chapitre vii guide de gestion financiere ws27096299 by h5t8I9

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                                         GUIDE DE GESTION FINANCIÈRE

                                D’UNE RÉGIONALE
        VII- GUIDE DE GESTION FINANCIÈRE D’UNE RÉGIONALE
        A) Les revenus
            Chaque régionale tire ses revenus de :
            -   50% de la cotisation des membres
            -   activités locales
            -   subventions et commanditaires
            -   autres revenus

        B) Les dépenses
            Toute dépense doit être autorisée ou ratifiée par le bureau de la régionale.
            À titre indicatif, les dépenses ne doivent pas excéder les barèmes autorisés dans le formulaire pour
            remboursement de frais (transport, logement, frais de repas) approuvé par le bureau national.

        C) La comptabilité
            Une régionale doit tenir une comptabilité détaillée de ses revenus et dépenses.
            Le trésorier de la régionale doit tenir un journal où seront inscrits les détails de toutes les
            transactions financières de la régionale (date, nature et montant de la transaction). Un modèle
            simple d’un tel journal comptable est présenté en annexe (annexe 1). Tous les revenus seront
            déposés dans un compte bancaire et chaque dépôt devra être détaillé sur un bordereau. Toutes les
            dépenses seront réglées par chèque et dans tous les cas une pièce justificative devra être obtenue et
            conservée (reçu décrivant le bien ou service payé, facture acquittée, ou autre document analogue).

Guide de gestion financière d’une régionale                                                                Page 1
            L’exercice financier de la régionale est le même que celui de l’Association soit du premier avril au
            31 mars de chaque année.
            La comptabilité d’une régionale est une comptabilité de caisse : les revenus sont inscrits au livre
            quand ils sont touchés et les dépenses sont inscrites au livre quand elles sont réglées (par chèque).

        D) Institution bancaire (caisse Desjardins)
            Considérant notre protocole d’entente avec Desjardins, il est normal d’utiliser les services d’une
            institution du Mouvement Desjardins.
            Une résolution du bureau régional est requise pour l’ouverture d’un compte. Cette résolution peut se
            lire comme suit :

            Il est proposé par                   , appuyé par                    ,
            d’ouvrir un compte à la caisse populaire                              .


            Le texte de cette résolution extrait du procès-verbal, signé par le président et le secrétaire doit être
            soumis à l’institution financière. La présence des cosignataires pour l’ouverture de compte est
            habituellement exigée.


        E) Les signataires des effets bancaires
            Les chèques, visas et autres effets bancaires de la régionale (sauf pour les dépôts) doivent porter
            deux signatures, dont celle du trésorier et du président de la régionale, ou encore dans le cas d’une
            absence ou incapacité d’une de ces premières personnes, celle d’une troisième personne,
            préférablement le vice-président.
            Les trois personnes autorisées à signer les chèques et autres effets financiers doivent être désignées
            par résolution du bureau de la régionale, lors de la première réunion qui suit l’assemblée générale
            annuelle de la régionale.
            Si l’une des personnes autorisées à signer les chèques venait à cesser d’exercer ses fonctions au
            bureau régional (en raison d’un décès ou d’une absence prolongée, ou encore d’une démission), le
            bureau doit, par résolution, lors de la réunion où le fait est constaté, désigner à nouveau trois
            personnes autorisées à signer les chèques et autres documents financiers et abroger la résolution
            antérieure portant sur ce sujet.
            Tous les bordereaux de dépôt, carnets de chèques et autres documents afférents au compte bancaire
            et à la gestion financière de la régionale doivent être conservés afin d’assurer une meilleure
            continuité.


        F) Rapport annuel (état des revenus et des dépenses)
            L’état des revenus et des dépenses établi en fin d’exercice doit être soumis au bureau de la régionale
            et également au trésorier national de l’Association dans le mois qui suit la fin de l’exercice annuel,
            soit le 1er mai au plus tard.


Guide de gestion financière d’une régionale                                                                   Page 2
            Il est recommandé de communiquer le rapport financier annuel lors de l’assemblée annuelle de la
            régionale.


        G) Responsabilités
            Financière :       Compte tenu de la structure administrative des régionales de Québec-France,
                               l’Association nationale a la responsabilité de la gestion financière en général sans
                               intervenir au quotidien.

            Civile :           L’Association Québec-France, souscrit à une police d’assurance-responsabilité pour
                               accidents ou risques encourus pour toutes les activités de l’Association.


        AIDE AUX REGIONALES
        L’Association Québec-France continuera à investir dans des projets spéciaux ayant des retombées à
        moyen et à long terme. Un budget modeste est prévu à cet effet.


        IMPORTANT

        Les événements subventionnés doivent revêtir un caractère spécial et non-récurrent.


        Critères

        -   La régionale éloignée (plus de 500 km) de Québec qui souhaite recevoir un conférencier non
            disponible sur place.


        AUTRES DISPOSITIONS

        1- Toute demande indique la date, le lieu et l’objectif de l’événement, ainsi que le budget pro forma
           (recettes et déboursés et déficit prévu). La somme allouée ne peut dépasser 250 $.

        2- Confirmation que l’événement a eu lieu devra parvenir à la direction générale (délai 30 jours).




            Annexe :           Copie du rapport financier annuel

                                                                                                         Annexe 1
    À compléter et retourner avant le 30 avril

                                              RAPPORT FINANCIER ANNUEL



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    RÉGIONALE :


    État des revenus et dépenses au 31 mars 20
    Solde au 1er avril 20                                          $




    Revenus :                                                      $
    1.   Cotisations des membres :                             $
    2.   Revenus d'activités :                                 $
    3.   Subventions et dons :                                 $
    4.   Revenus divers :                                      $



    Dépenses :
    1. Frais de déplacement et d'organisation :                $
    2. Activités :                                             $
       2.1 Associatives                           $
       2.2 Coopération avec la France             $
    3. Publications :                                          $
    4. Frais d'administration :                                $
       4.1 Frais postaux :                        $
       4.2 Téléphone :                            $
       4.3 Papeterie :                            $
       4.4 Divers :                               $


    Solde au 31 mars 20                                            $



    Signature :
                               (président)


                                                      Date :
                                (trésorier)




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