Mempersiapkan Presentasi Bisnis

Document Sample
Mempersiapkan Presentasi Bisnis Powered By Docstoc
					PENTINGNYA PRESENTASI LISAN
        Mengapa memilih presentasi lisan??? Keuntungan-keuntungan nyata untuk
menyampaikan sendiri gagasan dibandingkan menempatkan gagasan tersebut dalam
suatu memorandum, laporan tertulis, atau surat, sebagai berikut;
1. Efisiensi
        Dalam jangka panjang, presentasi dapat menghemat waktu. Kita semua telah
mengalami keputusan korespondensi yang tidak dijawab. Melalui presentasi lisan, anda
dapat menerima tanggapan dengan cepat. Bila ada penundaan umpan balik, setidaknya
anda mengetahui bahwa presentasi telah didengarkan.
2. Efektivitas
        Komunikasi tatap muka memungkinkan anda mengamati umpan balik verbal dan
non verbal. Anda dapat mempergunakan informasi tambahan untuk memperjelas atau
memperkuat maksud anda bila penyimak tampak bingung dan menyebutkan bukti untuk
mendukung pernyataan anda. Sebagai tambahan, anda dan atau anggota khalayak dapat
mengajukan pertanyaan yang memberikan kesempatan kepada anda untuk menanggapi
sanggahan yang mungkin muncul atau memberikan lebih banyak rincian bila informasi
tidak jelas. Karena presentasi lisan bersifat interaktif, anda boleh merasa yakin bahwa
pertanyaan-pertanyaan penting akan diajukan oleh satu kelompok atau lebih yang terlibat
dalam percakapan.
3. Pengaruh
        Mc. Luhan (1964) mengatakan, Media adalah pesan (h.7). Media lisan
menawarkan pengungkitan peluang pada saat anda mencoba mempengaruhi khalayak.
Sebagai contoh, sebagian besar orang sulit mengatakan ”tidak” secara pribadi
dibandingkan melalui surat atau memorandum. Lebih jauh lagi, antusiasme, penampilan,
isyarat vokal, dan faktor-faktor lain dapat meningkatkan kelebihan media lisan terhadap
dampak yang lebih persuasif.


Tujuan Presentasi Bisnis
        Secara umum, presentasi bisnis memiliki empat (4) tujuan pokok, diantaranya;
    1. Menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada audiens
--- pesan-pesan bisnis yang disampaikan tentu saja harus menarik, sederhana, mudah
dipahami, dan enak di dengar audiens. Yang terpenting, hindarkan bentuk-bentuk
presentasi yang membosankan, monoton, tidak jelas, dan bahasanya sulit dipahami.
   2. Menghibur Audiens
--- selain memberikan informasi, presentasi bisnis juga mempunyai tujuan untuk
menghibur audiens. Maksudnya, untuk mencapai tujuan presentasi bisnis seorang
pembicara perlu menyelipkan humor-humor segar yang mampu menghidupkan suasana.
dan yang perlu diingat, bahwa humor yang diselipkan dalam suatu presentasi bisnis
hanyalah sebagai selingan dan bukan yang utama.
   3. Menyentuh emosi audiens
--- seorang pembicara yang berpengalaman sangat mengetahui bagaimana menyampaikan
pesan-pesan bisnis yang mampu menyentuh emosi audiens. Dengan gaya bicara dan
intonasi suara yang menarik, seorang pembicara mampu menggugah emosi audiens.
Contohnya saja, seorang pembicara yang dapat menggugah emosi audiens untuk
bersemangat, terharu, atau hanyut dalam keprihatinan, melalui ekspresi yang
dimunculkan oleh si pembicara.
   4. Memotivasi audiens untuk bertindak sesuatu
--- dalam memotivasi audiens, seorang pembicara perlu menyatakannya secara eksplisit
dan bukan menggunakan bahasa basa-basi. Contohnya, pembicara menghimbau para
karyawan untuk mempertegas komitmennya meningkatkan disiplin kerja, meningkatkan
daya saing perusahaan melalui peningkatan kualitas produk dan sejenisnya. Dengan kata
lain, pembicara mampu memunculkan reaksi para audiens.


