manuel premier degre by l539ivu1

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									                       PREMIER DEGRE
           MANUEL DE L’UTILISATEUR




                             DESTINATAIRES

Mesdames et Messieurs les directeurs des établissements
     catholiques d’enseignement du premier degré
                                    Septembre 2010




 OBSERVATOIRE SOLFEGE PROVENCE ALPES – 16 BD CHAVE BP 92 – 13352 MARSEILLE CEDEX 05
           04.91.36.52.03  04.91.47.15.38 @ solfege.provence.alpes@ecmarseille.fr
                                                                                          er
                                           EC~OL – 1 degré
                                                                         Sommaire

1      Accueil.................................................................................................................................. 3
    1.1       CODE et MOT DE PASSE ........................................................................................................................... 3
    1.1       Conseils pour la saisie ............................................................................................................................... 3
    1.2       Ordre de saisie recommandé .................................................................................................................... 4
2      Premier degré – Partie Etablissement ............................................................................... 5
    2.1    Nom de l'établissement – Commune – Code ETB ................................................................................... 5
      2.1.1 Onglet / Information générales ................................................................................................................. 5
      2.1.2 Onglet / Informations Supplémentaires .................................................................................................... 5
      2.1.3 Onglet / Outils ........................................................................................................................................... 5
      2.1.4 Onglet / Constat de rentrée ...................................................................................................................... 6
      2.1.5 Onglet / Enquêtes ..................................................................................................................................... 7
    2.2       Accéder aux détails de(s) Unité(s) Pédagogique(s) ................................................................................ 8
3      Premier degré– Unité Pédagogique ................................................................................... 9
    3.1    Nom ETB > Code UP ................................................................................................................................... 9
      3.1.1 Option 1 : Saisie manuelle des données .................................................................................................. 9
      3.1.2 Option 2 : Transfert des données entre votre logiciel de gestion des élèves et BASEC-OL .................13
4      Premier degré– Partie Enseignant ................................................................................... 19
    4.1    Nom ETB > Code RNE de l’UP .................................................................................................................19
      4.1.1 Personnes concernés .............................................................................................................................19
      4.1.2 Onglet / Liste des enseignants / Fiche enseignant .................................................................................19
      4.1.3 Onglet / Informations générales de la fiche Enseignant .........................................................................21
      4.1.4 Onglet / Situation Professionnelle ...........................................................................................................23
      4.1.5 Liste des enseignants/ Validations .........................................................................................................24
      4.1.6 Cas particuliers .......................................................................................................................................24
5      Validation ........................................................................................................................... 26
    5.1    Nom ETB > Code RNE de l’UP .................................................................................................................26
      5.1.1 Onglet / Validation ...................................................................................................................................26
6      Historique ........................................................................................................................... 27
7      Support technique ............................................................................................................. 28
    7.1       Les problèmes fréquents rencontrés .....................................................................................................28
    7.2    Configurer le navigateur Internet Explorer ............................................................................................28
      7.2.1 Rechercher la version actuelle de votre navigateur Internet explorer ....................................................28
      7.2.2 Accepter les fenêtres publicitaires ou « pop-up » ...................................................................................28
      7.2.3 Les fichiers temporaires doivent être éliminés au moins une fois par an. ..............................................28
    7.3       Navigation avec Mozilla Firefox : ............................................................................................................29
    7.4       Edition des documents « PDF » : ............................................................................................................29
    7.5    Configuration de l’affichage : ..................................................................................................................29
      7.5.1 Contrôler le paramétrage de l’affichage :................................................................................................29
    7.6       Nous contacter ..........................................................................................................................................30




Solfège Provence Alpes                                                 2 / 30                                                          30/08/2010
1 Accueil
1.1     CODE et MOT DE PASSE
Après avoir saisi son CODE et son MOT DE PASSE :
 le chef d'établissement accède aux données de son établissement,
 le directeur diocésain accède aux données de tous les établissements de son diocèse (en consultation),
 l'observateur accède aux données de tous les établissements de son académie (consultation et modification).

Un seul CODE et MOT de PASSE par établissement pour les données relatives au contrat d’association (heures,
maîtres et effectifs). Un mot de passe spécifique pour les données OGEC. Les données OGEC sont validées par
un observateur diocésain différent de l’observateur académique. L’observateur académique ne peut consulter vos
données OGEC.
Bien évidemment, le chef d'établissement peut déléguer : il donne à son secrétariat, aux responsables des
différentes unités pédagogiques CODE et MOT DE PASSE.
Cependant, nous attirons l'attention sur la nécessité de prendre les précautions nécessaires afin que ces "clefs"
ne soient pas données sans discernement puisqu'elles permettent d'accéder et de modifier des informations
concernant l'établissement et les personnes.

Le Chef d'Etablissement est responsable des données saisies : c'est lui qui valide. (Valider, c'est entériner
l'exactitude des données saisies).

Après avoir saisi le mot de passe vous accédez à la page ci-dessous :




                                        Chaque onglet doit –être renseigné.

ETB est utilisé pour Etablissement. Un établissement a un numéro ou code ETB.

UP est utilisé pour Unité Pédagogique. Chaque UP a un numéro ou code RNE. Celui-ci est donné par l'académie
et utilisé dans toutes les applications et modules informatiques de l'éducation nationale, notamment Scolarité. Ce
code sera utilisé par EC-OL pour transférer des données à ENERIS (logiciel lié à la formation).
Ces codes ne peuvent être modifiés.

