Seminar Report

Document Sample
Seminar Report Powered By Docstoc
					                                   ITS Training Services 
                                   Seminar Report 
                                        Summer 2007 

Analysis/Recommendations 
Continuing to focus on seminars with a history of good attendance, regardless of training type, 
when planning helped to increase overall average attendance as well as overall attendance rate. 
The overall average attendance of 14 participants per seminar is a significant increase from the 
10 participants per seminar in Summer 2006. The rate of attendance increased 5% from the 
Summer 2006 attendance rate. Past seminar attendance analysis should be continued to plan for 
successful seminar offerings each semester. 

Careful consideration in scheduling Free Seminars again allowed for coordination and marketing 
efforts to be more focused on seminars that offered in­demand topics and Penn State­specific 
tools. While this practice has reduced the overall number of Free Seminars offered, it has also 
caused a significant increase in the average attendance for this training type, a number that has 
been consistently low in the past. This shift away for Free Seminars has also provided some 
additional resources which have allowed the group to begin development of online training 
materials that will be made available via the Training Services website. These asynchronous 
online offerings will be used to meet training needs for both popular topics and those that are 
important, but were typically not well­attended when offered in the face­to­face seminar format. 
Continuing to explore alternatives and to develop and present training via various media will 
help to meet the diverse needs of customers in terms of both content and format. 

The extended format continues to work well for the Administrative Computing and IT Pro 
topics. However, offerings in this format for other applications have shown attendance 
fluctuations over the past year. Beginning in Fall 2007, pre­developed materials will be used for 
4­hour training sessions on a greater variety of topics. These manuals will also provide resources 
for trainers throughout the University and users who are unable to attend a seminar. This change 
will expand the way in which the extended format is used to best meet customer needs. 

Several Campus Training sessions were presented via Adobe Connect (see Appendix A) during 
Summer 2007. Some sessions were recorded and then shared with other requesters asking for the 
same training. Flexibility in the way training is delivered allowed for more training resources to 
be available to fulfill requests. Audiences ranging from 3 to 48 people were able to participate in 
training sessions without leaving their offices or trying to schedule lab space. This service was 
designed to meet the just­in­time needs of our audience and, in using different delivery methods, 
the group has a greater opportunity to meet the needs of the University community. The group 
will continue to fulfill requests by delivering high­quality training through this and the other 
facets of the Training on Demand service.




                                                                                                    1 
                                        ITS Training Services 
                                       Seminar Report 
                                            Summer 2007 

Seminar Summary 
The seminars included in this report took place during the Summer of 2007.  Dates included in 
this time period range from 5/2/07 to 8/31/07. Seminars that took place as part of Summer­Fest 
2007 are not included in this report, as they were part of a previous report. 

Registrations for all seminar types totaled 2955, while the total number of attendees was 2167. 
This is a 5% increase in attendance rate from last year. 

While the overall number of seminar offerings decreased from Summer 2006, the overall number 
of seminar participants was almost identical to last year.  The average number of participants per 
training session was 14. 

                      Number of Seminars and Attendees by Training Type 
                                                                               Average 
                                                        Number of  Number of 
                     Training Type                                            Number of 
                                                        Seminars  Attendees 
                                                                              Attendees 
      Administrative Computing                                 23       285          12 
      Training on Demand: Faculty/Students                      2         57         29 
      Training on Demand: Staff                                22       372          17 
      Campus Training (includes 3 PCI DSS)                     19       319          17 
      Extended Seminars (for­fee)                              11         95           9 
      Free Seminars                                            50       587          12 
      IT Pro Tracks (for­fee sessions)*                        18       167            9 
      IT Pro (free)                                             2         13           7 
      IT Pro Roundtables                                        2         43         22 
      Trainers’ Forum                                           6       111          19 
      Custom (PCI DSS and ITS Forum**)                          2         50         25 
      Vendor                                                    3         68         23 
      TOTALS                                                  160      2167          14 

*Four IT Pro Tracks (multi­day) took place during Summer 2007. Two tracks  began in Spring 2007 and concluded 
in Summer 2007 with one final session. Two of the tracks began and concluded in Summer 2007. The sessions that 
took place during Summer 2007 are included in this report. 

**One ITS Forum was captured in SemReg for Summer 200 (see Appendix C). 

During Summer 2007, a total of 160 seminars were offered by 28 instructors and one outside 
vendor. Training Services Marketing Coordinator, Tara Caimi, co­instructed an InDesign Basics 
extended session for the first time. 

The three facets of the Training on Demand service, for faculty and their students, for staff, and 
for campus locations, continued to show strong numbers of overall participants and average 
session attendance. Overall average attendance from this service reached 17 participants per


                                                                                                              2 
                                   ITS Training Services 
                                   Seminar Report 
                                        Summer 2007 

session during Summer 2007, which is a 30% increase from last year. The overall number of 
training sessions within this service continues to be comparable to the number of Free Seminars 
offerings and the number of repeat customers shows that this just­in time training is valuable to 
many in the University community. 

Administrative Computing sessions continued to show strong average attendance with 12 
participants per offering during Summer 2007. Several courses have been redesigned this 
Summer, and the course titles have been updated for the Fall to better reflect the scope of 
training sessions. The EIS course has been split into two separate courses. EIS: Introduction, 
offered this Summer, focuses on the most frequently used features, and EIS: Advanced, 
scheduled for Fall, will focus on more advanced topics. 