KARAKTERISTIK PRESENTASI BISNIS
       Pada presentasi, khalayak (pengambil keputusan) mengharapkan penyaji
menunjukkan upaya pengarahan sudut pandang dan kebutuhan khusus mereka secara
nyata. Suatu presentasi bisnis yang berhasil merupakan bentuk komunikasi lisan yang
direncanakan secara cermat untuk tujuan penjualan gagasan, produk, atau jasa kepada
seseorang atau kelompok pengambil keputusan.
       Presentasi bisnis merupakan bentuk komunikasi yang berorientasi pada proposal,
yang disajikan dalam suatu lingkungan bisnis kepada khalayak yang relatif homogen dari
berbagai tingkat pengambil keputusan. Fungsi dari sebuah presentasi bisnis adalah untuk
menyampaikan informasi dan mempengaruhi pengambil keputusan. Berbagai alat bantu
multimedia digunakan secara khusus melalui metode penyampaian yang interaktif.
       Presentasi biasanya dipersiapkan oleh seorang panyaji dengan bantuan agen-agen
lainnya dalam lingkungan dalam lingkungan pekerjaan. Presentasi diberikan untuk
mendatangkan perubahan, mendukung tindakan yang khusus, dan mendorong seseorang
atau sekelompok yag berwenag untuk mengambil keputusan yang khusus. Hugenberg,
Owens, dan Robinson (1988) mengkhususkan lima bidang perubahan yang diusulkan
dalam organisasi :
   1. Mengubah produk
   2. Mengubah proses pembuatan produk
   3. Mengubah pabrik
   4. Mengubah kebijakan
   5. Mengubah personel

       Menyesuaikan presentasi dengan khalayak dan lingkungan yang khusus
merupakan prasyarat bagi sebuah komunikasi yang efektif. Unsur dasar dari suatu
presentasi adalah presentasi diri, analisis masalah, pernyataan rekomendasi yang jelas,
jawaban yang memuaskan, dan rangkaian tindakan yang diusulkan. Hubungan antara
pembicara dengan khalayak dalam suatu presentasi         adalah perhaal profesionalime
dengan klien atau calon klien.
       Presentasi biasanya diulas sebelumnya oleh atasan. Para ahli dalam isi dan alat
bantu multimedia mungkin membantu kesiapan penyaji. Khalayak suatu presentasi
mungkin terdiri dari satu orang penting atau sekelompok kecil pengambil keputusan.
Presentasi ‘pintu belakang’ dibuat oleh para wakil dari suatu unit kepada unit lainnya
dalam perusahaan yang sama. Sedangkan presentasi ‘pintu depan’ dibuat untuk orang-
orang yang bukan dari perusahaan yang sama.
       Presentasi yang berhasil memerlukan perencanaan yang cermat. Perencanaan
yang buruk mudah ditemukan dan merugikan penyaji. Tidak adaa presentasi            yang
sempurna. Perbedaan presentasi yang unggul dengan presentasi rata-rata terlihat melalui
persiapan   dan      pematangan   gagasan   Anda.   Perencanaan   yang hati-hati   akan
mendatangkan keberhasilan.
MERENCANAKAN PRESENTASI
A. Kajilah Tujuan Iklan
       Anda, seperti Bob Trent, harus memulai persiapan dengan mengkaji tujuan-tujuan
presentasi. Mengkaji tujuan sama dengan mudahnya dengan bertanya kepada orang yang
emminta atau memperbolehkan anda untuk berbicara, untuk meyakinkan bahwa anda
berdua berada pada “panjang gelombang yang sama”. Anda mungkin ingin membuat
tujuan tertulis yang disetujui semua pihak. Apabila anda pemrakarsa proposal, cara yang
bijaksana adalah menghubungi orang yang berwenangdalam bagian atau agen tempat
anda merencanakan presentasi untuk menegaskan pemahaman harapan anda. Sebagai
contoh, seorang konsultan menyurati direktur huungan pelanggan di perusahaan
penerbangan besar untuk mengkonfirmasikan harapan-harapan tentang proposal
pelatihan. Direktur tersebut menguraikan keterbatasan anggaran. Oleh karena itu,
konsultan harus secara ekstensif memodifikasikan program pelatihan yang diusulkan
untuk menekan biaya. Penjualan ternyata berhasil. Jika konsultan tidak menghubungi
perusahaan penerbangan, proposal akan ditolak karena tidak realistis.
