MODE D�EMPLOI DU BILAN INTERM�DIAIRE OU ANNUEL FSE

							   MODE D’EMPLOI DU BILAN INTERMEDIAIRE OU ANNUEL FSE 2012-2013



La présentation du bilan a évolué.

Vous trouvez désormais un premier document, intitulé «BILAN D’EXECUTION», dont la forme
est imposée au niveau national par la D.G.E.F.P. : il développe un certain nombre d’items et
de termes obligatoires. Il est seulement enrichi du logo du Département, de la certification
de votre expert comptable ou de votre commissaire aux comptes, et, comme le préconise ce
formulaire national, d’un document annexé au bilan d’exécution proprement dit, que nous
avons intitulé «DESCRIPTIF DE L’ACTION REALISEE» : vous y développerez vos réponses aux
questions posées à tout bénéficiaire du F.S.E.

Cette partie est nouvelle : elle renvoie à des questions nouvelles (par exemple, écarts entre
le prévisionnel et le réel en termes d’activité, analyse des causes). Cette analyse est
potentiellement riche d’intérêts pour votre pratique associative.


Le Département a souhaité que vous renseigniez un second formulaire, intitulé «ELEMENTS
COMPLEMENTAIRES DE BILAN DE L’ACTION D’INSERTION».
Ce document reprend (hormis la partie financière, qui relève du bilan d’exécution FSE, et les
quelques points liés à la réalisation de l’opération d’insertion qui sont obligatoirement
intégrés dans ce bilan d’exécution) tous les points que les organismes financés par le
Département hors subvention globale F.S.E. doivent remplir dans leur bilan intermédiaire ou
annuel.
Ainsi est maintenue une forte cohérence entre les actions bénéficiant ou non du FSE quant
au descriptif de leur action.


                            BILAN D'EXECUTION F.S.E.

PREMIERE PAGE :

C’est le service instructeur du Département et non votre organisme qui remplira
le «N° PRESAGE»

Nature du bilan :
Vous cocherez «bilan intermédiaire» quand il s’agit d’un bilan au 30 juin : vous ne remplissez
que la partie A (synthèse qualitative de l’opération) du volet I, c’est à dire le « descriptif de
l’action réalisée » positionné en annexe du bilan d’exécution.
Les indicateurs de réalisation et de résultats ne sont pas nécessaires à mi-année

Vous cocherez «bilan final» quand il s’agit d’un bilan en fin d’année civile Vous aurez alors à
remplir l’ensemble du volet I (parties A et B) et les volets financiers (II, III, attestation)

La case «bilan intermédiaire clôturant une tranche annuelle» est sans objet.
VOLET I PARTIE B : INDICATEURS DE REALISATION ET DE RESULTATS

2 nouveautés.

- La notion de prévisionnel : elle s’ajoute à celle de réalisé : vous aurez à commenter plus
loin les écarts. Un écart entre les deux valeurs est entendable. Vous devez expliquer les
raisons de ces écarts.

- La notion de sorties positives : elle est différente de celles que la DIRECCTE vous propose
dans le cadre de vos Conventions Pluriannuelles d’Objectifs (elle est aussi différente de celle
qu’impose le F.S.E. aux PLIE, aux actions de formation, etc.).

Les catégories qui sont décrites dans les lignes blanches du tableau D2 sont celles
imposées aux Départements qui mobilisent le FSE dans le cadre de leurs programmes
Départementaux d’Insertion.

Il est possible que la rubrique retour en formation scolaire ne donne pas de résultat.