A greater number and variety of IT Pro track sessions were offered during Summer 2007 than in 
Summer 2006. Linux Administration and Managing Microsoft Server 2003 tracks began in 
Spring 2007 and completed during Summer 2007. All sessions of both the Securing Microsoft 
Server 2003 and the Linux Shell Scripting tracks were instructed this Summer. The average 
attendance remains good at 9 participants per session. 

Even though the number of Free Seminars decreased from last year, Free Seminars had the 
highest number of overall attendees of any training type during Summer 2007 and showed an 
increase in average attendance. Free Seminars continued to have the highest no­show rate as 
well. Of the 339 no shows reported overall for this time period, 118 of those were for Free 
Seminars. This is 11% of the total registrations for Free Seminars. The overall no show rate was 
11% of total registrations which is an increase from last year, but remains fairly consistent with 
the previous reporting periods. 

Staff comprised 86% of seminar attendees, with faculty/instructors at 7%, undergraduate 
students at 4%, and graduate students at 2%. These finding are similar to the Summer 2006 
attendee breakdown, and appear logical based on the presence and schedule availability of staff 
in the summer months compared to that faculty and students. 

Seminar Highlights 
Top 5 Topics by attendance including all Training Types: 
       1.  Payment Card Industry Data Security Standards (PCI DSS) (Custom) 
       2.  Office 2007 Interface Overview for University Libraries (Training on Demand: Staff) 
       3.  VoIP Telephone Features and Voicemail (Free Seminar) 
       4.  ANGEL: Town Hall on 7.1 Features (Free Seminar) 
       5.  ANGEL: Get Started with Your Course Right Away (Free Seminar)




                                                                                                   3 
                                ITS Training Services 
                                Seminar Report 
                                   Summer 2007 


Appendix A: Campus Training 

   o  Hazelton Campus ­ 5/9/07 
          § 1 seminar offered: Payment Card Industry Data Security Standards (PCI DSS) 
          §  5 participants 
   o  Hershey College of Medicine Campus­ 5/18/07 
          § 1 seminar offered: Payment Card Industry Data Security Standards (PCI DSS) 
          §  40 participants 
   o  Altoona Campus via Adobe Connect ­ 5/24/07 
          §  1 seminars offered: Office 2007 Interface Overview 
          §  8 participants 
   o  Great Valley Campus ­  5/24/07 
          § 1 seminar offered: Payment Card Industry Data Security Standards (PCI DSS) 
          § 27  participants 
   o  Behrend Campus ­ 6/19/07 
          § 3 seminars offered: PC Maintenance and Upgrade Essentials and Getting 
            Started with Oracle Calendar (2 sessions) 
          §  26 participants 
   o  Behrend Campus via Adobe Connect ­ 6/19 & 6/20/07 
          § 5 seminars offered: Phishing: How to Avoid this Email Attack, Access 2007 
            Overview, Excel 2007 Overview, Word 2007 Overview, and High Impact 
            Presentations with PowerPoint 2003 
          § 139 participants 
   o  Hershey College of Medicine Campus ­ 7/17/07 
          § 3 seminars offered: Getting Started with Access 2003 (2 sessions) and Getting 
            Started with Designing a Relational Database 
          § 22 participants 
   o  Shenango Campus ­ 7/30/07 
          §  1 seminar offered: Data Warehouse I 
          §  9 participants




                                                                                             4 
                                  ITS Training Services 
                                  Seminar Report 
                                        Summer 2007 

      o  Hershey College of Medicine Campus ­ 8/13/07 
             § 4 seminars offered: Getting Started with Access 2003 (2 sessions) and Getting 
               Started with Excel 2003 (2 sessions) 
             § 43 participants 


Appendix B: Trainer’s Forum: 

      o  Trainers’ Forum: Summer Camp via Adobe Connect – 6/5 & 6/6/07 
             § Moving Forward: The Transition from ANGEL 6.3 to version 7.1 – What 
               Support Staff Like Us Need to Know 
               Presented by Jeff Swain 
             § Lehigh Valley on the .mov 
               Presented by Tricia Clark and Kathleen Morgan 
             § Virtual Realia? The Promise of Ambient Education 
               Presented by Gloria Bodtorf Clark 
             § Give Me “My Space” or You’ll Be in “YouTube” 
               Presented by Julia Meyer and Norita Ahmad 
             § Office 2007 Training – You’re Not Alone 
               Presented by Lisa Lacombe 
             § Overview to Programming .kml Files and Google Earth in GeoSci 20 Class 
               Presented by Matthew Bodek 
             § 111 attendees overall 
             § 15 Campus locations represented: Behrend, Berks, Delaware County, Dubois, 
               Great Valley, Greater Allegheny, Harrisburg, Hazleton, Hershey College of 
               Medicine, Lehigh Valley, New Kensington, Schuylkill, University Park, 
               Worthington Scranton, and York 


Appendix C: ITS Forums 

      o  ITS Forum: Surveys of Faculty, Staff, and Students: Results from Our 2006/2007 
         Surveys – 6/27/2007 
             § Presented by John Harwood 
             §  26 attendees (confirmed)




                                                                                                5 

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:2
posted:8/5/2012
language:
pages:5