing with the development of the legislation to support the NRSR is progressed in a timely 
manner and with rigour.  
 
To support the Project Office an Advisory Committee has been established which has 
government, industry and union representation on it.  A number of sub committees will be 
formed to deal with specific issues throughout the project. 
 
 
Contact database 
A list of stakeholder contact details will be developed and maintained by the Project Office 
to ensure stakeholders are receiving information about the project.  




                                                                                  Page 10 of 17 
 


Key messages  
An agreed set of key messages is critical to ensuring consistent communication about the 
project. These overarching messages should be shared with all project partners, to ensure all 
partners are speaking with one voice when communicating externally.  
 
What is the national rail safety regulator project about? 
   The NRSR project will give effect to COAG’s decision to establish an NRSR to be 
    operational by 1 January 2013, to administer national rail safety legislation. 
   A Rail Safety Regulation Reform Project Board and national project office have been set 
    up to oversee the establishment of the regulator.  
   The head office of the NRSR will be based in South Australia, and the legislation under 
    which the NRSR operates passed through the South Australian Parliament.  The NRSR will 
    have branch offices in Sydney, Melbourne, Brisbane and Perth. 
 
What will be the functions of the regulator? 
   At their meeting on the 30th April 2010, the ATC agreed that the NRSR will: 
    o administer, audit and review the accreditation regime under the Rail Safety Act; 
    o work with rail transport operators, rail safety workers and others involved in railway 
        operations to improve rail safety in Australia; 
    o research, collect and publish information relating to rail safety 
    o provide, or facilitate the provision of  advice, education and training in relation to rail 
        safety 
    o monitor, inspect, investigate and enforce compliance with this Act; and  
    o perform any other agreed functions at the request of the Commonwealth or a State 
        or Territory. 
 
Why is a rail safety regulator being created? 
   The move to a NRSR is part of a national transport reform agenda to achieve consistency 
    for those commercial transport modes that operator across jurisdictional boundaries 
    (other reforms include heavy vehicle and maritime safety).  COAG’s vision is for a truly 
    national transport system that will reduce transport costs and help lift productivity 
    without compromising safety. 
         
What benefits will it deliver? 
   A NRSR will administer national law which is aimed at reducing complexity for rail 
    operators who are currently subject to varying regulatory frameworks across the 
    country.  The NRSR will provide a single point of contact for operators, with a greater 
    degree of cooperation between regulator staff in each jurisdictions creating a seamless 
    regulatory process. 
   A NRSR will prove a more dynamic and flexible approach to managing risk nationally 
    where the NRSR can draw on its full national resources. 
   System and process efficiencies will also allow for the realignment of resources to those 
    areas of greatest risk. 
   The national law will be based on a co‐regulatory approach where operators and the 
    NRSR will work together to continually improve rail safety outcomes. 

                                                                                    Page 11 of 17 
 

         
What will happen to existing regulators and staff? 
    It is recognised that there is a general shortage across Australia of the skill sets required 
     in the rail industry and the regulation of that industry.  All current skills will be required 
     under the NRSR and opportunities for staff will be developed as part of the transition 
     work currently being undertaken.  
 
     The Project Office, along with current Regulators, will be engaging with staff currently 
     employed in Regulator Offices to keep them informed of progress of the delivery model.  
 
Will the NRSR also deliver rail safety investigation services? 
    A parallel project is underway to establish a national rail safety investigator, which is 
     being led by the Australian Transport Safety Bureau (ATSB), reporting to the same 
     Project Board.  Further details in relation to the progression of that project can be 
     obtained from the ATSB.  
 
 
  




                                                                                       Page 12 of 17 
 


Recommended tools and tactics 
The following recommended tools and tactics are designed to assist the Project Office to 
deliver on the aims and objectives of this plan. Recommendations are broadly grouped 
under the following headings: 
 
 Creating awareness and understanding of the project 
 Engaging with stakeholders 
 Clear and consistent communication 
 Effective issues management. 
 

