Ville de Pointe-Claire by LK2bg5

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									                             Ville de Pointe-Claire




         Politique Services professionnels




Service des finances
Section des ressources matérielles
Approuvée par la résolution no : CA03 05 0248 – séance du 3 juin 2003
Revue et modifiée par la Section des ressources matérielles
Approuvé par la résolution no : 2009-414

Mise à jour : 15 juin 2009                                      Page 1
                                       TABLE DES MATIÈRES



1.   Introduction ............................................................................................. 3

2.   Définitions des Services professionnels…………………………………….4

3.   Fournisseurs ........................................................................................... 5

4.   Règles d'adjudication………………………………………………………….6

5.   Partages des responsabilités. ................................................................. 7

6.   Processus d’appel d’offres ...................................................................... 7

7.   Comité de sélection. ............................................................................... 9
             Rôle du secrétaire du Comité de sélection .................................... 10
             Critères de sélection généralement utilisés ........................................ 11


8.   ANNEXE - LISTE DES ORDRES PROFESSIONNELS .............................. ….. 12




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1. INTRODUCTION

  Des modifications substantielles ont été apportées aux règles d’adjudication de contrats de
  services professionnels accordés par les organismes municipaux, en vue d’assurer plus de
  transparence et d’équité. En effet, depuis le 1er novembre 2002, un système de pondération et
  d’évaluation des offres en deux étapes est obligatoire pour tous les appels d’offres sur invitation
  (25 000$ et plus) et publics (100 000$ et plus).

  De façon générale, les nouvelles dispositions législatives uniformisent l’encadrement normatif.
  Ainsi, il n’ya plus de règles différentes selon la taille des organismes et les seuils à partir desquels
  les normes s’appliquent ont été rehaussés et sont les mêmes que tous. De plus, ces nouvelles
  dispositions législatives comprennent des règles qui s’appliquent à l’adjudication des contrats de
  services professionnels en général, y compris les contrats de services à exercice exclusif, contrat
  qui, jusque-là, ne faisaient l’objet d’aucun encadrement législatif.

  Dans cette perspective, la Ville de Pointe-Claire désire informer les services municipaux des
  nouvelles règles s’appliquant aux domaines des services professionnels. Le présent document
  présente donc les principes directeurs en matière de services professionnels et l’obligation pour
  les municipalités de procéder par appels d’offre avec un système de pondération et d’évaluation
  des offres, selon les dispositions législatives de l’article 573.1.0.1.1 de la Loi des Cités & Villes.




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2. DÉFINITIONS DES SERVICES PROFESSIONNELS

  Constituent des services professionnels, les services exigeant l’exercice d’un travail de nature
  intellectuelle. Ces services sont généralement rendus par un membre d’une corporation
  professionnelle reconnue (voir annexe) ou par une firme ayant acquis de l’expertise dans un
  domaine administratif, technique, scientifique et dans un autre domaine spécialisé.

  Par exemple, en font partie notamment tous les services de génie, d’aménagement et
  d’urbanisme, d’architecture, de comptabilité, de gestion, d’études économiques,
  d’informatique, de communication et de traduction, d’actuariat, d’évaluation, de production et
  d’animation en matière de culture et de loisirs, de formation, etc.

  De façon générale, un service d’expertise, d’élaboration de concepts, de préparation
  d’analyses, d’études ou de documents techniques, de recherche de solutions à des
  problématiques particulières constituent les produits livrables d’un contrat de services
  professionnels.

  Avant d’aborder plus spécifiquement les règles en matière d’adjudication de contrats,
  rappelons que les services professionnels à exercice exclusif sont ceux qui ne peuvent être
  rendus que par un :

      Ingénieur, architecte, arpenteur-géomètre, comptable agrée;
      Avocat, notaire;
      Médecin, dentiste, infirmier, pharmacien, médecin-vétérinaire.



  CAS D’EXCEPTIONS

  Cependant, certains type de contrats de services professionnels font l’objet de cas d’exception
  et ne sont pas couverts par le règlement; ils ne sont donc pas soumis au système obligatoire
  de pondération et d’évaluation des offres.

  C’est le cas de certains contrats qui peuvent être octroyés de gré à gré, sans appel d’offres, tel
  que :

      Services ou approvisionnement reliés au domaine artistique et abonnement ou logiciel
       à des fins éducatives.

      Services professionnels nécessaires dans le cadre d’un recours devant un tribunal, un
       organisme ou une personne exerçant des fonctions judiciaires ou quasi judiciaire.

      Contrat pour la fourniture d’espaces médias, exclusivement pour des campagnes de
       publicité ou de promotion.

