assgmnt induksi

Document Sample
assgmnt induksi Powered By Docstoc
					1.0 PENGENALAN MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) DAN FAIL MEJA (FM)

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja merupakan panduan kepada Ketua-ketua Jabatan. Manual
Prosedur Kerja ini telah termaktub di dalam Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8
tahun 1991 dan panduan ini hendaklah digunakan bermula dari tarikh pekeliling ini dikeluarkan.

       Manual prosedur kerja dan fail meja ini diperkenalkan sebagai strategi dan langkah
pelaksanaan dasar bersih, cekap dan amanah melalui Kempen Bersih, Cekap Dan Amanah yang
telah dilancarkan oleh mantan Tun Dr. Mahathir bin Mohamad pada bulan April, 1982 bagi
menjadikan ia sebagai dasar dan amalan rakyat Malaysia, khasnya pegawai perkhidmatan awam.
Manual prosedur kerja dan fail meja adalah merupakan dua dokumen rasmi yang perlu ada
dalam sesebuah jabatan/pejabat.

       Manual prosedur kerja dan fail meja adalah dokumen yang sangat berguna sebagai alat
latihan terutama kepada pegawai baru dilantik atau pegawai baru yang ditukarkan ke sesuatu
jabatan/pejabat. Biasanya pegawai-pegawai baru ini sukar memahami kerja baru dan mereka
kerap kali mengambil masa yang panjang untuk mempelajari cara-cara menjalankan tugas. Di
dapati mereka banyak bergantung kepada pengalaman rakan-rakan terdahulu dan tiada satu
dokumen rasmi yang menyenaraikan susunan kerja yang tertib untuk dirujuk.

       Sebelum diperkenalkan kedua-dua fail ini, pekerja-pekerja dalam jabatan/ pejabat
melaksanakan tugas masing-masing berasaskan pengetahuan yang dipelajari dari pengalaman
dan tunjuk ajar pekerja-pekerja lama. Biasanya pengetahuan tersebut adalah berasaskan kepada
pengalaman dan kefahaman pegawai-pegawai lama semata-mata malah tidak berpandukan
kepada cara-cara bekerja yang seragam.

       MPK dan FM merupakan dua dokumen rujukan rasmi yang dapat menyumbangkan
kepada peningkatan kecekapan dan keberkesanan jabatan/pejabat. Selain daripada itu, kedua-dua
dokumen                           ini                    juga                       merupakan
alat latihan yang utama kepada pegawai baru dilantik atau pegawai yang baru ditukarkan ke
sesebuah jabatan/pejabat. Dengan adanya kedua-dua dokumen ini, pegawai baru atau yang baru
ditukarkan dapat mengurangkan kebergantungan kepada pengalaman rakan-rakan yang lama dan
juga dapat menjimatkan masa mereka untuk mempelajari serta memahami cara-cara menjalankan
tugas di sesebuah jabatan/pejabat.

                                                                                             1
2.0 DEFINISI MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) DAN FAIL MEJA (FM)

2.1 Definisi Manual Prosedur Kerja (MPK)

       MPK merupakan sebuah dokumen rujukan pada peringkat jabatan/pejabat yang memberi
maklumat tentang fungsi-fungsi dan objektif rasmi pejabat, prosedur-prosedur yang jelas serta
pegawai dan staf yang bertanggungjawab bagi melaksanakan tiap-tiap aktiviti yang
diamanahkan. Keterangan mengenai fungsi dan objektif rasmi yang cukup jelas dan diketahui
secara dekat dan terperinci oleh setiap anggota jabatan/pejabat akan membolehkan mereka
melaksanakan tugas dengan lebih berkesan. Selain itu, fungsi jabatan/pejabat yang ditetapkan
serta pembahagian aktiviti yang jelas antara bahagian dan unit di bawah jabatan/pejabat
membolehkan setiap individu di dalam jabatan/pejabat faham dan tahu mengenai parameter
tugas masing-masing dengan tepat di samping mengetahui tugas-tugas bahagian/unit/individu
lain dalam jabatan/pejabat. Dengan prosedur kerja yang terperinci serta penentuan
tanggungjawab yang jelas akan membantu pegawai dan staf menjalankan tugas masing-masing
dengan lebih cekap dan teratur.

       MPK mendokumentasikan secara sistematik susunan cara bekerja. Tiap-tiap kerja
mempunyai proses dan peraturan yang tertentu supaya masalah kelewatan, pembaziran masa dan
ketidakcekapan dapat dielakkan dengan sebaik-baiknya. Oleh itu, kesemua proses, peraturan,
pegawai yang bertanggungjawab dan hubungan kerja di antara pegawai dikenalpasti, disusun dan
dibukukan dengan jelas dalam usaha meningkatkan mutu dan produktiviti jabatan/pejabat.
Ringkasannya, MPK merupakan rujukan semua pengawai dan staf. Hanya satu MPK akan
disediakan bagi satu jabatan/pejabat untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanaan
jabatan/pejabat keseluruhan.




