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Projet_Outils_organisation_projet

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Projet_Outils_organisation_projet Powered By Docstoc
					                         OUTILS DE GESTION DE PROJETS :
                                Outils avancés d’organisation
                                                 Mise à jour du 10 septembre 2012

                Rémi Bachelet

        La version la plus récente de ce
       cours est disponible ici : cours de
               gestion de projet

           Voir les vidéos de mes cours
                 gestion de projet



Cours distribué sous licence Creative Commons,
selon les conditions suivantes :




                                                                      Image : Source
                       Comment utiliser ce cours :

   1. Mettre les diapos en format plein écran en cliquant sur
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Rémi Bachelet                                                                        Utilisation ou copie interdites sans citation   22
                                          Objectifs

     Au terme de cette micro-formation, vous devez maitriser les
        bases des outils de projet permettant :
     1.    Représenter et planifier un projet en mettant en œuvre :
           –    Des bases d’analyse fonctionnelle
           –    Le diagramme des travaux
           –    Le diagramme des responsabilités et la matrice RACI
           –    Le PERT, le planning de Gantt
     2.    Piloter un projet en utilisant :
           –    Le budget, la gestion de risques, les indicateurs…etc..
           –    Une matrice de décision




Rémi Bachelet                                                             Utilisation ou copie interdites sans citation   3
                                                                           Chapitre 1/5


                     Définir le périmètre du
                              projet

       En mettant en œuvre…
       1. L’analyse fonctionnelle
                – Principes du cahier des charges fonctionnel
                – Diagrammes SADT, FAST,
       2. Les autres méthodes
            –      UML..


Rémi Bachelet                                                   Utilisation ou copie interdites sans citation   4
                Représenter et planifier un projet c’est …

    1. Définir l’objectif à atteindre (un produit à fabriquer)
    2. Le décomposer en sous-parties
          – Le diagramme fonctionnel
    3. Définir les étapes pour le réaliser
          – Le diagramme des travaux (WBS), des responsabilités (OBS/RACI)
          – Le PERT
          – Le GANTT
    4. Préciser les moyens
          – Le budget
    5. Inventorier et gérer les risques

          À toutes ces étapes on peut utiliser les outils des méthodes de résolutions
              de problèmes, notamment le brainstorming

Rémi Bachelet                                                     Utilisation ou copie interdites sans citation   5
                                           Définir l’objectif à atteindre
                             C’est l’objet des méthodes de conception

    • On représente d’abord l’objet en termes fonctionnels ..
          – Diagramme fonctionnel = Analyse fonctionnelle externe
    « en termes fonctionnels » signifie en      évitant de parler de
        solutions techniques.
    L’analyse fonctionnelle étudie le besoin, elle permet d’obtenir le Cahier des
       charges fonctionnel (CdCF) qui doit être validé par le client.


    • .. Puis, une fois le besoin validé
          –     Analyse fonctionnelle interne
          –     AMDEC
          –     Analyse de la valeur
          –     Plans, CAO …

Rémi Bachelet                                                       Utilisation ou copie interdites sans citation   6
                Diagramme fonctionnel basique




Rémi Bachelet                 Source de l’image: copie interdites sans citation
                                      Utilisation ou http://www.sbaysite.net      7
                                     Diagramme fonctionnel FAST

        Diagramme FAST du système de séparation des étages du nano-lanceur :
                                         Commander la
                Séparer les étages
                                          séparation




                                     Effectuer la séparation               Gérer le choc
                                                                     Ecarter les deux morceaux
                                                                        après la séparation

                                             Gérer                 Protéger contre la température
                                        l'environnement
                                                                     Protéger contre la pression
                                            extérieur


                                                                        Récupérer les débris
                                        Gérer les débris
                                                                Eviter un trop grand nombre de débris



                                     Contrôler l'effectuation
       temps                              de la tâche



Rémi Bachelet                                                                                                   Projet PERSEUS2
                                                                               Utilisation ou copie interdites sans citation  8
                Diagramme fonctionnel SADT




Rémi Bachelet            Source de l’image: http://www.sbaysite.netsans citation
                                            Utilisation ou copie interdites        9
            Diagrammes UML : de cas d'utilisation, de séquence,
                    d'activités (processus métiers et processus applicatifs)




                                   Modèle de diagramme UML sous LucidChart
Rémi Bachelet                                       Source de l’image: copie interdites sans citation
                                                            Utilisation ou http://www.sbaysite.net      10
                           Diagramme fonctionnel : « pieuvre »

