ادارة الاجتماعات تنمية بشريه

Document Sample
ادارة الاجتماعات تنمية بشريه Powered By Docstoc
					‫إدارة االجتماعات‬
                            ‫الحمد هلل والصالة والسالم على رسول هللا ... وبعد‬
‫يسرني في الدقائق القادمة‬              ‫ً‬
                         ‫السالم عليكم ورحمة هللا وبركاته.. ومرحبا بكم جميعاً‬
‫ان اقدم لكم خالصة من تجارب المختصين في ادارة االجتماعات ،‬
‫وارجو ان ال يكون همكم الخروج من الدورة بالمعلومات المجردة بل‬
  ‫وفي ردود‬ ‫بالمهارة المطبقة وستجدون اثر ذلك في انتاجكم الحقاً‬
                           ‫افعال الناس لتصرفاتكم الجديدة .....‬
‫اختبار أولي‬                   ‫هل يقوم األعضاء بالتعبير عن آرائهم بحرية ؟‬    ‫1.‬

                    ‫هل يتم فحص اآلراء بشكل كاف قبل رفضها أو قبولها ؟‬        ‫2.‬

                                      ‫هل يستغل وقت االجتماع بشكل جيد ؟‬      ‫3.‬

                    ‫هل يتم حل االختالفات في وجهات النظر بصورة بناءة ؟‬       ‫4.‬

               ‫هل يصغي األعضاء لبعضهم البعض ويبنون آرائهم على آراء‬          ‫5.‬
                                                                 ‫اآلخرين‬
                                         ‫هل يسود جو الثقة في االجتماعات‬     ‫6.‬

              ‫هل يشارك كل عضو بالحديث في كافة الموضوعان المطروحة‬            ‫7.‬
                                                                  ‫للنقاش‬
                ‫هل يغادرون االجتماع ولديهم تصور واضح عن الكيفية التي‬        ‫8.‬
              ‫سيتصرفون بها حيال القرارات التي تم اتخاذها في االجتماع ؟‬
                ‫هل المناقشات ذات الطابع السري تظل سرية بعد االجتماع ؟‬       ‫9.‬

                           ‫هل توافق على الطريقة التي تدار بها االجتماعات‬   ‫01.‬
         ‫ما رأيك في األقوال التالية ؟‬
        ‫إذا أردت أن تقتل موضوعا ً فشكل له لجنة .‬    ‫•‬
   ‫اللجنة هي مجموعة من الناس الذين ال يستطيعون‬      ‫•‬
                            ‫عمل أي شيء فرادى .‬
   ‫واللذين يقررون عندما يجتمعون أنه ليس هناك ما‬     ‫•‬
                                       ‫يمكن عمله‬
‫ال يدور في االجتماعات إال : التناقض ، حب السيطرة‬    ‫•‬
              ‫، عدم االكتراث ، العداوة ، المراوغة‬
                    ‫مقدمه‬
‫‪ ‬تعد االجتماعات إحدى أهم الوسائل التي يتم من خاللها‬
 ‫إدارة العمل غير الفردي ، سواء كان هذا العمل مؤقتا ً‬
                       ‫ً‬
                                          ‫أو مستمرا‬
 ‫‪ ‬دلت بعض الدراسات الحديثة على أن ما بين 04% -‬
 ‫07% من وقت العمل يذهب ويقضى في االجتماعات‬
     ‫‪ ‬مع أن المنتج والمجدي فقط من هذه االجتماعات هو‬
                                ‫ما نسبته 52% منها‬
     ‫االجتماعات هي :‬


