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- 9/11/2012
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Document Sample
Estimation commerciale
Projet SIRH
Cémoi
Proposition valable jusqu’au 15/05/2012
Sommaire
1. Le projet Cémoi
2. Notre réponse à votre projet
1. Méthodologie projet
2. Equipe projet
3. Estimation de la charge projet
4. Estimation financière
Le projet CEMOI
Le projet :
Cémoi souhaite s’équiper d’un SIRH global.
L’équipe projet a été constituée et a engagé un travail de recensement
des macro-processus de gestion RH.
Le périmètre de la cible du projet n’est pour le moment pas
complétement déterminé.
En conséquence le budget global du projet n’est pas ajusté.
Le périmètre du projet :
La DRH souhaite profiter de ce projet pour construire
l’organisation RH de demain (processus et outils adaptés) 2000 CDI
et répondre au enjeux à venir : changement Environ 1000 vacataires
d’organisation (absorption de sociétés, développement de
17 sites en France
l’export, …) et donc être capable d’anticiper et de
s’adapter à la transformation et à l’évolution des métiers
de l’entreprise.
Rétro planning évoqué :
Définir la cible – Mai/juin 2012
Rédaction du cahier des charges – Juin / août 2012
Choisir la ou les solutions cibles – Septembre / décembre 2012
Sommaire
1. Le projet Cémoi
2. Notre réponse à votre projet
1. Méthodologie projet
2. Equipe projet
3. Estimation de la charge projet
4. Estimation financière
Méthodologie projet
Phase 1 Phase 2
Phase 3 Phase 4
Définition de la Rédaction du
cahier des Aide au choix - Pilotage projet
cible - Schéma
charges SIRH SIRH
directeur SIRH
Méthodologie projet
Phase 1 – Définition de la cible
Construction
Ateliers de de la cible Etude Planification
conception (Etude budgétaire du projet
d’impact,
priorisation
des lots)
Méthodologie projet
Phase 1 – Définition de la cible
Pourquoi cette étape ?
Pour analyser vos processus RH et recenser vos souhaits
d’évolution (évolution de l’organisation, des enjeux RH, …)
Phase 1
Pour mesurer la performance de vos processus et la pertinence Définition de la
cible
des besoins exprimés.
Dans le but de prioriser les besoins et de définir une cible
cohérente avec vos attentes et vos objectifs présents et futurs Définir une
(schéma directeur SIRH). solution adaptée
à vos besoins,
cohérente et
efficiente
Méthodologie projet
Phase 1 – Définition de la cible
Méthodologie :
Domaine RH Durée des ateliers
Prospective RH – Identifier les scénarios de demain et en tirer des 1 jour
hypothèses d’évolution de la fonction RH et des besoins en solutions
cibles Ateliers de
Paie et administration du personnel / gestion des temps (qualifier le besoin en 1,5 jour conception
GTA – planification / production)
Rémunération et masse salariale 0,5 jour
Filières métier, emplois, poste / compétences / gestion des carrière / EAP 1 jour
Recrutement, mobilité, Chemin de carrière, Plan de succession 0,5 jour Afin de déterminer un
schéma directeur SIRH
Formation 0,5 jour cible, nous allons
procéder à l’étude de
Domaine Organisation et DSI Durée des ateliers vos processus de
gestion par domaine
Organisation de l’entreprise (étudier pendant l’atelier Paie) NA RH et organiser des
ateliers de conception.
Cartographie SIRH (+ interfaces) , contraintes informatique et intégration du 0,5 jour
SIRH dans le SI de l’entreprise
Méthodologie projet
Phase 1 – Définition de la cible
Les ateliers de conception permettent :
d’identifier, de comprendre les processus existants
Processus / Sous - Processus de gestion
Acteurs
Ateliers de
Acte de gestion conception
Actions
Outils
d’évaluer les temps passés et les volumes traités (exemple : traitement des
CV, traitement des EVP, …). Les ateliers sont
De recenser vos besoins et vos souhaits d’évolution réalisés dans vos
De mesurer les axes d’amélioration, les opportunités d’automatisation des locaux avec vos
processus experts métiers
RH.
Construire ensemble l’organisation et les outils RH
d’aujourd’hui et de demain
Méthodologie projet
Phase 1 – Définition de la cible
Prioriser les besoins et définir des scénarios :
A l’issu des ateliers, nous allons réaliser une cartographie de la cible en nous
basant sur :
Construction
•L’existant (reprise des bonnes pratiques) de la cible
•Vos besoins (en fonction de leur niveau de pertinence)
•Nos préconisations d’optimisation des processus.