    Pour en savoir plus :
    • Guide « Comment réaliser une analyse fonctionnelle »
          Guide de base , Guide avec un exemple d’application + autres documents http://rb.ec-lille.fr




Rémi Bachelet                                                                           Utilisation ou copie interdites sans citation   11
                                                            Chapitre 2/5


                   Définir les tâches et les
                       responsabilités

       En mettant en œuvre…
       1. Diagrammes des travaux / des responsabilités
                – WBS/OBS
        2. La matrice RACI




Rémi Bachelet                                    Utilisation ou copie interdites sans citation   12
                       Décomposer les tâches : diagramme des
                  travaux (WBS – Work Breakdown Structure)




                             Lot de travail


    Faire un découpage des lots, approprié
          •     trop simple : on oublie des éléments importants
          •     trop détaillé : ingérable / perte de temps

Rémi Bachelet                                                                      Utilisation ou copie interdites sans citation
                                                                  http://www.fineline-software.co.uk/wbs.gif                       13
                                  Diagramme des travaux /WBS




    Conseil : pour un projet de 6 personnes, se limiter à ±6 catégories de
    de lots avec 3-4 sous-lots équilibrés en terme de charge
Rémi Bachelet                                             Utilisation ou copie interdites sans citation
                                                           http://www.isi.edu/~iko/se/lca/lca_sdp_fig5_1.gif   14
                Diagramme des responsabilités (OBS –
                   Organization Breakdown Structure)




Rémi Bachelet                                  Source : projet COMPTAGE
                                       Utilisation ou copie interdites sans citation   09-11
                                                                                           15
                                               Du WBS à l'OBS : la matrice RACI
     Dans le diagramme des tâches,                                 Tous les lots doivent être affectés à un responsable
     des lots ont été définis                                     par une matrice RACI

      Lot 1                                 Lot 5




                                                                                                                                         Didier
                                                                                                                                Claire




                                                                                                                                                       Pilote
                                                                                                                        Brice
                                                                                                                 Alex




                                                                                                                                                  DS
                                            Lot 6
      Lot 2
                       Projet                                            Lot 1    Lots technique A              R                 A         C              I
                       XXX                  Lot 7
                                                                                  Lot technique B             RA                                   I
      Lot 3
                                                                         Lot 2    Lot technique C                                 R         A      I
                                            Lot 8
                                                                         Lot 3    Lot technique D                         R                        A
      Lot 4
                                            Lot 9                                 Lot technique E                         R                 A      I       I
   Lots techniques                Lots de gestion de                              Lot technique F                                 A         R      I
                                  projet
                                                                         Lot 4    Lot de gestion G            RA                                          C
                                                                         Lot 5    Lot de gestion H                        A       R         R             C
                Matrice RACI                                                      Lot de gestion I                                          A      R      C
                R = Réalisation, tâche                                   Lot 6    Lot de gestion J            RA                                          C
                A = Approbation, lead                                    Lot 7    Lot de gestion K                        R       A                       C
                C = Consultation, avant                                  Lot 8    Lot de gestion L                        R                        A      C
                I = Information, après                                   Lot 9    Lot de gestion M                        A                 R             C

                Attention, les significations de R et A sont
Rémi Bachelet   différentes en anglais (R = Responsible = lead)                                      Utilisation ou copie interdites sans citation              16
                                                                          Chapitre 3/5



                        Planifier un projet

                1. Le PERT
                  – Dates au plus tôt, dates au plus tard, chemin critique
                2. Le GANTT




Rémi Bachelet                                                  Utilisation ou copie interdites sans citation   17
                                                   Le diagramme PERT




    • PERT = Program Evaluation and Review Technique
        (« Technique d’élaboration et de mise à jour de programme »)
    • Outil développé pour la marine américaine en 1957
          – Le délai initial du programme Polaris était de 7 ans, l’application du
            PERT aurait permis de le réduire à 4 ans…




Rémi Bachelet                                                    Utilisation ou copie interdites sans citation   18
                                                                        Calculer un PERT
                               marge libre = délai
                               de retard à la mise
                               en route d'une tâche                            Quel est son intérêt ?


                                                          Au plus
                                                          tôt!




