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DIRECTIVA DE ENCARGOS INTERNOS

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DIRECTIVA DE ENCARGOS INTERNOS Powered By Docstoc
					MUNICPLAIDAD DISTRITAL DE
    IGNACIO ESCUDERO

 DIRECTIVA Nº 002-2011-MDIE




       IGNACIO ESCUDERO
           MAYO 2011
               DIRECTIVA Nº 002-2011-MDIE

    "NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL
       OTORGAMIENTO, UTILIZACION Y
       RENDICION DE FONDOS BAJO LA
    MODALIDAD DE ENCARGO INETRNO AL
    PERSONAL DE LA ENTIDAD MUNICIPAL”

   I.   NATURALEZA…….. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . 3

  II.   OBJETIVO……………………………………………………………………… 3

 III.   FINALIDAD……………………………………………………………………. 3

 IV.    BASE LEGAL………………………………………………………………                                                                     4

  V.    ALCANCE……………………………………………………………………… 4

 VI.    CUMPLIMIENTO Y
        ACTUALIZACION….………………………………………………………… 4

VII.    DISPOSICIONES
        GENERALES……....………………………………………………………….5 Y 6

VIII.   DISPOSICIONES
        ESPECIFICAS……..…………………………………………………………… 7

 IX.    RESPONSABILIDAD…………………………………………………………..8

  X.    LIMITACIONES………………………………………………………………..9

 XI.    COMPROBANTES DE PAGO………………………………………………....9

XII.    SANCIONES…………………………………………………………………..10

XIII.   CONTROL…………………………………………………………………….10

XIV.    ANEXOS……………………………………………………………………..11 Y 12
   DIRECTIVA Nº 002-2011-MDIE

"NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL
   OTORGAMIENTO, UTILIZACION Y
   RENDICION DE FONDOS BAJO LA
MODALIDAD DE ENCARGO INETRNO AL
PERSONAL DE LA ENTIDAD MUNICIPAL”
NATURALEZA:

 Se denomina Encargo Interno a una modalidad de entrega de fondos para
 efectuar gastos en forma excepcional de la MUNICIPALIDAD DISTRITAL
 DE IGNACIO ESCUDERO y atendiendo a la naturaleza de las respectivas
 funciones y adecuado cumplimiento de los Objetivos Institucionales.

OBJETIVO:


Establecer las disposiciones y procedimientos relacionados con el otorgamiento de
encargos Internos (Anticipo) a personal de la Municipalidad Distrital de Ignacio
Escudero, su autorización, su adecuado uso y control, así como cautelar la apropiada
rendición de cuentas documentada y/o devolución de montos no utilizados
oportunamente.
Así mismo establecer los procedimientos para dotar de recursos económicos al
personal que lo amerite para la atención oportuna de los gastos por concepto de
bienes y servicios (excepto bienes de capital) que requieran la ejecución de una
actividad que por su naturaleza, excepcionalidad y razones de urgencia, no sea
factible adquirir o contratar en condiciones de oportunidad y lugar de entrega
requeridos, a través de los procedimientos regulares. Precisar las limitaciones a que
debe sujetarse la utilización de los Encargos Internos.


FINALIDAD:
 Establecer los Lineamientos para el otorgamiento de recursos mediante la
 modalidad de Encargos Internos destinado a la ejecución de actividades específicas,
 sujetos a rendición de cuentas debidamente sustentadas, en aplicación a prácticas y
 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptadas.
    BASAE LEGAL:
   Ley Nº 27972, Ley Orgánica de Municipalidades.
   Ley Nº 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
   Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
   Ley Nº 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería.
   Ley Nº 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad.
   Ley de Presupuesto del Sector Publico.
   Ley del Equilibrio Financiero del Presupuesto del Presupuesto del Sector Público.
   Ley Nº 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.
   Ley Nº 27815, Ley del Código de Ética de la Función Pública, y su Reglamento
    aprobado por Decreto Supremo Nº 033-2005-PCM.
   Decreto Legislativo Nº 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa
   Decreto Supremo Nº 005-90-PCM Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera
    Administrativa.
   Normas Generales del Sistema de Tesorería, aprobadas con Resolución Directoral
    Nº 026-80-EF/77.15.
   Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15, aprobada por Resolución Directoral
    Nº 002-2007-EF/76.01.
   Normas Generales del Sistema de Contabilidad aprobadas con Resolución
    Ministerial Nº 801-81-EFC/76.
   Texto Ordenado de la Directiva para la Ejecución Presupuestaria, aprobada por
    Resolución Directoral Nº 003-2007-EF/76.01.
   Normas de Control Interno, aprobada por Resolución de Contraloría Nº 320-2006-
    CG.
   Reglamento de Comprobantes de pago Nº 007-99-SUNAT y sus modificaciones

