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MANUAL
DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Elaborado y Revisado por:
Representante de la Dirección
Aprobado por:
Dirección General
La versión actualizada de este manual se encuentra en la intranet en el
siguiente url: www.wshakespeare.net/wshakespeare
Si se imprime, es copia No Controlada
_____________________________________________________________________
REVISIÓN 18 MPP
1 ÍNDICE 7-may-12
ÍNDICE
Pág.
INDICADORES 2
PARTE 1- PROCESOS
1. PROCESOS ESTRATÉGICOS
1.1. Proceso Gestión Directiva 3
1.1.1. Proceso de Revisión por la Dirección 5
1.1.2. Proceso de Satisfacción del Cliente 6
1.1.3. Análisis de datos 8
1.2. Proceso de Gestión de Comunicación 9
2. PROCESOS OPERATIVOS
2.1. Proceso de Admisiones y Matrículas 11
2.2. Proceso de Gestión Educativa
2.2.1. Proceso de Educación Inicial 12
2.2.2. Proceso de Educación General Básica 14
2.2.3. Proceso de Educación Básica Superior
2.2.4. Proceso de Bachillerato 16
2.2.5. Proceso de Diseño y Desarrollo de Programas
Internacionales 18
3. PROCESOS DE APOYO
3.1. Proceso de Gestión de Recursos 23
3.1.1. Proceso de Talento Humano 24
3.2. Proceso de Otros Servicios 25
3.3. Proceso de Auditoría 26
PARTE 2-PROCEDIMIENTOS
2.1. Procedimiento de control de documentación (4.2.3) 27
2.2. Procedimiento de control de registros (4.2.4) 30
2.3. Procedimiento de compras (7.4.1) 31
2.4. Procedimiento de auditorías internas (8.2.2) 34
2.5. Procedimiento de control de producto no conforme (8.3) 38
2.6. Procedimiento de acciones correctivas (8.5.2) 39
2.7. Procedimiento de acciones preventivas (8.5.3) 40
_____________________________________________________________________
REVISIÓN 18 MPP
2 ÍNDICE 7-may-12
INDICADORES
PROCESOS INDICADOR
1. PROCESOS ESTRATÉGICOS
Nivel de satisfacción del cliente
1.1. Proceso Gestión Directiva
Nivel de clima laboral
Proceso de Revisión por la Número de planes de mejora
1.1.1.
Dirección Número de proyectos innovadores
Proceso de Satisfacción del
1.1.2. Nivel de satisfacción del cliente
Cliente
1.1.3. Análisis de datos Nivel de desempeño del SGC
Porcentaje de familias que utilizan la plataforma live@edu
Proceso de Gestión de Porcentaje de asistencia de padres a reuniones
1.2.
Comunicación Número de actas de atención a padres
Nivel de clima laboral
2. PROCESOS OPERATIVOS
Proceso de Admisiones y
2.1. Número de estudiantes nuevos matriculados
Matrículas
Proceso de Gestión
2.2. Todos los indicadores de los subprocesos
Educativa
Porcentaje de estudiantes que alcanzan nivel Muy Satisfactorio y Satisfactorio
(trimestral) en Inicial
Proceso de Educación
2.2.1. Promedio de evaluación de proyectos de Inicial
Inicial
Promedio de evaluación de salidas de observación de Inicial
Porcentaje de estudiantes retirados en Inicial
Porcentaje de estudiantes exonerados de Básica
Porcentaje de alumnos que terminan el año sin recuperación de Básica
Porcentaje de estudiantes con promedio académico superior a 15 y
Proceso de Educación disciplinario superior a 16 (trimestral) de Básica
2.2.2.
General Básica Promedio de evaluación de proyectos de Básica
Promedio de evaluación de salidas de observación de Básica
Promedio de evaluación de concursos de Básica
Porcentaje de estudiantes retirados de Básica
Porcentaje de estudiantes exonerados de Básica Superior
Porcentaje de alumnos que terminan el año sin recuperación de Básica Superior
Porcentaje de estudiantes con promedio académico superior a 15 y disciplinario
Proceso de Educación superior a 16 (trimestral) de Básica Superior
2.2.3.
Superior Básica Promedio de evaluación de proyectos de Básica Superior
Promedio de evaluación de salidas de observación de Básica Superior
Promedio de evaluación de concursos de Básica Superior
Porcentaje de estudiantes retirados de Básica Superior
Porcentaje de estudiantes exonerados de Bachillerato
Porcentaje de alumnos que terminan el año sin recuperación de Bachillerato
Porcentaje de alumnos que se graduan en la primera fecha
Porcentaje de estudiantes con promedio académico superior a 15 y
2.2.4. Proceso de Bachillerato disciplinario superior a 16 (trimestral) de Báchillerato
Promedio de evaluación de proyectos de Bachillerato
Promedio de evaluación de salidas de observación de Bachillerato
Promedio de evaluación de concursos de Bachillerato
Porcentaje de estudiantes retirados de Bachillerato
Número de estudiantes inscritos en el programa AP
Proceso de Diseño y
Número de estudiantes que aprueban los exámenes AP
2.2.5. Desarrollo de Programas
Número de estudiantes inscritos en el programa IC3
Internacionales
Número de estudiantes que aprueban los exámenes IC3
3. PROCESOS DE APOYO
3.1. Proceso de Gestión de Recursos Porcentaje de estudiantes que pagan oportunamente la pensión
Porcentaje de docentes con títulos en educación
Porcentaje de docentes estudiando educación
Número de capacitaciones anuales
3.1.1. Proceso de Talento Humano
Resultado del desempeño del personal
Resultado de evaluaciones de alumnos a docentes
Nivel de clima laboral
Número de solicitudes de mantenimiento emergente solucionadas
Porcentaje de alumnos inscritos en actividades extracurriculares
3.2. Proceso de Otros Servicios Evaluación del servicio médico
Porcentaje de proveedores calificados
Nivel de satisfacción del cliente
Número de No Conformidades
3.3. Proceso de Auditoría
Número de recurrencia de No Conformidades
_____________________________________________________________________
REVISIÓN 18 MPP
3 PARTE 1 7-may-12
PARTE 1
PROCESOS
1. PROCESOS ESTRATÉGICOS
1.1. Proceso de Gestión Directiva
Política de Calidad, objetivos de calidad,
proyectos, lista de requisitos del cliente,
legales y reglamentarios, Manual de Gestión
de Calidad, encuesta de clima laboral,
encuesta de satisfacción del cliente, revisión
por la Dirección, sistema de evaluación,
análisis de tendencias, informe de
autoevaluación
Requisitos legales,
Organización enfocada
reglamentarios y del
al cliente, sistema de
cliente, Norma ISO GESTIÓN DIRECTIVA calidad mejorado
9001:2008
Dirección General, Consejo
Técnico-Pedagógico, Nivel de
Representante de la Dirección, satisfacción
recursos económicos del cliente,
infraestructura nivel del
clima laboral
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCESO
Nombre del Proceso GESTIÓN DIRECTIVA
Nombre del Subproceso -
Responsable del Proceso DIRECTOR GENERAL
No. Descripción de actividades A cargo de Documento/Registro
1 Establecer la Política de calidad DG, RD, Consejo Política de la calidad
Técnico-Pedagógico
2 Establecer los Objetivos de calidad DG, RD, Consejo Objetivos de calidad
Técnico-Pedagógico
3 Promover proyectos de mejora DG, RD, Consejo Proyectos operativos
Técnico-Pedagógico, y ejecutivos
docentes
4 Identificar las necesidades de los Director General, RD Lista de requisitos del
clientes cliente
REVISIÓN 18 MPP
4 PARTE 1 7-may-12
5 Aprobar la Lista de Requisitos Director General Lista de Requisitos
Legales, Reglamentarios y del Legales,
Cliente Reglamentarios y del
Cliente
6 Incorporar la Lista de Requisitos al Representante de la Lista maestra de
SGC Dirección documentos y
registros
7 Medir la satisfacción del cliente Director General, RD Nivel de satisfacción
del cliente
8 Determinar los canales de Director General, RD Manual de Calidad
comunicación con el cliente
9 Identificar las necesidades del Director General, RD Encuesta de clima
personal laboral
10 Divulgar el Sistema de Gestión de Director General, RD Manual de calidad
Calidad
11 Planificar el Sistema de Gestión de Director General, RD Manual de calidad
Calidad
12 Definir y comunicar las funciones Director General Manual de calidad
dentro de la organización
13 Determinar los canales de Director General, RD Manual de Calidad
comunicación dentro de la
organización
14 Designar al Representante de la Director General Manual de calidad
Dirección
15 Establecer un procedimiento para el Representante de la Procedimiento de
control de documentos y registros Dirección control de
documentación
16 Realizar el seguimiento de la Director General, RD Encuesta de
satisfacción del cliente satisfacción del
cliente
17 Realizar la Revisión por la Dirección DG, RD, Consejo Revisión por la
Técnico-Pedagógico Dirección
18 Asegurar la provisión de recursos Director General Requisiciones de
compras
19 Implementar el seguimiento y Director General, RD Indicadores
medición de los procesos
20 Implementar el seguimiento y DG, DAP, Jefes de área, Sistema de
medición del servicio Docentes, Asistentes evaluación
administrativos
21 Realizar la liberación del servicio Director General Libreta final de
calificaciones
22 Implementar el análisis del SGC Director General, RD Análisis de
tendencias
23 Planificar la mejora continua del Director General, RD Revisión por la
SGC Dirección
24 Autoevaluación del SGC Director General, RD Informe de
autoevaluación
REVISIÓN 18 MPP
5 PARTE 1 7-may-12
1.2 Proceso de Revisión por la Dirección
Informes de auditoría, actas de atención a
padres, revisión por la
Direccion, planificacion y evaluación de
objetivos, encuesta de clima laboral, informe
de desempeño del SGC, análisis de
tendencias, leyes vigentes, autoevaluación
Revisiones anteriores, SGS mejorado, planes
oportunidades de de mejoramiento,
mejora, necesidad de REVISIÓN POR LA acciones correctivas,
efectuar cambios al SGC DIRECCIÓN acciones preventivas
Dirección General, Consejo
Técnico-Pedagógico,
# de planes de
Representante de la Dirección,
mejora , # de
recursos económicos
proyectos
innovadores
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCESO
Nombre del Proceso GESTIÓN DIRECTIVA
