MANAGEMENT DE PROIECT - Facultatea de Inginerie Electrica by WT9OlU41

VIEWS: 15 PAGES: 23

									 MANAGEMENT DE PROIECT




CURS 4: Formularea proiectului
            partea II



                  Titular curs: prof. dr. ing. Mircea Covrig
                                as. ing. Cristina Gheorghe
                   An universitar 2007- 2008, Semestrul I
4. Fundamentarea temei proiectului
Presupune:
 stabilirea nucleului echipei proiectului

 stabilirea obiectivelor proiectului

 defalcarea preliminară a activităţilor

 estimarea timpilor de lucru

 estimarea costurilor

 studiul de marketing - confruntarea cu cerinţele
  pieţei
 finalizarea studiului de oportunitate pornit
4.1 Nucleul echipei proiectului
   Managerul proiectului (MP):
     - este numit înaintea studiilor de fundamentare
     - se ocupă de fundamentarea ideii proiectului
     - poate fi unul din autorii care au emis „idea” proiectului
     - cunoaşte în amănunt problemele pe care le ridică
    realizarea proiectului
     - analizează necesarul de resurse umane
     - alcătuieşte nucleul echipei de conducere

   Nucleul echipei
    - alcătuit din profesionişti cu flexibilitate de acţiune
    - fiecare acoperă mai multe sarcini, deseori diferite
    - responsabilităţile sunt împărţite
    - MP poate coordona uşor activităţile membrilor echipei
    - MP poate acorda atenţia cuvenită fiecăruia
Obligaţiile MP sunt clasificate în:
  - obligaţii majore: definirea obiectivelor, definirea
    preliminară a proiectului
  - obligaţie administrativă: pregătirea
    documentaţiei
  - obligaţie de fond: efectuarea studiului de
    oportunitate

O parte din timpul MP este folosită:
- pentru coordonarea unor activităţi desfăşurate
  în structurile organizaţiei
- la solicitarea unor informaţii sau servicii
4.2 Tema şi obiectivele proiectului
Tema proiectului
   indică rezultatul anticipat al proiectului
   trebuie formulată ca o finalitate nu ca un proces
   se enunţă concis şi la obiect
   permite diferenţierea faţă de alte teme similare
   face referire la „produsul” proiectului şi la calităţile principale
    care îl deosebesc de alte „produse” similare
   se obţine după mai multe iteraţii şi trebuie acceptată de toţi
    cei interesaţi
   are ataşată o abreviere şi câteva cuvinte cheie pentru
    întocmirea ulterioară a documentaţiei
   dacă proiectul este rezultatul unei comenzi primite de la un
    client, tema proiectului corespunde temei comenzii primite
Exemplul 1:
   Formularea „Casă de vacanţă” reprezintă mai degrabă
    un scop şi nu o temă de proiect
   Formularea „Construirea unei case de vacanţă” poate
    reprezenta un scop, dar mai degrabă reprezintă o
    acţiune şi nu o temă de proiect
   Formularea „Construirea unei case de vacanţă
    alcătuită din parter şi etaj” este mai adecvată dar nu
    permite diferenţierea proiectului de alte produse
    similare.
   Formularea „Construirea unei case de vacanţă
    formată din parter şi etaj, pe amplasamentul X”
    reprezintă o temă de proiect
Obiectivele proiectului
   Obiectivul = rezultat concret, măsurabil, limitat în timp care trebuie
    obţinut şi care marchează un progres în atingerea scopului
    proiectului
   trebuie să fie enunţat în termeni SMART:
    Specific = direct legat de scop
    Măsurabil = uşor de evaluat
    posibil de Atins = realizabil, prin faptul că sunt considerate toate resursele:
    umane, financiare, de mediul social, politic, economic, legislativ
    Realist = rezolvă o problemă cu utilitate practică pentru proiect
    determinare de Timp clară = posibil de atins într-o perioadă de timp stabilită
   trebuie ca fiecare obiectiv:
     - să fie clar definit
     - să fie exprimat în termeni precişi
     - să se refere la un singur comportament care trebuie specificat în termeni
    măsurabili
    - să fie formulat ca rezultat final, nu ca un proces
    - trebuie să se evite folosirea prepoziţiei “prin” în formularea obiectivelor, pentru
    a nu atrage astfel explicaţii referitoare la mijloacele de acţiune.
Tipuri de obiectivele în cadrul proiectului:
   Obiectivul general
    - obiectiv de dezvoltare sau obiectiv de impact
    - este obiectivul anticipat pe termen lung al proiectului
    - pentru proiecte propuse sau comandate de către o
    organizaţie obiectivul general se încadrează în
    strategia de dezvoltare a organizaţiei respective
    - pentru proiecte ale persoanelor fizice, obiectivul
    general corespunde cu politica de viaţă a acestora
Exemplul 2:
Pentru proiectul cu tema din exemplul anterior,
  obiectivul general poate fi formulat sub forma:

