Sega Manuales Modulo Nomina

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CONFECAMARAS .

SISTEMA ESTANDAR DE GESTION
ADMINISTRATIVA - SEGA

MANUAL DE OPERACION

MODULO DE NOMINA

Actualizado a junio 2 de 2007

Elaborado Por: José Iván Nieto Tabares

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CONFECAMARAS .

CONTENIDO.
CONTENIDO. ................................................................................................................................................... 2
A TENER EN CUENTA. ................................................................................................................................. 5
DESCRIPCION GENERAL DEL MODULO DE NOMINA. ........................................................................ 6
GENERALIDADES. ..................................................................................................................................... 6
COMO INSTALAR EL MODULO DE NOMINA Y MANEJO DE PERSONAL. ....................................... 8
LA HOJA DE VIDA DEL EMPLEADO .........................................................................................................10
LIQUIDACION QUINCENAL .........................................................................................................................11
DEFINICION DE DATOS DE CONTROL ...................................................................................................12
Datos Básicos de Nómina. ....................................................................................................................12
Datos Sobre Manejo de Empleados Retirados. .................................................................................13
Datos Sobre Definición de Novedades. ..............................................................................................14
Datos Sobre Ley 100. ............................................................................................................................17
Datos Para Manejo de Bonificaciones.................................................................................................18
Datos Sobre Manejo de Primas............................................................................................................19
Datos Sobre de Vacaciones..................................................................................................................20
TABLA DE PAGOS DE NOMINA. ................................................................................................................21
EL CALENDARIO ...........................................................................................................................................22
DEFINICION Y MANTENIMIENTO A TABLAS DE COMPAÑIAS DE LEY 50 Y LEY 100 .................24
MANTENIMIENTO TABLA CENTROS DE COSTOS ...............................................................................28
MANTENIMIENTO TABLA DE LABORES U OFICIOS ............................................................................29
MANTENIMIENTO DE CUADRILLAS .........................................................................................................30
MANTENIMIENTO TABLA DE NOVEDADES DE NOMINA ....................................................................31
TIPOS DE NOVEDADES DE NOMINA PERMITIDOS .........................................................................32
TABLA DE TIPOS DE INGRESO POSIBLES PARA NOVEDADES DE NOMINA. .........................35
TABLA BASE DE NOVEDADES DE NOMINA. .....................................................................................35
MANTENIMIENTO TABLA DE PUNTOS DE PAGO ................................................................................38
MANTENIMIENTO TABLA TIPOS DE CUENTAS CORRIENTES .........................................................39
MANTENIMIENTO TABLA DE RETENCIONES .......................................................................................40
MANTENIMIENTO TABLA DE RETENCIONES (UVTs) ..........................................................................41
MANTENIMIENTO TABLA ANUAL DE SALARIOS MINIMO ..................................................................42
MANTENIMIENTO AL MAESTRO DE EMPLEADOS ..............................................................................43
ANOTACIONES IMPORTANTES. ...........................................................................................................43
PROCESO DE CREACION DE EMPLEADOS. .....................................................................................44
DEFINICION CODIGOS DE EMPLEADOS ............................................................................................44
CREACION DE EMPLEADOS NUEVOS y MANTENIMIENTO A EMPLEADOS EXISTENTES ...44
CAPTURA DATOS BASICOS EMPLEADOS.........................................................................................46
MANTENIMIENTO A SUELDOS EMPLEADOS ....................................................................................48
MANTENIMIENTO CENTROS DE COSTOS POR EMPLEADO. .......................................................50
MANTENIMIENTO A PUNTOS DE PAGO DE EMPLEADOS.............................................................51
MANTENIMIENTO DEDUCCIONES A RETENCION DE EMPLEADOS. .........................................52
ASIGNACION DE AFILIACIONES A LEY 50 Y LEY 100 .....................................................................53
MANTENIMIENTO CUENTAS CORRIENTES EMPLEADOS .............................................................54
PARAMETRIZACION DE NOVEDADES POR EMPLEADO ...............................................................56
CAPTURA DE NOVEDADES PROPIAS Y FIJAS POR EMPLEADO ................................................58
HISTORICO DE OTRAS NOVEDADES POR EMPLEADO ................................................................61
MANEJO DE RETIRO DE EMPLEADOS ...............................................................................................63
MANEJO REACTIVACION EMPLEADOS ..............................................................................................63
MANTENIMIENTO ESPECIAL DE ACUMULADOS. ............................................................................64

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CONFECAMARAS .

CALCULO SEMESTRAL DE (%) DE RETENCION. .............................................................................66
LIQUIDACION PAGOS NORMALES ..........................................................................................................67
CAPTURA NOVEDADES DE TRABAJO. ...............................................................................................67
CAPTURA NOVEDADES DE AUSENCIA ..............................................................................................70
LISTA AUDITORIA A NOVEDADES. ......................................................................................................71
IMPORTACION DE NOVEDADES ..........................................................................................................71
SELECCIÓN DEL PAGO A LIQUIDAR ...................................................................................................73
LIQUIDACION DE PAGO. .........................................................................................................................74
CONSULTAS ASOCIADAS AL PAGO ........................................................................................................75
CONSULTA PAGO POR EMPLEADO ....................................................................................................75
CONSULTA PAGO POR NOVEDAD ......................................................................................................76
VACACIONES TRABAJADAS ..................................................................................................................76
INFORMES ASOCIADAS AL PAGO ...........................................................................................................77
IMPRIME RELACION POR PUNTO DE PAGO. ...................................................................................77
IMPRIME RELACION POR EMPLEADO y/o PRENOMINA POR EMPLEADO ...............................77
IMPRIME RELACION POR CENTROS DE COSTOS ..........................................................................78
IMPRIME RELACION POR OFICIOS y/o LABOR. ...............................................................................78
IMPRIME RELACION POR NOVEDAD o CONCEPTO. ......................................................................79
IMPRIME RELACION DE NOVEDADES NO APLICADAS. ................................................................79
IMPRIME VOLANTES DE PAGO. ...........................................................................................................79
ACTUALIZACION DE PAGOS EN ACUMULADOS. ............................................................................81
NOVEDADES FUERA DE NOMINA ............................................................................................................82
GRABACION NOVEDADES FUERA DE NOMINA. ..............................................................................82
ACTUALIZACION NOVEDADES FUERA DE NOMINA .......................................................................84
ACTUALIZACION CONTABLE DE LA NOMINA MENSUAL ...................................................................85
EXPLICACION DETALLADA ....................................................................................................................85
Principal/Contabilidad/Procesos/Nomina Mensual ...........................................................................................86
TABLA DE NOMINA POR PAGAR ..........................................................................................................87
TABLA DE APORTES y PROVISIONES ................................................................................................89
TABLA DE GRUPOS PROVISION ..........................................................................................................92
GENERA COMPROBANTE ......................................................................................................................93
LISTADO DE INCONSISTENCIAS ..........................................................................................................93
LISTADO SOPORTE DETALLADO .........................................................................................................93
LISTADO SOPORTE RESUMIDO ...........................................................................................................94
TRASLADO, ACTUALIZACION, APLICACIÓN CONTABLE ...............................................................94
COMO REVERSAR EL TRASLADO CONTABLE DE LA NOMINA, APORTES Y PROVISIONES
.......................................................................................................................................................................95
TABLAS DE EJEMPLO DE: NOMINA POR PAGAR, APORTES Y PROVISIONES Y GRUPOS
PROVISION .................................................................................................................................................95
PLANILLA UNICA DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDASD SOCIAL ..... Error! Bookmark not
defined.99
PARAMETRIZAR EL REGISTRO DE CONTROL. ............................ Error! Bookmark not defined.99
EMPLEADOS DE APOYO EMPRESARIAL. ..................................... Error! Bookmark not defined.99
AJUSTAR TABLA DE COMPAÑIAS DE LEY 50 Y LEY 100. .......... Error! Bookmark not defined.99
ASIGNAR COMPAÑÍAS DE LEY 50 Y LEY 100 A LOS EMPLEADOS. .......... Error! Bookmark not
defined.100
MANTENIMIENTO A IBCs. ................................................................. Error! Bookmark not defined.100
MANTENIMIENTO INCAPACIDADES AUTORIZADAS................. Error! Bookmark not defined.101
GENERACION DE LA PLANILLA UNICA. ....................................... Error! Bookmark not defined.102
CONSULTA DE LA PLANILLA UNICA GENERADA ...................... Error! Bookmark not defined.103
GENERACION PLANO DE LA PLANILLA UNICA GENERADA ... Error! Bookmark not defined.105

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CONFECAMARAS .

INFORMES GENERALES ............................................................................................................................99
INFORMES DE ACUMULADOS: .............................................................................................................99
RELACION DE ACUMULADOS POR NOVEDAD ............................................................................99
RELACION DE ACUMULADOS POR EMPLEADO ..........................................................................99
RELACION DE ACUMULADOS POR EMPLEADO Y DEVENGADOS .........................................99
RELACION DE ACUMULADOS POR NOVEDAD Y EMPLEADO .................................................99
RELACION DE ACUMULADOS GENERALES ...............................................................................100
INFORMES DE AUTOLIQUIDACION: ..................................................................................................100
LISTADO PARA ANALISIS .................................................................................................................100
LISTADO DE AUTOLIQUIDACION POR COMPAÑÍA ...................................................................100
AUTOLIQUIDACION PARA EL ISS ...................................................................................................100
CONSULTA AUTOLIQUIDACION PARA EL ISS ............................................................................101
CONSOLIDACIONES ..............................................................................................................................102
INFORME CONSOLIDADO DE CESANTIAS E INTERESES .......................................................102
INFORME CONSOLIDADO DE VACACIONES ..............................................................................102
INFORME DE PROYECCION DE COSTOS Y GASTOS ..............................................................102
IMPRESIÓN DEL LIBRO DE VACACIONES .......................................................................................103
CERTIFICADOS DE RETENCION EN LA FUENTE ...........................................................................103
CARTILLAS DE EMPLEADOS ...............................................................................................................103
CARTILLA POR PUNTO DE PAGO ..................................................................................................103
CARTILLA POR CODIGO ...................................................................................................................103
CARTILLA POR NOMBRE ..................................................................................................................103
CARTILLA POR CENTRO DE COSTOS ..........................................................................................104
CARTILLA POR CUADRILLA .............................................................................................................104
CARTILLA POR LABOR ......................................................................................................................104
CARTILLA POR FECHA DE INGRESO ............................................................................................104
CARTILLA POR FECHA DE RETIRO ...............................................................................................104
CARTILLA DE EMPLEADOS CON DERECHO A VACACIONES ................................................104
CARTILLA DE EMPLEADOS VENCIMIENTOS PERIODO DE PRUEBA ...................................104
INICIALIZACION ARCHIVOS DE NOMINA .............................................................................................104

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CONFECAMARAS .

A TENER EN CUENTA.

Al igual que en los instructivos enviados con anterioridad a ustedes, en el presente manual las
opciones no serán indicadas en términos de las teclas de función que se utilizan para llegar hasta
ellas, por el contrario, en vista de que el SEGA cambia en la medida en que se va
complementando, las opciones serán indicadas según el camino (en el menú) que debe seguirse
para llegar hasta ellas.

Igualmente, cabe anotar que el módulo de Nómina del SEGA, mantiene la misma estructura
operativa de los demás módulos, es decir, el uso de las teclas de función, la presentación de las
pantallas, los mecanismos de operación, etc., son similares, haciendo más fácil su proceso de
aprendizaje y operación.

El presente manual esta estructurado de tal forma que se puede instalar la aplicación y operarla,
siguiendo uno a uno los pasos explicados, muchos de estos pasos son de ejecución inicial, algunos
de ejecución anual y otros de ejecución continua, este hecho será explicado en cada caso.

Es importante tener en cuenta, que el SEGA se basa en las normas tributarias y
laborales existentes actualmente, que se ciñe estrictamente a estas normas, por
lo tanto, las liquidaciones que se realicen, responderán a las mismas. Si alguna
Entidad tiene procesos de liquidación especiales o en su defecto, aplica las
normas con ciertos criterios no estándares, es posible que el SEGA no los liquide
de la misma forma. Estos casos deben ser comentados y reportados con la
debida anticipación, para evaluar la posibilidad de incluirlos.

Confecámaras se reserva el derecho de modificar los programas de computador
que conforman este módulo si las solicitudes no redundan en beneficio de todo
el gremio usuario.

ATENCION

Finalmente, el módulo de nómina trata de agilizar los procesos operativos del
manejo de personal y sus correspondientes liquidaciones, sin embargo, no exime
de la responsabilidad de revisión de los resultados. Proceso que siempre debe
ser realizado.

ATENCION
Aunque en muchos casos las fechas sean digitadas en formato AAMMDD, el
SEGA internamente realiza las conversiones necesarias para solucionar el
inconveniente del año 2000.

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DESCRIPCION GENERAL DEL MODULO DE NOMINA.

En forma gráfica, el módulo de Nómina del SEGA se comporta de la siguiente manera:

Definición y
Mantenimiento
de Tablas Tablas de Control y
Dimensionamiento

Mantenimiento al
Maestro de Maestros de
Empleados. Empleados.

Acumulados.
Novedades de
Liquidación de Pago,
Liquidación. Y Vacaciones, Primas,
parámetros para Bonificaciones, Cesantías,
cálculo de etc.
procesos
complementarios

Cartillas. Volantes de Pago, Certificados,
Pre nóminas, Autoliquidación,
Relaciones, Contabilización,
Disquetes, Listados,
Etc. Etc.

GENERALIDADES.
a. El módulo de nómina, trata de abarcar la totalidad de las operaciones que se involucran en el
manejo de personal, desde la elaboración del contrato de trabajo hasta la liquidación
definitiva del mismo.

b. Es un sistema de liquidación por excepción, es decir, se reportan únicamente las novedades
que modifican la liquidación semanal, quincenal o mensual.

c. El sistema calcula automáticamente los conceptos obligatorios (Retención, Ley 100,
Pensión, Solidaridad, etc.).

d. Facilita la liquidación de las prestaciones sociales: Primas, Bonificaciones, Vacaciones,
Anticipos a Cesantías, Intereses a Cesantías, Cesantías Anuales.

e. Genera borradores de la liquidación del contrato de trabajo.

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f. Genera la Autoliquidación, en disquete y en listados. Permite el manejo de múltiples EPS y
Fondos de Pensiones.

g. Impresión anual de certificados de Ingresos y retenciones.

h. Permite el manejo de múltiples Puntos de Pago, es decir, diferentes corporaciones para
consignación, sucursales, formas de pago (Cheque, efectivo, consignaciones, etc).

i. Genera la nómina por Centro de Costos y por ende, los listados de análisis por centro de
responsabilidad.

j. Maneja escala salarial en base a Labores (Cargos u oficios), y por ende, genera los listados
de análisis correspondientes.

k. Generación de Volantes de Pago para todos los casos de liquidación.

l. Manejo de Cuentas Corrientes Simples (Sin cálculo de Intereses), préstamos, descuentos
periódicos, aportes a fondos de empleados, Libranzas, etc. Con su correspondiente manejo
de extractos por empleado. En este punto es importante indicar que el sistema permite
definir libremente los conceptos de Descuento.

m. El módulo de Nómina del SEGA es parametrizado, lo cual significa que muchos de los
cambios que puedan presentarse por modificación de las Leyes Labores son asumidos en
forma transparente, sin necesidad de entrar a “Reprogramar” la aplicación. Obviamente, en
muchos casos depende de la naturaleza del cambio.

n. El SEGA liquida las nóminas en base al calendario y por lo tanto, conoce plenamente si los
días trabajados son Hábiles, festivos o dominicales, así mismo, el uso del calendario le
permite manejar las Ausencias, Sanciones y demás conceptos represivos que impliquen
descuento de Dominicales en forma automática.

o. Es un sistema tabular (En base a tablas), lo cual indica que la modificación de un dato no
implica la desaparición del anterior, esto es sumamente útil, puesto que el SEGA almacena
la Hoja de Vida del Empleado, todas sus liquidaciones y permite reprocesos posteriores en
igualdad de condiciones.

p. Permite el manejo de diferentes Modelos de Contratos de Trabajo, entendiendo que en
ocasiones, la mala definición de uno de estos puede acarrear problemas de índole laboral.
Por lo tanto, el manejo de los contratos es modular (Numerales y/o anexos) asociados con la
labor u oficio asignado al empleado. Permitiendo así la segura elaboración de contratos de
trabajo y su control en caso de modificaciones. Incluye el manejo de pasantes definido en la
reforma laborar del año 2003.

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COMO INSTALAR EL MODULO DE NOMINA Y MANEJO
DE PERSONAL.

Los programas del módulo de Nómina, han sido enviados en versiones anteriores del SEGA, sin
embargo, si hasta el momento en su entidad no se encuentran instalados, simplemente realice el
proceso de copia y desempaquetamiento de los disquetes, siguiendo los mismos pasos que se han
explicado en los instructivos anexos.

Sin embargo, en resumen, los pasos a seguir son:

Crear un Usuario Entrar (Login) por Restaurar los disquetes
SEGA. el usuario creado. enviados (tar)

Salga a Logín, Editar el .profile del Desempaquetar los
digitando Exit. usuario SEGA y adicionar programas utilizando el
las líneas: comando:
./menucen
exit ./pkunzip control -o
./pkunzip datos -o

Entre nuevamente al En el menú del SEGA,
usuario SEGA desde seleccione la opción
Logín. Borrar Temporales e
Entre al SEGA,
indique el directorio de
utilizando la opción (1)
trabajo, casi siempre será
o (2) dependiendo si es
datos.
un Computador o una
Terminal, el sitio desde
el cual trabajará.

IMPORTANTE. a.) Los pasos arriba mencionados deben ejecutarse SI y SOLO SI el SEGA no
ha sido instalado anteriormente en su entidad.

b.) Si la copia de archivos se ejecuta desde un usuario distinto a SEGA, es decir, si se realiza
desde SUPERUSUARIO, es necesario ejecutar adicionalmente el numeral correspondiente a
Asigna Permisos a Archivos, indicando en dicha opción que el nombre del usuario es sega.

c.) Cuando el SEGA se envía por primera vez, lleva creado un solo usuario, este es superu, con
clave superu. La primera vez que usted entre a la aplicación, tendrá que hacerlo con dichos datos.

En los siguientes numerales, explicaremos secuencialmente, cuales son los pasos a seguir para
preparar la información básica del módulo de Nómina, sin embargo, revise con cuidado el siguiente
esquema gráfico, él le dará una idea del proceso a seguir.

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Definición de Definición y Codificación
Inicialización Novedades a Utilizar, de Empresas de Ley 50 y
de Archivos. Tabla de Novedades Ley 100, Mantenimiento
de Nómina Tabla de Compañías de
Ley 50 y Ley 100

Definición de Definición del Definir en el Registro de Control:
Centros de Costos. Calendario.
Datos Básicos de Nómina.
Manejo Empleados Retirados.
Definición de Novedades.
Definición Tabla de Definición Tabla Manejo de Ley 100.
Labores y Oficios. Anual de Pagos Manejo de Bonificación.
de Nómina Manejo de Primas.
Manejo de Vacaciones.

Definición de La Tabla Definición Tabla Anual
Anual de Salarios de Retenciones
Mínimos

Definición de La Tabla Definición de Tipos de Listos Para Operar
de Puntos de Pago. Cuenta Corriente. El Módulo de
Nómina

El proceso arriba definido, le permitirá instalar en forma fácil el módulo de Nómina, muchos de los
pasos allí mencionados, son de única definición al instalar el Módulo, algunos otros deberán ser
ejecutados cada año, y otros, solo en el momento en que cambien las condiciones de liquidación.

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LA HOJA DE VIDA DEL EMPLEADO

Instalado el módulo de Nómina y definidas las tablas básicas, el siguiente paso es incluir los datos
de cada empleado, este paso, involucra los siguientes procesos:

Asignar código al Crear cada Asignar Sueldos. Asignar
Empleado. empleado. Compañías
de Ley 50 y
Ley 100

Incluir Asignar Puntos
Incluir Cuentas Novedades de de Pago.
Corrientes y Deducción a
Descuentos Retenciones
Permanentes

Grabar Acumulados
Históricos.

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LIQUIDACION QUINCENAL

A continuación definimos en forma gráfica los pasos a seguir para la liquidación quincenal, semanal
o mensual de los pagos de nómina.

En Cualquier Momento.
Selección del Pago
a Liquidar.
Grabación de las Grabación de Novedades
Novedades de Trabajo: de Ausencia:
Extras, Recargos, Incapacidades, Sanciones,
Marcación de Tiempo, permisos, Vacaciones, etc.
Otros Ingresos, Otras Liquidación del
Deducciones, etc. Pago.

Retiro de
Empleados.
Captura de Consultas
Empleados Nuevos. Asociadas al Pago.

Certificados de
Cambios de Sueldo a Deducción a
Empleados. Listados y
Retenciones Volantes del Pago.

Cambios de Cías de
Ley 100 y Ley 50. Reporte a
Corporaciones

Registro del Pago.
Actualización.

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DEFINICION DE DATOS DE CONTROL

Al igual que en el módulo básico, el módulo de nómina recurre a
los parámetros definidos en el Registro de Control para identificar
el comportamiento de las diferentes liquidaciones que deban
realizarse. A continuación identificaremos con toda claridad, cada
uno de los parámetros que allí deben explicarse.

Opción: Principal/ Administración/ Registro de Control.

Cuando se selecciona la opción de mantenimiento al registro de
control, el sistema despliega la ventana correspondiente en la
cual se muestran las distintas categorías

Al seleccionar un campo específico, el sistema despliega la ventana de captura del campo, anexa a
esta ventana, se manejan dos (2) teclas de ayuda (en casi todos los casos):

F1. Ayuda asociada al campo: Ayuda textual descriptiva del campo que se esta procesando.

F2. Consulta y Validación: Cuando el campo que se está digitando pertenece a una tabla del
SEGA, esta opción permite consultar los valores posibles.

Los parámetros están catalogados de acuerdo al tipo de datos que se manejan, es así como para
este módulo identificamos 7 grandes categorías a saber:

Datos Básicos de Nómina.

Categoría: Nómina – Básicos.
Esta categoría, identificada en el Registro de Control como Nómina – Básicos, almacena
los parámetros generales de liquidación y algunos datos que indican normas de Ley. En ella
tenemos:

Tope de Descuento de Corrección Monetaria Fiscal (Tope Des. Cor. Mon. Fisc.): Este
campo le indica al SEGA cual es el Tope Mensual de Deducción de la base de
retención que es permitido, con respecto al pago de Intereses por Corrección
Monetaria. Este campo es un cifra en pesos. Este dato debe ser modificado
anualmente.

Tope de Descuento por Pagos de Educación y Salud (Tope Des. Edu. / Salud):
Igualmente, según lo indica la norma, el empleado puede deducir de la base de
retención hasta un porcentaje (%) determinado por efecto de pagos efectuados por
concepto de salud y educación. En este campo debe indicarse cual es el porcentaje
máximo de descuento por este concepto que es permitido. Al momento de la
elaboración de este manual, este porcentaje es del 15%.

Valor Cuatrimestral de Dotación: Indíquele al SEGA cual es el valor promedio
(presupuesto estimado) del costo cuatrimestral de dotación por cada empleado.

