Your Federal Quarterly Tax Payments are due April 15th Get Help Now >>

jbptunikompp gdl s1 2005 dedearyadi 1215 bab123 by CJhb7c3

VIEWS: 20 PAGES: 36

									                                   BAB I

                            PENDAHULUAN




1.1. Latar Belakang Masalah

     Pada saat sekarang ini, persaingan usaha sudah sedemikian ketatnya,

khususnya dalam dunia perdagangan,termasuk persaingan antara toko yang satu

dengan toko yang lain dalam menjual barang yang sejenis. Persaingan tersebut

adalah bagaimana cara untuk menarik sebanyak-banyaknya konsumen untuk

membeli barang yang dijual sehingga memperoleh keuntungan/laba sebanyak-

banyaknya. Apabila suatu toko kurang dapat bersaing, akan menyebabkan

minimnya income penjualan yang didapat sehingga tidak dapat menutupi biaya

operasional yang meliputi biaya transportasi, biaya gaji karyawan, biaya

pemeliharaan barang di gudang, dan biaya operasional lainnya, hal ini apabila

berlangsung secara terus-menerus akan mengakibatkan kerugian dan berdampak

pada kelangsungan usahanya. Toko yang menjual barang lebih murah dan

berkualitas tinggi   serta memberikan pelayanan yang baik akan lebih diminati

oleh konsumen daripada toko yang menjual barang lebih mahal dan berkualitas

rendah serta memberikan pelayanan yang buruk kepada konsumen.

     Sistem informasi dari suatu toko yang bertujuan mencari laba memerlukan

suatu sistem yang tidak hanya digunakan bagi kepentingan pencatatan data

pembelian, data penjualan, data stok barang serta pembuatan laporan saja, tetapi

juga digunakan untuk dapat memberikan pelayanan yang baik kepada konsumen.




                                       1
Konsumen akan merasa puas dengan pelayanan toko tersebut apabila konsumen

dapat memperoleh informasi harga barang dan stok barang (apakah stok barang

tersebut masih ada atau tidak) yang ada dengan mudah dan cepat tanpa adanya

kesalahan informasi, serta dari segi waktu pengambilan barang yang diperlukan

oleh konsumen relatif singkat sehingga konsumen tidak menunggu lama untuk

mendapatkan barang tersebut. Apabila pelayanan yang diberikan kurang baik,

maka konsumen akan beralih berlangganan ke toko lain. Kesalahan informasi

harga barang dan stok barang tersebut bisa disebabkan oleh dua hal yaitu adanya

kesalahan pencatatan data, baik itu data pembelian (data barang yang dibeli dari

pemasok), data penjualan (data barang yang akan dijual kepada konsumen)

maupun data stok barang yang ada digudang dan adanya dokumen-dokumen yang

hilang dibagian penjualan, bagian pembelian dan bagian gudang. Dengan adanya

sistem informasi pembelian dan penjualan yang baik akan meningkatkan

pelayanan bagi konsumen secara langsung serta dengan sendirinya pendapatan

dari toko tersebut akan meningkat.

      Dari hasil penelitian penulis ditoko Cirebon Motor,      sistem informasi

penjualan dan pembelian yang sedang berjalan       masih menggunakan sistem

manual, dalam arti setiap penyimpanan data dan pembuatan laporan masih

dilakukan dengan cara mencatat dalam buku, baik pencatatan stok barang

digudang, pencatatan data pembelian barang, pencatatan data penjualan dari hari

ke hari, pembuatan nota penjualan dan nota retur penjualan serta pembuatan

laporan perbulan kepada pemilik.

     Sistem jual beli barang yang masih manual seringkali menimbulkan

masalah-masalah, antara lain: Sering terjadi kesalahan pencatatan data pembelian




                                       2
barang, data penjualan barang dan data stok gudang sehingga akhirnya dalam

pembuatan laporan pada setiap bulannya yang ditujukan kepada pemilik toko akan

mengalami kesalahan juga. Terkait dengan masalah diatas jika ada dokumen-

dokumen pembelian ataupun penjualan yang hilang dalam arsip maka akan sulit

untuk menemukan kembali data-data dalam dokumen-dokumen tersebut jika

terdapat kesalahan pencatatan data ke dalam buku sebagai media penyimpanan

data. Untuk proses transaksi penjualan barang dalam jumlah besar sering terjadi

kesalahan perhitungan harga karena terbatasnya alat hitung yang digunakan. Dari

segi pelayanan kepada konsumen di toko Cirebon Motor belum memberikan

pelayanan yang baik sesuai dengan keinginan dari konsumen, konsumen harus

menunggu agak lama untuk mengetahui keberadaan suatu jenis barang ada atau

tidak stoknya karena bagian penjualan harus mengecek terlebih dahulu apakah

barang yang dicari oleh konsumen tersebut dibuku penjualan barang dan akibat

dari kesalahan pencatatan stok barang yang dilakukan oleh bagian gudang maka

sering terjadi kesalahan informasi kepada konsumen, barang dikatakan ada oleh

bagian penjualan tetapi setelah konsumen datang dan hendak membeli barang

ternyata barang tersebut setelah dicari di gudang tidak ada. Untuk pemesanan

barang yang dilakukan oleh konsumen, data pemesanan barangnya tidak dikelola

secara baik dan hanya disampaikan secara lisan oleh bagian penjualan ke bagian

pembelian sehingga apabila bagian pembelian melakukan transaksi pembelian,

data barang yang dipesan oleh konsumen sering terabaikan. Inilah yang menjadi

latar belakang masalah yang selanjutnya dijadikan bahan kajian.

       Setelah menganalisa latar belakang tersebut maka penulis bermaksud

membuat sistem manual menjadi sistem komputerisari yang berbasis client server,




                                       3
sehingga masalah-masalah yang ada di toko Cirebon Motor dapat diatasi . Penulis

memberi judul “Sistem Informasi Jual Beli Barang Di Toko Onderdil Cirebon

Motor” .



