Docstoc

Using PKZIP to zip and encrypt OUTLOOK email attachments

Document Sample
Using PKZIP to zip and encrypt OUTLOOK email attachments Powered By Docstoc
					     Using PKZIP to zip and encrypt OUTLOOK email attachments 


Outlook now supports ‘zipping’ of attachments from inside the application.  Once you 
attach a file and select Send, the PKZIP plug­in will ask you what you would like to do 
with the attached file. 

Basics: 

When sending an email with an attachment, the following dialog box will pop up when 
the Send button in clicked. 




A checkmark in the ZIP checkbox will allow PKZIP to “zip” the attached file(s), which 
will shrink the size of the file(s). When the Include UNZIP Instructions checkbox is 
checked, it will include instructions in the message on how to unzip the attachment(s). 

If you do not want PKZIP to zip the file(s), uncheck the ZIP checkbox. 

Once you have selected the settings that you want, click the Continue button to perform 
the requested operations and send the message.
Using Encryption: 

You can encrypt the attachment(s) by placing a checkmark in the Encrypt with password 
using AES (256­bit) checkbox. Placing a checkmark in the Encrypt with password using 
AES (256­bit) checkbox and clicking the Continue button will show the following dialog 
box. 




The password must be at least 8 characters. The sender must supply the recipient with the 
password in order for the recipient to decrypt the attachment(s). 

WARNING: As noted above, if you encrypt the attachment(s), you must supply the 
password to the recipient to allow him or her to decrypt the attachment(s). DO NOT 
include the password in the email!! It would not be very secure to encrypt the 
attachment(s) and include the decryption password in the message.  Most attachments do 
not need to be encrypted. 

Enter the password into the Password and Confirm Password textboxes, and then click 
OK to zip and encrypt the attachment(s) and send the message. 

NOTE: Clicking the Skip button on this dialog box will zip the attachment(s) and send 
the message, but it will not encrypt the attachment(s).
More Help: 

You can click on the Help button in the lower right hand corner of both dialog boxes 
shown below as a first step in answering any questions that you may have. 




When the Do not ask me this question next time checkbox is checked, as shown below, it 
will save your settings, and the dialog box will not pop up when you send emails with 
attachments.
If you uncheck a checkbox and set the dialog box to not display again, you can change 
the zip and encryption settings from within the email message. 

The button highlighted below will open the PKZIP options dialog box. 




Click on the Mail icon in the Categories list on the left side of the dialog box as shown 
below. 




You can select the settings you want from here then click Apply and OK to return to the 
message window.

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:9
posted:9/25/2012
language:English
pages:4