Tugasan Kumpulan � Satelit

Document Sample
Tugasan Kumpulan � Satelit Powered By Docstoc
					 UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA

              Kursus Induksi Umum Kumpulan
                 Pengurusan & Profesional
                       & Sokongan 1

                           Tugasan Kumpulan

                   Nama Kumpulan :- SATELIT
 No.                      Nama                No Staf
 1     Sahhizam Bin Maamin                    01478
 2     Fakrulradzi Bin Idris                  01701
 3     Kyairul Azmi Bin Baharin               01142
 4     Zul Atfyi Fauzan Bin Mohammed Napiah   01697
 5     Hanizam Bin Hashim                     01703
 6     Ernie Binti Mat Tokit                  00386
 7     Noor Baiduri Binti Abd Halim           01482
 8     Syamimi Binti Shamsuddin               01056
 9     Wizana Binti Abd Jalil                 01516



Kandungan
                                      1
Bahagian 2: Dasar – Dasar Kerajaan
           2.1 – Pengenalan
           2.2 - Jawapan


Bahagian 3: Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam


RUJUKAN


1) Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 7 Tahun 1991, Panduan mengenai
   kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK), m/s 105-109
2) Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991, Panduan Pengurusan
   Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan, m/s 14-18
3) Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991, Panduan Mengenai
   Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja, m/s 129-173
4) Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2006, Garis Panduan Bagi
   Melaksanakan Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam, m/s 535-545




                                      2
Bahagian 2: Dasar – Dasar Kerajaan


Kertas kerja ini membincangkan secara holistik tiga dasar utama Kerajaan Malaysia iaitu
Wawasan 2020, Dasar Pembangunan Nasional dan Dasar Kebudayaan Kebangsaan.

Mantan Perdana Menteri Malaysia iaitu Tun Mahathir bin Mohamad telah mencetuskan buat
pertama kali konsep Wawasan 2020 di Mesyuarat Majlis Perdagangan Malaysia pada 28 Februari
1991. Dalam konteks negara, wawasan ditakrifkan sebagai satu visi jangka panjang ke arah dasar
yang luas meliputi pelbagai aspek berkaitan pembangunan negara dalam hubungan dengan
perkembangan ekonomi keseluruhannya, memberi panduan arah tuju, memberi panduan sasaran
negara dan penetapan jangkamasa bagi mencapai sesuatu matlamat yang disasarkan.


Justifikasi mengapa Wawasan 2020 ditubuhkan adalah untuk mewujudkan fokus nasional,
mendapatkan konsensus nasional dalam mencapai suatu halatuju, sebagai satu perjanjian sosio-
politik, menyediakan garis panduan bagi agenda pembangunan nasional. Pemilihan tahun 2020
adalah disebabkan:
(a) generasi baru dalam era dunia tanpa sempadan dan persaingan yang pesat
(b) jangkamasa yang munasabah dan praktikal
(c) bersama dalam ‘megatrend’ yang mana pembangunan sains, teknologi dan komunikasi akan
   menentukan tahap sebuah negara


Usaha membangunkan sebuah negara terbilang perlu digariskan dengan suatu pendirian dan
panduan yang jelas. Wawasan 2020 sebagai suatu pelan komprehensif dalam menjana usaha
Malaysia sebagai sebuah negara maju menjelang tahun 2020 memerlukan usaha gigih yang
berterusan untuk merealisasikan harapan Malaysia sebagai sebuah negara maju.


Dasar Pembangunan Nasional tertakluk di bawah Rangka Rancangan Jangka Panjang 2 (RRJP
2: 1991-2000). Ia telah dilancar oleh mantan perdana menteri YAB Tun Mahathir Muhammad
pada 17 Jun 1991. Dasar ini meneruskan pencapaian Dasar Ekonomi Baru (DEB) dalam
pembasmian kemiskinan dan penyusunan semula masyarakat. DEB yang dilaksanakan selama
20 tahun bermula 1970 telah membawa satu perubahan baru dalam strategi perancangan
pembangunan Malaysia.



                                              3
Apabila pelaksanaan DEB tamat pada 1990, ekonomi Malaysia telah berkembang dengan pesat.
Rakyat Malaysia telah berjaya menambah hakmilik mdal saham keparas 75.4% dalam tahun 1988
berbanding 38.3% pada 1971. hakmilik saham bumiputera pula telah meningkat dari 4.3% (1971)
kepada 19.4% (1988). Sungguhpun meningkat namun matlamat milikan 30% oleh bumiputera
dalam hakmilik syarikat menjelang 1990 masih kurang berjaya. Ini berikutan kemelesetan
ekonomi yang berlaku pada era 1980-an.

Sehubungan ini, Dasar Pembangunan Nasional dilancar untuk meneruskan usaha mengurangkan
ketidakseimbangan ekonomi dan sosial di kalangan masyarakat majmuk Malaysia. Prinsip yang
diberi keutamaan ialah pembangunan yang seimbang dan pengagihan yang adil dan saksama.

