1052756 Respuestas 5 6 7 8 9 y 10

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                                   04.feb.2010 08:53:15



ORGANISMO JUDICIAL
DEPARTAMENTO DE COMPRAS DEL OJ


Documento con preguntas y respuestas
NOG: 1052756
Descripción: SERVICIOS TÉCNICOS PARA
LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE ACTIVOS
FIJOS DEL OJ EN QUETZALTENANGO, HUEHUETENANGO,
SAN MARCOS, TOTONICAPÁN, SOLOLA Y QUICHE

 No.                   Pregunta                                   Respuesta

  5    Sobre los objetivos y alcances1º El         5.1. Todos los bienes que conforman el
       pliego menciona la ejecución de un              inventario del Organismo Judicial se
       inventario físico, identificación de            encuentran debidamente registrados
       bienes e ingreso en la base de datos.           en los libros de inventarios. El
       Adicionalmente, el organismo requiere           Organismo Judicial no ha realizado
       una conciliación con los libros contables       requerimientos adicionales tal como
       (para determinar diferencias entre lo           se expresa en la pregunta, los pasos a
       registrado y las existencias físicas) o         seguir en un inventario físico son:
       valuación de los bienes inventariados?2º        Descripción     del    bien,    valor,
       Se requiere el ingreso de información           conciliación, etiquetado e ingreso a
       inventariada a la base de datos. Podría el      una base de datos.
       organismo detallar si este ingreso puede
       ejecutarse en forma masiva a través de 5.2. Sí es factible la introducción de
       un archivo maestro o bach input?3º Qué          datos Bach Input o Archivo Maestro,
       sistema de gestión de inventarios utiliza       se deja en claro que el Organismo
       el organismo, podrían suministrarnos            Judicial solo recibirá el contenido
       nombre y detalle de campos?.4º Se               del CD en el software que
       menciona que el organismo entregará un          proporcionará para el efecto.
       soft para la toma de inventarios. El
       licitante podría utilizar su propio sistema 5.3. Se imprime una pantalla de captura
       de software para esta tarea, siempre y          de datos para que el licitante
       cuando este cumpla con los requisitos de        conozca el sistema de gestión, se
       tabulación y campos de información              deja en claro que algunos bienes
       requeridos por el organismo?5º El               contienen identificadores únicos que
       organismo requiere que los licitantes           facilitan la descripción y ubicación
       aporten equipo de cómputo del tipo              del mismo tales como en el caso de
       notebooks o hand held para la ejecución         artículos de cómputo: marca, modelo
       del proyecto? Este equipo deberá quedar         y número de serie. Vehículo: marca,
       en poder el Organismo o serán                   modelo, número de motor, número


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No.                   Pregunta                                     Respuesta

      herramientas de trabajo del licitante?.            de chasis. Se aclara que si algún
      Fecha: 03.feb.2010 14:47:04                        registro no es legible o el bien no
      Autor: Maria Laura Zamora                          cuenta con esa identificación el
      IP: 200.5.113.244                                  licitante podrá ingresar al campo
                                                         correspondiente la leyenda “no
                                                         legible” o “no tiene” en el caso que
                                                         lo amerite.




                                                     Nota: Adjunto a estas respuestas se
                                                     adiciona archivo en el cual se puede
                                                     visualizar esta pantalla de captura de
                                                     datos para que el licitante conozca el
                                                     sistema de gestión.

                                                     5.4. Sí, el licitante puede utilizar los
                                                         medios que desee para poder realizar
                                                         el trabajo, el Organismo Judicial
                                                         ÚNICAMENTE            recibirá    el
                                                         contenido del CD en el software que
                                                         proporcionará para el efecto.

