Konsep dan Fungsi Manajemen Proyek (2) by KLNS4Q

VIEWS: 0 PAGES: 9

									                                                    3rd


                             Konsep dan Fungsi Manajemen Proyek (2)

               3. Menyusun Tim Proyek
               Tim   didefinisikan   sebagai   kelompok      orang        yang   energik.   Mereka
               mempunyai komitmen untuk mencapai tujuan tertentu, bekerja sebaik-
               baiknya secara bersama-sama, menikmati pekerjaan tersebut dan
               menghasilkan sesuatu yang berkualitas tinggi (Kur, 1996). Proses
               membentuk tim berarti proses menyusun suatu kelompok yang terdiri
               dari berbagai individu dengan kecakapan dan latar belakang masing-
               masing menjadi satu kesatuan unit kerja yang efektif untuk mencapai
               tujuan tim (Soeharto, I., 2001)
                     Kekuatan tim yang mengagumkan adalah “sinergi” yang diserap
               dari bahasa Greek, sunergos yang artinya bekerja bersama-sama. dalam
               hal ini sangat penting ditumbuhkan dan dikembangkan pengertian tiap
               anggota akan adanya peranan dan saling tergantung dan mengisi dalam
               proses mencapai tujuan. Ada dua macam sinergi, yaitu sinergi positif dan
               sinergi negatif. Dikatakan sebagai sinergi yang positif jika secara
               keseluruhan lebih besar dibanding hasil penjumlahan semua bagian. Atau
               output hasil usaha bersama lebih besar dari pada jumlah output masing-
               masing anggota. Sebaliknya sinergi negatif, jika secara keseluruhan lebih
               kecil dari hasil penjumlahan semua bagian.
                     Karakteristik secara umum, terkait dengan tim yang berkinerja
               tinggi yang menghasilkan sinergi positif:
               1. Tim     membagi    tujuan    secara     umum,      masing-masing          anggota
                  mempunyai kemauan untuk bekerja bersama-sama dalam rangka
                  mencapai sasaran proyek.
               2. Tim mengidentifikasi bakat dan keahlian masing-masing individu
                  anggotanya dan memberdayakan, mengandalkan untuk kebutuhan
                  proyek setiap saat diperlukan. Tim rela menerima pengaruh dan
                  kepemimpinan anggotanya yang memiliki ketrampilan yang relevan
                  pada tugas-tugas yang mendadak.
               3. Peranan yang seimbang dan dibagi untuk memfasilitasi penyelesaian
                  tugas serta rasa keterikatan kelompok dan keterikatan moral yang
                  kuat.




PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB                       Alfrid Agustina     MANAJEMEN PROYEK INDUSTRI   23
               Konsep dan Fungsi Manajemen



                                                                                           Manajemen Proyek

               4. Tim cenderung memecahkan masalah dibandingkan membiarkannya
                   hanya sebagai isu interpersonal atau menjadikannya sebagai obyek
                   kompetisi.
               5. Perbedaan opini sangat dianjurkan dan secara bebas diekspresikan.
               6. Diperbolehkan untuk mengambil alih risiko dan mengembangkan
                   kreativitas, kesalahan yang terjadi dipandang sebagai kesempatan
                   untuk belajar daripada sebagai alasan untuk menghukum.
               7. Anggota tim disusun berdasarkan standard kinerja personal yang
                   tinggi dan dianjurkan masing-masing anggota merealisasikan sasaran
                   proyek.
                       Identitas anggota adalah identitas tim dan mempertimbangkan hal
               ini sebagai sumber yang penting baik secara professional maupun
               pertumbuhan personal.