Malaysia adalah sebuah negara unik yang terdiri dari masyarakat berbilang kaum. Situasi ini juga
menjurus kepada kesedaran yang rendah dan kefahaman megenai kebudayaan, kepentingan
politik yang menekankan kebudayaan kaum sahaja. Perpaduan Malaysia harus dipupuk untuk
kemajuan sosio-ekonomi dan politik negara. Ia memerlukan penglibatan semua lapisan
masyarakat dalam satu proses yang berterusan.

Dasar Kebudayaan Kebangsaan yang dilancar pada 1971 perperanan penting dalam proses
pembangunan negara yang beridentitikan budaya Malaysia. Untuk sebuah negara majmuk seperti
Malaysia, pembentukan budaya kebangsaan memerlukan perancangan teliti lagi rapi supaya
dapat melahirkan cara hidup yang bersifat kemalaysiaan.

                                          JAWAPAN

Soalan 1: Pencapaian matlamat Wawasan 2020 memerlukan perubahan sikap. Berasaskan
cabaran-cabaran Wawasan 2020, huraikan secara jelas sikap-sikap yang perlu ada pada
Pegawai Awam bagi membantu mencapai matlamat ini.

Soalan 2:-Jelaskan pendekatan-pendekatan baru yang diambil oleh kerajaan dalam
melaksanakan Dasar Pembangunan Nasional selepas tamatnya Dasar Ekonomi Baru.

Soalan 3:-Pewujudan Kebudayaan Kebangsaan Malaysia adalah berlandaskan 3 prinsip
yang ditetapkan oleh Kerajaan sebagai Dasar Kebudayaan Kebangsaan. Jelaskan ketiga-
tiga prinsip tersebut.




                                                4
Jawapan Soalan 1:-

Wawasan 2020 merupakan dasar yang menjadikan Malaysia maju menjelang tahun 2020 dengan
gaya dan acuan sendiri. Ia dirangka agar Malaysia menjadi sebuah Negara yang setanding
dengan negara membangun lain di dunia dengan mengekalkan identiti, etika dan nilai ketimuran.
Tujuan utama penubuhannya adalah untuk mewujudkan negara maju sepenuhnya dengan
masyarakat yang yakin, mempunyai nilai moral dan etika yang kukuh, hidup dalam masyarakat
yang demokratik, liberal dan bertolak ansur, penyayang, adil dari segi pengagihan ekonomi,
progresif dan makmur, dan mempunyai penguasaan sepenuhnya terhadap ekonomi yang
bersaing, dinamik, cergas dan kental.

Bagi merealisasikan matlamat ini, sebagai penjawat awam, perubahan sikap ke arah
pembentukan Wawasan 2020 ini amatlah diharapkan. Antara sikap yang perlu ada pada Pegawai
Awam bagi membantu pencapaian matlamat ini adalah:


(a) Menjadi rakyat yang berusaha membentuk sebuah Negara bangsa yang bersatu padu serta
   menyanjungi masa hadapan yang dikongsi bersama. Bangsa itu mestilah sejahtera,
   terintegrasi wilayah-wilayah dan kelompok-kelompok etniknya, menikmati kehidupan bersama
   yang sepenuhnya berasaskan persamaan hak dan keadilan, membentuk sebuah ‘Bangsa
   Malaysia” dengan rasa taat setia dan pengabdian yang tidak berbelah bahgi terhadap bangsa
   tersebut.
(b) Menjadi masyarakat Malaysia yang bebas, teguh dan terbentuk jiwanya, yakin terhadap diri
   sendiri, bangga dengan apa yang ada, dan dicapai, gagah menghadapi pelbagai rintangan
   dan masalah. Masyarakat Malaysia yang mempunyai sikap ingin mencapai kecemerlangan,
   menyedari akan kemampuan dirinya, tidak mengalah kepada sesiapa dan dihormati oleh
   bangsa lain.
(c) Setiap penjawat awam dapat bekerjasama mewujudkan dan membangunkan masyarakat
   demokratik dan mengamalkan satu bentuk persefahaman matang iaitu demokrasi masyarakat
   Malaysia yang boleh menjadi contoh kepada banyak negara membangun.
(d) Penjawat awam perlu bersikap moral dan etika yang tinggi, kukuh dalam nilai agama dan
   kerohanian yang utuh dan ditunjangi oleh budi perketi yang luhur.
(e) Menjadi masyarakat yang liberal dan bertolak ansur, di mana masyarakat pelbagai kaum di
   Malaysia bebas mengamalkan adat, kebudayaan dan kepercayaan agama mereka dan pada

                                               5
   masa yang sama meletakkan kesetiaan mereka pada satu negara.
(f) Mewujudkan masyarakat saintifik dan progresif, masyarakat yang mempunyai daya perubahan
   tinggi dan memandang ke hadapan bukan sahaja menjadi pengguna teknologi tetapi juga
   penyumbang kepada tamadun saintifik dan teknologi masa depan.
(g) Mewujudkan masyarakat penyayang dan budaya menyayangi, iaitu satu sistem sosial yang
   mana kepentingan masyarakat adalah lebih utama daripada diri sendiri, yang mana kebajikan
   insan tidak akan berkisar kepada orang perseorangan tetapi di sekeliling sistem keluarga yang
   kukuh.
(h) Memastikan masyarakat yang adil dalam bidang ekonomi. Iaitu masyarakat yang
   melaksanakan pengagihan kekayaan negara secara adil dan saksama, yang mana wujud
   perkongsian sepenuhnya bagi setiap rakyat dalam perkembangan ekonomi. Masyarakat
   sedemikian tidak akan wujud jika masih ada pengenalan kaum berdasarkan fungsi ekonomi
   dan kemunduran ekonomi berdasarkan kaum.
(i) Mewujudkan masyarakat makmur yang mempunyai ekonomi yang boleh bersaing, dinamik,
   giat dan berdaya tahan.