1.2. Identifikasi masalah

     Dari hasil penelitian secara langsung yang dilakukan penulis di toko

Cirebon Motor, ternyata     ditemukan masalah pada sistem informasi jual beli

barangnya.

     Masalah tersebut yaitu sebagai berikut :

1. Sering terjadi kesalahan pencatatan data pembelian barang, data penjualan

   barang dan data stok barang digudang yang pada akhirnya mengakibatkan

   kesalahan pada setiap pembuatan laporan yang diserahkan kepada pemilik

   toko.

2. Belum memberikan pelayanan yang baik sesuai dengan keinginan konsumen,

   konsumen harus menunggu agak lama untuk mengetahui keberadaan suatu

   jenis barang ada atau tidak stoknya dan sering terjadi kesalahan informasi

   kepada konsumen, barang dikatakan ada oleh bagian penjualan tetapi setelah

   konsumen datang dan hendak membeli barang ternyata barang tersebut setelah

   dicari di gudang tidak ada.

3. Untuk transaksi penjualan barang dalam jumlah besar sering terjadi kesalahan

   hitung karena hanya dibantu oleh kalkulator

4. Tidak adanya prosedur pemesanan barang baik itu pemesanan penjualan

   maupun pemesanan pembelian untuk lebih meningkatkan pendapatan usaha.




                                        4
     Inilah yang menjadi pokok permasalahan, dan disini penulis akan membantu

mengatasi permasalahan-permasalahan di toko Cirebon Motor        yaitu dengan

membuat sistem informasi jual beli barang beserta databasenya dengan

menggunakan program Borland Delphi 6. Sistem ini akan berbasis client server

dengan mengkoneksikan sejumlah komputer pada tiap bagiannya.



1.3. Batasan Masalah

     Untuk Membatasi ruang lingkup masalah yang dibahas, disini penulis hanya

mengambil permasalahan yang berhubungan dengan sistem jual beli barang di

toko tersebut, ini dimaksudkan supaya dalam pembuatan aplikasi perangkat lunak

yang dihasilkan tidak terlampau luas dan melampaui batasan masalah.

     Adapun batasan masalah tersebut antara lain:

1) Pembahasan mengenai masalah pembelian dan penjualan barang, pembelian

   barang meliputi pembelian barang secara kredit dan secara tunai sedangkan

   penjualan barang meliputi penjualan barang secara kredit dan penjualan

   barang secara tunai.

2) Sistem jaringan yang digunakan adalah client server, bahasa pemrograman

   yang digunakan yaitu Delphi 6.0 karena untuk aplikasi database bahasa

   pemrograman Delphi 6.0 ini sangat mendukung untuk pemakaian database

   sederhana sampai ke yang lebih kompleks. Sedangkan database yang

   digunakan adalah SQL Server, karena Database SQL Server ini dapat

   menampung jumlah data yang banyak.




                                       5
1.4. Maksud dan Tujuan

     Maksud dari penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai salah satu syarat

kelulusan pada program Strata I Jurusan Manajemen Informatika, Fakultas Teknik

& Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia

       Sedangkan tujuan penulisan adalah merubah sistem manual menjadi

sistem yang baru dimana sistem baru menggunakan sistem komputerisasi yang

berbasis Client Server serta menambah prosedur pemesanan barang kedalam

sistem, sehingga diharapkan dapat:

 1. Memaksimalkan proses pengolahan data dan informasi di toko Cirebon

     Motor.

 2. Dapat memberikan nilai lebih dalam memajukan perkembangan toko

     Cirebon Motor.

 3. Meningkatkan pelayanan kepada konsumen.

 4. Dapat membantu karyawan di toko tersebut.

 5. Dengan adanya prosedur pemesanan dapat meningkatkan pendapatan usaha.



1.5. Metode Penelitian

     Metode penelitian yang digunakan penulis adalah :

     1. Metode wawancara : yaitu suatu metode untuk mengumpulkan data

         dengan cara mengajukan pertanyaan-pertanyaan pada pihak-pihak yang

         mempunyai hubungan dengan masalah yang akan dibahas

     2. Metode observasi : yaitu mengamati langsung data yang berkaitan

         dengan masalah yang akan dibahas.




                                      6
     3. Penelitian Kepustakaan: yaitu cara untuk mengumpulkan data yang

         diperlukan untuk penyusunan Skripsi dari berbagai sumber buku.



1.6. Sistematika Penulisan

     Untuk mempermudah para pembaca mempelajari isi pembahasan ini, maka

dalam penyusunan Skripsi ini penulis menggunakan sistematika penulisan.

     Sistematika penulisannya adalah sebagai berikut :

Bab I    PENDAHULUAN

         Pada bab ini menguraikan tentang latar belakang masalah, identifikasi

         masalah,    maksud dan tujuan penelitian, metode penelitian dan

         sistematika penulisan.

Bab II   LANDASAN TEORI

         Pada bab ini akan membahas tentang teori-teori yang berhubungan

         dengan pokok masalah yang dikaji.

Bab III ANALISIS SISTEM

         Pada bab ini akan menguraikan tentang sejarah berdirinya toko Cirebon

         Motor, struktur organisasinya (dari mulai pemilik sampai pegawainya)

         dan uraian tugas masing-masing bagiannya (deskriptif kerja), analisis

         sistem yang sedang digunakan , evaluasi sistem yang sedang berjalan.

Bab IV PERANCANGAN SISTEM

         Pada bab ini pada dasarnya adalah semua dari hasil perancangan sistem

         yang baru. Perancangan ini meliputi : Perancangan Proses, Perancangan

         basis data, Perancangan Program.




                                       7
Bab V   IMPLEMENTASI

        Pada bab ini penulis mempraktekkan program–program yang dibuat

        untuk digunakan oleh toko Cirebon Motor, program yang dibuat

        sebelumnya sudah melewati tahap penginstallan terlebih dahulu.