                                                     5.5. El objeto de los presentes Términos
                                                         de Referencia se circunscriben
                                                         UNICAMENTE al “SERVICIOS
                                                         TÉCNICOS            PARA         EL
                                                         LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL
                                                         INVENTARIO         DE      ACTIVOS
                                                         FIJOS       DEL       ORGANISMO
                                                         JUDICIAL,            EN         LOS
                                                         DEPARTAMENTOS                    DE
                                                         QUETZALTENANGO,
                                                         HUEHUETENANGO,                  SAN
                                                         MARCOS,            TOTONICAPÁN,


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No.                  Pregunta                                  Respuesta

                                                    SOLOLÁ Y QUICHÉ”, por lo
                                                    anterior todos los       equipos que
                                                    utilice el licitante para realizar su
                                                    trabajo no son objeto de los
                                                    presentes Términos de Referencia.
6     Sobre la metodología6º En el Anexo 2, 6.6. Si el licitante lo considera dentro de
      se muestra una tipología de codificación      su oferta técnica puede incluir una
      de etiquetas para la rotulación de            etiqueta con un sistema electrónico
      bienes. En las mismas se define como el       de lectura de datos siempre que el
      número de bien a un correlativo, pero         mismo sea fiel al contenido del
      también se indica la ubicación del            Anexo 2.
      mismo según una tabulación. El licitante
      podría sugerir una alternativa de         6.7. Todos los bienes descritos en el
      rotulación que evite mostrar datos de         anexo 3 son referencia del
      ubicación en la etiqueta de forma tal que     inventario, en el caso de Floppy 3.5
      si el bien es trasladado de dependencia       se aclara que se refiere a equipos
      no requiera una nueva etiqueta?7º En el       externos de lectura y grabación de
      Anexo 3 aparecen bienes que por sus           discos floppy 3.5, así como los
      características no deberían considerarse      equipos periféricos de ingreso de
      como activos fijos per se, sino como          datos (teclados, mouse, monitores,
      componentes de unidades de inventario         lectores y grabadores de medios
      (por ejemplo: Floppy 3,5, Teclado,            magnéticos o láser) se deberán
      hidrante, rociadores, etc). El licitante      inventariar,     los   hidrantes     y
      podría sugerir redefiniciones de las          rociadores forman parte de los
      unidades de inventario y el tipo de           sistemas de seguridad contra
      identificación de las mismas.8º En el         incendios instalados en algunos
      Anexo 3, también se mencionan bienes          edificios también son objeto de
      que tienen alta movilidad, es caso de los     inventario.
      vehículos, teléfonos celulares, cámaras
      fotográficas, elementos de seguridad      6.8. No solo contará con los registros en
      personal e institucional. En estos casos      los libros sino que la función
      el licitante contará con un reporte de        principal del Plan de Trabajo
      estos bienes para verificarlo por             solicitado en los presentes Términos
      muestreo e integrarlo al inventario o         de Referencia es para poder
      deberá efectuar un levantamiento de los       colaborar con el licitante a efecto de
      mismos?. 9º Para los bienes de la cuenta      que pueda contar con los bienes in
      biblioteca, que nivel de apertura de          situ a la hora de que realice su
      información se requiere?10º El                trabajo.
      entregable del inventario será una base
      de datos en Excel?                        6.9. Titulo del documento, autor y
      Fecha: 03.feb.2010 14:47:56                   número de edición.
      Autor: Maria Laura Zamora
      IP: 200.5.113.244                         6.10. No, el licitante puede usar
                                                    cualquier sistema de captura de datos


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No.                   Pregunta                                    Respuesta

