2007 06 mgmt response fr by Y08poFI

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									                                                  1er juin 2007




Réponse de l’Administration de l’UNFPA

          Point 17 : Audit et contrôle internes
   Conseil d’administration, Session annuelle de 2007
                            TABLE DES MATIÈRES


                                                          Page


I.    INTRODUCTION ………………………………………………………………..3

II.   CONSTATATIONS ESSENTIELLES ET RÉCURRENTES DE L’AUDIT…….3

III. APERÇU GÉNÉRAL DU SUIVI DE LA MISE EN OEUVRE DES CONSTATATIONS DE
L’AUDIT INTERNE………………………………………..

ANNEXE I……………………………………………………………………………..

ANNEXE II…………………………………………………………………………….




                                                                         2
                                              I.    INTRODUCTION

1.  Conformément à la décision 2006/13, l’UNFPA présente sa Réponse de l’Administration au
rapport intitulé “Fonds des Nations Unies pour la population – Activités d’audit et de contrôle internes
en 2006” (DP/FPA/2007/14). Cette réponse est un complément du document DP/FPA/2007/14 et doit
donc être lue en conjonction avec celui-ci.

2.    Pour commencer, l’Administration de l’UNFPA tient à souligner que, comme il est indiqué au
paragraphe 43 de DP/FPA/2007/14, s’il existe certaines difficultés, l’UNFPA a fait au cours des
quelques dernières années des progrès extraordinaires en matière de responsabilisation, d’assurance, de
gestion du risque, de contrôle interne et de prévention des fraudes. L’UNFPA est désormais sur un
terrain solide concernant la gestion et le contrôle et il est fermement déterminé à continuer de
s’améliorer dans ce domaine à la lumière des difficultés et problèmes qu’il affronte.

3.    L’Administration de l’UNFPA a pleinement adopté l’approche “gestion du risque” tout en étant
consciente du fait que, comme dans toute initiative de gestion du changement, il faudra du temps pour
que l’organisation dans son ensemble internalise pleinement et tire profit de cette approche, qu’il sera
d’autre part nécessaire d’aménager en fonction des enseignements tirés. Pour l’avenir, le Plan
stratégique 2008-2011 fournira le cadre d’ensemble dans lequel les mesures de responsabilisation
entreront en vigueur et donneront lieu à suivi.


             II.   CONSTATATIONS ESSENTIELLES ET RÉCURRENTES DE L’AUDIT

4.   Dans DP/FPA/2007/14, trois domaines de constatations essentielles d’audit ont été mis en relief
comme exigeant l’attention continue de l’UNFPA sur la base des observations récurrentes de l’audit.
Ce sont les suivants : opérations commerciales, exécution nationale1 et sécurité de l’informatique.
Depuis le dernier dialogue avec le Conseil d’administration sur ces questions à la session annuelle de
juin 2006, l’UNFPA a fait d’importants efforts et accompli de grands pas dans ces trois domaines.

                                   1.    Constatations essentielles de l’audit

                         1.1 Risques liés aux processus – Opérations commerciales

5.   Par le nombre, les recommandations portant sur les risques liés aux processus viennent au premier
rang. Dans DP/FPA/2007/14 (paragraphe 26), il est affirmé qu’il n’y a pas eu de changement
significatif pour les risques liés aux processus entre 2004 et 2005, mais aussi que cela s’explique peut-
être par le fait que la culture du risque et le cadre du contrôle interne (ICF) n’ont été introduits qu’en
2006.

Contrôles internes


1
 Tout l’appui apporté aux pays par l’UNFPA relève de l’exécution nationale, quels que soient les accords en matière de
mise en œuvre. Cependant, aux fins du présent document et dans le but d’assurer une cohérence entre celui-ci et
DP/FPA/2007/14, le terme “exécution nationale” recouvre les accords en vertu desquels soit les gouvernements, soit les
organisations non gouvernementales sont les partenaires d’exécution. Cette interprétation est conforme à l’article 2.1 du
Règlement financier de l’UNFPA.

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6.   L’ICF est l’élément clef de la sécurité et du contrôle car il aide tous les bureaux de l’UNFPA à
effectuer des contrôles internes efficaces. Après la promulgation initiale de l’ICF, l’UNFPA s’est
efforcé d’en valoriser le cadre, ainsi que d’en améliorer la compréhension et l’application. En mars
2007, l’UNFPA a amplifié son ICF. La révision a porté sur la séparation des tâches et sur les fonctions
d’approbation dans Atlas. Les fonctions d’approbation sont désormais explicitement liées à la taille et
à la composition des bureaux de pays. Le cadre établit un lien entre les mécanismes de contrôle et,
d’autre part, les responsabilités des unités organisationnelles du Fonds et les directives, politiques,
règles et règlements applicables. Le cadre expose aussi quelles sont la responsabilité et l’obligation
redditionnelle de chacun des membres du personnel et des organes de contrôle (par exemple, la
Division du contrôle interne et des services de l’UNFPA, le Comité des commissaires aux comptes de
l’ONU, le Conseil d’administration et le Comité consultatif de l’audit, qui est indépendant).

7.   L’application de l’ICF et le suivi font partie intégrante des ateliers de formation à Atlas et de
formation financière. Ces ateliers sont organisés à intervalle régulier. Durant les réunions régionales
annuelles et les visites régulières dans les bureaux de pays, les questions pertinentes relatives aux
contrôles internes qui se dégagent des observations des audits internes et externes sont également
posées et les mesures à prendre font l’objet d’un débat.

8.   Les bureaux de pays doivent rendre des comptes aux divisions géographiques de l’UNFPA
s’agissant de réviser et d’ajuster en permanence les contrôles internes sur la base d’un examen des
risques généraux ou particuliers à chaque bureau et à la lumière des constatations des audits internes et
externes. Les faiblesses générales sont systématiquement abordées. Dans ce contexte, une liste
récapitulative des activités/contrôles a été distribuée et doit être régulièrement certifiée par les bureaux
de pays. La liste récapitulative comprend l’examen des obligations non acquittées et des bons d’achat,
une vérification des actifs comptabilisés et une analyse des sommes à recevoir par le personnel.