Bab VI KESIMPULAN DAN SARAN

        Pada bab akhir ini penulis mengemukakan kesimpulan dari materi

        pembahasan dengan hasil analisa pemecahan masalah dan saran-saran

        untuk Toko Cirebon Motor dimasa yang akan datang.

DAFTAR PUSTAKA

        Pada bagian ini memuat nama buku-buku , nama pengarangnya, tahun

        terbitan, nama penerbit yang dijadikan referensi oleh penulis untuk

        penyusunan Skripsi ini.




                                      8
                                   BAB II

                           LANDASAN TEORI




     Agar dapat lebih mempermudah penulisan dalam penyelesaian masalah yang

akan dibahas penulis dalam skripsi ini, maka penulis akan menjelaskan beberapa

teori yang perlu dipahami.



2.1. Sistem Informasi

     Menurut JOG[1] sistem informasi adalah” suatu sistem didalam suatu

organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,

mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu

organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang

diperlukan”.



2.1.2. Pengertian Sistem

     Menurut JOG[1] sistem adalah “kumpulan dari elemen-elemen yang

berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu .



2.1.3. Pengertian Informasi

     Menurut JOG[1] Informasi adalah “data yang diolah menjadi bentuk yang

lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”.




                                        9
2.1.4. Arti Data

     Menurut JOG[1] data adalah “suatu istilah majemuk dari kata datum yang

berarti fakta yang mengandung arti, yang berhubungan dengan kenyataan-

kenyataan, symbol-simbol, gambar-gambar, kata-kata, huruf-huruf                yang

menunjukan suatu ide, objek, kondisi, situasi dan lain-lain”. Data itu sendiri dapat

berupa apa saja juga dapat ditemui dimana saja. Kegunaan dari data itu sendiri

sebagai bahan dasar yang objektif didalam proses penyusunan kebijakan dan

keputusan seorang pimpinan dalam suatu organisasi.



2.1.5. Pengolahan Data

     Pengolahan data adalah segala macam pengolahan terhadap data atau

kombinasi-kombinasi dari macam-macam pengolahan untuk membuat data

tersebut berguna sesuai dengan yang diinginkan.



2.1.6 Siklus Pengolahan Data

       Didalam pengolahan data diperlukan proses, yang disebut siklus

pengolahan data. Didalam siklus pengolahan data terdapat 3 tahapan dasar, yaitu

:input, output dan proses.

     Tiga langkah ini disebut dengan siklus pengolahan data (Data processing

Cycle).




                                        10
Proses pengolahan data distas dapat dikembangkan menjadi



              Organization         Input        Processing       Output        Distribution


                                                 Storage
                             Gambar 2.1. Siklus Pengolahan Data
      [Sumber : Dian Wahyudi “ Pengolahan Data Di Perpustakaan UmumDaerah
                                      Pandeglang”]


     Pada siklus diatas tahapannya telah dikembangkan menjadi lebih lengkap,

diantaranya yaitu :

     1. Organization : Tahap ini berhubungan dengan proses dari pengumpulan

         data yang biasanya proses pencatatan data ke dokumen dasar.

     2. Input : Tahap ini merupakan proses memasukan data kedalam proses

         computer lewat alat input (input device).

     3. Processing : Proses pengolahan dari data yang sudah dimasukan yang

         dilakukan oleh alat pemroses, yang dapat berupa proses menghitung,

         membandingkan, mengklarifikasi, mengurutkan, mengendalikan dan

         mencari di storage.

     4. Output : Proses menghasilkan output dari hasil pengolahan data kea lat

         output yaitu berupa informasi

     5. Distribution : Proses dari distribusi output kepada pihak yang berhak dan

         membutuhkan informasi.

     6. Strorage      :   Proses    perekaman       hasil    pengolahan   ke    simpanan

         luar(Storage).




                                           11
2.2. Flowmap

     Menurut JOG[1] adalah bagan yang menunjukan alir formulir yang

menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya



2.2.1 Simbol Flowmap

     Flowmap digambar dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak

sebagai berikut :




                        Gambar 2.2.1. Simbol Dokumen
        [ Sumber : Jogiyanto .HM “Analisis & Disain Sistem Informasi”]

Ket : Menunjukan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik

atau komputer.




                    Gambar 2..2.2. Simbol Kegiatan Manual
        [ Sumber : Jogiyanto .HM “Analisis & Disain Sistem Informasi”]

Ket: Menunjukan kegiatan manual.


                                            C




                    Gambar 2.2.3. Simbol Simpanan Offline
        [ Sumber : Jogiyanto .HM “Analisis & Disain Sistem Informasi”]

Ket : File non-komputer yang diarsip urut tanggal




                                       12
                         Gambar 2.2.4. Simbol Proses
        [ Sumber : Jogiyanto .HM “Analisis & Disain Sistem Informasi”]

Ket : Menunjukan kegiatan proses dari operasi program komputer.




                        Gambar 2.2.5. Simbol Harddisk
        [ Sumber : Jogiyanto .HM “Analisis & Disain Sistem Informasi”]

Ket : Menunjukan input/output menggunakan hard disk.




                        Gambar 2.2.6. Simbol Garis Alir
        [ Sumber : Jogiyanto .HM “Analisis & Disain Sistem Informasi”]

Ket : Menunjukan arus dari proses.




                      Gambar 2.2.7. Simbol Penghubung
        [ Sumber : Jogiyanto .HM “Analisis & Disain Sistem Informasi”]

Ket : Menunjukan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman

lain.



                                      13
2.3. DFD (Data Flow Diagram)

     DFD ( data flow diagram) digunakan untuk menggambarkan suatu sistem

yang telah ada atau system baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa

mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau

lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.