       1.1     Conseils pour la saisie
      Bulle d'aide

       Possibilité d'enregistrer sur le disque de son ordinateur un fichier Excel

      Possibilité d'enregistrer sur le disque de son ordinateur un fichier pdf (s'ouvre avec Adobe Acrobat).
     Pour utiliser la loupe, il faut d'abord cliquer sur « modifier », cliquer sur la loupe, sélectionner un élément
dans la liste qui s'est ouverte (parfois, plusieurs sélections sont possibles) et fermer la fenêtre.

       L'onglet ouvert se différencie des autres par sa couleur plus claire.

       Tableaux : la touche tabulation permet de passer rapidement d'une colonne à l'autre.

       Respecter les formats.




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     1.2     Ordre de saisie recommandé




       1 – Accueil Page Etablissement : on y accède après avoir saisi le code et le mot de passe de
              l’établissement.
                              1.1    Informations générales
                              1.2    Informations supplémentaires
                              1.3    Outils
                              1.4    Constat de rentrée (le jour de la rentrée)
                              1.5    Enquêtes

       2 – Informations supplémentaires
              Puis, à partir de l'onglet / Informations supplémentaires
                              3.1       Nature de la tutelle.
                              3.2       APEL

       3 – Outils

       4 – Constat de Rentrée
              Cet onglet sert à renseigner l’enquête de rentrée effectuée le jour de la rentrée de
              l’établissement. Le 2 septembre pour information de tendance et le vendredi 10 septembre avant
              la fin de la matinée au plus tard.

       5 - Enquêtes




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2 Premier degré – Partie Etablissement
      2.1     Nom de l'établissement – Commune – Code ETB
En dessous du nom de l'établissement : 5 onglets qui seront renseignés successivement :
        Onglet / Informations générales
        Onglet / Informations supplémentaires
        Onglet / Outils (Onglet de consultation)
        Onglet / Constat de rentrée
        Onglet / Enquêtes
         2.1.1 Onglet / Information générales
Cliquer sur modifier. Les champs à renseigner sont alors visibles.
Quand les données sont saisies, cliquer sur enregistrer (ou annuler, si vous voulez annuler).

Le code ETB n'est pas modifiable. Le nom de l'établissement est modifiable.

      Ne pas rappeler les types UP dans les libellés UP ou Etablissement pour évider les redondances.
         Au lieu de : Ecole Sainte-Marie saisir Sainte-Marie.

Indiquer l'adresse postale de l'établissement. Cette adresse doit être complète, précise et comporter
obligatoirement un code postal et/ou cedex.
Les adresses des UP peuvent être différentes : une école peut avoir une adresse postale différente de celle du
collège. L'adresse des UP sera indiquée lorsque l'on saisira les informations concernant l'UP.
On saisira ici l'adresse e-mail de l'établissement : ce pourra être celle du secrétariat.
URL : cette URL sera reprise sur le portail de l'enseignement catholique : scolanet.org.
Certaines informations sont liées les unes aux autres : commune, département, diocèse, etc.
                                       er
Remarque : désormais, une UP du 1 degré ne peut plus être rattachée à un établissement du second degré


        Onglet / Liste des UP
Voir plus loin dans la doc § 1er Degré – Unité Pédagogique.
Cet onglet n’est présent que si l’établissement possède plusieurs unités pédagogiques. Dans le cas contraire,
pour accéder au contenu de l’unité pédagogique, il faut cliquer sur nom de l’UP dans la feuille Information
générale de l’établissement.
         2.1.2 Onglet / Informations Supplémentaires
Bassin d'emploi et bassin d'éducation sont renseignés par l'observateur.

La tutelle peut être diocésaine ou congréganiste, parfois diocésaine et congréganiste. Si la tutelle est
congréganiste, il faut préciser la congrégation. Une liste déroulante fait un certain nombre de propositions. Si
l'une convient, il suffit de la sélectionner. On peut aussi saisir l'intitulé de la congrégation.
Ceci se fait en deux temps : on renseigne d'abord la nature de la tutelle. Une fois cette information enregistrée,
dans le cas d'une tutelle congréganiste, on renseigne ensuite le nom de la congrégation, sa dénomination locale.

APEL            Identification.
Téléphone, télécopie, e-mail, voire adresse pourront être ceux du président ou de la présidente de l'association
des parents d'élèves. En effet, dans la majeure partie des cas, ce sont les coordonnées de la personne qu'il
convient d'indiquer.

MAIRE ET PRETRE DE REFERENCE Identification
Informations nouvelles qu’il convient de mettre à jour.
Elles permettront de constituer un véritable annuaire diocésain, régional et national de nos interlocuteurs et
partenaires.
         2.1.3 Onglet / Outils
        Puis, à partir de l'onglet / Outils, on accède à différents fichiers qui permettent d’avoir des informations
        sur papier au format pdf et un export des données enseignants au format XML.




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         2.1.4 Onglet / Constat de rentrée




Pour chaque UP de l’établissement, les effectifs sont à saisir par niveaux.
Les effectifs du constat de rentrée dernière sont rappelés en-dessous.




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Quels élèves faut-il indiquer ?
Un élève âgé de 2 ans ne devant rentrer que le 3 octobre ou avant le 30 juin 2009… doit être comptabilisé dans les
PS inscrits non présents
Dans les autres niveaux, seuls les élèves présents le jour de la rentrée seront être comptabilisés.
Les élèves hors contrat doivent être signalés par télécopie au 04.91.47.15.38, et ne doivent pas être renseignés
dans le constat de rentrée

Quand faut-il renseigner cette rubrique ?
Cette information doit être saisie pour la rentrée 2010, le vendredi 10 septembre à 11h00 au plus tard.
Vous pouvez dés le 2 septembre saisir les informations et faire une mise à jour si besoin tout au long de la
semaine.
Une extraction des données est effectuée 2 fois par jour le bilan sera communiqué aux Directeurs Diocésains le
mardi 7 septembre.