Kesimpulannya, cabaran pertama Wawasan 2020 iaitu pembentukan bangsa Malaysia yang
bersatu padu adalah merupakan cabaran yang paling utama dan paling asasi untuk berterusan.
Gabungan dan kerjasama pintar semua pihak diharapkan dapat merealisasikan harapan Malaysia
sebagai sebuah negara maju menjelang tahun 2020.

Jawapan Soalan 2:-

Dasar Pembangunan Nasional (DPN) diwujudkan untuk membentuk perpaduan negara dan
digubal berasaskan matlamat dan strategi Dasar Ekonomi Baru (DEB), iaitu membasmi
kemiskinan dan menyusun semula masyarakat. Beberapa pendekatan baru yang bergantung
kepada sektor swasta dengan sokongan dan bantuan kerajaan dilaksanakan seperti:

(a) Penumpuan yang lebih bagi membasmi kemiskinan di kalangan golongan termiskin di
   samping mengurangkan kemiskinan relatif.
(b) Mewujudkan gunatenaga dan pembangunan pesat sebuah Masyarakat Perdagangan dan
   Perindustrian Bumiputera (MPPB).



                                               6
(c) Peningkatan penglibatan sektor swasta dalam penyusunan semula masyarakat dan
   pembentukan peluang yang lebih luas bagi sektor terbabit.
(d) Penumpuan kepada pembangunan sumber manusia untuk mencapai pertumbuhan dan
   menyeimbangkan pengagihan.



Berikutan itu, beberapa program penting telah dirangka bagi menjayakan matlamat utama DPN.
Antaranya adalah:

(a) Hasil Pencapaian yang Berkualiti dan Berkekalan:- yang memberi penekanan kepada
aspek-aspek pendidikan dan latihan.

(b) Persaingan Dalam Pasaran Antarabangsa:- Malaysia telah meningkatkan daya tarikan
pelabur dan usahawan asing bagi memperluaskan aktiviti pelaburan mereka. Bagi mengatasi
masalah halangan dan perlindungan perdagangan antarabangsa, Malaysia mengamalkan dasar
liberalisasi yang memberi galakan kepada sektor swasta supaya bersedia menghadapi sebarang
risiko. Pengeksport pula digalakkan supaya mengurangkan pergantungan terhadap Sistem
Keutamaan Am (GSP).

(c) Wawasan 2020:- DPN digalakkan menggunakan kepakaran masyarakat majmuk bagi
membina ekonomi yang mantap bagi menghadapi cabaran ekonomi dunia. DPN juga memainkan
peranan penting bagi menggalakkan penyertaan kaum Bumiputera dalam sektor pembuatan dan
perkhidmatan. Perhatian khusus ditumpukan kepada penyertaan Bumiputera dalam bidang
industri kecil dan sederhana (IKS) menerusi program subkontrak dan francais. Usahawan aktif
golongan Bumiputera dan bukan Bumiputera diberi galakan bagi membolehkan syarikat
Bumiputera meningkatkan prospek perniagaan. Syarikat Bumiputera juga didedahkan kepada
teknologi terbaru di samping penyaluran kemudahan modal, maklumat pasaran dan hubungan
dengan pasaran antarabangsa.

Penswastaan digunakan sebagai kaedah memperluaskan penyertaan Bumiputera dalam sektor
swasta serta penyusunan semula modal saham. Jawatankuasa Pelaburan Asing telah diberi
tanggungjawab untuk meneruskan pengawasan proses penyusunan semula modal saham
dengan menggalakkan syarikat-syarikat mematuhi syarat-syarat yang telah ditetapkan.



                                               7
Bagi penyusunan semula hakmilik dan pengawalan dalam sektor syarikat, agensi amanah dan
perbadanan    awam    dipertanggungjawabkan        mengumpul     harta-harta   baru   dan    membeli
kepentingan tertentu bagi pihak Bumiputera. Peranan Permodalan Nasional Berhad (PNB)
diperkukuhkan lagi bagi mengembleng tabungan Bumiputera.




Pada keseluruhannya, DPN telah meneruskan usaha mengurangkan ketidakseimbangan ekonomi
antara   golongan    kaya   dengan       miskin   dan   juga   dalam   kalangan   pelbagai    kaum.
Ketidakseimbangan ekonomi ini dijangka dapat dikurangkan berasaskan prinsip pembangunan
seimbang dan pengagihan yang saksama demi mencapai keadlan sosial dan memperkukuhkan
perpaduan negara.

