MESS Airports Authority of India by jennyyingdi

VIEWS: 28 PAGES: 48

									  AIRPORTS AUTHORITY OF INDIA
              DEPARTMENT OF OPERATIONS
                    TERMINAL MANAGEMENT



      TENDER                  DOCUMENT
                             FOR

             MECHANIZED
       ENVIRONMENTAL SUPPORT
               SERVICES
             (UP-KEEPING)
                (MESS)
(For High Rise Glass & Steel structured Terminal Building & other
                       Ancillary buildings)

                              OF

                  INDORE AIRPORT
                         AIRPORTS AUTHORITY OF INDIA
                                  DABH AIRPORT, Indore

NO. AAI/ MESS/                                                              Date:

To

M/S__________________
__________________
__________________

Sub:         Sale of Tender Documents for Mechanized Environmental Support
             Services (Up-keeping) of DABH Airport, Indore.

Dear Sir(s),

1. Reference to your application No._____________ Dt.______________ for issue of tender

     documents for the above mentioned work.

2. A set of tender documents for the said work is enclosed herewith. You are advised to go

     through the tender documents, instructions and guidelines minutely before quoting your

     rate.

3. Your particular attention is invited to clause of notice inviting tender regarding mode /method

     of submission of tender in two sealed covers and same must be followed. The proforma of

     letter regarding unconditional acceptance of AAI’s tender conditions is enclosed with this

     tender document. The proforma may please be duly signed and submitted in cover No. 1.

Yours faithfully,



Airport Director
(For & on behalf of Airports Authority of India
DABH Airport, Indore.)




                                                                       Signature of Tenderer
                                INDEX

NAME OF WORK: “MECHANIZED ENVIRONMENTAL SUPPORT SERVICES”
(UP-KEEPING) OF DABH AIRPORT, INDORE

S.No        DESCRIPTION                      PAGE NO

    01      TENDER NOTICE (Press)                 01

    02      SUMMARY                               02

    03      NOTICE INVITING TENDER               03-07

    04      TENDER FORM                          08-09

    05      GENERAL CONDITIONS OF CONTRACT       10-15

    07      SPECIAL CONDITIONS OF CONTRACT       16-19

    09      AGREEMENT FORM                       20-21

    10      ACCEPTANCE LETTER                     22

    11      PENALTY                              23-24

    12      LIST OF MACHINES                      25

    13      LIST OF CHEMICALS                    26-27

    14      DETAILS OF MACHINES                  28-35

    15      FREQUENCY OF CLEANING                36-42

    16      SAFETY CODE                           43

    17      SCHEDULE OF QUANTITIES               44-45




Signature of Tenderer
                    AIRPORTS AUTHORITY OF INDIA

                        NOTICE INVITING TENDER
                                Press Notice
 Airports Authority of India invites sealed item rate tender for
the work of “Mechanized Environmental Support Services
(Up keeping) of passenger terminals and other Ancillary
Buildings” at DABH Airport, Indore at an estimated cost of
Rs. 2,03,90,150/-for period of 03 (Three) years. It is further
extendable for another 02 (Two) years with escalation of 5%
on the last annual paid amount i.e at the end of 3rd year
subject to satisfactory performance.
        Last date for submission of tender is 21/10/2011 (upto 1500 hrs.) For
further details please visit AAI website www.aai.aero or www.airportsindia.org.in

                                                       Airport Director
                                                      DABH AIRPORT,
                                                        INDORE

                               Corrigendum

Refer Press Notice for the Job work “MECHANIZED
ENVIRONMENTAL SUPPORT SERVICES (UP-KEEPING)
(MESS) OF INDORE AIRPORT” dated 13/10/11 published in
Times of India & Dainik Bhaskar. The Following amendment may be
noted.
Last Date & Time of Submission of Tender Documents will be 03
Nov 2011upto 1500 hrs and technical bids will be opened on
same day at 1530 hrs.
All Terms and conditions of NIT shall be as per NIT uploaded now
on AAI Web site www.aai.aero or www.airportsindia.org.in


                                                       Airport Director
                                                      DABH AIRPORT,
                                                        INDORE

                                                                            1
                                      SUMMARY 
1    Name of Work                           MECHANIZED ENVIRONMENTAL SUPPORT SERVICES  
                                            (UP‐KEEPING)  
                                             AT 
                                            DABH Airport, Indore    

                                             
2    Estimated Cost of Work                 Rs. 2,03,90,150 /- 
      
                                             
3    Earnest Money                          Rs 4,07,810/‐ 
 
                                             
4    Cost of Tender Document                Rs 523/‐ 
      

                                             
5    Period of contract                     03 (Three) years. It is further extendable for another 02 (Two) 
                                            years with escalation of 5% on the last annual paid amount i.e 
                                            at the end of 3rd year subject to satisfactory performance.   



                                             
6    Last  Date,    Time  and  place  of     
     receipt  of  duly  filled  tender      03rd Nov 2011 upto 1500hrs at O/O of Airport Director, DABH 
     document  (Both  Technical  &          Airport , Indore 
     Price Bid)                              


                                             
7                                            
     Date and Time of opening of :‐          
                                             
       Technical  Bid  of  tender           03rd Nov 2011 at 1530hrs at O/O of Airport Director, DABH 
     document            ( Envelope ‐1)     Airport , Indore 
                                             
       Price Bid of Tender document         Will  be  intimated  to  technically  qualified  tenderers  on  later 
                                            date 
                                             


                
                                                                                                         
                                                                               Signature of ____________ 
        
        
        
        
                                                                                                        2 
      


                                 AIRPORTS AUTHORITY OF INDIA
                                                DABH Airport, Indore         
      
                                     NOTICE  INVITING  TENDER 
      
     Sealed  tenders are invited by Airport Director, DABH Airport, Indore on behalf of Chairman, 
     AAI from  Registered Firms/ Companies and ‘A’ class  Contractors of CPWD/MES/P&T State  
     PWD  /PSUs/  Specialized  Agencies  in  Mechanized  cleaning  &  sweeping  for  the  work  of 
     “Mechanized Environmental Support Services (Up‐keeping) of passenger terminals & Other 
     Ancillary Buildings at  DABH Airport, Indore” for an estimated cost of  Rs.  2,03,90,150/- for 
     period  of  03  (Three)  years.  It  is  further  extendable  for  another  02  (Two)  years  with 
     escalation  of  5%  on  the  last  annual  paid  amount  i.e  at  the  end  of  3rd  year  subject  to 
     satisfactory performance.   
     The  scope  of  work  includes  Mechanized  cleaning  &  sweeping  of  high  rise  glass  and  steel 
     structured Airport terminals and paved area of city side and air side along with cleaning of 
     Ancillary buildings at the Airport.  
      
     Eligibility Criteria 
1.  Tenderer  should  have  successfully  &  satisfactorily  completed  during  last    preceding    Seven 
    years  ending  last  day  of  the  month  of  Sept  2011.    (Phase/Part  completion  of  the  scope  of 
    work  in  a  contract  shall  not  be  considered)  at  least  three  similar  works,  each  of  Rs 
    81,56,060/‐  (not  less  than  40%  of  estimated  cost  in  the  last  three  years  against  one  single 
    tender) or two similar works, each of Rs 1,01,95,075/‐( not less than 50% of estimated cost in 
    the last three years against one single tender) or one similar work of  Rs 1,63,12,120/‐( not 
    less than 80% of the estimated cost in the last three years against one single tender).  Similar 
    works  mean  –  Mechanized  cleaning  &  sweeping  of  high  rise  MNC  Buildings,  high  rise 
    shopping malls/complex, high rise five /three star hotels, high rise glass and steel structured 
    Airport  Terminals  etc.  (Applicant/  tenderer  showing  work  experience  certificate  should 
    submit ‘Tax Deduction at source certificate’ in support of their claim for having experience of 
    stipulated value of works)  
2.  Tenderer  should  have  annualized  average  financial  turnover  of  Rs.  3.00  Crores  during  last 
    three financial years, ending 31st March of the previous financial year. The financial turnover 
    should  be  supported  with  annual  report  (Abridge  Balance  Sheet  along  with  Profit  &  Loss 
    Account) of the firm should be submitted.  
 3. The Tenderer must submit performance/experience certificates duly attested and issued by 
     officer/incharge to the rank of equivalent to the E.E. or above of  the end user agencies and 
     endorsed  by  the  tenderer  in  respect  of  the  works  claimed  by  him    as  per  (Para  1)  above, 
     indicating value of works and date of completion as per agreement . 
 4. Tenderer  should  have  valid  ISO  9001‐2000  (Quality  Management  System  Standard)  &  ISO 
     14001:2004  (Environmental  Management  System  Standard)  Certificates  which  comprises 
     scope  of  work  of  Mechanized  cleaning  &  up‐keeping  of  high  rise  glass  &  steel  structured 
     buildings. The certificate should be current at the time of submission of bid.  
 5. Since  the  scope  of  work  involves  cleaning  of  high  rise  glass  and  steel  building(s)  through 
     mechanical means, availability and use of all requisite cleaning machinery/equipment/ T&P 
     is an essential requirement for performance of work. To ensure that the requisite cleaning 
     machinery  is  available  for  use  at  site  till  the  completion  of  the  awarded  period,  following 
     conditions are laid down:
                                                                                                         3
      
      
      
     a)          Cleaning machinery/equipment/T&P as listed in Annexure – B (Sl. No. 1 to 8) 
  
       i)       Tenderer  should  own  the  machinery/equipment/T&P  and  Spider  man  kits  in  working 
       condition.  Tenderer  should  submit  purchase  bill/  voucher  with  delivery  documents  as  proof  of 
       owning or lease agreement with the owner/supplier/manufacturer. 
       ii)      Contractor has to ensure positioning of all necessary machinery/equipment/T&P at the time 
       commencement  of  work.  Site  will  not  be  handed  over  if  contractor  fails  to  position  requisite 
       machinery/equipment/T&P  within  15  days  from  the  award  of  contract  failing  which  penalty  as 
       mentioned in Annex –A shall be imposed. 
       iii)     A  grace  period  of  15  days  for  handing  over  a  site  will  be  given  to  a  contractor  to  arrange 
       positioning of above mentioned machines, failing which contract may be terminated with forfeiture 
       of EMD.  
        
   b)            Machinery  /equipment/T&P‐  ‘Hydraulic  Aerial  Access  platform  (self‐propelled  battery 
          operated, workable height at least 15 mtrs ) and Aluminum Dual Mast (Electrical) Aerial work 
          platform,  height  12  mtrs  having  non‐marking  tyres  ,  weight  not  more  than  800kg        Listed  at 
          Annexure –B (Sl No 9 & 10) 
               
    i) Tenderer  should  own  or  possess  above  mentioned  machinery/equipment/  T&P  in  working 
       condition  and  of  not  more  than  3  year  old.  Tenderer  should  submit  purchase  bill/voucher  with 
       delivery  document  as  a  proof  of  ownership  or  other  documentary  evidence  for  possessing  the 
       machine for the period starting for 60 days from the award of work till the completion date.  

     ii)  Since two machinery/equipment/T&P are not readily available, a grace period of 30 days from 
     the date of commencement of work or handing over of site (which ever is earlier), is given to the 
     contractor  to  arrange  positioning  of  the  two  machines.  However,  a  deduction  for  their  non‐
     availability for this period will be made at following rates :‐ 

      Hydraulic Aerial Access platform @ Rs. 20,000/‐ pm. 
      Aluminum Dual Mast (Electrical) Aerial work platform @ Rs. 10,000/‐ pm. 
       
