Audit Mutu Internal (2): Sasaran Audit Mutu Internal Perguruan Tinggi

Document Sample
Audit Mutu Internal (2): Sasaran Audit Mutu Internal Perguruan Tinggi Powered By Docstoc
					                                                                         Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008




QUALITY MANAGEMENT SYSTEM
INTERNAL AUDIT SUMMARY REPORT



1. PENDAHULUAN

             Audit internal merupakan salah satu persyaratan yang harus dipenuhi oleh
     Perguruan Tinggi sebagai bentuk refleksi evaluasi diri yang dilakukan oleh institusi itu
     sendiri. Audit Internal ini dimaksudkan untuk meninjau tingkat kesesuaian dan efektifitas
     penerapan SMM yang telah ditetapkan dan menjadi dasar arah strategi dan sasaran mutu
     Perguruan Tinggi yang ingin dicapai dan tertuang dalam Manual Mutu. Pimpinan
     Perguruan Tinggi (Rektor) hendaknya memastikan penetapan proses audit internal
     berjalan dengan efektif dan efisien untuk mengakses kekuatan dan kelemahan SMM.

             Proses Audit Internal berfungsi sebagai alat manajemen untuk asesmen mandiri
     terhadap semua proses atau kegiatan yang telah diselenggarakan oleh Perguruan Tinggi
     dan ditunjuk dalam SMM. Proses Audit Internal dengan menyediakan perangkat untuk
     memperoleh bukti objektif bahwa persyaratan klausul-klausul ISO 900:2000 yang ada
     telah dipenuhi, karena Audit Internal menilai keefektifan dan efisiensi implementasi SMM
     ISO 9001:2000 Perguruan Tinggi.

             Audit Internal ini, penting dan wajib dilakukan bagi Perguruan Tinggi yang
     mengimplementasikan SMM ISO 900:2000, untuk memastikan dilakukannya tindakan
     perbaikan sesuai hasil temuan Audit Internal yang telah dilakukan. Tanggapan Pimpinan
     Perguruan Tinggi terhadap hasil temuan ini diujudkan dalam bentuk Rapat Tinjauan
     Manajemen. Disinilah semua hasil temuan Audit Internal akan ditanggapi dan
     ditindaklanjuti. Hasil temuan dari Audit Internal dan upaya tindak lanjut yang telah
     diputuskan dalam Rapat Tinjauan Manajemen ini dituangkan dalam sebuah dokumen
     yang disebut Rencana Manajemen Mutu.


2. TUJUAN

           Bagi Perguruan Tinggi yang baru mengimplementasikan SMM ISO 9001:2000, perlu
     ditetapkan sasarannya menurut kondisi yang telah dicapai saat ini. Hal ini sangat penting,
     agar hasil Audit Internal yang dilakukan tidak menjadi “momok” yang membebani auditee.
     Karena jika temuan hasil Audit Internal ini jadi “mo-mok” yang membebani auditee
     dikhawatirkan akan menimbulkan dampak psikologis bagi auditee dan resistensi
     penolakan yang ting-gi terhadap Implementasi SMM ISO 9001:2000. Dampak terbesar
     yang dapat ditimbulakan adalah kegagalan impelementasi SMM ISO 9001:2000 itu
     sendiri.

          Pimpinan Perguruan Tinggi yang baru membangun dan mengimplementasikan
     SMM ISO 900:2000 kadang tidak sabar untuk segera melihat hasil implementasinya ini
     melalui hasil Audit Internal. Begitu melihat hasilnya kadang kecewa, karena ternyata tidak
     seperti apa yang diharapkan. Agar tidak membuat semua kecewa maka sasaran audit
                             Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang                           Page 1 of 30
                             ____________________________
 Certificate No. ID08/1219
                                                                        Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008




    perlu dirumuskan, disepakati dan dipahami oleh Pimpinan Perguruan Tinggi sesuai
    dengan skedul implementasinya. Skedul implementasinya menurut pengalaman 6
    bulanan, terasa lebih realistis dan tidak terlalu membawa dampak psikologis bagi auditee
    yang melaksanakan SMM ISO 9001:2000. Berikut ini, rumusan sasaran Audit Internal
    Perguruan Tinggi yang dikelompokkan menjadi 4 tahap yaitu :
        a. Memastikan Kelengkapan Dokumen Sistem Mutu
        b. Memastikan Diterapkannya Sistem Manajemen Mutu
        c. Memastikan Efektifitas Hasil
        d. Mengukur Kinerja Manajemen Organisasi dan Kepuasan Pelanggan

    a. Kelengkapan Dokumen Sistem Mutu
               Sasaran Audit Internal tahap 1 ini, digunakan untuk Perguru-an Tinggi yang
       menerapkan SMM ISO 9001:2000 masih tahap awal yaitu tahap penyusunan
       Dokumen Sistem Mutu. Tahap ini, tentunya banyak auditee yang baru melengkapi
       dokumen sistem mutunya. Tahap ini, waktu implementasi SMM ISO 9001:2000
       kurang lebih baru 6 bulan, sehingga tidak realistis jika sasaran Audit internal yang
       dirumuskan lebih tinggi dari kondisi yang ada. Demikian pada tahap ini, sasaran Audit
       internal yang dirasa tepat adalah kelengkapan dokumen sistem mutu.

    b. Kepatuhan Diterapkannya Sistem Manajemen Mutu

                   Sasaran Audit Internal tahap 2 ini, digunakan untuk Perguruan Tinggi yang
            menerapkan SMM ISO 9001:2000 sudah tahap menengah yaitu tahap telah
            digunakan dan diterapkan Dokumen Sistem Mutu untuk kegiatan rutin. Tahap ini,
            dokumen sistem mutu misal prosedur mutu, wewenang dan tanggung jawab, formulir
            standar dan perangkat lainnya telah diterapkan dan jadi pedoman untuk
            melaksanakan kegiatan sehari-hari. Tahap ini, waktu implementasi SMM ISO
            9001:2000 kurang lebih baru 12-18 bulan, sehi-ngga sasaran Audit internal yang
            dirumuskan mengukur tingkat kepatuhan dan konsistenan auditee dalam
            menerapkan SMM ISO 9001:2000. Demikian pada tahap ini, sasaran Audit internal
            yang dirasa tepat adalah memastikan kepatuhan dan kekonsistenan implementasi
            SMM ISO 9001:2000.

    c. Keefektifan Hasil Implementasi SMM

                    Sasaran Audit Internal tahap 3 ini, digunakan untuk Perguruan Tinggi yang
            menerapkan SMM ISO 9001:2000 sudah tahap menengah yaitu tahap telah
            digunakan dan diterapkan Dokumen Sistem Mutu untuk kegiatan rutin dan telah
            melakukan pengukuran capaian sasaran mutu secara rutin. Tahap ini, selain
            dokumen sistem mutu misal prosedur mutu, wewenang dan tanggungjawab, formulir
            standar dan perangkat lainnya telah diterapkan dan jadi pedoman untuk
            melaksanakan kegiatan sehari-hari, juga auditee telah melakukan pengukuran
            terhadap sasaran mutu yang telah ditetapkan oleh Perguruan Tinggi. Tahap ini, waktu
            implementasi SMM ISO 9001:2000 kurang lebih baru 18-24 bulan, sehingga hasil-
            hasil capaian sasaran mutu sudah dapat diukur. Dalam tahapan ini sasaran Audit
            internal diarahkan kepada pemeriksaan dan evaluasi kegiatan-kegiatan yang telah
            dilakukan. Serta pengukuran hasil dari proses kegiatan tersebut dan dibandingkan

                            Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang                           Page 2 of 30
                            ____________________________
Certificate No. ID08/1219
                                                                        Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008




            dengan sasaran mutu yang telah ditetapkan. Hasil pembandingan antara sasaran
            mutu dengan hasil capaiannya ini akan dapat dinilai dan diukur tingkat keefektifan dan
            efisiensi dari SMM ISO 9001:2000 yang telah diimplementasikan. Oleh karena itu
            dokumen Rencana Mana-jemen Mutu dari hasil Rapat Tinjauan Mutu menjadi
            dokumen yang harus diperiksa dan ditelusur oleh auditor. Ketidaktercapaian sasaran
            mutu yang telah ditetapkan ditelusur lebih lanjut sampai menemukan akar penyebab
            ketidaktercapaiannya. Demikian pada tahap ini, sasaran Audit internal yang dirasa
            tepat adalah mengukur keefektifan dan efisiensi implementasi SMM ISO 9001:2000.

    d. Mengukur Kinerja Manajemen Perguruan Tinggi dan Kepuasan Pelanggan

                    Sasaran Audit Internal tahap 4 ini, digunakan untuk Perguruan Tinggi yang
            menerapkan SMM ISO 9001:2000 sudah tahap lanjut yaitu tahap yang telah melewati
            tiga tahap sebelumnya, dan arah Audit internal tidak lagi masalah efektifan dan
            efisiensi implementasi SMM ISO 9001:2000 lagi tetapi sudah mengarah pada
            kemampuan kinerja Manajemen Perguruan Tinggi untuk menghasilkan jasa yang
            mampu memuaskan mahasiswa, orang tua mahasiswa, masyarakat dan pihak-pihak
            lain yang berkepentingan terhadap Perguruan Tinggi tersebut. Tahap ini, kinerja
            manajemen Perguruan Tinggi benar-benar menjadi sasaran Audit Internal. Penerapan
            audit terhadap klausul-klausul (standar) persyaratan SMM ISO 9001:2000 yang akan
            menjadi objek utama dari audit dan Manaje-men Perguruan Tinggi harus mampu
            membuktikan bahwa standar-standar SMM ISO 9001:2000 benar-benar telah
            dipatuhinya. Auditor akan membuktikan komitmen Manajemen Perguruan Tinggi ter-
            sebut dengan dokumen Manual Mutu yang memuat pedoman, peraturan, kebijakan,
            strategi, dan upaya-upaya manajemen dalam mencapai visi, misi dan sasaran mutu
            Perguruan Tinggi serta memelihara SMM ISO 9001:2000 dalam rangka selalu
            melakukan continual improvement sehingga memuaskan para pelanggan dan pihak-
            pihak yang berkepentingan. Tahap ini, selain mengukur kinerja dari Manajemen
            Perguruan Tinggi juga mengukur tingkat kepuasan pelanggan yang telah dilakukan
            oleh Manajemen Perguruan Tinggi. Oleh karena itu, tahap ini setidaknya Manajemen
            Perguruan Tinggi sudah melakukan pengukuran terhadap kepuasan mahasiswanya
            (sebagai pelanggan utama Perguruan Tinggi). Tahap ini, waktu implementasi SMM
            ISO 9001:2000 telah 24-36 bulan, sehingga sasaran Audit internal yang dirumuskan
            mengukur kinerja Manajemen Perguruan Tinggi dan Kepuasan Pelanggan serta
            menjaga sustanibility penerapan SMM ISO 9001:2000 di Perguruan Tingginya.
            Demikian pada tahap ini, sasaran Audit internal yang dirasa tepat adalah mengukur
            kinerja Manajemen Perguruan Tinggi dan Kepuasan Pelanggan serta sustainability
            implementasi SMM ISO 9001:2000.




