Manual de Organizaci�n y M�todos by JI88r8

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									                                                                                    PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                     CODIGO
                                   PLANEAMIENTO
                                                                                         MP300.01
SUBSISTEMA

                           DESARROLLO ORGANIZACIONAL
 PROCEDIMIENTO
                                                                                             HOJA
             PROGRAMACION, EJECUCION, CONTROL Y EVALUACION DE LOS TRABAJOS                   1/5
                              DE ORGANIZACION Y METODOS

4.1.1. Finalidad

La realización de este procedimiento redundará principalmente en :

a) Optimización de los trabajos de Organización y Métodos en términos de organización y
   perfeccionamiento de la metodología y las técnicas adoptadas.

b) Perfeccionamiento y mantenimiento oportuno de las herramientas básicas de organización.

4.1.2. Base Legal

Manual de Organización de la EMPRESA

4.1.3. Descripción

Este procedimiento se inicia por cualquiera de las siguientes circunstancias :

a) Ejecución del Programa Anual de los trabajos del equipo de Organización y Métodos.

b) Por propia iniciativa del equipo de Organización y Métodos, como resultado principalmente de la
   evaluación de los índices de gestión.

c) Por determinación del Jefe del Sistema.

d) A solicitud de las distintas áreas de la organización.

Este procedimiento comprende las siguientes operaciones :

a) El jefe del equipo de Organización y Métodos analiza la factibilidad y disponibilidad de recursos
   del equipo de acuerdo al orden de prioridades que tenga definido, instruye al analista designado,
   excluyéndose la situación prevista en el ítem b).

b) Para el caso del ítem d), la unidad interesada solicita a través de su Jefe de Sistema al Jefe del
   Sistema de Planeamiento, la ejecución de un trabajo de Organización y Métodos. A continuación
   el Jefe del Sistema de Planeamiento, luego del análisis de la solicitud, la encamina al equipo de
   Organización y Métodos.

c) El analista designado procede al llenado del Formulario “REGISTRO DE TRABAJOS DE
   ORGANIZACION Y METODOS”, e inicia el desarrollo de los trabajos considerando la secuencia
   de actividades a seguir :




 VISTOS                                                 VERSION                  FECHA



                                                  1
                                                                                PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                CODIGO
                                   PLANEAMIENTO
                                                                                     MP300.01
SUBSISTEMA

                           DESARROLLO ORGANIZACIONAL
 PROCEDIMIENTO
                                                                                        HOJA
             PROGRAMACION, EJECUCION, CONTROL Y EVALUACION DE LOS TRABAJOS              2/5
                              DE ORGANIZACION Y METODOS

1) Programación del trabajo.

2) Ejecución y control que comprende :

   Recolección de Datos.
   Análisis de los Datos.
   Diagnóstico.
   Elaboración y Aprobación del Trabajo.
   Implantación.

d) Una vez implantado el trabajo, el analista efectuará las anotaciones correspondientes en el
   Formulario “REGISTRO DE TRABAJOS DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS”, incluyendo las
   fechas en que serán realizadas las evaluaciones y actualizaciones del trabajo, con una
   periodicidad no mayor a 3 meses.




 VISTOS                                              VERSION                 FECHA



                                                 2
                                                                                                                            PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                                                                          CODIGO
                                                            PLANEAMIENTO
                                                                                                                                          MP300.01
SUBSISTEMA

                                              DESARROLLO ORGANIZACIONAL
 PROCEDIMIENTO
                                                                                                                                                  HOJA
              PROGRAMACION, EJECUCION, CONTROL Y EVALUACION DE LOS TRABAJOS                                                                       3/5
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4.1.4. Diagramación

a) Procedimiento para Programación, Ejecución, Control y Evaluación de los Trabajos de
   Organización y Métodos.

                                                                                                       1
          DIA GNOS T ICAR LA E MP RE SA

             E LA B ORA R MODE LOS
                  GE NE RA LE S



                                                                                              DE S A RROLLA R

                  E S T A BLE CE R                                                               GT ´S/S DOI
              RE COME NDA CIONE S
                 P RE LIMINA RE S

                                                                                           S E GUIMIE NT O A LOS
                                                                                                P ROY ECT OS

                       CRE A R                                                                      GCDI
                        GCDI

                      E MP RES A

                                                                                           E V A LUA R PROY E CT OS

                   DE S IGNA R                                                                      GCDI
                RE P R. S IS T E MA S

                      E MP RES A


                                                                  RE FORMULA R
                                        NO                         P ROY ECT O    NO          CONCEP CION /
                    E X IST E                   CRE A R                                       S A T IS FA CT ORIA
                  UNDIDA D DE                  UNIDA D DE            GT ´S
                     O& M                        O& M


                 SI                                                                                        SI

                      DE S IGNA R                                                               A P ROBA R
          S UB S IS T E MA DE DE S ARROLLO                                                     P ROY ECT OS
                ORGA NIZA CIONA L E
                    INFORMA T ICO                                                                   GCDI
                         (S DOI)
                       E MP RES A

                                                                                               IMP LA NT A R
                                                                                               P ROY ECT OS
               A NA LIZA R MODELOS
                   P ROP UE S T OS                                                              GT ´S / S DOI
              P LA NT E A R RE A J US T E S

                       E MP RES A
                                                                                            S E GUIMIE NT O A LA
                                                                                              IMP LA NT A CION

                                                                                                    GCDI
                   E S T A BLE CE R
                   P RIORIDA DE S

                                                                                                                             A S E S ORA MIE NT O /
                      GCDI / S DOI                                                                                                 A J US T E S
                                                                                                P ROY ECT O
                                                                                                                    NO
                                                                                                CULMINA DO
                                                                                                    ?                            GT ´S / S DOI
          E S T A BLE CE R P ROGRAMA CION
                      E FE CT IV A
                                                              B                                   SI

                      GCDI / S DOI
                                                                                                  E V A LUA R
                                                                                                E S ULT A DOS

                                                                                                    GCDI
                DE E FINIR GRUP OS
                   DE T RA B A J O
                       GT ´S

                          GCDI                                                               DE FINIR NUE V OS
                                                                                               P ROY ECT OS

                                                                                                    GCDI
                       DE T A LLAR
                      P ROY ECT OS

                                                                                                       B
                      GCDI / GT ´S



                          1




          DIA G11.V S D




 VISTOS                                                                          VERSION                                 FECHA



                                                                             3
                                                                                PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                    CODIGO
                                   PLANEAMIENTO
                                                                                        MP300.01
SUBSISTEMA
                           DESARROLLO ORGANIZACIONAL

 PROCEDIMIENTO
                                                                                            HOJA
             PROGRAMACION, EJECUCION, CONTROL Y EVALUACION DE LOS TRABAJOS                  4/5
                              DE ORGANIZACION Y METODOS

4.1.5. Formularios

a) Formulario MP300.01.01: “REGISTRO DE TRABAJOS DE ORGANIZACION Y METODOS.

1) Objetivos :

 Registrar todas las actividades que sean ejecutadas por el equipo de Organización y Métodos y
  por los grupos de trabajo (GT) del Programa de Desarrollo Institucional (PDI).
 Controlar todos los aspectos del proceso antes de la ejecución de los trabajos; dicha información
  permitirá posteriormente elaborar los informes de las actividades desarrolladas por el equipo de
  Organización y Métodos.
 Contar con información estadística sobre los resultados de la implantación de los trabajos
  proyectados.

2) Llenado del formulario :

El formulario será llenado en original y dos copias por el Jefe del Equipo de Organización y Métodos
antes de iniciar cada trabajo y tendrá la siguiente distribución :
 Original : Para el Jefe del área motivo del trabajo.
 Primera copia : Para el analista que ejecutará y/o coordinará el trabajo.
 Segunda copia : Archivo del equipo de Organización y Métodos.

Para el llenado se debe seguir las siguientes indicaciones :
 Número : Número secuencial que será dado al estudio (asignado consecutivamente anual)
 Fecha : Fecha de la solicitud o propuesta.
 Título de la Actividad : Colocar el que corresponda al trabajo a realizarse.
 Solicitante : Nombre del área o jefatura que haya solicitado el estudio.
 Tipo de Actividad : Características del tipo de actividad, que se realizará.
 Metodología : Indicar el esquema metodológico (la forma de atención) que se empleará en el
  estudio.
 Descripción Breve de la Actividad : Breve descripción de la actividad a ser realizada indicando
  sus principales tareas.
 Finalidad : Indica las necesidades que dieron origen a la formulación del trabajo y sus objetivos.
 Personal Asignado : Registrar el personal que participará en las diferentes etapas del trabajo.
 Resumen de resultados : Al final del trabajo se debe registrar en las copias, los datos que
  figuran en el cuadro.
 Fechas : Indicar las fechas de conclusión e inicio de implantación.
 Visto : Del jefe del Subsistema de Desarrollo Organizacional e Informático.




 VISTOS                                              VERSION                 FECHA



                                                 4
                                                                                                                              PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                                                                            CODIGO
                                                             PLANEAMIENTO
                                                                                                                                               MP300.01
SUBSISTEMA

                                            DESARROLLO ORGANIZACIONAL
 PROCEDIMIENTO
                                                                                                                                                    HOJA
             PROGRAMACION, EJECUCION, CONTROL Y EVALUACION DE LOS TRABAJOS                                                                          5/5
                                                  DE ORGANIZACION Y METODOS


                                                                                                                       NUMERO:
                                    REGISTRO DE TRABAJOS DE ORGANIZACION Y METODOS
                                                                                                                       FECHA:      /       /

                     T IT ULO DE LA ACT IVIDAD




                           SOLICIT ANT E




                    T IPO DE ACT IVIDAD                                          MET ODOLOGIA




                    DESCRIPCION SUSCINT A DE LA ACT IVIDAD




                     FINALIDAD




                     PERSONAL ASIGNADO
                LEVANTAMIENTO

                1

                2

                ANALISIS

                1

                2

                FORMULACION DE LA SOLUCION

                1

                2




                                  RESUMEN DE                                            RECOMENDACIONES
                                  RESULTADOS
                                                                      IMPLANTADAS               PENDIENTES
                                                                                                                               TOTA L
                           ESTRUCTURA                                 N°         %              N°            %

                           PROCEDIMIENTOS

                           TOTALES



                FECHA DE CONCLUSION DE LA ACTIVIDAD                            VISTO:


                FECHA DE INICIO DE LA IMPLANTACION                /    /                 SUBSIST EMA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMAT ICO



             MP300.01.01




 VISTOS                                                                           VERSION                                 FECHA



                                                                           5
                                                                                 PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                     CODIGO
                                 PLANEAMIENTO
                                                                                          MP300.02
SUBSISTEMA

                        DESARROLLO ORGANIZACIONAL
PROCEDIMIENTO
                                                                                             HOJA
     ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO                    1/15
                                  INSTITUCIONAL

4.2.1. Finalidad

La realización de este procedimiento redundará principalmente en :

a) Una mayor racionalización en los trabajos de Desarrollo Institucional.
b) Difusión de las técnicas de Organización y Métodos entre el resto de unidades de la empresa.
c) Organización y perfeccionamiento continuo del archivo principal sobre Desarrollo Institucional.

4.2.2. Base Legal

Manual de Organización de la EMPRESA.

4.2.3. Requisitos

a) Norma Interna Nro.              Reglamento de funciones del Grupo de Desarrollo Institucional.
b) Programa de Desarrollo Institucional aprobado y actualizado.
c) Resolución del Directorio de la EMPRESA designando los miembros del Grupo de Desarrollo
   Institucional.

4.2.4. Descripción

a) La ejecución de este procedimiento comprende tres etapas diferentes y que se complementan :
1) Actuación de Organización y Métodos como Secretaría Ejecutiva del Grupo de Desarrollo
   Institucional.
2) Actuación de Organización y Métodos como apoyo y asesoría de los Grupos de Trabajo.
3) Actuación de Organización y Métodos como equipo asesor y miembro efectivo del Grupo de
   Desarrollo Institucional.

b) Para los dos primeros casos, la actuación de Organización y Métodos será de asesoramiento y
   apoyo revisando la racionalización de las actividades que componen las fases y subfases del
   proceso de Desarrollo Institucional que son :
1) Actualización del programa de Desarrollo Institucional :
 Formulación y definición de los proyectos.
 Formación de los Grupos de Trabajo.
 Planeamiento de cada proyecto.
 Aprobación de la Programación y de la Constitución de los Grupos de Trabajo, por el Directorio.
 Divulgación del Programa de Desarrollo Institucional.




 VISTOS                                               VERSION                 FECHA



                                                 6
                                                                                     PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                       CODIGO
                                   PLANEAMIENTO
                                                                                            MP300.02
SUBSISTEMA

                          DESARROLLO ORGANIZACIONAL
PROCEDIMIENTO
                                                                                               HOJA
     ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO                     2/15
                                    INSTITUCIONAL


2)   Ejecución del Programa de Desarrollo Institucional :
    Programación de la ejecución de los proyectos.
    Elaboración de los proyectos.
    Revisión y compatibilización del los proyectos elaborados.
    Opinión sobre los proyectos, de parte del Grupo de Desarrollo Institucional.
    Revisión y compatibilización Final de los proyectos.
    Aprobación de los proyectos por el Directorio.
    Divulgación.
    Implantación.

3)   Control del Programa de Desarrollo Institucional :
    Seguimiento a la ejecución del Programa.
    Adopción de medidas preventivas.
    Adopción de medidas correctivas.
    Reformulación de la programación aprobada (cuando se requiera).

4) Evaluación :
 Análisis Crítico de los resultados obtenidos en relación a los objetivos previstos.
 Actualización de la programación vigente para el próximo ejercicio.

Cuando el equipo de Organización y Métodos actúe como unidad asesora y miembro efectivo del
Grupo de Desarrollo Institucional, su función es de apoyo y asesoría a este grupo en la aplicación de
las técnicas de Organización y Métodos. Esta asesoría deberá basarse en los conocimientos que
cuenta este equipo en cuanto al desarrollo del Programa y la interrelación con los diversos
proyectos en operación.

c) Actuación De Organización Y Métodos Como Secretaría Ejecutiva Del Grupo Coordinador Del
   Desarrollo Institucional
1) Las Reuniones
 Elabora y somete a la aprobación del Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional el
   Calendario Anual de reuniones siguiendo el siguiente esquema :

             Reunión          Asunto                     Participantes
             Semanal          Exposición de los          Grupo Coordinador del Desarrollo
                              Proyectos.                 Institucional.
             Mensual          Control y Evaluación.      Grupo Coordinador del Desarrollo
                              Recepción de Informes.     Institucional y Coordinadores de
                                                         los Grupos de Trabajo.
             Semestral        Evaluación                 Directorio y Grupo de Desarrollo
                                                         Institucional.
             Anual            Actualización.             Grupo Coordinador del Desarrollo
                                                         Institucional.




 VISTOS                                                 VERSION                   FECHA



                                                   7
                                                                                 PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                     CODIGO
                                 PLANEAMIENTO
                                                                                          MP300.02
SUBSISTEMA

                        DESARROLLO ORGANIZACIONAL
PROCEDIMIENTO
                                                                                             HOJA
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Se podrán llevar a cabo reuniones de carácter extraordinario dependiendo del asunto y las
circunstancias, debiendo realizar la convocatoria mediante correspondencia interna indicando la
agenda y con una anterioridad de por lo menos 2 días calendario.

 Una vez aprobado el Calendario Anual, se procede a su divulgación entre todos los componentes
  del Directorio y del Grupo de Desarrollo Institucional.
 Tramita, mediante un comunicación interna, la agenda de la reunión para conocimiento previo de
  todos los miembros del Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional.
 Con la debida anticipación y de común acuerdo con el presidente del Grupo Coordinador del
  Desarrollo Institucional, se procede a ratificar la reunión mediante comunicación telefónica,
  confirmando la agenda.
 La reunión mensual deberá estar supeditada a la necesidad de recepción de los informes.
 Luego de la definición de la fecha, el local y la agenda de la reunión, se inicia la preparación del
  local y del material necesario que contendrá como mínimo :
 Acta de la reunión anterior (según el FORMULARIO MP300.02.01).
 Diagrama General de Control de Proyectos (según FORMULARIO MP300.02.02).
 Inventario Individual de los Proyectos en elaboración.
 Programación del Desarrollo Institucional.
 Informe Mensual de seguimiento de Proyectos - Reuniones Mensuales (FORMULARIO
  MP300.02.03).

 Iniciada la reunión realiza las siguientes actividades principales :
 Lectura del Acta de la reunión anterior.
 Presentación de Informes de índole administrativo que se refieran a la Secretaría Ejecutiva del
  Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional.
 Proyecto de Acta de la reunión en proceso.
 Entrega de copias del informe mensual de seguimiento de proyectos (FORMULARIO
  MP300.02.03).

 En coherencia con las propuestas y decisiones de la reunión, promueve la actualización de los
  archivos del Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional, la elaboración de las comunicaciones
  necesarias, el tipeo del Acta, continuándose con el reinicio del ciclo, con la elaboración de la
  agenda para la próxima reunión.

2) De los Informes
 En la reunión mensual del Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional, recibe los informes
   mensuales de seguimiento de proyectos (FORMULARIO MP300.02.03), de los representantes de
   los sistemas. Dichos informes son elaborados y asesorados por los coordinadores de los Grupos
   de Trabajo con la conformidad de los representantes de los sistemas.
 Después que los informes mensuales son revisados en la reunión y en base a la programación
   de cada proyecto, verifica la consistencia de ambos y consolida la información de los informes.
 Posteriormente calcula el índice de rendimiento.




 VISTOS                                               VERSION                 FECHA



                                                 8
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SISTEMA                                                                                    CODIGO
                                PLANEAMIENTO
                                                                                        MP300.02
SUBSISTEMA

                       DESARROLLO ORGANIZACIONAL
PROCEDIMIENTO
                                                                                            HOJA
     ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO                  4/15
                                  INSTITUCIONAL


 Elabora el Diagrama General de Control de Proyectos del Programa de Desarrollo Institucional,
  suscribe el documento y obtiene el Visto del Presidente del Grupo Coordinador del Desarrollo
  Institucional.
 Distribuye las copias para :


 Directorio de la Empresa.
 Gerente General.
 Representantes de los Sistemas.
 Archivo.

 Archiva los informes como parte de la documentación de los respectivos proyectos.

3) La Documentación
 Elabora toda la documentación interna y externa del Grupo Coordinador del Desarrollo
   Institucional y obtiene la conformidad de su Presidente.
 Centraliza todo el flujo de documentación emitida y recibida del Grupo Coordinador del Desarrollo
   Institucional.
 Mantiene un archivo central para el control de la documentación.
 Actualiza la documentación correspondiente a cada proyecto, en los casos de programación o
   reprogramación del Programa de Desarrollo Institucional.

d) Actuación de Organización y Métodos como Apoyo y Asesoría a los Grupos de Trabajo.
1) Para esta etapa del procedimiento, el apoyo y asesoría del equipo de Organización y Métodos se
   inicia con la aprobación del Programa de Desarrollo Institucional Anual y con la formación de los
   Grupos de Trabajo.
2) Se considera definido el Grupo de Trabajo cuando se le establece lo siguiente :
 Objetivo(s) del Trabajo.
 Finalidad del Trabajo.
 Miembros del Grupo.
 Plazo Global.