      Deduction will be made on prorata basis for number of days, the machines are not arranged and 
      used. 
      The grace period is limited to max. of 30 days (from the date of commencement of work/ handing 
      over of site (which ever is earlier). 
      iii)  In addition, no running account bill will be released till the above two machines are positioned 
      for use.  
      iv)  If  even  after  60  days  of  award  of  work  or  30  days  from  date  of  commencement  of  work/ 
      handing over a site (which ever is earlier), the two machines are not positioned, the contract may 
      be terminated with forfeiture of EMD.  
6.  Tenderer  must  submit  valid  registration  certificate  in  accordance  with  Government  of  India  acts, 
    permanent  Account  Number  (PAN)  and  licenses  /permissions  from  the  authorities  concerned  as 
    provided  under  the  various  labour  legislations  including  the  labour  license  obtained  as  per  the 
    provisions of the contract Labour Act, 1970 and should have their own Provident Fund Account Code 
    No. with the regional Provident Fund Commissioner (RPFC) and also have valid registration with ESI 
    Authorities.  Proof  of  up  to  date  remittances  to  ESI  &  PF  Authorities  should  be  produced.  Firms  / 
    Contractors  should  not  be  black  listed  by  any  PSU  /  Govt  under  takings.  They  should  submit  an 
    affidavit to this effect. 
 7.  If any information furnished by the applicant is found incorrect at any stage not only his tender will 
      be rejected/cancelled but he shall also be liable to be debarred from future 
                                                                                                                          4
     tendering/taking  up  of  work  in  AAI.  The  department  reserves  right  to  verify  the  particulars 
     furnished by the applicant independently. 
8.  AAI  reserves  the  right  to  disallow  the  issue  of  tender  document  to  working  agencies  whose 
     performance has been found below par and unusually poor.  
9.  Tender  documents  consisting  of  NIT,  conditions  of  contract,  complete  specifications,  the 
     schedule  of  quantities  etc.  can  be  purchased  from  the  office  of  Airport  Director,  Airports 
     Authority of India,Devi Ahilya Bai Holkar Airport, Indore(M.P)  between 1000hrs and 1700 hrs 
     everyday except on Saturdays, Sundays and holidays on payment of Rs 523/‐.(non refundable) 
     (Rs.100/‐ extra if required by post.) in the form of DD drawn on any Nationalized / Scheduled 
     Indian  Bank  (as  RBI  Scheduled)  but  not  Cooperative  /  Gramin  Bank  in  favour  of  Airports 
     Authority of India, payable at Indore.              
10.  The  complete  set  of  tender  documents  can  also  be  downloaded  from  the  website  of  AAI 
     www.aai.aero & www.airportsindia.org.in  
     Tender may be submitted along with Technical Bid to the office of Airport Director, Airports 
     Authority of India,Devi Ahilya Bai Holkar Airport, Indore(M.P)  between 1000 hrs and 1700 hrs 
     everyday except on Saturdays, Sundays and holidays by the due date & time enclosing non‐
     refundable  tender  fee  of  Rs  523/‐  in  the  form  of  Demand  Draft  issued  by  Nationalized  / 
     Scheduled  Indian  Bank  (as  RBI  Scheduled)  but  not  Cooperative  /  Gramin  Bank  in  favour  of 
     Airports  Authority  of  India,  payable  at  Indore  (Mode  of  submission  of  tender  is  given  in 
     subsequence paras).  
11. The contractors are advised to inspect and examine the site, its conditions and surroundings 
     and  satisfy  themselves  about  the  nature  and  scope  of  work  before  submitting  their  tender. 
     Copies of specifications, terms and all documents required in connection with the work shall 
     be  open  for  inspection  and  for  clarification  for  the  tenderer  at  the  office  Airport  Director, 
     Airports Authority of India,Devi Ahilya Bai Holkar Airport, Indore(M.P)  during office hours on 
     working days. Offer shall also be available to clarify and explain the specifications, terms of 
     the  documents  if  sought  by  the  applicant  before  the  date  of  tender  submission.  A  tenderer 
     shall be deemed to have full knowledge of the site, specifications, terms and conditions and 
     no extra charges consequent on any misunderstanding or otherwise shall be allowed/paid. 
12. A contractor should quote in figures as well as in words the rate(s) tendered. The amount for 
     each item should be worked out and the requisite totals given. Special care shall be taken to 
     write rates in figures as well as in words, and the amounts in figures only in such a way that 
     interpolation is not possible. The total amount should be written both in figures and in words. 
     In case of figures, the words Rs. should be written before the figure of rupees and the words 
     paise after the decimal figure. 
13. The tender shall be accompanied by Earnest Money of Rs 4,07,810/‐ (Rupees Four Lakh seven 
     thousand eight hunded Ten only) @ 2% of estimated cost  in the form of Demand Draft on 
     any  Nationalized  Bank/  Scheduled  Indian  Bank  (as  RBI  Scheduled)  but  not  Cooperative  / 
     Gramin Bank in favour of “Airports Authority of India” payable at Indore . 
14. The accepting authority reserves to himself the right of accepting the whole or any part of the 
     tender and the contractor shall be bound to perform the same at his quoted rate. 
15. AAI shall have the right of rejecting all or any of the tenders without assigning any reasons, as 
     also ordering part of work as per their sole discretion.  
16. The tender for work shall remain open for acceptance for a period of 90 days from the date of 
     opening of tenders. If any contractor withdraws his tender before the said period or makes 
     any modification in the terms offer/quotation of tender, which are not acceptable to AAI, AAI 
     shall  without  prejudice  to  any  other  right  or  remedy  be  at  liberty  to  forfeit  the  full  said 
     earnest money absolutely. 



                                                                                                              5
17. On  acceptance  of  the  tender,  the  Earnest  Money  will  be  treated  as  part  of  Performance 
    guarantee of 5% of contract value balance of which he has to deposit within fifteen days of 
    award letter. EMD of unsuccessful bidder shall be returned.  
18. Canvassing  in  connection  with  tenders  is  strictly  prohibited  and  the  tenders  submitted  by 
    contractors who resort to canvassing will be liable to be rejected.  
19. Mode of submission of tenders:‐ 
    Tender shall be submitted in a sealed cover super scribing the name of work. This cover shall 
    contain two separately sealed covers superscripted as below: 
    Cover No.1: “TECHNICAL BID”  
    Cover No.2: “PRICE BID “ 
     
20.1             Cover No.1 (Technical Bid) shall contain:‐ 
               (i)    Separate non‐refundable tender fee in the form of Demand Draft  
                                 (If tender document downloaded) 
                (ii)  Earnest Money Deposit. 
               (iii)  Unconditional acceptance of AAI’s tender conditions in its entirety.  
                (iv)  Valid documentary proof of eligibility criteria as mentioned in Para (1 to 6)  
                 of above.  
20.2    Cover No.2 (Price Bid) Shall Contain:‐ 
    “Tender documents issued by AAI, duly signed and stamped on each page by the contractor 
    and Price‐Bid (Bill of quantities)”  
    NOTE:  Cover  No  2  shall  contain  only  the  above  documents  and  no  other  conditions. 
    Corrections or over writing, if any, must be signed and stamped by the contractor. 
21. A  master  envelope  containing  both  the  technical  Bid  and  Price  Bid  duly  sealed  and  super  
    scribing the name of work should be submitted. 
22. At  the  stipulated  time  of  opening,  cover  No.1  shall  be  opened  first.  The  offers  from  those 
    contractors who are unable to unconditionally accept AAI’s tender conditions or who fail to 
    deposit the required E.M.D and Valid documentary proof of eligibility criteria will be rejected 
    and Cover No 2 containing tender documents shall not be opened. 
23. The  firm  who  have  submitted  the  tender  and  whose  offer  as  per  cover  No.1  are  found 
    technically  qualified  shall  be  informed  of  the  opening  date  of  the  2nd  cover  i.e  “Price  Bid” 
    only. 
24. The  tenderers  are  not  permitted  to  put  any  remarks/conditions  (except  of  unconditional 
    rebate on quoted rates), along with tender enclosed in cover No 2. 
25. In case the conditions mentioned above is found violated after opening the Cover No 2, the 
    tender  shall  be  summarily  rejected.  AAI  shall  without  prejudice  to  any  other  remedy  be  at 
    liberty to forfeit the full said earnest money absolutely. 
26. The notice of tender shall form part of the contract document.  The successful contractor on 
    acceptance  of  his  tender  by  accepting  authority  shall  within  30  days  of  date  of  the  Award 
    Letter of the work sign the contract agreement consisting of Notice Inviting tenders, General 
    conditions  of  the  contract  as  issued  at  the  time  of  invitation  of  tender  and  acceptance  
    thereof  together with any correspondence thereto.   
27. The contract agreement shall be executed on a non‐judicial stamp paper of appropriate value 
    and the cost of the same shall be borne by the contractor. 
28. The contractor shall be responsible for settling any claim/compensation against all damages 
    and  accidents  caused  due  to  negligence  on  the  part  of  his  employees  and  keep  AAI 
    indemnified from any compensation / liability. 
29. Sales Tax/Octori/Duties/Levies or any other Tax on materials and also on the turn over, if any, 
    in respect of this contract shall be payable by the contractor and AAI will not entertain any 
    claim whatsoever in this respect. 

                                                                                                             6
 30. The  contractor  shall  discharge  obligations  as  provided  under  various  applicable  statutory 
     enactments including the Employees Provident Fund & Miscellaneous Provisions Act ,1952, 
     the Employees State Insurance (ESI) Act, 1948, the Contract Labour ( Regulation & Abolition) 
     Act,  1970,  the  Inter‐State  Migrant  workman  (Regulation  of  employment  &  conditions  of 
     Service) Act, 1979, The Minimum Wages Act, 1928, the Payment of Wages Act, 1936 , the 
     workmen’s  Compensation  Act,  1923  and  other  relevant  Act,  Rules  and  Regulations, 
     instructions etc. issued / enforced from time to time .  
 31. Work shall commence from the 30th day after the date on which the In‐charge issues written 
     orders to commence work or from the date of handing over of site whichever is earlier. If 
     the  contractor  commits  default  in  commencing  the  work  as  aforesaid,  AAI  shall  without 
     prejudice to any other right or remedy is at liberty to forfeit the earnest money absolutely. 
 32.  In case any firm participating in this tender submits false information, the tender submitted 
     by such firm shall be rejected and EMD submitted by the tenderer will be forfeited. 
 33. This tender is not transferable. 
 34. Any  amendment  or  corrigendum  to  the  tender  document  will  be  posted  on  AAI    website. 
     Those  tenderers,  who  purchase  the  tender  document  by  paying  the  tender  fee,  will  be 
     intimated of any amendment / corrigendum by fax, by mail or by post. For the tenderers, 
     submitting bids on down loaded tender document, it is tenderer responsibilities to check for 
     any amendment/ corrigendum on AAI  website or check for the same from tender issuing 
     authority before submitting their duly completed bids.  
 35. While evaluating the tenders, the benefit of CENVAT credit available to AAI shall be taken 
     into consideration. The lowest tender shall be decided on the basis of NET cost to AAI. The 
     Net Cost to AAI for works shall be calculated as under: 
  
     (A)     Gross Amount quoted by the firm (inclusive of all Taxes) 
     (B)     Service Tax included at (A) above. 
 
     Net Cost to AAI: Gross Amount quoted at (A) minus Service Tax at (B) 
      
 36. Disqualification: 
     Airports Authority of India may disqualify the application(s) for the following reasons: 
 a. If any one of the parameters listed in the “eligibility criteria” are not complied with. 
 b. If  any  of  the  documents  sought  to  support  the  information  given  by  tenderer  is  not 
     enclosed/ submitted. 
 c. Furnishes wrong information’s/declarations. 
 d. If tender is received after the due date and time indicated therein. 
 e. If any firm (s) attempts to influence the tender process. 
 f. If the competitor disregards any of the conditions of the competition. 
      
      
      
                                                                                Signature of tenderer 




                                                                                                       7
                                                     
                                                     
                                              TENDER FORM 
     
    To 
     
    The Airport Director, 
    Airports Authority of India 
    Devi Ahilya Bai Holkar Airport,  
    Indore(M.P)  
     
       
    Sir, 
    I / We have read and understood with all clarifications the following documents relating to 
    the work of Mechanized Environmental Support Services (Up‐keeping) of  DABH Airport,
    Indore.

   Notice Inviting Tender dated  
a)     General Conditions of Contract  
b)     Special Conditions of Contract 
c)     Schedule of Quantities 
       I/We hereby tender for the work referred to in the aforesaid documents as per the terms 
   and conditions referred therein and in accordance with the Scope of work, all conditions and 
   other relevant details. 
       In  consideration  if  I/We  are  found  to  be  the  lowest  responsive  bidder  as  stipulated  in 
   condition of contract, I / We agree to keep the tender open for acceptance for 90 days from 
   the date of opening and not to make any modification in terms and conditions which are not 
   acceptable to AAI. 
        
   A sum of Rs 4,07,810/‐is hereby forwarded in the form of Demand Draft No._________ 
   Dtd._____________ issued by __________________________ payable at Indore                     
   in favour of “Airports Authority of India” as earnest money.  I/We agree that AAI shall, 
   without prejudice to any other right or remedy, be at liberty to forfeit the fully said earnest 
   money absolutely. In case the conditions mentioned in  NIT clause 24 is found violated after 
   opening the Cover No 2, the tender shall be summarily rejected. AAI shall without prejudice 
   to any other remedy be at liberty to forfeit the full said earnest money absolutely and I/We 
   shall not be considered as un‐successful tenderer for the purpose of return of earnest money 
   as provided in the notice inviting tender. Should this tender be accepted, I /We hereby agree 
   to abide by and fulfill all the terms and conditions and provisions of the aforesaid documents. 
       If,  after  the  tender  is  accepted,  I/We  fail  to  comply  with  fulfill  required  formalities  and 
   further fail to commence the work in time as provided in the conditions, I/We agree that AAI 
   shall without prejudice to any other right or remedy be at liberty to forfeit the said earnest 
   money  absolutely  and  take  such  action  against  me/us,  as  deemed  fit  under  the  terms  and 
   conditions of the contract including of  that the contract may be foreclosed and debar us /me 
   from participating in tender for future works. 
             I/We agree that should AAI decide to forfeit the earnest money as aforesaid, unless a 
   sum  equal  to  earnest  money  mentioned  above  is  paid  by  me/us  forthwith,  AAI  may  at  its 
   option recover it out of the deposit and in the event of deficiency, out of any other money 
   due to me/us or otherwise. 
              
                                                                                                               8
          
          
         If the tender is accepted I/We agree that the earnest money deposited at the time of 
tender shall be treated as part of performance guarantee deposit and balance of performance 
guarantee, if any, shall be paid by me/us within 15 days of the award letter.  If the contractor 
fails  to  deposit  the  balance  performance  guarantee  amount  within  stipulated  period,  the 
same amount shall be recovered from his first RA bill along with 10% interest. 
Signature of the Signature of Tenderer /contractor: _________________________ 
Name  :    ____________________________ 
Agency:     ____________________________ 
Date  :     ____________________________ 
Postal Address :____________________________ 
              _____________________________  
Telephone No: ____________________________  
Mobile No: ____________________________  
         Fax  : ____________________________ 
E‐mail   : ____________________________ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                                                 9
I.     GENERAL CONDITIONS OF THE CONTRACT 
 