Comment calculer les classes ?
Exemples :
Une classe est composée de CE1 et de CE2 à part sensiblement égales.
                                     Nombre de divisions
                             CE1     0.50
                             CE2     0.50


Une école élémentaire a une classe unique, chaque formation a un effectif sensiblement égal.
                                      Nombre de divisions
                               CP     0.20
                               CE1    0.20
                               CE2    0.20
                               CM1 0.20
                               CM2 0.20

Une école élémentaire a une classe composée de CP, CE1, CE2 : chaque formation a un effectif sensiblement
égal : 7 pour chaque MEF, 21 élèves dans la division.
                                      Nombre de divisions
                               CP     0.33
                               CE1    0.33
                               CE2    0.34 (0.34 de manière à obtenir 1 classe et non pas 0.99).

Une école élémentaire a une classe composée de CP, CE1, CE2 : 30 élèves : le nombre d'élèves pour chaque
formation est sensiblement différent. On peut donc répartir le nombre de division de manière proportionnelle.
         Nombre de divisions        Effectifs                           Nombre de divisions         Effectifs
        CP      0.17                    5                               CP       0.15                   5
        CE1     0.33                    10             ou               CE1      0.35                   10
        CE2     0.50                    15                              CE2      0.50                   15
En cas de difficulté pour ce calcul, nous vous demandons de vérifier surtout le total de
divisions. En avez-vous autant que l’an dernier ? Plus ou moins ?
Si vous ne savez pas, envoyez nous un message, nous vous ferons une proposition à partir de vos effectifs et des
informations à notre disposition communiquées par les Directions Diocésaines.


         2.1.5 Onglet / Enquêtes
Actuellement, une enquête sécurité est proposée pour le 1er degré uniquement. Ceci permet aux établissements
de faciliter la création d’un dossier sécurité.




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      2.2     Accéder aux détails de(s) Unité(s) Pédagogique(s)
Dans l’onglet « informations générales », cliquer sur le nom renseigné de l’UP (en bleu).




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3 Premier degré– Unité Pédagogique
      3.1        Nom ETB > Code UP
Afin de compéter les données relatives aux effectifs dans ce module, 2 possibilités vous sont offertes :
        Option 1 : Saisie manuelle des données
        Option 2 : Transfert des données entre votre logiciel de gestion des élèves et BASEC-OL
         3.1.1 Option 1 : Saisie manuelle des données
Onglet / Informations générales :




        Fiche d'identité
        Chaque UP est identifiée par son code RNE et son type UP.
        Le libellé (nom) de l'UP peut être différent de celui de l'établissement. Quand un ETB est composé de plusieurs UP,
        le nom de l'école peut être différent de celui de l'établissement, d'où la possibilité de préciser le libellé UP.
            er
        Au 1 degré, trois types UP sont possibles
                                                             M              Ecole Maternelle
                                                             E              Ecole Elémentaire
                                                             ME             Ecole Maternelle et Elémentaire

        A la différence du 2nd degré, les formations assurées ne sont pas pré-saisies dans la base, de ce fait le
        "type UP" (M pour école Maternelle, E pour école Elémentaire…) n'a pas été vérifié, c'est la raison pour
        laquelle une liste déroulante permet de modifier.




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       Informations Supplémentaires
       Heures : saisir en respectant le format.
       Transports scolaire, accueil péri scolaire : si oui, cocher.
       Le reste est à choisir dans les listes déroulantes.

       Effectifs
       Le total des garçons et des filles doit être égal à la somme des effectifs de l'UP (cf. onglet suivant). En
       cas de différence avec le total récapitulatif des effectifs par formation, un message d'erreur s'affichera
       lors de la validation finale.
       Accueil des élèves relavant de la Maison Départementale des Personnes Handicapés (MDPH)
       Le nombre des Internes et de demi-pensionnaires permettent aux observateurs économiques de valider
       leurs données.

                L'icône indique que vous pouvez télécharger au format pdf les informations saisies pour l'unité
       pédagogique. Ce document peut être imprimé.
       On pourra faire ce téléchargement puis faire une impression soit :
       - avant saisie de manière à préparer cette saisie,
       - une fois la saisie terminée.

       Horaires détaillés et Décharges de Direction

Onglet / Effectifs




       Les modalités de saisie et d’enregistrement des effectifs et classes s’alignent sur les modes
       d’enregistrement des enquêtes des inspections académiques ou des Directions Diocésaines.

      Vous procédez en 4 temps :
   1. Dans le tableau « Effectifs par classe », en utilisant la touche AJOUTER, vous créez autant de classes
      qu’il y en a dans votre structure, à l’exception des CLASSES OUVERTES.
   2. En utilisant la touche MODIFIER, vous remplissez tous vos effectifs dans le tableau « Effectifs par classe
      », La notion de demi classe ne doit être utilisée dans notre académie.
      Vous validez par la touche ENREGISTRER.
   3. Vous activez la touche « COPIER VERS EFFECTIFS MEF ». Vos effectifs seront automatiquement
      répartis entre les niveaux de classe dans le tableau « Effectifs par MEF ».

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   4. Si nécessaire, vous ajouter les lignes correspondantes aux diverses classes spécialisées (voir tableau ci-
      dessous).
   Pour créer un MEF, cliquer sur "ajouter", la liste suivante apparaît.




       Pour ajouter un niveau supplémentaire, vous cliquez sur son nom. Vous pouvez cliquez sur plusieurs
       MEFS successivement avant de FERMER.

       Au final, sur la ligne « CUMULS », vous devez retrouver le total des effectifs et des classes de votre
       établissement.