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Factor Prestacional del Salario Integral (Fact. Pres. Sal. Integral): Indíquele al SEGA
cual es el porcentaje (%) correspondiente al factor prestacional incluido en los Salarios
Integrales. Al momento de la elaboración del presente manual, este porcentaje es del
30%.

Tope Máximo Para Descuento de Ley 100 (Tope Max. Salarios – ISS): Este dato de
modificación anual, le indica al sistema cual es el tope (en pesos) para el descuento
de los conceptos de Salud, pensión y Solidaridad. Al momento de la elaboración del
presente manual, este tope se calcula como: Tope en $ = 20 * (Salario Mínimo
Legal).

Método de Cálculo de Retención: Dado que la empresa puede seleccionar de que forma
descontará la retención a los empleados, en el presente campo debe indicarse, que
método utiliza la Entidad. Los campos posibles son:

1. Método 1 de cálculo de la Retención.
2. Método 2 de cálculo de la retención.

Téngase en cuenta, que cuando se selecciona el método dos (2), este implica el
cálculo semestral del porcentaje de retención.

Centros de Costos de Cuadrilla o Maestro: Como la nómina se liquida asociada a un
centro de costos, el sistema permite dos (2) alternativas:

M. seleccione este indicador cuando deba tenerse en cuenta el Centro de Costos
Básico asignado al empleado en sus datos básicos.

C. Cuando debe seleccionarse el Centro de Costos reportado en la grabación de las
novedades y en base a la cuadrillas de trabajo. Esta opción debe utilizarse
únicamente, cuando la Entidad trabaja turnos y grupos de producción.

Porcentaje Exento de Pagar Retención: De acuerdo a la norma, en la actualidad, el 25%
de valor de los sueldos es exento del pago de retención. En este campo debe
indicarse dicho porcentaje o en su defecto, el que indique la Ley.

Porcentaje Retención por Exceder el último Tope de Retención (% Retención Exceso
Último Tope): Indíquele al SEGA, que porcentaje de retención debe descontarse
cuando el salario del empleado supere el último tope de retención en la fuente de
acuerdo a la tabla vigente. En la actualidad, dicho porcentaje es del 35%.

Valor Tope Exento de retención: Indíquele al SEGA, El valor máximo al que puede llegar el
25% de exención. Para el año 2003, este valor es de $4,000,000.oo

Datos Sobre Manejo de Empleados Retirados.

Categoría: Nómina – Retirados.

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Como debe comportarse el SEGA y sus procesos de liquidación con respecto a los
empleados que se van retirando. Esta categoría esta identificada en el Registro de Control
como: Nómina – Retirados. En ella se encuentran los siguientes datos:

Liquida Ultimo Pago (s.n): Este campo le indica al sistema si debe liquidar o no en el pago
quincenal, a los empleados que se retiran en el transcurso de dicha quincena, semana
o mes. Las opciones son:

“S”. El SEGA incluye en la liquidación del pago los días que el empleado alcanzó a
trabajar en dicho periodo (Semana, quincena o mes). En tal caso, al elaborar la
liquidación de contratos de trabajo, dichos días no deben ser tenidos en cuenta.

“N”. En este caso, el SEGA no liquida los días del último pago que el empleado ha
trabajo dentro de los pagos semanales, quincenales o mensuales. En este caso, los
últimos días trabajados por el empleado deben ser incluidos en la Liquidación del
contrato de trabajo.

Datos Sobre Definición de Novedades.

Categoría: Nómina – Novedades de Pago.
Entendiendo que el módulo de nómina del SEGA liquida quincenalmente en forma
automática, y que la liquidación efectuada genera un conjunto de novedades (códigos de
movimiento), en el registro de control es importante indicar que códigos debe generar en
cada caso.

Para el SEGA, cada concepto de liquidación: Básico, Dominicales, Extras, Transportes, etc.,
es una novedad. Así mismo, al ejecutar la liquidación en forma automática y entendiendo
que LAS TABLAS DE NOVEDADES SON DE LIBRE DEFINICION POR PARTE DE LA
ENTIDAD, es necesario que el sistema relacione el proceso de liquidación con los códigos
que debe generar. Esta relación se define en el Registro de Control.

Antes de entrar a modificar el registro de control en este punto, es importante que la tabla de
novedades este previamente definida, pues todos los datos que aquí se digiten, su
existencia será validada contra dicha tabla de novedades. Para efectos de modificar las tabla
de novedades de muestra que se envía con el SEGA, el usuario puede remitirse al
mantenimiento de la Tabla de Novedades, que se explicará más adelante.

Los parámetros que allí se indican son:

Tipo Valor
Campo. Descripción del concepto. Reporte Pre –
Definido

Nov. Básico. Horas normales trabajadas. En
personal que no tiene salario Integral. Horas 010

Nov. Básico – Integral. Horas normales trabajadas. En
personal que tiene salario integral. Horas 011

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Nov. Básico Apoyo Indique la novedad que debe liquidarse Horas 012
Empresarial. cuando el empleado tiene un contrato
de pasantía.
Nov. Horas Festivas Cuando el empleado trabaja en días
Diurnas. festivos, no dominicales. Estas horas
no son extras, es decir, es trabajo entre Horas 030
1 y 8 horas en días festivos.

Nov. Horas Cuando el empleado trabaja en días
Dominicales Diurnas. domingos. Este concepto no es extra,
es decir, es trabajo entre 1 y 8 horas en Horas 100
días domingos.

Nov. Horas Ordinarias Cuando el empleado trabaja en horas
Nocturnas nocturnas sin ser extras (Dentro de las Horas 020
8 horas del turno normal).

Nov. Horas Festivas Cuando se trabaja en días festivos, en
Nocturnas horario nocturno, sin ser extras (Dentro Horas 040
de las 8 horas del turno normal).

Nov. Horas Cuando se trabaja en días domingos,
Dominicales Nocturnas. en horario nocturno, sin ser extras Horas 110
(Dentro de las 8 horas del turno
normal).

Nov. Horas Extras Trabajo diurno en horas extras, en días
Diurnas Ordinarias ordinarios. Horas 050

Nov. Horas Extras Trabajo en días festivos, en horas
Diurnas Festivas. extras, es decir, por encima de las 8 Horas 070
horas del turno normal.

Nov. Hrs. Extras Trabajo en días domingos, en horas
Diurnas Dominicales extras, es decir, por encima de las 8 Horas 120
horas del turno normal.
Nov. Hrs. Extras Trabajo en días domingos, en horas
Nocturnas Ordinarias extras, de carácter nocturno, es decir,
por encima de las 8 horas del turno Horas 060
normal pero en horario posterior a las
10 PM.

Nov. Hrs. Extras Trabajo en días festivos, en horas
Nocturnas Festivas extras, de carácter nocturno, es decir,
por encima de las 8 horas del turno Horas 080
normal pero en horario posterior a las
10 PM.

Nov. Horas Extras Trabajo en días domingos, en horas

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Nocturnas Dominicales extras, de carácter nocturno, es decir,
por encima de las 8 horas del turno Horas 130
normal pero en horario posterior a las
10 PM.

Nov. Transporte Legal Transporte de Ley Días 200

Nov. Transporte Reporte para transporte adicional, no Días 200
Extralegal legal.

Nov. Dominicales de Generación automática, de acuerdo al
Ley número de domingos de ley pagados o Horas 090
perdidos. Para empleados de salario
normal.

Nov. Dominicales de Generación automática, de acuerdo al
Ley, Integral. número de domingos de ley pagados o
perdidos. Para empleados de salario Horas 091
Integral.

Nov. De Horas de Indíquele al Sistema por cual concepto
Incapacidad. se generarán los reportes de Horas 180
incapacidad.
Nov. De Retención – Retención en la fuente generada por
Pago. concepto de pagos normales. Valor 520

Nov. De retenciones – Retención en la fuente generada por
Prima. liquidación de primas. Valor. 522

Nov. De Cesantías Novedad que se genera al liquidar
contratos de trabajo y/o cesantías Valor 310
anuales.

Nov. De Intereses a Novedad que se genera al liquidar
Cesantías intereses a cesantías en liquidación de Valor 320
contratos de trabajo y/o cesantías
anuales.
Nov. De Liq. De Novedad que se genera cuando el
Vacaciones. personal está en vacaciones. Horas 280
Nov. De Reporte de Novedad utilizada para el reporte de
Tarjetas marcaciones de tiempo. Esta novedad
se utiliza en instituciones de carácter Horario 490
productivo.

Lapso de Liquidación Que lapso de tiempo debe aplicarse en
de tarjetas la liquidación de reportes de tiempo. Minutos 5

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Datos Sobre Ley 100.

Categoría: Nómina – Ley 100.
En esta categoría se incluyen los parámetros necesarios para la correcta liquidación por
concepto de deducciones de Pensión, Salud y Solidaridad.

Los parámetros que allí se indican son:

Tipo Valor
Campo. Descripción del Campo. Reporte Pre -
definido

Porc. Pensión Porcentaje por concepto de pensión
Empleado. que paga el empleado. % 03.3750

Porc. Salud Empleado. Porcentaje por concepto de salud que
paga el empleado. % 04.0000

Porc. Solidaridad Porcentaje por concepto de Solidaridad
Empleado. que paga el Empleado. % 01.0000

Porc. Pensión Total Porcentaje total por concepto de
Pensión que debe aportarse por cada
empleado, mensualmente, a la % 13.5000
Administradora de pensiones.

Porc. Salud Total. Porcentaje total por concepto de salud
que debe aportarse por cada
empleado, en forma mensual, a las % 12.0000
EPS.

Porc. Riesgos Indique el porcentaje, que por concepto
Profesionales de riesgos profesionales debe aportar % 00.522
la Empresa. Este campo depende de la
categoría de riesgo en que este
catalogada la empresa

Nvd. Descuento Indique la Novedad que debe generar
Pensión. el sistema, al liquidar la nómina y que Nvd. 511
corresponda a pensión aportada.

Nvd. Descuento Salud. Indique la Novedad que debe generar
el sistema, al liquidar la nómina y que Nvd. 512
corresponda a salud pagada.

Nvd. Descuento Indique la Novedad que debe generar
Solidaridad. el sistema, al liquidar la nómina y que

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corresponda a Fondo de Solidaridad, Nvd. 513
siempre y cuando el empleado tenga
más de 4 SMLV.

Reintegra Solidaridad Indique al sistema si la Empresa le
(s.n) reconoce al empleado la solidaridad S/N
aportada, es decir, si existe reintegro
de solidaridad.

Reintegra Pensión (s.n) Indique al sistema si la Empresa le
reconoce al empleado la pensión S/N
aportada, es decir, si existe reintegro
de pensión.

Reintegra Salud (s.n) Indique al sistema si la Empresa le
reconoce al empleado la salud S/N
aportada, es decir, si existe reintegro
de salud.

Nvd. De Reintegro Indique la Novedad utilizada para el
Solidaridad. Reintegro de la Solidaridad. Nvd. 450

Nvd. De Reintegro Ley Indique la Novedad utilizada para el
100 – Salud. Reintegro de la Salud. Nvd. 451

Nvd. De Reintegro Indique la Novedad utilizada para el
Pensión. Reintegro de la Pensión. Nvd. 452

Arp. Seleccionada. Indíquele al SEGA cual es el código
asignado a la ARP seleccionada. En
este punto, debe tenerse en cuenta Cod.
que la ARP seleccionada debe estar
creada previamente en la Tabla de
Compañías de Ley 50 y Ley 100.

Ley 100 (Quincenal/ Indíquele al SEGA si la SALUD se
Men-sual) descuenta en forma Mensual o M/Q
Quincenal.

Pensión (Quincenal Indíquele al SEGA si la PENSION se
/Men-sual) descuenta en forma Mensual o M/Q
Quincenal.

Datos Para Manejo de Bonificaciones.

Categoría: Nómina – Bonificación.

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En esta categoría se incluyen los parámetros necesarios para la correcta liquidación de la
Bonificación. Sin embargo es necesario tener en cuenta que en este punto, la bonificación
que se liquida se hace bajo cierto parámetros uniformes de Tiempo y Valor, que no en todos
los casos de asimila a la forma de liquidación de todas las Cámaras.

Los parámetros que allí se indican son:

Tipo Valor
Campo. Descripción del Campo. Reporte Pre -
definido

Días que se pagan. Indique el número de días (de sueldo
o promedio salarial) que se pagan en Cant.
cada bonificación.

Nvd. De Retención a Indique la Novedad que se utiliza para
Bonificación. que se genere en forma automática el Nvd. 523
concepto de retención en la fuente

Nvd. De Liquidación de Indique la Novedad que se utiliza para
Bonificación. la generación automática de la Nvd. 251
bonificación.

Datos Sobre Manejo de Primas.

Categoría: Nómina – Primas.
En esta categoría se incluyen los parámetros necesarios para la correcta liquidación de la
Prima Legal de Servicios en forma semestral.

Al igual que en las demás categorías, es necesario indicar que algunos de los parámetros
aquí definidos corresponden a datos que previamente deben estar catalogados en las
correspondientes tablas del SEGA, para mayor entendimiento, remítase al Diagrama Gráfico
de Montaje e Implementación.

Los parámetros que allí se indican son:

Tipo Valor
Campo. Descripción del Campo. Reporte Pre -
definido

Días que se pagan. Indique el número de días (de sueldo
o promedio salarial) que se pagan en Cant.
cada Prima Legal.

Nvd. De Retención a Indique la Novedad que se utiliza para
Prima Legal. que se genere en forma automática el Nvd. 521
concepto de retención en la fuente

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Nvd. De Liquidación de Indique la Novedad que se utiliza para
Prima Legal. la generación automática de la Prima Nvd. 340
Legal.

Datos Sobre de Vacaciones.

Categoría: Nómina – Vacaciones.
En esta categoría se incluyen los parámetros necesarios para la correcta liquidación de las
Vacaciones a los empleados.

Es importante tener en cuenta que el SEGA, liquida las vacaciones conforme a la Ley, pero
existen sin embargo, algunos parámetros que deben ser tenidos en cuenta en las
liquidaciones y que pueden variar de acuerdo a la forma como la Entidad liquide dicho
concepto laboral.

Los parámetros que allí se indican son:

Tipo Valor
Campo. Descripción del Campo. Reporte Pre -
definido

Liquida Días Calendario Indíquele al SEGA si al liquidar las
(s.n) Vacaciones, toma como base los días
calendario y/o meses de 30 días S/N
solamente. Al seleccionar días
calendario, pagará solo hasta el 28 en
febrero y hasta el 31 en los meses
que así sean, siempre y cuando las
vacaciones incluyan dichos días. al no
se seleccionar días calendario, el
SEGA liquidará el valor de las
vacaciones en términos de 30 días
únicamente.

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TABLA DE PAGOS DE NOMINA.

OPCION. Principal/ Administración/ Mas Tablas/
Pagos de Nómina.

GENERALIDADES. Esta opción le permite al usuario
del módulo de Nómina del SEGA, definir las
características generales de liquidación de los pagos
para un año en particular, es decir, predefinir los
números y fechas de cada pago. En esta tabla se
definen: Semanas, Quincenas, Meses, Bonificaciones,
Primas, Cesantías, etc.; y en general todos los pagos
que se generarán a través del módulo.

Al seleccionar esta opción, el SEGA solicita el año que
se va a modificar. Seleccionado el año, se monta la
tabla de pagos. En este tabla, podemos almacenar un
máximo de 100 pagos por cada año.

RECOMENDACIONES. Como cada pago queda numerado de 001 en adelante, recomendamos
que dicha numeración se asigne de la siguiente manera:

Normalmente, son 24 quincenas al año, 2 pagos de prima, 001, 002, 003 .... Pagos de enero,
2 pagos de bonificación y 1 pago de cesantías, por lo tanto, 004, 005, 006 .... Pagos de Febrero,
en una entidad con nómina normal, el número total de etc.
pagos será de 29.

Los cuales pueden quedar numerados de la siguiente forma: 001 al 024 para pagos quincenales;
025 y 026 para pagos de Prima; 027 y 028 para pagos de Bonificación; 029 para pago de cesantías
e intereses.

OPERACIÓN. Cuando se selecciona un pago (número), deben indicarse los siguientes datos por
cada pago: a.) Fecha Inicial del Pago, en formato AAMMDD; b.) Fecha Final del Pago, en formato
AAMMDD; c.) Tipo de Pago: en este punto debe indicarse (A) para pago semanal, (B) para pago
quincenal, (C) para liquidación de Cesantías, (P) para Liquidación de Primas y (N) para liquidación
de Bonificaciones; d.) Indique el mes al que corresponde el Pago (01 al 12); e.) Indique la
Quincena en que debe quedar acumulado el pago (tenga en cuenta que cada mes tiene dos
quincenas, enero arranca en la 01 y diciembre termina en la 24).

Si en algún momento se desea eliminar un pago creado en la tabla, la tecla F4 permite dicha
opción; sin embargo, para poder borrarlo el pago no debe estar previamente procesado. Al finalizar
la captura de los pagos, la tecla ESC permite abandonar o grabar los cambios realizados.

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EL CALENDARIO

OPCION. Principal/ Administración/ Calendario.

GENERALIDADES. El módulo de nómina del SEGA liquida la
nómina y los demás pagos laborales en relación al tiempo (en
horas o días), por lo tanto, para efectos de una correcta
liquidación, debe tenerse un calendario dentro del sistema, en
el que se identifiquen claramente, los días hábiles, los festivos
y los domingos. Igualmente, este calendario puede ser
utilizado por otros módulos. Esta opción permite por lo tanto, generar y mantener el Calendario del
SEGA, y para tal efecto nos presenta las siguientes opciones:

(F1) BLANQUEA CALENDARIO. Esta opción borra por
completo el calendario actual de SEGA, por lo tanto, no debe
ser ejecutada a menos que sea absolutamente necesario. Acto
seguido, indique al SEGA la clave (según el Registro de
Control) que habilita el blanqueo del calendario y
posteriormente confirme (s.n) la operación.

(F2) ENERAR EL CALENDARIO. Esta opción, permite
generar el calendario para un año en particular. El usuario
debe entonces indicarle al SEGA: a.) Año a generar: si dicho
año ya esta previamente generado, el sistema indicará este
hecho; b.) Primer día del año: tenga en cuenta que 1 será
Domingo, 2 Lunes, ... , 6 Sabado.; c.) confirme la operación
de generación (s.n).

Esta generación crea los 365 o 366 días del año, marcando los dominicales como festivos, sin
embargo, no marca los días que, entre semana, sean no laborables. Para marcar estos días no
laborables entre semana, debe recurrirse a la opción de Edición del Calendario y marcarlos en
forma manual.

(F3) EDICION DEL CALENDARIO. Esta opción permite modificar el
Tipo de Día de cada fecha del calendario anual generado. Es decir, se
utiliza básicamente para modificar aquellos días entre semana que no
son hábiles laboralmente (Como son fechas patrias y festivos
religiosos o convenidos). Al seleccionar esta opción, indíquele al
SEGA que año desea modificar y acto seguido se despliega la pantalla
correspondiente. Ubíquese entonces en la fecha que desea modificar
y seleccione una de las tres opciones viables: 1 Día Hábil, 2 Día
Festivo entre semana, 3 Día Domingo.

Fíjese que no es necesario indicar todos los tipos de días, estos son
asignados automáticamente al generar el calendario
(F4) Borrar el Calendario. Esta opción permite suprimir un año
generado, a diferencia de la opción F1 que borra todo el
contenido del calendario. Esta opción debe ser utilizada en el

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eventual caso de haberse generado un año en forma errónea. Para borrar un año del calendario:
a.) Indique el año a borrar; b.) Indique la clave de manejo del calendario (esta clave esta ubicada
en el registro de control); c.) confirme la operación (s.n).

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DEFINICION Y MANTENIMIENTO A TABLAS DE
COMPAÑIAS DE LEY 50 Y LEY 100

OPCION. Principal/ Nómina/ Mtto/ Tablas/ Cías Ley 50 y Ley 100.

GENERALIDADES. Esta opción le permite al usuario almacenar la tabla de Cías relacionadas con
la Ley 50 y Ley 100, como son: Administradoras de Pensiones y Cesantías, EPS, Administradoras
de Riesgos Profesionales, etc.

Es importante que las diferentes compañías relacionadas con la Entidad estén plenamente
definidas en esta tabla.

En ella se pueden indicar un máximo de 100 compañías, el orden en que queden colocadas en
esta tabla es indiferente para el SEGA, sin embargo, el código (número) con que queden marcadas
debe ser siempre el mismo para cada entidad.

Para cada una de las compañías, el sistema solicita los siguientes datos:

- Código: Numeración automática
- Nombre: razón social de la compañía
- Nit: Sin el dígito de verificación
- Código SOI: Código asignado por el MinProteccion a cada uma de las compañías.

Si una entidad es al mismo tiempo EPS y ARP o FP, no es necesario crearla dos o más veces, con
que se relacione una sola vez en la tabla es suficiente.

OPERACIÓN. Al seleccionar la opción, el SEGA muestra en pantalla la tabla previamente definida,
o en blanco si el módulo está inicializado; ubíquese en el número en el que desea insertar o
modificar una compañía: Indique el Nombre de la Compañía, el Número del Nit y su código SOI, se

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recomienda que el número del Nit, en este caso sea digitado SIN EL DIGITO DE
VERIFICACION.

Si se desea Listar el contenido de la Tabla, recurra a la tecla F4.; Para grabar los cambios
realizados, recurra a la tecla F5, para abandonar sin salvar los cambios, recurra a la tecla ESC.

RELACION DE COMPAÑIAS VINCULADAS A LA SEGURIDAD SOCIAL CON SU
CORRESPONDIENTE CODIFICACION PARA PLANILLA UNICA

NOMBRE M.P.S.