Jawapan Soalan 3:-

Malaysia sebagai sebuah negara berbilang kaum dan budaya perlu menetapkan suatu sistem
atau corak hidup yang dapat mewakili keseluruhan bangsa Malaysia. kebudayaan sebagai satu
sistem atau corak hidup yang meliputi agama, kepercayaan, adat resam, bahasa, ekonomi dan
politik sebuah masyarakat memainkan peranan yang penting dalam mencapai perpaduan di
kalangan masyarakat majmuk di Malaysia. Bagi melahirkan sikap toleransi, persefahaman dan
perpaduan erat di kalangan seluruh rakyat Malaysia, pada tahun 1971 Kerajaan telah menggubal
Dasar Kebudayaan Kebangsaan berdasarkan kepada pertimbangan terhadap fakta-fakta
perkembangan sejarah serantau. Kewujudan dasar ini adalah berdasarkan unsur-unsur dan tiga
prinsip yang ditetapkan oleh kerajaan.

Prinsip 1: Agama Islam Sebagai Unsur Penting Dalam Pembentukan Kebudayaan
Kebangsaan

Prinsip ini menggariskan agar kebudayaan kebangsaan menampakkan Malaysia sebagai sebuah
Negara Islam di peringkat tertinggi. Di peringkat kedua pula, ia perlu menetapkan budaya-budaya
lain yang diamalkan oleh kaum lain yang tidak bertentangan dengan budaya Islam.




                                                   8
Prinsip 2: Kebudayaan Rakyat Asal Negara Sebagai Teras

Prinsip ini bertitik tolak pada sejarah negeri Melaka sebagai pusat perkembangan, pemancaran
dan warisan kebudayaan Melayu di mana kebudayaan serantau digambarkan dengan
penggunaan Bahasa Melayu.




Prinsip 3: Unsur-unsur Kebudayaan Kaum Lain Yang Sesuai Sebagai Turut Diterima

Selain daripada kebudayaan rakyat asal, unsur-unsur budaya asing seperti Cina, Arab, India dan
sebagainya juga menjadi teras. Kesesuaian dan penerimaan dalam penyerapan kebudayan ini
bergantung kepada ketidakwujudan percanggahan dalam perlembagaan dan prinsip-prinsip
Rukunegara.

Ketiga-tiga prinsip ini telah menjadi titik pertemuan dan asas perpaduan ke arah mewujudkan satu
identiti nasional bangsa Malaysia.

Bahagian 3: Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Kemajuan

Soalan 1

1 (a) Huraikan peranan dan tanggungjawab Urusetia dalam sesuatu mesyuarat.

Urusetia lazimnya dilantik bagi membantu sesebuah jawatankuasa menjalankan tugasnya dengan
efektif. Dalam proses mengadakan satu mesyuarat, urusetia ini berperanan menjalankan tugas-
tugas seperti merancang dan mengatur mesyuarat, menghantar surat jemputan mesyuarat,
menyediakan minit mesyuarat dan pelbagai jenis tugas lagi.

Tanggungjawab sesebuah urusetia boleh dibahagikan kepada tiga bahagian yang mana pecahan
tugasnya adalah seperti berikut:

i)   Tindakan-tindakan Pra-Mesyuarat

Urusetia hendaklah berbincang dengan Pengerusi Jawatankuasa untuk menentukan agenda,
tarikh, masa dan tempat mesyuarat, seterusnya membuat tempahan bilik mesyuarat secara.


                                               9
Seterusnya kertas kerja untuk pembentangan sewaktu mesyuarat akan disediakan dan surat
jemputan mesyuarat kepada ahli-ahli mesyuarat akan dihantar.

ii)   Tindakan-tindakan Semasa Mesyuarat

Semasa mesyuarat sedang dijalankan, urusetia hendaklah mencatat minit mesyuarat yang mana
ianya hendaklah mengandungi perkara-perkara seperti senarai kehadiran mesyuarat, perkara-
perkara penting yang dibincangkan, keputusan-keputusan yang dibuat dan tindakan-tindakan
susulan yang perlu diambil.

iii) Tindakan-tindakan Selepas Mesyuarat

Urusetia perlu menyiapkan minit mesyuarat mengikut format yang telah ditetapkan dan diedarkan
kepada ahli-ahli tidak lewat dari tempoh satu minggu. Kemudian, urusetia hendaklah
mendapatkan maklumbalas perlaksanaan keputusan mesyuarat dan menyediakan laporan bagi
maklumbalas tersebut.

1 (b)(i) Apakah yang dimaksudkan dengan Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK)?
Siapakah yang bertanggungjawab untuk menentukan kejayaan KMK dalam sesebuah
organisasi?

Dalam usaha ke arah meningkatkan kualiti dalam jabatan-jabatan dan pejabat-pejabat kerajaan,
kerajaan telah meggalakkan penubuhan Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK). KMK adalah
sekumpulan kecil pekerja dalam lingkungan 6 hingga 10 orang daripada unit kerja yang sama
yang bermesyuarat secara tetap untuk mengenalpasti, memilih dan menganalis masalah-masalah
yang berkaitan dengan kerja mereka. Kumpulan ini mengemukakan cadangan-cadangan
penyelesaian kepada pihak pengurusan untuk pertimbangan dan keputusan. Seterusnya mereka
melaksanakan keputusan yang telah dipersetujui oleh pihak pengurusan.