En fonction du niveau de besoin (Nécessaire, Souhaitable, Confort), nous
vous proposerons différents scénarios. A chaque scénario
sera associé :
Un schéma directeur
Scénario 1 SIRH
Scénario 2 Scénario 3
le budget du projet
Master SIRH le planning projet.
Master SIRH
Master
SIRH
Module 1 Module 2 Module 3 Module 1 Module 2 Module 3 Module 4
Module 1 Module 2 Module 3 Module 4 Module 5
Budget 1 Budget 2 Budget 3
Planning projet 1 Planning projet 2 Planning projet 3
Méthodologie projet
Phase 1 – Définition de la cible
Identifier les impacts de la solution cible
-Au niveau des équipes RH (répartition des tâches, modification des actes de
gestion)
Construction
-En fonction des niveaux de centralisation par la DRH / décentralisation
de la cible
auprès des populations non RH des actes de gestion
-Au niveau du système d’information de l’entreprise (des autres applications,
identification des flux d’échanges de données, d’intégration d’interface)
Méthodologie projet
Phase 1 – Définition de la cible
Définir une enveloppe budgétaire :
Nous procédons à un benchmark financier de votre projet auprès des éditeurs.
Nous comparons pour vous les solutions suivantes : Etude
budgétaire
•Best Of Bread Vs Solution intégrée (ERP)
(Les meilleures solutions de chaque domaine RH Vs les solutions RH globales)
•Saas Vs On premise Le budget comprend
(Les solutions de type hébergée Vs les solutions installées dans votre entreprise) une estimation des
coûts de :
Nous évaluons le retour sur investissement potentiel de la cible. -Licence des solutions
-Mise en oeuvre
-Formation
-Maintenance
-Hébergement
-Prestations additionnelles
Méthodologie projet
Phase 1 – Définition de la cible
Planning projet :
Nous déterminons un pré planning de mise en oeuvre des solutions.
Le planning projet sera par la suite ajusté avec le ou les éditeurs retenus à l’issue de Planification
la phase d’appel d’offre. du projet
Le planning
comprend :
-La charge de l’éditeur
-La charge pour Cémoi
Information marché
Focus sur : Processus RH couvert par les éditeurs du marché SIRH
Fidélisation des talents ATTRACTION DES
Stratégie de GPEC
TALENTS
Cartographie des métiers Multidiffusion
et des compétences clés
Identification des besoins
en emplois, Sourcing
compétences et/ou en
transformation d’emplois
Recrutement
Développement de la
Evaluation des
marque employeur
compétences Recensement des
besoins en formation Plan de formation
Gestion de la
rémunération
Outils de formation
Gestion des carrières, Mobilité interne
potentiels
Plan de succession
Information marché
Focus sur : Les solutions de gestion de la paie
Logiciels de gestion Vs Prestataires d’externalisation
Il conviendra de définir le modèle visé pendant la phase de définition de la cible.
Méthodologie projet
Phase 1 Phase 2
Phase 3 Phase 4
Définition de la Rédaction du
cahier des Aide au choix - Pilotage projet
cible - Schéma
charges SIRH SIRH
directeur SIRH
Méthodologie projet
Phase 2 – Rédaction des cahiers des charges
Méthodologie :
Les cahiers des charges seront rédigés suite à la détermination de la
cible.
Nous vous proposons un support méthodologique quant à la
réalisation et à la mise en forme de votre cahier des charges.
Nous procéderons à une relecture de votre cahier des charges.