3) Lo primero que el equipo de Organización y Métodos debe apoyar es la Organización del Grupo y
   la Programación del Trabajo, el mismo que debe centrarse en la apropiada distribución del
   trabajo entre los miembros, mediante el uso del FORMULARIO MP300.02.04 : SEGUIMIENTO
   DEL PROYECTO, con la finalidad de producir el Cronograma de Ejecución del Proyecto al
   reverso de este formulario.
4) Luego de establecido el programa de trabajo, el Grupo de Trabajo iniciará la ejecución del
   proyecto propiamente dicho, asesorado por un Analista de Organización y Métodos, que brindará
   el apoyo requerido en el manejo de las técnicas de Organización y Métodos, tales como :
 Técnica de Elaboración de Informes (item 2.2).




 VISTOS                                              VERSION                 FECHA



                                                9
                                                                                  PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                      CODIGO
                                  PLANEAMIENTO
                                                                                          MP300.02
SUBSISTEMA

                DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
PROCEDIMIENTO
                                                                                              HOJA
     ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO                    5/15
                                   INSTITUCIONAL


   Técnica de Levantamiento de Datos y Antecedentes (item 2.3).
   Técnica de Formulación de Diagnósticos (item 2.4).
   Técnica de Análisis de Procedimientos (item 2.5).
   Técnica de Elaboración de Normas (item 2.9).
   Técnica de Concepción y Diseño de Formularios (item 2.6).
   Técnica para el Estudio de Estructuras Orgánicas (item 2.7).
   Técnica de Racionalización del Uso del Espacio Físico (item 2.8).
    Para este caso, conforme a la fase 4.2.4.3.c).3) (Documentación), existirá en el archivo del Grupo
    de Desarrollo Institucional, la documentación relativa a cada proyecto.

5) Estando los trabajos en ejecución, el Grupo de Trabajo deberá preparar, bajo responsabilidad de
   su Coordinador o Supervisor el resumen mensual de seguimiento del proyecto conforme al
   modelo FORMULARIO MP300.02.03.
En este punto, el Analista de Organización y Métodos se preocupará para que el informe en
mención se produzca oportunamente para la reunión mensual del Grupo Coordinador del Desarrollo
Institucional y Coordinadores de los Grupos de Trabajo en la primera oportunidad.

e) Actuación De Organización Y Métodos Como Unidad Asesora Y Miembro Activo Del Grupo
   Coordinador Del Desarrollo Institucional
El equipo de Organización y Métodos tendrá como representante en el Grupo Coordinador del
Desarrollo Institucional a su Jefe de Equipo, quien actuará como miembro efectivo, contribuyendo
principalmente para que haya una efectiva interrelación entre los proyectos en evaluación y para
que se empleen adecuadamente las técnicas de Organización y Métodos en el Programa de
Desarrollo Institucional.




 VISTOS                                                VERSION                 FECHA



                                                 10
                                                                                               PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                               CODIGO
                                      PLANEAMIENTO
                                                                                                    MP300.02
SUBSISTEMA

                       DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
PROCEDIMIENTO
                                                                                                       HOJA
     ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO                             6/15
                                        INSTITUCIONAL


4.2.5. Diagramación

a) Actuación De Organización Y Métodos Como Secretaría Ejecutiva Del Grupo Coordinador Del
   Desarrollo Institucional En La Documentación.




                                                          ESTUDIO DE
                                                             OYM




                                                                        N
                                                                            POR INICIATIVA
                                                          SOLICITADO
                                                                              DE O Y M


                                                             S

                                 COMUNICA AL     N        PROCEDE EL
                                   ORGANO
                                                           ESTUDIO
                                 SOLICITANTE


                                                             S


                                                          REGISTRA EL
                                                            ESTUDIO




                                                                        N   REALIZACION
                                                          INMEDIATO
                                                                              FUTURA


                                                             S


                                                          DETERMINA
                                                           AMPLITUD




                                                          ELABORA
                                                        CRONOGRAMA
                                                        DE EJECUCION




                                                            DESIGNA
                                                           PERSONAL




                                  REGISTRO DE            REGISTRO DE            REGISTRO DE
                                 TRABAJO O Y M          TRABAJO O Y M          TRABAJO O Y M
                                   (ORIGINAL)              (2 COPIA)              (1 COPIA)




                                                                                  TRAMITA AL
                                    ARCHIVO                PARA EL
                                                                                   ORGANO
                                    DE O Y M               ANALISTA
                                                                                 INTERESADO




                                                             FIN




             DIA G21.V S D




 VISTOS                                                       VERSION                     FECHA



                                                     11
                                                                                           PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                           CODIGO
                                    PLANEAMIENTO
                                                                                                MP300.02
SUBSISTEMA

                     DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
PROCEDIMIENTO
                                                                                                   HOJA
     ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO                         7/15
                                      INSTITUCIONAL


b) Actuación De Organización Y Métodos Como Secretaría Ejecutiva Del Grupo Coordinador Del
   Desarrollo Institucional En El Apoyo Y Asesoría A Los Grupos De Trabajo.


                                                        ACTUACIÓN
                                                           DE
                                                          OYM




                                                       ACTIVIDAD DE
                                                      ASESORAMIENTO




                                                                              GRUPO DE
                                   POR                 DESARROLLA
                                                                              TRABAJO
                               PRIORIDADES              TRABAJOS
                                                                            POR PROYECTO




                                                      POR ACTIVIDADES
                                                       ESPECIFICAS DE
                                                           OYM




                                                        AJUSTES AL
                                                         TRABAJO




                                                        IMPLANTA
                                                        PROYECTO




                                                        MANTIENE
                                                        REGISTROS




                                                          ELABORA
                                                         INFORMES




                                                        RESULTADOS      N
                                                      SATISFACTORIOS


                                                          S

                                                          NUEVO
                                                        PROYECTO




             DIAG22.VSD




 VISTOS                                                    VERSION                   FECHA



                                                  12
                                                                                PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                    CODIGO
                                PLANEAMIENTO
                                                                                        MP300.02
SUBSISTEMA

                DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
PROCEDIMIENTO
                                                                                            HOJA
     ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO                  8/15
                                  INSTITUCIONAL


4.2.6. Formularios

a) Formulario MP300.02.01 : Acta de Reunión.

1) Objetivo

Registrar los eventos importantes y los acuerdos que se den en las reuniones del Grupo
Coordinador del Desarrollo Institucional (GCDI).

2) Llenado Del Formulario

El Acta la elabora el Secretario del Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional y entrega una
copia a cada miembro.

 Página : Numero de la página dentro de Acta, el cual debe ir seguido del número total de páginas
  del Acta separado por una diagonal invertida.
 Fecha, Hora y Lugar : Momento y lugar donde se celebra la reunión.
 Participantes : Apellidos, nombres y cargo de los participantes en esa reunión.
 Agenda : Temas a tratar en la reunión.
 Resumen del Acta Anterior : Breve contenido del Acta anterior, lo cual debe contener como
  mínimo : observaciones y asignación de responsabilidades en la ejecución de los proyectos.
 Informes : Relacionado con el informe mensual de seguimiento de los proyectos.
 Acuerdos : Considera los acuerdos de la reunión, los cuales son el resultado de la misma y se
  refieren a las acciones correctivas y de soporte que se deben aplicar al desarrollo de los
  proyectos, definición de fechas de inicio, reajustes en la programación general y específica, etc.
 Proyecto de agenda Para la Siguiente Reunión : Contiene los puntos que se tiene previsto tratar
  en la siguiente reunión así como el lugar, la fecha y la hora.
 Firma de los Participantes : Suscripción del Acta para que tenga la validez formal del caso.




 VISTOS                                              VERSION                 FECHA



                                                13
                                                                                                                PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                                                   CODIGO
                                              PLANEAMIENTO
                                                                                                                        MP300.02
SUBSISTEMA

                    DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
PROCEDIMIENTO
                                                                                                                           HOJA
     ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO                                                 9/15
                                               INSTITUCIONAL


ACTA DE REUNION DEL GRUPO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

                                                                                                     PAGINA :       /
                                                                                                     FECHA :
                                                                                                      HORA :
LUGAR................................................................................................
PARTICIPANTES:

 APELLIDOS Y NOMBRES                                            CARGO
 1.
 2.
 3.
 4.
 5.

AGENDA :




RESUMEN DEL ACTA ANTERIOR :



INFORMES :


ACUERDOS :



PROYECTO DE AGENDA PARA LA SIGUIENTE REUNION :


FIRMA DE LOS PARTICIPANTES :




 VISTOS                                                                    VERSION                          FECHA



                                                                   14
                                                                                                                                                                     PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                                                                                                                     CODIGO
                                                                            PLANEAMIENTO
                                                                                                                                                                                     MP300.02
SUBSISTEMA

                               DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
PROCEDIMIENTO
                                                                                                                                                                                             HOJA
     ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO                                                                                                                   10/15
                                                                                INSTITUCIONAL




b) Formulario MP300.02.02 : Diagrama General de Control de Proyectos.



                                                                            DIAGRAMA GENERAL DE CONTROL DE PROYECTOS

                                                 SUBSISTEMA DE DESARROLLO                                    TITULO :                                                              HOJA ____
                                              ORGANIZACION E INFORMATICO (SDOI)                                                                                                    DE ____
                                                                                                             PLANEAMIENTO ORGANIZACIONAL Y SOPORTE
      AÑO :            1,996               FORMULACIÓN       x   REFORMULACIÓN                                                                                                  Tiempos

                                           FECHA : 11/11/1995     FECHA :   REFOR.NRO.                       INFORMÁTICO                                                        Previstos



                 PROYECTOS                                                  RESPON
          N°                                                                             ENE           FEB      MAR          ABR   MAY         JUN   JUL    AGO   SET     OCT      NOV       DIC
                                           ACTIVIDADES                      SABLE

          1     Revisión y Actualización de la Estructura Orgánica.             GT1

                1.1 Diagnóstico

                1.2 Análisis y Definición de Alternativas.

                1.3 Revisión de Propuesta de Actualización.

                1.4 Implantación.

          2     Optimización de Procedimientos - Área Comercial             GT2

                2.1 Diagnóstico

                2.2 Análisis y Definición de Productos

                2.3 Reformulac.de Procedims.y Sop.Informático

                2.4 Revisión de Propuesta de Diseño.

               2.5 Implantación




      Revisado el :        /    /               Aprobado el :          /    /
      Por :                                      Por :

               Firma           Nombre                     Firma                 Nombre         Firma                Nombre             Firma         irma

      MP300.02.02




 VISTOS                                                                                                                      VERSION                              FECHA



                                                                                                               15
                                                                                                                                                                                                                          PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                                                                                                                                                                            CODIGO
                                                                                                PLANEAMIENTO
                                                                                                                                                                                                                                               MP300.02
SUBSISTEMA

                                     DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
PROCEDIMIENTO
                                                                                                                                                                                                                                                    HOJA
     ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO                                                                                                                                                                          11/15
                                                                                                    INSTITUCIONAL



c) Formulario MP300.02.03 : Informe Mensual de Seguimiento a los Proyectos.



            FORMULARIO MP300. 02. 03
                                                                                             INFORME MENSUAL DE SEGUIMIENTO A LOS PROYECTOS


           PROYECT O                                                                                                        OBJET IVO(S)                                                                          FECHA DE LA EVALUACION




                                                                                ACTIVIDADES                                                            SEGUN CRONOGRAMA
                                                                                                                                                                                               ESTADO REAL
                   RESPONSABLE                                                                                                                                                                                                  OBSERVACIONES
                                                                                                                                                                                                    (*)
                                                                                      SUB-ACTIVIDADES                                   F. INICIO               DURACION        ESTADO (*)




          (*) Indicar T = Terminada, P = Pendiente, XX% = Porcentaje de Avance                                                                                                               Elabor ado el : _____/____/_____
          Observaciones:    indicar la diferencia entre lo previsto y lo real, causas y acción correctiva de ser el caso. Al reverso incluir cronograma GANTT de Seguimiento.

              F3000203.vsd                                                                                                                                                                   Por :

                                                                                                                                                                                                         NOMBRE                            FIRMA




 VISTOS                                                                                                                                                            VERSION                                          FECHA



                                                                                                                                                  16
                                                                                                                                         PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                                                                                    CODIGO
                                                                 PLANEAMIENTO
                                                                                                                                                         MP300.02
SUBSISTEMA

                         DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
PROCEDIMIENTO
                                                                                                                                                            HOJA
     ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO                                                                                 12/15
                                                                 INSTITUCIONAL


          Anexo al Formulario MP300.02.03                            CONTROL MENSUAL DE SEGUIMIENTO AL PROYECTO

                                                     SUBSISTEMA DE DESARROLLO                        TITULO                                     HOJA ____
                 CRONOGRAMA DE                    ORGANIZACION E INFORMATICO (SDOI)                                                            DE ____
                                                                                                                                            T iemp o s
                  ACTIVIDADES                F EC HA D E IN IC IO      F EC HA D E T ER M IN O       PREPARACION DEL MANUAL DE GESTION      Pr evist o
                                             0 1/ 0 2 / 19 9 6         2 8 / 0 5/ 9 6                    DE ORGANIZACION Y METODOS          R eal

                   ACTIVIDADES                                       RESPON
             N°                                                                         FEBRERO               MARZO         ABRIL              MAYO
                                          SUB - ACTIVIDADES          SABLE
             1     Establecer el GT.                                  GCDI

                   1.1 Nombrar el Personal del GT

                   1.2 Definir la Organización y Funciones del GT.

                   1.3 Aprobar el GT.

                   1.4 Instalar, el GT.

             2     Preparar el Manual

                   2.1 Estudiar el Modelo de O & M                    GT

                   2.2 Adaptar el Modelo

                   2.3 Elaborar el Manual

                   2.4 Aprobar el Manual.                             GCDI




                                                                                                 Fecha de Evaluación

                                                                                                 28 de Marzo de 1,996




 VISTOS                                                                                           VERSION                           FECHA



                                                                                        17
                                                                                 PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                     CODIGO
                                 PLANEAMIENTO
                                                                                         MP300.02
SUBSISTEMA

                DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
PROCEDIMIENTO
                                                                                             HOJA
     ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO                  13/15
                                  INSTITUCIONAL

d) Formulario MP300.02.04 : Seguimiento del Proyecto.

1) Objetivo

Registrar la información detallada del Proyecto, lo que permite un seguimiento sistemático. Aquí se
indica los miembros del grupo de trabajo, sus responsabilidades, tiempos, fecha de inicio del
Proyecto y Cronograma.

2) Llenado Del Formulario

Lo prepara el Analista de O y M asignado al proyecto y lo revisa con los miembros del grupo de
trabajo, a quienes le entregará copia del documento final.
 Fecha : Del Proyecto.
 Número y Título : Del Documento.
 Distribución del Trabajo : Por cada miembro del grupo de trabajo y por cada fase indicar las
   actividades y sub actividades que realizará y cuanto tiempo aproximado le tomará. (Codificarlas).
 Firma de los Miembros del Grupo de Trabajo : Firma de los miembros en calidad de aceptación
   del contenido del formulario.
 Cronograma de Ejecución del Proyecto : Es un diagrama de GANTT donde se grafica la duración
   de cada actividad y sub actividad, se indica la fecha de inicio y finalización del proyecto, y los
   responsables de su ejecución.




 VISTOS                                               VERSION                 FECHA



                                                18
                                                                                    PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                    CODIGO
                                PLANEAMIENTO
                                                                                         MP300.02
SUBSISTEMA

                  DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
PROCEDIMIENTO
                                                                                            HOJA
     ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO                 14/15
                                    INSTITUCIONAL


     SEGUIMIENTO DEL PROYECTO                                    NUMERO :
     TITULO :                                                    FECHA :

     SOLICITANTE :            TIPO DE ACTIVIDAD :                METODOLOGÍA :

     OBJETIVO (S) :




DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO :

     MIEMBROS DEL GRUPO               COD.   ACTIVIDADES Y SUB ACTIVIDADES A TIEMPO
                                             REALIZAR                        APROX.
     - LEVANTAMIENTO




     - ANÁLISIS




     - FORMULACIÓN DE LA SOLUCIÓN




     - IMPLANTACIÓN




FIRMA Y NOMBRE DE LOS MIEMBROS DEL GRUPO DE TRABAJO
INCLUIR AL REVERSO CRONOGRAMA GANTT PARA SEGUIMIENTO
MP300.02.04




 VISTOS                                                VERSION                   FECHA



                                                19
                                                                                                                                      PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                                                                               CODIGO
                                                             PLANEAMIENTO
                                                                                                                                                    MP300.02
SUBSISTEMA

                           DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
PROCEDIMIENTO
                                                                                                                                                       HOJA
     ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO                                                                            15/15
                                                              INSTITUCIONAL


          Anexo al Formulario MP300.02.04                                CRONOGRAMA DE SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

                                                 SUBSISTEMA DE DESARROLLO                         TITULO                                    HOJA ____
               CRONOGRAMA DE                  ORGANIZACION E INFORMATICO (SDOI)                                                            DE ____
                                           FECHA DE INICIO         FECHA DE TERMINO                                                     Tiempos
                 ACTIVIDADES                                                                      PREPARACION DEL MANUAL DE GESTION     Previstos
                                           01/02/1996              28/05/96                          DE ORGANIZACION Y METODOS

                 ACTIVIDADES                                             RESPON
           N°                                                                         FEBRERO              MARZO           ABRIL             MAYO
                                         SUB - ACTIVIDADES               SABLE

           1     Establecer el GT.                                            GCDI

                 1.1 Nombrar el Personal del GT

                 1.2 Definir la Organización y Funciones del GT.

                 1.3 Aprobar el GT.

                 1.4 Instalar, el GT.

           2     Preparar el Manual

                 2.1 Estudiar el Modelo de O & M                              GT

                 2.2 Adaptar el Modelo

                 2.3 Elaborar el Manual

                 2.4 Aprobar el Manual.                                       GCDI




 VISTOS                                                                                         VERSION                        FECHA



                                                                                      20
                                                                                 PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                     CODIGO
                                 PLANEAMIENTO
                                                                                         MP300.03
SUBSISTEMA

                DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

PROCEDIMIENTO                                                                                HOJA
          ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA                         1/19


4.3.1. Finalidad

Sirve de guía de procedimiento que muestre los pasos necesarios para realizar un estudio de
estructura orgánica.

4.3.2. Base Legal

Manual de Organización y funciones de la EMPRESA.

4.3.3. Requisitos

Disponer de los Organigramas, estatutos, funciones, planes de la empresa a mediano y largo plazo
e información sobre antecedentes de organización y sobre el funcionamiento de las diversas
unidades de la empresa involucradas en el estudio.

4.3.4. Descripción

a) El área interesada solicita a través de su Jefe de Sistema, al Jefe del Sistema de Planeamiento,
   la ejecución de un estudio sobre su estructura orgánica.

b) El Jefe del Sistema de Planeamiento, después de un análisis preliminar de lo solicitado,
   encamina la solicitud al Subsistema de Desarrollo Organizacional y Soporte Informático. y de allí
   al Jefe del Equipo de Organización y Métodos.

c) El Jefe del Equipo de Organización y Métodos recibe la solicitud de trabajo, analiza la
   disponibilidad de recursos humanos de la unidad y de acuerdo con el orden de prioridad que
   tenga definido, lo encamina al Analista asignado. Ocasionalmente, el Equipo de Organización y
   Métodos podrá iniciar un trabajo basado en una necesidad detectada sin que exista una solicitud
   por el área involucrada en el estudio. En este caso el Jefe del Equipo de Organización y Métodos
   hará de conocimiento del Jefe del Sistema de Planeamiento fundamentando la necesidad del
   estudio y proponiendo el analista responsable. el Jefe del Sistema de Planeamiento aprobará y
   hará de conocimiento del Jefe del Sistema al cual pertenece el área motivo del estudio para que
   disponga las facilidades del caso.

d) El analista preparará la totalidad del material que necesitará consultar. Este material se refiere
   principalmente a los estatutos, reglamentos, organigramas, definición de funciones de las
   unidades y de todos aquellos documentos que permitan aproximarse al conocimiento de las
   actividades de la empresa a nivel de cada Sistema, Subsistema y/o equipo.