    ALCANCE:
    El procedimiento contenido en la presente directiva es de aplicación a todas las
    Unidades Orgánicas de la Municipalidad Distrital de Ignacio escudero.


    CUMPLIMIENTO Y ACTUALIZACION:
    La Gerencia Municipal a través de la oficina de Contabilidad y oficina de Tesorería,
    serán las responsables del cumplimiento de la presente directiva y de la
    actualización respectiva.
DISPOSICIONES GENERALES:
-   Los Encargos Internos son para la compra de Bienes y pagos de Servicios y
    otros debidamente justificados.
-   No se tramitará ningún Encargo Interno si existe dos o más pendientes por
    liquidar de la misma persona, las excepciones serán autorizadas mediante
    Memorándum de Gerencia.
-   En caso de adquisiciones y/o servicios, deberán de justificar la restricción; en
    cuanto a la oferta local de determinados bienes y servicios. La División de
    Abastecimiento evaluará el caso y le dará el trámite correspondiente, de lo
    contrario le será devuelto el documento.
-   El Encargo Interno se puede financiar con Recursos Directamente
    Recaudados, y excepcionalmente con otras fuentes de financiamiento
    debidamente autorizadas por la Gerencia Municipal.
-   Los encargos Internos se otorgaran mediante Resolución de Gerencia
    Municipal, una vez emitida la Resolución, esta se constituirá en el documento
    sustentatorio para el giro del cheque a nombre del Funcionario y/o trabajador
    responsable quien tendrá la condición de permanente o contratado.
-   El encargado de la utilización de estos recursos asume el compromiso de
    presentar la rendición de cuenta respectiva, que no deberá exceder de los
    cinco (5) días hábiles después de concluida la actividad materia del encargo,
    para tal efecto deberá presentar la rendición del encargo recibido según el
    formato 02
-   No procede la entrega de dos (2) “Encargos Internos” en la misma fecha o en
    paralelo.
-   Solo se autorizara la entrega de “Encargos Internos” a personas que tienen
    vínculo laboral, es decir a funcionarios y servidores municipales. Se prohíbe la
    entrega de “Encargos” a personas contratadas bajo la modalidad de Servicios No
    Personales, Locación de Servicios o Consultarías.
-   El personal de la Oficina de Contabilidad, efectuara cotizaciones selectivas a fin
    de desvirtuar cualquier sobre valuación de los costos de los bienes o servicios
    adquiridos.
-   En caso de efectuarse pagos afectos a Renta de Cuarta Categoría (Recibos por
    Honorarios), el Encargado bajo responsabilidad efectuara la retención del 10%
    del Impuesto a la Renta cuando el importe supere los S/. 1,500.00. Procede la
    suspensión de retenciones cuando la SUNAT así lo autorice, para cuyo efecto
    deberá adjuntar copia del Boucher en el cual la SUNAT autoriza la suspensión
    del referido impuesto. La retención mediante cargo debe ser depositada en el
    plazo de 24 horas hábiles en la Unidad de Tesorería para el trámite
    correspondiente. Todos los casos de pagos de honorarios (con o sin retención)
    deben informarse al área de Personal dentro del periodo tributario por el
    Encargado o por la Oficina de Contabilidad, según corresponda para ser
    incluidos en la Declaración del PDT, bajo responsabilidad. Si por
    incumplimiento se generaría multas, estas serán pagadas con su peculio por el
    responsable.
-   El monto por la adquisición de bienes, prestación de servicios, u otros
    conceptos, no debe exceder de la Unidad Impositiva Tributaria (UIT) vigente.
-   La Oficina de Contabilidad, bajo responsabilidad sacara copia de los
    comprobantes de pagos que sustenten adquisición o confección de bienes, cuya
    vida útil estimada sea mayor de un (01) año, debe informar al área de Logística
