Quality control guidelines

Document Sample
Quality control guidelines Powered By Docstoc
					BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH
PROPINSI SUMATERA UTARA
Jl. P. Diponegoro N0. 21-A Medan.




MARINE & COASTAL RESOURCES MANAGEMENT PROJECT
Package B
SPATIAL DATA AND INFORMATION MANAGEMENT PROJECT
ADB Loan No. 1770-INO (SF)




Standard Operational Procedure (SOP)
                    of
Pusat Informasi Spasial Propinsi (PISP)
Provincial Spatial Information Center (PSIC)
MCRMP-B-Sumut, PISP - SOP




                     April 2005
PUSAT INFORMASI SPASIAL PROPINSI SUMATERA UTARA
Marine and Coastal Resources Management Project




                                                                     DAFTAR ISI

DAFTAR ISI .................................................................................................................................................. 2
PENDAHULUAN .......................................................................................................................................... 3
1. LATAR BELAKANG ............................................................................................................................ 3
2. PENGEMBANGAN PUSAT INFORMASI SPASIAL PROPINSI .................................................. 4
3. METODE PENDEKATAN .................................................................................................................... 4
4. PUSAT INFORMASI SPASIAL PROVINSI ...................................................................................... 5
5. MEKANISME KERJA PISP ................................................................................................................ 7




`




                                                                                                                                                         7/30/2012
                                                                                  2
PUSAT INFORMASI SPASIAL PROPINSI SUMATERA UTARA
Marine and Coastal Resources Management Project



                                   PENDAHULUAN


1. LATAR BELAKANG

    Dalam Proyek Pengelolaan Sumberdaya Pesisir dan Laut (MCRMP), Pusat
Informasi Spasial Provinsi (PISP) boleh jadi menjadi hasil sekaligus indikator capaian
yang paling kritikal. Dalam kapasitasnya sebagai system pendukung pengambilan
keputusan di tingkat Provinsi, kehadirannya secara fungsional menjadi prasyarat vital
bagi perencanaan pembangunan yang jitu, baik dalam perspektif public, maupun
privat di sektor industri swasta terutama didalam pengelolaan kawasan pesisir dan
laut di Provinsi Sumatera Utara.

    Dalam pengelolaan kawasan pesisir yang berbasiskan keruangan (spatial), perlu
ketersedian data yang dapat menjadi sarana dalam pembangunan wilayah pesisir,
karena dengan rujukan geografi, data spatial memiliki kemampuan ‘intrinsict” sebagai
sarana koordinasi. Untuk itu pengembangan Pusat data Spasial /PISP sebagai Pusat
Pengelolaan data wilayah pesisir memerlukan dukungan kerja sama dari berbagai
pihak. Dengan implementasinya, diperlukan keterpaduan dalam tahap perencanaan
pengelolaan   wilayah   pesisir dengan memperpadukan model-model sektoral
berdasarkan hampiran kewilayahan.

    Sebagai pusat data PISP perlu mengerjakan survei yang baru, menghasilkan
produk peta yang baru, menyediakan kerjasama berbagai informasi keanekaragam
hayati, memperbaiki infrastruktur data dan melakukan pemrosesan informasi dan
data yang ada agar dapat memiliki nilai tambah untuk tujuan-tujuan perencanaan.
Karena desain komponen mengenali bahwa tahap-tahap perencanaan yang berbeda
membutuhkan data yang berbeda pula dan keragaman prioritas MCMA juga
membutuhkan data yang lebih spesifik maka dengan kemajuan teknologi dan sistem
informasi kebutuhan akan data dapat dipenuhi dengan cara yang lebih efektif.




                                                                               7/30/2012
                                          3
PUSAT INFORMASI SPASIAL PROPINSI SUMATERA UTARA
Marine and Coastal Resources Management Project



2. PENGEMBANGAN PUSAT INFORMASI SPASIAL PROPINSI
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengembangan PUSAT INFORMASI
SPASIAL PROPINSI (PISP) adalah sebagai berikut:

A. Ketersediaan Data
   Sebagai Pusat Informasi, PISP di BAPPEDA Sumut menyediakan data terbaru
   yang mengelola perencanaan kawasan pesisir dan laut dengan melibatkan
   instansi terkait di daerah dengan pengitegrasian pengembangan wilayah.