 VISTOS                                               VERSION                 FECHA



                                                21
                                                                                  PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                      CODIGO
                                 PLANEAMIENTO
                                                                                           MP300.03
SUBSISTEMA

                DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

PROCEDIMIENTO                                                                                 HOJA
          ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA                           2/19



e) El Analista deberá aplicar sus conocimientos en materia de Organización, especialmente de
   aquellos relativos a la departamentalización de actividades, delegación de funciones, extensión
   del control, principios de organización, elaboración de organigramas, tipos de organización,
   identificación de las unidades de servicio, definición de actividades, funcionamiento de comités,
   etc.

f) El Analista, en base al organigrama actual del área en estudio, deberá efectuar el levantamiento
   de la información, verificando los siguientes aspectos :
1) Si las unidades existentes en realidad corresponden a las que aparecen en el Organigrama.
2) Si las líneas de dependencia jerárquica que aparecen, son reales o si además de ellas existen
   otras que duplican la autoridad.
3) Si en las denominaciones de las diversas unidades se reflejan los objetivos de las mismas.
4) Si existen unidades de cualquier tipo que no figuran en el Organigrama.

g) Estudia los objetivos y las políticas generales de la empresa y de los diversos sistemas, utilizando
   el Manual de Organización y de los materiales sobre los diversos sistemas, los cuales se deben
   encontrar archivados en la documentación del Equipo de Organización y Métodos. También
   deberá tomar conocimiento del contenido de otros documentos relacionados con estudios de
   organización de la empresa que se hayan desarrollado anteriormente.

h) Debe desarrollar las entrevistas necesarias (FORMULARIO : CUESTIONARIO PARA ANÁLISIS
   DE ESTRUCTURA) para la elaboración de los CUADROS DE DISTRIBUCIÓN DE FUNCIONES
   por unidad administrativa, realizando luego el siguiente análisis :
1) Las funciones asignadas a cada unidad corresponden al objetivo de la misma ?
2) Existen funciones que sean técnicamente o funcionalmente incompatibles ?
3) Existen funciones duplicadas ( dos o mas unidades desempeñan simultáneamente actividades
   iguales o similares ) ?
4) En caso afirmativo, existe la posibilidad de centralizar las actividades duplicadas, reasignándolas
   a una sola unidad ?
5) El esfuerzo aplicado en el desarrollo de cada función, corresponde a la importancia de la misma
   ?
6) Existe desequilibrio entre la importancia de las funciones y el nivel al cual fueron asignadas ?
7) Existen funciones importantes que la empresa o la unidad debería realizar y que no realiza ?
8) El número de empleados subordinados al mismo jefe, le permite ejercer la supervisión adecuada
   ? Existe la posibilidad de crear niveles adicionales en la cadena de mando, o por el contrario, se
   puede disminuir el número de niveles en la estructura ?
9) Existe un buen nivel de especialización en el desempeño de cada actividad ? Ese nivel puede ser
   mejorado ?
10)Varios Jefes dan órdenes simultáneas a un mismo empleado ?
11)Las líneas de autoridad son claras y cada persona sabe con exactitud quienes son sus
   subordinados y cual es su jefe ?
12)Todas las unidades subordinadas a otra unidad ejecutan actividades que contribuyen al
   cumplimiento del objetivo de la unidad matriz ?




 VISTOS                                                VERSION                 FECHA



                                                 22
                                                                               PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                   CODIGO
                                 PLANEAMIENTO
                                                                                       MP300.03
SUBSISTEMA

                DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

PROCEDIMIENTO                                                                              HOJA
          ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA                       3/19



13)La ubicación de las unidades de servicio y apoyo administrativo es el mas adecuado para los
   fines de coordinación de prestación de servicios y de supervisión especializada de estas
   unidades ?
14)La empresa dispone de elementos de coordinación como Comités, que contribuyen como
   especializado en la toma de decisiones? En qué casos sería conveniente organizarlos?
15)Existe un Reglamento Interno de Trabajo y definición de funciones para cada uno de los
   Comités?
16)Existe un grado de centralización excesivo que dificulta el cumplimiento de los objetivos de la
   empresa y/o contradice sus políticas?

i) En base a las funciones y al nivel de cada unidad, el Analista levanta una lista de tareas a ser
   desarrolladas por estas unidades y elabora el CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO.

j) Somete dicho Cuadro al siguiente análisis :
1) Varios empleados realizan tareas iguales o similares? Se puede introducir un mayor grado de
   especialización en el desempeño de cada cargo?
2) Las actividades realizadas por los empleados corresponden en lo posible a sus mejores aptitudes
   y gustos?
3) El esfuerzo total dedicado a cada actividad es proporcional a la importancia de la misma?
4) Existe un grado adecuado de delegación de funciones? El Jefe dedica tiempo excesivo a
   actividades fácilmente delegables? Dedica tiempo suficiente en la realización de tareas propias
   de su Jefatura?
5) La Extensión del Control es adecuada? ( significa que si el número de subordinados al jefe es
   excesivo o muy pequeño?) Qué medidas correctivas se pueden aplicar.
6) Las cargas de trabajo por empleado son equilibradas?
7) Un mismo empleado desempeña funciones incompatibles?
8) Existen funciones claramente definidas, por escrito para cada cargo?
9) Las funciones que desempeña cada empleado corresponden a las descritas?

k) Desarrolla un análisis completo de toda la información obtenida, estudia los problemas
   encontrados y establece posibles alternativas de solución, y a continuación proyecta la nueva
   estructura y elabora los respectivos organigramas

l) Define las funciones de las unidades involucradas en la solución.

m) Elabora un nuevo CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE FUNCIONES y lo somete al mismo análisis
   descrito en el paso h) e introduce las modificaciones que sean aconsejables, verificando la
   consistencia técnica de tales soluciones.

n) Elabora el nuevo CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO y lo somete al análisis descrito en
   el paso j), definiendo en esta ocasión, el dimensionamiento del personal para las diversas
   unidades estudiadas.




 VISTOS                                               VERSION               FECHA



                                                23
                                                                                    PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                         CODIGO
                                  PLANEAMIENTO
                                                                                             MP300.03
SUBSISTEMA

                DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

PROCEDIMIENTO                                                                                    HOJA
          ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA                             4/19



o) Elabora un anteproyecto para someterlo a la apreciación del equipo de Organización y Métodos,
   explicando las características, el alcance y las ventajas de las soluciones propuestas.

p) El Analista efectúa las reformulaciones sugeridas por el equipo de Organización y Métodos y
   cuando sea el caso, elabora el Proyecto Final.

q) El Jefe del equipo de Organización y Métodos interviene ante el Grupo Coordinador del
   Desarrollo Institucional y/o Directorio para explicar las características, el alcance y las ventajas de
   las soluciones propuestas por el proyecto.

r) El Directorio, después de tomar conocimiento del proyecto, procede a su aprobación.

s) Después de la aprobación del proyecto y de su autorización para implantación, el Analista
   prepara con el Jefe del equipo de Organización y Métodos y los Jefes de las Áreas involucradas,
   el Plan de Implantación, incluyendo tiempos, recursos humanos y materiales.

t) Prepara en coordinación con el Equipo de Capacitación y con los Jefes de las áreas
   involucradas, el Plan de Entrenamiento.

u) Promueve una reunión con los Jefes y empleados de las áreas involucradas, con el propósito de
   facilitar la implantación venciendo la resistencia y temores, que normalmente las modificaciones
   organizacionales traen consigo.

v) El Analista comienza y apoya de manera permanente y dedicada, la implantación del proyecto,
   asesorando a los Jefes en la solución de los obstáculos que se presenten, recomendando las
   modificaciones y ajustes que se requieran, para así asegurar el óptimo funcionamiento de las
   unidades sujetas a la reestructuración.

En los Subitems del 2.1 al 2.10 se encuentran las técnicas de Organización y Métodos para el
Desarrollo de Estudios sobre estructuras orgánicas.




 VISTOS                                                 VERSION                  FECHA



                                                   24
                                                                                             PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                                CODIGO
                                            PLANEAMIENTO
                                                                                                     MP300.03
SUBSISTEMA

                DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

PROCEDIMIENTO                                                                                           HOJA
          ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA                                    5/19


4.3.5. Diagramación

a) Procedimiento para Diagnósticos en Trabajos de Organización y Métodos.



                                                                     INICIO DEL
                                                                    DIAGNÓSTICO




                                                                      LAY-OUT      N    CORREGIR
                                                      2              CORRECTO            LAY-OUT



                                                                      S


                                                                                   S    CORREGIR
                                                                    CUELLOS DE
                                                                                       CUELLOS DE
                                                                     BOTELLA
                                                                                         BOTELLA



                                                                      N


                                                                      FLUJOS       N    CORREGIR
                                                                    CORRECTOS          LOS FLUJOS



                                                                      S


                                                                   FORMULARIOS     N    CORREGIR
                                                                    ADECUADOS          FORMULARIOS



                                                                      S


                      N                    NORMAS         N          AUSENCIA
                                        INADECUADAS                 DE NORMAS


                                                          S
                                                                              S


                                                                     ELABORAR
                                                                     O REVISAR
                                                                      NORMAS




                      N                 ESTRUCTURA        S         ESTRUCTURA
                                        INADECUADA                    DEFINIDA


                                                          S                   N



                                                                       DEFINIR
                                                                     O CORREGIR
                                                                   LA ESTRUCTURA




                                                                          1

                    DIA GRA 311.V S D




 VISTOS                                                               VERSION             FECHA



                                                              25
                                                                                          PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                          CODIGO
                                      PLANEAMIENTO
                                                                                               MP300.03
SUBSISTEMA

                DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

PROCEDIMIENTO                                                                                     HOJA
          ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA                              6/19



a) Procedimiento para Diagnósticos en Trabajos de Organización y Métodos (Continuación).


                                                                  1




                               PERSONAL EN
                          S                        S         PERSONAL
                                 CANTIDAD
                                                             CALIFICADO
                                SUFICIENTE


                                                   N                  N

                                                            MODIFICAR O
                                                            AMPLIAR EL
                                                            CUADRO DE
                                                             PERSONAL




                          N    INSTALACIONES       S    INSTALACIONES
                                 OBSOLETAS                SUFICIENTES



                                                   S



                                                            VARIAR
                                                        INSTALACIONES




                                CORREGIR                      SOPORTE
                                                   N
                                 SOPORTE                    OPERACIONAL
                               OPERACIONAL                   EFICIENTE


                                                                      S




                                                   N      SOLUCION        N      BUENAS
                                AREA FISICA
                                                          A NIVEL DE          CONDICIONES DE
                                SUFICIENTE
                                                        ADM. SUPERIOR           AMBIENTE


                                  S                                                   S



                                                   S
                                                               BAJO
                                               2            RENDIMIENTO




                                                              N

                                                                FIN

                DIAG3132.VSD




 VISTOS                                                         VERSION               FECHA



                                                       26
                                                                                                                                 PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                                                                              CODIGO
                                                               PLANEAMIENTO
                                                                                                                                                   MP300.03
SUBSISTEMA

                                    DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

PROCEDIMIENTO                                                                                                                                         HOJA
            ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA                                                                                7/19


4.3.6. Formularios

a) Formulario MP300.03.01 : Cuestionario para el Análisis de Estructura.

                     Alternativa 1


                                                                   ORGANIGRAM A                              FECHA
                                                                                                             DEPT°
                                                                                                             DIVISION
                                                                                                             SECCION
                                                                             TITULO DEL CARGO O FUNCION
                                                                             NOMBRE




                                        PERSONA QUE LLENA EL                    TITULO DEL CARGO O FUNCION
                                        CUESTIONARIO                            NOMBRE



                                                                                                                        CARGO
                                                                                                                        NOMBRE
                                                                                                                                 ASESORES
                                                                                                                                 TECNICOS
                                                                                                                                    (A)*



    ASISTENTES                                                                                                          CARGO
    TECNICOS                                                                                                            NOMBRE



                                                                                                                                 ADMINISTRATIVOS
                                                                                                                                      (A)*

                                                                                                                        CARGO
    ADMINISTRATIVOS                                                                                                     NOMBRE
        (A)*




    JEFES
    SUBORDINADOS



    (PARA CADA UNO DE ELLOS SERA
    PREPARADO UN ORGANIGRAMA SIMILAR)


           (A)*.- si es aplicable

    F3000311.VSD




 VISTOS                                                                              VERSION                              FECHA



                                                                           27
                                                                                                   PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                                   CODIGO
                                          PLANEAMIENTO
                                                                                                        MP300.03
SUBSISTEMA

                  DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

PROCEDIMIENTO                                                                                              HOJA
          ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA                                       8/19




                          1.- PRINCIPALES FUNCIONES DESARROLLADAS POR LA UNIDAD EN EVALUACION



                                JEFE




                               NIVELES



                               SUBORDINADOS




                f3000312.VSD




 VISTOS                                                            VERSION                      FECHA



                                                             28
                                                                                                       PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                                        CODIGO
                                                     PLANEAMIENTO
                                                                                                             MP300.03
SUBSISTEMA

                     DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

PROCEDIMIENTO                                                                                                   HOJA
          ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA                                            9/19




                          2 ) NUMERO DE EMPLEADOS Y PRACTICANTES UBICADOS EN LA UNIDAD


                                                                                   TOTAL    TOTAL    TOTAL
                                           AREAS
                                                        H    M                       H        M      GRAL.
                          CLASIFICACION
                          2.1 Própios del Area
                              - Tiempo total
                              - Tiempo parcial


                          2.2 Apoyo de otras Areas
                              - Tiempo total
                              - Tiempo parcial


                          2.3 Contratados Externos
                              - Tiempo total
                              - Tiempo parcial




                          3 ) LA UNIDAD DESARROLLA ACTIVIDADES QUE NO LE CORRESPONDE ¿CUALES?




                          4 ) LA CARGA DE TRABAJO DE LA UNIDAD ES REGULAR ? HAY PERIODOS DE MUCHO VOLUMEN
                              DE TRABAJO ? INDIQUE CAUSAS, FRECUENCIA Y DURACION




                          5 ) EL TRABAJO DE LA UNIDAD ESTA AL DIA ? SINO, INDICAR LAS CAUSAS DEL ATRASO




                f3000313.VSD




 VISTOS                                                               VERSION                       FECHA



                                                                 29
                                                                                                                                              PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                                                                                    CODIGO
                                                    PLANEAMIENTO
                                                                                                                                                         MP300.03
SUBSISTEMA

                  DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

PROCEDIMIENTO                                                                                                                                               HOJA
          ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA                                                                                       10/19




                         6 ) HAY NECESIDAD DE HORAS EXTRAS ?


                               - esporádicamente

                               - f recuentemente

                               - permanentemente




                         DATOS ADICIONALES



                         1.-   in diqu e la razón de la e xist enci a de su un idad y e xpli que po rque e l trab ajo de s u unid ad es
                               necesario para la organización


                         2.-   Ud. prev ee alguna alteración en su unidad? En caso sea la respuesta positiv a, enumere ;


                         3.-   A na li se c ua l qu ie r f a ct o r qu e, e n su o pi ni o n e n tr am pe e l f u n ci on am ie n to d e su u ni da d,
                               pa rtic ular ment e a quel los f ac tore s q ue pro v ien en de acti v ida des, pr oble mas o f al tas en otras
                               unidades


                         4.-   Enum ere las tres modi f icacion es mas importa ntes que, en su opin ión, deben ser in troducid as,
                               para obtener mejoras en la ef iciencia de su unidad.


                         5.-   Si Ud. hubiera pedido personal adicional y aún no hubiera sido atendido, explique porque realizó
                               tal solicitud

                         6.-   Ud. espera alguna modif icación en la carga de trabajo de su unidad en los próximos 3 a 6 meses?
                               cual es la magnitud de esa modif icación ?


                         7.-   Cuantas horas extraordinarias tuv o su unidad de trabajo en los últimos 6 meses, y cual es la razón
                               de ésto? (la respuesta puede ser aproximada o sólo positiv a o negativ a);


                         8.-   Indique otros f actores importantes para el desempeño de su unidad.




                                          FECHA                                                                  FIRMA




                f3000314.VSD




 VISTOS                                                                                    VERSION                                       FECHA



                                                                                 30
                                                                                PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                    CODIGO
                                     PLANEAMIENTO
                                                                                        MP300.03
SUBSISTEMA

                  DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

PROCEDIMIENTO                                                                               HOJA
          ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA                       11/19

             Alternativa 2 :

CUESTIONARIO PARA EL ANÁLISIS DE ESTRUCTURA

EMPRESA:

1. ÓRGANO

2. NOMBRE DEL ENCUESTADO

3. NOMBRE DEL CARGO

     3.1 Nivel del Cargo             Gerente                     (   )
                                     Asistente                   (   )
                                     Jefe                        (   )
                                     Empleado                    (   )
                                     Otros (especifique)         (   )


4. Identifique el Jefe a quien está subordinado directamente :



5. Identifique las personas que son directamente subordinadas a usted y en caso de ser jefes, antes
   del nombre indique el título del cargo:




6. Usted reporta a otras personas, además de su jefe inmediato?

                       SI      ( )                 NO      ( )


7. En caso afirmativo, identificar a la personas a quienes reporta, aclarando para cada una de ellas
   los casos en que lo hace:

PERSONAS                                         CASOS



8. Usted recibe ordenes directamente de otras personas además de su jefe inmediato?

                       SI      ( )                 NO      ( )




 VISTOS                                                    VERSION           FECHA



                                                    31
                                                                                    PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                     CODIGO
                                  PLANEAMIENTO
                                                                                         MP300.03
SUBSISTEMA

                  DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

PROCEDIMIENTO                                                                                HOJA
          ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA                        12/19



En caso positivo, identificar las personas de quien recibe ordenes, aclarando, para cada una de ellas
los casos en que esto normalmente ocurre. Si esas ordenes son recibidas por escrito, ponga “E” a la
derecha del cuadro. Si son recibidas verbalmente, ponga una V.

PERSONAS                                       CASOS



9. Usted tiene contacto directo por razón del servicio, con los clientes?

SI ( )                                                           NO ( )

c/Proveedores                    si ( )                          no ( )
c/Personal de otros órganos?     si ( )                          no ( )
c/Personal de otra empresa
del grupo                        si ( )                          no ( )

10.Si usted mantiene contacto con otros órganos de su servicio o fuera de el, para el buen
   desempeño de sus funciones personales, o de las de su órgano en caso Ud. sea el jefe,
   identificar tales órganos e indicar en que depende de ellos:



11.Si algún otro órgano de la empresa, para el buen desempeño de sus actividades, depende de la
   acción y/o información de Ud., identificar tales sectores y, especificar en que ellos dependen de
   Ud.




12.Agradeceremos llenar el formulario del ANEXO I, relacionado a sus tareas

OBS : Si el espacio para responder cualquiera de las preguntas fuera pequeño, anexar en hoja
     adicional, la información complementaria. No se olvide de codificarlas con el mismo número
     de pregunta atendido.