       Effectifs, classes Principes de Calcul :
       Le mode de calcul vous a été présenté au paragraphe 1-5 du constat de rentrée, vous
       ne devez pas entrer les effectifs par cet intermédiaire. La possibilité d’ajouter une ligne
       permet de renseigner les classes ouvertes ou assimilées dans lesquelles il n’y a pas
       d’élèves.
       Si le total des divisions n’est pas arrondi à un nombre entier ou un quart de division en fonction de votre
       structure, il faut arrondir les données du nombre de divisions.

Onglet / Langues / Projets Spécifiques
   Des listes déroulantes offrent certains choix. Ces listes pourront être complétées.

    Projets Spécifiques
     Cliquer sur ajouter, sélectionner, fermer.
    EPLV
     Enseignement précoce en langue vivante :
     Cliquer sur ajouter, sélectionner la ou les langues, fermer.

Onglet / Liste des enseignants
       Cet onglet présente la liste des enseignants en exercice dans l’UP l’année précédente. Ceux qui ont
       quitté l’UP l’année précédente -peu importe le motif - ont été supprimés.
       Les nouveaux arrivants sont à ajouter.
       Les informations concernant chaque enseignant sont saisies en cliquant sur le nom.
       Pour la saisie se reporter à la Partie Enseignant page 18.

       Pour créer la fiche d'un enseignant, cliquer sur                    ajouter.


     Fin juin début juillet vous pouvez ajouter les nouveaux enseignants nommés dans votre établissement.
Vous pouvez pour la journée de pré-rentrée éditer chaque fiche enseignants, la distribuer aux intéressés

qui apportent les modifications, ceci facilitant alors le travail de mise à jour des informations.

       L'icône indique que vous pouvez télécharger au format PDF les informations concernant les enseignants
       de l'unité pédagogique. Ce document peut être imprimé.


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    On pourra faire ce téléchargement et imprimer :
    - avant la pré-rentrée et la distribuer aux professeurs ce jour là afin qu’ils mettent à jour directement leur
       fiche et vous la retourne (§3.1)
    - avant saisie de manière à préparer cette saisie,
    - une fois la saisie terminée pour conserver les informations sur papier.

N.B. :       Chaque enseignant peut avoir accès aux données le concernant. (Loi
             Informatique et Liberté).

Onglet / Commune des élèves
         Cet onglet permet de saisir les effectifs des élèves par commune, en distinguant maternelle et
         élémentaire.
         La législation concernant ces élèves est en train d’évoluer. Une étude pourra être exécutée à partir de
         ces données pour représenter par établissement, par diocèses la répartition des élèves sur le territoire. A
         cette fin nous vous demandons d’ajouter aussi les élèves de la commune de l’établissement.

         Pour la commune de Marseille nous vous demandons de nous communiquer la répartition des élèves par
         arrondissement sur un document spécifique sur le format que vous souhaitez.




Si vous souhaitez rajouter une commune qui n’apparait pas dans votre liste, cliquez sur
avant toute saisie.

Onglet Validation
         Après avoir vérifié que toutes les données ont été saisies, le chef d'établissement valide en cliquant sur
         "valider". Si EC-OL repère une incohérence, un message s'affiche. Il est alors nécessaire de faire la ou
         les correction(s) avant de valider.




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          3.1.2 Option 2 : Transfert des données entre votre logiciel de gestion des élèves
                 et BASEC-OL
Vérifier la version de votre logiciel

Si vous ne disposez de la dernière version du logiciel de gestion de la base élèves (MAGSYS/STATIM/APLON), la
télécharger

Exporter les données vers BASEC

Voir le document de votre prestataire de service

          3.1.2.1      Importer les données de BASEC
C’est à partir de cet onglet que vous pourrez accéder aux données de BASEC-OL :




Choisir Basec en cliquant sur le bouton. Vous êtes redirigé sur Basec-ol




Solfège Provence Alpes                         13 / 30                                 30/08/2010
En cliquant sur Base élève / Ecole / Suivre les effectifs, vous pouvez contrôler le lendemain de votre envoi que les
élèves ont bien été intégrés dans basec-ol.

Vous obtenez l’écran suivant :




Menu contrôle de cohérence
Deux solutions s’ouvrent à vous :
   1. Vous utiliser un logiciel de gestion des élèves qui a été validé pour le transfert vers BE1d : ce contrôle de
       cohérence ne doit pas faire apparaître d’erreur.
       Vous pouvez par principe faire un contrôle de cohérence mais les modifications doivent être apportées
       dans votre logiciel local. Vous devez alors faire un transfert et refaire ce contrôle le lendemain. Les erreurs
       les plus fréquentes remontent pour les élèves nés à Marseille, Paris ou Lyon dont vous n’avez pas indiqué
       l’arrondissement de naissance, cette information est indispensable.

    2. Vous utilisez un logiciel de gestion des élèves (Charlemagne, Aplon, Magister ou Chloé) ou vous faites une
       saisie directe dans basec car vous n’avez pas de prestataire permettant le futur transfert vers BE1d.
       Certaines erreurs ont pu échapper lors de la saisie ou apparaitre suite à une évolution des codes
       communes ou du cahier des charges de l’application.

    Ci-après un exemple d’erreur :




Le contrôle de cohérence peut prendre quelques secondes.
Si aucune erreur ne remonte, vous pouvez passer à la suite ; sinon, il faut corriger les erreurs…
Tant que des erreurs persistent, vous ne pourrez pas transférez vos données

Menu Classes
De même que vous venez de contrôler le nombre d’élèves de votre établissement, vous pouvez vérifier que le
nombre de classes qui est aussi le nombre de division est correct en cliquant sur le menu Classes :



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Si ces données correspondent à la réalité, vous pouvez Valider l’enquête lourde par le menu Enquêtes

Onglet Enquêtes




En cliquant sur le bouton Enquête lourde, vous trouverez un récapitulatif que vous pouvez éditer à l’attention du
chef d’établissement.




