manuel ec ol 2D 15 9 2010 by E55vHG

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									                        SECOND DEGRE
          MANUEL DE L’UTILISATEUR




                               DESTINATAIRES

    Mesdames et Messieurs les directeurs des établissements
   catholiques d’enseignement et rattachés du second degré de
                   l’académie d’Aix-Marseille

                                     Septembre 2010

OBSERVATOIRE SOLFEGE PROVENCE ALPES – 16 BD CHAVE BP 92 – 13352 MARSEILLE CEDEX 05
      Observateur Académique : Mr Jean-Paul VINCENT – Assistante STA : Mme Hélène Larrieu
             04.91.36.52.03  04.91.47.15.38 @ solfege.provence.alpes@ecmarseille.fr
                                            EC~OL – 2nd degré
1. Présentation .......................................................................................................................................... 3
1.1        Accueil .......................................................................................................................................................................... 3
1.2        Présentation des menus ................................................................................................................................................ 4
1.3        Onglet / Constat de rentrée ........................................................................................................................................... 5
1.4        Les grandes étapes de votre travail ............................................................................................................................... 5
2. 2nd degré - Enseignant......................................................................................................................... 6
2.1        Onglet / Liste des enseignants / Fiche enseignant ......................................................................................................... 6
2.2        L’ajout d’un nouvel enseignant dans une UP ............................................................................................................... 7
2.3        Onglet / Informations générales .................................................................................................................................... 9
2.4        Onglet / Situation Professionnelle .............................................................................................................................. 11
3. Comment exporter vos données STS ? .............................................................................................. 12
3.1        A quel moment faut il faire un import STS dans Ec-ol ? ............................................................................................ 12
3.2        Comment faire votre export STS ? ............................................................................................................................. 13
3.3        Se connecter à EC-OL ............................................................................................................................................... 13
3.4        Aller à l'onglet OUTILS ............................................................................................................................................. 14
3.5        Sélectionner le fichier STS ......................................................................................................................................... 14
3.6        Revenir à l'établissement et valider votre import STS ................................................................................................ 15
3.7        Les données importées de STS en mode visualisation ................................................................................................ 15
3.8        Valider l'import des données STS ............................................................................................................................... 16
3.9        Cas où il est impossible de valider l'import STS ........................................................................................................ 17
3.10       Travail restant à faire après l’import STS dans EC-OL .............................................................................................. 17
4. 2nd degré – Unité Pédagogique .......................................................................................................... 18
4.1            Onglet / Informations générales ............................................................................................................................. 18
4.2            Onglet / Effectifs .................................................................................................................................................... 19
4.3            Onglet / Heures par niveau ..................................................................................................................................... 20
4.4            Onglet / Dotations .................................................................................................................................................. 21
4.5            Onglet / Langues / Projets Spécifiques ................................................................................................................... 22
4.6           Onglet Liste des enseignants ................................................................................................................................... 23
4.7           Cas particuliers ....................................................................................................................................................... 26
5. 2nd degré – Partie Établissement ........................................................................................................ 29
5.1            Onglet / Information générales ............................................................................................................................... 28
5.2            Onglet / Liste des UP .............................................................................................................................................. 28
5.3            Onglet / Informations Supplémentaires .................................................................................................................. 28
5.4            Onglet / Outils ........................................................................................................................................................ 28
6. Validation ............................................................................................................................................ 28
7. Historique ............................................................................................................................................ 30
8. Support technique : Les problèmes fréquents rencontrés .............................................................. 31
8.1            Configurer le navigateur Internet Explorer ............................................................................................................. 31
8.2            Edition des documents « PDF » : ........................................................................................................................... 33
8.3            Configuration de l’affichage .................................................................................................................................. 33
8.4            Nous contacter ........................................................................................................................................................ 34




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1. Présentation
   1.1         Accueil
CODE et MOT DE PASSE

Après avoir saisi son CODE et son MOT DE PASSE :
 le chef d'établissement accède aux données de son établissement,
 le directeur diocésain accède aux données de tous les établissements de son diocèse (en consultation),
 l'observateur accède aux données de tous les établissements de son académie (consultation et modification).

Vous disposez d’un seul CODE par établissement et de 2 mots de passe :
- Un mot de passe pour les données relatives au contrat d’association (heures, maîtres et effectifs).
- Un mot de passe spécifique pour les données OGEC. Les données OGEC sont validées par un observateur
     diocésain différent de l’observateur académique. L’observateur académique ne peut consulter vos données
     OGEC.
Bien évidemment, le chef d'établissement peut déléguer : il donne à son secrétariat, aux responsables des
différentes unités pédagogiques CODE et MOT DE PASSE.
Cependant, nous attirons l'attention sur la nécessité de prendre les précautions nécessaires afin que ces "clefs"
ne soient pas données sans discernement puisqu'elles permettent d'accéder et de modifier des informations
concernant l'établissement et les personnes.

Le Chef d'Etablissement est responsable des données saisies : c'est lui qui valide. (Valider, c'est entériner
l'exactitude des données saisies).

Après avoir saisi le mot de passe vous accédez à la page ci-dessus :




Chaque onglet doit –être renseigné.

ETB est utilisé pour Établissement. Un établissement a un numéro ou code ETB.
UP est utilisé pour Unité Pédagogique. Chaque UP a un numéro ou code RNE ou Code UAJ. Celui-ci est donné
par l'académie et utilisé dans toutes les applications et modules informatiques de l'éducation nationale,
notamment pour la gestion de la base élève et pour la gestion des moyens. Ce code sera utilisé par EC-OL
pour transférer des données à ENERIS.
Ces codes ne peuvent être modifiés.

        Conseils pour la saisie
     Bulle d'aide

       Possibilité d'enregistrer sur le disque de son ordinateur un fichier Excel

      Possibilité d'enregistrer sur le disque de son ordinateur un fichier pdf (s'ouvre avec Adobe Acrobat).
      Pour utiliser la loupe, il faut d'abord cliquer sur « modifier », cliquer sur la loupe, sélectionner un élément
dans la liste qui s'est ouverte (parfois, plusieurs sélections sont possibles) et fermer la fenêtre.

     L'onglet ouvert se différencie des autres par sa couleur plus claire.

     Tableaux : la touche tabulation permet de passer rapidement d'une colonne à l'autre.

     Respecter les formats.



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1.2 Présentation des menus
Dés la fin du mouvement pour l’emploi vous pouvez ajouter les fiches des enseignants contractuels nommés
dans votre ensemble scolaire. Tous ces maîtres doivent avoir une fiche dans EC-OL. Si vous ne trouvez pas
une fiche, contactez l’observateur solfège académique.
Une fois cet ajout de fiches effectué, vous pouvez éditer dans chaque UP la liste des enseignants. Cette fiche
papier peut être distribuée lors de la pré rentrée et mise à jour par les enseignants.
Lorsque vous aurez mis à jour dans solfège ces données, vous pourrez exporter ces données au format XLS.

Accueil Page Etablissement :
on y accède après avoir saisi le code et le mot de passe de l’établissement.

     1.1     Informations générales
     1.2     Liste des UP (Unité Pédagogique)
     1.3     Informations supplémentaires
     1.4     Outils
     1.5     Constat de rentrée (le jour de la rentrée)
     1.6     Enquêtes (Si des enquêtes sont en ligne)

Liste des UP : accès à chacune des unités pédagogiques
On accède aux pages concernant l'unité pédagogique en cliquant sur le nom de l'UP.
Compléter d'abord les onglets suivants pour chaque unité pédagogique.

