SESION 02 CICLO CONTABLE

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SESION 02 CICLO CONTABLE Powered By Docstoc
					             Sesión 2
Licenciatura En Administración de Servicios
       con especialidad en Negocios
           Contabilidad General
               BANRURAL
              Ciclo Contable
Jornalización:
Jornalizar una cuenta es registrar las diferentes operaciones en las cuentas de
contabilidad correspondientes.
Es la acción de trasladar los datos de una transacción al libro diario de la empresa;
toda jornalización tiene dos pasos:
1. Se analiza el principio de la partida doble; es decir, la(s) cuentas que reciben son
deudoras (van en el debe); y, la(s) cuentas que entregan son acreedoras (van en el
haber).
2. Dejar constancia de la transacción o asiento contable en el libro diario.
Es la acción de registrar los asientos contable en el Diario General.
Dentro del Libro Diario Existen diferentes tipos de asiento.

    • Asiento de Apertura
    • Asiento de Gestión
    • Asiento de Ajuste
    • Asiento de Regularización.
    • Asiento de Cierre
Asiento de Apertura:
A partir del Inventario Inicial o Estado de Situación Inicial, el asiento de apertura realizado en el Libro
Diario consiste en hacer un cargo a todas las cuentas del ACTIVO y un crédito a las del PASIVO y
PATRIMONIO.
Desde este Libro Diario se pasara las anotaciones al Libro Mayor de esta manera quedaran abiertas las
cuentas.
Asiento de Gestión
Registraran las operaciones que diariamente suceden en la empresa en el desarrollo de su actividad,
tras su registro en el Libro Diario estas cuentas serán trasladadas a las cuentas correspondientes al libro
mayor.
Asiento de Ajuste
Los procedimientos de control y de auditoría de los estados contables pueden poner en evidencia
errores de contabilización u omisiones que deben ser corregidos, lo que se hace mediante los ASIENTOS
DE AJUSTE. La preparación de los asientos de ajuste corrigen omisiones (preparar el asiento omitido y
contabilizarlo) y errores (comparación entre el asiento registrado y el que debió hacerse, y puede hacer:
1. Un único asiento neto 2. Un asiento que reversa el asiento erróneo y un asiento que contabiliza
el correcto)
Asiento de Regulación
Estos asientos contables consisten en concentrar todas las cuentas de ingresos y gastos en el Estado de
Perdidas y Ganancias para obtener el resultado del ejercicio.
Asiento de Cierre
Con esta asiento se finaliza el proceso contable y solo queda por presentar los libros correctamente
elaborados.
ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE
Siete son las etapas identificables dentro del proceso contable:
1 Recabar la documentación legal de la actividad comercial: Se lleva a cabo la
    recopilación de todos los documentos que avalen las transacciones
    comerciales, tales como: facturas, recibos, notas de crédito y débito, pagarés,
    declaraciones de importación, etc.
2. Verificar la legalidad y autenticidad de los documentos. Para verificar la
    legalidad hay que tomar en cuenta: nombres correctos de las partes,
    identificaciones (NIT; cédula, y otros), fechas, número correlativo, autorización.
    Además se verifica que los documentos sean auténticos, exceptuando las
    fotocopias autenticadas por un abogado.
3 Clasificación de la documentación por tipo de operación y por fechas. Por
    ejemplo: todas las facturas que amparen ventas de mercaderías, todos los
    recibos que demuestren pagos de sueldos.
4. Registros en los libros contables. Cumplidas las etapas, se procede a asentar
     los registros respectivos. iniciando siempre por el Diario, continúa el proceso
     con el pase al Mayor. Así también en base a los mismos documentos, registrará
     los libros auxiliares, en base a lo establecido por la ley.
ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE (continuación)

5.   Archivo de los documentos debidamente clasificados por tipo de operación y
     por fechas. Según el código de Comercio artículo 382, el comerciante debe
     conservar durante no menos de 5 años los documentos de su empresa.