                            Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang                           Page 3 of 30
                            ____________________________
Certificate No. ID08/1219
                                                                         Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008




3. RUANG LINGKUP

           Berlaku terhadap seluruh tahapan audit mulai dari perencanaan audit, pelaksanaan
     audit hingga rincian tindak lanjut.
           Perencanaan Audit Internal dilaksanakan secara fleksibel agar memungkinkan
     perubahan penekanan berdasarkan temuan dan bukti objektif selama audit. Masukan
     yang relevan dari bidang yang diaudit, dan dari pihak lain yang berkepentingan,
     memperhatikan subjek untuk dipertimbangkan dalam Audit Internal mencakup:

            Penerapan proses secara efektif dan efisien.
            Peluang perbaikan yang berkesinambungan.
            Kemampuan suatu sistem proses.
            Penggunaan teknologi informasi.
            Penggunaan sumber daya secara efektif dan efisien.
            Hasil dan harapan kinerja proses dan produk.
            Kecukupan dan ketelitian pengukuran kinerja.
            Kegiatan perbaikan.
            Hubungan dengan pihak yang berkepentingan.

     Group Focus/ Area Audit:
     Rektor, MR- Sekretariat ISO (KJM), Jurusan Pendidikan Agama Islam Fakultas Tarbiyah,
     Jurusan Al-Ikhwal Al-Syakhsiyah Fakultas Syari’ah, Jurusan Bahasa dan Sastra Arab
     Fakultas Humaniora dan Budaya, Jurusan Bahasa dan Sastra Inggris Fakultas
     Humaniora dan Budaya, Jurusan Psikologi Fakultas Psikologi, Jurusan Manajemen
     Fakultas Ekonomi, Program Studi Manajemen Pendidikan Islam (S2) Pasca Sarjana,
     Fakultas Saintek (Jurusan Kimia, Jurusan Biologi,), BAAK (bagian akademik dan
     kemahasiswaan), BAU (Bagian Keuangan, Bagian Umum, Bagian Kepegawaian, Bagian
     Perencanaan), PKPBA, PKPBI, Ma'had, Lemlit, LPM, PSG, Perpustakaan, SAC dan
     SAR.


4. KATEGORI TEMUAN AUDIT

     Auditor melakukan proses audit berbasis berfokus pada aspek-aspek penting yang
     mempunyai resiko dan potensi terjadi ketidaksesuaian dengan tujuan yang diperlukan
     oleh persyaratan standar (s) ISO 9001:2000.
     adapun metode audit yang digunakan:
      Wawancara
      Pengamatan Kegiatan/ Observasi
      Review Dokumentasi
     Kategori temuan dalam Internal Audit adalah:
     1. Minor, yaitu temuan yang menunjukkan bahwa group fokus ISO 9001:2000 pada UIN
         Maliki Malang belum dijalankan dan dikelola dengan sistem manajemen sesuai
         dengan persyaratan standar dan belum menunjukkan kemampuan sistem untuk
         mencapai sistem yang disepakati persyaratan untuk produk atau layanan. (Saran
         perbaikan)


                             Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang                           Page 4 of 30
                             ____________________________
 Certificate No. ID08/1219
                                                                            Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008




     2. Major, yaitu temuan yang menunjukkan bahwa group fokus ISO 9001:2000 pada UIN
        Maliki Malang tidak menjalankan dan mengelola sistem manajemen sesuai dengan
        persyaratan standar terutama persyaratan yang berkaitan dengan produk , layanan
        dan kepuasan pelanggan. (ketidaksesuaian)


5. TEMUAN AUDIT KINERJA

           Pencatatan hasil temuan audit disesuaikan dengan rencana audit dan hasil
     temuan audit dimasukkan dalam perencanaan tindakan pencegahan dan perbaikan.
     Temuan audit menyimpulkan sebagai berikut:

BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK
                     Temuan                                                  Tindak Lanjut
System tidak dapat memastikan Intellectual                 1. Membuat aturan tentang intellectual
customers property dapat dijamin identifikasi,                costumers property;
validasi dan kompetensi rekanan). (KS)                     2. Aturan dan Seleksi Rekanan Pembuat
- Tidak sesuai dengan Klausul 7.5.4                           Ijasah, akte IV, sertifikat dll
    (kepemilikan pelanggan) dan 7.4.1 (Proses
    pembelian)

Laporan pencapaian sasaran mutu belum dibuat.              1. Dibuat laporan Sasarn mutu sesuai dengan
Terkait pemantauan keluhan pelanggan (KS)                     periode pelaporannya.
- Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan            2. Disusun form layanan dan keluhan
    berlanjut)
Pengendalian terhadap catatan mutu dan arsip;              Disusun format catatan mutu dan arsip;
dokumen         eksternal;    penyimpanan      dan         dokumen eksternal; penyimpanan dan
penelusuran. (KS)                                          penelusuran.
- Tidak       sesuai    dengan     klausul   4.2.4.
    (pengendalian arsip)
System tidak dapat memastikan seleksi dan                  1. Update format seleksi dan evaluasi dengan
evaluasi penerimaan mahasiswa sesuai dengan                   kalibrasi
standar UIN Malang. (jalur regular dan mandiri). Di        2. Pemantauan terhadap keterjaminan
temukan banyak mahasiswa tarbiyah belum bisa                  obyektifitas hasil evaluasi dan seleksi.
membaca huruf arab. (KS)
- Tidak        sesuai     dengan     klausul   7.1.
    (perencanaan realisasi produk)
System tidak dapat memastikan adanya efektifitas           Sosialisasi internal terkait dengan tanggung
komunikasi internal pada tingkatan organisasi,             jawab dan pendelegasian wewenang pada
sehingga banyak menimbulkan interpretasi                   bagian yang terkait proses SMM.
berbeda-beda pada tingkat fakultas dan jurusan.
(KS)
Tidak sesuai dengan klausul 5.5.3. (Komunikasi
internal)
Sistem tidak menjalankan efektifitas pengendalian          - Identifikasi arsip (hardware-software);
terhadap catatan mutu/ arsip (Penyimpanan;                   penataan owner; penyusunan berita acara
perlindungan dan penulusuran)                                pengudangan arsip kedaluarsa.
Tidak sesuai dengan klausul 4.2.4 : pengendalian           - Sosialisasi Prosedur Mutu Pengendalian
dokumen dan catatan                                          Dokumen



                             Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang                              Page 5 of 30
                             ____________________________
 Certificate No. ID08/1219
                                                                           Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008




Berdasarkan hasil survey kepuasan pelayanan                - Menginstruksikan (Membuat intruksi kerja)
akademik pada tingkat Universitas, diperoleh                 tentang peningkatan pelayanan akademik
hasil  bahwa     pelayanan  akademik   tidak                 fakultas (sesuai dengan indikator/ instrumen
memuaskan. (lihat lampiran)                                  kepuasan pelayanan) kepada semua bagian
                                                             pelayanan.
                                                           - Menambah fasilitas pendukung layanan
                                                             akademik.



BAGIAN UMUM
                       Temuan                                               Tindak Lanjut
System        belum     dapat    menjamin    fungsi        - Sosialisasi prosedur mutu pemeliharaan
Mengendalikan, memantau serta mengevaluasi                   sarana dan prasarana.
pelaksanaan pemeliharaan sarana dan prasarana              - Penyusunan jadwal pemeliharaan; kartu
di lingkungan di Rektorat, Biro,            gedung           servis peralatan; Labelilasi kartu servis
kuliah/kelas, unit-unit di UIN Malang (KS).                  peralatan
- Tidak ada pemeliharan rutinitas yang terjadwal
    pada bagian2 tertentu. Misalnya : AC; APAR;
    Hydrant; PC; foto Kopi; dll. Hanya
    dilaksanakan       perbaikan    apabila    ada
    permintaan.
- Pada fakultas Ekonomi alarm tidak dapat
    dipastikan berfungsi dengan baik (bunyi
    sendiri).
(Tidak sesuai dengan UIN-QA/PM/03-DD/03
tentang prosedur Pemeliharaan sarana dan
Prasana dan Klausul 6.3 tentang Infrastuktur)

Perlu dipastikan bahwa penataan tata ruang dan             Melakukan penataan tata ruang dan
pengendalian stok barang dilakukan dengan baik.            pengendalian stok barang sesuai dengan kartu
(SP)                                                       kontrol

Perlu dipastikan adanya kejelasan cakupan                   - Dipastikan Check LCD sebelum diserahkan
tanggung jawab pemeliharaan terhadap LCD (di                  ke Bagian Umum.
kelas atau di tempat bagian lain). (KS)                     - Re-koordinasi semua pihak yang terkait
                                                              membahas MOU dengan Rekanan terkait
                                                              penggadaan LCD.
Sistem belum dapat menjamin identifikasi                   - Sosialisasi prosedur mutu pemeliharaan
sarana/prasarana (BMN) yang ada pada masing-                  sarana dan prasarana.
masing ruangan setiap 6 (enam) bulan sekali:               - Re-koordinasi semua pihak yang terkait
- Status/ kondisi barang/ alat (baik/ rusak/ perlu            (Bagian Umum; PD-2 dan UPT) tentang job
   perbaikan)                                                 diskripsi dan Prosedur Pemeliharaan.
- Mutasi barang/ alat
(Tidak sesuai dengan UIN-QA/PM/03-DD/03
tentang prosedur Pemeliharaan sarana dan
Prasana dan Klausul 6.3 tentang Infrastuktur)

Sistem tidak menjamin informasi pelanggan                  Disusun flow card (alur informasi) pelayanan
dijalankan dengan baik (petunjuk layanan). (SP)            dengan papanisasi dan identifikasi pelayanan.
- Papanisasi layanan informasi lay-out gedung
                             Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang                             Page 6 of 30
                             ____________________________
 Certificate No. ID08/1219
                                                                           Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008




   rektorat; informasi Pelayanan Kinerja dll.)
Sistem Belum menjamin keamanan parkir                      konsistensi pengecekan kepemilikan kendaraan
(motor; mobil dan perlengkapannya) (SP)                    oleh petugas keamanan, dll.

Laporan pencapaian sasaran mutu belum dibuat.              Dibuat laporan sasaran mutu Bagian Umum
Hal ini tidak sesuai dengan klausul 8.5.1.                 sesuai dengan periode pelaporannya
Perbaikan berlanjut (KS)



BAGIAN KEUANGAN

                       Temuan                                                 Tindak Lanjut
Sistem tidak menjamin informasi Pelanggan                     Disusun flow card (alur informasi)
dijalankan dengan baik (petunjuk layanan).                    pelayanan dengan papanisasi dan
(tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus)             identifikasi pelayanan.
(KS)
Laporan pencapaian sasaran mutu belum dibuat. Hal              Dibuat laporan      sasaran       mutu      Bagian
ini tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. Perbaikan               Keuangan.
berlanjut (KS)

Sistem tidak dapat menjamin pelaksanaan up- dating            - Sosialisasi prosedur mutu pemeliharaan
IKN dan BMN secara periodik. (Asas penggunaan                   sarana dan prasarana.
BMN oleh Unit; Fakultas dll). (KS)                            - Re-koordinasi semua pihak yang terkait
(Tidak sesuai dengan UIN-QA/PM/03-DD/03 tentang                 (Bagian Umum; PD-2 dan UPT) tentang
prosedur Pemeliharaan sarana dan Prasana dan                    job diskripsi dan Prosedur Pemeliharaan.
Klausul 6.2.2 tentang kompetensi; Trainning dan
Responsibility)

Ditemukan adanya overload job diskription pada                 Permintaan tambahan pegawai atau
bagian BMN; IKN dan perhitungan anggaran. (SP)                 peningkatan efektifitas pegawai baru.

