modul administrasi pembelian d 7 by Tj0iyk

VIEWS: 0 PAGES: 28

									                    MODUL


       MENGELOLA ADMINISTRASI PEMBELIAN


                       D
                       I
                       S
                       U
                       S
                       U
                       N


                     OLEH



      PESERTA DIKLAT AKUNTANSI ANGKATAN 1
                      2005




          DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
DIREKTORAT JENDRAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH
   PUSAT PENGEMBANGAN PENATARAN GURU KEJURUAN
            BIDANG BISNIS DAN PARIWISATA
   JLN.RAYA PARUNG Km 22-23 BOJONG SARI SAWANGAN
                 DEPOK-JAWA BARAT
                            KATA PENGANTAR




     Tantangan kebutuhan dunia kerja pada era globalisasi saat ini menuntut dunia
 pendidikan agar terdapat relevansi antara dunia pendidikan dengan dunia kerja yang
mengharuskan peserta diklat kompeten dalam bidang masing-masing sehingga mampu
                          untuk terjun ke lapangan kerja.

   Kurikulum 2004 yang berbasis kompetensi agar peserta didik mampu atau terampil
 dalam melaksanakn diklat yang sesuai dengan tuntutan dunia kerja.Pada modul ini
peserta diklat diharapkan mampu dan teranpil dalam masalah administrasi pembelian
        yang diterapkan pada perusahaa-perusahaan dagang maupun industri.

      Dalam modul ini penulis yakin banyak kekurangan dan kelemahannya,maka
diharapkan ada kritikan atau perbaikan dari rekan-rekan guru.Semoga modul ini dapat
              bermanfaat bagi peserta diklat maupun rekan-rekan guru.

                                                   Sawangan,akhir juli 2005




                                                        Tim Penyusun
                         iii
                     DAFTAR ISI




HALAMAN JUDUL………………………………………………………….
KATA PENGANTAR…………………………………………………………
DAFTAR ISI…………………………………………………………………..
GLOSARIUM…………………………………………………………………..
PETA KEDUDUKAN MODUL……………………………………………….

BAB I. PENDAHULUKAN.
      A. Deskripsi………………………………………………………………
      B. Prasyarat…………………………………………………………
      C. Petunjuk Penggunaan modul…………………………………….
      D. Tujuan…………………………………………………………….
      E. Kompetensi……………………………………………………….
      F. Cek Kemampuan………………………………………………….

BAB II. PEMELAJARAN
     A. Rencana Belajar siswa………………………………………….
     B. Kegiatan Belajar…………………………………………………

BAB III. EVALUASI…………………………………………………..

BAB IV PENUTUP…………………………………………………

DAFTAR PUSTAKA ………………………………………………..
            PETA KEDUDUKAN MODUL

            A.1     A.2     A.3


                    B.1

                    B.2
                                                 I
                    C.1
              M
              O     C.2
              D
              U
              L     C.3


D.2   D.1     D.7   D.9    D.11    D.13   D.14


D.3   D.4     D.8   D.10   D.12
                                                 II
      D.5


      D.6


             D.15          D.18


             D.16
                                                 III
             D.17



                    E.1
               GLOSARIUM




Administrasi : Usaha dan kegiatan yang meliputi
              penetapan tujuan serta penetapan
              cara-cara penelenggaraan
              pembinaan organisasi.

Distribusi   : Penyaluran kepada beberapa orang
              atau ke beberapa tempat.

Repetitif    : Bersifat pengulangan (
              pengulangan secara masal ).
                                        BAB I

                                  PENDAHULUAN

A. DESKRIPSI

     Modul pengelolaan administrasi pembelian terkait dengan sub kompetensi :
     1. Menerima dan memverifikasi permintaan pembelian
     2. Meminta surat penawaran harga kepada Pemasok
     3. Membuat rekap daftar penawaran harga dari para Pemasok
     4. Membuat dan mengirim order pembelian

B. PRASYARAT

     Agar dapat mencapai tujuan diatas, Peserta diklat hendaknya memahami :
     1. Standart operasi prosedur ( SOP ) untuk pengelolaan afdministrasi pembelian
        yang disusun oleh perusahaan
     2. Mengoperassikan peralatan manual atau computer
     3. Memahami lembar-lembar formulir pada administrasi pembelian

C. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL.

