Docstoc

MICROSOFT WORD

Document Sample
MICROSOFT WORD Powered By Docstoc
					MICROSOFT WORD
  Intermediate I
  Mail Merge Class
    Performance Objectives
   Create individual form letters
    using merged data
   Prepare envelopes, create
    standard mailing labels, and
    merge to lists
          Parts of a Mail Merge
             Main Document
                                                                                                                              Zip code not valid!              Zip code not valid!
                                                                                                                              «Title» «FirstName» «LastName»   «Title» «FirstName» «LastName»
                                                                                                                              «JobTitle»                       «JobTitle»
                                                                                                                              «Company»                        «Company»
          July 30, 1997                                                                                                       «Address1»                       «Address1»
                                                                                                                              «Address2»                       «Address2»
                                                                                                                              «City», «State» «PostalCode»     «City», «State» «PostalCode»

                                                                                                                              Zip code not valid!              Zip code not valid!
                                                                                                                              «Title» «FirstName» «LastName»   «Title» «FirstName» «LastName»
                                                                                                                              «JobTitle»                       «JobTitle»
          «Title» «FirstName» «LastName»




                                                                                                                    Mailing
                                                                                                                              «Company»                        «Company»




 Form
          «JobTitle»                                                                                                          «Address1»                       «Address1»
                                                                                                                              «Address2»                       «Address2»
          «Company»                                                                                                           «City», «State» «PostalCode»     «City», «State» «PostalCode»
          «Address1»                                                                                                          Zip code not valid!              Zip code not valid!
          «Address2»                                                                                                          «Title» «FirstName» «LastName»
                                                                                                                              «JobTitle»
                                                                                                                                                               «Title» «FirstName» «LastName»
                                                                                                                                                               «JobTitle»
          «City», «State» «PostalCode»                                                                                        «Company»                        «Company»
                                                                                                                              «Address1»                       «Address1»




Letters                                                                                                             Labels
                                                                                                                              «Address2»                       «Address2»
                                                                                                                              «City», «State» «PostalCode»     «City», «State» «PostalCode»
          Dear «Title» «LastName»:
                                                                                                                              Zip code not valid!              Zip code not valid!
                                                                                                                              «Title» «FirstName» «LastName»   «Title» «FirstName» «LastName»
          This is a test form letter. Please read it over carefully. We want to make sure that all of                         «JobTitle»                       «JobTitle»
                                                                                                                              «Company»                        «Company»
          the information you provided for us is correct.                                                                     «Address1»                       «Address1»
                                                                                                                              «Address2»                       «Address2»
                                                                                                                              «City», «State» «PostalCode»     «City», «State» «PostalCode»
          We appreciate the time you are taking to help us in this venture.
                                                                                                                              Zip code not valid!              Zip code not valid!
                                                                                                                              «Title» «FirstName» «LastName»   «Title» «FirstName» «LastName»
          Sincerely,                                                                                                          «JobTitle»
                                                                                                                              «Company»
                                                                                                                                                               «JobTitle»
                                                                                                                                                               «Company»
                                                                                                                              «Address1»                       «Address1»
                                                                                                                              «Address2»                       «Address2»
                                                                                                                              «City», «State» «PostalCode»     «City», «State» «PostalCode»

                                                                                                                              Zip code not valid!              Zip code not valid!
          Employee O. Year                                                                                                    «Title» «FirstName» «LastName»   «Title» «FirstName» «LastName»
                                                                                                                              «JobTitle»                       «JobTitle»
                                                                                                                              «Company»                        «Company»
                                                                                                                              «Address1»                       «Address1»
                                                                                                                              «Address2»                       «Address2»
                                                                                                                              «City», «State» «PostalCode»     «City», «State» «PostalCode»

                                                                                                                              Zip code not valid!              Zip code not valid!
                                                                                                                              «Title» «FirstName» «LastName»   «Title» «FirstName» «LastName»
                                                                                                                              «JobTitle»                       «JobTitle»
                                                                                                                              «Company»                        «Company»
                                                                                                                              «Address1»                       «Address1»
                                                                                                                              «Address2»                       «Address2»
                                                                                                                              «City», «State» «PostalCode»     «City», «State» «PostalCode»




                                                                                                                                                                                                Catalogs
                                                                                                        Envelopes
Parts of a Mail Merge
    Data Source
     Create Data New
     Open Data Source
     Use Address Book
     Header Options
 Parts of a Mail Merge
Merge the Data with the
       Document
Filter Records            Sort Records

                 and or
The Mail Merge Toolbar
       This inserts the desired fields for data
       retrieval from your data source.
        This inserts word field for functions:
        IE.: If this…then insert this
                 Allows you to view your data as it will appear
                 in the document. Can go directly to first or
                 last entry, type in which record you want to
                 see or scroll through.

   Quick access to the Mail Merge Helper

    Run a test merge to check for
    errors
The Mail Merge Toolbar (cont.)
   Performs the mail merge into a new document before
   printing

   Performs the mail merge directly to the printer


    Performs mail merge as specified by user


     Find a specific record

          Edit your data source
Setting Up A Mail Merge
Using A Data Source
Congratulations!
You have just finished your first mail merge!

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:18
posted:9/1/2012
language:English
pages:10