Sistem tidak dapat menjamin pelaksanaan up- dating             Re-koordinasi semua pihak yang terkait
kompetensi pelaksana pengadaan (Sertifikat L2). (SP)           pada proses pengadaan (Bagian Umum;
(Tidak sesuai dengan Keppres No 80 Tahun 2003 dan              PD-2 dan UPT) tentang Sertifikasi L2.
Klausul 6.3 tentang Infrastuktur)

Sistem tidak menjamin adanya:                                  Kriteria dan metode seleksi akan dilengkapi
 1. Daftar Rekanan yang telah disetujui belum                  dalam Prosedur dan Dokumen Eksternal
     ditetapkan.                                               Keppres No 80 Tahun 2003
 2. Seleksi      dan   evaluasi    rekanan    belum            1. Membuat Daftar Rekanan yang telah
     dilaksanakan.                                                  disetujui sesuai Prosedur Pengadaan
 3. Rekapitulasi Penilaian rekanan belum dibuat.                    Barang dan Jasa
(Tidak sesuai dengan Klausul 7.41. tentang                     2. Membuat seleksi dan evaluasi rekanan
Pembelian)                                                          sesuai Prosedur Pengadaan Barang
                                                                    dan Jasa
                                                               3. Rekapitulasi Penilaian rekanan sesuai
                                                                    Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa.




                             Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang                             Page 7 of 30
                             ____________________________
 Certificate No. ID08/1219
                                                                           Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008




BAGIAN KEPEGAWAIAN

                          Temuan                                              Tindak Lanjut
Sistem tidak menjamin identifikasi informasi                  Disusun flow card (alur informasi)
kepegawaian dijalankan dengan baik (petunjuk                  pelayanan dengan papanisasi dan
layanan).                                                     identifikasi pelayanan.
(tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus)
(KS)
Perlu dipertimbangkan untuk memastikan bahwa                  Melakukan penataan             secara        berkala
dokumen penunjang data diri (personal file) dijaga            personal file.
dengan baik oleh Bagian Kepegawaian, misalnya:
salinan sertifikat pelatihan, sejarah pelatihan, dll.
(tidak sesuai dengan Klausul 4.2.4: Pengendlian
catatan dan Klausus 7.5.4 : kepemilikan pelanggan)
(KS)
Perlu dipastikan bahwa back up data komputer                  Melakukan penataan secara berkala back-
SIMPEG selalu dijaga oleh Bagian Kepegawaian.                 up data.
(tidak sesuai dengan Klausul 4.2.4: Pengendlian
catatan dan Klausus 7.5.4 : kepemilikan pelanggan)
(KS)
Dapat dipastikan bahwa Sistem menjamin adanya                 - Mendata analisis kebutuhan tenaga
analisis kebutuhan tenaga kontrak, seleksi dan                   kontrak dari unit/ fakultas
evaluasi terhadap tenaga kontrak.                             - Pelaksanaan seleksi dan evaluasi
(tidak sesuai dengan Klausul 6.2.2 analisa SDM dan               terhadap tenaga kontrak diserahkan
Kompetensi) (KS)                                                 ekapda unit/ fakultas
 Laporan pencapaian sasaran mutu belum dibuat.                1. Dibuat laporan Sasaran mutu sesuai
Terkait pemantauan keluhan pelanggan (KS)                        dengan periode pelaporannya.
- Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan               2. Disusun form layanan dan keluhan
    berlanjut)


BAGIAN PERENCANAAN

                        Temuan                                                Tindak Lanjut
Sistem tidak menjamin identifikasi informasi                  Disusun flow card (alur informasi)
kepegawaian dijalankan dengan baik (petunjuk                  pelayanan dengan papanisasi dan
layanan; Struktur organisasi, dll).                           identifikasi pelayanan.
(tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus)
(KS)
Komunikasi internal dengan unit; lembaga dan                  Selalu dilakukan komunikasi internal secara
fakultas tidak dipastikan berjalan efektif                    rutinitas   (sesuai   dengan      prosedur
Ditemukan pada unit; fakultas; lembaga kurang                 Komunikasi internal) agar memahami
memahami tentang perencanaan.                                 tentang perencanaan.

Ditemukan adanya kinerja yang harus dibuatkan                 Disesuaikan dengan standart yang telah
prosedur mutunya. misal: PM Evaluasi RKA-AL                   dijalankan




                             Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang                             Page 8 of 30
                             ____________________________
 Certificate No. ID08/1219
                                                                           Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008




PROGRAM PASCASARJANA

                         Temuan                                               Tindak Lanjut
Pemeliharaan supporting (sarana dan prasarana)                  - Sosialisasi prosedur mutu pemeliharaan
secara mandiri tidak dijalankan dengan maksimal.                  sarana dan prasarana.
(Tidak sesuai dengan UIN-QA/PM/03-DD/03 tentang                 - Penyusunan jadwal pemeliharaan; kartu
prosedur Pemeliharaan sarana dan Prasana dan                      servis peralatan; daftar inventaris barang
Klausul 6.3 tentang Infrastuktur)                                 dan alat; dan Daftar Inventaris ruangan.

Control of Monitoring and measuring devices. Klausul            - Sosialisasi tentang alat penilaian yang
7.6 (KS)                                                          harus ada unsur kalibrasi antara dosen
- Identifikasi dan penetapan bentuk kalibrasi dan                 MK atau serumpun.
   validasi penilaian (soal ujian)                              - Menginstruksikan kepada dosen untuk
- Rekapitulasi penilaian ujian, dengan melakukan                  mendisplaykan        hasil   rekapitulasi
   pengecekan secara manual dan validasi display.                 penilaian ujian secara manual.
Pemantauan dan evaluasi terhadap keluhan pelanggan              - Dibuat form regestrasi pelayanan dan
belum dijalankan (survey kepuasan)                                keluhan yang di rekam validasinya
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut)          maksimal 1 bulan sekali.
                                                                - Melakukan analisis survey
Evaluasi dan peninjauan kurikulum belum dilaksanakan            - Sosialisasi prosedur mutu peninjauan
secara     terbuka    yang    mencakup     keseluruhan            dan revisi kurikulum
stakeholder (Pakar: alumni; Request: dll)                       - Workshop kurikulum yang mencakup
Tidak sesuai dengan Klausul 7.3 : Desain dan Realisasi            keseluruhan Stakeholder.
System tidak menjamin perpustakaan dapat diakses                - Penyusunan kembali katalog (manual)
mahasiswa dengan mudah (tidak adanya catalog yang                 yang memudahkan akses pelayanan.
memudahkan akses pelayanan)
(tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS)
Disarankan untuk meningkatkan status akreditasi prodi.          -

Laporan pencapaian sasaran mutu belum dilakukan                 Dibuat laporan Sasaran mutu sesuai
tindakan berkelanjutan untuk mencapai target. (KS)              dengan periode pelaporannya; menyusun
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut)        strategi pencapaian.

System tidak menjamin evaluasi dan seleksi terhadap              Kriteria dan metode seleksi akan dilengkapi
kompetensi outsourching dosen.                                   Dokumen          penunjang        kebutuhan
Tidak sesuai dengan klausul 6.2.2 (kompetensi)                   outsourching dosen.
                                                                 - Membuat Daftar kebutuhan dosen yang
                                                                   telah disetujui
                                                                 - Membuat seleksi dan evaluasi sesuai
                                                                   Prosedur
                                                                 - Membuat Rekapitulasi Penilaian sesuai
                                                                   Prosedur
Sistem tidak menjamin identifikasi informasi pelayanan          Disusun flow card (alur informasi)
dijalankan dengan baik (petunjuk layanan).                      pelayanan dengan papanisasi dan
(tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS)          identifikasi pelayanan.
Sistem tidak menjalankan efektifitas pengendalian               - Identifikasi arsip (hardware-software);
terhadap     catatan   mutu/     arsip    (Penyimpanan;            penataan owner; penyusunan berita
perlindungan dan penulusuran) (KS)                                 acara pengudangan arsip kedaluarsa.
Tidak sesuai dengan klausul 4.2.4 : pengendalian                - Sosialisasi Prosedur Mutu Pengendalian
dokumen dan catatan                                                Dokumen


                             Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang                             Page 9 of 30
                             ____________________________
 Certificate No. ID08/1219
                                                                          Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008




FAKULTAS TARBIYAH

                   Temuan                                  Tindak Lanjut
Pemeliharaan supporting (sarana dan prasarana) - Sosialisasi       prosedur       mutu
secara mandiri tidak dijalankan dengan           pemeliharaan sarana dan prasarana.
maksimal. Misalnya baterai AC. (KS)            - Penyusunan jadwal pemeliharaan;
(Tidak sesuai dengan UIN-QA/PM/03-DD/03          kartu    servis    peralatan;   daftar
tentang prosedur Pemeliharaan sarana dan         inventaris barang      dan alat; dan
Prasana dan Klausul 6.3 tentang Infrastuktur)    Daftar Inventaris ruangan.

Belum memastikan bahwa organisasi                             1. Penataan ulang sesuai dengan
menentukan dan mengelola lingkungan belajar/                     efektifitas layanan.
layanan sesuai dengan persyaratan
pembelajaran. (KS)
- Ruang layanan akademik yang tidak rapi
- Penempelan pengumuman/ informasi tidak
    pada tempatnya.
Tidak sesuai dengan klausul 6.4 : lingkungan
kerja
Sistem tidak menjamin identifikasi informasi                  Disusun flow card (alur informasi)
pelayanan dijalankan dengan baik (petunjuk                    pelayanan dengan papanisasi dan
layanan).                                                     identifikasi pelayanan.
(tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer
focus) (KS)
Pemantauan dan evaluasi terhadap keluhan                      - Dibuat form regestrasi pelayanan dan
pelanggan belum dijalankan (survey kepuasan).                   keluhan yang di rekam validasinya
(KS)                                                            maksimal 1 bulan sekali.
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan                 - Melakukan analisis survey
berlanjut)
Sistem        tidak     menjalankan      efektifitas          - Identifikasi arsip (hardware-software);
pengendalian terhadap catatan mutu/ arsip                       penataan owner; penyusunan berita
(Penyimpanan; perlindungan dan penulusuran).                    acara pengudangan arsip
(KS)                                                            kedaluarsa.
Tidak sesuai dengan klausul 4.2.4 : pengendalian              - Sosialisasi Prosedur Mutu
dokumen dan catatan                                             Pengendalian Dokumen
Laporan pencapaian sasaran mutu belum                         Dibuat laporan Sasaran mutu sesuai
dilakukan tindakan berkelanjutan untuk mencapai               dengan periode pelaporannya;
target. (KS)                                                  menyusun strategi pencapaian.
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan
berlanjut)
Control of Monitoring and measuring device. 7.6               - Sosialisasi tentang alat penilaian
(KS)                                                            yang harus ada unsur kalibrasi
- Identifikasi dan penetapan bentuk kalibrasi                   antara dosen MK atau serumpun.
    dan validasi penilaian (soal ujian)                       - Menginstruksikan kepada dosen
- Rekapitulasi penilaian ujian, dengan                          untuk       mendisplaykan      hasil
    melakukan pengecekan secara manual dan                      rekapitulasi penilaian ujian secara
    validasi display.                                           manual.