    1. Modul ini terdiri dari 4 sub kompetensi kegiatan belajar selama 60 jam
pelajaran
    2. Memahami tujuan yang hendak dicapai.
    3. Memahami informasi yang terdapat pada modul

D.    TUJUAN AKHIR

     Diharapkan setelah mempelajari modul ini Peserta diklat dapat :
     1. Memverifikasi pembelian.
     2. Membuat dokumen permintaan pembelian.
     3. Mernguraikan prosedur pembelian/barang
     4. Membuat surat permintaan penawaraqn harga kepada Pemasok.
     5. Meringkas data Pemasaok.
     6. Membuat rekap daftar Pemasok.
     7. Mengindentifikasi Pemasok.
     8. Membuat order pembelian.
     9. Melengkapi bukti-bukti pendukung order pembelian.
     10. Menguraikan prosedur Pengiriman order pembelian.

CEK KEMAMPUAN

      Isilah pernyataan-pernyataan dibawah ini dengan memberi tanda cek (V ) pada
      kolom jawaban yang sesuai :
No.   Pernyataan                                                 Jawaban

                                                            Ya        Tidak

1.    Dapat memverifikasi permintaan pembelian
2.    Dapat membuat dokumen permintaan pembelian
3.    Dapat menguraikan prosedur administrasi pembe-
      Lian
4.    Dapat membuat surat permintaan penawaran harga
      Kepada Pemasok
5.    Dapat membuat data-data Pemasok
6.    Dapat membuat daftar pemasok
7.    Dapat mengidentifikasi Pemasok
8.    Dapat membuat order pembelian
9.    Dapat membuat bukti-bukti pendukung order pembelian
10.   Dapat menguraikan prosedur order pembelian
                                            BAB II

                                    PEMBELAJARAN

     A.   Rencana belajar peserta diklat.

          Kompetensi ; Pengelolaan Administrasi Pembelian.

          Sub Kompetensi ;

                1. menerima dan memverifikasi permintaan pembelian barang/
                   supplies.
                2. Meminta surat ppenawaran harga pada para pemasok.
                3. Membuat rekap daftar penawaran dari para pemasok.
                4. Membuat dan mengirim order pembelian.

No           Jenis Kegiatan             Tanggal      Waktu   Tempat     Alasan     Tanda
                                                             belajar   Perubahan   Tangan
                                                                                   Guru
1     Menerima                   dan
      memverifikasi      permintaan
      pembelian barang
2     Meminta surat penawaran
      harga kpd para pemasok
3     Membuat       rekap      daftar
      penawaran       dari      para
      pemasok
4     Membuat      dan      mengirim
      order pembelian




B Kegiatan Belajar:
 Kegiatan belajar I

 MENGELOLA ADMINISTRASI PEMBELIAN

 a      Tujuan kegiatan belajar:

 1. Memverifikasi dokumen permintaan pembelian barang dari gudang
 2. Menguraikan prosedur pembelian barang
 3. Membuat surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok
 4. Memverifikasi daftar pemasok beserta daftar penwaran harga
 5. Mengidentifikasi pemasok yang layak
 6. Membuat rekap daftar penawaran harga dari para pemasok.
 7. Membuat order pembelian
 8. Melengkapi bukti-bukti pendukung order pembelian
 9. Menguraikan prosedur pengiriman order pembelian

b.Urain Materi

 Pembelian merupakan kegiatan dalam perusahaan untuk memperoleh barang yang
akan dijual atau dipakai untuk memproduksi barang.kegiatan pembelian akan
berpengaruh terhadap keadaan barang yang ada di gudang kurang cukup atau lebih
Harga pokok barang yang dipakai/dijual harganya lebih tinggi akan mengakibatkan
biaya makin besar apabila harga beli naik,tetapi apabila harga pembelian rendah maka
harga      pokoknya      juga      mengecil.Dalam   melakukan   pembelian     harus
mempertimbangkan:

 1. Memperhatikan barang yang ada di gudang sesuai dgn surat permintaan
        pembelian barang.
 2. Mempertimbangkan harga yg ditawarkan para pemasok .