Nombre del Subproceso REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
Responsable del Proceso DIRECTOR GENERAL
No. Descripción de actividades A cargo de Documento/Registro
1 Revisar los resultados de auditorías Director General, RD Informes de auditoría
anteriores
2 Revisar la retroalimentación del Director General Actas de atención a
cliente padres
3 Revisar el cumplimiento de los Director General Indicadores
indicadores
4 Revisar las acciones de seguimiento Director General Revisión por la
de Revisiones por la Dirección Dirección
anteriores
5 Revisar los cambios que pueden Director General Revisión por la
afectar el SGC Dirección
6 Revisar las recomendaciones para la Director General Revisión por la
mejora Dirección
7 Revisar el estado de los objetivos de Director General Planificación y
la calidad evaluación de
objetivos
8 Revisar la satisfacción del cliente Director General Nivel de satisfacción
del cliente
9 Revisar la satisfacción del personal Director General Resultado clima
laboral
REVISIÓN 18 MPP
6 PARTE 1 7-may-12
10 Revisar el informe de desempeño del Director General Informe de
SGC desempeño del SGC
11 Revisar el análisis de datos Director General Análisis de tendencias
12 Revisar factores de mercado: Director General Revisión por la
tecnología, investigación, Dirección
competencia
13 Revisar cambios legales y Director General Leyes vigentes
reglamentarios que afectan a la
organización
14 Revisar el resultado de la Director General Informe de
autoevaluación autoevaluación
15 Realizar la Revisión por la Dirección, Director General, Revisión por la
en Consejo Técnico-Pedagógico Consejo Técnico- Dirección
Pedagógico, RD
16 Planificar el SGC en base a la Revisión Director General, Informe de la Revisión
por la Dirección Consejo Técnico- por la Dirección
Pedagógico, RD
17 Planificación de la mejora continua Director General, Informe de la Revisión
en base a la Revisión por la Dirección Consejo Técnico- por la Dirección
Pedagógico, RD
18 Tomar acciones correctivas o Director General, Acciones correctivas
preventivas en base a la Revisión por Consejo Técnico- y preventivas
la Dirección Pedagógico, RD
1.1.1. Proceso de Satisfacción del Cliente
Encuesta de necesidades, lista de
requisitos del cliente, encuesta de
satisfacción, evaluación de alumnos a
profesores, revisión por la Dirección
Necesidades de los
SATISFACCIÓN DEL Clientes satisfechos
clientes
CLIENTE
Director General,
Representante de la Dirección,
Asistentes administrativos,
recursos económicos, Nivel de
infraestructura satisfacción del
cliente
REVISIÓN 18 MPP
7 PARTE 1 7-may-12
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCESO
Nombre del Proceso GESTIÓN DIRECTIVA
Nombre del Subproceso SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
Responsable del Proceso REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
No. Descripción de actividades A cargo de Documento/Registro
1 Determinar las necesidades del Director General Encuesta de
cliente necesidades
2 Incorporar las necesidades del Representante de la Lista de requisitos del
cliente a la lista de requisitos del Dirección cliente
cliente
3 Revisar el formato de la encuesta a Director General, RD Encuesta de
padres de familia satisfacción
4 Revisar el formato de la encuesta a Director General, RD Encuesta de
los alumnos sobre el Colegio satisfacción
5 Revisar el formato de la evaluación Director General, RD Evaluación de
de los alumnos a los profesores alumnos a profesores
6 Aplicar la encuesta a los padres de Director General Encuesta de
familia satisfacción
7 Aplicar la encuesta a los alumnos Director General Encuesta a alumnos
sobre el Colegio
8 Aplicar la evaluación de los alumnos Director General Evaluación de
a los profesores alumnos a profesores
9 Tabular las encuestas Asistentes Informe de los
administrativos resultados de las
encuestas
10 Analizar los resultados obtenidos de Representante de la Informe de los
todas las encuestas Dirección resultados de las
encuestas
11 Analizar la retroalimentación del Director General, RD Revisión por la
cliente en aspectos de servicio, Dirección
necesidades del mercado,
información de la competencia
12 Tomar medidas para mejorar la Director General, RD Acciones correctivas
satisfacción del cliente y preventivas
13 Determinar el nivel de satisfacción Representante de la Nivel de satisfacción
del cliente en base a los resultados Dirección del cliente
de las encuestas
REVISIÓN 18 MPP
8 PARTE 1 7-may-12
1.1.2. Análisis de datos
Nivel de satisfacción del cliente,
evaluación de proveedores, análisis
de tendencias, indicadores, acciones
correctivas y preventivas
Informe de desempeño
Indicadores de cada
del SGC, acciones
proceso, Norma ISO
ANÁLISIS DE DATOS correctivas y
9001:2008
preventivas
Representante de la Dirección
Nivel del
desempeño del
SGC
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCESO
Nombre del Proceso GESTIÓN DIRECTIVA
Nombre del Subproceso ANÁLISIS DE DATOS
Responsable del Proceso REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
No. Descripción de actividades A cargo de Documento/Registro
1 Determinar los datos apropiados Representante de la Indicadores
para demostrar la idoneidad y Dirección
eficacia del SGC
2 Recopilar datos de satisfacción del Representante de la Nivel de satisfacción
cliente Dirección del cliente
3 Recopilar datos de conformidad con Representante de la Informe de
los requisitos del servicio Dirección desempeño del SGC
4 Recopilar datos de tendencias de los Representante de la Indicadores
procesos Dirección
5 Recopilar datos de desempeño de Representante de la Evaluación de
proveedores Dirección proveedores
6 Realizar el análisis de tendencias en Representante de la Análisis de tendencias
base a los datos anteriores Dirección
7 Determinar acciones correctivas y Representante de la Acciones correctivas
preventivas a partir del análisis de Dirección y preventivas
tendencias
REVISIÓN 18 MPP
9 PARTE 1 7-may-12
1.2. Proceso de Gestión de Comunicación
Manual de Calidad, lista maestra de
documentos y registros, encuestas, agenda
escolar, acta de compromiso, comunica-
ciones, programas, actas de atención a
padres, actas de reuniones, evaluación de
proyectos, carteleras, sitio web
Necesidad de
comunicar noticias, Comunicación fluida
eventos, instrucciones GESTIÓN DE con clientes y personal
al cliente y al personal COMUNICACIÓN
Director General, DAP, Jefes de Area,
% de familias que
RD, DOBE, Encargado red interna, utilizan plataforma
Asistentes administrativos, Docentes de live@edu, % de
Comisión Cultural, recursos asistencia de padres de
económicos, infraestructura familia a reuniones,
# de padres atendidos
por profesores, nivel
clima laboral
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCESO
Nombre del Proceso GESTIÓN DE COMUNICACIÓN
Nombre del Subproceso -
Responsable del Proceso DIRECTOR GENERAL
No. Descripción de actividades A cargo de Documento/Registro
1 Determinar los canales de Director General, RD Manual de Calidad
comunicación con el cliente
2 Aprobar la Lista de Requisitos Director General Lista de Requisitos
Legales, Reglamentarios y del
Cliente
3 Incorporar la Lista de Requisitos al Representante de la Lista Maestra de
SGC Dirección Documentos y
Registros
4 Realizar las encuestas de Director General Encuestas
satisfacción a padres, alumnos y
personal
5 Revisar y aprobar Cronogramas, Director General Agenda escolar
reglamentos y demás documentos
informativos
6 Solicitar la aceptación de Director General Acta de compromiso
Reglamentos del Colegio
7 Comunicación de actividades del Director General, DAP Circulares,
Colegio informativos, correos
electrónicos
REVISIÓN 18 MPP
10 PARTE 1 7-may-12
8 Enviar y entregar comunicaciones a Coordinadora Circulares,
padres de familia y/o estudiantes y administrativa, informativos, correos
personal Asistente administrativo electrónicos
9 Organizar conversatorios con Director General Conversatorios
padres de familia
10 Solicitar la evaluación de los Docentes, RD Evaluación de
proyectos a los que asisten padres proyectos
de familia
11 Mantener reuniones con padres de Consejo Técnico- Actas de atención a
familia que lo soliciten Pedagógico, padres
Docentes, DOBE
12 Determinar los canales de Director General, RD Manual de Calidad
comunicación dentro de la
organización
13 Mantener reuniones con Consejo Director General, Actas de Consejo
Técnico-Pedagógico Consejo Técnico- Técnico-Pedagógico
Pedagógico
14 Mantener reuniones con Consejo Director General, Actas de Consejo
Técnico Pedagógico Consejo Técnico Técnico Pedagógico
Pedagógico
15 Mantener reuniones de las Jefes de área, Actas de Reuniones
diferentes áreas del Colegio Docentes de Área
16 Facilitar correos electrónicos Encargado de red Plataforma live@edu
institucionales al personal, las interna, Coordinadora
familias y los alumnos administrativa
17 Mantener actualizado el sitio web Encargado de red Sitio web
del Colegio interna, Coordinadora
administrativa
18 Publicar la revista bimensual del Comisión Cultural, Revista Tempest
Colegio Coordinadora digital
administrativa,
Asistentes
administrativos
19 Actualizar las carteleras con Docentes, Carteleras
información para el personal y los Coordinadora adjunta
alumnos de DAP
20 Editar el boletín semanal interno Director General, Boletín semanal
Coordinadora interno
administrativa
21 Comunicar instrucciones, eventos y Director General Memorandos
demás al personal
22 Enviar y entregar comunicaciones al Coordinadora Memorandos
personal administrativa,
Asistente administrativo
23 Recibir y tomar acciones de ser Todos Memorandos,
necesario, de todas las boletines, etc.