B. Data Sharing dan Prosedur Akses
   Membuat jaringan SIG dalam pengaturan mengenai sharing dan akses data
   disertai rumusan mengenai aspek sekuriti dalam akses.
   Dalam hal sharing data perlu menetapkan kesepakatan mengenai data
   fundamental, yakni penentuan data yang diperlukan dalam kegiatan multi-sektor
   terpadu melalui klasifikasi data.

C. Data Inter-Usability
   Mengintegrasikan data untuk dapat dimanfaatkan, baik dalam rangka kegiatan
   sektoral maupun multi-sektoral, dan mensinergiskan data agar kompatibel satu
   sama lain dan mengikuti format, klasifikasi dan kodifikasi yang dibakukan secara
   bersama.

D. Pengembangan SDM
   Menuntut kesiapan SDM dalam bidang geomatika (Survey dan Pemetaan, SIG,
   Penginderaan Jauh dan Teknologi Informasi) untuk mengembangkan kompetensi
   sesuai dengan kebutuhan informasi dan teknologi yang terus berkembang.

D. Kebijakan Pemerintah Daerah
   Keberadaan PISP perlu didukung oleh semua pihak yang berkepentingan
   sehingga akan menciptakan sinergi yang saling menguntungkan dan
   berkelanjutan. Untuk itu perlu dibuat surat Keputusan dari Bappeda tentang
   Pembentukan Tim Pengelola Pusat informasi Spasial Provinsi (PISP) yang
   bertujuan untuk untuk memperkuat keberadaan PISP secara kelembagaan.



3. METODE PENDEKATAN
   Sebagai Pusat pengelolaan data, MCRMP di Provinsi perlu membuat suatu
standar operasional Prosedur bagi PISP sebagai pusat informasi data. sehingga
diharapkan di BAPPEDA Provinsi Sumatera Utara yang mengelola perencanaan
kawasan pesisir dan laut dengan pengitegrasian pengembangan wilayah yang
melibatkan instansi terkait didaerah dapat hendaknya berjalan dengan baik sesuai
dengan program yang dikembangkan oleh MCRMP- Part B.


                                                                            7/30/2012
                                         4
PUSAT INFORMASI SPASIAL PROPINSI SUMATERA UTARA
Marine and Coastal Resources Management Project




    Sebagai tindaklanjut dari tujuan design program MCRMP, diharapkan SOP ini
menjadi pedoman dan meletakan landasan dasar kerja bagi beroperasinya PISP
Provinsi Sumatera Utara. Dalam menunjang aktifitas pengembangan PISP
kedepannya adalah melakukan program peningkatan sumberdaya manusia yang
antara lain :
    1. Pelatihan melalui On the Job Training meliputi GIS, Teknologi Informasi dan
        Survey Pemetaan untuk staff Bappeda Propinsi maupun staff di tingkat
        Kabupaten Kota
    2. Kegiatan lapangan Survey dan Pemetaan untuk updating data
    3. Monitoring ke Kabupaten lokasi MCRMP
    4. Pertukaran Informasi untuk pemutakhiran informasi di tingkat Propinsi dan
        Kabupaten/Kota.

4. PUSAT INFORMASI SPASIAL PROVINSI

4.1. DESKRIPSI SINGKAT
   1. Mengelola dan mengintegrasikan data menjadi Informasi yang terbaru
   2. Mensinergiskan data agar kompatibel satu sama lain dan mengikuti format,
      klasifikasi dan kodifikasi yang dibakukan.
   3. Pemantapan penguasaan teknologi dan sistem Informasi geografi untuk
      melayani kebutuhan informasi dari berbagai kalangan masyarakat.
   4. Menyediakan sarana akses informasi tentang pengelolaan kawasan dalam
      pemanfaatan wilayah pesisir dan laut.
   5. Memberikan kebutuhan Informasi berbagai tingkatan sektor perencanaan
      dikawasan pesisir dan laut dalam pemanfaatan ruang/wilayah.
   6. Suatu Model Pendekatan sinergis dan terintegrasi dalam upaya. implementasi
      kebijakan berbagai sektor/bidang pembangunan di kawasan pesisir dan laut.