FONDOS DE PENSIONES Y CESANTIAS
PROTECCION (ADM FONDOS DE PENSIONES Y CESANTIAS) 230201
PORVENIR (ADM FONDOS DE PENSIONES Y CESANTIAS) 230301
BBVA HORIZONTE (ADM FONDOS DE PENSIONES Y CESANTIAS) 230501
SANTANDER (ADM FONDOS DE PENSIONES Y CESANTIAS) 230801
SKANDIA (ADM FONDOS DE PENSIONES Y CESANTIAS) 230901
SKANDIA ALTERNATIVO (ADM FONDOS DE PENSIONES Y CESANTIAS) 230904
COLFONDOS (ADM FONDOS DE PENSIONES Y CESANTIAS) 231001
ISS RIESGOS PROFESIONALES 25-10
ISS PENSIONES 25-11
CAXDAC 25-2
FONPRECON 25-3
CAPRECOM 25-4
PENSIONES DE ANTIOQUIA 25-7
CAJANAL EICE 25-8
C.P.S. UNICAUCA 25-9
FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL FSP001

E.P.S
EPS - COLMÉDICA EPS001
EPS - SALUD TOTAL S.A. ENTIDAD PROMOTORA DE SALUD EPS002
EPS - CAFESALUD MEDICINA PREPAGADA S.A. EPS003
EPS - ENTIDAD PROMOTORA DE SALUD SANITAS S.A. EPS005
EPS - ISS - ENTIDAD PROMOTORA DE SAL EPS006
EPS - COMPENSAR ENTIDAD PROMOTORA DE SALUD EPS008
EPS - PROGRAMA COMFENALCO ANTIOQUIA EPS009
EPS - SUSALUD EPS010
EPS - COMFENALCO VALLE EPS012
EPS - SALUDCOOP EPS013
EPS - HUMANA VIVIR S.A. EPS ARS EPS014
EPS - PROGRAMA SERVICIOS MÉDICO COLPATRIA S.A. EPS015
EPS - COOMEVA EPS016
EPS - FAMISANAR LIMITADA CAFAM - COLSUBSIDIO EPS017
EPS - SERVICIO OCCIDENTAL DE SALUD S.A - S.O.S. EPS018
EPS - CRUZ BLANCA EPS023

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EPS - SOLSALUD E.P.S. S.A. EPS026
EPS - SALUD VIDA S.A. EPS033
EPS - SALUDCOLOMBIA EPS034
EPS - RED SALUD ATENCIÓN HUMANA E.P.S. S.A. EPS035
EPS - EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN DEPARTAMENTO MÉDICO EAS016
EPS - FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NALES DE COL. EAS027
EPS - FONDO DE SOLIDARIDAD Y GARANTÍA - MINISTERIO DE SALUD MIN001

CAJAS DE COMPENSACIOON FAMILIAR
CCF COMFAMILIAR CAMACOL CCF02
CCF COMFENALCO ANTIOQUIA CCF03
CCF COMFAMA CCF04
CCF CAJACOPI ATLANTICO CCF05
CCF COMBARRANQUILLA CCF06
CCF COMFAMILIAR DEL ATLANTICO CCF07
CCF COMFENALCO CARTAGENA CCF08
CCF DE CARTAGENA CCF09
CCF COMFABOY CCF10
CCF DE CALDAS CCF11
CCF COMFAMILIAR LA DORADA CCF12
CCF COMFACA DE FLORENCIA CCF13
CCF COMFACAUCA CCF14
CCF COMFACESAR CCF15
CCF COMFACOR DE CORDOBA CCF16
CCF AFIDRO CCF18
CCF ASFAMILIAS CCF20
CCF CAFAM CCF21
CCF COLSUBSIDIO CCF22
CCF COMFENALCO CUNDINAMARCA CCF23
CCF COMPENSAR CCF24
CCF COMFACUNDI CCF26
CCF COMGIRARDOT (EN LIQUIDACIÓN) CCF28
CCF DEL CHOCO CCF29
CCF DE LA GUAJIRA CCF30
CCF DEL HUILA - COMFAMILIAR CCF32
CCF DEL MAGDALENA CCF33
CCF REGIONAL META - COFREM CCF34
CCF DE NARIÑO CCF35
CCF DEL ORIENTE COLOMBIANO - COMFAORIENTE CCF36
CCF DEL NORTE DE SANTANDER - COMFANORTE CCF37
CCF DE BARRANCABERMEJA - CAFABA CCF38
CCF DE SANTANDER - CAJASAN CCF39
CCF COMFENALCO - SANTANDER CCF40
CCF DE SUCRE CCF41
CCF COMFAMILIAR - QUINDIO CCF42
CCF COMFENALCO - QUINDIO CCF43
CCF COMFAMILIAR - RISARALDA CCF44

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CCF DEL TOLIMA - CAFASUR CCF46
CCF DE HONDA - COMFAHONDA CCF47
CCF COMFENALCO - TOLIMA CCF50
CCF DE BUENAVNETURA CCF51
CCF COMFENALCO - VALLE CCF56
CCF COMFAMILIAR ANDI - COMFANDI CCF57
CCF DE CARTAGO - COMFACARTAGO CCF59
CCF COMFAMILIARES UNIDAS DEL VALLE - COMFAUNION CCF61
CCF COMFAMILIAR - TULUÁ CCF62
CCF COMFAMILIAR - PUTUMAYO CCF63
CCF DE SAN ANDRES ISLAS - CAJASAI CCF64
CCF DEL AMAZONAS - CAFAMAZ CCF65
CCF DE ARAUCA - COMFIAR CCF67
CCF CAMPESINA - COMCAJA CCF68
CC DEL CASANARE - COMFACASANARE CCF69

APORTES
INSTITUTO COLOMBINO DE BIENESTAR FAMILIAR PAICBF
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA PASENA
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA PAESAP
MINISTERIO NACIONAL DE EDUCACIÓN PAMIED

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MANTENIMIENTO TABLA CENTROS DE COSTOS

OPCION. Principal/ Administración/ Estructura
Orgánica/ Centros de Costos.

DESCRIPCION. Opción que permite dar
mantenimiento a la tabla de Centros de Costos del
SEGA. Con respecto al módulo de nómina, recuerde
que el SEGA organiza la información en base a la
estructura orgánica de la Empresa (Organigrama),
por lo tanto, cada empleado esta asociado con un
centro de costos o área de la organización. Esta
opción entonces permite mantener esta tabla.

OPERACIÓN. Seleccionada la opción, indique al SEGA que centro de costos desea crear,
modificar o eliminar; si desea consultarlos, seleccione la tecla F1 para ver una lista de los mismos.
Utilice una de las siguientes opciones:

(ENTER o F2) Grabar. Permite Modificar o adicionar un nuevo centro de costos. Al seleccionar
esta opción, indique por cada centro de costos los siguientes datos: a.) Descripción del Centro de
Costos; b.) Area a la cual pertenece (estas áreas están definidas previamente en el Registro
General de Tablas del SEGA); c.) Etapa a la que pertenece el centro de costos (La etapa debe ser
utilizada solamente en el caso de Entidades con procesos industriales); d.) Tipo de Centro de
Costos: Indíquele al SEGA si el centro de costos es Operativo o Administrativo.

(F3) Eliminar. Permite suprimir el centro de costos seleccionado.
(F4) Listar. Emite un informe con la lista de centros de costos existentes.
(ESC) Terminar. Abandona la opción correspondiente y retorna al menú del SEGA.

Entre los datos que se exigen al momento de crear o editar un centro de costos, están los
siguientes:

° Areas de la Organización: Este campo cataloga a los centros de costos de acuerdo a la
estructura orgánica de la organización. Las áreas de la organización son de libre definición por
parte de la Entidad, sin embargo, como mínimo debe existir una llamada Funcionamiento. Para
las cámaras de comercio, recomendamos una clasificación similar a la siguiente: 01 Operación de
Registros, 02 Actividades Institucionales, 03 Promoción y Desarrollo, 04 Funcionamiento. O en su
defecto, una clasificación similar que asocie a los centros de costos según el sitio o posición dentro
del organigrama.

° Etapas de Producción: Este campo, cataloga a los centros de costos según las áreas
productivas, por lo tanto, deben ser definidas según los procesos de producción de la organización.
Cuando la Empresa no es un ente productivo, debe definirse como mínimo una etapa llamada
Administración.

° Tipos de Centro de Costos: Cataloga a los centros de costos según su tipo y puede ser: 01
Operación, 02 Administración, 03 Ventas, etc.

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MANTENIMIENTO TABLA DE LABORES U OFICIOS

OPCION. Principal/ Administración/ Estructura
Orgánica/ Labores u Oficios.

DESCRIPCION. Esta opción le permite al usuario
del SEGA crear, modificar, eliminar o listar el
contenido de la tabla de labores u oficios.

La tabla de labores u oficios cumple dos objetivos
principales, el primero de ellos es catalogar en
una escala funcional los diferentes cargos que se tienen en la entidad; el segundo es identificar
cuales de los empleados se liquidan en forma automática y cuales por “marcación de tiempo”,
reporte de tarjetas o por horario trabajado. Recuerde que el SEGA tiene la opción adicional de
liquidar la nómina a partir de un reporte diario de entrada y salida (horario).

OPERACIÓN. Seleccionada la opción, indique al SEGA que Labor desea crear, modificar o
eliminar; si desea consultarlas, seleccione la tecla F1 para ver una lista de las mismas. Utilice una
de las siguientes opciones:

(ENTER o F2) Grabar. Permite Modificar o adicionar una nueva Labor u Oficio. Al seleccionar esta
opción, indique por cada Labor los siguientes datos: a.) Descripción del Oficio; b.) Tipo de Labor:
Este campo puede ser 01 para Labor Liquidable por Novedad o Reporte, ó 02 para Liquidación
Automática. En entidades donde no se paga la nómina por marcación de tiempo, todas las labores
deben ser tipo 02.

(F3) Eliminar. Permite suprimir la Labor seleccionada.

(F4) Listar. Emite un informe con la lista de las Labores existentes.

(ESC) Terminar. Abandona la opción correspondiente y retorna al menú del SEGA.

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MANTENIMIENTO DE CUADRILLAS

OPCION. Principal/ Administración/ Estructura
Orgánica/ Cuadrillas.

DESCRIPCION. Esta opción permite dar
mantenimiento a la Tabla de Cuadrillas del SEGA. Es
de suma importancia anotar que esta tabla permite
clasificar al personal en grupos de trabajo, con el
objeto fundamental de conocer el costo de cada
grupo y/o la eficiencia productiva del mismo. Su
definición es absolutamente necesaria en empresas de índole industrial, productivas o
manufactureras. En empresas de servicios, y en particular en Cámaras de Comercio, no es
necesaria su definición.

REQUERIMIENTOS. Como el SEGA de todas formas obliga a que cada empleado tenga asignada
una cuadrilla, debemos como mínimo definir una (1) que bien podemos llamar “Personal
Administrativo” y todos los empleados clasificarlos en ella.

OPERACIÓN. Seleccionada la opción, indique al SEGA que Cuadrilla desea crear, modificar o
eliminar; si desea consultarlas, seleccione la tecla F1 para ver una lista de las mismas. Utilice una
de las siguientes opciones:

(ENTER o F2) Grabar. Permite Modificar o adicionar una nueva Cuadrilla. Al seleccionar esta
opción, indique por cada Cuadrilla los siguientes datos: a.) Descripción de la Cuadrilla; b.) Centro
de Costos al que pertenece la Cuadrilla (Si desconoce los centros de costos existentes, recurra a la
tecla F1 para consulta en línea); c.) Tipo de Cuadrilla: En este caso puede ser: 01 Cuadrilla de
Costo Directo de Manufactura, 02 Cuadrilla de Costo Indirecto de Manufactura, 03 Cuadrilla de
Costo Fijo. En el caso de la “Cuadrilla de Personal Administrativo”, el tipo asignado debe ser 03.

(F3) Eliminar. Permite suprimir la Cuadrilla seleccionada.

(F4) Listar. Emite un informe con la lista de las Cuadrillas existentes.

(ESC) Terminar. Abandona la opción correspondiente y retorna al menú del SEGA.

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MANTENIMIENTO TABLA DE NOVEDADES DE NOMINA

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Tablas/
Novedades de Nómina.

DESCRIPCION. Esta opción permite el mantenimiento de las
novedades que utiliza el SEGA para la liquidación de todos y
cada uno de los pagos de la Nómina. En general, esta tabla se
rige por los siguientes principios: a.) del 001 al 489 se toman
como devengados; b.) del 501 al 999 se toman como
deducidos; c.) Una novedad puede reportar Horas, Días o
Valor; d.) Cada Novedad se asocia con un TIPO, el cual le
indica al SEGA como es el comportamiento de dicho concepto;
e.) Cada novedad tiene un factor de aplicación, que toma como parámetro el valor base del sueldo
horario del empleado; f.) Cada novedad se asocia con un TIPO DE INGRESO, el cual le indica al
SEGA en que punto debe acumular dicha novedad para efectos de Certificación de Ingresos y
retenciones.

En el SEGA, ya se ha definido una tabla inicial de novedades, esta será explicada más adelante,
sin embargo, el usuario puede modificarla, adicionar o suprimir, dependiendo del caso; sin
embargo, recomendamos que dicha modificación sea realizada en forma asesorada pues una mala
definición de la misma puede ocasionar un mal funcionamiento del sistema.

OPERACIÓN. Al seleccionar la opción de Mantenimiento a Novedades, el SEGA despliega la
pantalla con la numeración de las mismas, para Modificar o Suprimir una de las mismas, bastará
con ubicarse en el renglón correspondiente; en caso de la inclusión de una novedad nueva, utilice
la tecla asignada para Inserción.

MANEJO DE TECLAS. En esta opción las teclas están asignadas de la siguiente forma:

(ENTER) Acepta un campo y/o modifica una novedad existente.
(ESC) Termina el proceso de captura de una novedad o la ejecución del mantenimiento,
salvando en forma automática cuando sale de la opción.
(F2) Inserta una nueva Novedad.
(F3) Suprime la novedad correspondiente a la posición del cursor.
(F4) Lista el contenido de la tabla de Novedades.
(Flecha Arriba / Abajo) Retrocede o Avanza en la selección de las Novedades.
(F1) Llama a la ayuda asociada con el campo en que se encuentra ubicado el cursor.

CAMPOS QUE SE CAPTURAN POR CADA NOVEDAD. Al capturar una novedad, deben
indicarse los siguientes campos:

° Código de la Novedad. Un número UNICO de tres (3) dígitos, en donde del 001 al 489
son catalogados como devengados y del 501 al 999 como deducidos.

° Descripción de la Novedad. Detalle de la
Novedad, de máximo 30 caracteres.

° Tipo de Novedad. Este campo indica como
se comporta la novedad en cuestión, desde el

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punto de vista Laboral y Legal, para más detalle, remítase a la Tabla de Tipos de Novedades
de Nómina, explicada más adelante.

° Factor. Indica el factor de aplicación, tomando como base el valor hora del sueldo del
empleado. Este factor debe ser diferente de 0 específicamente en las novedades que
reflejan liquidación de Horas, como son: Básico, Recargos Nocturnos, Extras, Festivas,
Dominicales, Licencias, Sanciones, Ausencias, Permisos, Incapacidades, Vacaciones, Etc.
Para un mayor detalle, revise los factores asignados a la Tabla Base de Novedades que se
explica y detalle más adelante.

° Forma. Indíquele al SEGA si la novedad reporta: 1 Horas, 2 Días, 3 Valor.

° Ingreso. Desde el punto de vista del Certificado de Ingresos y retenciones, indique como
se debe catalogar este concepto. En caso de que el concepto no clasifique para ser
reportado en el certificado de ingresos y retenciones, no reporte nada en este campo. Para
conocer las opciones posibles en este campo, remítase a la Tabla de Tipos de Ingreso en
Novedades de Nómina, que será explicada y detallada más adelante.

TIPOS DE NOVEDADES DE NOMINA PERMITIDOS. A continuación explicaremos en
forma tabular los tipos de Novedades de Nómina aceptados por el SEGA.

Tipo Descripción Características
(Novedades que Agrupa)

01 Básico Agrupa los conceptos de Horas normales de Trabajo, en días
Reporta Horas hábiles.

03 Transporte Legal Agrupa las novedades que corresponden a liquidación de
Reporta en Días transporte Legal.

05 Básico + Variables Agrupa Las Novedades que generan parte básica y parte
Reporta en Horas variable, como las horas con recargo nocturno. Es importante
anotar que este tipo de novedad debe ser utilizado cuando la
hora que se reporta se liquida al 1.35 (según las normas
vigentes).

07 Variables Agrupa: Extras, Festivos trabajados, Horas Extras en Festivos
Reporta en Horas Trabajados.

09 Dominicales de Ley Agrupa las novedades que se generan en forma automática por
Reporta en Horas domingos ganados al trabajar la totalidad de la semana.

11 Ausencias Agrupa las novedades que reportan ausencias injustificadas por
Reporta en Horas parte del empleado, este tipo de novedad al encontrase
reportado, quita en forma automática los dominicales ganados
por el empleado, siempre y cuando la ausencia sea de mínimo 8
horas en el mismo día. Igualmente quita el transporte de Ley en
forma automática.

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12 Licencias Agrupa los conceptos de Licencia no paga (suspensión temporal
Reporta en Horas del contrato de trabajo). Quita automáticamente los dominicales
de Ley. Igualmente quita el transporte Legal.

13 Permiso. Agrupa los conceptos de permisos, sean remunerados o no. Sin
Reporta en Horas embargo, no descuenta el domingo de Ley, pues se supone que
el reporte de este tipo de novedad implica un conocimiento de la
causa de la ausencia por parte del Empleador.

14 Incapacidad. Agrupa los diferentes conceptos de incapacidad que pueden
Reporta en Horas presentarse, independiente del factor de pago que se indique.
Este tipo de novedad no implica la pérdida del domingo de ley
pero si la del transporte Legal, siempre y cuando el reporte sea
de 8 horas o más en el mismo día.

15 Sanción. Se comporta en forma similar al tipo Ausencia, sin embargo se
Reporta en Horas. cataloga en un tipo diferente por “correr” la fecha de entrega al
momento de la liquidación de los contratos de trabajo.

21 Labor Realizada. Este concepto reporta valor por efecto de Labores realizadas.
Reporta Valor. Utilizado básicamente en empresas de índole industrial.

22 Transporte Extralegal Utilice este tipo para novedades que reporten valor adicional de
Reporta Valor transporte pagado.

34 Retroactivo Básico Tipo asignado a los conceptos que reportan valor y que
Reporta Valor. corresponden a ingresos por concepto de sueldo de pagos
anteriores a la quincena que se está procesando.

35 Retroactivo Variables Similar al retroactivo básico, pero para los conceptos que
Reporta Valor. correspondan a sueldo variables.

37 Ingresos no Gravados, Los conceptos agrupados bajo este tipo no forman parte de base
No Base. prestacional o de retención. En este grupo pueden incluirse
Reportan Valor. conceptos tales como Reintegros, Entrega de Prestamos, etc.

38 Ingresos Gravados Agrupe en este tipo conceptos que sin representar tiempo
Base. trabajado, son abonados al empleado y forman base tanto
Reporta Valor. prestacional como de retención en la fuente. Este es el caso
específico de las Comisiones y las Bonificaciones.

39 Ingresos Gravados No Agrupe en este tipo conceptos que formen base para los
Base. cálculos de retención en la fuente, pero que no sean base de
Reporta Valor. prestacional, este es el caso de los viáticos ocasionales.

40 Ingresos Apoyo Agrupé en este tipo los conceptos a través de los cuales se
Empresarial. liquida el valor del Apoyo Empresarial a los Pasantes del Sena y
Reporta Horas a los estudiantes de prácticas universitarias

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41 Ley 100 – Pensión. Incluye las novedades que representan descuentos por concepto
Reporta Valor. de Pensión.

42 Ley 100 – Salud. Incluye las novedades que representan descuentos por concepto
Reporta Valor. de Salud.

43 Ley 100 – Solidaridad. Incluye las novedades que representan descuentos por concepto
Reporta Valor. de Solidaridad.

44 Ley 100 – Pensiones Incluya en este tipo las novedades que representen descuentos
Voluntarias. voluntarios por concepto de Pensión aportada por el empleado.
Reporta Valor.

51 – Retenciones en la En estos grupos se deben incluir las novedades
57 Fuente correspondientes a los descuentos por Retención en la Fuente,
Reportan Valor. secuencialmente así: Salarios, primas, Vacaciones, Intereses,
Cesantías, Comisiones, Otras.

61 Otros descuentos. Incluya en este tipo, los conceptos que impliquen descuentos
Reporta Valor. varios, como son abono a prestamos, daños, etc.

71 Cesantías Agrupe aquí los conceptos que impliquen cálculo de cesantías
Reporta Valor. anuales y/o abonos a cesantías.

73 Intereses Agrupe aquí los conceptos que impliquen cálculo de intereses a
Reporta Valor. cesantías anuales y/o abonos a dicho interés.

75 Primas. Conceptos relacionados con liquidación y pagos de primas.
Reporta Valor.

77 Vacaciones. Conceptos relacionados con liquidación y Pago de Vacaciones.
Reporta Horas y Valor.

89 Aportes a UPC.
Reporta Valor.

91 Consignación en Incluya en este tipo los conceptos que se relacionan co9n
Fondos. consignación de cesantías en los fondos de cesantías.
Reporta Valor.

98 Liquidación de Incluya aquí las novedades que tienen relación con la liquidación
Contratos. y pago de los contratos de trabajo, cuando los empleados se
Reporta Valor. retiran, como mínimo debe existir una novedad por cada
prestación cancelada.

99 Reporte de Tarjetas. En este grupo se incluyen las novedades que representan
reportes de horario, como son marcación de tarjetas, hora de
entrada y hora de salida, etc.

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TABLA DE TIPOS DE INGRESO POSIBLES PARA NOVEDADES DE NOMINA.
Con el objeto de agrupar en forma fácil y automática los diferentes conceptos de nómina que
deben incluirse en un certificado de ingresos y retenciones, el SEGA organiza las novedades de
un empleado, en base al TIPO DE INGRESO, campo que debe ser indicado al crear las
novedades, las opciones posibles de este campo son:

Tipo Descripción.

B1 Salarios y Pagos Laborales Gravados, Sueldos, Extras,
Bonificaciones, Primas, etc.

B2 Salarios y pagos laborales no gravados.

C1 Cesantías e Intereses Gravados.

C2 Cesantías e Intereses no Gravados.

D1 Gastos de Representación Gravados.

D2 Gastos de Representación no Gravados.

E1 Pensiones Gravadas.

E2 Pensiones no Gravadas.

F1 Otros Ingresos Gravados.

F2 Otros Ingresos No Gravados.

Blancos. No se tiene en cuenta para Certificados de Ingresos y Retenciones.

TABLA BASE DE NOVEDADES DE NOMINA. Inicialmente, recomendamos la siguiente
tabla de Novedades de Nómina, la cual ya ha sido probada y se encuentra en funcionamiento
actualmente.

Nvd. Descripción. Tipo Forma Factor Ingreso
.