9.   Grâce au cadre du contrôle interne (ICF), la gestion des plafonds de pays et des budgets de projet
a été renforcée. Les plafonds sont systématiquement contrôlés et revus par le Siège. Le recours à la
faculté de dépasser les montants budgétaires est limité au minimum par l’obligation faite aux
administrateurs d’obtenir une autorisation explicite avant d’exercer ce recours. De même, des
provisions sont inscrites dans le budget pour les décaissements à effectuer vers la fin de l’année,
comme les coûts indirects. Bien qu’Atlas autorise un dépassement du plafond de pays, le montant total
des dépenses ne peut excéder les plafonds. De même, les dépenses au titre du cofinancement et des
arrangements pris concernant les fonds d’affectation spéciale ne doivent pas excéder les liquidités
reçues par l’organisation.

10. Afin de mieux faire comprendre ce qu’est le cadre du contrôle interne et d’en mieux assurer le
respect, l’UNFPA envisage également d’élaborer un programme de certification pour le cadre du
contrôle interne.

11. Comme il est mentionné dans DP/FPA/2007/14, un programme de prévention des fraudes et de
gestion du risque étendu à l’ensemble du Fonds entre en application en 2007 dans le but de mieux faire
prendre conscience de la gestion du risque et de la prévention des fraudes, surtout au niveau des hauts
cadres administratifs. Ceci comporte des ateliers régionaux conjugués avec une formation portant sur
les traits fondamentaux d’une gestion financière responsable, dans les quatre régions et au siège.

Orientation des politiques et gestion des opérations commerciales



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12. Depuis son lancement en janvier 2005, le Manuel des politiques et procédures de l’UNFPA
(PPM), qui réunit toutes les politiques et procédures de l’UNFPA et qui est accessible à tous les
membres du personnel de l’UNFPA à travers DocuShare et sur l’intranet de l’UNFPA, s’est de plus en
plus augmenté de politiques et procédures nouvelles et remaniées, qui dans la plupart des cas
s’inspirent de celles d’autres institutions membres du Comité exécutif du Groupe des Nations Unies
pour le développement (GNUD) ou du Secrétariat de l’ONU, ainsi que des meilleures pratiques dans
les domaines pertinents. Ce fut une lourde tâche que de mettre à jour les politiques existantes et
d’élaborer des politiques officielles dans les domaines où il n’en existait auparavant aucune pour
guider l’UNFPA. Le PPM a maintenant acquis tant d’extension et de profondeur que l’UNFPA a
décidé d’examiner comment il pourrait être en mesure de renforcer encore la qualité des politiques,
l’application et l’utilisation de celles-ci, et de les simplifier et rationaliser aussi bien que de garantir
encore davantage la cohésion à l’échelle du système des Nations Unies. C’est là un aspect d’un effort
systématique et institutionnalisé pour tenir à jour les politiques et les procédures, en assurer la
pertinence et la commodité pour les utilisateurs.

13. L’UNFPA participe activement à un groupe de travail du GNUD sur l’harmonisation du
Règlement financier et Règles de gestion financière, groupe où le Secrétariat de l’ONU est également
représenté. On espère que les nouvelles règles harmonisées reflèteront mieux les opérations
commerciales actuelles et permettront de rendre encore plus stricts les contrôles internes. Une fois mis
au point, le Règlement financier et les Règles de gestion financière harmonisés seront présentés aux
organes directeurs pertinents. Cette phase devrait se placer en 2008.

14. Le respect des directives concernant les achats a été renforcé grâce à un certain nombre
d’instructions administratives et à une série d’ateliers régionaux sur les achats en 2006. En outre, un
logiciel a été élaboré afin de suivre de près les commandes et la performance des fournisseurs.
L’introduction d’achats électroniques avec un lien direct à un système de commande de fournitures en
ligne garantit l’efficacité, un meilleur rendement des fonds et une application plus systématique des
procédures.

15. Un certain nombre d’initiatives de certification ont été achevées ou lancées afin d’améliorer le
professionnalisme du personnel et d’offrir aux parties intéressées une garantie supplémentaire de
qualité :

              La Section des services d’achat de l’UNFPA à Copenhague a obtenu la certification
               ISO 9000, qui lui garantit les meilleures pratiques.

              Des dispositions ont été prises qui permettent au personnel comptable de s’inscrire pour
               obtenir un certificat de comptable professionnel internationalement reconnu.

              Le personnel informatique obtiendra la certification de l’Information Technology
               Infrastructure Library (ITIL®).

Gestion axée sur les résultats et Suivi et évaluation

16. DP/FPA/2007/14 (par. 31) fait référence à d’importantes conclusions liées à la gestion des
programmes. Dans ce domaine, l’UNFPA réagit de diverses manières. Depuis 2004, l’interface
Internet “I-Track” aide tous les membres du personnel de l’UNFPA à se centrer sur une approche de la
planification et du suivi des programmes, ainsi que de l’établissement de rapports sur les programmes,

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qui soit mieux axée sur les résultats. Cette interface a permis aussi à l’UNFPA de collecter des rapports
annuels en direct provenant de tous les bureaux de pays et unités du Siège. L’introduction d’Atlas, y
compris le pilotage du module de gestion des programmes, permet un suivi des programmes plus
systématique et de meilleurs liens avec la performance financière. À mesure que l’UNFPA avance
dans ce domaine, nous prenons en considération d’importantes évaluations externes comme les deux
rapports Dahlberg sur l’état d’avancement de la gestion axée sur les résultats à l’UNFPA et l’utilisation
du cadre de financement pluriannuel en tant qu’outil de planification stratégique.

17. Le nouveau tableau de bord Balanced Scorecard offre une possibilité majeure de gérer la
performance sur la base des résultats. Il comprend un certain nombre de produits et d’indicateurs de la
gestion, par exemple le nombre des recommandations de l’audit interne qui n’ont pas été renouvelées.
Ces produits de la gestion correspondent à ceux qui figurent dans le Plan stratégique 2008-2011 et sont
inclus dans son cadre de suivi et d’établissement de rapports.

18. L’UNFPA, de concert avec d’autres organisations, a travaillé à mettre en oeuvre une
budgétisation axée sur les résultats (RBB) qui permettrait de déployer à l’appui des programmes de
tout niveau les ressources du budget d’appui biennal (BSB).