1.0    General: 
 
1.1    The work in general shall be carried out in accordance with the Specifications and as 
       per directions of Officer‐In‐Charge.  
1.2    The contactor shall well acquaint and study carefully and get clarified site conditions, 
       surroundings,  approaches,  working  conditions,  the  materials,  chemicals,  machines, 
       equipments, specifications, schedule of quantities, frequencies of different operations 
       and conditions of the tender documents and to get clarifications and explanations, if 
       required,  from  the  Officer‐in‐Charge  to  fully  appreciate  the  scope  of  work  before 
       quoting his rates. 
1.3    The contractor is to execute the different items of Mechanised Environmental Support 
       Services (Up‐keeping) work for all floor heights & levels for which nothing extra shall 
       be paid. Unless otherwise provided in the schedule of quantities, the rates tendered 
       by  the  contractor  shall  be  all  inclusive  and  shall  apply  to  all  heights,  lifts,  leads  and 
       depths of the building and nothing extra shall be payable to him on this account. 
1.4    The  water  will  be  made  available  by  the  department  free  of  cost  for  which  the 
       contractor shall arrange necessary supply fittings, flexible pipes etc. for taking water 
       from water taps into the building and the area for the awarded work at his own cost. 
1.5    The electricity will be made available by the AAI free of cost. However the  
       contractor shall arrange the necessary electrical fittings and cables etc. for taking the 
       electrical power from nearest electrical point to the work site at his own cost. 
1.6    (a)  The  contractor  shall  be  responsible  for  the  recruitment,  retainment  and 
       retrenchment,  salaries  and  other  employments  benefits  of  the  employee  of  their 
       establishment and for settlement of dispute arising out of the terms and conditions of 
       services of the personnel. Contractor’s employees/staff shall have no status or claim 
       or right qua AAI. 
       (b) The Contractor shall deploy adequate number of his regular employees who should be
       competent, trained, capable, energetic for rendering efficient, expeditious, complaint free
       services for the areas covered under this contract. The Contractor is also responsible for
       imparting training etc. if required at his own cost. The AAI is not liable to pay for imparting
       any training to the employees of the contractor.
1.7    The  competent  authority  of  AAI  reserves  right  to  reject/cancel  the  entire  tender 
       process  without  assigning  any  reason  thereof  and  without  incurring  any  liability 
       whatsoever in favour of the bidder(s). 
1.8    The  information  mentioned  in  the  tender  documents  is  being  furnished  for  general 
       information  &  guidance  only.  The  Officer‐in‐Charge,  in  no  case  shall  be  held 
       responsible  for  the  accuracy  thereof  or  interpretations  or  conclusion  drawn  there 
       from. The contractor shall verify such data to his entire satisfaction before quoting the 
       rates. 
2.0    Restricted Area: 
2.1    The Mechanize Environmental Support Services (Up‐keeping) work is required at 
       DABH Airport, Indore, which is a sensitive and high security zone. The successful 
       contractor has to follow the security requirements in his day‐to‐day work. 
2.2    As  the  site of  the  work  is  in  the  restricted area,  the contractor  is  required  to  obtain 
       Photo Identity Card (PIC) for his staff/employees individually to be issued by Bureau of 
       Civil  Aviation  Security  (BCAS),  through  AAI.  Such  Police  Verification  certificates  of 
       credentials  and  conduct  guarantee  are  to  be  obtained  by  the  contractor  and  to  be 
       submitted  with  AAI  for  all  the  staff/employees  individually  to  be  deployed  by 
       contractor under this contract before deployment of such staff/employees otherwise 
                                                                                                            10
       shall not get the entry into Airport premises, Staff/employee should not be changed 
       frequently  once  the  verification  of  character  and  antecedents  are  done.  Any  other 
       formalities  as  applicable/  enforced  from  time  to  time  shall  be  complied  with  at  no 
       extra  cost.  No  claim  what  so  ever  on  this  shall  be  allowed.  Incidental  expenses 
       incurred towards PIC or such police verifications shall be borne by the contractor. 
2.3    If  at  any  time  the  work  or  Conduct  of  any  worker  is  found  unsatisfactory  or  in‐
       disciplined  or  without  uniform/PIC  or  otherwise  in  any  manner  deficient  to  the 
       requirements of the terms & conditions of the contract by AAI, such persons shall be 
       removed by the Contractor immediately with suitable substitute. 
2.4    In  the  event  of  any  restrictions  being  imposed  by  the  Security  agency,  AAI,  or  any 
       other  authority  having  jurisdiction  in  the  area  on  the  working  or  movement  of 
       labour/material, the contractor shall strictly follow such restrictions and nothing extra 
       shall be payable to the contractor on this account . The loss of time on this account, if 
       any, shall have to be made up by contractor by generating additional resources etc. 
3.0    Execution of work : Contractor’s Responsibilities: 
3.1    The  contractor  shall  ensure  quality  work  in  a  planned  and  time  bound  manner.  Any 
       sub  standard  material/  work  beyond  set  out  tolerance  limits  shall  be  summarily 
       rejected by the Officer‐in‐Charge. 
3.2    The  work  shall  be  carried  out  in  the  manner  complying  in  all  respects  with  the 
       requirements of relevant byelaws of the local body under the jurisdiction of which the 
       work is to be executed or as directed by the Officer‐in‐Charge and nothing extra shall 
       be paid on this account. 
3.3    The contractor shall comply with proper and legal orders and directions of the local or 
       public  authority  or  Municipality  and  abide  by  their  rules  and  regulations  and  pay  all 
       fees and charges, which he may be liable. 
3.4    If any point of time during the currency of the contract, if the contractor has to carry 
       out the work beyond the airport area/premises, the contractor shall give due notices 
       to Municipality, Police, Security and / or other authorities that may be required under 
       the law/ rules under force and obtain all requisite licenses for temporary obstructions 
       / closures and pay all charges which may be leviable on account of his execution of the 
       work under the agreement. Nothing extra shall be payable on this account. 
3.5    The  contractor  shall  dumpe  garbage/  Malba/  wastage  at  specified 
       /demarcated/notified site/ground by the local municipal authorities on his own cost 
       and  responsibility  and  shall  not  stack  building  material  /  malba  on  the  AAI  land  or 
       road or on the land owned by any other authority, as the case may be. It will be the 
       responsibility  of  the  contractor    in  consultation  with  AAI  to  identify  the  dumping 
       site/ground and to get permission from the concerned local authority/corporation on 
       his  own  responsibilities  and  expenses.  In  case,  the  Contractor  is  found  stacking  the 
       building material / malba or any equipment at AAI land/road or any other authority’s 
       land  as  stated  above,  he  shall  be  liable  to  be  levied  penalty  and  also  to  face  penal 
       action, as decided by the Officer‐in‐Charge. 
3.6    The  contractor  shall  take  all  necessary  precautions  to  keep  the  noise  level  to  the 
       barest  minimum  in  terms  of  applicable  laws/  rules  so  that  no  disturbance  as  far  as 
       possible  is  caused  to  the  passengers  /  users  of  building.  No  hazardous  inflammable 
       materials and items dangerous to life shall be allowed to be stored at site. 
3.7    Existing  drains,  pipes.  Cables,  overhead  wires,  sewer  lines,  water  lines  and  other 
       services  encountered  in  the  course  of  the  execution  of  the  work  shall  be  protected 
       against  the  damage  by  the  contractor  at  his  own  expense.  The  contractor  shall  not 
       store materials or otherwise occupy any part of the site in a manner likely to hinder 
       the operations of such services. 

                                                                                                        11
3.8     The  contractor  shall  take  all  precautions  to  avoid  accidents  by  exhibiting  caution 
        boards, indications, red flags, red lights and providing necessary barriers and all other 
        measures  required  while  carrying  out  the  work  from  time  to  time.  The  contractor 
        shall  be  responsible  for  all  the  damages  and  accidents  including  of  to 
        passengers/public due to negligence of his employees. He shall make good at his cost 
        and to the satisfaction of the officer in charge to AAI property or public or private 
        whatsoever caused thereon by the contractor. 
3.9     The contractor shall execute his work in such a manner that no damage is made to the 
        existing structure or any property of AAI. 
3.10    The  contractor  shall  arrange  his  work,  so  as  not  to  interfere  with  or  hinder  the 
        progress or completion of the work being performed by other  contractor (s) or by the 
        Officer‐in‐Charge  and  shall  as  far  as  possible  arrange  his  work  and  shall  place  and 
        dispose  off  the  materials  being  used  or  removed  so  as  not  to  interfere  with  the 
        operations of other contractors. He shall arrange his work with that of the others in an 
        acceptable  and  coordinated  manner  and  shall  perform  it  in  proper  sequence  to  the 
        complete satisfaction of Officer‐in‐Charge. 
3.11    The  contractor  shall  be  responsible  to  arrange  at  his  own  cost  all  necessary  tools, 
        plants & machinery and all other materials etc. required for execution of the work as 
        per NIT conditions and also enlisted at Schedule/ Annexure ‐ B, C & D. 
3.12    No assistance of any kind shall be made available by the department for the purchase 
        of equipments, plants, machinery, materials of any kind or any other items required to 
        be carried out in execution of work. Payment will be made in Indian currency only for 
        the executed work. 
3.13    Samples of all materials required for execution of the work shall be got approved from 
        the Officer‐in‐Charge. Materials manufactured by Firms of repute as specified in list as 
        Annexure‐C  shall  only  be  used.  Materials  classified  as  "First  Quality"  by  the 
        manufacturer  shall  be used  unless  otherwise  specified.  In  case  materials  bearing BIS 
        Certification mark are not available, the quality of samples brought by the contractor 
        shall  be  judged  by  the  standards  laid  down  in  the  relevant  BIS  specifications.  All 
        materials  and  articles  brought  by  the  contractor  to  the  site  for  use  shall  conform  to 
        the  samples  approved  by  the  Officer‐in‐Charge  which  shall  be  preserved  till  the 
        completion of the work. 
3.14    The contractor shall keep cleaning materials, machines and equipments as specified 
        to be used while carrying out the awarded work in a rent free allotted store room by 
        AAI.  Since  the  storage  is  under  the  lock  &  key  of  the  contractor  so  the  contractor 
        shall be responsible for its watch and ward and breakage, if any, during the currency 
        of Contract and thereafter till the work is physically handed over to the department 
        shall be the responsibility of the contractor only. AAI shall not be responsible for any 
        loss of material used by the contactor at site. No claim shall be made against AAI for 
        the above.  
3.15    If  for  any  reasons,  the  scope  of  work  and/or  the  work  area  is  reduced  or  increased 
        upto  25%,  the  payment  for  such  reduced/increased  work  shall  be  made 
        proportionately  on  agreed  rate  by  adding/deducting  the  amount  in  monthly  RA  bill. 
        The contractor under no circumstance shall be entitled to make claim for re‐organizing 
        his resources to meet out the revised schedule for such addition/reduction.  
3.16    Work shall be carried out on all days including Sundays and Holidays. The contractor 
        shall  attend  complaints  received  in  connection  with  the  services  immediately.    Any 
        failure will attract penalty as specified in Annexure – A. 
3.17    All staff/employees deployed on duty at Airport/work site shall be properly dressed. 
        The contractor shall get approval from AAI for the dress code and the colour scheme 

                                                                                                        12
      pattern  for  the  same.  The  uniforms  shall  be  clean  and  ironed.  Any  failure  on  this 
      account shall attract penalty. 
3.18  The Officer‐in‐Charge nominated by AAI shall be authorized to give instructions to the 
      Supervisor  of  the  contractor  at  the  premises  of  Airports  Authority  of  India  on  all 
      matters  relating  to  this  work.  Similarly,  the  authorized  Supervisor  of  the  contractor 
      shall report on all matters concerning the above work to the Officer‐in‐Charge. 
3.19  The  contractor  has  to  ensure  that  the  services  are  not  disturbed  either  due  to 
      absenteeism or due to willful act of his staff. Maximum care and precautions shall be 
      taken to avoid any system break down. In case workforce deployed by the contractor 
      resort to any kind of industrial action, the contractor shall arrange to deploy alternate 
      work force of sufficient strength and competence to maintain the normal operations. 
3.20  AAI reserves the right to immediately step in and to carryout a part or whole of the 
      work  entrusted  under  this  contract  in  case  of  any  default  or  unsatisfactory 
      performance by the contractor without resorting to the formalities of issuing notices, 
      etc  for  rescinding  the  contract  and  the  contractor  would  have  no  claim  for 
      compensation in such cases. 
4.0     Contractor’s  liability  with  respect  to  Labour/  Workmen  Laws/  Acts/ 
        Rules & Regulations etc. : 
4.1     The contractor shall comply with all applicable laws, Ordinance, Rules & Regulations 
        and  prescribed  in  Contract  Labour  (Regulation  &  Abolition)  Act  1970,  EPF  Act,  1952, 
        ESI  act,  1948,  Payment  of  Wages  Act,  1936  and  Workmen  Compensation  Act,  1923 
        and other applicable labour laws in respect of this contract and shall pay at his own 
        cost all charges and levies and deposits in connection therewith. 
4.2     The contractor shall comply with all the provisions of the Minimum Wages Act, 1948, 
        and Contract Labour (Regulation and Abolition) Act, 1970, Employee Provident Fund & 
        Misc.  Provision  Act,  1952  and  ESI  Act,  1948,  amended  from  time  to  time  and  rules 
        framed  there  under  and  other  labour  law  affecting  contract  labour  that  may  be 
        brought into force from time to time and shall continue to have valid PF Account No. 
        and ESI Registration No. till actual completion of the contract. The contractor by 10th 
        of  every  month  shall  provide  a  monthly  statement  along  with  challans  showing 
        recoveries of contribution and proof of remittance of provident fund contribution to 
        RPFC  and  ESI  contributions  to  ESI  Corporation  in  respect  of  Workers  engaged  in 
        contract  work.  AAI  reserves  the  right  to  withhold  amount  from  the  running  account 
        payments,  if  PF/ESI  contributions  are  not  paid  by  the  contractor  and  proof  to  that 
        effect have not been produced regularly on due dates. 
4.3     The contractor shall take at his own cost, necessary insurance cover in respect of staff 
        and  other  personnel  to  be  employed  or  engaged  by  him  in  connection  with  the 
        aforementioned  services  to  be  rendered  to  AAI  and  against  all  claims,  damages  or 
        compensations  payable  under  workmen’s  Compensation  Act,  1923  or  any 
        modification  thereof.  The  insurance  policy  shall  not  be  cancelled  till  the  officer‐in‐
        charge permits and agrees to it. The contractor shall comply with all relevant labour 
        laws  as  applicable  or  as  may  be  mentioned  during  the  contract  period  and  shall 
        indemnify  AAI  against  all  acts  of  omissions,  fault,  breaches  and  or  any  claim  or 
        demand, loss, injury and expenses to which AAI may be party or involved as a result of 
        contractor’s failure to comply and of the obligation under the relevant act / law which 
        the contractor is bound to follow. 
 
4.4     The Contractor shall be responsible for the recruitment, retainment and retrenchment of the 
        employee  of  their  establishment  and  for  settlement  of  dispute  arising  out  of  the  terms  and 
        conditions  of  services  of  the  personnel. Cost  of  the  injury/loss  of  the  work  force  during  the 

                                                                                                                13
       period of the contract will be borne by the contractor. No claim can be made by contractor or 
       his  employees  on  AAI  or  its  employees.  Their  wages/  salary  will  be  deposited  in  their  bank 
       account and a copy of the same will be sent along with the bill. 
 