Dates au plus tôt 
                                                                                                Dates au plus tard




  Le chemin critique est
  le chemin où …
  date au plus tôt = date au
                                                Au plus
  plus tard. …                                  tard !
                                                              http://www004.upp.so-net.ne.jp/s_honma/schedule
Rémi Bachelet                                                                      Utilisation ou copie interdites sans citation   19
                               Organiser les tâches, déterminer le
                                          chemin critique.. PERT
                                                            Quel est son intérêt ? …

                                                                     .. un retard sur le
                                                                     chemin critique retarde
                                                                     la date de fin du projet
                                                                     .. Accélérer le chemin
                                                                     critique permet de
                                                                     terminer le projet plus
                                                                     vite
Dates au plus tôt 
                                                                             Dates au plus tard




  Le chemin critique est
  le chemin où …
  date au plus tôt = date au
  plus tard. …
                                           http://www004.upp.so-net.ne.jp/s_honma/schedule
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                Établir les priorités, planifier..
                                          PERT


                                                    Quelle est l’étape la
                                                    plus importante du
                                                    projet ?
                                                    Quelles sont les
                                                    périodes les plus
                                                    chargées ?




Rémi Bachelet                                                         Image : source
                                   Utilisation ou copie interdites sans citation       21
                                                        Le diagramme de Gantt



  Développé par Henry L. Gantt, ingénieur américain, vers 1910
       – Calendrier de réalisation d'un projet
       – Visualiser l’ensemble du projet
                • Lots de travail (ou groupe de lots)
                • Réunions
       – Identifier les marges existantes sur certaines tâches,
       – Piloter le projet




                                                                                    Image : Wikimedia Commons


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                Calendrier d’un projet : Gantt




Rémi Bachelet                      Utilisation ou copie interdites sans citation
                               Image : source sur http://www.conduitedeprojet.info   23
                Exemple de Gantt




Rémi Bachelet                                          Image : source
                    Utilisation ou copie interdites sans citation       24
Rémi Bachelet                                      Image : source
                Utilisation ou copie interdites sans citation       25
                                                             Chapitre 4/5


                  Conception d’ensemble
                        du projet

         1. Récapitulation des outils de projet
                – Questions à résoudre
                – Enchainement des outils
         2. Le budget




Rémi Bachelet                                     Utilisation ou copie interdites sans citation   26
                Concevoir un projet, c’est résoudre une série de
                      questions en suivant un ordre rigoureux

    1.    Définir ce qui est demandé :
           Quelles sont les fonctions à réaliser, les contraintes ?

    2.    Lister les tâches
           Qu’est-ce qui doit être fait ? Comment découper le projet en lots ?

    3.    Établir les responsabilités
           Qui coordonne, réalise et valide chaque tâche ?

    4.    Évaluer la durée et l’ordre des taches
           Combien de temps faut-il pour faire … ? Dans quel ordre doit-on procéder ?

    5.    Prendre en compte les ressources et contraintes
           Quelles sont les ressources disponibles/nécessaires (compétence + temps) ?


Rémi Bachelet                                                          Utilisation ou copie interdites sans citation   27
                Les outils de conception/planification de projet
                                  s’enchainent rigoureusement

    1.    Poser les bases de ce qui est demandé :
           Analyse fonctionnelle, diagramme fonctionnel

    2.    Analyse fonctionnelle + opérations nécessaires à la réalisation
           WBS (diagramme des travaux)

    3.    Diagramme des travaux + qui fait/coordonne quoi
           OBS/matrice RACI (diagramme des responsabilités)

    4.    Diagramme des responsabilités + durée et ordre de succession des tâches
           PERT

    5.    PERT + ressources disponibles
           Gantt (calendrier du projet)


Rémi Bachelet                                                   Utilisation ou copie interdites sans citation   28
                  Définir et gérer les moyens: le budget


3 types de ressources
•   Ressources humaines, personnel
•   Mise à disposition de locaux, de
    machines, dons en nature …
•   Argent


Sert à
•   Évaluer la faisabilité
•   Demander des financements
•   Suivre l’avancement (% dépensé)
•   .. rendre des comptes



Rémi Bachelet                               Utilisation ou copie interdites sans citation   29
                Exemple de budget




Rémi Bachelet                                           Image : source
                     Utilisation ou copie interdites sans citation       30
                  Le budget est aussi un instrument de suivi


  Tenir à jour un
  journal des dépenses..
  … dès le lancement
  du projet




Rémi Bachelet                               Utilisation ou copie interdites sans citation   31
                                                                Chapitre 5/5


                         Pilotage et suivi
                          d’avancement

           1. Piloter c’est jalonner… et mettre à jour
           2. Les outils de pilotage :
                – Le tableau d’indicateurs
                – La gestion des risques
                – La matrice de décision




Rémi Bachelet                                        Utilisation ou copie interdites sans citation   32
                                         Le pilotage ... une mise à jour ?