19. L’UNFPA a mis en place une série d’initiatives d’apprentissage et de formation destinées au
personnel de gestion et des programmes sur le terrain afin d’améliorer sa maîtrise de la programmation
axée sur les résultats, et ces initiatives se poursuivront en permanence :

              Grâce à ses équipes techniques de pays (CST) en place dans les régions, l’UNFPA a
               joué un rôle important dans la formation à la gestion axée sur les résultats (RBM)
               dispensée aux équipes de pays des Nations Unies qui envisagent de nouveaux Bilans
               communs de pays (CCA) et Plans-cadres des Nations Unies pour l’aide au
               développement (UNDAF). Cette formation interinstitutions a commencé au milieu de
               2006.

              L’UNFPA est partie intégrante au dialogue interne du système des Nations Unies sur les
               problèmes relatifs à la gestion axée sur les résultats dans le contexte du Conseil des
               Chefs de secrétariat (CEB) et du GNUD, par exemple du fait que la Directrice exécutive
               de l’UNFPA est Présidente du Comité de haut niveau sur la gestion.

              En tant que facilitateur des échanges de coopération Sud-Sud, l’UNFPA envisage
               d’utiliser sa perspective pour introduire une forte composante d’élaboration de la
               capacité RBM dans tous les programmes qui cherchent à tirer parti de cette modalité
               pour obtenir une assistance technique en harmonie avec le nouveau Plan stratégique
               2008-2011.

20. En outre, afin de renforcer le suivi et évaluation, l’UNFPA propose aussi de renforcer sa propre
capacité en la matière et l’appui qu’il apporte aux bureaux de pays par les moyens suivants, à travers la
structure organisationnelle révisée qui est proposée et le budget d’appui biennal 2008-2009 :

              La fusion envisagée des conseillers de programme et des conseillers techniques en des
               équipes multidisciplinaires permettra une intégration plus poussée des préoccupations
               techniques dans les pratiques de gestion des programmes, améliorant ainsi la capacité
               de suivi et évaluation et de partage des connaissances.

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              Un personnel d’évaluation qualifié sera ajouté tant au Siège que dans les structures
               régionales afin d’assister la mise en place de capacités au niveau national s’agissant
               d’appliquer les normes de performance des programmes et les cadres d’évaluation. Ce
               réservoir d’experts élargira celui des experts de suivi et évaluation du GNUD.

21. Concernant les évaluations, les plans couvrant la période 2008-2011 seront modelés par le Plan
stratégique 2008-2011 et par les programmes mondiaux et régionaux et garantiront que les principales
composantes et stratégies que celles-ci comportent feront l’objet d’une évaluation.

                        1.2 Risques liés aux interactions - Exécution nationale

22. L’UNFPA est déterminé à promouvoir le contrôle national et la mise en place de capacités,
notamment par l’exécution nationale. Le Règlement financier et les Règles de gestion financière
(Article 8.6 du Règlement financier) de l’UNFPA stipulent que conformément au principe de la mise
en place des capacités nationales, les gouvernements ou les organisations non gouvernementales
(ONG) nationales bénéficiaires doivent être pris en considération en premier lieu dans le choix d’un
agent d’exécution ou, en vertu des modalités opérationnelles harmonisées, d’un partenaire d’exécution.
En même temps, il est souligné dans DP/FPA/2007/14 que, de 2004 à 2005, l’augmentation des risques
liés aux interactions pourrait être imputable à une meilleure identification des risques par la mesure
systématique des résultats financiers et programmatiques. L’UNFPA est également guidé par la
décision 2006/13 du Conseil d’administration, qui comprend une section sur l’exécution nationale.

23. À la lumière de ce qui précède, l’UNFPA a institué en 2006 une Équipe de travail dirigée par le
Directeur exécutif adjoint dans le but de faire progresser l’organisation conformément à la directive du
Conseil d’administration de 2006 sur l’exécution nationale. En conséquence, un plan d’action a été
élaboré et mis en œuvre. L’Équipe de travail s’est avérée avoir un rôle majeur s’agissant de progresser
dans le sens de la promotion de l’exécution nationale tout en préservant la gestion financière.

Promouvoir le recours à l’exécution nationale

24. Un étroit partenariat entre l’UNFPA et les partenaires d’exécution nationale, ainsi qu’une bonne
compréhension des rôles et responsabilités de tous les partenaires, sont essentiels afin de réussir à
promouvoir le recours à l’exécution nationale. Tandis que l’UNFPA agit avec d’autres partenaires du
système des Nations Unies afin de promouvoir le recours à l’exécution nationale et de renforcer cette
capacité, l’UNFPA a aussi pris indépendamment des mesures spécifiques dans ce domaine. Il s’agit en
particulier d’identifier les mesures propres à promouvoir l’exécution nationale, qui ont été incorporées
à une note d’orientation avec des suggestions pratiques à l’adresse des bureaux de pays. Voici certaines
de ces suggestions :

              Formation des partenaires d’exécution aux savoir-faire requis par la gestion des projets
               et à une gestion axée sur les résultats.

              Fourniture à un partenaire d’exécution d’une personne/équipe technique pour une durée
               limitée, selon un cadre chronologique convenu, aux fins de renforcer les capacités.




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              Affectation à court terme d’un partenaire d’exécution auprès d’un autre partenaire
               d’exécution possédant une capacité démontrée en matière de gestion des programmes et
               de gestion financière.

              Fourniture d’une formation et d’un équipement appropriés aux partenaires d’exécution
               chargés de projets auxquels travaillent au niveau de la région/du district/de l’unité des
               membres du personnel avec la responsabilité d’enregistrer et de communiquer les
               dépenses, cela afin d’aider à rédiger les rapports financiers en temps voulu et avec
               précision.

              Encouragement à l’utilisation d’un système national d’établissement de rapports
               financiers, à moins que le système ne soit si faible qu’il compromet la qualité et la
               crédibilité des rapports, auquel cas l’accent doit porter sur l’assistance à l’amélioration
               de ce système.

25. Les aspects de l’exécution nationale relatifs au renforcement des capacités seront traités plus
complètement par l’Équipe de travail de l’UNFPA sur le renforcement des capacités et par l’entremise
des mécanismes du GNUD, en même temps qu’ils feront partie intégrale et constitueront un aspect
central du nouveau Plan stratégique 2008-2011. La stratégie de l’UNFPA sur le renforcement des
capacités s’inspire du cadre de renforcement des capacités dont dispose le GNUD. L’UNFPA renforce
la capacité de ses partenaires nationaux et régionaux dans ce domaine afin de satisfaire à la demande
émanant des équipes de pays des Nations Unies. La stratégie de l’UNFPA en matière de renforcement
des capacités incorporera des mesures concrètes destinées à améliorer la capacité des homologues
d’évaluer les lacunes en matière de capacités, ainsi que de planifier, exécuter et suivre leurs propres
programmes.