6.   Interpretación General. Tanto para efectos de cierre como para evaluar
     controles, se procede a interpretar las diferentes situaciones que se presentan
     en la información financiera, haciendo las anotaciones importantes para luego
     presentarlas de la manera más sencilla para su mejor comprensión. Ejemplo:
     si el pasivo se incrementa aceleradamente; si existen deficiencias en el control
     del efectivo, etc.

7    Presentación de resultados del trabajo contable. Interpretación de la
     información financiera. Presentación de la información relacionada con las
     obligaciones tributarias.
Ciclo Contable
El registro de las transacciones que realiza una organización económica se efectúa con la finalidad de
integrar una base de datos que permita generar información útil y confiable para que los diferentes
usuarios externos puedan fundamentar sus decisiones.
Al conjunto de actividades que es necesario desarrollar en una organización para genera información
financiera se le denomina ciclo contable.
El ciclo contable es una serie de actividades que se inicia con el registro de las transacciones y culmina
con la elaboración de los estados financieros. Durante el proceso contable se procede a identificar,
analizar e integrar una base de datos de las transacciones que hayan afectado a la posición financiera de
la compañía de manera tal que facilite la generación de información para la toma de decisiones.

Dicho ciclo incluye cuatro módulos principales:
Transacciones:        La captura cronológica y ordenada de toda las transacciones realizadas por la
                      organización
Ajustes:               La depuración o perfeccionamiento de la información financiera generada
                      preliminarmente.
Estados Financieros: La elaboración de los Estados financieros Básicos
Cierre:                La preparación de los registros contables para el inicio del nuevo ciclo de
                      contabilización.
LIBROS DE CONTABILIDAD
LIBROS PRINCIPALES Y AUXILIARES
Para el registro de las operaciones contables se emplean libros, unos son principales y otros auxiliares.
De acuerdo con el artículo 369 del Código de Comercio dichos libros deben operarse en español y las
cuentas en moneda nacional. Las sucursales y agencias de empresas cuya sede esté en el extranjero,
pueden llevar un duplicado en el idioma y moneda que deseen, con una columna que incluya la
conversión a moneda nacional, previo aviso al registro mercantil.

LIBROS PRINCIPALES
Son los libros obligatorios que debe llevar el comerciante siempre y cuando su activo total sea mayor
de Q 25,000.00 de lo contrario pueden omitirlos en su contabilidad.
El uso de Los libros contables principales y obligatorios está determinado en el Código de Comercio,
artículo 368: “Contabilidad y Registros Indispensables. Los comerciantes están obligados a llevar su
contabilidad en forma organizada de acuerdo con el sistema de partida doble usando principios de
contabilidad generalmente aceptados”. Los comerciantes deben llevar cuando menos, los siguientes
libros o registros:
       1. De Inventarios
       2. De Primera Entrada o Diario
       3. Mayor o Centralizador
       4. De Estados Financieros
Los comerciantes que tengan un activo total que no exceda de dos mil quetzales,
pueden omitir en su contabilidad los libros o registros enumerados antes, a excepción
del registro o Libro de Inventarios, el de Estados Financieros y aquellos a que los
obliguen leyes especiales.
Por su parte la ley del IVA en su artículo 37 obliga a los contribuyentes a llevar y
mantener al día los siguientes libros:

