PROPOSAL PENGEMBANGAN SISTEM ADMINISTRASI

Document Sample
PROPOSAL PENGEMBANGAN SISTEM ADMINISTRASI Powered By Docstoc
					           PROPOSAL PENGEMBANGAN SISTEM ADMINISTRASI

                         PADA BIRO KEMAHASISWAAN




Abstrak



Sistem administrasi yang sekarang berlaku di Biro Administrasi Kemahasiswaan dan
Alumni (BAKA) Universitas Kristen Petra (UKP) sudah diimplementasikan sejak 2003.
Sistem ini memanfaatkan jaringan komputer yang sudah ada di BAKA. Sistem dibangun
menggunakan Visual Basic dan SQL Server database.Namun demikian masih banyak hal
yang dapat dikembangkan lagi untuk mempercepat proses administrasi.Selain itu, sistem
ini dapat juga dikembangkan untuk mengantisipasi berkurangnya jumlah staf tetapi
volume pekerjaan tetap. Saat ini sistem tersebut sudah dijalankan untuk mengelola
berbagai macam hal, mulai dari surat/arsip, sistem keuangan, database kegiatan
kemahasiswaan, database layanan kesejahteraan mahasiswa (beasiswa, santunan,
pinjaman dan asuransi) dan database hasil tracer study alumni. Sistem yang
dikembangkan di sini adalah sistem pembuatan anggaran kegiatan kemahasiswaan dan
pelaporan keuangannya. Implementasi untuk sistem keuangan kegiatan kemahasiswa
memberikan hasil yang sangat memuaskan. Proses administrasi yang biasanya memakan
waktu 1-2 jam dapat dipersingkat menjadi sekitar 5 menit. Hal ini dilakukan dengan
melakukan kerja sama dengan semua elemen lembaga kemahasiswaan di Universitas
Kristen Petra .




       1. Pendahuluan



       Biro Administrasi Kemahasiswaan dan Alumni (BAKA) merupakan unit
pendukung di lingkungan Universitas Kristen Petra (UKP) yang bertanggung jawab
dalam hal kemahasiswaan dan alumni. Keterkaitan BAKA dengan alumni sebatas tracer
study yang datanya dipergunakan oleh Universitas untuk banyak hal, misalnya akreditasi
jurusan, pengajuan proposal hibah, dll. Sistem administrasi dibangun pada tahun 2003
karena saat itu mulai dirasa perlu untuk menyimpan informasi dalam bentuk database
sehingga dapat dipergunakan dengan lebih maksimal. Selain itu, penggunaan database
akan mempersingkat proses pelaporan kegiatan dan data yang tersimpan di unit ini.
Sistem dibangun dengan menggunakan Visual Basic dan database SQL server. Sistem
administrasi mencakup hal-hal yang berhubungan dengan surat menyurat, database
kegiatan dan keuangan kemahasiswaan, database layanan kesejahteraan mahasiswa
(beasiswa, pinjaman keuangan, santunan, asuransi dan kesehatan) dan database tracer
study alumni. Selain itu, pengguna juga bisa melihat bio data mahasiswa. Sistem juga
dilengkapi dengan kemampuan melakukan rekapitulasi untuk proses pembuatan laporan
tahunan. Pada awalnya BAKA didukung dengan jumlah staf yang lebih dari cukup.
Efisiensi staf membuat jumlah staf BAKA berkurang sampai 50% sedang volume
pekerjaan dapat dikatakan tetap bahkan bertambah. Oleh karena itu, pengembangan
sistem administrasi dan informasi di BAKA menjadi salah satu pilihan yang harus
dilakukan. Dengan adanya pengembangan ini diharapkan pekerjaan dapat diselesaikan
dengan baik walaupun jumlah staf yang mengerjakannya berkurang.