2.3.1. Simbol yang digunakan DFD

     Beberapa simbol digunakan di DFD untuk maksud mewakili :

1) external entity (kesatuan) atau boundary (batas sistem)

   Setiap system pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan

   suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity)

   merupakan kesatuan (entity) dilingkungan luar sistem yang dapat berupa

   orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang

   akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

   Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak atau suatu

   kotak dengan sisi kiri dan atasnya berbentuk garis tebal sebagai berikut :




                                        atau



                  Gambar 2.3.1 Notasi Kesatuan Luar di DFD
        [ Sumber : Jogiyanto .HM “Analisis & Disain Sistem Informasi”]

   Kesatuan luar dapat diberi identifikasi dengan huruf kecil diujung kiri atas

   sebagai berikut :




                                        14
        a                  b                 c                 d

        Langganan          Pembelian         Pemasok           Gudang


        Gambar 2.3.2. Contoh Penggunaan Notasi Kesatuan Luar di DFD
        [ Sumber : Jogiyanto .HM “Analisis & Disain Sistem Informasi”]

2) data flow (arus data)

   Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini

   mengalir mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan

   kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukan arus dari data yang

   dapat berupa masukan untuk system atau hasil dari proses system yang dapat

   berbentuk sebagai berikut ini.

   a. Formulir atau dokumen yang digunakan diperusahaan.

   b.   Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem.

   c. Tampilan atau output di layar komputer yang dihasilkan oleh system.

   d. Masukan untuk komputer.

   e. Komunikasi ucapan

   f. Surat-surat atau memo.

   g. Data yang dibaca atau direkam kesuatu file.

   h. Suatu isian yang dicatat pada buku agenda

   i. Transmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain.

Arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti. Nama dari arus

data dituliskan disamping garis panahnya.




                                       15
                                                                  1
                 a
                                   Order langganan            Proses
                 Langganan                                    Order
                                                            Langganan


 Gambar 2.3.3. Arus data yang mengalir dari kesatuan luar Langganan ke proses
             order langganan adalah dengan nama order langganan.
       [ Sumber : Jogiyanto .HM “Analisis & Disain Sistem Informasi”]

3) Proses (Process)

   Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau

   computer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk

   dihasilkan arus data yang keluar dari proses.

                                                        Identifikasi

                                                           nama
                                                           proses



                      Gambar 2.3.4. Notasi proses di DFD
          [ Sumber : Jogiyanto .HM “Analisis & Disain Sistem Informasi”]

   Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi berikut ini.

   1. Identifikasi proses.

      Identifikasi ini umumnya berupa suatu angka yang menunjukan nomor

      acuan dari proses dan ditulis pada bagian atas disimbol proses.

   2. Nama Proses

      Nama proses menunjukan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut. Nama

      dari proses harus jelas dan lengkap menggambarkan kegiatan prosesnya

      Nama dari proses biasanya berbentuk suatu kalimat diawali dengan kata




                                       16
      kerja (misalnya menghitung, membuat, membandingkan dan sebagainya).

      Nama dari proses diletakkan dibawah identifikasi proses di symbol proses.

   3. Pemroses

      Untuk PDFD (physical data flow diagram) yang menunjukan proses tidak

      hanya proses dari computer, tetapi juga proses manual, seperti proses yang

      dilakukan oleh orang, mesin dan lain sebagainya, maka pemroses harus

      ditunjukan. Pemroses ini menunjukan siapa atau dimana suatu proses

      dilakukan. Untuk LDFD (logical data flow diagram) yang prosesnya

      hanya menunjukan proses computer saja, maka pemroses dapat tidak

      disebutkan. Untuk LDFD bila pemroses akan disebutkan dapat juga untuk

      menyebutkan nama dari program yang melakukan prosesnya. Keterangan

      pemroses ini disimbol proses dapat dituliskan dibawah nama proses

      sebagai berikut ini.


                                                                    1
      identifikasi proses
                                                                Membuat
      nama proses                                                faktur

      pemroses


                Gambar 2.3.4. Penjelasan di Simbol Proses
          [ Sumber : Jogiyanto .HM “Analisis & Disain Sistem Informasi”]

4) Simpanan Data (Data Store)

   Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa sebagai

   berikut ini

   a. Suatu file atau database di sistem komputer.

   b. Suatu arsip atau catatan manual.




                                         17
    c. Suatu kotak tempat data dimeja seseorang.

    d. Suatu table acuan manual.

    e. Suatu agenda atau buku.

    Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horizontal

    pararel yang tertutup disalah satu ujungnya.



                               Media nama data store

                 Gambar 2.3.4. Simbol Dari Simpanan Data di DFD
            [ Sumber : Jogiyanto .HM “Analisis & Disain Sistem Informasi”]



2.4. Teknik Entity Relationship (ERD)

      Teknik entity relationship merupakan suatu konsep dalam basis data untuk

mengorganisasikan suatu file sehingga teknik ini akan dapat kita katakana dengan

hubungan antar file yang direlasikan dengan kunci relasi yang merupakan kunci-

kunci utama dari masing-masing file.

      Untuk relasi antar dua file atau dua tabel dikategorikan menjadi tiga macam

relasi yang menggambarkan secara lengkap yang dihubungkan oleh atribut dari

setiap field tersebut.

    1. Relasi Satu ke Satu

        Hubungan antar file dengan file kedua adalah satu berbanding satu, dengan

        relasi keduanya diwakili dengan tanda anak panah tunggal Bentuk :

        File1                  File2

    2. Relasi Satu ke Banyak




                                        18
       Hubungan antar file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding

       banyak, dengan relasi keduanya diwakili dengan tanda anak panah, untuk

       menunjukan hubungan banyak memakai tanda anak panah ganda.

       Bentuk : File1               File (n)

   3. Relasi Banyak ke Banyak

       Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah berbanding

       banyak, dengan relasi antar keduanya diwakili dengan tanda anak panah

       ganda untuk menunjukan banyak tersebut.

       Bentuk :    File (n)                    File (n)



2.5. Kamus Data

     Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan

informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analisis

sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus

data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis

maupun pada tahap perancangan sistem.



2.5.1. Isi Kamus Data

     Kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yg

dicatatnya, oleh karena itu harus memuat hal-hal berikut ini.