4.2. FUNGSI
       Pusat Informasi Wilayah Pesisir dan Laut Propinsi Sumatera Utara

4.3. INFRASTRUKTUR
   1. Data dan Informasi
   2. Sistem Informasi
   3. Jaringan Komputer
   4. Sumber Daya Manusia (SDM)



                                                                           7/30/2012
                                        5
PUSAT INFORMASI SPASIAL PROPINSI SUMATERA UTARA
Marine and Coastal Resources Management Project




4.4. AKTIVITAS
   1. Data Entry                             9. GIS Modeling, Service and
   2. Editing                                   Spatial Over View
   3. Updating                               10. Marketing and Publication
   4. Lay Outing                             11. HW/SW Maintenance
   5. Data Collection                        12. Network Administration
   6. Data Integration                       13. MCMIS Development
   7. Database Management                    14. Integration with NBIN
   8. Website maintenance                    15. Training


4.5. PRODUCT/OUT PUT
   1. Strategic Plan                         7. Master Plan
   2. Zonation Plan                          8. Foundation Data
   3. Management Plan                        9. Thematic Data
   4. Implementation Plan                    10. Metadata
   5. RTRWP                                  11. Internet/NSDI Access
   6. Strategic Area


4.6. DISKRIPSI PEKERJAAN
1) Koleksi Data    mengambil dan mengoleksi data mentah (raw data) dari lapangan
2) Pengelolaan Data menjadi Informasi     Mengolah data mentah menjadi format
  atau yang mempunyai arti (informasi) dan dapat ditampilkan melalaui infokit dan
  halaman Web.
3) Pengelolaan Basis Data      Mengelola, memelihara, dan melakukan updating
  data yang telah diolah.
4) Pengelolaan Internet dan Jaringan Komputer       Mengelola dan memelihara
  hubungan ke Internet dan jaringan komputer (minimalisasi downtime, keamanan,
  kecepatan akses, pemeliharaan H/W dan S/W, dll.)


4.7. SUMBERDAYA MANUSIA.
     Terdiri dari dua sub tim utama dan 1 sub tim pendukung :
     1. Tenaga Ahli Profesional, RS/GIS Asisten/Surveyor.
     2. Local Information Sistem Spesialis.
     3. Publikasi, Design Grafis dan Multimedia.
     4. Struktur organisasi




                                                                             7/30/2012
                                         6
PUSAT INFORMASI SPASIAL PROPINSI SUMATERA UTARA
Marine and Coastal Resources Management Project



5. MEKANISME KERJA PISP

5.1. Struktur Organisasi PISP (dalam proses pembentukan)

5.2. Standard Operational Procedure (SOP)
                      Mekanisme Alur Informasi Data Spasial


                                          PISP                                                         PSIK




                                          BANK DATA




  OWNER                                        PUBLIKASI
                         Access       1. Web Site                               OK
                                      2. Brosur & Leaflet
  USER                                3. Buku Panduan                              Persetujuan
                                                                                   KETUA
                                                                                   BAPPEDA.
                                                                                   Khusus Untuk
                                                                                   Data Vector



                                         SEKRETARIS
                                                                                 OK
                                                                 Konfirmasi
                                         BENDAHARA               Ke Manager /
                                                                 Penanggung
                                                                 Jawab PISP        Proses
                                           STAF ADM
                                                                              Operator
                                                                                              Tenaga
                                                                                              Ahli

                              Konfirmasi Dan
                              Adm Biaya

                   OK                                                            OK



                      Penerimaan Data
                                                                                      Ket :
                                                                                                  Koordinasi
          Images dan Tekstual (PDF)                                                               Access Publikasi
                                                  Data Hardcopy dan Softcopy                      Perrmohonan Data
                Data                                                                              Konfirmasi
           Digital / Vector                                                                       Akses & Pemutakhiran Data
                                                                                                  Output
                                                                                                  Penerimaan Data