    Piloter un projet c’est vérifier qu’on est sur la
    bonne trajectoire vers le livrable final

    Deux prérequis :
          1.    Des livrables intermédiaires
          2.    Des jalons (milestones) : réunions de validation
                à la fin des lots importants.

• Suivre l’avancement grâce aux outils utilisés lors de la conception de projet
      –    CdC
      –    WBS
      –    OBS/RACI
      –    PERT
      –    Planning Gantt
      –    Budget

•   Si on a un problème, on retravaille avec les outils de conception de projet
•   Mais le mieux c’est d’intervenir avant d’être en difficulté… trois outils le permettent..
Rémi Bachelet                                                                                          Image : source
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                                       Les indicateurs




                Voir formation « évaluation de projet »
Rémi Bachelet                                                                 Image : source
                                           Utilisation ou copie interdites sans citation       34
                       Définir / prioriser / suivre les risques
            Voir formation « gestion des risques »




Rémi Bachelet                                                                           Image : source
                                                     Utilisation ou copie interdites sans citation       35
                Faire les bons choix




Rémi Bachelet         Utilisation ou copie interdites sans citation   36
                                          Matrice de décision




                Voir formation « brainstorming »


Rémi Bachelet                             Source http://www.rosyth.moe.edu.sg/social/presentations/Wits/decision.gif
                                                                    Utilisation ou copie interdites sans citation      37
                                   Conclusion
        1. Retour sur les objectifs
        2. Outils logiciels
        3. Quelques conseils
                – Matérialiser le projet
                – Trouver l’équilibre entre gestion de projet et réalisation
                – Revenir systématiquement sur les écarts
        4. Carte conceptuelle du chapitre 2
                – L’animation de réunions


Rémi Bachelet                                                        Utilisation ou copie interdites sans citation   38
                           Retour sur les objectifs
     Au terme de cette micro-formation, vous devez maitriser les
        bases des outils de projet permettant :
     1.    Représenter et planifier un projet en mettant en œuvre :
           –    L’analyse fonctionnelle
           –    Le diagramme des travaux
           –    Le diagramme des responsabilités et la matrice RACI
           –    Le PERT, le planning de Gantt
     2.    Piloter un projet en utilisant :
           –    Le budget, la gestion de risques, les indicateurs…etc..
           –    Une matrice de décision




Rémi Bachelet                                                             Utilisation ou copie interdites sans citation   39
                Logiciels de gestion de projet gratuits

   • La plupart des outils de projet : comptes-rendu, matrice RACI, budget ne demandent
       pas d’outil logiciel spécifiques, vous pouvez utiliser un traitement de texte ou un
       tableur, comme ceux proposés par Open Office.
         – 6 Fiches pratiques de gestion de projet sous google doc
   • Pour les diagrammes fonctionnels, on pourra utiliser Visual Understanding
       Environment (VUE) :
         –   C'est un logiciel gratuit, libre et multi-plateformes, traduit en français, téléchargeable directement ici.
         –   Document-type proposé : amorce de Diagramme d'environnement (au format .vue)
   • Pour les WBS et OBS, on pourra utiliser Freeplane :
         –   C'est un logiciel gratuit, libre et multi-plateformes, traduit en français, téléchargeable directement ici.
         – Documents-types proposés : 3 diagrammes - fonctionnel, OBS, WBS
   • Pour les PERT et Gantt, les meilleurs logiciels sont payants, mais on peut
       commencer en utilisant GanttProject
         –   C'est un logiciel gratuit, libre et multi-plateformes, traduit en français
         – Permet de créer des diagrammes de Gantt et des réseaux PERT, calcul du chemin critique.
         – Voici une vidéo d'introduction à GanttProject




Rémi Bachelet                                                                               Utilisation ou copie interdites sans citation   40
      La remise en question de la Gestion de Projet
                « classique » : les méthodes agiles


    • Dans les années 90 : RAD puis Scrum, Extreme programming
          1.    Implication continue du client final, expression incrémentale de ses
                besoins (évoluent au fur et à mesure de l’avancement).
          2.    Itérations rapides : livrables fréquents (jalons), prototypage rapide,
                reporting d'avancement en temps réel, affichage des problèmes
                rencontrés
          3.    Groupe autonome, pilotage par les enjeux et les risques, importance de
                la motivation, adaptation des méthodes et du formalisme au besoin.
    • Essentiellement en génie informatique.
    • Manifeste agile (Agile Manifesto, 2001) remet notamment en cause
      le traditionnel cycle de développement en cascade

Rémi Bachelet                                                                    Image cc-by-sa : Source
                                                                 Utilisation ou copie interdites sans citation   41
                                                Matérialiser le projet….