               a. Tahapan Model Pengembangan Tim
               Agar kelompok kerja dapat berkembang menjadi tim yang mampu
               bekerja secara efektif, maka tahapan yang umumnya dilalui adalah:
               1. Pembentukan (Forming)
                   Tahap ini merupakan tahapan awal dimana para anggota saling
                   mengenal dan memahami skopa proyek. Mereka mulai memantapkan
                   peran-peran dasar dengan mencoba menemukan perilaku-perilaku
                   apa yang dapat diterima terkait dengan proyek (peran yang mereka
                   mainkan, kinerja yang diharapkan) dan hubungan antar personal
                   dalam tim. Tiap individu mulai berpikir bahwa mereka adalah bagian
                   dari kelompok.
               2. Storming
                   Merupakan respon secara alami terhadap tata cara yang akan
                   diberlakukan        dalam    tim.   Mereka    mulai       berpikir     dan    menilai
                   dampaknya         terhadap    kebiasaan,     sikap,      dan     perilaku    sebelum
                   bergabung dengan tim. Tahapan ini ditandai dengan tingkat konflik
                   internal yang tinggi. Anggota tim menerima bahwa mereka adalah
                   bagian dari kelompok proyek, tapi mereka dihadapkan pada kendala
                   kepentingan kelompok yang harus ditempatkan diatas kepentingan
                   individu. Konflik ini terjadi di seputar siapa yang mengendalikan




PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB                         Alfrid Agustina         MANAJEMEN PROYEK INDUSTRI   24
               Konsep dan Fungsi Manajemen



                                                                                                Manajemen Proyek

                   kelompok dan bagaimana keputusan akan dibuat. Sehingga konflik ini
                   berkaitan dengan project manager’s leadership. Sebaiknya pimpinan
                   tim     berusaha          mendorong     anggotanya             untuk    terbuka      dalam
                   mengemukakan              pendapat,    keluhan      serta      perhatian,     selanjutnya
                   menanggapi secara positif tanpa harus kehilangan prinsip yang harus
                   dipegang.
               3. Kesepakatan (Norming)
                   Pada tahap ketiga dikembangkan close relationship dan keterikatan
                   kelompok. perasaan persahabatan dan pembagian tanggung jawab
                   untuk kepentingan proyek semakin ditingkatkan. Sehingga pada tahap
                   ini telah dicapai kesepakatan berbagai aspek penting. Fase norming
                   ini selesai jika struktur solidaritas kelompok sudah mapan sehingga
                   masing-masing anggota memahami bagaimana seharusnya kelompok
                   itu bekerja bersama-sama. Ditandai dengan tumbuhnya semangat
                   kerjasama dan saling pengertian serta tanggung jawab antara
                   anggota tim.
               4. Pelaksanaan (Performing)
                   Struktur operasional tim pada tahapan ini adalah fully function dan
                   accepted. Dalam artian tim telah mencapai taraf “kedewasaan” dan
                   mampu melaksanaan tugas implementasi secara efektif. Energi
                   kelompok dikembangkan untuk saling tahu antara satu dengan
                   lainnya     dan     bagaimana         kelompok      ini   bekerja       bersama      untuk
                   menuntaskan sasaran proyek. Tugas anggota tim makin bertambah
                   kuantitas dan kualitasnya, pimpinan proyek juga menganalisis kinerja
                   tim.
               5. Pembubaran (Adjourning)
                   Bagi kelompok kerja konvensional, performing merupakan tahapan
                   akhir dari perkembangan tim mereka. Tetapi untuk tim proyek
                   tahapan       ini    merupakan        fase     penyelesaian.           Tim   menyiapkan
                   pembubaran. Kinerja yang tinggi tidak lagi menjadi prioritas utama.
                   Respon dari masing-masing anggota tim bervariasi. Beberapa anggota
                   merasa perpisahan bukan suatu pukulan yang keras, beberapa yang
                   lain mungkin merasa depresi karena kehilangan persahabatan dan




PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB                               Alfrid Agustina      MANAJEMEN PROYEK INDUSTRI     25
               Konsep dan Fungsi Manajemen