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Si ces données sont valides, vous pouvez cliquer sur Validation. Vous obtenez alors l’écran suivant :




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Vous pouvez télécharger le fichier au format Excel :




La validation permet l’autorisation du transfert des informations entre basec-ol et les valeurs effectifs de l’onglet
« informations générales », les données de l’onglet « effectifs » (description des élèves par classe) et enfin les
données de l’onglet « effectifs par commune ».

Les données seront transférées dans la nuit si vous n’avez pas encore validé votre enquête solfege.


        L’onglet « Liste des enseignants » n’est pas mis à jour.
        Il faut le renseigner séparément (cf. section suivante).




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Solfège Provence Alpes   18 / 30   30/08/2010
4 Premier degré– Partie Enseignant
      4.1     Nom ETB > Code RNE de l’UP
         4.1.1 Personnes concernés
Toutes les personnes qui, dans l’établissement, sont rémunérées par l’Etat :
- les titulaires des emplois (contractuels),
- les suppléants sur postes vacants.
- les enseignants en congé pour une durée supérieure à trois mois et dont le service est protégé,
- l’enseignant remplaçant le contractuel en congé,
- les enseignants assurant les décharges de direction,
- les stagiaires de CFP,
- les suppléants de moins de 3 mois qui souhaitent s’inscrire ensuite en formation,
et les personnes ayant quitté leurs établissements au maximum il y a un an et qui étaient rémunérées par l’Etat.

Possibilité de repérer les maîtres qui sont rémunérés aussi par l’Ogec dans le cadre d’une mission (Chef
d’établissement, coordinateur de cycle,…).
         4.1.2 Onglet / Liste des enseignants / Fiche enseignant




Pour ouvrir la fiche d'un enseignant, cliquer sur le nom de l'enseignant.

Pour appeler ou créer la fiche d'un nouvel enseignant de l’établissement, cliquer sur « ajouter » (en bas, à
gauche de la liste des enseignants).

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Avant de créer une nouvelle fiche d’enseignant, il importe de vérifier qu’elle n’existe pas déjà.
Ce qui normalement est le cas lorsque l’enseignant a déjà exercé dans un établissement en France l’année
précédente. En effet, la fiche d’un enseignant n’est pas celle du service effectué, mais celle de la personne qui
l’assure. Un professeur peut enseigner dans plusieurs unités pédagogiques d’un même, ou de plusieurs
établissements : il dispose pourtant d’une seule et unique fiche.
De même, la fiche existera déjà si l’enseignant vient d’un autre établissement ou d’une autre région, le fichier EC-
OL étant un fichier unique national.

La création d’un doublon aurait pour effet de comptabiliser 2 enseignants là où il n’y en a qu’un.
Après avoir cliqué sur « AJOUTER » :

Cette nouvelle fenêtre vous permet de chercher la fiche
d’un enseignant dans la base nationale des
enseignants du privé, si elle existe déjà. Ce n’est que
dans le cas contraire qu’il vous faudra en créer une
nouvelle.

    Commencez par saisir le nom usuel et le prénom
    de l’enseignant dont vous cherchez la fiche, puis
    appuyer sur le bouton « rechercher » à droite.


    Pour les noms composés, il faut rechercher en écrivant les noms avec ou sans espace, avec ou sans trait
    d’union.

    De même pour les apostrophes, écrire le nom avec l’apostrophe, ou sans, auquel cas vous la remplacerez par
    un espace.

    Pour les femmes mariées, si le nom usuel – d’épouse – ne donne rien, essayer avec le nom patronymique :
    nom de jeune fille, dans la cellule du nom usuel à tout hasard….

    Si cela ne donne aucun résultat, il faut recommencer la même procédure en renseignant cette fois la cellule du
    nom patronymique…

    Deux cas se présentent :
    a. Au moins un enseignant du nom indiqué est déjà
       présent dans la base nationale EC-OL, vous
       obtiendrez un message du type ci-contre :
        Il vous suffit alors de cliquer sur le nom du
           bon enseignant pour ajouter celui-ci à la liste
           de ceux de l’Unité Pédagogique dans laquelle
           il enseigne.
        Le nom patronymique, le prénom, la date de
           naissance, vous aideront dans l’identification
           de l’enseignant recherché.
        Il importe d’être attentif aux éventuelles
           homonymies…
        Il vous restera à compléter la fiche qui aura
           pris sa place dans la liste des enseignants de
           l’Unité pédagogique où l’enseignant
           intervient.


    b. Vous ne trouvez pas la personne cherchée dans la liste, après avoir vérifié en particulier l’orthographe du
       nom, la personne n’a pas encore été enregistrée (c’est le cas d’un nouvel enseignant dans le métier). Il
       vous faut alors cliquer sur le bouton « Créer un nouvel Enseignant » pour créer une nouvelle fiche.

        Il se peut aussi qu’aucun enseignant du nom
        cherché ne figure dans la base nationale : un
        message tel que le suivant apparaît alors :
        Dans ce cas, il vous faut également cliquer sur
        le bouton « Créer un nouvel Enseignant » pour
        construire une nouvelle fiche.


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Le respect de cette procédure permet d’éviter la création de doublons qui devraient ensuite être repérés puis
supprimés.