5.0    Performance Guarantee: 
5.1    The  contractor  has  to  furnish  performance  guarantee  @  5%  of  the  contract  value 
       within 15 days of the award letter. It shall be term that  the earnest money deposited 
       by  the  contractor  at  the  time  of  tender  shall  be  treated  and  adjusted  as  part  of 
       performance  guarantee  deposit  and  the  balance  of  performance  guarantee,  if  any, 
       shall be paid by contractor within 15 days of the award letter.  If the contractor fails 
       to  deposit  the  balance performance  guarantee  amount  within  stipulated  period,  the 
       same amount shall be recovered from his first RA bill along with 10% interest. 
6.0    Security Deposit: 
6.1    Before start of work the contractor shall deposit a further security deposit @ 5% of 
       the  contract  value  which  can  be  in  the  shape  of  cash  or  fixed  deposit  of  a 
       nationalized bank. If the contractor fails to deposit such security deposit, the same 
       shall be recovered  from each  RA bill @ 5% of the said RA bill amount till realization 
       of full amount of security deposit, to be adjusted/settled in the final bill as per the 
       circumstance  and  on  providing  clearance  certificate  from    officer‐in‐charge. 
       Clearance  certificate  will  be  issued  by  Officer  –in  –charge  on 
       disbursement/Settlement of PF/ESI/WAGES/SALARIES ETC. to the employees. 
        
7.0    Payment to Contractor: 
7.1    The contractor shall submit to AAI his monthly running bills by or before the 7th day 
       of following month with all supporting documents as required, which shall be paid 
       after  verification  and  scrutiny  by  the  officer‐in‐charge.  In  the  circumstance  of  not 
       submitting the monthly bill by the contractor within stipulated period, the officer‐in‐
       charge  by  AAI  shall  prepare  the  bill  and  pay  the  same  to  the  contractor.  Any 
       objection  to  the  preparation  and  finalization  of  RA  bills  and/or  payment  for  the 
       same are to be submitted by the contractor in writing within 7 days of the receipt of 
       the  payment  of  such  RA  bills.  If  the  contractor  fails  to  raise  such  objection,  the 
       acceptance of the contractor to his full & final satisfaction for such RA bills and its 
       payments  shall  be  deemed  to  be  given  and  the  contractor  shall  not  be  entitled  to 
       make or raise further claims/disputes nor shall be entertained by AAI in this behalf. 
7.2    All taxes and levies as per Central/State laws and rules will be   recovered from the 
       gross amount of the bill. 
7.3    Minimum  wages  rate  shall  be  reimbursed  only  for  the  actual  amount,  if  increased 
       during contract period in accordance to the Government notification so as to enable 
       the  contractor  to  meet  the  statutory  obligation.  Necessary  proofs  of  such  actual 
       payment made as a result of Govt. Notification shall be submitted by the contractor to 
       officer‐in‐charge. 
 
8.0    Performance of Contractor: 
8.1    The AAI and contractor shall have the right to terminate the contract with a written 
       notice of thirty days. Such notices shall be served by registered post or by hand, at the 
       respective  address.  Not  withstanding  the  above,  the  contractor  shall  continue  to 
       provide the services as required in the contract for further 90 days or till new tender is 
       awarded, whichever is earlier.  
8.2    In case it is observed by Officer‐in‐charge that the work performed by the contractor 
       is  not  as  per  the  required  standards/specified  quality  with  specified  machines,  

                                                                                                             14
        equipments  and  materials  as  contained  in  the  contract  terms  and  conditions,  the 
        contractor  will  be  served  with  the  written  notice  to  that  effect,  calling  upon  to 
        improve his performance within a stipulated time. If Officer‐in‐charge is not satisfied 
        with the clarification/reply of contractor, a penalty for the first default @ 5% of the 
        monthly  RA  bill  and  for  second  default  @  10%  of  the  monthly  RA  bill  and  lastly  for 
        third default @ 15% of the monthly RA bill shall be leviable and recovered. After the 
        third default, if the contractor commits further default, there shall be not any excuse 
        and  pardon  and  AAI  will  have  the  right  to  terminate  the  contract  by  giving  written 
        notice. However, the contractor shall continue to provide the services as required in 
        the contract for further 90 days or till new tender is awarded, whichever is earlier.  
 
 
9.0     Indemnification:  
9.1     The  contractor  shall  be  directly  responsible  and  indemnify  the  Authority  against  all 
        charges,  dues,  claims,  etc.  arising  out  of  the  disputes  relating  to  the  dues  and 
        employment  of  the  personnel  deployed  and  further  for  any  claim  /  compensation 
        against  all  damages  and  accidents  caused  due  to  negligence  on  the  part  of  the  his 
        employees by him.   
10.0  Arbitration: 
10.1  Except where otherwise provided for in the contract all questions and disputes, claim, 
      right, matter or thing whatsoever in any way arising out of or relating to the contract 
      thereof  shall  be  referred  to  the  ‘Dispute  Resolution  Committee’  to  be  appointed  by 
      the  Member  (Operation)  CHQ/AAI  before  taking  recourse  for  resolution  of  dispute 
      through Arbitration.  
10.2  In case dispute persists, the same shall be referred to an Arbitrator to be appointed by 
      Member  (Ops)  AAI.  There  will  be  no  objection  if  the  arbitrator  so  appointed  is  an 
      employee  of  AAI.    The  arbitrator  to  whom  the  matter  is  originally  referred  being 
      transferred or vacating his office or being unable to act for any reason, the appointing 
      authority for arbitrator, as aforesaid at the time of such transfer, vacation of office or 
      inability  to  act,  shall  appoint  another  person  to  act  as  arbitrator  in  accordance  with 
      the terms of the contract.  Such person shall be entitled to proceed with the reference 
      from the stage at which it was left by his predecessor.   
10.3  Provision of the Arbitration and Conciliation Act, 1996, or any statutory modification 
      or  re‐enactment  thereof  and  the  rules  made  there  under  and  for  the  time  being  in 
      force shall apply to the arbitration proceeding under this clause. 
10.4  It is a term of the contract that the party invoking arbitration shall specify the dispute 
      or disputes to be referred to arbitration under this clause together with the amount or 
      amounts claimed in respect of each such dispute. 




                                                                                                       15
II.    SPECIAL CONDITIONS OF CONTRACT: 
 
1.0    Scope of work: 
1.1    APPROXIMATE AREA FOR UPKEEPING: (Excluding of area rented to concessionaires/ 
       airlines offices/ car parking/ other Agencies)                                    
 
       Total Floor Area of  
       Terminal Building (Int’l & Dom.)                          :   23193.44Sq.m 
         / Integrated Building  & Other                          (NITB Area‐19394Sq.m+ 
         Ancillary Buildings                                     Ancillary Building =3799.44Sq.m) 
                               
       Total Area of Toilets                                   :     821.32 Sq.m 
       (Area of NITB Toilets‐706 Sq.m +Ancillary buildings Toilet Area=115.32Sq.m) 
        
       Number of Toilets                                        :      65 Toilets 
                                                   (NITB‐ 40Toilets+Ancillary buildings‐25Toilets) 
       Total Glass and Façade Area                         :     13110 Sq.m 
       (To be cleaned on both sides) 
        
       Total Paved Area  
       (Including city side & Air side)                        :    26002.28 Sq.m 
                    
       Sofa Area   (If any)                                     :     55 Sq.m 
                    
       Chair Area                                               :     400  Sq.m       
        
       Carpet Area                                              :    224 Sq.m 
                  
       TOTAL OPERATION OF TERMINAL:  16 Hrs  
        
       NUMBER OF SHIFT’S REQUIRED FOR UPKEEPING:    02 Shifts 
        
       Note‐ One Shift: 08 Hrs 
        
       (A) In case of watch extension, contractor shall ensure that the workforce is available 
             for the extended period of airport operation. Nothing extra will be paid by AAI on 
             account of watch extension.  
        
        
        
        
        
        
        
        
        
        
        
        
        
        
                                                                                            16 
 
1.2    The contractor shall have to clean the area as per minimum frequencies mentioned in 
       Annexure‐E. However the cleaning shall have to be done more frequently if required 
       for  proper  Mechanized  Environmental  Support  Services  (Up‐keeping)  upon  the 
       instructions of the Officer‐in‐Charge for which nothing extra shall be paid. 
1.3    The  Frequency  for  cleaning  are  required  as  per  tender  conditions.    However,  in 
       addition to the cleaning of works mentioned in Annexure‐E, other cleaning works such 
       as  cleaning  of  Tree  leaves  from  the  Roads  and  pavements  etc.  shall  also  be  cleaned 
       regularly .  The Building as well as out side Area is required to be maintained as dust 
       free and stain free also. 
1.4    It must be borne in mind that some activities need to be started & completed early in 
       the  morning,  the  contractor  has  to  follow  such  instructions  of  the  officer‐in‐charge. 
       The  work  shall  be  carried  out  on  all  days  in  Two(02)  (8*2=16  hrs)  shift’s,  including 
       Sundays  &  Holidays  at  no  extra  cost.  However,  in  case  of  emergent  work,  if  more 
       workers  are  required  at  site  for  cleaning  etc.  the  same  will  be  made  available  at  no 
       extra cost. Decision of officer‐in‐charge shall be final and binding in this regard.  
1.5    The detailed technical schedule for Mechanized Environmental Support Services (Up‐
       keeping) along  with  the  details  of  machines, materials  &  chemicals  to  be  used  (with 
       specified brands & makes) and frequency of various cleaning Operations required to 
       be carried out shall be adhered as per the details available in tender document. 
1.6    The sweeping/ cleaning/ scrubbing / vacuum cleaning / buffing etc. all shall be carried 
       out  by  machines  only.  However  in  exceptional  cases  where  cleaning  is  not  possible 
       with machines, manual cleaning will be permitted with specific approval of Officer‐in‐
       Charge. 
2.0    Materials, T&P, Machines/ Equipments: 
2.1    Materials  and  chemicals  required  shall  have  to  be  brought  by  the  contractor  in 
       advance for each month at his own cost. The standard of sanitation/ cleanliness shall 
       always  be  to  the  satisfaction  of  the  Officer‐in‐Charge  whose  decision  in  this  regard 
       shall be final and binding on the contractor. In case of default, Officer‐in‐Charge may 
       get the improvement done at the cost of agency without any notice. 
2.2    Tendered  rates  shall  be  for  completed  work  covering  all  materials,  labour,  carriage, 
       machinery & equipment, royalties, fees, rent, excise duty, custom duty etc., sales tax 
       on  works  contract  tax  (if  any),  octroi,  entry  tax,  wages,  tools  and  plants, 
       transportation,  risks,  overhead  general  and  special  liabilities  /obligations  as 
       mentioned  and  profits  etc.  all  complete.  Contractor  shall  pay  and  discharge  all 
       necessary  taxes,  levies,  duties,  liabilities,  recoveries  etc.  as  above  to  relevant 
       authorities. 
2.3    No tools & plants including special T & P etc. shall be supplied by the department and 
       the  contractor  will  have  to  make  his  own  arrangements  at  his  own  expense  for  all 
       machines,  chemicals,  materials,  toiletries,  consumables  etc.  Machines,  equipments, 
       plants  procured  and  being  the  property  of  the  contractor  will  be  maintained  by  the 
       contractor only at his own cost. 
2.4    Materials and chemicals of approved quality as mentioned in tender document shall 
       be  used.  In  case  any  material  /  chemical  required  to  be  used  is  not  available, 
       equivalent  material  of  the  same  quality  as  approved  by  Officer‐in‐Charge  in  writing 
       shall be used. The cleaning material shall not cause any damage to the floor, fittings 
       and fixtures of AAI. The consumption of material and chemicals shall be regulated as 
       per manufacturer’s specifications. 
2.5    Machines/equipments brought by the contractor at site should always be in working 
       conditions and shall exclusively be used for Indore Airport only. If any defects occur in 

                                                                                                       17
         the  machinery,  the  same  shall  be  repaired  and  made  workable  within  twenty‐four 
         hours and till such time he has to make an alternative arrangements to maintain the 
         premises  at  his  own  cost  and  for  this  alternative  arrangement  nothing  extra  is 
         payable.  No  machine  shall  be  out  of  order  for  more  than  3  days  in  a  month.  If  it 
         remains out of order beyond this time, recovery shall be made at the rates specified in 
         tender document for number of days for which machines remain non‐functional. 
2.6      The cost of running charges of machines i.e. for fuel, petrol or battery, replacement of 
         parts etc. shall be borne by the contractor and nothing extra is payable. 
2.7      The machines brought on site will not be allowed to be taken away except for repairs, 
         till completion of work without specific permission from Officer‐in‐Charge in writing. 
         The  register  indicating  machines  numbers  etc.  for  identification  will  be  prepared  on 
         the day of start of work and will be open for inspection by Officer‐in‐Charge.  
2.8      If  any  material  is  not  mentioned  in  tender  document,  but  required  at  site  for 
         Environmental Support Services (Up‐keeping) work, shall be brought by contractor as 
         approved by Officer‐in‐Charge at no extra cost . 
2.9      All  Consumables  such  as  Air  fresheners,  liquid  soap,  Toilet  paper  rolls,  Soaps  , 
         Deodorizers  ,  Dusters  ,  Brooms  ,  Cleaners  ,  Mops    and  other  accessories  and 
         attachments etc. are required to be provided by the Agency whose Quality is required 
         to be approved by the officer‐ in‐charge.  The room fresheners shall be sprayed in all 
         the areas of terminal building. 
2.10    The  areas  which  can  not  be  cleaned  with  Hydraulic  Access  platform/  Aluminum  Dual 
         Mast  Aerial  work  platform/  spider‐man  kits  are  to  be  cleaned  with  conventional 
         methods like scaffolding assembly by using safe and secure system. AAI will not  pay 
         any thing extra towards such arrangements. 
2.11    The tools, equipments, machines etc deployed by contractor at site can be utilized by 
         AAI  as  and  when  required  for  special  repairs/  maintenance  of  civil  /  electrical 
         installations.  The decision of officer in‐charge considering the importance of the work 
         in  this  regard  shall  be  final  and  binding  on  the  contractor.  Manpower  for  the  repair 
         and  maintenance  of  civil/  electrical  installations  will  be  arranged  by  AAI,  however, 
         skilled  manpower  for  operating  the  machines/  equipments  is  to  be  deployed  by  the 
         contractor. Nothing extra shall be paid towards such services.  
 