     •   De Compras y Servicios Recibidos
     •   De Ventas y Servicios Prestados

Además podrá utilizar los otros que estimen necesarios por exigencias contables o
administrativas. Dichos libros o registros se podrán llevar por procedimientos
mecanizados, en hojas sueltas, fichas o cualquier otro sistema, siempre que permita
su análisis y fiscalización.
LIBROS AUXILIARES
Son los libros de contabilidad utilizados para los registros contables necesarios para controlar las operaciones de una empresa.
Estos libros no son obligatorios de tal modo que las empresas utilizan los que mas se asemejan a sus necesidades. Los libros
más comunes son:             1.            Caja
                             2.            Planillas/Salarios
                             3.            Cuentas Corrientes
                             4.            Inventario Auxiliar
REQUISITOS LEGALES DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
Los libros de contabilidad tienen que habilitarse y autorizarse antes de utilizarlos o trabajar en ellos.
NOTA: El no tener libros contables o no llevarlos al día tiene una multa de Q5,000.00 (Código tributario Decreto 6-91 artículo
94 numeral 4 reformado por la ley FAT Decreto No. 20-2006).
Habilitación y autorización.
Los libros de Inventarios, Diario, Mayor y de Balance, deben ser habilitados por la SAT y autorizados por el Registro
Mercantil como lo exige el artículo 372 del Código de Comercio
Habilitación:
Los libros de contabilidad son habilitados por la Superintendencia de Administración Tributaria SAT. La habilitación de
los libros contables tiene que hacerse durante los siguientes 30 días de que la empresa haya iniciado operaciones, de
lo contrario se deberá pagar una sanción por pago extemporáneo en habilitación de libros.
Autorización:
El Código de Comercio exige su autorización en el artículo 372 el cual dice: “Autorización de Libros o Registros: Los
libros de inventarios y de Primera Entrada o Diario, el Mayor o Centralizador y el de Estados Financieros, deberán ser
autorizados por el Registro Mercantil”.
En el Registro Mercantil de la república debe presentarse una carta de solicitud pidiendo autorización de los libros de
contabilidad y deber ir firmado por el contador de la empresa, además se tiene que cancelar Q 0.15 de honorarios por
cada hoja autorizada
Libros de Contabilidad
El libro de Inventarios
El libro de Inventarios se utiliza en la apertura o cierre del ejercicio fiscal. Sirve para determinar el balance entre
derechos y obligaciones de la organización. El resumen de este libro, origina la partida o el inicio de la contabilidad en
el libro de diario.

El libro de Diario
El libro de Diario tiene por objeto registrar y reflejar cronológicamente los hechos contables. Es decir, según las fechas
en que se producen las diferentes operaciones de la organización.
Los valores de las cuentas que tuvieron movimiento durante el período, se trasladan de este libro al libro mayor.

Libro Mayor
El libro Mayor tiene como función básica, recopilar sistemáticamente las operaciones inscritas en el libro de diario.
Es decir, que sirve para llevar control de cada cuenta contable del balance, a efecto de terminar, en cualquier fecha, los
saldos de cada una de éstas.

Libro Balance
Contablemente se denomina balance a cualquier estado numérico, derivado de operaciones contables, que permite
comprobar la exactitud de las mismas.
El objetivo es el de verificar si existe equilibrio entre las cuentas deudoras y las cuentas acreedoras, obteniendo así, un
balance de comprobación. La determinación de los montos por cuenta, se obtienen del Libro Mayor.
El balance es el fundamento del principio de la partida doble. Es decir, éste demuestra si efectivamente en cada
operación contable, existió un cargo y un abono.
El balance es la base para la formulación de los estados financieros, los que a su vez, sirven para los análisis
correspondientes y la toma de decisiones.
De esta forma se manifiesta el proceso y los instrumentos de contabilidad.
EL PROCESO CONTABLE GRAFICAMENTE

        LIBRO INVENTARIO               Resumen del Inventario

          LIBRO DIARIO                Asiento partidas Contables

                                     Registro resumido de los movimientos
          LIBRO MAYOR
                                                   contables

         LIBRO BALANCE             Comprobación del movimiento contable

        ESTADOS FINANCIEROS               Productos Contables

        ANALISIS FINANCIEROS              Toma de Decisiones
Libro de Diario
El libro Diario es un registro de carácter obligatorio para toda persona individual o jurídica
que ejerza actividades mercantiles de conformidad con el artículo 368 del Código de
Comercio.

Es el registro cronológico (por orden de fecha) de todas las transacciones comerciales que
efectúa la empresa, lo cual se lleva a cabo a través de las partidas contables.

Es llamado también “libro de primera entrada”. Cada una de las partidas debe llevar un
breve razonamiento que explique la naturaleza de las transacciones registradas.