Méthodologie projet
Phase 2 – Rédaction des cahiers des charges
Structure du cahier des charges – Paie et administration du personnel :
Volume 1 – Structure de la base paie
Volume 2 – Réglementaire Paie
Volume 3 – Comptabilisation de la paie
Annexes :
Reprise des données
Interfaces entrantes et sortantes
Besoins en reporting (états post paie, spécifiques)
Besoins en documents de gestion (attestations, certificat, …)
Méthodologie projet
Phase 2 – Rédaction des cahiers des charges
Structure du cahier des charges – Gestion des Talents :
Volume 1 – Présentation de la cible
Reprise du travail réalisé pendant la phase de définition de la cible
-Description du projet
-Contraintes (organisation, techniques, intégration dans le SI, interface)
-Les processus existants et les processus cibles Phase 2
Rédaction du
Volume 2 – Modélisation de la solution cahier des
-Structure de la base de données (fiche salarié, tables) charges
-Fonctionnalités attendues
Volume 3 – Circuits de l’information
-Gestion des utilisateurs et des accès (sécurité)
-Fonctionnement du workflow
Volume 4 – Outils de pilotage
-Besoin en reporting
-Besoins en indicateurs de gestion
Méthodologie projet
Rédaction des
cahiers des
Phase 1 charges Paie Phase 2 Phase 3
Définition de la et RH
Aide au choix - Pilotage projet
cible - Schéma
SIRH SIRH
directeur SIRH
Méthodologie projet
Phase 3 – Aide au choix de solution RH
Choix définitif
• Elaboration d’une Pré sélection • Analyse des
grille d’évaluation des prestataires réponses • Organisation des
spécifique à vos • Evaluation des rendez-vous de
besoins éditeurs présentation des
• Formalisation du • Proposition d’une • Constitution d’une réponses
dossier d’appel liste de consultation short list • Négociation
d’offre) • Validation de la liste • Evaluation
• Envoi du dossier • Choix du
Dossier d’appel d’appel d’offre prestataire
d’offre
Sélection
Méthodologie projet
Phase 3 – Aide au choix de solution RH
Elaboration des grilles d’appel d’offre
5 axes seront évalués :
Phase 3
ICC
Informations et caractéristiques Permet de présenter l'éditeur en chiffre et ses Aide au choix -
commerciales principales références. SIRH
Fixe les modalités de gestion du projet, précise la
Déroulement du projet, planification
DPPE planification et les rôles de chacun. Décrit les
et engagement
engagements du prestataire
Description des principales caractéristiques
TECH Caractéristiques techniques
techniques attendues
Précise les fonctionnalités standards, adaptables,
FPA Fonctionnalités Progiciel attendues
nécessitant un développement ou non réalisables
Synthèse des coûts par poste (Licence ou
SDC Financier : Structure de coûts hébergement, maintenance, mise en œuvre et
formation)
Méthodologie projet
Phase 3 – Aide au choix de solution RH
Elaboration des grilles d’appel d’offre
Les axes seront pondérés en fonction des priorités de l’entreprise.
Par exemple : Phase 3
Coeff 3 (210 Coeff 2 Aide au choix -
Technico-Fonctionnel Financier
pts) (140 pts)
(560 points) SIRH
Coeff 2 (140 Coeff 1
Services / Methodologie Société
pts) (70 pts)
Personnalisation des grilles d’évaluation en s ’appuyant sur les processus cibles et
les éléments du cahier des charges (points discriminants, priorités, principales Un atelier de
attentes) travail sera
organisé pour
Pondération des réponses, permettant de mesurer en toute neutralité les résultats, valider les grilles
par exemple : et fixer les
• Réponse couverte = 10 niveaux de
• Réponse couverte mais nécessitant une adaptation = 5 pondération
• Réponse couverte mais développement spécifique = 0
• Absence de réponse = - 5
• Point discriminant non couvert = - 10
Méthodologie projet
Phase 3 – Aide au choix de solution RH
Constitution du dossier d’appel d’offre :
① Présentation de l’entreprise
② Présentation du projet Phase 3
③ Règles de l’appel d’offre Aide au choix -
SIRH
④ Planning de la consultation
⑤ Présentation des processus de gestion et processus cibles
⑥ Cahier des charges
⑦ Présentation de l’équipe projet
En annexes :
• Grilles d’évaluation
• Tout type de document nécessaires à la compréhension du besoin
Méthodologie projet
Phase 3 – Aide au choix de solution RH
Déterminer la liste des prestataires à consulter
La liste des éditeurs à consulter sera établie en fonction des critères suivants :
Processus cible Phase 3
Contraintes liées à l’organisation Aide au choix -
Contraintes informatiques SIRH
Contraintes budgétaires
Un atelier de
Lancement de la consultation travail sera
organisé pour
Un délais d’un mois sera proposé aux candidats pour répondre au dossier de présenter le
consultation. dossier d’appel
Pendant ce délais, une journée de questions / réponses avec les éditeurs sera d’offre et valider
organisée. la liste des
éditeurs
Méthodologie projet
Phase 3 – Aide au choix de solution RH
Evaluation des réponses :
Déterminez pour chaque candidat une note globale à partir des réponses aux
grilles :
Phase 3
L’objectif est de constituer une short list de 2 à 3 éditeurs. Aide au choix -
SIRH
Annoncer les résultats aux éditeurs et convoquer les éditeurs sélectionner aux
rendez-vous de présentation.
