Docstoc

Perbaikan Sidang Skripsi__

Document Sample
Perbaikan Sidang Skripsi__ Powered By Docstoc
					                                      BAB I



                               PENDAHULUAN



I.1. Latar Belakang Masalah



       Pada saat sekarang ini, informasi yang dulunya tidaklah menjadi suatu

kebutuhan yang sangat penting kini menjadi salah satu kebutuhan yang sangat

berpengaruh terhadap kehidupan manusia, tidak terkecuali dalam suatu

organisasi. Informasi dalam suatu organisasi, dapat membawa dampak yang

besar dalam berbagai aspek, salah satunya aspek pengambilan keputusan yang

menjadi penentu pencapaian tujuan dari suatu organisasi.


       Dengan terjadinya perkembangan yang sangat pesat dalam dunia

teknologi informasi saat ini, maka     hampir semua organisasi yang ada tak

terkecuali organisasi pemerintah dituntut untuk melakukan berbagai pembenahan

untuk dapat memenuhi tuntutan akan informasi yang cepat dan akurat. Salah

satu   sumber   informasi     dalam   organisasi   yang    paling   berpengaruh

keberadaannya adalah arsip. Menurut Irmawati Tahir (2007) dalam skripsinya

“Efektifitas Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Badan Kepegawaian

Dan Diklat Daerah Kabupaten Takalar”, keberadaan arsip dalam organisasi

menjadi salah satu faktor yang sangat berperan penting dan juga merupakan

penentu dalam proses pelaksanaan tugas organisasi khususnya dalam

organisasi pemerintah yang berorientasi pada pemberian layanan langsung

kepada masyarakat luas (public),dimana arsip menjadi salah satu faktor utama

pengukuran kinerja suatu organisasi pemerintah.




                                                                              1
       Selain berfungsi sebagai sumber informasi bagi organisasi khususnya

organisasi pemerintah, arsip juga merupakan sarana evaluasi dalam proses

penyelenggaraan    pemerintah   dan   pembangunan      serta   sebagai   bahan

pertanggung jawaban nasional kepada generasi yang akan datang. Lantaran

memiliki fungsi yang cukup penting, maka arsip haruslah dikelolah secara baik

dan benar dengan suatu sistem yang baik dan benar pula agar informasi yang

tersimpan dalam arsip tersebut tetap terjaga keautentikannya dan tujuan adanya

kearsipan seperti yang di amanatkan dalam Undang – Undang Republik

Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 2 Pasal 3 bagian F

dapat tercapai yaitu untuk menjamin keamanan dan keselamatan arsip sebagai

bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan

bernegara.


       Menurut IG. Wursanto (1991; 58) sistem kearsipan yang dijalankan oleh

suatu organisasi dapat berjalan dengan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai

berikut yakni :


   1. Mudah dilakukan,

   2. Mudah demengerti,

   3. Murah/ekonomis,

   4. Tidak memakan tempat,

   5. Mudah dicapai,

   6. Cocok bagi organisasi, dan

   7. Fleksibel


       Pendapat IG. Wursanto ini, menuntut perhatian yang ekstra dari para

   anggota organisasi terhadap keberadaan arsip dan untuk itu perlu di jalin



                                                                             2
   kerjasama yang baik antar seluruh anggota organisasi agar arsip yang sudah

   ada tetap terjaga dengan baik keberadaannya.


          Dalam proses pengelolaan arsip dinamis, perlu dilakukan pemisahan

antara dokumen yang masih memiliki pengaruh terhadap pengambilan

keputusan atau dianggap penting (dokumen aktif) dan dokumen yang pada

hakikatnya tidak terlalu diperlukan lagi dalam proses administrasi dalam

organisasi (dokumen inaktif), agar jika diperlukan, dokumen lebih mudah

ditemukan. Untuk mengaplikasikan hal ini tidaklah mudah, sehingga untuk

mengantisipasi masalah–masalah kearsipan yang mungkin saja terjadi dalam

proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen, maka pada tahun 1974 Arsip

Nasional Republik Indonesia bekerjasama dengan Lembaga Administrasi Negara

Republik Indonesia menerbitkan buku mengenai Sistem Kearsipan Pola Baru.


          Di Indonesia, hampir semua instansi yang ada kini telah menggunakan

sistem kearsipan pola baru dalam proses pengelolaan dan pengarsipan

dokumennya walaupun belum sepenuhnya diterapkan karena ada yang masih

menggabungkan antara pola baru dan pola lama. Menurut Nur Baso yang dikutip

oleh Irmawati Tahir (2007; 33), dalam sistem kearsipan ada beberapa faktor yang

berperan penting dalam mengoptimalkan pelaksanaannya. yakni antara lain :


   1. Sarana dan prasarana penyimpanan dokumen (arsip),

   2. Sumber daya manusia, dan

   3. Pembiayaan.


   Sementara itu menurut Boedi Martono ( 1992 ) yang dikutip oleh Hasruddin

Jamarudin (2007; 4), ada sistem yang dikenal dalam proses pengelolaan arsip

yakni :


                                                                             3
   1. Sistem Pengurusab Surat (Mail Handling)

   2. Sistem Penataan Berkas (Filling) Dan Penemuan Kembali Arsip

   3. Sistem Penyusutan Arsip (Record Disposisi)


   Berdasarkan pendapat inilah maka Irmawanti Tahir pada tahun 2007

melakukan penelitian yang berjudul “Efektifitas Pelaksanaan Kearsipan Pada

Kantor Badan Kepegawaian Dan Diklat Kabupaten Takalar” untuk mengetahui

bagaimana sistem pengelolaan arsip dikantor tersebut dan dari hasil penelitian ini

terungkap bahwa pengelolaan arsip di kantor tersebut belum berjalan dengan

baik, ini terlihat dalam proses pengarsipannya yakni dalam sistem penataan dan

penemuan kembali arsip, masih terdapat masalah yang cukup berarti yakni

masalah waktu yang yang dibutuhkan cukup lama dalam hal penemuan kembali

arsip yang dibutuhkan oleh karena letak arsip yang sulit ditemukan, ini terkait

dengan penataan arsip yang tidak rapi. Tentunya hal ini akan menghambat

proses administrasi dan dampak terburuknya merugikan pihak terkait yang

terlibat dalam proses administrasi tersebut.


   Mengingat pentingnya arsip dinamis dalam suatu organisasi dan dengan

mengacu pada hasil penelitian yang sudah ada sebelumnya, maka penulis

tertarik melakukan penelitian yang serupa untuk mengetahui sistem pengelolaan

arsip dinamis di kantor yang berbeda yakni di kantor Kopertis Wilayah IX

Sulawesi yang pada dasarnya memiliki tugas dan fungsi yang berbeda dengan

kantor Badan Kepegawaian Dan Diklat Kabupaten Takalar. Kantor Kopertis

Wilayah IX Sulawesi adalah lembaga yang bertugas untuk mengkoordinasi

seluruh perguruan tinggi swasta yang berada di pulau Sulawesi yang meliputi

enam provinsi yakni Provinsi Sulawesi Utara, Provinsi Gorontalo, Provinsi

Sulawesi Tengah, Provinsi Sulawesi Tenggara, Provinsi Sulawesi Selatan, dan


                                                                                4
Provinsi Sulawesi Barat. Tentunya selain tugas untuk mengkoordinasi seluruh

perguruan tinggi swasta yang ada di pulau Sulawesi ini, Kantor Kopertis Wilayah

IX Sulawesi pun diamanatkan oleh pemerintah untuk juga melaksanakan salah

satu tugas dan fungsinya dalam bidang kearsipan yakni mengelolah arsip

dengan baik dan benar utamanya arsip dinamis manual yang masih dibutuhkan

dalam proses pengambilan keputusan, baik untuk kepentingan perguruan-

perguruan tinggi yang berada dalam naungannya, kepentingan para dosen yang

mengajar pada perguruan tinggi,    maupun kepada pemerintah, dalam hal ini

Kementerian   Pendidikan   Nasional   Direktorat   Perguruan Tinggi. Hal    ini

berdasarkan draf uraian tugas point b Bagian Tata Usaha Kantor Kopertis

Wilayah IX Sulawesi.


   Dalam proses penjajakan data awal yang dilakukan penulis pada Kantor

Kopertis Wilayah IX Sulawesi, penulis menemukan masalah pengelolaan arsip

utamanya dalam penataan arsip, yakni tercecernya beberapa dokumen penting

milik dosen-dosen yang mengajar pada perguruan tinggi swasta yang berada

dalam naungan Kantor Kopertis wilayah IX Sulawesi bahkan ada dokumen yang

dinyatakan hilang. Karena pentingnya dokumen tersebut, maka dosen diwajibkan

untuk memasukkan kembali dokumen tersebut sehingga hal ini tentunya akan

merugikan pihak dosen yang dokumennya hilang tersebut, karena seperti yang

telah dijelaskan diatas bahwa Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi menaungi

seluruh perguruan tinggi swasta yang ada di pulau Sulawesi, maka jika dosen

yang dokumennya hilang tersebut berasal dari luar kota Makassar, tentunya

dosen tersebut sangat dirugikan dengan masalah ini.




                                                                             5
    Terkait dengan masalah inilah maka dalam penelitian ini peneliti tertarik

mengangkat judul penelitian “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Di Kantor

Kopertis Wilayah IX Sulawesi“.


I.2. Rumusan Masalah


         Sebagaimana telah dijelaskan pada latar belakang diatas, penulis ingin

menggambarkan atau mendeskripsikan bagaimana sistem pengelolaan arsip

dinamis utamanya arsip dinamis manual yang ada pada kantor Kopertis Wilayah

IX Sulawesi sebagai lembaga yang bertugas untuk mengkoordinasi seluruh

perguruan tinggi swasta yang berada di pulau Sulawesi. Berangkat dari latar

belakang masalah dan judul dalam skripsi ini, maka penulis menyusun rumusan

masalah     dalam bentuk pertanyaan penelitian sebagai berikut : Bagaimana

sistem pengelolaan arsip dinamis manual (fisik) kantor Kopertis Wilayah IX

Sulawesi?


I.3. Tujuan Penelitian


         Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut : Untuk

mendeskripsikan sistem pengelolaan arsip dinamis manual di kantor Kopertis

Wilayah IX Sulawesi dan faktor-faktor yang mempengaruhi sistem pengelolaan

arsip.


I.4. Manfaat Penelitian


         Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :


    1. Manfaat Akademis

                Hasil penelitian ini diharapkan dapat berguna dan bermanfaat

         sebagai bahan masukan bagi mahasiswa yang melakukan penelitian


                                                                             6
     dibidang sistem pengelolaan arsip dinamis mengingat masih kurangnya

     kajian tentang sistem pengelolaan arsip dinamis khususnya arsip dinamis

     elektronik.

2.   Manfaat Praktis

1.   Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi bagi

     penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis untuk penyempurnaan atau

     perbaikan pelaksanaan sistem pengelolaan arsip dinamis di masa yang

     akan datang.

2.   Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi informasi sekaligus

     masukan bagi pimpinan dan staf kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi

     agar ke depan dapat diperoleh output yang optimal sesuai dengan yang

     diharapkan berkaitan dengan pengelolaan arsip dinamis yang ada.




                                                                          7
                                    BAB II



                            TINJAUAN PUSTAKA



II.1. Konsep Sistem



       Agar dapat memahami dengan jelas alur pikir dalam tulisan ini, maka

perlu di bahas terlebih dahulu teori, konsep, dan kebijaksanaan yang menjadi

dasar ataupun landasan berpikir sehingga baik penulis ataupun siapa saja dapat

memperoleh informasi yang konpherenship tentang substansi dari tulisan ini.


       Ananda Santoso dan A.R.AlL Hanif (2004; 348) mendefinisikan


       “Sistem yaitu : peraturan; cara jalan; susunan yang teratur dari
pandangan teori; asas; seperangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan
sehingga membentuk suatu keseluruhan”.

       Sementara itu, pendapat lain disampaikan oleh Eti Rochaety, Tupi

Setyowati, Faizal Ridawan.Z (2011; 2) yang mendefenisikan sisten yaitu “suatu

kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau sistem            yang

berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”.


       Pengertian lain tentang sistem disampaikan oleh Ludwing, (2007) yang

dikutip oleh Eti Rochaety, Tupi Setyowati, Faizal Ridawan.Z (2011; 3) yakni ;

“sistem adalah seperangkat unsur yang saling berhubungan dan saling

mempengaruhi dalam suatu lingkungan tertentu”.


       Selanjutnya L. Ackof, (1997) yang dikutip oleh Eti Rochaety, Tupi

Setyowati, Faizal Ridawan.Z (2011; 3) mendefinisikan “sistem adalah : setiap

kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian – bagian yang



                                                                              8
saling mempengaruhi“. Lalu Gordon B. Davis, (1995) yang dikutip oleh Eti

Rochaety, Tupi Setyowati, Faizal Ridawan.Z (2011; 3) mendefinisikan “sistem

yaitu: bagian – bagian yang beroperasi secara bersama – sama untuk mencapai

beberapa tujuan”.


       The Liang Gie yang dikutip oleh Moekijat (1986; 4) mendefinisikan


      “Sistem adalah : suatu kebulatan dari bagian – bagian atau unsur – unsur
yang saling berhubungan menurut suatu pengaturan yang tertib guna mencapai
maksud tertentu “.

       Lebih lanjut Robert G. Murdick/Joel E. Ross/James R. Claggett (1991; 6)

mendefinisikan: “Suatu sistem dapat dijelaskan secara sederhana sebagai

seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan

bersama”.


       Dari beberapa pandangan yang telah diuraikan, dapat kita ketahui bahwa

sistem adalah kesatuan dari beberapa komponen yang memiliki keterkaitan

antara satu dengan lainnya untuk mencapai suatu tujuan. Dari konsep yang telah

kita pahami bersama dengan uraian diatas mengenai defenisi sistem maka kita

juga dapat memahami bahwa sistem adalah salah satu bagian terpenting dalam

suatu oraganisasi baik organisasi swasta maupun organisasi pemerintah karena

sistem merupakan kebulatan dari suatu prosedur yang dibuat untuk mengerjakan

pekerjaan pada bagian dan tujuan dari masing – masing bagian itu, yang akan

dipadukan menjadi suatu kesatuan melalui sistem, dan sistem mengharuskan

setiap bagian yang ada dalam organisasi saling bekerjasama dengan baik untuk

mencapai tujuan bersama.




                                                                            9
II. 2. Konsep Pengelolaan


         Kata pengelolaan berasal dari kata dasar kelola yang didefinisikan oleh

Ananda Santoso dan A.R.AL Hanif (2004; 196) yaitu : menyelenggarakan,

mengurus, mengusahakan.


         Sementara itu W. J. S. Poerwodarminto (1982; 862) mendefinisikan


       “Kelola adalah mengelola, mengurus ; melakukan suatu pekerjaan,
sedangkan pengelolaan adalah mengurus atau menyelenggarakan suatu
pekerjaan tertentu. ( 1982 )“.

         Pengelolaan dalam percakapan sehari – hari sering diidentikkan dan

dihubungkan dengan kata menejemen. Penggunaan kata menejemen ada

benarnya sebab menejemen juga mencakup suatu proses yang terdiri dari ;

perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan, dalam rangka

mencapai tujuan tertentu.


         Dalam proses pengelolaan dokumen, kegiatan yang paling memerlukan

perhatian yang besar yakni kegiatan penataan (filling) dan pengamanan arsip,

dimana jika kegiatan ini tidak dilakukan dengan baik dan benar, maka akan

menghambat proses penemuan kembali arsip jika dibutuhkan. Penataan arsip

adalah     pengaturan    secara   sistematis   keseluruhan   data/permasalahan

sedemikian rupa sehingga apabila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat segera

diketemukan kembali. Untuk penataan berkas, perlu adanya keseragaman dalam

pemrosesan dan prosedur. Oleh karena itu perlu dibuatkan buku pedoman atau

petunjuk yang pasti bagi para petugas yang bersangkutan.


         Penataan berkas yang masih akan dibutuhkan kembali (arsip aktif)

umumnya disimpan pada masing-masing unit pengolah (bagian masing-masing).

Penyelenggaraannya dapat dengan menggunakan sistem Distributed Data


                                                                             10
Processing (DDP) atau sistem lainnya, sedangkan penyelenggaraan berkas yang

sudah inaktif dipusatkan di bagian arsip. Penataan arsip dinamis sendiri, terdiri

atas dua macam cara penataan yang disesuaikan dengan jenis arsip dinamis

yang dikelola.


       Dari uraian diatas, maka dapat diketahui bahwa pemahaman akan

pengelolaan menekankan pada bagaimana kita melakukan pekerjaan dalam

bidang apa saja dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan

sebelumnya. Dalam hal pengelolaan, untuk dapat mencapai tujuan dengan tepat,

penting diperhatikan fungsi – fungsi menejemen agar setiap sistem yang ada

saling bekerjasama untuk mencapai tujuan yang sama yakni tercapainya tujuan

organisasi untuk menemukan dokumen dengan cepat dan tepat, lengkap serta

lestari sesuai dengan yang diamanatkan dalam Undang – Undang Republik

Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 2 Pasal 3 bagian F

menjamin keamanan dan keselamatan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban

dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.


       Untuk mencapai tujuan tersebut, maka diperlukan pengelolaan dengan

cara sistematis yang juga disesuaikan dengan kondisi organisasi, termasuk

sumber daya manusia, sarana prasarana, biaya yang cukup memadai, sehingga

semua aktifitas pengelolaan dokumen dapat terlaksana dengan baik sesuai

dengan harapan organisasi.


       Langemo (2004) yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006; 87)

mengungkapkan beberapa saran dalam melakukan kegiatan pengelolaan

terhadap dokumem yang diarsipkan agar dokumen tersebut dapat digunakan

pada waktu yang tepat. Saran – saran tersebut adalah :



                                                                              11
1.   Adanya komitmen dari pihak menejemen untuk menggunakan sistem

     pengarsipan terbaru yang mampu mengintegrasikan dokumen fisik

     dengan dokumen elektronis.

2.   Mengangkat menejer arsip yang mampu mengembangkan dasar – dasar

     menejeman pengarsipan serta mengimplementasikan jadwal retensi

     dokumen yang dimiliki oleh organisasi.

3.   Merencanakan untuk mengimplementasikan digitalisasi dokumen yang

     dikelola.

4.   Berinteraksi dengan pengguna sistem pengarsipan untuk mendapatkan

     masukan atau keluhan dari mereka, serta mengevaluasi penggunaan

     sistem pengarsipan yang sekarang digunakan oleh organisasi.

5.   Mengangkat supervisor yang bertanggung jawab secara langsung atas

     setiap dokumen yang ada di organisasi.

6.   Melakukan seleksi awal terhadap dokumen yang akan dikelola, dan

     apabila hal yang dimaksud dirasa kurang relevan atau habis masa

     retensinya, sebaiknya dimusnahkan sehingga program organisasi hanya

     terfokus pada dokumen yang benar – benar akan        digunakan dalam

     proses pengambilan keputusan.

7.   Jadwal pemindahan dokumen aktif ke folder dokumen inaktif maupun dari

     dokumen aktif / inaktif ke arsip permanen harus dapat dilakukan pada

     waktu yang tepat berdasarkan buku panduan pengelolaan arsip yang

     disusun oleh organisasi.

8.   Penempatan dokumen dalam bentuk kertas maupun fisik yang lain pada

     tempat yang mudah dijangkau dan ditemukan.




                                                                       12
  9.   Menyeleksi dan mengimplementasikan program menejemen kearsipan

       beserta software yang mampu mendukung pengoperasian sistem yang

       dimaksud.

  10. Mengonveksi ke sistem pengarsipan mandiri, di mana masing – masing

       pegawai dapat menyimpan dan menggunakan dokumen yang berkaitan

       dengan pekerjaannya berdasarkan buku panduan pengarsipan.

  11. Mengevaluasi      klasifikasi   dan   sistem   pengindeksan    dari   sistem

       pengarsipan yang sekarang digunakan oleh organisasi.

  12. Mempertimbangkan penerapan RFID ( radio frequency identification

       systems ) sehingga hampir semua dokumen yang dimiliki dapat dilacak

       secara otomatis dalm waktu yang relative singkat.


II. 3. Konsep Arsip


       Secara etimologi, istilah arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu “ Arche “

yang berarti permukaan, kemudian kata arche berkembang menjadi kata “ Ta

Archia “ yang berarti catatan, selanjutnya kata “ Ta Archia “berubah lagi menjadi

kata “ Archeion “ yang berarti gedung pemerintah yang di dalamnya terdapat

tempat arsip dan kemudian dalam bahasa Latinnya berbunyi “ archium “, dari

kata inilah lahir kata “ Arsip “. Sementara itu dalam bahasa Belanda kata “ arsip “

disebut “ archief “ dan dalam bahasa Inggris disebut “ Record “ yang pada

hakekatnya semua berujung pada pengertian yang sama yakni “ Penyimpanan

Warkat “, yang bermakna suatu bentuk pekerjaan tata usaha, yang berupa

penyusunan warkat dengan tujuan agar dapat dengan mudah ditemukan kembali

jika dibutuhkan.




                                                                                13
           Ananda Santoso dan A.R.AL Hanif mendefinisikan (2004; 29)


       “ Arsip adalah simpanan surat – surat penting; dokumen tertulis yang
mempunyai nilai historis, disimpan dan dipelihara ditempat khusus untuk
referensi “.

         Lalu Hendi Haryadi (2009; 42) mendefinisikan arsip dengan dua definisi

yakni;


       “Arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis,
bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, atau dalam suatu
kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaa, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan kehidupan umumnya, dan arsip secara khusus adalah
kumpulan surat atau bahan penolong lainnya dengan memastikan suatu ingatan
dalam administrasi Negara dibuat secara fisik (kasat mata) atau yuridis (sesuai
dengan ketentuan hukum yang berlaku) dengan perkembangan organisasi, yang
disimpan dan dipelihara selama diperlukan”.

         Selanjutnya The Liang Gie (1998; 118) mengungkapkan bahwa


       “ Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis
karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara
cepat ditemukan “.

         Sedangkan Amsyah (1996; 3), memberikan pengertian sebagai berikut :


        “Arsip adalah setiap catatan ( record / warkat ) yang tertulis, tercetak, atau
ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar, yang mempunyai arti dan
tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam dalam
kertas, kertas film, media computer, dan sebagainya“.