       ‫•وسيط فعال لتجميع‬
‫المواهب والقدرات وإعطاء‬
   ‫نتائج أكبر من المجهود‬
           ‫الفردي للجميع‬
  ‫أنواع االجتماعات‬
               ‫اجتماعات تبادل المعلومات‬    ‫1.‬
                 ‫اجتماعات اتخاذ القرارات‬   ‫2.‬
              ‫اجتماعات البحث والدراسات‬     ‫3.‬
                  ‫اجتماعات علمية تعليمية‬   ‫4.‬
                         ‫اجتماعات طارئة‬    ‫5.‬
                 ‫اجتماعات روتينية دورية‬    ‫6.‬
‫اجتماعات مظهرية شكلية احتفالية إعالمية‬     ‫7.‬
            ‫فوائد االجتماعات‬
   ‫إن وجود االجتماعات في أي مؤسسة يساعد على تبادل‬       ‫•‬
                                 ‫الخبرات بين العاملين‬
‫من خالل االجتماعات يتم تقديم أحدث وأصح المعلومات من‬     ‫•‬
                                        ‫أوثق المصادر‬
      ‫تعطي الفرصة للجميع للمشاركة في اتخاذ القرارات‬     ‫•‬
                    ‫تكرس روح الفريق الواحد في العمل‬     ‫•‬
      ‫متى تكون االجتماعات ضرورة؟‬
                                            ‫عند الحاجة لالبداع‬   ‫•‬
           ‫عندما يريد القائد أن يستطاع اآلراء ويجمع المعلومات‬    ‫•‬
  ‫عندما تكون المعلومات المطلوبة التخاذ القرار متوفرة لدى كافة‬    ‫•‬
                                                      ‫األعضاء‬
         ‫عندما تكون المشكلة معقدة وتتطلب معرفة واسعة لحلها‬       ‫•‬
‫عندما يريد المدير أن يشرك مرؤوسية في صنع القرار أو يشعرهم‬        ‫•‬
   ‫بأنهم جزء مهم في العملية اإلدارية أو يبني جسور الثقة معهم‬
           ‫عندما يتطلب األمر اتخاذ مواقف تنطوي على مخاطرة‬        ‫•‬
      ‫عندما يريد اعضاء المجموعة زيادة فهمهم لبعضهم البعض‬         ‫•‬
            ‫عندما تكون المجموعة كلها مسئولة عن اتخاذ القرار‬      ‫•‬
‫لكي يكون االجتماع منتجا ً ومثمراً‬
  ‫ويستفاد منه الفائدة القصوى ال بد‬
  ‫من جودة االعداد له سلفا ً وحسن‬
   ‫االدارة أثناءه ودقة المتابعة بعده‬
                  ‫ما قبل االجتماع‬
                  ‫استبعد االجتماع عندما ال يكون له حاجة‬    ‫•‬
‫يجب تحديد هدف االجتماع بدقة ووضوح وابالغ المشاركين‬         ‫•‬
                                                    ‫بذلك‬
                              ‫حد من سيحضر االجتماع‬         ‫•‬
   ‫ال بد من تحديد تاريخ وزمان ومكان ومدة االجتماع وأن‬      ‫•‬
                     ‫يكون ذلك مناسبا ً ألغلبية المشاركين‬
   ‫أعمل قائمة بالمواضيع التي ستتم مناقشتها بشكل تسلسلي‬     ‫•‬
                                       ‫(جدول األعمال )‬
                   ‫ما قبل االجتماع‬
                    ‫حدد الوقت الذي يتم تكريسه لكل موضوع‬            ‫•‬
‫حدد الدراسات والمهام والمواضيع المطلوبة من كل عضو‬                  ‫•‬
                              ‫أن يقوم أن يقوم بها قبل االجتماع‬
     ‫أبلغ المشاركين بكل ما سبق قبل االجتماع بوقت كاف‬               ‫•‬
 ‫ال تنسى أن تعد لالجتماع ما يحتاج إليه من أوراق وأقالم‬             ‫•‬
    ‫وغذاء وماء وأجهزة عرض وملفات ووسائل نقل ....‬
       ‫ينبغي لكل مشارك أن يعد نفسه بدنيا ً ونفسيا ً وفكريا ً‬       ‫•‬
                                           ‫ومعلوماتيا ً لالجتماع‬
                       ‫أثناء االجتماع‬
        ‫التزام الجميع بالحضور في الزمان والمكان المحددين سلفا ً‬    ‫•‬
                                  ‫الحضور لالجتماع بنشاط وحيوية‬     ‫•‬
             ‫السالم على الجميع عند الحضور وتحيتهم بتحية االسالم‬    ‫•‬
‫افتتاح االجتماع بحمد هللا والصالة والسالم على رسوله ثم تالوة شيء‬   ‫•‬
                                               ‫من القرآن إن أمكن‬
  ‫التعريف بالحضور إن لم يسبق بينهم تعارف وبيات مهمة كل واحد‬        ‫•‬
                                                     ‫في االجتماع‬
                                   ‫تذكير الحاضرين بجدول األعمال‬    ‫•‬
                   ‫تحديد نهاية االجتماع حتى يكون الجميع على بينه‬   ‫•‬
                       ‫أثناء االجتماع‬
                                       ‫ارصد الرسائل غير اللفظية‬     ‫•‬
‫اتاحة الفرصة للجميع في الحوار والنقاش بالعدل والسوية وعدم ترك‬       ‫•‬
                                  ‫المجال ألي فرد أن يحتكر الحوار‬
  ‫عدم الخروج من أي فقرة من فقرات االجتماع قبل اتخاذقرار محدد‬        ‫•‬
                                    ‫وواضح وتسجيل ذلك أوالً بأول‬
‫لفت نظر أي عضو يخرج في حديثه عن موضوع االجتماع أو يعود‬              ‫•‬
                 ‫للحديث فيه بعد اتخاذ قرار فيه أو يسيء إلى غيره‬
‫في نهاية االجتماع تعلن القرارات والنتائج التي تم التوصل إليها وما‬   ‫•‬
                    ‫يخص كل عضو منها وما هي الخطوات التالية‬
                           ‫أحكم السيطرة على الصراعات والعدوات‬       ‫•‬
               ‫انهاء االجتماع في وقته المحدد ولخص ما تم إنجازه‬      ‫•‬
   ‫كيف تجعل األعضاء يستعدون لالجتماع ؟‬
‫أرسل إليهم جدول األعمال مع مرفقاته قبل الموعد بوقت كاف‬     ‫•‬
                                    ‫لخص الوثائق المطولة‬    ‫•‬
‫اترك مساحة واسعة بين العناوين الرئيسية واترك مسافات بين‬    ‫•‬
                                                  ‫األسطر‬
 ‫نوع النماذج التي تستخدمها ونوع لون الورق وشكل الطباعة‬     ‫•‬
          ‫اجعل مراسلتك مع األعضاء تتخذ السمة الشخصية‬       ‫•‬
                ‫أبرز المواضيع األساسية التي يجب قراءتها‬    ‫•‬
   ‫كيف تجعل األعضاء يستعدون لالجتماع ؟‬
    ‫اسمح ببعض الوقت في بداية االجتماع لمراجعة الوثائق‬       ‫•‬
‫وضح لألعضاء أن بعض األوراق التي قدمت تعاني من نقص‬           ‫•‬
                                             ‫في المعلومات‬
               ‫قم بسرعة بتلخيص الوثائق المهمة لألعضاء‬       ‫•‬
   ‫أعتبر تعليقات األعضاء الذي يبدو أنهم لم يقرؤوا الوثائق‬   ‫•‬
                                     ‫( نقطة خارج النظام )‬
   ‫تحسين نسبة الحضور‬