          Fecha                      Encuestado                             Analista




 VISTOS                                                VERSION                   FECHA



                                                  32
                                                                                          PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                                CODIGO
                                          PLANEAMIENTO
                                                                                                     MP300.03
SUBSISTEMA

                        DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

PROCEDIMIENTO                                                                                           HOJA
            ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA                                 13/19



                                                      ANEXO 1

Lista de tareas

Describa abajo detalladamente, las tareas que Ud. ejecuta. Describa los actos que considera más
importantes, indicando el suficiente detalle (puede utilizar más de una hoja). Enumere las tareas en
orden aproximado de su ejecución o según su importancia.

                                                                                 TIEMPO
           N° DE ORDEN      TAREAS DIARIAS                                       APROXIMADO
                                                                                 (HRS)




Otras Tareas


 NRO         DE FRECUENCIA                                                     TIEMPO
 ORDEN                            DESCRIPCIÓN                                  APROXIMADO
                  (1)                                                          Cantidad    Und (2)




(1)       La frecuencia puede ser :             (2)    La unidad puede ser :
          S= La realiza cada semana                    H= Horas
          Q= La realiza cada quincena                  D= Días
          M= La realiza mensualmente                   S= Semanas
          A= La realiza anualmente                     M= Meses
          E= La realiza esporádicamente




 VISTOS                                                        VERSION             FECHA



                                                        33
                                                                                 PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                     CODIGO
                                 PLANEAMIENTO
                                                                                         MP300.03
SUBSISTEMA

                DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

PROCEDIMIENTO                                                                                HOJA
          ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA                        14/19


b) Formulario MP300.03.02 : Cuadro De Distribución De Funciones

1) Objetivos

Facilitar al Analista la detección de funciones asignadas a la Unidad Administrativa que no son
compatibles con sus objetivos o que se están duplicando con las de otras Unidades o que hay
ausencia de otras que no le permiten alcanzar sus objetivos a cabalidad.

2) Llenado De Formulario

 El formulario será llenado en original y una copia por cada uno de los Jefes de las Unidades
  Administrativas en estudio a requerimiento del analista asignado al estudio, y seguirá la siguiente
  distribución:
 Original: para el Analista de O y M asignado al estudio, el cual lo utilizará archivará como parte
  del expediente del estudio indicado.
 Primera Copia: para el Jefe de la Unidad Administrativa que llenó el formulario.
 Para el llenado, seguir las siguientes indicaciones:
 Nombre, siglas y código de la Unidad Administrativa: indicar el nombre completo, siglas y código
  de la Unidad Administrativa. En caso de no contar con siglas o códigos, rayar el campo.
 Nombre del Jefe o Responsable, cargo, titular o encargado: Nombre completo del Jefe o
  Responsable de la Unidad Administrativa. Su cargo, si es el titular o si esta encargado. Si esta
  encargado indicar desde cuando, la causa y si es por tiempo indeterminado. Quién es el titular.
 Teléfono ó Anexo y N° de Oficina: Indicar lo que corresponde, de no ser el caso, rayar el campo.
 Objetivos y Funciones de la Unidad Administrativa: Indicar detalladamente los objetivos (la razón
  de existir) y las funciones (como lo consigue) de la unidad Administrativa actualmente, señalando
  para cada una si las tiene formalmente asignadas (F) o si no es así (I).
 Personal Asignado a la Unidad Administrativa: Código, Apellidos y Nombres, Cargo y si es
  Permanente o Temporal en relación al Personal que depende directamente del Jefe que llena el
  presente documento.
 Fecha, Nombre y Firma del Encuestado: Fecha en que el documento fue llenado, Nombre y firma
  de quien lo llenó.
 Recepción:
 Nombre y firma de quien recepcionó el formulario y fecha de recepción.




 VISTOS                                               VERSION                 FECHA



                                                34
                                                                                               PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                                         CODIGO
                                          PLANEAMIENTO
                                                                                                              MP300.03
SUBSISTEMA

                   DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

PROCEDIMIENTO                                                                                                    HOJA
           ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA                                           15/19


                                  CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE FUNCIONES


     NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA:                                  SIGLAS:             CÓDIGO:


     NOMBRE DEL JEFE ACTUAL :          NOMBRE DEL CARGO ACTUAL :          TITULAR:            FECHA :


                                                                          ENCARGADO :

     TELÉFONO O ANEXO                                       NRO DE OFICINA
     SI LA JEFATURA ESTA ENCARGADA INDICAR :
     DEL TITULAR
     NOMBRE :                                                        SITUACION ACTUAL :


     DEL ENCARGADO
     CARGO EN QUE ES TITULAR :                                       TIEMPO PREVISTO DE ENCARGATURA :



     OBJETIVOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA:                                                             F/I
     1.

     2.

     3.

     4.


     FUNCIONES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: (EN ORDEN DE IMPORTANCIA)                                   F/I

     1.

     2.

     3.

     4.

     5.

     6.

     7.

     8.

     9.

     10.

     11.
F     = Establecidos en el Manual de Funciones u otro documento formal.
I     = Se aplica aunque no está asignado formalmente.




 VISTOS                                                              VERSION                FECHA



                                                              35
                                                                                                      PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                                              CODIGO
                                           PLANEAMIENTO
                                                                                                                   MP300.03
SUBSISTEMA

                    DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

PROCEDIMIENTO                                                                                                         HOJA
          ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA                                                 16/19




          PERSONAL ASIGNADO A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

          CÓDIGO     APELLIDOS Y NOMBRES                                CARGO                                P/T




      (*) P =       Permanente                           T        =         Temporal


          FECHA:             NOMBRE:                                       FIRMA DEL ENCUESTADO:


Recepción:

          NOMBRE:                                             FIRMA :                              FECHA :

          ANALISTA DE O Y M.

NOTA: UTILIZAR CUANTAS HOJAS REQUIERA PARA UNA INFORMACIÓN COMPLETA




 VISTOS                                                                 VERSION                    FECHA



                                                                36
                                                                                 PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                     CODIGO
                                 PLANEAMIENTO
                                                                                         MP300.03
SUBSISTEMA

                DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

PROCEDIMIENTO                                                                                HOJA
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c) Formulario MP300.03.03 : Cuadro De Distribución De Trabajo

1) Objetivos

Permite detectar al Analista si las tareas de los empleados se duplican, si el esfuerzo dedicado
corresponde a la importancia de la tarea, si las cargas por empleado son equilibradas, o si no se
está realizando alguna tarea que es necesario llevarla a cabo.

2) Llenado Del Formulario

 El formulario será elaborado para cada Unidad Administrativa en borrador por el Analista de O y
   M. Para lo cual utilizará la información captada en el “CUESTIONARIO PARA ANÁLISIS DE
   ESTRUCTURA” y el “CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE FUNCIONES”.
El borrador será revisado por el Analista y conjuntamente con el Jefe de la Unidad Administrativa
superaran las incongruencias de la información obtenida, generándose un documento final que
deberá ser suscrito por ambos.
 Para el llenado seguir las siguientes instrucciones :
 Funciones de la Unidad Administrativa: En esta columna se deben plasmar las funciones de la
   Unidad en orden de importancia.
 Columnas verticales siguientes: Indicar en cada columna empezando por el Jefe de la Unidad
   Administrativa y en orden de nivel funcional, de izquierda a derecha, el nombre y el cargo de
   cada servidor de la unidad precedido de las letras A, B y C, etc. para facilitar referencias
   posteriores.
 Mas abajo, indicar las tareas de cada servidor con los respectivos tiempos semanales en horas
   en las columnas TS, de modo que horizontalmente coincidan con la clasificación por función de la
   Unidad Administrativa. Sumar los tiempos de las tareas en cada fila, registrando los totales en la
   primera columna TS de la izquierda. Sumar verticalmente los tiempos semanales
   correspondientes a cada servidor (debe ser casi siempre entre 30 a 35 horas). Registrar el total
   general del tiempo semanal de la Unidad Administrativa en la primera columna de TS.
 Analista y jefe de la Unidad Administrativa: Una vez revisado y ajustado el documento deberán
   suscribirlo conjuntamente.
 Dicho documento será la herramienta principal del analista para la evaluación de la estructura
   orgánica ya que provee una visión de conjunto de las Funciones de la Unidad y las Tareas de sus
   empleados en relación a las mismas. Con el análisis se descubrirá las primeras posibilidades de
   mejoras y simplificaciones y se orientará el trabajo de análisis de las fases posteriores.
 No hay reglas específicas que puedan sustituir la experiencia y capacidad de percepción y
   sentido común del Analista; sin embargo, como una orientación y sistematización del análisis se
   recomienda el siguiente cuestionario, cuyas respuestas deben ser indicadas por el Jefe de la
   Unidad con el asesoramiento del Analista como un anexo al CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE
   TRABAJO:




 VISTOS                                               VERSION                 FECHA



                                                37
                                                                              PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                  CODIGO
                                PLANEAMIENTO
                                                                                      MP300.03
SUBSISTEMA

                DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

PROCEDIMIENTO                                                                             HOJA
          ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA                      18/19



 Qué funciones absorben mas tiempo? Son ellas realmente las que deben consumir mas tiempo?
 Existe esfuerzo mal empleado? Existen tareas sin un gran valor para los objetivos de la Unidad y
  que están absorbiendo tiempo exagerado?
 Se están usando las aptitudes adecuadamente? Existen empleados realizando tareas de nivel
  superior o inferior a sus calificaciones o al nivel funcional?
 Existen empleados que realizan tareas no relacionadas?
 Existe alguna tarea dispersa entre varios empleados?
 Esta distribuido equitativamente el trabajo?




 VISTOS                                             VERSION                FECHA



                                               38
                                                                                            PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                                     CODIGO
                                 PLANEAMIENTO
                                                                                                          MP300.03
SUBSISTEMA

                DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

PROCEDIMIENTO                                                                                                HOJA
          ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA                                        19/19



CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO

NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA:                                       FECHA :
  FUNCIONES DE LA UNID. T A=X---------X   T   B=X----------X T C=X----------X  T    D=X-----------X   T
  ADM                      S XXXX         S   XXXX           S XXXX            S    XXXX              S




   NOMBRE:            FIRMA:              NOMBRE:                                   FIRMA:
   ANALISTA:                              JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA




 VISTOS                                                   VERSION                       FECHA



                                                   39
                                                                                  PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                     CODIGO
                                 PLANEAMIENTO
                                                                                         MP300.04
SUBSISTEMA

                        DESARROLLO ORGANIZACIONAL
 PROCEDIMIENTO
                                                                                             HOJA
ESTUDIO, IMPLANTACION DE PROCEDIMIENTOS - ELABORACION Y RACIONALIZACION                     1/10


4.4.1. Finalidad

Ordenar la ejecución de las diversas actividades desarrolladas en la empresa, permitiendo su
normalización, racionalización y control.

4.4.2. Base Legal

Manual de Organización y Funciones de la EMPRESA.

4.4.3. Descripción

a) La Unidad de Organización y Métodos recibe una solicitud para realizar un análisis de
   procedimientos.

b) Adicionalmente, el equipo de Organización y Métodos, sin solicitud previa del área involucrada,
   podrá iniciar un análisis de procedimientos en caso detecte la necesidad de hacerlo.

c) El Jefe de Organización y Métodos analiza la factibilidad y disponibilidad de recursos del equipo,
   de acuerdo con las prioridades definidas y lo tramita al analista designado.

d) El jefe del área efectúa el llenado del formulario MP300.01.01 : REGISTRO DE TRABAJOS DE
   ORGANIZACION Y METODOS en dos copias. Archiva la primera para aspectos de control y
   tramita la 2da al Analista designado.

e) El Analista elabora la programación del estudio utilizando las técnicas de Organización y Métodos
   esbozadas en el Subitem 2.1.

f) El Analista desarrolla la etapa de Levantamiento de Datos utilizando las técnicas de Organización
   y Métodos, mediante observación directa y entrevistas con el personal que ejecuta el
   procedimiento, según se indica en los Subitems 2.1, 2.3 y 2.4.

g) El Analista elabora los Flujogramas, la descripción del procedimiento en estudio, incluyendo los
   datos de tiempos y distancias recorridas, de ser necesario, en función a las características del
   procedimiento, objetivo y profundidad del estudio, utilizando el tipo de flujograma mas adecuado
   a la necesidad específica. Ver tópico 4.4.5. Flujogramas.

h) El Analista realiza el análisis del procedimiento, mediante el estudio del flujograma, aplicando a
   cada una de las actividades el cuestionario que aparece en la técnica del Subitem 2.5. : Análisis
   de Procedimientos.

i) El Analista introduce las modificaciones que el análisis anterior recomendó.




 VISTOS                                               VERSION                 FECHA



                                                 40
                                                                                PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                    CODIGO
                                PLANEAMIENTO
                                                                                        MP300.04
SUBSISTEMA

                       DESARROLLO ORGANIZACIONAL
 PROCEDIMIENTO
                                                                                            HOJA
ESTUDIO, IMPLANTACION DE PROCEDIMIENTOS - ELABORACION Y RACIONALIZACION                    2/10



a) El Analista revisa con el personal involucrado en las modificaciones, las mejoras propuestas,
   logrando así su participación y aceptación, logrando así asegurar su colaboración e interés en la
   etapa posterior de implantación.
b) El Analista realiza un estudio para determinar las ventajas económicas y de todo orden, y que
   representan las mejoras propuestas; asimismo, establecerá el costo de implantación del nuevo
   procedimiento.

c) El Analista elabora un anteproyecto y lo somete a la revisión del equipo de Organización y
   Métodos, sustentando características, alcance y ventajas de las soluciones propuestas.

d) El Analista efectúa las modificaciones planteadas por el equipo de Organización y Métodos, de
   ser ese el caso, y elabora el proyecto final.

e) El Jefe de Organización y Métodos encamina el proyecto final al Sistema de Planeamiento a
   través del subsistema de Desarrollo Organizacional y Soporte Informático.

f) El Jefe del Sistema de Planeamiento evalúa el proyecto y lo encamina al Grupo Coordinador del
   Desarrollo Institucional y/o al Directorio según el caso.

g) Luego de la aprobación del proyecto y de su autorización para implantación, el Analista
   conjuntamente con el jefe del equipo de Organización y Métodos y los jefes responsables de la
   implantación, prepara el Cronograma de implantación, incluyendo tiempos, recursos humanos y
   materiales.

h) El analista prepara conjuntamente con los jefes responsables, el Plan de entrenamiento del
   personal involucrado en la ejecución del proyecto.

i) El Analista promueve una reunión de jefes y empleados de las áreas involucradas, de manera
   que se pueda facilitar la implantación, venciendo resistencias y temores, que surgen como
   reacción natural ante cualquier cambio.

j) El Analista inicia el seguimiento permanente y dedicado a la implantación del procedimiento,
   asesorando a los jefes en la solución de los obstáculos que se presentasen, aconsejando las
   recomendaciones y ajustes, que se requieren para asegurar la óptima implantación del
   procedimiento.




 VISTOS                                              VERSION                 FECHA



                                                41
                                                                                PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                    CODIGO
                                   PLANEAMIENTO
                                                                                        MP300.04
SUBSISTEMA

                 DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                            HOJA
ESTUDIO, IMPLANTACION DE PROCEDIMIENTOS - ELABORACION Y RACIONALIZACION                    3/10


4.4.4. Diagramación

a) Flujogramas.
El Flujograma es un tipo de representación gráfica que permite representar el movimiento de
documentos, formularios y operaciones que ocurren en una empresa, a través de personas, órganos
de la empresa y terceros, de forma de complementar racionalmente las descripciones narrativas de
los sistemas o rutinas de trabajo.
Son innumerables los modelos de flujogramas utilizados en la práctica, sin embargo algunas reglas
básicas son generales aceptadas y se adaptan a cualquier tipo, tales como:
 Título del estudio o del sistema
 Fecha
 Identificación de quien lo preparo
 Identificación de fase del estudio (propuesta, anteproyecto, etc.)
 Leyenda: Identificación del significado de los símbolos utilizados en la
 preparación.
No existe ninguna normalización de convenciones en las ciencias de la                 organización y
administración, son empleados, todavía, ciertos símbolos que a continuación se enumeran, porque
constituyen una excelente forma de comunicación, permitiendo que los gráficos sean fácilmente
entendidos.
1) Flujograma Vertical y Flujograma Diagonal
El flujograma Vertical es utilizado en la representación de rutinas simples; muestra el proceso
analítico del flujo de trabajo dentro de una unidad administrativa.
El flujograma Diagonal es usado en rutinas complejas, en la que intervienen de varias unidades
administrativas. En el flujograma Diagonal la secuencia de trabajo camina de izquierda a Derecha y
de arriba para abajo; los símbolos que identifican las fases de rutina deben ser diseñados dentro de
los respectivos cuadros.
Las principales convenciones usadas en la elaboración de estos flujogramas son los siguientes:


                 Un círculo es una operación


                 Una flecha equivale a un transporte


                 Un cuadro representa una inspección


                 Un D representa demora o atraso




 VISTOS                                                 VERSION              FECHA



                                                   42
                                                                                  PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                  CODIGO
                                   PLANEAMIENTO
                                                                                       MP300.04
SUBSISTEMA

                 DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                          HOJA
ESTUDIO, IMPLANTACION DE PROCEDIMIENTOS - ELABORACION Y RACIONALIZACION                  4/10




                 Un triángulo con vértice volteado para abajo representa
                 almacenamiento o archivo

                 Un triángulo sentado en la base significa permanencia temporal




 VISTOS                                                 VERSION               FECHA



                                                  43
                                                                                                           PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                                                  CODIGO
                                                     PLANEAMIENTO
                                                                                                                       MP300.04
SUBSISTEMA

                       DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                                                          HOJA
ESTUDIO, IMPLANTACION DE PROCEDIMIENTOS - ELABORACION Y RACIONALIZACION                                                  5/10



                                                       FLUJOGRAMA VERTICAL
                 IDENTIFICACION

                      PROCESAMIENTO EN ANALISIS


                      INICIO DE PROCESAMIENTO

                                         SECTOR
                      TERMINO DE
                      PRCESAMIENTO
                                         SECTOR

                      ANALISTA

                      FECHA


                  METODO ACTUAL
                                                                                               DISTANCIA     TIEMPO
                 N°     SIMBOLOS         EMPLEADOS           DESCRIPCION DE LOS PASOS           TRANS-
                                                                                                PORTES




                 METODO PROPUESTO
                                                                                               DISTANCIA     TIEMPO
                 N°     SIMBOLOS         EMPLEADOS           DESCRIPCION DE LOS PASOS           TRANS-
                                                                                                PORTES




                                 R ESU MEN                                          METODO         D I F ER EN C I A
                                                        METODO ACTUAL
                                                                                   PROPUESTO
                       DISTANCIA DE LOS TRANSPORTES
                              TIEMPO EN (UNIDADES)
                         OPERACIONES
                         TRANSPORTES
                         CONTROLES
                         ESPERAS

                         ARCHIVOS




                 MP300.DOC




 VISTOS                                                                  VERSION                     FECHA



                                                                   44
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    SISTEMA




     VISTOS
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           SUBSISTEMA




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 PROCEDIMIENTO


                                                                                               FLUJOGRAMA DIAGONAL ( EJEMPLO )


                   ORGANO :                         DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO                                       RUTINA : REQUISICION DE MATERIAL DE CONSUMO N°

                   SECTOR :                            DIVISION DE TRANSPORTES                                        Método Actual                              Método Propuesto x                                                Analista : ____________________


                   JEFE           :                                                                                                                         Inicio 14 hs. 12/2/96                                                         Término 17 hs. 12/2/96