Une fois ces opérations achevées, cliquer sur le bouton « fermer » pour revenir sur la liste des enseignants.
           4.1.3 Onglet / Informations générales de la fiche Enseignant
Fiche d'identité




       Civilité : cette rubrique prend en compte le «caractère religieux ». lorsque c’est nécessaire.
        (Le caractère religieux est facultatif)
     Nom patronymique : il s’agit du nom de naissance (il n’est pas modifiable).
     Nom usuel : il est à préciser en particulier s'il est différent du nom patronymique.
     Prénom 2 : possibilité de saisir un prénom d’usage si différent du prénom de l’état civil
     Date de naissance (au format jj/mm/aaaa) : Saisir le jour, le mois et l’année de naissance.
Les coordonnées de l’enseignant correspondent aux rubriques : adresse, code postal, commune, téléphone, e-
mail. Ces rubriques permettent aux services diocésains de mettre à jour les informations concernant les maîtres

        Nom patronymique et prénom ne sont plus modifiables après avoir ajouté un enseignant à la liste.


Informations traitement - Informations Supplémentaires




                UP principale : spécifier l’Unité Pédagogique où l’enseignant a son contrat (en général, là où il a
                 le plus d’heures).
                Echelle de rémunération : choisir dans la liste suivante :
                                                                          Instituteur
                                                                          Professeur des écoles
                                                                          Professeur des écoles stagiaires
                                                                          Maitre Auxiliaire


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       Nouveau choix possible : CDI contractualisable (ni stagiaire, ni Professeur des Ecoles ; mais en voie de
       contractualisation après 6 ans d’ancienneté).
          Echelon : sur une échelle de 0 à 11.




        Année de la 1 activité d’enseignement :
                          ère

   Indiquer l'année de première activité d'enseignement payée par l’Etat dans un établissement scolaire public
   ou privé (primaire, secondaire, post-bac).
        Année d'entrée dans l’enseignement catholique :
   Indiquer l'année de la première activité d'enseignement payée par l’Etat dans l'enseignement catholique.
                ère                        nde
   Exemple : 1 suppléance effectuée, 2 année de CAFEP pour les professeurs des écoles, etc.
          Mode d’accès à la contractualisation : CFP ? tous les nouveaux enseignants sont formés par
           le CFP
          Si préaccord / accord : si un préaccord ou un accord a été obtenu, cocher la case. Ceci concerne
           les contrats provisoires, les délégués auxiliaires suppléants ou remplaçants
          Si chef d’établissement : si oui cocher la case
          Si salariés Ogec : utiliser la liste déroulante (chef d’établissement)
          Qualification enseignement catholique : Maître de carrière ou maître qualifié
          Date de Qualification enseignement catholique : Pour les maîtres qualifiés et les maîtres de
           carrière, porter ici la date d'effet.
       
                                                                       er
           Si seule l’année d’obtention est connue, fixer la date au 1 janvier de cette même année.
          Habilitation Langue Vivante : cocher et saisir la langue vivante s’il y a lieu.
          En cessation progressive d’activité : cocher la case si l’enseignant est concerné.
          Temps partiel autorisé : si oui cocher la case
       
                                                                                                                  er
           Modalité de service : déduite automatiquement (Le temps complet de service d’un enseignant du 1
           degré est de 27h).

     SERVICE INCOMPLET : un enseignant a un service incomplet quand le maximum de son
     service est inférieur à l’obligation réglementaire de service complet, sans faire l’objet d’une
     demande de service à temps partiel.

     SERVICE PARTIEL : c’est une mesure sociale qui est accordée par les services académiques
     aux enseignants qui, alors qu’ils étaient à temps complet, ont demandé à bénéficier d’un
     mi-temps. Le service doit être égal à la moitié de l’obligation réglementaire de service
     complet correspondant au grade.



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            4.1.4 Onglet / Situation Professionnelle
Les rubriques suivantes relatives à la situation professionnelle seront remplies pour chaque unité pédagogique,
par chaque établissement concerné.




                                                                                        Toute personne bénéficiant d’un
                                                                                        congé accordé de droit depuis plus
                                                                                        d’une année scolaire perd le
                                                                                        bénéfice de son maintien sur son
                                                                                        poste et doit être déclarée en
                                                                                        « Suspension de contrat »




       Indicateur UP principale : cette case est cochée automatiquement selon l’UP sélectionnée dans
        "Informations Générales".
       Année d’entrée dans l’UP (unité pédagogique)
       Responsable UP : à cocher si l’enseignant est également le chef d’établissement.
       Classe(s) d’affectation : indiquer la (ou les) classe(s) à laquelle (ou auxquelles) l'enseignant est affecté.

        Pour distinguer un multi-niveaux d’un double mi-temps sur deux niveaux différents :

        -      Classe multi-niveaux : faire apparaître multi-niveaux avant la liste des niveaux de cette classe
               Exemple : Classe multi-niveaux | Grande section | CP : les élèves de cp et de grande sections
sont dans la même salle de classe avec ce maître toute la semaine)

        -        Cas d'une affectation sur deux niveaux
                 Exemple : Grande section | CP : ce maître enseigne a mi temps le lundi et le jeudi en CP et le
jeudi et le vendredi sur son autre mi temps en Grande Section, un ou deux autre maîtres assurant le reste des
deux mi temps.



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            A quitté : Cette rubrique est à mettre à jour si l’enseignant a quitté définitivement l’UP. Si c’est le
             cas, choisir le motif du départ dans cette liste :
                 o Autres (à n’utiliser qu’en dernier recours)
                 o Ne doit pas apparaître dans cette UP (réservé pour les fiches enseignant appelées dans
                     une UP par erreur : contactez l’observateur solfège académique pour supprimer ce maitre)
                 o Modification interne (pour un enseignant dont tout ou une partie des heures sont
                     transférées sur une autre UP du même établissement)

       Les heures de l’année précédente s’affichent automatiquement après avoir enregistré la fiche.