Gestion des risques liés à l’exécution nationale

Approche harmonisée des procédures de transfert de fonds (HACT)

26. L’approche harmonisée des procédures de transfert de fonds du GNUD (HACT) lie directement
les risques attendus des partenaires d’exécution à la sélection des modalités de transfert de fonds, à la
fréquence des visites sur site et au suivi des rapports et des audits. Ainsi, les activités de surveillance
sont plus efficacement orientées vers les zones où le FNUAP est le plus exposé aux risques. Cette
approche fondée sur le risque, introduite progressivement, fournira une plus grande assurance sur les
fonds avancés aux partenaires d’exécution nationaux, domaine qui préoccupe également le Comité des
commissaires aux comptes de l’ONU. Le HACT exige également du système des Nations Unies et de
ses partenaires d’exécution l’établissement d’un plan de renforcement de capacités pour s’attaquer aux
zones nécessitant un renforcement fondé sur les résultats de la micro évaluation. Le HACT doit
débuter progressivement en janvier 2007. Une évaluation préliminaire de l’expérience à ce jour sera
effectuée à la fin 2007. Le FNUAP a suivi l’état de la mise en œuvre du HACT et a également donné
des directives supplémentaires au personnel.

27. Le FNUAP expérimente aussi une Application à accès externe pour la présentation électronique
de l’autorisation de financement HACT et des formulaires de certificat de dépense (FACE). À la suite
des essais, ce dispositif sera proposé aux partenaires d’exécution. L’application favorise la présentation
au FNUAP par les partenaires d’exécution de données financières homogènes et complètes par une


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interface en ligne à introduire en 2007. Le FNUAP a fait la démonstration du système pilote à d’autres
agences partenaires des Nations Unies.

28. Un programme intégré et une solution de suivi financier destinés aux partenaires d’exécution ont
aussi été identifiés comme moyen de promouvoir l’usage de l’exécution nationale et de gérer les
risques liés à cet aspect. Des travaux ont été entrepris pour partager au sein du FNUAP des solutions
novatrices existantes déjà disponibles dans certains pays.

Audits de partenaires d’exécution

29. Un cahier des charges révisé et standardisé concernant les audits des partenaires d’exécution a été
élaboré et distribué. Il contribuera à l’amélioration de la qualité des audits des partenaires d’exécution.
Une nouvelle base de données concernant les audits des partenaires d’exécution nationaux a également
été lancée. Une fois celle-ci alimentée, le FNUAP se trouvera équipé d’un outil permettant d’analyser
le résultat des audits des partenaires d’exécution nationaux.

           2.1.3   Risques liés à la technologie- Sécurité de la technologie de l’information

30. Il ressort du DP/FPA/2007/14 qu’il s’est produit une augmentation du risque lié à la technologie
entre 2004 et 2005, fait que le rapport attribue à une plus grande utilisation des applications de
technologie de l’information, en particulier la Planification des ressources de l’Institution (ERP) qui a
accru l’impact possible de la perte. La direction attend avec impatience le rapport de l’an prochain sur
l’audit interne et les activités de surveillance car un nombre de mesures appréciables et importantes a
déjà été pris par la direction dans ce domaine.

L’environnement de sécurité et de contrôle dans Atlas

31. L’environnement de sécurité et de contrôle dans Atlas comporte un certain nombre d’éléments
dont, entre autres, la piste d’audit. Le FNUAP ainsi que ses partenaires Atlas, le PNUD et l’UNOPS, a
pris plusieurs mesures pour gérer et réduire les risques de sécurité et de contrôle que comporte Atlas et
en conséquence, depuis son introduction, l’environnement de sécurité et de contrôle d’Atlas a été
systématiquement amélioré en conformité avec les normes de l’industrie et comporte actuellement :

              L’utilisation d’un système (ARGUS) permettant de gérer et de traiter les comptes des
               utilisateurs et les droits d’accès à Atlas en se fondant sur les lignes directrices du cadre
               du contrôle interne.

              L’utilisation du flux des travaux dans Atlas afin de limiter l’approbation non autorisée
               de bons de paiements fondée sur des limites financières prédéfinies.

              La restriction de l’accès aux pages d’Atlas pour effectuer des transactions non
               autorisées

              L’utilisation de rapports d’exception dans Atlas pour suivre les transactions
               inhabituelles

              L’élaboration et l’exécution des directives du cadre de contrôle interne.


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              La décision de mettre en œuvre un système de contrôle de la surveillance pour suivre
               les possibles anomalies de paiement et infractions potentielles aux directives de suivi.

32. En ce qui concerne les pistes d’audit, le problème n’est pas la fiabilité en soi des pistes d’audit qui
ont été introduites car celles-ci sont en fait fiables, mais plutôt l’étendue de l’usage des pistes d’audit et
les avantages et coûts liés à ces dernières. Des pistes d’audit sélectionnées étaient déjà mises en
pratique en 2004. Vu la complexité d’une telle mise en place et l’incertitude concernant la performance
du système Atlas associée à la mise en place d’Atlas dans le monde, il a été décidé de mettre en œuvre
des pistes d’audit sélectionnées à partir du début.

33. En se fondant sur l’évaluation du risque interne, en consultation avec les utilisateurs
professionnels et le bureau des audits internes du PNUD/du FNUAP et de l’UNOPS ainsi qu’avec
l’avis indépendant des experts externes de PeopleSoft, des pistes d’audits concernant des domaines
supplémentaires à haut risque ont été mises en place depuis juillet 2006. Citons parmi celles-ci la
capacité de : (a) détection des changements à des données-clés effectués dans les tableaux de
fournisseurs tels que le nom d’un fournisseur, l’adresse du nom, la personne approuvant le fournisseur,
etc.; (b) détection des changements effectués au tableau des comptes bancaires tels que les
changements aux numéros des banques, à l’adresse des banques, etc.; et (c) détection des changements
effectués dans les documents d’investissement et de devises.