                                                            FLUJOGRAMA DE TRABAJO                                        DEP. ADMINISTRATIVO                                        DIVISION DE CONTROL                                                   ALMACEN



                                                        DESCRIPCION DE LOS PASOS




                                                                                                                                                                                                         DE
                                                                                                                                                                                                                           DE




                                                                                                                                                   DEL
                                                                                                                                                                                                                         STO CK




                                                                                                                                                T RAMIT E
                                                                                                                                                                     ARCHIVO
                                                                                                                                                                                                                                                                         ARCHIVO
                                                                                                                                                                                                                                                                         CENTRAL




                                                                                                                                                                                                                                                ALMACEN




                                                                                                                         ASIST ENT E
                                                                                                                                                                                                                                                            EXPEDIDO R




                                                                                                                                               ENCARG ADO
                                                                                                                                                                                                     ENCARG ADO




                                                                                                                                                                                    SUB-G ERENTE
                                                                                                                                                                                                                      CONT RO LADO R



                                                                                                                                                                                                   COMUNICACIO NES
                      1        LLENA LA REQUISICION DE MATERIAL EN ORIGINAL Y 2 COPIAS


                      2        ARCHIVA 2da COPIA DE LA REQUISICION EN ORDEN CRONOLOGICO


                      3        REMITE EL ORIGINAL Y LA 1ra COPIA DE LA REQUISICION A LA DIV. DE CONT.




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                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   PLANEAMIENTO




                      4        RECIBE EL ORIGINAL Y LA 1ra COPIA DE LA REQUISICION

                      5        REGISTRA SALIDA DE MATERIALES EN LA FICHA CONTROL DE STOCK


                      6        ARCHIVA LA 1ra COPIA DE LA REQUISICION POR DEPARTAMENTO




     VERSION
                      7        REMITE EL ORIGINAL DE LA REQUISICION PARA EL ALMACEN


                      8        RECIBE EL ORIGINAL DE LA REQUISICION

                      9        REMITE EL MATERIAL PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

                    1O         ARCHIVA EL ORIGINAL EN ORDEN NUMERICO
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO




                                                 RESUMEN DE LA SECUENCIA DEL TRABAJO
                                       OPERACION                                                                  2
                                                                                                                                       VISTO    EL              : ______/_____/______                           __________________________________________
                                       TRANSPORTE                                                                 3
                                                                                                                                                                                                                                        FIRMA
                                       CONTROL                                                                    0
                                       ESPERA                                                                     2




     FECHA
                                                                                                                                       APROBADO EL              : ______/_____/______                            __________________________________________
                                       ARCHIVO TEMPORAL                                                 TOTALES   0




                    SIMBOLOS
                                       ARCHIVO DEFINITIVO                                                         3                                                                                                                    FIRMA
                                                                                                                                                                                                                                                                                    ESTUDIO, IMPLANTACION DE PROCEDIMIENTOS - ELABORACION Y RACIONALIZACION




               DIAG411.VSD
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              HOJA

                                                                                                                                                                                                                                                                                   6/10
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  CODIGO



                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        MP300.04
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              PROCEDIMIENTO
                                                                                        PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                        CODIGO
                                     PLANEAMIENTO
                                                                                             MP300.04
SUBSISTEMA

                 DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                                HOJA
ESTUDIO, IMPLANTACION DE PROCEDIMIENTOS - ELABORACION Y RACIONALIZACION                        7/10



2) Flujograma Horizontal (A B C)
Este tipo de flujograma es muy utilizado para estudiar en detalle una rutina compleja que considera
la participación de diversas unidades de trabajo y con numerosos pasos.
Es un flujograma de presentación, principalmente destinado a brindar información sobre
procedimientos a personas no especializadas en el análisis de procedimientos.
Las convenciones generalmente mas usadas son las siguientes:


                 Documento o Formulario



                 Emisión de Documento
                       copias o Documentos Anexos

                  Operación (clasificación, conferencia, verificación, emisión, etc.)

                          Sentido de flujo


                 Decisión o pregunta
      A
                 Archivo Definitivo: A = Orden Alfabético; N = Orden Numérico;
                        C = Orden Cronológico

      N
                 Archivo temporal o Almacenamiento

                          Inicio o Fin de un Procedimiento


                 Espera

  2       5
                 Conector para otra Hoja




 VISTOS                                                      VERSION              FECHA



                                                    46
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        SISTEMA




     VISTOS
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               SUBSISTEMA

                                                                                  FLUJOGRAMA HORIZONTAL (A B C)                                           (EJEMPLO)

                                                                                                              RECURSOS HUMANOS                                                                                                                                       PROCEDIMIENTO
                                                JEFATURA INMEDIATA                  JEFATURA SUPERIOR                                             APROBACION                 PAGO
                                                                                                             CONTROL ADMISTRATIVO
                                            1                    2
                                                                 1
                                                                                                         3     SOLICITUD
                                                PEDIDO DE            SOLICITUD                                 DE TRAMITE
                                                 LICENCIA            DE TRAMITE       2   SOLICITUD            PERSONAL
                                                                     PERSONAL             DE TRAMITE
                                                                                              DE
               1. AUTORIZA LA LICENCIA                                                    PERSONAL
                  LLENA LA LICENCIA DE                                                                                                            4
                  TRAMITE DE PERSONAL                                                                                                 TRAMITE          TRAMITE
                                                                                                                 Requiere            PERSONAL         PERSONAL
                                                AUTORIZA                                                         Aprov.?
               2. AUTORIZA Y TRAMITA
                                                                       LLENA              AUTORIZA
               3. NECESITA APROBACION
                  NO:                                   2°                  1°                          SOLICITUD                     EMITE
                 REGISTRA EN EL                                                                         DE TRAMITE
                                                                                                        PERSONAL
                 CATASTRO Y ARCHIVA                                                                                                                   APRUEBA
                 SI:
                 EMITE TRAMITE DE                                                                                                                                     6
                 PERSONAL EN ORIGINAL Y                                                                               2
                                                                                                                          5
                 COPIA                                                                                  SOLICITUD     1                                                   TRAMITE DE
                                                                                                        DE TRAMITE                                                         PERSONAL
                                                                                                        PERSONAL           TRAMITE
               4. APRUEBA                                                                                                 PERSONAL




47
               5. REGISTRA Y TRAMITA AL
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       PLANEAMIENTO




                  SOLICITANTE
                  ARCHIVA ORIGINAL                                                    7                                     AFECTA                                        PROCESA
                  SE AFECTA HOJA, EMITE                                                                                     FOGA ?                                         PAGO
                                                                                          TRAMITE DE
                  COPIA ADICIONAL Y ENVIA                                                                                                SI
                                                                                           PERSONAL
                  TRAMITA EL PAGO




     VERSION
                                                                                                                               NO
               6. PROCESA PAGO
                                                                                                              CATASTRO               TRAMITE DE
                                                                                            TOMA                                      PERSONAL
               7. TOMA CONOCIMIENTO
                                                                                           CONOCI-
                                                   8                                       MIENTO
               8. TOMA CONOCIMIENTO Y
                                                                                                                                                                                                                                                                                     DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO




                  ENTREGA AL EMPLEADO
                                                        TRAMITE                                                                        EMITE
                                                       PERSONAL                                               REGISTRA                 COPIA
                                                                                                                                     ADICIONAL




                                                        TOMA
                                                                                                                          1°




     FECHA
                                                       CONOCI_
                                                       MIENTO
                                                                                                                                                                                        ESTUDIO, IMPLANTACION DE PROCEDIMIENTOS - ELABORACION Y RACIONALIZACION




                                                                                                                                2°
                                                   AL INTERESADO




                  DRAWING2
                                                                                                                                                                                                                                                                  HOJA

                                                                                                                                                                                       8/10
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      CODIGO



                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            MP300.04
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  PROCEDIMIENTO
                                                                                        PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                        CODIGO
                                   PLANEAMIENTO
                                                                                             MP300.04
SUBSISTEMA

                 DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                                HOJA
ESTUDIO, IMPLANTACION DE PROCEDIMIENTOS - ELABORACION Y RACIONALIZACION                        9/10



3) Diagrama de Bloque
El Diagrama de Bloque es utilizado para describir gráficamente los datos y hechos que ocurren en
cualquier época o circunstancia empleando figuras y frases cortas y directas.
Las convenciones más comunes utilizadas son las siguientes:




                 Operación



                 Requiere de una decisión - cuando existe una condición de un Si o un No

                 Origen o Destino (Departamento, Persona, etc.)


                 Documento - Informes



                 Lista


                 Archivo


                 Va Para o Viene De - Indica que la fase siguiente debe
                 dirigirse a otro local, a través de números y letras insertados allí



                 Flujo (Sentido)

                 Terminal


                 Proceso Manual que se realiza sin ayuda mecánica




 VISTOS                                                  VERSION                   FECHA



                                                   48
                                                                                                            PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                                                CODIGO
                                   PLANEAMIENTO
                                                                                                                     MP300.04
SUBSISTEMA

                 DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                                                        HOJA
ESTUDIO, IMPLANTACION DE PROCEDIMIENTOS - ELABORACION Y RACIONALIZACION                                               10/10




                                                EJEMPLO DE DIAGRAMA DE BLOQUE

                                                                          ELABORACIÓN
                                                                              DE
                                                                          FORMULARIOS




                                                                            MODELO            N
                                                                             NUEVO
                                                                               ?


                                                                                     S



                                                                         CONCEPCION DEL
                                                                            MODELO




                                                                           PRUEBA DEL
                                                                            MODELO




                                                                   N          FUE
                                                                           APROBADO ?



                                                                               S




                                                                        ESPECIFICACIONES
                                                                         PARA IMPRIMIR




                                         IMPRENT A EXT ERNA        N        IMPRENT A         S    IMPRENT A DE LA
                                              PREPARA                         PROPIA              EMPRESA PREPARA
                                            COMPOSICION                         ?                   COMPOSICION




                                                                       EMIT IR PRUEBA DE LA
                                                                           MAQUINA DE
                                                                             IMPRESION




                                                                   N

                                                                             PRUEBA
                                                                           CORRECT A ?




                                                                                     S




                                                                         IMPRIMIR
                                                                       FORMULARIOS




                          diag414.vs d




4.4.5. Formularios

No utiliza.



 VISTOS                                                                VERSION                           FECHA



                                                              49
                                                                                 PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                     CODIGO
                                 PLANEAMIENTO
                                                                                          MP300.05
SUBSISTEMA

                 DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                             HOJA
                 ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE FORMULARIOS                              1/11


4.5.1. Finalidad

Ordenar el uso de Formularios en la EMPRESA en cuanto a normalización y racionalización
mediante un control centralizado sobre la elaboración, modificación, reimpresión y retiro de vigencia
de los mismos.

4.5.2. Base Legal

a) Manual de Organización y Funciones de la EMPRESA.
b) Norma sobre Control y Normalización de Formularios.

4.5.3. Descripción

La realización de este procedimiento comprende tres conjuntos diferentes y complementarios de
operaciones :

 Creación de Formularios.
 Reimpresión de Formularios.
 Retiro de Vigencia de Formularios.

a) Creación de Formularios :
1) El área interesada que percibe la necesidad de la creación de un formulario, solicita a través de
   su Jefe de Sistema al Jefe del Sistema de Planeamiento, para que el Equipo de Organización y
   Métodos elabore el mismo, alcanzando para ello la información básica necesaria, tales como :
   esbozo preliminar, descripción de la posible información a ser incluida, otros formularios que
   complementen al nuevo, etc.
2) Indistintamente, por iniciativa propia y sin necesidad de la solicitud previa del área usuaria, el
   equipo de Organización y Métodos podrá iniciar un estudio para la creación de formularios,
   basándose en una necesidad detectada.
3) El Jefe de Organización y Métodos, analiza la posibilidad y disponibilidad de recursos en el
   equipo y de acuerdo al orden de prioridad definido, lo tramita al Analista.
4) El Jefe de Organización y Métodos llena el Formulario “REGISTRO DE TRABAJOS DE
   ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS “, archiva la primera copia como constancia de control y entrega
   y la segunda copia se la alcanza al Analista.
5) El Analista aplicando las técnicas descritas en el Subitem 2.6, desarrolla el estudio para concebir
   un modelo de Formulario.
6) Como producto del análisis anterior, el Analista concibe el nuevo formulario debidamente
   racionalizado, determinando el formato, calidad de papel, consumo estimado mensual, gramaje,
   color de papel y presentación. Deberá utilizar para ello la información que se indica en el Subitem
   2.6 y otra que estime necesaria.
7) El Analista somete la nueva concepción del modelo a opinión del Jefe del equipo de Organización
   y Métodos y del área solicitante, para aplicar los ajustes que amerite realizar.
8) El Jefe del equipo de Organización y Métodos y el Jefe del área solicitante aprueban el modelo
   de formulario.



 VISTOS                                               VERSION                 FECHA



                                                 50
                                                                                   PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                       CODIGO
                                  PLANEAMIENTO
                                                                                            MP300.05
SUBSISTEMA

                 DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                               HOJA
                 ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE FORMULARIOS                                2/11



9) El analista llena una ficha de “CONTROL DE IMPRESOS CODIFICADOS” para el nuevo
   formulario, prepara el formulario ”INSTRUCCIONES PARA LA IMPRESIÓN DE FORMULARIOS”,
   realiza las anotaciones respectivas en el registro de trabajos de Organización y Métodos y lo
   encamina al área de Logística para la respectiva atención del servicio y mantiene una copia de la
   referida instrucción y del modelo del nuevo formulario como parte del Archivo de Formularios del
   equipo de Organización y Métodos.
10)El Analista recibe de parte de la imprenta contratada, una prueba en 3 copias del modelo del
   Formulario.
11)El analista contrasta las pruebas con el original existente en el Inventario de formularios, de ser
   necesario efectúa las debidas correcciones y somete el expediente a opinión de la unidad
   solicitante, autorizando luego la impresión final, indicando para ello en la prueba de imprenta
   ajustada y aprobada la siguiente nota : AUTORIZADO PARA IMPRESIÓN (fecha) (nombre del
   analista) (firma del analista en calidad de aprobación). El resto de copias se distribuirá : una para
   el archivo de formularios del equipo de Organización y Métodos y otra para el Jefe de Almacén o
   quien se encargue de la recepción e inspección de los formularios que la imprenta entregue.
12)Considerando el proceso de implantación del formulario, el Analista conjuntamente con el Jefe
   del área interesada apoyará todos los pasos del proceso, hasta que se consolide totalmente su
   uso.
13)El Analista debe verificar las implicancias imprevistas que pudieran estarse dando con otros
   procedimientos, promoviendo las modificaciones correspondientes.

b) Reimpresión de Formularios :
1) El Área de Control de Stocks, cuando tiene la necesidad de reponer el stock de formularios
   porque alcanzaron el mínimo, envía al equipo de Organización y Métodos el formulario
   “REVISIÓN PARA REIMPRESIÓN DE FORMULARIO”.
2) En algunos casos, el equipo de Organización y Métodos, sin la solicitud previa del Área de
   Control de Stocks, podrá iniciar un estudio para revisión de stocks de formularios en caso de
   haber detectado una necesidad.
3) El Jefe del equipo de Organización y Métodos recibe la relación, evalúa y tramita al Analista
   asignado.
4) El Analista, aplicando las técnicas para análisis de formularios contenidas en el Subitem 2.6,
   inicia el análisis de los mismos, a través del formulario “REESTUDIO DE FORMULARIOS”.
5) De ser necesario el analista, elabora nuevos modelos de formularios ya racionalizados, en base a
   la información obtenida en el análisis anterior. Determina el formato, cantidad de papel, gramaje,
   color y presentación, de acuerdo a las técnicas indicadas en el Subitem 2.6. De no existir la
   necesidad de elaborar un nuevo modelo, pasar al paso 8).
6) El Analista somete la nueva concepción del formulario a opinión del Jefe del equipo de
   Organización y Métodos y del área solicitante, para aplicar los ajustes que amerite realizar.
7) El Jefe del equipo de Organización y Métodos y el Jefe del área solicitante aprueban el modelo
   de formulario.




 VISTOS                                                VERSION                  FECHA



                                                  51
                                                                                    PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                        CODIGO
                                  PLANEAMIENTO
                                                                                            MP300.05
SUBSISTEMA

                 DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                                HOJA
                 ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE FORMULARIOS                                3/11



8) El analista llena una ficha de “CONTROL DE IMPRESOS CODIFICADOS” para el nuevo
   formulario, prepara el formulario ”INSTRUCCIONES PARA LA IMPRESIÓN DE FORMULARIOS”,
   realiza las anotaciones respectivas en el registro de trabajos de Organización y Métodos y lo
   encamina al área de Logística para la respectiva atención del servicio y mantiene una copia de la
   referida instrucción y del modelo del nuevo formulario como parte del Archivo de Formularios del
   equipo de Organización y Métodos.
9) El Analista recibe de parte de la imprenta contratada, una prueba en 3 copias del modelo del
   Formulario.
10)El analista contrasta las pruebas con el original existente en el Inventario de formularios, de ser
   necesario efectúa las debidas correcciones y somete el expediente a opinión de la unidad
   solicitante, autorizando luego la impresión final, indicando para ello en la prueba de imprenta
   ajustada y aprobada la siguiente nota : AUTORIZADO PARA IMPRESIÓN (fecha) (nombre del
   analista) (firma del analista en calidad de aprobación). El resto de copias se distribuirá : una para
   el archivo de formularios del equipo de Organización y Métodos y otra para el Jefe de Almacén o
   quien se encargue de la recepción e inspección de los formularios que la imprenta entregue.
11)Considerando el proceso de implantación del formulario, el Analista conjuntamente con el Jefe
   del área interesada apoyará todos los pasos del proceso, hasta que se consolide totalmente su
   uso.
12)El Analista debe verificar las implicancias imprevistas que pudieran estarse dando con otros
   procedimientos, promoviendo las modificaciones correspondientes.

c) Retiro de Vigencia de Formularios
1) Semestralmente el analista efectúa el levantamiento de la información conjuntamente con el
   responsable del Control de los Stocks, verificando los formularios que no sufrieron ningún
   movimiento en el período, anotando los saldos en stock.
2) El Analista en coordinación con el responsable de la unidad usuaria efectúa al análisis,
   identificando las causas de la no utilización de los mismos y estudiando la posibilidad de utilizar el
   stock existente.
3) Una vez confirmado lo innecesario de la utilización del formulario, promueve el retiro de vigencia
   del mismo de la siguiente manera :
 Comunica a través del Jefe del Sistema de Planeamiento, al Sistema de Administración, que el
   formulario será cancelado y en consecuencia retirado del stock. Aquellos formularios cuya
   utilización ilegal pudiera acarrear riesgos para la empresa, deberán ser destruidos, la misma que
   deberá ser oficializada a través de una Comisión.
 Deriva una copia del documento al área usuaria para que tome conocimiento de las acciones
   efectuadas.
4) El Analista registra en la ficha de control de formularios codificados, retirando el expediente
   relacionado con el formulario desactivado, el cual pasará a formar parte del archivo de
   formularios cancelados, actualizando de esta forma el catastro de formularios.
5) La codificación numérica del formulario cancelado variará en el número de versión según la
   codificación que corresponda de acuerdo al Sistema de Codificación del Diagrama 4.7.5.b).
6) Posteriormente a la cancelación del formulario, el Analista deberá verificar las implicancias
   imprevistas que se puedan generar, proponiendo las alteraciones necesarias.



