Docstoc

City of Lebanon

Document Sample
City of Lebanon Powered By Docstoc
					                       City of Lebanon 
                      Telecommunication Services 
 
Request for Proposal: Telecommunication Services 
Released 2010Aug10 
 
Intro 
 
The City of Lebanon (CITY) is looking to purchase telecommunication services. The CITY is looking 
for both voice and data services. Voice services include PRI circuits as well as POTS lines. Data 
services include Internet connectivity as well as some leased copper services for some point‐to‐
point radio and alarm signaling applications.  
 
Vendor may request to view a copy of the City’s existing telecommunications bill. 
 
Questions about this Request for Proposal (RFP) should be directed to: 
 
Josh Kahan, IT Director * City of Lebanon * 51 N Park St * Lebanon, NH 03766 
603‐448‐0673 (josh.kahan@lebcity.com) 
 
Disclaimer 
 
This RFP does not commit the CITY to award a contract, to pay any costs incurred in the 
preparation of a response to this request, or to procure or contract for services or supplies. The 
CITY reserves the right to accept or reject any or all proposals received, or to cancel in part or in 
its entirety this RFP. 
Key Dates  
 
All dates are in 2010 unless otherwise specified. 
 
RFP Dates: 
              
             RFP Release Date:  August 11th (approx.) 
             RFP Close Date:  August 25th at 4pm 
             RFP Award Date:  August 31st (est) 
 
Implementation Dates: 
 
             Access to Sites Date:    immediately 
             Switch Over Date:        No Later Than October 31st 
              
Details 
 
The following services are currently utilized by the City and should be delineated in vendor 
responses. For POTS line, a per line cost should be provided as well. 
 
59   POTS lines                   Various Locales 
1      PRI Circuit                220 DIDs, 20 FNS, Incoming and Outgoing CallerID 
1      PRI Circuit                120 DIDs, Incoming and Outgoing CallerID 
2      P2P Leased Line             
1      Internet Circuit           4.5Mbps  or greater 
1      DNS Services               external DNS Zone Records for our domain LebCity.Com 
1      Static IP Addresses        Block of 16 
 
Vendor should provide local and long distance calling rates.  
 
Pricing should be based on a 36 month contract. 
 
Pricing should include all applicable taxes and fees. Note that the City is exempt from Federal 
Excise and the State of NH Communication Services Tax. 
 
Vendor must clearly delineate contract terms including commencement and termination dates as 
well as all additional fees such as early termination fees. 
 
All services are in the Lebanon and West Lebanon calling areas. 
 
All POTS services should be quoted as measured service. 
 
Vendor may provide a combined PRI‐Internet circuit. 
 
City Obligations 
 
The City will provide vendor access to buildings in order to install, configure, and/or test 
communication services. The City will arrange for the telecommunications vendor to work with 
the City’s various equipment vendors. 
 
Vendor Obligations 
 
Vendor is responsible for turnkey job – i.e. shipping, installation, configuration, integration (into 
existing City‐wide phone network), and sufficient training. 
 
Vendor will need to work with the City’s telecommunication equipment vendors (at the City’s 
expense) to insure that all telecommunication services are operating correctly. 
 
TERMS 
 
Installation Fees: Vendor should clearly indicate down payment and partial payments (if any). 
The City will require that at least 50% of monies due be held until the complete job is performed 
to the satisfaction of the IT Director (or his designee).  
 
Recurring Fees; Vendor should clearly indicate recurring fees (with estimates and unit costs as 
needed). 
 
As noted earlier, vendor must clearly delineate contract terms including commencement and 
termination dates as well as all additional fees such as early termination fees.  
 
The City will not pay final installation charges (if any) nor recurring charges  until the City is 
satisfied with the services and until the vendor has provided (in writing) contractual 
commencement and termination dates. 
 

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:2
posted:10/6/2012
language:English
pages:3