                                                                                            Manajemen Proyek

                   pertemanan yang sudah terjalin selama hidup proyek. Masalah yang
                   harus ditangani pimpinan pada tahap ini adalah menyeimbangkan
                   antara waktu, jumlah anggota (dan siapa) yang akan dilepas dari
                   waktu ke waktu dengan pekerjaan yang tersisa. Selain itu juga harus
                   menjaga       semangat       anggota       tim   yang     dapat    menurun       karena
                   memikirkan penugasan selanjutnya.
                       Pengalaman dan hasil riset mengindikasi bahwa tim proyek yang
               mampu berkinerja tinggi dibangun berdasarkan kondisi berikut ini:
               1. Anggota tim berkisar kurang lebih 10 orang
               2. Anggotanya dibentuk secara sukarela untuk membantu tim
               3. Anggotanya membantu penyelesaian proyek dari awal sampai akhir
               4. Anggota ditugaskan dalam proyek secara full time.
               5. Anggota merupakan bagian dari kultur organisasi dalam membantu
                   perkembangan nilai kebersamaan dan rasa saling percaya
               6. Anggota melapor sendiri kepada manajer proyek
               7. Area fungsional yang relevan direpresentasikan dalam tim
               8. Proyek menghimpun serangkaian sasaran
               9. Anggota ditempatkan dalam lokasi dimana mereka dapat saling
                   berkomunikasi
                       Dalam       kenyataanya,       jarang    dijumpai         manager   proyek    yang
               menugaskan tim dalam kondisi seperti itu. Yang penting manager proyek
               dan anggota tim dapat beroperasi sebaik mungkin di bawah kendala
               situasional yang ada.

               b. Membangun Tim Proyek Berkinerja Tinggi
               Faktor terpenting terbentuknya tim adalah perlu kerjasama antar
               anggota. Karena sifatnya yang spesifik, kegiatan proyek menuntut
               kerjasama         yang        sangat   erat.      Manajer         berkonsultasi    dengan
               mempertimbangkan pandangan pihak lain. Salah satu cara meningkatkan
               kerjasama adalah mendorong komunikasi dan interaksi antara para
               anggota, serta pembinaan yang intensif. Keikutsertaan anggota tim dan
               konsultasi dalam perencanaan dan pengambilan keputusan membantu
               anggota tim meningkatkan rasa bertanggung jawab dalam upaya
               mencapai sasaran.




PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB                              Alfrid Agustina     MANAJEMEN PROYEK INDUSTRI   26
               Konsep dan Fungsi Manajemen



                                                                                                      Manajemen Proyek

                         Manajer proyek memainkan peran kunci dalam mengembangkan
               tim proyek yang berkinerja tinggi. Manajer proyek memanfaatkan
               keunggulan faktor situasional yang secara natural memberi kontribusi
               bagi pengembangan tim, disisi lain mensia-siakan faktor tersebut dapat
               menghambat             pengembangan              tim.    Gambar          2.2.     menggambarkan
               bagaimana penciptaan tim proyek yang berkinerja tinggi.
                              Gambar 2.2. Membangun Tim Proyek Berkinerja Tinggi

                                                   Memimpin rapat proyek
                                                   Memapankan identitas tim
                                                   Menciptakan Visi bersama
                      Perekrutan                   Membangun sistem reward                                  Kinerja
                       Anggota                     Mengelola pengambilan keputusan                          Terbaik
                         Tim                       Mengelola Konflik
                                                   Memimpin sesi-sesi
                                                      pengembangan tim


               Beberapa faktor yang mempengaruhi prestasi tim proyek:
                    Faktor lingkungan;
                    Gaya kepemimpinan;
                    Dorongan dan hambatan spesifik terhadap prestasi;
               Ketiga faktor ini sering bertalian antara satu dengan lain sehingga
               menjadi persoalan yang kompleks. Manajer proyek wajib mengenali dan
               menanganinya dengan pendekatan pengelolaan dan organisasi yang
               tepat untuk mencapai prestasi tim yang diinginkan.
                         Gambar 2.3. Karakteristik Yang Mempengaruhi Efektivitas Tim