comunicaciones internas
24 Conocer la opinión del personal Director General, RD Resultado de clima
sobre varios temas con respecto al laboral
ambiente laboral
25 Mantener actualizada la red de Encargado de red Intranet
información interna interna
26 Mantener un organigrama de la Director General, RD Organigrama
institución
27 Mantener una matriz de funciones y Director General, RD Manual de Calidad
responsabilidades
REVISIÓN 18 MPP
11 PARTE 1 7-may-12
PROCESOS OPERATIVOS
1.3. Proceso de Admisiones y Matrículas
Solicitud de cupo, ficha individual de
datos, admisiones del año lectivo,
pruebas de conocimiento y destrezas
de aprendizaje, informe de admisión,
matrícula, acta de compromiso
académico, carpeta de alumnos, acta
de entrega de documentos
Aspirantes y sus
representantes Estudiante
requisitos legales, ADMISIONES Y matriculado
reglamentarios y del MATRÍCULAS
cliente
Dirección General,
Coordinadora administrativa,
# de
Secretaría, DOBE, Asistente
estudiantes
administrativa, batería de
nuevos
pruebas, infraestructura
matriculados
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCESO
Nombre del Proceso ADMISIONES Y MATRÍCULAS
Nombre del Subproceso -
Responsable del Proceso COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
No. Descripción de actividades A cargo de Documento/Registro
1 Dar información sobre el Colegio a Secretaría Solicitud de cupo
los interesados
2 Representantes de aspirante llenan Secretaría Ficha datos
ficha de datos personales y personales
entregan al Colegio
3 Registro de los datos del aspirante Coordinadora Admisiones año
para hacer su seguimiento administrativa, lectivo
Secretaría
4 Acompañar a un recorrido por el Secretaría Solicitud de cupo
Colegio
5 Dar cita para evaluaciones Secretaría Solicitud de cupo
6 Entrega de documentos aspirante Secretaría Ficha datos
personales
7 Tomar evaluaciones de destrezas y DOBE, Coordinadora Bateria de
conocimientos de Inglés evaluaciones de
admisión
REVISIÓN 18 MPP
12 PARTE 1 7-may-12
8 Calificar evaluaciones de admisión DOBE, Docentes Evaluaciones
Matemáticas,
Coordinadora Inglés
9 Presentar informe de admisión DOBE Informe de admisión
10 Revisión del informe de admisión Dirección General Solicitud de cupo
11 Dar cita al aspirante y sus Asistente administrativa Solicitud de cupo
representantes
12 Cita de DG con aspirante y Dirección General Solicitud de cupo
representantes
13 Firma de acta de compromiso de Dirección General Acta de compromiso
nivelación académico
14 Información sobre lista de requisitos Secretaría Lista de requisitos del
del cliente cliente
15 Matrícula del aspirante Secretaría Matrícula
16 Ingreso de información a las bases Coordinadora Base de datos
de datos del Colegio administrativa
17 Preparación de la carpeta con Secretaría Carpeta personal
documentos personales del alumno alumnos
18 Entregar documentos a alumnos Secretaría Acta de entrega de
que se retiran o gradúan documentos a
alumnos y bachilleres
2.2. Proceso de Gestión Educativa
2.2.1. Proceso de Educación Inicial
REVISIÓN 18 MPP
13 PARTE 1 7-may-12
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCESO
Nombre del Proceso GESTIÓN EDUCATIVA
Nombre del Subproceso EDUCACIÓN INICIAL
Responsable del Proceso DIRECTORA ACADÉMICA-PEDAGÓGICA
No. Descripción de actividades A cargo de Documento/Registro
1 Elaborar PEI Consejo Técnico PEI
2 Ejecutar PEI Consejo Técnico, docentes PEI
3 Elaborar POA Consejo Técnico POA
4 Ejecutar POA Consejo Técnico, docentes POA
5 Elaborar PCI Consejo Técnico, docentes PCI
6 Revisar PCI DAP y Jefes de área PCI
7 Ejecutar PCI Docentes PCI
8 Programar y ejecutar la DOBE Programa del DOBE de
adaptación de estudiantes adaptación a nuevos
nuevos
9 Evaluar las destrezas de DOBE Evaluaciones de destrezas
aprendizaje y funciones básicas
10 Realizar un chequeo médico Médica Fichas del Departamento
general a los estudiantes al Médico
inicio del año escolar
11 Elaborar el plan anual Docentes Plan anual
12 Elaborar el plan semanal de Docentes Plan semanal de clases
clases
13 Elaborar material didáctico Docentes Material didáctico
14 Solicitar materiales, de Jefes de área y Docentes Requisición de compras
acuerdo a plan de clases
15 Ejecutar las clases de Docentes Plan semanal de clases
acuerdo al plan
16 Aplicar las pruebas Badig DOBE Badig infantil y pruebas de
infantil y de funciones funciones básicas
básicas a los alumnos de 1ro
de básica
17 Realizar talleres con DOBE Programas para talleres
estudiantes DOBE
18 Monitorear clases Jefes de área y Monitoreo de clases
Coordinación Adjunta DAP
19 Ejecutar proyectos de aula Docentes Proyectos y salidas de
y salidas de observación observación
20 Presentar informe de las Docentes Informe de salida de
salidas de observación observación
21 Ejecutar proyectos Docentes Proyectos ejecutivos y
ejecutivos y operativos operativos
22 Reportar a estudiantes con DAP, Jefes de área, Reportes al DOBE
dificultades académicas y Docentes
disciplinarias
23 Atender a padres de familia DAP, Jefes de área, Acta de atención a
docentes, DOBE padres
24 Cumplir con las normas de DG, DAP, RD, Jefes de área, Manual de Calidad
preservación de los DOBE, Docentes, Asistentes
estudiantes administrativos, Médica,
REVISIÓN 18 MPP
14 PARTE 1 7-may-12
Personal de seguridad
25 Cumplir con las normas de DG, DAP, RD, Jefes de área, Manual de Calidad
propiedad del cliente DOBE, Docentes, Asistentes
administrativos, Médica,
Personal de seguridad
26 Observar, detectar y DOBE Carpetas de seguimiento
comunicar dificultades del DOBE
para realizar el seguimiento
de estudiantes reportados
27 Informar a DG, DAP, Jefes DOBE Carpetas de seguimiento
de Área y docentes sobre del DOBE
estudiantes con dificultades
28 Elaborar trabajos, desarrollo Docentes Portafolio de trabajos
de proyectos, etc. trimestral, resumen
mensual de unidades
29 Sacar copias de los trabajos Asistente administrativo Trabajos escritos
30 Asistir a reuniones de área DAP, Docentes, Jefes de Acta de reuniones de
área área
31 Elaborar actas de reuniones Secretario del área Acta de reuniones de
de área área
32 Asistir a juntas trimestrales DAP, Jefes de área, Acta de juntas
docentes y DOBE
33 Elaborar actas de juntas Dirigentes Acta de juntas
34 Imprimir las libretas de Encargado de intranet Libreta de calificaciones
calificaciones
35 Entregar libretas trimestrales DG, DAP, dirigentes Libreta de calificaciones y
presentación de DAP
2.2.2. Proceso de Educación General Básica
REVISIÓN 18 MPP
15 PARTE 1 7-may-12
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCESO
Nombre del Proceso GESTIÓN EDUCATIVA
Nombre del Subproceso EDUCACIÓN GENERAL BÁSICA
Responsable del Proceso DIRECTORA ACADÉMICA-PEDAGÓGICA
No. Descripción de actividades A cargo de Documento/Registro
1 Elaborar PEI Consejo Técnico PEI
2 Ejecutar PEI Consejo Técnico, Docentes PEI
3 Elaborar POA Consejo Técnico POA
4 Ejecutar POA Consejo Técnico, Docentes POA
5 Elaborar PCI Consejo Técnico, Docentes PCI
6 Revisar PCI DAP y Jefes de área PCI
7 Ejecutar PCI Docentes PCI
8 Programar y ejecutar la DOBE Programa del DOBE de
adaptación de estudiantes adaptación a nuevos
nuevos
9 Evaluar las destrezas de DOBE Evaluaciones de
aprendizaje destrezas
10 Realizar un chequeo médico Médica Fichas del
general a los estudiantes al Departamento Médico
inicio del año escolar
11 Elaborar el plan anual Docentes Plan anual
12 Elaborar del plan semanal de Docentes Plan semanal de clases
clases
13 Solicitar materiales, de acuerdo Jefes de área y docentes Requisición de
a plan de clases materiales
14 Ejecutar las clases de acuerdo Docentes Plan semanal de clases
al plan
15 Realizar talleres con DOBE Información talleres
estudiantes
16 Monitorear clases Jefes de área y Monitoreo de clases
Coordinación Adjunta DAP
17 Ejecutar proyectos de aula y Docentes Proyectos y salidas de
salidas de observación observación
18 Presentar informes de salidas Docentes Informe de salidas de
de observación observación
19 Ejecutar proyectos ejecutivos y Docentes Proyectos ejecutivos y
operativos operativos
20 Presentar informes de salidas Docentes Informe de salida de
de observación observación
21 Reportar a estudiantes con DAP, Jefes de área, Reportes al DOBE
dificultades académicas y Docentes
disciplinarias
22 Atender a padres de familia DAP, Jefes de área, Acta de atención a
docentes, DOBE padres
23 Cumplir con las normas de DG, DAP, RD, Jefes de área, Manual de Calidad
preservación de los estudiantes DOBE, Docentes, Asistentes
administrativos, Médica,
Personal de seguridad
24 Cumplir con las normas de DG, DAP, RD, Jefes de área, Manual de Calidad
propiedad del cliente DOBE, Docentes, Asistentes
administrativos, Médica,
Personal de seguridad
25 Detectar, evaluar y realizar y/o DOBE Carpeta de
promover el seguimiento de seguimiento del DOBE
REVISIÓN 18 MPP
16 PARTE 1 7-may-12
estudiantes con dificultades
26 Informar a DG, DAP, Jefes de DOBE Informe del DOBE
Área y docentes sobre
estudiantes con dificultades
27 Elaborar evaluaciones, Docentes Evaluaciones,
trabajos, proyectos, etc. proyectos
28 Sacar copias de las Asistente administrativo Evaluaciones escritas
evaluaciones y trabajos
29 Revisar notas presentadas por DAP, Jefes de área Registro de
docentes calificaciones
30 Asentar notas en el sistema Docentes Registro de notas
intranet
31 Revisar el asentamiento de Encargado de intranet Registro de notas
notas intranet
32 Asistir a reuniones de área Docentes, Jefes de área Acta de reuniones de
área
33 Elaborar de actas de reuniones Secretario del área Acta de reuniones de
de área área
34 Asistir a juntas trimestrales DAP, Jefes de área, Acta de juntas
docentes y DOBE
35 Elaborar actas de juntas Dirigentes Acta de juntas
36 Imprimir las libretas de Encargado de intranet Libreta de
calificaciones calificaciones
37 Entregar libretas mensuales y DG, DAP, Dirigentes Libreta de
trimestrales calificaciones y
presentación de DAP
38 Realizar actividades de Docentes Trabajos de
recuperación académica recuperación
