? ? Micro

Document Sample
? ? Micro Powered By Docstoc
					                                         ใบความรู้
                                  เรื่องการสร้ างแผ่นผับ

เริ่ มแรกเลย เปิ ดโปรแกรม word ขึ้นมาแล้วทาการ

........ > สร้างหน้าเอกสารเปล่า ๆ 2 หน้า
                                                       ั    ่
........ > ตั้งค่าหน้ากระดาษเป็ นแนวนอน สาหรับคนที่ยงไม่รู้วาตั้งค่าหน้ากระดาษตรงไหน
ก็ให้ไปที่ แถบเมนู แล้วคลิกที่ แฟ้ ม >>> ตั้งค่าหน้ากระดาษ >>> เลือกเป็ นแนวนอน
                                                                        ้
ส่ วนการตั้งระยะขอบ บน กับ ล่าง ไม่มีความสาคัญมากนัก เราจะเน้นที่ซาย กับ ขวา โดย
                                         ็ ่
ซ้ายกับขวานี่สาคัญมากจะลงตัวหรื อไม่กอยูที่ตรงนี้แหละโดยในที่น้ ีจะตั้งไว้ 0.5 นิ้ว แล้วก็
O.K




........ > การตั้งค่าหน้ากระดาษเราสามารถเลือกเป็ น เซนติเมตร หรื อว่าเป็ นนิ้วก็ได้ โดยไปที่
เครื่ องมือ ตัวเลือก ทัวไป ตรงที่หน่วยการวัด เราสามารถเปลี่ยนเป็ นนิ้วหรื อเซนติเมตรได้
                       ่
                                                                                      ั
........ > เสร็จแล้วให้ไปที่ แถบเครื่ องมือ เลือก รู ปแบบ คอลัมน์ แล้ว คลิ๊ก ค่าที่ต้ งไว้ เลือกเป็ น
สาม ระยะห่าง เลือกเป็ น 1 อย่าลืมติ๊กเครื่ องหมายถูกตรงที่ ความกว้าของคอลัมน์เท่ากัน แล้วก็
ตกลง




                                                                ั
........ > ในส่ วนตรงนี้ขออธิบายเพิ่มเติมอีก คือว่าในส่ วนที่ต้ ง ซ้าย ขวา ให้เป็ น 0.5 นิ้ว
และมาตั้ง ตรงระยะห่าง 1 นิ้ว นี่กเ็ พราะว่ามันเป็ นสัดส่ วนของมัน
                              ็       ่       ่
ส่ วนใครจะตั้งค่านอกจากนี้กได้ แต่วาให้อยูตามเกณฑ์น้ ี ระยะห่าง จะกว้างเป็ น
สองเท่าของขอบ อย่างเช่น ตั้งขอบ ซ้ายขวา ไว้ 0.25 นิ้ว ระยะห่าง ก็จะเท่ากับ 0.5 นิ้ว
........ >
ในเรื่ องของการลงเนื้อหาของแผ่นพับนั้นหน้าแรกของแผ่นพับนั้นจะต้องไปเริ่ มพิมพ์ที่คอลัม
น์ที่ 3 (หมายเลข 1) ของแผ่นแรก แล้วก็ใส่ เนื้อหาลงไปเรื่ อย ๆ จนหมดแผ่นที่สอง
พอหมดแผ่นที่สองแล้วให้มาเริ่ มพิมพ์ที่แผ่นแรกต่อเลยโดยเริ่ มจากคอลัมน์แรกแล้วก็ต่อไปจ
นถึงคอลัมน์ ที่ 2 คอลัมน์ที่สองของแผ่นแรกนั้นจะเป็ นด้านหลังสุ ดของแผ่นพับ ถ้าใครทาถูก
                                            ่      ั         ็
เนื้อหาในส่ วนแรกกับส่ วนสุ ดท้ายจะมาอยูใกล้กน ในที่น้ ีกคือ คอลัมน์ 2 (หมายเลข 6) กับ 3
(หมายเลข 1) ถ้าไม่เข้าใจก็ ดูตามรู ปข้างล่าง
                                         ใบความรู้
                                 เรื่อง การพิมพ์รายงาน

การพิมพ์รายงาน

ทาตามขั้นตอนต่างๆ
ในส่ วนนี้เมื่อคุณต้องการพิมพ์รายงานบางหน้าและเมื่อคุณต้องการเลือกเครื่ องพิมพ์หรื อเปลี่ย
นตัวเลือก เช่นระยะขอบหรื อคอลัมน์