     2.1     Informations générales
     2.2     Effectifs
     2.3     Heures par niveau
     2.4     Dotations
     2.5     Langues / Projets Spécifiques
     2.6     Liste des enseignants
     2.7     Validation


Informations supplémentaires

Puis, à partir de l'onglet / Informations supplémentaires

     Infos Spécifiques modifiables par l’observateur Solfège
     Nature de la tutelle.
     APEL

Outils

On accède à différents fichiers qui permettent d’avoir des informations sur papier ou sur fichier EXCEL ou
d’importer des fichiers de données du mouvement.

Constat de Rentrée

Cet onglet sert à renseigner l’enquête de rentrée effectuée le jour de la rentrée de l’établissement et mis à jour
jusqu’au plus tard le lundi 8 septembre à 11h au plus tard.

Onglet Validation

Après avoir vérifié que toutes les données ont été saisies, le chef d'établissement valide en cliquant sur
"valider". Si EC-OL repère une incohérence, un message s'affiche. Il est alors nécessaire de faire la ou les
corrections avant de valider .




                                                4 / 34
1.3 Onglet / Constat de rentrée



                                                                                         Pour chaque UP
                                                                                                         de
                                                                                          l’établissement,
                                                                                         les effectifs sont
                                                                                               à saisir par
                                                                                                   niveaux.

                                                                                           Les effectifs du
                                                                                               constat de
                                                                                         l’année dernière
                                                                                        sont rappelés en-
                                                                                                 dessous.




Seuls les élèves présents le jour de la rentrée doivent être renseignés. Afin de s’adapter aux situations
particulières, les établissements peuvent saisir jusqu’au vendredi 10 septembre 2010 à 11 heures.

Pour les Lycées Professionnels l’information doit être saisie même si les effectifs doivent évoluer dans
les deux ou trois semaines de la rentrée.

Seuls les élèves scolarisés à partir des moyens de la DHG sont comptabilisés.



1.4 Les grandes étapes de votre travail
1. Ajouter les nouveaux enseignants dans chaque unité pédagogique dans la base EC-OL.  Cette opération
peut être effectuée dés que vous avez validé la nomination d’un maître dans votre établissement en fin de
mouvement de l’emploi  fin juin
2. Renseigner le constat de rentrée  dès le 2 septembre 2010
3. Renseigner l’onglet dotation et mettre à jour les informations générales de chaque up  début octobre
4. Exporter vos données de STS
5. Importer et enregistrer les données STS dans EC-OL
6. Vérifier et compléter les données manquantes
7. Valider votre base EC-OL  pour le 15 octobre 2010

Si vous rencontrez le moindre problème n’hésitez pas à nous contacter votre observateur académique
SOLFEGE, Jean Paul VINCENT, ou sa collaboratrice Véronique GRIDAINE, qui sont là pour vous aider.

Téléphone : 04-91-36-52-03 ligne directe,
(en cas de saturation basculement sur le standard de la DDEC Marseille)
Télécopie : 04-91-47-15-38
Courriel : solfege.provence.alpes@ecmarseille.fr




                                             5 / 34
2. Second degré - Enseignant
Les personnes concernées sont toutes les personnes qui, dans l’établissement, sont rémunérées par l’Etat :
- les titulaires des emplois (contractuels),
- les suppléants sur postes vacants,
- les enseignants en congé pour une durée supérieure à trois mois et dont le service est protégé,
- l’enseignant remplaçant le contractuel en congé,
- les stagiaires du CAFEP, des concours internes ainsi que ceux bénéficiant d’un CDI dans le cadre de la
résorption de l’emploi précaire.
- les suppléants de moins de 3 mois qui souhaitent s’inscrire en formation, ainsi que les personnes ayant quitté
leur établissement au maximum il y a un an et qui étaient rémunérées par l’Etat.

La fiche du chef d'établissement, pour la partie rémunérée par l'OGEC, sera complétée dans le module OGEC,
elle doit être présente dans chaque UP de son périmètre de responsabilité.

     Accueil > Catalogue des UP > Code RNE > Nom de l'enseignant

        2.1 Onglet / Liste des enseignants / Fiche enseignant
Cet onglet présente la liste des enseignants de l'UP telle qu'elle était l'année précédente. Certains ont peut-être
quitté l'UP, d'autres sont arrivés. Les informations concernant chaque enseignant sont saisies en cliquant sur le
nom.
Dans un premier temps il faut constituer dans chaque UP la liste des personnes concernées.

Pour créer la fiche d'un enseignant, cliquer sur ajouter.
Quand la fiche de chaque enseignant aura été remplie, cette liste récapitulative pourra être imprimée.

              L'icône indique que vous pouvez télécharger au format pdf les informations concernant les
       enseignants de l'unité pédagogique. Ce document peut être imprimé.
Deux modalités sont proposées :
- téléchargement des données concernant la totalité des enseignants,
- téléchargement des données concernant un ou quelques enseignants sélectionnés dans la liste.
On pourra faire ce téléchargement et imprimer avant saisie de manière à préparer cette saisie.
On pourra faire ce téléchargement et imprimer une fois la saisie terminée.


N.B. : Chaque enseignant peut avoir accès aux données le concernant.
(Loi Informatique et Liberté).

                                                                                       Pour ouvrir la fiche d'un
                                                                                       enseignant cliquer sur le
                                                                                       nom de l'enseignant.




                                                                                       Il  est    important     de
                                                                                       renseigner l’ensemble des
                                                                                       coordonnées            des
                                                                                       enseignants et de les
                                                                                       mettre à jour si besoin en
                                                                                       cours d’année.
                                                                                       Ces informations sont
                                                                                       nécessaires     pour    les
                                                                                       Directions Diocésaines et
                                                                                       le    Mouvement       pour
                                                                                       l’emploi des maîtres.


                                                6 / 34
2.2 L’ajout d’un nouvel enseignant dans une UP
Pour appeler ou créer la fiche d'un nouvel enseignant de l’établissement, cliquer sur « ajouter » (en bas, à
gauche de la liste des enseignants).

Avant de créer une nouvelle fiche d’enseignant, il importe de vérifier qu’elle n’existe pas déjà.
Ce qui normalement est le cas lorsque l’enseignant a déjà exercé dans un établissement en France
l’année précédente. En effet, la fiche d’un enseignant n’est pas celle du service effectué, mais celle de la
personne qui l’assure. Un professeur peut enseigner dans plusieurs unités pédagogiques d’un même,
ou de plusieurs établissements : il dispose pourtant d’une seule et unique fiche.
De même, la fiche existera déjà si l’enseignant vient d’un autre établissement ou d’une autre région, le
fichier EC-OL étant un fichier unique national.

La création d’un doublon aurait pour effet de comptabiliser 2 enseignants là où il n’y en a qu’un.

L’ensemble des Délégués Auxiliaires de l’académie étant passé par un accord CAAC, les fiches
enseignants de ces maîtres ont été crées par le SAAR, si vous êtes amenés à créer une nouvelle fiche,
faites nous parvenir cette information pour contrôle.

Après avoir cliqué sur « AJOUTER » :

Cette nouvelle fenêtre vous permet de chercher la
fiche d’un enseignant dans la base nationale des
enseignants du privé, si elle existe déjà. Ce n’est que
dans le cas contraire qu’il vous faudra en créer une
nouvelle.

Commencez par saisir le nom usuel et le prénom de
l’enseignant dont vous cherchez la fiche, puis appuyer
sur le bouton « rechercher » à droite.


Pour les noms composés, il faut rechercher en écrivant les noms avec ou sans espace, avec ou sans trait
d’union.

De même pour les apostrophes, écrire le nom avec l’apostrophe, ou sans, auquel cas vous la remplacerez par
un espace.

Pour les femmes mariées, si le nom usuel – d’épouse – ne donne rien, essayez avec le nom patronymique :
nom de jeune fille, dans la cellule du nom usuel à tout hasard….