DEVENGADOS

010 Salario básico 01 Horas 1.00 B1
011 Salario básico en sueldos integrales 01 Horas 1.00 B1
012 Apoyo Empresarial 40 Horas 1.00 B1

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020 Trabajo Nocturno, Solo Recargos. 03/07 Horas 0.35 B1
030 Festivas Diurnas – trabajo entre 0 y 8 horas en 07 Horas 2.00 B1
festivos
040 Festivas Nocturnas – trabajo entre 0 y 8 horas en 07 Horas 2.35 B1
festivos
050 Extras Diurnas – Horas extras en días ordinarios. 07 Horas 1.25 B1
060 Extras Nocturnas – Horas extras en días 07 Horas 1.75 B1
ordinarios
070 Extras Festivas Diurnas – Extras en días 07 Horas 2.25 B1
Festivos.
080 Extras Festivas Nocturnas – Extras en días 07 Horas 2.75 B1
Festivos.
090 Dominicales de Ley, generados automáticamente 09 Horas 1.00 B1
091 Dominicales de Ley en salarios integrales. 09 Horas 1.00 B1
100 Dominicales Diurnas, Trabajo en días domingos, 07 Horas 2.00 B1
entre 0 y 8 horas.
110 Dominicales Nocturnas, Trabajo en días 07 Horas 2.35 B1
domingos, entre 0 y 8 horas, en horario nocturno.
120 Extras Dominicales Diurnas - Horas extras 07 Horas 2.25 B1
trabajadas en días domingos, por encima de 8
horas.
130 Extras Dominicales Nocturnas – Horas extras 07 Horas 2.75 B1
trabajadas en días domingos, por encima de 8
horas, horario nocturno.
140 Permiso Remunerado 13 Horas 1.00 B1
150 Licencia, suspensión del contrato de trabajo 12 Horas 0.00 B1
152 Permiso no Remunerado. 13 Horas 0.00 B1
154 Licencia de Maternidad 13 Horas 1.00 B1
160 Ausencia Injustificada 11 Horas 0.00 B1
170 Sanción 15 Horas 0.00 B1
180 Incapacidad al 100% 14 Horas 1.00 B1
181 Incapacidad al 75% 14 Horas 0.75 B1
182 Incapacidad al 66% 14 Horas 0.666 B1
6
183 Incapacidad al 50% 14 Horas 0.50 B1
184 Incapacidad al 25% 14 Horas 0.25 B1
185 Incapacidad al 0% 14 Horas 0.00 B1
200 Transporte Legal 03 Días B1
210 Incentivos 38 Valor F1
220 Comisiones 38 Valor F1
230 Retroactivo Fijo 34 Valor B1
240 Retroactivo Variable 35 Valor B1
250 Indemnizaciones 39 Valor F1
251 Bonificaciones 38 Valor F1
252 Prima Extralegal 38 Valor F1

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255 Viáticos Ocasionales 39 Valor F1
260 Dotaciones en Dinero 37 Valor F2
265 Reintegro Medicina Prepagada. 37 Valor F2
270 Varios 38 Valor F1
275 Auxilio de Alimentación. 37 Valor F2
280 Vacaciones 77 Horas 1.00 B1
310 Cesantías y Anticipos 71 Valor C2
320 Intereses a Cesantías 73 Valor C2
330 Prima de Vacaciones 75 Valor F1
340 Prima de Servicios 75 Valor F1
350 Prima de Antigüedad 75 Valor F1
450 Reintegro de Solidaridad 37 Valor F2
451 Reintegro de Salud 37 Valor F2
452 Reintegro de Pensión 37 Valor F2
470 Cesantías en Liquidación de Contratos de 98 Valor C2
Trabajo.
471 Int. Cesantías en Liquidación Contratos Trabajo 98 Valor C2
472 Vacaciones en Liquidación Contratos Trabajo 98 Valor F1
473 Prima en Liquidación de Contratos de Trabajo 98 Valor F1
490 Marcación de Tiempo 99 Horario

DEDUCIDOS

511 Ley 100 Pensión. 41 Valor
512 Ley 100 Salud 42 Valor
513 Ley 100 Solidaridad 43 Valor
520 Retención en la Fuente – por pagos normales 51 Valor
521 Retención en la Fuente – Primas 52 Valor
522 Retención en la Fuente – Vacaciones. 53 Valor
523 Retención en la Fuente – Bonificaciones. 57 Valor
530 Aporte a Fondo de Empleados 61 Valor
540 Anticipo Salarial. 61 Valor
551 – Descuentos a prestamos y otros 61 Valor
600
701 – Abono Adicional a Salud, una novedad por 61 Valor
799 cada compañía.
801 – Abono a UPC, una novedad por cada 61 Valor
899 compañía.

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MANTENIMIENTO TABLA DE PUNTOS DE PAGO

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/
Tablas/ Puntos de Pago.

DESCRIPCION. Esta opción permite que se le
indiquen al SEGA que puntos y/o formas de pago
maneja la Entidad.

El SEGA, permite que las relaciones de pago
salgan separadas, ya sea por corporación, Banco,
sucursal, etc.

Es en este punto donde se definen todas las opciones posibles de pago, inclusive, aquellos casos
en que se paga dentro de la misma entidad, ya sea con cheque y/o efectivo.

OPERACIÓN. Al seleccionar la opción, se presenta en pantalla la ventana con los puntos de pago
existentes, es ella, los puntos de pago aparecen numerados secuencialmente desde el nro. 001 en
adelante. Para incluir, modificar o eliminar un punto de pago, bastará con ubicarse en el renglón
correspondiente y digitar:

(ENTER). Permite Incluir o Modificar el Punto de Pago.
(F3). Permite suprimir el punto de pago seleccionado.
(F4). Permite Listar la relación de puntos de pago.
(F5). Termina la operación y salva los cambios realizados.
(ESC). Termina la operación y abandona los cambios realizados.

DATOS ASOCIADOS AL PUNTO DE PAGO. Cuando se selecciona un número en particular, ya
sea para incluir o modificar un punto de
pago, el sistema exige los siguientes datos:

° Nombre del Punto de Pago. Descripción
del punto de pago.

° Numero de la Cuenta. En caso de
corresponder a un pago a través de
corporación y/o banco, debe indicarse número de la cuenta que será acreditada.

° Programa. Este campo permite la captura de un programa (con su ruta física) que genere
el disquete con el contenido de la nómina liquidada. Esta opción se hace disponible, en la
medida en que las entidades fijen convenios con las corporaciones para el envío de la
información en medio magnético. El SEGA solo genera archivos planos (Texto). Si se
presenta la necesidad de habilitar esta opción, debe ser reportada para su correspondiente
adaptación.

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MANTENIMIENTO TABLA TIPOS DE CUENTAS
CORRIENTES

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Tablas/ Tipos de
Cuenta Corriente.

DESCRIPCION. Esta opción permite definir en una forma fácil y
rápida los tipos de cuentas corrientes o prestamos que puede
manejar la entidad.

El manejo de cuentas corrientes permite incluir en el módulo de
personal del SEGA los datos correspondientes a Descuentos
Permanentes a los Empleados, ya sea por Prestamos, Aportes,
Libranzas, intereses; y obviamente, permite su control permanente.

Aunque el manejo de cuentas corrientes permite el control de los prestamos a los empleados, es
importante anotar que cuando los prestamos implican en cálculo de Intereses y cuotas variables
debido a los mismos, el SEGA no puede manejar este tipo casos. Esta opción, permite crear una
tabla de los tipos de cuentas corrientes que maneja la entidad, y por ende, poder clasificar los
diferentes tipos de casos que se presenten.

OPERACION. Se despliega en pantalla una ventana con los códigos existentes y/o en blanco, si no
existe ninguna creada previamente. En este punto, pueden utilizarse las siguientes teclas:

(ENTER). Permite modificar un tipo de cuenta existente.; (F2). Permite Insertar un nuevo
tipo.; (F3). Suprime un tipo existente.; (F4). Lista los Tipos contenidos en la tabla.; (ESC).
Termina la operación del mantenimiento y salva los cambios realizados.

Cuando se captura un tipo de cuenta corriente, al SEGA deben indicársele los siguientes datos: °
Código del Tipo. Campo numérico de dos (2) dígitos.; ° Descripción del Tipo. Nombre
descriptivo.

RECOMENDACIÓN. Recomendamos que la definición de la tabla de tipos de cuenta corriente se
haga en forma similar a la siguiente:

Tipo. Descripción.

01 Aportes a Fondos de Empleados
02 Aportes a Cooperativas
11-20 Prestamos de la Empresa
21-30 Prestamos Fondo de Empleados
31-40 Prestamos Cooperativas (Libranzas)
71-99 Descuentos Fijos por concepto de Seguros, etc.

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MANTENIMIENTO TABLA DE RETENCIONES
(Vigente hasta dic. 31 de 2006)

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/
Tablas/ Retenciones.

DESCRIPCION. Esta opción permite incluir en forma
anual la tabla de retenciones en la fuente que se
utiliza para la liquidación de los pagos de nómina.

OPERACIÓN. Anualmente, cuando el Gobierno
publique la Tabla anual de Retenciones en le Fuente
para Empleados, debemos ejecutar esta opción,
indicándole al SEGA que año vamos a procesar.

Para adicionar, modificar o eliminar un grupo, el usuario debe ubicarse en el renglón
correspondiente, utilizando las teclas de movimiento (Flecha arriba y Flecha abajo) y estando allí
puede utilizar:

(ENTER). Modifica y/o adiciona un grupo.
(F2). Inserta un grupo, encima del renglón en que se esté ubicado.
(F3). Suprime un Grupo (el grupo que corresponda al renglón en que se este parado).

DATOS ASOCIADOS A RETENCION. Cada grupo que se captura, exige la digitación de los
siguientes datos: a.) Rango mínimo del grupo; b.) Rango máximo del Grupo; c.) Porcentaje de
retención a aplicar; d.) Valor de retención por aplicar.

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MANTENIMIENTO TABLA DE RETENCIONES (UVTs)
(Vigente desde enero 1 de 2007)

OPCION. Principal/ Administración/ Estructura Orgánica/ Mas Tablas/ Retenciones.Salarios (Uvts)

DESCRIPCION. Esta opción permite incluir en forma anual la tabla de retenciones en la fuente que
se utiliza para la liquidación de los pagos de nómina. Vigente a partir del año 2007, permite indicar
los rangos para el cálculo de retenciones según la unidad de medida UVT.

OPERACIÓN. Anualmente, cuando el Gobierno publique la Tabla anual de Retenciones y el valor
del UVT n le Fuente para Empleados, debemos ejecutar esta opción, indicándole al SEGA que año
vamos a procesar.

(ENTER). Modifica y/o adiciona un grupo.
(F2). Inserta un grupo, encima del renglón en que se esté ubicado.
(F3). Suprime un Grupo (el grupo que corresponda al renglón en que se este parado).

DATOS ASOCIADOS A RETENCION. Cada grupo que se captura, exige la digitación de los
siguientes datos: a.) UVTs rango mínimo del grupo; b.) UVTs rango máximo del Grupo; c.) tarifa
marginal y d.) UVts adicionales.

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MANTENIMIENTO TABLA ANUAL DE SALARIOS MINIMO

OPCION. Principal/ Administración/ Estructura Orgánica/ Mas Tablas/ Salarios Mínimos.

DESCRIPCION. Esta tabla almacena año tras año el salario mínimo legal aprobado por el
Gobierno, al igual que el subsidio de transporte y el valor del UVT asignado por el gobierno
nacional (a partir del año 2007). Estos datos, adicionalmente a ser utilizados por el módulo de
Nómina para sus cálculos y bases puede ser utilizado por otras opciones del SEGA para análisis
de valor presente etc.

Obviamente, es una tabla de modificación anual, que debe ser actualizada cada vez que el
gobierno emita oficialmente el valor del nuevo salario mínimo o UVT

OPERACIÓN. Primero que todo, indíquele al SEGA a partir de que año desea ver la tabla de
Salarios mínimos, recomendamos que se consulta a partir de 1,990, a excepción que se deseen
agregar datos de salarios mínimos anteriores a dicha fecha (Estos no están en el sistema).
Ubíquese en el año que desea adicionar, modificar o eliminar, utilizando las teclas de movimiento.

Ubicado en el año correspondiente, digite el Salario Mínimo Legal Mensual y el Subsidio de
Transporte Mensual Aprobado.

Si desea eliminar un año, utilice la tecla F4. Si desea terminar, utilice la tecla ESC y el sistema
abandona la opción, salvando los cambios realizados.

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MANTENIMIENTO AL MAESTRO DE EMPLEADOS

El archivo maestro de empleados es quizás el más importante del módulo de6 nómina, pues se
convierte en la hoja de vida del empleado y obviamente la base de liquidación de todos los pagos.

ANOTACIONES IMPORTANTES. Es importante tener en cuenta las siguientes
generalidades relacionadas con el Maestro de Empleados.

° Cada empleado tiene un código único o número de identificación único mientras esté
vinculado con la empresa, sin embargo, si el empleado se retira y reingresa debe hacerlo
con un código diferente, evitando así que la historia de acumulados de cada contrato se vea
afectada.

° El código del empleado es de máximo 6 dígitos, recomendamos se maneje una
numeración consecutiva, iniciando en 1 para identificar los empleados existentes y nuevos,
no importa el orden en que los empleados activos se incluyan.

° Utiliza siempre Mayúsculas para identificar los Nombres de los empleados e igualmente
indica primero los apellidos y luego el nombre de pila.

° Al ser el SEGA un sistema que se maneja por fechas, la fecha Ingreso, Fecha de Retiro,
Fechas de Afiliaciones, Fechas de Novedad de Trabajo, Fechas de Ausencia, etc., se
convierten en datos de vital importancia para una correcta liquidación de los pagos.

° Muchos de los datos que maneja la hoja de vida del empleado son meramente
informativos, por lo tanto su importancia es relativa al usuario, lo cierto es que los datos que
el SEGA exija son de vital importancia para la correcta liquidación de los pagos.

° El tipo de contrato que se le asigne a cada empleado toma una gran importancia para las
liquidaciones, en el SEGA existen cinco tipos de contratos trabajados a saber:

01 Indefinido, con salario normal
02 T Fijo, con salario normal
03 Temporal
04 Indefinido, con salario Integral
05 T. Fijo, con salario Integral
06 Contrato de Apoyo Empresarial etapa Lectiva
07 Contrato de Apoyo Empresarial etapa Productiva

De los tipos aquí indicados, debe tenerse en cuenta que el llamado Temporal, corresponde
a empleados contratados a través de una compañía de servicios temporales, en donde
la tarifa salarial y los costos no son pagados directamente al empleado si no a la empresa de
servicios temporales. Por lo tanto en estos casos, la liquidación del empleado no sumará en
los pagos a realizar.

° Cuando la compañía contrate personal, en forma directa, por poco tiempo, es decir, por
días o pocos meses, el contrato debe ser a término fijo, con salario normal.

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PROCESO DE CREACION DE EMPLEADOS. A continuación indicaremos en forma
gráfica cuales son los pasos a seguir para el correcto mantenimiento del Maestro de Empleados.
Tenga usted en cuenta que al ser el SEGA un sistema en línea, cada vez que un empleado ingresa
automáticamente queda habilitado para las liquidaciones correspondientes.

1. Asignar el Código al Empleado
2. Grabar los datos básicos del empleado
3. Asignar los sueldos
4. Asignar los centros de costos
5. Imprimir el contrato de trabajo
6. Grabación de los certificados de deducción a retención
7. Asignar las compañías para ley 50 y ley 100
8. Asignar el punto de pago
9. Grabar las cuentas corrientes y los prestamos
10. Retirar el empleado
11. Liquidar contrato de trabajo

DEFINICION CODIGOS DE EMPLEADOS
Primero que todo, debe asignarse un código a cada empleado, este código no necesita tener
ninguna característica especial, simplemente basta con que sea un número entre 1 y 999999, que
son el rango de posibilidades que permite el SEGA.

En este punto es importante anotar que no manejamos el número de la cédula del empleado, por
ser un campo demasiado extenso para asignarlo de código.

Igualmente es de suma importancia anotar que no se requiere ningún tipo de organización previa
para la selección de los códigos.

NOTA IMPORTANTE. Cuando un empleado entra a la empresa, se le asigna un código único, y
dicho código lo debe acompañar hasta que se retire de la entidad o hasta que su contrato de
trabajo sea cancelado. Si el empleado Reingresa con posterioridad, el código no debe ser
retomado, es decir, debe asignarse un nuevo código; en otras palabras, el código del empleado
esta directamente relacionado con el No. Del Contrato de Trabajo.

CREACION DE EMPLEADOS NUEVOS y MANTENIMIENTO A EMPLEADOS
EXISTENTES

OPCION. Principal/ Personal/
Mantenimiento/ Empleados/
Mantenimiento General.

DESCRIPCION. Cuando se hace
necesario modificar y/o adicionar un
empleado al maestro, el SEGA

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provee las opciones de mantenimiento, en ellas, lo primero es indicar el código del empleado que
se va a editar o adicionar. Si se desconoce el código asignado a un empleado en particular, puede
recurrirse a la tecla de ayuda F1. Esta tecla nos muestra una lista alfabética de todos los
empleados existentes, estén estos activos o retirados.

Seleccionado el código a editar o adicionar, el SEGA despliega en pantalla los datos básicos de
dicho empleado.

Si el código digitado corresponde a un empleado nuevo, se presenta la captura de datos básicos,
en caso contrario, se presenta la pantalla de manejo de códigos.

Pantalla de Captura Datos Básicos Pantalla de Mantenimiento General

Volver al Indice.

En la pantalla de Mantenimiento General a Empleados, al lado izquierdo nos aparecen las
opciones de manejo de cada empleado, estas opciones son:

° Captura de Datos Básicos.
° Sueldos
° Centros de Costos
° Impresión Contratos de Trabajo
° Compañías de Ley 50 y Ley 100
° Certificados de Deducción a Retenciones en le Fuente
° Reporte de Novedades Especiales y/o Novedades de Ausencia
° Reporte de Novedades de Trabajo y Descuentos.
° Cuentas Corrientes por Empleado
° Retiro de Empleados.
° Liquidación Contrato de Trabajo.

Estas opciones remiten directamente a rutinas que se explicarán a continuación.

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CAPTURA DATOS BASICOS EMPLEADOS

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/
Empleados/ Datos Básicos por Empleado.

DESCRIPCION. Esta opción permite modificar los
datos básicos de los empleados existentes o en su
defecto, capturar los datos de Empleados Nuevos.

OPERACIÓN. Al seleccionar la opción el SEGA
despliega la pantalla de datos básicos, en la cual
puede utilizar las siguientes teclas:

(ENTER). Acepta un campo específico y valida su consistencia; (F1). Consulta la ayuda asociada
al campo en que se esté ubicado; (ESC). Abandona la modificación y/o captura de datos básicos;
(Flechas de Movimiento). Permite desplazarse hacia atrás o adelante en el proceso de captura.

DATOS REQUERIDOS. Los datos básicos solicitados son:

Campo Descripción Especificaciones

Nombre Del Empleado Apellidos, Nombres, en
Mayúsculas.

Identificación. Del Empleado. Cédula, Tarjeta de
Identidad, Cédula de
Extranjería.

Fecha Ingreso. Fecha de Ingreso del Empleado a la AAMMDD
Empresa.

Libreta Militar Si el empleado ha prestado servicios Opcional.
militar.
Tipo Contrato de Forma de vinculación laboral del 1. Indefinido Normal
Trabajo empleado. 2. T. Fijo Normal
3. Temporal
4. Indefinido Integral
5. T. Fijo Integral
6. Apoyo – Lectiva
7. Apoyo - Productiva

Nro. De Meses. Duración de contratos de trabajo a Siempre y cuando el
término fijo. contrato sea tipo 2 o 5

Labor. Labor u oficio que realiza el empleado. Obligatorio. Valida
contra la tabla de
Labores.

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Cuadrilla. Asignada al empleado. Obligatorio. Sin
embargo, se manejará
una cuadrilla única en
entidades de Servicios.
Valida contra la tabla
de Cuadrillas.

Tipo de Pago. Tipo de pago asignado al empleado. A. Semanal
B. Quincenal
M. Mensual.

Auxilio de Flota. Este campo indica que auxilio de flota Opcional.
extralegal se le asigna al empleado. Se
utiliza cuando las personas viven en
sitios o localidades diferentes al lugar
de trabajo.

Caja de Compensación. Tipo de vinculación a caja de N. Sin afiliación.
compensación. A. Tarjeta Tipo A
B. Tarjeta Tipo B.

Porcentaje de Este campo, digitable inicialmente y
Retención. calculable en forma automática
posteriormente indica al SEGA que %
de Retención debe aplicarse cuando la
empresa utiliza el método 2 de
retención.

Dotación. Indique si la persona tiene o no derecho 0. Si
a dotación. 1. No.

Fecha de Nacimiento. AAMMDD
Opcional

Lugar de Nacimiento Ciudad de Nacimiento. Opcional

Nacionalidad País de Nacimiento. Opcional

Dirección de Residencia Opcional

Ciudad de Residencia Opcional

Teléfono de Residencia Opcional

Oficio Campo descriptivo textual del oficio del Opcional
empleado.

Forma de Pago Descripción de la forma de pago. “Quincenas Vencidas”

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“Semanas Vencidas”
“Mes Vencido”
Opcional.

Lugar de Labor Sitio en que se realiza la labor. Opcional.
Dirección y/o oficina.

Ciudad de Labor. Ciudad en que se realiza la Labor del Opcional.
Empleado.

Ley de Vinculación. Indique el tipo de vinculación laboral 1.  Ley Anterior
desde el punto de vista del la Ley 50. 2.  Ley 50

Subsidio de Transporte Indique si Tiene o no derecho a subsidio S.  Tiene derecho
de transporte N.  No tiene derecho

Derecho a Bonificación Indíquele al sistema si el usuario tiene o S.  Tiene derecho
no derecho a bonificación. N  No tiene derecho

Liquidar Pensión y Indíquele al sistema si al liquidar los S.  Calcular
Solidaridad. pagos de nómina, vacaciones y N.  No Calcular
bonificaciones debe calcularle al
empleado Pensión y Solidaridad.

Liquidar Salud Indíquele al sistema si al liquidar los S.  Calcular
pagos de nómina, vacaciones y N.  No Calcular
bonificaciones debe calcularle al
empleado Salud.

MANTENIMIENTO A SUELDOS EMPLEADOS

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/
Empleados/ Sueldos.

DESCRIPCION. Esta opción permite asignar
sueldos a los empleados.

En el SEGA, cuando un empleado cambia de
sueldo este no se reemplaza de ningún
archivo, se adiciona a una tabla histórica de
salarios.

OPERACION. Utilizando las teclas de
movimiento (Flecha Arriba y Flecha Abajo),
ubíquese en el renglón correspondiente al salario que desea modificar o eliminar y utilice una de
las siguientes opciones:

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(F1). Inserta un nuevo salario; (F2). Suprime un salario de la tabla; (F3). Modifica un salario
determinado; (ESC). Abandona la captura de salarios y graba los cambios realizados.

Por cada salario capturado deben indicarse los siguientes datos:

Campo Descripción

Fecha. Indique en formato AAMMDD, la fecha en
que comienza a regir el nuevo salario.

Valor Mensual Salario mensual a aplicar.

NOTA IMPORTANTE. El manejar los salario en una tabla, permite efectuar los cambios salariales
en el momento en que estos sean aprobados, sin necesidad de esperar a que se liquide el pago o
nómina en que este debe afectar la liquidación; esta situación facilita enormemente las labores de
actualización del registro de empleados, descongestionando el proceso de liquidación.

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MANTENIMIENTO CENTROS DE COSTOS POR EMPLEADO.
OPCION: Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Empleados/ Generales/ 03 Centros de Costos.

DESCRIPCION: El uso de esta opción le permite a los administradores del módulo de nómina y
personal indicarle al sistema en que centro o centros de costos se debe cargar la nómina y los
parafiscales de un empleado.

Este mecanismo de asignación de centros de costos facilita la contabilidad de costos ya que el
salario y demás pagos laborales de una persona pueden asignarse en forma proporcional a
múltiples centros de costos si es necesario.

OPERACIÓN: Seleccione el código a revisar. Si desconoce los códigos de los empleados, puede
consultarlos mediante la tecla F1. Con la tecla (ENTER) puede modificar una asignación de centro
de costos. Con la tecla F2. Puede insertar una nueva asignación. Con la tecla F3.- Puede suprimir
una asignación preexistente.

Una asignación o distribución a centro(s) de costo(s) tiene vigencia a partir de un año y mes en
particular y se aplicará la misma mientras no se le indique al sistema lo contrario asignando una
nueva distribución.

DATOS QUE SE CAPTURAN: a.) Año y mes a partir del cual tiene vigencia la asignación. En
formato AAAAMM; b.) Indique el Centro de Costos. Si desconoce los centros de costos posibles,
recurra a la F1 de ayuda en línea; c.) Indique el porcentaje de distribución, este porcentaje puede
ser entre 1 y 100 y la nómina de una persona puede distribuirse entre tantos centros de costos
como se considere conveniente.

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MANTENIMIENTO A PUNTOS DE PAGO DE EMPLEADOS

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/
Empleados/ Puntos de Pago.