1.ในบานหน้าต่างนาทาง ให้เลือกรายงานที่คุณต้องการพิมพ์ คุณไม่จาเป็ นต้องเปิ ดรายงาน
     ่                   ็
แม้วาคุณจะสามารถเปิ ดได้กตาม ถ้าคุณต้องการตรวจสอบปั ญหาใดๆ เช่น ปัญหาเค้าโครง
หรื อเมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกาลังพิมพ์ขอมูลปัจจุบนอยู่
                                                 ้         ั
2.คลิก ปุ่ ม Microsoft Office    แล้วคลิก พิมพ์

  แป้ นพิมพ์ลด กด CTRL+P
             ั

  กล่องโต้ตอบ การพิมพ์ จะปรากฏขึ้น

                                                          ้
  1.ตั้งค่าหรื อเปลี่ยนแปลงตัวเลือกในกล่องโต้ตอบได้ตามที่ตองการ จากนั้นคลิก พิมพ์
  เพื่อพิมพ์รายงานของคุณ

  สาหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับตัวเลือกใดๆ ให้คลิกปุ่ ม วิธีใช้
  แล้วคลิกเขตข้อมูลหรื อตัวควบคุมที่คุณต้องการความช่วยเหลือ

          ั
การพิมพ์ท้งรายงานอย่ างรวดเร็ว

           ่
ถ้าคุณรู ้วารายงานของคุณจะถูกพิมพ์อย่างถูกต้อง
                                                ้
และคุณต้องการพิมพ์ทุกหน้าในรายงานดังกล่าวโดยไม่ตองใช้กล่องโต้ตอบ พิมพ์
หรื อคาสั่งบนแท็บ พิมพ์ คุณสามารถพิมพ์ได้โดยตรงจากแถบเครื่ องมือด่วน
                                              ั
เมื่อคุณทาตามขั้นตอนเหล่านี้ Access จะพิมพ์ท้ งรายงานโดยใช้ระยะขอบ หัวกระดาษ
ท้ายกระดาษ และการวางแนว (แนวตั้ งหรื อแนวนอน) ที่ระบุสาหรับรายงานดังกล่าว
คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติใดๆ เหล่านั้นด้วยการทาตามขั้นตอนต่อไปนี้ในส่ วนนี้
ถ้าคุณจาเป็ นต้องเปลี่ยนแปลงระยะขอบหรื อคุณสมบัติอื่นๆ ก่อนที่คุณจะพิมพ์
ให้ดูส่วนในถัดไปแสดงตัวอย่างรายงาน

การพิมพ์รายงานอย่ างรวดเร็ว
1.ในบานหน้าต่างนาทาง ให้คลิกขวาที่รายงานของคุณแล้วคลิก พิมพ์ หรื อบน
แถบเครื่องมือด่ วน ให้คลิก พิมพ์ด่วน หรื อคลิก ปุ่ ม Microsoft Office
                           ่ ั
    ให้ช้ ีไปที่ลูกศรที่อยูถดจาก พิมพ์ จากนั้นคลิก พิมพ์ด่วน

   หมายเหตุ คุณอาจต้องการเพิ่มปุ่ ม พิมพ์ด่วน ไปยัง 'แถบเครื่ องมือด่วน'
  เมื่อต้องการดาเนินการดังกล่าว ให้คลิกลูกศรลงที่ส่วนท้ายของแถบเครื่ องมือแล้วคลิก
  พิมพ์ด่วน

การแสดงตัวอย่ างรายงาน

คุณใช้ แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์
เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายงานของคุณจะพิมพ์ออกมาอย่างถูกต้อง คุณสามารถใช้
แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ เพื่อแสดงรายงานที่สร้างขึ้นใน Office Access 2007
และในรุ่ นก่อนหน้าของ Access ด้วยเช่นกัน ถ้าคุณแสดงตัวอย่างรายงานที่สร้างขึ้นใน Access
รุ่ นก่อนหน้านี้ รายงานดังกล่าวจะปรากฏในหน้าต่างที่แยกต่างหาก
หน้าต่างนั้นจะมีปุ่มนาทางระเบียน ถ้าคุณแสดงตัวอย่างรายงานที่สร้างขึ้นใน Office Access
                                                 ั             ้
2007 ปุ่ มนาทางระเบียนจะปรากฏขึ้นในตาแหน่งที่ต้ งเริ่ มต้น ที่ดานล่างของหน้าต่าง Access