1. Nama arus data

   Karena kamus data dibuat berdasarkan arus yang mengalir di DAD, maka

   nama dari arus data juga harus dicatat di kamus data

2. Alias




                                        19
    Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias

    perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk

    orang atau departemen satu dengan yang lainnya.

3   Bentuk data

    Arus data dapat mengalir:

    1. dari kesatuan luar ke suatu proses, data yang mengalir ini biasanya tercatat

       di suatu dokumen atau formulir.

    2. Hasil dari suatu proses ke kesatuan luar, data yang mengalir ini biasanya

       terdapat dimedia laporan atau query tampilan layar atau dokumen hasil

       cetakan komputer.

    3. Hasil dari suatu proses ke proses yang lain, data yang mengalir ini

       biasanya dalam bentuk variable atau parameter yang dibutuhkan oleh

       proses penerimanya.

    4. Hasil dari suatu proses yang direkamkan ke simpanan data, data yang

       mengalir ini biasanya berbentuk suatu variable.

    5. Dari simpanan data dibaca oleh suatu proses, data yang mengalir ini

       biasanya berupa suatu field (item data).

    Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa :

       1. dokumen dasar atau formulir

       2. dokumen hasil cetakan computer

       3. laporan tercetak

       4. tampilan di layar monitor

       5. variable

       6. parameter




                                         20
       7. field

    Bentuk dari data ini perlu dicatat di kamus data, karena dapat digunakan untuk

    mengelompokan KD ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem.

4   Arus data

    Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju

5   Penjelasan

    Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di

    kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan

    tentang arus data tersebut.

6. Periode

    Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di

    kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input

    data harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukan

    dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

7. Volume

    Volume yang perlu dicatat di kamus data adalah tentang volume rata-rata dan

    volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya rata-

    rata arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak

    menunjukan volume yang terbanyak.

8. Struktur data

    Struktur data menunjukan arus data yang dicatat di kamus data terdiri dari

    item-item data apa saja.




                                        21
2.6. Sistem Database

     Database merupakan kumpulan file-file yang berelasi, relasi tersebut bisa

ditujukan dengan kunci dari tiap-tiap file yang ada. Dalam satu file terdapat

record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk dan merupakan satu

kumpulan entity yang beragam. Satu record terdiri dari field-field yang saling

berhubungan untukmenunjukan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang

lengkap dan direkam dalam satu record.

     Secara mendasar ada tiga langkah dalam perencanaan sebuah database :

 1. Mendefinisikan data-data yang diperlukan (Conceptual Mode). Tujuan

     langkah ini dalam perencanaan database adalah membuat daftar tiap

     kesatuan tunggal data yang akan digunakan oleh sistem. Satuan-satuan data

     tersendiri ini sering dinamakan unsure data.

 2. Menentukan data yang akan dikelompokan dalam satu file database (Logical

     Database Design). Menentukan cara pengelompokan unsure-unsur data

     dalam database tersendiri adalah satu tugas yang disebut perencanaan

     database secara logis. Perencanaan secara logis lebih menekankan pada data

     sedangkan perencanaan secara fisis lebih berorientasi pada software

     databasenya.

 3. Mempertimbangkan penggunaan dan kemampuan perencanaan database,

     dan melakukan perubahan jika diperlukan agar sesuai dengan performasi

     sistem (Phisycal Database Design)




                                         22
2.6.1. Kegunaan dan Syarat Database

      Penyusunan suatu database harus mengatasi dan menghindari hal-hal

dibawah ini seperti :

  1. Redudansi dan inkonsistensi data. Redudansi yaitu penyimpanan dibeberapa

      tempat untuk data yang sama yang mengakibatkan pemborosan ruang

      penyimpanan dan biaya untuk mengakses jadi lebih tinggi. Sedangkan

      penyimpanan data yang sama berulang-ulang dibeberapa file dapat

      menyebabkan data tidak konsisten (inkonsistensi) .

  2. Kesulitan dalam pengaksesan data

  3. Isolasi data untuk standarisasi

  4. Masalah keamanan data

  5. Masalah integritas (kesatuan)

  6. Masalah Data Independence (Kebebasan Data)

DBMS dapat memecahkan masalah dalam hal menghubungkan file-file, sehingga

nantinya menjadi satu kesatuan yang saling berinteraksi satu sama lain.



2.6.2. Teknik Normalisasi

      Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi

tabel-tabel yang menunjukan entity dan relasinya. Untuk mengenal lebih jauh

tentang normalisasi ada beberapa konsep yang harus dipelajari terlebih dahulu

yaitu :

1. Atribut kunci (field). Setiap file terdapat kunci yang berupa file unik yang

    dapat memberikan identifikasi dari suatu record.




                                        23
2. Kunci Primer (Primary key). Suatu atribut atau satu set minimal atribut yang

   hanya mengidentifikasikan secara unik kejadian spesifik tapi juga dapat

   mewakili setiap kejadian dati suatu entitas.

3. Kunci Calon. Suatu atribut yang mengidentifikasikan secara unik suatu

   kejadian spesifik dari entity.

4. Kunci Alternatif. Kunci kandidat yang dipakai sebagai kunci primary tetapi

   bisa dipakai sebagai kuci pengurutan dalam laporan.

5. Kunci Tamu. Suatu atribut yang melengkapi suatu hubungan yang

   menunjukan keindukannya.



2. 7. Jaringan Komputer LAN

     Komputer saat ini merupakan komponen yang sangat penting dalam

menyelesaikan sebuah sistem informasi. Hal ini bias kita lihat bagaimana

percepatan arus informasi baik dari dalam maupun diluar organisasi. Data yang

kita buat atau diperoleh dari luar mungkin diperlukan untuk diproses selanjutnya

oleh pengguna lainnya. Pengolahan data secara terpisah-pisah pada banyak PC

drasa memperlambat efektifitas kerja. Untuk meningkatkan efesiensi dan

produktifitas kerja dibutuhkan suatu sistem yang dapat mendistribusikan data

dengan cepat dan dapat mengolah data tersebut pada masing-masing user.