          ‫اجعل االجتماعات التي تديرها أكثر فعالية وكفاءة‬     ‫‪‬‬

                      ‫أبدأ االجتماع وأنهه في الوقت المحدد‬    ‫‪‬‬

   ‫أعقد االجتماع في المكان والزمان األكثر مناسبة لألعضاء‬     ‫‪‬‬

‫ال تهمل جاذبية الحجرة وإضاءتها وتكييفها والشراب والطعام‬      ‫‪‬‬
                                                    ‫الالزم‬
               ‫ادخر أهم ما تريد االعالن عنه إلى االجتماع‬     ‫‪‬‬

                 ‫اذكر أسماء الغائبين في محاضر الجلسات‬        ‫‪‬‬

                            ‫قم باستبدال الذين يتكرر غيابهم‬   ‫‪‬‬
‫كيف تجعل األعضاء يحضرون في الوقت المحدد ؟‬

                    ‫برمج االجتماعات لتبدأ في أوقات ملفته لالنتباه‬    ‫‪‬‬

                               ‫ابدأ في الوقت المحدد وال تنتظر أحدا‬   ‫‪‬‬

                                    ‫أغلق الباب عندما يبدأ االجتماع‬   ‫‪‬‬

                                   ‫ضع أهم النقاط في رأس الجدول‬       ‫‪‬‬

        ‫ضع المواضيع ذات األهمية الخاصة بالمتأخرين في البداية‬         ‫‪‬‬

                    ‫اطلب مساعدة الملتزمين للضغط على اآلخرين‬          ‫‪‬‬

       ‫تحدث عن المتأخرين عن أهميتهم في تطور ونجاح المجموع‬            ‫‪‬‬

                                         ‫أعرف منهم أسباب التأخير‬     ‫‪‬‬
 ‫كيف تبث الروح في مناقشات المجموعة ؟‬
                              ‫اعقد االجتماعات في الصباح‬       ‫‪‬‬
       ‫قدم غداء خفيفا ً إذا استمر االجتماع إلى ما بعد الظهر‬
                                                    ‫ً‬         ‫‪‬‬
    ‫كن قائداً مرنا ً يسهل سير المناقشات وليس قائداً مستبداً‬   ‫‪‬‬
‫رتب المقاعد ليسهل االتصال البصري بين األعضاء واجعل‬            ‫‪‬‬
                                         ‫عددها مناسبا ً لهم‬
         ‫وجه أسئلة لألعضاء الجامدين لتشركهم في النقاش‬         ‫‪‬‬
                  ‫ردد أسماء األعضاء الخاملين خالل النقاش‬      ‫‪‬‬
       ‫أعط األعضاء مزيداً من المسؤوليات ودعهم يعقدون‬          ‫‪‬‬
                   ‫اجتماعات بديلة ويرأسون اللجان الفرعية‬
        ‫موقعك يحكمك‬
                         ‫• أثبتت الدراسات أن‬
                          ‫الموقع المقابل أهم‬
    ‫ب‬    ‫أ‬              ‫لالتصال من الموقع‬
                                    ‫المجاور‬
‫ج‬             ‫و‬        ‫• ففي الموقع (أ) تكون‬
                        ‫أكثر اتصاالً ب (و)‬
                      ‫و(هـ) وأقل اتصاالً ب‬
    ‫د‬    ‫هـ‬                  ‫(ب).... وهكذا‬
‫دراسة علمية‬