                                                     que considere adecuada para realizar
                                                     el trabajo, sin embargo el Organismo
                                                     Judicial solo recibirá la información
                                                     en CD con el software que
                                                     proporcionará para el efecto.
7     Sobre la metodología:11º El organismo 7.11. El licitante puede incluir en su
      prevé que también se integre un manual         oferta técnica todos los medios que a
      de inventario con fotografías de los           su consideración puedan servir en su
      bienes por tipologías (como en el caso         trabajo. La calificación de las ofertas
      de los inmuebles)?.12º en el cronograma        forma parte de los presentes
      de la propuesta técnica se debe                Términos de Referencia y se
      mencionar el nombre de las personas            circunscribe a lo solicitado.
      que acudirán a inventariar cada
      dependencia o solo mencionar el rango 7.12. No es necesario mencionar los
      del consultor asignado?                        nombres del personal en el
      Fecha: 03.feb.2010 14:48:56                    cronograma toda vez que pueden
      Autor: Maria Laura Zamora                      haber cambios en el personal del
      IP: 200.5.113.244                              licitante, para efectos del presente
                                                     trabajo el licitante si deberá
                                                     identificar a su personal con el carné
                                                     de la empresa, cédula de vecindad o
                                                     documento            personal         de
                                                     identificación, estos criterios de
                                                     operación se coordinarán con la
                                                     empresa seleccionada.
8     1.- En el punto 1. Objetivo de la          8.1. Los pasos a desarrollar son:
      contratación de servicios técnicos para el     Descripción       del    bien,    valor,
      levantamiento físico del inventario,           conciliación, etiquetado e ingreso a
      identificación e ingreso a la base de          una base de datos.
      datos de los activos fijos.
      ¿Específicamente cuales serían las         8.2. Cada dependencia tiene un
      actividades a desarrollar? (inventario,        promedio        de      110       bienes
      etiquetado, conciliación y captura)2.-         inventariables      para     un     total
      ¿Se cuenta con un aproximado de                aproximado de 22,550 bienes.
      número de bienes por departamento o
      municipio? Esto es muy importante para 8.3. Esta información no se encuentra
      poder cuantificar los tiempos de               resumida sin embargo en el anexo 1
      desarrollo del proyecto, en el caso de         de los Términos de Referencia se
      que no se tenga segregado por                  incluyen         las        direcciones,
      ubicación, sería necesario conocer el          departamentos y municipios de las
      total de bienes a considerar.3.- A través      dependencias.
      del municipio ¿se puede conocer el
      número real de localidades o edificios a 8.4. Todas las cuentas del anexo 3 son
      inventariar?4.- ¿Todas las cuentas que se      inventariables. En el caso de los


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No.                  Pregunta                                        Respuesta

      mencionan en el anexo 3 Catálogo de                floppys y discos duros se refiere a
      bienes serán contempladas para el                  unidades externas de lectura y
      desarrollo del proyecto? ya que en ellas           escritura.
      existen bienes pequeños que creemos no
      deberían considerarse para el desarrollo
      de este proyecto. A continuación se
      mencionan algunos ejemplos:Equipos de
      oficina.- calculadoras, sumadoras,
      engrapadoras, sacapuntas eléctricos,
      teléfono fijo, móvil, celular,
      etc.Mobiliario de oficina.- Sillas
      plásticas, papeleras, relojesEquipo para
      presentaciones.- MicrófonosMobiliario
      de cocina.- tostador de pan. Mobiliario
      decorativo.- Pinturas, fundiciones,
      esculturas, fotografía, litografía,
      mapas.Equipo de cómputo.- floppys,
      discos duros, lectores de disco laser,
      quemador de disco laser, bocinas,
      teclado, mouse, agenda palm y
      electrónica, unidad de zip
      driver.VehículosEd
      Fecha: 03.feb.2010 20:58:49
      Autor: PROFESIONALES
      FINANCIEROS Y AUDITORES y/o
      Carlos Alberto Taracena Serrano
      IP: 190.148.185.173
9     5.- Punto 2.3.1 Ingreso de datos ¿Cuál es          El ingreso se realiza a una base de
      el procedimiento actual para realizar el            datos a través de la forma 1-H a
      Ingreso de la información a su base de              partir de marzo 2007, el ingreso a la
      datos? o ¿a que se refieren con este                base de datos se refiere a que el
      punto?Ya que nosotros contamos con un               Organismo Judicial solicita ingresar
      sistema propio para el levantamiento de             la información de localización del
      inventario a través de pocket´s Pc, con el          bien, etiquetarlo y dejarlo asignado
      que obtenemos una base de datos                     en la base de datos. El sistema que el
      manejable en Excel, por lo que previo               licitante     utilice     no      crea
      análisis al sistema del Organismo                   inconveniente en el trabajo a realizar
      Judicial, Guatemala C.A., existe la                 siempre y cuando el licitante
      posibilidad de cargar la información                entregue la información en el medio
      obtenida con nuestro sistema de manera              que      el   Organismo       Judicial
      masiva a su sistema. - A que se refieren            proporcione para el efecto.
      en Dependencia con número de libros de
      inventarios- Cuál es el fin de separar             Cada dependencia jurisdiccional
      bienes con número de serie y sin número             (juzgados, salas y tribunales) tiene