 VISTOS                                                 VERSION                  FECHA



                                                  52
                                                                                                                                 PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                                                                 CODIGO
                                              PLANEAMIENTO
                                                                                                                                      MP300.05
SUBSISTEMA

                          DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                                                                         HOJA
                          ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE FORMULARIOS                                                                4/11


4.5.4. Diagramación

a) Creación y Reimpresión de Formularios.



                                                                          E LA B ORA CIÓN
                                                                                 DE
                                                                          FORMULARIOS




                                                                             MODE LO
                                                                              NUE V O
                                                                                                N
                                                                                ?




                                                                                     S



                                                                          CONCE P CION
                                                                              DE L
                                                                            MODE LO




                                                                          E V A LUA CION
                                                                                DE L
                                                                            MODE LO




                                                                   N            SE
                                                                            A P RUE B A
                                                                                 ?


                                                                             S




                                                                       E S P E CIFICA CIONE S
                                                                                P A RA
                                                                            IMP RES ION




                                                                   N                            S     IMP RENT A DE LA
                                     IMP RENT A E X T E RNA                 IMP RENT A
                                                                                                    E MP RE S A P RE P A RA
                                      P RE P A RA E L A RT E                  P ROP IA
                                                                                                          E L A RT E




                                                                       E MIT IR P RUE B A DE
                                                                          MA QUINA DE L
                                                                            IMP RES O




                                                               N            P RUE B A
                                                                           CORRE CT A
                                                                               ?



                                                                                     S




                                                                         IMP RIMIR
                                                                       FORMULA RIOS




          DIA G51.V S D




 VISTOS                                                                            VERSION                                    FECHA



                                                                         53
                                                                                PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                       CODIGO
                                    PLANEAMIENTO
                                                                                            MP300.05
SUBSISTEMA

                 DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                               HOJA
                 ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE FORMULARIOS                               5/11


b) Retiro De Vigencia De Formularios.

                                            A NÁ LIS IS DE
                                          UT ILIZA CIÓN DE
                                           FORMULA RIOS




                                            E V A LUA R E L
                                             S T OCK DE
                                           FORMULA RIOS




                                           MOV IMIE NT O
                          SI                   EN EL
                                            S E MES T RE
                                                 ?




                                           NO



                                             E S T UDIA
                                             CA USA S
                                            DE NO US O




                                                SE
                               SI           RE QUIE RE
                                               US O
                                                 ?




                                           NO


                                           COMUNICA R
                                           A LA S ARE A S
                                            E L RE T IRO
                                           DE V IGE NCIA




                                               DOCS.                    NO
                                           V A LORA DOS
                                                 ?




                                           SI


                                                                                US A R DE
                                         DE S T RUIR T ODOS                   B ORRA DOR
                                          LOS FORMA T OS                       S T OCK DE
                                             E N S T OCK                      FORMA T OS




          MP300. DOC                            FIN




 VISTOS                                                       VERSION        FECHA



                                                   54
                                                                                 PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                     CODIGO
                                 PLANEAMIENTO
                                                                                          MP300.05
SUBSISTEMA

                 DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                             HOJA
                 ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE FORMULARIOS                              6/11



4.5.5. Formularios

a) Formulario MP300.05.01 : Control de Impresos Codificados.

1) Objetivos
   Este formulario tiene el propósito de catalogar todos los formularios que se utilizan en la empresa
   y sirve como un instrumento importante en el Sistema de trabajo administrativo pues contiene el
   control codificado de los mismos y su descripción; lo que resulta invalorable en la implantación de
   nuevos formatos, reformulación del diseño o flujo de los formularios en uso, así como para el
   entrenamiento de los nuevos empleados y para el trabajo de Auditoría de la Empresa. El
   compendio de todos los formatos viene a ser el Manual de Formularios.
2) Presentación
El Manual de Formularios debe ser una pasta de tipo coleccionable, con divisiones internas en
cartulina con visores, dividido en tantas partes como Sistemas se tienen definidos en la Empresa.
Cada parte tiene todas las instrucciones correspondientes a los formularios utilizados por los
respectivos Sistemas.
El lenguaje a adoptar debe ser simple, objetivo e uniforme, de modo que debe ser asimilado con
facilidad por todos los empleados de la empresa que necesiten accesar a esa información.
La Presentación De Las Hojas “Control De Impresos Codificados” contiene lo siguiente:
 Anverso
 Titulo : MANUAL DE FORMULARIOS
 Hoja : Campo destinado a la numeración de las hojas utilizadas en el Manual para cada
   formulario.
 Reemplaza : Espacio destinado para colocar el Nro. de Hoja que fue sustituida.
 Título : Campo destinado para colocar el título del formulario.
 Sistema : Campo destinado para colocar el Sistema que utiliza el formulario.
 Código : Espacio destinado para colocar el código atribuido al formulario según el Diagrama
   4.7.5.b).
 Fecha : Espacio destinado para colocar la fecha a partir de la cual el formulario entra en uso.
 Reverso
 Número: ídem al ítem 2.1.1.6
 Hoja: ídem al ítem 2.1.1.2
 Formulario: ídem al ítem 2.1.1.4
 Orden de Ubicación de los formularios en el Manual
 De acuerdo al orden de codificación atribuido al formulario dentro de cada Sistema según el
   Diagrama 4.7.5.b).
3) Llenado Del Formulario
El Manual esta compuesto de la descripción completa de la función de cada formulario usado en la
Empresa sin dejar dudas respecto a su uso. La descripción de los formularios contiene los
siguientes puntos:
 Finalidad
Contiene la descripción de lo que se pretende alcanzar con el uso del formulario.




 VISTOS                                               VERSION                 FECHA



                                                 55
                                                                                 PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                     CODIGO
                                 PLANEAMIENTO
                                                                                          MP300.05
SUBSISTEMA

                 DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                             HOJA
                 ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE FORMULARIOS                              7/11


 Presentación
Describe la forma de adecuar el formulario, menciona el número de juegos por talón, así como el
color de las copias. Otra información de interés para la imprenta, tales como gramaje, forma,
impresos y otras características propias son descritas en el formulario “INSTRUCCIONES PARA
IMPRESIÓN DE FORMULARIOS”.
 Frecuencia
Determina la frecuencia con que el formulario se emite: Diaria, Semanal, Quincenal, Mensual,
Semestral, Anual, imprevista u otra frecuencia estipulada.
 Emisor
Determina quien debe emitir el formulario.
 Llenado
Indica cada ítem a ser llenado y su modo de llenarlo.
 Numero Y Distribución De Las Copias
Establece el Nro. de copias y sus destinos. Ocasionalmente se puede presentar un flujograma
simple de tramitación del formulario, mostrando los sectores por los cuales recorre.
 Local Y Plazo De Archivo
Determina el local y el tiempo que el formulario original y copia deberá quedar archivado para
consultas eventuales.
 Reemplazo
Indicar si el formulario está reemplazando a otro. De ser así, se debe mencionar el código del
formulario que está siendo reemplazado.
 Vigencia
Fecha a partir de la cual el formulario entra en vigencia.
 Referencia
Determina en que normas el formulario tiene referencias en cuanto al uso.
 Modelo
Presenta el modelo original o copia en tamaño normal, ampliada o reducida para fines de
visualización del formulario.
 Control
Todo formulario debe tener un código de control, el cual deberá estar siempre colocado en el
extremo inferior izquierdo. Tendrá por finalidad facilitar las requisiciones, controles, reposiciones,
etc.
A medida que los formularios sean creados, recibirán una codificación, la cual debe seguir la
siguiente secuencia cronológica :
 Para formularios presentados en hojas sueltas:
Código del formulario
Cantidad
Fecha de la última impresión.
Ejemplo: MP300.01.01           2,000 Forms 05/96
 Para formularios presentados en blocks:
Código del formulario
Cantidad impresa (en Nro. de blocks, tantos juegos por block y tantas copias por juego).
Fecha de la última impresión
Ejemplo: MP300.05.01           100 x 20 x 3 06/96



 VISTOS                                               VERSION                 FECHA



                                                 56
                                                                                            PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                                     CODIGO
                                           PLANEAMIENTO
                                                                                                          MP300.05
SUBSISTEMA

                   DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                                             HOJA
                  ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE FORMULARIOS                                            8/11




                                           CONTROL DE IMPRESOS CODIFICADOS


                                                                                   HOJA:
                                                                                   ________DE _______
                                                     MANUAL DE FORMULARIOS
                                                                                         IT
                                                                                   S US T UY E :



                                                                                   NUME RO:
                  IT
                 T ULO:
                                                                                   HOJA:
                                                        E
                                                  S IS T MA




                                                              (FRENTE)




                      CODIGO DE CONTROL:




                                                                                   NUME RO:
                 FORMULARIO:
                                                                                   HOJA:
                                                                                           ___/___/____




                                                              (REVERSO)




                 F3000501.V S D




 VISTOS                                                                  VERSION      FECHA



                                                                57
                                                                                                                                                                                                                                   PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                                                                                                                                                                                               CODIGO
                                                                                      PLANEAMIENTO
                                                                                                                                                                                                                                                              MP300.05
SUBSISTEMA

                              DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                                                                                                                                                                                                        HOJA
                             ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE FORMULARIOS                                                                                                                                                                                           9/11


b) Formulario MP300.05.02 : Instrucciones para Impresión de Formularios.

                                                                                                                                                                                                                      FECHA :

                                                                      INSTRUCCIONES PARA IMPRESION DE FORMULARIOS
                                                                                                                                                                                                                              ____/____/____

                     NOMBRE DEL FORMULARIO                                                                                                                    CODIGO                                                       N° DE HOJA DE
                                                                                                                                                                                                                         ESPECIFICACIONES




                      OBJETIVO DEL FORMULARIO




                                                  PAPEL                                                                        IMPRESION
             COPIA                                                                                                                                                                                                   OBSERVACIONES
                                                                                                        CUERPO                  CUERPO
                                   CALIDAD                      COLOR                 COLOR                                                           CABECERA                    PIE
                                                                                                        ANVERSO                 REVERSO

              ORIG.


             1 Cop.


             2 Cop.


             3 Cop.


             4 Cop.


             5 Cop.


             6 Cop.


             7 Cop.


                                                                                                                                                                      .................. CM A LA DERECHA ................. CM HACIA ABAJO
             DIMENSIONES                                                                                                                        MARGEN
                                                                                                                                                                      ................. CM A LA IZQUIERDA ................ CM HACIA ARRIBA

                                                        BLOCK                                JUEGO
                                                                                                                                                                                    REDONDO                        TRAZADO                           ORIGINAL Y COPIA
          PRESENTACION                                  HOJAS SUELTAS                        GRAPADO                                           DESGLOSE
                                                                                                                                                                      SOLO ....................................................................................... COPIA (S)
                                                        TALON                                PEGADO

                                     .........          HOJAS P/BLOCK                               MARGEN IZQUIERDA
                                                                                                                                                                                    TODO EL JUEGO                             ASI COMO LA(S) ...........COPIA(S)
             COMPOSICION             UNIDO :                                                                                                 NUMERACION
                                     ARRIBA
                                                                                                                                                                      INICIAR EN EL N° ................................................
                                                                                             JUEGO POR BLOCK

                                                                                                                                                                      NUMERO DE AGUJEROS :.....................................................................
                                     PAQUETES DE : ....................................................................................
              EMBALAJE                                                                                                                         AGUJEROS                                  MARGEN IZQUIERDA                                       ABAJO
                                                        HOJAS                     BLOCKS                            JUEGO
                                                                                  TALONES
                                                                                                                                                                                         MARGEN DERECHA                                         ARRIBA

                                                                                                                                                                                                                              ESTADO DE PRUEBA
                                                                                                                                                 VIDA
                                     ENVIAR 2 MODELOS DE IMPRESIÓN (TALONES, JUEGOS, ETC.)                                                     PROBABLE
              MUESTRA                                                                                                                                                                    DEFINITIVO                           REVISION
                                     PARA EL EQUIPO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS                                                                     DEL
                                                                                                                                               PROYECTO
                                                                                                                                                                                         PROYECTO                             EXPERIMENTAL

          LOCAL DE ENTREGA :                                                                                                                       CANT. A IMPRIMIR :

          ORGANO SOLICITANTE :

                                                                                                                                                     ............................................................................................................................. Y
          REMITIR PRUEBAS PARA .......................................................................................................................................
          AGUARDAR AUTORIZACION PARA LA IMPRESION
                                                                                                                       PLAZO
          PLAZO DE ENTREGA DE LAS PRUEBAS ..................................................................................... DE ENTREGA DEL TRABAJO FINAL ............................................................................


          PREPARADO EL :                          ____/____/____                                                                            AUTORIZADO EL :                        ____/____/____

                                                                                  POR :
          POR : _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________
                            NOMBRE                                  FIRMA                        NOMBRE                                   FIRMA
          MP300.05.02




 VISTOS                                                                                                                                             VERSION                                                                 FECHA



                                                                                                                                    58
                                                                                                                              PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                                                                          CODIGO
                                                     PLANEAMIENTO
                                                                                                                                               MP300.05
SUBSISTEMA

                       DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                                                                                  HOJA
                      ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE FORMULARIOS                                                                            10/11


c) Formulario MP300.05.03 : Revisión para Impresión de Formularios.




                                         REVISION PARA IM PRESION DE FORM ULARIO N°

                           TITULO DEL FORMULARIO                                        FECHA ____/____/____



                           ORGANO CONSULTADO:                 FIRMA DEL REMITENTE                      ANALISTA




                           El f ormulario objeto de esta                                ( Su b ra y e , e n e l ej e m pl a r a n ex o , l a
                                                                    INDISPENSABLE       informac ión o firmas indis pens ables )
                           rev isión es:




                                                                    UTIL




                                                                                        T ac he en el ejemplar anexo, la
                                                                    INUTIL              informac ión o rúbricas inútiles)




                           ¿QUIEN LO ELABORA?                                    ¿POR QUIEN LE ES TRANSMITIDO?



                            ¿QUIEN LO RECIBE EN SU AREA?



                           ¿A QUIEN SE LE ENVIA?                                 ¿CON QUE FIN?


                           ¿ES REGISTRADO?                                       ¿POR QUE?
                           ¿EN QUE?                                              ¿COMO?


                           ¿ES CONFERIDO?                                        ¿POR QUIEN ?                     ¿POR QUE?


                           ¿ES TRANSCRITO?                                       ¿POR QUE?
                           ¿EN QUE?                                              ¿COMO?


                           ¿ES DESTRUIDO?                                        ¿CUANDO?


                           ¿ES ARCHIVADO?                                        ¿POR QUE?
                           ¿CUANDO?                                              ¿COMO?




             MP300.05.03




 VISTOS                                                                VERSION                                          FECHA



                                                               59
                                                                                                                                                                                                                                                              PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                                                                                                                                                                                                                             CODIGO
                                                                                               PLANEAMIENTO
                                                                                                                                                                                                                                                                                           MP300.05
SUBSISTEMA

                                 DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                                                                                                                                                                                                                                       HOJA
                               ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE FORMULARIOS                                                                                                                                                                                                                      11/11


d) Formulario MP300.05.04 : Reestudio de Formularios.

                                                                                                                                                                                                                                              FECHA :

                                                                                                        REESTUDIO DE FORMULARIOS
                                                                                                                                                                                                                                                       ____/____/____


                                                                                              ............(TITULO DEL FORMULARIO) ............................. ANEX O, PARA
             AL SUBSISTEMA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMÁTICO, TRAMITAMOS EL FORMULARIO :                                                         EN

             REESTUDIO CONSIDERANDO LAS SUGERENCIAS QUE A CONTINUACION HACEMOS Y A LA NECESIDAD DE LA PROX IMA REIMPRESION PARA USO DE :
                                                                                                                                                            .......................................................................................................................................
             (NOMBRE DEL AREA) .............................................................................................................................................

                                                                                                                                                          ............................................................................................................................................................
             ...............................................................................................................................................................




                                 NECESIDAD DE MAS .......................... COPIAS
                                                                                                                                                                                DEMASIADO ESPACIO
                                 FALTA DE ESPACIO PARA EL LLENADO
                                                                                                                                                                                NECESIDAD DE REVERSO CARBONADO
                                 NECESIDAD DE REAGRUPAR LOS DATOS
                                                                                                                                                                                NECESIDAD DE NUMERACION PRE-IMPRESA
                                 NO PERMITE EL LLENADO A MAQUINA
                                                                                                                                                                                MALA CALIDAD DE PAPEL O CARTON
                                 LOS ESPACIOS VERTICALES NO ESTAN ALINEADOS CON EL TABULADOR
                                                                                                                                                                                COLOR DEFICIENTE
                                 DE LA MAQUINA
                                                                                                                                                                                DESGLOSE IMPERFECTO
                                 FORMATO INADECUADO PARA SU ARCHIVO
                                                                                                                                                                                TITULO INADECUADO
                                 DIFICULTAD DE LOCALIZARLO EN EL ARCHIVO
                                                                                                                                                                                OTROS (ESPECIFIQUE)
                                 MARGEN INSUFICIENTE PARA ARCHIVARLO




                                                                                                              IMPRESION                                                                                                                             APROBADA POR
                                            ITEM                                                                                                                                  PROPUESTA
                                                                                                                ACTUAL                                                                                                                                  OYM

             CANTIDAD USADA MENSUAL

             CANTIDAD ACTUALMENTE DISPONIBLE

             CANTIDAD A IMPRIMIR

             COLOR DEL PAPEL

             TIPO DE PAPEL

             FORMATO

             COLOR DE LA IMPRESION

             NUMERO DE COPIAS

             PERFORACION

             DESGLOSE

             PRESENTACION

             EMBALAJE

             MUESTRAS

                                               SOLICITADO                                                                                      AUTORIZADO                                                                                        ATENDIDO


                    EL :                             _____/____/_____                                                EL :                              _____/____/_____                                               EL :                              _____/____/_____


                        _____________________________                                                                     _____________________________                                                                    _____________________________
                                SOLICITANTE                                                                                          O Y M                                                                                    UNIDAD DE LOGISTICA

              MP 300.05.04.V S D




 VISTOS                                                                                                                                                              VERSION                                                                         FECHA



                                                                                                                                                   60
                                                                                 PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                      CODIGO
                                   PLANEAMIENTO
                                                                                          MP300.06
SUBSISTEMA

                   DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                              HOJA
                 ANALISIS Y RACIONALIZACION DEL USO DEL ESPACIO FISICO                        1/3


4.6.1. Finalidad

Optimizar el aprovechamiento de los espacios físicos de la empresa, adecuándolos a un flujo
racional de la información, documentación y otras actividades que el proceso involucre, obteniendo
una utilización funcional de los espacios y un adecuado ambiente de trabajo.

4.6.2. Base Legal

Manual de Organización y Funciones de la EMPRESA.

4.6.3. Descripción

a) El área interesada solicita al equipo de Organización y Métodos, a través del Sistema de
   Planeamiento, un estudio sobre la distribución y racionalización de su espacio físico.

b) En algunos casos el equipo de Organización y Métodos, sin una solicitud previa del área
   interesada, podrá iniciar un estudio de espacio físico, en caso detecten la necesidad de que se
   haga.

c) El Jefe del equipo de Organización y Métodos, recibe la solicitud, analiza la factibilidad de
   dotación de recursos y de acuerdo al orden de prioridad definido, la encamina al analista
   designado.

d) El jefe del equipo de Organización y Métodos efectúa el llenado del Formulario MP300.01.01 :
   REGISTRO DE TRABAJOS DE ORGANIZACION Y METODOS, archiva una copia y el original
   se la alcanza al analista asignado.

e) El Analista elabora la programación del estudio, utilizando las técnicas de Organización y
   Métodos indicadas en el Subitem 2.1.

f) El analista estudia la organización de la empresa, los componentes de los sistemas y los
   procedimientos que se desarrollan en la unidades objeto del estudio.

g) El Analista en base al organigrama de la unidad, determinan el número y la intensidad de las
   comunicaciones entre las diversas áreas del área en estudio. Para la elaboración del
   organigrama podría utilizar la metodología para levantamiento de información presentada en el
   Subitem 2.3.

h) El analista levanta las rutinas y elabora los Flujogramas físicos de los principales procedimientos
   que se desarrollan en la unidad, detallando solamente las áreas que intervienen en los mismos.

i) El Analista determina las frecuencias aproximadas de cada uno de los procedimientos
   diagramados.