DESCRIPCION. Utilizando esta opción indíquele
al SEGA en que Puntos de Pago debe salir
reportado el Empleado. Se hace indispensable
efectuar esta operación aunque se tenga un
único punto de pago.

OPERACIÓN. Seleccione el código a revisar,
acto seguido se despliega en pantalla la ventana
de asignación de puntos de pago. Utilice una de las siguientes opciones:

(ENTER) Edita una asignación existente; (F2) Inserta una nueva asignación de puntos de pago;
(F3) Suprime una asignación de puntos de pago existente; (ESC) Abandona la opción y graba los
cambios realizados.

DATOS QUE SE CAPTURAN. Cuando se captura la asignación a un punto de pago, el SEGA
exige los siguiente datos: a.) A partir de que fecha se hace efectiva la asignación, en este caso, la
fecha debe ser digitada en formato AAMMDD y recomendamos que esté relacionada con la fecha
inicial de una quincena determinada; b.) Punto de pago, en este caso si se desconocen los puntos
posibles, recurra a la tecla F1 para la ayuda en línea; recuerde que los puntos de pago aquí
seleccionados deben estar previamente creados en la Tabla de Puntos de Pago.

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MANTENIMIENTO DEDUCCIONES A RETENCION DE EMPLEADOS.

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/
Empleados/ Deducciones a Retención.

DESCRIPCION. Esta opción permite capturar las
certificaciones anuales por concepto de Corrección
Monetaria y Salud y Educación pagados por el
empleado y que forman parte de la base de descuento
para el cálculo de la retención en la fuente. Al igual
que en otras opciones de este módulo, las
certificaciones traídas por el empleado se almacenan
en una tabla histórica en donde la vigencia o cancelación de un certificado depende
específicamente de sus fechas.

OPERACIÓN. Seleccionado el código para el cual se incluirán las certificaciones, utilice entonces
una de las siguientes opciones: (F2) Suprime una certificación de la tabla; (F3) Inserta una nueva
certificación; (F4) Activa o inactiva una certificación. (F5) Graba los cambios realizados; (ESC)
Abandona los cambios.

DATOS QUE SE CAPTRURAN. Cuando se esta capturando un certificado de esta clase, el SEGA
exige los siguientes datos: a.) Año al que corresponde el certificado, es decir, año fiscal en que se
realizaron los pagos; b.) Concepto del certificado (01 Vivienda, 02 Salud, 03 Educación); c.)
Número de meses correspondientes a la totalidad del pago reportado; d.) Valor total pagado; e.)
Beneficiario (Descripción); f.) Fecha en que se trae y a partir de la cual tiene vigencia, digitada en
formato AAMMDD.

ACTIVACION o INACTIVACION. Según la norma, solo puede estar activo un certificado a la vez,
sea este por concepto de Corrección Monetaria o en su defecto por educación y/o Salud; por lo
tanto, aunque el empleado entregue más de un certificado y que estos obviamente sean grabados
en el SEGA, solo uno debe estar activo simultáneamente, por lo tanto, el SEGA habilita la tecla F4
la cual permite activar o inactivar un certificado para dicho cálculo.

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ASIGNACION DE AFILIACIONES A LEY 50 Y LEY 100

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/
Empleados/ Cias. Ley 50 y Ley 100.

DESCRIPCION. Con la entrada en vigencia de las
leyes 50 (fondos de cesantías) y Ley 100
(Seguridad Social), se hace necesario que cada
empleado seleccione a que compañías de
Cesantías, Pensiones y Salud desea que se
consignen sus aportes, cesantías y pensiones.
Para tal efecto, el SEGA permite que mediante esta
opción se asignen dichas afiliaciones.

OPERACIÓN. Al seleccionar el código que se desea afiliar, se despliega en pantalla la ventana
con las afiliaciones existentes en la actualidad, así mismo, en este punto, pueden asignarse nuevas
afiliaciones sin borrar las existentes hasta el momento. Aquí el usuario puede seleccionar una de
las siguientes opciones: (F1) Consultar la ayuda asociada al campo en que se encuentre el cursor;
(F2) Suprime una afiliación; (F3) Inserta una nueva afiliación; (ENTER) Modifica o edita la afiliación
en que se encuentre ubicado el cursor; (F5) Graba los cambios realizados; (ESC) Abandona los
cambios realizados.

DATOS QUE SE CAPTURAN. Por cada afiliación se capturan los siguientes datos: a.) Tipo:
corresponde a uno de los siguientes casos: 01 para fondos de pensiones, 02 para fondos de
cesantías; 03 para EPS; b.) Año y mes en que inicia la vigencia de la afiliación, digitada en formato
AAMM; c.) Compañía seleccionada, en este caso, la compañía seleccionada debe estar creada
previamente en la tabla de Cias de Ley 50 y Ley 100.

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MANTENIMIENTO CUENTAS CORRIENTES EMPLEADOS

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/
Empleados/ Cuentas Corrientes.

DESCRIPCION. Esta opción permite
adicionar, modificar, eliminar o inactivar,
cuentas corrientes de empleados.

Las cuentas corrientes manejables pueden
Aportes a Cooperativas, Descuentos en
General y/o Prestamos que se cancelan a
través de cuotas mensuales o quincenales
Fijas.

No recomendamos que se maneje por esta parte del SEGA, descuentos de cuota única, es decir,
descuentos que se realicen una sola vez y no más, pues sería supremamente complicado crear
una cuenta corriente para cada uno de estas situaciones. Es decir, el manejo de cuentas corrientes
que hace el SEGA, esta encaminado fundamentalmente hacia el control de Prestamos pagaderos
en cuotas y/o al control de aportes permanentes por parte del Empleado.

OPERACIÓN. Al seleccionar el código del empleado a modificar, el SEGA despliega en pantalla la
ventana donde muestra que cuentas corrientes tiene un empleado, su valor y su monto pagado
hasta el momento, aquí el usuario puede utilizar una de las siguientes funciones:

(F2) Inserta una nueva Cuenta Corriente, permite crearlas; (F3) Borra o suprime un registro de
cuenta corriente, siempre y cuando el registro este inactivo o no haya iniciado su proceso de
descuentos; (F4) Permite activar o inactivar una cuenta corriente en forma momentánea o
permanente; (F5) Anula una cuenta corriente; (F6) Graba los cambios realizados; (ESC) Abandona
sin grabar los cambios.

DATOS QUE SE CAPTURAN. Al capturar una cuenta
corriente para un empleado, debemos indicar al SEGA los
siguientes campos:

° Tipo de Cuenta. Indique al SEGA que tipo de cuenta
corriente esta capturando, recuerde que los tipos fueron
previamente definidos para cada entidad.

° Consecutivo. Indica el número de la cuenta corriente dentro
de los tipos asignados a un empleado. Este número es
generado automáticamente por el SEGA.

° Clase. Indíquele al SEGA como se comporta la cuenta corriente que se está grabando. Pueden
ser: 1. Descuentos Fijos, sin tope definido; 2 Descuentos hasta un tope.; 3 Devengados Fijos sin
tope definido; 4. Devengados hasta un Tope.

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° Nit y Nombre del Beneficiario. A favor de quien es la cuenta corriente.

° Fecha del Contrato. Indique la fecha de adquisición del compromiso, en formato AAMMDD; esta
fecha es fundamental pues a partir de ella se inicia el proceso de descuentos.

° Contrato. Indique el número del Contrato, número del documento con que se hace el préstamo
y/o número de la Libranza.

° Detalle. Descriptivo de la cuenta corriente.

° Valor. Valor total de la cuenta corriente, en caso de préstamo únicamente.

° Cuota. Indique al SEGA cual es la cuota de descuento quincenal, mensual o semanal.

° Concepto. Indique al SEGA, cual concepto utilizará para descontar la cuenta corriente, los
conceptos aquí relacionados deben estar previamente definidos en la Tabla de Novedades de
Nómina.

° Forma de Descuento. Indíquele al SEGA como debe descontar la cuenta corriente: 1 En Cada
Pago; 2 mensual, 3 Sobre la Prima.

NOTA IMPORTANTE

Aunque el SEGA descuente en forma automática en los diferentes pagos quincenales,
semanales o mensuales, puede presentarse el caso de abonos especiales y/o adicionales,
ya sea dentro de los mismos pagos, en las Vacaciones, en las Primas y/o en las
Bonificaciones, en estos casos especiales de abonos, la novedad debe ser reportada como
una novedad adicional de descuento indicando que cuenta corriente es la abonada. Esta
nota de suma importancia será aclarada posteriormente cuanto se estudie los mecanismos
de reporte de Novedad.

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PARAMETRIZACION DE NOVEDADES POR EMPLEADO

DESCRIPCION. A través de esta opción, el usuario puede definir los diferentes tipos de
devengados y deducciones que tiene un empleado y la forma como debe calcularse dicho
componentes de la nómina. A través de este módulo pueden indicársele al sistema Prestamos,
cuotas o aportes a fondos de empleados, libranzas, reintegros, primas, etc.

Cada empleado tendrá su propia relación de novedades parametrizadas, las cuales se identifican
con una Letra y dos (2) números como sigue:

F01 ... F99 – Fondos de Empleados: Aportes y préstamos por fondos de empleados.

R01 ... R99 – Reintegros: Reintegros de Solidaridad, Pensión y Salud.

P01 ... P99 – Préstamos Directos de la Entidad

B01 ... B99 – Bonificaciones, Primas y Vacaciones

S01 ... S99 – Seguros: Descuentos por seguros.

Cada uno de estos códigos se asocia con una novedad de liquidación, y el sistema almacena en
forma indefinida el saldo de lo que ha calculado por cada una de las mismas.

El acceso a esta opción está en la siguiente ruta: Principal/ Nomina/ Mantenimiento/ Empleados/
Otras Novedades a Empleados.

El manejo de las letras al inicio de cada parametrización tiene su objetivo y por lo tanto no deben
ser modificadas en forma libre por los usuarios, debido a que dependiendo de la letra el sistema
sabrá en que momento liquidarla.

F.- Fondos de empleados. Las parametrizaciones que comiencen con esta letra serán tratadas
como descuentos por aportes a fondos de empleados y por prestamos de dichas entidades, de tal
forma que no tienen en realidad nada que ver con el proceso mismo de liquidación pues no afectan
las bases de cálculo.

R.- Reintegros. Las parametrizaciones que comiencen con esta letra serán tratadas como
reintegros, ya sea de pensión, salud o solidaridad sin que sean tenidas en cuenta para el cálculo
de retenciones y/o aportes. En este grupo pueden manejarse reintegros de solidaridad, pensión y
salud.

P.- Préstamos Cámara. Las parametrizaciones que comiencen con esta letra serán tratadas como
descuentos a nombre de la misma entidad ya sea aportes y/o préstamos, de tal forma que no
tienen en realidad nada que ver con el proceso mismo de liquidación pues no afectan las bases de
cálculo.

B.- Primas, bonificaciones y otros ingresos. Las parametrizaciones que inicien con esta letra
serán liquidadas antes de iniciar el cálculo de las retenciones en la fuente y los aportes a ley 50 y
ley 100

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S.- Descuentos por seguros. Las parametrizaciones que inicien con esta letra serán utilizadas
para descontar los seguros.

Esta Tabla es propia del sistema y NO DEBE SER MODIFICADA en forma libre por los diferentes
usuarios, dado que su mala actualización puede generar respuestas equivocadas del sistema.

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CAPTURA DE NOVEDADES PROPIAS Y FIJAS POR EMPLEADO

DESCRIPCION. A través de esta opción el usuario encargado de administrar la nómina puede
indicarle al sistema que novedades propias, fijas o periódicas tiene cada empleado.

Cada novedad seleccionada debe tener los siguientes componentes:

 Código del parámetro a calcular (Referencia): Este campo debe comenzar por una
letra, dependiendo del tipo de novedad fija y seguida de dos números, por lo tanto por cada
concepto de novedad fija, un empleado puede tener un máximo de 99 novedades.

Ejemplo: R01 ... Reintegro de Pensión
R02 ... Reintegro de Salud
R03 ... Reintegro de Solidaridad
F01 ... Aporte al Fondo de Empleados
F02 ... Descuento por Préstamo de vivienda
S01 ... Descuento por Seguro de Vida.

 Detalle o descripción del parámetro a calcular: Descripción del devengado o
descuento que se está aplicando.

 Novedad de liquidación a utilizar para liquidar este parámetro. Novedad de
pago (Tabla nnov.mas) que debe ser generada al momento de aplicar este descuento o
devengado fijo.

 Monto Tope o Valor Total: Indique el monto tope hasta el cual debe llegarse. Si se
alcanza este tope el sistema automáticamente detiene el cálculo de este concepto.

 Monto Actual o Valor Actual: Indique el monto acumulado hasta la fecha en que el
devengado o descuento es incluido en el sistema.

 Periodicidad (tabper.tab): Indique cada cuanto o bajo que circunstancias debe ser
aplicado o calculado este concepto:

01.- Cada cumpleaños del empleado en la empresa.
02.- Cada quincena Calculable en todos los pagos quincenales.
03.- Cada Mes – Primera Quincena. Solo calculable en la primera quincena de cada mes
04.- Cada Mes – Ultima Quincena. Solo calculable en la última quincena de cada mes.
05.- Cada Liquidación. Calculable en cada pago o liquidación que se realice en el sistema.
06.- Cada Vacación. Solo calculable en forma anexa a la liquidación de vacaciones.
07.- Cada Prima. Solo calculable en forma simultanea a las primas legales

 Forma de Cálculo: Indique como debe calcularse la novedad indicada.
01.- Valor Fijo – Devengado
02.- Valor Fijo – Descuento
11.- Porcentaje (%) sobre el sueldo vigente a la fecha del cálculo
12.- Porcentaje (%) sobre los devengados base del pago
13.- Porcentaje (%) sobre los devengados base del mes

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14.- Porcentaje (%) sobre una novedad específica del pago
15.- Porcentaje (%) sobre una novedad específica del mes

 Valor a aplicar o Cuota. Valor o cuota a aplicar. En caso de que el cálculo corresponda a
un valor fijo (Formas de cálculo no. 01 y 02)

 Porcentaje (%): Porcentaje a aplicar sobre la base de cálculo. Para las formas de cálculo
11, 12 y 13

 Base de calculo: Indique la novedad que debe ser tomada como base para aplicar este
cálculo. Para las formas de cálculo tipo 13.

 Fecha Inicial: Fecha de inicio del cálculo de esta novedad. En formato AAAAMMDD. SI
esta fecha es 0, el sistema aplica en forma indiscriminada sin validar el inicio de aplicación de
la misma.

 Fecha Final: Fecha final del cálculo de esta novedad. En formato AAAAMMDD. Si esta
fecha es 0, el sistema aplica en forma indiscriminada sin validar la fecha de finalización de la
misma.

 Estado: Estado Actual de la Novedad.
01.- Parámetro activo para liquidación
02.- Parámetro cancelado o completado.
08.- Parámetro Inactivo para liquidación
09.- Parámetro Anulado.

En algunos casos, una de estas novedades pueden ser base de cálculo de otras, por ejemplo,
algún devengado puede ser base de cálculo de retención en la fuente y/o de pensión y salud, por lo
tanto debe tener muy claramente identificado el siguiente orden de liquidación:

1. El sistema calcula el devengado base del empleado, de acuerdo al sueldo
vigente a la fecha de la liquidación, genera normalmente en forma automática el concepto 010
y 011 (Salario base e integral), al igual que el concepto 090 y 091 (Dominicales de ley e
integrales).

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2. El sistema calcula el auxilio de transporte (Concepto 200) si el empleado tiene
derecho al mismo.

3. El sistema revisa el archivo de Novedades de Trabajo y liquida las
novedades de trabajo adicionales que se hayan reportado (Horas extras, descuentos
especiales y unitarios, ajustes, etc).

4. El sistema revisa el archivo de novedades de ausencia (Vacaciones, permisos,
licencias, sanciones, ausencia, etc) y adapta la liquidación realizada según las variaciones que
se den debido a novedades de ausencia reportadas.

5. El sistema revisa el archivo de Otras Novedades y liquida las parametrizaciones
tipo B que tenga el empleado, siempre y cuando éstas cumplan con las condiciones de fecha
estipuladas, estén vigentes y cumplan la condición de periodicidad. Al calcular estos
conceptos adicionales, dependerá de la novedad generada el hecho de que el sistema las
tenga en cuenta o no para retenciones y aportes a seguridad social.

6. El sistema liquida Pensión y Salud. Se liquida la pensión, salud y solidaridad de
acuerdo a las condiciones de la nómina.

7. El sistema liquida la Retención en la Fuente. Tomando como base las novedades
liquidadas hasta el momento y adicionalmente los parámetros de método utilizado (sea 1 o 2).

de Otras Novedades y liquida las parametrizaciones
8. El sistema revisa el archivo
tipo F, R, P y S (Fondos, reintegros, préstamos y seguros) que tenga el
empleado, siempre y cuando éstas cumplan con las condiciones de fecha estipuladas, estén
vigentes y cumplan la condición de periodicidad. Como puede apreciarse según el orden de
liquidación, los conceptos aquí generados no serán tenidos en cuenta como base para ningún
tipo de cálculo posterior, llámese ley 50 y ley 100 o retenciones.

9. Liquidación de cuentas corrientes. El sistema revisa los archivos de cuentas
corrientes y genera los descuentos que de allí se desprendan, siempre y cuando se cumplan
las condiciones estipuladas en los mismos.

10. Calculo de redondeos. El sistema verifica los cálculos realizados y redondea aquellos
que tengan centavos o según las aproximaciones definidas en el software.

11. Marcación de novedades no aplicadas. Si por alguna razón los devengados en la
liquidación NO ALCANZAN para cubrir todas las deducciones, el sistema marca aquellas que
no fueron aplicables y permite la generación de un reporte con dichas novedades. Es
importante tener en cuenta que el sistema NO ACUMULA ESTAS NOVEDADES para que
sean aplicadas en el pago siguiente, este proceso debe ser realizado en forma manual.

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HISTORICO DE OTRAS NOVEDADES POR EMPLEADO

DESCRIPCION. A través de esta opción el usuario puede grabar en forma detallada los diferentes
pagos, abonos o liquidaciones que conforman la historia de una novedad especial o referencia.

 Al seleccionar la opción el sistema le pregunta al usuario cual es el empleado que se desea
actualizar. Si se desconocen los códigos de los empleados, recurrir a la opción F1 de ayuda en
línea.

 Se despliega en pantalla las diferentes referencias de cada empleado y en la medida en que se
va desplazando de una a otra, al lado derecho se despliegan los datos y montos generales de
la misma.

 Al seleccionar una en particular, el sistema despliega la relación de abonos, liquidaciones,
pagos o descuentos realizados permitiéndole al usuario insertar, modificar o eliminar algún
reporte en particular.

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 Al terminar la grabación, si la sumatoria de los diferentes renglones o detalles suman diferente
al acumulado anterior de la referencia, el sistema solicita le confirme la modificación. De
confirmar la misma, se actualiza la referencia con el nuevo saldo.

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MANEJO DE RETIRO DE EMPLEADOS
OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Empleados/ Retiros.

DESCRIPCION. Esta opción le permite al usuario del SEGA indicarle que se retira un empleado, y
en que fecha se hace efectivo dicho retiro. En aras de disminuir el papeleo y la acumulación de
Novedades, los retiros pueden ser incluidos desde el momento mismo en que se reportan (por
escrito) y no hay necesidad de esperar hasta que se llegue a la fecha estipulada para hacer
efectivo el retiro, esta situación es manejada por el SEGA facilitando así, en empresas de alta
rotación, el control de los empleados retirados.
OPERACIÓN. Al seleccionar un código a Retirar,
bastará con indicar la fecha en que este retiro se hace
efectivo, esta fecha debe ser digitada en formato
AAMMDD.

MANEJO REACTIVACION EMPLEADOS
OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Empleados/ Reactivación.

DESCRIPCION. Esta opción opera en forma similar al Retiro, bastará con seleccionar el empleado
a reactivar y el SEGA solicita la confirmación del hecho.

La reactivación de empleados se utiliza cuando es necesario “retractar” una orden de retiro, sea
cual sea la circunstancia que a ello obligue.

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MANTENIMIENTO ESPECIAL DE ACUMULADOS.

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/
Empleados/ Accesos Especiales/ Acumulados.

DESCRIPCION. Esta opción utilizada
únicamente al iniciar la instalación del módulo,
permite grabar en forma directa en los
acumulados de cada empleado, y es utilizada,
para actualizar la información de cada
empleado cuando el SEGA entra en
funcionamiento, es decir, actualizar acumulados
que deben incluirse.

OPERACIÓN. Seleccione el código del empleado que desea actualizar, al hacerlo, el SEGA
despliega en pantalla una ventana con todos los acumulados existentes para dicho empleado. En
esta ventana el usuario puede utilizar una de las siguientes teclas:

(ENTER) Permite modificar el renglón en que esta ubicado el cursor.; (F2) Inserta una nueva
novedad; (F3) Suprime una novedad existente (El renglón en que se encuentre ubicado el cursor);
(F5) Graba los cambios realizados; (ESC) Abandona la opción sin salvar los cambios realizados.
DATOS QUE SE CAPTURAN. Cuando se captura un registro de acumulados deben indicarse los
siguientes datos: a.) Año del registro: indique el año en formato AAAA de la novedad; b.) Quincena:
indique la quincena a la que corresponde, recuerde que se inicia con la quincena 01 en enero y se
termina con la 24 en diciembre; c.) Novedad: indique el concepto del acumulado, recuerde que
estas novedades deben estar previamente creadas en la Tabla de Novedades de Nómina; d.)
Cantidad de la Novedad, recuerde que puede ser en horas, y/o días; e.) Valor total de la Novedad.

RECOMENDACIONES. Cuando el módulo de Personal del SEGA se instala, recomendamos lo
siguiente:

a.) Actualice los acumulados desde el primero de enero del año en que se instaló el módulo, esto
permitirá tener los acumulados suficientes para los cálculos especiales que sean necesarios,
así mismo, permitirá la impresión de los certificados de Ingresos y Retenciones en forma anual.

b.) Incluya los acumulados de las personas que se han retirado durante el año en que el módulo
de personal del SEGA se instale, esto con el objeto de facilitar la emisión de certificados y/o
procesos de cálculo especial.

c.) Incluya todo los conceptos relacionados con pagos laborales, Quincenas, Primas,
Bonificaciones, Liquidación de Contratos de Trabajo, Viáticos, Comisiones, etc.

d.) No se hace necesario la digitación de las novedades referentes a descuentos por Pensión,
Salud y Solidaridad, aunque recomendamos su grabación.

e.) Recuerde que cuando se trata de liquidación de contratos de trabajo, existe un juego especial
de novedades para este caso (cesantías, intereses, etc.) diferentes a las que se utilizan en la
liquidación normal de dichos conceptos. Remítase al mantenimiento a la tabla de novedades
de Nómina, específicamente a la parte de Tabla Base de Novedades. (bloque de novedades
de 470 a 479).

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f.) Incluya las novedades de ausencia, tales como Licencias no remuneradas, Ausencias
injustificadas, Sanciones, indicando claramente la cantidad de horas de cada novedad, aunque
estas no tengan un monto recuerde que disminuyen el valor de las cesantías anuales que se
calculan.

g.) Incluya obligatoriamente el concepto de Retenciones en la Fuente.

h.) Incluya todas las novedades en la quincena a que corresponden, es decir, las novedades de
enero en las quincenas 01 y 02, las de marzo en la 05 y 06, las de noviembre en la 21 y 22 y
así sucesivamente, esto es de vital importancia para el SEGA al momento de realizar cálculos
sobre la base de los acumulados existentes.

