Selling an Idea or a Product - PowerPoint 4

Document Sample
Selling an Idea or a Product - PowerPoint 4 Powered By Docstoc
					     Supervisory
    Management :
Basic Supervisory Skill
 Untuk HRD Manager



         Delivered by :
Dr.Ir.J.F.X.Susanto.S.MBA.,MM
Latar belakang

 Supervisor adalah ujung tombak Management.
 Keberhasilan perusahaan tergantung bagaimana lini
  Supervisor berperan.
 Supervisor sebagai pelaksana harus memahami visi,
  misi dan strategi perusahaan.
 Beban supervisi Supervisor sangat berat karena
  langsung berhadapan dengan pekerja.
 Tangga naik ke managerial level.




                                                      2
Pokok-pokok bahasan

    Supervisor & Management       Dasar-dasar Dan Fungsi
    Sikap Kerja Supervisor         Management
    Memotivasi Karyawan           Pemimpin & Keahliannya
    Memahami Bawahan,             Vision & Mission
    Tujuan & Manfaat Training     Tipe & Gaya Kepemimpinan
    Tanggung Jawab Supervisor.    Komunikasi Dalam Pekerjaan
    Membimbing Bawahan            Pendelegasian
  Briefing & Coaching             Boss & Leader / Pemimpin
  Memelihara Disiplin Karyawan    Menegor Bawahan
  Keahlian Pemimpin               Case Study




                                                                 3
Pandangan umum terhadap MSDM

 Meningkatnya fungsi management SDM disetiap
  perusahaan terutama dalam support kepada line
  Managers.
 Dept. SDM sering menjadi “roda” penggerak aktivitas
  perusahaan.
 “Every manager is a Human Resources Manager”.
 Umumnya menjadi tumpuan line department untuk men-
  support operational.
 Tapi urusan disiplin karyawan tidak diserahkan ke
  Personalia saja.


                                                    4
Human Resources Functions


  1. Employment
  2. Wage & Compensation Administration
  3. Industrial Relations  Urusan disiplin disini.
  4. Training & Development
  5. Government Relations
  6. Employee Benefits & Facilities




                                                      5
Kunci sukses usaha pada aspek
pengelolaan SDM yang strategis

 Sistim recruitment yang objective  Remuneration system yang baik
  dan terbuka                         dan kompetitive
    Aspek intelektual                  Berorientasi pada prestasi
    Penampilan karakter yang           Memotivasi untuk
      positive
                                         berkembang
    Kepribadian yang positive
                                     Training
 Sistim penilaian prestasi kerja
  yang objective                        Komitmen penuh dari
    Counselling yang effective dan      management untuk
      mendidik                           mengembangkan karyawan
    Open system                        Mengidentifikasi tenaga yang
    Dilakukan secara konsisten          potential
 Promosi & kepemimpinan                Training khusus bagi yang
    Jelasnya jenjang karir              berpotensi
    Organisasi yang dinamis                                        6
Piramid Management



                  Top
               Management




                  Middle
               Management




                  Low
               Management



                            7
                          Get things done by the
                          help of other people.
     Management



1.   Planning   - Perencanaan
2.   Staffing   - Menyediakan tenaga kerja
3.   Organizing - Mengorganisir
4.   Directing - Mengarahkan
5.   Controlling - Mengawasi


                                                   8
Untuk menggerakan manusia agar bersedia membantu
pencapaian sasaran dan tujuan organisasi, Management
harus mempunyai pengetahuan yang cukup mengenai :



 Pola Kepemimpinan
 Motivasi
 Komunikasi




                                                       9
Tiga kemampuan managerial (1)


 1. Memimpin sebagai inspirator bawahan
    – Memahami pandangan orang lain
    – Kemauan kerja yang kuat
    – Mawas diri
    – Meningkatkan semangat kelompok
    – Menerima tanggung jawab yang lebih besar
 2. Memotivasi
    – Memahami kebutuhan pekerja
    – Membangkitkan daya dorong kerja

                                                 10
Tiga kemampuan managerial (2)


  3. Menjalin komunikasi
     –   Menyampaikan informasi kepada individu dan
         kelompok secara effective
     –   Terampil dalam berkomunikasi
     –   Paham dalam proses berkomunikasi
     –   Paham akan hambatan komunikasi yang vertikal
         maupun horizontal
     –   Mengerti bahasa komunikasi
     –   Mengerti prinsip komunikasi

                                                        11
Coordinating & Controlling

 Coordinating
   Menyelaraskan bawahan kearah pencapaian tujuan secara
   effective dan efficient.
 Controlling
   – Tentukan standar prestasi.
   – Bandingkan antara progress dan standar
     prestasi.
   – Check penyimpangan dan temukan penyebabnya.
   – Ambil tindakan perbaikan.     (PDCA)

                                                      12
Evaluasi


  Apa yang telah dilakukan dengan baik
  Apa yang tidak / belum dilakukan dengan baik
  Mengeliminasi kelemahan dan kekurangan