3.0     Plan Chart: 
3.1     The contractor shall submit a plan chart Seven days in advance for approval of officer‐
        in‐charge  to  carry  out  the  awarded  work  in  a  planed  and  time  bound  manner, 
        indicating the details of shift‐wise resources deployment i.e. to say for deployment of 
        machineries,  equipments,  materials  and  man‐power.  This  approved  plan  chart  shall 
        form  the  basis  of  execution  of  work  and  no  deviation  except  without  approval  of 
        officer‐in‐charge  in  writing  shall  be  permitted.  Deficient/defective  deployment  of 
        resources,  viz.  machineries,  equipments,  materials  and  man‐power  than  to  the 
        approved  plan  will  result  imposition  of  penalty  as  per  terms  and  conditions  of  the 
        contract. 
3.2     A daily performance log book shall be maintained at AAI office for recording by the 
        officer‐in‐charge his daily observations of the working/non‐working of the contractor. 
        The  officer‐in‐charge  shall  also  record  the  instructions  to  the  contractor,  which 
        instructions and observations on the log book shall be noted down under signatures 
        by  the  contractor  and/or  his  supervisor  for  its  compliance.  Non  compliance  shall 
        attract penalty upon contractor as per the terms of the contract. 



                                                                                                        18
3.3    The contractor shall work in close coordination with officials working in various rooms 
       /halls and modify working schedule if required, on intimation to officer‐in‐charge, as 
       per user’s convenience. No claim, whatsoever on this account shall be entertained. 
3.4    Supervisor  deployed  by  the  contractor  should  at  least  be  graduate  in  any  discipline, 
       preferably  alongwith  Diploma  in  House  keeping  for  supervising  &  maintaining  all 
       activities/ records. 
4.0    Contractor’s Liability towards damage: 
 
4.1    The  existing  high  rise  glass  and  steel  structured  building  is  very  costly  with  intricate 
       finishing  on  walls,  ceiling  and  floors  etc.  The  contractor  shall  make  necessary 
       arrangements at his own cost to prevent any damage to existing work due to any of 
       his activities. The contractor shall be responsible for any damage to the existing work 
       due to his activities and shall make good the same at his own risk & cost. The decision 
       of  Officer‐in‐Charge  regarding  cause  and  cost  of  damage  shall  be  final.  In  case  the 
       contractor  fails  to  make  good  the  damage  to  the  entire  satisfaction  of  Officer‐in‐
       Charge, it shall be done at his risk & cost by the Officer‐in‐Charge.  
 
 
5.0    Safety Requirements: 
 
5.1    The contractor shall of his own expenses arrange for safety provisions/measurements 
       as per AAI Safety Code (Appendix‐X) framed/modified from time to time and shall at 
       his  own  expenses  provide  such  safety  measurements/facilities  to  the  men‐power 
       deployed at site. These measurements/facilities to be provided by the contractor shall  
       also include helmets, safety belts, gloves, who shall also take adequate steps to ensure 
       for  their  proper  use.  Adequate  provisions  shall  also  be  made  by  the  contractor  for 
       prompt evacuations transportation  and all medical treatments to the workers in the 
       circumstance of any accident/injury during the course of work at site. In case of any 
       failure or default by the contractor in this behalf, he shall be liable for penalty as per 
       terms & conditions of the contract. 
 
6.0    Customer Satisfaction Survey: 
 
6.1    During the contract period a customer satisfaction survey shall be conducted by AAI 
       at Airport premises to assess passengers satisfaction of quality of services provided 
       by the contractor. This survey shall be on two parameters i.e. “General Cleanliness 
       of  Airport  Premises”  and  “Cleanliness  of  Toilets”.  The  target  of  Customer 
       Satisfaction  Index  (CSI)  for  both  the  parameters  shall  be  90.  If  average  CSI  is 
       obtained  by  the  contractor  below  the  target  value  of  90,  the  contractor  shall  be 
       liable  to  the  penalized  at  percentage  @  by  which  CSI  falls  below  Target  CSI  on 
       monthly bill payment subject to the maximum of 5% of the monthly bill payment till 
       carrying out the next round of customer satisfaction rating or six months whichever 
       is  earlier.  If  CSI  value  is  achieved  above  Target  value,  an  incentive  @  percent  by 
       which  it  is  above  the  Target  CSI  of  monthly  bill  payments  shall  be  given  to  the 
       contractor. This incentive may be paid for one month only. Decision of Airport shall 
       be final and binding in this regard.  




                                                                                                         19
 
 
                                             AGREEMENT FORM 
 
                          (To be printed on ‐ stamp paper of appropriate Value ) 
                                                      
 
This  agreement  made  this  (date  in  figures  &  words)  between  Airports  Authority  of  India  a 
statutory corporation incorporated under the Airports Authority of India  Act 1994 having its 
Head  Office  at  Rajiv  Gandhi  Bhavan,  Safdarjung  Airport  ,  New  Delhi‐110  003    through  its 
________________________  (here  in  after  referred  to  as  “AAI”  which  expression  shall 
include  its  administrators,  successors,  executors  and  assign  of  the  One  part  and                
M/s.______________________________________________(    hereinafter  referred  to  as  the 
“Contractor”,  which  expression  shall  include  its  administrators,  successors,  executors  and 
permitted assigns)of the Other part. 
Whereas AAI is desirous of getting the work of “Mechanized Environmental Support Services 
(Up‐keeping)  of  high  rise  steel  &  glass  structured  passenger  terminals  at  Indore                
Airport” (hereinafter called work) done by means of a contract, had invited tenders for this 
work as per tender documents sold for this purpose.  
And  whereas  the  contractor  had  participated  in  the  above  referred  bidding  vide  his  tender 
application dated _______________ and other subsequent referred letters. AAI accepting his 
tender offer awarded the work to the contractor on the terms and conditions contained in its 
acceptance                                                                      letter                                                No. 
AAI____________________________________________________________________ 
Dated___________  and  documents,  terms  and  conditions  referred  to  therein  which  have 
been accepted by M/s.____________________________ resulting into a contract. 
 
NOW THEREFORE THIS DEED WITNESSTH AS UNDER: 
 
AAI has awarded the contract to the contractor, for the work of “Mechanized Environmental 
Support  Services  (Up‐keeping)  of  high  rise  steel  &  glass structured  passenger  terminals  at 
DABH  Airport,  Indore”  on  the  terms  and  conditions  contained  in  its  acceptance  letter  No. 
AAI___________________________________ Dated ____________________and documents 
referred to therein. The award has taken effect from  the date of letter of Award. The terms 
and expression used in this agreement shall have the same meaning as are assigned to them 
in the contract documents referred to in the succeeding articles. 
2.0 Contract Documents:   
 
The contract shall be performed strictly as per the terms and conditions stipulated herein and 
in  the  following  documents  attached  herewith  (hereinafter  referred  to  as  contract 
documents) 
 
S.No.    Name of the Documents                                                                             Page No. 
 
01.             Award letter of AAI                                                    Dated:                                      ‐ 
 
02.            Contractor’s Tender Application No.     Dated:                                       ‐        
                                                                        
03.            Envelope cover‐I                                                                                                    ‐ 
 

                                                                                                                          20
04.            Tender Documents       
                                                                                                                             ‐          
05.         Notice Inviting Tender                                                                                           ‐    
 
06.          Tender forms                                                                                                   ‐            
 
07.          General Conditions of Contract                                                                                   ‐ 
 
08.          Special Conditions of Contract                                                                                  ‐ 
 
09.          Schedule of quantities                                                                                           ‐ 
 
10.          Envelope cover‐II                                                                                              ‐ 
 
11.              All correspondences between AAI & Contractor  
               before award of work.                                                                                          ‐   
 
All the aforesaid contract documents shall form an integral part of this agreement in so far as 
the same or any part thereof conform to the tender document and what has been specifically 
agreed  to  by  AAI  on  its  letter  of  Award.  Any  matter  inconsistent  therewith,  contrary  or 
repugnant thereto or any deviation taken by the contractor in its proposal not agreed to by 
AAI  in  its  letter  of  Award  or  any  other  letter  which  forms  a  part  of  contract  documents 
mentioned sake of brevity this agreement along with its aforesaid contract document shall be 
referred to as the agreement. 
The  scope  of  contract,  consideration,  terms  of  payment,  wherever  applicable,  insurance, 
liquidated damages, period of completion and all other terms and conditions are contained in 
aforesaid tender documents.  The contract shall be duly performed by the contractor strictly 
and faithfully in accordance with the terms of agreement. 
This agreement constitutes full and complete understanding between the parties and terms 
of the presents.  It shall supercede all prior correspondence to the extent of in‐consistency or 
repugnancy to the terms and conditions contained in the tender agreement. Any modification 
of the agreement shall be effected only by written instrument signed by both the parties. 
Any notice given by either party to the other under the agreement shall be written and shall 
be deemed to have been duly and properly served upon the parties here to if delivered at the 
address mentioned hereby in above. 
THIS CONTRACT AGREEMENT IS ALLOTTED THE NUMBER: 
AAI/______________________ Dated:   
 
In  witness  whereof,  the  parties  have  executed  these  presents,  day,  month  and  year  first 
above mentioned at _____________. 
 
 
Contractor’s signature                                                                                       Signature For AAI 
 
 
WITNESS:                                                                    WITNESS: 
 
1.                                                                          1. 
 
 
2.                                                                          2. 
                                                                                                                                          21
      
      
                                         ACCEPTANCE  LETTER 
                                          (TO BE PUT IN COVER NO.1) 
                                                        
     To 
      
     The Airport Director, 
     Airports Authority of India 
     Devi Ahilya Bai Holkar Airport,  
     Indore(M.P)  
      
               
      
     ACCEPTANCE OF AAI’s TENDER CONDITIONS 
      
     Sir, 
      
1.           The tender documents for the work of Mechanized Environmental Support Services 
     (Up‐keeping)  of  passenger  terminals  at  DABH  Airport,  Indore  have  been  sold  to  me/us  by 
     AAI  and  I/We  hereby  certify  that  I/We  have  inspected  the  site  and  read,  understood  and 
     clarified the entire terms and conditions of the tender documents and I/We shall abide by the 
     conditions/clauses contained therein. 
 
2.                I/We  hereby  unconditionally  accept  the  tender  conditions  of  AAI’s  tender 
     documents in its entirety for the above work. 
      
3.                The  contents  of  clauses  24  &  25  of  Notice  Inviting  Tender  of  the  tender  documents 
     have  been  noted  wherein  it  is  clarified  that  after  unconditionally  accepting  the  tender 
     conditions  in  its  entirety,  it  is  not  permissible  to  put  any  remarks/  conditions  (except 
     unconditional rebate on quoted rates, if any) in the tender enclosed in ‘Cover No.2’ and the 
     same  has  been  followed  in  the  present  case.  In  case,  this  provisions  of  the  tender  is  found 
     violated after opening ‘Cover No.2’. I/We agree that the tender shall be rejected and AAI shall 
     without prejudice to any other right or remedy be at liberty to forfeit the said earnest money 
     absolutely, 
      
4.                ‘That, I/We declare that I/We have not paid and will not pay any bribe to any officer 
     of AAI for awarding this contract at any stage during its execution or at the time of payment 
     of bills, and further if any officer of AAI asks for bribe/ gratification, I/We will immediately 
     report it to the Appropriate Authority in AAI’ 
      
5.                The  required  earnest  money  amounting  to  Rs  4,07,810/‐  by  way  of  Demand  Draft 
     No.___________ Drawn on  _________________ payable at  Indore  is enclosed here with. 
                      
       Yours faithfully, 
                   
      
       (Signature of Tenderer with Date:                                                                            
     seal/rubber stamp) 
      
                                                                                                                     22
                                                                                          Annexure‐A 
     PENALTY :‐ 
      
1.          The  following  Penalties  as  mentioned  below  are  leviable  on  the  Contractor  for  not 
     deploying the Manpower  as per plan/ chart :‐ 
      
                                                                              
     S.No.     Designation                                 No.               Recovery Rate Per Shift  
                                                                             per person  
                                                                               ( in Rs.) 

     1          Supervisor                                   1                500 
     2          Sweeper / Operator                           1                300 
     3          Not wearing proper uniform                   1                100 
      
2.          The  following  Penalties  as  mentioned  below  are  leviable  on  the  Contractor  for  not 
     deploying the  Machinery as given below :‐ 
      
                                                                                  
     S.No.  Machine / Equipment  Make & Technical Specifications  Recovery  Rate  per 
                                                                                 Equipment per day 
                                                                                 ( if not available / out 
                                                                                 of  order  for  more 
                                                                                 than  3  days  in  a 
                                                                                 month ) 
                                                                                 [ in Rs. ] 
     1        Walk  behind  Scrubber‐ TASKI –JD / Nilfisk‐Eureka Forbes/   
              cum‐Drier                   Magna  /  Manmachine  /  Reputed  5000/‐ 
                                          registered  manufactures  having 
                                          approved  make.  The  details  of 
                                          Technical  Specifications  are 
                                          mentioned in Annexure‐ D 
                                           
                                           
     2        Single Disc Scrubber        TASKI –JD / Nilfisk‐Eureka Forbes/   
                                          Magna  /  Manmachine  /  Reputed   
                                          registered  manufactures  having  4000/‐ 
                                          approved  make.  The  details  of   
                                          Technical  Specifications  are   
                                          mentioned in Annexure‐ D 
                                           
     3        Walk behind Sweeper  TASKI –JD / Nilfisk‐Eureka Forbes/   
                                          Magna  /  Manmachine  /  Reputed  2000/‐ 
                                          registered  manufactures  having 
                                          approved  make.  The  details  of 
                                          Technical  Specifications  are 
                                          mentioned in Annexure‐ D 
                                           
                                           

                                                                                                      23
4     High  Pressure    Water  TASKI –JD / Nilfisk‐Eureka Forbes/             
      Jet                        Magna  /  Manmachine  /  Reputed            4000/‐ 
                                 registered  manufactures  having 
                                 approved  make.  The  details  of 
                                 Technical  Specifications  are 
                                 mentioned in Annexure‐ D 
                                  
                                                                              
5     Vacuum Cleaner Wet &  TASKI –JD / Nilfisk‐Eureka Forbes/                
      Dry                        Magna  /  Manmachine  /  Reputed             
                                 registered  manufactures  having            1000/‐ 
                                 approved  make.  The  details  of 
                                 Technical  Specifications  are 
                                 mentioned in Annexure‐ D 
                                  