Elaboration de scénarios de démonstrations imposés
Un atelier de
Préparation des scénarios de démonstrations imposés en fonction des processus travail sera
et des besoins fonctionnels (impératifs). organisé pour
présenter les
résultats et
Grille d’évaluation collégiale valider la short
list
Elaboration d’une grille permettant d’évaluer :
La société / La méthodologie du projet / La solution proposée / L’équipe projet
présentée.
Méthodologie projet
Phase 3 – Aide au choix de solution RH
Planification des rendez-vous de présentation
½ journée par éditeur :
Phase 3
Présentation de la société 0,5 heure Aide au choix -
Présentation de l’équipe projet et de la méthodologie projet 1 heure SIRH
Présentation de la solution dont scénarios imposés(*) 2,5 heures
Un atelier de
travail sera
organisé pour
présenter les
résultats des
présentations
Méthodologie projet
Phase 3 – Aide au choix de solution RH
Présentation de références
Nous préconisons d’organiser un ou deux rendez-vous de présentation de
références clients.
Phase 3
Nous organisons ces rendez-vous avec les éditeurs. Aide au choix -
SIRH
Nous attirons toutefois votre attention sur le fait que les références
présentées seront probablement « élogieuses », les éditeurs ne vont pas
vous présenter des clients insatisfaits.
Idéalement les
L’objectif de cette étape intermédiaire est de : visites des
-Rassurer : s’assurer que la solution proposer existe (dans sa version références
auront lieu dans
actuelle) et est utilisée
les locaux des
-S’assurer : que l’éditeur dispose bien de références comparables à votre entreprises
société. visées
Méthodologie projet
Phase 3 – Aide au choix de solution RH
Négociation commerciale et contractuelle
Nous pouvons intervenir dans ce processus :
Analyse des contrats types Phase 3
Aide au choix -
Conseil quant aux clauses de pénalités SIRH
Rédaction d’annexe aux contrats (PAQ, convention de service)
Un atelier de travail
Support à la négociation commerciale sera organisé à l’issu
des négociations
commerciales pour
réévaluer les notes
obtenus
précédemment par
les éditeurs
Méthodologie projet
Phase 3 – Aide au choix de solution RH
Choix de l’éditeur
Le choix de l’éditeur va reposer sur :
La réponse aux grilles d’évaluation – note 1 Phase 3
La note 1 sera réévaluée après la phase de négociation commerciale Aide au choix -
SIRH
La note obtenu à la grille collégiale – note 2
Un atelier sera
Note 1 + Note 2 = Classement définitif de la short list organisé pour
présenter les
résultats et
Il sera impératif de communiquer : expliquer le choix
-Informer du choix de la solution de la solution aux
participants de
-Expliquer et motiver ce choix en s’appuyant sur les résultats obtenus lors l’évaluation
des processus d’évaluation collégiale
-Préparer le déploiement de la solution et présenter un planning des
opérations
Méthodologie projet
Méthodologie projet
Phase 4 – Pilotage projet
La mission de pilotage
Nous prenons en charge la direction du projet :
La rédaction d’un plan d’action qualité Phase 4
Pilotage projet
La planification des projets de mise en œuvre
SIRH
L’organisation, l’animation des instances du projet (comités de projet et de
pilotage)
Le suivi des risques
Méthodologie projet
Phase 4 – Pilotage projet
Le plan d’action qualité
Nous vous proposons de rédiger un plan d’action qualité qui visera à définir dans
le cadre de la mise en oeuvre des solutions :
Phase 4
Le périmètre, les objectifs et le planning du projet, Pilotage projet
SIRH
L’organisation mise en place pour atteindre les objectifs (rôles et responsabilités,
relations entre les instances,…),
Définition des rôles et responsabilité des acteurs (MOA, AMOA,
MEO) Définition des instances (comité de pilotage, comité de projet) Le plan d’action
décrit les moyens et
Les procédures opérationnelles du projet l’organisation à
gestion de la base documentaire du projet, archivage, mettre en œuvre
gestion des réunions, pour mener à bien
diffusion de l’information le projet.
C’est une annexe au
Les procédures de suivi et de contrôle qualité.
contrat.
La méthodologie de recette applicative
Méthodologie projet
Phase 4 – Pilotage projet
Les instances du projet
Comité de projet : Comité de pilotage :
Composition : Composition :
chef de projet Cémoi, Chef de projet DRH Cémoi, Chef de projet Cémoi, Phase 4
Editeur, Directeur de mission Human Directeur de projet éditeur, Directeur Pilotage projet
Start de mission Human Start SIRH
Rôle :
Rôle : Arbitrages / choix
Suivi de l’avancement des opérations Respect du contrat
et du respect du planning. Etat d’avancement général
Traitement de points spécifiques en
séance.