                                                  13
Sifat-sifat pemimpin


  1.   Tingkat inteligensia yang tinggi
  2.   Memiliki kematangan emosionil
  3.   Mempunyai dorongan kuat untuk maju
  4.   Mempunyai conceptual skill
  5.   Mempunyai human relations skill




                                            14
1. Tingkat inteligensia yang tinggi


   Kemampuan analisa yang kuat

   Ketajaman persepsi

   Pemikiran yang kritis




                                      15
2. Memiliki kematangan emosional
    dan pandangan yang luas


  Stabilitas emosi
  Memiliki minat yang luas
  Punya kepribadian yang kuat




                                   16
3. Mempunyai dorongan yang kuat
         untuk maju

 Punya motivasi dari diri sendiri (self motivation).
 Lebih mementingkan penghargaan psikologis dari
  pada penghargaan finansial.
 Punya keingingan yang kuat untuk mewujudkan
  realisasi (self actualization).




                                                        17
4. Mempunyai conseptual skill


   Selalu berpikir dan bertindak secara conseptual.
   Selalu melaksakan proses managerial nya menurut
    fungsi-fungsi management.
   Selalu menggunakan strategi yang telah dipikirkan
    secara matang.




                                                        18
5. Mempunyai human relation skill


   Menghargai orang lain.
   Terbuka terhadap kritik dan saran.
   Menghargai anak buah sebagai manusia.




                                            19
Keahlian yang diperlukan oleh
seorang pemimpin

    TOP
 MANAGEMENT




   MIDDLE
 MANAGEMENT




 LOW
 MANAGEMENT


                                20
Tipe kepemimpinan menurut
W.J. Reddin

     Mengenal watak pemimpin menurut orientasi-nya :

    OT (Orientasi Tugas) – Lebih mementingkan
     pelaksanaan pekerjaan.
    OP (Orientasi Pergaulan) – Hasrat melakukan
     hubungan yang baik dengan anak buah, kolega dan
     atasan.
    OE (Orientasi Efektifitas) – Lebih mementingkan
     penyelesaian tugas secara efektif.


                                                       21
8 Jenis Gaya Kepemimpinan

     1.   Deserter (Pelarian)                 -    -    -

     2.   Missionary (Misionaris)             -    OP   -

     3.   Compromised (Kompromi)              OT   OP   -

     4.   Autocrat (Otokrat)                  OT   -    -

     5.   Beurocrat (Birokratis)              -    -    OE

     6.   Developer (Membangun)               -    OP   OE

     7.   Benevolent Autocrat (Otokrat Yang   OT   -    OE
          Baik)
     8.   Executive                           OT   OP   OE

                                                             22
Gaya kepemimpinan yang kurang
effective

    Deserter (pelarian) : Tidak memiliki orientasi apa-
     apa atau jika memiliki orientasi itu hanya minim
     sekali.
    Missionary (tipe misionaris) : Hanya memiliki
     orientasi pergaulan saja.
    Compromiser (tipe pembuat kompromi) – Memiliki
     orientasi yang hanya mementingkan tugas dan
     pergaulan saja, tetapi kurang memiliki orientasi
     efektifitas.
    Autocrat (tipe otokrat) : Memiliki orientasi yang
     hanya mementingkan tugas saja.


                                                           23
Gaya kepemimpinan yang effective

    Bureucrat (tipe birokrat) : Hanya mementingkan
     orientasi pada efektifitas saja
    Developer (tipe pembina/pembangun) : Memiliki
     orientasi yang mementingkan pergaulan dan tepat guna
     (efektifitas), tetapi kurang mempunyai orientasi tugas.
    Benevolent autocrat (tipe otokrat yang baik) : Memiliki
     orientasi pada tugas dan efektifitas saja, akan tetapi
     kurang memperhatikan orientasi pergaulan.
    Executive (tipe eksekutif) : Memiliki semua orientasi
     pada tugas, pergaulan dan efektifitas secara penuh.


                                                          24
Perbedaan pola kepemimpinan, Boss
& Leader
            Boss                       Leader / pemimpin
• Menggiring bawahan.         •    Melatih karyawan
• Bergantung pada             •    Bergantung pada iktikad baik
  wewenang.                   •    Menimbulkan rasa hormat /
• Menimbulkan rasa takut.         segan.
• Selalu berkata dengan       •    Memilih sebutan “kita”untuk
  sebutan saya.                    pendekatan.
• Mencari kambing hitam       •    Mencari jalan keluar kalau
  kalau ada masalah.              ada masalah.
• Tahu cara melakukan         •    Tahu cara melakukan
  sesuatu, tetapi tidak mau        sesuatu dan mengajarkannya.
  mengajarkannya.
                              •   Selalu mengajak /
• Selalu memberi aba-aba.         mengikutsertakan.
                                                                  25
Penyesuaian gaya kepemimpinan dengan
situasi yang dihadapi

Kalau anak buah :         Pemimpin harus :
1. Hostile (bermusuhan)   1. Otokratis
2. Tidak / belum matang   2. Directing (pengarahan)
3. Effective              3. Selling idea (beri saran)
4. Cakap                  4. Participating
5. Matang                 5. Delegating




                                                         26
Motivasi


Keinginan yang mendorong seseorang untuk berusaha
mencapai tujuan atau sasaran.