2 remarques :

- nous avons subdivisé en sous-catégories (en jaune) les rubriques nationales «emplois
durables» et « emplois temporaires ou saisonniers » afin que puissent être consolidées les
données des actions conduites par les acteurs-chantiers et les associations intermédiaires
portant un ASPRAI, qu’il y ait ou non du FSE.
- la DGEFP a récemment précisé aux Départements la nature des « autres types de
sorties positives » pour les Départements qu’elle accepte : elle se limite aux sorties
suivantes :

- avoir validé une formation non certifiée ou non qualifiante (y compris les actions de
lutte contre l’illettrisme ou d’acquisition de savoirs de base)
- accéder à un emploi (hors contrat aidé) comme salarié en insertion dans une
structure d’insertion par l’activité économique : ceci semble donc exclure les ateliers et
chantiers d’insertion comme « autre type de sorties positives »
- être maintenu dans son emploi ou son activité est le 3° autre type de sorties
positives…mais ne peut s’appliquer à une action accompagnement en chantier d’insertion ou
ASPRAI.


Le tableau D4 a été utilisé par le Département pour tenter de mesurer vos résultats 3 mois
après la sortie de la personne.

En effet le tableau D2 mesure les résultats immédiatement à la fin de l’action (à la fin du
contrat de travail quand il s’agit d’un chantier d’insertion).
La mesure « 3 mois après » devrait vous permettre de témoigner de résultats plus cohérents
avec le travail d’accompagnement que vous avez mené à terme, plus élevés qu’à la sortie
immédiate de l’action.


VOLET II - DEPENSES REALISEES

Relire au préalable avec attention votre convention et le périmètre de l’action défini par le
Département dont vous avez pu prendre connaissance au début de juillet 2011 : vous le
retrouvez sur le site IRISE du Département (www.seinemaritime.net/IRISE) dans le
« questions/réponses sur la demande de concours FSE 2012/2013 » et plus particulièrement
aux articles 3.2.1. pour l’ASPRAI et 3.2.2. pour l’accompagnement en chantier d’insertion.
Pour ce dernier, le Département s’intéresse aux dépenses dédiées à l’accompagnement des
BRSA se limitant à l’axe 1 (accueil et intégration en milieu de travail), l’axe 2
(accompagnement social et professionnel), des 4 premiers items de l’axe 3 (formation des
salariés en insertion, donc HORS champ de l’offre de formation externe) du référentiel
d’appui à la formalisation d’un projet d’insertion (annexe 2 de la circulaire DGEFP 2008-21
du 10 décembre 2008 relative aux modalités de conventionnement des SIAE).

Sont donc notamment exclues des dépenses directes prises en compte par le Département
(liste non limitative)
     - les visites médicales du travail (tant des salariés encadrant l’action que des salariés
         en insertion)
     - les équipements de protection individuelle, l’outillage, les matériaux mis en œuvre
         dans le cadre des travaux
     - les prestations liées aux travaux telle l’intervention d’un architecte, d’un maître
         d’œuvre, d’un géomètre ou conseiller agricole, d’une entreprise spécialisée pour une
         prestation technique
     - les assurances liées à l’activité de production
     - la rémunération des salariés en insertion
     - les déplacements de l’ensemble des salariés qui ont trait à la réalisation des travaux
     - les bureaux de l’association, eau gaz électricité, assurances
     - commissaire aux comptes, expert comptable ; frais d’assemblée générale
     - frais de personnel de direction (si non spécifiquement dédiée à la coordination
         pédagogique directe de l’accompagnant socioprofessionnel et des encadrants
         techniques d’insertion), de secrétaire, de comptable
     - taxe sur les salaires et impôts

Contactez en tant que de besoin les services instructeurs administratifs et financiers en
charge du F.S.E. à la Direction de l’Insertion (Nathalie Mallet, Karine Olivier, Agnès
Petitpoisson).

Les colonnes « montant réalisé au titre des précédents bilans, le cas échéant » sont sans
objet.
Aussi, les colonnes « montant réalisé cumulé à la date du présent bilan » correspondent aux
montants réalisés dans l’année.
Quelques précisions :

Tableau II-1 « DEPENSES DIRECTES DE PERSONNEL » :

Si la colonne D correspond aux salaires annuels bruts chargés du personnel impliqué dans
l’action, l’activité totale (colonnes G et H) : correspond au nombre d’heures travaillées
annuellement par ces mêmes personnes (exemple : 1607 h pour un temps plein, 1285 h
pour un 0,8 ETP).