VERIFIKASI PERMINTAAN PEMBELIAN BARANG/SUPLLIES
1.Prosedur permintaan Pembelian

     Dalam prosedur permintaan pembelian,bagian gudang mengsjukan permintaan
     pembelian kpd bgn pembelian.Jika barang tdk disimpan di gudang,misalnya utk
     barang-barang yang langsung dipakai,bagian yang memakai barang mengajukan
     permintaan pembelian langsung ke bagian pembelian dengan menggunakan
     Surat Permintaan Pembelian.Permintaan dan pembelian barang dibuat dalam
     formulir SPP barang oleh bgn gudang yg diterima bgn pemb.

 SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN                                             No SPP 456789


 Gunakan formulir yg berbeda untuk setiap barang yang saudara minta.

 Dari bagian:………………………………………Digunakan untuk:

 Sifat permintaan : Biasa            Segera                 Mendesak

   Kuantitas         No part atau no katalog           Ukuran      Penjelasan Lengkap




                                                        Diisi Oleh Bagian pembelian

 Kirim ke…….
                                                pmsk      Harga/unit    Total         No
 Bebankan ke dep…no rek                                                 Harga     SOP

 Tgl diperlukan../../200..

 Diperlukan oleh………                           Harga Yang Lalu………

  Disetujui oleh………...                         Pemasok yg Lalu……..

                                               Ya utk dibeli………….

 Gambar D.7.1 Surat permintaan pembelian
       Surat Permintaan Pembelian Dibuat rangkap 2,lembar 1 diserahkan untuk bagian
pembelian dan lembar 2 disimpan di bagian yang mengeluarkannya sebagai
arsip.Apabila pemesanan barang dilakukan secara rutin dan berulangkali,dapat
menggunakan      formulir”Treveling     Purchase    Refuisition”atau”Surat     Permintaan
Berulangkali”. Surat Permintaan Pembelian Berulangkali dibuat dan disimpan oleh
bagian gudang sebanyak 1 lembar.

       Surat Permintaan Pembelian Berulangkali akan diserahkan bgn gudang kepada
bagian pembelian sebagai Bukti Permintaan Pembelian.Bagian pembelian mengisi
formulir Surat Permintaan Pembelian Berulangkali ttg : Nama Pemasok,Harga dan
Nomor Surat Order Pembelian dan mengirim kembali dokumen tsb ke bagian gudang
utk disimpan sbg lampiran utk kartu gudang.

                          SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN

   Kode Barang                       Keterangan                     Titik              Kuantit Pemesanan
                                                                  Pemesanan
                                                                   Kembali




 Tgl        No       No     Pemasok      Ditangan    Permintaan    Saldo Kuantitas         Harga     Tgl
          kontrak   SOP                    dan                               dipesan               diperlu
                                         dipesan                                                     kan




       Surat Permintaan Pembelian atau Surat Permintaan Pembelian Berulangkali akan
ditinjaklanjuti apabila sudah sah dan jelas.
     Dokumen dinyatakan:Sah apabila ada otorisasi dari pihak yang berwenang.Jelas
apabila dokumen berisi ttg sifat,kuantitas,jenis dan ukuran,dikirim kemana,dibebankan
ke bgn mana,kapan diperlukan.

MEMINTA SURAT PENAWARAN HARGA KEPADA PARA PEMASOK

         1.     Pengertian Surat Permintaan Penawaran Harga

                Surat Permintaan Penawaran Harga adalah dokumen yang digunakan
                untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tdk
                bersifat repetiti,yg menyangkut jumlah rupiah yang besar.