         Lalu, Basir Barthos (1990; 1) mendefinisikan


       “Arsip adalah suatu badan (Agancy) yang melakukan segala kegiatan
pencatatan, penanganan, dan pemeliharaan surat – surat yang mempunyai arti
penting baik ke dalam maupun ke luar, baik yang menyangkut soal – soal
pemerintahan maupun non-pemerintahan dengan menerapkan kebijaksanaan
dan sistem tertentu yang dipertanggungjawabkan”.

         Sementara itu Drs. Sutarto (1980; 168) mendefinisikan arsip sebagai

berikut:


       “Arsip adalah sekumpulan warkat yang memiliki guna tertentu yang
disimpan secara sistematis dan setiap saat saat diperlukan dapat diketemukan
kembali dengan cepat”.


                                                                                   14
         Lalu M.N Maulana (1979; 23) mendefinisikan arsip berdasarkan fungsinya

sebagai berikut;


       “Arsip menurut fungsinya adalah metode atau cara untuk membantu
memberikan penjelasan dan keterangan kepada petugas yang harus
menyelenggarakandan menyelesaikan semua persoalan yang belum selesai,
terutama persoalan yang berhubungan dengan lembaga, departemen, atau
perusahaan swasta. Apabila persoalan tersebut telah selesai, maka fungsi arsip
itu menjadi benda arsip dan disimpan menurut sistematisnya”.

         Sedangkan berdasarkan Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43

Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 1 Pasal 1 poin ke 2 mendefinisikan


       “Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermsyarakat, berbangsa, dan
bernegara”.

         Dari beberapa definisi yang telah diuraikan diatas tentang makna dari

kata arsip, maka kita dapat memahami bahwa arsip sebenarnya merupakan

sesuatu yang hidup, tumbuh dan berkembang seirama dengan tata kehidupan

masyarakat maupun tata pemerintahan karena arsip adalah naskah yang dibuat

dan diterima oleh satuan organisasi ataupun perorangan dalam bentuk corak

apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok yang informasinya

dapat digunakan untuk pelaksanaan tugas atau kegiatan selanjutnya.


         Karena pentingnya arsip untuk organisasi, maka tidak lagi dapat

disangkali bahwa arsip mempunyai nilai dan arti yang cukup strategis dalam

proses    administrasi   dalam   sebuah   organisasi.   Jika   ingin   mengetahui

keberhasilan penyelenggaraan administrasi dalam kehidupan suatu organisasi,

maka arsip adalah salah satu unsur yang dapat dijadikan tolak ukur penilaian

perkembangan administrasi dan menejemen di masa modern ini.




                                                                               15
         Dewasa ini arsip haruslah semakin berfungsi sebagaimana mestinya

sesuai dengan tuntutan perkembangan zaman dalam upaya mencapai cita – cita

bangsa dan tujuan nasional. Untuk dapat mewujudkan fungsi arsip sebagaimana

mestinya, maka perlu dilakukan perbaikan terhadap kinerja instansi karena arsip

merupakan salah satu factor penunjang untuk memperlancar pelaksanaan tugas

sehingga perlu dijaga dengan baik.


         Berdasarkan fungsinya arsip dibagi menjadi dua kategori sifat yaitu:


   1. Arsip Dinamis


         Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam

proses     perencanaan,      pelaksanaan,    dan    penyelenggaraan      kehidupan

kebangsaan atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan

administrasi Negara. Arsip dinamis tersebut, terdiri atas dua bagian yakni :


  a.     Arsip aktif dimana arsip ini   setiap saat digunakan untuk administrasi

         dalam organisasi.

  b.     Arsip inaktif dimana arsip ini frekuensi penggunaan dan pemanfaatannya

         dalam organisasi sudah mulai berkurang ataupun menurun ( sudah jarang

         digunakan ).

   2. Arsip Statis


   Arsip statis adalah arsip yang tidak lagi digunakan secara langsung untuk

kegiatan    perencanaan,     pelaksanaan,    dan    penyelenggaraan,    kehidupan

kebangsaan maupun untuk penyelenggaraan kegiatan administrasi Negara

sehari – hari. Di suatu kantor, arsip statis yang sudah diseleksi wajib diserahkan

kepada Arsip Nasional.




                                                                                16
    Proses penyimpanan atau pengarsipan naskah – naskah dalam suatu

organisasi, kantor, ataupun instansi perlu dilakukan dengan rapi karena seperti

yang telah dijelaskan sebelumnya arsip memiliki peranan penting dalam

penyelenggaraan administrasi, selian itu arsip juga mengandung nilai guna untuk

kantor, organisasi, ataupun instansi yang bersangkutan, sehingga jika tidak

diarsipkan secara baik, benar, dan rapi maka nilai guna arsip tersebut akan

menurun. Pada dasarnya suatu dokumen atau naskah yang diarsipkan memiliki

dua nilai guna yakni :


    1. Nilai Primer


        Nilai   primer    adalah nilai   kegunaan   arsip     bagi organisasi   yang

bersangkutan dalam rangka pelaksanaan fungsinya. Arsip yang tercipta sebagai

akibat tugas dan fungsi organisasi disimpan dan dipelihara untuk kepentingan

pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Lebih luas lagi, dapat dijelaskan bahwa

nilai primer meliputi :


   a.   Nilai guna administrative adalah kebijakan dan prosedur yang diperlukan

        untuk menyelesaikan kegiatan organisasi.

   b.   Nilai guna hukum adalah arsip yang mengandung informasi tentang hal

        kewajiban pemerintah atau warga Negara dan merupakan hasil proses

        pengadilan.

   c.   Nilai guna fiscal adalah arsip yang memiliki informasi tentang bagaimana

        uang diperoleh, dibagikan, diawasi, dan dibelanjakan.

   d.   Nilai guna ilmiah dan teknologi adalah arsip yang mengandung data

        teknis sebagai hasil penelitian terapan atau murni.




                                                                                  17
  e.   Nilai guna perorangan adalah arsip yang mengandung informasi tentang

       seseorang.

   2. Nilai Sekunder


   Nilai sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi

kepentingan lembaga / instansi lain dan atau kepentingan biasa di luar

penanggungjawaban nasional. Arsip – arsip yang bernilai guna sekunder

diserahkan, disimpan, dan diolah oleh Arsip Nasional, sehingga pihak lain di luar

pencipta dokumen yang diarsipkan dapat memanfaatkan dan menggunakan

dokumen. Nilai guna sekunder ini meliputi :


  a.   Nilai guna kebuktian adalah arsip yang menjelaskan tentang bukti

       keberadaan suatu organisasi beserta fungsinya, asal usul, struktur

       organisasi, dan peranan operasional.

  b.   Nilai guna informasional adalah nilai guna yang berkaitan dengan

       informasi yang terkandung di dalam seri berkas yang tercipta sebagai

       hasil dari program suatu organisasi. Informasi yang terkandung di dalam

       arsip adalah terkait dengan informasi mengenai orang, tempat, badan

       usaha, gejala, peristiwa, tempat atau kondisi lain di dalam organisasi atau

       perusahaan.


   Selanjutnya   dalam    proses   pengarsipan    dokumen,     suatu   organisasi

memerlukan sistem menejemen dokumen yang memiliki sistem pelacakan

berkas atau dokumen yang efektif. Pengelola dokumen perlu mengetahui dimana

suatu dokumen atau berkas berada, apakah berada pada tangan pemakai,

apakah berada pada rak penyimpanan, atau berada di tempat lain. Untuk




                                                                               18
keperluan sistem pelacakan, menurut Basuki ( 2003 ) yang dikutip oleh Badri

Munir Sukoco dapat menggunakan dua sistem yakni :


  1.   Sistem Hastawi ( Manual )


   Sistem hastawi ( manual ) digunakan untuk mengendalikan dokumen yang

belum masuk ke berkas tertentu ataupun untuk surat menyurat yang belum

masuk ke berkas tertentu. Sistem ini mencakup :


  a.   Pemakaian buku agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam atau

       tanggal dokumen dikeluarkan dari rak penyimpanan. Walaupun sistem ini

       relatif mudah digunakan, namun kurang efisien, hal ini dikarenakan

       sulitnya melacak kembali siapa yang meminjam berkas.

  b.   Pemakaian kartu kendali yang akan dipasangkan pada masing – masing

       dokumen yang dipinjam. Kartu ini disusun menurut nama dokumen atau

       menurut nomor yang digunakan.

  c.   Pemakaian kartu keluar yang diletakkan di tempat dokumen bila dokumen

       itu di pinjam seorang pengguna. Apabila dokumen tertentu dipinjam,

       maka sebagai pengganti dokumen tersebut akan diberi kartu, atau sulih (

       dummy ) yang menunjukkan bahwa berkas sedang dipinjam keluar. Kartu

       ini akan berisikan kolom pemakai, tanggal peminjaman, dan tanggal

       pengembalian.

  d.   Pemakaian sistem terotomasi yang mencakup kegiatan sebagai berikut :

       a) Perekam dokumen yang dipinjam beserta catatan penggunaannya.

       b) Penggunaan barcode untuk melacak dokumen.

       c) Perekam secara elektronik atas dokumen dapat dilakukan secara

         terpusat atau terdesentralisasi.



                                                                           19
      d) Dengan menggunakan sensor, perekaman dapat dilakukan dari jarak

         jauh dan dapat mengurangi metode lain yang kurang efisien, karena

         sistem ini memungkinkan pemberitahuan kepada pusat dokumen

         bahwa sebuah dokumen telah dipinjam oleh seorang pemakai. Adapun

         cara sebelumnya ialah dengan telepon, pemberitahuan lisan, ataupun

         mengirim slip transfer berkas.

   2. Sistem Barconding


       Sistem barcoding adalah sistem pengelolaan dokumen yang dilakukan

dengan cara memberikan tanda berupa garis atau balok secata vertical pada

dokumen yang diarsipkan. Dalam sistem pengarsipan yang berbasis barcoding,

setiap lokasi atau dokumen memperoleh sandi blok yang unik, dan untuk

membacanya digunakan barcode scanner yang adalah alat baca sandi balok

jinjing, dimana alat baca ini dapat digunakan untuk melaksanakan sensor berkas

atau audit berkas. Menejer dokumen dapat memeriksa setiap ruangan dengan

portable barcode reader yang dapat menandaii sandi balok pemakai atau lokasi,

dan informasi kemudian dikirim ke sistem pelacakan otomatis, sehingga

pemantauan gerakan dokumen lebih actual.


       Dalam suatu organisasi, kantor, ataupun instansi, sangat lazim terjadi

kehilangan berkas atau salah tempat dalam menempatkan suatu dokumen, hal

ini dikarenakan staf yang bertanggung jawab atas dokumen – dokumen sering

kali menyerahkan dokumen kepada orang lain tanpa mencatat pada buku

peminjaman. Untuk mengurangi tingkat kehilangan ini, perlu dilakukan

pengelolaan dengan sistem barcode karena dengan sistem ini, berkas akan

dapat dilacak keberadaannya. Keuntungan lain dari sistem ini, adalah dokumen




                                                                           20
yang diarsipkan mudah untuk di-upgrade ketika sistem lama tidak dapat

memenuhi kebutuhan organisasi.


II. 4. Konsep Kearsipan


       Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau tata

usaha yang banyak dilakukan oleh setiap instansi, baik instansi pemerintah

maupun instansi swasta. Kearsipan erat kaitannya dengan kegiatan yang

menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau

surat dan dokumen. Kegiatan – kegiatan inilah yang membuat lahirnya istilah

kearsipan.


       Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1

bagian 1 menyatakan bahwa “kearsipan adalah hal – hal yang berkenaan

dengan arsip”.


       Sementara itu, menurut Nur Baso (1995; 10)


       “Kearsipan adalah proses pengurusan dan pengendalian naskah / arsip
yang dibuat sendiri maupun yang diterima dari pihak lain untuk disimpan dan
ditemukan/digunakan serta dipelihara untuk keperluan lebih lanjut”.

       Selain itu, Geoffrey, Oliver Standingford, Robert C Appleby (133)

mengungkapkan hal lain yang menyangkut kearsipan yakni sistem pengarsipan.

Adapun definisi sistem pengarsipan yang mereka sampaikan adalah;


       “Sistem pengarsipan adalah proses pengaturan dan penyimpanan
rekaman asli (original record) atau salinannya, sehingga rekaman tersebut dapat
diketemukan dengan mudah sewaktu diperlukan”.

       Dari pemaparan diatas, dapat kita simpulkan bahwa yang dimaksud

dengan kearsipan adalah suatu tata cara dalam pengelolaan dan pengurusan

arsip yang dimulai dari sejak saat penciptaan sampai dengan pemusnahan atau



                                                                            21
pelestarian arsip yang menggunakan aturan dan prosedur sehingga apabila

diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat, tepat, dan lengkap.


II. 5. Konsep Arsip Dinamis


       Basri Barthos (1990; 4) mendefinisikan


       “Arsip dinamis adalah : arsip yang masih diperlukan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi Negara”.

       Selanjutnya, dalam Undang – Undang Negara Republik Indonesia Nomor

43 Tahun 2009 pasal 1 bagian 3 mendefinisikan “arsip dinamis adalah : arsip

yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan

selama jangka waktu tertentu”.


       Sementara itu, Badri Munir Sukoco (2006; 84) mendefinisikan


        “Arsip dinamis adalah merupakan informasi terekam, termasuk data
dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh organisasi atau
perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti
aktivitas tersebut”.

       Anglo-Saxon     yang   dikutip   oleh   Sustiyo   –   Basuki   (2003;    14)

mendefinisikan “arsip dinamis adalah dokumen yang masih digunakan untuk

perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan, dan keperluan lain”.


       Dengan beberapa pendapat diatas tentang arsip dinamis, maka dapat kita

pahami bahwa arsip dinamis adalah arsip yang memiliki nilai penting karena

dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi

Negara. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa, arsip dinamis sendiri

dibedakan atas dua pembagian jenis arsip yakni arsip aktif dan arsip inaktif.




                                                                                22
       Basir Barthos dalam (1990; 4) mendefinisikan


        “Arsip dinamis aktif adalah : arsip yang secara langsung dan terus
menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari –
hari serta masih dikelola oleh unit pengelolah, dan arsip inaktif adalah arsip yang
tidak secara langsung dan tidak terus – menerus diperlukan dan digunakan
dalam penyelenggaraan administrasi sehari – hari serta dikelola oleh pusat
arsip”.

       Dari pemaparan diatas, penulis menarik kesimpulan bahwa arsip dinamis

aiktif memiliki peranan yang aktif dalam proses penyelenggaraan administrasi

Negara karena keberadaannya sangat diperlukan bagi kelancaran kegiatan

organisasi yang frekuensi kegunaannya sebagai berkas kerja yang tinggi,

sementara arsip dinamis inaktif, keberadaannya tidak secara langsung

diperlukan dalam proses administrasi Negara. Menurut Suistyo dan Basuki

(2003; 15) instansi menganggap pentingnya pengelolaan arsip dinamis karena :


  1.   Sebuah badan atau perorangan perlu mengandalkan pada akses yang

       efisien terhadap informasi yang benar. Menejemen arsip dinamis

       memerlukan     informasi     yang   tepat       untuk   keperluan   membentu

       pengambilan keputusan, sarana umum, sebagai bukti kebijakan, aktivitas

       dan menunjang litigasi.

  2.   Instansi memiliki tanggung jawab hokum, professional, dan etis untuk

       menciptakan     arsip     dinamis   tertentu.     Instansi   juga   disyaratkan

       mempertahankan arsip dinamis jenis tertentu untuk masa tertentu dan hal

       ini dilaksanakan oleh menejemen arsip dinamis.

  3.   Instansi perlu mengontrol volume informasi yang diciptakannya dan

       disampaikannya. Hal ini dilakukan karena alas an ekonomis mengingat

       penyimpanan arsip dinamis kertas memerlukan ruangan penyimpanan

       yang besar dan alasan efisiensi operasional mengingat lebih sulit



                                                                                   23
       menemukan informasi yang relevan bila informasi tersebut terkubur pada

       informasi yang sudah using. Maka tugas menejemen arsip dinamis

       meliputi pengembangan control pemusnahan arsip dinamis serta

       pemisahan arsip dinamis aktif dari yang inaktif.


       Dalam proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen fisik (manual) perlu

terlebih dahulu dilakukan pengklasifikasian terhadap setiap dokumen yang akan

dikelola dan diarsipkan. Menurut Basuki (2003) yang dikutip oleh Badri Munir

Sukoco (2006; 99) ada lima jenis umum dokumen fisik ( manual ) dan sistem

pengelolaan yang paling sering digunakan dalam proses pengelolaan dan

pengarsipannya yaitu :


  a.   Jenis dokumen korespondensi ( termasuk surat, memorandum, telegram,

       lampiran, laporan, dan dokumen lain ) dimana untuk jenis dokumen ini

       sistem penyimpanan ( pengarsipan ) yang sering digunakan adalah

       dengan sistem pengelolaan dan pengarsiapan yang menggunakan berkas

       subjek yang dapat membedakannya dengan dokumen yang lain.

  b.   Jenis dokumen transaksi misalnya formulir atau korespondensi yang

       memberikan bukti adanya transaksi, dimana sistem pengelolaan dan

       pengarsipan yang digunakan untuk jenis dokumen ini adalah dengan

       melakukan susunan alfabetis atau numerik berdasarkan nama atau

       pengenal numeric.

  c.   Dokumen proyek yang antara lain korespondensi, nota, dan data lain

       yang terkait dengan proyek tertentu, seperti pengembangan produk

       maupun pelaksanaan kegiatan proyek. Untuk jenis data ini, pengelolaan

       dan pengarsipannya dilakukan dengan menyimpan dokumen menurut




                                                                          24
       nama proyek atau nomor. Sering kali penyimpanan menurut nama proyek

       atau nomor ini dibagi lebih lanjut menurut subjek dan klasifikasi.

  d.   Dokumen ( berkas ) kasus yang berupa berkas klaim, tuntutan hukum,

       kontrak, asuransi, rekaman medis, dan dokumen personalia lainnya yang

       lazim merujuk pada personil atau property tertentu. Untuk jenis dokumen

       ini,   pengelolaan   dan    pengarsipannya      dilakukan    dengan   cara

       menyimpannya berdasarkan nama atau nama kelompok atau diindeks

       menurut nomor dokumen atau berkas.

  e.   Dokumen atau berkas khas yang berupa peta dan gambar rekayasa, pita

       atau tapes, foto sinar x, foto gambar, kliping, dan berkas rujukan tercetak

       lainnya. Untuk jenis dokumen ini, pengelolaan dan pengarsipannya

       dilakukan dengan menyimpan berkas berdasarkan nomor indeks yang

       berdasarkan abjad.


       Arsip dinamis aktif yang berupa dokumen kertas ini menimbulkan

berbagai sistem untuk menyimpannya. Berikut ini adalah uraian jenis umum arsip

dinamis dan sistem yang paling sering digunakan dalam proses penyimpanannya

menurut Sulistyo-Basuki (2000; 168) yakni :




                                                                               25
                                    Tabel 1

       Jenis Umum Arsip Dinamis Aktif Dan Sistem Penyimpanannya

        Jenis Arsip Dinamis                   Sistem Penyimpanan Yang sering
                                                          Digunakan
Korespondensi (termasuk surat,           Berkas subyek menurut klasifikasi, namun
memorandum, telegram, lampiran,          korespondensi dapat merupakan setiap jenis
laporan, dan dokumen terkait).           sistem. Berkas korespondensi sering disebut
                                         berkas umum membedakannya dari seriarsip
                                         dinamis lainnya.
Arsip dinamis transaksi (formulir, dan   Susunan alfabetis atau numeric berdasarkan
korespondensi yang memberikan bukti      nama atau pengenal numeric, misalnya
adanya transaksi).                       nomor surat atau nomor tagihan. Seringkali
                                         jenis dokumen ini bersifat bebas dan tidak
                                         dikelompokkan berdasarkan folder berkas.
Arsip dinamis proyek (korespondensi,     Biasanya disimpan menurut nama proyek
nota, dan data lain yang terkait pada    atau nomor, surat atau nomor tagihan.
proyek tertentu seperti pengembangan     Seringkali jenis dokumen dibagi lebih lanjut
sebuah produk, pelaksanaan kegiatan      menurut subjek dan klasifikasi.
sebuah proyek atau dokumentasi
sistem).
Berkas kasus (rekam medis dan arsip      Biasanya menurut nama atau nama
dinamis personil lainnya, klaim,         kelompok atau diindeks menurut nomor
tuntutan, hukum, kontrak, asuransi,      berkas.
dan berkas sejenis). Biasanya merujuk
pada personil tertentu atau properti.
Berkas khas seperti peta dan gambar      Biasanya nomor indeks abjad.
rekayasa atau engineering, pita atau
tapes dan gulungan reel, foto sinar x,
foto, gambar, kliping dan berkas
rujukan tercetak lainnya.
       Selain itu, arsip dinamis juga memiliki beberapa fungsi. Sulistyo-Basuki

(2003; 31) menguraikan fungsi arsip dinamis yakni:


  1.   Merupakan Memori Untuk Badan Korporasi (organisasi)

       Arsip dinamis merupakan memori bagi badan korporasi(organisasi), hal

       ini diperlukan karena karyawan sebuah badab korporasi (organisasi)



                                                                               26
     memiliki ingatan yang terbatas, bila terjadi sebuah peristiwa maka hasil

     ingatan karyawan akan berbeda walaupun menghadapi peristiwa yang

     sama. Untuk mencegah adanya memori yang sukar untuk dipahami dan

     mungkin     saling      bertentangan,     badan      korperasi    (organisasi)

     mengandalkan informasi terekan di dalam arsip dinamis sebagai dasar

     pengembangan pada masa mendatang. Arsip dinamis yang akurat

     diperlukan untuk menjadi informasi latar belakang bagi perencanaan

     masa mendatang sekaligus memanfaatkan pengalaman masa lampau.

     Karena itu arsip dinamis merupakan sumber daya badan korporasi

     (organisasi) sekaligus aset bagi badan korporasi (organisasi). Sebagi

     sumber daya, arsip dinamis menyediakan informasi sedangkan sebagai

     asset arsip dinamis menyediakan dokumentasi.