                                                    27
Teori tentang motivasi

1. Teori Jenjang Kebutuhan Manusia oleh A.H. Maslow.
2. Teori Dua Faktor oleh Herzberg.
3. Teori Harapan dari Victor H. Vroom




                                                       28
          Teori Maslow –
   5 jenjang kebutuhan manusia

                   Realisasi
                     diri


                  Penghargaan

Kebutuhan
                  Kebersamaan


                   Keamanan


                     Faali



                                 29
Teori Herzerg – teori dua faktor :
Motivator & Pemeliharaan
1. Motivator :
      •   Achievement (Pencapaian prestasi)
      •   Recognition (pengakuan)
      •   Work itself (pekerjaan itu sendiri)
      •   Responsibility (Tanggung jawab)
      •   Advancement (Pengembangan diri)
2. Pemeliharaan (Hygiene / Maintenance Factor)
      •   Kebijakan & administrasi perusahaan
      •   Pengawasan
      •   Gaji
      •   Hubungan antar manusia
      •   Kondisi kerja
      •   Status
                                                 30
   Faktor Pemeliharaan dan Motivator
    Faktor pemeliharaan                  Motivator
  Yang menimbulkan                      Pemuas kerja
                      Bukan sebaliknya
ketidakpuasan kerja
Cara pegawai diperlakukan     Kebutuhan motivasi
 Kebijakan dan administrasi    Achievement
  perusahaan
 Pengawasan                    Recognition
 Gaji                          Work itself
 Kondisi kerja                 Responsibility
 Status                        Advancement
 Faktor-faktor external        Faktor-faktor internal   31
Teori Vroom – dikembangkan oleh
Lyman W. Porter & Edward E. Lawler

 Motivasi adalah suatu produk yang merupakan hasil
  perpaduan antara valence (seberapa kuat keinginan
  seseorang akan sesuatu) dan expectancy
  (kemungkinan untuk mencapai keinginan tersebut
  melalui suatu kegiatan tertentu).
 Digambarkan dengan rumus berikut :
      Valence >< Expectancy = Motivation



                                                      32
Valence & Expectancy


 Valence : Mencerminkan keinginan seseorang
  mencapai sesuatu tujuan. Dipengaruhi oleh
  pengalaman, sehingga berbeda satu sama lain.
 Expectancy : Keyakinan yang kuat bahwa suatu
  tindakan akan diikuti oleh hasil tertentu.
  Expectance adalah gabungan antara tindakan dan
  hasil.



                                                   33
Cakupan nilai dari Valence dan
Expectancy


Valence
             -       0           +1
             1




Expectancy
                     0           +1



                                      34
Micro & Macro Motivation


 Micro motivation : Motivasi yang terkait dengan
  pekerjaan didalam perusahaan (Motivasi A).
 Macro motivation : Dipengaruhi oleh kondisi-kondisi
  diluar perusahaan (Motivasi B).




                                                        35
Bagaimana me-motivasi

            Atasan harus membantu karyawan melaksanakan
      pekerjaan, tidak memaksa / menyuruh saja. Mempertemukan
                    kebutuhan dan kepentingan pekerjaan
                        Menghasilkan motivasi

 1. Atasan mengharapkan staff berhasil.
 2. Buat staff merasa dirinya penting.
 3. Berikan contoh yang baik.
 4. Tingkatkan rasa keingintahuan dan rangsang untuk
    menyumbangkan pikiran.
 5. Jangan berdebat.
 6. Jangan hilang kendali diri.
 7. Belajar sebagai pendengar yang baik.

                                                                36
Metode motivasi


  1.   Kenali setiap pribadi staff.
  2.   Berikan staff suatu permulaan yang baik.
  3.   Hargai prestasi dengan adil dan beritahu
       prestasinya.
  4.   Dorong partisipasi.
  5.   Senantiasa didik dan latih staff.



                                                  37
Prinsip motivasi


1.   Mengakui bahwa kemampuan karyawan bermanfaat.
2.   Berikan keluwesan dan pilihan.
3.   Berikan bantuan bila diperlukan.
4.   Berikan tanggung jawab sesuai dengan apa yang
     dapat dipertanggung jawabkan.
5.   Berikan umpan balik yang relevant secepatnya untuk
     membantu meningkatkan prestasi.
6.   Tunjukan kepercayaan pada karyawan.
7.   Perbesar kemungkinan karyawan akan dihargai
     prestasinya.