                             Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang                           Page 10 of 30
                             ____________________________
 Certificate No. ID08/1219
                                                                           Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008




- Ditemukan ketidaksesuaian antara daftar                     - Re-iventarisasi sarana dan prasana.
   Inventaris ruangan dengan daftar inventaris                - Membuat daftar rekanan
   yang ada pada bagian umum.
- Belum dibuat daftar rekanan
(Tidak sesuai dengan klausul 6.3 : infra struktur)
(KS)
Pemeriksaan sistematis terhadap desain dan                    - Sosialisasi prosedur mutu peninjauan
perkembangan kurikulum tidak dilakukan sesuai                   dan revisi kurikulum
dengan aturan yang telah ditetapkan. (KS)                     - Penyusunan SKL dan Peta kurikulum
(Standar kompetensi lulusan ; Penyusunan Peta                 - work shop
Kurikulum; Validasi Jurnal dan SAP; SK
kurikulum)


FAKULTAS EKONOMI

                        Temuan                                                Tindak Lanjut
Belum memastikan bahwa organisasi menentukan                  Penataan lay-out ruangan sesuai dengan
dan mengelola lingkungan belajar/ layanan sesuai              efektifitas layanan.
dengan persyaratan pembelajaran. (KS)
Ruang layanan akademik (BAA) yang tidak rapi
(Tidak sesuai dengan klausul 6.4 : lingkungan kerja)
Pemantauan dan evaluasi terhadap keluhan                      - Dibuat form regestrasi pelayanan dan
pelanggan belum dijalankan (survey kepuasan) (KS)               keluhan yang di rekam validasinya
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan                   maksimal 1 bulan sekali.
berlanjut)                                                    - Melakukan analisis survey
- Ditemukan ketidaksesuaian antara daftar                     - Re-iventarisasi sarana dan prasana.
    Inventaris ruangan dengan daftar inventaris yang          - Membuat daftar rekanan
    ada pada bagian umum.
- Belum dibuat daftar rekanan
(Tidak sesuai dengan klausul 6.3 : infra struktur) (KS)
Pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan                  Mempertegas fungsi BAA
proses belajar mengajar belum bisa dipastikan adanya
rekapitulasi setiap bulan. (KS)
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan
berlanjut)
Belum dapat dijalankannya: pemantauan dan validasi            - Sosialisasi prosedur mutu pemeliharaan
realisasi pelaksanaan pemeliharaan sarana dan                   sarana dan prasarana.
prasarana. (mis: Baterai AC)                                  - Penyusunan jadwal pemeliharaan; kartu
(Tidak sesuai dengan UIN-QA/PM/03-DD/03 tentang                 servis peralatan; daftar inventaris barang
prosedur Pemeliharaan sarana dan Prasana dan                    dan alat; dan Daftar Inventaris ruangan.
Klausul 6.3 tentang Infrastuktur) (KS)
Sistem tidak menjamin masing-masing job discription           - Sosialisasi job discription yang telah
dipahami oleh masing-masing personalia.                         tersusun
(tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus)             - Menempel job discription pada masing-
(KS)                                                            masing meja




                             Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang                            Page 11 of 30
                             ____________________________
 Certificate No. ID08/1219
                                                                           Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008




FAKULTAS SYARI’AH

                         Temuan                                             Tindak Lanjut
Pemeliharaan supporting (sarana dan prasarana)                - Sosialisasi prosedur mutu pemeliharaan
secara mandiri tidak dijalankan dengan maksimal.                sarana dan prasarana.
Misalnya AC bayak yang mati; baterai remote AC                - Penyusunan jadwal pemeliharaan; kartu
habis. (KS)                                                     servis peralatan; daftar inventaris barang
(Tidak sesuai dengan UIN-QA/PM/03-DD/03 tentang                 dan alat; dan Daftar Inventaris ruangan.
prosedur Pemeliharaan sarana dan Prasana dan
Klausul 6.3 tentang Infrastuktur)
Belum memastikan bahwa organisasi menentukan                  1. Penataan ulang sesuai dengan efektifitas
dan mengelola lingkungan belajar/ layanan sesuai                 layanan.
dengan persyaratan pembelajaran. (KS)                         2. identifikasi layanan sesuai dengan job
- Ruang layanan akademik yang tidak rapi                         diskription
- Penempelan pengumuman/ informasi tidak pada
    tempatnya/ tidak di validasi; Ada kabel yang
    melintang.
Tidak sesuai dengan klausul 6.4 : lingkungan kerja
Sistem tidak menjamin masing-masing job discription           - Sosialisasi job discription yang telah
dipahami oleh masing-masing personalia.                         tersusun
(tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus)             - Menempel job discription pada meja
(KS)
Pemantauan dan evaluasi terhadap keluhan                      - Dibuat form regestrasi pelayanan dan
pelanggan belum dijalankan (survey kepuasan). (KS)              keluhan yang di rekam validasinya
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan                   maksimal 1 bulan sekali.
berlanjut)                                                    - Melakukan analisis survey
Sistem tidak menjalankan efektifitas pengendalian             - Identifikasi arsip (hardware-software);
terhadap catatan mutu/ arsip (Penyimpanan;                      penataan owner; penyusunan berita
perlindungan dan penulusuran)                                   acara pengudangan arsip kedaluarsa.
Tidak sesuai dengan klausul 4.2.4 : pengendalian              - Sosialisasi Prosedur Mutu Pengendalian
dokumen dan catatan. (KS)                                       Dokumen
Pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan                  Mempertegas fungsi BAA
proses belajar mengajar belum bisa dipastikan adanya
rekapitulasi setiap bulan. (KS)
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan
berlanjut)
Laporan pencapaian sasaran mutu belum dilakukan               Dibuat laporan Sasaran mutu sesuai
tindakan berkelanjutan untuk mencapai target. (KS)            dengan periode pelaporannya; menyusun
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan                 strategi pencapaian.
berlanjut)
System belum memastikan adanya pengendalian,                  - Sosialisasi tentang alat penilaian yang
pemantauan dan pengukuran evaluasi/ ujian. Klausul              harus ada unsur kalibrasi antara dosen
7.6 (KS)                                                        MK atau serumpun.
- Identifikasi dan penetapan bentuk kalibrasi dan             - Menginstruksikan kepada dosen untuk
    validasi penilaian (soal ujian)                             mendisplaykan        hasil   rekapitulasi
- Rekapitulasi penilaian ujian, dengan melakukan                penilaian ujian secara manual.
    pengecekan secara manual dan validasi display.
- Ditemukan ketidaksesuaian antara daftar                     - Re-iventarisasi sarana dan prasana.
    Inventaris ruangan dengan daftar inventaris yang          - Membuat daftar rekanan
    ada pada bagian umum. (SP)
- Belum dibuat daftar rekanan
(Tidak sesuai dengan klausul 6.3 : infra struktur)
                             Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang                            Page 12 of 30
                             ____________________________
 Certificate No. ID08/1219
                                                                           Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008




Pemeriksaan      sistematis     terhadap   desain dan             - Sosialisasi prosedur mutu peninjauan
perkembangan kurikulum tidak dilakukan sesuai dengan                dan revisi kurikulum
aturan yang telah ditetapkan. (SP)                                - Penyusunan SKL dan Peta kurikulum
(Standar kompetensi lulusan ; Penyusunan Peta                     - work shop
Kurikulum; Validasi Jurnal dan SAP; SK kurikulum)


FAKULTAS PSIKOLOGI

                          Temuan                                                Tindak Lanjut
Pemeliharaan supporting (sarana dan prasarana) secara             - Sosialisasi prosedur mutu pemeliharaan
mandiri tidak dijalankan dengan maksimal. Misalnya AC               sarana dan prasarana.
bayak yang mati; baterai remote AC habis. (KS)                    - Penyusunan jadwal pemeliharaan; kartu
(Tidak sesuai dengan UIN-QA/PM/03-DD/03 tentang                     servis peralatan; daftar inventaris barang
prosedur Pemeliharaan sarana dan Prasana dan Klausul                dan alat; dan Daftar Inventaris ruangan.
6.3 tentang Infrastuktur)

Belum memastikan bahwa organisasi menentukan dan                  - Penataan ulang sesuai dengan efektifitas
mengelola lingkungan belajar/ layanan sesuai dengan                 layanan.
persyaratan pembelajaran. (KS)                                    - identifikasi layanan sesuai dengan job
- Ruang layanan akademik yang tidak rapi                            diskription
- Penempelan pengumuman/ informasi tidak pada
   tempatnya;
Tidak sesuai dengan klausul 6.4 : lingkungan kerja
Pemantauan dan evaluasi terhadap keluhan pelanggan                - Dibuat form regestrasi pelayanan dan
belum dijalankan (survey kepuasan)                                  keluhan yang di rekam validasinya
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut)            maksimal 1 bulan sekali.
                                                                  - Melakukan analisis survey
Sistem tidak menjalankan efektifitas pengendalian                 - Identifikasi arsip (hardware-software);
terhadap catatan mutu/ arsip (Penyimpanan; perlindungan             penataan owner; penyusunan berita
dan penulusuran) (KS)                                               acara pengudangan arsip kedaluarsa.
Tidak sesuai dengan klausul 4.2.4 : pengendalian                  - Sosialisasi Prosedur Mutu Pengendalian
dokumen dan catatan                                                 Dokumen
Pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan proses               Mempertegas fungsi BAA
belajar mengajar belum bisa dipastikan adanya
rekapitulasi setiap bulan. (KS)
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut)
Laporan pencapaian sasaran mutu belum dilakukan                   Dibuat laporan Sasaran mutu sesuai
tindakan berkelanjutan untuk mencapai target. (KS)                dengan periode pelaporannya; menyusun
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut)          strategi pencapaian.