promedial académica
39 Proveer datos para la Docentes Sistema de evaluación
liberación del producto
40 Tramitar emisión de certificado DOBE y Secretaria Certificado terminación
de terminación de educación de educación general
general básica, en Ministerio básica
2.2.3. Proceso de Educación Básica Superior
REVISIÓN 18 MPP
17 PARTE 1 7-may-12
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCESO
Nombre del Proceso GESTIÓN EDUCATIVA
Nombre del Subproceso EDUCACIÓN BÁSICA SUPERIOR
Responsable del Proceso DIRECTORA ACADÉMICA-PEDAGÓGICA
No. Descripción de actividades A cargo de Documento/Registro
1 Elaborar PEI Consejo Técnico PEI
2 Ejecutar PEI Consejo Técnico, Docentes PEI
3 Elaborar POA Consejo Técnico POA
4 Ejecutar POA Consejo Técnico, Docentes POA
5 Elaborar PCI Consejo Técnico, Docentes PCI
6 Revisar PCI DAP y Jefes de área PCI
7 Ejecutar PCI Docentes PCI
8 Programar y ejecutar la DOBE Programa del DOBE de
adaptación de estudiantes adaptación a nuevos
nuevos
9 Evaluar las destrezas de DOBE Evaluaciones de
aprendizaje destrezas
10 Realizar un chequeo médico Médica Fichas del
general a los estudiantes al Departamento Médico
inicio del año escolar
11 Elaborar el plan anual Docentes Plan anual
12 Elaborar del plan semanal de Docentes Plan semanal de clases
clases
13 Solicitar materiales, de acuerdo Jefes de área y docentes Requisición de
a plan de clases materiales
14 Ejecutar las clases de acuerdo Docentes Plan semanal de clases
al plan
15 Realizar talleres con DOBE Información talleres
estudiantes
16 Monitorear clases Jefes de área y Monitoreo de clases
Coordinación Adjunta DAP
17 Ejecutar proyectos de aula y Docentes Proyectos y salidas de
salidas de observación observación
18 Presentar informes de salidas Docentes Informe de salidas de
de observación observación
19 Ejecutar proyectos ejecutivos y Docentes Proyectos ejecutivos y
operativos operativos
20 Presentar informes de salidas Docentes Informe de salida de
de observación observación
21 Reportar a estudiantes con DAP, Jefes de área, Reportes al DOBE
dificultades académicas y Docentes
disciplinarias
22 Atender a padres de familia DAP, Jefes de área, Acta de atención a
docentes, DOBE padres
23 Cumplir con las normas de DG, DAP, RD, Jefes de área, Manual de Calidad
preservación de los estudiantes DOBE, Docentes, Asistentes
administrativos, Médica,
Personal de seguridad
24 Cumplir con las normas de DG, DAP, RD, Jefes de área, Manual de Calidad
propiedad del cliente DOBE, Docentes, Asistentes
administrativos, Médica,
Personal de seguridad
25 Detectar, evaluar y realizar y/o DOBE Carpeta de
promover el seguimiento de seguimiento del DOBE
estudiantes con dificultades
26 Informar a DG, DAP, Jefes de DOBE Informe del DOBE
REVISIÓN 18 MPP
18 PARTE 1 7-may-12
Área y docentes sobre
estudiantes con dificultades
27 Elaborar evaluaciones, Docentes Evaluaciones,
trabajos, proyectos, etc. proyectos
28 Sacar copias de las Asistente administrativo Evaluaciones escritas
evaluaciones y trabajos
29 Revisar notas presentadas por DAP, Jefes de área Registro de
docentes calificaciones
30 Asentar notas en el sistema Docentes Registro de notas
intranet
31 Revisar el asentamiento de Encargado de intranet Registro de notas
notas intranet
32 Asistir a reuniones de área Docentes, Jefes de área Acta de reuniones de
área
33 Elaborar de actas de reuniones Secretario del área Acta de reuniones de
de área área
34 Asistir a juntas trimestrales DAP, Jefes de área, Acta de juntas
docentes y DOBE
35 Elaborar actas de juntas Dirigentes Acta de juntas
36 Imprimir las libretas de Encargado de intranet Libreta de
calificaciones calificaciones
37 Entregar libretas mensuales y DG, DAP, Dirigentes Libreta de
trimestrales calificaciones y
presentación de DAP
38 Realizar actividades de Docentes Trabajos de
recuperación académica recuperación
promedial académica
39 Proveer datos para la Docentes Sistema de evaluación
liberación del producto
2.2.4. Proceso de Bachillerato
PEI, POA, PCI, syllabus, programa de adaptación,
evaluaciones de destrezas, fichas departamento médico,
plan semanal de clases, requisición de materiales,
monitoreo de clases, programa de talleres Dobe,
reportes al Dobe, informes del Dobe, acta de atención a
padres, MGC, informes Dobe, evaluaciones, registro de
calificaciones, actas de reuniones, proyectos, salidas de
observación, informe de salidas de observación,
certificado de promoción, certificado de aptitud, acta de
grado, título de bachiller, libreta de calificación mensual y
trimestral, sistema de evaluación
Estudiante matriculado,
representantes,
Bachiller en Ciencias
requisitos legales,
BACHILLERATO (General)
reglamentarios y del
cliente
DG, DAP, Coordinadora adjunta
DAP, Jefes de área, DOBE, % de estudiantes
Docentes, Docentes AP, exonerados, % de
estudiantes que terminan el
Docentes especializados por áreas, año sin recuperación, %
Dirigentes, Responsable de estudiantes graduados en
intranet, Personal seguridad, primera fecha, % de
recursos económicos, estudiantes con promedio
académico superior a 15 y
infraestructura, recursos disciplinario superior a 16,
didácticos % de estudiantes retirados
REVISIÓN 18 MPP
19 PARTE 1 7-may-12
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCESO
Nombre del Proceso GESTIÓN EDUCATIVA
Nombre del Subproceso BACHILLERATO
Responsable del Proceso DIRECTORA ACADÉMICA-PEDAGÓGICA
No. Descripción de actividades A cargo de Documento/Registro
1 Elaborar PEI Consejo Técnico PEI
2 Ejecutar PEI Consejo Técnico, docentes PEI
3 Elaborar POA Consejo Técnico POA
4 Ejecutar POA Consejo Técnico, docentes POA
5 Elaborar PCI Consejo Técnico, docentes PCI
6 Revisar PCI DAP y Jefes de área PCI
7 Ejecutar PCI Docentes PCI
8 Programar y ejecutar la DOBE Programa del DOBE
adaptación de estudiantes de adaptación a
nuevos nuevos
9 Evaluar las destrezas de DOBE Evaluaciones de
aprendizaje destrezas
10 Realizar un chequeo médico Médica Fichas del
general a los estudiantes al inicio Departamento
del año escolar Médico
11 Elaborar el plan semanal de Docentes Plan semanal de
clases clases
12 Solicitar materiales, de acuerdo Jefes de área y docentes Requisición de
a plan de clases materiales
13 Ejecutar las clases de acuerdo al Docentes Plan semanal de
plan clases
14 Elaborar el Syllabi de materias Docentes AP Syllabi AP
AP
15 Ejecutar las clases de materias Docentes AP Plan semanal de
AP clases
16 Realizar talleres con estudiantes DOBE Información talleres
17 Programar y ejecutar la DOBE, Coordinadora Programa de
orientación vocacional a 2do y administrativa, Asistentes orientación
3ro bachillerato administrativas vocacional del DOBE
18 Programar y ejecutar la DOBE, Docentes Programa de
participación estudiantil 2do y participación
3ro de bachillerato estudiantil del DOBE
19 Monitorear clases Jefes de área y Coordinadora Monitoreo de clases
Adjunta DAP
20 Ejecutar proyectos de aula y Docentes Proyectos y salidas de
salidas de observación observación
21 Presentar informes de salidas de Docentes Informes de salida de
observación observación
22 Ejecutar proyectos ejecutivos y Docentes Proyectos ejecutivos y
operativos operativos
23 Informar de seguimiento a Jefes de área Informe de docentes
docentes
24 Informar de seguimiento a Jefes de área Informe de
estudiantes estudiantes
25 Reportar a estudiantes con DAP, Jefes de área, Docentes Reportes al DOBE
dificultades académicas y
disciplinarias
26 Cumplir con las normas de DG, DAP, RD, Jefes de área, Manual de Calidad
preservación de los estudiantes DOBE, Docentes, Asistentes
administrativos, Médica,
REVISIÓN 18 MPP
20 PARTE 1 7-may-12
Personal de seguridad
27 Cumplir con las normas de DG, DAP, RD, Jefes de área, Manual de Calidad
propiedad del cliente DOBE, Docentes, Asistentes
administrativos, Médica,
Personal de seguridad
28 Atender a padres de familia Jefes de área, docentes, Acta de atención a
DOBE padres
29 Detectar, evaluar y realizar y/o DOBE Reportes al DOBE
promover el seguimiento de
estudiantes con dificultades
30 Informe DG sobre estudiantes DOBE Carpetas de
con dificultades seguimiento del DOBE
31 Elaborar evaluaciones, trabajos, Docentes Evaluaciones escritas
etc.
32 Sacar copias de las Asistente administrativo Evaluaciones escritas
evaluaciones y trabajos
33 Revisar notas presentadas por DAP Registro de
los docentes calificaciones
34 Asentar las notas en el sistema Docentes Registro de notas
intranet
35 Revisar el asentamiento de notas Encargado de intranet Registro de notas
intranet
36 Asistir a reuniones de área Docentes, Jefes de área Acta de reuniones de
área
37 Elaborar actas de reuniones de Secretario del área Acta de reuniones de
área área
38 Asistir a juntas trimestrales DAP, Jefes de área, docentes Acta de juntas
y DOBE
39 Elaborar actas de juntas Dirigentes Acta de juntas
40 Imprimir las libretas de Encargado de intranet Libreta de
calificaciones calificaciones
41 Entregar libretas mensuales y DG, DAP, dirigentes Libreta de
trimestrales calificaciones y
presentación de DAP
42 Realizar actividades de Docentes Trabajos de
recuperación académica recuperación
2.2.5. Diseño y Desarrollo de Programas Internacionales
REVISIÓN 18 MPP
21 PARTE 1 7-may-12
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCESO
Nombre del Proceso GESTIÓN EDUCATIVA
Nombre del Subproceso DISEÑO Y DESARROLLO DE PROGRAMAS
INTERNACIONALES (AP)
Responsable del Proceso COORDINADORA AP
No Descripción de actividades A cargo de Documento/Registro
1 Lograr la aprobación por parte del Director General Comunicaciones
College Board para ser centro de externas, sitio web
exámenes AP College Board
2 Determinar los elementos de entrada Director General Requisitos del cliente,
relacionados con el programa objetivos de calidad,
internacional AP oportunidades de
mejora
3 Determinar las cuatro etapas de Coordinadora AP Manuales e
diseño y desarrollo del programa AP: información del
concepción, adecuación, programa AP
implementación y administración.