       Pengkajian tujuan memaksa anda menentukan apa yang anda inginkan dari para
penyimak dengan cepat. Dengan kata lain, tanggapan apa yang diinginkan? Sebagai
contoh, anda memerlukan dana sebesar 100.000 dolar dari direksi persetujuan dan proyek
pengembangan atau meminta persetujuan mengenai kampanye periklanan yang baru atau
peningkatan anggaran sebesar 10% untuk personel tambahan. Tujuan harus ditulis dalam
kalimat yang sederhana, jelas, dan singkat yang memenuhi criteria berikut:
       1. Deskriptif. Tujuan harus dinyatakan sedemikian rupa sehingga mengenali
           reaksi yang diinginkan khalayak. Mager (1962) menyebutnya sebagai
           “pengenalan tingkah laku akhir” yang diinginkan dari pokok-pokok yang anda
           coba pengaruhi. Jika anda hanya menyatakan, “saya ingin menunjukan kepada
           hadirin kelebihan system pengendalian computer terpusat,” anda mempunyai
           masalah. Mengapa? Pernyataan tersebut, seperti yang telah dikatakan, tidak
           memberikan tanggapan yang bersala dari khalayak. Sebaliknya jika tujuan
           anda disusun dengan kata-kata “saya ingin Dewan Pengawas Central
           University menyetujui pembelian system computer terpusat dari American
           Energy Foundation,” anda dapat menilai keberhasilan proposal anda.
       2. Spesifik. Pernyataan tujuan yang baik adalah sederhana, jelas, ringkas, dan
          spesifik. Pernyataan tujuan yang baik mengajukan pertanyaan standar
          wartawan (siapa, apa, kapan, dimana, mengapa, dan bagaimana) tentang
          sasaran anda sekhususu dan setepat-tepatnya.
       3. Realistis. Sasaran yang tidak realistis dapat mengekibatkan frustasi. Tidaklah
          layak mengharapkan dukungan untuk setiap proposal yang anda buat. Seorang
          penjual yang bertugas di agen penjualanuntuk pertama kalinya beruntung
          ditawari berkaliling pabrik atau diundang menghadiri presentasi untuk para
          kepala bagian. Ketua jurusan di Universitas yang meminta dana untuk
          laboraturium jurnalistik yang diperlengkapi dengan pengolah kata state-of-
          the-art mungkin sebenarnya menerima dana untuk membeli mesin tik manual
          dan kontrak perbaikan selama satu tahun. Menentuka sasaran yang realistis
          dapat membawa keberhasilan yang lebih besar dan menghindarkan
          ketidakpuasan tertentu.
       Contoh-contoh tujuan yang spesifik
       Saya mengharapkan direksi Sento Group mengesahkan pembelian 75 buah
       personal computer, system interface untuk menghubungkan jaringan, dan
       perangkat lunak bisnis yang tepat dari American Computer Systems.
       Saya mengharapkann Dekan College of Art and Sciences mengesahkan lima
       posisi untuk lulusan asisten pengajaran untuk jurusan komunikasi.
       Saya mengharapkan direksi Southeren Biochemical Corporation mengesahkan
       pembelian 3 acre tanah yang berdekatan dengan tanah milik yang sekarang
       dimiliki perusahaan.
B. Menganalisis Khalayak
Penyaji harus memahami sifat badan pengambil keputusan. Pokok ynang penting adalah
persiapan anda akan akan lebih mudah sejak awal jika anda memusatkan perhatian
kepada para penyimak. Apa yang harus anda pertimbangkan? Apa yang harus anda cari?
Tidaklah mungkin mempelajari sesuatu mengenai khalayak, tetapi jawaban pertanyaan
berikut ini sangat membantu anda.