                                                          38
Bagaimana membantu karyawan
menjadi productive (1)

 1.   Adanya pelatihan yang memadai
 2.   Penghargaan untuk suatu pekerjaan yang
      dilaksanakan dengan baik
 3.   Lingkungan kerja yang sesuai
 4.   Fasilitas dan bahan-bahan yang memadai
 5.   Dukungan supervisor
 6.   Management yang partisipatif
 7.   Pengawasan yang konsisten
 8.   Prioritas pekerjaan yang jelas

                                               39
Bagaimana membantu karyawan
menjadi productive (2)

 9. Tekanan pekerjaan minimal.
 10. Evaluasi yang terus menerus atas tugas-tugas
     pekerjaan.
 11. Kepemimpinan yang cakap dan berpengetahuan luas.
 12. Lingkungan fisik yang menyenangkan.
 13. Kesempatan untuk ber-inisiatif dan bereaksi.
 14. Kepercayaan.
 15. Pemakaian saran-saran yang membangun.



                                                    40
Tugas pokok supervisory staff


   Memberikan supervisi terhadap pekerjaan dan
    pekerja.
   Membuat setiap pekerjaan diselesaikan, melalui
    bawahan (getting works done by the help of subordinates).
   Lebih banyak melakukan tugas dalam tahap proses
    management yang dinamis.




                                                                42
Modern Supervisor



    Educated                (berpendidikan)
    Well trained            (terlatih baik)
    Dedicative              (pengabdian tinggi)
    Efficient
    Productive
    Quality minded          (memperhatikan mutu)
    Result oriented         (orientasi pada hasil)
    Bersikap professional
                                                      43
Sebagai Supervisor diperlukan
kemampuan dan sikap :

   Ahli bekerjasama.
   Effective “menggunakan” orang lain.
   Memperhatikan kebutuhan bawahan.
   Pengorbanan yang minimum.
   Punya good will.
   Sikap yang harmonis.




                                          44
Visi Supervisor


   Mengerti tujuan perusahaan.
   Mengerti tugas pokok & fungsi jabatan (job function).
   Mengerti tanggung jawab dan job masing-masing.
   Mengerti peranan dalam organisasi perusahaan.
   Mengerti mengenai kewajiban & hak.




                                                        45
Misi perusahaan

   Mencari keuntungan / laba.
   Tanggung jawab kepada pemegang saham.
   Memenuhi kewajiban kepada pemerintah (pajak,
    devisa, pad).
   Penyerapan tenaga kerja.
   Meningkatkan kesejahteraan karyawan.
   Tanggung jawab kepada lingkungan dan masyarakat.



                                                       46
Sikap kerja Supervisor

     Terhadap atasan bersifat pertanggung jawab atas
      kinerja.
     Terhadap bawahan menunjukan kepemimpinan
      yang menyenangkan.
     Terhadap rekan selevel bersifat kordinasi
      horizontal.
     Berusaha membentuk team work yang kuat di
      departement-nya.

                                                        47
Sikap kerja Supervisor kepada atasan
(nilailah diri anda secara jujur)

 Tidak membalik proses      Tidak mencari kambing     Selalu berpikiran
 pendelegasian              hitam                     positive


 Tidak membawa              Tidak sering berdebat     Mengambil waktu atasan
 kesulitan pribadi kepada   yang tidak perlu dengan   terlalu banyak
 atasan                     atasan


 Tidak campur tangan        Dapat diandalkan          Melaporkan kinerja
 dalam urusan orang lain    terutama disaat genting   secara up to date,
                                                      lengkap dan objective



 Memahami benar             Tidak melanggar garis     Bersikap mendukung
 pekerjaan anda             wewenang (hirarki         kebijaksanaan atasan
                            organisasi)
                                                                              48
Sikap kerja Supervisor kepada bawahan

  Menciptakan team work yang kuat    Memahami pribadi karyawan.
  dan tepat dalam pembagian tugas-
  tugas


  Membuat keputusan kerja bukan      Paham akan kebutuhan karyawan.
  keputusan yang sifatnya pribadi.



  Konsisten dalam bertindak dan      Menjelaskan alasan serta hubungan
  mengambil keputusan.               pekerjaan yang dibebankan kepada
                                     bawahan.



                                                                         49
Sikap kerja Supervisor kepada rekan
selevel
   Menekankan pada         Hubungan berdasarkan   Banyak pihak yang ikut
   kerjasama dan           saling percaya.        memikirkan masalah
   kordinasi.


   Saling menghargai dan   Tumbuh rasa saling
   saling menghormati.     memiliki dan terkait
                           satu sama lain.


   Harga diri diakui /     Sama-sama ikut
   terpelihara.            bertanggung jawab,
                           tidak melempar
                           tanggung jawab.