      Services professionnels pour un contrat d’adaptation ou de modification de plans et
       devis ou de surveillance des travaux au concepteur de ces plans et devis, lorsque ce
       dernier a été choisi par voie de soumissions.




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      Contrats conclus en matière d’assainissement des eaux usées

      Contrats dont l’objet découle de l’utilisation d’un logiciel ou d’un progiciel qui vise :

                1. à assurer la compatibilité avec des systèmes, logiciels et progiciels existants
                    et non pas avec des équipements informatiques.
                2. à protéger des droits exclusifs (droits d’auteur, brevets, licences,…
                3. à assurer la recherche et le développement
                4. à protéger un prototype ou concept original


      Services exclusifs qui ne peuvent être rendus que par un médecin, dentiste,
       pharmacien, infirmier et médecin-vétérinaire.

      Certains types de contrats relatifs à des services professionnels à exercice exclusif
       dont le taux est fixé ou approuvé par le gouvernement (Canada & Québec), par un de
       ces ministres ou organismes gouvernementaux, selon les règles établies par un de
       ceux-ci.


     En ce qui concerne les contrats mixtes comprenant des services professionnels, le
     système de pondération et d’évaluation des offres s’applique lorsque la partie de services
     professionnels est substantielle, par exemple pensons aux contrats d’économie d’énergie.




3. FOURNISSEURS

  Tout fournisseur ayant un établissement au Québec ou qui a un établissement dans une
  province ou un territoire visé par un accord intergouvernemental de libéralisation des marchés
  peut faire affaires avec la Ville de Pointe-Claire. Les fournisseurs peuvent être appelés à
  présenter des offres sur des transactions de gré à gré ou sur des appels d’offres sur invitation.
  En ce qui a trait aux appels d’offres public, ils doivent cependant consulter les avis d’appels
  d’offres dans le système électronique d’appel d’offres approuvé par le gouvernement (SÉAO)
  et dans les journaux.




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4. RÈGLES D’ADJUDICATION

  CONTRAT DE MOINS DE 25 000$

      Aucune règle applicable - octroi du contrat de gré à gré si désiré



  CONTRAT DE 25 000$ À 99 999,99$

      Invitation écrite auprès d’au moins deux fournisseurs (réception des soumissions dans
       un délai d’au moins huit jours)

      Aucune règle applicable - octroi du contrat de gré à gré si désiré
        (médecin, dentiste, pharmacien, infirmier, médecin-vétérinaire)



  CONTRAT DE 100 000$ ET PLUS



      Appel d’offres publics public publié dans le système électronique approuvé par le
       gouvernement (SÉAO) et un journal local. Limitation possible des offres aux
       fournisseurs du Québec.
       Réception des soumissions dans un délai d’au moins 15 jours

      Invitation écrite auprès de trois (3) fournisseurs
       Réception des soumissions dans un délai d’au moins huit jours
        (avocats, notaires)

      Aucune règle applicable - octroi du contrat de gré à gré si désiré
        (médecin, dentiste, pharmacien, infirmier, médecin-vétérinaire)




  RÈGLES APPLICABLES À TOUTE DEMANDE DE SOUMISSION (sur invitation ou publique)

      Mention de toutes les exigences et de tous les critères qui seront utilisés pour évaluer
       les offres.

      Invitation des firmes retenues en fonction d’exigences minimales prédéterminées.

      Demande de soumission comprenant notamment un prix unitaire ou forfaitaire.

      Ouverture publique des soumissions en présence d’au moins deux témoins.




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5. PARTAGES DES RESPONSABILITÉS

   La Section des ressources matérielles est responsable de la planification, de la coordination et
  de l’application de la politique de services professionnels de la Ville de Pointe-Claire.

  Dans le processus d’attribution des contrats, les responsabilités sont partagées entre les
  services demandeurs et la Section des ressources matérielles.

  Le service requérant établit un devis définissant la nature de la demande, les objectifs à
  atteindre, les utilisateurs éventuels, les résultats attendus, la méthodologie préconisée, les
  ressources internes disponibles. Il définit les critères d’évaluation et propose la formation du
  comité de sélection.

  Pour sa part, la Section des ressources matérielles prépare et diffuse les documents d’appel
  d’offres. De plus, celle-ci agit à titre de responsable de l’aspect administratif du dossier et du
  comité de sélection. De plus, elle assure le suivi du contrat et en recommande l’octroi.