System belum memastikan adanya pengendalian,                      - Menginstruksikan kepada dosen untuk
pemantauan dan pengukuran evaluasi/ ujian. Klausul 7.6              mendisplaykan        hasil   rekapitulasi
(KS)                                                                penilaian ujian secara manual.
Rekapitulasi penilaian ujian, dengan melakukan
pengecekan secara manual dan validasi display.
Sistem belum memastikan pengesahan hasil peninjauan               pengesahan hasil peninjauan dan
dan pengembangan kurikulum setiap tahun (tidak ada SK             pengembangan kurikulum harus disahkan
Dekan tentang pengesahan kurikulum) (KS) Tidak sesuai             dalam bentuk SK (lainnya)
dangan klausul 7.3.1 (perencanaan desain dan
pengembangan)
                             Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang                            Page 13 of 30
                             ____________________________
 Certificate No. ID08/1219
                                                                           Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008




FAKULTAS HUMBUD

                        Temuan                                              Tindak Lanjut
Pemeliharaan supporting (sarana dan prasarana)                - Sosialisasi prosedur mutu pemeliharaan
secara mandiri tidak dijalankan dengan maksimal.                sarana dan prasarana.
Misalnya AC banyak yang mati; baterai remote AC               - Penyusunan jadwal pemeliharaan; kartu
habis. (KS)                                                     servis peralatan; daftar inventaris barang
(Tidak sesuai dengan UIN-QA/PM/03-DD/03 tentang                 dan alat; dan Daftar Inventaris ruangan.
prosedur Pemeliharaan sarana dan Prasana dan
Klausul 6.3 tentang Infrastuktur)
Belum memastikan bahwa organisasi menentukan                  - Penataan ulang sesuai dengan efektifitas
dan mengelola lingkungan belajar/ layanan sesuai                layanan.
dengan persyaratan pembelajaran. (KS)                         - identifikasi layanan sesuai dengan job
- Ruang layanan akademik yang tidak rapi                        diskription
- Penempelan pengumuman/ informasi tidak pada
    tempatnya
Tidak sesuai dengan klausul 6.4 : lingkungan kerja
Pemantauan dan evaluasi terhadap keluhan                      - Dibuat form regestrasi pelayanan dan
pelanggan belum dijalankan (survey kepuasan) (KS)               keluhan yang di rekam validasinya
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan                   maksimal 1 bulan sekali.
berlanjut)                                                    - Melakukan analisis survey
Sistem tidak menjalankan efektifitas pengendalian             - Identifikasi arsip (hardware-software);
terhadap catatan mutu/ arsip (Penyimpanan;                      penataan owner; penyusunan berita
perlindungan      dan     penulusuran)   mis:    tidak          acara pengudangan arsip kedaluarsa.
ditemukannya dokumen terkait Posedur Mutu PKLI                - Sosialisasi Prosedur Mutu Pengendalian
Tidak sesuai dengan klausul 4.2.4 : pengendalian                Dokumen
dokumen dan catatan. (KS)
Sistem belum memastikan pengesahan hasil                      pengesahan hasil peninjauan dan
peninjauan dan pengembangan kurikulum setiap                  pengembangan kurikulum harus disahkan
tahun (tidak ada SK Dekan tentang pengesahan                  dalam bentuk SK (lainnya)
kurikulum). (KS)
Tidak sesuai dangan klausul 7.3.1 (perencanaan
desain dan pengembangan)
Laporan pencapaian sasaran mutu belum dilakukan               Dibuat laporan Sasaran mutu sesuai
tindakan berkelanjutan untuk mencapai target. (KS)            dengan periode pelaporannya; menyusun
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan                 strategi pencapaian.
berlanjut)
Pengelolaan laboratorium (Laboran; pengelola;                 Kompetensi laoran;
Petunjuk penggunaan peralatan-perlengakapan lab,              Dibuat jadwal pemakaian;
dll) belum dipastikan dilaksanakan sesuai prosedur.           Daftar rekanan pemeliharaan/ perbaikan
                                                              Dibuat work intruction yang dipahami oleh
                                                              pemakai lab.




                             Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang                            Page 14 of 30
                             ____________________________
 Certificate No. ID08/1219
                                                                           Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008




SAINSTEK (Jurusan Biologi dan Jurursan Kimia)

                       Temuan                                                Tindak Lanjut
Perlu dipastikan bahwa pemeliharaan perangkat                 - Menetapkan dan mensosialisasikan work
laboratorium dilakukan dengan baik. Jadwal                      instruction (WI); pemeliharaan dan
pemeliharaan, verifikasi dan kalibrasi harus ditentukan         penggunaan perangkat laboratorium
dengan jelas. (KS)
(Tidak ada work instruction di laboratorium; Jadwal
pemeliharaan, materials safety, dll)
Tidak sesuai dengan klausul 6.3: Infrastruktur dan
klausul 7.6: pengandalian, monitoring dan pengukuran
Perlu dipastikan bahwa pengendalian dan                       - Membuat daftar pengendalian dan
pengawasan terhadap bahan-bahan kimia selalu                    pengawasan bahan kimia. (daftar
dilakukan, misalnya: tanggal kadaluarsa, MSDS,                  kedaluarsa; MSDS, dll)
pengolahan limbah; dll.                                       - Membuat prosedur pembuangan/
Tidak sesuai dengan klausul 6.4 : lingkungan kerja              pengolahan limbah.
dan
klausul 7.6: pengandalian, monitoring dan pengukuran
Belum memastikan bahwa organisasi menentukan                  - Penataan ulang sesuai dengan efektifitas
dan mengelola lingkungan belajar/ layanan sesuai                layanan.
dengan persyaratan pembelajaran.                              - identifikasi layanan sesuai dengan job
- Ruang layanan akademik yang tidak rapi                        diskription
- Penempelan pengumuman/ informasi tidak
    divalidasi;
- Ada kabel yang melintang.
Tidak sesuai dengan klausul 6.4 : lingkungan kerja
Sistem tidak menjamin masing-masing job discription           - Sosialisasi job discription yang telah
dipahami oleh masing-masing personalia.                         tersusun
(tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus)             - Menempel job discription pada meja
(KS)
Pemantauan dan evaluasi terhadap keluhan                      - Dibuat form regestrasi pelayanan dan
pelanggan belum dijalankan (survey kepuasan)                     keluhan yang di rekam validasinya
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan                    maksimal 1 bulan sekali.
berlanjut)                                                    - Melakukan analisis survey
Sistem tidak menjalankan efektifitas pengendalian             - Identifikasi arsip (hardware-software);
terhadap catatan mutu/ arsip (Penyimpanan;                       penataan owner; penyusunan berita
perlindungan dan penulusuran)                                    acara pengudangan arsip kedaluarsa.
Tidak sesuai dengan klausul 4.2.4 : pengendalian              - Sosialisasi Prosedur Mutu Pengendalian
dokumen dan catatan                                              Dokumen
Sistem belum memastikan pengesahan hasil                      pengesahan hasil peninjauan dan
peninjauan dan pengembangan kurikulum setiap                  pengembangan kurikulum harus disahkan
tahun (tidak ada SK Dekan tentang pengesahan                  dalam bentuk SK (lainnya)
kurikulum tahun 2009). (KS)
Tidak sesuai dangan klausul 7.3.1 (perencanaan
desain dan pengembangan)
- Ditemukan ketidaksesuaian antara daftar                     - Re-iventarisasi sarana dan prasana.
    Inventaris ruangan dengan daftar inventaris yang          - Membuat daftar rekanan
    ada pada bagian umum.
- Belum dibuat daftar rekanan
(Tidak sesuai dengan klausul 6.3 : infrastruktur )



                             Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang                            Page 15 of 30
                             ____________________________
 Certificate No. ID08/1219
                                                                           Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008




Sistem belum memastikan pengesahan hasil                      pengesahan hasil peninjauan dan
peninjauan dan pengembangan kurikulum setiap                  pengembangan kurikulum harus disahkan
tahun (tidak ada SK Dekan tentang pengesahan                  dalam bentuk SK (lainnya)
kurikulum)
Tidak sesuai dangan klausul 7.3.1 (perencanaan
desain dan pengembangan)
Sistem tidak menjamin informasi konsumen/                     Disusun flow card (alur informasi)
mahasiswa dijalankan dengan baik (petunjuk                    pelayanan dengan papanisasi dan
layanan).                                                     identifikasi pelayanan.
(Identifikasi layanan: informasi lay-out ruang/ lantai,
dll)
(tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus)
(KS)



MA’HAD

                            Temuan                                              Tindak Lanjut
Sistem tidak menjamin informasi konsumen/ mahasiswa             Disusun flow card (alur informasi)
dijalankan dengan baik (struktur organisasi; table              pelayanan dengan papanisasi dan
identification; dll)                                            identifikasi pelayanan.
 (tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS)
Tidak dijamin pelaksanaan Survey kepuasan alumni;               - Dibuat form regestrasi pelayanan dan
wali santri dan survey azas kemanfaatan bagi                      keluhan yang di rekam validasinya
masyarakat.                                                       maksimal 1 bulan sekali.
(Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan                  - Membuat survey alumni dan wali santri
berlanjut)
Perlu dipastikan untuk perawatan dan penyediaan                 - Penyusunan jadwal pemeliharaan dan
sarana dan prasarana ma’had dapat dijalankan dengan               kebersihan masing-masing ruangan.
baik. (air; listrik ; kebersihan; Kamar mandi, saluran air,     - Penambahan tenaga kebersihan
kamar santri, dll) (KS)
Tidak sesuai dengan klausul 6.3 : infrastruktur
Pemeriksaan          sistematis   terhadap    disain  dan       Dibuat jurnal, SAP dan Silabus kurikulum,
perkembangan kurikulum tidak dilakukan sesuai dengan            yang menunjukkan adanya validasi dan
aturan yang telah ditetapkan. (ditemukan banyak silabus         monitoring kesesuaian proses belajar
yang tidak divalidasi)                                          mengajar.
(Tidak sesuai dengan klausul 4.2.2. (pengendalian)
Ketaatan santri terhadap aturan tidak selalu              -      Menyusun aturan baru yang memperjelas
dilaksanakan dengan baik, misalnya membuang                      batas-batas peraturan yang ada.
sampah; pemakaian listrik; jadwal piket; peran musrif/ -
fah, dll) (SP)
Hasil evaluasi dan penilaian Ma’had terhadap santri- -           Melakukan komunikasi internal dengan
santriwati yang diberikan kepada fakultas belum                  fakultas.
dipastikan ditindak lanjuti oleh fakultas secara makismal.
(SP)
Ditemukan hasil penilaian ma’had (sebagai bagian
rekomendasi prasyarat mata kuliah tertentu) belum di
tindak lanjuti oleh fakultas/ jurusan.


                             Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang                            Page 16 of 30
                             ____________________________
 Certificate No. ID08/1219
                                                                           Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008




PKPBA

                       Temuan                                                   Tindak Lanjut
Sistem tidak menjamin informasi konsumen/ mahasiswa             Disusun flow card (alur informasi)
dijalankan dengan baik (struktur organisasi; table              pelayanan dengan papanisasi dan
identification; dll)                                            identifikasi pelayanan.
(tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS)
Pemantauan dan evaluasi terhadap keluhan pelanggan              - Dibuat form regestrasi pelayanan dan
belum dijalankan (survey kepuasan)                                 keluhan yang di rekam validasinya
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut)           maksimal 1 bulan sekali.
                                                                - Melakukan analisis survey
Control of Monitoring and measuring device.Klausul 7.6          - Sosialisasi     tentang     alat   penilaian
(KS)                                                               (validasi: pengukuran) terhadap soal
- Identifikasi dan penetapan bentuk kalibrasi dan                  ujian/ evaluasi
    validasi penilaian (soal ujian)                             - Menginstruksikan kepada dosen untuk
- Rekapitulasi penilaian ujian, dengan melakukan                   mendisplaykan        hasil      rekapitulasi
    pengecekan secara manual dan validasi display.                 penilaian ujian secara manual.
Lingkungan kerja di PKPBA perlu ditingkatkan. Selama            Penataan kembali lingkungan kerja ;
proses audit, lingkungan kerja dalam kondisi buruk.             Koordinasi dengan lembaga terkait
disarankan agar proses administrasi dan ruang dosen             keterbatasan ruang antara dosen dan staff
dilakukan dengan mengakses secara mandiri. (KS)
Tidak sesuai dengan klausul 6.3: Lingkungan kerja
Laporan pencapaian sasaran mutu belum dibuat. Hal ini           Dibuat laporan sasaran mutu untuk
tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. Perbaikan berlanjut          dievaluasi
(KS)