       Apa nama kelompok (orang) yang akan anda hadapi?
       Apa fungsi pengambilan keputusan mereka?
       Siapa yang mengatur kelompok? Apa tanggung jawab pekerjaan mereka?
       Seberapa besar pengaruh yang akan dimiliki setiap orang dalam keputusan?
       Apa yang diketahui kelompok tentang anda?
       Apa kesan kelompok terhadap perusahaan atau bagian yang anda wakili?
       Pengalaman apa yang dimiliki pengambil keputusan yang berhubungan dengan
       gagasan, produk, atau jasa yang diusulkan?
       Sudahkah para anggota unit anda membuat presentasi di depan dewan tentang
       sifat yang serupa? Kapan?
       Apa tanggapan terhadapa proposal sebelumnya?
       Analisis khalayak mungkin ditingkatkan melalui penggunaan sumber-sumber
internal. Misalnya, jika seseorang dalam organisasi anda sebelumnya mengadakan
presentasi suatu agen, orang tersebut mungkin telah memperoleh pengalaman-
pengalaman yang sangat berharga. Lagipula anda dapat memeriksa alat bantu multimedia
yang dimanfaatkan dalam presentasi sebelumnya untuk menentukan apakah ada lagi alat
bantu yang mungkin berguna.
C. Mengembangkan Gagasan Utama
       Bersamaan denganpengembangan awal dalam tujuan dan analisis khalayak,
pengembangan pokok utama (pusat) atau tema untuk presentasi merupakan hal penting.
Tujuan ini slalu berpusat pada khalayak. Tujuan khusus anda adalah sasaran, dan gagasan
utama anda adalah cara untuk mencapai sasaran itu. Kembali kepada contoh tujuan yang
telah dikenali sebelumnya, berikut ini adalah contoh gagasan utama untuk setiap tujuan
yang spesifik.
       Contoh gagasan utama:
       Pembelian personal computer, jaringan interface, dan perangkat lunak bisnis yang
       tepat dari American Computer Systems akan member Sento Group perlengkapan
       paling efisien dan sangat efektif dalam industri.
       Jurusan Komunikasi memerlukan lima lulusan asisten pengajaran untuk
       melaksanakan misi instruksional jurusan.
       Pembelian 3 ekar tanah yang berdekatan dengan tanah milik Southern
       Biochemical akan memungkinkan pengembangan pabrik secara fisik.
       Gagasan utama yang baik harus ringkas dan langsung. Gagasan ini merupakan
penyingkatan dari keseluruhan presentasi menjadi satu kalimat deklaratif. Pernyataan
gagasan utama harus sesuai dengan pernyataan tujuan dengan cara bertindak sebagai
sarana untuk mencapai sasaran presentasi.
   D. Mengembangkan Pokok-pokok Utama
Setiap pokok utama harus mendukung, menggambarkan, dan menjelaskan gagasan pokok
dari suatu pesan. Sebagai penyaji harus mengutarakan presentasi Anda dengan bahasa
yang sederhana, ringkas, dan jelas. Pokok-poko utama dapat menaati rangkaian perintah
yang bersifat kronologis, topikal, iklimatis, spasial, kausal, pemecahan masalah, atau
memotivasi. Pada dasarnya ini menjadi tahap awal dalam pembuatan sketsa.
   E. Mengkonsultasikan Sumber-sumber Informasi
Setelah mempertimbangkan pengetahuan dan pengalaman Anda sendiri, buatlah daftar
mengenai pokok-pokok saat Anda tidak membutuhkan informasi tambahan. Lalu, buatlah
daftar pokok-pokok yang membutuhkan penelitian. Data yang berguna muncul dalam
berbagai bentuk dan berbagai sumber.