 VISTOS                                               VERSION                 FECHA



                                                 61
                                                                                 PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                     CODIGO
                                   PLANEAMIENTO
                                                                                         MP300.06
SUBSISTEMA

                   DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                             HOJA
                 ANALISIS Y RACIONALIZACION DEL USO DEL ESPACIO FISICO                       2/3


j) El analista elabora un diseño en escala de la planta con los puestos de trabajo a reorganizar,
   incluyendo todos los espacios utilizados y no utilizados del ambiente.

k) Determina con la ayuda de los Flujogramas ya racionalizados , la mejor ubicación de los puestos
   de trabajo, corredores, áreas libres, etc., utilizando los principios indicados en el Subitem 2.8.

l) En base al plano de ubicación de los puestos de trabajo, elabora un anteproyecto con la
   localización de cada una de ellas dentro del ambiente.

m) Elabora los Flujogramas físicos con modelos en escala de todos los muebles y equipos de las
   dependencias objeto de racionalización de sus espacios físicos.

n) Determina la mejor distribución interna de cada unidad teniendo en cuenta el cumplimiento de los
   requisitos contenidos en el Subitem 2.8.

o) El analista discute la solución encontrada con los jefes de los empleados de las unidades
   involucradas en el estudio e introduce las modificaciones que resulten de la revisión del
   anteproyecto.

p) Luego de introducir las modificaciones que el razonamiento amerite, se presenta al anteproyecto
   ante el Jefe del equipo de Organización y Métodos y al Jefe del Área motivo de la racionalización,
   para su análisis y aprobación, indicando para ello, las características generales de la propuesta,
   el alcance y las ventajas de las soluciones propuestas.

q) El analista hace las reformulaciones sugeridas por los Jefes, de ser ese el caso. Elabora el
   Proyecto final para someterlo a aprobación del GCDI, la Gerencia General o Directorio, de
   acuerdo a los niveles de autorización.

r) El jefe del equipo de Organización y Métodos encamina el proyecto al jefe del Sistema de
   Planeamiento, quien lo revisa y encamina al GCDI/Directorio para su aprobación, proceso
   durante el cual puede requerirse una exposición del jefe del equipo de Organización y Métodos
   para aclarar cualquier consulta adicional.

s) Luego de la aprobación, el analista asesora a los jefes de las unidades involucradas en el
   proyecto, con el fin de programar la implantación, la misma que incluirá tiempos, recursos
   materiales, personal, plan de adecuación de instalaciones internas, seguimiento a la implantación
   del proyecto y asesoría permanente hasta que concluya la consolidación del mismo.

t) Promueve una reunión de los Jefes y empleados de las unidades involucradas, con el objetivo de
   facilitar la implantación, venciendo resistencias y temores, que surgen como consecuencia de
   cualquier cambio.

u) El analista inicia y apoya permanente y dedicadamente la implantación del proyecto, asesorando
   a los jefes en la solución de los obstáculos que se presenten, planteando las modificaciones y
   ajustes necesarios, que aseguren la óptima implantación del proyecto.


 VISTOS                                               VERSION                 FECHA



                                                62
                                                                                                                                                                              PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                                                                                                                                  CODIGO
                                                               PLANEAMIENTO
                                                                                                                                                                                                   MP300.06
SUBSISTEMA

                    DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                                                                                                                                          HOJA
                 ANALISIS Y RACIONALIZACION DEL USO DEL ESPACIO FISICO                                                                                                                                    3/3


4.6.4. Diagramación

a) Procedimiento Para El Análisis Y Racionalización Del Uso Del Espacio Físico.

                                                                                CASO DE UN LAY OUT                                                                     CASO DE UN LAY OUT
                                                                                EN FUNCIONAMIENTO                                                                       A SER IMPLANTADO




                                                                                                                                                                     Levantar l os Datos Nec es ari os
                                                                             Levantar l os Datos Nec es ari os




                                                                               Evaluar l a Rac i onal i dad del
                                                                                         Lay - Out




                                                                                                                         SI
                                                                                   Es el ac tual Lay-Out                      El aborar el Informe Conc l us ori o
                                                                                     s ati s fac tori o ?


                                                                                          NO

                                                                           Cons i derar Res tri c c i ones Fís ic as y
                                                                                   Formular Lay - Out




                                                                      NO      Es vi abl e l a reformul ac i ón en
                               El aborar el Informe Conc l us ori o
                                                                               l as c ondic i ones ac tual es ?


                                                                                                      SI

                                                                                Cons i derar Res tri c c i ones
                                                                            Ec onómi c as a Reformul ac ión de
                                                                                        Lay - Out




                                                                      NO
                               El aborar el Informe Conc l us ori o           Es vi albl e l a reformul ac i ón    ?




                                                                                                      SI




                                                                            Proyec tar s ol uc i ones al ternativas




                                                                                  Revis ar l as Sol uc iones
                                                                                      Proyec tadas




                                                             NO
                                                                               Las s ol uc i ones s atis fac en ?



                                                                                                     SI


                                                                              Di s c uti r l as Sol uc i ones c on l a
                                                                                 direc c ión de l a Empres a




                                                             NO
                                                                                  Las s ol uc i ones fueron
                                                                                      ac eptadas ?


                                                                                                    SI


                                                                               Detall ar el Proyec to para la
                                                                                       Implantac i ón




                                                                                Programar l a i mpl antac i ón




                                                                                El aborar el Informe Fi nal




                  DIAG61.VSD




4.6.5. Formularios :

No requiere.


 VISTOS                                                                                                           VERSION                                               FECHA



                                                                                                   63
                                                                               PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                   CODIGO
                                  PLANEAMIENTO
                                                                                       MP300.07
SUBSISTEMA

                 DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                           HOJA
                          ELABORACION DE LOS MANUALES                                     1/14


4.7.1. Finalidad

Disponer de una guía para la orientación y consulta de los analistas de Organización y Métodos para
la elaboración de Manuales.

Establecer un conjunto sistemático de normas, preceptos y procedimientos, así como las funciones
y tareas que deben cumplir los miembros de la organización y la manera como deben ser
realizadas, de acuerdo a la organización estructural de la empresa.

4.7.2. Base Legal

Manual de Organización y Funciones de la EMPRESA.
Manual de Operación de Organización y Métodos.

4.7.3. Requisitos

Conocer las técnicas de Organización y Métodos referentes a esta especialidad y elaborar los
manuales dentro de las normas y patrones de la empresa para este tipo de trabajo.

 4.7.4. Descripción

La realización de este Procedimiento comprende cuatro conjuntos diferentes y complementarios de
operaciones :
 Elaboración del Manual de Organización.
 Elaboración del Manual de Normas Internas.
 Elaboración del Manual de Operaciones.
 Elaboración de otros Manuales.

a) Elaboración del Manual de Organización.

1) El Jefe del equipo de Organización y Métodos, analiza la disponibilidad de Recursos Humanos de
   la unidad de acuerdo con la prioridad que tenga definida y determina el inicio designando al
   equipo que irá ha actuar en el desarrollo del mismo.

2) El coordinador del equipo llena el formulario MP300.01.01 : REGISTRO DE TRABAJOS DE
   ORGANIZACION Y MeTODOS y lo guarda en el archivo correspondiente.

3)   El equipo define el contenido del manual que deberá constar como mínimo de :
    Leyes de Creación de la empresa.
    Estatuto Social.
    Organigrama.
    Funciones de las unidades.




 VISTOS                                               VERSION               FECHA



                                                64
                                                                                PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                    CODIGO
                                PLANEAMIENTO
                                                                                        MP300.07
SUBSISTEMA

                 DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                            HOJA
                         ELABORACION DE LOS MANUALES                                       2/14


4) El equipo prepara el material que necesitará consultar; el cual, consistirá principalmente de los
   estatutos, reglamentos organigramas, definición de funciones de las unidades y todos otros
   aquellos documentos que permitan tomar conocimiento de las actividades de la empresa a nivel
   de Sistema, Subsistema y/o Proceso.

5) El Equipo deberá aplicar sus conocimientos en materia de organización, principalmente de
   aquellos relacionados a departamentalización de actividades, delegación de funciones, extensión
   de control, principios de organización, elaboración de organigramas, tipos de organización,
   ubicación de unidades de servicio, definición de actividades, funcionamiento de comités, etc.

6) El equipo desarrollará entrevistas con todos los jefes de las unidades, utilizando el formulario
   MP300.03.01 : CUESTIONARIO PARA ANALISIS DE ESTRUCTURA para la elaboración del
   formulario MP300.04.01 : CUADRO DE DISTRIBUCION DE FUNCIONES y realiza el análisis por
   unidad administrativa.

7) En base a las funciones a nivel de cada unidad el equipo elabora un funcionograma para cada
   departamento.

8) Desarrolla un análisis completo de toda la información obtenida a fin de definir las funciones de
   las unidades que conforman la estructura.

9) El equipo somete el estudio a la apreciación de los Jefes de las unidades involucradas, con el
   propósito de enriquecerlo mediante los conocimientos específicos de las áreas, asegurando su
   colaboración e interés en la etapa posterior de implantación.

10)Se introduce las recomendaciones que el análisis recomiende.

11)Elaboran un anteproyecto para someterlo a la apreciación del jefe del Equipo de Organización y
   Métodos, explicando las características, el alcance y las ventajas de las propuestas.

12)El equipo efectúa las alteraciones sugeridas por el Jefe del Equipo de Organización y Métodos,
   de ser el caso, y elabora el proyecto final.

13)El jefe del Equipo de Organización y Métodos gestiona el Proyecto al Jefe del Sistema de
   Planeamiento a través del Jefe del subsistema de Desarrollo Organizacional e Informático.

14)El Jefe del Sistema de Planeamiento evalúa el proyecto y lo encamina a la Gerencia General
   para su gestión de aprobación ante el Directorio.

15)Luego de la aprobación del proyecto y de su autorización de implantación, el equipo prepara
   conjuntamente con el jefe del Equipo de Organización y Métodos y los Jefes responsables de la
   implantación del manual, el programa y Cronograma de implantación incluyendo tiempos,
   recursos humanos y materiales.




 VISTOS                                              VERSION                 FECHA



                                                65
                                                                              PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                  CODIGO
                                PLANEAMIENTO
                                                                                      MP300.07
SUBSISTEMA

                 DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                          HOJA
                        ELABORACION DE LOS MANUALES                                      3/14


16)Una vez implantado el manual, el Equipo de Organización y Métodos ejercerá el papel de
   coordinación y ejecución directa de actualización del manual, manteniéndolo en condiciones de
   pleno uso.

b) Elaboración del Manual de Normas Internas.

1) El Jefe del equipo de Organización y Métodos, analiza la disponibilidad de Recursos Humanos de
   la unidad de acuerdo con la prioridad que tenga definido y determina el inicio designando al
   equipo que irá ha actuar en el desarrollo del mismo.

2) El coordinador del equipo llena el formulario MP300.01.01 : REGISTRO DE TRABAJOS DE
   ORGANIZACION Y METODOS y lo guarda en el archivo correspondiente, detallando los
   siguientes ítems :

   Tapa y contratapa.
   Hoja
   Índice
   Introducción
   Contenido
   Substitución de Normas
   Actualización

3) El Equipo define el contenido de Manual de Normas Internas que deberá constar como mínimo
   de :

 Introducción : Explicando el Objetivo, la presentación, el contenido y la forma de utilizar y
  mantener el manual.
 Normas Internas : Expresando los procedimientos a ser utilizados en la empresa, excepto
  aquellos incluidos en los respectivos manuales de operaciones ya implantados.

4) El equipo prepara el material que necesitará consultar. Este material consistirá en todos los
   documentos normativos existentes en la empresa, tales como resoluciones, actas e instrucciones
   de servicio.

5) El equipo revisará las técnicas de Organización y Métodos para redacción, presentación,
   divulgación y aprobación de documentos normativos.

6) Elabora el borrador de la Norma básica que norme la redacción, presentación, divulgación y
   aprobación de las Normas Internas de la empresa.

7) El equipo somete el borrador de la Norma Básica a al apreciación del Jefe del equipo de
   Organización y Métodos explicando las características, el alcance y las ventajas de la creación
   del manual de Normas Internas (Técnica 9).




 VISTOS                                              VERSION               FECHA



                                                66
                                                                                PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                    CODIGO
                                PLANEAMIENTO
                                                                                        MP300.07
SUBSISTEMA

                 DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                            HOJA
                         ELABORACION DE LOS MANUALES                                       4/14


8) Introduce las modificaciones sugeridas por el Jefe del equipo de Organización y Métodos ,
   cuando sea el caso, y elabora el proyecto final de la norma básica.

9) El Jefe del equipo de Organización y Métodos encamina el proyecto al jefe del Sistema de
   Planeamiento a través del jefe del Subsistema de Desarrollo Organizacional e Informático.

10)El jefe del Sistema de Planeamiento revisa el proyecto y lo encamina a la Gerencia General para
   su gestión de aprobación ante el Directorio.

11)Luego de su aprobación y autorización de implantación, el equipo prepara conjuntamente con el
   Jefe del equipo de Organización y Métodos, el programa de implantación del manual de Normas
   Internas, que constará de las siguientes etapas :

 Adecuación de los documentos normativos existentes a los patrones establecidos en la Norma
  Básica (Subitem 2.9).

 Obtención de la aprobación de los proyectos elaborados en el ítem anterior de parte del
  Directorio.
 Reproducción de normas aprobadas e incluso el empaste normalizado para confeccionar el
  manual.
 Distribución y divulgación del manual entre las diversas unidades.
 Implantado el manual, el equipo de Organización y Métodos ejercerá la función de coordinación y
  ejecución directa de la actualización del manual, conforme se ha establecido en la Norma Básica.

c) Elaboración del Manual de Operación.

1) En base a la programación del Programa de Desarrollo Institucional y constituido el Grupo de
   Trabajo (GT), el analista designado para dar el apoyo técnico al GT, estudia las políticas y
   normas existentes en la empresa sobre la elaboración de manuales, así como la documentación
   que hubiere sobre el tema.

2) Se reúne el GT definiéndose un coordinador, el cual será asesorado por el analista, quien explica
   el objetivo de las características del trabajo a desarrollar.

3) Se determina el alcance y los límites del manual, definiéndose hasta donde fue posible definir el
   contenido del mismo.

4) El GT elabora la programación del trabajo, la cual incluye personal, materiales, impresos,
   montaje, distribución, Cronograma, etc.

5) Se define el personal que intervendrá en la elaboración del manual y en la función a ser
   desempeñada por los miembros.

6) Se define la información que deberá obtenerse para la elaboración del manual y el grado de
   profundidad que se le dará a la investigación.


 VISTOS                                              VERSION                 FECHA



                                                67
                                                                               PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                   CODIGO
                                PLANEAMIENTO
                                                                                       MP300.07
SUBSISTEMA

                 DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                           HOJA
                        ELABORACION DE LOS MANUALES                                       5/14


7) Se determinará el método que se utilizará para la investigación, conforme al Subitem 2.1: Etapas
   Comunes en el Desarrollo de Estudios de Organización y Métodos y al Subitem 2.3 : Técnicas de
   Levantamiento de Datos y Antecedentes.

8) Se determina el grado de análisis y racionalización del procedimiento o actividad motivo del
   manual.

9) Se ejecuta la etapa de levantamiento de información de acuerdo con el programa establecido y
   con las normas contenidas en el Subitem 2.3.

10)El GT desarrolla las etapas de análisis y diagnóstico para la racionalización de procedimientos
   que serán introducidos en el manual.

11)Una vez que la totalidad del material del manual esté listo, se prepara el índice y se ordena el
   material en la misma secuencia, conforme se establece en el Subitem 2.10 : Indicaciones
   Básicas para Elaboración de Manuales de Operación.

12)El GT elabora el manual tomando en cuenta las normas de la empresa sobre la estructura y
   normalización de manuales.

13)El borrador del manual deberá ser confrontado con la organización y los procedimientos en los
   puestos de trabajo, en los casos de que estos ya estuvieran implantados, discutiendo con las
   jefaturas y empleados involucrados.

14)Introducidas las modificaciones, producto del proceso anterior, el GT entregará al equipo de
   Organización y Métodos para su revisión final y por su intermedio al Grupo Coordinador del
   Desarrollo Institucional para la aprobación del documento y de su implantación.

15)Luego de su aprobación y de su autorización de implantación, el analista prepara, conjuntamente
   con el Jefe del equipo de Organización y Métodos y los jefes responsables de la implantación, el
   programa de implantación, incluyendo tiempos, recursos humanos y materiales.

16)Prepara junto con la unidad de entrenamiento y los jefes responsables el plan de entrenamiento
   de personal.

17)Promueve una reunión de Jefes y empleados de las unidades involucradas con el objeto de
   facilitar la implantación venciendo las resistencias y los temores que surgen como consecuencia
   de cualquier cambio organizacional.

18)El analista inicia y apoya permanentemente la implantación del proyecto asesorando a los jefes
   en la solución de los obstáculos que se les presentaren.

19)Implantado el manual, el equipo de Organización y Métodos iniciará la función de coordinación y
   ejecución directa de la actualización del manual, manteniéndolo siempre en vigencia.




 VISTOS                                              VERSION                FECHA



                                               68
                                                                              PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                  CODIGO
                                PLANEAMIENTO
                                                                                      MP300.07
SUBSISTEMA

                 DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                          HOJA
                        ELABORACION DE LOS MANUALES                                      6/14


d) Elaboración de otros Manuales.

De modo general podemos expresar que un Manual comienza a justificarse en la empresa cuando,
debido a su tamaño y complejidad, los empleados comienzan a perder la visión del conjunto,
desconociendo la importancia que sus actividades puedan tener para otras unidades orgánicas, de
manera que no llevan a cabo adecuadamente las rutinas que de ellos se necesita para el
funcionamiento básico de la empresa ya que tiene dudas de su propia autoridad y responsabilidad
debido a la creación de nuevas funciones y sectores.

Es posible que se pretenda agrupar en un solo documento este conjunto de ideas, políticas, normas
y procedimientos cuyas características correspondan a una actividad específica, y que no formen el
conjunto de funciones de una unidad, tales como manuales del Chofer, del Jefe Zonal, de Seguridad
e Higiene Industrial, etc.

La elaboración de los mismos dependerá del criterio del Jefe del Equipo de Organización y Métodos
y de la fundamentación de la necesidad de parte del responsable del área interesada. Dicha
elaboración deberá obedecer los procedimientos descritos para los otros manuales.




 VISTOS                                             VERSION                FECHA



                                               69
                                                                                     PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                        CODIGO
                                     PLANEAMIENTO
                                                                                             MP300.07
SUBSISTEMA

                       DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                                HOJA
                              ELABORACION DE LOS MANUALES                                      7/14


4.7.5. Diagramación

a) Procedimiento Para Elaboración De Manuales.