2.7.1. Pengenalan Jaringan Komputer

     Menurut DEDE SOPANDI[2] Jaringan komputer merupakan gabungan

antara teknologi computer dan teknologi komunikasi. Gabungan teknologi ini

melahirkan pengolahan data yang dapat didistribusikan, mencakup pemakaian




                                        24
database, software aplikasi dan peralatan hardware, otomatisasi suatu organisasi

serta peningkatan efesiensi kerja.



2.7.2. Mengenal LAN

     Melalui jaringan komputer inilah kantor, gedung, kota bahkan negara dapat

disatukan. Revolusi LAN (Local Area Network) dimulai pada era ini.Sistem

Jaringan Komputer atau yang lebih dikenal dengan LAN adalah solusi yang tepat

untuk Sistem Informasi Management (SIM) disebuah perkantoran/ perusahaan

modern. Singkat kata, dengan LAN dapat menghubungkan sejumlah computer

mikro, atau pada umumnya Personal Komputer (PC), sehingga dapat mengakses

ke komputer dan peripheral seperti printer dan hard disk



2.7.3. Software Jaringan

     Software yang mendukung untuk aplikasi jaringan komputer meliputi:

 1. PC Operating system : MS DOS, OS/2, Windows, NT

 2. Sistem Operasi Network (NOS = Network Operating System) yang

     digunakan untuk membangun suatu jaringan, baik berbasis windows

     (Workgroup atau Client Server) maupun sistem operasi yang berbasis

     multiuser (Unix/Linux, Netware, Windows NT-Server dan Windows 2000

     Server)

 3. Protocol : Software yang diperlukan untuk menghubungkan Client dengan

     Server atau Client dengan Client.

 4. Program Aplikasi : Program aplikasi yang berbasis jaringan, yang dibuat

     khusus untuk memudahkan user dalam monitoring dan management




                                         25
     informasi contohnya Program Aplikasi untuk sistem informasi kampus,

     sistem akuntansi dan sebagainya.



2.7.4. Hardware Jaringan

     Hardware jaringan adalah seperangkat komponen jaringan yang merupakan

syarat untuk membangun sebuah jaringan komputer. Komponen utama jaringan

komputer yang harus ada minimal :

   1. Server

   2. Workstation

   3. NIC (Network Interface Card)

   4. Kabel dan Konektor

   5. Peralatan tambah :

          Hub

          Repeater

          Bridge

          Router



2.7.5. Server

     Menurut DEDE SOPANDI[2] Secara umum server adalah sebuah komputer

yang berisi program, baik sistem operasi maupun program aplikasi yang

menyediakan pelayanan kepada komputer atau program lain yang sama ataupun

berbeda. Komputer server adalah komputer yang biasanya dikhususkan untuk

penyimpanan data atau sebagai basis data. Dalam model programming

client/server, server adalah program-program yang menunggu dan memenuhi




                                        26
permintaan dari client program yang sama atau berbeda. Jenis server yang paling

banyak digunakan adalah Disk Server, File Server, Printer Server dan Terminal

Server.



2.7.6. Workstation

     Menurut DEDE SOPANDI[2] Workstation adalah komputer yang ditujukan

sebagai Client, dimana komputer ini sebagai tempat kerja atau pengolahan data

yang diakses dari server, waktu jamannya komputer mainframe dikenal sebagai

dumb, karena komputer ini hanya sebagai perpanjangan komputer server, jika

server down maka komputer client ini tidak berfungsi lagi. Tetapi sekarang ini

workstation sebagian besar menggunakan Personal Computer (PC), sehingga

dapat difungsikan sebagai komputer stand alone.




                                      27
                                   BAB III

                           ANALISA SISTEM




3.1. Sejarah Singkat Toko Cirebon Motor

     Toko Cirebon Motor berdiri pada tahun 1998, di kota Bandung yaitu di Jln.

Ciroyom No.119.Toko ini hanya menjual onderdil bekas/eks Singapore, yang

meliputi Engine/mesin, kaki-kaki roda, gardan mesin, Power Stearing beserta

Pompanya dan lain-lain.        Pada awal pertama kali berdiri toko ini hanya

menyediakan onderdil khusus untuk mobil dengan merek Nissan Sunny dan Ford

Laser saja, karena memang pada awalnya pemilik toko bertujuan menyediakan

khusus untuk kebutuhan spare-part mobil Taxi dikota Bandung saja. Tetapi

seiring dengan perkembangan keberadaan Taxi di kota Bandung yang mengalami

pergantian kendaraan, dari merek Taxi yang lama yaitu Nissan Sunny dan Ford

Laser diganti dengan mobil yang baru dengan merek Timor,Hyundai dan lain-lain,

maka pemilik toko mulai mengembangkan usahanya dengan menyediakan spare-

part mobil dengan merek yang lainnya juga selain Nissan Sunny dan Ford Laser,

seperti : Daihatsu, Mazda, Suzuki, Mitsubhisi dan lain-lain.