         Aide à penser un objectif lointain et à se réunir autour d'un
           projet commun
                – Lancement de projet
                    • Nom du projet, logo, plaquette
                – Montage/conception de projet
                    • Croquis, maquette
                – Conduite de projet
                    • Prototypes, démonstrateurs…


         Garder toute la documentation du projet dans un classeur de
           projet amené à toutes les réunions.



Rémi Bachelet                                             Image : Source1, Source2, Source3
                                                           Utilisation ou copie interdites sans citation   42
                  Gérer ou réaliser : trouver l’équilibre


                                           Réaliser un projet, c’est avant
                                           tout faire…, mais c’est aussi
                                               •   Concevoir
                                               •   Organiser et planifier
                                               •   Rendre compte
                                               •   Contrôler
                                               •   ..




    Il faut trouver le juste équilibre entre les tâches de management de
    projet et celles de réalisation

Rémi Bachelet                                                                       Image : Source
                                                        Utilisation ou copie interdites sans citation   43
                Pilotage : revenir systématiquement sur les
                                                     écarts
           ..pour les comprendre
           • Principe de base : être honnête
           • Chercher la cause …
                 – … et pas le bouc émissaire
                     •   Temps insuffisant,
                     •   Manque de compétence,
                     •   Outils non adaptés
                     •   Pas de suivi, faible motivation
                     •   Objectifs pas CAMERA / SMART
           • Positiver "ce qui a été fait" + Replanifier de manière plus réaliste
                  Découpage en livrables intermédiaires plus simples, résolution des problèmes
                   détectés..

           ..objectif non atteint + cause non analysée =
              L'analyse des écarts et la base du pilotage de projet

Rémi Bachelet                                                                                                    44
                                                                      Utilisation ou copie interdites sans citation   44
                L’animation de réunions : une carte
                                      conceptuelle




                                                      Thomas Briand


Rémi Bachelet                         Utilisation ou copie interdites sans citation   45
                                                                             Questions ?

    • Passez le test "Qu'avez-vous retenu du cours Outils de gestion
      de projet ?
          – Sur ce cours et également la formation suivante « Outils avancés
            d’organisation »
          – Voir http://gestiondeprojet.pm


    • Disponibles : Fiches pratiques de gestion de projet
                •   Modèle de compte-rendu de réunion
                •   Exemple de Todo List
                •   Check-list : efficacité d'une réunion
                •   Tableau de Gestion des risques d'un projet
                •   Plan de valorisation de projet
                •   Cahier des charges et diagramme d’analyse fonctionnelle


Rémi Bachelet                                                          Utilisation ou copie interdites sans citation   46
                   Rémi BACHELET


                    Enseignant-chercheur,
                    Ecole Centrale de Lille

                Mon CV est disponible http://rb.ec-lille.fr



                      Mes principaux cours à Centrale
                      Gestion de projet, sociologie des organisations, recueil, analyse et traitement de données,
                      prévention du plagiat, module de marchés financiers, cours de qualité et méthodes de
                      résolution de problèmes, établir des cartes conceptuelles, utiliser Wikipédia et CentraleWiki,
                      formation au coaching pédagogique et à l'encadrement

Rémi Bachelet                                                               Utilisation ou copie interdites sans citation   47
                                                                             Mes autres cours :

       •        en vidéo /diapositives animées / pdf :
                –   Comment animer un Brainstorming, analyse stratégique des projets, les bases d’organisation de
                    projet, planification de projet, Fondamentaux de la gestion de projet, Evaluation de projet et étude
                    d’impact, gestion des risques, mind mapping et cartes conceptuelles, évaluer la valeur actuelle
                    nette d’un investissement ou d’un projet.
       •        18 cours de gestion de projet
            –       ..depuis les bases de l’animation d’équipe comme le brainstorming jusqu’aux outils
                    de planification et aux méthodes d’évaluation et de gestion des risques.




                    http://gestiondeprojet.pm


Rémi Bachelet                                                                              Utilisation ou copie interdites sans citation   48
Rémi Bachelet   Utilisation ou copie interdites sans citation   49

				
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posted:9/20/2012
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