Jornalización
Es el proceso mental para asignar las cuentas deudoras y las acreedoras en una operación
contable, de conformidad con el sistema de partida doble y el razonamiento lógico “¿quién
da?; ¿quién recibe?”

El Libro de Diario se opera por medio de asientos o partidas.
Se inicia con la partida de apertura que es el resumen del inventario convertido, cargando
todos los activos y abonando todos los pasivos y el capital.
Criterios para Jornalizar

De esta manera se encontrará más rápido y con certeza, la cuenta que corresponde a
determinada operación.

                              Nombre de la Cuenta
                  Debe                                     Haber

   Una cuenta se Carga (Cargo)             Una cuenta se Abona (Abono)
   •   Aumenta un Activo                   •   Disminuye un Activo
   •   Se efectúa un Gasto                 •   Se obtuvo un ingreso o Ganancia
   •   Disminuye un Pasivo                 •   Aumenta un Pasivo
   •   Disminuye un Capital                •   Aumenta el Capital
Sistema de Partida Doble
Cada movimiento comercial es identificado con el nombre de una cuenta. Por ejemplo:
       • La venta de mercaderías se identificará con el nombre “Ventas”.
       •   La compra de mercaderías será “Compras”.
       •   Si la venta es al crédito el comprador se llamará “Clientes”.
       •   Si la compra es al crédito el vendedor será “Proveedores”.

Principios Básicos de la partida Doble:
1. En el sistema de partida doble habrá por lo menos una cuenta cargada y otra abonada. Quien
    recibe es deudor, quien entrega es acreedor. (Lo que se tiene se debe)
2. A todo cargo le corresponde uno o más abonos. No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin
    deudor. (Los recursos no surgen por si solos, debe proceder de algún lado)
3. La suma de los cargos debe ser igual a la suma de los abonos. Todo valor que entra debe ser
    igual al valor que sale. (Es la base del equilibrio de la ecuación patrimonial)
4. Las cuentas salen con el mismo nombre que entran, excepto mercaderías. Todo valor que
    entra por una cuenta debe salir por la misma cuenta. (Una cuenta así como se crea se debe
    también eliminar de la misma forma)

La partida doble, equivocadamente se cree que fue ideada por Lucas Pacciolo, pero fue en realidad un
monje de la orden franciscana quien en el siglo XV en la obra Summa de Aritmética, Geometría,
Proportioni et Proportionalita” hace referencia al “Método Veneciano” de teneduría de libros que
posteriormente pasa a llamarse Método de la partida doble.
Ecuación de Equilibrio

   Si se incrementa un Activo se debe:
   - disminuir otro activo en un importe igual, o
   - aumentar un pasivo o patrimonio en un importe igual.

   Si se disminuye un Activo se debe:
   - aumentar otro activo en un importe igual, o
   - disminuir un pasivo o patrimonio en un importe igual.

   Si se incrementa un Pasivo se debe:
   - disminuir otro pasivo o patrimonio en un importe igual, o
   - aumentar un activo en un importe igual.