2.   Pengambilan Keputusan Menejemen

     Untuk mengambil keputusan yang tepat, menejer harus memperoleh

     informasi yang tepat karena keputusan akan baik bilamana informasi

     yang diteri juga baik. Sebagian besar informasi yang digunakan untuk

     pengambilan       keputusan   bersumber       pada   arsip   dinamis.   Proses

     pengambilan keputusan meliputi penentuan masalah, mengembangkan

     alternative, menilai alternative, memilih dan menerapkan pemecahan

     yang terbaik dan menilai keputusan yang sudah diambil. Untuk

     mengambil keputuasan professional, menejer harus memiliki informasi

     latar belakang (dokumentasi yang disajikan oleh arsip dinamis), dasar

     untuk   menilai     alternative   (ramalan,    pengalaman     masa      lampau,

     konsekuensi keputusan yang diambil oleh badan korporasi (organisasi)

     lainnya, semuanya disediakan oleh arsip dinamis) dan alat untuk menilai




                                                                                  27
     keputusan (balikan dan mekanisme control yang disediakan oleh arsip

     dinamis). Arsip dinamis juga menyediakan informasi yang diperlukan

     untuk keputusan terprogram atau rutin. Jenis keputusan semacam ini

     dilakukan berdasarkan kebijakan, prosedur, dan peraturan badan

     korporasi (organisasi) yang mapan. Semuanya itu merupakan bagian dari

     arsip dinamis badan korporasi ( organisasi).

3.   Menunjang Litigasi

     Dengan semakin banyaknya orang, badan korporasi yang mengadukan

     atau menuntut badan korporasi (organisasi) maka semakin lama

     menejemen arsip dinamis semakin diperlukan. Bilamana sebuah badan

     korporasi (organisasi) menggugat badan korporasi (organisasi) lain, maka

     arsip   dinamis   menyediakan    dokumentasi   yang   diperlukan   untuk

     digunakan di pengadilan. Dokumentasi yang jelas dari maksud dan

     tindakan sebuah badan korporasi (organisasi) merupakan pengamanan

     dan perlindungan terhadap litigasi. Karena itu perlu adanya sistem arsip

     dinamis.

4.   Mengurangi Biaya Dan Volume Penggunaan Kertas

     Banyak menejer menjadi pusing akibat bertambahnya volume kertas yang

     diperlukan serta meningkatnya biaya yang dikaitkan dengan penciptaan,

     penggunaan, penyimpanan, dan pemusnahan arsip dinamis. Maka perlu

     perhatian terhadap meningkatnya volume kertas yang digunakan yang

     berimbas pada biaya pemeliharaannya. Untuk itu dibutuhkan ancangan

     sistematis terhadap konsep arsip dinamis secara total, mulai dari

     penciptaan sampai dengan pemusnahan, dalam upaya mengendalikan




                                                                          28
     volume kertas yang meningkat dan biaya penciptaan, penggunaan,

     pemeliharaan, dan pemusnahan arsip dinamis yang semakin meningkat.

5.   Efisiensi Badan Korporasi (Organisasi)

     Bilamana seseorang tidak dapat menemukan informasi yang diperlukan

     untuk mengembangkan secara efisiensi dan menilai alternatif, maka yang

     ada hanyalah frustasi belaka. Sebuah statistik menunjukkan bahwa

     karyawan menghabiskan waktu 50 menit per hari hanya untuk mencari

     berkas arsip dinamis yang salah tempat. Waktu yang hilang tersebut

     sama saja dengan pembuangan waktu serta hilangnya waktu yang

     produktif bagi karyawan yang memerlukan informasi. Badan korporasi

     (organisasi) akan mengalami inefisiensi bilamana informasi yang

     diperlukan tidak segera tersedia. Ancangan yang sistematis terhadap

     menejemen arsip dinamis menyediakan sarana temu balik informasi guna

     meningkatkan efisiensi karyawan dan akhirnya juga badan korporasi

     (organisasi).

6.   Ketentuan Hukum

     Banyak badan korporasi (organisasi) yang memperoleh kontrak kerja,

     pesanan dari pemerintah sehingga badan korporasi (organisasi) tersebut

     hahus beroperasi sesuai dengan kebijakan dan prosedur pemerintah.

     Arsip dinamis yang ada di badan korporasi (rganisasi) tersebut yang ada

     kaitannya dengan pemerintah,       tunduk pada retensi dan criteria

     pemusnahan arsip inaktif di samping juga tunduk pada ketentuan badan

     korporasi (organisasi). Bilamana ada pemeriksaan, badan korporasi

     (organisasi)    yang memperoleh kontrak kerja atau pesanan dari




                                                                         29
       pemerintah harus mampu menyediakan dokumentasi atas permintaan

       pemeriksa.

  7.   Rujukan Historis

       Arsip dinamis merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi

       untuk masa depan. Arsip dinamis melestarikan sejarah untuk generasi

       mendatang. Bilamana rekaman tersebut hilang atau rusak, sebagian

       besar informasi yang terkandung di dalamnya tidak dapat diperoleh

       kembali. Bagian informasi yang diperoleh kembali seringkali hanya

       merupakan hasil ingatan karyawan dan mungkin berisi distorsi yang

       menyimpang dari rekaman semula.


       Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas, garis haluan, keputusan,

prosedur, operasi, dan aktivitas sebuah instansi, lembaga, yayasan, dan

perorangan untuk itulah arsip dinamis perlu dikelola dengan baik agar

bermanfaat bagi pencipta, penerima, dan pemakainya.


II. 6. Pengelolaan Arsip Dinamis


       Untuk memahami proses pengelolaan arsip dinamis disuatu badan,

lembaga, organisasi, instansi, atau kantor, maka kita perlu terlebih dahulu

memahami makna dari menejemen arsip karena proses pengelolaan adalah

bagian dari menejemen arsip itu sendiri.


       Ogders (2005) seperti yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco ( 2006; 82)

mendefinisikan;


      “Menejemen arsip adalah suatu proses pengawasan, penyimpanan, dan
pengamanan dokumen baik dokumen fisik / manual ( dalam bentuk kertas ),
maupun dokumen elektronik ( media elektronik ) “.




                                                                          30
        Sementara itu Charman (1998), seperti yang dikutip oleh Badri Munir

Sukoco (2006; 82), mendefinisikan


        “Menejemen arsip adalah sebagai proses yang menitikberatkan pada
efisiensi administrasi, pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tidak
digunakan lagi “.

        Lebih lanjut, Bank Dunia (2005), yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco

(2006; 82) menjelaskan bahwa tujuan dari pengelolaan dokumen yang

terintegrasi adalah;


   1.   Untuk menjaga dokumen agar dapat diakses dan digunakan sepanjang

        ada nilai kegunaannya.

   2.   Untuk membuat informasi dari dokumen, tersedia dalam format yang

        tepat, digunakan oleh orang yang tepat, dan dapat digunakan pada saat

        yang tepat pula.


        Faktor yang cukup penting, yang sangat perlu diperhatikan dalam proses

pengelolaan arsip dinamis adalah alasan dibalik penyimpanan dokumen, dimana

dalam menejemen kearsipan, dokumen fisik / manual yang disimpan, harusnya

disimpan agar dokumen ditempatkan dalam sistem kearsipan yang dapat

ditemukan kemudian bila dibutuhkan. Namun, seiring berkembangnya teknologi

digital yang akhirnya melahirkan dokumen dalam bentuk lain yakni dokumen

electronik, maka hasil yang sama akan dicapai dengan mentransfer dokumen

elektronik dari proses administrasi manual ke dalam sistem penyimpanan.


        Dari penjelasan sebelumnya kita ketahui bahwa arsip dinamis terdiri dari

dua jenis yakni arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Dalam proses

pengelolaan arsip, sistem yang digunakan dalam dalam mengelola utamanya

dalam hal penataan dan pengamanan arsip terhadap dua jenis arsip ini tidaklah



                                                                             31
sama. Proses penataan kedua jenis arsip dinamis tersebut dapat dijelaskan

sebagai berikut :


   1. Penataan Arsip Dinamis Aktif

       Dalam proses penataan arsip-arsip yang menyangkut suatu masalah

(subyek) tertentu (arsip-arsip yang masalahnya sama), data yang ditata jadi satu

file dimasukkan ke dalam satu folder. Kalau tidak cukup satu folder dapat juga

beberapa folder. Kelompok forder untuk masalah yang berbeda dipisahkan oleh

sekat penunjuk (guide) yang sekaligus merupakan petunjuk subjek/masalah. File

(folder beserta penyekat) ditempatkan dalam filling cabinet.

       Proses penyelenggaraan dan penataan arsip aktif, dilakukan melalui

beberapa tahap :

  1.   Tahap Persiapan

       Tahap persiapan ini terdiri dari :

  a.   Sarana (alat)

       (1) Folder dengan Tab-nya

       (2) Sekat penunjuk (guide), dengan Tab pertama, kedua dan ketiga.

           Tab pertama digunakan untuk subjek utama/pokok

           Tab kedua digunakan untuk subyek, dan

           Tab ketiga digunakan untuk Sub-subyek

       (3) Filling Cabinet

       (4) Rak

  b.   Menyimpan Sekat Penunjuk

       (1) Tab Sekat Subyek Utama diberi tanda kode subyek utama dan

           dibawahnya ditulis nama subyek utama sesuai dengan pola

           klasifikasi.



                                                                             32
     (2) Tab Sekat Subyek diberi tanda dengan kode subyek dan dibawahnya

         disatukan nama subyek/masalah yang merupakan bagian dari subyek

         utama.

     (3) Tab Sekat Subyek-subyek diberi tanda kode Sub-subyek dan

         dibawahnya dituliskan nama Sub-subyek yang merupakan bagian dari

         Subyek.



c.   Menyiapkan Folder


     Folder yang akan digunakan untuk menempatkan berkas pada ‘tab’nya

diberi tanda dengan kode sub-subyek pada sekatnya. Tunjuk silang hanya

dibuat jika berkas yang ditunjuksilangkan akan disimpan pada satu folder, satu

file, satu laci,   dan satu filling cabinet. Apabila berkas dan Kartu Petunjuk

Silang akan disimpan di tempat berbeda pada unit kerja yang berlainan, maka

Kartu Petunjuk Silang tidak diperlukan, tetapi masing-masing unit menyimpan

fotocopy berkas atau warkatnya.


d.   Pelaksanaan Penataan

     (1) Penataan Sekat Penunjuk

             Sekat-sekat penunjuk setelah ditandai dan ditata dalam filling

         cabinet dengan urutan seperti pada pola klasifikasi. Sekat penunjuk

         subyek utama ditempatkan pada urutan paling depan. Sekat penunjuk

         subyek ditempatkan pada urutan kedua (berikutnya). Selanjutnya

         sekat penunjuk subyek pertama ditempatkan langsung di belakang

         sekat penunjuk subyek utama. Sekat penunjuk sub-subyek dari

         subyek pertama ditempatkan di belakang sekat subyek pertama.

         Sekat penunjuk subyek kedua ditempatkan di belakang sub-subyek


                                                                           33
           terakhir dari subyek pertama, disusul dengan sekat-sekat sub subyek

           subyek kedua, kemudian disusul dengan sekat-sekat subyek ketiga

           beserta sekat-sekat sub-subyeknya, demikian seterusnya.

       (2) Penataan Arsip Dalam Folder

              Arsip-arsip yang berkode sama ditempatkan dalam folder sesuai

           dengan urutan abjad indeks jika indeksnya berupa kata-kata (huruf),

           dalam urutan tahun, bulan, dan tanggalnya jika indeksnya tanggal.

           Dalam urutan angka jika indeksnya angka semua. Kemudian folder

           pada tabnya diberi kode sesuai dengan kode arsipnya (kode sub-

           subyeknya) dan diberi title/nama intuk satu masalah tetapi terpaksa

           menggunakan lebih dari satu folder, masing-masing folder diberi kode

           sama, tetapi titelnya (abjadnya) berbeda. Folder-folder yang telah

           diberi kode dan title serta berisi berkas ditempatkan di belakang sekat

           penunjuk sub-subyek yang sesuai dalam laci filling cabinet.

       (3) Menyusun berkas menurut abjad

              Susunan menurut abjad ialah menempatkan arsip-arsip yang

           berindeks kata-kata urut seperti urutan abjad A, B, C, sampai dengan

           Z. Abjad huruf A berada didepan B, B di depan C, dan seterusnya.

   2. Penataan Arsip Dinamis In-aktif


       Arsip in-aktif disimpan dipusat arsip (sentralisasi) dan ditata menurut pola

klasifikasi tanpa kantu kandali, karena arsip in-aktif itu jumlahnya sangat besar

serta penggunaannya tidak sesering arsip aktif, maka tempat penyimpanannya

menggunakan sarana yang berdaya tamping lebih besar. Untuk lebih

memudahkan penemuan arsip-arsip in-aktif dari masing-masing masalah pokok




                                                                                34
(subyek utama) digolongkan menurut tahun. Adapun langkah-langkah dalam

proses penataan arsip in-aktif adalah sebagai berikut :


   (1) Persiapan

       Folder

       Kotak karton tertutup bagian atas.

       Rak besi yang berdaya tamping besar.

                Untuk penataan arsip in-aktif tidak memerlukan sekat penunjuk

       subyek karena kotak-kotak itu sendiri sekaligus sebagai sekat penunjuk.

   (2) Penataan Berkas

                Berkas atau arsip-arsip dalam folder ditata dalam susunan seperti

       arsip aktif lengkap dengan kode dan indeksnya. Pada tab folder tetap

       diberi kode dan title seperti arsip aktif.

                Sekelompok folder mengenai subyek/kode yang sama dari tahun

       yang sama dimasukkan ke dalam kotak karton dalam urutan abjad title

       folder. Pada kotaknya di tempat tertentu diberi tanda kode klasifikasi title

       sesuai dengan isi berkasnya serta tahunnya. Bila sesuatu masalah/kode

       memerlukan lebih dari satu kotak, maka masing-masing diberi tanda

       serupa. Setiap kotak diberi nomor urut mulai dari nomor 1 dan

       seterusnya. Setiap kotak hanya diisi dengan folder-folder tentang satu

       subyek (satu macam kode) dari tahun yang sama.

                Setiap folder dalam kotak diberi nomor sesuai dengan nomor

       kotaknya. Kotak tidak boleh diisi terlalu penuh, harus dilonggarkan untuk

       memudahkan memasukkan dan mengeluarkan. Kotak yang sudah berisi

       dan diberi tanda, ditata di dalam rak berderet urut nomor dari kiri ke

       kanan. Jumlah kotak dalam setiap tingkat rak sama. Penempatan kotak-



                                                                                35
       kotak dari subyek utama lain harus dimulai dari rak yang lain. Pada satu

       tingkat rak tidak boleh diisi dengan kotak-kotak dari dua masalah/subyek

       utama yang berlainan.

       Proses penataan arsip, tidak dapat berjalan dengan baik jika tidak diikuti

dengan proses penyimpanan arsip yang baik pula. Penyimpanan arsip yang

dilakukan secara sistematis akan bermanfaat bagi :

  1. Penemuan kembali arsip dengan mudah dan cepat.

  2. Pengambilan arsip yang mudah tanpa mengacaukan penyimpanan.

  3. Pengembalian arsip juga dapat dilakukan dengan mudah.


       Sistem penyimpanan arsip dalam suatu organisasi berbeda-beda.

Adapun penyebab berbedanya sistem penyimpanan arsip tersebut antara lain

dipengaruhi oleh :


  1.   Tujuan organisasi.

  2.   Volume pekerjaan.

  3.   Jenis peralatan yang digunakan.

  4.   Tersedianya ahli kearsipan masing-masing organisasi.

  5.   Kondisi fisik masing-masing organisasi.


       Dalam kegiatan penataan, dalam pengelolaan arsip juga dilakukan

kegiatan perlindungan terhadap arsip, hal ini penting untuk dilakukan karena

arsip dinamis merupakan bagian vital dalam pengambilan keputusan. Menurut

Wusanto yang dikutip oleh Ibnu Syamsi (2000; 130) yang dimaksud dengan

perlindungan arsip yakni :


  1.   Tempat atau alat yang dipergunakan untuk menaruh dan menyimpan

       arsip sehingga arsip itu aman.


                                                                              36
2.   Suatu perbuatan untuk melindungi arsip, menjaga arsip yang dihasilkan

     dan yang diterima itu aman

3.   Menjaga arsip supaya selamat, terhindar dari bahaya, kerusakan dan

     pencurian oleh orang yang tidak bertanggung jawab.


     Sehingga dengan perlindungan arsip diharapkan agar arsip-arsip yang

ada dalam suatu organisasi dapat :


1. Tidak hilang.

2. Tidak jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawab/orang yang

     tidak berhak atas arsip tersebut.

3. Tidak disalahgunakan untuk kepentingan atau keuntungan pribadi.

4. Tidak mudah rusak, terbakar, dan lain-lain.


     Usaha-usaha untuk melindungi arsip dapat dilakukan dengan jalan

menyimpan, merawat, mengamankan, dan mengawetkan arsip. Adapun

faktor-faktor penyebab kerusakan arsip yang perlu diwaspadai oleh setiap

pengelola arsip menurut Wusanto yang dikutip oleh Ibnu Syamsi (2000; 130)

adalah :


1. Faktor Intern yang terdiri dari :

     a. Kertas (agar kertas tahan lama, maka haruslah menggunakan kertas

        yang cukup bagus kualitasnya, yang kemudian diimbangi dengan cara

        penyimpanan dan perawatan arsip yang baik)

     b. Tinta. Gunakan tinta yang kualitasnya cukup baik, sehingga tidak akan

        luntur untuk jangka waktu yang lama.

     c. Lem. Gunakanlah lem yang berkualitas tinggi, supaya tidak mudah

        mengelupas.


                                                                          37
  2. Faktor Ekstern yang terdiri dari :

       a. Kelembapan udara dalam ruangan penyimpanan.

       b. Udara yang terlalu kering di dalam ruangan penyimpanan.

       c. Sinar matahari langsung yang dengan mudah menembus ruangan

            penyimpanan arsip.

       d. Udara yang kotor disekitar ruangan penyimpanan arsip.

       e. Debu.

       f.   Jamur.

       g. Rayap.

       h. Ngengat.


        Cara mengatasi faktor-faktor ekstern tersebut dapat dilakukan dengan

menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip secara rutin dan berkala. Selain

perlu dilindungi, arsip juga perlu untuk diamankan mengingat arsip adalah

sumber informasi dalam suatu organisasi sehingga sangat penting untuk

mengamankan arsip. Dalam proses pengamanan terhadap arsip, ada tiga

kegiatan pengamanan yang dikenal yakni :


  1.    Pengamanan arsip dari segi informasinya. Karena arsip adalah sumber

        informasi, maka seringkali dokumen yang diarsipkan adalah dokumen

        rahasia yang tidak diperuntukkan untuk semua pihak dalam organisasi

        dapat menggunakannya dengan bebas, perlu ada kontrolan secara ketat

        terhadap arsip-arsip tertentu yang mengandung informasi cukup rahasia

        karena jika ada pihak yang tidak berhak menggunakan arsip dapat

        dijatuhi hukuman menurut undang-undang yang berlaku.




                                                                          38
2.   Pengamanan arsip dari segi fisiknya. Dalam proses pengamanan arsip

     dari segi fisiknya ini ada tiga hal yang penting untuk diperhatikan pihak

     pengelola arsip yakni :

     a. Restorasi arsip yakni memperbaiki arsip yang telah rusak dan sulit

          digunakan, dengan demikian arsip dapat digunakan lagi dalam jangka

          waktu yang lebih lama.

     b. Laminasi arsip yakni melaminasi setiap arsip yang ada dengan

          menggunakan plastic agar tidak mudah rusak bila terkena air,

          binatang kecil, maupun hal-hal lain yang dapat merusak arsip.

     c. Mikrofilm yakni melakukan pemotretan terhadap arsip penting/vital

          yang sulit untuk direstotasi dan dilaminasi dan jika ingin membaca isi

          dalam arsip tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan proyektor

          khusus, hanya saja jika ingin menggunakan microfilm, maka perlu

          disediakan biaya yang cukup besar dan tenaga ahli yang dapat

          mengoperasikan dengan baik microfilm karena harga microfilm sangat

          mahal dan sulit untuk dioperasikan.

3.   Alat pemeliharaan dan pengaman arsip yang antara lain adalah:

     a. Alat pemadam kebakaran.

     b. Alat Tanda peringatan.

     c. Alat Penyemprot serangga.

     d. Alat Pengisap debu.

     e. Kipas angin.

     f.   Penyegar udara.

4.   Pengawetan arsip yang menurut pendapat Wusanto yang dikutip oleh

     Ibnu Syamsi (2000; 134) dapat dilakukan dengan cara :




                                                                             39
       a. Reproduksi atau fotografi.

       b. Restorasi dan penjilidan.

       c. Laminasi arsip

  5.   Kecepatan penemuan arsip dimana waktu penemuan arsip baiknya

       adalah 1 menit.


       Hal lain yang tidak kalah pentingnya untuk dipahami pihak pengelola arsip

dalam proses pengelolaan arsip yakni proses perawatan arsip. Usaha

memelihara arsip berupa usaha melindungi, mengatasi, mencegah, dan

mengambil tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip beserta

informasi yang terkandung dalam arsip (isi arsip) dari kemungkinan kehilangan,

kerusakan, dan hala-hal lain yang tidak diinginkan. Pemeliharaan terhadap arsip

dapat dilakukan dengan :


  1.   Pengaturan ruangan penyimpanan arsip yang dapat dilakukan dengan

       cara :

       a. Menjaga keadaaan ruangan penyimpanan agar jangan terlalu lembab.

            Suhu udara dalam ruangan penyimpanan sebaiknya berkisar 26

            derajad celcius. Kelembapan ruangan jangan melebihi 65%. Jika

            memungkinkan, gunakanlah AC untuk menjaga suhu, kelembapan

            dan mencegah debu.

       b. Memberikan ventilasi yang cukup untuk mengatur peredaran udara

            dalam ruangan penyimpanan arsip (jika ruangan penyimpanan tidak

            dilengkapi dengan AC).

       c.   Memberikan penerangan yang cukup di dalam ruangan penyimpanan

            arsip.




                                                                             40
     d. Hindarkan       dari   bahaya    kebakaran,   kebocoran   air,   gangguan

          kesehatan, pencurian, dan bahaya lainnya.

     e. Hindarkan dari kemungkinan serangan hama seperti rayap, ngengat,

          dan semut. Untuk mencegahnya, gunakan obat pembasmi hama.

     f.   Hindarkan terhadap pencemaran polusi udara.

     g. Ruangan arsip sentral hendaknya terpisah dari ruangan lainnya, dan

          disediakan kunci tersendiri.