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                                 04.feb.2010 08:53:15


No.                  Pregunta                                        Respuesta

      de serie.6.- ¿Se etiquetarán cada uno de           un libro de inventarios autorizado
      los bienes o ya cuentan con un número              por la Contraloría General de
      de etiqueta para su control? ya que en el          Cuentas con un número de registro,
      anexo 2 se maneja una nomenclatura                 este número es parte del informe
      para dicha                                         solicitado por el Organismo Judicial
      identificación.IDENTIFICACION DE                   en el informe final.
      BIENES          Se define de la siguiente
      manera:DEPARTAMENTO                                Para su ingreso a la base de datos los
              MUNICIPIO               ALDEA               bienes con número de serie tienen un
                      DEPENDENCIA                         campo específico para su ingreso,
              NÚMERO DE BIENO1               -            los bienes sin número de serie no
              O1      -       O1      -      O1           tienen     ese     campo,    ejemplo:
              -       O1      En donde:                   escritorios, archivos, anaqueles, etc.
              Número de Bien: Se define
      como el correlativo de bienes por                  Sí se etiquetará cada bien. El número
      dependencia del primer bien (número 1)              de bien es único para cada
      hasta el último bien inventariado                   dependencia lo que aumenta es el
      (número N).             Departamento,               número de activo y está definido en
      Municipio, Aldea y Dependencia: Se                  el anexo 2.
      definen de acuerdo a una tabla ya
      definidaEn caso de ser así, ¿el número        Nota: Por estar incompleta la
      del bien serie único por dependencia o        descripción del punto 7, se responde en
      se manejará un número progresivo para         el punto 7 de la pregunta 10 donde
      todo el proyecto?.7.- En el punto 2.4         aparece completa.
      Informes, se piden dos informes uno
      firmado por el responsable de la depe
      Fecha: 03.feb.2010 21:01:51
      Autor: PROFESIONALES
      FINANCIEROS Y AUDITORES y/o
      Carlos Alberto Taracena Serrano
      IP: 190.148.185.173
10    7.- En el punto 2.4 Informes, se piden              El primer informe es el que se
      dos informes uno firmado por el                    realiza en el sitio de levantado el
      responsable de la dependencia y el otro            inventario y que lleva la firma del
      un reporte final, el cual será aprobado            secretario o en su caso el Juez se
      por escrito por el Jefe de la Unidad de            sugiere que el formato a realzar este
      Inventarios con el Visto Bueno de la               informe sea el de un acta, el segundo
      Dirección de Contabilidad de la                    informe es el presentado a la Unidad
      Gerencia Financiera, para el trámite de            de Inventarios para efectos de pago.
      pago.8.- ¿Para el primer informe, se
      podrá sustituir por la realización de un            No, el plazo forma parte de los
      resguardo por dependencia para obtener             Términos de Referencia y no tiene
      la firma del responsable? o ¿Cuál sería            modificaciones. El plazo de entrega
      el contenido de los Informes?9.- Punto             es de sesenta días hábiles.


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                                04.feb.2010 08:53:15


No.                  Pregunta                                    Respuesta

      2.5 ¿El tiempo de entrega del trabajo se
      podrá ampliar a más de 60 días hábiles?,          No, el pago forma parte de los
      considerando que el horario de trabajo           presentes Términos de Referencia y
      será de lunes a viernes de 8:00 a 15:00          no tiene modificaciones.
      hrs.10.- ¿Se podrá solicitar, anticipo
      para el inicio del proyecto?
      Fecha: 03.feb.2010 21:03:14
      Autor: PROFESIONALES
      FINANCIEROS Y AUDITORES y/o
      Carlos Alberto Taracena Serrano
      IP: 190.148.185.173




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