34. L’ensemble suivant de pistes d’audit à mettre en œuvre tiendra compte de la charge
supplémentaire sur la performance du système, de l’examen prévu de l’étude des problèmes des
utilisateurs, de l’impact possible sur l’amélioration d’Atlas et de la Partie II de l’examen d’Atlas
Cedar Consulting. Comme auparavant, une approche fondée sur le risque à la mise en œuvre de la
piste d’audit et une prise en compte claire des contrôles de compensation seront nécessaires pour
obtenir la valeur optimale pour l’investissement. La mise en œuvre d’un système de détection des
changements faits à Atlas au niveau local constituera un domaine de priorité pour le FNUAP.

35. Il faut noter qu’en dépit de l’augmentation de l’impact potentiel de perte, aucune augmentation
n’a été constatée pour l’UNPA en 2006. Aucune des allégations de fraude détectées ou enquêtées par
le FNUAP en 2006 n’avait trait à une impropriété directe dans Atlas, c’est-à-dire l’utilisation d’Atlas
ou l’exploitation d’une faiblesse d’Atlas pour commettre la fraude. Avec le nouveau système de
surveillance, le FNUAP sera mieux en mesure de détecter la fraude potentielle qui pourrait se produire
par Atlas.




La nouvelle version d’Atlas et les principes comptables du secteur public international

36. Le rapport DP/FPA/2007/14 signale des problèmes liés au coût-bénéfice d’introduire de nouvelles
fonctions au système actuel avant l’adoption de la version 9.0 de PeopleSoft. Les quatre inducteurs
principaux de changement aux opérations commerciales liées à Atlas sont :

      Les changements aux opérations commerciales dictés par la version financière 9.0.




                                                                                                           10
      Les changements aux opérations commerciales dictés par les normes internationales de
       comptabilité du secteur public (IPSAS)

      Les problèmes des utilisateurs et les exigences formulées dans les audits

      Les autres exigences des utilisateurs.

37. IPSAS est un nouvel ensemble de normes comptables dont l’adoption a été approuvée par
l’assemblée générale d’ici à 2010 par la résolution (A/RES/60/283). Compte tenu de ce fait, une forte
structure de gouvernance, à savoir, le conseil du programme des normes de comptabilité du secteur
public auquel prennent part toutes les agences partenaires, est en place pour gérer ceci. Comme pour
toutes les évolutions ayant trait à Atlas, le programme IPSAS sera lui aussi sous la surveillance du
groupe consultatif trilatéral (TAP). Enfin, tous les changements aux personnalisations et aux
configurations suivront aussi les procédures de contrôle des changements avec l’intervention, le cas
échéant, du comité de contrôle des changements. Les questions stratégiques clés et à long terme sont
également examinées au niveau du directeur exécutif adjoint/du secrétaire général adjoint à intervalles
réguliers.

38. Le programme IPSAS en est actuellement à la phase de lancement. L’objectif clé de ce stade est
de clarifier toutes les hypothèses sous-tendant la délimitation et la planification du programme IPSAS,
y compris la définition des phases de mise en œuvre, le critère de mise en œuvre étant :

              les priorités IPSAS

              D’autres priorités commerciales telles que la solution de problèmes critiques des
               utilisateurs ou la satisfaction d’exigences critiques de l’audit.

              La minimisation des coûts que représente le report de la personnalisation sur plusieurs
               phases.

                        2.   Constatations principales récurrentes de l’audit

39. En réponse à la demande du conseil d’administration formulée dans de précédentes décisions, un
tableau comportant les constatations clés et récurrentes des rapports d’audit de 2006, est fourni (voir
Annexe I). Il est important, lors de l’examen du contenu du tableau, de noter que, du fait que l’on
audite au fil du temps les bureaux qui présentent les plus grands risques, il n’y a rien d’étonnant à voir
réapparaître les mêmes problèmes, année après année, d’autant plus que différents bureaux de pays
sont audités. Il est aussi important de souligner que l’on n’a pas identifié tous les problèmes figurant au
tableau dans tous les audits. Il faut en conséquent interpréter les tableaux comme délimitant les
problèmes les plus susceptibles d’apparaître dans les audits émis en 2006. Les rapports d’audit étant
publiés tout au long de l’année pour les mêmes problèmes, il n’est pas possible de fournir une date
précise; un repère de performance qui s’applique ensuite à tous les cas est fourni.

40. Le FNUAP aimerait faire remarquer que quelques causes profondes communes mènent à la
récurrence des constatations des audits:

              Des postes non pourvus, partiellement en raison de la difficulté d’attirer des candidats
               qualifiés.

                                                                                                    11
              L’augmentation du nombre de politiques et de procédures récemment formulées ou
               actualisées par le biais du PPM (voir le paragraphe 12) qui a entravé la capacité du
               personnel de ce familiariser avec celles-ci.

              Le taux de renouvellement et le recrutement de nouveaux employés aux bureaux de
               pays qui ont parfois abouti à une faible connaissance des politiques et des procédures du
               FNUAP.

              Les effectifs relativement limités des bureaux du FNUAP qui doivent néanmoins
               remplir un large éventail de fonctions, situation à laquelle le FNUAP prévoit de
               remédier par le biais de la révision de la structure de l’organisation (à envisager par le
               conseil exécutif).

  I.   VUE D’ENSEMBLE DU SUIVI SUR LA MISE EN ŒUVRE DES CONSTATATIONS DE
                               L’AUDIT INTERNE

Le suivi institutionnalisé

41. Le FNUAP a adopté une stratégie de suivi régulier des constatations de l’audit interne (et externe)
conduite par la direction et reproduite au niveau des bureaux de division et de pays. La réunion de
planification régionale de 2006 était axée sur les questions spécifiques de gestion, ce qui a conduit à
l’adoption d’outils de responsabilisation tels que l’outil de service de l’institution, à savoir les plans de
gestion du bureau. Ceux-ci seront maintenant renforcés par le Tableau de bord équilibré et les outils
individuels de responsabilisation, d’évaluation et d’amélioration des résultats (PAD). En plus d’étudier
les problèmes clés détectés dans les rapports d’audit internes et externes, les participants ont également
examiné de près le suivi de la mise en œuvre des recommandations de l’audit interne. À partir de
janvier 2007, le comité de gestion du FNUAP a institué un examen régulier de l’état de la mise en
œuvre des recommandations de l’audit interne à une fréquence trimestrielle, ce qui a conduit à une
amélioration sensible de l’actualisation des renseignements figurant dans le système de bases de
données global d’audits et de recommandations (CARDS) qui comprend des renseignements sur toutes
les recommandations de l’audit interne.