PKPBI

                       Temuan                                                   Tindak Lanjut
Sistem tidak menjamin informasi konsumen/ mahasiswa             Disusun flow card (alur informasi)
dijalankan dengan baik (struktur organisasi; table              pelayanan dengan papanisasi dan
identification; dll)                                            identifikasi pelayanan.
(tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS)
Pemantauan dan evaluasi terhadap kepuasan/ keluhan              - Dibuat form regestrasi pelayanan dan
pelanggan belum dijalankan (survey kepuasan)                       keluhan yang di rekam validasinya
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut)           maksimal 1 bulan sekali.
                                                                - Melakukan analisis survey
Laporan pencapaian sasaran mutu belum dibuat. Hal ini           Dibuat laporan sasaran mutu untuk
tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. Perbaikan berlanjut          dievaluasi
(KS)
Pemeriksaan     sistematis    terhadap    desain     dan        - Sosialisasi prosedur mutu peninjauan
perkembangan kurikulum tidak dilakukan sesuai dengan              dan revisi kurikulum
aturan yang telah ditetapkan.
(Peninjuan kurikulum; Validasi Jurnal dan SAP; SK
kurikulum; )




                             Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang                            Page 17 of 30
                             ____________________________
 Certificate No. ID08/1219
                                                                           Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008




LEMLIT

                          Temuan                                                Tindak Lanjut
Sistem tidak menjamin informasi konsumen/ mahasiswa             Disusun flow card (alur informasi)
dijalankan dengan baik (struktur organisasi; table              pelayanan dengan papanisasi dan
identification; Struktur Organisasi; Flow caerd layanan,        identifikasi pelayanan.
dll)
(tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS)
Identifikasi; Pemantauan dan evaluasi terhadap /                - Dibuat form regestrasi pelayanan dan
kepuasan keluhan pelanggan belum dijalankan (survey                keluhan yang di rekam validasinya
kepuasan) (KS)                                                     maksimal 1 bulan sekali.
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut)        - Melakukan analisis survey
Komunikasi internal lemlit dan fakultas tidak dipastikan        1. Selalu dilakukan komunikasi internal
berjalan efektif. Ditemukan pada fakultas. (SP)                    secara rutinitas (sesuai dengan prosedur
Ditemukan banyak dosen yang kurang memahami                        Komunikasi internal) agar memahami
tentang proses dan standart baru pengembangan dan                  tentang proses pengembangan dan
penelitian.                                                        penelitian
                                                                2. Membuat instrumen untuk analisa
                                                                   problem ketidakikutsertaan dosen dalam
                                                                   penelitian.
Sangat disarankan untuk menjalin kerja sama dengan              -
unit-unit terkait (LPM; PD-2; Kemahasiswaan) (SP)

Laporan pencapaian sasaran mutu belum dibuat. Hal ini           Dibuat laporan sasaran mutu untuk
tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. Perbaikan berlanjut          dievaluasi
(KS)



PSG

                          Temuan                                                Tindak Lanjut
Sistem tidak menjamin informasi konsumen/ mahasiswa             Disusun flow card (alur informasi)
dijalankan dengan baik (struktur organisasi; table              pelayanan dengan papanisasi dan
identification; Struktur Organisasi; Flow card layanan,         identifikasi pelayanan.
empati pelayanan dll)
(tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS)
Identifikasi; Pemantauan dan evaluasi terhadap /                - Dibuat form regestrasi pelayanan dan
kepuasan keluhan pelanggan belum dijalankan (survey               keluhan yang di rekam validasinya
kepuasan) (KS)                                                    maksimal 1 bulan sekali.
Tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. (Perbaikan berlanjut)        - Melakukan analisis survey
Sistem tidak menjalankan efektifitas pengendalian               - Identifikasi arsip (hardware-software);
terhadap      catatan     mutu/    arsip   (Penyimpanan;          penataan owner; penyusunan berita
perlindungan dan penulusuran) mis: tidak ditemukannya             acara pengudangan arsip kedaluarsa.
dokumen terkait Posedur Mutu; Catatan Mutu, dll)                - Sosialisasi Prosedur Mutu Pengendalian
Tidak sesuai dengan klausul 4.2.4 : pengendalian                  Dokumen
dokumen dan catatan. (KS)
Control of Monitoring and measuring device.Klausul 7.6          - Sosialisasi    tentang     alat penilaian
(KS)                                                              (validasi: pengukuran) terhadap soal
- Identifikasi dan penetapan bentuk kalibrasi dan                 ujian/ evaluasi kelulusan.
    validasi penilaian kelulusan sekolah gender.

                             Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang                            Page 18 of 30
                             ____________________________
 Certificate No. ID08/1219
                                                                           Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008




SAR

                                  Temuan                                       Tindak Lanjut

Sistem tidak menjamin informasi konsumen/ mahasiswa             Disusun flow card (alur informasi)
dijalankan dengan baik (struktur organisasi; table              pelayanan dengan papanisasi dan
identification; dll)                                            identifikasi pelayanan.
 (tidak sesuai dengan Klausul 5.2: Customer focus) (KS)
Sistem tidak menjalankan efektifitas pengendalian               - Identifikasi arsip (hardware-software);
terhadap      catatan  mutu/     arsip   (Penyimpanan;            penataan owner; penyusunan berita
perlindungan dan penulusuran) mis: tidak ditemukannya             acara pengudangan arsip kedaluarsa.
dokumen terkait Posedur Mutu; Catatan Mutu, dll)                - Sosialisasi Prosedur Mutu Pengendalian
Tidak sesuai dengan klausul 4.2.4 : pengendalian                  Dokumen
dokumen dan catatan. (KS)
Laporan pencapaian sasaran mutu belum dibuat. Hal ini           Dibuat laporan sasaran mutu untuk
tidak sesuai dengan klausul 8.5.1. Perbaikan berlanjut          dievaluasi
(KS)



Rekapitulasi Audit Internal

                                     AUDITEE                                TEMUAN                  STATUS
 REKTORAT                                                                -                              -
 MR/ SEKRETARIAT ISO                                                     6 KS / 1 SP                 Closing
 BAA (Bagian Administrasi Akademik)                                      6 KS / 1 SP                 Closing
 BAGIAN UMUM                                                             4 KS/ 3 SP                  Closing
 BAGIAN KEUANGAN                                                         5 KS/ 2 SP                  Closing
 BAGIAN KEPEGAWAIAN                                                      5 KS                        Closing
 BAGIAN PERENCANAAN                                                      1 KS/ 2 SP                  Closing
 PASCA-SARJANA (MPI)                                                     8 KS/ 2 SP                  Closing
 FAKULTAS TARBIYAH (PAI)                                                 9 KS                        Closing
 FAKULTAS EKONOMI (Manajemen)                                            5 KS/ 1 SP                  Closing
 FAKULTAS SYARI’AH (Al-Ikhwal Al-Syakhsiyah)                             8 KS/ 2 SP                  Closing
 FAKULTAS PSIKOLOGI                                                      8 KS                        Closing
 FAKULTAS HUMBUD (Bahasa Ingris dan Bahasa Arab)                         7 KS                        Closing
 FAKULTAS SAINTEK (Kimia dan Biologi)                                    9 KS/ 1 SP                  Closing
 MA’HAD                                                                  3 KS/ 3 SP                  Closing
 PKPBA                                                                   5 KS                        Closing
 PKPBI                                                                   4 KS                        Closing
 LEMLIT                                                                  3 KS/ 2 SP                  Closing
 PSG                                                                     4 KS                        Closing
 SAR                                                                     3 KS                        Closing
 SAC                                                                     (BELUM)                        -
 LPM                                                                     (BELUM)                        -



                             Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang                            Page 19 of 30
                             ____________________________
 Certificate No. ID08/1219
                                                                  Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008




            Temuan Audit Internal sejumlah 121 temuan yang terdiri dari 103 Ketidaksesuaian
     atau Non Conformity dan 3 Saran perbaikan atau remark. Temuan tersebut dapat
     disimpulkan sebagai berikut :

     1. Klausul 7.5.4 : Customers Property                          : 3 Temuan
     2. Klausul 8.5.1 Perbaikan Berlanjut                           : 28 Temuan
     3. Klausul 4.2.2 Pengendalian Arsip                            : 12 Temuan
     4. Klausul 7.1 Perencanaan Realisasi Produk                    : 1 Temuan
     5. Klausul 5.5.3 Komunikasi Internal                           : 2 Temuan
     6. Klausul 6.3 Infrastruktur                                   : 16 Temuan
     7. Klausul 5.2 Customer Fokus                                  : 16 Temuan
     8. Klausul 4.2.2 pengendalian arsip                            : 2 Temuan
     9. Klausul 7.4.1 Pembelian                                     : 2 Temuan
     10. Klausul 12 Kepemilikan Pelanggan                           : 4 Temuan
     11. Klausul 6.2.2 Analisa dan Kompetensi Sdm                   : 3 Temuan
     12. Klausul 7.3 Desain dan Realisasi                           : 5 Temuan
     13. Klausul 7.6 Pengendalian, Monitoring dan Pengukuran        : 6 Temuan
     14. Klausul 6.4 Lingkungan Kerja                               : 7 Temuan
     15. Klausul 7.3.1 Perencanaan Desain dan Pengembangan          : 3 Temuan


6. STATUS TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN

     Berdasarkan hasil temuan audit internal tersebut diatas telah disampaikan permintaan
     tindakan perbaikan dan pencegahan. Temuan Audit Internal sejumlah 121 temuan yang
     terdiri dari 103 Ketidaksesuaian atau Non Conformity dan 3 Saran perbaikan atau remark
     telah ditindak lanjuti dan diverifikasi oleh auditee. Adapun rincian status Permintaan
     Tindakan tindakan perbaikan dan pencegahan mencakup tentang :
     a. Pengendalian dokumen/ arsip/ catatan mutu
     b. Komunikasi Internal : Pemantauan PBM oleh fakultas
     c. Infrastruktur : Perbaikan dan penambahan sarana (Misalnya: Tempat pemasangan
         layanan informasi dan publikasi (Baliho; Spanduk, dll) tingkat universitas
     d. Customer Focus : Empati layanan terhadap mahasiswa dan dosen
     e. Kepemilikan Pelanggan : keamanan parkir;
     f. Analisa dan Kompetensi SDM : Dosen dan Staf
     g. Desain dan Realisasi: Layanan Ma’had; PKPBA; PKPBI terhadap mahasiwa baru.
     h. Lingkungan Kerja: tempat sampah; kepatuhan merokok; dll

         Status Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang mendasarkan pada keluhan
     pelanggan melalui media Sort Massages Send (SMS BOX), Telah diidentifikasi bahwa
     mulai Bulan Januari – Maret 2009 ada sekitar 285 SMS yang masuk dalam SMS Box,
     meliputi keluhan :

     a.      Klausul 7.5.4 : Customers Property
     b.      Klausul 5.5.3 Komunikasi internal
     c.      Klausul 6.3 Infrastruktur
     d.      Klausul 5.2 Customer fokus
     e.      Klausul 4.2.2 pengendalian arsip
                      Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang                          Page 20 of 30
                             ____________________________
 Certificate No. ID08/1219
                                                                  Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008




     f.      Klausul 6.2 kepemilikan pelanggan
     g.      Klausul 6.2.2 Analisa dan kompetensi SDM
     h.      Klausul 7.3 Desain dan Realisasi
     i.      Klausul 6.4 Lingkungan Kerja


7. REKOMENDASI UNTUK PERBAIKAN (Improvement)

     a. Kepastian system dalam menjamin seleksi dan evaluasi Mahasiswa baru melalui jalur
        mandiri dan regular sesuai dengan standar UIN Maulana Malik Ibrahim Malang.
     b. Sistem belum dapat menjamin identifikasi sarana/prasarana (BMN) yang ada pada
        masing-masing ruangan setiap 6 (enam) bulan sekali: Status/ kondisi barang-alat;
        Mutasi barang/ alat.
     c. Pengendalian, pemantauan dan analisa pembelajaran wajib dilakukan melalui
        penetapan tanggung jawab dan wewenang yang mengkomunikasikan dengan bagian
        yang terkait. Salah satu contoh adalah dengan mendirikan sekretariat Pengendalian
        Pembelajaran.
     d. Penetapan produk tidak sesuai perlu dilakukan peninjauan dan evaluasi sebagai
        tindakan perbaikan berkelanjutan. Misalnya:
         Karyawan staff dan dosen yang selama 3 (tiga) periode berturut-turut tidak naik
            kepangkatannya.
         Masa keberterimaan pasar bagi lulusan : Maksimal 15 Bulan
         Maksimal setiap fakultas 70% Dosen menggunakan buku ajar yang disusun oleh
            dosen bersangkutan.
         Kehadiran dosen dibawah 75% dibawah standart tatap muka.
         Mahasiswa menjelang kelulusan masih belum dapat membaca dan menulis Al-
            Qur’an.