                   Hubungan dengan tugas:                                             Hubungan anara anggota:
                    Komitmen denga proyek                                             Terjalinnya komunikasi dengan
                    Berorientasi terhadap hasil                                        baik
                     kerja                                                             Mampu memecahkan koflik
                    Kreatif dan inovatif                                              Adanya saling percaya
                    Peduli terhadap kualitas produk                                   Berkeinginan mencapai sasaran
                    Tanggap terhadap perubahan                                         tim
                                                              Karakter Tim             Menjaga dan mengembangkan
                    Mampu memperkirakan
                     kecenderungan (trend) yang                                         semangat tim
                     akan terjadi                                                      Saling membantu meningkatkan
                                                                                        kecakapan/ kepandaian


                                                       Kualitas dan Efektivitas Tim


               c. Perekrutan Anggota Tim
               Proses seleksi dan perekrutan anggota tim sangat bervariasi pada tiap
               organisasi. Dua hal penting yang menjadi faktor yang mempengaruhi



PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB                                    Alfrid Agustina        MANAJEMEN PROYEK INDUSTRI    27
               Konsep dan Fungsi Manajemen



                                                                                              Manajemen Proyek

               perekrutan       adalah:      seberapa     pentingnya     proyek        itu   dan    struktur
               manajemen yang digunakan untuk menyelesaikan proyek. Untuk proyek
               yang berprioritas tinggi, yang merupakan bagian kritikal bagi organisasi
               di masa yang akan datang, maka manajer proyek akan memberikan
               kekuasaan penuh yang virtual untuk menyeleksi siapa saja yang
               dibutuhkan. Untuk proyek-proyek yang kurang signifikan, manager
               proyek akan mendesak area lain di dalam organisasi untuk bergabung
               dalam tim. Dalam struktur organisasi matrik, manager fungsional
               mengontrol siapa yang ditugaskan dalam proyek. Manager proyek harus
               bekerja bersama-sama dengan manager fungsional untuk memenuhi
               kebutuhan personel. Ketika menyeleksi dan merekrut anggota tim,
               manager proyek secara natural akan mencari individu yang mempunyai
               pengalaman yang dibutuhkan serta pengetahuan/ keterampilan teknik
               yang       kritikal    dalam     penyelesaian        proyek.      Faktor-faktor         yang
               dipertimbangkan dalam proses perekrutan adalah sebagai berikut:
               1. Kemampuan memecahkan masalah (Problem-solving ability)
                   Jika     pekerjaan        proyek      kompleks    dan       tidak     jelas,     manajer
                   membutuhkan orang-orang yang mampu bekerja dengan baik di
                   bawah ketidak pastian, berkemampuan mengidentifikasi masalah dan
                   keterampilan memecahkan masalah.
               2. Ketersediaan         (availability).    Kadang-kadang         orang        yang   tersedia
                   bukanlah orang yang sesuai dengan kebutuhan tim, sehingga tim
                   harus merekrut dari luar.
               3. Keahlian teknologi, terutama teknologi spesifik yang perlu diketahui
                   dan dipelajari.
               4. Credibility, yaitu reputasi orang-orang yang terlibat dalam proyek.
               5. Political connection, yaitu hubungan kerja yang baik dalam kelompok.
                   Untuk proyek yang beroperasi pada organisasi berstruktur mantrix,
                   ada porsi pekerjaan dimana seseorang harus bekerja pada domain
                   fungsional yang spesifik dan ada porsi dimana ia bekerja dalam tim
                   inti proyek.
               6. Ambisi, inisiatif dan energi.




PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB                            Alfrid Agustina      MANAJEMEN PROYEK INDUSTRI      28
               Konsep dan Fungsi Manajemen



                                                                                          Manajemen Proyek

                       Manager proyek hendaknya mengajukan permohonan kepada
               manajer fungsional untuk mendiskusikan pemenuhan staf proyek. Hal-hal
               yang didiskusikan adalah skopa proyek secara keseluruhan, persetujuan
               dari top management, diskripsi tugas dan skedul secara umum. Untuk itu
               diperlukan keterampilan negosiasi yang baik