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CALCULO SEMESTRAL DE (%) DE RETENCION.

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/
Empleados/ Accesos Especiales/ Cálculo %
retención Semestral.

DESCRIPCION. Cuando la entidad decide aplica
el método dos (2) de cálculo de retención en la
Fuente a sus empleados, necesita en forma
semestral calcular que porcentaje debe aplicar,
para facilitar este proceso, el SEGA provee la
presente opción.

OPERACIÓN. Al seleccionar la opción indíquele al SEGA para que año y que semestre desea
calcular los %s, en este caso, indíquelos de la forma AAAASS, donde AAAA corresponde al año y
SS al semestre. SS puede ser 01 para el cálculo que se hace en enero y que corre hasta junio y 02
para el cálculo que se hace en julio y va hasta diciembre.

Seleccionado el semestre, utilice una de las siguientes opciones:

(F1) Calcular Porcentajes. Esta opción genera los cálculos de porcentajes teniendo en cuenta
los acumulados de los “últimos 12 meses anteriores al mes del cálculo”, es decir, si se calculan los
porcentajes del primer semestre, se tomarán los promedios de Diciembre a Noviembre, y si se
calculan los porcentajes para el segundo semestre, se tomarán los promedio de Junio a Mayo. El
sistema automáticamente revisará los topes y los certificados de deducciones a retención que
existan y generará los porcentajes en forma automática. (F2) Listar Soporte. Permite listar los
%s y las bases tomadas para su cálculo, es importante la generación de este documento pues
permite revisar los cálculos realizados. (F3) Aplicar Porcentajes. Esta opción actualiza el
archivo maestro de empleados con los %s calculados. (ESC). Terminar.

NOTAS IMPORTANTES. Para el correcto funcionamiento de esta opción, tenga en cuenta los
siguientes aspectos:

a.) Aunque el SEGA genera en base a la norma los cálculos exigidos y por ende, sus rutinas ya
han sido probadas y puestas en funcionamiento, no se exime al funcionario encargado de la
responsabilidad de revisar y chequear los cálculos realizados.

b.) Antes de liquidar la primera nómina de Enero y/o la Primera Nómina de Julio, este proceso
debe ser realizado.

c.) Estos procesos deben ser ejecutados SI Y SOLO SI la empresa utiliza el método dos (2) para
el cálculo y descuento de las retenciones a empleados.

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LIQUIDACION PAGOS NORMALES

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación Pago Normal.

DESCRIPCION. Cuando se desee liquidar un pago
normal, es necesario ingresar al menú que tiene
preparado el SEGA para este hecho.

Primero que todo, remítase a la explicación gráfica sobre
le proceso de liquidación quincenal, que encontrará en el
numeral 5 del presente manual. Allí se explica la
secuencia de los pasos que deben ser ejecutados para la
correcta liquidación del pago.

GENERALIDADES. El módulo de nómina del SEGA esta diseñado de tal manera que se liquidan
en forma automática todos los conceptos legales y gracias al reporte especial de las ausencias
presentadas y/o las extras trabajadas, permite una liquidación casi automática de toda la nómina.
Es decir, novedades tales como Retención, Pensión, Ley 100, Solidaridad, no deben ser
reportados en forma manual pues son liquidados en base a los devengados quincenales de cada
empleado.

A continuación explicamos con lujo de detalles, cada una de las opciones que deben ser
ejecutadas.

CAPTURA NOVEDADES DE TRABAJO.

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación
Pago Normal/ Captura Novedades de Trabajo.

OPCION. Principal/ Movimientos/ Nómina/
Captura Novedades de Trabajo.

DESCRIPCION. Esta opción nos permite la
captura de las novedades diarias de trabajo, es decir, novedades tales como Extras, Descuentos,
Ajustes, Retroactivos, Marcación de tiempo, etc.; aunque aquí pueden capturarse las novedades
de ausencia, ellas no serán tenidas en cuenta al momento de liquidar el pago.

OPERACIÓN. Al seleccionar la opción, se despliega la ventana para indicar el día a procesar, este
día debe ser digitado en formato AAMMDD. Tenga en cuenta que si las novedades son grabadas
en el archivo de un día en particular, serán tenidas en cuenta solo en el pago a que
corresponda dicho día y solo allí. Al seleccionar el día a procesar, se despliega el menú con
las opciones permitidas: (F1) Adicionar Permite grabar una secuencia de novedades nuevas; (F2)
Modificación Permite modificar una secuencia grabada; (F3) Suprimir Permite suprimir una
secuencia grabada; (F4) Consulta Permite consultar el archivo para un día determinado y al
mismo tiempo permite modificar las secuencias grabadas; (F5) Listar Permite listar el movimiento
grabado en un archivo, para un día específico; (F6), (ESC) Terminar Abandona la captura del día y
pregunta por un nuevo día de movimientos.

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(F1) Adicionar: Al seleccionar esta opción se despliega
en pantalla la ventana de captura de Novedades, en cada
bloque F1 pueden capturarse hasta 80 novedades. En
esta opción, el desplazamiento puede hacerse utilizando
las flechas de Movimiento Arriba y Abajo, así como F1
para consultas asociadas al campo en que está el cursor,
F2 Insertar una Nueva Novedad y F3 para suprimir una
novedad, ESC Termina la grabación del bloque de
Novedades.

Las novedades así capturadas, se numeran
secuencialmente para ser grabadas en el archivo de Movimiento y quedan bautizadas, cada una de
ellas con un número de secuencia.

(F2) Modificar: Al seleccionar la opción de modificar, el SEGA despliega la pantalla de captura y
debemos indicarle el número de secuencia de Novedad que deseamos modificar.

(F3) Suprimir: Igualmente, indicamos el número de la secuencia a suprimir.

(F4) Consultar: Esta opción permite la consulta secuencial de las novedades grabadas, pero
adicionalmente nos permite modificar o suprimir en la misma pantalla. Para ejecutar la consulta,
debemos indicarle al SEGA a partir de que secuencia deseamos consultar, acto seguido, se
despliegan en pantalla las secuencias sucesivas y el usuario puede desplazarse por esta ventana
con las flechas de movimiento, utilizando simultáneamente una de las siguientes opciones: F1 Ir a:
Permite ir a una secuencia de grabación específica.; F2 Suprimir: Permite suprimir una secuencia.;
F3 Editar: Permite modificar una secuencia; Esc Fin: Termina y salva los cambios realizados.

(F5) Listados: Esta opción permite listar el movimiento de un
archivo diario, para tal efecto, nos presenta varias alternativas
de selección: a.) Rango de Secuencias a Listar; b.) Rango de
códigos a Listar; c.) Rango de cuadrillas a Listar. Para generar
todo el contenido del archivo de movimiento de un día
específico, bastará con dar Enter en todos los campos.

CAMPOS CAPTURADOS. Cuando se captura una novedad de trabajo, el SEGA exige los
siguientes campos:

° Código. Indique el código del empleado al que corresponde la Novedad. Si desconoce o
no recuerda los códigos existentes, recurra a la tecla F1 de ayuda en línea.

° Novedad. Indique la novedad que se captura, Normalmente deben ser novedades de
Extras, Retroactivos, Marcación de Tiempo, descuentos. Las Novedades de Ausencia
(licencias, permisos, sanciones, etc.) que se capturen por este lado no serán tenidas
en cuenta al momento de liquidar el pago. Si desconoce las novedades, recurra a la tecla
F1 de ayuda en línea.

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° HEME. Hora y minutos de entrada. Este campo debe ser digitado solo en caso de que se
esté trabajando con Novedad de Marcación de Tiempo. En tal caso, indique HHMM donde
HH es la Hora y MM los minutos, etc. : 0630: 6 y 30 AM; 18:20: 6 y 20 PM, etc.

° HSMS. Hora y minutos de Salida. Este campo debe ser digitado solo en caso de que se
esté trabajando con Novedad de Marcación de Tiempo.

° Cantidad. Indique la cantidad en Horas o Días, dependiendo de la novedad. En caso de
descuentos, no debe ir cantidad alguna; en caso de extras si.

° Valor. Indique el Valor de la Novedad, en este caso recuerde que el SEGA liquida en
forma automática las novedades de extras reportadas, por lo tanto en este caso no debe
reportar valor alguno; en caso de Retroactivos y/o descuentos, debe ser digitado el Valor.
Todos los valores deben ser positivos, ya sean por concepto de Devengados y/o deducidos,
debe reportarse el valor en signo negativo SI Y SOLO SI se desea disminuir el valor neto de
una novedad.

° Cuadrilla. Indíquele al SEGA a que cuadrilla debe ser cargada la novedad, por omisión, el
SEGA trae la cuadrilla asignada al empleado en el Maestro.

° Centro de Costos. Indíquele al SEGA a que centro de costos debe cargarse el valor de la
novedad que se está grabando, por omisión, el SEGA asigna en forma automática el centro
de costos que tenga asignado el empleado en el Maestro.

° Cuenta Corriente. Cuando la novedad que se grabe corresponda a un descuento
de una cuenta corriente, sea cual sea el motivo que implique la grabación de la misma,
debe indicarse en este campo que cuenta corriente del empleado se está Abonando, en
caso contrario, si este espacio se deja en blanco, el SEGA no cargará el
descuento a la cuenta corriente correspondiente y esta puede verse
descuadrada. Si desea conocer las cuentas corrientes que tiene vigentes un empleado en
dicho momento, recurra a la tecla F1 de ayuda en línea.

Es de suma importancia que tenga en cuenta que las novedades quedan bautizadas con la fecha del día
en que fueron grabadas, por lo tanto solo serán liquidadas en el pago a que corresponda dicha fecha.

Esto facilita la grabación anticipada de novedades y descongestiona el escritorio de la persona
responsable.

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CAPTURA NOVEDADES DE AUSENCIA

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación Pago Normal/ Captura Novedades de Ausencia.

OPCION. Principal/ Movimientos/ Nómina/ Captura Novedades de Ausencia.

DESCRIPION. Esta opción nos permite capturar las novedades relacionadas con Vacaciones,
Licencias, Permisos, Sanciones, Ausencias, Incapacidades, etc., es decir, todos los
conceptos que impliquen ausencia por parte del empleado a su sitio de trabajo. Adicionalmente a
servir para la liquidación de los pagos normales, nos permiten mantener un registro actualizado de
este tipo de movimientos.

OPERACIÓN. Seleccione el código del empleado para el
que quiere grabar
y/o modificar una
novedad de
ausencia, si
desconoce los códigos existentes, recurra a la tecla F1
para la ayuda en línea; adicionalmente, permite mediante
la tecla F4, listar las novedades existentes.

Acto seguido, el SEGA despliega en pantalla el record de
novedades de la persona, y nos permite las siguientes
opciones: ENTER permite modificar una novedad
capturada previamente; F2 Inserta una nueva novedad;
F3 Borra una novedad grabada con anterioridad; F5
Anula una novedad reportada; ESC Graba los
cambios realizados y retorna a preguntar por un nuevo
empleado.

Cuando una novedad ha iniciado su proceso, el SEGA
no permite que esta sea modificada o Anulada, solo
permite su eliminación.

Al seleccionar la opción de Incluir una Nueva
Novedad, el SEGA despliega la pantalla
correspondiente en la cual debemos indicar los
siguientes datos:

a. Fecha Inicial de La Novedad. Indíquele al SEGA, en formato AAMMDD en que día se inicia la
novedad de ausencia a reportar.

b. Novedad. Indique la Novedad de ausencia que se graba, si desconoce las novedades posibles,
recurra a la tecla F1 de ayuda en línea;
c. Fecha Final de La Novedad. Indíquele al SEGA en que fecha se termina la Novedad, si la
novedad de ausencia es de un solo día o menos, esta fecha debe ser igual a la fecha Inicial;

d. Cantidad en Horas. Este campo debe ser digitado siempre y cuando la novedad de ausencia
tenga menos de 8 horas (es decir, menos de un día);

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e. Nro. Del Certificado. Este campo se digita solo en caso de incapacidades, coloque aquí el
número del certificado de incapacidad;

f. Prorroga (s.n). Indique si la incapacidad es o no una prorroga.

g. Contingencia. Indique el código de contingencia de la incapacidad;

h. Diagnóstico. Indique el código del diagnóstico de la Novedad;

i. Fecha Inicial del Periodo. En caso de vacaciones, indique la fecha inicial del periodo de
vacaciones a liquidar, en formato AAMMDD.

j. Fecha Final del Periodo. En caso de vacaciones, indique la fecha final del periodo de
vacaciones que se está pagando, en formato AAMMDD.

LISTADO DE NOVEDADES DE AUSENCIA. Finalmente, cabe explicar que la opción de Captura
de Novedades de Ausencia permite la impresión de la auditoría a estos reportes, para tal efecto,
nos muestra una pantalla en la que tenemos los
siguientes criterios de selección: a.) Rango de
códigos a imprimir; b.) Rango de Fechas a
contemplar. Estos criterios de selección
permiten listar cualquier rango de novedades.

LISTA AUDITORIA A NOVEDADES.

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación Pago
Normal/ Listados de Auditoría/ Auditoría a
Novedades Diarias.

DESCRIPCION. Permite la impresión de todas
las novedades que afectarían un pago
determinado, tanto novedades de trabajo como
novedades de ausencia. Las fechas deben ser digitadas en formato AAMMDD.

IMPORTACION DE NOVEDADES

El sistema SEGA incluye una opción que permite importar novedades provenientes de otros
sistemas de información a través de un archivo plano. Las novedades que se deseen importar
deberán quedar almacenadas en un archivo con la siguiente estructura:

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Campo Tamaño /tipo Descripción
Código 6 caracteres numéricos Identifica el código del
empleado. Debe ser un valor
numérico, justificado a la
derecha y relleno de ceros a la
izquierda.
Quincena 2 caracteres alfanuméricos Identifica la quincena de
aplicación. Debe ser un
número entre 01 y 24
Concepto. 3 caracteres numéricos, Identifica la novedad. En este
caso la novedad debe
corresponder con una novedad
válida para el sistema de
información. Ver “TABLA
BASE DE NOVEDADES DE
NOMINA” en el presente
manual.
Valor 13 posiciones numéricas Indica el valor de la novedad
que se va a aplicar. Debe estar
justificado a la derecha y
relleno con ceros a la
izquierda. Es un valor entero,
no recibe decimales.

El archivo deberá estar ubicado en un directorio “importar” dentro del directorio de datos
correspondiente a la Cámara de Comercio. Por ejemplo, si el directorio de trabajo es “pereira”, el
archivo deberá estar ubicado en /home/sega/pereira/importar.

El nombre del archivo debe tener la siguiente estructura AAAA-PP, donde AAAA corresponde al
año y PP corresponde a la quincena en la cual debe aplicarse el pago. Tenga en cuenta que las
quincenas van de la 01 a la 24, donde las dos primeras corresponden a enero, las dos siguientes a
febrero y así sucesivamente. El nombre del archivo no debe tener ninguna extensión.

IMPORTANTE. Esta opción es aplicada por el sistema al finalizar el proceso de liquidación, es
decir, en la presente versión, el sistema no tiene en cuenta los posibles “devengados” que sean
incluidos para calcular las deducciones que dependan de los mismos.

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SELECCIÓN DEL PAGO A LIQUIDAR

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación Pago
Normal/ Selección de Pago.

DESCRIPCION. Esta opción permite seleccionar el
pago que se va a liquidar, sea este semanal, quincenal
o mensual.

OPERACIÓN. El SEGA despliega la pantalla con el
pago que se encuentre seleccionado en este
momento, el usuario debe inicialmente decidir si
escoge un nuevo pago o no. Si la respuesta es
afirmativa, se despliega en pantalla la ventana de
selección de pagos. En ella, utilizando las flechas de
movimiento nos ubicamos en el renglón del pago que
deseamos.

Posteriormente el SEGA nos pregunta si deseamos
crear los archivos para
este pago, la respuesta
debe ser afirmativa en el
caso de que sea la
primera vez que liquidamos en pago, en otras circunstancias,
podríamos perder la liquidación previa que hallamos realizado.

Finalmente, indíquele al SEGA si es o no el último pago del mes (Esta afirmación o negación le
dice al SEGA si debe o no liquidar Fondo de Solidaridad y calcular la retención en la fuente cuando
se utiliza el método 1); Indíquele también si debe o no descontar cuentas corrientes en dicho
pago.

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LIQUIDACION DE PAGO.

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación Pago Normal/
Liquide Pago.

DESCRIPCION. Esta opción ejecuta la liquidación del
pago seleccionado y simultáneamente, efectúa la
liquidación de las novedades de ausencia y de trabajo
reportadas.

Si eventualmente se genera alguna inconsistencia en el
proceso de liquidación, el SEGA genera una consulta
con dichos resultados.

OPERACIÓN. Al seleccionar la opción de liquidación del pago, el SEGA le indica al usuario si esta
seguro o no de liquidarlo, a lo cual debe existir una respuesta afirmativa o negativa. Si el pago
seleccionado ya está “actualizado” o “registrado” en los acumulados de nómina, el SEGA no
permite la reliquidación de dicho pago.

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CONSULTAS ASOCIADAS AL PAGO

Las opciones contempladas en este menú, le permitirán consultar los resultados obtenidos en la
liquidación del pago seleccionado, o en su defecto, consultar los resultados de pagos procesados
con anterioridad.

CONSULTA PAGO POR EMPLEADO

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación Pago
Normal/ Consultas/ Pago por Empleado.

DESCRIPCION. Esta opción permite consultar
en forma global y totalmente detallada la
liquidación de pagos por empleado.

OPERACIÓN. Indique al SEGA que pago desea
consultar. El SEGA asume que el pago a
consultar es el que está seleccionado en la
actualidad, pero le permite con la tecla F1
seleccionar cualquier otro.

Seleccionado el pago, se despliega la ventana
de consulta general, en ella con el uso de la
teclas de movimiento puede desplazarse arriba
o abajo, y si se
quiere, puede
seleccionar un
empleado para
una consulta
más detallada.

Al seleccionar a un empleado en particular, se despliega en
pantalla el “Volante de la liquidación”, en él puede consultarse con
lujo de detalles el desglose de las novedades para dicho empleado.

Finalmente, si se desea conocer a que fechas dentro del pago corresponden los devengados o
deducidos de una novedad en particular, digitando <ENTER> en el renglón específico, el SEGA
despliega una última ventana detallada día a día.

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CONSULTA PAGO POR NOVEDAD

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación de Pagos/
Consultas Asociadas al Pago/ Por Novedad.

DESCRIPCION. Esta opción permite consultar un pago
(ya sea el seleccionado u otro) ordenado por grupo de
novedades.

OPERACIÓN. Seleccione al pago a consultar, si desea
consultar un pago diferente al seleccionado, recurra a la
tecla F1 de ayuda en línea.

Espere mientras el SEGA “arma” los archivos
temporales para la consulta, acto seguido, se
despliega la ventana que muestra los totales por
cada una de las novedades. En este punto, el
usuario puede desplazarse con las teclas de
movimiento hasta un concepto específico, y
digitando ENTER ver el detalle de a que
empleados corresponden.

VACACIONES TRABAJADAS
OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación de Pago/ Consultas/ Vacaciones Trabajadas

DESCRIPCION. Esta opción permite consultar la liquidación extra nómina, en caso de ser
necesario, de los empleados que han trabajado durante sus correspondientes periodos de
vacaciones. Esta opción es muy útil en empresas de tipo manufacturero e industrial, donde la
práctica de trabajar durante las vacaciones es muy utilizada.

OPERACIÓN. Su modo de operación es similar al de las opciones explicadas anteriormente.

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INFORMES ASOCIADAS AL PAGO

Las opciones contempladas en este menú, le permitirán imprimir los resultados obtenidos en la
liquidación del pago seleccionado, o en su defecto, listar los resultados de pagos procesados con
anterioridad.

IMPRIME RELACION POR PUNTO DE PAGO.

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación de Pago/
Informes Asociados al Pago/ Relación por Punto de
Pago.

DESCRIPCION. Esta opción permite listar la relación
de nómina organizada por punto de pago. Este
informe debe ser impreso en todos los pagos, pues
se convierte en una relación soporte.

IMPRIME RELACION POR EMPLEADO y/o PRENOMINA POR EMPLEADO

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación de
Pago/ Informes Asociados al Pago/ Relación por
Empleado

DESCRIPCION. Esta opción permite listar la
relación de nómina organizada por código de
Empleado. Este informe debe ser impreso en
todos los pagos, pues se convierte en una
relación soporte.

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IMPRIME RELACION POR CENTROS DE COSTOS

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación de Pago/
Informes Asociados al Pago/ Relación por Centro
de Costos

DESCRIPCION. Esta opción permite listar la
relación de nómina organizada por Centro de
Costos. Este informe debe ser impreso en todos
los pagos, pues se convierte en una relación
soporte.

OPERACIÓN. Indique los siguientes datos: a.) Pago a consultar. Por omisión se toma el pago
seleccionado, Sin embargo utilizando la tecla F1 puede seleccionarse cualquier otro pago; b.)
Indique el Rango de Centros de Costos a Listar, indicando <0000> y <9999> el SEGA lista la
totalidad de los Centros existentes y liquidados, si se desea la impresión de un código en particular,
recurra a la tecla F1 para la consulta en línea; c.) Indique el tipo de informe, digitando <R> si lo
desea en formato resumido o <D> en formato detallado; d.) Indique de donde debe sacar el Centro
de Costos, <M> del Maestro del Empleado, <N> de las Novedades reportadas, por omisión y se
recomienda que sea tomado del Maestro.

IMPRIME RELACION POR OFICIOS y/o LABOR.

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación de Pago/
Informes Asociados al Pago/ Relación por Labor u
Oficio.

DESCRIPCION. Esta opción permite listar la relación
de nómina organizada por Labor, oficio o cargos.
Este informe debe ser impreso en todos los pagos,
pues se convierte en una relación soporte.

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IMPRIME RELACION POR NOVEDAD o CONCEPTO.

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación de Pago/
Informes Asociados al Pago/ Relación por Novedad

DESCRIPCION. Esta opción permite listar una
relación detallado de las novedades liquidadas en
cada pago. Este informe debe ser impreso en todos
los pagos, pues se convierte en una relación soporte.
Se recomienda la impresión de esta relación para los
conceptos de descuentos.

IMPRIME RELACION DE NOVEDADES NO APLICADAS.

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación de Pago/
Informes Asociados al Pago/ Relación Novedades no
Aplicadas

DESCRIPCION. Ocasionalmente, puede presentarse el
caso de que algunos descuentos no puedan ser efectivos
debido a que el empleado no tenga los devengados
suficientes para tal hecho, por lo tanto, la presente
relación nos indica cuales de ellos no fueron aplicados para que sean tenidos en cuenta en los
pagos sucesivos.

OPERACIÓN. Indique los siguientes datos: a.) Pago a consultar. Por omisión se toma el pago
seleccionado, sin embargo utilizando la tecla F1 puede seleccionarse cualquier otro pago.

IMPRIME VOLANTES DE PAGO.

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación de Pago/ Informes Asociados al Pago/ Volantes de Pago

DESCRIPCION. Esta opción permite listar los volantes de pago con destino a los empleados.