2.   Menjaga kebersihan arsip beserta alat dan ruangan tempat penyimpanan

     arsip. Kebersihan di sini meliputi kebersihan ruangan arsip, warkat,

     beserta alatnya.

     a. Kebersihan Ruangan Arsip yang dapat dilakukan dengan cara :

          (1) Seminggu sekali dibersihkan dengan alat penyedot debu.

          (2) Dilarang merokok dan makan di dalam ruangan arsip.

     b. Kebersihan Arsip yang dapat dilakukan dengan cara :

          (1) Debu yang melekat pada arsip disedot dengan alat penyedot

             debu.

          (2) Jika ada arsip yang dimakan rayap, supaya dipisahkan dan

             diberantas rayapnya.

          (3) Arsip jangan sampai berkarat. Karena itu, gunakan paper clip dari

             plastik.

3.   Memelihara tempat/alat penyimpanan arsip yang dapat dilakukan dengan

     langkah :

     a. Rak Arsip

     (1) Rak penyimpanan arsip sebaiknya dari logam.




                                                                               41
          (2) Jika rak penyimpanan arsip terbuat dari kayu hendaknya dijaga

             jangan sampai dimakan rayap.

          b. Lemari Arsip

          (1) Lemari penyimpanan arsip harus sering dibuka.

          (2) Arsip yang ada di dalam lemari penyimpanan arsip harus disusun

             agak renggang agar mudah dalam proses pengambilan arsip dan

             arsippun tidak mudah lembab.

          (3) Sebaiknya menaruh obat pembasmi ngengat dan rayap pada lemari

             penyimpanan arsip.


          Selain itu, dalam proses pengelolaan arsip dinamis, ada istilah yang

digunakan dan diterapkan dalam pengelolaan arsip dinamis dalam suatu

organisasi, kantor, ataupun instansi yakni sistem pengelolaan arsip dinamis

dengan menerapkan pengindeksan terhadap setiap dokumen yang diarsipkan.

Sistem pengindeksan adalah sistem yang mengatur urutan unit – unit atau

bagian – bagian dari kata – kata kunci yang akan disusun menurut abjad,

sebagai tanda pengenal untuk memudahkan penentuan tempat penyimpanan

dan penemuan kembali dokumen yang diarsipkan. Bentuk indeks ini dapat

berupa kartu, daftar, atau buku yang disusun sedemikian rupa agar nantinya

tidak mendapat kesulitan dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan.


          Menurut The Liang Gie (2000) yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco

(2006; 88) ada beberapa sistem yang digunakan dalam mengindeks dokumen

yakni ;


   1. Sistem Kronologis yakni sistem yang menggunakan kalender sebagai

          patokan pengindeksan.



                                                                           42
   2. Sistem Abjad yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan urutan

       abjad dan nama dokumen bersangkutan.

   3. Sistem Subjek yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan isi dari

       dokumen    yang    bersangkutan.   Sistem    ini   terkenal   sulit   dalam

       pengelolaannya.

   4. Sistem Numerik yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan kode

       nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan.


       Hampir sebagian besar organisasi yang ada pada masa kini, dalam

proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen yang ada dalam organisasi

menggunakan sistem pengelolaan dan pengarsipan dokumen dengan program

paperless office dan menggunakan sistem pengarsipan digital. Namun, Barber

(2000) yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006; 95) justru menjelaskan

bantahannya. Barber menjelaskan bahwa saat ini, hampir sebagian besar

organisasi masih bergantung      dan menggunakan atau mengelolah dan

mengarsipkan dokumen yang ada dalam organisasi secara manual, karena

dokumen yang dikelolah masih berupa kertas, CD, maupun media fisik lainnya.


       Dalam mengelola dan mengarsipkan dokumen secara manual, organisasi

harus mengklarifikasikan dan mengelolah serta mengarsipkannya dengan

memisahkan dokumen menjadi dua ( 2 ) tipe dokumen, yaitu dokumen aktif dan

dokumen inaktif. Hal ini disarankan agar dapat dilakukan pengelolaan dan

pengarsipan yang berbeda antara dokumen yang masih digunakan oleh

organisasi untuk mengambil keputusan operasional sehari – hari (dokumen aktif)

dengan dokumen yang tidak lagi memiliki pengaruh yang besar terhadap

pengambilan keputusan operasional sehari – hari ( dokumen inaktif ).




                                                                                43
       Selain itu, dalam proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen,

tentunya dikenal pula istilah sistem penyimpanan dokumen, dimana pengarsipan

sendiri bermakna menyimpan. Menurut Quible ( 2001 ) yang dikutip oleh Badri

Munir Sukoco (2006; 96) ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat

diaplikasikan oleh suatu organisasi, yakni ;


  a.   Sistem penyimpanan terpusat ( sentralisasi ), dimana dalam sistem

       sentralisasi, semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan, unit

       bawahan yang ingin menggunan dokumen dapat menghubungi pusat

       penyimpanan arsip untuk dapat menggunakan dokumen sesuai dengan

       keperluan. Keuntungan dari sistem penyimpanan arsip dengan sistem

       sentralisasi menurut Sulistyo-Basuki (2003; 165) adalah :

       (1) Mencegah Duplikasi. Bila setiap kertas yang bertautan dengan

           sebuah susunan atau sebuah subjek tertentu masuk ke berkas pusat

           (central file), maka berbagai tembusan yang dibuat untuk keperluan

           subyek atau susunan tersebut terkumpul menjadi satu, sehingga

           hanya satu saja yang disimpan sedangkan kertas lain (tembusan)

           dapat dimusnahkan.

       (2) Layanan Yang Lebih Baik. Bila menggunakan sistem bemberkasan

           terpusat (centralized filing system), maka karyawan terlatih dapat

           digunakan untuk memberikan layanan yang lebih baik kepada bagian

           lain. Bila seorang stenographer diminta untuk memberkaskan atau

           menjajarkan (filling) maka besar sekali kemungkinan akan terjadi

           kesalahan karena memang bukan tugasnya. Dengan demikian sistem

           akan mandeg. Lain halnya bila menggunakan tenaga yang terlatih dan

           terampil yang dilatih khusus untuk tugas pemberkasan.



                                                                          44
       (3) Adanya Keseragaman. Semua arsip terpusat, pengelolaan dan

          penyimpanannya dilakukan secara seragam serta memudahkan

          pengawasan.

       (4) Menghemat Waktu. Dikatakan menghemat waktu karena hanya ada

          satu tempat saja untuk memberkaskan bahan serta satu tempat saja

          untuk menemukannya, maka pemakai akan menghemat waktu bila

          mencari informasi. Pemakai tidak perlu mendatangi bagian – bagian

          lain hanya untuk mencari informasi.

       (5) Menghemat Ruangan, Peralatan, Dan Alat Tulis Kantor. Dikatakan

          menghemat      karena      tidak    ada    duplikasi    arsip      dinamis     dan

          perlengkapan. Ruang yang digunakan juga semakin sedikit karena

          hanya    ada    satu    orang      saja   yang     bertanggung      jawab      atas

          perlengkapan dan alat tulis kantor, sehingga dapat menghemat dalam

          hal pengadaan barang dan perlengkapan.

       (6) Jasa   Kepada        Bagian    Lain.     Sistem     pemberkasan           terpusat

          membebaskan bagian lain dari masalah pemeliharaan arsip dinamis

          dan membantu mereka memusatkan perhatian pada aktivitas mereka.

       (7) Memungkinkan Pengamanan Yang Lebih Terpadu.

       (8) Adanya Keseragaman Dalam Penenganan Pendidikan Dan Pelatihan

          Bagi Menejer Arsip Dinamis.

       (9) Pelayanan Arsip Dinamis Di Bawah Satu Atap.


       Adapun yang menjadi kelemahan dari sistem penyimpanan dokumen

dengan sistem sentralisasi menurut Sulistyo-Basuki (2003; 166) adalah :


       (1) Kesulitan   Fisik.    Beberapa      bagian      letaknya   jauh     dari    pusat

          pemberkasan      dan     ini   berarti    membuang      waktu       atau     terjadi


                                                                                           45
   penundaan. Juga perlu waktu untuk membawa arsip dinamis dari

   kamar berkas ke kamar petugas yang memerlukan.

(2) Kebocoran Informasi. Terjadinya kebocoran informasi ini dapat terjadi

   karena beberapa berkas di tempatkan di ruang pusat, akan terjadi

   kekhawatiran publisitas masalah penting antara berbagai bagian yang

   berbeda-beda. Namun, hal ini dapat dicegah dengan menunjuk

   petugas yang bertanggung jawab atas segala berkas dan hanya

   dialah yang mengizinkan berkas keluar masuk, bukan orang lain. Hal

   ini dilakukan dengan cara mengunci lemari berkas yang hanya dapat

   diakses oleh petugas tertentu atau dengan cara menyimpan berkas

   rahasia di bagian masing-masing.

(3) Berbagai Bagian Mungkin Mempunyai Kebutuhan Yang Berlainan.

   Kadang-kadang informasi yang sama diperlukan dalam berbagai

   bentuk, misalnya nama nasabah yang dijajarkan menurut nama,

   namun nama tersebut dapat pula dijajarkan menurut lokasi atau

   pembagian geografi. Dalam hal ini disarankan agar salinan yang

   dijajarkan di ruang arsip dinamis pusat disusun menurut kebutuhan

   mutakhir dan tembusan tambahan dari kertas yang sama disimpan di

   bagian lain.

(4) Adanya Ketakutan Akan Hilangnya Arsip Dinamis. Ketakutan akan

   hilangnya arsip dinamis ini dapat saja terjadi karena tidak adanya

   duplikasi, sehingga bila arsip dinamis di pusat arsip dinamis hilang

   maka, arsip dinamis tersebut akan hilang selama-lamanya. Karena

   itulah,maka disarankan untuk memiliki turunan masing-masing arsip

   dinamis di berkas bagian.




                                                                      46
     (5) Pemakai Tidak Langsung Memperoleh Arsip Dinamis Bila Diperlukan.

        Ada kecenderungan di kalangan manajer agar arsip dinamis yang

        dihasilkan oleh organisasi, perusahaan, atau bdan mereka disimpan

        di bawah pengawasan menejer arsip dinamis, sehingga untuk

        meminjam arsip diperlukan izin dari pihak menejer arsip terlebih

        dahulu.

b.   Sistem penyimpanan desentralisasi, dimana dalam sistem desentralisasi,

     pengelolaan dan penyimpanan dokumen diserahkan kepada masing–

     masing unit. Seperti halnya sistem sentralisasi, sistem penyimpanan

     dokumen dengan menggunakan sistem desentralisasi juga mempunyai

     kelebihan     dan    kekurangan   dalam       penerapannya.        Kelebihan   dari

     penerapan sistem desentralisasi dalam proses penyimpanan dokumen

     adalah :

     (1) Dekat dengan pemakai sehingga manajer arsip dinamis yang berada

        di      badan    korporas   (organisasi)    dapat   langsung        mengawasi

        pengelolaan dan penyimpanan arsip dinamis.

     (2) Sistem desentralisasi sangat cocok jika informasi rahasia yang

        berkaitan       dengan   sebuah   bagian      disimpan     di    bagian     yang

        bersangkutan.

     (3) Sistem desentralisasi memungkinkan penyimpanan berkas yang

        relevan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan

        sehingga menghemat waktu dalam pengangkutan berkas.

     (4) Dalam sistem pemberkasan terpusat mungkin ada waktu yang

        terbuang dalam menentukan lokasi dokumen. Hal itu tidak terjadi

        pada sistem desentralisasi karena hal tersebut dapat dicegah.




                                                                                      47
       Kelemahan     dari   sistem   penyimpanan     dokumen     dengan   sistem

desentralisi menurut Sulistyo-Basuki (2003; 167) adalah :

       (1) Pengawasan oleh menejer arsip sulit dilakukan karena letak dokumen

           tersebar disemua bagian yang ada dalam organisasi.

       (2) Terjadi duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor,

           sehingga terjadi duplikasi dalam pengeluaran pemberkasan.

       (3) Pekerjaan penberkas di bagian-bagian sangat kecil sehingga sulit

           untuk melatih tenaga pemberkas yang terlatih. Jadi, keuntungan

           spesialisasi tidak diperoleh dalam sistem desentralisasi.

       (4) Sistem desentralisasi akan mengalami kesulitan pemberkasan dalam

           hal dokumen yang relevan yang berkaitan dengan dua bagian atau

           lebih.

       (5) Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan.

       (6) Masing-masing bagian menyimpan arsip aktifnya sehingga arsip

           dinamis aktif yang saling berkaitan tersebut tersebar di berbagai

           tempat, sehingga sulit untuk melakukan pencarian jika dibutuhkan.

       (7) Masing-masing bagian cenderung mengamankan arsip dinamis aktif

           dalam berbagai cara dengan imbas bahwa pengamanan arsip

           dinamis tidak cukup dan lemah.

  c.   Sistem penyimpanan kombinasi, dimana dalam sistem kombinasi

       masing–masing bagian atau unit, menyimpan dokumennya sendiri,

       dibawah kontrol sistem terpusat. Pada sistem penyimpanan kombinasi,

       tanggung jawab sistem berada di pundak menejer dokumen atau petugas

       yang secara operasional bertanggung jawab atas pengelolaan dan

       pengarsipan dokumen dalam sebuah organisasi. Pada sistem kombinasi




                                                                               48
    ini, masing-masing bagian dalam organisasi menyimpan arsip dinamisnya

    di bawah control dari sistem terpusat. Arsip dinamis yang disimpan pada

    masing-masing bagian lazimnya adalah arsip dinamis yang menyangkut

    personalia, gaji, kredit, keuangan, dan catatan pejualan. Pada sistem

    kombinasi, tanggung jawab sistem berada di pundak menejer arsip

    dinamis atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas

    arsip dinamis sebuah badan korporasi (organisasi). Petugas inimenyusun

    jaringan sistem control dan prosedur operasional sistem kearsipan.

    Sistem kombinasi lazimnya dipakai oleh perusahaan yang memiliki dan

    mengoperasikan perusahaan sekaligus anak perusahaannya. Sistem

    kombinasi ini memiliki keuntungan sebagai berikut :

    (1) Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam.

    (2) Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta arsip

        dinamis yang hilang.

    (3) Menekan duplikasi arsip dinamis.

    (4) Memungkinkan pengadaan terpusat dengan imbas efisiensi biaya

        yang lebih baik.

    (5) Memudahkan control gerakan arsip dinamis sesuai dengan jadwal

        retensi dan pemusnahan.

    (6) Adanya keyakinan menejemen di kalangan pengelola arsip dinamis.

Di segi lain sistem kombinasi memiliki kerugian sebagai berikut :

    (1) Arsip dinamis yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang

        sama sehingga menyulitkan penggunaannya.

    (2) Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak

        ada.




                                                                          49
       (3) Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi

           dibawa ke sistem kombinasi.


       Dalam proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen fisik (manual) juga

diperlukan peralatan penyimpanan agar setiap dokumen yang disimpan dan

diarsipkan, dapat terjaga dengan baik keberadaannya. Dalam memilih peralatan

penyimpanan dokumen ada beberapa hal yang penting untuk diperhatikan.

Menurut Basuki ( 2003 ) yang dikutip Badri Munir Sukoco (2006; 101) hal penting

tersebut adalah :


  1.   Kesetaraan     (compability)   peralatan   penyimpanan.   Yang   penting

       diperhatikan oleh pihak pengelola dokumen fisik (manual) dalam hal ini

       terkait dengan peralatan penyimpanan dokumen semacam folder yang

       harus setara pemanfaatannya dengan peralatan yang telah di beli dan

       akan dibeli di masa yang akan datang.

  2.   Efisiensi, dalam hal ini produsan alat penyimpanan dokumen sebaiknya

       sadar akan pentingnya efisiensi dalam proses penyimpanan dan

       pencarian sebuah dokumen pada produk – produk mereka.

  3.   Kualitas, untuk masalah ini hal yang penting untuk diperhatikan adalah

       kualitas dari alat penyimpanan dokumen haruslah ditentukan oleh berat

       atau jenis materi yang digunakan dalam pembuatan.

  4.   Ekonomis, dimana penting dalam proses pengelolaan dan pengarsipan

       dokumen      untuk   meminimumkan     biaya   dalam   mempertimbangkan

       pembelian peralatan simpan pada berbagai oraganisasi, namun patut

       diingat juga bahwa dalam membeli peralatan penyimpanan dokumen

       perlu diperhatikan kualitas, dimana peralatan murah tidak berarti

       merupakan pilihan paling ekonomis.


                                                                            50
        Adapun     peralatan       penyimpanan   dokumen   fisik   (manual)   dapat

digolongkan menjadi tiga jenis yakni, peralatan manual, peralatan mekanis, dan

peralatan otomatis. Perlatan penyimpanan dokumen fisik (manual) mewajibkan

disediakannya ruangan penyimpanan untuk dokumen, sehingga pemakai atau

pengguna dokumen harus menuju ke tempat dokumen atau berkas untuk

menyimpan atau mengambil dokumen. Perlengkapan penyimpanan dokumen

fisik (manual) ini antara lain :


   a.   Spindle File yang merupakan suatu alat penyimpanan yang berbentuk

        sebuah jarum besar atau paku menganga keatas yang ditancapkan pada

        papan atau kertas tebal.

   b.   Vertical Filing Cabinet yang merupakan sebuah lemari penyimpanan

        berkas yang berbentuk vertical dimana lemari ini terdiri dari beberapa laci,

        dan didalam laci - laci inilah dokumen – dokumen yang diarsipkan ditata

        dan disimpan berdasarkan sistem pengelolaan yang diterapkan dalam

        suatu organisasi, kantor, ataupun instansi.

   c.   Open – self File yang berupa jajaran dokumen yang dilakukan pada

        lemari terbuka, berbentuk seperti rak buku. Dengan menggunakan open –

        self file, maka dokumen – dokumen yang diarsipkan dapat diakses

        dengan mudah karena dapat diambil bukan hanya dari arah depan saja

        tetapi juga dari arah samping, begitu juga panduan dan pengenal folder

        dapat dilihat ( dibaca ) dari arah samping, bukan hanya dari arah depan

        rak penyimpanan.

   d.   Lateral Files yang adalah unit penyimpanan dimana dokumen diakses

        dari samping secara horizontal. Lemari jenis ini relative sama dengan

        lemari jenis vertical filling cabinet, namun lemari yang digunakan tidaklah



                                                                                 51
       selebar lemari pada vertical filling cabinet sehingga untuk metode ini,

       tidak membutuhkan ruangan yang berukuran besar.

  e.   Unit Box Lateral File yang merupakan rak penyimpanan yang dirancang

       menyerupai kotak khusus yang dapat digantung pada rel yang

       ditempelkan pada tiang di sepanjamng rel.

  f.   Card File yang merupakan alat penyimpanan berupa stok kartu yang

       dijajarkan dalam berbagai ukuran sehingga pemakai atau penggunan

       dokumen yang diarsipkan dapat menggunakannya sebagai referensi

       informasi yang dibutuhkan. Metode penyimpanan seperti ini, sering

       digunakan pada perpustakaan.

  g.   Microrecord File yang merupakan laci penyimpanan vertical yang

       digunakan untuk menyimpan dokumen yang berupa kartu – kartu yang

       berukuran kecil. Kotak ini memiliki pembagi laci yang dapat memuat

       kartu–kartu dengan jumlah tertentu. Biasanya sebuah microrecord file

       terdiri dari 11 laci – laci yang ukurannya tidak begitu besar.


       Dalam proses pengelolaan arsip dinamis, ada dua model pengelolaan

yang digunakan. Kedua model tersebut menurut An (2003) yang dikutip oleh

Badri Monir Sukoco (2006; 83) adalah Life Cycle Model (Model siklus hidup)

yang lebih tepat untuk mengelola dokumen kertas secara manual danRecords

Continuum Model (Model arsip berkelanjutan) yang lebih tepat digunakan untuk

mengelola arsip elektronik. Adapun perbedaan antara keduanya dapat dilihat

dengan jelas dalam tabel berikut




                                                                           52
                                                         Tabel 2

                    Perbedaan Model Siklus Hidup Dan Model Arsip Berkelanjutan

         Aspek                       Model Siklus Hidup                           Model Berkelanjutan

Dasar                        Pengelolaan dan pengontrolan arsip     Pengelolaan dan pengontrolan arsip elektronik
                             kertas secara efektif (dikembangkan    pada era digital.
                             pasca PD II).
Elemen Dari Arsip            Fisik                                 1. Isi
                                                                   2. Konteks
                                                                   3. Struktur



Hal Yang Menjadi            1. Fokus pada arsip (product-driven)   1. Fokus pada tujuan (process-and-customer
Perhatian Utama             2. Fokus pada keberadaan arsip            driven)
                               secara fisik                        2. Fokus pada isi, konteks, dan struktur arsip
                            3. Berupa kertas                          serta pengembangan sistem
                                                                      penyimpanannya
                                                                   3. Berupa digital format.
Pola                        1. Berdasarkan waktu: arsip akan       1. Multi-dimensi: arsip ada karena waktu/tempat,
                               selesai “masa tugasnya” karena         bukan karena waktu dan tempat.
                               waktu yang telah ditentukan.        2. Berkesinambungan: proses pengarsipan
                            2. Proses pengarsipan hanya berlaku       akan terjadi di mana arsip itu ada.
                               pada prose situ sendiri.
Perspektif                  1. Eksklusif                           1. Insklusif
                            2. Bertujuan tunggal                   2. Bertujuan banyak
                            3. Sebagai rekaman kehidupan           3. Sebagai rekaman kehidupan organisasi
                               organisasi.                         4. Bernilai historis, sekarang yang
                            4. Bernilai historis atau sekarang.       berkesinambungan dengan masa depan
                                                                      organisasi.
Proses                       Ada tahapan tertentu dalam             Penyimpanan arsip dan proses pengarsipan
                             pengarsipan dan pembedaan antara       terintegrasi dan berkesinambungan.
                             arsip sekarang dan historis.
Kriteria Untuk Menyeleksi    Nilai historis atau sekarang.          Nilai berkelanjutan, termasuk nilai historis atau
Arsip                                                               sekarang.
Waktu Untuk Menilai Arsip    Pada akhir proses pengarsipan.         Selama proses pengarsipan terjadi.
Tugas Menejemen             1. Hanya berhubungan dengan proses     1. Terintegrasi antara bisnis dan proses
Pengarsipan                    penyimpanan arsip                      pengarsipan, dan proses akan terjadi di
                            2. Menejer arsip tidak mempunyai          setiap lini bisnis.
                               hubungan fungsional dengan          2. Akuntabilitas bagi menejer arsip tidak hanya
                               organisasi, hanya menerima,            berkaitan dengan pemeliharaa arsip, namun
                               mengelola, dan merawat arsip           juga berhubungan dengan penciptaanvalue
                            3. Pembedaan akuntabilitas antara         dari tujuan dan fungsi organisasi.
                               pembuat, pemakai, menejer arsio,    3. Kerangka kerja yang tertinggal dengan
                               maupun pengelola arsip.                stakeholders yang lain.