Dans la colonne « date d’acquittement de la dépense », vous y précisez la fréquence :
exemple : paiement mensuel pour les salaires, trimestriel pour les cotisations employeur.


Assurez-vous bien que les totaux apparaissent correctement en bas du tableau (total).
Appelez votre service instructeur en cas de difficulté.
Tableau II-2     « DEPENSES     DE   FONCTIONNEMENT      DIRECTEMENT     RATTACHABLES      A
L’OPERATION ».

Elles concerneront peu votre organisme, au vu du périmètre des dépenses directes éligibles
retenues par le Département, consultables sur IRISE :
Certains frais de déplacements de l’accompagnateur socioprofessionnel ou du conseiller
insertion professionnel pour accompagner les BRSA, voire pour les chantiers, les
fournitures à caractère pédagogique ne relevant pas des travaux, décrites dans le dossier
que vous avez présenté en septembre 2011 et dont le principe à reçu un avis favorable
dans l’établissement de la convention 2012-2013

Tableau II-3 « PRESTATIONS EXTERNES DIRECTEMENT LIEES ET NECESSAIRES A L’ACTION ».

Au vu du périmètre arrêté par le Département, elles se limitent aux prestations à caractère
accompagnement :

Exemple : sous-traitance avec une autre SIAE pour assurer l’accompagnement des BRSA.

Tableau II-4 « DEPENSES DIRECTES LIEES AUX PARTICIPANTS »

Au vu du périmètre défini par le Département, elles ne concerneront que certaines dépenses
engagées par certains acteurs-chantiers (cf. rubrique E 1.2.4 de l’alinéa 3.2.2. du
questions/réponses sur la demande de concours FSE 2012/2013 consultable sur IRISE) :
   - frais de déplacements ou d’hébergement de BRSA engagés par votre organisme et
       exclusivement pour se rendre à des actions de formation externe
   - -certains frais spécifiques dédiés à de la formation en interne des BRSA (hors
       formation liée à la production)
   - Certaines dépenses prévues pour contribuer à l’amélioration de la mobilité des
       bénéficiaires du RSA

Tableau II-5 est sans objet pour vous, puisque prévaut la notion de forfait pour les dépenses
indirectes.

Tableau II-6 devrait être également non renseigné             puisque    vous   seriez   tenu
vraisemblablement de JUSTIFIER des dépenses en nature


VOLET III RESSOURCES

La moitié inférieure de la première page ne vous concerne pas : pas d’attestation de
cofinancement prévisionnel au titre de l’exercice suivant.

Tableau III « RESSOURCES MOBILISEES AU TITRE DE L’OPERATION »,

Vous ne remplissez rien sur « apports en nature » et sur « recettes générées »
(l’accompagnement ne produit pas de recettes)
Vous ne remplissez la ligne « b autre autofinancement » que si vous avez besoin de faire
apparaître une participation de votre organisme sur ses propres fonds pour que l’opération,
en termes de dépenses éligibles, soit équilibrée.
ATTESTATION AU TITRE DE L’EXECUTION DE L’OPERATION COFINANCEE

Le total des ressources mobilisées doit être égal au total des dépenses réalisées.

Soyez très vigilant à ce que le montant du solde et des avances versées ne dépasse
pas le total de ces dépenses réalisées et le total conventionné.
Les dépenses réalisées peuvent être supérieures au conventionné ; pour autant, le plafond
sera alors limité au conventionné.

Comment déterminer la part FSE et la part Département ?

Le FSE répond à 3 règles : il ne peut dépasser en montant et en taux l(taux de FSE sur coût
total éligible retenu) les prévisionnels de la convention ; il ne doit pas surfinancer l’action.
Vous partez du coût total éligible de votre projet et calculez le montant maximal de FSE
auquel vous pouvez prétendre en appliquant le taux prévisionnel de la convention et en
respectant les règles ci-dessus.

La part communautaire ne doit pas excéder / elle est égale à / 50% des dépenses
réalisées, déduction faite des autres ressources mobilisées au titre de l’opération.