                                                                       50
“Pelanduk ditengah”


Management                  Pekerja
 Cegah pemborosan           Menunjukan sikap yang baik
 Tegakan disiplin           Tidak menyulitkan
 Laksanakan pekerjaan       Menyampaikan tuntutan
  sesuai dengan rencana /     pekerja kepada
  jadwal                      Management
 Loyal dan berprestasi
  maksimal



                                                      51
Secara umum manfaat training
diperusahaan adalah :
 Meningkatkan pergertian serta kesadaran karyawan atas
  aspek keselamatan kerja.
 Memberikan latihan agar karyawan mengerti bagaimana
  berkomunikasi dengan rekan sekerja, pelanggan dan
  masyarakat luas.
 Meningkatkan skill dan knowledge karyawan dalam bidang
  pekerjaannya masing-masing.
 Membentuk kemampuan “multi skill” dari karyawan-
  karyawan tertentu. Maksudnya adalah agar karyawan
  tidak hanya mampu menguasai satu pekerjaan saja, tapi
  dilatih untuk bisa mengerjakan jenis pekerjaan lain yang
  belum pernah dilakukannya. Mereka diberi pelatihan
  khusus sehingga dapat berfungsi ganda dalam
  pekerjaanya.
                                                        52
Secara umum manfaat training
diperusahaan adalah :

 Membentuk disiplin (tepat waktu, menjaga kebersihan
  tempat kerja) dan sikap kerja yang lebih baik serta bisa
  bekerjasama.
 Meningkatkan leadership, supervisory dan managerial
  skill karyawan.
 Memberikan kesempatan agar setiap karyawan dapat
  berkembang dan bersaing untuk mencapai jenjang karir
  yang lebih tinggi.
 Guna penghematan biaya (cost effectiveness) produksi.
 Meningkatkan produktivitas.
 Mengurangi jumlah production waste.
                                                             53
Secara umum manfaat training
diperusahaan adalah :

  Melatih mengenai “time effectiveness”, yaitu
   pelatihan agar karyawan menghargai waktu, belajar
   menggunakan waktu se-effisien dan se-effektif
   mungkin dengan tetap meningkatkan produktivitas.
  Guna mencapai jenjang karir yang lebih tinggi.
  Untuk menciptakan sesuatu invention / creativity.
  Efficiency dalam pemakaian bahan.
  Dengan maksud mengurangi jumlah tenaga kerja/work
   force.


                                                   54
Lebih jauh tentang
kepribadian supervisory staff

  Apa yang dibutuhkan?

  1. Pemikiran yang selalu ber-orientasi Management.
  2. Kecakapan memimpin.
  3. Pengetahuan mengenai pekerjaan.




                                                       55
Tugas dan tanggung jawab
Supervisor dewasa ini.
                                     7M:
                                     • Man
                                     • Money
  1.   Produksi                      • Material
  2.   Biaya                         • Machine
                                     • Methode
  3.   Mutu                          • Market
                                     • Measurement
  4.   Metode kerja
  5.   Moral karyawan
  6.   Pelatihan dan pengembangan karyawan
  7.   Keselamatan kerja


                                                     56
Supervisor yang diharapkan
perusahaan

 1.  Memikul tanggung jawab sendiri, tidak lari dari
     tanggung jawab.
 2. Membina hubungan baik dengan teman sekerja.
 3. Bersifat adil tetapi berpegang pada disiplin.
 4. Menguasai pekerjaan.
 5. Tidak menekan bawahan dengan pekerjaan.
 6. Bersedia bekerja sama.
 7. Berpegang pada batas waktu penyelesaian.
 8. Dapat dipercaya ucapan dan sikapnya.
 9. Pelatih yang sabar & penghubung yang baik.
 10. “Membela” anak buah.
 11. Yakin akan kemampuannya.
                                                       57
Yang diharapkan dari Supervisor

  1.   Memperhatikan lingkungan sekitar pekerjaan.
  2.   Membuat penugasan secara tepat.
  3.   Memprioritaskan tugas-tugas.
  4.   Melaksanakan pendelegasian.
  5.   Memberikan pelatihan pada karyawan.
  6.   Mengatur dan merencanakan waktu kerja.
  7.   Mengamati kemampuan karyawan.
  8.   Memberikan contoh untuk memperbaiki pekerjaan
       staff.
  9.   Memberikan pujian secara tulus.

                                                       58
Aturan-aturan dasar untuk
melaksanakan pekerjaan


  1.   Punya rasa memiliki
  2.   Mengetahui apa yang sedang terjadi
  3.   Bekerja keras
  4.   Kontrol yang ketat
  5.   Menghadapi kenyataan




                                            59
Mendapatkan dukungan sebagai
Supervisor yang baru

1. Hubungan dengan bawahan :
    • Selalu hargai bawahan
    • Beri contoh yang baik :
         Kerja tepat waktu, jangan lama makan siang
         Hindari gossip
         Berikan penghargaan
         Kritik hanya untuk masalah yang tepat
2. Hubungan dengan atasan
    • Setia pada atasan
    • Ciptakan komunikasi yang jujur dengan atasan
    • Temui atasan apabila perlu bantuan

                                                       60
Memperoleh dan mempertahankan rasa
hormat staff anda (1)

1. Berusaha keras mengembangkan pengetahuan anda atas
   semua prosedur yang anda awasi.
2. Berikan jawaban sejujurnya.
3. Bersikap professional.
4. Tetap tenang menghadapi kesulitan.
5. Tunjukan bahwa anda menghargai waktu mereka.
6. Selalu dengarkan dengan penuh perhatian, walau
   bagaimanapun perasaan anda.