2.2 Definisi Fail Meja (FM)

       FM merupakan sebuah dokumen rujukan pada peringkat individu/jawatan yang
berperanan meningkatkan tahap kecekapan dan keberkesanan setiap individu dalam
jabatan/pejabat. Lantaran itu, dokumen ini mengandungi carta jabatan/pejabat yang
menunjukkan kedudukan individu dalam jabatan/pejabat berkenaan, objektif Jabatan dan


                                                                                           2
Bahagian di mana individu ini ditempatkan serta prosedur kerja yang terlibat dengan jawatan
individu yang berkenaan. Selain itu, FM juga dirangka khusus untuk memberikan panduan
terperinci mengenai semua tugas yang dijalankan oleh seseorang individu setiap hari. Dengan
itu, asas FM adalah senarai tugas dan tanggungjawab seseorang individu dalam jabatan/pejabat.
Rangkaian prosedur dan senarai semak (checklist) yang terdapat dalam FM merupakan garis
panduan yang penting     dalam memberi hala tuju serta langkah demi langkah yang dapat
membantu setiap individu menjalankan tugas dengan lebih efisien. FM juga mengandungi
peruntukan kuasa dan undang-undang yang terlibat dengan tanggungjawab seseorang individu,
objektif Jabatan dan objektif Bahagian dan Unit serta carta yang menunjukkan kedudukan
individu dalam Bahagian atau Unit yang akan membantu individu-individu memahami peranan
mereka dalam sesebuah jabatan/pejabat.

       Walau bagaimanapun, FM juga merupakan alat latihan terutama kepada pegawai baru
dilantik atau pegawai yang baru ditukarkan ke sesuatu jabatan/pejabat. FM dapat membantu
pegawai-pegawai sebegini dalam menyelesaikan masalah memahami kerja baru serta dalam
usaha mengurangkan kebergantungan kepada pengalaman rakan-rakan lama dalam mempelajari
cara-cara menjalankan tugas mereka. Secara ringkasnya, fokus utama FM adalah individu serta
tujuan penyediaan dan penggunaannya adalah untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan
tugas yang dilaksanakan oleh individu. FM perlu disediakan untuk semua individu/jawatan
dalam jabatan/pejabat terutamanya bagi pengawai yang menjalankan tugasnya setiap hari kerana
ia merupakan dokumen rujukan yang penting dan harus ditempatkan di atas mejanya.




3.0 LANGKAH-LANGKAH PENYEDIAAN MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) DAN

  FAIL MEJA (FM).

       Penyediaan MPK dan FM memerlukan perancangan yang teratur dan teliti. Penglibatan
pengurusan atasan amat diperlukan dalam penyediaan kedua-dua buku ini. Bagi memudahkan
dan melicinkan penyediaan buku-buku ini, Ketua Jabatan/Pejabat perlu melantik seorang
pegawai kanan sebagai Penyelaras dan Pasukan Petugas perlu diwujudkan bagi penyediaan
buku-buku ini.


                                                                                           3
3.1 LANGKAH-LANGKAH PENYEDIAAN MANUAL KERJA (MPK)

       Langkah-langkah yang perlu dilaksanakan bagi menyediakan MPK ialah dengan
menyediakan carta organisasi jabatan/pejabat. Carta organisasi jabatan/pejabat menggambarkan
struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hierarki didalam sesebuah jabatan/pejabat. Carta
organisasi jabatan/pejabat dijadikan sebagai rangka kerja dan panduan dalam menjalankan
aktiviti-aktiviti jabatan atau pejabat bagi membantu jabatan/pejabat mencapai objektif yang
ditetapkan.

       Seterusnya, menyenaraikan fungsi-fungsi        utama jabatan/pejabat.     Fungsi   utama
jabatan/pejabat adalah tugas-tugas utama yang dijalankan bagi membolehkan jabatan/pejabat
mencapai objektif penubuhannya. Fungsi-fungsi utama ini adalah bergantung kepada jenis-jenis
kegiatan sesebuah jabatan/pejabat. Kegiatan-kegiatan ini ada yang khusus untuk jabatan/pejabat
tersebut sahaja dan ada yang merupakan kegiatan biasa bagi setiap jabatan/pejabat.

       Kemudian, menyenaraikan aktiviti-aktiviti di bawah setiap fungsi utama. Aktiviti ialah
kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama. Pelaksanaan sesuatu aktiviti melibatkan tenaga
manusia, peralatan, bahan, masa dan kos.