DESCRIPTIF DE L’ACTION REALISEE (annexe au bilan d’exécution)
 .
Il s’agit simplement de répondre aux questions posées en deuxième page du bilan
d’exécution. Votre action est une action d’assistance aux personnes.

La partie « ii analyse des résultats obtenus » n’est à renseigner qu’au terme de chaque
année civile.

COMMENTAIRES SUR LES RESULTATS OBTENUS.
Vous avez à commenter largement vos résultats (tableaux D2 et D4). . Les résultats
immédiatement à la sortie de l’action (issus du tableau D2) seront certainement inférieurs à
ceux trouvés 3 mois après leur sortie (dans la mesure où vous aurez pu garder le contact
avec votre ancien salarié). Valorisez l’impact de votre action



       ELEMENTS COMPLEMENTAIRES DE BILAN DE L’ACTION
                     D’INSERTION FSE

Il est vraisemblable que vous utiliserez d’abord ce document, puisque une bonne partie des
onglets traite de chaque personne accompagnée. Il est assez proche de celui employé en
2011.

Vous l’adressez tant au moment du bilan intermédiaire ((30 juin) qu’à celui du bilan final
(31 décembre).

Il n’est pas possible de trier les noms dans l’ordre alphabétique, une fois que ceux-ci
ont été écrits.
Plusieurs cellules peuvent être utilisées pour les textes longs. Vous pouvez également
insérer des lignes.
Onglet I « AUTRES ELEMENTS GENERAUX SUR L’OPERATION CONVENTIONNEE » complète le
chapitre « Bilan global de l’opération » de la partie « Présentation de l’opération réalisée » du
descriptif de l’action annexé au bilan d’exécution.
Onglet II « DESCRIPTIF DES PARTENARIATS DE L’ACTION » complète la partie «partenariat
mobilisé » du chapitre «coordination opérationnelle» de la partie « présentation de
l’opération réalisée » du descriptif de l’action annexé au bilan d’exécution.

Il s’agit de faire le point sur les partenaires impliqués dans la mise en œuvre de votre action
d’accompagnement.

Le partenariat se définit comme une association active de différents intervenants qui
acceptent de mettre en commun leurs efforts en vue de réaliser l’action d’insertion. En vertu
de leurs missions respectives, ils y ont un intérêt, une responsabilité, une motivation voire
une obligation.
Les partenaires peuvent être variés :
           - Institutionnels : Département DIRECCTE ARS DDCS EPCI etc.
           - monde économique : entreprises, groupements d’employeurs, organismes de
                formation, coopératives, etc.
           - monde associatif, etc.

Les liens entre l’organisme et ses partenaires sont plus ou moins formalisés

Onglet III « CARACTERISTIQUES A L’ENTREE DANS L’ACTION DES BENEFICIAIRES DU RSA
ACCOMPAGNES » :

Il s’agit de lister les bénéficiaires du RSA domiciliés en Seine-Maritime, et orientés par le
Département via une fiche-commande, ou pour les chantiers ayant signé un CUI-CAE*) sur
la période de réalisation (bénéficiaires orientés entre la date de début de l’action et le 30 juin
(pour les bilans intermédiaires) et entre la date de début de l’action et le 31 décembre pour
les bilans annuels) et accompagnés

Tout bénéficiaire orienté au cours de la période de réalisation de l’action doit être listée
(qu’elle soit présente au début du conventionnement ou qu’elle ait été orientée au cours de
la période de réalisation)