         2.     Prosedur Permintaan Penawaran Harga.

                Setelah Surat Permintaan Pembelian diferivikasi,bagian pembelian
                membuat Surat Permintaan Penawaran Harga utk dikirim kpd para
                pemasok.Permintaan Penawaran Harga dpt dilakukan melalui faximile
                atau tlpn apabila sdh ada hubungan dgn pemasok.Surat permintaan
                Penawaran Harga dikirim kpd calon pemasok bertujuan untuk
                mengetahui    informasi   ttg   harga,syarat   pembelian    dan   syarat
                pembayaran.

                Berikut bentuk formulir Surat Permintaan Penawaran Harga:
PT HORAS
JL Merdeka No. 472
Yogyakarta

                  LAPORAN PERMINTAAN PENAWARAN HARGA

                                                                            Catatan:
      Kepada Yth.
                                                                     Permintaan Penawaran Harga
                                                                     Ini Bukan Merupakan Order
                                                                     Permbelian

      Kepada Yth.



      Kepada Yth.                                                Tgl SPPH       Tgl Penyerahan Barang




Silakan menawarkan kepada kami barang-barang berikut ini, kami bersedia
mempertimbangkan barang subsitusi:
 Kuantitas   No. Port      Keterangan       Harga Per Unit    Potongan             Harga Bersih




    Kami menawarkan barang tersebut diatas dengan syarat pengiriman FOB…………
    Dan syarat pembayaran………… dengan jangka waktu pengiriman………… hari
    Setelah order pembelian kami terima


                                            Nama Perusahaan              Tanda Tangan




                                            …………………                      ………………..

      Kirimkan kembali formulir ini ke
      Bagian Pembelian Pada Alamat diatas
    MEMBUAT REKAP DAFTAR PENAWARAN HARGA DARI PARA PEMASOK

             Daftar Penawaran Harga yang didterima dari para pemasok direkap dalam
     daftar.Dari rekap daftar penawaran harga,bagian pembelian memutuskan utk
     memasok dari pemasok yang menawarkan sesuai dgn keinginan perusahaan.

             Berikut contoh Daftar Penawaran Harga dari beberapa pemasok

No          Nama         Barang yg    Spesifikasi       Harga      Syarat     Syarat
           Pemasok       ditawarkan                   persatuan    Penye    Pembayaran
                                                                   rahan
1     PT MAJU            NOKIA        3100          Rp 1.200.000   FOB      N/30

                         NOKIA        3600          Rp 2.200.000

                         NOKIA        6820          Rp 2.700.00-
2     PT JAYA            NOKIA        3100          Rp 1.100.000   FOB      N/30

                         NOKIA        3600          Rp 2.300.000

                         NOKIA        6820          Rp 2.700.000
3     PT                 NOKIA        3100          Rp 1.100.000   FOB      N/30
      SEJAHTERA
                         NOKIA        3600          Rp2.300.000

                         NOKIA        6820          Rp 2.600.000

      Dari rekap daftar penawaran harga yang diterima dari beberapa pemasok maka
bagian pembelian memutuskan :

                     -    Membeli NOKIA 3100 dari PT JAYA
                     -    Membeli NOKIA 3600 dari PT MAJU
                     -    Membeli NOKIA 6820 dari PT SEJAHTERA.
MEMBUAT DAN MENGIRIM ORDER PEMBELIAN

1. Pengertian surat order pembelian

   Surat Order pembelian merupakan dokumen yang digunakan untuk memesan
   barang kpd pemasok yang telah dipilih.Surat order pembelian dibuat rangkap 7
   oleh bagian pembelian.