Creating awareness and understanding of the project 
Branding 
Create and apply a simple Project Office brand. This will aid with stakeholder identification 
of project office communications.    
 
Corporate materials 
To assist in awareness‐raising activities, a range of corporate materials will be developed, 
including: 
 Generic Powerpoint presentation which includes an overview of the project background, 
    strategic intent, milestones etc 
 Fact sheet which provides an overview of the project, timelines and process. 
 A regular newsletter which provides updates on the project’s progress and showcases 
    key achievements and opportunities to provide input.  
 A list of frequently asked questions and answers which can be posted on the website and 
    used by staff when responding to stakeholder queries.  
 
Website 
To ensure key information about the project is publically available, a website has been 
created which provides: 
 An overview of the project 
 Project Workplan (future section) 
 FAQ section  
 News section – to host editions of the newsletter and any media releases  
 Contact details for the Project Office 
 A password protected section for stakeholders to post comments (future section) 
 
The website will be promoted in the project office newsletter and by requesting that other 
relevant organisations such as regulators, state and territory transport departments, project 
partner and other stakeholders link to the website.  
 
 




                                                                                 Page 13 of 17 
 

Media relations 
All proactive media will be coordinated through SCOT and ATC. The Project Director will be 
the initial point of contact for all reactive media enquiries.  
 
Formal speaking opportunities 
Conferences and events can provide a valuable opportunity to create awareness and 
understanding about the project among stakeholder groups. A schedule of events in each 
state and territory should be developed and allocated by the Project Director.  
 




                                                                                Page 14 of 17 
 


Clear and consistent communication
 
Clear communications roles and responsibilities 
To ensure communications are clear, consistent and coordinated there must be clarity 
among the Project Board, Project Office and partners about their roles and responsibilities. 
The recommended communications roles and responsibilities are as follows: 
 
Project Board 
 approval of the communications and stakeholder engagement strategy.  
 
Project Office 
 Project Director will: 
    o be the media spokesperson for reactive media enquiries  
    o act as a key contact point for project groups and stakeholders 
    o have overarching responsibility for communications and engagement 
    o manage engagement with the Project Office’s Advisory Committee. 
    o identify and manage issues 
    o approve all communications.  
              
 Project Office will: 
    o draft and distribute the regular stakeholder e‐newsletter 
    o develop and maintain the project website 
    o develop corporate materials 
    o develop and maintain the contact database 
    o monitor media coverage and the external environment for impacts on the project 
    o manage reactive media activities 
    o prepare papers and advice to the Project Board, the Standing Committee on 
        Transport (SCOT) and ATC. 
 
Project Partner  
 NTC will play a supporting role in communications and stakeholder engagement for the 
    legislation workstream of the project.  Working to the Project Director, the NTC may 
    assist with: 
    o managing communications and engagement activities; 
    o identifying and managing issues; 
    o contributing to the stakeholder e‐newsletter as appropriate; 
    o assisting with reactive media activities as required;  
    o monitoring media coverage and the external environment for impacts on the 
        legislation workstream; and 
    o providing strategic communications advice to the Project Director as needed and 
        draft recommendations to the Project Board, ATC and SCOT. 
 




                                                                                 Page 15 of 17 
 

Agreed key messages 
Overarching key messages have been developed (see page 9) for use in project 
communications. It is important that key messages are shared with all project partners and 
the Project Board to ensure consistency of communication.    

Effectively identify and manage issues  
Some potential issues and communications responses were identified in the Challenges and 
Opportunities Table earlier in this plan.  
 
The Project Office must continuously identify emerging issues by monitoring: 
 Media coverage 
 Blogs 
 Policy environment 
 Stakeholder feedback (formal and informal). 
     
The Project Director will work closely with project partners to monitor, assess and manage 
risks. An issues log has been established and is shared between project partners. 
 
Evaluation 
An evaluation framework for the plan will be developed following approval of the plan.  




                                                                                Page 16 of 17 

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:6
posted:10/11/2012
language:Latin
pages:17