6     Back  mounted  Dry  TASKI –JD / Nilfisk‐Eureka Forbes/                  
      Vacuum Cleaner             Magna  /  Manmachine  /  Reputed            1000/‐ 
                                 registered  manufactures  having 
                                 approved  make.  The  details  of 
                                 Technical  Specifications  are 
                                 mentioned in Annexure‐ D 
                                  
7     Carpet          Injection  TASKI –JD / Nilfisk‐Eureka Forbes/           
      Extraction Machine         Magna  /  Manmachine  /  Reputed            1000/‐ 
                                 registered  manufactures  having 
                                 approved  make.  The  details  of 
                                 Technical  Specifications  are 
                                 mentioned in Annexure‐ D 
                                   
                                  
8     Spider‐man kits            From  Unicare  OR  Appletree  OR            2000/‐ 
                                 Omkar  Services  OR  From 
                                 registered  manufacturers  having 
                                 approved  make  of  technical 
                                 specification     mentioned     in 
                                 Annexure‐D   
                                  
9     Hydraulic  Aerial  Access  Vanjax Sales Pvt. Ltd.                      10000/‐ 
      platform            (self‐ OR  Genie  USA  OR  Liftmak  Udog 
      propelled         battery  Pvt.  Ltd.  OR  From  registered 
      operated,      workable  manufacturers  having  approved 
      height at least 15 mtrs   make  of  technical  specification 
                                 mentioned in Annexure‐D   
                                  
10    Aluminum  Dual  Mast           Vanjax Sales Pvt. Ltd.                   10000/‐ 
      (Electrical)  Aerial  work     OR  Genie  USA  OR  Liftmak  Udog  Pvt. 
      platform,  height  12  mtrs    Ltd.     OR       From       registered 
      having non‐marking tyres       manufacturers  having  approved 
      ,  weight  not  more  than     make  of  technical  specification 
      800kg                          mentioned in Annexure‐D   
                                      
                                                                                         24
                                                                                        (Annexure‐B) 
           
          LIST  OF  MACHINES  TO  BE  PROVIDED  BY  THE  CONTRACTOR 
 S.No.   Description of  Machine                                                        Quantity 
                                                                                         
 1       Walk  Behind  Scrubber‐cum‐Drier  Machine/  Rider  on  Scrubber‐cum‐Drier   1 
         Machine (Applicable where floor area is more than 15000 Sq. mtr. ) 
                                                                                         
 2       Walk Behind Single Scrubber Machine                                             1 
                                                                                         
 3       Wet & Dry Vacuum  Machine                                                       1 
                                                                                         
 4       Back Pack Vacuum Cleaner                                                        1 
                                                                                         
 5       Wet & Dry Vacuum Cleaner with Carpet Shampooing Machine                         1 
                                                                                         
 6       Walk Behind Sweeper/ Rider on Sweeper (Applicable where floor area is   1 
         more than 15000 Sq. mtr. ) 
                                                                                         
 7       High Pressure Water Jet Machine                                                 1 
                                                                                         
 8       Spider‐man Kits                                                                 3 
 9       Hydraulic  Aerial  Access  platform  (self‐propelled  battery  operated,   
         workable height at least 15 mtrs )                                             1 
 10      Aluminum  Dual  Mast  (Electrical)  Aerial  work  platform,  height  12  mtrs   
         having non‐marking tyres , weight not more than 800kg                          1 
 Note: Make & Technical specifications of machines are mentioned in Annexure‐ A & D. 
Equipments/ tools/ accessories other than machines: (From reputed manufacturers 
/Agencies) 
 S.No       Particulars                                                                   Qty 
 01         Hiflo Carbontec System or Equivalent system with modular carbon fibre  One 
            pole sections, complete Gooseneck with brush, jets &pole connector and 
            complete water feed assembly, hose kit with connector for glass/façade 
            cleaning up to 50 ft in height.  
 02         Aluminum Ladder ‐ 30 ft. Height                                               Two 
 03         Aluminum Stool ‐ 3ft. Height                                                  Two 
 04         Cob web brush – C Shape                                                       Two 
 05         Glass Cleaning Kit – Full Set                                                 Two 
 06         Moping Trolley with single bucket – 15 Ltr.                                   Two 
 07         Moping Trolley with single bucket – 30 Ltr.                                   Two 
 08         Telescopic Pole – 11 mtr.                                                     Full Set 
 09         Telescopic Pole – 9 mtr.                                                      Full Set 
 10         Safety Belts                                                                  6 Nos. 
        
        
        
        
        
        
                                                                                                      25
 
                                                                      (Annexure‐C)   
                                                                                   
LIST OF CHEMICALS REQUIRED FOR MECHANIZED ENVIRONMENTAL
SUPPORT SERVICES (UP-KEEPING) WORK:
                                                                                            
                                                                                                  
 (A) M/s  ECOLAB (EUREKA FORBES) (With ECO Mark as recommended by BIS)
 
S.No.  Chemicals            Items to be cleaned 
1      OC Bathroom Cleaner  Bathroom Fittings and Fixtures 
2      OC Glass Cleaner     Glass 
3      OC Air Fresh         Air Freshner 
4      Sigla                Floor Mopping 
5      Nettoklar            Marble Crystallization 
6      Bendueol             Stripping of Floor 
7      Polli                Granite Buffing 
8      Sapur Dud            Carpet Cleaning 
9      Sapur A & B          Spotting 
10     Helios               Stainless Steel Cleaning 
11     Opti                 Wooden Furniture Polish 
                             
 
                                    OR 
 
 (B) M/S JOHNSON DIVERSEY (With ECO Mark as recommended by BIS)
 
S.No.    Chemicals         Items to be cleaned 
1        R‐1               Bathroom items 
2        R‐2               rooms , Office items, Laminated furniture 
                           PC Marbles, Granite Floor . 
3        R‐3               Glass Surface 
4        R‐4 Shine up      Wood surface furniture 
5        Good Sense        Room Air Freshner ( Water Based ) 
6        R‐6               WC Urinals 
7        R‐9               Bathroom Cleaner ( Hard Water ) 
8        TR‐101            Carpet Shampoo 
9        TR‐103            Carpet deep cleaning 
10       R‐20              Floor Strippers 
11       Complete          Kota , Vinyl Mosaic Tiles‐Polish 
12       Nobile            Marble Floors polishing 
13       Spiral            Kota and Hard floor 
14       Snap back         Kota, Vinyl Mosaic Tiles 

                                                                                26
15        Lever Star                   disinfectant before / after going to critical areas 
16        Emeral                       Restorative  product for fixtures 
17        Taski lineo                  Wooden Polish 
18        Taski Multi                  Multi purpose cleaning agent 
19        Stride                        Floor disinfectant 
 
 
NOTE:  1)  The  Chemical/  consumable  items  regarding  Toiletries,  Room  freshener  etc.  other 
than  mentioned  above  should  be  ECO  mark  as  recommended  by  BIS.  The  Consumption  of 
above Chemicals shall be as per Manufacturers specification. 
 
2)  In  addition  to  the  above  items  and  consumables  mentioned  in  clause  2.9  of  special 
conditions of contract, Dustbins (Big), Garbage Bags, Buckets , Hand Gloves, Freshener Sticks, 
Floor Mop /Scissor Mop, Hand Scrubbing brush (Hard), Harpic, Sanitizer, Sanitizer Cubes, W. 
C. Brush, Wiper, Naphthalene Balls, Floor Wiper etc  are to be brought by the contractor at no 
extra cost to AAI  as per requirement projected by  Officer –in charge. Decision of Officer‐in –
charge  will  be  final  &  binding  to  the  contractor.  He  shall  have  no  objection  on  it.  The 
requirement  of  consumables  shall  be  based  on  site  requirements,  assessed  by  Officer‐in  –
charge. 




                                                                                                    27
DETAILS (Make &  Technical Specifications )OF MACHINES TO BE DEPLOYED
                                                                    (Annexure‐D)
S.No.  Activity                Method              Machines / Equipments 
                                                     
1      Floor Cleaning          Scrubbing Drying         TASKI –JD / Nilfisk‐Eureka Forbes/ Magna  
                                                   / Manmachine / Reputed registered manufactures 
                                                   having  approved  make.  The  details  of  Technical 
                                                   Specifications are mentioned in Annexure‐ D 
                                                    
                                                    
2     Floor Cleaning           Scrubbing                TASKI –JD / Nilfisk‐Eureka Forbes/ Magna  
                                                   / Manmachine / Reputed registered manufactures 
                                                   having  approved  make.  The  details  of  Technical 
                                                   Specifications are mentioned in Annexure‐ D 
                                                    
                                                    
3     Floor Area Cleaning      Wet & Dry cleaning       TASKI –JD / Nilfisk‐Eureka Forbes/ Magna  
                                                   / Manmachine / Reputed registered manufactures 
                                                   having  approved  make.  The  details  of  Technical 
                                                   Specifications are mentioned in Annexure‐ D 
                                                    
4     Drinking Water Area  Wet & Dry Wiping       TASKI –JD / Nilfisk‐Eureka Forbes/ Magna  
      Cleaning                 and Vacuuming       / Manmachine / Reputed registered manufactures 
                                                   having  approved  make.  The  details  of  Technical 
                                                   Specifications are mentioned in Annexure‐ D 
                                                    
5     Baggage Scanning         Wet & Dry Wiping       TASKI –JD / Nilfisk‐Eureka Forbes/ Magna  
      Machine                  and Vacuuming       / Manmachine / Reputed registered manufactures 
                                                   having  approved  make.  The  details  of  Technical 
                                                   Specifications are mentioned in Annexure‐ D 
                                                    
6     Passenger Scanning       Wet & Dry Wiping       TASKI –JD / Nilfisk‐Eureka Forbes/ Magna  
      Machine                  and Vacuuming       / Manmachine / Reputed registered manufactures 
                                                   having  approved  make.  The  details  of  Technical 
                                                   Specifications are mentioned in Annexure‐ D 
                                                    
7     Baggage Conveyor         Wet & Dry wiping         TASKI –JD / Nilfisk‐Eureka Forbes/ Magna  
      Belt                     and Vacuuming       / Manmachine / Reputed registered manufactures 
                                                   having  approved  make.  The  details  of  Technical 
                                                   Specifications are mentioned in Annexure‐ D 
                                                    
8     Cleaning  of  Glass  &                        
      Steel/Facade             Wet & Dry Wiping  Hydraulic  Aerial  Access  platform    and  Aluminum 
      and  other  high  rise                       Dual Mast (Electrical) Aerial work platform    from
      structures in & out side                     Vanjax  Sales  Pvt.  Ltd.  OR  Genie  USA  OR  Liftmak 


                                                                                               28
      of  terminal    and  city                   Udog Pvt. Ltd. OR From registered manufacturers 
      side / air side                             having  approved  make  of  technical  specification 
                                                  mentioned in Annexure‐D 
                                                  With  Spider‐man  Kits  from  Unicare  OR  Appletree 
                                                  OR  Omkar  Services  OR  as  per  details  of  Annex‐D
                                                  AND Hiflo Carbontec System or Equivalent system 
                                                  as mentioned in Annex‐B.  
                                                   
                                                   
9     Signage & Display        Wet & Dry Wiping       TASKI –JD / Nilfisk‐Eureka Forbes/ Magna  
      Boards/ FIDS             and Vacuuming      / Manmachine / Reputed registered manufactures 
      Cleaning                                    having  approved  make.  The  details  of  Technical 
                                                  Specifications are mentioned in Annexure‐ D 
                                                   
                                                   
10    Chairs                   Dry Vacuuming &         TASKI –JD / Nilfisk‐Eureka Forbes/ Magna  
                               Dusting            / Manmachine / Reputed registered manufactures 
                                                  having  approved  make.  The  details  of  Technical 
                                                  Specifications are mentioned in Annexure‐ D 
                                                   
                                                   
11    False Ceiling            Vacuuming,Cobweb  Johnson Diversey Dorsalino  / 
      Cleaning                 removal & wiping   Nilfisk  Backuum  with  Hydraulic  Aerial  Access 
                                                  platform    and  Aluminum  Dual  Mast  (Electrical) 
                                                  Aerial work platform    as mentioned above with 
                                                  Spider‐man  Kits  from  Unicare  OR  Appletree  OR 
                                                  Omkar Services OR as per details of Annex‐D.  
                                                      
                                                       TASKI –JD / Nilfisk‐Eureka Forbes/ Magna  
12    Paved Corridors          Scrubbing Drying   / Manmachine / Reputed registered manufactures 
      Cleaning                                    having  approved  make.  The  details  of  Technical 
                                                  Specifications are mentioned in Annexure‐ D 
                                                   
13    Roads Cleaning           Mechanized              TASKI –JD / Nilfisk‐Eureka Forbes/ Magna  
                               Sweeping           / Manmachine / Reputed registered manufactures 
                                                  having  approved  make.  The  details  of  Technical 
                                                  Specifications are mentioned in Annexure‐ D 
                                                   
14    City side area           Mechanized Swiping      TASKI –JD / Nilfisk‐Eureka Forbes/ Magna  
      Cleaning                 & Manual           / Manmachine / Reputed registered manufactures 
                                                  having  approved  make.  The  details  of  Technical 
                                                  Specifications are mentioned in Annexure‐ D 


                                                     



                                                                                             29
15    Ceiling of Corridors    Vacuuming ,Cobweb      TASKI –JD / Nilfisk‐Eureka Forbes/ Magna  
                              removal & wiping     / Manmachine / Reputed registered manufactures 
                                                   having  approved  make.  The  details  of  Technical 
                                                   Specifications are mentioned in Annexure‐ D 
                                                    
16    Floor Cleaning          Scrubbing Drying          TASKI –JD / Nilfisk‐Eureka Forbes/ Magna  
      ( Toilet )                                   / Manmachine / Reputed registered manufactures 
                                                   having  approved  make.  The  details  of  Technical 
                                                   Specifications are mentioned in Annexure‐ D 
                                                    
17    Side wall Cleaning      High Pressure Jet &  TASKI –JD / Nilfisk‐Eureka Forbes/ Magna  
                              Wiping               / Manmachine / Reputed registered manufactures 
                                                   having  approved  make.  The  details  of  Technical 
                                                   Specifications are mentioned in Annexure‐ D 
                                                    