    para su codificación, registro y conciliación.
DISPOSICIONES ESPECÍFICAS:
-   No se admitirán gastos que se efectúen por conceptos distintos a los solicitados
    y autorizados, bajo responsabilidad del solicitante.
-   Los gastos deberán estar sustentados con Comprobantes de Pago contemplados
    en el “Reglamento de Comprobantes de Pago”, en originales, sin enmendaduras
    no borrones, y debidamente foliados y firmados por el solicitante. Además
    deberá colocar el sello “PAGADO” en cada uno de ellos.
-   El detalle del gasto deberá ser presentado en el formato denominado
    “RENDICION DE CUENTA DEL FONDO POR ENCARGO INETRNO”, el
    mismo que deberá ser firmado por el encargado solicitante del encargo y se
    anexara a la documentación sustentatoria respectiva.
-   La oficina de Contabilidad es responsable de la revisión de la documentación
    presentada para luego ser anexada al Comprobante de Pago del Encargo
    Otorgado.
-   De no encontrarse conforme algunos documentos presentados, se devolverá el
    expediente al responsable de la rendición de cuentas, dando un plazo de 48
    horas para la subsanación respectiva y/o devolución de fondos.
-   De haberse efectuado un menor gasto al autorizado, el responsable de la
    rendición de cuentas deberá efectuar el depósito en la Cuenta Corriente
    respectiva haciendo referencia al número de Comprobante de Pago mediante el
    cual fue otorgado. De haberse efectuado un gasto mayor al autorizado, la
    Gerencia Municipal dispondrá el giro del monto diferencial para la cobertura del
    gasto realizado siempre que esté debidamente justificado.
RESPONSABILIDAD:
-   El proceso de rendición de cuentas constituye una declaración de
    responsabilidad exclusiva del funcionario o servidor que la fórmula que se sujeta
    a ser revisada y verificada si el caso lo amerita. En tal virtud la omisión de
    datos, presentación de documentos que no corresponden y/o con alteración, dará
    lugar para que el Jefe de la Oficina de Contabilidad informe al Gerente
    Municipal sobre las anomalías encontradas, y a la devolución y/o descuento al
    encargado de los montos observados y a apertura de responsabilidad que
    correspondan.
-   En caso de determinarse pagos que no correspondan o hayan pagado
    comprobantes adulterados, falsificados, entre otros, el usuario que cancelo el
    gasto asumirán la reposición de los Fondos Públicos con su peculio y/o se
    procederá al descuento establecido en el Formato Nº 01, independientemente de
    las   responsabilidades   administrativas,   y demás      acciones   legales   que
    correspondan. Por tal motivo los responsables del “Encargo Interno” y Control
    Previo de la Oficina de Contabilidad están obligados a verificar entre otros en la
    página Web de la SUNAT las autorizaciones de los comprobantes de pago y
    demás documentación fuente que sustente gastos, caso contrario asumirán la
    reposición de los Fondos Públicos con su peculio.
-   El Tesorero, asumirá las responsabilidades que dispone la Ley General del
    Sistema Nacional de Tesorería, Directiva de Tesorería, entre otras normas
    inherentes a sus funciones, respecto a los gastos que no se ajusten a la
    normatividad legal vigente.
-   El Órgano de Control Institucional es responsable de garantizar la legalidad del
    gasto y verificar el fiel cumplimento de lo establecido en la presente Directiva.
LIMITACIONES:
La asignación de un Encargo no podrá ser utilizada para:
a. Pago de remuneraciones.
b. Adelantos.
c. Préstamos.
d. Compra de bienes de Activo Fijo.
e. Capacitación.
f. Alquiler de bienes muebles e inmuebles.
g. Honorarios profesionales tratándose de consultorías, asesorías y/o servicios no
   personales.
h. Servicios personales.
i. Movilidad.
j. Refrigerio.