    Date de première entrée dans
                                     Il s'agit d'indiquer depuis quand le bénéficiaire est dans l'action
                          l'action
                                     I, II Niveau égal ou supérieur à celui de licence (10,20 sur le
             Niveau de formation     CERFA)
                                     III     Niveau du BTS ou DUT et de fin de premier cycle de
                                           l'enseignement supérieur (30 sur le CERFA)
                                     IV Niveau du baccalauréat, du brevet de technicien (BT) ou du
                                           brevet professionnel (BP) (40 sur le CERFA)
                                     V      Niveau du BEP et du CAP ou du Brevet des Collèges
                                             (50,51 sur le CERFA)
                                     V bis Certificat d'Éducation Professionnelle (CEP) ou équivalent
                                               (60 sur le CERFA)
                                     VI      Pas de formation allant au-delà de la scolarité obligatoire
                                              (70 sur le CERFA)
             Demandeur d'emploi      Inscrit à Pôle emploi
         Situation professionnelle   Indiquez si le bénéficiaire était salarié au moment de son entrée
                                     dans l'action
Onglet IV « LISTE DES BENEFICIAIRES NON ACCOMPAGNES »

Il s’agit de lister les personnes pour lesquelles vous avez reçu une fiche-commande mais qui
ne se sont pas présentées.

Onglet V « ETAT DE PRESENCE DES BENEFICIAIRES DU RSA »

Date d'entrée                      Pour la première entrée, il s'agit de la date d'entrée dans l'action
                                   pour le bénéficiaire après réception de la fiche commande. Cette
                                   date peut être antérieure à l'année en cours.
Date de fin                        Pour les bilans intermédiaires: Si le bénéficiaire était encore dans
                                   l'action au 30 juin, la date de fin est le 30 Juin. Si le bénéficiaire est
                                   sorti avant le 30 Juin, la date de fin est la date de sortie effective de
                                   l'action.
                                   Pour les bilans annuels: Si le bénéficiaire était encore dans
                                   l'action au 31 décembre, la date de fin est le 31 décembre. Si le
                                   bénéficiaire est sorti avant le 31 décembre, la date de fin est la date
                                   de sortie effective de l'action.
                                   La date de sortie effective n'est pas forcément la date de
                                   signature du BIFA.
Durée                              Se calcule en mois AUTOMATIQUEMENT

Onglet VI « INDICATEURS SPECIFIQUES AU CAHIER DES CHARGES ACCOMPAGNEMENT EN
CHANTIER »
Vous appuyer sur les BIFA ou SPACI que vous avez réalisés.

Rappel : Le document «Bilan individuel de Fin d’action» est à faire parvenir au référent
RSA du bénéficiaire et à l’UTAS (qui l’adresse ensuite à l’Agent de Développement de
l’Insertion).
Vous remettez une copie à la personne.

Onglet VII : « SITUATION DES BENEFICIAIRES DU RSA A LA FIN DE L’ACTION »
Il s’agit d’indiquer si les personnes sont encore dans l’action
(Au 30 juin pour les bilans intermédiaires / au 31 décembre pour les bilans annuels)

Pour les bénéficiaires sortis de l’action, vous indiquez si l’action a été menée à son terme
ou non ;
Et si non, pour quel motif ?

Précisez la situation du bénéficiaire vis à vis de l’emploi ou de la formation
   - à la fin immédiate de l’action,
   - indiquez cette même information trois mois après sa sortie de l’action.

Vous décrirez le plus précisément possible :
   - les accès à un emploi durable, à un emploi temporaire ou saisonnier, à un contrat
      aidé, une création d’activité, à une formation : exemple date d’embauche, entreprise,
      type de poste, amplitude du temps de travail,
   - la nature des « autres types de sorties positives » si votre accompagnement a
      débouché sur un tel résultat.

Le Département y intègre exclusivement les entrées en formation pré qualifiante, la
validation d’une formation non certifiée ou non qualifiée, un changement significatif majeur
avéré à défaut de solution emploi.

N.B. les CAE sont comptabilisés en contrats aidés ; les CIE en CDI ou en CDD selon la
nature du contrat de travail.
Onglet VIII « SYNTHESE »
Ce feuillet de remplit automatiquement.

Onglet IX « SITUATION DES BENEFICIAIRES DU RSA PRESENTS DANS L’ACTION A LA FIN DE LA
         PERIODE DE REALISATION"

(30 juin pour les bilans intermédiaires, 31 décembre pour les bilans annuels).
Seules les cellules en jaune sont à remplir.