2. Prosedur Order Pembelian

          Dlm prosedur ini bagian pembelian mengirim surat order pembelian
   yaitu lembar 1 dan 2 kpd pemasok,di mana lembar 1 sbg order resmi yg
   dikeluarkan oleh perushaan.Sedangkan lembar 2 utk ditandatangani oleh
   pemasok dan dikirim kembali ke perusahaan pembeli sbg bukti telah diterima
   dan disetujui order pembelian,serta kesanggupan pemasok memenuhi janji
   pengiriman barang spt dlm dokumen tersebut.

          Lembar ke 3 diserahkan kpd bagian penerimaan barang sgb otorisasi utk
   menerima barang yg mutu dan kuantitas dari pemasok spt yang tercantum dlm
   dok tsb.

          Lembar ke 4 diserhkan ke bagian utang sbg salah satu dasar utk
   mencatat kewajibn yg timbul dari transaksi pembelian.

          Lembar ke 5 diserahkan kpd bagian gudang (bagian yg meminta
   pembelian barang)bhw barang yg diminta utk dibeli telah dipesan.

          Lembar 6 & 7 diarsip oleh bagian pembelian dimana lembar 6 diarsip
   berdasarkan tgl penerimaan barang yg diharapkan sbg dasar utk mengadakan
   tindakan penyelidikan jika barang tdk datang pd wkt yg telah ditetapkan.Lembar
   ke 7 diarsip bagian pembelian berdasarkan nama pemasok sbg dasr utk mencari
   informasi mengenai pemasok.
      “Berikut contoh bentuk dokumen Surat Order Pembelian dan contoh Surat
      Permintaan Pembelian yg diterima dari bagian gudang.”


                            Order Pembelian                                No. 678901
PT. HORAS
Jln. Merdeka No. 400                                     Nomor ini hrs dicantumkan
                                                         Dalm faktur,slip pembungkus dan
Jakarta                                                  korespondensi


Dijual Kepada:

                                                       Tanggal       :
                                                       Syarat        :
                                                       Tgl Diperlukan:


Dikirim Ke:


No.|Urut      Nama     Spesipikasi    satuan     kuantitas       Harga           Jumlah
              Barang     barang                                  satuan           harga




                                Jumlah

Penting:
Penerimaan barang ditutup jam 16.00
Kecuali dengan janji khusus
                                                                 Manajer Pembelian



                        Gambar D 7.4 Surat order pembelian
Contoh : Surat permintaan Pembelian yang diterima dari bagian gudang

         Surat Permintaan Pembelian                                            No.SPP 475689
                                                                               Tanggal: 1/7/2005

Gunakan formulir yang berbeda untuk setiap barang yang saudara minta
Dari Bagian : Gudang             Digunakan Untuk : Mengisi Gudang
Sifat permintaan : biasa □    segera □        mendesak □

Kuantitas         No. Port atau Nama Katalog              Ukuran           Penjelasan Lengkap
   100                                                      3120
    80                                                      3100


Kirim ke : Bagian Gudang
Bebankan Ke Dep.       No. Rek                             Disi Oleh Bagian Pembelian
Tanggal diperlukan : 15/7/2005
                                                      Pemasok      Harga Per      Total    Nomor
                                                                     Unit         Harga     SOP
   Diperlukan Oleh : Bagian Gudang
   Disetujui Oleh : Kepala Gudang



                                                           Harga Jual      :
                                                           Pemasok yang lalu          :
                                                           Ya untuk dibeli :




         Surat permintaan pembelian di atas membuktikan bhw persediaan barang
         digudang sdh berkurang.Oleh bagian pembelian menindaklanjuti dgn membuat
         surat permintaan penawaran harga dan dikirim kpd para pemasok tujuannya adl
         utk menentukan dari mana brg tsb akan dibeli.Contoh dlm hal ini ada 3
         pemasok yg menawarkan brg yg diminta bgn gudang kemudian bgn pembelian
         membuat surat permintaan penawaran harga ( SPPH ) dan mengirimkannya kpd
         masing-masing pemasok.SPPH tsb dpt dilihat pada gambar di bawah ini:

         ( Gambar D. 7.6 ) .
Setelah menerima kembali daftar harga dari para pemasok,bagian pembelian
menentukan dari pemasok mana,barang tsb akan dibeli;Kemudian bgn
pembelian membuat surat order pembelian rangkap 7 spt pada gambar di bawah
ini:




Rangkuman :

Bagian yg terkait dlm pembelian adalah :

            -    Bagian gudang
            -    Bgn Pembelian
            -    Bgn Penerimaan
            -    Bgn Akuntansi
            -    Bgn Kartu Persediaan & Kartu Biaya
            -    Bgn Utang

                Dokumen yang digunakan dlm sistem pembelian adl :

            -    Surat Permintaan Pembelian
            -    Surat Permintaan Penawaran Harga
            -    Surat Order Pembelian
            -    Laporan Penerimaan Barang
            -    Surat Perubahan Order
            -    Bukti Kas Keluar
d. Tugas :

1.           Bagian manakah yg membuat dokumen di bawah ani :
        a.        Surat Permintaan Pembelian barang
        b.        Surat Permintaan Penawaran Harga
        c.        Surat Order Pembelian
2.           Surat oeder Pembelian dibuat rangkap 7.Bagaimana
             distribusi ke 7 lembat SOP di atas.
3.           Apa kegunaan     Surat Permintaan Pembelian bagi bgn
             Pembelian
4.           Apa kegunaan Surat Permintaan Penawaran Harga
5.           Mengapa salah satu lembar SOP diserahkan kpd bgn
             Penerimaan Barang.

e. Tes Formatif :

1. Sebutkan apa yg perlu diverifikasi dari Surat Permintaan
     Pembelian Barang.
2. Siapakah Yg mengotorisasi Surat Permintaan Pembelian.
3. Bagaimana jangka wkt secara umum utk barang yg diminta
     pembeliannya yg bersifat :

             a.     Mendesak
        b.        Segera
        c.        Biasa

4. Apa yg dimaksud dgn Surat Order Pembelian
5. Mengapa SOP utk bagian penerimaan barang,kolom kuantitas
     tdk diisi oleh bgn pembelian.
f. Kunci Jawaban

1. Yang perlu diverifikasi dari Surat Permintaan Pembelian
   adalah:
      a.     Hrs jelas nama bagian dari sumber tsb
      b.     Harus jelas tujuan dokumen
      c.     Harus jelas kuantitas nama barang dan spesifikasi dlm
             dokumen
      d.     Hrs jelas kemana nantinya barang dibeli akan dikirim
      e.     Hrs jelas ke bgn mana nantinya dibebankan pembelian
             brg tsb.
      f.     Hrs jelas tgl diperlukan.
      g.     Hrs jelas diperlukan oleh siapa
      h.     Hrs diotorisasi yg berwenang
2. Bagian Gudang

3. Biasa apabila barang tiba di gudang pembeli dlm wkt 2 – 4
     minggu setelah tgl SPPB.

   Segera apabila barang tiba di gudang pembeli dalam jangka
   wkt 1 – 2 minggu setelah tgl SPPB.

   Mendesak apabila barang tiba di gudang pembeli dlm jangka
   wkt tdk lebih dari 1 minggu

3. Surat Order Pembelian yaitu : dokumen yang digunakan utk
   memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
4. SOP utk bagian penerimaan barang,kolom kuantitas tdk diisi
   oleh bgn pembelian,dimaksudkan agar bgn penerimaan dpt
   benar-benar melakukan perhitungan dan pengecekan barg yg
   diterima dari pemasok.
g. Lembar Kerja

PT GELORA yang beralamat di jln Setia Budi No 41 Medan

Dari Surat Permintaan Pembelian di bawah ini buatlah Surat
Permintaan Penawaran Harga atas :

-   TV FUJI 20 inci
-   TV POLITRON 20 inci
-   RADIO/TAPE POLITRON
-   RADIO/TAPE NASIONAL

Kepada Pemasok :