                                                                                                          53
       Dengan melakukan pengelolaan yang benar terhadap arsip dinamis yang

berbentuk fisik (manual) serta menggunakan alat – alat penyimpanan yang baik

dalam proses pengelolaannya, maka keautentikan arsip dapat terjaga dengan

baik dan secara otomatis, tujuan pemeliharaan arsip dapat terwujud sesuai

dengan yang diharapkan.


II. 7. Kerangka Pikir


       Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa menurut Boedi Martono

yang dikutip oleh Hasruddin Jamaruddin (2007; 4), dalam sistem pengelolaan

arsip dinamis ada sistem pengelolaan yang dikenal yakni :


   1. Kegiatan Pengurusan Surat (Mail Handling) yaitu prosedur pengurusan

       surat masuk maupun surat keluar baik surat biasa maupun rahasia serta

       penggunaan azas baik sentralisasi maupun desentralisasi atau gabungan

       antara keduanya.

   2. Kegiatan Penataan Arsip (filling) dan yaitu kegiatan mengatur, menyusun,

       dan menata semua arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis agar

       dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.

   3. Kegiatan Penyusutan Arsip (record disposisi) yakni kegiatan mengurangi

       jumlah arsip yang tercipta agar tidak terjadi problema yang menyangkut

       ruang penyimpanan, biaya, peralatan, penyediaan tenaga, serta untuk

       perawatan dan pemeliharaannya.


  Dari ketiga   dalam sistem pengelolaan arsip yang telah dijelaskan diatas,

Boedi Martono yang dikutip oleh Hasruddin Jamaruddin (2007; 4) lebih lanjut

menjelaskan bahwa kegiatan penataan arsi merupakan bagian dari sistem




                                                                           54
pengelolaan arsip yang menjadi acuan utama dalam pengukuran berhasil atau

tidaknya penerapan sistem kearsipan yang baik dalam suatu organisasi.


  , Sementara itu menurut Nur Baso yang dikutip oleh Irmawanti Tahir (2007;

33), faktor yang mendukung terlaksananya sistem pengelolaan arsip yang baik

adalah :


  1. Sumber Daya Manusia yakni kemampuan pegawai yang terlibat langsung

      di bidang kearsipan dalam penerapan sistem kearsipan pola baru.

  2. Sarana dan Prasaranan yakni dukungan terhadap sistem pengelolaan

      arsip   yang   berupa   perangkat   lunak   dan   perangkat   kasar   yang

      dipergunakan di bidang kearsipan.

  3. Biaya Kearsipan yakni anggaran yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan

      sistem pengelolaan arsip yang menerapkan sistem kearsipan pola baru.


  Pendapat ini didukung oleh Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang

Kearsipan Pasal 1 point 24 yang menyatakan bahwa penyelenggaraan kearsipan

adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan

pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh

sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta sumber daya lainnya.


  Berangkat dari latar belakang masalah yang telah dijelaskan sebelumnya dan

berdasarkan penjelasan teori diatas, maka dapat disimpulkan bahwa yang

menjadi masalah dalam hal pengelolaan arsip dinamis pada kantor Kopertis

Wilayah IX Sulawesi terletak pada sistem penataan dan penemuan kembali arsip

dinamis yang dibutuhkan dalam suatu proses administrasi. Berdasarkan hal ini,

maka adapun kerangka konsep dalam penelitian ini dapat penulis gambarkan

sebagai berikut :


                                                                              55
                               Gambar 1

                         Gambar Kerangka Pikir



 Kantor Kopertis           Sistem Penataan        Pengelolaan Arsip
Wilayah IX Sulawesi         (Filling) Arsip           Dinamis




                      Faktor Yang Mempengaruhi

                        1. Sumber Daya Manusia
                        2. Sarana Dan Prasarana
                        3. Biaya




                                                              56
                                    BAB III



                             METODE PENELITIAN



III.1. Lokasi Penelitian


Mengacu pada judul skripsi ini, maka lokasi penelitiannya adalah kantor Kopertis

Wilayah IX Sulawesi yang secara administrasi berada dibawah naungan

Diroktorat Perguruan Tinggi dan secara hukum / legal berada dibawah naungan

Kementerian Pendidikan Nasional. Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi

berlokasi di jalan Bung Kilometer 9 Tamalanrea – Makassar, dimana Kantor

Kopertis Wilayah IX Sulawesi merupakan lembaga yang bertugas untuk

mengkoordinasi seluruh perguruan tinggi swasta yang berada di pulau Sulawesi.

Selain bertugas untuk mengkoordinasi seluruh perguruan tinggi swasta yang ada

di pulau Sulawesi, Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi juga diamanatkan oleh

pemerintah untuk melaksanakan tugas dan fungsinya dalam bidang kearsipan

yakni mengelolah arsip dengan baik dan benar baik baik untuk kepentingan

perguruan-perguruan tinggi yang berada dalam naungannya, kepentingan para

dosen yang mengajar pada perguruan tinggi,          maupun kepada pemerintah,

dalam hal ini Kementerian Pendidikan Nasional Direktorat Perguruan Tinggi.


III. 2. Pendekatan Dan Tipe Penelitian


  1.   Pendekatan    dalam    penelitian   ini   adalah   kualitatif   yaitu   dengan

       menganalisis data serta informasi yang diperoleh dari informan sesuai

       dengan pokok permasalahan yang diteliti pada instansi tersebut.




                                                                                   57
   2.   Tipe penelitian yang digunakan adalah deskriptif, yaitu penelitian yang

        dimaksudkan       untuk   memberikan   penggambaran   atau   penjelasan

        mengenai masalah serta hasil penelitiannya dengan kenyataan yang ada

        pada lokasi penelitian.


III.3. Unit Analisis


        Unit analisis dalam skripsi ini adalah organisasi pada kantor Kopertis

Wilayah IX Sulawesi yang menangani dokumen – dokumen seluruh dosen yang

mengajar pada perguruan tinggi swasta yang ada di pulau Sulawesi.


III.4. Penentuan Informan


        Sesuai dengan dasar dalam penelitian ini adalah study kasus maka yang

ditetapkan sebagai informannya adalah para pejabat dan pegawai yang

menangani dan mengelola secara langsung dokumen kepegawaian yang ada di

kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi yakni :


   1.   Kepala Bagian Tata Usaha

   2.   Kepala Sub Bagian Umum

   3.   Kepala Sub Bagian Kepegawaian

   4.   Staf Yang Menangani Arsip Pada Sub Bagian Kepegawaian

   5.   Dosen PTS Yang Berada Di Bawah Naungan Kantor KopertisWilayah IX

        Sulawesi.


III.5. Jenis Dan Sumber Data


   1. Data primer yaitu data yang diperoleh langsung dari hasil wawancara

        dengan informan tentang masalah yang terkait langsung dengan

        penelitian ini.


                                                                            58
   2. Data sekunder yaitu data yang diperoleh dan dikumpulkan dari beberapa

        sumber lain seperti dokumen dan bahan – bahan lain            yang relevan

        dengan masalah dalam penelitian ini..


III.6. Teknik Pengumpulan Data


        Data yang diperlukan dalam penelitian ini dikumpulkan dengan beberapa

teknik yakni sebagai berikut :


   1.   Wawancara, yaitu teknik pengumpulan data dan informasi yang relevan

        dengan mewawancarai secara langsung para informan yang ada.

   2.   Observasi, yaitu pengamatan langsung di lokasi penelitian.

   3.   Studi kepustakaan, yaitu dengan menelusuri karya – karya tulis, literature-

        literatur, laporan – laporan, dan peraturan perundang – undangan yang

        relevan dengan masalah dalam penelitian ini yaitu masalah sistem

        pengelolaan arsip dinamis.


III.7. Teknik Analisis Data


        Penelitian   diadakan    untuk   satu   tujuan   pokok,   yakni   menjawab

pertanyaan-pertanyaan penelitian untuk mengungkap fenomena social atau

alami tertentu. Proses penganalisaan terhadap data yang sudah dihimpun di

lokasi penilitian adalah hal yang sangat penting dalam suatu penelitian karena

dari hasil analisis inilah akan ditarik kesimpulan yang pada akhirnya menjadi hasil

penelitian


        Menurut Masri Singaribun Dan Sofian Efendi (1989; 263) analisis data

adalah proses penyederhanaan data dan informasi kedalam bentuk yang lebih

mudah dibaca dan diinterpretasikan. Berdasarkan definisi ini, maka data dan



                                                                                59
informasi yang diperoleh dalam penelitian ini dianalisis secara deskriptif kualitatif

berupa penggambaran dan penjelasan dengan kalimat – kalimat yang sederhana

dan sistematis dengan menggunakan Media Electronik berupa alat perekam,

hasil dari wawancara dengan para informan terutama yang berkaitan langsung

dengan permasalahan Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis.


III. 8. Fokus Penelitian


       Adapun fokus penelitian dalam penelitian ini adalah sistem penataan

arsip yang meliputi sistem penyimpanan, peminjaman, dan penemuan kembali

arsip, serta faktor-faktor yang mempengaruhi sistem kearsipan yakni, sumber

daya manusia, sarana dan prasarana kearsipan, dan biaya kearsipan.


1. Sistem penataan arsip yang merupakan rangkaian proses dalam pengelolaan

  terhadap arsip yang ada dalam suatu organisasi yang meliputi:

a. Penyimpanan Arsip.

b. Peminjaman Arsip.

c. Penemuan Kembali Arsip.

3. Faktor-faktor   yang    memepengaruhi       arsip   merupakan     hal-hal   yang

  berpengaruh terhadap pelaksanaan sistem kearsipan dalam suatu organisasi.

  Faktor-faktor yang mempengaruhi sistem kearsipan tersebut antara lain yaitu:

a. Sumber Daya Manusia dapat didefinisikan sebagai kemampuan pegawai yang

  terlibat langsung dalam bidang kearsipan dalam penerapan sistem kearsipan.

b. Sarana dan Prasarana dapat didefinisikan sebagai dukungan yang berupa

  perangkat keras yang digunakan dalam bidang kearsipan.

c. Biaya yang dapat didefinisikan sebagai anggaran yang tersedia untuk

  pelaksanaan sistem pengelolaan arsip.



                                                                                  60
                                          BAB IV



                           DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN



IV. 1. Sejarah Singkat Dan Landasan Hukum Instansi


             Berdasarkan   terbitnya   Surat   Keputusan   Menteri   Pendidikan   dan

    Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 1/PK/1968 tanggal 17 Februari 1968

    yang berlaku surut mulai tanggal 10 Oktober 1967 dibentuk Koordinator

    Perguruan Tinggi (KOPERTI) yang mempunyai fungsi sebagai aparatur

    konsultatif dengan Kepala Kantor Perwakilan Pendidikan dan Kebudayaan

    setempat. Pada tahun 1967 dibentuk 7 KOPERTI di seluruh Indoensia, yang

    terdiri dari :


    1. KOPERTI Wilayah I (Aceh, Sumatera Utara, Sumatera Barat dan Riau)


    2. KOPERTI Wilayah II(Jakarta Raya, Jambi, Sumatera Selatan, Lampung,

        Bengkulu dan Kalimantan Barat)


    3. KOPERTI Wilayah III (Jawa Barat)


    4. KOPERTI Wilayah IV (Daerah Istimewa Yogyakarta, Surakarta dan Kedu)


    5. KOPERTI Wilayah V (Keresidenan Pati, Semarang, Pekalongan dan

        Banyumas)


    6. KOPERTI Wilayah VI (Jawa Timur, Bali, Kalimantan Tengah, Kalimantan

        Timur, Kalimantan Selatan, Nusa Tenggara Barat dan Nusa Tenggara Timur)




                                                                                   61
7. KOPERTI Wilayah VII (Sulawesi Selatan, Sulawesi Tenggara, Sulawesi

   Tengah, Sulawesi Utara, Maluku dan Irian Jaya).


       Sehubungan dengan makin bertambahnya pendirian perguruan tinggi

terutama Perguruan Tinggi Swasta di masing-masing wilayah, berdasarkan

Keputusan Presiden (Keppres) No. 44 dan No. 45 tahun 1974 maka Menteri

Pendidikan dan Kebudayaan mengeluarkan Surat Keputusan Nomor 079/O/1974

tanggal 17 Februari 1974 Junto No. 094/O/1975 dilakukan perubahan nama

Koordinator   Perguruan   Tinggi   (KOPERTI)    dirubah   menjadi   Koordinator

Perguruan Tinggi Swasta (KOPERTIS).


       Adapun perkembangan sejarah kepemimpinan di Kopertis Wilayah IX,

dimulai dari Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud) No.

054/1972 tanggal 25 Maret 1972, Koperti Wilayah VII (Sulawesi, Maluku dan Irian

Jaya) pertama kali dijabat oleh Dr. Muh. Natsir Said, SH sebagai Koordinator,

yang   pada periode tersebut       dengan dikeluarkannya Kemendikbud No.

14440/C/I/1972 tanggal 31 Mei 1972 diangkat Prof. Dr. Zainal Abidin Farid, SH,

menggantikan Dr. Muh. Natsir Said, SH.


       Berdasarkan Kemendikbud RI No. 84266/C/I/1976 tanggal 12 Maret

1976, Koordinator yang dijabat Prof. Dr. Zainal Abidin Farid, SH, diberhentikan

dengan hormat dan mengangkat Prof. Dr. Ahmad Amiruddin (Rektor Universitas

Hasanudin) dengan tugas dan wewenang hanya mengkoordinasi Perguruan

Tinggi Swasta.


       Berdasarkan Kemendikbud Nomor 0135/O/1990 tanggal 15 Maret 1990

terjadi pemekaran Kopertis se Indonesia dimana Kopertis Wilayah IX dibagi

menjadi 2 (dua), yaitu : Kopertis Wilayah IX yang meliputi Sulawesi dan Kopertis


                                                                             62
    Wilayah XII yang meliputi Maluku dan Papua, dimana Koordinator Kopertis

    Wilayah IX dijabat oleh Prof. Dr. A. Rahman Rahim sampai dengan tahun 1995.


           Pada Periode tahun 1995 sampai dengan tahun 1999, Koordinator

    Kopertis Wilayah IX di jabat oleh Prof. Drs. A. Ahmad R. Hafidz dan Tahun 1999–

    Tahun 2004 Koordinator di Jabat oleh Dr. H. Abd. Rauf Patong, sedangkan pada

    periode tahun 2004 sampai dengan tahun 2008, Koordinator di jabat oleh

    Prof.Dr.H. Aminuddin Salle,SH.,MH. Pada Periode bulan September tahun 2008

    sampai dengan saat ini Koordinator Kopertis Wilayah IX di jabat oleh Prof.Dr. H.

    Muhammad Basri Wello, MA.


IV.2. Rencana Kerja Strategis


           Kopertis Wilayah IX Sulawesi menetapkan visi dan misi sebagai berikut :


                                         VISI


           Terwujudnya Kopertis Wilayah IX Yang Terkemuka dan Berdaya Saing.


                                         MISI

      1.   Memperluas dan memeratakan akses pendidikan tinggi yang bermutu,

           berdaya saing, berkesetaraan gender dan relevan dengan kebutuhan

           masyarakat serta pembangunan nasional dalam lingkup Kopertis wilayah

           IX.

       2. Mewujudkan sistem tata kelola, akuntabilitas, pencitraan publik dan

           sistem pengawasan internal modern, efektif dan efisien.




                                                                                 63
           3. Mewujudkan pengembangan kapasitas (capacity building) dan penguatan

              kelembagaan melalui profesionalitas pendidik, tenaga kependidikan dan

              kelembagaan Kopertis dan PTS.


IV.3. Struktur Organisasi Dan Pemerintahan


              Struktur organisasi KOPERTIS disusun dengan berpedoman pada SK

    Mendikbud Nomor 0300/0/1990 dan Nomor 0135/0/1992. Struktur Organisasi ini

    kemudian diisi dengan tenaga-tenaga yang tersedia baik yang berasal dari

    tenaga pembentukan Universitas Hasanuddin maupun pegawai organik yang

    berasal dari KOPERTIS sendiri.


IV.4. Uraian Tugas dan Kegiatan pada KOPERTIS WILAYAH IX SULAWESI


              Kopertis yang dimulai sejak tahun 1975 peran dan fungsinya sangat

    nampak berkembang sejalan dengan terbitnya SK Mendikbud No.062/O/1982,

    No. 0135/ O/1990 dan SK Mendiknas No.184/U/2001, yang menggambarkan

    Kopertis perpanjangan tangan Ditjen Dikti di wilayah untuk melaksanakan

    pengawasan, pengendalian dan pembinaan, yang mengacu pada paradigma

    baru yaitu Kualitas yang berkelanjutan, Otonomi perguruan tinggi, Akuntabilitas,

    Akreditasi dan Evaluasi diri.


              Kegiatan pengawasan,pengendalian, dan pembinaan tersebut di atas

    sejalan dengan pasal 66 Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003, yang antara

    lain     menyatkan     bahwa    pemerintah    melakukan    pengawasan      atas

    penyelenggaraan pendidikan pada semua jenjang dan jenis pendidikan.




                                                                                 64
       Keberadaan        Kopertis   pada   dewasa   ini   diperlukan   mengingat

perkembangan PTS sangat pesat dengan jumlah 2.789 PTS dan tersebar

diseluruh    wilayah    Indonesia   sehingga   pengawasan    pengendalian    dan

pembinaannya tidak mungkin dilaksanakan langsung oleh Direktorat Jenderal

Pendidikan Tinggi.


       Kopertis        berfungsi    mengkoordinasikan     PTS     agar      dapat

menyelenggarakan pendidikan tinggi secara akuntable dan berkualitas. Adapun

tugas-tugas yang dilaksanakan dalam melaksanakan sebagian tugas ditjen Dikti

dalam pengawasan, pengendalian, dan pembinaan PTS meliputi :


1. Melaksanakan pemantauan dan pengawasan penyelenggaraan pendidikan di

  Perguruan Tinggi Swasta (PTS) termasuk pemberian penghargaan dan sangsi

  sesuai peraturan yang berlaku

2. Melaksanakan evaluasi kinerja penyelenggaraan PTS

3. Melaksanakan klarifikasi dan verifikasi terhadap usulan pendirian PTS dan

  Program studi baru

4. Merencanakan, melaksanaan dan memonitor pemberian bantuan kepada PTS

5. Mengembangkan system informasi manajemen akademik dan administratif di

  Kopertis

6. Melaksanakan sosialisasi peraturan dan kebijakan Direktorat Jenderal

  Pendidikan Tinggi

7. Mengolah dan menganalisis laporan evaluasi diri PTS

8. Melegalisir foto copy ijasah lulusan PTS, yang ijasahnya ditandasahkan oleh

  Koordinator Kopertis dan PTS yang bersangkutan telah tutup




                                                                              65
9. Melaksanakan evaluasi terhadap perkembangan penyelenggaraan program

  studi dan melaporkannya kepada Dirjen Dikti


       Sebagai    Penjabaran    lebih   lanjut    dari    SK   MENDIKBUD       Nomor

0135/O/1990 dan Nomor 0300/O/1992 telah disusun kegiatan dari pejabat dalam

lingkungan Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi mulai dari Koordinator sampai

unit kerja yang terkecil, sebagaimana diuraikan sebagai berikut :


a. Koordinator

Uraian Tugas-Tugas Pokok Koordinator, yaitu:


a. Melaksanakan kebijaksanaan pembinaan terhadap PTS secara operasional di

  wilayah kerjanya dengan mendapat bantuan teknis akademik dari Dirjen

  Pendidikan Tinggi (Merencanakan).

b. Memberi dorongan dan saran-saran dalam rangka pengembangan PTS

  sesuai     dengan      kebijaksanaan       yang        ditentukan   Dirjen    Dikti

  (Mengorganisasikan).

c. Memberikan bantuan sarana dan tenaga kepada PTS dalam rangka

  peningkatan kemampuan untuk mandiri (Membimbing).

d. Melaksanakan EPSBED bagi perguruan tinggi swasta (Mengkoordinasikan).

e. Melaksanakan     pengendalian    teknis       dan     pengayoman   kepada    PTS

  (Mengawasi).

f. Melaksanakan tugas lain atas petunjuk Dirjen Dikti (Melaksanakan).

b. Sekretaris Pelaksana:

Uraian Tugas-Tugas Pokok Sekretaris:

a. Membantu koordinator dalam melaksanakan tugasnya serta memberikan

  pelayanan teknis administratif kepada semua unsur di lingkungan Kopertis


                                                                                  66
b. Melaksanakan      pengumpulan,       pengolahan,      dan      mengadministrasikan

  data/informasi     tentang      evaluasi/akreditasi,   kelembagaan,       akademik,

  kemahasiswaan,       serta      melaksanakan    sistem    informasi/publikasi    dan

  kerjasama PTS.

c. Melaksanakan pengumpulan pengolahan dan mengadministrasikan hasil

  kegiatan bimbingan penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi Swasta.

d. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, dan mengadministrasikan bahan

  pertimbangan dalam rangka pemberian bantuan saran dan tenaga kepada

  PTS.

e. Membina penyelenggaraan urusan kepegawaian, keuangan, dan urusan

  lainnya di lingkungan Kopertis wilayah IX Sulawesi.

c. Bagian Tata Usaha

Uraian Tugas- Tugas Pokok

a. Mengkoordinasi,        membimbing,       mengawasi      kegiatan-kegiatan      yang

  dilaksanakan     oleh    Sub.    Bagian   Keuangan,Sub.        Bagian   Umum,    dan

  Kepegawaian

b. Membimbing dan mengawasi persuratan, pengadaan, dan pengarsipan.

c. Mengawasi penggunaan alat-alat kantor

d. Mengelolah dan mengawasi penggunaan anggaran rutin

e. Mengatur pembagian kerja dan tata kerja anatar satuan unit kerja organisasi di

  lingkungan Bagian Tata Usaha

f. Melaksanakan urusan surat menyurat, laopran-laporan, perlengkapan rumah

  tangga, pelayanan administrasi, kepegawaian, dan sebagainya.

g. Memeriksa       surat-surat      masuk      yang      telah     diagenda       untuk

  Sekretaris/Koordinatribusikan ke bagian-bagian sesuai diposisi.