4 Determinar las responsabilidades y Director General Descripción del
autoridad del programa AP proceso
5 Aplicación de instrumento de Coordinadora AP, DOBE Evaluaciones de
evaluación diagnóstica y de diagnóstico AP
ubicación a los alumnos de 10mo de
básica y 1ro de bachillerato
6 Entregar los resultados consolidados Coordinadora AP, DOBE Resultado evaluación
de las evaluaciones diagnósticas a la diagnóstica AP
Dirección General
7 Elaboración de listas de alumnos que Dirección General, DOBE Listas de alumnos
cumplen los requisitos académicos
para aplicar al programa AP
8 Socializar el programa AP con Director General y Información del
alumnos de 10mo de básica, 1ro y Coordinadora AP programa
2do de bachillerato
9 Promover los programas con los Director General, DAP Información
estudiantes y padres de familia de 3ro programa
de bachillerato
10 Entregar información de los cursos AP Coordinadora AP Información del
a todos los alumnos de 3ro de programa
bachillerato
11 Receptar las inscripciones de los Coordinadora Listas alumnos
cursos AP administrativa inscritos
12 Revisar, verificar y validar la etapa de Coordinadora AP Listado de inscritos
concepción del programa AP,
identificar cualquier problema y
proponer las acciones necesarias
13 Adaptar el plan institucional a los Coordinadora AP, Jefe Syllabi AP, guías de
requerimientos del Programa AP de Área de Lengua y estudio cursos AP
Literatura, Jefe de Área
de Ciencias Exactas
14 Enviar para revisión a College Board el Coordinadora AP Syllabi AP,
Syllabi del Programa AP comunicaciones con
College Board
15 Mantener una segunda reunión de Coordinadora AP Resultados de
seguimiento con los estudiantes AP reunión
REVISIÓN 18 MPP
22 PARTE 1 7-may-12
16 Realizar los cambios solicitados por Coordinadora AP, Syllabi AP,
College Board Docentes AP comunicaciones con
College Board
17 Hacer el seguimiento de la Coordinadora AP Comunicaciones con
aprobación del Syllabi del programa College Board
AP con College Board
18 Revisar, verificar y validar la etapa de Coordinadora AP Plan institucional,
adecuación del programa AP, comunicaciones
identificar cualquier problema y externas
proponer las acciones necesarias
19 Implementar los cursos AP DAP, Coordinadora AP PEI, planes de clases
20 Realizar una evaluación de Coordinadora AP, Resultado de las
diagnóstico y seguimiento de los docentes AP evaluaciones de
estudiantes inscritos en los cursos AP diagnóstico
21 Pedir los exámenes AP al College Coordinadora AP Pedido exámenes en
Board línea
22 Revisar, verificar y validar la etapa de Coordinadora AP Planes de clases AP
implementación del programa AP,
identificar cualquier problema y
proponer las acciones necesarias
23 Realizar sesión de pre administración Coordinadora AP Hoja de datos
con los alumnos inscritos en personales e
programas AP institucionales de
exámenes AP
24 Tomar los exámenes AP Coordinadora AP Exámenes AP
25 Enviar los exámenes tomados al Coordinadora Documentación de
College Board Administrativa envío
26 Recibir los resultados de los exámenes Director General Resultados exámenes
AP por parte del College Board AP
27 Comunicar los resultados de los Director General Resultados exámenes
exámenes AP a los estudiantes AP, AP
Coordinadora AP y docentes AP
28 Revisar, verificar y validar la etapa de Coordinadora AP Resultados exámenes
administración de exámenes del AP
programa AP, identificar cualquier
problema y proponer las acciones
necesarias
29 Cuando sea necesario realizar los Coordinadora AP Syllabi AP
cambios correspondientes y seguir
todo el proceso para su aprobación
30 Implementar y comunicar los cambios Director General, DAP, Syllabi AP
realizados en el Syllabi AP Coordinadora AP
REVISIÓN 18 MPP
23 PARTE 1 7-may-12
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCESO
Nombre del Proceso GESTIÓN EDUCATIVA
DISEÑO Y DESARROLLO DE PROGRAMAS
Nombre del Subproceso
INTERNACIONALES (IC3)
Responsable del Proceso DIRECTOR CLC
No. Descripción de actividades A cargo de Documento/Registro
Lograr la aprobación por parte del Comunicaciones
1 College Board para ser centro de Director General externas, sitio web
exámenes IC3 IBEC
Requisitos del cliente,
Determinar los elementos de entrada
2 objetivos de calidad,
relacionados con el programa Director General
oportunidades de
internacional IC3
mejora
Determinar las cuatro etapas de
Manuales e
diseño y desarrollo del programa IC3:
3 Director CLC información del
concepción, adecuación,
programa AP
implementación y administración.
Determinar las responsabilidades y Descripción del
4 Director General
autoridad del programa IC3 proceso
Promover el programa con los Información
5 Director General, DAP
estudiantes y padres de familia programa
Receptar las inscripciones del curso Coordinadora Listas alumnos
6
IC3 administrativa inscritos
Revisar, verificar y validar la etapa de
concepción del programa IC3,
7 Director CLC Listado de inscritos
identificar cualquier problema y
proponer las acciones necesarias
Malla curricular IC3,
Adaptar el plan institucional a los
8 Director CLC material didáctico
requerimientos del Programa IC3
programa IC3
Malla curricular IC3,
Enviar para revisión a IBEC la malla
9 Director CLC comunicaciones con
curricular del programa IC3
IBEC
Malla curricular IC3,
Realizar los cambios solicitados por
10 Director CLC comunicaciones con
IBEC
IBEC
Hacer el seguimiento de la
Comunicaciones con
11 aprobación de la malla curricular de Director CLC
IBEC
IC3
Revisar, verificar y validar la etapa de
Plan institucional,
adecuación del programa IC3,
12 Director CLC comunicaciones
identificar cualquier problema y
externas
proponer las acciones necesarias
13 Implementar el programa IC3 DAP, Director CLC PEI, planes de clases
Pedir los vouchers de los exámenes
14 Director CLC Pedido exámenes
IC3 a IBEC
REVISIÓN 18 MPP
24 PARTE 1 7-may-12
Revisar, verificar y validar la etapa de
implementación del programa IC3,
15 Director CLC Planes de clases IC3
identificar cualquier problema y
proponer las acciones necesarias
16 Tomar los exámenes IC3 en línea Director CLC Exámenes IC3
Recibir los resultados de los exámenes Resultados exámenes
17 Director General
IC3 IC3
Recibir los diplomas de los estudiantes Diplomas de
18 Director General
que aprobaron el curso IC3 acreditación IC3
Comunicar los resultados y entregar Resultados exámenes
19 Director General
los diplomas IC3 IC3
Revisar, verificar y validar la etapa de
administración de exámenes del
Resultados exámenes
20 programa IC3, identificar cualquier Director CLC
IC3
problema y proponer las acciones
necesarias
Cuando sea necesario realizar los
21 cambios correspondientes y seguir Director CLC Malla Curricular IC3
todo el proceso para su aprobación
Implementar y comunicar los cambios Director General, DAP,
22 Malla Curricular IC3
realizados en la malla curricular IC3 Director CLC
3. PROCESOS DE APOYO
3.1. Proceso de Gestión de Recursos
REVISIÓN 18 MPP
25 PARTE 1 7-may-12
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCESO
Nombre del Proceso GESTIÓN DE RECURSOS
Nombre del Subproceso -
Responsable del Proceso DIRECTOR GENERAL
No. Descripción de actividades A cargo de Documento/Registro
1 Identificar los recursos necesarios Director General, RD Manual de Calidad
para el mantenimiento del SGC
2 Mantener y contratar el talento Director General Proceso de talento
humano necesario humano
3 Identificar la infraestructura Director General Manual de Calidad
necesaria
4 Proveer de la infraestructura Director General, Requisiciones de
necesaria Coordinadora compra
administrativa
5 Proveer los recursos para mantener Director General, Plan de emergencia
un plan de emergencia institucional Coordinadora
administrativa
6 Proveer de un ambiente de trabajo Director General, Programa de
adecuado para el mejor Coordinadora mantenimiento
desempeño del personal administrativa
7 Proveer los recursos necesarios para Director General, Procedimiento de
realizar las compras de la institución Coordinadora compras
administrativa
8 Entregar cartillas de pago de Director General, Cartillas de pensiones
pensiones a las familias del Colegio Asistente administrativa
9 Entregar facturas una vez realizado Asistente administrativa Facturas de
el pago de las pensiones pensiones
10 Hacer seguimiento a las familias que Director General, Informe de estado de
no cancelan pensiones Asistente administrativa pagos de pensiones
3.1.1 Proceso de Talento Humano
REVISIÓN 18 MPP
26 PARTE 1 7-may-12
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCESO
Nombre del Proceso GESTIÓN DE RECURSOS
Nombre del Subproceso TALENTO HUMANO
Responsable del Proceso DIRECTOR GENERAL
No. Descripción de actividades A cargo de Documento/Registro
1 Definir los perfiles de cada una de DAP, RD Perfiles
las posiciones de la organización
2 Definir los parámetros de selección Director General Perfil requerido
de personal
3 Evaluar los programas de DAP Evaluación de
capacitación capacitación
4 Enfatizar el conocimiento del SGC RD Programa de
capacitación
5 Realizar las evaluaciones de Director General, Jefes Evaluaciones de
desempeño una vez al año de área, Coordinadora desempeño
administrativa
6 Tabular las evaluaciones del Asistentes Informe del resultado
personal administrativos de las evaluaciones
7 Analizar el resultado de las Director General, RD Informe del resultado
evaluaciones de desempeño y de evaluaciones de
tomar medidas desempeño del
personal
8 Analizar y comunicar el resultado de Director General, RD, Evaluaciones de
las evaluaciones de los alumnos a los docentes alumnos a profesores
docentes y cartas a docentes
9 Aprobar formulario de evaluación Director General, DAP, Evaluación de
de desempeño RD desempeño
10 Detectar las necesidades de Director General, DAP, Programa de
capacitación del personal , diseñar Jefes de área, RD capacitación
y ejecutar el programa
11 Mantener los archivos del personal Asistente administrativa Carpetas del
actualizados personal
12 Evaluar el clima laboral de la Director General, RD Encuesta clima
organización, mediante la laboral
aplicación de la encuesta y otros
13 Analizar y difundir el resultado de la Director General, RD Informe de encuesta
encuesta de clima laboral clima laboral
14 Tomar acciones luego del análisis Director General Evaluación de clima
del resultado de clima laboral laboral
15 Realizar y registrar la inducción del Director General, DAP, Programa de