6. PROCESSUS D’APPEL D’OFFRES

  Étapes de la négociation de gré à gré : (0$ @ 24 999,99$)

  1.     Émission d’une réquisition de services - « demande de biens et services DBS » par les
         services requérants, après négociation avec un ou des fournisseurs. Une copie de
         l’offre doit accompagner la « demande de biens et services DBS »

  2.      Émission d’un bon de commande par la Section des ressources matérielles.




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Étapes du processus d’appel d’offres : (25 000$ @ 99 999,99$ et 100 000$ et plus)

Le processus d’appel d’offres impose des travaux, des documents, des approbations qui
génèrent des délais dont les services doivent tenir compte dans la planification de leur projet.
Il faut compter au moins deux séances du Conseil de Ville dans les délais prévus

1.     Définition du besoin.

2.     Émission d’une réquisition de services – « demande de biens et services DBS » par les
       services requérants.

3.     Approbation du Conseil de Ville, quant à la formation du comité de sélection et de
       l’établissement des critères de sélection. Préparation d’un dossier décisionnel, lequel
       est préparé à partir du Système de gestion des décisions (SGD) par la Section des
       ressources matérielles.


4.     Préparation des documents d’appel d’offres :

           a) Préparation, par le service requérant, du devis technique comprenant la
              description du service requis par l’usager et des conditions particulières devant
              régir le contrat.
           b) Préparation des documents d’appel d’offres par la Section des ressources
              matérielles
           c) Mécanisme de sensibilisation du marché aux besoins de la Ville, soit par
              approche directe du fournisseur (invitation) ou par avis public.

5.     Évaluation des offres par le comité de sélection.


6.     Préparation d’un dossier décisionnel –Système de Gestion des Décisions (SGD) par la
       Section des ressources matérielles pour la recommandation de l’octroi du contrat


7.     Émission du bon de commande par la Section des ressources matérielles, suite à
       l’approbation du Conseil de Ville et l’émission de la résolution s’y rapportant.




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7. COMITÉ DE SÉLECTION

  Tout appel d’offres public ou sur invitation comporte une analyse des soumissions par un
  comité de sélection. Cette analyse vise à comparer les offres reçues, en fonction des critères
  prévus à l’appel d’offres. Ce comité de sélection est présidé par le secrétaire du comité dont le
  rôle est d’assurer le respect et l’intégrité du processus de sélection. Ce rôle est tenu par la
  personne responsable des ressources matérielles.

  Le processus d’utilisation du système de pondération et d’évaluation des offres comprend deux
  étapes, soit l’évaluation qualitative et l’évaluation du prix.


  Première étape : Évaluation qualitative

      L’évaluation est faite par un comité de sélection d’au moins trois (3) membres choisis
       parmi le personnel de la Ville ou faisant partie de personnes appartenant à un autre
       organisme ou entreprise ; les effectifs du comité sont complétés par un(e) secrétaire,
       sans droit de vote. Un membre du conseil municipal ne peut faire partie du comité.

      L’analyse qualitative des offres s’effectue à partir d’un minimum de quatre critères
       obligatoires, assortis d’un nombre maximal de points. Aucun critère ne peut se voir
       attribuer un pointage supérieur à 30 sur un total de 100 (le prix n’est pas un critère).

      Chaque proposition est évaluée individuellement afin d’établir un pointage intérimaire;
       le prix n’est pas connu, celui-ci étant contenu dans une enveloppe séparée. Cette
       analyse qualitative inclut également la conformité technique des soumissions (ex. :
       garantie de soumission)



  Deuxième étape : Évaluation du prix

      Seules les soumissions ayant obtenu un pointage intérimaire minimum de 70 sur 100
       seront considérées pour l’établissement du pointage final. Les autres enveloppes de
       prix seront retournées à l’expéditeur sans avoir été ouvertes.

      Le pointage final de chaque soumission est établi selon la formule suivante :

                        (pointage intérimaire + 50) x 10 000       = note final
                                        Prix

        Le contrat est attribué à la firme ayant obtenu le meilleur pointage final.


        Si le pointage final est identique, le contrat est attribué à la firme ayant obtenu le prix le
         plus bas.


        Si le pointage final et le prix sont identique, il y aura tirage au sort.



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RÔLE DU SECRÉTAIRE DU COMITÉ DE SÉLECTION

  Le rôle de secrétaire du comité de sélection consiste à :

   Préparer le dossier d’analyse des offres (grille d’analyse préliminaire, grille d’évaluation,
    échelle d’attribution des notes, critères de sélection et éléments de non conformité).

   Tenir la rencontre préliminaire des membres, le cas échéant (consignes d’évaluation et
    remise du dossier d’analyse des offres).