Si cela ne donne aucun résultat, il faut recommencer la même procédure en renseignant cette fois la cellule du
nom patronymique…

Deux cas se présentent :
a.   Au moins un enseignant du nom indiqué est déjà présent dans la base nationale EC-OL, vous obtiendrez
un message du type ci-dessous :

                                                              Il vous suffit alors de cliquer sur le nom du bon
                                                              enseignant pour ajouter celui-ci à la liste de ceux de
                                                              l’Unité Pédagogique dans laquelle il enseigne.

                                                              Le nom patronymique, le prénom, la date de
                                                              naissance, vous aideront dans l’identification de
                                                              l’enseignant recherché.

                                                              Il importe d’être attentif aux éventuelles
                                                              homonymies, faire un recherche par l’usage des
                                                              touches CTRL + F à partir de la date de naissance
                                                              facilite votre tache.

                                                              Il vous restera à compléter la fiche qui aura pris sa
                                                              place dans la liste des enseignants de l’Unité
                                                              pédagogique où l’enseignant intervient.
                                               7 / 34
b.    Vous ne trouvez pas la personne cherchée dans la liste, après avoir vérifié en particulier l’orthographe du
nom, la personne n’a pas encore été enregistrée (c’est le cas d’un nouvel enseignant dans le métier).



                                                                Il vous faut alors cliquer sur le bouton
                                                                « Créer un nouvel Enseignant » pour créer
                                                                une nouvelle fiche.

                                                                Il se peut aussi qu’aucun enseignant du nom
                                                                cherché ne figure dans la base nationale : un
                                                                message tel que le suivant apparaît alors :

                                                                Dans ce cas, il vous faut également cliquer sur
                                                                le bouton « Créer un nouvel Enseignant »
                                                                pour construire une nouvelle fiche.




Le respect de cette procédure permet d’éviter la création de doublons qui devraient ensuite être repérés puis
supprimés.




En cas de difficultés :
       L’enseignant vient d’un établissement d’une autre académie mais vous ne le trouvez pas
       Vous avez importé une fiche d’un autre enseignant qui ne correspond pas


                   CONTACTEZ l’observatoire Académique Solfège.
votre observateur académique SOLFEGE, Jean Paul VINCENT, ou sa collaboratrice Véronique GRIDAINE, qui
sont là pour vous aider.

Téléphone : 04-91-36-52-03 ligne directe,
(en cas de saturation basculement sur le standard de la DDEC Marseille)
Télécopie : 04-91-47-15-38
Courriel : solfege.provence.alpes@ecmarseille.fr




                                               8 / 34
        2.3 Onglet / Informations générales

Fiche d'identité




   Civilité : cette rubrique prend en compte le «caractère religieux ». lorsque c’est nécessaire.
      (Le caractère religieux est facultatif)
   Nom patronymique : il s’agit du nom de naissance.
   Nom usuel : il est à préciser en particulier s'il est différent du nom patronymique.
   Prénom2
   Date de naissance (au format jj/mm/aaaa) : Saisir le jour, le mois et l’année de naissance.

Les coordonnées de l’enseignant correspondant aux rubriques : adresse, code postal, commune, téléphone,

    e-mail. Permet e contacter les enseignants dans le cadre du mouvement pour l’emploi

     Nom patronymique et prénom ne sont plus modifiables après avoir ajouté un enseignant à la liste. Seul
l’OA peut le faire à votre demande.
      Il faut utiliser le même nom que celui utilisé dans les outils du Rectorat (TSM/GI-GC..). Si un maître
      change d’état civil, le changement se fait auprès du Rectorat. Dès lors que le changement est effectif
      dans les bases rectorales, il faut le modifier également dans ec-ol.

Informations traitement




   U.P. principale : spécifier l’Unité Pédagogique où l’enseignant a son contrat (en général où il a le plus
d’heures). Attention, lors de l’import STSWEB, le dernier établissement importé devient UP principale.
   Echelle de rémunération : aussi appelée grade
   Discipline de poste : il s’agit de la discipline de contrat. Si l’enseignant est sur plusieurs supports, c’est le
support principal qui doit être utilisé.




                                                9 / 34
                                                                  Choisir le groupe de discipline dans la liste
                                                                  déroulante, puis le type, puis cliquer sur la
                                                                  discipline correcte dans la liste proposée.




                                                                  Puis fermer.




   O.R.S. :   Obligation Réglementaire de Service de l’enseignant
L'ORS telle qu’elle inscrite sur le contrat du maître, peut être de 15 (agrégés), 18, 20, 21, 36, etc : elle est
fonction du statut, de l'échelle de rémunération… Comment la calculer ?
     - avec EC-OL, grâce à un petit tableur EXCEL qui calcule automatiquement l’ORS,
     - manuellement au prorata des heures de service obligatoires. Par une règle de trois, ramener ces heures
      ème
en 18     et les ajouter.
                                                    ème
Exemple : un enseignant a un service de 14/18            en histoire - géographie et un autre de 12/36 en
                                                                                    ème.
documentation. Il fait donc 26 heures. Un service de 12/36 est équivalent à un 6/18
             ème
Ramené en 18 , son temps de service est de 20 h, il a donc 2 heures supplémentaires.
Son ORS est donc de 26 – 2= 24


      L'ORS n’est, en aucun cas, affectée par les diverses heures de réduction.

   Total des Heures sur toutes les affectations : total des heures totalisées sur toutes les Unités
Pédagogiques (mis a jour en fonction de l’onglet situation professionnelle). Vous ne pouvez le modifier sur cet
onglet.

   Heures supplémentaires :
   Echelon : sur une échelle de 0 à 11 et Hors échelon.

Informations Supplémentaires




                 ère
    Année de la 1 activité d’enseignement (saisie sur 4 chiffres) :
Indiquer l'année de première activité d'enseignement payée par l’Etat dans un établissement scolaire public ou
privé (primaire, secondaire, post-bac).

   Année d'entrée dans l’enseignement catholique (saisie sur 4 chiffres) :
                                              10 / 34
 Indiquer l'année de la première activité d'enseignement payée par l’Etat dans l'enseignement catholique.
              ère                        nde
 Exemple : 1 suppléance effectuée, 1 année de CAFEP ?, etc.

    Mode d’accès à la contractualisation:
Concours externe (CAFEP), interne (CAER), résorption de l’emploi précaire (REP)
    Si pré accord / accord : à cocher pour tous les maîtres qui ne sont pas en contrat définitif
    Si Directeur académique :           cocher la case.
    Si salarié OGEC : utiliser la liste déroulante, permet de repérer un responsable de niveau,….
   Modalité de service : déduite automatiquement de la somme des heures saisies dans "Récapitulatifs
 Heures" de toutes les unités pédagogiques et de l’ORS. Il s’agit ici de préciser si l’enseignant effectue un temps
 complet ou incomplet (notamment le temps partiel) sur une ou plusieurs UP, ou sur plusieurs établissements.



         2.4 Onglet / Situation Professionnelle

 Les rubriques suivantes relatives à la situation professionnelle sont à remplir pour chaque unité
 pédagogique où est affecté l’enseignant, même s’il exerce sur 2 UP d’un même établissement. STSWEB
 complète une grande partie de ces informations.
 Avant de compléter ces informations faites l’import des données de stsweb pour toutes vos UP, vous
 compléterez alors les informations manquantes.

Si vous rencontrez des problèmes dans la mise à jour de votre base de données enseignants sur les applications
du Rectorat avant le 15 octobre du type :
 - Problème de nomination
 - Maître en mutation d’une autre académie dont le dossier n’est pas parvenu dans les services de
      l’Enseignement Privé
 - …..
                    CONTACTEZ l’observatoire Académique Solfège.
 votre observateur académique SOLFEGE, Jean Paul VINCENT, ou sa collaboratrice Véronique GRIDAINE, qui
 sont là pour vous aider.