    ‫3‬         ‫2‬     ‫1‬
  ‫02%‬         ‫71%‬   ‫36%‬           ‫المحادثة‬
  ‫01%‬         ‫7%‬    ‫28%‬            ‫التعاون‬
  ‫15%‬         ‫63%‬   ‫31%‬   ‫األعنال المشتركة‬
  ‫36%‬         ‫52%‬   ‫21%‬            ‫التنافس‬
                       ‫بعد االجتماع‬
  ‫أنه االجتماع بسرد ملخص عن األعمال التي اتفق على تنفيذها‬       ‫•‬
                        ‫وزود كل عضو بما يخصه من قرارات‬
    ‫بلغ األشخاص أو الجهات التي لم تحضر االجتماع بما يجب‬         ‫•‬
                                       ‫عليها تنفيذه من قرارات‬
‫اجعل الشعار السائد( ابدأ بالعمل المطلوب بعد االجتماع مباشرة)‬    ‫•‬
             ‫التنسى حسن توديع المشاركين بعد نهاية االجتماع‬      ‫•‬
                   ‫سجل الوعود التي تقدم في محاضر االجتماع‬       ‫•‬
 ‫أرسل مذكرات بخط اليد بعد أيام من االجتماع للتذكير باألعمال‬     ‫•‬
                                                    ‫المطلوبة‬
                   ‫بعد االجتماع‬
 ‫• إذا تأخرت النتائج أتصل باألعضاء لترى إن كانوا يحتاجون‬
                                                 ‫لمساعدتك‬
  ‫• ضمن جدول أعمال الجلسة القادمة تقريراً عن الوضع الذي‬
‫وصلت إليه كافة األعمال التي أتفق عليها في االجتماع السابق‬
    ‫إذا لم تكن رئيسا ً كيف تزيد من أهميتك ؟‬
         ‫ميز أفكارك عن اآلخرين‬       ‫•‬   ‫كن مجوداً في الوقت المحدد‬    ‫•‬
                       ‫كن متفائالً‬   ‫•‬     ‫اجلس قبالة قائد المجموعة‬   ‫•‬
‫استثر روح التحدي والقوى الكامنة‬      ‫•‬          ‫كن مستعداً لالجتماع‬   ‫•‬
    ‫قم بنقد اآلراء وليس األشخاص‬      ‫•‬    ‫شارك في أحداث االجتماع‬      ‫•‬
           ‫إياك والنقاشات الفردية‬    ‫•‬              ‫ال تحتكر النقاش‬   ‫•‬
‫تسلم قيادةالمجموعة عند الضرورة‬       ‫•‬              ‫أحسن االصغاء‬      ‫•‬
  ‫انجز األعمال المطلوبة منك بدقة‬     ‫•‬      ‫تكلم بحيث يفهمك الجميع‬    ‫•‬
                            ‫وعناية‬             ‫التزم بجدول األعمال‬    ‫•‬
        ‫أسباب فشل االجتماعات‬
                                 ‫عدم وضوح الهدف‬       ‫•‬
                       ‫عدم التخطيط الكافي لالجتماع‬    ‫•‬
                              ‫سوء التبليغ للمشاركين‬   ‫•‬
    ‫اختيار وقت غير مناسب لالجتماع أو غير كاف له‬       ‫•‬
‫عدم حضور المشاركين في الزمان أو المكان المحددين‬       ‫•‬
                   ‫عدم أهلية المشاركين في االجتماع‬    ‫•‬
           ‫االشتغال أثناء االجتماع بغير جدول أعماله‬   ‫•‬
              ‫أسباب فشل االجتماعات‬
   ‫• عدم التوصل لقرارات محددة في موضوعات االجتماع أو‬
                      ‫عدم وضوح القرارات لدى المشاركين‬
      ‫• الغلظة والقسوة أو التسيب واإلهمال في إدارة االجتماع‬
‫• فقدان التنفيذ الناجح والكفء للقرارات الصادرة عن االجتماع‬

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:40
posted:10/2/2012
language:Arabic
pages:27
Description: دورات تنمية بشريه