       2. Sistem Administrasi BAKA



        Sistem dibangun tahun 2003 dengan menggunakan Visual Basic [1] dan SQL
Server [2] sebagai databasenya. Sistem ini memanfaatkan jaringan komputer yang sudah
ada dan semua data tersimpan di server. Sistem administrasi BAKA dilengkapi dengan
login yang hanya dimiliki oleh staf. Gambar 1 menunjukkan form login tersebut.Gambar
1. Form login awal Setelah pengguna melakukan login dan sukses, pengguna akan masuk
ke menu-menu yang disediakan. Gambar 2 menunjukkan menu-menu tersebut. Gambar
2. Welcome menu untuk pengguna Pada menu gambar 2 terlihat bahwa menu disusun
berdasarkan pengguna sehingga antar bagian sudah memiliki bagian masing-masing.
Oleh karena itu ada sub-menu yang selalu terdapat pada setiap menu, yaitu untuk melihat
biodata mahasiswa. Biodata mahasiswa mengambil data dari Biro Administrasi
Akademik sehingga BAKA tidak melakukan update data apapun. Bagian ini dilengkapi
dengan fitur pencarian. Selain itu setiap bagian diberi juga fitur untuk melakukan
rekapitulasi data sesuai permintaan. Bagian sekretariat menggunakan sistem ini untuk
melakukan pengarsipan surat keluar masuk.. Dengan menggunakan sistem ini surat dapat
dicari dengan mudah. Bagian PPK (Pendampingan dan Pengembangan Kemahasiswaan)
menggunakan sistem ini memasukkan kegiatan kemahasiswaan ke database dan
memeriksa kesesuaian kegiatan dengan rencana kegiatan dalam 1 tahun. Bagian
kesejahteraan menggunakan sistem ini untuk melakukan pengolahan data-data terkait
dengan layanan kesejahteraan. Semua penerima beasiswa tercatat di sini lengkap dengan
jenis beasiswa, besarnya dana beasiswa dan periode beasiswa tersebut. Demikian juga
halnya dengan pinjaman keuangan mahasiswa. Mekanisme setiap layanan kesejahteraan
juga dimasukkan di sini sehingga staf yang baru tidak perlu menghafal mekanisme yang
ada. Selain itu, sistem juga dipergunakan untuk memeriksa apakah sebuah unit
kemahasiswaan masih memiliki sisa dana kegiatan atau tidak. Bagian alumni menyimpan
data hasil tracer study yang dilakukan per semester. Dengan menggunakan database,
pengolahan data terkait alumni menjadi lebih mudah.



3. Pengembangan Sistem Administrasi BAKA



        Pengembangan sistem ini dilatarbelakangi oleh lambatnya proses administrasi
pelaporan keuangan kegiatan kemahasiswaan. Lamanya sistem ini dikarena staf harus
memasukkan setiap pengeluaran untuk dilaporkan ke Biro Keuangan sesuai dengan
format yang diminta. Kegiatan kemahasiswaan di Universitas Kristen Petra dilaksanakan
dengan sebuah pedoman yang disebut dengan Ketentuan Realisasi Anggaran (KRA) [3].
KRA memuat berbagai macam aturan yang sebagian besar terkait dengan anggaran,
misalnya standar honor, konsumsi, hadiah lomba, dll. Setiap anggaran kegiatan
kemahasiswaan harus mengacu pada KRA ini. Permasalahan yang terjadi terkait dengan
KRA ada pergantian kepengurusan yang terjadi setiap tahun. Sehingga belum sempat
seorang fungsionaris benar-benar menguasai KRA, yang bersangkutan sudah digantikan
orang lain. Pengganti memerlukan waktu untuk mempelajari KRA tersebut sedang
kegiatan kemahasiswaan tidak bisa menunggu sampai sang pengganti menguasai KRA.
Hal ini berlangsung selama bertahun-tahun. Pengembangan yang dilakukan disini adalah

membuat sistem yang mengadopsi aturan-aturan dalam KRA dan memanfaatkan data
tersebut juga untuk melakukan pelaporan penggunaan anggaran. Selain itu, sistem juga
membantu panitia penyelenggara untuk menghitung besarnya kontribusi peserta secara
otomatis. Sehingga penetapan besarnya kontribusi tidak dilakukan secara sembarangan.
Dengan menggunakan sistem ini, panitia juga dapat memanfaatkannya untuk memonitor
dana sponsor yang direncanakan. Pembuatan software dilakukan dengan menggunakan
Visual Basic [1] dan data base Microsoft Access [4]. Data base tersebut diproteksi
sehingga tidak dapat diedit dari luar program yang dibuat. Sistem akan membawa
database yang berisi tabel aturan yang sudah disesuaikan dengan KRA. Software ini akan
menghasilkan database yang dapat diakses oleh sistem administrasi BAKA yang berbasis
jaringan.