 Téléphone : 04-91-36-52-03 ligne directe,
 (en cas de saturation basculement sur le standard de la DDEC Marseille)
 Télécopie : 04-91-47-15-38
 Courriel : solfege.provence.alpes@ecmarseille.fr




                                                11 / 34
3. Comment exporter vos données STS vers
ec-ol ?
    Rappel : STS WEB ->Structures et Services, c’est une application Web qui permet de décrire les services
des enseignants et de mettre en paye les HSA (Heures supplémentaires Année) et les indemnités de
Professeur Principal, CPGE,…)

     La cellule nationale de SOLFEGE a mis au point une bascule entre les données STS et EC-OL afin de
faciliter le travail des établissements en supprimant une saisie supplémentaire. En effet, les 4/5 de votre base
EC - OL seront complétées automatiquement par votre import STS, il ne vous restera que quelques données à
compléter et à vérifier.

Ce que l’import STSWEB ne fait pas encore …

    Les services des chefs de travaux et documentalistes ayant été déclaré sur un document papier, il faut
saisir ces données dans EC-OL.
    Les remplaçants sont importé par STS-WEB car c’est eux qui consomment les heures, il faut donc faire
passer leurs heures en heures de suppléance et affecter le même nombre d’heures au supplée en heures
supplées.


     3.1 A quel moment faut-il faire un import STS dans Ec-ol ?

     Lorsque vous avez fait validé votre base élève par la DAEC et que les effectifs prévu pour chaque structure
correspondent aux effectifs calculés par Sconet ou votre logiciel de gestion des élèves. Il faut alors ajuster
l’effectif prévu qui doit être égal à l’effectif calculé.




    Lorsque vous avez mis en paye les HSA c'est-à-dire lorsque les enseignants ont signés leur état de service
et que cela correspond à la répartition de discipline de votre Tableau de Suivi des Moyens.




                                              12 / 34
    3.2       Comment faire votre export STS ?

      Vous vous connectez au site STS du Rectorat via votre liaison Internet sécurisée.
      Allez dans la partie « Mise à jour » afin de voir apparaître à gauche la rubrique « Export ».
      3 fichiers sont exportables, mais seul le fichier « Emploi du temps » est utile pour EC-OL.
      Cliquez sur le fichier « Emploi du temps » pour l’enregistrer sur votre bureau.
      Le fichier généré s’appelle : « STS_emp_N°RNE_2008.xml ».
      Une fois le fichier enregistré sur votre bureau, vous vous déconnectez de votre Internet sécurisé avec le
Rectorat, et retournez sur votre navigateur habituel (Internet Explorer, Mozilla Firefox, )…




                                                                                          Fenêtre STS




                                                  C'est celui-ci qui nous
                                                  intéresse pour EC-OL




                                                          Fenêtre d’enregistrement du
                                                          fichier sur votre PC




        3.3 Se connecter à EC-OL

      Se déconnecter du réseau sécurisé du rectorat.

      Sur votre navigateur Internet vous vous connectez au site EC-OL : https://www.ec-ol.org
      Vous entrez votre mot de passe et votre code afin d’accédez à la base de votre établissement.




                                              13 / 34
          3.4 Aller à l'onglet OUTILS

       Une fois sur l’onglet « Outils », vous cliquez sur l'icône import STS




       Vous arrivez à l'écran suivant :




 Si vous gérez un ensemble scolaire constitué de plusieurs unités pédagogique, vous devez suivre la
 procédure complète pour une unité pédagogique.

          3.5 Sélectionner le fichier STS

       Vous devez dire à EC-OL où est l’export STS que vous avez enregistrez préalablement sur votre PC.
       Pour cela vous cliquez sur         le bouton Parcourir et recherchez votre ordinateur le fichier
 sts_emp_RNE_2010.xml correspondant à l'unité pédagogique que vous voulez renseigner.
       Une fois le chemin indiqué à EC-Ol, vous cliquez sur oui
       Au bout de quelques secondes, vous obtenez l'écran suivant :




Solfège                                         14 / 34                             02/10/2012
    Il se peut que le résumé des informations STS soit faux, mais cela pourra se corriger par la suite. De toute
 façon vous êtes obligé de valider l’import pour pouvoir faire les corrections par la suite.
    . Ensuite vous cliquez sur "revenir à l'établissement"


          3.6 Revenir à l'établissement et valider votre import STS

   Vous devez valider en cliquant sur Enregistrer dans le menu recapSTS dans le mode STS activé
 Précisément, il faut revenir à l'onglet < LISTE DES UP, puis choisir l'UP dont vous venez d'importer le fichier
 STS.




   Sur l’onglet « Informations générales », vous verrez que vous êtes en « STS activé », cela signifie que vous
 êtes en mode de visualisation des données de votre export STS.




   Vous pouvez aller voir les voir les données STS mais vous ne pourrez pas les modifier ou les
 compléter tant que vous n’aurez pas enregistré et validé votre import dans la base EC-OL.
   Des données STS peuvent apparaître fausses, elles pourront être corrigées lors de la validation de votre
 import ou par vous même par la suite.

          3.7 Les données importées de STS en mode visualisation

          Effectifs




        Heures par niveau.

Solfège                                        15 / 34                                    02/10/2012
       Liste des enseignants.




 Vous remarquerez que les heures diverses et les documentalistes ne sont pas sur votre base. Cela vient du
 fait que ces informations ne sont pas dans l’export STS utilisé. Les maîtres supplés ne sont pas non plus
 renseigné.

          3.8 Valider l'import des données STS

    Vous devez aller sur l’onglet « validation », vous verrez un récapitulatif de vos données STS (qui peuvent
 être fausses, cela se corrigera par la suite). Puis vous cliquez sur « Enregistrer » pour valider votre import STS.
                                                                             Enregistrer




   Ensuite, on vous demandera une confirmation de votre importation, vous cliquez sur « OUI »




    Cela va prendre quelques instants le temps que EC-OL intègre les données STS. Une fois que la moulinette
 d’intégration aura terminée, vous travaillerez en « STS désactivé » pour compléter votre base EC-OL.

 Si votre établissement est constitué de plusieurs unités Pédagogiques, il très
 fortement conseillé de faire cette procédure pour toutes les UP avant d’ajuster les
 données importées.




Solfège                                         16 / 34                                       02/10/2012
          3.9 Cas où il est impossible de valider l'import STS




 Effectivement un MEF n'est pas intégré.




 Dans ce cas, il est nécessaire de communiquer le code MEF et le libellé à Solfège
 Directement : solfege.provence.alpes@ecmarseille.fr.
 Cette mise à jour étant nationale, elle est effectuée 2 fois par semaine.

          3.10         Travail restant à faire après l’import STS dans EC-OL
   Une fois vos données STS importées dans votre base EC-OL, vous devez toujours travailler en « STS
 désactivé », c’est-à-dire que vous travaillez sur votre base EC-OL normalement. Vous n’avez plus à toucher au
 bouton qui est sur l’onglet informations générales.




Solfège                                       17 / 34                                    02/10/2012
     4. 2nd degré – Unité Pédagogique
 Accueil > NOM ENSEMBLE SCOLAIRE > Code RNE

 4.1 Onglet / Informations générales

       Fiche d’identité




                                                                                                      .
 Le type UP est modifiable. De manière générale, une erreur de type UP ne devrait pas empêcher de saisir les
 données.
               En cas d'erreur ou de difficultés, prendre contact avec l'observateur académique.

 Dans le 2nd degré, plusieurs types UP sont possibles :
                       CLG        Collège
                         LP       Lycée Professionnel
                        LG        Lycée Général
                         LT       Lycée Technologique
                        LGT       Lycée Général et Technologique
                       LPO        Lycée Polyvalent
                        PB        Lycée Post- Bac
 N.B. : on a un LPO dès lors qu'un LT et LP n'ont qu'un seul code RNE

     Pour les CFA-UFA, une documentation particulière vous sera fournie.
     Porter une attention particulière à l’adresse de messagerie de chaque UP.