                                                                                                        7/30/2012
                                                      7
PUSAT INFORMASI SPASIAL PROPINSI SUMATERA UTARA
Marine and Coastal Resources Management Project



5.3. Mekanisme Pengambilan Keputusan
     a) Keputusan yang memberikan konsekwensi terhadap perubahan legalitas
        organisasi (Surat Keputusan Pembentukan PISP, Kerjasama Antar Instansi,
        Pendanaan, serta Kedudukan di Bappeda diputuskan oleh Kepala
        Bappeda).
     b) Keputusan yang memberikan konsekwensi terhadap keberlangsungan
        jalannya PISP melalui telaah fungsional akan diputuskan oleh Kepala
        Bappeda.
     c) Keputusan yang sifatnya internal eksekutif ditentukan oleh Penanggung
        jawab PISP.

5.4. Kerjasama
     a) Kerjasama hanya dapat dilakukan antara Kepala Bappeda melalui
        Penanggung jawab Organisasi yang mewakili Institusi/organisasi dengan
        pihak lain.
     b) Kerjasama dengan pihak kedua ditentukan oleh Penanggung jawab
        Organisasi dengan pertimbangan-pertimbangan yang objektif dengan azas
        saling menguntungkan dan konstruktif.
     c) Pemutusan kerjasama sepenuhnya berada pada Kepala Bappeda.
     d) Kelayakan Proposal Pendanaan dan apakah proposal pendanaan dapat
        diteruskan atau tidak akan ditentukan melalui proses presentasi dan diskusi.
     e) Pengusulan proposal dilakukan oleh kesekretariatan setelah mendapat
        persetujuan dari penanggung jawab PISP.

5.5. Kesekretariatan dan Tugas Pokok
     a) Untuk keamanan dan ketertiban serta kebersihan ruang kantor sepenuhnya
        menjadi tangungjawab semua staf PISP.
     b) Untuk mendukung poin (a) di atas Sekretaris dapat menggangkat satu orang
        office boy yang dibebankan pada anggaran rutin.
     c) Arus informasi baik keluar maupun kedalam dan segala sesuatu yang
        berhubungan dengan kesekretariatan menjadi tanggung jawab Sekretaris.
     d) Memo/nota internal, Surat Keputusan, dan Surat Keluar Intern dikeluarkan
        oleh Penanggung jawab PISP yang dibuat oleh staf administrasi.
     e) Setiap komunikasi personal yang membicarakan hal-hal yang bersangkutan
        dengan lembaga, harus melalui sarana informal meeting dan hasilnya harus
        dilaporkan/disampaikan kepada penanggung jawab PISP.
     f) Semua fasilitas dan aset PISP harus berada pada sekretariat/kantor dan
        berada dibawah kontrol Sekretaris.
     g) Pengunaan fasilitas atau aset PISP diluar kepentingan pekerjaan Part-B
        harus mendapat persetujuan Sekretaris dan mengisi form peminjaman dan
        pemakaian fasilitas dan aset.
     h) Fasilitas dan aset yang dipinjam atau dipakai harus diserahkan sesuai
        dengan kondisi dan jumlah pada saat semula waktu dipinjamkan. Segala
        konsekwensi seperti kehilangan, kerusakan dan lain sebagainya menjadi
        tangungjawab penguna atau peminjam.
     i) Khusus untuk fasilitas keuangan lembaga akan diatur sendiri.


                                                                             7/30/2012
                                         8
PUSAT INFORMASI SPASIAL PROPINSI SUMATERA UTARA
Marine and Coastal Resources Management Project



    j) Pengadaan dapat dilakukan melalui usulan dari divisi/program yang
       berkepentingan     kepada   Sekretaris. Penggungjawab       sekretariatan
       (sekretaris) akan mendiskusikan kepada Penanggung Pawab PISP dan
       Bendahara.
    k) Surat menyurat baik keluar dan ke dalam menyangkut aktifitas PISP harus
       melalui sekretariatan dan diteruskan kepada Penangung Jawab untuk
       kebijakan PISP.