   „Realizarea unei staţiuni de odihnă în zona Y”,
    dacă beneficiarul proiectului este guvernul
   „Realizarea unui nou sat de vacanţă”, dacă
    beneficiarul este un consiiliu judeţean
   „Îmbunătăţirea condiţiilor de odihnă şi recuperare
    în cadrul familiei”, dacă beneficiarul este o
    persoană particulară
   Obiectivul imediat
    - cuprinde efectele imediate ale proiectului, dorite pentru
    beneficiarii acestuia, cu o formulare precisă a condiţiilor viitoare
    - caracteristica principală = existenţa unui singur obiectiv
    imediat, el cuprinzând efectele dorite de proiect şi explicând
    raţiunea existenţei proiectului
    - atingerea obiectivului imediat va duce la încheierea proiectului

    - formularea obiectivului imediat trebuie să considere priorităţiile
     impuse de beneficiarul proiectului sau de organizaţia care
     propune şi execută proiectul

    - obiectivul imediat al proiectului trebuie să conţină şi informaţii,
     unde este cazul, despre cantitatea de produse ce urmează a fi
     realizate, calitatea produselor, tehnologia utilizată, timpul de
     realizare al proiectului etc.
Exemplul 3:
     Pentru proiectul a cărei temă şi obiectiv general au
    fost precizate în exemplele anterioare, se poate
    defini ca obiectiv imediat:

   „Casă de vacanţă cu finisaje deosebite şi foarte
    bune performanţe termice şi acustice, amplasată în
    zona turistică Z”.

   obiectivul imediat precizează priorităţile proiectului
    în zona obţinerii unor performanţe ridicate, evident
    cu un cost corespunzător.
   Obiectivele intermediare preliminare
    - oferă detalii privind modul de realizare a obiectivului imediat
     - stabilite în termeni lipsiţi de ambiguitate, astfel încât să poată fi
    înţelese şi interpretate similar de către toţi cei interesaţi

    - precizează condiţiile de performanţă – cost – timp impuse,
    condiţii ce sunt interdependente; dacă una din condiţii este
    prioritară, atunci celelalte sunt neglijate
    - permit o analiză preliminară a mijloacelor necesare pentru
    realizarea proiectului
Observaţie:
   Lista definitivă a obiectivelor proiectului va fi întocmită în etapa
    de planificare a acestuia. Această listă poate să conţină în parte
    sau în totalitate obiectivele precizate în etapa actuală de
    fundamentare a proiectului
4.3 Definirea preliminară a proiectului
   reprezintă totalitatea acţiunilor care conduc la obţinerea
    datelor preliminare necesare aprecierii proiectului
   presupune cunoaşterea temei şi obiectivelor proiectului
   presupune estimarea timpului de execuţie şi costului
   estimările se efectuează fără a avea o documentaţie
    tehnică, folosind eventual părţi din documentaţii existente
   estimarea este îngreunată de faptul că timpul alocat
    acesteia este relativ scurt şi nu se poate face o evaluare
    a costului fără a se cunoaşte timpul de execuţie impus
    pentru proiect
   pot fi făcute două tipuri de estimări:
              estimări aproximative bazate pe experienţă; pot
               atinge o acurateţe de ±20%
              estimări comparative bazate pe experienţă şi
               pe compararea cu eforturile depuse la alte
               activităţi similare; pot atinge o acurateţe de ±5%
   estimarea costului/timpului de lucru nu este o ştiinţă exactă
   comportamentul decizional al experţilor poate fi cunoscut
    pe baza rezultatelor anterior obţinute
   eroarea absolută de decizie, x p , făcută de un decident are
    expresia:
                      x p  VP  E P

EP = valoarea obţinută după terminarea proiectului
VP = este valoarea evaluată
   valoarea medie a erorilor de decizie este:
                                        n

                                _      x         pi
                                xp    i 1

                                              n
n = numărul de proiecte evaluate
   abaterea medie pătratică este:
                                            n
                                                _
                                                     
                                          xi  x p 
                                        i 1        
                               p 
                                               n

   Caracterul decizional al expertului se stabileşte prin compararea
                               _
    valorii medii determinate, x p, cu zero :
    _
   xp
    _    = 0, decidentul echilibrat
   xp> 0, decidentul supra-evaluează, este un decident optimist şi poate
    aduce minusuri la venit
    _
   xp < 0, decidentul sub-evaluează, este un decident pesimist şi poate
    produce plusuri, plusuri care nu sunt planificabile
   pentru a o estimare mai bună se poate utiliza o
    variantă a metodei Delphi:
   pasul I – fiecare specialist face evaluarea independent
   pasul II – se analizează rezultatele iar specialiştii care au
    propus voturile extreme le argumentează în faţa celorlalţi
   pasul III – se reiau paşii I şi II