     Pada awalnya pada waktu pemilik hanya menjual barang dagangan dengan

merek Nissan dan Ford Laser , barang dagangan yang dibeli berasal dari pasar-

pasar bekas di Jakarta misalnya di pasar Tanah Abang dan pasar Poncol. Barang

dagangan ini pada umumnya berasal dari perusahaan-perusahaan taxi dijakarta

yang kemudian dijual ke pasar onderdil bekas. Perusahaan-perusahaan Taxi




                                        28
dijakarta pada umumnya mengganti komponen onderdilnya berdasarkan

perhitungan masa pemakaiannya, sesudah habis masa pemakaian suatu komponen

onderdil maka harus diganti, jadi tidak menunggu sampai komponen tersebut

rusak baru diganti. Oleh karena itu onderdil yang dijual oleh perusahaan taxi ke

pasar onderdil bekas pada umumnya masih bisa dipakai kembali, dan umur

pemakaiannya juga relatip lama, bahkan dibandingkan dengan onderdil yang baru

tetapi buatan Indonesia, umur pemakaian dari spare-part bekas tetapi original

lebih lama. Sesudah toko ini menjual spare-part bekas selain merek Nissan Sunny

dan Ford Laser, pemilik tidak lagi membeli barang dagangan ke pasar onderdil

dijakarta tetapi langsung ke pengimpor di Jakarta yang mengimpor barang bekas

yang berasal dari Singapore, karena selain pertimbangan harga yang lebih murah

daripada membeli di pasar onderdil dijakarta, juga kualitas barang jauh lebih

bagus barang eks Singapore dibandingkan barang eks Lokal/Indonesia. Hal ini

dikarenakan di Negara Singapore memberlakukan peraturan masa layak jalan

kendaraan yaitu maksimal 5 tahun, jadi setelah 5 tahun kendaraan tersebut harus

diganti dengan yang lama, kendaraan bekas tersebut kemudian diimpor semua

komponen onderdilnya kecuali body mobil ke Indonesia.



3.2. Struktur Organisasi

     Susunan Organisasi dari toko Cirebon Motor adalah terdiri dari :

1. Pemilik Toko

2. Bagian Pembelian

3. Bagian Penjualan

4. Bagian Gudang




                                       29
Agar lebih jelasnya struktur organisasinya dapat dilihat pada gambar sebagai

berikut :




                                    Pemilik Toko




            Bagian Pembelian                            Bagian Penjualan

                                          Bagian
                                          Gudang

 Ket :
                Garis komando
                Garis koordinasi



                 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Toko Cirebon Motor
                [Sumber : Dari hasil penelitian di toko Cirebon Motor]



3.3. Deskriptif Tugas

      Adapun Tugas dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut :

    1. Pemilik Toko : Pemilik toko mempunyai tugas pokok memutuskan segala

         sesuatu   kebijakan       yang    berkaitan   dengan   penggajian   karyawan,

         mengkoordinasikan dan mengendalikan masing-masing bagian didalam

         toko serta melakukan kontak pembelian dengan pengimpor.

    2. Bagian Pembelian : mempunyai tugas melakukan pembelian barang

         dagangan sesuai dengan instruksi dari pemilik toko dan melakukan




                                              30
   pencatatan yang berhubungan dengan pembelian.Secara rinci tugas dari

   bagian pembelian akan diuraikan sebagai berikut :

   1. Melakukan pembelian barang ke Jakarta langsung ke pengimpor

      barang, jumlah dan jenis barang serta harganya ditentukan sesuai

      dengan instruksi pemilik toko.

   2. Memeriksa kondisi dari tiap-tiap barang yang dibeli, karena tidak

      semua barang yang akan dibeli dalam keadaan utuh dan tidak

      mengalami kerusakan, ada kalanya barang tersebut sebagian tidak utuh

      akibat dari sebagian komponennya ada yang dicopot sebelum barang

      diimpor kejakarta serta mengalami kerusakan akibat tertumpuk dengan

      barang yang lain sehingga barang tersebut ada yang pecah, terutama

      yang terbuat dari alumunium seperti blok engine yang terbuat dari

      alumunium serta power stearing. Kerusakan barang yang hendak dibeli

      juga bisa diakibatkan karena penyimpanan yang sudah terlalu lama di

      Gudang pengimpor yang mengakibatkan sebagian komponen barang

      berkarat   sehingga    apabila   karat   tersebut   dibersihkan   akan

      mengakibatkan cacat dan tidak layak untuk dibeli.

   3. Melakukan pencatatan pembelian yang meliputi : jenis barang apa saja

      yang dibeli, harga dari masing-masing jenis barang yang dibeli, jenis

      transaksi pembelian apakah tunai atau kredit, jumlah barang yang

      dibeli.

   4. Membuat Laporan Pembelian

3. Bagian Penjualan : mempunyai tugas melakukan penjualan barang

   dagangan baik secara tunai maupun kredit dengan pembayaran jangka




                                  31
   waktu tertentu, biasanya pemilik memberikan toleransi waktu kepada

   pedagang dengan jangka waktu paling lambat 1 bulan kepada pedagang

   lain. Adapun rincian tugasnya adalah sebagai berikut :

   1. Melayani penjualan barang dagangan kepada konsumen.

   2. Menerima telepon dari konsumen, konsumen biasanya sebelum datang

      langsung ke toko untuk membeli barang terlebih dahulu menanyakan

      keberadaan barang yang dicari apakah ada atau tidak beserta harganya,

      apabila barang tersebut ada dan harganya cocok maka konsumen akan

      datang membeli barang tersebut.

   3. Melakukan pencatatan pemesanan barang melalui telepon. Seringkali

      konsumen melakukan pemesanan barang terlebih dahulu apabila stok

      yang ada ditoko maupun digudang tidak ada.

   4. Melakukan pencatatan penjualan barang antara lain : banyaknya

      barang yang terjual masing-masing jenisnya beserta harganya, untuk

      transaksi secara kredit ditulis juga nama konsumen yang bersangkutan.

   5. Membuat Laporan Penjualan

4. Bagian Gudang : mempunyai tugas mengatur setiap barang yang masuk ke

   gudang dan melakukan pencatatan stok barang yang ada serta

   menyediakan setiap barang yang diminta oleh bagian gudang. Adapun

   uraian tugas secara lengkap adalah sebagai berikut:

   1. Melakukan pendataan barang yang ada digudang

   2. Melakukan pemeliharaan stok barang yang ada dari karat dan debu

   3. Menyediakan barang yang diminta oleh bagian penjualan




                                   32
       4. Melakukan pencatatan barang yang masuk dan barang yang keluar dari

           gudang

       5. Membuat Laporan Stok Barang



3.4 .Analisa Sistem Lama

     Analisa sistem lama sangat diperlukan untuk mengetahui kelemahan-

kelemahan yang terdapat didalamnya, sehingga kita bisa membuat perancangan

sistem yang baru yang lebih baik dari sistem lama tersebut



3.4.1. Analisa Dokumen

     Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pengolahan data dan

informasi yang lama antara lain : dokumen pembelian (Nota Pembelian Baru,

Surat Jalan, Surat Keterangan Import barang, Nota Pembelian Retur, Nota Retur

Pembelian ttd), dokumen penjualan (Nota Penjualan, Nota Retur Penjualan),

dokumen stok barang (Data Stok Brg) , dokumen laporan pembelian, dokumen

laporan penjualan, dokumen laporan stok barang.