   Si se disminuye un Pasivo se debe:
   - aumentar otro pasivo o patrimonio en un importe igual, o
   - disminuir un activo en un importe igual.
Ecuación de Equilibrio
                                              Si se incrementa un Activo se debe:
                                                                          # regla
                        disminuir otro activo en un importe igual, o          1         +A   -A
                        aumentar un pasivo o en un importe igual o            2         +A   +P
                        aumentar el capital en un importe igual.              3         +A   +C
                                                  Si se disminuye un Activo se debe:
                        aumentar otro activo en un importe igual, o           1         -A   +A
                        disminuir un pasivo en un importe igual, o            4         -A   -P
                        disminuir el capital en un importe igual.             5         -A   -C
                                                  Si se incrementa un Pasivo se debe:
                        disminuir otro pasivo en un importe igual, o          6         +P   -P
                        disminuir el capital en un importe igual, o           7         +P   -C
                        aumenta un activo en un importe igual.                2         +P   +A
                                                  Si se disminuye un Pasivo se debe:
                        aumentar otro pasivo en un importe igual, o           6         -P   +P
                        aumentar el capital en un importe igual, o            8         -P   +C
                        disminuir un activo en un importe igual               4         -P   -A
                                                  Si se disminuye el Capital se debe:
                        aumentar el pasivo en un importe igual, o             7         -C   +P
                        disminuye el activo en un importe igual, o            5         -C   -A
                        Aumenta el mismo capital en un importe igual.         9         -C   +C
                                                  Si se incrementa el Capital se debe:
                        aumentar el activo en un importe igual, o             3         +C   +A
                        disminuir el capital en un importe igual, o           9         +C   -C
                        disminuir el pasivo en un importe igual.              8         +C   -P
La ecuación patrimonial representa un equilibrio entre lo que se tiene (Activo) y lo que se debe (Pasivo,
Patrimonio), ecuación que es dinamizada por los resultados económicos de la empresa durante un
periodo determinado.
Es así como se observa que el activo se puede afectar de diferentes formas. El Activo se aumenta
cuando los pasivos o el patrimonio se incrementan; esto se debe a que como ya se ha explicado, la
única forma de adquirir activos es mediante el financiamiento que ofrecen los pasivos y el patrimonio.
Ejemplo cuando un socio aporta bienes, estos se convierten en activos de la empresa, o cuando un
banco hace un crédito a la empresa, este crédito se convierte en dinero en efectivo, dinero que es un
activo.
Caso contrario; el activo se disminuye mediante la disminución de los pasivos o el patrimonio. Un caso
puede ser cuando la empresa cancela un crédito que tenia con un banco, para esto debe destinar de su
activo, un dinero para pagar esa obligación, por lo que la cuenta de efectivo se vera disminuida. Igual
sucede con la disminución del patrimonio, esto pude suceder por ejemplo cuando se distribuyen
utilidades, las que se deben pagar en cheque disminuyendo una cuenta de activo como lo es la de
bancos.
Se puede dar el caso también, que el patrimonio se aumente por medio de una disminución de
pasivos, como cuando se decide capitalizar un pasivo, es decir, se paga el pasivo con acciones.
Igualmente, el patrimonio se puede disminuir con el aumento de un pasivo, como seria pagar utilidades
con un sobregiro de bancos.
Otra de las formas de afectar el patrimonio es vía resultado del ejercicio, y que quizás es la más
importante, puesto que esta representa la utilidad o la perdida en la empresa, y de este resultado
depende la viabilidad futura de cualquier ente económico.
Elementos que forman una partida o asiento
 1   Fecha de la operación
 2   Número de partida (orden)
 3   Cuentas y cantidades deudoras
 4   Cuentas y cantidades acreedoras
 5   Número de identificación de cada cuenta para el registro en el libro mayor.
 6   Explicación o motivo de la operación: Número de los documentos que amparan la operación,
     vencimiento de los documentos y condiciones bajo los cuales se contrajo la transacción.


     1                             2
                                                  3
         5
                                                               4
                 6
Método de Partida Doble
La partida Doble está basada en el principio de la lógica denominado “Ley de Causalidad”
cuyo postulado consiste en que no hay causa sin efecto, y que un efecto tiene como origen
una causa pudiendo existir pluralidad en ambos sentidos: varios efectos de una causa o
viceversa.
La partida doble, trabaja en base a las causas creadas por las transacciones mercantiles. Las
mas importantes:
             Causa                                         Efecto
  Comprar al Crédito            Crear una deuda a nuestro cargo y obtener un bien.
  Comprar al contado            Gastar dinero en efectivo y obtener un bien
  Vender al contado             Rebajar mercadería y aumento en efectivo.
  Vender al crédito             Rebaja de mercadería y crea una deuda a nuestro favor.
  Pagar las deudas a nuestro    Disminución de nuestras deudas y disminución del
  cargo                         efectivo.
  Cobrar lo adeudado a          Aumenta nuestro efectivo y disminuye las deudas a
  nuestro favor.                nuestro favor.
Método de Partida Doble
Es como un juego de cuentas: que permite el aumento de unas al mismo tiempo que disminuyen otras.
Ejemplo:
1 Don Martín, dueño de la zapatería Calzabien, necesita comprar un lote de zapatos por Q 10,000.00
pero como no tiene el dinero suficiente en este momento decide comprarlo al crédito.
                     (A+10,000.00)-(P+10,000.00)= c