Solfège                                        18 / 34                                 02/10/2012
       Informations Supplémentaires

 Heures : saisir en respectant le format.
 Transports scolaires, études surveillées : si oui, cocher
 Le reste est à choisir dans les listes déroulantes.

       Effectifs

 Le total des garçons et des filles doit être égal à la somme des effectifs de l'UP. En cas de différence avec le
 total récapitulatif des effectifs par MEF, un message d'erreur s'affichera.
 L’effectif renseigné doit être celui validé par le chef d’établissement sur le SCO17 échangé entre la DAEC et le
 chef d’établissement.
 Vous devez renseigner la répartition des élèves demi pensionnaires et si vous avez coché Internat, le nombre
 d’internes.

 Pour les formations du type FC-IL ou MC… dont la dotation est sur HSE (Heures Supplémentaires Élèves) et
 non si votre dotation horaire globale, les effectifs correspondant sont à rajouter en Hors Contrat.


 4.2 Onglet / Effectifs

  L’import STS renseigne tout.
  Vous devez juste vérifiez que les données sont exactes.
  Faire attention au nombre de division qui peut être faux à cause des groupes, les corriger en mode
 modification.
  Votre outil de contrôle est l’édition des structures à partir du site http://prevst.ac-aix-marseille.fr.

       Module élémentaire de formation (MEF)

 Le Ministère de l'Education Nationale a établi une nomenclature des modules de formation. Pour le 2nd degré,
 la liste complète nationale des MEF assurés au 2nd degré enseignement catholique avoisine les 5000 lignes.
 Avec les MEF, l'enseignement catholique peut faire l'inventaire détaillé des formations assurées. De plus les
 informations recueillies auront l'avantage de se rapprocher du logiciel utilisé par l'Education Nationale pour la
 saisie des élèves.

 Les MEF sont pré-renseignés pour chaque UP.
 -     Supprimer : cliquer sur supprimer
 -     Ajouter : cliquer sur ajouter. Une liste apparaît. Si la liste des formations proposées au collège et au lycée
 d'enseignement général est relativement courte, celle des formations proposées en lycée technique et
 professionnel est longue. Plusieurs pages peuvent être proposées.




 Sélectionner la ou les formations nouvelles, fermer la fenêtre.
    STS WEB a importé les mefs, il est inutile de les modifier, en cas de problème, contactez votre
 observateur Académique.

Solfège                                          19 / 34                                       02/10/2012
      Si le MEF que vous recherchez n'est pas dans la liste : choisir la formation qui est la plus proche. Il suffit
 d'une option pour que l'intitulé et le code MEF soient différents : on trouvera aisément une formation voisine.
 Cependant, ne pas oublier d'informer l'observateur académique en lui donnant le code MEF manquant, son
 intitulé long, son intitulé court et le code RNE de manière à ce qu'il soit ajouté dans la liste.
     L’information du code MEF est donnée avec les nomenclatures fin juin.

       Effectifs et divisions

 Les effectifs et divisons sont saisis par MEF. Les informations saisies doivent correspondre aux données
 échangées entre la DAEC et le chef d’établissement sur la base élève par le document sco17.

     Ces données ont été importées par STS-WEB, inutile de les modifier.




 4.3 Onglet / Heures par niveau

     Ces données ont été importées par STS-WEB, inutile de les modifier.

 Niveaux
 Le niveau est une unité de regroupement. En effet, il est difficile de dire pour un MEF donné (qui peut ne
 constituer qu'une partie d'une division) le nombre d'heures d'enseignement. Des regroupements nommés
 "niveaux" ont donc été constitués.
                                                                                       ème   ème    ème  ème
 Tout naturellement, on retrouvera au collège quatre niveaux principaux : le niveau 6 , 5 , 4 , 3 , plus
 les autres niveaux. Ceci se complique au lycée dès lors que l'on souhaite différencier, comme nous le faisions
 avec Noria, les formations littéraires des formations scientifiques ou technologiques afin notamment d'obtenir
                                          ère
 des ratios H/E différenciés. Ainsi en 1 , nous aurons le niveau 1 L, 1 ES, 1S, 1 STI, etc., puis aussi, les
 formations professionnelles en fonction de leur champ d'activité : P: production; S: services; R: restauration et
 hôtellerie.

 Chaque MEF est rattaché à un "niveau"
 Chaque MEF est rattaché à un "niveau" qui, dans EC~OL, n'est autre qu'un regroupement utilisé pour la saisie
 des heures devant élèves. Ces regroupements sont faits automatiquement par l'application EC~OL, Ils ne sont
 pas modifiables. Tel code MEF est rattaché à tel niveau. Pour toute question concernant cette table de
 rattachement, il faut s'adresser à l'observateur académique.

 La saisie des heures s'effectue par niveau. Plusieurs MEF sont donc regroupés.




       4.3.1 Heures à enregistrer dans le tableau : « HEURES PAR NIVEAU »

 Sont prises en compte les heures directement assurées devant élèves.
 Pour les établissements utilisant STSWEB, c’est le total des heures importées lors du transfert entre STSWEB
 et EC-OL.
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 Si vous décidez de modifier la répartition des heures entre les niveaux, le total ne devrait pas changer.
 Lorsqu’un remplaçant est en charge d’une classe à l’année, les heures de suppléance sont comptabilisées, les
 heures supplées ne sont pas comptées. L’import STSWEB ne fait apparaître que les heures de suppléance, les
 informations du maître suppléé n’étant pas importées.

       4.3.2 Heures à ne pas enregistrer dans le tableau : « HEURES PAR NIVEAU »

 1. Les ARE (Activité à Responsabilité Etablissement) :
              Heures de chaire
              Heures de labo, de coordination,…
              Les heures suppléées
              Les heures de documentation et de chefs des travaux
              Les HSE.

 2. Les ARA (Activité à Responsabilité Académique) :
              Les heures de décharges syndicales
              Les autres décharges académiques



 4.4 Onglet / Dotations

   L’import STS ne renseigne rien.
   Vous devez inscrire votre dotation en allant en mode de modification (cliquez sur le bouton modifier puis
 enregistrez vos données). Ces données doivent être validées pour le 17 septembre, il est inutile d’attendre la
 validation des données STSWeb puisqu’elles sont indépendantes.

 Dans le cadre de la préparation de l'année scolaire, le chef d'établissement directeur académique reçoit du
 rectorat sa dotation ou ses dotations. Les académies ayant des pratiques différentes, le vocabulaire que nous
 utilisons doit permettre à chacun de s'y retrouver.

       Dotation principale Celle-ci peut être globale ou non, dans certains cas, on parle de DGH (Dotation
 Globale Horaire), ce qui n'empêche pas de rajouter d'autres dotations; dans tous les cas, c'est la plus
 importante.

       La dotation en HSA :




        Le total est saisi par l’établissement, c’est la somme des hsa des maîtres. Cette dotation est lisible dans
 le Tableau de Répartition des Moyens de l’établissement.


       Autres dotations       Elles sont de deux types : ARE ou ARA pour utiliser la terminologie académique.
       ARE : Activités à Responsabilité Etablissement
       ARA : Activités à Responsabilité Académique



       Documentation, chef de travaux :
 A ne mentionner en "autres dotations" que si ces dotations spécifiques existent en tant que telles. Quand elles
 sont comprises dans la dotation principale, elles ne sont pas reprises en "autres dotations".
 Les documentalistes sont sur un ORS de 36h, les chefs de travaux sur 39 h.
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       HSE
 Les HSE sont données pour information. Elles ne sont pas comptabilisées. Elles correspondent entre autre aux
 activités péri-éducatives, aux heures enseignées en primaire par les enseignants de langues vivantes, aux
 heures de remplacement de courte duré,… Ces heures sont saisies dans ASIE.