18    Doors & door            Wet & Dry wiping     Glass Cleaning Kit 
      handles cleaning 
19    Wash basin &            High Pressure Jet &  TASKI –JD / Nilfisk‐Eureka Forbes/ Magna  
      surrounding area        Wet vacuuming        / Manmachine / Reputed registered manufactures 
      Cleaning                                     having  approved  make.  The  details  of  Technical 
                                                   Specifications are mentioned in Annexure‐ D 
                                                     
20    Mirror Cleaning         Damp Wiping          Glass Kit 
 
 
21    Cummods Cleaning        H.P.Jet & Wiping      TASKI –JD / Nilfisk‐Eureka Forbes/ Magna  
                                                    / Manmachine / Reputed registered manufactures 
                                                    having  approved  make.  The  details  of  Technical 
                                                    Specifications are mentioned in Annexure‐ D 
                                                      
                                                     
22    Urinals Cleaning        H.P. Jet              TASKI –JD / Nilfisk‐Eureka Forbes/ Magna  
                                                    / Manmachine / Reputed registered manufactures 
                                                    having  approved  make.  The  details  of  Technical 
                                                    Specifications are mentioned in Annexure‐ D 
                                                     
       
                                                   
23    Hand Drier Machine      Wiping & vacuuming TASKI –JD / Nilfisk‐Eureka Forbes/ Magna  
      Cleaning                                   / Manmachine / Reputed registered manufactures 
                                                 having  approved  make.  The  details  of  Technical 
                                                 Specifications are mentioned in Annexure‐ D 
                                                   
                                                  
                                                  


                                                                                              30
                                                  
24    Carpet Injection       Shampooing/        TASKI –JD / Nilfisk‐Eureka Forbes/ Magna  
      Extraction Machine    Dusting  of  Carpet / Manmachine / Reputed registered manufactures 
                            etc.                having  approved  make.  The  details  of  Technical 
                                                Specifications are mentioned in Annexure‐ D 
                                                 
 
 
 




                                                                                          31
 Technical Specifications of Machines to be deployed ‐ Annexure‐D 
    
(A ) Specifications of Spider Kit (Descending Device) (Sl. No‐ 08) 
     
   01          Full body sit harness            Should have quick fitting adjustable of the shoulder strap, 
                                                the belt and the thigh straps by a simple traction on quick 
                                                fitting buckles. Thigh straps supported by elastic webbings 
                                                for  more  freedom  when  the  user  moves.  The  thigh  and 
                                                shoulder  straps  should  be  padded  for  comfort  of  the 
                                                worker. 
                                                 
   02          Primary Rope (Main Rope) &       Each at least 30 Mtrs 
               Secondary Rope (Safety Rope) 
                
   03          Sling                            Stiched  sling  L  :  120  cm;  Breaking  strength:  22  KN; 
                                                Complies to EN566 
   04          Karabiners                       Self  closing,  manual  locking,  made  of  steel,  Should  have 
                                                  nut  locks  on  gate  to  prevent  jamming  or  loosening  from 
                                                  vibration. 
                                                 
   05          Descender ID                     Self  braking  descender  &  belay  device:  For  descending  a 
                                                rope and for belaying, with an anti panic function. Should 
                                                have auto locking system and anti panic handle. Should be 
                                                CE certified EN 341 Class A 
   06          Mobile fall arrester for rope    Required to arrest falls on single kernamental static ropes 
                                                of 10 to 13 mm dia. Should be able to work on vertical or 
                                                inclined  rope.  Should  have  activation  by  speed  to  stop 
                                                decent if the speed is too high and gets locked in case of a 
                                                shock load. Should be marked by CE EN 353‐2.  
                                                 
                                                 
     
     
(A) Technical Specifications of Hydraulic Aerial Access Platform Self Propelled         
(Sl No‐ 9) 
                                             
         01        Platform Height                                  Not less than 13 mtr 
         02        Working Height                                   Not less than 15 mtr 
         03        Rotation/ Swing                                  360 Degree 
         04        Horizontal Reach                                 Not less than 4.5 mtr 
         05         Equipment Weight                                Not more than 2500 kgs  
         06        Overall dimensions(LXWXH)                        Not more than(6000x2000x3000mm) 
         07        Platform Load Capacity                           Not less than 150 kg 
         08        No of Booms                                      02 minimum 
         09        No of lifting cylinder                           02 minimum 
         10        Lifting speed of Boom                            Not less than 0.05 m/s 


                                                                                                              32
     11      Hydraulic Pump                                      Reputed Make 
     12      Hydraulic Working Pressure                          Not less than 9 Mpa 
     13      Drive                                               Belt, reduction gear box, rear axle drive 
                                                                 3 FWD 1 reverse 
     14      Diesel Engine HP                                    Not less than 15 
     15      Power Pack Motor                                    Not less than 1.5 KW of Reputed make 
     16      Tail Swing                                          Not less than 2800 mm 
     17      No of stabilizer                                    04 of reputed make 
     18      Gradability 2 WD                                    10% 
                                                      
(C) Technical Specifications of Aluminum Dual Mast Aerial Work Platform               
(Sl. No‐ 10) 
   
     01      Equipment Weight                                    Not more than 800 kgs 
     02      Platform Height                                     Not less than 12 mtr 
     03      Working Height                                      Not less than 14 mtr 
     04      Overall dimensions (LXWXH)                          Not more than (1600x900x2000mm) 
     05      Ground Clearance                                    Not more than 80 mm 
     06      Platform load capacity                              Not less than 200 kg 
     07      Tyres                                               Non Marking, Polyurethane / nylon 
                                                                 desirable 
     08      Lifting motor                                       AC‐ 220 V/0.75‐1.5 KW 
                                                                 DC‐ 12V/2.5 KW 
     09      Platform size                                       Not more than (1400x800 mm) 
     10      Battery                                             2x12v/ 75Ah (Approx) 
  
 (D) Technical Specifications: (Sl. No 1 to 7) 
  
 1. Auto Scrubber battery operated rider model/ Rider on Scrubber‐cum‐Drier 
    Machine 
     (Applicable for airports where floor area is more than 15000 Sq. M.) 
  
     i)      Traction motor power should not be less than 400 W 
     ii)     Working capacity should not be less than 3000 m2/Hr. 
     iii)    Width of Brush (MM) should not be less than 280 mm. 
     iv)     Scrubbing width (MM) should not be less than 500 mm. 
     v)      No. of Brushes should not be less than 02. 
     vi)     Solution tank capacity should not be less than 90 Liters. 
     vii)     Recovery tank capacity should not be less than 100 Liters. 
     viii)   Machine Weight (without batteries) should not be less than 200 Kg. 
     ix)     Maximum forward speed (Km/Hr) should not be less than 5. 
  
  
  
  
  
  


                                                                                                         33
    2.  Auto Scrubber electrical power operated model/ Walk Behind Scrubber‐
       cum‐Drier Machine. 
     
        i)       Scrubbing width (MM) should not be less than 400 mm. 
        ii)       Productivity (at max. speed m2/Hr.) should not be less than 1500. 
        iii)     Solution tank capacity should not be less than 35 Liters. 
        iv)      Recovery tank capacity should not be less than 35 Liters. 
        v)       Weight (KG) should not be less than 80. 
        vi)      Suction width (MM) should not be less than 700. 
     
    3. Single Disc Scrubber. 
     
        i)       Pad diameter (MM) should not be less than 400. 
        ii)      Brush speed should (rpm) not be less than 150. 
        iii)     Weight should not be less than 40 Kg. 
        iv)      Motor (w) should not be less than 1000. 
        v)       Sound/ Pressure level (dB) between 55 ‐65. 
     
    4. Wet and Dry Vacuum cleaner. 
     
        i)       Air flow should not be less than 35 litre/Sec. 
        ii)      Tank capacity should not be less than 20 litres. 
        iii)      Power rating (w) should not be less than 1200. 
        iv)      Vacuum (mbar) should not be less than 200. 
     
    5. High Pressure water cleaner. 
     
        i)       Working pressure should not be less than 150 bar. 
        ii)      Water flow rate should not be less than 8.5 lpm. 
        iii)     Electric motor should be at least: Single phase, 230‐50 volts, 50Hz, 3 hp. 
        iv)      Weight should be around 30 Kg. 
     
    6. Dry Vacuum Cleaner. 
     
        i)             Air flow should not be less than 35 litre/Sec. 
        ii)            Tank capacity should not be less than 10 litres. 
        iii)           Power rating (w) should not be less than 1000. 
        iv)           Vacuum (mbar) should not be less than 200. 
     
    7. Carpet Injection/Extraction Machine. 
     
        i)          Vacuum motor should not be less than 1200 W. 
        ii)         Tank capacity should not be less than 5 litres. 
        iii)        Pump (w) should not be less than 40. 
 
 
 
 


                                                                                               34
8. Walk behind Sweeper. 
 
    i)     Working width (MM) should not be less than 700. 
    ii)    Main brush width (MM) should not be less than 450. 
    iii)   Productivity (at max. speed) should not be less than 2400 m2/Hr. 
    iv)    Weight (net) should not be less than 80 Kg. 
    v)     Container capacity should not be less than 40 litre. 
 
9. Ride on Sweeper. 
    (Applicable for airports where floor area is more than 15000 Sq. M.) 
 
    i)     Working width (MM) should not be less than 1000. 
    ii)    Main brush width (MM) should not be less than 600. 
    iii)   Productivity (at max. speed) should not be less than 6500 m2/Hr. 
    iv)    Weight (net) should not be less than 170 Kg. 
    v)     Container capacity should not be less than 70 litre. 
 




                                                                               35
                                                                                         (Annexure‐E) 
Frequency of Cleaning :‐   (A, B & C)                                                                                        
Frequency of Cleaning for Inside Terminal Building Area Cleaning (A) 
                                                                                          Machines        to     be 
S.No.  Area                            Job                        Frequency               deployed 
       30% of total Floor Area                                                              
1      Comprising of Kota                                                                 Walk  behind  Scrubber‐
       stone/marble/granite/       Wet & Dry                                              cum‐  Drier  /  Ride  on 
       Vitrified tile/mosaic       Scrubbing                      Daily (Rotation Basis)  Scrubber‐cum‐Drier 
       floor in Pax/public areas   with Chemical                                            
       and  other  Pax  movement                                                            
       area in terminal.                                                                    
                                                                                            
                                                                                         
       20% of total Floor Area                                                         Walk  behind  Single 
2      Comprising of Kota              Wet Scrubbing                                   scrubber 
       stone/marble/granite/           with Chemical                                   Machine 
       Vitrified tile/mosaic                                      Daily                  
       floor in  areas                                                                   
       including Lounges,                                         (Rotation Basis)       
       Corridores .                                                                      
                                                                                         
                                                                                         
       30% of total Floor Area                                                         Wet       &        Dry 
3      Comprising of Kota              Dry Vacuumizing            Daily                Vacuumizing  
       stone/marble/granite/                                                           Machine 
       Vitrified tile/mosaic                                      (Rotation Basis)       
       floor in public areas                                                             
       including Lounges,                                                                
       Corridores .                                                                      
                                                                                         
                                                                                        Walk behind sweeper/ 
       50% of total Floor Area                                                         Ride on sweeper / 
4      Comprising of Kota              Sweeping                   As per requirement   Manual 
       stone/marble/granite/                                      in each shift          
       Vitrified tile/mosaic                                                             
       floor in public areas                                      (Rotation Basis)       
       including Lounges,                                                                
       Corridores .                                                                      
                                                                                         




                                                                                                                36
5     50% of total Floor Area                                                 
      Comprising of Kota         Mopping with         As per requirement    Manual 
      stone/marble/granite/      Chemical              in each shift         
      Vitrified tile/mosaic                                                   
      floor in public areas                           (Rotation Basis)        
      including Lounges,                                                      
      Corridores .                                                            
                                                                              
                                                                              
                                                                            Dry  Vacuum  Cleaner  / 
                                                                            claning       kit     with 
                                 Cleaning & removal                         Aluminum  Dual  Mast 
                                 of Cob webs &                              (Electrical)  Aerial  work 
6     Ceiling                    Vacuuming / Wiping of Monthly              platform    With Spider‐
                                 False Ceiling                              man Kits 
                                                                             
       
7     Skirting                   Scrub Cleaning       Weekly                Manually 
                                                                             
8     Staircase                  Sweeping &                                 Manually 
                                 Mopping                                      
                                 with Chemical                                
9     Sofa/Carpet/Chairs         Dusting &            Weekly                Vacuum Cleaner 
                                 Vacuum                                       
                                 Cleaning                                     

                                                      Quarterly 
10    Sofa /Carpet/Chairs        Shampooing           (Record       to  be Wet & Dry Vacuum  
                                                      maintained)          Cleaner with Carpet 
                                                                           Shampooing 
                                                                             
                                 Dry Wiping &         As  per  requirement Wet        &       Dry 
11    Drinking Water Area        Vacuuming            in each shift        Vacuumizing  
                                 Wet & Dry                                 Machine 
                                                      As  per  requirement   
      Baggage Scanning           Wiping &             in each shift        Vacuum        Cleaner/ 
12    Machine                    Vacuuming                                 Manually 
                                                                             
                                                        
                                                      As  per  requirement   
13    Passenger Scanning         Wet & Dry            in each shift        Manually 
      Machine                    Wiping                                      
                                                        
                                 Wet & Dry            As  per  requirement   
14    Railing Cleaning           Wiping               in each shift        Manually 
                                                                             




                                                                                                  37
                                                              
                                                            As  per  requirement   
15    Escalators & Travalators    Vacuum Cleaning           in each shift        Dry Vacuum Cleaner 
                                                                                  
                                                                                   
                                                                                 Walk  behind  Scrubber‐
16    Aerobridge Corridors        Wet & Dry Wiping          As  per  requirement cum‐ 
                                  and Vacuuming             in each shift        Drier / Manually 
                                                                                  
 
17                                                            
      Baggage Conveyor Belt       Wet & Dry Wiping          As  per  requirement Wet           &         Dry 
                                  and Vacuuming             in each shift         Vacuumizing  
                                                                                  Machine 
                                                              
                                                                                    
18    Lift Doors                  Wet & Dry wiping          As  per  requirement Manually 
                                                            in each shift           
19    Garbage Collection &        Manual                    Continuous            Trolley / Bins 
      Disposal                                                                      
                                                                                    