     Berikut ini adalah aliran dokumen yang terjadi pada setiap Bagian/Divisi :

 1. Bagian Pembelian : Menerima Nota Pembelian Baru dan mengarsipkan ke

     Arsip Nota Pembelian Baru, selanjutnya mencatat data pembelian dari nota

     tersebut beserta keterangan data pemasoknya untuk pembuatan Laporan

     Pembelian. Laporan ini dibuat dua, satu diarsipkan satu lagi diberikan

     kepada Pemilik Toko. Bagian Pembelian juga membuat catatan barang yang

     dibeli untuk diserahkan kepada bagian gudang. Jika ada retur pembelian

     barang, bagian ini mencari barang yang akan diretur untuk selanjutnya




                                       33
     diberikan kepada pemasok barang, setelah menerima Nota Retur Pembelian,

     maka nota ini diarsipkan.

 2. Bagian Gudang : Setelah menerima catatan barang yang masuk dari bagian

     pembelian maka bagian gudang mengarsipkan dokumen tersebut dan

     mencatat semua data barang masuk tersebut ke dalam dokumen stok barang,

     dokumen stok barang tersebut selanjutnya dibuat Laporan Stok Barang yang

     dibuat rangkap tiga yang diberikan masing-masing kepada Bagian

     Penjualan, Pemilik Toko dan satu lagi diarsipkan.

 3. Bagian Penjualan: Proses penjualan barang yang terjadi pada bagian ini

     adalah sebagai berikut : Bagian Penjualan membuat nota penjualan yang

     terdiri dari dua bagian satu nota asli dan yang satunya lampiran nota, jika

     pembelian dilakukan secara kredit maka lampirannya yang diberikan kepada

     konsumen. Setelah itu mencatat semua data penjualan ke dokumen

     penjualan, dokumen ini kemuadian diolah menjadi Laporan penjualan yang

     diberikan kepada pemilik Toko. Jika ada retur barang dari konsumen maka

     bagian ini membuat nota retur penjualan yang dibuat dua rangkap, satu

     unutk diarsipkan satu lagi diserahkan kepada konsumen.



3.4.2. Analisa Prosedur Sistem Lama

     Pada sistem pengolahan data dan informasi yang sedang berjalan terdapat

beberapa prosedur yang dikerjakan. Prosedur-prosedur tersebut meliputi :

prosedur pembelian barang dagangan, prosedur penjualan barang dagangan,

prosedur retur pembelian dan penjualan barang dagangan.

     Adapun uraian dari prosedur-prosedur tersebut adalah sebagai berikut :




                                      34
1. Prosedur Pembelian Barang Dagangan

   1) Melakukan transaksi pembelian dengan pemasok barang dagangan.

   2) Menerima fotocopy dokumen import barang dagangan dari pemasok

   3) Menerima nota pembelian dari pemasok

   4) Menerima surat jalan untuk barang yang dibeli.

   5) Jika melakukan pembelian barang dagangan secara kredit maka pemilik

      toko atau bagian pembelian diwajibkan membubuhi tanda tangan di nota

      pembelian kemudian menerima lampiran nota pembelian.

   6) Bagian pembelian selanjutnya melakukan pencatatan tanggal, bulan, tahun

      pembelian, nama pemasok barang, jenis pembelian, nama barang yg dibeli,

      jumlah barang yg dibeli, alamat pemasok, no telp pemasok kedalam

      dokumen pembelian.

   7) Bagian pembelian menyerahkan catatan tentang : jenis barang yg dibeli,

      jumlah barang yg dibeli kepada bagian gudang.

   8) Bagian Pembelian membuat Laporan Pembelian yang dibuat setiap bulan

      sekali dan diserahkan ke Pemilik Toko

2. Prosedur Penjualan Barang Dagangan

   1) Melakukan transaksi penjualan baik secara langsung yaitu konsumen

      datang ke toko.

   2) Membuat nota penjualan. Jika penjualan barang dilakukan secara tunai

      maka bagian penjualan menyerahkan nota asli kepada konsumen dan

      menyimpan nota lampiran. Jika penjualan dilakukan secara kredit,

      konsumen diwajibkan membubuhkan tandatangan di nota aslinya,




                                     35
      kemudian memberikan nota lampiran ke konsumen dan menyimpan nota

      asli sebagai bukti piutang.

   3) Bagian penjualan meminta bagian gudang untuk mencari barang yang

      dibutuhkan konsumen setelah meliahat ada atau tidaknya barang pada

      Laporan Stok Barang atau pada Data Stok Barang.

   4) Bagian penjualan selanjutnya melakukan pencatatan tanggal, bulan, tahun

      transaksi penjualan barang, nama konsumen, jenis penjualan, nama barang

      yg dijual, harga barang yg dijual pada dokumen penjualan.

   5) Bagian Penjualan membuat Laporan Penjualan yang dibuat setiap bulan

      sekali dan diserahkan ke Pemilik Toko.

3. Prosedur Retur Pembelian Barang Dagangan

   1) Bagian pembelian mengembalikan barang dagangan kepada pemasok

      dengan menyerahkan nota pembelian setelah itu menerima nota bukti

      barang telah diretur.

   2) Bagian pembelian selanjutnya mengarsipkan dokumen tersebut.

4. Prosedur Retur Penjualan Barang Dagangan

   1) Konsumen mengembalikan barang dagangan kepada bagian penjualan

      dengan menyertakan nota penjualan.

   2) Bagian penjualan membuat nota retur penjualan dan menyerahkan kepada

      konsumen




                                     36

								
To top