       Langkah seterusnya ialah menyediakan proses kerja yang terlibat dalam tiap-tiap aktiviti.
Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan
yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Adalah penting bagi proses kerja
disenaraikan kerana pekerja akan jelas dengan tindakan-tindakan yang perlu diambil untuk
melaksanakan sesuatu aktiviti.

       Penyediaan carta aliran kerja bagi tiap-tiap aktiviti merupakan salah satu langkah untuk
menyediakan MPK. Carta aliran kerja ialah gambaran secara grafik atau gambarajah keatas
tindakan-tindakan yang terlibat dalam satu aktiviti atau prosedur. Carta aliran kerja diperlukan
kerana ia dapat memperlihatkan dengan jelas setiap langkah atau tindakan yang perlu diambil
mengikut turutan yang betul, iaitu menunjukkan peringkat permulaan dan peringkat selesai yang
dijelaskan secara ringkas. Carta aliran memberikan kefahaman kepada staf mengenai tugas dan
tanggungjawab masing-masing. Carta aliran kerja hendaklah disediakan selepas penyediaan
proses kerja.


                                                                                              4
       Akhir sekali menyenaraikan semua borang yang digunakan. Borang adalah alat
pengurusan yang penting dalam urusan pentadbiran pejabat. Borang digunakan untuk
menyimpan dan merekod maklumat, menyenangkan maklumat direkod dengan cara yang teratur,
sistematik dan membolehkan maklumat yang perlu dan mustahak sahaja yang direkodkan.




3.2 LANGKAH-LANGKAH MENYEDIAKAN FAIL MEJA (FM)

       Langkah-langkah yang perlu diambil untuk menyediakan FM ialah dengan menyertakan
objektif jabatan/pejabat yang telah disediakan bagi MPK. Penerangan mengenai objektif
jabatan/pejabat adalah seperti yang dijelaskan di dalam Bahagian Kandungan MPK.

       Seterusnya ialah menyediakan objektif bahagian/unit. Objektif bahagian/unit adalah
pecahan kepada objektif jabatan/pejabat dan ia dinyatakan dalam bentuk objektif jangka pendek
yang perlu dicapai oleh bahagian. Setiap aktiviti yang dijalankan oleh bahagian/unit haruslah
menyumbang kepada arah pencapaian objektif jabatan/pejabat pada keseluruhannya. Objektif
bahagian/unit hendaklah dinyatakan dengan tepat, jelas, boleh dicapai dan boleh diukur supaya
pihak pengurusan boleh membuat keputusan dan penilaian kemajuan dengan berkesan
berasaskan objektif-objektif yang ditetapkan.

       Kemudian, menyenaraikan tugas atau kuasa dan hubungan pegawai dengan pegawai-
pegawai lain. Senarai tugas ialah senarai yang menjelaskan dengan tepat dan terperinci mengenai
tugas, tanggungjawab dan kuasa seseorang pegawai untuk menjalankan tugas-tugasnya. Setiap
pegawai perlu mempunyai satu senarai tugas. Ini adalah penting bagi memaklumkan kepada
pemengang jawatan mengenai tugas, tanggungjawab, pengetahuan atau kemahiran yang
diperlukan.

       Selain itu, semua peraturan pentadbiran bagi setiap aktiviti-aktiviti utama mesti
disenaraikan. Setiap aktiviti mempunyai peraturan pentadbiran yang harus diketahui oleh
pegawai-pegawai sesebuah jabatan atau pejabat. Ia merupakan peraturan-peraturan jabatan atau
pejabat yang mesti dipatuhi dalam menjalankan sesuatu aktiviti.

       Langkah lain yang perlu diambil kira ialah menyenaraikan proses kerja bagi aktiviti-
aktiviti yang berkaitan dengan pegawai. Konsep proses kerja adalah seperti yang diterangkan

                                                                                             5
dalam Bahagian Kandungan MPK. Bagi FM pula senarai jawatan pegawai yang meluluskan
tindakan dan senarai undang-undang dan peraturan yang berkaitan perlu disertakan dalam proses
kerja.

         Seterusnya, menyediakan carta aliran kerja. Penerangan mengenai carta aliran kerja
adalah seperti yang diterangkan dalam Bahagian Kandungan MPK. Carta aliran kerja bagi FM
seseorang pegawai hendaklah diambil daripada carta aliran yang terdapat dalam MPK bagi
aktiviti yang berkaitan dengan pegawai berkenaan. Langkah-langkah dalam aktivti yang
melibatkan pegawai berkenaan perlu ditandakan. Dengan menandakan langkah-langkah ini
pegawai berkenaan akan dapat dimaklumkan mengenai tanggungjawab dan peranannya dalam
menyelesaikan sesuatu aktiviti.