                                                    61
Memperoleh dan mempertahankan rasa
hormat staff anda (2)

  7. Jaga ketat kebiasaan-kebiasaan diri anda.
  8. Penuhi setiap janji yang anda berikan pada mereka.
  9. Jangan sekali-sekali pilih kasih.
  10. Dukung karyawan semampu anda.
  11. Batasi humor dan canda dengan bawahan.
  12. Kembangkan dan tunjukan rasa hormat pada
      bawahan.



                                                      62
“Senyum” – bentuk lain dari
teknik pengawasan

 1.   Tidak perlu biaya, bahkan menciptakan “keuntungan” besar.
 2.   Akan memperkaya orang yang menerima tanpa merugikan yang
      memberi.
 3.   Terjadi hanya dalam sekejab, tapi meninggalkan kesan yang
      lama.
 4.   Menciptakan kebahagian bersama, sangat membantu dalam proses
      motivasi
 5.   Sebagai “tempat istirahat” bagi yang keletihan, memberi sinar
      dalam kesedihan dan penangkal dalam kesulitan.
 6.   Tidak ada orang yang merasa kaya tanpa senyum, tidak ada orang
      merasa miskin sekali karena masih memiliki senyum.


                                                                      63
Bagaimana karyawan
menerima anda (1)

 1.   Mudah diajak bicara
 2.   Mencoba untuk melihat ide-ide dari mereka,
      walaupun bertentangan dengan ide anda sendiri
 3.   Mencoba membantu mereka memahami pekerjaan
      dan tujuan perusahaan
 4.   Menyampaikan semua informasi
 5.   Miliki prestasi kerja dengan keteladanan, standar dan
      perharapan yang tetap tinggi.
 6.   Miliki kemampuan teknis bidang anda


                                                          64
Bagaimana karyawan
menerima anda (2)

 7.   Mencoba mendorong untuk mencari cara-cara kerja
      baru.
 8.   Menerima kesalahan dan kegagalan dalam
      bertindak untuk menghindari kesalahan yang sama.
 9.   Memberikan penghargaan dan pengakuan terhadap
      prestasi kerja karyawan.




                                                         65
Pedoman memahami bawahan (1)

1.   Jadilah orang terbaik sejauh anda bisa
       • Ketahui diri dan tingkah laku anda.
       • Hubungan antar manusia timbal balik, apa yang
           anda peroleh tergantung apa yang anda berikan.
       • Anda dapat meningkatkan hubungan dengan
           setiap orang bila anda menginginkan.
2.   Ciptakan suasana lingkungan yang mendorong
     kepuasan kerja dalam unit kerja anda.
       • Jadilah pemimpin didepan, bukan dibagian
           belakang mendorong anggota kelompok.

                                                        66
Pedoman memahami bawahan (2)

3. Dapatkan wewenang tanpa menindas bawahan.
     • Bantu bawahan untuk mencapai kemampuan
       puncaknya.
     • Beri kesempatan karyawan untuk berkembang.
     • Kewenangan yang diperoleh bukan pemberian.
4. Cegah masalah sedapat mungkin dalam batas kemampuan
   manusia.
     • Lihat kedepan, rencanakan dan ketahui dimana anda
       berada dan kemana anda pergi.
     • Tekankan pada pencegahan masalah bukan pada
       pemecahan masalah.
     • Belajarlah untuk mencegah masalah karena mereka
       selalu muncul pada setiap pengawasan.           67
Pedoman memahami bawahan (3)

5.   Usahakan selalu pikiran yang terbuka.
       • Kemajuan dan perbaikan tergantung pada perubahan.
       • Pengarahan karyawan, dorong ide-ide dan kontribusi
          yang baru.
       • Rubah rencana untuk mengatasi hambatan.
6.   Beri pujian atas prestasi yang dicapai.
       • Beri dorongan, biarkan karyawan mengetahui bahwa
          prestasi mereka dihargai.
       • Cepat dan bersungguh-sungguhlah dalam anda
          memberikan pujian bila diperlukan.

                                                         68
Pedoman memahami bawahan (4)


7. Usahakan agar karyawan merasa dirinya dibutuhkan.
    • Sumber daya manusia adalah penting bagi setiap
       perusahaan.
    • Hargailah perasaan karyawan yang ingin
       memberikan kontribusi dan dianggap penting
       dalam kegiatan yang dilaksanakan.




                                                       69
Tips dalam berkomunikasi
K   Kontak pertama anda akan mengesankan      I   Imbangi selalu lawan berkomunikasi anda
    bagi siapapun lawan anda berkomunikasi.       dengan pengetahuan yang setara agar
                                                  komunikasi bisa “nyambung”.