               4. Fungsi dan Proses Perencanaan serta Pengendalian
               Beberapa unsur yang perlu direncanakan dalam sebuah proyek:
                  Lingkup proyek
                  Mutu; pengelolaan mutu meliputi kegiatan yang diperlukan agar hasil
                   proyek memenuhi kriteria dan spesifikasi yang telah ditentukan. Ini
                   meliputi program pengelolaan mutu, penjaminan mutu, sampai
                   pengendalian mutu.
                  Waktu; dalam hal ini disusun penjadwalan sebaik mungkin.
                  Biaya; biaya proyek perlu dikelola dan dikendalikan sedemikian rupa.
                   Pengendalian biaya berarti mengusahakan agar penggunaan dan
                   pengeluaran biaya sesuai dengan yang ditetapkan. Pengendalian
                   biaya harus identik dengan perencanaan biaya, sehingga berbagai
                   jenis kegiatan di kantor pusat dan lapangan harus selalu dipantau dan
                   dikendalikan agar hasil implementasinya sesuai dengan anggaran
                   yang telah ditentukan. Dalam hal ini diperlukan beberapa kondisi
                   pendukung sepertisikap sadar anggaran yang berarti semua pihak
                   penyelenggara         proyek      menyadari      dampak     kegiatan   yang     akan
                   dilakukan terhadap biaya. Serta kondisi sadar berpikir untuk mencari
                   alternatif yang dapaat menghasilkan penghematan biaya.
                  Sumberdaya; baik SDM maupun sumber daya bukan manusia (seperti
                   material dan peralatan). Perencanaan sumber daya merupakan proses
                   mengidentifikasi          jenis   dan   jumlah    sumber    daya   sesuai     jadwal
                   keperluan yang telah ditetapkan. Tujuan perencanaan adalah agar
                   sumber daya tersedia tepat waktu.
                  Pengelolaan risiko
                  Kontrak dan pembelian
                  Komunikasi
                  Overall project plan




PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB                            Alfrid Agustina    MANAJEMEN PROYEK INDUSTRI    29
               Konsep dan Fungsi Manajemen



                                                                                          Manajemen Proyek

               5. Modern Project Management
               Beberapa hal yang mendorong perkembangan manajemen proyek:
                  Siklus hidup produk yang makin pendek.
                  Kompetisi global
                  Kemajuan ilmu pengetahuan
                  Pengurangan ukuran perusahaan
                  Peningkatan fokus pada pelanggan
                  Laju perkembangan ekonomi dunia ketiga
                  Proyek kecil menghadapi permasalahan besar
               Evolusi sistem manajemen proyek:
                  Ad hoc use
                  Aplikasi formal
                  Project driven organizations
               Manajemen         proyek      dewasa    ini   sudah      mengharuskan       merupakan
               pendekatan          yang      terintegrasi.    Manajer          proyek   menggunakan
               seperangkat sistem untuk mengelola proyek, seperti jaringan, bar chart,
               job costing, task forces, partnering, dan penjadwalan.
               dalam hal ini:
                  Integrasi dengan perencanaan strategis;
                  Integrasi dalam proses mengelola proyek aktual;
               Dimensi teknik dan sosiokultural manajemen proyek: cakupan (scope),
               WBS, penjadwalan, alokasi sumber daya, anggaran dasar, laporan status,
               kepemimpinan,          pemecahan       masalah,    tim    kerja,    negosiasi,    politik,
               keinginan pelanggan.




               Referensi:
               Kur, E. (1996), “The Faces Model of High Performing Team Development”,
                     Leadership & Organizational Development Journal, Vol. 17, No. 1, hal 32-
                     41.
               Soeharto Iman, (2001) ”Manajemen Proyek dari Konseptual sampai
                     Operasional”, Erlangga, Jakarta,




PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB                            Alfrid Agustina     MANAJEMEN PROYEK INDUSTRI   30
               Konsep dan Fungsi Manajemen



                                                                        Manajemen Proyek




PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB            Alfrid Agustina   MANAJEMEN PROYEK INDUSTRI   31

								
To top