         Kemudian, menyenaraikan senarai semak atau checklist. Checklist ialah satu alat
perancangan dan kawalan kerja yang ringkas dan tepat mengenai tindakan-tindakan yang perlu
diambil mengendalikan sesuatu aktiviti. Checklist berfungsi sebagai pelan tindakan di dalam
melaksanakn sesuatu aktiviti. Kepentingannya amat ketara sekali terutama bagi aktiviti-aktiviti
seperti memproses permohonan, semakan keselamatan, semakan kualiti dan sebagainya.

         Langkah seterusnya ialah Senaraikan Undang-undang dan peraturan yang diperlukan.
Senarai undang-undang dan peraturan yang perlu ada dalam FM adalah petikan kecil daripada
arahan-arahan rasmi yang perlu dirujuk oleh seseorang pegawai. Hanya arahan-arahan yang
masih digunakan sahaja yang perlu dikandungkan dalam FM.

         Menyenaraikan jawatankuasa yang dianggotai juga merupakan langkah yang perlu
diambil bagi menyediakan FM. Senarai jawatankuasa yang perlu ada dalam FM adalah semua
jawatankuasa yang dianggotai oleh pegawai berkenaan. Jawatankuasa itu hendaklah sekurang-
kurangnya wujud untuk tempoh 6 bulan. Tujuan menyenaraikan jawatankuasa-jawatankuasa ini
ialah supaya pegawai berkenaan mengetahui jawatankuasa-jawatankuasa yang dianggotainya dan
membolehkannya membuat persediaan dan perancangan awal sebelum hadir ke mesyuarat
jawatankuasa tersebut. Senarai ini juga membolehkan pegawai baru yang mengambil alih tugas
mengetahui jawatankuasa-jawatankuasa yang perlu dianggotainya.

         Seterusnya ialah menggunakan norma-norma kerja yang ada bagi jadual norma kerja.
Norma kerja ialah jangka masa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi

                                                                                             6
menyiapkan sesuatu kerja. Norma kerja ini boleh menjadi panduan kepada pekerja dalam
melaksanakan tugas supaya tahap prestasi yang diharapkan dapat dicapai sepenuhnya. Ia juga
menjadi asas mengukur pencapaian produktiviti sesuatu kerja. Melalui pembaikkan dan
persekitaran kerja, sama ada penggunaan teknologi baru, latihan staf dan lain-lain motivasi kerja,
norma kerja boleh diubahsuai supaya selaras dengan usaha-usaha pembaikan yang telah
dijalankan. Norma kerja membantu dalam memperbaiki kaedah bekerja bagi tujuan
mengurangkan pembaziran dan kesilapan pekerja.

       Kemudian, menyediakan format senarai tugas harian. Senarai tugas harian ialah format
bagi mengingati dan merancang aktiviti-aktiviti utama yang perlu dilaksanakan pada hari
berkenaan. Senarai ini sebaik-baiknya diletakkan diatas meja supaya mudah dirujuk. Senarai
tugas harian memudahkan pegawai merancang kerja atau mengambil tindakan-tindakan penting
lebih awal. Dengan itu, dapat menggalakkan amalan pengurusan masa yang cekap dan berkesan.
Senarai tugas harian boleh disediakan sama ada di sebelah petang selepas waktu pejabat ataupun
sewaktu mula bekerja disebelah pagi. Tandakan mana-mana tindakan yang telah selesai dan
catitkan alasan bagi tindakan yang memerlukan tindakan susulan atau tertangguh. Penggunaan
senarai tugas harian boleh diselaraskan dengan keperluan seseorang pegawai iaitu boleh
disediakan secara mingguan atau bulanan.




4.0 RUMUSAN

Secara keseluruhannya, berdasarkan kepada penerangan dan ulasan-ulasan dalam tugasan ini,
dapat disimpulkan bahawa Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) merupakan dua
dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam sesebuah jabatan/pejabat dalam meningkatkan
kecekapan, keberkesanan dan produktiviti setiap jabatan/pejabat. Dengan itu, sebagai penjawat
awam yang berdisiplin, berinovasi tinggi, bertanggungjawab dan beretika kerja, maka
penyediaan dan pengendalian MPK dan FM merupakan elemen yang penting dalam usaha
menghasilkan pengurusan pendidikan yang berkualiti. Penguasaan kriteria-kriteria dalam
panduan penyediaan MPK dan FM perlu difahami dengan jelas dan dikuasai setepat-tepatnya
untuk menjamin keberkesanan dalam penggunaan kedua-dua dokumen rasmi tersebut. Oleh itu,
penjawat awam perlu sentiasa mengemaskini dan menguruskan kedua-dua dokumen ini dengan


                                                                                                7
sebaik-baiknya kerana pengurusan pendidikan yang cemerlang merupakan pemangkin
pendidikan berkualiti.




                                                                             8

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:36
posted:9/2/2012
language:Malay
pages:8