       Heures de religion.
 Il s'agit des heures de religion payées par l'état. Ceci concerne l'Alsace et la Moselle. Ces heures ne doivent
 pas être mises dans les "heures par niveau" ou heures devant élèves.

 Pour ajouter une "autre dotation", cliquer sur ajouter. Sélectionner dans la fenêtre qui s'ouvre les "autres
 dotations" que vous souhaitez. Fermer
 Ensuite : modifier, entrer le nombre d'heures correspondant en respectant les formats.




                                                            -   Entrer le nombre d’heures à côté de la dotation
                                                            choisie
                                                            - Puis cliquer sur le lien pour l’ajouter à la liste.
                                                            - Recommencer la manipulation autant de fois que de
                                                            matières à ajouter.
                                                            - Fermer.




 4.5 Onglet / Langues / Projets Spécifiques

 L’import STS ne renseigne rien. Vous devez renseigner l’onglet, en indiquant les projets spécifiques, les DP3.
 Des listes déroulantes offrent certains choix. Ces listes pourront être complétées.

       Projets Spécifiques
          Cliquer sur ajouter, sélectionner dans une liste, fermer.


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       Langues
       Cliquer sur ajouter, sélectionner dans une liste la ou les langues, fermer.
       Faire cette sélection successivement pour LV1, LV2, LV3.

 4.6 Onglet Liste des enseignants

 Cet onglet présente la liste des enseignants de l'UP telle qu'elle était l'année précédente. Certains ont peut-être
 quitté l'UP, d'autres sont arrivés. Les informations concernant chaque enseignant sont saisies en cliquant sur le
 nom.
    L’import STS renseigne tout ce qui concerne les heures devant élèves.
    Toutes les heures diverses (ou Activités à Responsabilités Établissements à l’instar des heures de labo, les
 heures de chaire, les heures d’AS, les heures de chorale…) sont à ajouter sur chaque fiche enseignant en
 allant sur l’onglet « Situation professionnelle » de l’enseignant concerné.
    Les documentalistes sont aussi à mettre à jour car ils apparaissent à 0 heure.

    Vous pourrez voir apparaître dans la colonne « saisie » de votre liste des enseignants 2 sortes d’annotations
 « inc » ou « inc STS ». cela signifie que votre fiche enseignante est incomplète. Ces annotations disparaîtront
 lorsque vous aurez complété les données manquantes. Attention si vous ne le faites pas cela bloquera votre
 validation finale !




    « inc » apparaît car la bascule de STS n’a pas retranscrit d’heures sur la fiche de l’enseignant. Les raisons
 possibles :
  o Un enseignant qui a quitté votre UP : cocher la mention « a quitté » et mettez la motif du départ dans
  l’onglet situation professionnelle de l’enseignant,
                                                                                                               ème
  o Un documentaliste ou chef des travaux: leurs heures n’étant pas dans STS vous devez les ajouter (en 36
                                ème
  pour la fonction DOC, en 39        pour la fonction CDT),
  o Un enseignant en congé : n’oubliez pas de mettre ses heures en heures suppléées et son remplaçant en
  heures de suppléance.
      Dans tous les cas vous devez mettre les informations manquantes.

    « inc STS » apparaît lors de la bascule STS dans 2 cas :
 o lorsqu’il s’agit d’un nouvel enseignant qui n’existait pas dans la base EC-OL l’année précédente.
 o lorsqu’il s’agit d’un enseignant qui n’a pas la même orthographe (souvent les prénoms composés) ou pas la
 même date de naissance dans la base STS que dans la base EC-OL. Dans ce cas là, l’enseignant a souvent 2
 lignes.
 Pour corriger ces enseignants, il vous suffit de cliquer sur la loupe STS et de trouver l’enseignant
 correspondant, les 2 fiches seront fusionnées c’est-à-dire que les données horaires de STS seront mises sur la
 fiche EC-OL qui existait déjà ; s’il s’agit d’un nouvel enseignant il faut créer sa fiche (voir en bas de la fenêtre
 ouverte par la loupe STS).

   Doublons sans loupe STS : il se peut que vous trouviez 2 lignes pour le même enseignant, sans la
 possibilité de le corriger avec une loupe STS. Dans ce cas il faut appeler votre observateur SOLFEGE et non
 mettre une des lignes « a quitté ».
 Quand la fiche de chaque enseignant aura été remplie, cette liste récapitulative pourra être imprimée.

        L'icône indique que vous pouvez télécharger au format pdf les informations concernant les enseignants
 de l'unité pédagogique. Ce document peut être imprimé.
 Deux modalités sont proposées :
 - téléchargement des données concernant la totalité des enseignants,
 - téléchargement des données concernant un ou quelques enseignants sélectionnés dans la liste.

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 On pourra faire ce téléchargement et imprimer avant saisie de manière à préparer cette saisie.
 Vous pouvez insérer début juillet les maîtres contractuels qui ont été nommés dans votre établissement
 à la suite du mouvement pour l’emploi. Cette saisie vous permettant de pouvoir éditer pour la journée
 de pré rentrée des enseignants une fiche individuelle ou chacun pourra apporter les modifications
 nécessaires. Le recueil des ses informations vous permettant de mettre à jour la base de donnée et de
 pouvoir faire un export de ses informations vers votre logiciel de gestion des élèves.

 On pourra faire ce téléchargement et imprimer une fois la saisie terminée.

 N.B. : Chaque enseignant peut avoir accès aux données le concernant. (Loi
 Informatique et Liberté).

 Un document d’information est à votre disposition concernant la CNIL. Vous pouvez en fin de saisie éditer les
 fiches enseignants et les faire signer par les maîtres afin de garder la preuve de l’information qui leur a été faite
 pour les données les concernant.

 4.6.1          Situation Professionnelle
     Indicateur UP principale : rappel de l’UP sélectionnée dans "Informations Générales". Quand l'enseignant
 exerce dans plusieurs UP, il y a le choix entre ces UP. Attention le dernier import stsWeb peut ne pas être celui
 de l’établissement principal. Ces données permettent de communiquer aux services de la CAE les affectations
 principales des maîtres.
     A quitté : Cette rubrique est à mettre à jour si l’enseignant a quitté définitivement l’UP. Si c’est le cas, choisir
 le motif du départ dans cette liste :

  Autres (à n’utiliser qu’en dernier recours)
  Ne doit pas apparaître dans cette UP (réservé pour les fiches enseignant appelées dans une UP par
 erreur, nous contacter pour que nous supprimions la fiche.
  Modification interne (pour un enseignant dont tout ou une partie des heures sont transférées sur une autre
 UP du même établissement), attention de garder la date de rentrée dans l’UP la plus ancienne


 Les heures de l’année précédente s’affichent automatiquement.
    Dont HSA : ces informations sont à renseigner après l’import STS WEB au vu de l’état de service du maître.

 Ajouter un enseignant ne suffit pas pour que son nom soit présent dans la base ENERIS.
 Les informations Année Entrée Up et Qualité juridique sont indispensable.




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 Liste des autres heures :

                     Heures de suppléance                                     Heures supplées
                    Heures de documentation                                Laboratoire de Sciences
                   Heures de chefs de travaux                                Bureau commercial
                      Association sportive                                     Groupe Ateliers
                        Coordination EPS                                   Heures spécifiques BTS
                  Chorale et groupe instrumental                       Services partagés sur plusieurs
                                                                               établissements
                       Pondération en STS                                      Effectifs faibles
                      Pondération en CPGE                                    Décharge syndicale
                      Pondération en PCEG                              Heures pour élèves handicapés
                          Première chaire                          Heures pour des actions spécifiques HSA
                       Effectifs pléthoriques                             Heures de stage CAFEP
                   Cabinet Histoire Géographie                      Heures pour actions spécifiques HSE
                  Laboratoire de langues vivantes                            Heures de religion
                    Laboratoire de Technologie                            Heures faites en 1 degré
                  Heures de suppléance < 3mois                                     Autres
                          Heures en UPI                                   Heures en SEGPA-EREA
                        Heures en IMPRO


        Les effectifs faibles doivent être entrés en positif. Ils seront déduits automatiquement
       Les heures pour actions spécifiques HSE ne sont pas comptées dans le total du service sur l’UP.
       Total du service effectué dans l'UP : somme des heures devant élèves par matières + autres heures.