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OPERACIÓN. Indique los siguientes datos: a.)
Pago a consultar. Por omisión se toma el pago
seleccionado, Sin embargo utilizando la tecla F1
puede seleccionarse cualquier otro pago; b.)
Indique el Rango de Puntos de Pago, indicando
<00> y <99> el SEGA lista la totalidad de los
Puntos de Pago generados, si se desea la
impresión de un punto en particular, recurra a la
tecla F1 para la consulta en línea; c.) Indique el
Rango de Empleados a Listar, indicando <00000>
y <999999> el SEGA lista la totalidad de los empleados liquidados, si se desea imprimir el volante
de un empleado en particular, indique el código del mismo o recurra a la tecla F1 de ayuda en
línea; d.) Indique el número de copia de cada volante, por omisión, se listará uno solo.

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ACTUALIZACION DE PAGOS EN ACUMULADOS.

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidación Pago
Normal/ Actualización de Pago

DESCRIPCION. Esta opción actualiza los pagos
liquidados en el Archivo de Acumulados de
Nómina.

Cada vez que una semana, quincena o mes sea
liquidado debe ser inmediatamente Actualizado
para que su registro quede en los acumulados.

OPERACIÓN. Al seleccionar esta opción, el SEGA despliega los datos del pago seleccionado, el
usuario debe responder si o no a la pregunta de actualizar en los acumulados.

ESPECIFICACIONES. Al momento de actualizar un pago en los acumulados, este se vuelve
irreversible y no es posible su nueva liquidación. En el proceso de actualización del pago, a parte
de acumularse en los datos históricos del empleado, se afectan también los archivos de Cuentas
Corrientes, abonando a cada una de las cuentas descontadas.

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NOVEDADES FUERA DE NOMINA

OPCION. Principal/ Personal/ Novedades Fuera
de Nómina.

DESCRIPCION. El conjunto de opciones que se
explican a continuación le permitirán la grabación
de novedades que no han sido liquidadas a
través de las opciones del SEGA y que deben
actualizarse en los acumulados de la Nómina.

CASOS. La grabación y actualización de
novedades fuera de nómina debe ser utilizada en
los siguientes casos: a.) Cuando se trate de almacenar en los acumulados, las liquidaciones de
quincenas anteriores a la instalación y operación del módulo; b.) Para incluir en los acumulados los
datos generados a partir de las Liquidaciones de Contratos de Trabajo realizadas en forma manual;
c.) Para incluir acumulados tales como Viáticos, Bonificaciones especiales, y otros conceptos, que
no hallan sido procesados a través de las liquidaciones normales del módulo.

ESPECIFICACIONES. Las novedades fuera de nómina, serán aplicadas en el año y quincena que
se indiquen al momento de su grabación; es importante anotar que las novedades que se reporten
por este medio deben ser grabadas ya liquidadas, es decir, debe ser reportado tanto su
cantidad de horas como su valor, pues estas opciones no liquidan ninguna novedad, solo
actualizan y acumulan.

OPERACIÓN. Las novedades fuera de nómina pueden ser grabadas y aplicadas en cualquier
momento, sin embargo, debe mantenerse la siguiente secuencia de pasos: 1.) Grabación de la
Novedades a acumular; 2.) Revisión de las novedades digitadas; 3.) Actualización de las
novedades fuera de nómina.

Acto seguido, explicaremos en detalle cada una de las opciones que conforman esta operación.

GRABACION NOVEDADES FUERA DE NOMINA.

OPCION. Principal/ Personal/ Novedades Fuera de
Nómina/ Grabación y Control.

DESCRIPCION. Permite capturar y revisar las novedades
fuera de nómina que deben ser actualizadas.

OPERACIÓN. Se despliega en pantalla el menú de
grabación de novedades fuera de nómina, en el aparecen
las siguientes opciones:

F1. Inicialización de Archivos. Esta opción debe ser ejecutada periódicamente, y le permite al
usuario BLANQUEAR el archivo de novedades fuera de nómina cuando esté muy lleno.

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F2. Capturar Novedades. Esta opción permite entrar a la ventana de captura de novedades
fuera de nómina y permite en un solo proceso capturar hasta 100 novedades.

OPERACIÓN. El SEGA habilita
adicionalmente a las teclas normales de
movimiento, la tecla F2 para insertar un nuevo
Renglón, F3 para suprimirlo y ESC. Para
terminar. Igualmente habilita la tecla F1 para
la consulta asociada al campo que se está
digitando.

En cada renglón, deben digitarse los
siguientes datos: a.) Código del Empleado que
se ve afectado con la novedad; b.) Año en que
se debe aplicar la novedad; c.) Quincena en
que se aplica la novedad, recuerde que las
quincenas están asignadas de la siguiente forma: 01 y 02 para Enero, 03 y 04 para febrero,
05 y 06 para marzo, 07 y 08 para abril, 09 y 10 para mayo, 11 y 12 para junio, 13 y 14 para
julio, 15 y 16 para agosto, 17 y 18 para septiembre, 19 y 20 para octubre, 21 y 22 para
noviembre, 23 y 24 para diciembre; d.) Indique la novedad a acumular; e.) indique la
cantidad de unidades de la novedad a actualizar, recuerde, según la tabla de novedades,
que tipo de unidad maneja cada una de ellas; f.) Valor total de la novedad capturada.

Las novedades capturadas quedan registradas en orden secuencial de grabación y cada
renglón bautizado con un número de secuencia, este número será utilizado posteriormente
en el caso de requerirse la eliminación o modificación de una novedad.

F3. Modificar Novedades. Permite la modificación de novedades grabadas con anterioridad.

OPERACIÓN. Para modificar una novedad previamente grabada, indíquele al SEGA cual es
la secuencia de grabación correspondiente a la novedad a modificar, en este punto, el SEGA
despliega en el primer renglón de la ventana los datos y le permite al usuario su
modificación.

F4. Eliminar Novedades. Permite la eliminación de novedades grabadas con anterioridad.

OPERACIÓN. Para eliminar una novedad previamente grabada, indíquele al SEGA cual es
la secuencia de grabación correspondiente a la novedad a eliminar, en este punto, el SEGA
despliega en el primer renglón de la ventana los datos grabados y despliega un mensaje de
confirmación (S/N).

F5. Consultar Novedades. La opción de consulta de novedades no solo le permite al usuario
visualizar la información capturada, también permite en la misma pantalla, modificar y/o
suprimir novedades.

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OPERACIÓN. a.) Indíquele al SEGA desde que secuencia desea consultar, normalmente es
desde la secuencia 0, sin embargo, si el archivo del día es demasiado largo, será necesario
iniciar la consulta en una secuencia diferente a cero;

b.) Utilizando las teclas de movimiento, desplácese hacia arriba o abajo hasta ubicarse en el
renglón correspondiente a la novedad a cambiar.

c.) Ubicado en el renglón específico, utilice una de las siguientes teclas: F1. Ir a: Permite ir
directamente a una secuencia especificada; F2.- Suprimir: Permite suprimir la novedad en
que se encuentra ubicado el cursor; F3.- Edita: Permite modificar la secuencia en la que
se encuentra ubicado el cursor; ESC.- Terminar: Termina la consulta, graba los cambios y
retorna al menú de novedades fuera de nómina.

F6. Listar Novedades. Esta opción permite listar las novedades fuera de nómina grabadas.

OPERACIÓN. Seleccione los rangos de novedades que desea
imprimir, sean estos a través de un rango de secuencias, rango de
empleados (códigos) o rango de quincenas (AAAAMM); sin
embargo, si desea imprimir todo el contenido del archivo, bastará
con digitar <ENTER> en todos los campos de selección.

ACTUALIZACION NOVEDADES FUERA DE NOMINA

OPCION. Principal/ Personal/ Novedades Fuera de
Nómina/ Actualización.

DESCRIPCION. Permite actualizar en los acumulados las
novedades fuera de nómina capturadas.

OPERACIÓN. Confírmele al SEGA si desea o no
actualizar las novedades fuera de nómina que estén
pendientes de Registrar, debe responder (S.N) a la
pregunta.

Aunque en este archivo existen novedades grabadas en diferentes tiempos, el SEGA controla que
una misma novedad no sea registrada dos veces.

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ACTUALIZACION CONTABLE DE LA NOMINA MENSUAL

A continuación explicamos en forma detallada el mecanismo de Contabilización de la Nómina luego
de ser procesada, ya sea en forma quincenal o mensual. Opción: Principal/ Contabilidad/
Procesos/ Nomina Mensual.

EXPLICACION DETALLADA

Liquide Quincenas,
Vacaciones,
Primas,
Cesantías,
Intereses a Cesantías,
Novedades Fuera de Nómina,
Etc. Actualizar todos y cada uno
de los procesos realizados
(En la ejecución mensual del dentro del mes que se va a
proceso de nómina, se procesar y/o contabilizar
generan normalmente (Nóminas, Vacaciones,
novedades tales como las Primas, Bonificaciones,
arriba mencionadas, es utilizando la opción de
actualización que está Archivo de
importante tener en cuenta
asociada a cada submódulo) Acumulados
que el comprobante a generar
incluirá y contabilizará todos
los conceptos).

La primera vez que se realice el
comprobante de nómina, es necesario
ACONDICIONAR las tablas básicas que
Cdnopag.puc
el sistema utiliza como son:
Cdnopag.puc
Tabla de Nómina Por Pagar
Tabla de Provisiones y Aportes
Tabla de Bases de Cálculo
Cdnoapo.puc
(Ver en los siguientes numerales la forma
de operación).
Cdgruprv.puc

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Proceso Mensual de Contabilización

Actualice Los Pagos de Nómina
realizados

Ejecute La Opción de Manejo del Comprobante Contable.
Principal/Contabilidad/Procesos/Nomina Mensual

Seleccione el Año/Mes a Procesar (AAAAMM) 1.) Genere el comprobante mensual/
quincenal (F4).

Liste Informe Resumen Mensual (F7) 2.) Revise las inconsistencias presentadas
(F5)

Analice y Revise Informe Resumido No

Inconsistencias ¿

Si
No
Si
Error ¿

Liste Inconsistencias (F5)

Contabilice y
Actualice en Revise Tablas (F1, F2, F3),
Libros Contables Nits, Cuentas,
(F8) Actualizaciones, pagos
realizados, etc.

Termine

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CONFECAMARAS .

Como puede apreciarse, al seleccionar el
año y el mes de proceso, se despliega una
pantalla con las opciones que pueden
ejecutarse. Así:

F1.- Mantenimiento tabla Nómina por Pagar.

F2.- Mantenimiento tabla de Provisiones y aportes.

F3.- Mantenimiento tabla de Grupos Provisión.

F4.- Generación del Comprobante de Nómina.

F5.- Listado de Inconsistencias.

F6.- Listado Soporte Detallado Empleado por Empleado.

F7.- Listado Soporte Global.

F8.- Traslado Contable.

TABLA DE NOMINA POR PAGAR

OPCION. Principal/ Contabilidad/
Procesos/ Nómina Mensual/ < Indique el
año y mes a procesar>/ Tabla de Nómina
Por Pagar.

DESCRIPCION. Esta opción le permitirá
al usuario del SEGA indicarle al sistema
que cuentas deben verse afectadas al
momento de contabilizar la nómina por
pagar. Tal cual lo haríamos, si la
contabilización se hiciese en forma
manual (comprobante digitado). Para
efectos de una mayor exactitud, el SEGA organiza una Contabilización distinta por cada Centro de
Costos o área de responsabilidad. Igualmente, debemos indicarle a donde contabilizar cada
concepto.

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OPERACIÓN. A continuación explicamos la forma como debe operarse este proceso de
mantenimiento a la Tabla de Nómina por Pagar.

a.) Indique en la ventana de centros de costos cual es el centro al que asignará la codificación,
puede desplazarse a través de esta ventana de selección utilizando las flechas de movimiento
(Flecha arriba y Flecha Abajo).

b.) Ubicado en el Centro de Costos a Procesar, digite <ENTER> para que se despliegue la
ventana de Novedades. En esta ventana, deben indicarse una a una las cuentas que se
afectarán por cada concepto. Más adelante en este mismo instructivo, mostramos una tabla
ejemplo de esta codificacón. Utilizando las flechas de movimiento (arriba y abajo), desplácese
hasta la novedad a codificar y digite en ella <ENTER>

c.) El SEGA despliega entonces la ventana de codificación específica para dicha novedad, en ella
debemos indicar:
Cuenta al Débito. Indique el código contable de la cuenta auxiliar que se ve
afectada al débito. Si desconoce las cuentas manejables, recurra a la tecla F1 de
ayuda en línea.

Nit al Débito. Indique el Nit o cédula que debe causarse al gasto. Si se digita un nit
en particular, todas las novedades (así sea de diferentes personas) serán cargadas
a dicho Nit. Si se digita Nit en 0, el sistema recurre al campo SI NIT = 0 para
conocer como debe contabilizar.

Cuenta al Crédito. Indique la cuenta que se ve afectada al crédito. Recurra a la
tecla F1 para ayuda en línea, en caso de desconocer los códigos contables
manejados.

Nit al Crédito. Indique el Nit o cédula que se mueve al crédito. Funciona de la
misma manera como funciona el Nit al Débito, si el nit no es 0, el SEGA carga
todas las partidas a dicho nit, si el nit es 0, se revisa el campo SI NIT = 0 para
saber a quien debe cargarse la novedad.

SI NIT = 0. En caso de encontrar nits en cero en algunas asignaciones de
contabilización, el SEGA valida este campo para conocer a quien debe cargarse la
transacción así: 0.- Se carga a nombre del empleado, 1.- Se carga a nombre del
Fondo de Pensiones, 2.- Se carga a nombre de la EPS, 3.- Se carga a nombre del
Fondo de Cesantías, 4.- Se carga a nombre de la ARP.

Presupuesto. Este campo debe ir en blancos, es utilizado solo en caso de manejar
presupuesto de caja.

Programa al Débito. Indique el nombre del programa presupuestal que se ve
afectado por la transacción al débito. Si desconoce los programas existentes,
recurra a la tecla F1 de ayuda en línea.

Programa al Crédito. Indique el nombre del programa presupuestal que se ve
afectado por la transacción al crédito. Si desconoce los programas existentes,
recurra a la tecla F1 de ayuda en línea.

OTRAS OPCIONES. El SEGA habilita el uso de las siguiente teclas de función:

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F1.- Consulta. Esta tecla permite la consulta en cualquier parte del proceso de mantenimiento, y
de acuerdo al campo que se esté capturando.

F3.- Elimina. Esta función permite eliminar la totalidad de las codificaciones de contabilización de
nomina por pagar asignadas a un centro de costos específico. Directamente al centro de costos
sobre el cual se esté trabajando en dicho momento.

F5.- Imprime. Permite Listar el contenido de las tablas de nómina por pagar, organizado por
Centro de Costos.

F7.- Duplicar. Esta opción, muy utilizada al momento de instalar por primera vez el módulo,
permite duplicar la asignación de un centro de costos (su codificación) a otro centro de costos,
facilitando así éste proceso de codificación.

ESC.- Permite retroceder a la ventana y/o pantalla inmediatamente anterior, y en su momento,
permite abandonar la opción de Mantenimiento a la Tabla de Nómina por pagar.

COMO ELIMINAR UNA ASIGNACION (CODIFICACION). Para eliminar la asignación de un
Centro de costos/Novedad, bastará con digitar blancos (espacios) en el código de la cuenta al
débito y luego dar la tecla <ESC>. Esto le indica al SEGA que deseamos suprimir u omitir dicha
asignación.

NOTA IMPORTANTE. Como puede apreciarse, el SEGA no contempla en la presente versión la
posibilidad de distribuir porcentualmente entre ingresos públicos y privados el comprobante de
nómina generado, esta opción será incluida en versiones futuras.

NOTA IMPORTANTE. Este proceso de asignación a esta tabla, al igual que a la tabla de Aportes y
Provisiones de nómina, debe ser realizado solamente la primera vez que deseemos generar el
comprobante en forma automática, de allí en adelante el SEGA asumirá para los meses
venideros la codificación preestablecida.

TABLA DE APORTES y PROVISIONES

OPCION. Principal/ Contabilidad/ Procesos/ Nómina Mensual/ < Indique el año y mes a procesar>/
Tabla de Aportes y Provisiones.

DESCRIPCION. Esta opción le permitirá al usuario del SEGA indicarle al sistema que cuentas
deben verse afectadas y en que valores al momento de generar y contabilizar las provisiones y los
aportes parafiscales. Tal cual lo haríamos, si la contabilización se hiciese en forma manual
(comprobante digitado). Para efectos de una mayor exactitud, el SEGA organiza una
Contabilización distinta por cada Centro de Costos o área de responsabilidad. Igualmente,
debemos indicarle a donde contabilizar cada concepto.

OPERACIÓN. A continuación
explicamos la forma como debe
operarse este proceso de
mantenimiento a la Tabla de aportes y
provisiones.

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b.) Ubicado en el Centro de Costos a Procesar, digite <ENTER> para que se despliegue la
ventana de Aportes y provisiones. En esta ventana, deben indicarse una a una las cuentas que
se afectarán por cada concepto. Más adelante en este mismo instructivo, mostramos una tabla
ejemplo de esta codificacón. Utilizando las flechas de movimiento (arriba y abajo), desplácese
hasta el aporte o provisión a codificar y digite en ella <ENTER>

c.) El SEGA despliega entonces la ventana de codificación específica para dicho aporte, en ella
debemos indicar:
Cuenta al Débito. Indique el código contable de la cuenta auxiliar que se ve
afectada al débito. Si desconoce las cuentas manejables, recurra a la tecla F1 de
ayuda en línea.

Cuenta al Crédito. Indique la cuenta que se ve afectada al crédito. Recurra a la
tecla F1 para ayuda en línea, en caso de desconocer los códigos contables
manejados.

Porcentaje. Indique el porcentaje de provisión y/o aporte a aplicar.

Valor. Si la provisión y/o aporte se realiza por número de personas y no por valor
base, indique el valor a aplicar por provisión y/o aportes para cada persona de un
centro de costos específico. Normalmente este valor es 0.

Presupuesto. Este campo debe ir en blancos, es utilizado solo en caso de manejar
presupuesto de caja.

Programa al Débito. Indique el nombre del programa presupuestal que se ve
afectado por la transacción al débito. Si desconoce los programas existentes,
recurra a la tecla F1 de ayuda en línea.

Programa al Crédito. Indique el nombre del programa presupuestal que se ve
afectado por la transacción al crédito. Si desconoce los programas existentes,
recurra a la tecla F1 de ayuda en línea.

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OTRAS OPCIONES. El SEGA habilita el uso de las siguiente teclas de función:

F1.- Consulta. Esta tecla permite la consulta en cualquier parte del proceso de mantenimiento, y
de acuerdo al campo que se esté capturando.

F3.- Elimina. Esta función permite eliminar la totalidad de las asignaciones de provisión y aportes
asignadas a un centro de costos específico. Directamente al centro de costos sobre el cual se esté
trabajando en dicho momento.

F5.- Imprime. Permite Listar el contenido de las tablas de nómina por pagar, organizado por
Centro de Costos.

ESC.- Permite retroceder a la ventana y/o pantalla inmediatamente anterior, y en su momento,
permite abandonar la opción de Mantenimiento a la Tabla de Aportes y Provisiones.

COMO ELIMINAR UNA ASIGNACION (CODIFICACION). Para eliminar la asignación de un
Centro de costos/Aporte Provisión, bastará con digitar blancos (espacios) en el código de la cuenta
al débito y luego dar la tecla <ESC>. Esto le indica al SEGA que deseamos suprimir u omitir dicha
asignación.

COMO INCLUIR y/o ELIMINAR PROVISIONES Y APORTES?. El SEGA permite la inclusión de
nuevos conceptos de provisión y/o aportes, los cuales, pueden verse modificados dependiendo de
las condiciones laborales de la Entidad. Es decir, pueden incluirse nuevas primas extralegales,
incluir nuevos aportes parafiscales y/o modificar los nombres de los existentes. Los aportes y
provisiones se encuentran definidos en una tabla básica y/o fija. Esta tabla, puede ser adaptada a
las necesidades específicas de cada Entidad, utilizando la opción Principal/ Administración/
Tablas Fijas/ Nómina – Aportes y Provisiones. Al modificar ésta tabla, tenga en cuenta que de
los código 01 al 09 estan destinados para provisiones y de los códigos 11 al 20 para aportes y
parafiscales.

CALCULO DE APORTES PARA PENSION y SALUD. En el SEGA el cálculo del gasto por
concepto de aportes a pensión y salud se calcula en base al pago indivudual de cada empleado,
por lo tanto, a diferencia del resto de las provisiones y aportes, este valor se calcula de la siguiente
manera:

Cuenta al débito Cuenta de Gasto en el grupo 51 o 53, para Salud y Pensión
Nit al Débito Cero.
Cuenta al Crédito Auxiliar Correspondiente en la 2370 ya sea Salud o Pensión
Nit al Crédito Cero
Nit = 0 1 para pensiones, 2 para EPS
Porcentaje 300% para Pensión, 200% para salud
Valor 0
Presupuesto Blancos
Programa al Débito Funcionamiento o el programa requerido
Programa al Crédito Blancos

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Al definir estos aportes de esta manera el SEGA calcula 3 veces el valor pagado por el empleado
para pensión y 2 veces el valor pagado por el empleado para salud.

NOTA IMPORTANTE. Como puede apreciarse, el SEGA no contempla en la presente versión la
posibilidad de distribuir porcentualmente entre gastos públicos y privados el comprobante de
nómina generado, esta opción será incluida en versiones futuras.

NOTA IMPORTANTE. Este proceso de asignación a esta tabla, al igual que a la tabla de nómina
por pagar, debe ser realizado solamente la primera vez que deseemos generar el
comprobante en forma automática, de allí en adelante el SEGA asumirá para los meses
venideros la codificación preestablecida.

TABLA DE GRUPOS PROVISION

OPCION. Principal/ Contabilidad/
Procesos/ Nómina Mensual/ <
Indique el año y mes a procesar>/
Tabla de Grupos Provisión.

DESCRIPCION. Esta opción le
permitirá al usuario del SEGA
indicarle al sistema que conceptos
forman base de cálculo de cada
una de las provisiones y/o aportes
(fiscales y parafiscales)

OPERACIÓN. A continuación
explicamos la forma como debe operarse este proceso de mantenimiento a la Tabla de Grupos
Provisión.

a.) Al seleccionar esta opción, el SEGA despliega una ventana en la cual muestra los diferentes
tipos de conceptos que se presentan en la Nómina, cada concepto de estos puede o no formar
parte de la base de cálculo de las provisiones y los aportes. El usuario debe entonces ubicarse
en el tipo de concepto que desea accesar, utilizando las teclas de movimiento y luego digitar
<ENTER> para que el SEGA despliegue la ventana de aportes y provisiones posibles.

b.) Indíquele al SEGA entonces, como se comporta el concepto seleccionado para calcular las
bases de provisión y aportes. Para indicarle este hecho, en la parte inferior de la pantalla
aparecen las posibilidades que son:

0. No se toma en cuenta
1. 100% de Salarios Normales y 100% de salarios integrales
2. 100% de Salarios Normales y 70% de salarios integrales
3. 100% de Salarios Normales, 0% de salarios integrales
4. 0% de Salarios Normales, 100% de salarios integrales
5. 0% de Salarios Nomales, 70% de salarios integrales.
6. 100% de un Salario mínimo

En estas 7 posibilidades se cubren el 100% de las opciones presentadas.