O   Orang lain akan menghargai kita karena    K   Kembangkan kemampuan komunikasi anda
    kepercayaan                                   setiap saat terutama dalam menguasai
                                                  peralatan komunikasi modern

M   Menjaga perasaan orang lain penting       A   Analisa singkat lawan anda berkomunikasi
    sekali dalam setiap komunikasi.               dengan : what, who, where, when, why dan
                                                  how.


U   Umpan balik kepada lawan kita             S   Senyum anda akan menyejukan lawan anda
    berkomunikasi penting untuk                   berkomunikasi dan sekaligus anda dapat
    meningkatkan kepercayaan kepada kita.         menempatkan diri didekatnya.



N   Niatkan dalam hati bahwa anda selalu      I   Inisiatif anda mendahului dalam proses
    mencari teman bukan musuh.                    komunikasi menempatkan anda selangkah
                                                  didepan.

                                                                                            70
Komunikasi yang effective


  1.   Komunikasi 2 arah
  2.   Pikirkan sebelum menulis atau bicara
            Mengapa?
            Apa?
            Tujuannya apa?
            Siapa pendengar / penerima?
  3.   Gunakan kata-kata yang jelas dan saling dipahami
  4.   Lakukan “empathy”
  5.   Ciptakan kelanjutannya


                                                          71
Delegasi


 Pedoman bagi keberhasilan delegasi
 1.   Tunjukan tugas yang akan didelegasikan
 2.   Pilih orang terbaik
 3.   Persiapkan bawahan anda
 4.   Perjelas pengarahan
 5.   Pecahkan masalah pengendalian
 6.   Proyeksikan penyelesaiannya



                                               72
Kualitas dan keterampilan
diperlukan dalam pendelegasian

 1.   Ketahui perbedaan antara “pekerjaan anda &
      pekerjaan saya”
 2.   Perkirakan tugas yang akan diberikan
 3.   Pastikan adanya pengendalian yang baik
 4.   Pastikan batas-batas kewenangan
 5.   Beritahukan karyawan tindak lanjut yang bagaimana
      yang dia inginkan
 6.   Jadikan delegasi suatu kesempatan untuk melakukan
      komunikasi 2 arah

                                                      73
Teknik membimbing dan
mengarahkan bawahan

 Coaching & briefing
   – Atasan yang aktif
   – Mengembangkan pengetahuan dan keterampilan bawahan
     ditempat kerja
   – Menggali potensi bawahan
 Counselling – bawahan yang aktif
   – Membantu bawahan memecahkan persoalannya termasuk
     yang bersifat pribadi



                                                    74
Prinsip-prinsip dasar coaching


   Pengembangan individu sebagian besar terjadi
    ditempat kerja
   Tuntutan berprestasi bisa dipenuhi dari belajar
    tentang pelaksanaan kerja
   Atasan sebagai coach mempengaruhi dalam
    penetapan sasaran pekerjaan
   Informasi untuk pengendalian harus tersedia
   Frekuensi kontak informal antar individu terus
    ditingkatkan

                                                      75
Mengapa sering tidak dilakukan?


   Dianggap sepele.
   Dianggap kontribusinya kecil untuk. peningkatan
    pertumbuhan.




                                                      76
Coaching

  Membantu bawahan belajar dari pelaksanaan pekerjaan
   / kegiatan sehari-hari.
  Proses sadar dan terencana untuk memberikan nilai
   tambah pada pengalaman kerja bawahan.
  Penting, baik untuk mempertahankan maupun
   meningkatkan prestrasi.




                                                       77
Bagaimana anda memberikan
coaching
 Persiapan :
   – Identifikasi kebutuhan dan sasaran.
   – Kapan dilakukan coaching.
   – Kewenangan yang diperlukan.
 Diskusi singkat dan kesepakatan.
 Menyelesaikan dan memantau tugas / pekerjaan.
 Diskusi tinjauan ulang.
 Mempraktekan apa yang telah dipelajari.
 Apakah diperlukan coaching lebih lanjut.
 Bila ya, mulai lagi dari langkah awal.
                                                  78
Siapa yang harus memberi coaching

 Pemberi coaching ideal-nya adalah :
   – Ahli dalam bidangnya
   – Memiliki kualifikasi formal
   – Cakap berkomunikasi
   – Cukup menghimpun informasi
   – Posisi otoritas
   – Percaya diri
   – Pendekatan secara metodis
   – People oriented (minat membantu mengembangkan
       orang lain)
   – Selalu ingin belajar
   – Membina hubungan baik dengan bawahan
                                                 79
Kapan coaching diberikan