          4.6.2         Contrôle de la saisie
 Vérifier que la colonne « Saisie » est vide. En effet, si un champ est manquant dans la fiche enseignant, « inc »
 comme « incomplet » est affiché et cette mention disparaît dès que la fiche est complète.




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 4.7 Cas particuliers

 4.7.1          Le directeur académique ou chef d’établissement

     a) Il assure un service d’enseignement dans l’UP. La fiche enseignant existe. Il suffit
     de cocher/compléter les informations suivantes :
             - Directeur académique
             - Salarié OGEC comme chef d’établissement
             - Responsable UP dans l’onglet Informations professionnelles.

       b) Il n’assure pas un service d’enseignement dans l’UP.
 Exemple : dans un ensemble scolaire, le chef d’établissement enseigne 1h au collège et aucune heure en
 lycée.
        Importer sa fiche enseignant dans chaque UP,
        Garder l’UP principale comme étant celle où il enseigne le plus d’heures,
        Cocher / compléter :
        Directeur académique
        Salarié OGEC comme chef d’établissement
        Saisir dans l’onglet Informations professionnelles :
        Qualité juridique : contrat définitif
        Responsable UP : cocher
 Vous ne saisissez aucune heure, le fait d’avoir coché Directeur académique permet de ne pas avoir à faire cette
 saisie.

        c) Il n’assure pas un service d’enseignement dans l’UP, ni dans aucune UP de
 l’établissement.
         Importer sa fiche ENSEIGNANT dans chaque UP de l’ensemble scolaire.
         Cocher / compléter
       Directeur académique
       Salarié OGEC comme chef d’établissement
       Saisir dans l’onglet Informations professionnelles :
       Qualité juridique : contrat définitif
       Responsable UP : cocher
       Vous ne saisissez aucune heure, le fait d’avoir coché Directeur académique permet de ne pas avoir à
 faire cette saisie.

     d) EC-OL contrôle si dans chaque Unité Pédagogique une seule personne est bien
 déclarée comme Chef d’établissement dans l’onglet information générale.

 4.7.2          Les suppléants

         Les suppléants sur poste protégé d’une durée supérieure à 3 mois :

                                           Qualité juridique                      Heures de service
      Toutes les heures          Choisir « Remplaçant dans le cadre
      sont    sur poste          d’un congé »                                 Elles sont saisies dans
      protégé                                                                 Récapitulatif     Heures>
      L’enseignant   n’a         Celle de son contrat                         Autres heures. > Heures de
      que       quelques                                                      suppléance.
      heures sur poste
      protégé

       Les suppléants de moins de 3 mois peuvent être entrés sur EC~OL pour être transféré sur ENERIS.
 Leurs heures ne sont pas à renseigner.




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 4.7.3         Les titulaires en congé

      Durée du congé inférieure à 3 mois        Saisie normale : Heures devant élèves par matière.

                                                Qualité juridique inchangée

                                                Les heures qui donnent lieu à une suppléance sont saisies
                                                dans la rubrique Récapitulatif Heures> Autres heures. >
                                                Heures suppléées.
      Durée du congé supérieure à 3
      mois
                                                S’il s’agit d’un mi-temps suppléé, les heures du mi-temps
                                                assurées sont entrées normalement dans la rubrique
                                                Heures devant élèves par matière.


 4.7.4         Les stagiaires CAFEP
       Echelle de rémunération : "professeur certifié stagiaire",
       Mode d’accès à la contractualisation : CAFEP
       Qualité Juridique : "contrat provisoire"
       Heures :         Heures devant élèves par matière
       Ou/et
       Autres heures> Heures de suppléance.
       Attention certain stagiaire CAFEP peuvent assurer un service sur des heures vacantes, il faut alors
       indiquer le service effectué comme dans le cas des maîtres contractuels dans les heures devant élèves
       en indiquant la discipline enseignée. C’est ce que fait l’export STSWEB

 4.7.5         Les stagiaires CAER
       Echelle de rémunération : "professeur certifié stagiaire"
       Mode d’accès à la contractualisation CAER
       Qualité Juridique : "contrat provisoire"
       Heures :        Heures devant élèves par matière
       Ou/et
       Autres heures> Heures de suppléance.

 4.7.6         Résorption de l’emploi précaire
       Echelle de rémunération : "Maitre auxiliaire" le grade dépend du diplôme obtenu,
       Mode d’accès à la contractualisation Résorption de l’emploi précaire
       Qualité Juridique :    "contrat provisoire" si ils assurent au moins un mi temps
       Sinon, CDI (Contrat à durée Indéterminée)

       Heures :       Heures devant élèves par matière
       Ou/et
       Autres heures> Heures de suppléance.

 4.7.7         Les documentalistes et les chefs de travaux
    Ces données ne sont pas importées par STS-WEB, il faut les modifier. .

 Récapitulatif Heures > Autres heures > Heures de documentation
 Récapitulatif Heures > Autres heures > Heures de chefs de travaux
 Si l’enseignant effectue des heures ayant des ORS différentes, calculer l’ORS au prorata des heures
 effectuées. Voir rubrique ORS

 4.7.8         Les enseignants qui ont quitté définitivement l'UP

 Il suffit de cocher A quitté et le motif. Lors de l’enregistrement de la fiche les données de l’an dernier
 sont renseignées automatiquement.
 Pour les enseignants qui quittent une UP mais qui restent dans le même ensemble scolaire, le motif est
 modification interne. Attention à garder la date de rentrée dans l’ensemble scolaire la plus ancienne.


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5. 2nd degré – Partie Établissement
 Nom de l'établissement – Commune – Code ETB

 En dessous du nom de l'établissement : 6 onglets qui seront renseignés successivement :
 5.1 Onglet / Informations générales
 5.2 Onglet / Liste des UP
 5.3 Onglet / Informations supplémentaires
 5.4    Onglet Outils (Onglet de consultation)
 5.5    Onglet Constat de rentrée
 5.6 Enquêtes (Si des enquêtes sont en ligne

          5.1 Onglet / Information générales

 Cliquer sur modifier. Les champs à renseigner sont alors visibles.
 Quand les données sont saisies, cliquer sur enregistrer (ou annuler, si vous voulez annuler).

 Le code ETB n'est pas modifiable. Le nom de l'établissement est modifiable.

       Ne pas rappeler les types UP dans les libellés UP ou Etablissement pour évider les
 redondances.
         Au lieu de Collège Sainte-Marie saisir Sainte-Marie.

 Indiquer l'adresse postale de l'établissement. Cette adresse doit être complète, précise et comporter
 obligatoirement un code postal et/ou cedex.
 Les adresses des UP peuvent être différentes. L'adresse des UP sera indiquée lorsque l'on saisira les
 informations concernant l'UP.
 On saisira ici l'adresse e-mail de l'établissement : ce pourra être celle du secrétariat.
 URL : cette URL sera reprise sur le portail de l'enseignement catholique : scolanet.org.
 Certaines informations sont liées les unes aux autres : commune, département, diocèse, etc.


 5.2 Onglet / Liste des UP

 Voir plus haut dans la doc § 2nd Degré – Unité Pédagogique

 5.3 Onglet / Informations Supplémentaires

 Bassin d'emploi et bassin d'éducation sont renseignés par l'observateur.