   Animer et superviser le travail des membres lors du comité de sélection (conformité et
    évaluation de la qualité des offres, attribution des notes par consensus pour chacun des
    critères).

   Calculer le pointage total : inscription du total des notes pour les critères de qualité
    (pointage intérimaire); ouverture et conformité des offres de prix; grand total des notes par
    fournisseur (pointage final), signature de la grille d’évaluation par les membres et le
    secrétaire.

   Produire le rapport – Système de Gestion des Décisions (SGD) et clore le comité :
    production du rapport et signature des membres du comité de sélection, conservation des
    documents de travail des membres du comité.

   Répondre aux fournisseurs (répondre aux requêtes des fournisseurs ayant trait au
    déroulement du comité).




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CRITÈRES DE SÉLECTION GÉNÉRALEMENT UTILISÉS

  Compréhension du mandat

    Évaluation de la compréhension des différents volets du mandat et des besoins de la Ville.

  Expérience du fournisseur

    Évaluation de l’expérience pertinente du fournisseur dans le domaine spécifique du contrat à
    adjuger et dans des projets similaires réalisés.

  Approche préconisée

    Évaluation de la méthodologie en considérant notamment l’originalité et la qualité de la solution
    proposée en fonction des objectifs du projet.

  Organisation du projet

    Évaluation de l’organisation et de l’agencement des ressources humaines affectées au projet
    dont le fournisseur dispose pour sa réalisation.

  Expérience du chargé de projet

    Évaluation de l’expérience du coordonnateur du projet, de son expertise dans le type de projet
    concerné et dans des projets similaires en considérant notamment la complexité et l’envergure
    de ces derniers et sa contribution spécifique dans ces projets.

  Expérience et pertinence de l’équipe proposée

    Évaluation de la pertinence de l’équipe proposée par le fournisseur et de l’expérience des
    professionnels et des autres membres de cette équipe dans le domaine spécifique ou dans un
    domaine comparable à celui du contrat à adjuger.

  Capacité de relève

    Évaluation de l’expérience des ressources que le fournisseur est en mesure de présenter en
    remplacement d’un ou de plusieurs membres de l’équipe proposée.

  Disposition de sous-traitance

  Échéancier de réalisation des travaux




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8.   ANNEXE – LISTE DES ORDRES PROFESSIONNELS




                              Liste des ordres professionnels
                                  à jour au 1ier janvier 2009



        Barreau du Québec
        Chambre des huissiers de justice du Québec
        Chambre des notaires du Québec
        Collège des médecins du Québec
        Ordre des acupuncteurs du Québec
        Ordre des administrateurs agréés du Québec
        Ordre des agronomes du Québec
        Ordre des architectes du Québec
        Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec
        Ordre des audioprothésistes du Québec
        Ordre des chimistes du Québec
        Ordre des chiropraticiens du Québec
        Ordre des comptables agréés du Québec
        Ordre des comptables en management accrédités du Québec
        Ordre des comptables généraux licenciés du Québec
        Ordre des conseillers en ressources humaines et en relations industrielles
        agréés du Québec
        Ordre des conseillers et conseillères d'orientation et des psycho éducateurs et
        psycho éducatrices du Québec
        Ordre des dentistes du Québec
        Ordre des denturologistes du Québec
        Ordre des ergothérapeutes du Québec
        Ordre des évaluateurs agréés du Québec
        Ordre des géologues du Québec
        Ordre des hygiénistes dentaires du Québec
        Ordre des infirmières et infirmiers auxiliaires du Québec
        Ordre des infirmières et infirmiers du Québec
        Ordre des ingénieurs du Québec
        Ordre des ingénieurs forestiers du Québec
        Ordre des médecins vétérinaires du Québec
        Ordre des opticiens d'ordonnances du Québec
        Ordre des optométristes du Québec
        Ordre des orthophonistes et audiologistes du Québec



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Ordre des pharmaciens du Québec
Ordre des podiatres du Québec
Ordre des psychologues du Québec
Ordre des sages-femmes du Québec
Ordre des techniciennes et techniciens dentaires du Québec
Ordre des technologistes médicaux du Québec
Ordre des technologues professionnels du Québec
Ordre des traducteurs, terminologues et interprètes agréés du Québec
Ordre des urbanistes du Québec
Ordre professionnel des diététistes du Québec
Ordre professionnel des inhalothérapeutes du Québec
Ordre professionnel de la physiothérapie du Québec
Ordre professionnel des technologistes médicaux du Québec
Ordre professionnel des travailleurs sociaux du Québec




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