การเริ่ มแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์
  1. ในบานหน้าต่างนาทาง ให้คลิกขวารายงานที่คุณต้องการแสดงตัวอย่าง แล้วคลิก
แสดงตัวอย่ างก่อนพิมพ์ บนเมนูทางลัด หรื อคลิก ปุ่ ม Microsoft Office
    ชี้ไปที่ลูกศรติดกับ พิมพ์ แล้วคลิก แสดงตัวอย่ างก่อนพิมพ์ หรื อถ้ารายงานเปิ ดอยู่
ให้คลิกขวาที่แท็บเอกสารของรายงานนั้น แล้วคลิก แสดงตัวอย่ างก่อนพิมพ์
  2.คลิกปุ่ มนาทางระเบียนเพื่อย้ายไปมาระหว่างหน้าในรายงานนั้น
สาหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ปุ่มนาทาง
                      ิ
ให้ดูบทความเรี ยนรู ้วธีการค้นหาระเบียนการแสดงตัวอย่ างหน้ าอย่างน้ อยสองหน้ า
  3.ในบานหน้าต่างนาทาง ให้คลิกขวารายงานที่คุณต้องการแสดงตัวอย่าง แล้วคลิก
แสดงตัวอย่ างก่อนพิมพ์ บนเมนูทางลัด หรื อคลิก ปุ่ ม Microsoft Office
    ชี้ไปที่ลูกศรติดกับ พิมพ์ แล้วคลิก แสดงตัวอย่ างก่อนพิมพ์ หรื อถ้ารายงานเปิ ดอยู่
ให้คลิกขวาที่แท็บเอกสารของรายงานนั้น แล้วคลิก แสดงตัวอย่ างก่อนพิมพ์
    4. บนแท็บ แสดงตัวอย่ างก่อนพิมพ์ ในกลุ่ม แสดงตัวอย่ าง ให้คลิก สองหน้ า
เพื่อแสดงตัวอย่างรายงานของคุณสองหน้าในหนึ่งครั้ง หรื อในกลุ่ม แสดงตัวอย่ าง ให้คลิก
หน้ าเพิมเติม จากนั้นเลือกตัวเลือกหนึ่ง
        ่
  5. คลิกปุ่ มนาทางระเบียนเพื่อย้ายไปมาระหว่างหน้าในรายงานนั้น
  6.เมื่อต้องการเปลี่ยนกลับไปเป็ นการแสดงตัวอย่างหน้าเดียว ในกลุ่ม แสดงตัวอย่ าง
ให้คลิก หนึ่งหน้ า สาหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ปุ่มนาทางระเบียน
                      ิ                             ้
ให้ดูบทความเรี ยนรู ้วธีการค้นหาระเบียนการฟื้ นฟูขอมูลในการแสดงตัวอย่างบนแท็บ
แสดงตัวอย่ างก่อนพิมพ์ ในกลุ่ม ข้ อมูล ให้คลิก ฟื้ นฟูท้งหมด
                                                        ั

                      ้
  หมายเหตุ การฟื้ นฟูขอมูลในการแสดงตัวอย่างจะสลับการแสดงตัวอย่างกลับไปหนึ่ง
  หน้า

  การยกเลิกการแสดงตัวอย่ างก่อนพิมพ์

       บนแท็บ แสดงตัวอย่ างก่อนพิมพ์ ในกลุ่ม ปิ ดการแสดงตัวอย่ าง ให้คลิก
  ปิ ดการแสดงตัวอย่ าง

  ด้านบนของหน้าการเปลียนแปลงการตั้งค่ าหน้ ากระดาษ
                      ่
        คุณใช้กล่องโต้ตอบ การตั้งค่ าหน้ ากระดาษ
เพื่อเปลี่ยนแปลงตัวเลือกการพิมพ์ที่หลากหลาย
รวมทั้งระยะขอบบนและระยะขอบล่างและไม่วา Access ่
                                                         ิ
จะพิมพ์เพียงข้อมูลในรายงานของคุณหรื อไม่ Access จะมีวธีสองวิธีที่จะแสดงกล่องโต้ตอบ
การตั้งค่ าหน้ ากระดาษ คุณสามารถเริ่ มต้นจากภายในกล่องโต้ตอบ พิมพ์
หรื อคุณสามารถเริ่ มได้จากแท็บ แสดงตัวอย่ างก่อนพิมพ์ ซึ่งจะปรากฏเมื่อคุณเริ่ มต้น
แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์

