Pr�sentation PowerPoint

							Le système de gestion des
    inscriptions LUDIK      LOISIRS, SPORTS ET
                             DÉVELOPPEMENT
au service des organismes   DES COMMUNAUTÉS


       Congrès AQLM

       Saguenay 2010
     Objectifs de la présentation

•   Présenter aux collègues notre expérience de
    l’utilisation de la plate-forme LUDIK comme un outil
    important de support aux organismes

•   Partager notre expérience et nos résultats
      Portrait de la ville de Gatineau
•   Fusion des ex-villes (5)
•   Population de 242 124 habitants
•   Territoire de 340 km2, 47 km linéaire
•   18 districts électoraux
          Le cadre de soutien
•   Définit les grandes orientations du soutien offert
    aux organismes de la communauté

•   3 catégories : grand partenaire, partenaire de
    soutien, partenaire collaborateur

•   Le support LUDIK-IO : un élément clé de notre
    support offert aux grands partenaires dans une
    première phase
Application     Application    Application
Windows          ACCESS               Web
Carte citoyen     Tourniquet     LUDIK-Biblio


 Inscription                      LUDIK-IC

                  LUDIK
Réservation                       LUDIK-RVI


Équipement                        LUDIK-IO
     La carte Accès-Gatineau

•   Nécessaire pour le processus d’inscriptions à la
    programmation par internet et téléphone
•   Gratuit pour la bibliothèque pour tous les groupes
    d’âge
•   Tarification pour le volet des activités libres
•   Carte émise dans le réseau bibliothèque (10)
•   Plus de 65 000 cartes par année
•   Carte renouvelable à chaque année
        Les étapes de fonctionnement
    SUPPORT AUX ORGANISMES SOUTENUS PAR LA VILLE DE
    GATINEAU


    1. Création du compte Organisme dans LUDIK-IO
    2. Entrée et mise à jour des différentes activités définis par
       l’organisme
    3. Possibilité d’utiliser le système d’inscription de la Ville
       • Système téléphonique automatisé (RVI-Bell)
       • Système LUDIK-Internet Citoyen
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              03/10/2012
    4.   La Ville compile les paiements par carte de crédit (Visa –
         MasterCard) via Internet et par téléphone
         • Un montant est transféré à chaque organisme pour
             tous les paiements (mensuel ou à la fin de chaque
             période d’inscription)
         • Vérification des inscriptions grâce à la carte Accès
             Gatineau
         • Réduction du temps nécessaire à compléter une
             inscription


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    5. Flexibilité des périodes d’inscription en ligne
       • Périodes prédéterminées en ligne
       • Périodes flexibles via Internet
       • Support aux organismes – LUDIK-IO (inscriptions, rapports,
           etc.)

       LUDIK INTERNET CITOYEN
       • Permet au citoyen ayant un dossier dans LUDIK de
          s’inscrire via Internet

       LUDIK-IO
       • Interface Internet permettant aux organisations de gérer
          leurs inscriptions
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             03/10/2012
                              Statistiques 2010
                              Inscription   Inscription   Payé par   Payé par   Non
        INSCRIPTION                                                             payé
                               acceptée      en attente     Visa       MC


       Organismes – par
                                 1 211          91          717        433
           Internet

       Organismes – par
          téléphone              2 260          122         1 026      624      627


     Total des inscriptions
                                 3 471          213         1 743      1 057    627
       Organismes 2010


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                03/10/2012
                               Statistiques 2010
     Téléphonie
                Appel en               Appel en          Appel transféré
                français                anglais             et traité
                  44439                  3496                 6234
     Cours offerts
                                                        Nombre de groupes
            Organismes            Nombre d'organismes
                                                           d'activités
     Hiver 2010                            4                   76
     Hiver 2010 - Semaine
                                           1                   10
     de relâche
     Printemps 2010                        9                   132
     Camp de Jour 2010                     5                   82
11   Été 2010                              3                   17
     Automne 2010                          9                   165


                  03/10/2012
                         Revenus 2010
        Inscription par       Montant - Visa      Montant - MasterCard

            Internet               164 370,51 $            90 965,00 $


           Téléphone               626 295,50 $           338 878,50 $

     Total des inscriptions        790 666,01 $           429 843,50 $
           Ville 2010
     Organismes – Internet          68 148,00 $           40 603,00 $


     Organismes – téléphone         96 078,00 $            54 073,00 $

     Total des inscriptions        164 226,00 $            94 676,00 $
       organismes 2010
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            03/10/2012
            Vitrine technologique




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     03/10/2012
             La valeur ajoutée
•   Un processus de gestion des inscriptions pour un
    organisme simplifié, rapide et beaucoup moins
    exigeant en temps
•   Une moins grande pression sur les bénévoles
•   Une flexibilité pour les parents de gérer leur
    inscription à distance
•   Une base de données de gestion rapide et précise
    pour le SLSDC et les organismes
    Perspectives de développement
•   Augmenter le nombre d’organismes qui adhèrent
    au système de gestion des inscriptions
•   Développement de notre base de données
•   Développement d’indicateurs de gestion
•   Développement d’un système automatisé de
    rétroaction des citoyens sur la qualité de notre offre
    de service
•   Meilleure connaissance de la pratique des activités
    libres sur le territoire
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