1. PT ABC Jln.Flamboyan No 46 Sawangan
2. PT XYZ Jln.Bogenvil No 58 Tangerang
3. PT KLM Jln.D.I.Panjaitan No 100 Jakarta




                                                 No.SPP 475689

                                               Tanggal 1/7/2005

SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN

Gunakan formulir yg berbeda utk setiap barang yg saudara minta

Permintaan : Biasa      Segera v
                   Sesuai dengan daftar harga yang doterimadari ketigapemasok di
                   atas , pada tgl 3 Juli 2005 dipilih PT ABC. Data yang dikirim PT
                   ABC sebagai berikut :

                                  HARGA PER
                                  SATUAN
NO   NAMA BARANG                                  SYARAT        FOB           PENGIRIMAN
1    Televisi Fuji 20 inci        Rp 1.500.000    2/10,n/30     destination   Paling lambat 10
                                                                              hari setelah SOP
2    Televisi Politron 20 inci    Rp 1.300.000    2/10,n/30     destination
3    Radio Tape Politron          Rp   500.000    2/10,n/30     destination
4    Radio Tape National          Rp   400.000    2/10,n/30     destination

                   Berdasarkan daftar harga yang diterima dari PT ABC buatkan SOP
                                   BAB III

                                 EVALUASI

1. Pilih salah satu di Perusahaan yang ada dibawah ini yang masing-masing
   menawarkan harganya

   No        Nama Perusahaan                        Alamat

   1.        PT. SUKSES                 Jl. Langto, 15 Mataram NTB
   2.        PT. WAEPALO                Jl. Pelita, 6 Ruteng NTT
   3.        PT. KENCANA                Jl. Muara, 10 Medan Sumut
   4.        PT. ASA                    Jl. Merdeka , 11 Denpasar Bali
   5.        PT. KOLEGA                 Jl. Merah Putih, 11 Jakarta


Daftar harga dan spesifikasi barang yang ditawarkan :

   No.     Nama Perusahaan      Nama barang Spesifikasi        Harga/ unit

   1.      PT. SUKSES            NOKIA           3100          Rp 1.200.000
   2.      PT. WAEPALO           NOKIA           3100          Rp 1.100.000
   3.      PT. KENCANA           NOKIA           3100          Rp 1.150.000
   4.      PT. ASA               NOKIA           3100          Rp 1.300.000
   5.      PT. KOLEGA            NOKIA           3100          Rp 1.350.000


  No.     Nama Perusahaan       Nama barang      Spesifikasi Harga/unit

  1.       PT. SUKSES           NOKIA             6820          Rp 2.700.000
  2.       PT. WAEPALO          NOKIA             6820          Rp. 2.650.000
  3.       PT. KENCANA          NOKIA             6820          Rp. 2.720.000
  4.       PT. ASA              NOKIA             6820          Rp 2.730.000
  5.       PT. KOLEGA           NOKIA             6820          Rp. 2.740.000


 No       Nama Perusahaan       Nama barang      Spesifikasi    Harga / unit

 1.        PT. SUKSES           NOKIA             3660          Rp. 2.200.000
 2.        PT. WAEPALO          NOKIA             3660          Rp 2.150.000
 3.        PT. KENCANA          NOKIA             3660          Rp 2.250.000
 4.        PT. ASA              NOKIA              3660         Rp. 2.300.000
 5.        PT. KOLEGA           NOKIA              3660         Rp. 2.350.000
  No.     Nama Perusahaan       Nama barang     Spesifikasi     Harga/unit

  1.       PT. SUKSES            NOKIA           2100            Rp.   900.000
  2.       PT. WAEPAO            NOKIA           2100            Rp.   910.000
  3.       PT. KENCANA           NOKIA           2100            Rp    920.000
  4.       PT. ASA               NOKIA            2100           Rp     850.000
  5.       PT. KOLEGA             NOKIA           2100            Rp    890.000