        Falsafah KMK adalah berdasarkan kepada konsep pengurusan secara penyertaan dan
kemanusiaan. Pengurusan secara kemanusiaan bermakna pengurusan yang mementingkan
manusia dan perasaan mereka. Ini adalah kerana manusia merupakan aset yang terpenting
dalam sesebuah jabatan/pejabat. Pengurusan secara penyertaan pula bermakna bahawa tiap-tiap
pekerja tidak kira kedudukannya dalam organisasi diberi peluang untuk memberikan sumbangan

                                             10
yang bermakna kepada jabatan/pejabat. KMK merupakan satu mekanisme yang mana pekerja-
pekerja boleh menyertai dalam proses penyelesaian masalah demi meningkatkan lagi kualiti dan
produktiviti jabatan/pejabat mereka.

Matlamat KMK adalah untuk memperbaiki dan mempertingkatkan kualiti kerja melalui kebolehan
menyelesaikan masalah di kalangan pekerja, semangat bekerja secara berkumpulan,
penyemaian dan penerapan nilai serta etika kerja yang positif, penglibatan dan minat terhadap
kerja, dorongan kerja yang tinggi dan kesedaran tanggungjawab terhadap diri sendiri, kumpulan,
jabatan/pejabat dan negara.

Prinsip-prinsip asas KMK adalah pekerja-pekerja diiktirafkan sebagai sumber yang paling bernilai
di samping lain-lain sumber pengurusan, memajukan perkerja sebagai ahli jabatan/pejabat yang
berguna, penyertaan dan sokongan dari semua peringkat, bekerja secara berkumpulan, kreativiti
sentiasa digalakkan dan projek adalah berkaitan dengan tugas-tugas lain.

Antara faedah yang boleh diperolehi hasil daripada pelaksanaan KMK adalah dapat mengeratkan
perhubungan antara pekerja dan pengurusan, memupuk kerjasama di kalangan pekerja, memberi
kepuasan kerja, menambah dorongan untuk bekerja, member keyakinan mengenai kebolehan diri
sendiri, mengasah bakat kepimpinan di kalangan pekerja-pekerja, menggalakkan daya kreativiti di
kalangan pekerja dan memperbaiki sistem dan cara kerja. Syarat-syarat yang diperlukan bagi
melaksanakan KMK ialah pewujudan struktur KMK, latihan yang berkesan dan sistem
pengiktirafan yang berkesan

Semua pihak dalam struktur KMK bertanggungjawab untuk menentukan kejayaan KMK dalam
sesebuah organisasi. Pihak pengurusan yang mempunyai sikap yang positif, kesungguhan dan
komitmen serta memberi pengiktirafan kepada pekerja dapat menggalakkan penyertaan pekerja
dalam KMK dan seterusnya dapat menentukan kejayaan KMK. Kebolehan Jawatan Kuasa
Pemandu yang merancang, melaksana, menyelaras dan mengambil tindakan terhadap perakuan-
perakuan turut menentukan kejayaaan KMK. Fasilitator turut menyumbang dengan cara melatih
ketua-ketua kumpulan di organisasi. Ketua-Ketua kumpulan yang dilatih oleh fasilitator
memainkan peranan dalam kejayaan KMK dengan cara memastikan kelancaran aktiviti-aktiviti
kumpulan, memupuk semangat kerjasama dan harmoni serta membantu ahli-ahli menyelesaikan
masalah-masalah. Ahli-ahli KMK turut menentukan kejayaan KMK dengan cara mengenalpasti

                                              11
masalah-masalah,     menyumbangkan      idea-idea   serta   menjalankan   penyelidikan   ke   arah
penyelesaian masalah

1 (b) (ii) Salah satu tujuan KMK adalah untuk mendapatkan penyertaan dari kakitangan
bawahan. Jelaskan bagaimanakah kenyataan ini dapat dilaksanakan.

Falsafah KMK adalah berdasarkan konsep pengurusan kemanusiaan serta pengurusan secara
penyertaan. Manusia merupakan aset yang terpenting dalam sesebuah jabatan. Oleh sebab itu,
pengurusan yang mementingkan kemanusiaan dan perasaan manusia perlu dilaksanakan.
Kakitangan bawahan turut terlibat dalam KMK kerana konsep pengurusan secara penyertaan
menyatakan bahawa tiap-tiap perkerja tidak kira kedudukannya perlu diberi peluang untuk
memberi sumbangan yang bermakna kepada organisasi. Kakitangan bawahan boleh menjadi
ahli-ahli KMK. Hal ini dapat meningkatkan dan mendedahkan mereka dengan teknik penyelesaian
masalah, dapat meningkatkan produktiviti, serta mengaplikasikan pengetahuan yang diperolehi
dalam KMK dalam tugas hakiki mereka. Memberi kenaikan pangkat kepada kakitangan bawahan
yang terlibat aktif dengan KMK dengan sentiasa member idea-idea yang bernas dan membantu
dalam penyelesaian masalah. Penyertaan daripada kakitangan bawahan dapat dilaksanakan
dengan memberi ganjaran yang sewajarnya serta menjadikan KMK sebagai platform untuk
kakitangan kumpulan bawahan meningkatkan mutu kerja mereka yang dapat membantu mereka
dalam proses kenaikan pangkat.