État le plus récent

42. Lors de l’examen le plus récent d’avril 2007, sur les 81 rapports d’audit internes présentés de
2004 à 2006, 72 pour cent des recommandations avaient été exécutées alors que 15 pour cent étaient en
cours. Dans 13 pour cent des cas, la situation était inconnue car les recommandations émises à la fin de
2006 n’avaient pas été entrées dans la base de données CARDS. Dans l’ensemble, le niveau
d’exécution des recommandations d’audit a sensiblement augmenté au cours des dernières années.

43. En ce qui concerne les rapports de 2004 et 2005 (recommandations datant de plus de 18 mois), la
situation était inconnue pour moins de 2 pour cent du total des recommandations tandis que 14 pour
cent étaient en cours d’exécution. Veuillez vous reporter à l’Annexe II pour connaître les détails par
année. La direction du FNUAP trouve cette situation inacceptable. Étant donné le temps écoulé depuis
l’émission des recommandations, la direction considère haute priorité la réalisation totale de celles-ci,
quel que soit le niveau de risque qui y ait été attaché. En conséquence des efforts importants ont été
faits par les bureaux de pays et les divisions géographiques pour arriver à une solution satisfaisante

                                                                                                            12
concernant les recommandations en cours ou dont l’état était inconnu. Par exemple, parmi les rapports
d’audit internes présentés en 2004 et 2005 par la Région Amérique latine et Caraïbes, le nombre de
recommandations non exécutées a diminué de 50 pour cent entre la mi avril et la mi-mai. Des efforts et
des progrès semblables ont été réalisés dans d’autres régions.

44. Il ne se dégage d’une analyse des recommandations datant de plus de 18 mois qui n’ont pas
encore été exécutées, aucun schéma particulier. Celle-ci reflète plutôt les problèmes détectés dans la
section ci-dessus traitant des principales constatations récurrentes et dans l’Annexe 1. Cette absence
d’exécution tient à un processus de suivi moins que systématique dans le passé où les bureaux de pays
qui ne prenaient pas l’initiative d’exécuter les recommandations ne faisaient pas l’objet d’un suivi
suffisant de manière régulière. Cette lacune au niveau du suivi a été comblée et les efforts effectués au
cours de l’année écoulée ont abouti à des améliorations sensibles dans le taux d’exécution, facilitées
par la surveillance trimestrielle des progrès maintenant en place. Le FNUAP prévoit que presque toutes
les recommandations formulées en 2004-2005 seront exécutées d’ici à la fin du 3e trimestre de 2007 et
que, étant donnée l’exécution simultanée des recommandations émises en 2006-2007 d’une manière
régulière, l’arriéré ne réapparaîtra pas. Il faut signaler qu’en raison particulièrement de la forte
augmentation du nombre d’audits internes présentés au cours des trois dernières années, le nombre de
recommandations a aussi sensiblement augmenté, ce qui, ajouté à un système de suivi manuel lourd, a
posé un défi particulier en ce qui concerne la surveillance et le suivi. Il sera remédié à ce problème par
la nouvelle base de données CARDS.

Améliorations supplémentaires en cours et prévues

45. En plus de l’amélioration du suivi des recommandations elles-mêmes, l’accent accru et
systématique placé sur le suivi des constatations du rapport d’audit interne a aussi fait ressortir des
défauts de procédure et des défauts techniques de la base de données CARDS qui ont ralenti le suivi.

46. Pour remédier à ces faiblesses techniques, une base de données révisée CARDS a été mise au
point sous la direction de la division Services de contrôles internes, laquelle pare aux faiblesses de la
base de données existante. Cette mise au point, une fois achevée dans quelques mois, ne facilitera pas
seulement l’actualisation de la base de données elle-même, mais aussi la surveillance régulière des
progrès effectués. Le temps du personnel sera ainsi utilisé de manière plus productive, à exécuter les
recommandations plutôt qu’à mettre des rapports à jour.

47. La direction et la division Contrôle interne coopèrent également en vue de mettre en place des
mesures qui diminueront les lacunes constatées au niveau du contrôle. Un profil de risque annuel
(appelé WAVES) prenant appui sur le modèle de risque élaboré par la Division des services de
contrôle interne, sera fourni au bureau de chaque pays. À partir de cette base, la Division des services
de contrôle interne du FNUAP et la direction du FNUAP coopèreront pour mettre en place des
directives simples, génériques, pratiques, dans les bureaux de pays concernant les mesures à prendre
pour diminuer leurs risques. De plus, la direction s’attachera particulièrement à apporter un soutien et
un appui technique aux bureaux de pays qui, selon le modèle de risques, présentent les plus hauts
risques. Cela se fera au moyen d’un soutien plus fréquent et ciblé et de visites de pays, de renforcement
des capacités, etc.

48. Avec le nouveau Plan Stratégique (2008-2011) le FNUAP se rapproche davantage de son objectif
de devenir un organisme encore plus responsable et axé sur les résultats et cela s’applique aussi au
domaine de la gestion des risques et à la mise en œuvre des recommandations d’audits internes.


                                                                                                   13
49. Enfin, la direction du FNUAP salue le premier rapport annuel du comité consultatif de l’audit
(AAC) et lui en sait gré ainsi que des travaux entrepris par le AAC à ce jour, dont son examen de la
version préliminaire des états financiers annuels du FNUAP pour l’année 2006.




                                                                                                 14
           Annexe I            Conclusions principales et récurrentes des rapports d’audit publiés en 20062

Problèmes détectés dans
                                 Stratégie à mettre en œuvre pour                                                               Indicateur de progrès/
  les rapports d’audit                                                                         Délai
                                      remédier au problème3                                                                         de réalisation
        internes