            Heures payées par l’Etat :



                                                Service hebdomadaire payé par l’État.
                                                Heures de décharge payées par l’État.
                                                Heures de décharge payées par l’État
                                                Heures effectuées par un suppléant sur poste protégé.
                                                Heures du titulaire en congé
                                                Autres heures payées par l’État.
                                                                                                    e
                                                En général 5h cela concerne les stagiaires de 2 année


RAPPEL : Pour les stagiaires CFP, on indiquera comme qualité juridique Contrat provisoire. Pour ce qui
concerne les Heures payées par l’État, on indiquera le nombre d’heures dans les catégories Heures stagiaire
CFP.
Même s’il remplace de manière régulière un enseignant ou un chef d’établissement qui, pendant ce temps est
détaché et affecté à une autre mission (formation, par exemple), on considèrera que les heures effectuées par un
stagiaire CFP sont des heures stagiaires CFP.
Important : les heures stagiaires CFP ne sont pas comptabilisées dans les heures consommées.
           4.1.5 Liste des enseignants/ Validations
                                                                              Vérifier que la colonne « Saisie » est
                                                                              vide. En effet, si un champ est
                                                                              manquant dans la fiche enseignant,
                                                                              « inc » comme « incomplet » est
                                                                              affiché et cette mention disparaît dès
                                                                              que la fiche est complète.




           4.1.6 Cas particuliers
           4.1.6.1     Chef d'établissement
     a) Le chef d’établissement assure un service d’enseignement dans l’UP et/ou a des heures de
        décharges de direction rémunérées par l’état.
La fiche enseignant existe, il suffit de cocher/compléter les informations suivantes :
      Directeur académique
      Salarié OGEC comme chef d’établissement
      Responsable UP dans l’onglet Informations professionnelles
      Nombre d’heures d’enseignement devant élèves, nombre d’heures de décharge de direction rémunérées
        par l’état.
      Le total des heures sous contrat peut être inférieur à un temps complet, le complément de rémunération
        étant versé par l’Ogec.
      Le total des heures peut être égal à un temps complet, un complément de rémunération étant versé par
        l’Ogec.

    b) Le chef d’établissement a une décharge assurée par un professeur stagiaire dans une école ayant 4
       classes


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       La procédure est la même, le professeur certifié stagiaire assure le complément de service du Chef
        d’établissement sur des heures vacantes.

   c) Le chef d’établissement n’a aucune rémunération de l’état.
Exemple : dans un ensemble scolaire, le chef d’établissement du collège ayant une formation initiale du premier
degré est aussi chef d’établissement de l’école.
    Importer sa fiche dans la liste des enseignants. Il est très probable que sa fiche n’existe pas dans la base
       du premier degré. Dans ce cas, imprimer l’onglet information générale de sa fiche du collège et créer une
       nouvelle fiche à partir des informations dans la base du premier degré.
            o Cocher / compléter :
    Directeur académique
    Salarié OGEC comme chef d’établissement
    Saisir dans l’onglet Informations professionnelles
    Qualité juridique : contrat définitif
    Responsable UP : cocher
    Vous ne saisissez aucune heure, le fait d’avoir coché Chef d’établissement permet de ne pas avoir à faire
       cette saisie.
    Les données le concernant sont aussi à saisir dans la partie OGEC.

    d) L'application contrôle
si dans chaque Unité Pédagogique une seule personne est bien déclarée comme Chef d’établissement dans
l’onglet information générale.
            4.1.6.2    Les suppléants
             Les suppléants sur poste protégé d’une durée supérieure à 3 mois :

                                         Qualité juridique                          Heures de service
  Toutes les heures          Choisir « Remplacement dans le cadre
  sont sur poste             d’un congé »                                Elles sont saisies dans Heures de
  protégé                                                                suppléance
  L’enseignant n’a que       Celle de son contrat
  quelques heures sur
  poste protégé

       Les suppléants de moins de 3 mois peuvent être entrés sur EC~OL pour être transférés sur ENERIS.
       Leurs heures ne sont pas à renseigner.
            4.1.6.3    Les titulaires en congés

Durée du congé inférieure à 3 mois        Saisie normale : Heures devant élèves

                                          Les heures qui donnent lieu à une suppléance sont saisies dans la
                                          rubrique Heures suppléées.
Durée du congé supérieure à 3 mois
                                          S’il s’agit d’un mi-temps suppléé, les heures du mi-temps assurées sont
                                          entrées normalement dans la rubrique Heures devant élèves.

            4.1.6.4    Stagiaires CFP
        Qualité Juridique : contrat provisoire
        Heures : devant élèves
            4.1.6.5    Les enseignants qui ont quitté définitivement l'UP
        On saisit leur situation telle qu'elle était avant leur départ (classe, adresse complète,…)
        Lorsque vous choisissez la case A quitté avec un motif, lors de l’enregistrement de la fiche, les
        données de l’an dernier son recopiées automatiquement.




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5 Validation
       5.1     Nom ETB > Code RNE de l’UP
          5.1.1 Onglet / Validation
La validation finale se fait quand les données concernant l'établissement, chacune des unités pédagogiques et
les enseignants sont terminées.
Les heures consommées sont les heures rémunérées par l'état. Ce total est obtenu en faisant la somme des
heures rémunérées à chaque enseignant de l'UP (sauf heures de suppléances sur poste protégé déjà comptées
en tant que heures suppléées).

Effectifs (E)
On retrouve ici le report du total des effectifs. (Cf. onglet / Effectifs). Quand le total des effectifs onglet / Effectifs
est différent de celui qui est obtenu sur l'onglet / Informations générales, une alerte signale l'écart et la validation
est impossible. L'origine de l'écart doit être trouvée.