3.1 Administrasi KRA



     Saat sebuah unit kemahasiswa ingin mengadakan kegiatan, unit tersebut harus
membuat

proposal kegiatan. Anggaran yang dimasukkan dalam proposal harus sesuai dengan KRA
yang ada. Gambar 3 menunjukkan tampilan program sistem administrasi KRA. Pada
bagian ini, panitia dapat memasukkan besarnya dana yang direncanakan termasuk
sumbernya, kecuali kontribusi peserta. Program ini akan membantu panitia dalam
’membelanjakan’ dana yang telah dimasukkan. Setiap sebuah pengeluaran dimasukkan,
maka panitia dapat melihat sisa dana yang masih dapat dipergunakan. Selain itu,
kontribusi yang diperlukan juga akan dihitung secara otomatis. Aturan yang tertuang
dalam KRA sudah dimasukkan dalam program sehingga jika ada item yang tidak sesuai
dengan KRA akan langsung diberitahukan untuk diperbaiki. Selama bagian ini belum
diperbaiki, maka panitia tidak bisa melanjutkan proses pengalokasian anggaran. Gambar
4 menunjukkan pemberitahuan program karena ada bagian yang melanggar KRA. Item
yang dimasukkan sesuai dengan kode Mata Anggaran yang dikeluarkan oleh Biro
Administrasi Keuangan. Setelah semua alokasi anggaran sudah dimasukkan, panitia
dapat mentransfer database anggaran tersebut ke spreadsheet. Hal ini dilakukan dengan
menekan tombol Cetak di kiri bawah. Sebagai contoh dapat dilihat pada gambar 4. Di

dalam spreadsheet, panitia akan mengedit tampilan rencana anggaran sehingga mudah
dibaca. Selanjutnya rencana anggaran ini dicetak untuk dilampirkan pada proposal
kegiatan. Gambar 5 menunjukkan hasil eksport ke spreadsheet Pada saat menyerahkan
proposal kegiatan, panitia harus menyerahkan juga database rencana anggaran yang telah
dibuat. BAKA akan menggunakan database tersebut untuk melakukan pengajuan
pencairan anggaran. Apabila terdapat perbedaan antara database dan lampiran rencana
anggaran, maka yang diambil sebagai nilai default adalah database tersebut. Hal ini
karena database tersebut diproteksi sehingga tidak dapat diganti sehingga database
tersebut adalah rencana anggaran yang pasti sudah sesuai dengan KRA.



3.2 Administrasi Laporan Keuangan



        Semua kegiatan yang telah dilakukan wajib dilaporkan baik dari sisi pelaksanaan
maupun keuangan. Pelaporan keuangan ini akan diperiksa dan apabila tidak ada yang
harus dikoreksi, staf akan langsung melakukan rekapitulasi pengeluaran sesuai dengan
kelompoknya, misalnya konsumsi, ATK, honor, dll. Panitia yang berkegiatan
menggunakan program yang sama untuk membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ)
keuangan. Panitia akan mengambil database rencana anggaran yang telah dibuat
sebelumnya, yang akan dijadikan dasar dalam membuat LPJ keuangan. Panitia memilih
item pengeluaran yang sudah terdapat dalam database lalu memasukkan realisasinya. Hal
ini akan membantu panitia untuk benar-benar mengendalikan pengeluarannya. Setelah
semua pengeluaran dicatat dalam database, panitia akan mentransfer data tersebut ke
spreadsheet untuk diedit agar mudah dibaca untuk dilampirkan pada LPJ keuangan.
Selain itu, pengeluaran akan direkap berdasarkan kode Matam Anggaran untuk diketahui
besarnya pengeluaran per Mata Anggaran. Gambar 6 menunjukkan tampilan entry
laporan keuangan sedang gambar 7 menunjukkan hasil transfer ke spreadsheet sebelum
diedit. Program juga langsung melakukan perhitungan untuk pembayaran pajak. Sesuai
dengan ketentuan yang dikeluarkan oleh Dirjen Pajak, item-item yang dikenai pajak
sangat banyak dan besarnya juga sangat bervariasi. Keberadaan program ini akan
membantu panitia untuk dapat melakukan perhitungan pajak dengan tepat.