COMPROBANTES DE PAGO:
Los usuarios deberán solicitar por sus compras de bienes y servicios los
siguientes comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT, a nombre de la
MUNICIPALIDAD              DISTRITAL      DE       IGNACIO       ESCUDERO,
RUC N° 20176975289 con fechas posteriores a la recepción del dinero, salvo
excepción por causa debidamente justificado y autorizado por la Gerencia
Municipal:

    Facturas

    Boletas de Venta

    Ticket emitidos por máquina registradora

    Recibo por Honorarios Profesionales; y

    Otros, según Reglamento de Comprobantes de Pago.
Nota:
           Se recomienda en la medida de lo posible exigir Facturas en todas las
            Compras de Bienes o pagos de Servicios.


SANCIONES:
   -    Instauración de Proceso Administrativo disciplinario por incumplimiento,
        Suspensiones escalonadas 1, 3, 5, 10 y 30 días, hasta la liquidación del
        monto.
   -    Apertura de cuenta de responsabilidad, de acuerdo a la Directiva de Tesorería
        Art. 72: “La demora de la rendición en el que no se haya cumplido se procederá
        a formular el respectivo requerimiento para su devolución a partir de cuyo
        momento y hasta que se produzca        su debida cancelación, se aplicará los
        intereses de acuerdo a la tasa efectiva que publica la Superintendencia de Banca
        y Seguros”, por parte de la Oficina de Contabilidad al personal sancionado,
        previa Resolución de Gerencia Municipal.


   CONTROL:
   -    La oficina de Contabilidad efectuara el control contable de saldos sujetos a
        rendición de cuentas o devolución de fondos, a fin de evitar la acumulación de
        saldos sin rendición de cuentas.
   -    Vencido el plazo de la rendición de cuentas, la oficina de Tesorería, tomando
        como base los comprobantes de pago pendientes de regularización, comunicara
        por escrito al servidor responsable del encargo para el cumplimiento de esta
        responsabilidad, en caso de persistir la omisión informara a la Gerencia
        Municipal para que tome las medidas del caso.
   -    La oficina de Tesorería es la encargada de adjuntar la rendición de cuentas de
        encargos internos al comprobante de pago respectivo, así como de archivar estos
        documentos adecuadamente.
                                          ANEXO 01
                       SOLICITUD DE ENCARGO INTERNO


A              :


ASUNTO         : SOLICITUD DE ENCARGO INETRNO DE S/. …………………………..


FECHA          : Ignacio Escudero,……………………………………………………………


Mediante el presente agradeceré a Usted se sirva a autorizar el otorgamiento de un Encargo
Interno por la suma de S/. _______________________________ (en letras), con la
finalidad de efectuar gastos que corresponden a (detallar la actividad) de acuerdo al
siguiente detalle:
CONCEPTO DEL GASTO                                       IMPORTE SOLICITADO
…………………………………….                                          ………………………………..
…………………………………….                                          ………………………………..
…………………………………….                                          ………………………………..
…………………………………….                                          ………………………………..
…………………………………….                                          ………………………………..


Atentamente,




                      FIRMA DEL SERVIDOR SOLICITANTE
                                                          ANEXO 02

                                                                                                                               DIA     MES   AÑO


                                                LIQUIDACION DE ENCARGO INTERNO


ENCARGO INTERNO         Nº                                                                                                   SIAF Nº

COMPROBANTE DE PAGO Nº                                                                                                       F. F.

                             DOCUMENT                                                                               PRECIO
Nº   FECHA     RUC Nº                            RAZON SOCIAL                                      CONCEPTO                      IGV     IMPORTE
                                O Nº                                                                                VENTA




                                                   SUB   TOTAL                                                S/.
                                  DEVOLUCION   SEGÚN RECIBO DE INGRESO   Nª ....................
                                                     T O T A L                                                S/.




      REVISADO POR:                                                                                                      RESPONSABLE DEL ENCARGO

				
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