   F. Mencatat Data
Ketika mengumpulkan data Anda harus mencatat data tersebut dengan sistmatis dan
akurat sehingga Anda dapat melihat-lihat kembali pada sumber-sumber untuk
pembuktian referensi mendatang. Sebaiknya Anda mengumpulkan sebanyaknya materi
daripada yang sebenarnya Anda gunakan dalam menyampaikan pesan. Informasi
tambahan ini akan memberi Anda sumber-sumber yang diperlukan ketika Anda
tertantang oleh seorang anggota khalayak selama atau setelah presentasi
   G. Membuat Sketsa Presentasi
Setelah membuat daftar materi, Anda harus menyusun materi dengan urutan yang
logis.Buatlah sketsa dari semua materi yang menurut Anda paling berguna untuk
menyusun kata-kata dan menyampaikan presentasi. Beberapa pembicara menggunakan
sketsa kata kunci dan ada pula pembicara yang lebih menyukai sketsa kalimat penuh.

Storyboard : Alternatif Pembuatan Sketsa
Storyboard membantu menggabungkan narasi dan visual dalam satu lembar tunggal.
Storyboard dipersiapkan melalui lembaran-lembaran kertas yang dibagi dua scara
horizontal. Bagian tengah ke atas disediakan untuk visual, dan bagian tengah ke bawah
untuk narasi yang mengomentari visual. Storyboard biasanya digunakan untuk
merencanakan iklan televisi dan presentasi slide. Modifikasi storyboard tradisional
adalah storyboard audio/video. Storyboard dapat dievaluasi dan dikaji dalam suatu
pertemuan. Tempelkan storyboard di dinding, aturlah dengan urutan yang tepat, dan ukur
efektifitasnya dengan menguji arus informasi.
   H. Menggunakan catatan
       Tidak semua pembicara menggunakan catatan. Biasanya, para penyaji cenderung
lebih banyak menggunakan catatan daripada yang diperlukan dan mereka terlalu sering
melihat catatan. Alat batu multimedia sering meggantikan kebutuhan terhadap catatan
mengenai hal-hal penting dalam suatu presentasi. Sebaiknya lakukan percobaan untuk
mengetahui hal terbaik bagi anda, namun cobalah membatasi penggunaan catatan. Jangan
berusaha menyembunyikan penggunaan catatan dari khalayak. Catatan lebih efektif bila
digunakan secaara terbuka dan hanya pada saaat yang diperlukan.
   I. Latihan
       Latihan merupakan langkah selanjutnya dalam perencanaan. Anda tidak bisa
berlatih terlalu sering, tetapi hindarilah membuat presentasi menjadi basi dan sekedar
dihafal. Anda sebaiknya mengulas materi, baik secara lisan maupun dalam hati.
   J. Mengumpulkan Umpan Balik
       Setelah berlatih presentasi secara cermat, sekarang anda siap mengundang
sekelompok teman untuk melakukan gladi resik. Kerja sama dan bimbingan yang
diberikan orang-orang ini dapat menjadi hal kritis bagi keberhasilan anda sebagai penyaji.
Idealnya, kelompok tersebut bertindak sebagai dewan penilai, yaitu sekelompok pengulas
yag bersifat tegas tetapi objektif yag mengevaluasi manfaat, bukti, dan argumen serta
penyusunan gagasan dan gambaran anda. Merek juga dapat mensosiodramakan berbagai
pertanyaan yng mungkin diajukan oleh para pengambil keputusan. Semakin sulit
pertanyaan yang dikemukakan oleh mereka, semaki siap anda menghadapi pembeli atau
direksi yang paham akan hal tersebut.
       Setelah melakukan gladi resik, sebaiknya anda mengambil saran-saran yang
berguna. Perjelaslah bagian yang membingungkan dan perkuat atau hapuslah argumentasi
yang lemah. Revisi atau hapuslah gambar-gambar yang tidak sesuai dengan tujuan.
Demikian juga, yainkanlah bahwa anda dapat mengoperasikan perangkat keras atau
peraalatan elektronik yang akan digunakan.
   K. Gladi Resik
       Melalui penggunaan kelompok evaluator kritis yang sama seperti sebelumnya,
berikan storyboard narasi dan visual anda pada percobaan terakhir. Tentukanlah waktu
presentasi dan, jika perlu, ubahlah.

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:154
posted:7/30/2012
language:Indonesian
pages:9