4.. Implementasi



        Pada pra implementasi, BAKA bekerja sama langsung dengan pengguna, dalam
hal ini para aktivis kemahasiswaan. Setiap panitia yang memasukkan proposal kegiatan
akan diminta untuk mencoba program tersebut untuk proses lebih lanjut. Hal yang sama
juga dilakukan pada panitia kegiatan yang sedang melaporkan penggunaan anggaran
yang diajukan. Pada saat ini, banyak masukan yang diberikan oleh pengguna. Hal ini
membuat proses penyempurnaan program dapat dilakukan segera. Pengguna juga
memberikan masukan agar program menjadi lebih user-friendly.



5. Diskusi dan Kesimpulan



       Proses pembuatan anggaran kegiatan dengan menggunakan program ini sangat
membantu proses administrasi dalam hal pemeriksaan kelayakan proposal. Pihak-pihak
berwenang yang memeriksa proposal cukup melihat esensi kegiatan dan itemitem yang
diajukan dalam anggaran. Besaran anggaran yang diajukan sudah dikendalikan oleh

program. Dari sini pengguna, keberadaan program ini membantu dalam hal
’membelanjakan’ dana yang dimintakan sesuai dengan KRA. Hal ini terutama untuk yang
terkait dengan pajak, honor dan perkiraan besarnya kontribusi/sponsor. BAKA sebagai
pintu terakhir dapat langsung menghubungkan database anggaran dari program yang
dibuat dengan sistem yang sudah ada untukproses administrasi pencairan anggaran.
Dengan demikian staf tidak perlu lagi menghitung jumlah dana yang diminta tetapi
langsung membaca database yang sudah dibuat sebelumnya. Proses administrasi ini akan
langsung terblokir apabila elemen kemahasiswaan belum menyelesaikan LPJ keuangan
kegiatan sebelumnya. Pada saat proses pembuatan LPJ keuangan, panitia tinggal
menggunakan program untuk mencatatkan pengeluaran yang ada. Semuapengeluaran
yang telah dicatat berikut dengan kode Mata Anggaran akan langsung dihitung pajaknya
sesuai ketentuak dari Dirjen Pajak. Hasil pencatatan pengeluaran ini dapat ditransfer ke
spreadsheet untuk kemudian diedit agar dapat dibaca dengan mudah. Ini yang akan
dilampirkan pada LPJ keuangan yang diserahkan. Staf BAKA akan langsung memeriksa
bukti pengeluaran yang dilampirkan. Apabila semua bukti pengeluaran tersebut sudah
dinyatakan sah, maka proses dilanjutkan dengan memeriksa database yang juga
diserahkan oleh panitia. Jika database tersebut sudah sesuai dengan bukti pengeluaran
yang ada, maka sistem administrasi BAKA akan langsung mencetak rekapitulasi
pengeluaran berdasarkan kode Mata Anggaran dan perhitungan pajak-pajak yang ada.
Proses administrasi LPJ keuangan yang selama ini memakan waktu 1-2 jam telah dapat
dipersingkat menjadi 5 menit. Berkas LPJ keuangan yang biasanya menumpuk pada
menjelang akhir tahun anggaran sudah tidak terjadi lagi. Hal ini membuat jam lembur staf
sangat menurun sehingga staf dapat pulang tepat waktu.



Daftar Pustaka:



[1] Jerke, Noel. 1999, Visual Basic 6: The

Complete Reference. Berkeley , California

[2] Papa. John. 1999, Microsoft SQL Server 7.0

Programming Unleashed. Indianapolis

[3] Lembaga Kemahasiswaan Keluarga Besar

Mahasiswa (LKKBM) Universitas Kristen

Petra . 2004, Ketentuan Realisasi Anggaran,

LKKBM UK Petra .

[4] _______. 2005, Mahir dalam 7 hari microsoft

access 2003 [-] : temukan rahasia belajar cepat

dengan metode baca-coba-bisa, Madiun




      NAMA        : FITRIA YULIANTI



      NPM         : 10105673
       KELAS      : 3 KA05


__________________________________________________
Do You Yahoo!?
Tired of spam? Yahoo! Mail has the best spam protection around
http://mail.yahoo.com

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:75
posted:10/2/2012
language:Unknown
pages:7