                                                                                    67
h. Meneliti surat-surat permintaan barang-barang keperluan rumah tangga

i. Memberikan pelayanan administrasi kepada semua satuan unit organisasi di

  lingkungan kopertis.

j. Bertanggung jawab kepada sekretaris pelaksana tentang tugas-tugas Bagian

  Tata Usaha.

k. Menyusun LAKIP

l. Melaksanakan tugas dinas lainya atas perintah atasan.

d. Kepala Sub Bagian Kepegawaian

Uraian Tugas-Tugas Pokok :

1. Melakukan tugas-tugas urusan kepegawaian, sebagai berikut:

a) Menyusun rencana dan program kerja tahunan Sub. Bagian Kepegawaian

  serta pengadaan tenaga administrasi dan tenaga pengajar pada Kopertis

  Wilayah IX Sulawesi.

b) Menyiapkan pengusulan mutasi Kepegawaiana untuk tenaga administrasi dan

  tenaga pengajar yang dipekerjakan pada PTS.

c) Meneliti   usulan   jabatan   fungsional   akademik   tenaga   pengajar   yang

  dipekerjakan (DPK) pada PTS dan tenaga pengajar yayasan pada Kopertis

  Wilayah IX Sulawesi.

d) Pengelolaan sertifikasi dosen PTS.

e) Memeriksa Inpassing Dosen Negeri DPK tetap yayasan PTS.

2. Mutasi Kepangkatan dan Pengembangan Karir

a) Memproses jabatan fungsional dosen negeri DPK PTS dan dosen PTS.

b) Memproses kenaikan pangkat dosen negeri DPK dan dosen PTS.

c) Membuat rekapitulasi jumlah dosen negeri DPK menurut jabatan fungsional.

d) Membuat konsep surat penolakan kenaikan jabatan dan pangkat.




                                                                               68
e) Membantu Kasubag dalam rangka penyusunan formasi tenaga.

f) Penetapan kelulusan jabatan fungsional

g) Evaluasi dan verifikasi beban kerja dosen negeri DPK PTS.

h) Menerima/mencatat usul jabatan fungsional akademik

i) Mendata jumlah dosen PTS yang telah memperoleh jabatan fungsional.

j) Melaksanakan tugas dinas lainnya atas perintah atasan.

d. Pengembangan

a) Membuat surat izin pegawai dan dosen negeri DPK

b) Membuat surat usul alih status kepegawaian ke tenaga Dosen negeri.

c) Membuat SK Pengabdian bagi dosen negeri DPK bagi dosen negeri DPK

  yang meninggal dunia.

d) Membuat usul ujian dinas bagi pegawai

e) Membuat surat cuti pegawai

f) Memproses usul pemberian penghargaan bagi pegawai dan dosen.

g) Mengelola inpassing dosen tetap yayasan.

h) Memproses data DUK setiap akhir tahun.

i) Memproses surat-menyurat

j) Membuat surat teguran terhadap pegawai/dosen negeri DPK

k) Menangani permasalahan pegawai/dosen negeri DPK

e. Pemroses DP-3

f. Analisis dan Perancangan Sistem Database

a). Merekonstruksi bagian kepegawaian sesuai kebutuhan sistem informasi.

b). Membuat dan merekap laporan bulanan kepegawaian.




                                                                           69
e.Kepala Sub Bagian Umum

Uraian Tugas

   a. Menyusun Rencana dan program kerja Sub. Bagian Umum.

   b. Mengevaluasi dan menilai prestasi staf pembinaan dan pengembangan

        karir.

   c. Mengkoordinasikan persurtan, pengarsipan, dan dokumentasi.

   d. Mengkoordinasi pengelolahan barang dan perlengkapan.

   e. Mengkoorsinasi pengelolahan Operasional Kantor.

   f.   Mengkoordinir keamanan dan ketertiban kantor.

   g. Mengkoordinir kebersihan lingkungan kantor.

   h. Mengkoordinir Humas, Keprotokoleran dan Kesehatan.

   i.   Mengkoordinir pelaksanaan upacara hari-hari besar nasional.

   j.   Membuat rencana penghapusan barang inventaris dan kendaraan dinas.

   k. Melayani peminjaman gedung.

   l.   Membuat LAKIP sub bagian.

   m. Melaksanakan tugas lainya yang atas perintah atasan.

IV.5. Kondisi Pegawai

a. Kondisi Pegawai Berdasarkan Tingkat Pendidikan

        Baik buruknya kinerja suatu organisasi dalam melaksanakan tugas dan

fungsinya sangat bergantung pada tingkat keahlian para anggota organisasi,

dalam hal ini para pegawai organisasi. Keahlian setiap organisasi, sangat

bergantung pada tingkat pendidikan pegawai, semakin tinggi tingkat pendidikan

seorang pegawai, maka semakin tinggi pula tingkat keahliannya dalam

melaksanakan tugas-tugasnya.




                                                                          70
       Adapun gambaran kondisi pegawai pada Kantor Kopertis Wilayah IX

Sulawesi berdasarkan tingkat pendidikan pegawai dapat dilihat secara rinci

dalam table berikut ini:

                              Tabel 3
  Keadaan Jumlah Pegawai Kantor Kopertis Wilayah Ix Sulawesi Menurut
                    Tingkat Pendidikan Terakhir

          Tingkat Pendidikan                     Jumlah (Orang)

                   S3                                   1

                   S2                                   22

                   S1                                   43

                   D3                                   2

            SMA/Sederajad                               14

            SMP/Sederajad                               4

                Jumlah                                  86

Sumber Data : Sub Bagian Kepegawaian Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi Per
Desember 2011.

       Dari table diatas kita dapat mengetahui bahwa pegawai pada Kantor

KopertisWilayah IX Sulawesi yang paling banyak adalah lulusan S1 yang

jumlahnya mencapai 43 orang, kemudian diikuti oleh lulusan S2 yang jumlahnya

sebanyak 21 orang, dan lulusan SMA/sederajat sebanyak 14 orang, lalu lulusan

SMP/sederajad sebanyak 4 orang, lulusan D3 sebanyak 2 orang dan lulusan S3

sebanyak 1 orang.


       Tingkat pendidikan yang dimiliki seorang pegawai sangat berpengaruh

terhadap keberhasilan pelaksanaan tugas yang diebankan kepadanya. Jika kita

memperhatikan tabel diatas, maka dapat disimpulkan bahwa pihak Kantor

Kopertis Wilayah IX Sulawesi sepertinya sudah memiliki jumlah pegawai yang




                                                                         71
cukup memadai, meskipun belum dalam tingkat yang sempurna, sehingga yang

harus diperhatikan adalah pemberian pelatihan dan keterampilan sesuai dengan

bidang yang dikerjakan, agar prestasi kerja pegawai dapat semakin meningkat

serta dapat menyelesaikan pekerjaan secara efektif dan efisien.


b. Kondisi Pegawai Berdasarkan Golongan

       Agar pegawai dapat mengetahui batas-batas kewenangan yang dimiliki

dan pada siapa ia harus bertanggung jawab serta siapa-siapa saja yang masuk

dalam wilayah kewenanganya, maka para pegawai diklasifikasikan berdasarkan

golongan. Untuk mengetahui gambaran keadaan jumlah pegawai yang ada di

Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi dapat dilihat pada table berikut :

                              Tabel 4
          Keadaan Jumlah Pegawai Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi
                          Menurut Golongan

              Golongan                               Jumlah (Orang)

                    I                                        3

                   II                                        18

                   III                                       53

                  IV                                         12

                Jumlah                                       86

Sumber Data : Sub Bagian Kepegawaian Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi Per
Desember 2011.

       Dari tabel diatas dapat diketahui bahwa golongan yang paling tinggi

dilingkungan Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi adalah golongan IV yang

berjumlah 12 orang, sedangkan golongan terendah adalah golongan I dengan

jumlah pegawai 3 orang. Adapun pegawai yang masuk dalam golongan II adalah

sebanyak 18 orang, dan yang bergolongan III adalah 53 orang. Jadi, golongan

yang paling banyak diduduki oleh pegawai adalah golongan III.


                                                                         72
       Kondisi pegawai berdasarkan golongan menggambarkan golongan

jabatan dan ruang gaji tertentu yang berkaitan dengan tingkat kesejahteraan para

pegawai. Semakin tinggi keadaan rata-rata golongan pegawai dengan organisasi

mencerminkan kemungkinan terlaksananya pekerjaan secara efektif. Hal ini

dimungkinkan karena tingkat kesejahteraan kadang-kadang menjadi penyebab

kemalasan dan rendahnya motivasi pegawai untuk menghasilkan produktivitas

kerja sebagaimana yang ditargetkan oleh instansi/organisasi.




                                                                             73
                                     BAB V



                              HASIL PENELITIAN



       Data hasil penelitian yang disajikan adalah data tentang sistem

pengelolaan arsip dinamis yang peneliliannya difokuskan pada sistem penataan

(filling) dan penemuan kembali arsip dinamis pada Sub Bagian Kepegawaian

Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi. Data tersebut dianalisis untuk memberikan

gambaran dan penjelasan berdasarkan hasil wawancara dengan informan serta

mendeskripsikan dengan hasil observasi yang dianggap mendukung dalam

penelitian ini. Untuk lebih memperjelas lagi tentang data yang diperoleh dari hasil

penelitian akan dikemukakan satu persatu sebagai berikut.


V. 1. Proses Penciptaan Arsip (Proses Pengurusan Surat)


       Proses penciptaan arsip (pengurusan surat) disuatu organisasi, sangat

penting untuk diketahui alurnya, hal ini karena proses penciptaan arsip adalah

bagian awal dari seluruh kegiatan kearsipan dalam suatu organisasi. Jika arsip

yang ada dalam suatu organisasi tidak jelas alur penciptaannya, maka sangat

sulit untuk melaksanakan kegiatan kearsipan dengan baik dan benar sesuai

dengan prosedur yang ada. Untuk itu, mengawali uraian tentang sistem

kearsipan di Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi, terlebih dahulu penulis

menguraikan tentang proses penciptaan arsip di Kantor Kopertis Wilayah IX

Sulawesi.


       Untuk mengetahui alur proses penciptaan arsip di Kantor Kopertis

Wilayah IX Sulawesi, terlebih dahulu dilakukan penelusuran pada sub bagian




                                                                                74
umum dengan melakukan wawancara dengan Kasubag Umum Kantor Kopertis

Wilayah IX Sulawesi yakni Ibu Nur Qalbi, S.H. pada hari Senin, 02 April 2012

sekitar pukul 10.17 Wita, dimana beliau menjelaskan bahwa :


       “Proses penciptaan arsip yang berupa surat keluar dibuat oleh masing-
masing sub bagian yang ada, lalu selanjutnya setiap surat keluar dibawa ke sub
bagian umum untuk pemberian nomor surat, pencatatan surat pada buku agenda
surat keluar, dan dilakukan pengscanan terhadap surat agar jika terjadi
kehilangan, maka surat dapat dicetak ulang dari hasil scan yang ada”.

       Selanjutnya, Bapak Markus Yan Patarru, S.Sos, MM yang merupakan

staf pada sub bagian kepegawaian yang diwawancarai oleh penulis pada hari

Rabu, 04 April 2012 sekitar pukul 10.23 Wita menjelaskan bahwa :


       “Peoses penciptaan arsip yang berupa surat masuk yaitu, setiap surat
dimasukkan melalui sub bagian umum, lalu pada sub bagian umum dilakukan
pencatatan dan pemberian lembar disposisi terhadap surat masuk untuk
selanjutnya dibawa ke setiap sub bagian tujuan surat”.

       Dari hasil wawancara yang dilakukan penulis dapat memperoleh

gambaran bahwa proses penciptaan arsip yakni surat masuk dan surat keluar di

Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi menggunakan asas kombinasi antara asas

sentralisasi dan asas desentralisasi yang artinya bahwa proses pengurusan surat

di Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi baik itu surat masuk maupun surat keluar

dilakukan bersama-sama yaitu antara sub bagian umum dengan sub bagian

lainnya dimana dalam hal ini penyampaian surat keluar dilakukan oleh masing-

masing sub bagian tetapi proses pemberian nomor dilakukan pada sub bagian

umum dan untuk surat masuk, penyampaian surat masuk dilakukan oleh sub

bagian umum kepada sub-sub bagian yang bersangkutan dengan surat masuk

(sub bagian tujuan surat masuk) dan pengelolaan terhadap surat masuk

dilakukan pada masing-masing sub bagian.




                                                                            75
       Sementara itu, berdasarkan hasil pengamatan (observasi) yang dilakukan

oleh penulis mengenai prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar di

Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi diperolah data sebagai berikut:


1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk

       Prosedur pengurusan masuk di Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi

  dapat digambarkan sebagai berikut:

a. Penerimaan Surat.

       Surat yang masuk diterima oleh staf yang ada pada sub bagian umum

  baik surat yang diantarkan oleh petugas pos atau kurir, dibuka lalu dibaca

  isinya, lalu distenpel tanggal dan waktu surat diterima.

b. Mencatat Surat.

       Setelah pada surat masuk distenpelkan tanggal dan waktu diterimanya

  surat, selanjutnya dilakukan pencatatan surat yang meliputi pencatatan

  tanggal, perihal, dan nomor surat dalam buku agenda surat masuk. Setelah itu

  dilakukan pencatatan pada lembar disposisi, dan penempelan lembar disposisi

  pada bagian depan surat.

c. Mengelompokkan Surat.

       Jika telah dilakukan pencatatan terhadap surat-surat yang masuk, maka

  selanjutnya surat-surat masuk yang ada dikelompokkan berdasarkan sub

  bagian tujuan dari surat untuk memudahkan pangantaran surat ke sub-sub

  bagian yang ada.

d. Pengantaran Surat Masuk Ke Sub Bagian Tujuan Surat.

       Setelah pengelompokan surat selesai, maka petugas dari sub bagian

  umum menuju ke sub-sub bagian yang ada untuk mengantarkan surat masuk,

  dan setelah menemukan pegawai sub bagian yang menjadi tujuan surat,



                                                                           76
              kepada pegawai tersebut diberikan buku agenda untuk diparaf sebagai bukti

              tanda terima. Dan selanjutnya surat masuk akan dikelolah oleh sub bagian

              yang bersangkutan. Untuk lebih jelasnya, prosedur pengurusan surat masuk

              pada Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi ini, dapat digambarkan sebagai

              berikut :

                                                Gambar 2
                                   Gambar Alur Pengurusan Surat Masuk


Penerimaan surat           Pencatatan surat            Pengelompokan surat           Pengantaran
masuk pada ruangan         masuk pada buku             masuk berdasarkan             surat menuju ke
Sub Bagian Umum.           agenda surat masuk.         Sub Bagian tujuan             Sub Bagian
                                                       surat.                        tujuan surat.



                     Pemaparan diatas mengungkapkan bahwa pengurusan surat adalah

              merupakan langkah awal dalam proses penciptaan arsip di Kantor Kopertis

              Wilayah IX Sulawesi, dan hal yang paling penting dilakukan dalam

              melaksanakan prosedur pengurusan surat ini adalah pengawasan dari pihak

              sub bagian umum sebagai penanggung jawab kegiatan persuratan di Kantor

              Kopertis Wilayah IX Sulawesi dimana pengawasan yang dimaksudkan dalam

              hal ini adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengetahui apakah suatu surat

              yang pada akhirnya akan menjadi arsip telah benar-benar sampai kepada

              pihak ditujukannya surat, karena jika surat tidak diberikan pada oknum yang

              benar, maka akan terjadi kesulitan dalam proses penemuan kembalinya jika

              suatu saat dibutuhkan untuk suatu proses administrasi dan yang lebih fatal

              lagi apabila informasi yang ada di dalam surat sangatlah rahasia, maka bukan

              tidak mungkin hal rahasia tersebut dapat diketahui oleh pihak lain yang tidak

              bertanggung jawab.




                                                                                        77
2. Pengurusan Surat Keluar

      Prosedur pengurusan surat keluar di Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi

  tidaklah jauh berbeda dengan prosedur pengurusan surat masuknya. Hal ini

  terjadi karena kedua kegiatan tersebut merupakan rangkaian dari penanganan

  surat dimana kedua kegiatan ini merupakan satu kesatuan dalam satu sub

  sistem kearsipan. Adapun prosedur pengurusan surat keluar di Kantor

  Kopertis Wilayah IX Sulawesi berdasarkan hasil pengamatan (observasi) yang

  dilakukan oleh penulis, dapat dideskripsikan sebagai berikut:

a. Tahap Penciptaan Surat Keluar.

      Pembuatan konsep surat keluar ini dilakukan oleh masing-masing sub

  bagian yang ada lalu kemudian diserahkan kepada kepala sub bagian untuk

  dilakukan pengoreksian dan selanjutnya dikembalikan lagi kepada pegawai

  untuk diketik.

b. Pengetikan

      Setelah mendapat persetujuan dari kepala sub bagian, konsep surat

  telebih dahulu kembali diteliti dengan baik, baru setelah itu dilakukan

  pengetikan surat.    Namun kini,     seiring   perkembangan teknologi,   jika

  sebelumnya telah ada surat sejenis yang diketik(dibuat), maka seringkali

  hanya dilakukan pengeditan pada file surat sejenis sebelumnya. Hal ini

  dilakukan untuk mengefisienkan waktu pengetikan surat. Setelah dilakukan

  pengetikan, surat lalu dicetak sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan.

c. Penomoran Dan Pencatatan Surat

      Jika proses pengetikan dan pencetakan surat sudah selesai dilakukan,

  maka tahap selanjutnya adalah membawa surat ke sub bagian umum untuk




                                                                            78
       diberikan nimor surat dan dilakukan pencatatan terhadap surat dalam buku

       agenda surat keluar.

    d. Penandatangan Dan Pengesahan Surat

            Proses selanjutnya dalam prosedur pengurusan surat keluar jika proses

       penomoran dan pencatatan surat telah dilakukan adalah mengembalikan surat

       kepada sub bagian yang bersangkutan lalu surat dibawa kepada pejabat

       terkait     untuk     dilakukan   penandatanganan      terhadap    surat.   Setelah

       ditandatangani oleh pejabat terkait, surat lalu disahkan dengan distenpel pada

       tanda tangan pejabat, dan terakhir surat diberi amplop.

    e. Pengiriman Surat

            Setelah semua prosedur dilakukan, maka surat diserahkan kepada

       petugas ekspedisi dari sub bagian umum untuk diantarkan kepada pihak yang

       bersangkutan, atau jika pihak yang bersangkutan berada di lokasi kantor,

       maka       surat    tersebut   dapat   langsung   diberikan   kepada   pihak   yang

       bersangkutan. Untuk lebih memperjelas alur pengurusan surat keluar pada

       Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi, dapat dilihat dalam gambar sebagai

       berikut:

                                             Gambar 3
                                Gambar Alur Pengurusan Surat Keluar



Penciptaan surat                                                      Penomoran dan
keluar oleh masing-                   Pengetikan surat                pencatatan surat.
masing Sub Bagian.




                                                    Penandatangan
                                                    dan pengesahan
           Pengiriman surat.                        surat oleh pejabat
                                                    kerkait.



                                                                                          79
       Dari pemaparan diatas, maka dapat dilihat bahwa terdapat kelemahan

dalam proses penciptaan arsip di Kantor Kopertis Wilayah IX utamanya dalam

proses pengurusan surat masuk. Adapun kelemahan tersebut menurut penulis

yaitu dalam proses pengurusan surat masuk, tidak melalui proses penilaian

surat, semua surat dicatat hanya berdasarkan tujuan suratnya, Tidak ada

perbedaan yang diberikan antara surat penting, surat biasa, dan surat rahasia.

Seharusnya ada perbedaan yang diberikan kepada setiap jenis surat, seperti

misalnya pencatatan setiap jenis surat dilakukan pada suatu buku agenda yang

dibagi berdasarkan jenis suratnya.

V. 2. Penyimpanan Arsip

       Keberhasilan    suatu   organisasi   dalam   penyelenggaraan   kegiatan

ketatausahaan sangat bergantung pada sistem penyimpanan arsipnya. Hal ini

karena apabila sistem yang digunakan dalam menyimpan arsip sudah sesuai

dengan kebutuhan organisasi maka tujuan yang ingin dicapai dalam penerapan

sistem kearsipan yakni mengatur dan menyusun arsip dengan baik dan benar

akan tercapai sehingga dapat membentuk suatu susunan arsip yang sesuai

dengan tipe dan kegunaannya bagi kepentingan di dalam pemberkasan, dimana

didalamnya mempersiapkan kelengkapan atau sarana penempatan berkas

sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai yaitu penemuan kembali arsip secara

cepat, tepat, dan lengkap.

       Meskipun dalam penelitian ini, penulis memfokuskan penelitian pada

proses penataan arsip kepegawaian (arsip pegawai Kantor Kopertis Wilayah IX

Sulawesi dan arsip dosen PTS yang berada dibawah naungan Kantor Kopertis

Wilayah IX Sulawesi), namun berdasarkan uraian diatas, maka penulis

menganggap penting untuk terlebih dahulu melakukan penjajakan informasi




                                                                           80
dengan melakukan wawancara dengan informan yang bertugas dan bertanggung

jawab dalam hal pengelolaan arsip secara keseluruhan di Kantor Kopertis

Wilayah IX Sulawesi yakni Kasubag Umum. Ibu Nur Qalbi, S.H yang

diwawancarai oleh penulis pada hari Senin, 02 April 2012 sekitar pukul 10.20

Wita mengungkapkan bahwa;

       “Penyusunan arsip dilakukan dengan sistem desentralisasi, dimana setiap
sub bagian menyimpan sendiri arsipnya. Sub bagian lain hanya berhubungan
dengan sub bagian umum untuk kepentingan penomoran dan pencatatan surat
serta pengscanan terhadap surat keluar”.


       Dari hasil wawancara dan hasil pengamatan (observasi) langsung yang

dilakukan penulis dilokasi, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa, meskipun

dalam proses pengurusan suratnya Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi

menggunakan sistem kombinasi, namun dalam proses penataan arsipnya,

Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi hanya menggunakan sistem desentralisasi

saja, dimana setiap sub bagian benar-benar menyimpan sendiri arsi-arsipnya,

tanpa adanya pengontrolan dari sub bagian lain (tidak ada ruangan lain yang

menjadi pusat penyimpanan duplikat arsip), sehingga masing-masing sub bagian

bertanggung jawab atas arsipnya masing-masing.

       Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa penelitian ini hanya

difokuskan untuk melihat proses penataan arsip kepegawaian (arsip yang

menyangkut kepentingan pegawai Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi dan arsip

dosen PTS yang berada dibawah naungan Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi),

maka penulis selanjutnya lebih banyak melakukan wawancara dengan pegawai

pada sub bagian kepegawaian dan melakukan pengamatan (observasi) hanya

pada sub bagian kepegawaian saja.




                                                                           81
       Ibu Hanawiah, S.Sos, pegawai sub bagian kepegawaian yang menjadi

penanggung jawab arsip-arsip yang ada pada sub bagian kepegawaian yang

diwawancara oleh penulis pada hari Selasa, 03 April 2012 sekitar pukul 11.06

Wita mengungkapkan bahwa;

       “Jika ada pihak yang ingin memasukkan arsip baru pada map
penyimpanan (bundel) atau meminjam arsip yang ada pada map penyimpanan,
maka terlebih dahulu harus melapor kepada penanggung jawab arsip pada sub
bagian terkait karena terkadang ada arsip yang diaggap perlu untuk dilakukan
pencatatan atas peminjamannya”.


       Sementara itu Bapak Markus Yan Patarru, S.Sos, MM yang juga

merupakan staf sub bagian kepegawaian yang bertugas pada ruang angka kredit

yang diwawancara oleh penulis pada hari Rabu, 04 April 2012 sekitar pukul

10.25 Wita menjelaskan bahwa;

        “Jika ada surat masuk, terlebih dahulu dilakukan pencatatan ulang atas
surat tersebut, dan setelah itu barulah surat tersebut dibukukan di dalam satu
agenda berdasarkan nomor agenda lalu selanjutnya surat diproses sesuai
dengan perihal surat”.


       Dari hasil wawancara ini, penulis menyimpulkan bahwa prosedur

registrasi arsip baru pada sub bagian kepegawaian Kantor Kopertis Wilayah IX

Sulawesi dilakukan dengan melakukan pelaporan kepada petugas penanggung

jawab arsip baik jika ingin meminjam arsip maupun ingin memasukkan arsip

baru, serta dengan melakukan pencatatan terhadap arsip baru yang akan

diarsipkan pada ruangan sub bagian kepegawaian Kantor Kopertis Wilayah IX

Sulawesi.

       Lebih lanjut Ibu Hanawiah, S.Sos yang diwawancara pada hari Selasa, 03

April 2012 sekitar pukul 11.08 wita menjelaskan bahwa:

      “Semua arsip yang ada pada sub bagian kepegawaian yang sejenis dan
sama kepemilikannya, disatukan dalam satu map penyimpanan (bundel), lalu
map penyimpanan tersebut ditata pada lemari penyimpanan berdasarkan nomor



                                                                           82
gaji untuk arsip pegawai atau dosen PTS dan untuk surat-surat lainnya disusun
berdasarkan jenis surat yang terdapat dalam map penyimpanan”.


       Lalu, Bapak Yan Patarru, S.Sos, MM yang diwawancara pada hari Rabu,

04 April 2012 sekitar pukul 10.27 Wita, memaparkan bahwa; “Arsip yang ada

ditata berdasarkan jenis suratnya”.

       Berdasarkan hasil wawancara ini, penulis menyimpulkan bahwa dalam

hal klasifikasi dan prosedur penyusunan dan penyimpanan arsip pada sub

bagian kepegawaian Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi, berpedoman pada

jenis surat dan berdasarkan nomor gaji para pegawai Kantor Kopertis Wilayah IX

Sulawesi dan dosen PTS. Setiap berkas kepegawaian, disatukan di dalam

bundel masing-masing pegawai dan dosen PTS, lalu disusun pada lemari

penyimpanan berdasarkan nomor gaji mereka dengan tujuan memudahkan

melakukan pencarian terhadap arsip bila suatu saat diperlukan. Metode yang

digunakan ini sudah cukup baik, namun jika dalam proses penyusunan berkas ke

dalam bundel tidak dilakukan dengan teliti, maka seringkali berkas salah

dimasukkan ke bundel milik pegawai atau dosen PTS lain, tentunya ini akan

menyusahkan para pengguna arsip jika sewaktu-waktu memerlukan arsip. Untuk

itu, setiap pegawai yang akan memasukkan suatu berkas pada bundel, harus

memperhatikan dengan baik nomor bundel, dan nama pemilik bundel lalu

disesuaikan dengan pencatatan pengelola arsip. Adapun langkah-langkah

penyimpanan arsip di Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi dapat di gambarkan

sebagai berikut :




                                                                           83
                                                  Gambar 4
                                   Gambar Langkah-Langkah Penyimpanan Arsip


                                   Pihak Pengelola Arsip
Pihak Pembuat (Pengantar)                                                Pengelola Arsip Mengambil Folder
                                   Menerima Arsip Dari Pihak
Arsip Melakukan Pelaporan                                                (Bundel) Sesuai Jenis Arsip Pada
                                   Pembuat (Pengantar) Arsip
Kepada Pihak Pengelola                                                   Lemari Penyimpanan, Lalu
                                   Lalu Menganalisis Arsip
Arsip Mengenai Arsip Yang                                                Memasukan Arsip Pada Folder,
                                   (Melakukan Pencatatan
Dibuat (Dibawanya) Lalu                                                  Lalu Folder Disimpan Kembali Pada
                                   Pada Arsip Tertentu)
Menyetorkan Arsip Kepada                                                 Lemari Penyimpanan.
Pihak Pengeloala




                       Sementara itu, hasil wawancara penulis dengan Bapak Zulfikar yang

                adalah dosen Universitas Indonesia Timur yang diwawancara pada hari Senin,

                16 April 2012 sekitar pukul 10.24 Wita, yang memaparkan bahwa;

                        “Sistem yang digunakan dalam proses penataan arsip masih sangat perlu
                untuk dibenahi mengingat seringnya arsip dibutuhkan untuk kegiatan
                administrasi, sehingga jika arsip tidak ditata dengan baik, tentu saja keselamatan
                arsip tidak terjaga dengan baik, arsip bisa saja rusak, tercecer, atau bahkan
                hilang. Untuk itulah sangat penting untuk memperbaiki sistem penataan arsip.
                Pembenahan yang paling perlu dilakukan pada peralatan penyimpanan,
                harusnya dilakukan penambahan terhadap peralatan penyimpanan arsip,
                mengingat jumlah arsip semakin hari semakin bertambah”.


                       Selanjutnya, Ibu Dina Bura Tasik yang adalah dosen Akademi Kebidanan

                Bakti Nusantara rantepao-Toraja Utara yang diwawancara pada hari Senin, 16

                April 2012 sekitar pukul 10.57 Wita berpendapat bahwa;

                        “Sistem penataan arsip belum baik, masih sangat perlu untuk melakukan
                pembenahan. Pembenahan yang paling perlu dilakukan adalah pada peralatan
                penyimpanan arsip. Peralatan penyimpanan arsip sangat perlu untuk ditambah
                agar dapat menampung semua dokumen yang ada, sehingga dokumen dapat
                tertata dengan rapi, dan tidak berantakan serta jika sewaktu-waktu dibutuhkan
                mudah ditemukan kembali”.


                       Dari semua hasil wawancara penulis, baik wawancara dengan pihak

                pegawai sub bagian kepegawaian Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi maupun



                                                                                               84
dengan pihak dosen PTS, serta berdasarkan hasil pengamatan langsung yang

dilakukan oleh penulis sendiri, maka penulis menarik kesimpulan bahwa,

kegiatan penyimpanan arsip pada sub bagian kepegawaian Kantor Kopertis

Wilayah IX Sulawesi masih perlu pembenahan, agar arsip yang ada terjaga

dengan baik keberadaannya, karena pada dasarnya arsip memanglah harus

dijaga dengan baik karena arsip adalah sumber informasi utama dalam suatu

organisasi dan merupakan titik sentral kegiatan administrasi dalam organisasi.

Selain itu, kelemahan paling mendasar dari sistem penataan arsip pada Kantor

Kopertis Wilayah IX Sulawesi adalah tidak adanya tenaga arsiparis terampil pada

setiap sub bagian yang ada serta tidak memadainya alat penyimpanan arsip

yang digunakan dalam proses penyimpanan arsip, sehingga arsip tidak terjaga

keselamatan dan keberadaannya.

V. 3. Peminjaman Arsip

       Kegiatan peminjaman arsip dalam organisasi pada dasarnya perlu

diatur/ditentukan tentang prosedur dan tata cara peminjaman baik untuk

keperluan instansi maupun kepentingan diluar instansi. Untuk mengetahui

bagaimana prosedur dan tata cara peminjaman arsip pada sub bagian

kepegawaian Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi, maka penulis melakukan

wawancara kepada pegawai serta pengamatan (observasi) langsung pada

ruangan sub bagian kepegawaian. Adapun hasil wawancara yang telah dilakukan

oleh penulis dengan Ibu Hanawiah, S.Sos yang diwawancara pada hari Selasa,

03 April 2012 sekitar pukul 11.12 Wita menyatakan bahwa:

       “Jika ada pihak yang ingin meminjam arsip, baik itu pegawai ataupun
dosen PTS, maka sebelum membawa arsip, harus terlebih dahulu melapor
kepeda pihak pengelola arsip dan untuk mencegah kesulitan menemukan arsip
kelak jika dibutuhkan, maka pihak pengelola arsip sering meminta pihak
peminjam arsip untuk meninggalkan nomor telpon agar jika sewaktu-waktu arsip




                                                                            85
dibutuhkan, pihak pengelola akan lebih mudah untuk menghubungi pihak
peminjam arsip untuk segera mengembalikan arsip yang dipinjam”.


       Lebih lanjut ibu Hanawish S.Sos menjelaskan bahwa:

        “Selama ini, jika ada dosen yang melakukan peminjaman terhadap arsip
kepegawaian, belum ada yang tidak mengembalikan arsip pinjamannya. Tidak
dikembalikannya arsip yang dipinjam justru sering terjadi jika arsip dipinjam oleh
sub bagian lain yang meminjam arsip kepegawaian untuk mendukung
pelaksanaan tugas-tugasnya, dimana jika yang meminjam arsip adalah sub
bagian lain, arsip yang dipinjam jumlahnya banyak, sehingga menyebabkan
seringnya ada arsip yang tidak dikembalikan saat sub bagian peminjam
mengembalikan arsip yang dipinjam, dan belum dikembalikannya arsip
seringkali baru disadari pada saat arsip yang tidak kembalikan tersebut
dibutuhkan untuk kegiatan lain, namun untungnya arsip tidak sampai hilang, yang
sering terjadi arsip hanya tercecer di ruangan sub bagian yang meminjam arsip.
        Dari hasil wawancara diatas, dapat penulis simpulkan bahwa prosedur

peminjaman arsip di bagian sub bagian umum Kantor Kopertis Wilayah IX

Sulawesi belumlah dapat dikatakan baik. Hal ini karena, prosedur peminjaman

arsip sangatlah mudah karena hanya dengan melakukan pelaporan saja, setiap

orang, baik pegawai lain maupun dosen PTS yang ingin meminjam arsip, hanya

cukup memberi laporan saja sebelum meminjam arsip, jika pengelola arsip

memiliki pekerjaan yang cukup banyak, kemungkinan besar pengelola arsip akan

lupa siapa yang meminjam arsip bila arsip tersebut tiba-tiba dibutuhkan, apalagi

jika arsip dipinjam diwaktu yang sudah cukup lama. Ini tentunya akan

menyulitkan para pengelola dan penanggung jawab arsip untuk melakukan

pencarian, pelacakan, dan penemuan kembali arsip. Inilah yang menjadi

kelemahan dari sistem peminjaman arsip yang diberlakukan pada Kantor

Kopertis Wilayah IX Sulawesi yang perlu untuk dibenahi dan sedikit diperketat.

Adapun alur prosedur peminjaman arsip di Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi

adalah sebagai berikut :




                                                                               86
                                                 Gambar 5
                                      Gambar Prosedur Peminjaman Arsip


                                                                          Pihak Peminjam Arsip
Pihak Peminjam Arsip                                                      Kembali Kepada Pihak
                                    Pihak Peminjam Arsip Menuju
Melakukan Pelaporan Kepada                                                Pengelola Arsip Untuk
                                    Ke Lemari Penyimpanan
Pihak Pengelolah Arsip                                                    Memperlihatkan Arsip Yang
                                    Untuk Mencari Dan
Mengenai Jenis Arsip Yang                                                 Akan Dipinjamnya (Pihak
                                    Mengambil Arsip Yang Ingin
Akan Dipinjamnya.                                                         Pengelola Akan Melakukan
                                    Dipinjamnya.
                                                                          Pencatatan Terhadap
                                                                          Peminjaman Arsip Yang
                                                                          Diangap Penting). Setelah Itu
                                                                          Arsip Boleh Dibawa Oleh
                                                                          Pihak Peminjam Arsip.


                       Berdasarkan uraian diatas, maka penulis menarik kesimpulan bahwa,

               arsip pada sub bagian kepegawaian Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi belum

               begitu dijaga dengan baik keselamatannya, dan tentunya ini akan berpengaruh

               pada kelancaran proses administrasi dalam instansi terkait. Untuk itu, pada

               dasarnya perlu diatur prosedur dan tata cara peminjaman arsip yang tertulis

               secara lisan agar memudahkan para pengelola untuk melakukan pengawasan

               terhadap keberadaan arsip-arsip yang ada.

               V. 4. Penemuan Kembali Arsip

                       Pada umumnya kegiatan penemuan arsip dalam setiap organisasi

               merupakan suatu     hal yang    dominan     dalam   penyelenggaraan kegiatan

               administrasi perkantoran karena arsip adalah bagian sentral dari pelaksanaan

               kegiatan perkantoran baik pada organisasi pemerintah maupun organisasi

               swasta. Untuk itu, diketahui bahwa pada dasarnya penemuan kembali arsip

               menyangkut dua segi yaitu penemuan kembali informasi dan penemuan kembali

               fisik arsip.




                                                                                           87
          Dalam penemuan kembali arsip harus berpedoman pada sistem

penataan berkas yang digukanan pada organisasi masing-masing, sehingga

berhasilnya suatu penataan berkas sangat berkaitan dengan penemuan kembali

arsipnya. Hal ini karena apabila penemuan kembali arsip sulit dan memakan

waktu yang cukup lama, maka bagian/unit lain dalam organisasi dapat menilai

bahwa sistem penataan berkas tidak baik sehingga tidak dapat membantu

kelancaran proses administrasi, sebaliknya apabila penemuan kembali arsip

mudah dan tidak memakan waktu yang lama, maka sistem penataan berkas

dapatlah dikatakan baik sehingga proses administrasi dapat berjalan dengan

lancar.

          Hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis dengan Ibu Hanawiah,

S.Sos, pada hari Selasa, 03 April 2012 sekitar pukul 11.15 Wita menjelaskan

bahwa;

        “Proses pencarian terhadap arsip yang dibutuhkan dilakukan dengan cara
terlebih dahulu melihat daftar gaji para pegawai/dosen yang membutuhkan
arsipnya, lalu dilakukan pencarian pada lemari penyimpanan. Jika yang
dibutuhkan adalah surat-surat lain diluar arsip pegawai/dosen PTS, maka
pencariannya langsung dilakukan pada lemari penyimpanan dengan mencari
map penyimpanan surat sejenis. Waktu yang digunakan dalam proses pencarian
arsip kadangkala lama kadangkala pula hanya sebentar. Jika telah melakukan
pencarian cukup lama dan arsip belum juga diketemukan, maka dilakukan
pelacakan terhadap arsip dengan cara mengingat apakah arsip dipinjam oleh
pihak lain, dan jika benar ternyata arsip dipinjam, maka pihak peminjam arsip
akan dihubungi agar secepatnya mengembalikan arsip”.


          Sementara itu, Bapak Markus Yan Patarru, S.Sos, MM yang diwawancara

oleh penulis pada hari Rabu, 04 April 2012 sekitar pukul 10.30 Wita menjelaskan

bahwa;

       “Apabila arsip dibutuhkan untuk suatu kegiatan administrasi, maka
secepatnya akan dilakukan pencarian terhadap arsip, sampai arsip yang dicari
diketemukan. Karena pola penyimpanan arsip yang digunakan adalah pola
penyimpanan desentralisasi, maka pencarian difokuskan pada satu ruangan
saja. Adapun waktu yang digunakan dalam proses pencarian arsip tidak



                                                                            88
menentu, kadangkala sebentar, kadangkala lama, namun jika sampai tiga hari
arsip yang dicari belum diketemukan juga, maka arsip tersebut dinyatakan hilang
dan selanjutnya pihak yang kehilangan arsip dihubungi untuk mengirim kembali
berkas yang hilang agar proses administrasi tidak terhambat begitu lama”.


       Dengan    berdasarkan    pada   hasil   wawancara,   serta   pengamatan

(observasi) langsung yang dilakukan oleh penulis dilokasi, maka penulis dapat

menarik kesimpulan bahwa proses penemuan kembali arsip pada sub bagian

kepegawaian Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi belum dapat dikatakan baik,

hal ini dapat dilihat dari kecepatan dan ketepatan dalam menemukan kembali

arsip. Jika melihat proses demi proses yang dilakukan dalam upaya penemuan

kembali arsip, waktu yang dibutuhkan sangatlah lama. Hal ini diperkuat dengan

hasil wawancara yang dilakukan penulis dengan dosen PTS pengguna jasa

kearsipan sub bagian kepegawaian Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi yakni

Bapak Zulfikar yang adalah dosen dari Universitas Indonesia Timur yang

diwawancara pada hari Senin, 16 April 2012 sekitar pukul 10.27 Wita, yang

menyatakan bahwa;

       “Pada dasarnya pelayanan arsip di Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi
secara keseluruhan sudah cukup baik, meskipun masih sangat perlu dilakukan
pembenahan di berbagai aspek kearsipan, utamanya aspek penataan arsip yang
masih sangat kacau. Jika keadaan ini tidak dibenahi, maka pada akhirnya nanti
akan menyulitkan pihak pengelola arsip dalam proses pencarian terhadap arsip
apabila sewaktu-waktu dibutuhkan”.


       Pendapat Bapak Zulfikar ini, juga didukung dengan pendapat dosen PTS

lainnya yakni Ibu Dina Bura Tasik yang adalah dosen pada Akademi Kebidanan

Bakti Nusantara Rantepao-Toraja Utara yang diwawancara pada hari Senin, 16

April 2012 sekitar pukul 11.03 Wita yang berpendapat bahwa;

       “Secara keseluruhan, pelayanan arsip di Kantor Kopertis Wilayah IX
Sulawesi sudah cukup baik, namun masih perlu dilakukan pembenahan pada
sistem penataan arsip, agar pelayanan arsip ke depan akan jauh lebih baik lagi”.




                                                                             89
       Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa yang perlu dipahami oleh

pihak pengelola arsip bahwa kelemahan dari sistem penemuan kembali arsip di

Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi adalah pada ketidakpastian waktu yang

dibutuhkan dalam proses pencarian terhadap arsip. Jika telah mencari arsip

selama beberapa jam dan arsip belum ditemukan, sebaiknya pihak pengelola

segera menghubungi pihak pemilik arsip (pegawai/dosen) agar segera mengirim

kembali berkas yang hilang, agar proses administrasi tidak terlalu lama tertunda,

jika menunggu sampai 1 hari apalagi sampai 3 hari baru menyatakan arsip

hilang, ini akan sangat menghambat proses admnistrasi.

        Dari seluruh hasil wawancara yang telah dipaparkan diatas memperkuat

pendapat penulis bahwa walaupun secara keseluruhan sistem kearsipan pada

Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi utamanya pada sub bagian kepegawaian

sudah dapat dikatakan cukup baik, namun pihak pengelola arsip pada sub

bagian kepegawaian ini masih harus melakukan banyak pembenahan, utamanya

dalam kegiatan penataan arsip yang berpengaruh pada kegiatan penemuan

kembali arsip pada akhirnya.

V.5. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Sistem Penataan (Filling) Arsip.

a. Sumber Daya Manusia

       Secara umum, masalah sumber daya manusia adalah masalah pokok

yang terjadi dalam kegiatan kearsipan karena merupakan faktor yang

menentukan dalam perencanaan tujuan. Berhasil tidaknya pencapaian tujuan

organisasi sangat tergantung pada petugas yang menangani arsip sesuai

dengan tugas yang diebankan kepadanya. Hal ini menyebabkan sumber daya

manusia sering disebut faktor sentral dalam kegiatan kearsipan. Tanpa persionil

atau sumber daya manusia, tidak ada organisasi, dan tanpa organisasi, tidak




                                                                              90
akan ada pula administrasi, begitu pula dalam pelaksanaan sistem penataan

(filling) dan penemuan kembali arsip dalam suatu organisasi, dibutuhkan sumber

daya manusia yang ahli dan memiliki pengetahuan khusus mengenai kearsipan.

         Hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis dengan ibu Hanawiah,

S.Sos pada hari Selasa, 03 April 2012 sekitar pukul 11.36 Wita mengungkapkan

bahwa:

        “Pada dasarnya, kehadiran mahasiswa KKN ataupun siswa PKL pada
sub bagian kepegawaian Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi sangat membantu
pihak pengelola arsip karena dengan kehadiran mereka, pihak pengelola arsip
memperoleh bantuan tenaga dalam melaksanakan tugas kearsipan seperti
mengurus surat dan mengurus arsip yang ada pada lemari penyimpanan. Jika
tidak ada mahasiswa KKN atau siswa PKL,maka kegiatan kearsipan akan sedikit
terganggu pelaksanaannya karena pihak pengelola arsip memiliki tugas lain yang
sama pentingnya sehingga pihak yang membutuhkan arsip harus terlebih dahulu
mengantri untuk melakukan pelaporan pada pengelola arsip sebelum meminjam
arsip”.


         Sementara itu Ibu Nur Qalbi, S.H yang diwawancara pada hari Senin, 02

April 2012 sekitar pukul 10.31 menyatakan bahwa:

        “Sebenarnya tenaga arsiparis sudah tersedia, hanya saja, tenaga
arsiparis yang ada belum melakukan tugasnya dengan maksimal sehingga
kegiatan kearsipan belum berjalan dengan baik”.