 La tutelle peut être diocésaine ou congréganiste, parfois diocésaine et congréganiste. Si la tutelle est
 congréganiste, il faut préciser la congrégation. Une liste déroulante fait un certain nombre de propositions. Si
 l'une convient, il suffit de la sélectionner. On peut aussi saisir l'intitulé de la congrégation.
 Ceci se fait en deux temps : on renseigne d'abord la nature de la tutelle. Une fois cette information enregistrée,
 dans le cas d'une tutelle congréganiste, on renseigne ensuite le nom de la congrégation, sa dénomination
 locale.

 Les établissments rattachés au CAEC renseignent : pas de tutelle.

 APEL           Identification.
 Téléphone, télécopie, e-mail, voire adresse pourront être ceux du président ou de la présidente de l'association
 des parents d'élèves. En effet, dans la majeure partie des cas, ce sont les coordonnées de la personne qu'il
 convient d'indiquer.
 PRETRE REFERENT                Identification.
 Téléphone, télécopie, e-mail, voire adresse

 5.4 Onglet / Outils

 Possibilité pour les imports de données et les enquêtes à renseigner ainsi que les exports de données.
Solfège                                         28 / 34                                      02/10/2012
      6. Validation
        Accueil >Catalogue des UP > Code RNE > onglet/Validation

          Une fois que vous avez fini de compléter tous les onglets, qu’il n’y a plus de notation « inc » dans la liste des
        enseignants, vous pouvez aller sur l’onglet « Validation ».

           Vous retrouverez un récapitulatif de l’ensemble des données de votre UP. Si votre total dotations est égal au
        total des heures consommées vous cliquez sur le bouton « Valider » pour finir votre travail et en même temps
        renouveler votre convention FORMIRIS.

        Chaque unités pédagogiques se valide indépendamment lorsque toutes les informations sont saisies..

        Les heures consommées sont les heures rémunérées par l'état. Ce total est obtenu en faisant la somme des
        heures rémunérées à chaque enseignant de l'UP. (sauf heures suppléées car seul les heures de suppléances
        comptabilisées)
                Effectifs (E)
        On retrouve ici le report du total des effectifs. cf onglet / Effectifs. Quand le total des effectifs : onglet / effectifs
        est différent de celui qui est obtenu sur l'onglet / Informations générales, une alerte signale l'écart et la
        validation est impossible. L'origine de l'écart doit être trouvée.
                Nombre de divisions (D)
        On retrouve ici le report du total des divisions. cf onglet / Effectifs
                E/D

        Le rapport E/D (élèves par division) est calculé en divisant le nombre d'élèves par le nombre de divisions non
        compris la classe ouverte.

        Après avoir vérifié que toutes les données ont été saisies, le chef d'établissement valide en cliquant sur
        "valider".
        Si EC-OL repère une incohérence, un message s'affiche (exemple : si le total des dotations est différent de celui
        des consommations). Il est alors nécessaire de faire la ou les corrections avant de valider.

        Après validation, le bouton « valider » disparaît de l’onglet.




                                                                                                                       Saisi dans
                                                                                                                       l’ensemble
                                                                                                                       des fiches
                                                                                                                       enseignant




Saisi    dans                                                                                                             Ratios :
« Dotation »                                                                                                              contrôle de
                                                                                                                          cohérence
                      Saisi dans                                      Heures saisies dans
                      « effectifs »                                   « Heures par niveau »
      Solfège                                             29 / 34                                         02/10/2012
 7. Historique




 Les données de chaque établissement ont été historiées depuis la rentrée 2003. Il est donc maintenant possible
 d’y accéder à partir de chacun des onglets du logiciel. Pour cela, se positionner sur l’onglet souhaité, cliquer sur
 « Année scolaire 2010-2011 »en haut de la page, puis sur l’année scolaire qui vous intéresse. Cliquer à
 nouveau (dans le fil d’Ariane) sur l’onglet d’origine.




Solfège                                          30 / 34                                      02/10/2012
8. Support technique : Les problèmes
fréquents rencontrés
 8.1 Configurer le navigateur Internet Explorer

 8.1.1         Rechercher la version actuelle de votre navigateur Internet explorer

 Le site actuel de solfège est compatible avec le logiciel de navigation Internet Explorer. Il est recommandé de
 faire une mise à jour de ce navigateur régulièrement.
 Vous pouvez avoir des informations sur la version de votre navigateur en cliquant sur le « ? » de la barre des
 menus et en choisissant : A propos d’Internet Explorer.




 8.1.2         Accepter les fenêtres publicitaires ou « popup »

 Le bloqueur de fenêtre publicitaire doit être désactivé afin de permettre les fenêtres vous faisant
 accéder aux choix dans ec-ol.
 Pour que ces fenêtres soient acceptées vous devez avoir cette information :




Solfège                                        31 / 34                                    02/10/2012
 8.1.3    Les fichiers temporaires doivent être éliminés au moins une foi par
 an.

 1)                          Ouvrir Ile navigateur Internet Explorer :




                                             Adresse du site


          2) Dans le menu « Outils »
          cliquer sur « Options Internet »




                                                                         3)      cliquer   sur
                                                                         « Supprimer       les
                                                                         fichiers… »




Solfège                                  32 / 34                         02/10/2012
                                                                                             4)      cliquer      sur
                                                                                             « Supprimer          les
                                                                                             cookies… »
                                                                                             puis « Ok »




 8.1.4          Navigation avec Mozilla Firefox :

 Ce navigateur est un logiciel libre de droit, il peut être installé sur votre machine par votre prestataire de service.
 Son usage est possible mais vous apportera actuellement quelques désagréments dans l’affichage des données.
 La dernière version française en ligne est : 3.6.8.


 8.2 Edition des documents « PDF » :

 Afin d’assurer l’édition des différents documents, vous aurez à utiliser le lecteur de document d’adobe
 acrobate. Comme pour Internet Explorer, vous pouvez rencontrer des difficultés si vous utilisez une
 version trop ancienne. Vous trouverez dans le menu « ? » l’onglet « A propos d’Adobe Reader » il
 vous indiquera la version enregistrée sur votre machine la version en ligne est la version 9.3.4



 8.3 Configuration de l’affichage :

 Vous pouvez être amené à modifier l’affichage de votre moniteur si vous ne voyez pas toute les parties d’une
 fenêtre sans devoir utiliser un ascenseur sur le coté et sur le bas de la fenêtre même après avoir utilisé le bouton
 « Agrandir » en haut de la fenêtre active.


 8.3.1          Contrôler le paramétrage de l’affichage :
 Vous pouvez réduire ou fermer toutes les fenêtres actives et vous retrouver sur l’image qui sert de fond à votre
 bureau. En faisant un clic droit sur un endroit vide de votre bureau vous obtenez un menu ou vous choisissez le
 menu propriétés pour obtenir cette boîte de dialogue en choisissant : paramètres


Solfège                                           33 / 34                                        02/10/2012
 Vous pouvez agir en cliquant sur le pointeur « Résolution de l’écran » du coté plus. Une résolution comportant
 le chiffre 1024 doit être suffisante. Une résolution « 800*600 » doit vous poser des problèmes pour afficher tous
 les informations d’une fenêtre.

 8.4 Nous contacter

 Vous pouvez nous contacter du Lundi au vendredi, de 8h30 à 17h45 sur les supports suivants :

 Téléphone : 04-91-36-52-03 (ligne directe, en cas de saturation basculement sur le standard de la DDEC
 Marseille)
 Télécopie : 04-91-47-15-38
 Courriel : solfege.provence.alpes@ecmarseille.fr

 Sont à votre disposition :

 > Jean-Paul VINCENT, Observateur SOLFEGE,
 > Hélène LARRIEU, Assistante Observateur SOLFEGE.




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