8. AUDIT INTERNAL KEUANGAN

     A. Temuan Audit

     Bagian Kepegawaian

                         Temuan                                  Tindak Lanjut
       Overlap terhadap tugas bendahara.           Harus dipisahkan antara tugas
       Bendahara bertugas menerima dana,           melakukan pembukauan dengan
       mencatat, mengeluarkan dan mengajukan       pemegang uang tunai. Sehingga dalam
       permintaan kembali ke bendahara pusat.      hal ini mungkin diperlukan satu orang lagi
       Hal ini dalam sistem pengendalian intern    yang berfungsi sebagai kasir atau juru
       terhadap kas dikatakan kurang baik.         bayar.
       Bendahara selain melakukan tugasnya Perlu adanya tambahan satu orang staf.
       mengelola dan mempertanggungjawabkan
       dana operasional di bagian kepegawaian
       juga melakukan tugas menatausahakan
       SPPD semua bagian yang ada di UIN
       Malang.
                   Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang                     Page 21 of 30
                             ____________________________
 Certificate No. ID08/1219
                                                                     Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008




      Pencatatan sudah dilakukan secara                Seharusnya pencatatan penerimaan dari
      kronologis,    tetapi  belum   dipisahkan        dana BLU dan dana dari APBN harus
      pencatatan         pengeluaran      antara       dipisahkan, sehingga dapat dengan
      pengeluaran       dana     BLU     dengan        mudah diketahui saldo masing-masing
      pengeluaran yang menggunakan dana                setiap bulannya
      APBN.
      Angggaran Dana APBN jadi satu dengan             Anggaran dana dari pusat hendaknya
      dana opersional Kepegawaian. Hal ini             disendirikian untuk masing-masing pos
      mengakibatkan pertanggungjawaban yang            pengeluaran.
      rancu antara dana APBN yang digunakan
      untuk SPPD maupun dana APBN yang
      digunakan untuk operasional kepegawaian.
      Belum adanya pengesahan dari Kepala               Harus ada pengesahan dari pejabat yang
      Bagian Kepegewaian atau pejabat yang             berwenang      dalam setiap laporan atau
      berwewenang dalam setiap laporan atau            rekapitulasi uang masuk dan keluar.
      rekapitulasi uang masuk dan uang keluar
      setiap bulan.
      Sistem pengendalian terhadap persediaan          Segera dibuat kartu persediaan ATK atau
      ATK masih lemah. Tidak ada kontrol               pencatatan terhadap keluar masuknya
      terhadap keluar masuknya barang.                 ATK.
      Bendahara baru berfungsi sesuai dengan
      tugas, pokok dan fungsinya mulai bulan
      Maret. Sebelumnya semua keuangan
      ditangani oleh bagian keuangan pusat.


    BAGIAN PERENCANAAN

                       Temuan                                        Tindak Lanjut
      Selama ini, segala sesuatu yang terkait          Seharusnya Bagian Perencanann
      dengan keuangan baik untuk operasional           sebagai unit layanan yang berdiri sendiri
      maupun untuk lainnya langsung ditangani          mempunyai dana operasional yang
      dan dikendalikan oleh Bagian Keuangan            dikelola dan dimanfaatkan secara
      Pusat.                                           mandiri.

    BAGIAN AKADEMIK

                        Temuan                                 Tindak Lanjut
      Overlap terhadap tugas bendahara.           Harus dipisahkan antara tugas
      Bendahara bertugas menerima dana,           melakukan pembukuan dengan
      mencatat, mengeluarkan dan mengajukan       pemegang uang tunai. Sehingga dalam
      permintaan kembali ke bendahara pusat.      hal ini mungkin diperlukan satu orang
      Hal ini dalam sistem pengendalian intern    lagi yang berfungsi sebagai kasir atau
      terhadap kas dikatakan kurang baik.         juru bayar.
      Bagian bendahara mulai berfungsi sesuai
      dengan tugas, pokok dan fungsinya pada
      bulan Maret 2009. sebelumnya segala yang
                  Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang                    Page 22 of 30
                            ____________________________
Certificate No. ID08/1219
                                                                       Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008




      terkait dengan keuangan ditangani oleh
      bagian keuangan pusat.
      Belanja barang bulan Januari dan Februari
      ditangani oleh bagian keuangan pusat.
      Persediaan ATK masih menghabiskan stok               Segera dibuat Kartu Persediaan untuk
      bulan     kemarin,      bagian   akdemik             pengendalian pemakaian ATK
      mengadakan pembelian barang sendiri (LS)
      bulan Mei. Tidak ada pengendalian
      terhadap pemakaian ATK


    PKPBA

                       Temuan                                        Tindak Lanjut
      Bagian yang memegang uang kas dengan                 Perlu adanya bukti pencatatan baik
      yang mencatat sudah dipisahkan, namun                secara manual maupun pencatatan
      pengendalian terhadap penggunaan uang                dengan menggunakan komputer.
      kas masih kurang. Pada saat audit
      dilakuakan tidak dapat menunjukan catatan
      pengeluaran dan pemasukan uang.
      Terdapat dana hibah sebesar Rp.                      Setiap penerimaaan dana dari sumber
      30.000.000 yang belum jelas pertanggung-             manapun harus segera dilaporkan dan
      jawabannya.                                          dipertanggungjawabkan.
      Adanya inventaris yang belum dicatat                 Perlu dilakukan pencatatan terhadap
                                                           semua inventari yang ada di PKPBA.
      Penerimaan UP pertama pada bulan Mei
      2009, seblumnaya biaya operasional
      menggunakan dana tangan yaitu dana
      hibah.
      Pengendalian terhadap persediaan ATK                 Perlu dibuat kartu persediaan ATK.
      masih sangat lemah. Tidak ada kontrol
      setiap pengeluaran ATK.


    PKPBI

                        Temuan                                   Tindak Lanjut
      Untuk pendapatan lain di luar APBN dan 1. Perlu ada payung hukum pendapatan
      BLU dari kantor pusat digunakan untuk         lain di luar APBN dan BLU, berikut
      membiayai operasional sebelum dana dari       mekanisme pelaporannya.
      kantor pusat turun, sifatnya meminjam. 2. Perlu penyikapan lebih lanjut atas
      Beberapa sumber pendapatan lain seperti:      pagu anggaran untuk penerbitan jurnal
      penerjemah abstrak skripsi/ijasah, TOEFL,
      kursus dengan tarip yang beragam belum
      memiliki payung hukum. Pencatatan atas
      pendapatan ini telah dilakukan.
      Pagu anggaran untuk pos penerbitan jurnal
                 Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang                     Page 23 of 30
                            ____________________________
Certificate No. ID08/1219
                                                                        Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008




      sebesar Rp 15.000.000,00 rencananya
      tidak digunakan, karena honor panitia dan
      penulis tidak masuk dalam pagu


    FAKULTAS HUMANIORA DAN BUDAYA

                        Temuan                                           Tindak Lanjut
      Overlap terhadap tugas bendahara.                     Harus dipisahkan antara tugas
      Bendahara bertugas menerima dana,                     melakukan pembukuan dengan
      mencatat, mengeluarkan dan mengajukan                 pemegang uang tunai. Sehingga dalam
      permintaan kembali ke bendahara pusat.                hal ini mungkin diperlukan satu orang
      Hal ini dalam sistem pengendalian intern              lagi yang berfungsi sebagai kasir atau
      terhadap kas dikatakan kurang baik.                   juru bayar.
      Tidak ada kontrol terhadap pemakaian ATK              Harus segera dibuat kartu persediaan
                                                            baik secara manual maupun dengan
                                                            menggunakan komputer.
       Ada penerimaan lain dari biaya legalisr              Harus segera dibuat laporan
      yang kemungkinan belum dilaporkan dan                 pertanggungjawabab penerimaan dan
      dipertanggungjawabkan.                                penggunaan dana.
       Rekapitulasi terhadap penerimaan dan                 Dibuat laporan bulan atas dana yang
      pengeluaran uang kas harus dibut setiap               diterima dengan dena yang dikelurakan.
      bulan dan dilaporak sertra disahkan oleh
      pejabat yang berwenang.


    FAKULTAS SYARI’AH

                         Temuan                                           Tindak Lanjut
        Pengeluaran MAK 525115 belanja                      1. Fungsi pencatatan dan pemegang kas
        perjalanan dinas telah sesuai dengan bukti             harus dipisahkan
        yang ada.                                           2. Perlu ada buku catatan secara manual
                                                               untuk mencatat transaksi keuangan,
         Hasil pengecekan uang kas, terdapat                   meskipun pekerjaan dengan computer
         selisih lebih.                                        telah dilakukan
         Kas Riil              Rp 13.730.000,00             3. Perlu ada mekanisme pelaporan atas
         Menurut catatan       Rp 2.361.400,00                 pendapatan dan pengeluaran oleh
         Selisih lebih              11.368.600,00              fakultas yang berasal dari sumber di
         Selisih lebih berasal dari sisa anggaran              luar APBN dan BLU kantor pusat,
         dari jurnal tahun 2008 yang belum terbit              seperti legalisir
         sebesar Rp 10.670.000,00, dan sisanya
         Rp 700.000,00 adalah hasil sumbangan
         dari BTN atas kegiatan program studi yang
         belum dicatat (masih ada kurang Rp
         1.400,00).
        Pengecekan secara sampel terhadap bukti
        transaksi belanja barang telah sesuai
                            Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang                          Page 24 of 30
                            ____________________________
Certificate No. ID08/1219
                                                                        Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008




        Pendapatan lain diluar APBN dan BLU,
        seperti legalisir masih dipegang oleh KTU
        dan keuangan terpisah dengan bendahara;
        dan penggunaan serta pencatatannya
        belum dapat ditelusuri karena KTU sedang
        mengambil cuti
        Aktivitas belanja barang belum
        dilaksanakan secara maksimal karena
        masih terkendala oleh masa transisi
        kepemimpinan
        Semua transaksi keuangan dicatat dengan
        komputer
        Bendahara melaksanakan peran ganda
        mulai dari pencairan cek, menyimpan,
        membelanjakan dan melakukan
        pencatatan transaksi