Suivi des alertes projet et plan
d’action
Planification des prochaines étapes
Fréquence :
Fréquence : Mensuelle
2 comités par mois en moyenne
Sommaire
1. Le projet Cémoi
2. Notre réponse à votre projet
1. Méthodologie projet
2. Equipe projet
3. Estimation de la charge projet
4. Estimation financière
Equipe Projet
Nous mettrons à votre disposition pour cette mission un directeur de projet.
Profil :
13 années d’expérience en conseil SIRH et en direction de projet RH
Compétences :
Conseil en organisation RH
Spécialiste des missions d’aide au choix (parfaite connaissance du marché des SIRH)
Direction de projet SIRH
Spécialiste des projets d’externalisation de la paie et des RH (Co production, BPO)
Le directeur de projet interviendra sur toute les phases de votre projet – interlocuteur unique,
dédié à votre projet
Sommaire
1. Le projet Cémoi
2. Notre réponse à votre projet
1. Méthodologie projet
2. Equipe projet
3. Estimation de la charge projet
4. Estimation financière
Estimation de la
charge projet
Nous avons évalué dans cette proposition trois axes :
La mission de définition de la cible
L’apport méthodologique quant à l’élaboration des cahiers des charges, ainsi que leur
validation
Le processus d’aide au choix de solution SIRH
Nous n’avons pas chiffrer la prestation de pilotage projet SIRH, à titre indicatif, sur ce type de
projet le pilotage représente environ 4 à 5 jours / mois pendant toute la durée de la mise en
œuvre de la ou des solutions.
Estimation de la charge
Nombre de journées
Mission Détail des opérations
d'intervention
Ateliers de conception 5,5
Modélisation de la cible 1
Atelier de présentation de la cible et des impacts -
Définition de la cible 0,5
arbitrages
Evaluation du budget projet et planification 2
Atelier de présentation du projet (cible - budget -
0,5
planification)
9,5
Support méthodologique à la rédaction des cahiers
1
Cahier des charges des charges
Relecture des cahiers des charges 2
3
Estimation de la charge
Nombre de journées
Mission Détail des opérations
d'intervention
Phase de pré sélection
Préparation des grilles d'évaluation 3
Atelier de validation des grilles / pondération 0,5
Préparation du dossier d'appel d'offre - formalisation 1
Constitution de la liste des éditeurs à consulter (sur la base de 5 à 7 éditeurs) 0,5
Atelier de présentation du dossier d'appel d'offre et de validation de la liste des éditeurs à consulter 0,5
Délais de réponse des éditeurs
Organisation d'une journée de questions / réponses aves les éditeurs 1
Phase de pré sélection(suite)
Analyse des réponses - proposition d'une short list motivée 3
Atelier de présentation des résultats d'évaluation et validation de la short list 0,5
Aide au choix
Préparation de la phase de sélection
Préparation des scénarios de démonstration 2
Préparation d'une grille d'évaluation "collégiale" 0,5
Organisation des rendez-vous de présentation 0,25
Phase de sélection
Animation des rendez-vous de présentation (sur la base de 3 éditeurs) 1,5
Préparation et animation d'un atelier de restitution des résultats "grille collégiale" 1
Négociations financières et contractuelles (en option) 2
Ajustement des évaluations en fonction des négociations commerciales et préparation de la synthèse de
1
l'appel d'offre
Atelier de présentation du choix 0,5
18,75
Sommaire
1. Présentation du Cabinet
2. Le projet Cémoi
3. Notre réponse à votre projet
1. Méthodologie projet
2. Equipe projet
3. Estimation de la charge projet
4. Estimation financière
Estimation Financière
Notre proposition :
Tarif journalier Human Start Consulting 900 euros HT
Tarif journalier proposé pour Cémoi 750 euros HT
Missions Nombre de jours d'intervention HSC Taux journalier Coût de la prestation
Définition de la cible 9,5 750 7125
Cahier des charges 3 750 2250
Aide au choix 18,75 750 14063
Total projet 31,25 23438
Un budget global de 23 438 euros HT (hors frais de déplacement) pour les 3 missions de conseil.
Estimation Financière
Rappel du planning des principales phases :
2012 2013
Mai Juin Juillet Août Sept. Octobre Novembre Décembre Janvier Février
Rédaction des cahiers des charges - Paie et Gestion
Déinfition de la cible Appel d'offre - Global Contractualisation
des talents
Démarrage projet
de mise en oeuvre
Merci pour votre attention