ขั้นตอนในส่ วนนี้จะอธิบายวิธีการในการแสดงกล่องโต้ตอบ การตั้งค่ าหน้ ากระดาษ
สาหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับคาสั่งและตัวเลือกต่างๆ ที่กล่องโต้ตอบมีให้ ให้คลิกปุ่ ม วิธีใช้
จากนั้นคลิกคาสังหรื อตัวเลือกดังกล่าว
               ่

การเริ่ มต้นกล่องโต้ตอบ การตั้งค่ าหน้ ากระดาษ จากกล่องโต้ตอบ พิมพ์
          1. ในบานหน้าต่างนาทาง ให้เลือกรายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง
                                         ่
คุณไม่จาเป็ นต้องเปิ ดรายงานดังกล่าว แม้วาคุณจะสามารถเปิ ดได้
ถ้าคุณจาเป็ นต้องตรวจสอบปัญหาใดๆ เช่น ปัญหาเค้าโครง
                                                                            ั
หรื อเมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่คุณกาลังจะพิมพ์เป็ นข้อมูลปัจจุบน
      2.คลิก ปุ่ ม Microsoft Office แล้วคลิก พิมพ์ แปนพิมพ์ลด กด
                                                     ้      ั
CTRL+Pกล่องโต้ตอบ การพิมพ์ จะปรากฏขึ้น
       3.คลิก ติดตั้ง เพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ การตั้งค่าหน้ ากระดาษ
       4. ตั้งค่าหรื อเปลี่ยนตัวเลือกในกล่องโต้ตอบตามต้องการ

   สาหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับตัวเลือกใดๆ ให้คลิกปุ่ ม วิธีใช้
   แล้วคลิกเขตข้อมูลหรื อตัวควบคุมที่คุณต้องการความช่วยเหลือ

การเริ่ มต้นกล่องโต้ตอบ การตั้งค่าหน้ากระดาษ จากแท็บ แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์
       1.ในบานหน้าต่างนาทาง ให้คลิกขวาที่รายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก
แสดงตัวอย่ างก่อนพิมพ์ Access จะเปิ ดรายงานใน แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์
          2.บนแท็บ แสดงตัวอย่ างก่อนพิมพ์ ในกลุ่ม เค้ าโครงหน้ ากระดาษ ให้คลิกปุ่ ม
                             ั ่
การตั้งค่ าหน้ ากระดาษ ที่ต้ งอยูในมุมล่างซ้ายหรื อขวาของกลุ่ม
             ั                 ่ ั
ตาแหน่งที่ต้ งของปุ่ มจะขึ้นอยูกบการตั้งค่า 'ภูมิภาคและภาษาของ Windows' (Windows
Regional and Language)
        3.ตั้งค่าหรื อเปลี่ยนตัวเลือกในกล่องโต้ตอบตามต้องการ

   สาหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับตัวเลือกใดๆ ให้คลิกปุ่ ม วิธีใช้
   แล้วคลิกเขตข้อมูลหรื อตัวควบคุมที่คุณต้องการความช่วยเหลือ


                                          ใบความรู้
                                 เรื่อง การสั่งพิมพ์เอกสาร


 เมื่อทาการจัดเตรี ยม ตกแต่ง เอกสารเสร็ จแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็คือ
                        ั
 การพิมพ์เอกสารที่ได้จดเตรี ยม ออกทางเครื่ องพิมพ์ เพื่อลงในกระดาษ แผ่นใส

 ข้อแนะนาในการสั่งพิมพ์เอกสาร

                                                                           ่
        ควรเลือกประเภทเครื่ องพิมพ์ ก่อนเตรี ยมเอกสาร (ติดตั้งเครื่ องพิมพ์ผานระบบ
        Microsoft Windows ก่อน)
       ในกรณี ที่ลืมเลือกเครื่ องพิมพ์ก่อนการเตรี ยมเอกสาร และมาทาการเลือก ภายหลัง
        ควรเข้าสู่ โหมด Print Preview เพื่อตรวจสอบเอกสารก่อนพิมพ์ทุกครั้ง
                                         ั
        เมื่อสั่งพิมพ์เอกสารไปแล้ว ให้จดเก็บแฟ้ มเอกสารอีกครั้ง
        เพื่อไฟล์เอกสารจะได้จาค่าติดตั้งในการพิมพ์
              ้
        ไม่ตองเสี ยเวลามากาหนดค่าติดตั้งการพิมพ์ใหม่