 Dalam situasi dimana :
    Prestasi individu/kelompok dibawah standard
    Unit kerja tidak mencapai target
    Seseorang memulai pekerjaan baru, menangani tugas
     baru atau proyek baru
    Terjadi perubahan mengenai :
          Metode & proses
          Peralatan
          Prosedur
 Perusahaan menangani kontrak baru yang potensial
  menghasilkan laba.
 Terjadi masalah-masalah sebagai akibat kegagalan meraih
  laba.
                                                       80
Briefing


  Mengapa penting ???
        Mencapai hasil melalui bawahan

        Penegasan tugas-tugas

        Menciptakan komitmen dan kerjasama

        Membentuk team work

  Fungsi floor management dalam komunikasi




                                              81
6 prinsip dasar briefing


    Berhadapan langsung.
    Dalam kelompok kecil, maksimum 15 orang.
    Dilakukan oleh team Leader.
    Secara regular / teratur.
    Relevant
    Di-monitor




                                                82
Bagaimana anda melakukan briefing


    Tulis isi briefing pada catatan kecil
    Sambut team dengan ramah
    Catat yang tidak hadir
    Beritahu kalau anggota team bisa bertanya
    Sampaikan secara ringkas, bukan diskusi
    Secara terbuka
    Jarak agak dekat
    Tutup dengan “Selamat Bekerja”


                                                 83
10 langkah untuk keberhasilan
penyelesaian perselisihan

  1.    Tentukan permasalahan
  2.    Perjelas bukti-bukti
  3.    Susun kejadian-kejadian yang kritis
  4.    Hindari kemarahan
  5.    Jaga perundingan berjalan dengan baik
  6.    Tentukan penyelesaian yang baik
  7.    Tekankan kesepakatan
  8.    Teliti perselisihan pendapat
  9.    Anjurkan pertukaran peran
  10.   Usulkan penyelesaian

                                                84
Pemeliharaan disiplin
10 pedoman untuk memelihara disiplin (1)


 1. Buatlah perintah-perintah sederhana dan dapat
    dimengerti.
 2. Pahami peraturan.
 3. Bertindaklah secara cepat terhadap pelanggaran.
 4. Kumpulkan semua bukti.
 5. Berikan para karyawan kesempatan untuk
    menjelaskan.




                                                      85
Pemeliharaan disiplin
10 pedoman untuk memelihara disiplin (2)

6. Putuskan tindakan apa yang akan diambil.
        •   Pahami prinsip-prinsip “disiplin yang bersifat perbaikan”.
        •   Tentukan pelanggaran “berat” atau “ringan”
        •   Tentukan ketentuan mana yang dilanggar.
        •   Pertimbangkan bukti-bukti yang ada.
        •   Putuskan untuk melakukan penundaan atau melaksanakan
            dengan segera hukuman yang diberikan.
7.    Ambilah tindakan disipliner.
8.    Hindari kebijakan “lepas tangan”.
9.    Perhatikan prosedur yang mengatur masalah disipliner.
10.   Buat catatan.
                                                                         86
7 kesalahan fatal dalam memberikan
tegoran


 1. Kesalahan memperoleh bukti-bukti.
 2. Bertindak dalam keadaan marah.
 3. Membiarkan orang bebas melakukan kesalahan.
 4. Tidak menerima informasi dari pihak orang lain.
 5. Merubah keputusan yang telah diambil, laksanakan
    terus jika anda merasa benar.
 6. Salah menyimpan catatan karyawan.
 7. Menyembunyikan dendam.


                                                       87
Bilamana suatu tegoran diperlukan :

 1.   Kendalikan sikap anda.
 2.   Bicara secara pribadi dengan pelanggar.
 3.   Dapatkan penjelasan dari pihak pelanggar.
 4.   Berbuat tegas tetapi adil.
 5.   Perlihatkan kepercayaan terhadap kemampuan
      pelanggar untuk menjadi lebih baik.




                                                   88
9 cara merubah orang tanpa melukai
perasaan atau menimbulkan dendam (1)

  1. Mulai dengan pujian yang tulus.
  2. Berikan perhatian kepada kesalahan orang secara
      tidak langsung.
  3. Ceritakan kesalahan anda sendiri terlebih dulu.
  4. Ajukan pertanyaan sebagai ganti pemberian perintah
      yang langsung.
  5. Beri kesempatan orang lain untuk menyelamatkan
      mukanya.




                                                          89
9 cara merubah orang tanpa melukai perasaan
atau menimbulkan dendam (2)

  6.   Berikan pujian sepenuh hati untuk setiap perbaikan.
  7.   Biarkan orang lain menikmati reputasi baiknya.
  8.   Beri dorongan bahwa kesalahan mudah diperbaiki.
  9.   Buat orang lain merasa bahagia melaksanakan hal-hal
       yang anda sarankan.




                                                         90
 Suatu hal yang paling sulit didunia ini
adalah untuk mengakui kesalahan kita.
   Tidak ada yang lebih membantu
   menyelesaikan masalah dari pada
   mengaku secara jujur kesalahan
          yang kita perbuat.


                                           91

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:36
posted:7/30/2012
language:Malay
pages:90