personal nuevo a la organización Jefes de área inducción
REVISIÓN 18 MPP
27 PARTE 1 7-may-12
3.2. Proceso de Otros Servicios
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCESO
Nombre del Proceso OTROS SERVICIOS
Nombre del Subproceso -
Responsable del Proceso COORDINADORA ADMINISTRATIVA
No. Descripción de actividades A cargo de Documento/Registro
1 Coordinar el mantenimiento de la Coordinadora Plan de
infraestructura administrativa mantenimiento
2 Realizar el mantenimiento del Personal de Plan de
campus mantenimiento mantenimiento
3 Realizar el mantenimiento de los Personal especializado Plan de
equipos mantenimiento
4 Coordinar reparaciones varias Coordinadora Solicitud de trabajos
emergentes administrativa de mantenimiento
5 Realizar las reparaciones Personal de Requisición de
emergentes mantenimiento y compras
externos
6 Contratar los servicios de cafetería, Director General, Procedimiento de
de acuerdo al procedimiento de Coordinadora compras
compras administrativa
7 Asegurarse que el servicio de Coordinadora Encuesta de
cafetería cumple con los requisitos administrativa satisfacción
del cliente
REVISIÓN 18 MPP
28 PARTE 1 7-may-12
8 Contratar los servicios de Coordinadora Procedimiento de
transporte, de acuerdo al administrativa compras
procedimiento de compras
9 Ofrecer el servicio de actividades Director General, DAP, Listas de asistencia a
extracurriculares, de acuerdo al Jefe de área cultura extracurriculares
procedimiento de compras física, Asistente
administrativa
10 Proveer atención médica a los Médica Fichas del
estudiantes y personal, cuando sea Departamento
necesario Médico
11 Proveer de seguridad a las Personal de seguridad Cuaderno de registro
instalaciones, estudiantes y de novedades de
personal seguridad
12 Promover proyectos internos de Área de Ciencias Objetivos de calidad
reciclaje Naturales, personal de
mantenimiento
3.3. Proceso de Auditoría
Procedimiento de auditoría,
plan y lista de verificación
Norma ISO 9001:2008, Programa de auditoría
auditorías anteriores, cumplido, informe de
programa de auditorías AUDITORÍA auditoría
Auditores internos calificados,
Administrador de Auditoría
# de no
Interna conformidades, %
de recurrencia de
no conformidades
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCESO
Nombre del Proceso AUDITORÍA
Nombre del Subproceso -
Responsable del Proceso ADMINISTRADOR DE AUDITORÍA INTERNA
No. Descripción de actividades A cargo de Documento/Registro
1 Calificar a auditores Director General, RD, Carpetas de personal
Administrador de
Auditoría Interna
REVISIÓN 18 MPP
29 PARTE 1 7-may-12
2 Coordinar capacitación para Representante de la Programa de
auditores internos Dirección capacitación
3 Realizar el plan de auditoría Administrador de Plan de auditoría
Auditoría Interna
4 Definir los criterios de No conformidad Administrador de Procedimiento de
Auditoría Interna auditoría
5 Definir el tipo de auditoría a realizarse Administrador de Plan de auditoría
Auditoría Interna
6 Realizar la reunión de enlace al inicio, Administrador de Plan de auditoría
en medio y al final de la auditoría Auditoría Interna,
auditores internos
7 Informar a los auditores el Administrador de Plan de auditoría
procedimiento de auditorías internas Auditoría Interna
8 Seguir el procedimiento de auditorías Administrador de Procedimiento de
internas Auditoría Interna, auditoría
auditores internos
9 Solicitar acciones al SGC Administrador de Informe de Auditoría
Auditoría Interna,
auditores internos,
auditados
10 Entregar el Informe Final de la auditoría Administrador de Informe de Auditoría
y los Reportes de No Conformidad Auditoría Interna
REVISIÓN 18 MPP
30 PARTE 2 7-may-12
PARTE 2
PROCEDIMIENTOS
2.1. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTACIÓN (4.2.3)
MANUALES
Para la creación de manuales, se debe seguir el siguiente
procedimiento:
a. La Representante de la Dirección es la responsable de la
elaboración y creación de los Manuales, para lo cual busca la
colaboración del G1, quienes son responsables de los procesos
involucrados.
b. La función encargada de aprobar los Manuales es la Dirección
General.
c. Una vez revisado y aprobado el Manual, se lo integra al Sistema
de Gestión de la Calidad, poniéndolo en la red del sistema de
información, en la sección archivos públicos.
d. La versión colocada en la red es la versión vigente a la que tiene
acceso todo el personal, para su lectura. El documento se
encuentra bloqueado por seguridad.
e. Únicamente la Representante de la Dirección tiene acceso a los
manuales para hacer cambios, los mismos que se los controla de
acuerdo al procedimiento establecido para documentos
controlados en el presente Capítulo.
f. Los cambios que se realicen en los Manuales, se los evidenciará
porque aparecerán escritos en letra itálica para que sean
notorios y serán comunicados por e-mail a todo el personal para
que tomen nota de los mismos. Cada vez que se realicen
cambios, se actualizará la fecha que aparece en el
encabezamiento de cada hoja.
g. Cualquier persona de la Institución puede sugerir a la
Representante de la Dirección, cualquier cambio en los
Manuales, que constituyan mejoras al mismo o rectificaciones.
REVISIÓN 18 MPP
31 PARTE 2 7-may-12
La Representante de la Dirección evaluará la sugerencia y si es
procedente, realizará el cambio en el manual.
h. La única copia en papel y cuya emisión es controlada, y por lo
tanto constituye un documento controlado es la que mantiene
la Representante de la Dirección, que es idéntico al que está
colocado en la red del sistema de información.
DOCUMENTOS CONTROLADOS
Los documentos controlados son aquellos que constan en la Lista
Maestra de Documentos y Registros.
El propósito del control de documentos es asegurar que el
documento preciso del sistema de calidad está disponible en el
momento correcto y en el lugar apropiado.
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
La lista Maestra de Documentos y Registros es un listado en orden
alfabético de todos los documentos y registros que son parte del
Sistema de Gestión de Calidad de William Shakespeare School.
El procedimiento para su control es el siguiente:
a. La Represente de la Dirección es la persona encargada de
elaborar y revisar la Lista Maestra de Documentos y Registros y
de mantenerla actualizada.
b. La función encargada de aprobar la Lista Maestra de
Documentos y Registros es la Dirección General.
c. Una vez revisada y aprobada la Lista Maestra de Documentos y
Registros, se la integra al Sistema de Gestión de la Calidad,
poniéndolo en la red del sistema de información, en la sección
archivos públicos.
d. La versión colocada en la red es la versión vigente a la que
tiene acceso todo el personal, para su lectura. El documento se
encuentra bloqueado por seguridad.
e. Únicamente la Representante de la Dirección tiene acceso a la
Lista Maestra de Documentos y Registros para hacer cambios y
actualizarla. Los cambios se los controla de acuerdo al
procedimiento establecido para documentos controlados.
REVISIÓN 18 MPP
32 PARTE 2 7-may-12
f. Los cambios que se realicen en los Manuales o formatos, se los
evidenciará porque estarán escritos en letra itálica para que
sean notorios y serán comunicados por e-mail a todo el personal
para que tomen nota de los mismos. Cada vez que se realicen
cambios, se actualizará la fecha que aparece en el
documento.
g. Cualquier persona de la Institución puede sugerir a la
Representante de la Dirección, cualquier aumento o
disminución de algún documento. La Representante de la
Dirección evaluará la sugerencia y si es procedente, realizará el
cambio en la Lista.
h. En la Lista Maestra de Documentos y Registros, que tiene un
formato establecido, deben constar los siguientes datos:
Nombre del documento, indicación si es un documento o un
registro, si es un medio manual o electrónico, especificación de
su origen interno o externo, si tiene un formato o no, dónde está
disponible, quién lo emite, quién lo aprueba, la distribución
(quien lo tiene) y tiempo de retención.
i. Según la Norma ISO 9001:2008, un Documento es: “Información
y su medio de soporte”. Los documentos pueden estar
establecidos en cualquier forma o tipo de medio.
j. Según la misma norma, un Registro es: “Un documento que
establece los resultados obtenidos o que suministra evidencia
de actividades realizadas”, Por lo tanto un registro constituye
evidencia documental de que la actividad ha sido realizada
y/o cuales fueron los resultados obtenidos. Mientras un formato
esté en blanco, constituye un documento de naturaleza
instructiva. Tan pronto como se registre información en él, se
convierte en registro.
FORMATOS
El propósito de los formatos es regular la manera como se toman
los registros. Suministran un formato uniforme y guían al usuario en
la forma de preparar el documento e instruyen sobre la información
y los datos que son necesarios registrar.
Para la creación de formatos se debe seguir el siguiente
procedimiento:
a. La Representante de la Dirección es la encargada de la
elaboración y revisión de los Formatos que el sistema requiere.
REVISIÓN 18 MPP
33 PARTE 2 7-may-12
b. La función encargada de aprobar la Lista Maestra de
Documentos y Registros es la Dirección General.
c. Una vez revisado y aprobado el Formato, se lo integra al
Sistema de Gestión de la Calidad, poniéndolo en la red del
sistema de información, en la sección archivos públicos, en la
carpeta Formatos.
d. La versión colocada en la red es la versión vigente a la que
tiene acceso todo el personal, para su lectura e impresión. El
formato que se encuentra en la red está bloqueado por
seguridad.
e. Únicamente la Representante de la Dirección tiene acceso a
los formatos para hacer cambios, que se los controla de
acuerdo al procedimiento establecido para documentos
controlados en el presente Capítulo.
f. Cualquier persona de la Institución puede sugerir a la
Representante de la Dirección, cualquier cambio en los
Formatos. La Representante de la Dirección evaluará la
sugerencia y si es procedente, realizará el cambio.
2.2. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS (4.2.4)
Para mantener el control de documentos y registros del sistema de
gestión de calidad, se seguirá el siguiente procedimiento:
a. Los documentos y registros que aparezcan en la Lista Maestra de
Documentos y Registros, deberán ser aprobados previo a su emisión.