 การเตรี ยมงานก่อนสังพิมพ์
                    ่

       เลือกคาสั่ง File, Print Preview หรื อ Click เมาส์ที่ไอคอน
        ปรากฏจอภาพเอกสารก่อนพิมพ์




        ตรวจสอบลักษณะการวางหน้ากระดาษ ลักษณะข้อความ และ
         ความถูกต้องของเอกสาร
        Click เมาส์ที่ไอคอนต่อไปนี้ เพื่อทางานตามต้องการ
o       ต้องการกลับไปแก้ไข
             o       แก้ไขเอกสารในสภาวะมุมมองนี้
            o


            o       สั่งพิมพ์เอกสารทั้งหมด
            o       ดูเอกสาร 1 หน้ากระดาษต่อ 1 จอภาพ
            o   ดูเอกสารหลายหน้ากระดาษต่อ 1 จอภาพ
            o                     กาหนดเปอร์เซ็นต์ในการแสดงผล
              o แสดง หรื อไม่ให้แสดง Ruler Line

              o         กรณี ที่เอกสารเกินหน้าไปไม่กี่บรรทัด สามารถ Click ที่ไอคอนนี้
                                                       ่
                  เพื่อช่วยจัด ให้เอกสารทั้งหมดมาอยูรวมกันใน หน้าเดียวกัน
                  โดยโปรแกรมจะทา การปรับขนาดตัวอักษร ระยะระหว่าง บรรทัด
                  ให้โดยอัตโนมัติ
              o        เข้าสู่ การทางานแบบเต็มจอภาพ (Full Screen)
        เมื่อคลิกปุ่ ม สังพิมพ์เอกสารทั้งหมด หรื อเลือกเมนูคาสัง File, Print จะปรากฏ
                                ่                                  ่
         Dialog Box ดังนี้

                           ้
       เลือกข้อกาหนดที่ตองการ
                                         ้
           o Print What : เลือกสิ่ งที่ตองการสั่งพิมพ์ อาจจะเป็ น

               - Document ไฟล์เอกสาร
               - Summary Info รายละเอียดเกี่ยวกับไฟล์
               - Annotations คาอธิบายประกอบข้อมูล
               - Styles รู ปแบบเอกสาร
               - Auto Text Entries รายการข้อมูลของคาสั่ง Auto Text
               - Key Assignments รายการข้อมูลเกี่ยวกับการกาหนดคีย ์
                                       ้
           o Copies : จานวนชุ ดที่ตองการสังพิมพ์
                                             ่

Page Range : ช่วงในการสังพิมพ์ ได้แก่
                        ่
- All สังพิมพ์ทุกหน้าของเอกสาร
        ่
- Current Page สังพิมพ์เฉพาะหน้าที่ Cursor อยู่
                 ่
                                             ั
- Pages สังพิมพ์หน้าที่ระบุ โดยสามารถระบุได้ดงนี้
          ่

           o   หน้าที่ 1 - 5 ให้ระบุ 1 - 5
               หน้า 1, 3 และ 8 ให้ระบุ 1,3,8
               หน้า 1, 3 และ 8 - 10 ให้ระบุ 1,3,8-10
           o   Print หน้าเอกสารในช่วงที่จะพิมพ์ ได้แก่
               - All Page in Ranges ทุกหน้าในช่วงที่ระบุ
               - Odd Pages เฉพาะเอกสารหน้าคี่
               - Even Pages เฉพาะเอกสารหน้าคู่
           o   Print to File สั่งพิมพ์เอกสารเก็บไว้ในไฟล์ ในกรณี ที่ไม่มีเครื่ องพิมพ์
               เมื่อเลือกตัวเลือกนี้ และสั่งพิมพ์เอกสารโดยกดปุ่ ม OK
               ก็จะเข้าสู่ จอภาพการจัดเก็บเอกสาร (Save As Dialog Box)
                         ู้                           ้
               เพื่อให้ผใช้กาหนดชื่อแฟ้ มเอกสารที่ตองการนาผล จากการสั่งพิมพ์ไปเก็บไว้




           o   Collate Copies ใช้รูปแบบเรี ยงเอกสารต่อเนื่องในชุดเดียวกันหรื อไม่ (ตัวอย่าง
               มีเอกสาร 5 แผ่น สั่งพิมพ์ 2 ชุด ต้องการให้ พิมพ์เอกสารหน้าที่ 1 - 5 ชุดที่ 1

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:44
posted:10/4/2012
language:Thai
pages:11