                                                                                  Glass  Cleaning  Kit  with
                                                                                  Hydraulic  Aerial  Access 
                                                                                  platform               and 
                                                            to be cleaned in each Aluminum  Dual  Mast 
      Glass    from  both  sides  &                         shift      as     per (Electrical)  Aerial  work 
20    Steel/  Facade  Partition  and Wet & Dry Wiping       requirement        on platform    With Spider‐
      other high rise structures                            rotation basis        man  Kits  AND  Hiflo 
                                                                                  Carbontec System  
                                                                                    
       
21    Fire Extinguishers             Wet & Dry Wiping       Daily                  Manually 
                                                                                    
        
      Signage  &  Display  Boards/                                                   
22    FIDS                           Wet & Dry Wiping and   Weekly                 Vacuum          Cleaner/ 
      (Optional)                     Vacuuming                                     Manually 
                                                                                     
                                                                                     
                                                                                   Vacuum          Cleaner/ 
23    Speakers                    Vacuuming & Wiping  Fortnightly                  Manually 
                                                                                    
24    Television Sets                                                              Vacuum          Cleaner/ 
                                  Vacuuming & Wiping  Weekly                       Manually 
25    Door mats                                                                    Vacuum          Cleaner/ 
                                  Dusting & Cleaning        Daily                  Manually 
                                                                                   Vacuum          Cleaner/ 
26    Venetion blends / Curtains  Vacuum Cleaning &         Weekly                 Manually 
                                  Dusting                                            

                                                                                                        38
                                                  Emptying garbage         Daily as &            Manually 
      27       Dustbins                           bags                     when required           
                 
                                                  Complete cleaning      Weekly                  Manually  
                                                  from inside & outside                            




     Frequency of Cleaning for Outside Area  including City Side & Airside (B) 
 S.No.               Area                            Job                    Frequency               Machines to be  
                                                                                                      deployed 
                                                                                               
                                                                   In each shift as            Walk behind Scrubber‐cum‐
     1      Paved Corridors                  Sweeping, Scrubbing   Per requirement           Drier/ Ride on  Scrubber‐cum‐
                                                   Drying                                                  Drier 
                                                                                               Cleaning kit with  Aluminum 
              Outside Glass/Steel                                                               Dual Mast (Electrical) Aerial 
            and                                                                               work platform    With Spider‐
    2        Facade                                 Wet & Dry Wiping   on rotation basis                 man Kits 
                                                                           In each shift      
                                                                                                               
                                                                                                Walk behind Sweeper/ Ride 
     3      Roads                            Mechanized Sweeping           In each shift               on  Sweeper 
                                                                                   
                                                                           In each shift                    
     4      Roadside railing(if any)     Wet & Dry Wiping                                             Manually 
                                                                                                            
            Parking Area(Optional)  Mechanized Sweeping                   Once in a day          Walk behind sweeper 
     5      If included in contract                                                                         
                                     Scrap collection & disposal            Daily / As &            Trolley / Bins 
                                                                          when required                     
                                                     
                                        Garbage collection &                                                  
                                               disposal                      Daily/As &               Trolley / Bins 
                                                                              required                        
                                                                                    
     6      Kerb stone or divider        Cleaning & Wiping                  In each shift                    
                                                                                                        Manually 
              
            Signage & Display                                                      
            Boards                      Vacuuming & wiping                   Weekly                        
     7                                                                                        Vacuum Cleaner/Manually 
                                                                                   
            Speakers (Optional)         Vacuuming & Wiping                  Fortnightly                      
     8                                                                                                  Manually 
                                                                                   
            Television                  Vacuuming & Wiping                   Weekly                          
     9      sets(Optional)                                                                              Manually 
                                                                                                                        39
        
        
                                                                                               
                              Vacuuming ,Cobweb                               Vacuum Cleaner with Z‐Boom 
  10  Ceiling of Corridors         removal                Monthly               and Scissor Lift /Manually 
                                   & Wiping                                                    
      Cobwebs & Bird  
      Droppings                                                                     Vacuum Cleaner with  
                                                                                    Aluminum Dual Mast 
  11                                                                               (Electrical) Aerial work 
                                Check for Cobwebs       In each shift           platform    With Spider‐man 
                                      / Bird                                           Kits /Manually 
                              droppings & removal                                                 
                                                                                
     
  12    
     Door mats                                                                               
                               Dusting & cleaning       In each shift                Vacuum cleaner 
        
  13  Dust bins/                                                                             
     garbage bags                  Emptying          In each shift / As &               Manually 
                                                       when required                        
                                                                                            
                                                                                             
                                                                                             
                                                                                             
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
                                                                                                     40
       Frequency  of  Cleaning for Toilets in terminal building  (C) 
        

             Frequency  of  Cleaning for Toilets in terminal building : 
                                                                                                                  Machines to be 
S.No             Area                   Job                Frequency                     Staff & VIP                 deployed 
                                                            Passenger                      Toilets                          
                                                              Toilet                                                        
    1  Floor                                                                                                  Single Disc Scrubber & 
                                Scrubbing & Drying        In each Shift                 In each Shift                  Drier 
    2  Side Wall                 Wet & Dry wiping         In each Shift                 In each Shift           High Pressure Jet &  
                                                                                                                     Manually 
          Doors & door           Wet & Dry wiping         In each Shift                 In each Shift                Manually 
    3  handles                                                                                                              
                                                                                                                            
                                                           Every 2 hrs.                 In each Shift           High Pressure Jet & 
    4  Wash basin &            Wet & Dry Cleaning                                                                    Manually 
       Surrounding area                                                                                                    
                                                                                                                            
    5  Water tap                    Dry wiping             Every 2 hrs.                  Every 2 hrs.                Manually 
                                                                                                                            
    6  Mirror                     Dry & Stan free          Every 2 hrs.                  Every 1 hrs.                Manually 
                                                                                                 
       Cummods /                                          In  each Shift                In  each Shift           High Pressure Jet & 
    7  Urinals                 Wet & Dry Cleaning                                                                         manually 
                                  with Chemicals                                                                              
                                                                                                                              
    8  Dustbin                     Clearance &             Every 4 hrs.                  Every 2 hrs.                Manually / Trolley 
                                     Cleaning                                                                                  
                                                                                                                               
                                                                                                                    Dry Vacuum Cleaner / 
  9        Hand Drier                              Vacuuming &             Every 4 hrs.        Every 2 hrs.               Manually 
           Machine                                     Wiping                                                                 
                                                                                                                               
                                                                                                                    Dry Vacuum Cleaner / 
 10        Ceiling                              Vacuuming Cobweb             Weekly              Weekly                   Manually 
                                                 removal & Wiping                                                             
                                                                                                                               
                                                                       As per requirement  Periodically In each                
                                             Refilling  of  Toiletries  in each shift             Shift                        
                                             such as freshener,                                  as per                   Manually 
                                             liquid soap‐                                     Requirement                     
 11        Consumable                        handsoap , odonil ,                                                              
           Refilling in toilets  napthaline balls,                                                                             
                                             urninal cubes,                                                                    
                                             toilet paper rolls etc.                                                           
                                                                                                                   


                                                                                                                                 41
                                 
12    Toilet floor          Sweeping     As per requirement  As per requirement         
                                            in each shift       in each shift      Manually 
                                                                                       
                                                                                        
                                                             
                      Mopping with            Four times    As per requirement 
13    Toilet floor          Chemical         in each shift  in each shift          Manually 
                                                                                       
                                                                                       
                                                                                        




                                                                                           42
                                                                                                  Appendix‐X 
                                                             
                                                 SAFETY CODE 
       
1.    Suitable Scaffolds should be provided for workmen for all works that cannot safely be done  
      from  the  ground,  or  from  solid  construction  except  such  short  period  work  as  can  be  done 
      safely from ladders.  When a ladder is used, an extra mazdoor shall be engaged for holding 
      the ladder and if the ladder is used for carrying materials as well suitable footholds and hand‐
      hold shall be provided on the ladder and the ladder shall be given an inclination not steeper 
      that  ¼ to 1 (¼ horizontal and 1 vertical). 
2.    Scaffolding of staging more than 3.6m (12ft.) above the ground or floor, swung or suspended 
      from an overhead support or erected with stationary support shall have a guard rail properly 
      attached or bolted, braced and otherwise secured at least 90 cm. (3ft.) high above the floor 
      or  platform  of  such  scaffolding  on  staging  and  extending  along  the  entire  length  of  the 
      outside  and  ends  there  of  with  only  such  opening  as  may  be  necessary  for  the  delivery  of 
      materials.  Such scaffolding or staging shall be so fastened as to prevent it from swaying from 
      the building or structure. 
3.    Working  platforms,  gangways  and  stairways  should  be  so  constructed  that  they  should  not 
      sag unduly or unequally, and if the height of the platform or the gangway or the stairway is 
      more  than  3.6m  (12ft.)  above  ground  level  or  floor  level,  they  should  be  closely  boarded, 
      should have adequate width and should be suitably fastened as described in (2) above. 
4.    Even opening in the floor of a building or in a working platform shall be provided with suitable 
      means to prevent the fall of person or materials by providing suitable fencing or railing whose 
      minimum height shall be 90 cm. (3ft.). 
5.    Safe  means  of  access  shall  be  provided  to  all  working  platforms  and  other  working  places.  
      Every  ladder  shall  be  securely  fixed.    No  portable  single  ladder  shall  be  over  9m.  (30ft.)  in 
      length while the width between side rails in rung ladder shall in no case be less than 29 cm. 
      (11½”) for ladder up to and including 3m. (10ft.) length.  For long ladders, this width should 
      be increased at lease ¼” for each additional 30cm. (1 foot) of length.  Uniform step spacing of 
      not more than 30cm shall be kept.  Adequate precautions shall be taken to prevent danger 
      from  electrical  equipment.    No  materials  on  any  of  the  site  of  work  shall  be  so  stacked  or 
      placed as to cause danger or inconvenience to any person or the public.  The contractor shall 
      provide all necessary fencing and lights to protect the public for accident and shall be bound 
      to bear the expenses of defence of every suit, action or other proceedings at law that may be 
      brought by any person for injury sustained owing to neglect of the above precautions and to 
      pay any damages and cost which may be awarded in any suit, action or proceedings to any 
      such person on which  may, with the consent of the contractor, be paid to compensate any 
      claim by any such person. 
                                                              
                                                              
                                                          ‐‐‐‐‐ 




                                                                                                               43
                                          SCHEDULE OF QUANTITIES
                       Name of Work: “Mechanized Environmental Support Services
                                 (Up-keeping)” of DABH Airport, Indore

Description of Item                             QTY        Period                         AMOUNT (Rs)
Mechanized Environmental Support Services
(Up-keeping) of High rise steel & glass         1 Job    36 Months
structured        building      at      DABH
Airport, Indore by Sweeping, Scrubbing,
Buffing,     Vaccum      Cleaning,   Pressure
Washing, etc. as per frequency of cleaning
chart ( page no.36–42 )      by using various
machines ( page no. 25 & 28-35 ), chemicals (
page no. 26&27 ), toiletries and consumables
etc. as per general conditions and special
conditions etc.       Complete with labour,
materials and machines as required as per
scope of work for 03 (Three) years inclusive
of all taxes. (A)
                                                                       Rs
 SERVICE TAX INCLUDED AT ‘A’ = ‘B’
 TOTAL AMOUNT FOR 36 MONTHS (NET COST TO AAI) :                        Rs
(A-B) = C


Note: The contractor quoted rates should be inclusive of all statutory labour components of PF (13.6%), Bonus(8.33% as per
revised ceiling), Gratuity(4.81%) and ESI(4.45%, if applicable). All this payment will be reimbursed on production of
documentary evidence/proof of depositing such amount of statutory, regulatory authorities in accordance with the clause
4.0 of General conditions of contract. Any increase/decrease from above percentage will be paid /recovered. Any additional
Statutory Taxes by Government will be reimbursed on production of documentary evidence of payment to statutory
regulatory authorities duly certified by in-charge.




Signature of Tenderer                                                                                        Continue
                                                                                                                 44
   Payment Schedule                                                                    AMOUNT (Rs)
Cumulative Payment after completion of one month           = 2.8%
Cumulative payment after completion of two months          = 5.6%
Cumulative payment after completion of three months        = 8.4%
Cumulative payment after completion of four months         = 11.2%
Cumulative payment after completion of five months         = 14%
Cumulative payment after completion of six months          =16.8%
Cumulative payment after completion of seven months        = 19.6%
Cumulative payment after completion of eight months        = 22.4%
Cumulative payment after completion of nine months         = 25.2%
Cumulative payment after completion of ten months           = 28%
Cumulative payment after completion of eleven months        = 30.8%
Cumulative payment after completion of twelve months       = 33.6%
Cumulative Payment after completion of thirteen months       = 36.4%
Cumulative payment after completion of fourteen months       =39.2%
Cumulative payment after completion of fifteen months        = 42%
Cumulative payment after completion of sixteen months        = 44.8%
Cumulative payment after completion of seventeen months       =47.6%
Cumulative payment after completion of eighteen months       = 50.4%
Cumulative payment after completion of nineteen months       = 53.2%
Cumulative payment after completion of twenty months         = 56%
Cumulative payment after completion of twenty one months      = 58.8%
Cumulative payment after completion of twenty two months      = 61.6%
Cumulative payment after completion of twenty three months = 64.4%
Cumulative payment after completion of twenty four months     = 67.2%
Cumulative payment after completion of twenty five months     = 70%
Cumulative payment after completion of twenty six months       = 72.8%
Cumulative payment after completion of twenty seven months = 75.6%
Cumulative payment after completion of twenty eight months = 78.4%
Cumulative payment after completion of twenty nine months      = 81.2%
Cumulative payment after completion of thirty months           = 84%
Cumulative payment after completion of thirty one months       = 86.8%
Cumulative payment after completion of thirty two months       = 89.6%
Cumulative payment after completion of thirty three months       = 92.4%
Cumulative payment after completion of thirty four months       = 95.2%
Cumulative payment after completion of thirty five months        = 98%
Cumulative payment after completion of thirty six months        = 100%




                                                                                        Signature of Tenderer
                                                            -END OF TENDER DOCUMENT-

                                                                                                           45

								
To top