   valoarea utilizată = valoarea medie a rezultatelor
    obţinute
   dacă se consideră pentru experţi numai experienţa
    proprie, atunci medierea se face prin folosirea
    directă a rezultatelor oferite de aceştia
4.4 Defalcarea preliminară a activităţilor
   Activitatea = un ansamblu de acte fizice, intelectuale, şi morale făcute
    în scopul obţinerii unui anumit rezultat
   Defalcarea activităţilor:
    - este o cale tipică de abordare a problemei de timp şi cost
    - reprezintă o modalitate de reducere a riscului de a omite ceva
    - în faza de fundamentare a proiectului nu pot fi prevăzute decât activităţi
    generale - multe din detalii vor fi cunoscute abia în faza de planificare şi
    implementare a proiectului
    - lista cu activităţiile preliminare va fi completată şi detaliată ulterior
    - activităţiile mari care pot fi luate în considerare sunt: proiectare, realizare
    modele, procurare de echipamente şi materiale, utilizarea unor
    subansamble, testări, asamblare finală, montaj şi verificări, elaborarea
    manualelor de utilizare, aplicaţii software etc.

   activităţile trebuie să ilustreze părţile identificabile şi concrete ale proiectului,
    putând astfel uşura munca de estimare şi formând o bază solidă pentru
    planificarea proiectului.
4.5 Estimarea timpilor de lucru
   stă la baza determinării timpului de execuţie
   permite determinarea costurilor prin cunoaşterea cheltuielilor salariale
   se face pentru fiecare activitate din „lista preliminară de activităţi”
   se efectuează în om x ore, om x săptămână sau om x lună
   nu rezolvă problema determinării timpului de execuţie a activităţii
    respective
   estimarea se bazează pe experienţa proprie, compararea cu rezultate
    anterioare şi depinde şi de caracterul experţilor
   fiecare departament trebuie să menţioneze cu ce activităţi poate fi
    desfaşurată în paralel activitatea evaluată, precum şi ce activităţi o
    preced sau o urmează în mod obligatoriu
   dacă se doreşte considerarea caracterului decizional al experţilor,
    atunci se utilizează valorile medii, Tm, ale timpilor estimaţi de către
    experţi
Exemplul 4:
   pentru o activitate evaluată cu timpul de execuţie de 10
    oameni/lună trebuie precizat numărul minim de oameni
    care poate desfăşura acesta activitate

   dacă numărul minim de oameni este 1, atunci activitatea se
    va desfăşura de către un om timp de 10 luni

   dacă numărul minim este de 5, atunci activitatea va fi
    desfăşurată de 5 oameni timp de 2 luni

   este evident ca la nevoie activitatea va fi terminată şi de 10
    oameni timp de o lună dacă numărul maxim de oameni ce
    pot lucra simultan este mai mare sau egal cu 10
Exemplul 5:
    4.6 Estimarea costurilor
Precizări generale:
    valorile costurilor pe articole sunt determinate pe baza costurilor la
     momentul efectuării calculelor în departamentele interesate
    cheltuielile de personal sunt afectate de coeficienţi care conţin creşteri
     salariale preconizate
    cheltuielile cu procurarea echipamentelor, a materiilor prime şi
     materialelor cu coeficientul de creştere al preţurilor
    costul materialelor trebuie să reprezinte costul la poarta întreprinderii,
     incluzând cheltuielile de transport, manipulare, asigurare şi taxele
     vamale
    capitolul 8 „alocaţii, taxe etc.” sunt introduse şi costurile suplimentare
     datorate inflaţiei prognozate, care afectează costul de bază estimat,
     precum şi costurile adiţionale
    Responsabilitatea pentru estimările efectuate cade în seama
     specialiştilor care le-au întocmit, respectiv al departamentului,
     dar răspunderea pentru valoarea globală a estimării o are
     managerul de proiect
4.7 Studiul de piaţă
   Studiul de piaţă oferă informaţii ce precizează dacă
    rezultatul proiectului (produsul) este cerut, dacă
    foloseşte cuiva şi cât
   pentru proiectele de mai mică anvergură, etapa de
    fundamentare se încheie cu acest studiu de piaţă

   pentru proiectele complexe studiul se foloseşte în cadrul
    studiului de oportunitate
   în cazul în care studiul de piaţă va dovedi necesitatea
    produsului, atunci se va fixa şi numărul de produse pe an
    care vor fi fabricate
4.8 Studiul de oportunitate
   este un document tehnico-ştiinţific
   oferă, pe baza elementelor cunoscute, o analiza a „ideii” proiectului
    din punct de vedere: tehnic, economic, comercial şi organizatoric
   rolul lui este de a clarifica un număr de aspecte cheie:
      - asigură selecţia preliminară şi oferă argumente pro sau contra
        realizării proiectului
      - verifică şi validează principalele ipoteze
      - explorează abordările posibile
      - sugerează strategia adecvată
      - apreciază riscurile
   este făcut de ofertantul proiectului sau de o firmă de consultanţă din
    domeniul respectiv
   echipa care realizează studiul trebuie să fie externă echipei
    proiectului pentru a se păstra obiectivitatea
   nu angajează fonduri importante

								
To top