Docstoc

Chart of Accounts Analyst Meeting Controller Office

Document Sample
Chart of Accounts Analyst Meeting Controller Office Powered By Docstoc
					Chart of Accounts
 Analyst Meeting
       #4



           December 14, 2011
                          1
                     Agenda
Plan for January 2012
   Schedule 1:1 meetings with each analyst group
   Complete draft of COA Account straw model 


Account Update

Review Flex Field

Guidelines for Analysts
   DeptID
   DPA
   Fund
   Flex Field
                                                   2
           Analyst Delegate Meeting 4
                         ANALYST DELEGATE SCHEDULE                                            KEY
                     1        2        3        4       5        6       7        8
                                                                                         Present Concept
   Chartfield       Nov 1   Nov 17   Nov 28   Dec 14   Jan 6   Jan 19   Feb 2   Feb 13
                                                                                         Get Feedback
  Business Unit                                                                          Straw Model

 Budget Period                                                                           Ready for Control Points

 Program Code

    Account

     DeptID

      Fund

     Project

    Flex Field

    Mapping

Systems & Change 
     Mgmt.




                                                                                                                3
           Account Update

Templates Received:
  Budget Office
  SOM
  SOD
  SON (no proposed changes)
  EVCP
  Student Academic Affairs
  FAS


Missing Feedback
  SOP
  Graduate Division


                              4
                        Chart of Accounts
         Chartfields and their purpose

 Bus Unit       Account          Fund               Dept ID        Project      Bud Per         Program      Flex Field
     2            55016         31000                97215         107067A           03            44         xx1234



                                                                                                Broad activity 
                                  Use of                        Sponsored,                        categories; 
   Which 
                                  funds:                         capital, or 
organization?                                                                                   44 = sponsored 
                                restricted                     other project      
                                                                                                   research




                    Type                            What dept?                   Budget                      Track other 
                expense: lab                        What unit                 period for the                     data 
                instruments                         within that                sponsored                      important 
                                                      dept?                      project                     to the dept




                                                                                                                            5
                  Flex Field
Flex Field is a chartfield for use by the Departments.

Provides the ability to track activities important to a 
department beyond the standard fields.
   Conferences
   Department IT Projects


Similar to the Program Code field used today but not 
multi‐use.
   Not used for cost‐sharing 
   Not used UCOP transaction codes




                                                           6
     Guidelines for Analysts
Guidelines ‐ Classify function of DepCode
   Set up meeting with Control Point’s Business Officer (BO) and 
   Financial Administrator (FA) to discuss current and future structure.
       What is their feedback on the way they manage cost centers in 
       order to create a Dept ID hierarchy (top down)?
   Review DepCode Structure with BO and FA.
       Does the current DepCode structure reflect how the organization 
       manages their business?
           Ability to track costs
           Assign accountability
           Effectively generate reports
      Does the current DepCode Level 3 Department represent the 
      Control Point’s direct reports?




                                                                           7
DepCode Example
           DepCode Level 2 = Control Point




              DepCode Level 3 should be 
              the Control Point’s direct 
              reports that function as a 
              cost center.




                                             8
     Guidelines for Analysts
Guidelines ‐ Classify function of DPA
   Have each Control Point’s direct report (BO and/or FA) review the 
   DPAs under their DepCode hierarchy.
      Which DPAs are departmental projects or activities? 
           Sponsored research and Gifts and Grants become Projects
           PI Discretionary accounts become Projects
           Departmental activities become Flex Fields
      Which DPAs were set up specifically to be coupled with a 
      sponsored fund?
      Which DPAs represent a PI? 
      Which DPAs are used to track mission? (uses new Program field)
      Which DPAs are DeptIDs in the new COA structure?
      Which DPAs are no longer used?
      Other functions of DPAs?
The DPA listing is available in the DeptID template
                                                                        9
                           DPA examples
                                                                                  Function is now 
                                                                                  defined by the 
                                                                                  Program chartfield
          DPA    Description                           Function

          401940 S/D DEPT OF OROFACIAL SCIENCES        I‐Instruction

          441940 S/D‐OROFACIAL SCIENCES                R‐Research

          441944 S/D OROFACIAL SCIENCES                R‐Research

DeptID?
          640124 ELEVATOR MAINTENANCE                  OMP‐Maintenance & Operation of Plant

          640127 GROUNDS MAINTENANCE                   OMP‐Maintenance & Operation of Plant

          640128 JANITORIAL SERVICE                    OMP‐Maintenance & Operation of Plant

          640130 REFUSE DISPOSAL EXPENSE               OMP‐Maintenance & Operation of Plant


                                                       DeptID and/or Account?
          760103 CLS RES HALL HSEHD HOUSEKEEPING SVC AE‐Auxiliary Enterprises
                   Flex Field?
          760104 CLS RES HALL HSEHD LINEN SERVICE      AE‐Auxiliary Enterprises