5.6. Manajemen PISP
     a. Penanggung Jawab Pengelolaan PISP (Manager)
         1) Pejabat Eselon IV atau III yang dianggap cakap dan mampu dan ditunjuk
            oleh Kepala Bappeda.
         2) Bertugas mengelola semua sumberdaya sesuai dengan fungsi PISP.
     b. Bendahara PISP
         1) Merupakan bagian fungsional dari struktur Bappeda
         2) Pengelola kegiatan yang membawahi PISP
     c. Sekretaris
         1) Merupakan bagian fungsional dari struktur Bappeda.
         2) Pengelola kegiatan yang membawahi PISP.
     d. Staf administrasi
         1) Staf yang ditunjuk untuk membantu kelancaran program PISP
         2) Membantu tugas-tugas Sekretaris dan Bendahara
     e. Staff Profesional (tenaga ahli)
         1) Staf Profesional dibutuhkan apabila keperluan proyek yang diisyaratkan
            dan atau dipandang perlu.

5.7. Tenaga Ahli SIG
     a) Memelihara dan memutakhirkan data spasial
     b) Mengedit dan Menampilkan data Spasial
     c) Mengintegrasikan data tekstual kedalam data spatial
     d) Membantu menyusun TOR untuk Bappeda dalam rangka pengadaan data-
        data spasial dan kontrol terhadap kualitas data.
     e) Melakukan training, supervisi dan membuat modul GIS.
     f) Membuat aturan mekanisme sharing dan akses informasi data spasial.
     g) Tenaga Ahli SIG bisa mengangkat 1 orang operator SIG untuk membantu
        kegiatan operasional harian

5.8. Tenaga Ahli Jaringan dan Sistem Informasi (ISS)
     a) Memelihara jaringan komputer
     b) Mengelola Hardware dan Software
     c) Membantu tenaga ahli GIS dalam mengelola dan up-dating arus informasi
     d) Mengembangkan system pengelolaan data-data.
     e) Mengembangkan website PISP.
     f) Pengelolaan Relasional Database Sistem (RDBMS)
     g) Membatasi akses/security system terhadap data-data yang terdapat pada
        server.


                                                                           7/30/2012
                                        9
PUSAT INFORMASI SPASIAL PROPINSI SUMATERA UTARA
Marine and Coastal Resources Management Project



5.9. Penggajian Staf
    Untuk kelanjutan PISP akan diusahakan dibicarakan dengan pihak pimpinan
       menyangkut pendanaan dan penggajian staf.

5.10. Alur Informasi Data Spasial
    a) Informasi data spasial dan e-literatur akan ditampilkan dalam bentuk website
    b) Informasi jaringan lokal ditampilkan melaui brosur, leaflet dan media Infokit
       yang berisikan daftar data-data yang dimiliki PISP secara elekronik.
    c) Permohonan informasi dan data ditujukan ke Manager atau penanggung
       jawab pengelolaan PISP melalui staf administrasi dan Sekretaris.
    d) Data yang dikeluarkan berupa data tekstual dalam format pdf, sedangkan
       data spasial dalam format images/raster.
    e) Pemberian informasi berupa hardcopy (cetakan) dikenakan biaya, besar
       biaya yang dibebankan akan disesuaikan dengan harga material dan kondisi
       setempat.
    f) Pemberian data yang bersifat editable (data vector) hanya dapat dilakukan
       melalui program pertukaran data dengan persetujuan penanggung jawab
       PISP dan Ketua Bappeda apabila data yang akan diterima/dipertukarkan
       belum dimiliki oleh PISP.

5.11. Sosialisasi dan Promosi
      a) Menginformasikan fungsi dan peranan PISP keseluruh badan dan instansi
         yang berkaitan dengan penggunaan data spatial terutama dalam
         pengelolaan wilayah pesisir dan laut
      b) Mengajak badan dan instansi terkait untuk mendukung, menyumbang dan
         mengintegrasikan data-data spasial di PISP.
      c) Menyediakan Website sebagai sarana bagi user untuk mengakses
         informasi-informasi yang ada di PISP.
      d) Membuat dan menyebarluaskan brosur-brosur, leaflet dan infokit (CD-
         Iteractive) tentang PISP.


                                    000OOOOO000




                                                                             7/30/2012
                                        10

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:6
posted:7/30/2012
language:
pages:10