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GENERA COMPROBANTE

OPCION. Principal/ Contabilidad/ Procesos/ Nómina Mensual/ <Indique el año y mes a procesar>/
Generación de Comprobante.

DESCRIPCION. Esta opción liquida el comprobante de nómina y asigna la codificación a las
diferentes partidas, sin embargo, NO REALIZA LA CONTABILIZACION DEL MISMO. Es en este
proceso donde se generan inconsistencias por no estar completas la tablas de encadenamiento y/o
por errores en las imputaciones contables (Nits, Cuentas erróneas, etc).

OPERACIÓN. Debe simplemente indicarse un “S” o “N” confirmando la ejecución del proceso.
Es importante recordar que antes de ejecutar esta opción, deben estar completamente
actualizados (en la nómina) todos los pagos realizados durante el mes a liquidar, como son:
Quincenas, Vacaciones, Primas, Liquidación de Contratos de Trabajo, etc. Recordemos que cada
uno de estos procesos tiene su propio mecanismo de actualización en los acumulados de la
nómina. Y que el comprobante automático de nómina incluye todas las transacciones que afectan
este módulo.

LISTADO DE INCONSISTENCIAS

OPCION. Principal/ Contabilidad/
Procesos/ Nómina Mensual/ <Indique
el año y mes a procesar>/ Lista
Inconsistencias.

DESCRIPCION. Permite listar las
inconsistencias generadas al procesar
el comprobante de Nómina y
obviamente, permite la corrección de
las tablas de Nómina por Pagar,
Aportes y Provisiones, Nits y Cuentas
antes de hacer efectiva la imputación
contable.

OPERACIÓN. Seleccione el dispositivo de impresión (en la ventana de impresoras) y confirme,
digitando “S”o “N” a la impresión del mismo. Si el SEGA no generó inconsistencia alguna, indicará
este hecho y no permitirá que se imprima ningún informe.

LISTADO SOPORTE DETALLADO
OPCION. Principal/ Contabilidad/ Procesos/ Nómina Mensual/ <Indique el año y mes a procesar>/
Lista Soporte Detallado.

DESCRIPCION. Esta opción permite listar un soporte de la forma como quedará contabilizada la
Nómina, los aportes y las provisiones, incluyendo la imputación contable de los movimientos
empleado por empleado (lo cual indica que es un informe bastante voluminoso).

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Recomendamos la impresión de este informe si y solo si es necesaria una auditoría persona por
persona de lo contrario, será un gasto inoficioso de papelería.

OPERACIÓN. Seleccione el dispositivo de impresión (en la ventana de impresoras) y confirme,
digitando “S”o “N” a la impresión del mismo. El Sega nos imprime la siguiente información:

Por Cada Empleado

Devengados del Periodo/Mes (Bases de cálculo y nómina pagada)
Imputación Contable de la Nómina por Pagar
Imputación Contable y los Valores Calculados de los Aportes y Provisiones

LISTADO SOPORTE RESUMIDO

OPCION. Principal/ Contabilidad/ Procesos/ Nómina Mensual/ <Indique el año y mes a procesar>/
Lista Soporte Global.

DESCRIPCION. Esta opción permite listar un soporte de la forma como quedará contabilizada la
Nómina, los aportes y las provisiones, incluyendo la imputación contable de los movimientos en
forma global, sin detallar empleado por empleado. Recomendamos la impresión de este informe
todos los meses para dejarlo como listado soporte de la causación contable de la Nómina.

OPERACIÓN. Seleccione el dispositivo de impresión (en la ventana de impresoras) y confirme,
digitando “S”o “N” a la impresión del mismo. El Sega nos imprime la siguiente información:

Nómina Pagada Empleados de Salarios Normales
Nómina Pagada Empleados con Sueldo Integral
Imputación contable de la Nómina por Pagar
Imputación contable y valorización de los Aportes y Provisiones Calculados

TRASLADO, ACTUALIZACION, APLICACIÓN CONTABLE
OPCION. Principal/ Contabilidad/ Procesos/ Nómina Mensual/ <Indique el año y mes a procesar>/
Traslado Contable

DESCRIPCION. Esta opción contabiliza en los archivos de movimiento la información de la Nómina
por Pagar y los Aportes y Provisiones. Afecta libros Auxiliares, Mayores, Presupuestos y Estados
de Resultado

OPERACIÓN. Confirme, digitando “S”o “N” a la contabilización. El SEGA controla que el proceso
no vaya a realizarse más de una vez, lo cual implicaría una doble contabilización en forma
accidental, al igual que tampoco permitirá la actualición contable si existe algún tipo de
inconsistencia en el comprobante generado.

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COMO REVERSAR EL TRASLADO CONTABLE DE LA NOMINA, APORTES Y
PROVISIONES

DESCRIPCION. Es posible que aún luego de revisados todos los pasos y todas las actualizaciones
en nómina, pueda presentarse la situación de tener que reversar una imputación contable de la
nómina realizada a través del comprobante automático. Para esta reversión el SEGA no tiene
ninguna opción específica si no que
recurre a la opción de Eliminación
de Documentos que se encuentra
en: Principal/ Contabilidad/
Procesos/ Especiales/ Borrado de
Documentos.

OPERACIÓN. Al seleccionar esta
opción, el SEGA despliega una
ventana en la que le pregunta al
usuario cual es el documento que
desea Eliminar, en tal caso,
debemos indicar el Documento
asignado a la Contabilización de la
Nómina, normalmente 110-AAMM01 donde 110 es el tipo de documento asignado al comprobante
de Nómina, AA indica el año de proceso, MM indica el mes y 01 indica el comprobante.
Posteriormente, si el SEGA no tiene cerrado (bloqueado) el mes correspondiente, permite
confirmar la eliminación del documento (digitando “S”o “N” dependiendo del caso).

TABLAS DE EJEMPLO DE: NOMINA POR PAGAR, APORTES Y
PROVISIONES Y GRUPOS PROVISION

A continuación desplegamos, a manera informativa, ejemplos de tablas de Nómina por Pagar,
Aportes y Provisiones y Tablas de Grupos Provisión, ejemplos que le ayudarán a definir en forma
clara las tablas propias para su entidad.

TABLA DE NOMINA POR PAGAR.

A continuación defininmos la tabla de nómina por pagar típica para un centro de costos X dentro de
la estructura administrativa y contable de una Entidad/Cámara normal. La tabla aquí definida es
simplemente un ejemplo, no constituye de manera alguna un requisito obligatorio, sin embargo,
puede dar una luz en el camino de las definiciones propias para cada tipo de organización.

Descripcion de la Novedad Cta Debito Nit Debito Cta Credito Nit Credito Nit = 0

Salario Normal
Salario Integral
Apoyo Empresarial
Nocturnas
Festivas Diurnas
Festivas Nocturnas
Extras Diurnas

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Extras Nocturnas
Extras Festivas Diurnas Gasto Cámara Nom x Pagar Cámara 0
Extras Festivas Nocturnas
Dominicales de Ley
Dominicales de Ley Integrales
Dominicales Diurnas
Dominicales Nocturnas
Extras Dominicales Diurnas
Extras Dominicales Nocturnas

Permiso Remunerado
Licencia (*)
Permiso No Remunerado (*)
Licencia de Maternidad Gasto Cámara Nom x Pagar Cámara 0
Ausencia Injustificada (*)
Sanción (*)
Incapacidad

Transporte Gasto Cámara Nom x Pagar Cámara 0

Incentivos Gasto Cámara Nom x Pagar Cámara 0

Comisiones
Gastos de Representación. Gasto Cámara Nom x Pagar Cámara 0

Retroactivo Fijo
Retroactivo Variables Gasto Cámara Nom x Pagar Cámara 0

Indemnizaciones Gasto Cámara Nom x Pagar Cámara 0

Bonificación Nómina Por Pagar o
Extralegales Primas Provisiones,
Extralegales Vacaciones Provisión Cámara Dependiendo de la Cámara 0
Contabilización del
Desembolso.

Reintegros por mayores valores Concepto de
descontados reintegro o al 0 (Carga a Nom x Pagar Cámara 0
código del cada
prestamo. empleado)

Vacaciones Nom x Pagar o
Compensatorio Vacaciones Provisión Cámara Provisión o gasto, Cámara 0
dependiendo del
mecanimo de pago.

Cesantias, Provisión, Nomina por
Intereses, Pagar o Gasto
Primas, Provisión Cámara dependiendo del Cámara 0
mecanismo de pago.

Cesantías, Intereses, Primas, Provisión, Nomina por
Sueldos y demás pagados en Provisión y Cámara pagar, depende de la Cámara 0
liquidación de contratos de trabajo. Gastos. forma como se
genere el pago.

Descuentos por Ley 100 pensión, 1o2o3

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Ley 100 Salud, Solidaridad, etc. Nom x Pagar Cámara Acreedores Varios 0 (**)

Retenciones en la Fuentes, Retención,
Descuentos por prestamos, Nom x Pagar Cámara Deudores, 0 0
Fondo de Empleados, Prestamos (**)
Prestamos Directos, etc.

(*) Aunque estos conceptos no generan valor alguno, el SEGA validará que tengan asignados
alguna imputación contable.

(**) Se selecciona la forma como debe contabilizarse cuando el Nit es 0, por lo tanto si se
selecciona (0) carga al empleado, (1) carga al fondo de pensiones, (2) Carga a EPS, (3) carga a
Fondo de Cesantias, (4) carga a ARP.

TABLA DE APORTES Y PROVISIONES.

A continuación defininmos la tabla de Aportes y Provisiones típica para un centro de costos X
dentro de la estructura administrativa y contable de una Entidad/Cámara normal. La tabla aquí
definida es simplemente un ejemplo, no constituye de manera alguna un requisito obligatorio, sin
embargo, puede dar una luz en el camino de las definiciones propias para cada tipo de
organización.

Aporte/Provisión Cta Débito Nit Débito Cta Crédito Nit Crédito Nit = 0 Porcentaje

Prov. Cesantias Gasto Cámara Provisión Cámara 0 8.3333

Prov. Intereses Gasto Cámara Provisión Cámara 0 1.0000

Prov. Vacaciones Gasto Cámara Provisión Cámara 0 4.17 o superior

Prov. Prima Legal Gasto Cámara Provisión Cámara 0 8.3333

Prov. Extralegales Gasto Cámara Provisión Cámara 0 Porcentaje
Asignado

Aporte a Pensión Gasto 0 Acreedores 0 1 (*) 300.oo
varios

Aporte a Salud Gasto 0 Acreedores 0 2 (*) 200.oo
varios

Aporte a Salud por Acreedores 0 2(*) 12.00
Apoyo Empresarial Gasto 0 Varios

ARP Gasto Nit de ARP Aceedores Nit de ARP 0 Factor
Varios

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ARP Apoyo Gasto Nit de ARP Aceedores Nit de ARP 0 Factor
Empresarial Varios

ICBF Gasto ICBF Acreedores C/Compensació 0 3.oo
Varios n

SENA Gasto SENA Acreedores C/Compensació 0 2.oo
Varios n

Caja de Gasto CAJA Acreedores C/Compensació 0 4.oo
Compensación Varios n

(*) Se selecciona la forma como debe contabilizarse cuando el Nit es 0, por lo tanto si se
selecciona (0) carga al empleado, (1) carga al fondo de pensiones, (2) Carga a EPS, (3) carga a
Fondo de Cesantias, (4) carga a ARP.

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INFORMES GENERALES

Las opciones contempladas en este menú, permiten consultar y listar la información que
históricamente se ha ido almacenando en los archivos de nómina y de personal.

Los Listados generales están catalogados de la siguiente manera:

INFORMES DE ACUMULADOS:
Estas opciones Permiten imprimir relaciones de ingresos y deducciones por diferentes conceptos.
La información es extraída de los archivos de acumulados del sistema de nómina.

Estos Informes son:

RELACION DE ACUMULADOS POR NOVEDAD
Esta opción permite listar los acumulados por novedad entre un rango de nóminas. Debe indicarse
el rango de novedades a relacionar y el rango de quincenas. Las quincenas se identifican por el
año de la quincena y el número de la quincena. Por ejemplo: Para listar Abril del 2003, el decimos
al sistema que el rango de quincenas es de la 2003-07 a la 2003-08. Donde 07 es la primera
quincena de abril y 08 la segunda.

RELACION DE ACUMULADOS POR EMPLEADO
Esta opción permite listar los acumulados por empleado entre un rango de nóminas. Debe
indicarse el rango de empleados a relacionar, el rango de quincenas y el nivel de detalle del
informe (S.- Detalla quincena por quincena, empleado por empleado; N.- Acumula el rango de
quincenas y arroja un resumen por cada empleado). Las quincenas se identifican por el año de la
quincena y el número de la quincena. Por ejemplo: Para listar Abril del 2003, el decimos al sistema
que el rango de quincenas es de la 2003-07 a la 2003-08. Donde 07 es la primera quincena de abril
y 08 la segunda.

RELACION DE ACUMULADOS POR EMPLEADO Y DEVENGADOS
Esta opción permite listar los acumulados por empleado (solo una relación de los devengados)
entre un rango de nóminas. Debe indicarse el rango de empleados a relacionar y el rango de
quincenas. Las quincenas se identifican por el año de la quincena y el número de la quincena. Por
ejemplo: Para listar Abril del 2003, el decimos al sistema que el rango de quincenas es de la 2003-
07 a la 2003-08. Donde 07 es la primera quincena de abril y 08 la segunda.

RELACION DE ACUMULADOS POR NOVEDAD Y EMPLEADO
Esta opción permite listar los acumulados por novedad y una relación detallada de los empleados
que reportaron dicha novedad entre un rango de nóminas. Debe indicarse el rango de novedades
a relacionar, el rango de empleados y el rango de quincenas. Las quincenas se identifican por el
año de la quincena y el número de la quincena. Por ejemplo: Para listar Abril del 2003, el decimos
al sistema que el rango de quincenas es de la 2003-07 a la 2003-08. Donde 07 es la primera
quincena de abril y 08 la segunda.

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RELACION DE ACUMULADOS GENERALES
Esta opción permite listar un resumen general de los acumulados entre un rango de nóminas. Debe
indicarse el rango de quincenas y si se desea detallar o no el informe (S.- Detalla un resumen
quincena por quincena; N.- Emite un solo acumulado general). Las quincenas se identifican por el
año de la quincena y el número de la quincena. Por ejemplo: Para listar Abril del 2003, el decimos
al sistema que el rango de quincenas es de la 2003-07 a la 2003-08. Donde 07 es la primera
quincena de abril y 08 la segunda.

INFORMES DE AUTOLIQUIDACION:
!!! NOTA IMPORTANTE !!! Con la entrada en operación del sistema de Planilla Unica, estas
opciones pierden su vigencia.)

Estas opciones Permiten imprimir informes soporte para la autoliquidación de aportes al ISS, a los
fondos de pensiones, a las EPS y a las ARP.

Estos Informes son:

LISTADO PARA ANALISIS
Esta opción genera una sábana detallada de la autoliquidación empleado por empleado. Sin
importar en que Fondo de pensiones, EPS o ARP se encuentre matriculado. Para generar este
informe indíquele al sistema El Año y el mes a auto liquidar, el porcentaje que se asume como
factor Prestacional del salario integral, El tope máximo para descuento de pensión y Salud y El
valor del salario mínimo vigente para el mes a auto liquidar.

LISTADO DE AUTOLIQUIDACION POR COMPAÑÍA
Esta opción genera una sábana detallada de la autoliquidación empleado por empleado. Clasifica
la información dependiendo de la compañía a la que los empleados estén afiliados. Para generar
este informe indíquele al sistema El Año y el mes a auto liquidar, el porcentaje que se asume como
factor Prestacional del salario integral, El tope máximo para descuento de pensión y Salud y El
valor del salario mínimo vigente para el mes a auto liquidar. Para la correcta generación de este
informe, es indispensable que los funcionarios estén correctamente asignados a las compañía de
Ley 50 y ley 100 correspondientes.

AUTOLIQUIDACION PARA EL ISS
Esta opción genera la autoliquidación para el seguro social (ISS) en el formato establecido para tal
efecto por la entidad. Genera los archivos AUTOL CINTI y CINTF correspondientes. Para la
correcta ejecución de este proceso tenga en cuenta los siguientes aspectos:

En el registro de control del SEGA, revise que estén correctamente diligenciados todos los
parámetros del registro de control que se involucran con la autoliquidación de aportes.
(Administración/ Registro de Control/ Nómina – Datos ISS)

Asegúrese de que estén correctamente asignados al ISS los empleados que son, dado que
el sistema los liquidará o excluirá dependiendo de la relación que ellos tengan en las
compañías de Ley 50 y ley 100.

Asegúrese de que todos los pagos (quincenas, primas, bonificaciones, vacaciones y
novedades fuera de nómina) que afecten el mes en cuestión estén actualizadas.

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Confirme e indique los siguientes datos:

Año y mes a procesar. En formato AAAAMM
Porcentaje de factor Prestacional para el salario integral
Tope Máximo para descuentos de Ley 50 y ley 100.
Salario mínimo
Compañía que va a liquidar. Según la tabla de compañías de Ley 50 y ley 100.
Típicamente el seguro social se ha asignado al 001.
Nit de la Empresa
Dígito de Verirficación
Sucursal de la empresa. Si tiene solamente una, digite 001.
Dirección
Código DANE del municipio (DIVIPOLA). Cinco dígitos que incluyen departamento y
municipio.
Teléfono
Número Patronal
Número de radicación original en caso de correcciones
Dígito de verificación de la radicación original
Indique si es corrección o no.
En caso de corrección indique si es parcial o total
Indique la fecha del proceso

Los archivos generados son almacenados en el directorio <DATOS>/AUTOLIQ.

CONSULTA AUTOLIQUIDACION PARA EL ISS
Esta opción permite conocer por pantalla los datos que se incluyeron en la autoliquidación
realizada. Permite consultar los diferentes tipos de registros y el detalle de los mismos. Solamente
permite consultar la Auto liquidación que esté disponible en ese momento dado que la información
se carga de los AUTOL, CINTI y CINTF que existan en el sistema.

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CONSOLIDACIONES
Estas opciones permiten imprimir informes de consolidación y proyecciones teniendo en cuenta la
información que ha sido previamente procesada por el módulo de nómina.

Estos Informes son:

INFORME CONSOLIDADO DE CESANTIAS E INTERESES
Permite elaborar un informe de consolidación de Cesantías e Intereses a un corte determinado. El
corte se le indica al sistema a través de una Año y mes que se digita en formato AAAAMM.
Adicionalmente debe indicársele al sistema si la base para la consolidación es sobre 12 meses o
sobre NN meses, donde NN es el corte que se está realizando.

INFORME CONSOLIDADO DE VACACIONES
Permite elaborar un informe de consolidación de vacaciones a un corte determinado. El corte se le
indica al sistema a través de una fecha en formato AAAAMMDD. Adicionalmente debe indicársele
al sistema el número de días de vacaciones que debe tomar como base para la liquidación.

Para la correcta ejecución de este informe es indispensable que se le hubiere indicando al sistema
al menos la última vacaciones que se le pagó al empleado.

INFORME DE PROYECCION DE COSTOS Y GASTOS
Permite elaborar una proyección de los costos de la nómina para efectos de realizar presupuestos
de años venideros y análisis de crecimiento de la planta de personal.

Indique al sistema los siguientes datos para realizar la proyección:

Año a proyectar
Rango de nóminas que deben tomarse como base para los acumulados. Los rangos de
nómina deben darse en formato AAAAQQ inicial y AAAAQQ final donde AAAA es el año y
QQ la quincena. Recuerde que un año tiene 24 quincenas.
Salario mínimo proyectado
Porcentaje de incremento salarial sobre los sueldos actuales.
Porcentaje de provisión para Cesantías
Porcentaje de provisión para Intereses

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Porcentaje de provisión para vacaciones
Porcentaje de provisión para primas
Porcentaje de provisión para bonificaciones
Porcentaje de provisión para pensión. La que asume la empresa
Porcentaje de provisión para Salud. La que asume la empresa
Porcentaje de provisión para ARP.
Porcentaje de provisión para Fondo de Solidaridad. Cuando la empresa lo asume
Porcentaje de aportes parafiscales
Número de personas nuevas que se contratarán
Salario promedio de las personas nuevas.

IMPRESIÓN DEL LIBRO DE VACACIONES
Esta opción permite imprimir el Libro de vacaciones que legalmente debe ser llevado por las
Organizaciones como parte integral de la gestión del recurso humano que se realiza.

Para que este libro pueda ser impreso deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

Deben estar en el sistema TODOS los pagos de vacaciones que hubiere tenido un
empleado.

CERTIFICADOS DE RETENCION EN LA FUENTE
Para generar estos informes, el sistema le solicita al usuario los siguientes datos de entrada:

Periodo a certificar. Año de ingresos y retenciones que se desea certificar

Rango de empleados a certificar.

Número de copias a imprimir

Fecha de emisión de los certificados.

En la medida en que los formatos van cambiando año a año, estas nuevas opciones se van
incluyendo.

CARTILLAS DE EMPLEADOS
Bajo este grupo se asocia un conjunto de informes cuyo objeto es generar listas o relaciones de
empleados.

CARTILLA POR PUNTO DE PAGO
Genera una relación de los empleados organizada por Punto de Pago.

CARTILLA POR CODIGO
Genera una relación de empleados organizada por código del empleado

CARTILLA POR NOMBRE
Genera una relación alfabética de empleados

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CARTILLA POR CENTRO DE COSTOS
Genera una relación de empleados ordenada por centro de costos

CARTILLA POR CUADRILLA
Genera una relación de empleados organizado por cuadrilla.

CARTILLA POR LABOR
Relación de empleados por cargo o labor

CARTILLA POR FECHA DE INGRESO
Genera una relación de empleados organizada por fecha de ingreso.

CARTILLA POR FECHA DE RETIRO
Genera una relación de empleados organizada por fecha de retiro.

CARTILLA DE EMPLEADOS CON DERECHO A VACACIONES
Genera una relación de los empleados que a una fecha corte han adquirido derecho a que se les
liquide vacaciones.

CARTILLA DE EMPLEADOS VENCIMIENTOS PERIODO DE PRUEBA
Genera una relación de los empleados que tienen contrato a término fijo y cuyo periodo de prueba
está próxima a vencer.

INICIALIZACION ARCHIVOS DE NOMINA

OPCION. Principal/ Personal/ Inicialización Archivos Nómina.

DESCRIPCION. Esta opción permite crear en forma
selectiva los directorios y archivos que necesita el módulo de
nómina para su funcionamiento.

OPERACIÓN. a.) Indique la clave de inicialización de
archivos de nómina, esta clave será encontrada en el Registro de Control del SEGA, en la
categoría de claves; y su digitación en este punto tiene por objeto evitar la ejecución de esta opción
en forma indebida;

b.) Indíquele al SEGA que archivos desea crear y cuales no,
normalmente debe marcarse todos con “S”, pero nosotros
enviamos junto con la versión inicial, un conjunto de archivos basé
(tabla de novedades, tabla de retenciones, etc) que recomendamos
no sean creados, por lo tanto, utilice las marcaciones de creación
predeterminadas;

c.) confirme, mediante (S) o (N) la ejecución de la opción.

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