                                                       RISQUE LIÉ AUX FACTEURS EXTERNES
1. Non-conformité de la        Mettre la subdivision régionale en         Dans les six mois suivant la formulation des     La subdivision régionale est en
subdivision régionale par      question en conformité avec la norme       recommandations de l’audit                       conformité avec la norme MOSS.
rapport aux normes             MOSS.
minimales de sécurité                                                     De manière continuelle
opérationnelle (MOSS)          Le personnel de sécurité du FNUAP                                                           Décision exécutée. Missions
                               entreprend des visites sur le site pour                                                     entreprises comme indiqué dans
                               aider les bureaux à se mettre en                                                            les rapports de voyage.
                               conformité avec la norme MOSS
                               (Siège)
2. Mauvaise évaluation des     Mettre en œuvre l’approche                 Mise en œuvre progressive début janvier 2007     Nombre de pays où les micro et
organismes de contrepartie     harmonisée de l’UNDG concernant le                                                          macro évaluations ont eu lieu.
et absence d’enregistrement    transfert d’argent, ce qui comprend une
des ONG.                       micro évaluation des partenaires.
                                                        RISQUE LIÉ AUX FACTEURS HUMAINS
3. Postes de représentants     Établir une liste de représentants et de   La liste est en place depuis 2004.               Mesure exécutée. La liste est en
ou de représentants adjoints   représentants adjoints (EM).                                                                place.
vacants.
                               Établir et mettre en œuvre une politique   Établie en mai 2006. L’exercice de rotation de   Mesure exécutée. La politique de
                               de rotation (EM)                           2007 a été lancé en juin 2006.                   rotation est incluse dans le guide
                                                                                                                           des politiques et procédures.

                               Rehausser certains postes pour les         Janvier 2008 en conjonction avec la              En cours. Indicateur de réalisation
                               rendre plus attrayants (EM)                proposition du BSB.                              : BSB approuvé en janvier 2008.
4. Recrutements pour           A instauré une politique de dotation en    Politique de dotation diffusée en janvier 2007   Mesure exécutée. La politique sur
affectations de courte durée   personnel qui explique clairement                                                           la dotation est incluse dans le
(contrats de services et       l’usage des diverses modalités de                                                           manuel de politiques et de
contrats de services           recrutement (EM)                                                                            procédures.
spéciaux) ne suivant pas les
procédures établies ou         Promouvoir la compréhension et             Continuellement fait par le biais de réunions,   Mesure exécutée. Des articles
utilisation de modalités de    l’usage de la politique de dotation        de communications internes et de sessions de     paraissent dans les bulletins
recrutement erronées.          (EM)                                       formation, dont une session sur les ressources   internes et dans l’ordre du jour et
                                                                          humaines en conjonction avec l’atelier sur la    les comptes-rendus de réunions.
                                                                          fraude

                                                                                                                                                            15
Problèmes détectés dans
                                  Stratégie à mettre en œuvre pour                                                                Indicateur de progrès/
  les rapports d’audit                                                                         Délai
                                       remédier au problème3                                                                          de réalisation
        internes
5. Les avantages sociaux        Alerter le fournisseur de services de     La question est soulevée auprès du fournisseur     Problème communiqué par écrit
dont bénéficient les            tout problème concernant l’exécution      de service dans le mois suivant la                 et rectifié.
employés des bureaux de         du contrat de niveau de service de        recommandation de l’audit et il est remédié au
pays ne sont par                manière à remédier au problème (le        problème dans les trois mois suivant la
régulièrement vérifiés          FNUAP) n’administre pas les services      présentation du problème.
(déclarations d’ayants-droit,   au personnel national).
etc.)
6. Nombre de postes BSB         Veiller à communiquer aux bureaux de      Fin du 2e trimestre 2007                           En cours. Indicateur d’exécution.
approuvés supérieur au          pays le nombre de postes BSB agréés                                                          Communication envoyée.
nombre de postes BSB            pour leur unité (EM)
existent au bureau de pays.
                                                           RISQUE LIÉ AUX INTERACTIONS
7. Montant important            Examiner régulièrement la situation des   Examens entrepris à partir du milieu de 2006       Mesure exécutée. Des examens
d’avances de fonds non          OFA entrepris par les bureaux de pays,                                                       sont effectués en permanence.
remboursés (OFA)                les GD et le comité de gestion de l’EM.

                                Lancer une liste de contrôle périodique
                                des bureaux de pays comprenant un         Liste de contrôle lancée en octobre 2006           Action exécutée. Liste de
                                examen trimestriel des OFA et une                                                            contrôle des responsabilités en
                                analyse chronologique. (EM)                                                                  place. Le solde des OFA pour
                                                                                                                             2006 a été diminué de 25%.
8. Rapports financiers          Lancer des initiatives de renforcement    Mise en œuvre progressive débutant en janvier      En cours. Indicateur d’exécution.
inexacts et besoins de          de capacité fondées sur les micro         2007                                               Les initiatives de développement
renforcer les processus         évaluations du HACT                                                                          de capacités sont préparées.
financiers et les contrôles
des partenaires de mise en                                                                                                   En cours. Indicateur d’exécution:
œuvre.                                                                                                                       L’examen du progrès de l’état de
                                                                                                                             l’HACT par l’UNDG a eu lieu à
                                                                                                                             la fin de 2007.
9. Documents de projet et       Signer les documents de projet et les     Dans les trois mois suivant la formulation de la   Documents signés classés.
lettres d’accord non signées    lettres d’accord.                         recommandation.
ou structure des
programmes de travail           Améliorer la capacité d’établir un AWP Avant la préparation de l’AWP suivant.                Personnel formé et/ou missions
annuels (AWP) ne                et la compréhension de la manière de le                                                      de soutien entreprises.
permettant pas une              faire.
surveillance convenable.



                                                                                                                                                                 16
Problèmes détectés dans
                                Stratégie à mettre en œuvre pour                                                                Indicateur de progrès/
  les rapports d’audit                                                                        Délai
                                     remédier au problème3                                                                          de réalisation
        internes
10. Facturation retardée      Lancer une liste de vérification de        Liste de vérification lancée en octobre 2006      Factures examinées versées au
et/ou inexacte des services   comptabilité périodique par le bureau                                                        dossier.
effectués par des             de pays qui vérifie dans Atlas si les
partenaires.                  factures provenant des fournisseurs de
                              services sont à jour (EM)

                              Rappeler aux partenaires d’envoyer les     Rappels envoyés deux semaines avant la date
                              factures                                   de facturation convenue.                          Rappels versés au dossier.