         Untuk dapat memperoleh data yang akurat, selain memperhatikan hasil

wawancara dengan para informan, penulis juga melakukan pengamatan

langsung (observasi) di lokasi dan juga melakukan pengamatan yang mendalam

pada bagan peta jabatan yang ada di Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi.

Berdasarkan hasil wawancara dan hasil pengamatan langsung penulis di lokasi

penelitian, penulis menarik kesimpulan bahwa pada sub bagian kepegawaian

memang belum ada tenaga arsiparis yang tugas pokoknya adalah mengurusi

arsip-arsip yang ada di ruangan sub bagian kepegawaian, yang ada hanya

pegawai yang tugas pokoknya bukan menangani arsip, sementara melihat



                                                                           91
volume arsip yang dikelola oleh sub bagian kepegawaian cukup besar,

seharusnya pada sub bagian kepegawaian ditempatkan tenaga arsiparis yang

fokus tugasnya mengelola arsip-arsip yang ada di sub bagian kepegawaian,

namun yang menjadi fakta di Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi adalah

penempatan para tenaga arsiparis tersebut seluruhnya pada sub bagian umum

       Berdasarkan uraian diatas dalam hal masalah sumber daya manusia ini

penulis dapat meyimpulkan secara keseluruhan bahwa, kepedulian suatu

organisasi terhadap pentingnya arsip perlu ditunjang dengan pengadaan tenaga

arsiparis yang handal dan dengan penempatan tenaga arsiparis yang ada secara

merata di setiap unit yang ada di dalam organisasi utamanya dalam organisasi

yang menerapkan sistem desentralisasi dalam kegiatan pengelolaan arsip,

khususnya pada unit-unit organisasi yang volume arsipnya cukup besar,

sehingga arsip dapat dikelolah dengan baik dan terselamatkan dari kehilangan

atau dengan kata lain arsip dapat dengan mudah ditemukan jika sewaktu-waktu

dibutuhkan, serta pelaksanaan kegiatan kearsipan dalam organisasi dapat

berjalan dengan lancar secara merata, artinya kegiatan kearsipan di semua unit

organisasi yang ada dapat berjalan dengan baik.

b. Sarana Dan Prasarana

       Sarana dan prasarana dalam sistem kearsipan merupakan faktor

pendukung dalam pelaksanaan sisten kearsipan yang baik. Tanpa ditunjang

dengan peralatan yang memadai, maka akan sangat sulit bagi organisasi untuk

melakukan pengelolaan terhadap arsip-arsipnya dengan baik sesuai dengan

prosedur dan mekanisme pengelolaan arsip yang baku.




                                                                            92
       Hasil wawancara penulis dengan Kasubag umum Ibu Nur Qalbi, S.H,

yang diwawancara pada hari Senin, 02 April 2012 sekitar pukul 10.37 Wita

menyatakan bahwa;

        “Untuk pengadaan barang atau peralatan yang habis pakai dilakukan
setiap tahunnya, untuk kegiatan kearsipan sendiri, peralatan yang disediakan
setiap tahun hanyalah map penyimpan arsip (bundel) untuk menyatukan semua
surat-surat sejenis dalam satu map agar lebih mudah ditemukan jika dicari, lalu
map itulah yang ditata pada lemari penyimpanan arsip, sementara itu untuk
lemari penyimpanan arsip, pengadaannya tidak dilakukan setiap tahun”.


       Dari hasil wawancara dan pengamatan langsung (observasi) yang

dilakukan oleh penulis, maka penulis menarik kesimpulan bahwa ketersediaan

alat penyimpanan berkas di kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi pada sub

bagian umum utamanya pada ruangan angka kredit masih sangat kurang

memadai, hal ini terlihat dari masih banyaknya berkas-berkas penting yang

hanya diletakkan di lantai dengan sangat tidak teratur, sehingga ruangan terlihat

sangat tidak rapi, tentunya hal ini akan membawa banyak dampak negative,

diantaranya, mengurangi kenyamanan setiap dosen PTS yang datang keruangan

angka kredit untuk melakukan pengurusan kenaikan pangkat misanya, lalu

dampak negative yang paling fatal adalah menyulitkan proses pencarian dan

penemuan kembali arsip yang dibutuhkan karena letak arsip yang sangat

berantakan, ini tentu akan menyulitkan para pegawai dalam melakukan

pencarian terhadap suatu berkas yang dibutuhkan. Hal ini juga diungkapkan oleh

Bapak Markus Yang Patarru, S.Sos. MM yang pada dasarnya pernah mengikuti

diklat mengenai tata kearsipan. Dalam wawancara yang dilakukan pada hari

Rabu, 04 April 2012 sekitar pukul 11.02 Wita, beliau mengungkapkan bahwa;

       “Berdasarkan tata kearsipan yang berlaku, sebenarnya alat-alat
penyimpanan arsip yang tersedia dapat dikatakan masih sangat minim, masih
sangat jauh dari standar yang seharusnya. Jika berpatokan pada aturan tata
kearsipan, seharusnya tersedia Filling Kabinet untuk menyimpan arsip yang ada,



                                                                              93
namun pada kenyataannya Filling Kabinet belum tersedia yang tersedia hanylah
lemari penyimpanan yang terbuat dari kayu, peralatan inipun sangat terbatas
jumlahnya, sehingga banyak arsip yang disimpan bukan lagi pada lemari
penyimpanan karena kapasitas dari lemari penyimpanan yang tersedia sangat
terbatas, sementara setiap harinya jumlah penambahan arsip sangat banyak”.


       Selanjutnya, Bapak Zulfikar, dosen Universitas Indonesia Timur yang

diwawancara pada hari Senin, 16 April 2012 sekitar pukul 10.35 Wita

mengungkapkan bahwa;

        “Peralatan penyimpanan arsip yang tersedia masih sangat kurang, perlu
dilakukan penambahan peralatan penyimpanan, karena dengan terbatasnya
peralatan penyimpanan arsip, berkas-berkas yang ada tidak dapat ditata dengan
rapi, sehingga terlihat agak berantakan”.


       Dari hasil wawancara diatas, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa

sarana dan prasaranan penyimpanan arsip yang ada di sub bagian kepegawaian

khususnya pada ruanga angka kredit, masih sangat minim, jauh dari yang

seharusnya. Berdasarkan hasil pengamatan (observasi) lansung penulis pada

ruangan sub bagian kepegawaian, sarana dan prasarana penyimpanan arsip

yang ada antara lain :

1. Lemari penyimpanan (Leteral File) yang terbuat dari kayu dimana dokumen

  diakses dari samping secara horizontal.

2. Open-Self File yang merupakan lemari terbuka (mirip rak buku), dimana

  dokumen yang berupa bundel yang ada ditata dengan cara dijajar dan

  diurutkan berdasarkan nomor gaji pegawai dan dosen PTS.

3. Buku agenda pencatatan arsip.

       Dari uraian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa kebutuhan akan

sarana dan prasarana penyimpanan arsip pada sub bagian kepegawaian ini

belum cukup terpenuhi dengan baik dan masih harus dilakukan banyak

pembenahan dalam hal pengadaannya. Adapun rincian alat penyimpanan arsip



                                                                          94
yang perlu ditambahkan pada Sub Bagian Kepegawaian khususnya pada ruang

angka kredit yaitu:


                                 Tabel. 5
            Alat Penyimpanan Arsip Yang Dibutuhkan Pada Sub Bagian
             Kepegawaian Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi

     Jenis Alat Penyimpanan Arsip          Jumlah Alat Penyimpanan Yang
                                                    Dibutuhkan
  1. Vertical Filling Kabinet                      3 Sampai 4 Buah.
  2. Open-Self File                                1 Sampai 2 Buah.
  3. Literal Files                                 2 Sampai 3 Buah


       Adapun tujuan dari pengadaan alat-alat penyimpanan tersebut diatas

dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Vertical Filling Cabinet yang pengadaannya bertujuan untuk tempat

  menyimpan dokumen yang akan dan telah diproses sesuai dengan perihal

  surat, misalnya saja surat kepangkatan, agar jika dokumen ingin diambil oleh

  pemiliknya, pengelola tidak pengalami kesulitan dalam proses pencariannya.

2. Open-self File yang sudah ada namun masih perlu ditambahkan. Tujuan dari

  penambahan open-Self File adalah tempat untuk menyimpan kumpulan surat

  sejenis yang telah disatukan dalam suatu agenda (bundel).

3. Literal File yang juga sudah ada namun masih perlu ditambahkan dengan

  tujuan bahwa, literal file ini ditempatkan berdekatan dengan tenaga pengelola

  surat-surat tertentu agar tidak bercapur dengan surat-surat lain yang

  pengelolanya berbeda.

c. Biaya

       Penyediaan dana (biaya)       untuk mendukung     pelaksanaan sistem

kearsipan memang juga menjadi faktor yang sangat menentukan pada berhasil




                                                                            95
tidaknya kegiatan kearsipan, baik dana yang digunakan dalam kegiatan

pengelolaan arsip maupun untuk tunjangan khusus kepada pengelola arsip.

       Berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh penulis, diketahui bahwa

pada sub bagian kepegawaian Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi, dana kuntuk

mendukung sistem kearsipan yang tersedia belum mencukupi karena dana-dana

tersebut masih tergantung dengan dana sub bagian umum sehingga dana

kearsipan yang tersedia tidak dikelola langsung oleh unit pengelola arsip

kepegawaian. Hal ini dapat dilihat dengan masih sangat minimnya peralatan

penunjang kegiatan kearsipan pada unit-unit pengelola arsip. Selain itu peralatan

yang ada untuk melakukan kegiatan penataan/penyimpanan arsip masih sangat

sederhana dan belum memenuhi standar yang seharusnya, sehingga sangat

mempengaruhi kelancaran kegiatan kearsipan.

       Menurut hasil wawancara penulis dengan Ibu Nur Qalbi, S.H yang adalah

Kasubag umum pada hari Senin, 02 April 2012 sekitar pukul 10.40 Wita

mengemukakan bahwa;

      “Dana yang disediakan setiap tahun hanya untuk pengadaan barang-
barang yang habis pakai, untuk pengadaan lemari penyimpanan arsip yang
kegunaannya tidak habis pakai, waktu pengadaannya disesuaikan”.


       Lebih lanjut Ibu Nur Qalbi S.H menjelaskan bahwa :

        “Dana untuk pengadaan alat penyimpanan arsip pada dasarnya tersedia,
tetapi dana tersebut baru akan dicairkan jika ada permintaan akan pengadaan
peralatan dan waktunya sesuai dengan waktu direncanakannya pengadaan
terhadap alat-alat penyimpanan arsip, juga tentu saja sesuai dengan instruksi
dari pimpinan, namun yang pasti waktu pengadaannya tidaklah setiap tahun”.


       Dari uraian hasil wawancara diatas penulis menyimpulkan bahwa, pada

dasarnya para pegawai Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi sudah memiliki

perhatian yang cukup baik terhadap keberadaan arsip, hal ini dibuktikan dari




                                                                              96
hasil wawancara penulis dengan kepala sub bagian umum yang menjelaskan

bahwa sebenarnya ada dana yang dialokasikan untuk pengadaan peralatan

penyimpanan arsip, hanya saja untuk pengadaannya menunggu waktu-waktu

tertentu, pengadaannya tidak dapat dilakukan setiap tahunnya. Meski ada dana

yang disediakan untuk pengadaan alat penyimpanan arsip, namun berdasarkan

hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti di lokasi, diketahui behwa alat

penyimpanan arsip yang tersedia saat ini masih sangat minim, utamanaya pada

sub bagian kepegawaian di ruang angka kredit.

       Berdasarkan hasil observasi ini, penulis menarik kesimpulan bahwa dana

yang tersedia untuk pengadaan peralatan penyimpanan arsip masih kurang,

sehingga peralatan penyimpanan arsip yang tersedia sampai saat ini masih

sangat minim pula, hal ini tentunya akan berakibat pada proses penyimpanan

arsip mengingat semakin hari jumlah arsip akan semakin bertambah banyak

tentu saja hal ini membutuhkan peralatan penyimpanan yang lebih banyak pula

dan memiliki daya tampung yang cukup banyak juga. Peralatan penyimpanan

arsip yang minim jumlahnya, akan berdampak pada banyaknya arsip yang tidak

dapat tertampung di peralatan penyimpanan yang tersedia, kalau sudah seperti

ini, sulit rasanya untuk melakukan kegiatan penyusunan dan penyimpanan arsip

dengan baik dan benar, dan pada akhirnya jika keberadaan arsip tidak tertata

dengan baik, akan sulit menemukan kembali arsip jika dibutuhkan.




                                                                          97
                                      BAB VI


                                    PENUTUP


VI.1. Kesimpulan


        Berdasarkan uraian yang telah dipaparkan mulai dari Bab I sampai

dengan Bab V, maka akhirnya pada Bab ini penulis akan mengemukakan

kesimpulan beserta saran sebagai bahan pertimbangan dalam mencari

alternative     pemecahan,   yang   selanjutnya   akan   dijadikan   acuan   dalam

meningkatkan peranan arsip sebagai sumber informasi, utamanya dalam sistem

penataan (filling) dan penemuan kembali arsip. Dari hasil penelitian dan

pembahasan yang penulis lakukan mengenai sitem penataan (filling) dan

penemuan kembali arsip dalam “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Di Kantor

Kopertis Wilayah IX Sulawesi” maka dapat disimpulkan sebagaimana diuraikan

berikut.

1. Sistem Penataan Arsip Di Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi


        Dalam proses pengelolaan arsip dinamis di Kantor Kopertis Wilayah IX

Sulawesi dalam hal sistem penataan (filling)         arsip menggunakan sistem

desentralisasi walaupun dalam proses pengurusan surat menggunakan sistem

kombinasi yakni perpaduan antara sistem sentralisasi dan sistem desentralisasi.

Adapun sistem penataan (filling) arsip yang diterapkan belum berjalan dengan

baik sebagaimana mestinya sesuai dengan apa yang diharapkan, hal ini dapat

dilihat dari;


a. Penyimpanan arsip, dimana tidak semua arsip yang ada ditata pada lemari

   penyimpanan. Ada beberapa arsip utamanya arsip yang masih terbilang baru




                                                                                98
  belum disimpanan pada lemari penyimpanan, karena fasilitas lemari

  penyimpanan yang tersedia, tidak sebanding dengan volume arsip yang ada,

  sehingga ada banyak arsip yang disimpan dilantai. Hal ini, tentu akan

  membuat arsip tidak terjaga dengan baik, dan sulit untuk dilakukan pencarian

  terhadap arsip jika sewaktu-waktu dibutuhkan.

b. Peminjaman arsip, dimana prosedur peminjaman arsip yang diterapkan tidak

  begitu ketat sehingga pihak peminjam seringkali tidak menjaga dengan baik

  arsip yang dipinjamnya. Hal inilah yang sering sekali menyebabkan arsip

  tercecer dan sulit ditemukan jika diperlukan.

c. Penemuan kembali arsip, dimana waktu untuk mencari arsip seringkali terlalu

  lama, bahkan arsip baru benar-benar dinyatakan hilang jika sudah dilakukan

  pencarian selama kurang lebih 2 hari, sehingga seringkali memperlambat

  proses administrasi yang membutuhkan arsip.

2. Fakto-Faktor Yang Mempengaruhi Sistem Penataan Arsip

       Sementara itu, mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi pelaksanaan

sistem kearsipan dapat disimpulkan oleh penulis ketersediaannya masih sangat

kurang dan belum memadai. Keterbatasan ketersediaan faktor-faktor pendukung

pelaksanaan sistem kearsipan tersebut, selama ini menimbulkan cukup banyak

masalah, utamanya dalam hal penyimpanan dan penemuan kembali arsip,

namun semuanya dapat diatasi, walaupun cukup memberatkan dan merepotkan

pihak pengguna pelayanan arsip.

       Adapun faktor-faktor yang berpengaruh terhadap sistem panaatn arsip

tersebut diatas antara lain :




                                                                           99
A. Faktor Sumber Daya Manusia


Sumber daya manusia yang dalam hal ini adalah tenaga pelaksana yang terampil

dalam bidang kearsipan, sudah tersedia, namun belum cukup memadai dan

penempatan tenaga pelaksana tersebut belum merata disetiap sub bagian yang

jumlah arsipnya cukup banyak.


B. Faktor Sarana dan Prasarana

  Sarana dan prasarana penyimpanan arsip yang tersedia saat ini belum cukup

  memadai, ini terlihat dari minimnya jumlah alat-alat penyimpanan arsip yang

  tersedia. Hal ini mengakibatkan ada banyak arsip yang tidak dapat disimpan

  pada lemari penyimpanan dengan rapid an pada akhirnya menyulitkan pihak

  pengelola untuk menemukan kembali arsip jika dibutuhkan.

C. Faktor Biaya

  Penyediaan dana untuk anggaran pembelian alat-alat penyimpanan arsip tidak

  setiap tahunnya tersedia, hal ini menyebabkan tidak terpenuhinya kebutuhan

  akan alat-alat penyimpanan karena setiap tahunnya jumlah arsip semakin

  bertambah, sementara masa retensi terhadap arsip inaktif sangat lambat,

  sehingga alat-alat penyimpanan yang ada tidak cukup untuk menampung

  semua arsip yang ada.

       Berdasarkan uraian diatas maka penulis menyimpulkan bahwa secara

keseluruhan, sistem pengelolaan arsip dinamis di Kantor Kopertis Wilayah IX

Sulawesi masih tergolong jauh dibawah standar yang seharusnya atau masih

kurang baik.




                                                                         100
VI.2. Saran


       Adapun saran-saran yang menjadi masukan dari penulis untuk pihak

pengelola arsip dinamis di Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi adalah :

1. Penting bagi pihak Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi, menempatkan

  tenaga arsiparis yang sudah ada secara merata pada setiap unit yang volume

  arsipnya cukup banyak, misalnya Sub Bagian Kepegawaian, karena pada unit

  ini ada 1216 folder para pegawai dan dosen PTS yang dikelolah oleh satu

  orang yang juga mempunyai tugas pokok lainnya, agar pengelolaan arsip

  yang ada dapat dimaksimalkan, jika tenaga arsiparis yang ada tidak

  memungkinkan untuk dipindahkan pada unit-unit lain, maka penting bagi pihak

  Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi untuk menambah tenaga arsiparis (perlu

  dibuka formasi penerimaan pegawai kearsipan) jika mengadakan penerimaan

  pegawai baru.

2. Jumlah fasilitas kearsipan yakni Filling Kabinet perlu diadakan, dan

  ditempatkan secara merata disetiap unit yang ada, karena fasilitas

  penyimpanan sangat menentukan keselamatan arsip, dan menjadi sarana vital

  dalam mendukung tercapainya sistem penataan arsip.

3. Penting bagi pihak Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi untuk mengubah

  secara keseluruhan sistem pengelolaan arsip yang diterapkan dengan

  menerapkan sistem kearsipan pola baru (sistem kartu kendali) agar lebih

  memudahkan pengelola untuk mengetahui posisi arsip jika sedang berada

  diluar lemari penyimpanan (dipinjam oleh pihak lain) atau dengan menerapkan

  sistem pengelolaan arsip yang menggabungkan kedua sistem yang ada jika




                                                                          101
dianggap terlalu sulit untuk melakukan perombakan secara langsung terhadap

sistem pengelolaan arsip yang masih digunakan saat ini.




                                                                      102
                             DAFTAR PUSTAKA



Buku



Amsyah, Zulkifli. 1996. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka
         Utama

Barthos, Basir. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Bumi Aksara

Geoffrey dkk, Manajemen Perkantoran Modern. Tanggeran: Binarupa Aksara

Gie, Liang The. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.

Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi Perkantoran Untuk Maneger dan Staff.
          Jakarta Selatan. Visimedia.

Kumorotomo, Wahyudi, dkk. 1996. Sistem Informasi Manajemen dalam
         Organisasi-Organisasi Publik. Yogyakarta: Gadjah Mada University
         Press

Mappaeng, Ahmad. 2003. Dasar-Dasar Ilmu Administrasi dan Manajemen.
         Makassar.

Maryati, Mc….Meningkatkan Keunggulan Perusahaan Melalui Manajemen
          Perkantoran Efektif. UPP STIM YKPN.

Maulana, M.N. 1979. Administrasi Kearsipan. Jakarta: Bhatara Karya Aksara.

Moekijat. Administrasi Perkantoran. CV. Mandar Maju

Murdick, G. Robert dkk. 1991. Sistem Informasi Manajemen untuk Manajemen
           Modern. Jakarta: Erlangga.

Santoso, Amanda & Hanif AL, A. R, 2004. Kamus Lengkap Bahasa Indonesia.
          Surabaya: Alumni

Singarimbun, Masri & Efendi Sofian. 1998. Metode Penelitian Survai. Jakarta:
          LP3ES

Sukoco, Munir Badri. 2006. Manajemen Administarsi Perkantoran Modern.
         Jakarta:Erlangga.

Sulistyo, Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka
           Utama

Sutarto. 1980. Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta: Gadja Mada University
           Press.


                                                                              103
Syamsi, Ibnu. 2000. Pengambilan Keputusan dan Sistem Informasi. Jakarta:
           Bumi Aksara.
Wursanto, Ig, 1991. Kearsipan.


Dokumen


Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
        Kearsipan

Sripsi Oleh Hasruddin Jamaruddin Dengan Judul “Sistem Pengelolaan Arsip
           Pada Pengadilan Negeri Makassar” Tahun 2007

Sripsi Oleh Irmawanti Tahir Dengan Judul “Efektifitas Pelaksanaan Sistem
           Kearsipan Pada Kantor Badan Kepegawaian Dan Diklat Daerah
           Kabupaten Takalar” Tahun 2007

Sripsi Oleh Halda Dengan Judul “ Sistem Penanganan Arsip Pada Bagian
           Umum Kantor Wilayah Departemen Hukum Dan HAM Sulawesi
           Selatan “ Tahun 2007

Lainnya


www.g-excess.com diunduh pada hari Kamis 03 Februari 2012 pukul 19.35 Wita
         di Jalan Bung Nomor 32A-Tamalanrea Makassar.

www.anri.go.id diunduh pada hari Kamis, 03 Februari 2012 pukul 20.04 Wita di
          Jalan Bung Nomor 32A-Tamalanrea Makassar.

ariniedhewix.blogspot.com diunduh pada hari Senin, 13 Februari 20121 pukul
          19.17 Wita di Jalan Bung Nomor 32A-Tamalanrea Makassar




                                                                        104

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:12
posted:9/6/2012
language:Unknown
pages:104