          760507 CLS ALDEA HSEHD SERVICE UTILITIES     AE‐Auxiliary Enterprises



                                                                                                       10
     Guidelines for Analysts
Guidelines ‐ Classify function of Fund
   Have each Control Point’s direct report (BO and/or FA) review the 
   Funds under their DepCode hierarchy.
      Which Funds are used like a department?
      Which Funds are used more like an activity or project?
      Which Funds are sponsored awards? (to become project)
      Which Funds include “account” information or function more as 
      an “account” (NCA).
At the December 2nd meeting the Control Points agreed 
that in the past a department’s use of Fund for an 
immaterial amount was not a good practice.  
The goal of the fund chartfield in the new COA is to 
represent external restrictions or regulations.  Therefore, 
departmental internal designations should consider use of  
other chartfields.
                                                                        11
                 Possible Scenario
Today’s Chart of Accounts:              Scenario for New Chart of Accounts:
   Balances Reside in Fund               Balances reside in the Department, and 
                                        could be allocated to Flex Field or Project

 Current Funds                                   DeptID          Flex Field or Project


    Pro Fee                                     Radiology                Pro Fee
  Conference
                                                                       Conference
   Start‐up                       Current       Pediatrics
                     Funds         Fund                                  Start‐up
 Agreements        managed in 
                   conjunction                                        Agreements
    Clinical        with DPA                    Neurology
                                                                          Clinical
  Consulting
                                                 OB/GYN
                                                                       Consulting
   Recharge
                                                Recharge


                                                                                         12
                  Current Funds for Analysis
    Below is a breakdown Current Funds, by type, requiring further analysis:

                                          Sales & Service                                     1,419 

Current funds, requires analysis
                                           Other Sources                                  1,355 
                 Current;                                              194 
                  3,389
                                    Reserves For Renewal…

                                   Student Tuition & Fees              184 

                                                Reserves               159 

                                    State Appropriations         45 

                                                   199xx         23 

                                               Balancing         10 

                                                             ‐                 500    1,000       1,500


                                                                                                          13
           Current Funds: Sales & Service – Other
Below is a breakdown of “Sales and Services – Other” Funds, by category:
                                       Recharge                       153
                                           SFGH                  87
                                      Radiology                71
                                     Neurology                54
                                  Dean's Office             36
                                Stop Code Fund              33
                                         Clinical         23
                                       Pediatric          22
                                       Veteran's          18
                                  Discretionary          13
                           Health Policy Studies         12
                                            LPPI         11
                         Conference/Symposium            11
                                    Accounting          9
                                       Research         8
                                     Consulting         8
                                           Clinic       7
                                     Comp Plan          6
Other;                                    Health        5
1,030 
                                  Miscellaneous                                          443
                                                    0          100     200   300   400     500
                                                                                               14
         Current Funds: Other Sources ‐ Other
Below is a breakdown of “Other Sources – Other” Funds, by category:
                                          Recharge                                 334
                                              SFGH                72
                                       Fundraising               63
                                        Consulting               59
                                         Radiology             38
                             Clinical Trial Balance           30
                                       Agreement             18
                                        Neurology           16
                                             Clinical       16
                                Human Resources             15
                                          Veteran's         14
                                          Research          14
                                                LPPI        14
                          Conference/Symposium              14
                                       Accounting           14
                                     Dean's Office          13
                            Health Policy Studies           12
         Other;                             Reserve         11
         1,318                                 Clinic       10
                                    Miscellaneous                                                541
                                                        0       100    200   300     400   500    600
                                                                                                       15
                  DepCode Information
      Use Weblinks to Find the Financial Administrator 
           and/or Business Officer of a DepCode.
Inquiries




            From the main screen (Reports & Tools) look under “Inquiries” and choose
                               “Department Code Information” or 
                                    “Department Tree” links.


                                                                                       16
  DepCode Information
Via the “Department Code Information” link


                  1. Enter DepCode number or
                  part of the department’s name
                  (use “%” as a wildcard in name search)




                  2. Click Start
                                          3. Click Dept Role




                                                               17
  DepCode Information
Via the “Department Code Information” link




                                             18
DepCode Information
 Via the “Department Tree” link


                 1. Enter DepCode number (or
                 scroll/search for the department)



                 2. Click the hyperlink




                                                     19
DepCode Information
 Via the “Department Tree” link




                                  20
             Q&A
Questions?




                   21
Questions and feedback regarding this presentation, contact:
                chartofaccounts@ucsf.edu

       COA Website:  http://controller.ucsf.edu/coa/
                                                           22

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:4
posted:9/29/2012
language:English
pages:22