2 (a) Bincangkan kaitan di antara Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam dalam konteks
motivasi?

Pada dasarnya kerajaan melalui Sistem Perhidmatan Awam telah melakukan pelbagai perubahan
dan penambahbaikan bagi meningkatkan nilai-nilai qualiti, produktiviti, inovatif, intergriti,
akauntabiliti, disiplin dan profesionalisme. Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam diwujudkan bagi
memberikan pengiktirafan kepada hasil inovasi dan kreatif bagi meningkatkan kualiti
perkhidmatan kepada pelanggan di mana ianya dapat meningkatkan motivasi kepada
individu/organisasi itu dengan cara:

Mempertingkatkan daya kreativiti individu/organisasi dalam mencipta dan mereka satu aplikasi
baru yang lebih menarik, sistematik dan efisien bagi memastikan apa yang dihasilkan berbeza
dan lebih berkualiti untuk bersaing dengan pesaing disekeliling mereka.
                                               12
Mewujudkan rasa daya saing setiap individu/organisasi dalam memajukan diri. Ianya akan
melahirkan rasa daya saing yang positif untuk menghasilkan produk, proses kerja atau sistem
yang lebih kreatif untuk lebih maju dengan mencipta sesuatu yang baru.

Merasa nikmat keseronokkan bekerja di mana idea yang ingin diketengahkan boleh diadaptasikan
dalam bentuk realiti. Jesteru itu, idea yang baru tidak akan terhalang malah dapat diasah untuk
diketengahkan dan sekaligus menjadikan kenikmatan dalam ruang kerja itu menjadi semakin
meluas.

Anugerah tersebut merupakan penggalak kepada individu/organisasi mencipta sesuatu yang baru
kerana ganjaran yang diberikan adalah lumayan iaitu hadiah wang tunai bernilai RM 5000, sijil
penghargaan, serta inovasi yang dihasilkan akan dimaklumkan melaui laman web kerajaan dan
penerbitan kerajaan.

(b) Apakah perbezaan di antara Fail Meja (FM) dan Manual Prosedur Kerja (MPK). Jelaskan
kepentingan kedua-duanya dalam meningkatkan keberkesanan individu dan jabatan ke
arah mempertingkatkan produktiviti.

Perbezaan antara Fail Meja (FM) dan Manual Prosedur Kerja (MPK)
MPK dan FM ialah satu kaedah penambahbaikan yang diperkenalkan untuk melicinkan proses
kerja dan rujukan sesuatu jabatan kedua-dua dokumen ini saling lengkap melengkapi antara satu
sama lain, walaupun tujuan pewujudannya adalah sama Iaitu untuk mempertingkatkan
keberkesanan individu dan jabatan ianya nyata 2 dokumen yang mempunyai perbezaan.

          Perbezaan Konsep

Secara konsepnya MPK ialah satu dokumen rujukan atau panduan untuk peringkat jabatan yang
dibuat bertujuan untuk memberi gambaran menyeluruh jabatan tersebut disamping merekodkan
secara sistematik cara bekerja yang mengandungi panduan terperinci mengenai tugas yang
dijalankan oleh tiap-tiap bahagian atau unit di jabatan tersebut

Manakala FM pula mengandungi maklumat dan peraturan –peraturan lengkap mengenai
tugas/tanggungjawab seseorang staf organisasi tersebut. FM juga boleh dikatakan sebagai satu
cabutan (extract) dari salah satu proses kerja atau aktiviti di dalam MPK yang patut dilakukan oleh
individu

                                                 13
          Perbezaan Fungsi

MPK ialah satu dokumen menyeluruh yang berfungsi untuk menjadi satu panduan dan rujukan
kepada jabatan tersebut, ianya menggariskan proses kerja jabatan dan juga peraturan lengkap
jabatan. Berbeza dengan MPK, FM pula berfungsi untuk menjadi panduan dan rujukan seseorang
pegawai/ jawatan, semua proses kerja dan garis panduan kerja-kerja semasa pegawai akan
dijelaskan dengan terperinci didalam FM, ianya bertujuan untuk mengurangkan arahan lisan dari
pihak atasan disamping memudahkan proses petukaran pegawai.

          Perbezaan Kedudukan Simpanan

Adalah jelas satu Jabatan akan mempunyai satu MPK yang akan disimpan oleh Ketua Jabatan
berbeza dengan FM ianya akan disimpan oleh pegawai dan wajib di letakkan oleh pegawai
tersebut di atas meja mereka supaya ianya mudah untuk dirujukan ketika menjalankan tugas.