2. La Distribuidora Luna, S.A., compró mobiliario para sus oficinas por Q 6,000.00 en efectivo.
                       (A+6,000.00)-6,000.00 = P+C
El método por partida doble como su nombre lo indica consiste en que las anotaciones deben hacerse 2
veces. Por cada cargo que se haga, debe hacerse un abono en diferentes cuentas y algunas veces, se
carga una cuenta y se abonan varias cuentas o viceversa, pero siempre los cargos y los abonos que se
hagan deben ser por la misma cantidad. Se puede visualizar mejor por medio de una T Gráfica.
                                       Nombre de la Cuenta
                                   Debe                            Haber

                                    Cargo                           Abono
Técnica de Registro:
La Inicial llamada “Partida de Apertura” es el primer registro del libro diario y se integra con el resumen
del inventario, colocándolo como partida No. 1, cargando todos los activos y abonando el pasivo y el
capital.
Principio de Partida Doble
Principio de Partida Doble
           Se vendió mercadería al contado por Q 1,200.00 según facturas
  Dia 3:
           No. 001 a la No. 009
                                             PARTIDA No. 2
   03/07/2012       1101 CAJA                                                Q 1,200.00
                    4101    a VENTAS                                                      Q 1,071.43
                    2104       IVA x pagar                                                Q   128.57
                         Para registrar la Venta de Mercadería al contado,
                         según Facs. No. 001 a la No. 009                    Q 1,200.00   Q 1,200.00
Principio de Partida Doble
   Dia 7: La Sra. Clara de Luna abonó en efectivo el 35% de la deuda que tenía con la
          empresa, la cual ascendía a la cantidad de Q 1,575.00, según recibo No. 0032

   07/07/2012                                PARTIDA No. 3
                    1101 Caja                                                              551.25
                    1201     a CLIENTES                                                                      551.25
                         Para registrar el abono según recibo No. 0032 de Q
                         551.25 de lo que nos adeuda la Sra. Clara de Luna      Q        551.25     Q     551.25

             Se vendió mercadería al crédito al Sr. Héctor Cordón por Q 1,075.00 según
   Dia 10:
             factura No. 025 y a la Sra. Sonia Díaz por Q 900.00 según factura No. 026


   10/07/2012                                PARTIDA No. 4
                   1201 CLIENTES                                                    Q 1,975.00
                   4101     a VENTAS                                                                    Q 1,763.39
                   2104       IVA x pagar                                                               Q   211.61
                        Para registrar la Venta al crédito según Fact. No. 0025 Sr.
                        Héctor Cordón y Fact. NO. 0026 a la Sra. Sonia Díaz Q
                        900                                                         Q 1,975.00          Q 1,975.00
Principio de Partida Doble
               Se abonó a Distribuidora VisteBien Q 3,500.00 de la deuda que tenemos
     Día 14:
               con ellos. El pago se efectuó con cheque No. 000523
    14/07/2012                              PARTIDA No. 5
                    2102 PROVEEDORES                                          Q 3,500.00
                    1103     a BANCOS                                                          Q 3,500.00
                         Para registrar el abono a deuda de Q 3,500.00 con
                         Distribuidora VisteBien con Cheque No. 000523        Q 3,500.00       Q 3,500.00

    Dia 26 Se depositó en el Banco Q 1,500.00 boleta de depósito No. 0035 de Banrural
 26/07/2012                                 PARTIDA No. 6
                 1103 BANCOS                                                      Q 1,500.00
                 1101    a CAJA                                                                 Q 1,500.00
                      Para registrar el depósito realizado S/ Boleta de Depósitos
                      Monetarios No. 0035 de Banrural                             Q 1,500.00    Q 1,500.00

				
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posted:9/12/2012
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