Esta información está registrada en dicha lista y la evidencia de
aprobación es la firma y fecha en el documento, si es un medio
manual, es decir si es impreso. Si es un medio electrónico, en el
documento colocado en la red del sistema de información o en los
computadores de quienes deben tenerlo, debe aparecer el nombre
de la persona que aprueba y la fecha. Otra manera de evidenciar la
aprobación es que una de las personas de distribución, mantenga
una copia impresa donde aparece la firma de aprobación.
b. Una vez revisado y aprobado el documento o registro, se lo integra al
Sistema de Gestión de la Calidad, poniéndolo en la red del sistema
de información, en la sección archivos públicos, en los computadores
de quienes deben tenerlo o imprimiéndolo, según sea el caso, de
REVISIÓN 18 MPP
34 PARTE 2 7-may-12
acuerdo a lo dispuesto y que se encuentra descrito en la Lista
Maestra de Documentos y Registros.
c. En el caso de los documentos o registros que se encuentran en la red,
en Archivos Públicos, vía e-mail se indicará al personal, sobre el
cambio ocurrido en el documento o registro, para que tomen debida
cuenta. En el mismo mail se darán las instrucciones de qué hacer con
el documento obsoleto.
d. En caso de que sea necesario mantener un documento obsoleto, la
persona a cargo del mismo, deberá asegurarse de identificarlo
adecuadamente en una carpeta especial de Documentos y Registros
Obsoletos, ya sea en medio electrónico o manual, para evitar el uso
mal intencionado del mismo.
e. Todos los documentos y registros que utiliza el Sistema de Calidad,
deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables,
para lo cual deberán mantenerlos en carpetas adecuadas, en caso
de que sean impresos o en los computadores personales y a su
alcance cuando se los requiera.
f. Se considerará “copia no controlada” a las versiones impresas de
documentos o registros electrónicos o documentos en poder de
personas distintas a las que aparecen en la columna “Distribución” de
la Lista Maestra de Documentos y Registros. Si se utilizan estas
versiones, deberán tener la indicación de que son una “copia no
controlada”.
g. Los documentos y registros de origen externo, que la organización
determina que son necesarios para el Sistema de Calidad, deben
igualmente ser identificados en la Lista Maestra de Documentos y
Registros y seguir el mismo procedimiento de control que los
documentos internos.
h. El control de la distribución de los documentos y registros del Sistema
de Calidad, se lo hace a través de la Lista Maestra de Documentos y
Registros.
2.3. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS (7.4)
MATERIALES, EQUIPOS, SUMINISTROS Y SERVICIOS
a. Las compras se canalizan a través de la Coordinación
Administrativa.
REVISIÓN 18 MPP
35 PARTE 2 7-may-12
b. Los jefes de área deben presentar a la Coordinación
Administrativa sus requerimientos de compras en el documento
Requisición de Compras, una vez por semana (hasta el día
viernes) en el caso de materiales para trabajar en el aula, los
mismos que serán entregados el día miércoles de la siguiente
semana. En el caso de otros requerimientos, los presentarán
cuando lo necesiten.
c. Si el monto de la compra es inferior a $200, la Coordinadora
Administrativa aprueba la compra. Si el monto de la compra es
superior a $200, la Coordinadora Administrativa solicita la
aprobación de la Dirección General.
d. La Coordinación Administrativa, o quien ella designe, cuando lo
considere necesario, obtiene al menos dos cotizaciones de las
compras que se van a realizar, ya sea por llamada telefónica,
internet, fax, u otro medio.
e. Se verifica la existencia física de los materiales solicitados. En
caso de que se disponga de los materiales, los mismos son
entregados, caso contrario, se procede a realizar la compra. La
Coordinadora Administrativa, o quien ella designe, firma la
factura a crédito o solicita el pago con cheque.
f. En el caso de materiales para el mantenimiento de las
instalaciones, que no superen los $50, no es necesario presentar el
documento Requisición de Compras. En este caso, la compra se
realizará a través de caja chica y en cualquier proveedor
cercano.
g. Cuando recibe la mercadería, la Coordinadora Administrativa, o
la persona que ella designe, verifica que la misma cumpla con los
requisitos de compra especificados y lo registra en el documento
Requisición de Compras.
h. La re-evaluación de los proveedores se realizará al momento de
renovar el contrato o al realizar una nueva compra. En el caso
de papelería, materiales para el aula, materiales para limpieza y
mantenimiento y combustibles la re-evaluación se efectuará
una vez al año, al finalizar el año lectivo, ya que las compras
que se realizan son muy frecuentes.
i. El criterio de selección de proveedores es el que ofrezca
mejores condiciones ya sea por relación precio-calidad,
disponibilidad del producto, condiciones de pago, plazos de
REVISIÓN 18 MPP
36 PARTE 2 7-may-12
entrega o localización. La decisión final de selección de
proveedores la toma la Dirección General.
j. En el caso de la selección de proveedores de otros servicios
como actividades extracurriculares, catecismo, etc. el criterio
de selección se lo hace entre los candidatos que reúnan las
condiciones del perfil establecido por la institución, en el
documento Perfil. Esta selección la realiza el Director General.
La evaluación y reevaluación se realiza igual que al personal de
la Institución, con la Evaluación de Desempeño.
k. Los criterios para la evaluación y re-evaluación de proveedores
son los siguientes:
Criterio Pond. Item a evaluar Puntaje
Tiene un precio bajo 30
Precio 30% Tiene un precio intermedio 15
Tiene un precio alto 0
Entre 80% y 100% conforme a requisitos
50
de compra
Entre 30% y 80% conforme a requisitos
Calidad 50% 30
de compra
Menos del 30% conforme a requisitos
0
de compra
Entrega en el plazo fijado 20
Entrega 20%
No entrega en el plazo fijado 0
TOTAL 100%
Para continuar siendo proveedor, se requiere una calificación
mayor a 70 puntos.
La Coordinadora Administrativa registra el resultado de esta
evaluación y re-evaluación en el documento Evaluación de
Proveedores.
Se deberá tener una lista de proveedores autorizados
actualizada, con los que se contratan las diferentes
adquisiciones de la Institución.
TRANSPORTES
a. La contratación de transporte se realiza a través de la
Coordinación Administrativa.
b. La Coordinación Administrativa, al inicio de cada año escolar,
llama a los interesados en prestar los servicios de transporte
escolar para que llenen una ficha con sus datos personales.
REVISIÓN 18 MPP
37 PARTE 2 7-may-12
c. La Coordinadora Administrativa o la persona que ella designe,
realiza una evaluación de las unidades de transporte y de los
documentos requeridos para que presten sus servicios en WSS,
que registra en el formulario Evaluación de Unidades de
Transporte y Documentación.
d. El criterio de selección de transportistas es el que ofrezca
mejores condiciones. La decisión final de selección de
transportistas la toma la Dirección General.
e. Se procede a firmar el contrato civil, entre el transportista y el
Representante Legal de William Shakespeare School.
f. Los criterios para la evaluación y re-evaluación de transportes
son los siguientes:
Criterio Pond. Item a evaluar Puntaje
Profesional 10
Licencia conductor 10% Sportman 5
No tiene licencia 0
Tiene matrícula actualizada 5
Matrícula 5% No tiene matrícula
0
actualizada
Tiene revisión municipal
20
actualizada
Revisión municipal 20%
No tiene revisión municipal
0
actualizada
Tiene permiso EMPSAT
20
actualizado
Permiso EMPSAT 20%
No tiene permiso EMPSAT
0
actualizado
Últimos 5 años 20
Año fabricación vehículo 20% De 5 a 10 años 10
Más de 10 años 0
En perfecto estado 10
Estado de llantas 10%
En mal estado 0
Tiene cinturones de
15
seguridad
Cinturones de seguridad 15%
No tiene cinturones de
0
seguridad
TOTAL 100%
Para continuar siendo transportista, se requiere una
calificación mayor a 70 puntos.
La Coordinadora Administrativa registra el resultado de esta
evaluación y re-evaluación en el documento Evaluación de
Unidades de Transporte y Documentación.
REVISIÓN 18 MPP
38 PARTE 2 7-may-12
La re-evaluación de los transportistas se hará una vez al año,
antes de finalizar el año escolar.
2.4. AUDITORÍAS INTERNAS (8.2.2)
CALIFICACIÓN DE AUDITORES
1. Para la calificación de los Auditores Internos se deben cumplir con
los siguientes requisitos:
Ser mínimo bachiller.
Haber efectuado y aprobado el curso de Auditores Internos.
2. Los responsables para la calificación de Auditores Internos son la
Administración de Auditorías internas, la Dirección General y la
Representante de la Dirección.
3. Cuando se requiera formar más Auditores Internos, los responsables
deberán analizar las carpetas de personal para tomar su decisión.
4. Cuando se requiera, organizar una capacitación para
actualización de conocimientos de los auditores internos.
ADMINISTRACIÓN DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS
El Administrador de Auditorías Internas debe planificar, mínimo una vez al
año la realización de auditorías internas. Para ello debe completar el
Programa de Auditoría, donde deben constar las fechas y nombres de
auditores y el tipo de auditoría a realizarse. Este Programa debe
entregarse a los auditores internos con mínimo una semana de
anticipación al inicio de la auditoría.
El Administrador de Auditorías Internas, una vez recibidos los informes de
cada auditor, procede a realizar un Informe Final de los hallazgos
encontrados durante las auditorías internas y lo entrega a la
Representante de la Dirección, junto con los Reportes de No
Conformidades
PLANIFICACIÓN DE LAS AUDITORÍAS
En el Programa de Auditoría que entrega el Administrador de Auditorías
Internas, debe constar lo siguiente:
1. Alcance de la auditoría a realizarse (es de procesos, de
cumplimiento, de conformidad, de todo el sistema)
REVISIÓN 18 MPP
39 PARTE 2 7-may-12
2. Objetivo de la auditoría.
3. Actividades que se van a realizar en la Auditoría.
4. Fechas, horas, auditores, temas.
REUNIÓN DE APERTURA
En la reunión de apertura, que se lleva a cabo entre el equipo auditor y
todos los auditados y los responsables del proceso, se debe informar el
programa de auditoría y explicar la definición de una No Conformidad,
Observación, Oportunidad de Mejora y el alcance de la auditoría a
realizarse.
No Conformidad (NC) es: Incumplimiento a un requisito completo de la
norma o criterio de auditoría.
Observación (Obs) es: Incumplimiento parcial de algún requisito de la
Norma o criterio de auditoría.
Oportunidad de Mejora (OM) es: Área de oportunidad que puede
coadyuvar a la mejora continua de la organización o del proceso.
REUNIÓN DE CIERRE
En la reunión de cierre, que se lleva a cabo entre el equipo auditor y
todos los auditados, se informa de los hallazgos encontrados en la
auditoría y se fijan plazos para cerrar los mismos.
EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
Los Auditores internos deben seguir las siguientes etapas al realizar una
auditoría interna:
1. Recolección de información
Antes de recolectar toda la información requerida para la auditoría, el
Auditor Interno debe definir información sobre la razón de la auditoría,
el alcance de la auditoría, (describe los límites de la misma en
términos de partes de la organización que deben ser cubiertas), los
criterios de la auditoría (que pueden ser encontrados en una norma,
documentos u otros).
2. Planificación y preparación
El Auditor Interno debe asegurarse de:
Preparar su Plan y Lista de Verificación, según el procedimiento
que se detalla en este capítulo.
Cubrir en su totalidad el proceso, cláusula o procedimiento que
se le solicitó auditar.
REVISIÓN 18 MPP
40 PARTE 2 7-may-12
Utilizar como criterio de auditoría los requisitos establecidos,
(leyes, procedimientos, norma, etc.)
3. Auditoría
El Auditor Interno debe:
Informar al(los) auditado(s) sobre las fechas y horas adecuadas
para ambas partes para realizar la auditoría. Le indicará
además qué parte(s) de la norma será auditada. Le explicará
cómo serán reportados los hallazgos y su tratamiento.
Durante la auditoría, el Auditor Interno debe informar al
auditado(s) las No Conformidades detectadas, observaciones
u oportunidades de mejora.
Reportar las No Conformidades al Sistema, a través del Reporte
de No Conformidades, donde se establece el plan de acción.
Enviar el Informe de Auditoría al Administrador de Auditorías
Internas, junto con el Reporte de No Conformidades.
Dar seguimiento al tratamiento de las No Conformidades, hasta
su solución, observando las acciones de corrección, correctivas
o preventivas que se tomen.
PLAN Y LISTA DE VERIFICACIÓN
Es una de las herramientas más útiles para el auditor. El propósito es
recordarle sobre la información que debe ser obtenida y los hechos que
deben ser verificados. No es para ser utilizada como una lista de
preguntas para formular a la persona auditada y marcarlas al ser
respondidas. Las preguntas de las listas de verificación son únicamente
una guía.
En la lista de verificación hay que poner los debes de los requisitos y
utilizar el formato respectivo.
INFORME DE AUDITORÍA
Cada Auditor Interno, una vez terminada la auditoría, después de la
reunión de cierre, debe preparar el informe de auditoría, en el formato
respectivo y enviarlo al Administrador de Auditorías Internas junto con los
Reportes de No Conformidades. El informe debe contener la siguiente
información:
1. Proceso auditado
2. Responsable del proceso auditado
3. Nombre del Auditor
4. Fecha de la auditoría
5. Hallazgos encontrados
REVISIÓN 18 MPP
41 PARTE 2 7-may-12
6. Conclusiones y recomendaciones
7. Plazos para cerrar las No Conformidades
TRATAMIENTO DE UNA NO CONFORMIDAD
El procedimiento para el tratamiento de una No Conformidad es el
siguiente:
1. El Auditor declara la No Conformidad y lo reporta en el formato
Reporte de No Conformidades. Las No Conformidades siempre tienen
la palabra NO o FALTA, ya sea porque:
No se documentó
No se aplicó
No está disponible
La aplicación no es adecuada
2. El responsable de la No Conformidad investiga la causa raíz y
establece el plan de acción y lo ejecuta. El responsable de la No
Conformidad es quien tiene que hacer las recomendaciones, no el
Auditor Interno. Este plan de acción puede incluir:
a. Acciones de corrección, que no ameritan un análisis de causa,
ni un plan de acción para el tratamiento de la desviación, por
ejemplo, errores de redacción, ortográficos o en formatos.
b. Acciones correctivas, son para eliminar las causas de las No
Conformidades, para que no vuelvan a ocurrir.
c. Acciones preventivas, son para prevenir la ocurrencia de No
Conformidades. Generalmente nacen de la comunicación con
el cliente.
La organización trata las Observaciones y las Oportunidades de
Mejora surgidas de las auditorías, como acciones preventivas.
3. El responsable del proceso auditado debe asegurarse que se cumplan
las acciones planificadas.
4. El Auditor verifica la eficacia de la acción tomada, para que no
vuelva a producirse. Si vuelve a repetirse, se investiga nuevamente y
se abre una nueva No Conformidad.
5. El Auditor cierra la No Conformidad.
REVISIÓN 18 MPP
42 PARTE 2 7-may-12
2.5. CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME (8.3)
Para el control del producto no conforme que se pueda generar, William
Shakespeare School ha establecido una serie de documentos que se
encuentran determinados en la agenda escolar y que también se
encuentran en el sitio web de la Institución y en la red interna.
SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL RENDIMIENTO ESCOLAR Y ESTÍMULOS
Este reglamento se encuentra en el sitio web de la Institución y en la
red, en la sección Archivos Públicos.
REGLAMENTO DE CONDUCTA
1. Se aplica a todo el alumnado sin excepción alguna.
2. Los objetivos establecidos dentro de este reglamento, son:
a. Crear y mantener las condiciones apropiadas, para el óptimo
desarrollo de las actividades educativas
b. Fomentar un trabajo responsable
c. Estimular la autodisciplina
d. Respetar las opiniones y creencias ajenas
e. Respetar el honor de las personas
f. Facilitar la convivencia, la cooperación y la comunicación
en todas las manifestaciones sociales
3. Los parámetros que establece el presente reglamento y que están
contemplados en la Filosofía Institucional, son estipular las clases
de faltas, las sanciones y, en algunos casos, la autoridad
responsable de decidir acerca de las mismas.
4. Este reglamento se encuentra en el sitio web de la Institución y en
la red, en la sección Archivos Públicos.
DECLARACIÓN DEL PRODUCTO NO CONFORME
1. Se considera producto no conforme, al incumplimiento o
contravención, por parte del / la estudiante, de todo lo estipulado
en los documentos Legales y Reglamentarios
2. Será responsabilidad de la Dirección General declarar un
producto no conforme, solicitando al padre o representante, el
retiro de su representado /a del Establecimiento Educativo; o de la
liberación del mismo.
REVISIÓN 18 MPP
43 PARTE 2 7-may-12
2.6. PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS (8.5.2)
Para poder dar cumplimiento al tratamiento de las Acciones Correctivas,
se debe entender que una no conformidad es el incumplimiento de un
requisito, ya sea de la Norma, del cliente, reglamentario de la Lista de
Requisitos Legales, Reglamentarios y del Cliente y suceden cuando los
siguientes tres elementos se dan al mismo tiempo:
1. Hay un hecho principal.
2. Hay una evidencia objetiva, que es una verdad que se puede
demostrar a través de la percepción (sentidos), documentación o
ensayo.
3. Qué requisito no se ha cumplido.
Entonces se realiza el siguiente procedimiento:
a. Identificar la No Conformidad y reportarla al Sistema a través del envío
de su información en el formulario Reporte de No Conformidades a la
Representante de la Dirección. Las No Conformidades se pueden
identificar en el transcurso de una auditoría o en cualquier otro
momento.
b. Todo el personal puede reportar una No Conformidad, asegurándose
que cumpla con los requisitos antes señalados.
c. La persona que reporta la No Conformidad, debe llenar el formato
Reporte de No Conformidades, en la parte que le corresponde.
d. La Representante de la Dirección recibe el documento y determina si
es en realidad una No Conformidad.
e. Una vez aceptada la No Conformidad, la Representante de la
Dirección identifica al responsable del proceso donde se detectó la
No Conformidad y le solicita que realice un análisis de causa y su plan
de acción para eliminar su ocurrencia. Se registra esta información en
la parte del formato Reporte de No Conformidades que corresponda
y además las registra en el formato Control de Acciones Correctivas.
f. La Representante de la Dirección hace un seguimiento, registra y
revisa los resultados de las acciones correctivas tomadas hasta
REVISIÓN 18 MPP
44 PARTE 2 7-may-12
eliminar los efectos negativos de la No Conformidad en el Sistema de
Gestión de la Calidad. Cuando esto sucede, procede a cerrar la No
Conformidad, firma junto con la persona que la reportó y con la
persona nominada para cumplir con las acciones correctivas y evalúa
la eficacia de las acciones correctivas tomadas. El registro de esta
información se la hace en la parte correspondiente del formato
Reporte de No Conformidades.
g. Todas las personas que formamos parte del Sistema de Gestión de
Calidad de William Shakespeare School, somos responsables y
estamos facultados para reportar No Conformidades en caso de
detectarlas, a fin de contribuir a la Mejora Continua del Sistema.
2.7. PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES PREVENTIVAS (8.5.3)
Para poder dar cumplimiento al tratamiento de las Acciones Preventivas,
realizamos el siguiente procedimiento:
a. Identificar la No Conformidad potencial y reportarla al Sistema a
través del envío de su información en el formulario Reporte de No
Conformidades a la Representante de la Dirección. Las No
Conformidades potenciales se pueden identificar en el transcurso de
una auditoría o en cualquier otro momento.
b. Todo el personal puede reportar una No Conformidad potencial.
c. La persona que reporta la No Conformidad potencial, debe llenar el
formato Reporte de No Conformidades, en la parte que le
corresponde.
d. Las Observaciones u Oportunidades de Mejora surgidas en las
auditorías internas, serán tratadas como Acciones Preventivas.
e. La Representante de la Dirección recibe el documento y determina si
es en realidad una No Conformidad potencial.
f. Una vez aceptada la No Conformidad Potencial, la Representante de
la Dirección identifica al responsable del proceso donde se detectó la
No Conformidad Potencial y le solicita que realice un análisis de causa
y su plan de acción para que no se convierta en una No
Conformidad. Se registra esta información en la parte del formato
Reporte de No Conformidades que corresponda y además las registra
en el formato Control de Acciones Correctivas.
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45 PARTE 2 7-may-12
g. La Representante de la Dirección hace un seguimiento, registra y
revisa los resultados de las acciones preventivas tomadas, analizando
los efectos negativos de la No Conformidad potencial en el Sistema
de Gestión de la Calidad. Cuando esto sucede, procede a cerrar la
No Conformidad potencial, firma junto con la persona que la reportó y
con la persona nominada para cumplir con las acciones preventivas y
evalúa la eficacia de las acciones preventivas tomadas. El registro
de esta información se la hace en la parte correspondiente del
formato Reporte de No Conformidades.
Todas las personas que formamos parte del Sistema de Gestión de
Calidad de William Shakespeare School, somos responsables y
estamos facultados para reportar No Conformidades potenciales en
caso de detectarlas, a fin de contribuir a la Mejora Continua del
Sistema.
REVISIÓN 18 MPP