          Perbezaan kandungan

MPK mengandungi semua aktiviti Jabatan, memperincikan tanggungjawab jabatan tersebut
mengikut acuan yang diinginkan oleh kerajaan manakala FM mengandungi semua aktiviti
pegawai mengikut apa yang telah digariskan oleh MPK.

kepentingan kedua-duanya dalam meningkatkan keberkesanan individu dan Jabatan
kearah mempertingkatkan keberkesanan individu dan jabatan kearah mempertingkatkan
produktiviti.
MPK dan FM di perkenalkan untuk meningkatkan keberkesanan individu dan jabatan, kedua-dua
dokumen ini akan mempertingkatkan produktiviti individu dan jabatan.

MPK memperjelaskan harapan jabatan/pejabat serta memberi gambaran keseluruhan organisasi
seperti rasional ianya ditubuhkan juga objektif dan fungsi jabatan. Justeru itu,semua pihak akan
tahu tuju arah yang jelas bagi mencorak organisasi bagi mencapai objektif jabatan. Selain itu,
melalui fungsi jabatan yang jelas ianya akan mempermudahkan lagi individu dalam jabatan
melakukan tugas kerana jelas dengan tanggungjawab yang perlu dilaksanakan serta mengetahu
dengan tepat proses kerja yang harus diikuti. Melalui MPK pembahagian tugas dapat dilakukan
dengan sempurna di antara bahagian/unit, dan individu akan mengetahui tugas dengan baik bagi
menambahkan kecekapan dan tahap perkhidmatan di jabatan. Selain itu, penyediaan prosedur



                                               14
kerja yang lengkap serta penetapan kepada pegawai yang bertanggungjawab dalam menjalankan
tugas akan memudahkan perancangan dan tugasan harian.

FM pula digunakan untuk memberikan garis panduan yang jelas, ianya menjelaskan senarai
tugas harian individu secara terperinci dengan proses kerja yang sebagai rujukan bagi
memudahkan individu dalam jabatan tersebut tahu mengenai tugas dan tanggungjawab kerja
dengan jelas dan apa yang harus dilakukan. Dengan itu, individu tersebut akan tahu arah tuju
jabatan dengan tepat dan dapat dikaitkan dengan tugasan harian dengan merujuk dasar-dasar
serta peraturan yang jelas yang terdapat di dalam FM. Dasar-dasar tersebut merupakan
peruntukan kuasa dan undang-undang yang terlibat dengan tanggungjawab/tugas individu dalam
menjalankan tugas. Apabila dasar tersebut ditetapkan berdasarkan tugasan harian ianya akan
sekaligus sebagai pemakin untuk membentuk prosedur kerja atau carta alir yang jelas. Dengan
adanya proses tersebut, individu di jabatan akan lebih tahu tugas yang perlu dilakukan serta boleh
membuat penambahbaikan untuk menjadikan bidang tugas lebih efisien dan sekaligus dapat
meningkatkan kecekapan dan keberkesanan jabatan/pejabat dan akan membawa kepada
peningkatan produktiviti jabatan/pejabat.

Dengan kombinasi kedua-dua dokumen penting dalam jabatan iaitu MPK dan FM, ianya akan
menjana kepada peningkatan kecekapan dan keberkesanan dalam urusan jabatan/pejabat dan
sekaligus akan membantu dalam peningkatan produktiviti jabatan/pejabat.

Soalan 3

(a)   Apakah yang anda faham dengan “Konsep Piagam Pelanggan”. Jelaskan kenapa
      Piagam Pelanggan penting dan kaitannya dengan konsep “Kualiti”.

Piagam Pelanggan merupakan satu komitmen bertulis jabatan/agensi kerajaan terhadap
penyampaian keluaran atau perkhidmatannya kepada pelanggan. Konsep Piagam Pelanggan
meliputi tiga aspek iaitu definisi, fokus dan ciri-ciri yang jelas dan senang disebar. Berikut adalah
salah satu aspek Piagam Pelanggan iaitu fokus yang membawa maksud bertanggungjawab
menyediakan perkhidmatan yang memenuhi kehendak seperti perkhidmatan yang cekap, tepat,
selamat, menepati masa, boleh dipercayai, mudah diperolehi, mesra dan prihatin. Perkhidmatan
awam mestilah responsif dan peka kepada keperluan dan kemahuan-kemahuan tersebut.

       Seterusnya adalah ciri-ciri Piagam Pelanggan yang jelas seperti ringkas, mudah difahami,
dan hendaklah hanya menyatakan perkara-perkara yang utama dengan tepat. Piagam Pelanggan
                                                 15
sesebuah jabatan/agensi hendaklah disebar untuk pengetahuan orang ramai. Penyebaran
hendaklah dibuat samada melalui risalah-risalah atau poster yang boleh dipamerkan dan
tempatkan di tempat yang strategik di jabatan/agensi atau di tempat-tempat awam. Setiap
jabatan/agensi hendaklah menyesuaikan janji berdasarkan keupayaannya. Keupayaan sesebuah
jabatan/agensi adalah bergantung kepada sumber-sumber yang ada seperti tenaga manusia,
teknologi, kewangan, sistem dan prosedur. Piagam yang praktikal memerlukan perancangan,
kajian, dan ujian yang teliti. Ini akan menentukan bahawa hasil keluaran atau perkhidmatan yang
sepatutnya boleh dilaksanakan. Ciri-ciri Piagam Pelanggan seterusnya adalah ‘khusus’. Jaminan
yang khusus adalah jaminan yang mempunyai ketepatan dari segi masa, bilangan, tempat atau
harga bagi sesuatu jenis keluaran atau perkhidmatan yang diberikan.