    FAKULTAS PSIKOLOGI

                                 Temuan                                 Tindak Lanjut

      Laporan Rekapitulasi MAK triwulan I kantor 1. Fungsi pencatatan dan pemegang kas
      pusat, fakultas belum melaporkan laporan      harus dipisahkan
      keuangan; catatan fakultas sudah           2. Perlu ada mekanisme pelaporan atas
      melaporkan sebesar Rp 23.900.00,00 MAK        pendapatan dan pengeluaran oleh
      521111 (tanggal 24 Maret 2009)                fakultas yang berasal dari sumber di
      Bendahara melaksanakan peran ganda            luar APBN dan BLU kantor pusat,
      mulai dari pencairan cek, menyimpan,          seperti legalisir
      membelanjakan dan melakukan pencatatan     3. Pelu dibuatkan kartu kendali
      transaksi                                     pemasukkan dan penggunaan
      Pengeluaran persediaan seperti ATK sudah      persediaan yang menjamin
      baik, tapi masih lemah kontrolnya jika        diperolehnya informasi secara cepat
      dilihat dari model pencatatan yang            dan akurat
      dilakukan.
      Kendali PD II dengan menggunakan
      catatan tertulis belum dapat diketahui.
      Hasil pendapatan dari legalisir telah
      dilaporkan dan diserahkan ke kantor pusat.
      Payung hukum untuk peluang bisnis yang
      ada seperti: penyelenggaraan tes psikologi
      belum ada.
      Pencatatan secara manual untuk mencatat
      transaksi keuangan telah dilakukan,
      meskipun pekerjaan dengan computer telah
      dilakukan (baik)

                            Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang                          Page 25 of 30
                            ____________________________
Certificate No. ID08/1219
                                                                         Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008




    FAKULTAS EKONOMI

                      Temuan                                               Tindak Lanjut
      Untuk pengadaan barang perlu ditelusuri               1. Perlu ada daftar dari kentor pusat
      masa    berlakunya  sertifikat pejabat                   tentang masa berlakunya sertifikat
      pengadaan barang.                                        pejabat pengadaan barang yang ada
                                                               di universitas
      Untuk pendapatan lain di luar APBN dan                2. Perlu ada payung hukum pendapatan
      BLU dari kantor pusat seperti legalisir dan              lain di luar APBN dan BLU, berikut
      kontrak      potokopi   telah    dilakukan               mekanisme pelaporannya
      pencatatan (bukti diperiksa P Agus
      Sucipto); namun untuk legalisir pencatatan
      jumlah potokopi yang dilegalisir masih
      dilakukan oleh petugas kantor. Pendapatan
      ini yang digunakan untuk membiayai
      operasional sebelum dana dari kantor pusat
      turun, sifatnya meminjam.


    FAKULTAS TARBIYAH

                          Temuan                                           Tindak Lanjut
        Hasil pengecekan uang kas, tidak dapat              1. Fungsi pencatatan dan pemegang kas
        dilakukan karena tidak dilakukan                       harus dipisahkan
        pembukuan, sehingga posisi jumlah kas               2. Perlu ada buku catatan secara manual
        yangsesbenarnya tidak dapat di deteksi.                untuk mencatat transaksi keuangan,
       Pengecekan secara sampel terhadap bukti                 meskipun pekerjaan dengan computer
       transaksi belanja barang ada yang tidak                 telah dilakukan
       sesuai                                               3. Perlu ada mekanisme pelaporan atas
       Pendapatan lain diluar APBN dan BLU,                    pendapatan dan pengeluaran oleh
       seperti legalisir masih dipegang oleh KTU               fakultas yang berasal dari sumber di
       dan keuangan terpisah dengan bendahara;                 luar APBN dan BLU kantor pusat,
       dan penggunaan serta pencatatannya                      seperti legalisir
       belum dapat ditelusuri karena KTU sedang             4. Harus segera dibuat laporan
       mengambil cuti                                          pertanggungjawabab penerimaan dan
       Aktivitas belanja barang belum                          penggunaan dana.( Dibuat laporan
       dilaksanakan secara maksimal karena                     bulan atas dana yang diterima dengan
       masih terkendala oleh masa transisi                     dena yang dikelurakan.)
       kepemimpinan
       Semua transaksi keuangan dicatat dengan
       komputer
      Bendahara melaksanakan peran ganda
      mulai dari pencairan cek, menyimpan,
      membelanjakan dan melakukan pencatatan
      transaksi.
      Tidak ada kontrol terhadap pemakaian ATK
                            Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang                           Page 26 of 30
                            ____________________________
Certificate No. ID08/1219
                                                                         Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008




      Rekapitulasi terhadap penerimaan dan
      pengeluaran uang kas harus dibut setiap
      bulan dan dilaporkan serta disahkan oleh
      pejabat yang berwenang.


    EL-ZAWA

                       Temuan                                             Tindak Lanjut
      Ada beberapa bukti transaksi yang di                  1. Harus ada pemisahan pejabat yang
      Tipex.                                                   bertanda tangan di bukti transaksi
      Penandatangan antara pejabat pembuat                     keuangan
      komitmen dan bendahara sama dalam bukti               2. Perlu ada buku catatan secara manual
      transaksi (bendahara aslinya sedang studi                untuk mencatat transaksi keuangan,
      S3 di luar kota)                                         meskipun pekerjaan dengan computer
      Semua transaksi keuangan dicatat dengan                  telah dilakukan
      komputer.                                             3. Kesalahan yang ada pada bukti
                                                               transaksi harus dicoret dan diparaf
                                                               baru diganti nama atau nominal yang
                                                               baru di sebelahnya, bukan tip-ex



    LKQS

                       Temuan                                              Tindak Lanjut
       Semua transaksi keuangan dicatat dengan              1. Perlu ada buku catatan secara manual
       komputer.                                               untuk mencatat transaksi keuangan,
      Pengecekan terhadap bukti transaksi atas                 meskipun pekerjaan dengan computer
      penerimaan dana dari kantor pusat telah                  telah dilakukan
      sesuai; hanya bukti yang berupa konsumsi              2. Untuk bukti pengeluaran konsumsi
      rapat belum diikuti dengan daftar hadir                  rapat harus disertakan bukti undangan
      rapat dan undangannya.                                   dan daftar peserta rapat
       Ada pendapatan lain di luar dari                     3. Perlu ada payung hukum pendapatan
       pendapatan dari kantor pusat seperti hasil              lain di luar APBN dan BLU, berikut
       pembuatan kartu tanda anggota LKQS                      mekanisme pelaporannya
       sebesar Rp 2.500,00 perbuah, dan
       penerimaan anggota baru LKQS sebesar
       Rp 25.000, per orang mulai tahun
       akademik    2007/2008    (tidak   semua
       mahasiswa mendaftar) telah dicatat (hasil
       pemeriksaan atas pencatatan penerimaan
       dan penggunaan dilakukan oleh P. Agus
       Sucipto); masalahnya payung hukumnya
       belum ada



                            Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang                           Page 27 of 30
                            ____________________________
Certificate No. ID08/1219
                                                                        Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008




    Rekapitulasi Audit Keuangan Internal

                        AUDITEE                                             TEMUAN
      BAGIAN KEPEGAWAIAN                                                    7 Temuan
      BAGIAN PERENCANAAN                                                        -
      BAGIAN AKADEMIK                                                       4 Temuan
      PKPBA                                                                 5 Temuan
      PKPBI                                                                 2 Temuan
      FAKULTAS HUMANIORA DAN BUDAYA                                         4 Temuan
      FAKULTAS SYARI’AH                                                     7 Temuan
      FAKULTAS PSIKOLOGI                                                    7 Temuan
      FAKULTAS EKONOMI                                                      2 Temuan
      FAKULTAS TARBIYAH                                                     8 Temuan
      EL-ZAWA                                                               3 Temuan
      LKQS                                                                  4 Temuan
      TOTAL TEMUAN                                                         53 Temuan

                   Temuan Audit Keuangan Internal sejumlah 53 temuan yang terdiri dari 53
            Ketidaksesuaian atau Non Conformity Saran perbaikan atau remark.


    b. STATUS TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN
       Berdasarkan hasil temuan audit keuangan internal tersebut diatas telah disampaikan
       secara langsung (verbal) permintaan tindakan perbaikan dan pencegahan, Dan telah
       ditindak lanjuti dan diverifikasi oleh auditee dengan penyesuaian pada pejabat yang
       akan terpilih. Adapun rincian status Permintaan Tindakan tindakan perbaikan dan
       pencegahan mencakup tentang :
        Pengendalian dokumen/ arsip/ catatan mutu
        Komunikasi Internal : Pemantauan job diskripsi PD-2, bendahara dan KTu oleh
            Dekan fakultas
        Infrastruktur : Perbaikan dan penambahan sarana fakultas terkait dengan Barang
            Milik Negara.
        Customer Focus : Empati layanan PD-2 dan Bendahara terhadap dosen dan
            karyawan.
        Desain dan Realisasi: Proses pencatatan; pembayaran dan pelaporan


    c. REKOMENDASI UNTUK PERBAIKAN (Improvement)
        Penetapan pagu anggaran sebelum ditetapkan perlu ada klarifikasi dengan
         fakultas, untuk menghindari kekurangan atau kelebihan pada pos-pos tertentu.
        HSU perlu ada penetapan dari kantor pusat.
        PD-2 dan bendahara disarankan untuk memehami job diskripstion masing-
         masing.

                            Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang                          Page 28 of 30
                            ____________________________
Certificate No. ID08/1219
                                                                        Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008




                   Sosialisasi prosedur yang dimilki oleh bagian keuangan kepada Dekan/
                    Kepala/ Ketua, PD-2 dan Bendahara




                            Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang                          Page 29 of 30
                            ____________________________
Certificate No. ID08/1219
                                                                               Internal Audit Summary Report ISO 9001:2008




                                       QUALITY MANAGEMENT SYSTEM
                                     INTERNAL AUDIT SUMMARY REPORT



Standard (s)                                : ISO 9001:2000
Internal Audit Type                         : QMS ISO 9001:2000 Stage 2
University Representative                   : Drs. H. A Muhtadi Ridwan, M.A
Lead auditor                                : Dr. Sugeng Listyo Prabowo
Site(s) audited                             : Group Focus of UIN Maliki Malang
Date(s) of internal audit(s)                : 18-30 Mei 2009
Date of next internal audit(s)              : Desember 2009
Team Member(s)                              :
                                                1. Umrotul Khasanah, M.Si
                                                2. Rosihan, S.Sos
                                                3. Dr. Agus Mulyono, S.Pd, M.Kes
                                                4. Evika Sandi Savitri, M.P
                                                5. Ali Ridho, M.Si
                                                6. Abdul Aziz, M.Si
                                                7. Alfin Mustikawan, M.Pd
                                                8. Abdul Malik Karim, M.Pd.I
                                                9. Hj. Rahmawati Baharuddin, M.A


This report is confidential and distribution is limited to the audit team, client representative
and the University Quality Assurance.


                                                                                               Malang, Juli 2009

             Dibuat oleh                                               Diketahui Oleh
             Lead Auditor                                              Management Representative




             Dr. Sugeng Listyo Prabowo                                 Drs. H. A. Muhtadi Ridwan, M.A


                             Lembaga Penjaminan Mutu UIN MALIKI Malang                                Page 30 of 30
                             ____________________________
 Certificate No. ID08/1219

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:419
posted:9/16/2012
language:Unknown
pages:30