                                         EXIST E                        DEFINIR
                                                            SI
                                         MANUAL                      RESPONSABLES
                                           ?                         DE EVALUACION




                                    NO
                                                                       EST UDIAR Y
                                                                     EVALUAR MANUAL
                                       DEFINIR
                                      OBJET IVOS




                                                                          ES            SI
                                                                       APROPIADO
                                       DEFINIR                             ?
                                   RESPONSABLES DE
                                     ELABORACION



                                                                       NO



                                   EST UDIO PREVIO
                                                                       EFECT UAR
                                        DE LA
                                                                      LOS AJUST ES
                                    ORGANIZACION




                                    PLANEAMIENT O
                                   Y PROGRAMACION
                                     DE T RABAJOS




                                    DIAGNOST ICO Y
                                       DISEÑO




                 EFECT UAR    NO     APROBADO
                  AJUST E               ?




                                                 SI



                                    IMPLANT ACION
                                    Y SEGUIMIENT O




                                           FIN




          DIAG71.VSD




 VISTOS                                                    VERSION              FECHA



                                                      70
                                                                                                                        PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                                                        CODIGO
                                                       PLANEAMIENTO
                                                                                                                             MP300.07
SUBSISTEMA

                        DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                                                                HOJA
                                          ELABORACION DE LOS MANUALES                                                          8/14


b) Sistema de Codificación de Documentos de Gestión.




             Formato Ge ne ral :

                                                                                                  IDENTIFICACIÓN DEL
                                                                                                  ÁREA DE ACTUACIÓN
                                                                                                  EN LA ESTRUCTURA
                                                                                                      FUNCIONAL


              D       S     s     P     A       pp     ff



                                                                                         Formulario

                                                                   Procedimiento




                                                                                                          Actividad


                                                                                     Proceso

                                                                SubSistema


                                                                                             Identificación del Sistema
                                                                                             Empresarial según la
                                                                                             siguiente Tabla :

                                                                                             S   = Asesoría
                                                                                             O   = Operacional
                                                                                             C   = Comercial
              Identificación del Tipo de Docum ento                                          A   = Administrativo
              según la siguiente Tabla :                                                     F   = Contabilidad y Finanzas
                                                                                             P   = Planeamiento
              E   = Especif icación Técnica
              M   = Manual de Gestión
              N    = Normas Administrativ as
              R    = Reglamento
              S   = Manual de Sistema Aplicativ o
              T   = Normas Técnicas / Operativ as
              U    = Manual de Usuario de Sistema Aplicativ o




          ORGA10.DOC




 VISTOS                                                                            VERSION                          FECHA



                                                                        71
                                                                               PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                   CODIGO
                                 PLANEAMIENTO
                                                                                       MP300.07
SUBSISTEMA

                 DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                           HOJA
                         ELABORACION DE LOS MANUALES                                      9/14


4.7.6. Formularios

a) Formulario MP300.07.01: Manual de Organización.

1) Objetivo

Este formato se utiliza para plasmar la Estructura Orgánica y las funciones de cada unidad,
facilitando la incorporación de información básica que este tipo de Manual debe contener.

2) Presentación

El Manual de Organización es un documento que contiene la estructura Organizacional de la
Empresa y las funciones de cada unidad.

La presentación de las hojas del Manual de Organización es la siguiente :

 Titulo : Manual de Organización
 Sistema : Campo destinado para colocar el Sistema del cual se está describiendo su estructura
  orgánica y atribuciones.
 Subsistema : Idem a 2.2 pero referido al Subsistema.
 Asunto : Idem a 2.2 pero referente al componente del Subsistema
 Documento de Aprobación : N° de documento de Aprobación del Manual
 Fecha de Vigencia : Campo destinado a colocar la fecha que entra en vigencia el contenido del
  documento.
 Hoja : Campo destinado a la numeración de las hojas utilizadas en el Manual

3) Llenado del Formulario

El Manual de Organización debe contener por lo menos :

   Objetivos y Políticas Generales de la Empresa
   Organigrama General
   Estructura Organizacional
   Base Legal
   Responsabilidades, Atribuciones y niveles de dependencia de las diversas unidades orgánicas.




 VISTOS                                              VERSION                FECHA



                                                72
                                                                             PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                    CODIGO
                                  PLANEAMIENTO
                                                                                         MP300.07
SUBSISTEMA

                    DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                            HOJA
                            ELABORACION DE LOS MANUALES                                   10/14


                                  MANUAL DE ORGANIZACIÓN
                                                              DOCUMENTO DE APROBACION :
          SISTEMA       :

          SUBSISTEMA :
                                                              FECHA DE VIGENCIA   HOJA

          ASUNTO        :                                                         DE




          MP300.07.01




 VISTOS                                            VERSION               FECHA



                                              73
                                                                                PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                    CODIGO
                                PLANEAMIENTO
                                                                                        MP300.07
SUBSISTEMA

                 DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                            HOJA
                         ELABORACION DE LOS MANUALES                                      11/14


b) Formulario MP300.07.02 : Manual De Normas Internas

1) Objetivo

Se utiliza para plasmar las Normas Internas de la empresa para cada una de sus áreas de
actuación.

2) Presentación

El Manual de Normas Internas es un folder de tipo coleccionable con divisiones al interior en
cartulina con visores, dividido en tantas partes como Sistemas que estén definidos en la Empresa.
Cada parte tiene el contenido completo de las normas que rigen las actividades de cada sistema y
que se desarrollan aplicando la técnica indicada en el Subitem 2.9.

 Titulo : Norma Interna.
 Código : Campo destinado para colocar el código atribuido a la Norma Interna según el
  Diagrama 4.7.5.b) del presente Manual.
 Hoja : Campo destinado a la numeración de las hojas utilizadas en el Manual para cada Orden
  interna seguido del N° total de hojas que conforman la O.I.             separados por una diagonal
  invertida.
 Sistema, Subsistema : Campos destinados para colocar el Sistema y Subsistema que debe
  supervisar, controlar y orientar en cuanto a la correcta aplicación de la Orden Interna.
 Asunto : Descripción suscrita que sugiera el objetivo de la Orden Interna.
 Fecha de Vigencia : Espacio destinado para indicar la fecha a partir de la cual la norma rige.
 Reemplaza : Espacio destinado para indicar el código de las Ordenes Internas que fueron
  Substituidas.
 Firma y Sello de Autorización : Firma de la persona facultada para autorizar la aplicación de la
  Norma.




 VISTOS                                              VERSION                 FECHA



                                                74
                                                                                                      PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                                               CODIGO
                                             PLANEAMIENTO
                                                                                                                    MP300.07
SUBSISTEMA

                       DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                                                       HOJA
                                       ELABORACION DE LOS MANUALES                                                   12/14


                                                                                     CODIGO :

                                                      NORMA INTERNA                  HOJA :
                                                                                                     DE

              SISTEMA :                                              SUBSISTEMA :


              ASUNTO :




             FECHA DE VIGENCIA :              REEMPLAZA :




                                                                                    FIRMA Y SELLO DE AUTORIZACION
                                   /   /

             MP300.07.02




 VISTOS                                                          VERSION                          FECHA



                                                            75
                                                                              PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                  CODIGO
                                PLANEAMIENTO
                                                                                      MP300.07
SUBSISTEMA

                 DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                          HOJA
                        ELABORACION DE LOS MANUALES                                      13/14


c) Formulario MP300.07.03 : Manual De Operación

1) Objetivo

Se utiliza para plasmar las técnicas y metodología de los procedimientos que corresponden a un
determinado sistema.

2) .Presentación

 El Manual de Operación es un folder de tipo coleccionable dividido en tantas partes como
  procedimientos contenga para el Sistema al cual está referido, los cuales resultaron como
  producto de aplicar la Técnica del Subitem 2.5.
 Sistema, Subsistema : Campos destinados para colocar el Sistema y Subsistema que debe
  supervisar, controlar y orientar en cuanto a la correcta aplicación de los Procedimientos.
 Código : Campo destinado para colocar el código atribuido al Procedimiento según el Diagrama
  4.7.5.b)., del presente Manual.
 Procedimiento : Descripción suscrita que sugiera el objetivo del Procedimiento.
 Hoja : Campo destinado a la numeración de las hojas utilizadas en el Manual para cada
  Procedimiento seguido del N° total de hojas que conforman dicho Procedimiento, separados por
  una diagonal invertida.
 Firmas Aprobatorias : Firmas de las personas facultadas para aprobar la aplicación del
  Procedimiento.
 Versión : Indicación del Número de Versión del Procedimiento.
 Fecha de Vigencia : Espacio destinado para indicar la fecha a partir de la cual el procedimiento
  rige.




 VISTOS                                             VERSION                FECHA



                                               76
                                                                                         PROCEDIMIENTO
SISTEMA                                                                                                    CODIGO
                                              PLANEAMIENTO
                                                                                                         MP300.07
SUBSISTEMA

                    DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
 PROCEDIMIENTO
                                                                                                            HOJA
                                        ELABORACION DE LOS MANUALES                                       13/14


                                                                             PROCEDIMIENTO
                 SIST EMA                                                                    CODIGO




                 SUBSIST EMA




                                                                                                  HOJA
                 PROCEDIMIENT O




                 DESCRIPCION




                 FIRMAS APROBAT ORIAS                              VERSION    FECHA DE VIGENCIA



                 MP300.07.03




 VISTOS                                                        VERSION               FECHA



                                                          77
                                                                                         LATIN CONSULT
                                                                                           ESTÁTICA
                                                                                            SABESP
                                                                                       RODOLFO RETAMOZO




4.8. MECANISMOS DE EVALUACION Y CONTROL DE GESTION

Para el Cálculo del Índice de Desarrollo de Proyectos (IDP) :

Mensual :

                                                   Nro.de Actividades EjecutadasA

                        IDPM                 =                                            X 100
                                                   Nro. de Actividades Programadas B

Acumulado :
                                                       A

                    IDPA                =                              X 100

                                                       B




C:\Docstoc\Working\pdf\77145d7f-2d87-4320-9312-00e138e3a20b.doc   78
                                                                         LATIN CONSULT
                                                                           ESTÁTICA
                                                                            SABESP
                                                                       RODOLFO RETAMOZO




5. PLAN DE IMPLANTACION

El inicio de la implantación de la función de Organización y Métodos y Análisis de Procesos
debe considerar dos elementos importantes:

 La Selección y el entrenamiento que resultará de mucha ayuda en el apoyo a los
  empleados que pasarán a cumplir esta función, ya que se prevé que carecen de la
  experiencia y conocimiento necesarios para ejercer la función que están asumiendo.

 La Formulación de un Manual de Organización y Métodos por la misma razón que el
  elemento anterior. Además el grupo de Organización y Métodos y Análisis de Procesos
  podrá aprovechar toda las ventajas en cuanto a aplicación Metodológica para elaborar el
  resto de Manuales.

El Manual de Organización y Métodos, deberá contener toda la base teórica, tanto como las
herramientas técnicas y adecuadas para el desempeño de las actividades de Organización y
Métodos, en base a un compendio de conceptos, principios y técnicas que servirán de
elemento de orientación y consulta a los analistas. Este deberá ser actualizado de acuerdo
al nivel de asimilación de parte de los analistas y considerando las nuevas técnicas
aplicables a la empresa.

La implantación del Modelo de Organización y Métodos y Análisis de Procesos considera
dos etapas básicas:

 Formalización de la Función Organización y Métodos y Análisis de Procesos e

 Implantación del Modelo de Organización y Métodos y Análisis de Procesos.

En la primera etapa se definen los elementos normativos necesarios y la conformación del
grupo que tendrá a su cargo las actividades de Organización y Métodos y Análisis de
Procesos. Al inicio el modelo será asimilado y adaptado a las características propias de la
empresa adecuando el Manual de Operaciones de Organización y Métodos. Culminada esta
etapa, la empresa estará apta para la implantación del Modelo de Organización y Métodos y
Análisis de Procesos.

La implantación propiamente dicha del modelo será la segunda etapa, debiendo tener
definido el soporte operacional del grupo, dotarlo de recursos materiales necesarios y
promover el entrenamiento específico a modo de seminarios, cursos, talleres, etc.;
relacionado con las técnicas de Organización y Métodos consideradas en el Modelo dirigido
al personal designado.

Un esquema General que señala las actividades principales a cubrir en cada etapa del Plan
de Implantación es el siguiente:




C:\Docstoc\Working\pdf\77145d7f-2d87-4320-9312-00e138e3a20b.doc   79
                                                                                                LATIN CONSULT
                                                                                                  ESTÁTICA
                                                                                                   SABESP
                                                                                              RODOLFO RETAMOZO




Etapa 1                              Formalización de la Función de Organización y Métodos y Análisis de
                                     Procesos.

                   Tarea 1           Establecer el Grupo de Trabajo
                                     1. Nombrar el personal del Grupo.
                                     2. Definir la Organización y Funciones del Grupo.
                                     3. Aprobar el Grupo.
                                     4. Instalar el Grupo.

                   Tarea 2           Preparar el Manual de Operaciones de Organización y Métodos
                                     1. Estudiar el Modelo General de Planeamiento y Desarrollo
                                       Organizacional y Análisis de Procesos.
                                     2. Adaptar el Modelo General a las características de la
                                       empresa:
                                       La organización Interna del Grupo de Planeamiento y
                                       Desarrollo Organizacional y Análisis de Procesos
                                       Métodos.
                                       Los procedimientos normativos, las rutinas y flujos.
                                       Los formularios a ser utilizados.
                                       Las Técnicas de Análisis y los elementos de seguimiento.
                                     3. Preparar el Manual de Operaciones.
                                     4. Aprobar el Manual.

Etapa 2                              Implantación del Modelo de Organización y Métodos y Análisis de
                                     Procesos.

                   Tarea 1           Establecer el Grupo de Organización y Métodos y Análisis de Procesos.
                                     1. Definir el personal necesario.
                                     2. Definir Instalaciones físicas y otros recursos para el funcionamiento.
                                     3. Establecer formalmente la Función de Org. y Métodos.
                                     4. Nombrar al personal del Grupo.
                                     5. Entrenar al personal.
                                     6. Brindar los recursos materiales necesarios.
                                     7. Instalar el Grupo.

                   Tarea 2           Implantar el Modelo de Organización y Métodos l y Análisis de Procesos.
                                     1. Definir prioridades de acción.
                                     2. Definir Sistema de Trabajo.
                                     3. Elaborar el Plan Anual de Trabajo.
                                     4. Elaborar la programación de actividades.
                                     5. Iniciar el desarrollo de actividades.

                   Tarea 3           Análisis y Evaluación de la Implantación
                                     1. Determinar los indicadores
                                     2. Ajustar Metas, Estrategias y Procedimientos de Implantación.




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                                                                           ESTÁTICA
                                                                            SABESP
                                                                       RODOLFO RETAMOZO




6. GLOSARIO

Acción: Efecto o resultado de hacer.
Actividad: Conjunto de las tareas propias de una persona o entidad.
Alcance: Lo que se va a conseguir, lograr, obtener. Lo que comprende o se entiende.
Anexo: Documento o pieza que, como comprobante , se agrega al fin de un manuscrito o
impreso.
Catastro: Censo de fincas urbanas, rurales.
Componente: Cada uno de los elementos que intervienen en la formación de un todo.
Concepto: Pensamiento expresado con palabras. Sentencia, agudeza. Juicio, opinión,
fama, reputación.
Conceptual: Que pertenece o se refiere al concepto.
Cuadro: Marco (cerco de algunas cosas)
Diseño: Descripción o bosquejo de alguna cosa hecho por palabras.
Dossier: Expediente (conjunto de documentos que se refieren a un asunto)
Enfoque: Descubrir y comprender la esencia de un asunto para tratarlo o resolverlo con
acierto.
Enfoque Conceptual: Expresar y/o representar la esencia de un asunto para tratarlo o
resolverlo con acierto.
Estrategia: Habilidad, destreza y pericia para dirigir un asunto. El conjunto de reglas que
aseguran una decisión óptima en cada momento.
Esquema: Representación gráfica y simbólica de cosas materiales atendiendo solo a sus
líneas o caracteres más significativos y que se somete a deliberación de un concilio.
Estructura: Conjunto de elementos solidarios entre sí o cuyas partes son funciones unas de
otras. Hay en ellas enlace y función más que adición y fusión.
Figura: Forma exterior y peculiar de cada cuerpo.
Flujo: Movimiento de las cosas fluidas.
Flujograma: Representación gráfica de las cosas.
Función: Capacidad de acción o acción propia de los cargos y oficios.
Implantar: Plantear (establecer sistemas, instituciones, reformas, etc.).
 Ingerir (introducir una cosa en otra)
Implementar: Llevar a cabo, realizar, ejecutar. Poner en practica, aplicar
Integral: Dícese de las diferentes partes que entran en la composición de un todo.
Institucional: Relativo a cualquiera de las organizaciones fundamentales de un estado,
nación o sociedad.
Inventario: Asiento de los bienes de las personas o de una comunidad.
Lineamiento: Dibujo de un cuerpo por el cual se distingue y conoce su figura.
Manual: Libro en que se compendia lo sustancial.
Meta: Fin al que se dirigen las acciones.
Método: Modo habitual de obrar o proceder.
Misión: Poder que se da a una persona para ir a desempeñar un cometido.
Modelo: Ejemplar o muestra que sigue o a que se ajusta quien ejecuta una obra de arte u
otra cosa. Designación del modo de ser de ciertas realidades. Representación en pequeño
de una cosa. Realidad en estado de perfección.
Necesidad: Falta o carencia de las cosas indispensables para subsistir.
Norma: Pauta, Regla de conducta
Objetivo: Fin, intento o propósito de una operación.
Operación: Acción de operar.




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                                                                                       ESTÁTICA
                                                                                        SABESP
                                                                                   RODOLFO RETAMOZO




Operar: Realizar o llevar a cabo algo. Obrar, trabajar o ejecutar diversos menesteres u
ocupaciones.
Operativo: Dícese de lo que obra y produce un efecto.
Organigrama: Representación gráfica de la estructura formal de la organización de una
empresa indicando las líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación.
Organización: Disposición, Orden.
Plan: Extracto, apunte, escrito en que se expone la traza o disposición general de una cosa.
Política: Orientaciones o directrices que rigen la actuación de una persona o entidad en un
asunto o campo determinado.
Programa: Anuncio de las partes que ha de tener o de las condiciones a que se ha de
sujetar alguna cosa. Declaración previa de lo que se piensa hacer en una materia.
Procedimiento: Método de hacer algunas cosas.
Proceso: Conjunto de las fases sucesivas de una operación artificial.
Recurso: Bienes o medios de subsistencia.
Regla: Razón, medida, norma a que se han de ajustar las acciones para que resulten
rectas.
Sistema : Conjunto ordenado de cosas que tienen relación entre sí y contribuyen a un fin.
SubSistema: Conjunto debajo o acción secundaria al sistema.
Táctico: Arte de poner en orden las cosas. Sistema que con disimulo y habilidad se emplea
para lograr un fin.
Tarea: Obra o trabajo que debe hacerse en tiempo limitado.
Recursos
Tomo: Cada una de las partes de una obra impresa o manuscrita con paginación propia y
encuadernación separadamente.
Volumen: Libro encuadernado, que puede ser obra completa, o uno o más tomos de ella, o
ya esté constituido por dos o más escritos diferentes.



                                                                       * Fuente de Datos : Enciclopedia Sopena




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