      Jabatan/agensi perlulah mengenalpasti kehendak pelanggannya dengan tepat supaya
keluaran atau perkhidmatan yang diberikan itu dapat memenuhi kehendak mereka. Di antara
kaedah-kaedah yang boleh digunakan untuk mengenalpasti kehendak pelanggan ialah melalui
soal selidik, maklumbalas yang diterima, sesi dialog, atau temubual bersama pelanggan.
Kehendak dan permintaan pelanggan adalah berbagai-bagai. Kebiasaannya pelanggan
menghargai perkhidmatan atau keluaran yang berkualiti. Antara contoh-contoh perkhidmatan
berkualiti adalah seperti kebolehpercayaan, daya ketahanan, menepati masa, ketepatan fakta,
maklumat yang disampaikan mudah difahami, mesra pelanggan, prihatin, bertimbang rasa, cekap
dalam mengendalikan pelanggan, berintegriti dan fleksibel. Dengan adanya ciri-ciri tersebut setiap
jabatan/agensi dapat memberikan perkhidmatan yang berkualiti kepada pelanggan.

b) Bincangkan konsep “ Mesyuarat Pagi” dan kaitannya dengan kerja sebagai satu
pasukan.

Tujuan utama mesyuarat pagi adalah untuk memupuk semangat mengutamakan kepentingan
nasional daripada kepentingan jabatan. Ia bermatlamat untuk menyelesaikan masalah yang
timbul mengenai perlaksanaan sesuatu program pembangunan secara terus dan tanpa
bertangguh. Halangan-halangan yang wujud akan dapat dikenalpasti dan kakitangan boleh
menyumbangkan buah fikiran serta pendapat untuk mengatasi masalah ini. Dengan ini,
tunggakan kerja di kalangan jabatan yang terlibat akan dapat dikurangkan dan semangat
kerjasama serta tolong menolong antara kakitangan jabatan akan dapat dibentuk. Selain itu,
kakitangan akan dapat bergerak ke arah mencapai matlamat yang sama iaitu pembangunan
negara. Inilah elemen yang berkaitan dengan kerja berpasukan.
                                               16
c) Dalam layanan urusan melalui telefon, peringkat pengedalian akan melibatkan Telefonis,
Pembantu Khas dan Pegawai. Jelaskan tindakan-tindakan yang perlu dilakukan oleh
Pegawai yang menerima panggilan pada peringkat itu.

Dewasa ini, telefon telah menjadi salah satu medium komunikasi yang sangat penting. Sekiranya
telefon ini dapat dikendalikan dengan baik, ia akan dapat mengekal dan mewujudkan
perhubungan yang baik dengan pelanggan serta dapat menonjolkan           imej organisasi yang
cemerlang.

      Lazimnya, penggilan telefon ini melibatkan operator telefon, pembantu khas dan pegawai.
Jika panggilan telefon disambut oleh pegawai, maka tindakan yang perlu dilakukan adalah seperti
berikut. Antaranya, ialah pegawai perlulah mendapatkan maklumat terperinci sesuatu perkara
yang ingin disampaikan. Sekiranya, maklumat terperinci yang diperolehi itu memerlukan rujukan
lanjut, maka maklumkan kepada pemanggil tersebut bahawa maklumat yang teleh diberikan itu
akan disampaikan kemudian. Sejurus itu, pegawai perlulah mendapatkan butir-butir diri pemanggil
bagi membolehkan beliau mudah dihubungi semula. Sekiranya pemanggil ingin bercakap dengan
pegawai yang tidak ada di pejabat maka dapatkan pesanan yang ingin disampaikan. Manakala,
perkara yang harus dielakkan semasa menerima panggilan adalah tidak membiarkan pemanggil
menungu lebih dari satu minit tanpa alasan. Selain itu, kata-kata yang kurang sopan dan kesat
seharusnya dielakkan semasa menjawab panggilan telefon. Hal ini kerana, ianya akan
memberikan impak negatif kepada jabatan tersebut.

      Sekiranya, pegawai ingin menamatkan panggilan telefon maka haruslah menamatkannya
dengan sopan dan tidak tergesa-gesa. Setiap perbualan yang ditamatkan, haruslah diberi dengan
ungkapan yang sesuai seperti “ Terima kasih dan sila berhubung kembali jika ada sebarang
masalah”. Jika amalan seumpama ini dipupuk di setiap organisasi secara berterusan, maka ianya
akan mampu menyumbang kepada perhubungan yang baik dengan pelanggan dan sesama
anggota dalam orgasnisasi.




                                              17

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:38
posted:7/22/2012
language:
pages:17