Nombre de divisions (D)
On retrouve ici le report du total des divisions (cf onglet / Effectifs).
          5.1.1.1         E/D
Le rapport E/D (élèves par division) est calculé en divisant le nombre d'élèves par le nombre de divisions non
compris la classe ouverte.
          5.1.1.2         Total Heures Niveaux
                     nd                                  er
A la différence du 2 degré, on ne fait pas, dans le 1 degré, de décompte des heures d'enseignement
effectivement faites devant élèves.
On considère qu'une division = 27 heures. Le chiffre qui apparaît sous le libellé "Heures Niveaux" est obtenu en
multipliant 27 par le nombre de divisions.
Ce chiffre pourra être rapproché des heures consommées.

Après avoir vérifié que toutes les données ont été saisies, le chef d'établissement valide en cliquant sur "valider".
Si EC-OL repère une incohérence, un message s'affiche. Il est alors nécessaire de faire la ou les corrections
avant de valider.




                                                                                                          Ces heures sont
                                                                                                          saisies dans les
Ces heures doivent                                                                                        fiches enseignants
être égales




     Marqué au / à la                                                                                        432 = 405 + 27
     directeur (trice)                                                                                       (Décharge de
                                                                                                             direction)



                                 Saisi dans                                                                  Ratios :
                                 « effectifs »                                                               contrôle de
                                                                                                             cohérence
                                                 405 = 14 x 27




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6 Historique




Les données de chaque établissement ont été enregistrées depuis la rentrée 2003. Il est donc maintenant possible
d’y accéder à partir de chacun des onglets du logiciel. Pour cela, se positionner sur l’onglet souhaité, cliquer sur
« Année scolaire 2008-2009 »en haut de la page, puis sur l’année scolaire qui vous intéresse. Cliquer à nouveau
(dans le fil d’Ariane) sur l’onglet d’origine.

Vous ne pouvez pas modifier les données des années précédentes…




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7 Support technique
      7.1     Les problèmes fréquents rencontrés


      7.2     Configurer le navigateur Internet Explorer
         7.2.1 Rechercher la version actuelle de votre navigateur Internet explorer
Le site actuel de solfège est compatible avec le logiciel de navigation Internet Explorer. Il est recommandé de faire
une mise à jour de ce navigateur régulièrement.
Vous pouvez avoir des informations sur la version de votre navigateur en cliquant sur le « ? » de la barre des
menus et en choisissant : A propos d’Internet Explorer.




         7.2.2 Accepter les fenêtres publicitaires ou « pop-up »
        Le bloqueur de fenêtre publicitaire doit être désactivé afin de permettre les fenêtres vous faisant accéder
        aux choix dans ec-ol.
        Pour que ces fenêtres soient acceptées vous devez avoir cette information :




         7.2.3 Les fichiers temporaires doivent être éliminés au moins une fois par an.

                                1) Ouvrir Ile navigateur Internet Explorer :




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                  2) Dans le menu « Outils »
                  cliquer sur « Options Internet »




                                                                              3) cliquer sur
                                                                              « Supprimer les
                                                                              fichiers… »




                                                                                  4) cliquer sur
                                                                                  « Supprimer les
                                                                                  cookies… »
                                                                                  puis « Ok »




      7.3      Navigation avec Mozilla Firefox :
Ce navigateur est un logiciel libre de droit, il peut être installé sur votre machine par votre prestataire de service.
Son usage est possible mais vous apportera actuellement quelques désagréments dans l’affichage des données.
La dernière version française en ligne est : 3.6.8. l’affichage des pages du site ec_ol est plus rapide avec ce
navigateur.

      7.4      Edition des documents « PDF » :
Afin d’assurer l’édition des différents documents, vous aurez à utiliser le lecteur de document d’adobe acrobate.
Comme pour Internet Explorer, vous pouvez rencontrer des difficultés si vous utilisez une version trop ancienne.
Vous trouverez dans le menu « ? » l’onglet « A propos d’Adobe Reader » il vous indiquera la version enregistrée
sur votre machine la version en ligne est la version 9.3.4.

      7.5      Configuration de l’affichage :
Vous pouvez être amené à modifier l’affichage de votre moniteur si vous ne voyez pas toute les parties d’une
fenêtre sans devoir utiliser un ascenseur sur le coté et sur le bas de la fenêtre même après avoir utilisé le bouton
« Agrandir » en haut de la fenêtre active.
          7.5.1 Contrôler le paramétrage de l’affichage :
Vous pouvez réduire ou fermer toutes les fenêtres actives et vous retrouver sur l’image qui sert de fond à votre
bureau. En faisant un clic droit sur un endroit vide de votre bureau vous obtenez un menu ou vous choisissez le
menu propriétés pour obtenir cette boîte de dialogue en choisissant : paramètres

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Vous pouvez agir en cliquant sur le pointeur « Résolution de l’écran » du coté plus. Une résolution comportant le
chiffre 1024 doit être suffisante. Une résolution « 800*600 » doit vous poser des problèmes pour afficher tous les
informations d’une fenêtre.

      7.6      Nous contacter
Vous pouvez nous contacter du Lundi au vendredi, de 8h30 à 17h45 sur les supports suivants :

Téléphone : 04-91-36-52-03 (ligne directe, en cas de saturation basculement sur le standard de la DDEC
Marseille)
Télécopie : 04-91-47-15-38
Courriel : solfege.provence.alpes@ecmarseille.fr

Sont à votre disposition :

> Jean-Paul VINCENT, Observateur SOLFEGE,
> Hélène LARRIEU, Assistante Observateur SOLFEGE.




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