  No.     Nama Perusahaan        Nama barang      Spesifikasi   Harga / unit

  1.      PT. SUKSES              NOKIA            6610         Rp   2.300.000
  2.      PT. WAEPALO             NOKIA            6610         Rp   2.310.000
  3.      PT. KENCANA             NOKIA            6610         Rp   2.300.000
  4.      PT. ASA                 NOKIA            6610         Rp   2.320.000
  5.      PT. KOLEGA              NOKIA            6610         Rp   2.250.000


2. Dari data-data yang sudah tersedia diatas anda diminta untuk mengindetifikasi
   perusahaan mana yang paling tepat untuk dipilih jadi pemasok barang yang
   dibeli.
3. Setelah anda mengidentifikasi perusahaan yang paling menguntungkan, anda
   diminta untuk membuat surat order pembelian dengan syarat 1\10, n\30 syarat
   penyerahan SOB Destination point.


SOAL TEORI

2.   Jelaskan laporan yang dihasilkan dari sistim pembelian
3.   Sebutkan unit organisasi yang terkait dalam pembelian
4.   Jelaskan prosedur pembelian barang
5.   Sebutkan dokumen-dokumen yang diperlukan dalam sistim pembelian

Suarat Permintaan Penawaran Harga ( di Scan )



JAWABAN SOAL TEORI

1. Laporan Yang dihasilkan dari sistim pembelian :
      a. Laporan tentang kegiatan bagian pembelian meliputi order pembelian
         yang telah dikirim kepada Pemasok, order pembelian yang telah
         dipenuhi Pemasok dan order pembelian yang masih beredar.
      b. Laporan distribusi pembelian meliputi berbagai jenis barang yang dibeli
         dan berbagai jenis biaya yang terjadi
2. Unit organisasi yang terkait dalam pembelian meliputi bagian gudang, bagian
   pembelian, bagian penerimaan barang, bagian jurnal, buku besar dan laporan,
   bagian kartu persediaan dan bagian utang.
3. Prosedur pembelian barang :
      a. Prosedur permintaan pembelian yaitu bagian gudang mengajukan
          permintaan pembelian kepada bagian pembelian.
      b. Prosedur permintaan penawaran harga kepada pemasok yaitu bagian
          pembelian mengirim surat permintaan penawaran harga kepada para
          pemasok.
      c. Prosedur order pembelian yaitu bagian pembelian mengirim surat order
          pembelian kepada Pemasok yang telah ditentukan.
      d. Prosedur penerimaan barang yaitu bagian penerimaan melakukan
          pemeriksaan mengenai jenis, jumlah dan mutu barang dan mencocokkan
          dengan order pembelian kemudian membuat laporan penerimaan barang.
      e. Prosedur pencatan utang yaitu bagian utang memeriksa dokumen-
          dokumen yang berhubungan dengan pembelian pencatatan utang serta
          mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
      f. Prosedur distribusi pembelian melipti distribusi rekening dari transaksi
          pembelian untuk pembuatan laporan.
4. Dokumen – dokumen yang diperlukan dalam sistim pembelian :
      a. Surat permintaan pembelian
      b. Surat permintaan penawaran harga.
      c. Surat order pembelian.
      d. Surat laporan penerimaan barang.
      e. Surat perubahan order.
      f. Bukti kas keluar.
                                      BAB IV

                                     PENUTUP



        Setelah mempelajari modul ini diharapkan siswa dapat mencapai tujuan akhir
dari pengelolaan order pembelian yang telah diuraikan pada modul ini. Siswa
diharapkan mampu atau kompeten dalam masalah pengelolaan administrasi pembelian
        Siswa yang dinyatakan kompeten akan memperoleh sertifikat kompetensi dari
pihak penguji atau assessor berdasarkan hasil ujian yang diperoleh oleh masing-masing
pesrta diklat.
        Siswa atau peserta diklat yang sudah kompeten dan memperoleh sertifikat dapat
melanjutkan ke modul berikutnya atau sub kompetensi selanjutnya dan bagi peserta
diklat yang belum dinyatakan kompeten masih mendalami modul yang belum dikuasai.

								
To top