Docstoc

Masalah yang dihadapi oleh Urusetia dalam pengendalian Mesyuarat

Document Sample
Masalah yang dihadapi oleh Urusetia dalam pengendalian Mesyuarat Powered By Docstoc
					1.0   Masalah Yang Dihadapi Oleh Urusetia




       Terdapat beberapa masalah yang dihadapi oleh urusetia dalam pengendalian mesyuarat,
antaranya ialah, apabila menjalankan sesuatu mesyuarat yang sepatutnya tidak diperlukan.
Maksudnya ialah, mesyuarat tersebut tidak memerlukan perbincangan yang panjang dan boleh
disebarkan melalui emel, mesej ataupun telefon. Selain itu, mesyuarat yang diadakan dengan
tujuan yang tidak betul iaitu, apabila sesuatu mesyuarat diadakan sekadar untuk meluluskan
sesuatu tindakan (rubber stamp). Masalah lain ialah, Objektif mesyuarat yang tidak jelas
menyebabkan agenda mesyuarat kabur, tidak membantu malah tidak wujud. Mesyuarat akan
menjadi lebih teruk jika ianya diadakan tanpa sebarang agenda. Pengerusi hanya berbual kosong
berbincang itu dan ini tanpa berpaksikan kepada agenda. Urusetia tidak dapat mengenalpasti
intipati perbincangan sebenar. Malahan kehadiran orang yang tidak berkaitan seperti pengganti
dihantar pada saat-saat akhir tentu sekali gagal memikul tanggungjawab dalam melaksanakan
keputusan mesyuarat.




       Di samping itu, prosedur mesyuarat pula tidak jelas, pengurusan masa yang tidak cekap
dan perbincangan melompat-lompat. Mesyuarat menjadi bercampur-baur antara satu perkara
dengan perkara yang lain. Timbul pula agenda tersembunyi dan apabila berlakunya konflik,
masalah tersebut tidak diurus dengan bijaksana. Biasanya keadaan ini berpunca daripada
kelemahan pengerusi itu sendiri yang akhirnya menjadi masalah kepada urusetia. Bagaimanapun,
sekiranya pengerusi mengamalkan prinsip diktator pula, mesyuarat akan menjadi punah.




       Suasana yang tidak kondusif seperti kemudahan yang tidak lengkap dan serba
kekurangan juga menyumbang kepada kegagalan sesebuah mesyuarat. Kesilapan masa
mesyuarat mungkin berlaku pada hari, minggu, bulan ataupun tahun yang tidak sesuai.
Mesyuarat lewat dan gagal dilaksanakan tepat pada waktu yang dirancang disebabkan oleh ahli
mesyuarat yang hadir lewat. Malah ada di antara ahli mesyuarat yang keluar awal sebelum
mesyuarat yang diadakan tamat sepenuhnya menyebabkan keputusan sukar diperolehi atau lebih
teruk tiada keputusan dapat dibuat. Selain dari itu, faktor pemilihan tempat mesyuarat yang tidak
sesuai dan tidak selesa. Persekitaran kotor, berbau busuk dan tidak menyenangkan. Akibatnya,
ahli mesyuarat hilang tumpuan dan tidak memikirkan perkara lain kecuali, ‘Bila mesyuarat akan
tamat’.

          Oleh yang demikian, disebabkan oleh beberapa masalah ini, maka urusetia tidak dapat
menyediakan satu minit mesyuarat yang lengkap dan teratut. Hal ini akan mengakibatkan minit
mesyuarat lewat dihantar kepada ahli. Keadaan ini memberi implikasi negatif kepada ahli yang
akan menimbulkan sikap tidak komited dalam sesuatu perbincangan selanjutnya untuk
mendapatkan tindakan susulan.

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Stats:
views:21
posted:10/8/2012
language:Malay
pages:2
Description: Esei soalan berkumpulan INDUKSI