                              Vérifier que les factures reçues sont      Factures examinées et information en retour
                              exactes et signaler les erreurs aux        fournie dans les 2 semaines suivant la            Communication avec les
                              partenaires.                               réception de la facture.                          partenaires versées au dossier.
11. Rapports peu fiables de   Émettre de nouvelles directives d’audit    Les unités ont reçu de nouvelles directives       Mesure exécutée. Nombre de
du partenaire d’exécution     des NEX et les lier au format d’entrée     concernant l’audit NEX qui ont été mises en       rapports d’audits NEX présentés
nationale (NEX)               dans l’application base de données         œuvre en mars 2007. Nous comptons que tous        en 2007 en conformité avec le
                              d’audit NEX accessible sur Internet.       les pays présenteront leurs rapports selon le     nouveau format (au moins 80%).
                              (EM)                                       nouveau format.
                                                                                                                           Mesure exécutée. Base de
                              Lancer une nouvelle base de données        Prochaine base de données d’audit NEX lancée      données d’audits NEX
                              d’audits NEX (EM)                          en 2007                                           fonctionnelle et utilisée.
                                                             RISQUE LIÉ AU PROCESSUS
12. Coût de l’usage privé     Établir un système de recouvrement de      Dans le mois suivant la formulation de la         L’usage personnel privé des
des véhicules et frais        l’usage privé des véhicules et des frais   recommandation.                                   véhicules et les frais personnels
personnels de                 personnels de télécommunications.                                                            de télécommunications sont
télécommunications non                                                                                                     documentés et recouvrés.
couvert
13. Feuille d’inventaire      Donner des directives plus claires         Une nouvelle Politique des Actifs a été publiée   Mesure exécutée. La Politique de
annuelle des équipements et   concernant la gestion de l’actif (EM).     en novembre 2006                                  gestion est incluse dans le Manuel
actifs incomplète, non                                                                                                     de Politiques et de Procédures.
agréée, non établie
périodiquement et non
présentée promptement et      Coordinateurs d’actifs nommés selon la     Dans le mois suivant la formulation de la         Rapport écrit versé au dossier.
actifs non liquidés           politique de gestion des actifs.           recommandation.
promptement
                              Message de suivi envoyé au bureau de       Rappels envoyés en fonction des besoins           Mesure exécutée. 100% des
                              pays lorsqu’une lettre d’agrément                                                            bureaux de pays ont présenté la
                              d’inventaire n’a pas été reçue à l’état                                                      lettre d’agrément d’inventaire

                                                                                                                                                             17
       Problèmes détectés dans
                                        Stratégie à mettre en œuvre pour                                                                 Indicateur de progrès/
         les rapports d’audit                                                                        Délai
                                             remédier au problème3                                                                           de réalisation
               internes
                                      major (HQ).                                                                                   pour 2006.


                                  Actifs liquidés promptement par le            Dans les trois mois suivant la formulation de la    Documenté dans le compte-rendu
                                  comité de contrôle des marchés (CRC)          recommandation.                                     de réunion du CRC local.
      14. Décaissements agréés et Réexaminer les contrôles et la                Dans le mois suivant la formulation de la           Pièces justificatives complètes.
      payés sans documentation à procédure de traitement des paiements          recommandation.
      l’appui adéquate.           pour les aligner avec le cadre de
                                  contrôle interne.
      15. Non-conformité avec les Entreprendre des ateliers pour renforcer      Quatre ateliers ont été tenus en 2006 comme         Mesure exécutée. L’atelier s’est
      procédures de passation de  la capacité de passation de marchés et        prévu, un pour chaque division géographique.        déroulé en 2006.
      marchés, notamment la       sensibiliser concernant les procédures        Outre les questions de passation de marchés,
      présentation exigée au      de passation de marchés, y compris le         des questions de finance et de gestion des actifs
      CRC.                        CRC, au niveau du bureau de pays              ont été évoquées.
                                  (EM).
                                                                                                                                    En cours. Indicateur de
                                      Instauration d’un système de              Le système de présentation au CRC en ligne          d’exécution. Présentation au CRC
                                      soumission au CRC en ligne (EM)           est testé et deviendra opérationnel en 2007.        en ligne utilisée.
                                                     RISQUE LIÉ À LA TECHNOLOGIE ET AUX SYSTÈMES
      16. Insuffisance des plans      Offrir aux bureaux de pays une            Installation de stockage en ligne lancée en         Mesure exécutée. L’installation
      de secours et de restauration   installation de stockage des données en   2006.                                               de stockage des données en ligne
      après sinistre en matière       ligne (EM)                                                                                    est devenue opérationnelle en
      d’informatique                                                                                                                2006.
      17. Piste de vérification       Le PNUD et le FNUAP doivent              L’examen est en cours de commande et aura            En cours. Indicateur de
      inefficace dans Atlas           commander un examen de plusieurs         lieu pendant la 2e moitié de 2007.                   réalisation. Examen terminé et
                                      domaines liés à l’environnement des                                                           rapport remis.
                                      applications Atlas (EM)
       18. Sécurité et entretien      Établir une sécurité informatique et des Dans les trois mois suivant la formulation de la Sécurité informatique et plans
       informatique insuffisants.     plans d’entretien conformément aux       recommandation.                                    d’entretien en place.
                                      directives MIS.
2
  Tous les problèmes ont trait aux bureaux de pays.
3
  Renvoie à des mesures exigées par les bureaux de pays auxquels les problèmes ont trait à moins qu’ils ne soient indiqués directement comme ayant trait à l’état major.




                                                                                                                                                                       18
                     Annexe II État de la mise en œuvre au 16 avril 2007
Total
                                                           Recommandation (%)

Année                        Total                   Exécutée                  En cours                État inconnu

2004                         100%                       83%                         17%                     0%

2005                         100%                       85%                         13%                     2%

2006                         100%                       62%                         15%                   23%

Total des 3 années           100%                       72%                         15%                   13%




                       Remarque:          « Statut inconnu » signifie que rien n’a été inscrit
                       pour l’unité auditée dans la base de données de suivi de la
                       recommandation. Cela ne signifie pas nécessairement qu’aucune
                       mesure n’a été prise par l’unité. De même « En cours » repose sur les
                       plus récents renseignements saisis dans la base de données. La
                       recommandation peut avoir été exécutée depuis la dernière entrée.



                                           Recommandations (%)
        Plus de
        18 mois                  Total               Exécutée                  In                État inconnu
                                 100%                   84%                   14%                    2%



                       Remarque :         « Statut inconnu » signifie que rien n’a été inscrit
                       pour l’unité auditée dans la base de données de suivi de la
                       recommandation. Cela ne signifie pas nécessairement qu’aucune
                       mesure n’a été prise par l’unité. De même « En cours » repose sur les
                       plus récents renseignements saisis dans la base de données. La
                       recommandation peut avoir été exécutée depuis la dernière entrée.

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