PLAN DE COMUNICACI�N by B2k03kwJ

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									PLAN DE
COMUNICACIÓN
07DE JULIO DE 2010

IPS SANER
Sandra Milena Correa V




"Una imagen es el conjunto de significados por los que llegamos a
conocer un objeto, y a través del cual las personas lo describen,
recuerdan y relacionan. Es el resultado de la interacción de creencias,
ideas, sentimientos e impresiones que una persona tiene sobre un
objeto". (Dowling, 1996)
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Contenido
PRESENTACIÓN.................................................................................................................................... 2

JUSTIFICACIÓN .................................................................................................................................... 3

OBJETIVOS ........................................................................................................................................... 5

   OBJETIVO GENERAL ......................................................................................................................... 5

   OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................................................. 5

LA ORGANIZACIÓN .............................................................................................................................. 6

   MISIÓN ............................................................................................................................................ 6

   VISIÓN ............................................................................................................................................. 6

   PRINCIPIOS CORPORATIVOS............................................................................................................ 6

   VALORES .......................................................................................................................................... 7

   OBJETIVO GENERAL ......................................................................................................................... 7

   OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................................................. 7

   OPORTUNIDADES ............................................................................................................................ 8

   AMENAZAS ...................................................................................................................................... 8

DIAGNOSTICO DE COMUNICACIÓN .................................................................................................... 9

CARACTERÍSTICAS DE LA COMUNICACIÓN ....................................................................................... 14

PÚBLICO OBJETIVO ............................................................................................................................ 16

COMUNICACIÓN INTERNA ............................................................................................................... 17

   HERRAMIENTAS DE GESTIÓN ........................................................................................................ 18

COMUNICACIÓN EXTERNA ................................................................................................................ 20

   HERRAMIENTAS DE GESTIÓN ........................................................................................................ 22

LA CULTURA INTERNA ....................................................................................................................... 24




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                               PRESENTACIÓN
SANER IPS es una organización perteneciente al sector salud, la cual ejecuta
programas de Promoción de la salud y Prevención de la enfermedad a nivel
extramural, mediante todas       aquellas acciones y procedimientos integrales
orientados a que la población y sus familias tengan una mejor calidad de vida
contribuyendo a potencializar su salud y promoviendo una vida más digna, feliz y
placentera.

Surge de la necesidad que tiene el sector de la salud de dar respuestas a una
serie de problemas socialmente relevantes, fue creada buscando mejorar las
condiciones de vida de los individuos a partir de una interacción sana con su
entorno y la creación de estilos de vida saludables.

Para el cumplimiento de sus objetivos, SANER IPS orienta sus esfuerzos en los
programas de Promoción de la Salud y Calidad de vida, basándose siempre en
los estudios epidemiológicos realizados en cada población, buscando un mayor
cubrimiento institucional y científico empleando un excelente talento humano y los
mejores recursos tecnológicos con la idea permanente de un mejoramiento
continuo que permita brindar una atención con calidad ajustados a la normatividad
dictada por el Ministerio de Protección Social.

Estamos creciendo, reuniendo experiencias que han ido consolidando una cultura
organizacional fundamentada en valores como la ética, el humanismo y el
profesionalismo con los cuales ofrecemos nuestros servicios con la mayor
eficiencia y calidad.

En SANER IPS contamos con todo el talento humano,          los recursos físicos y
tecnológicos necesarios para realizar las actividades extramurales tanto
educativas como asistenciales.




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                               JUSTIFICACIÓN
Debemos ver la comunicación organizacional como un conjunto de técnicas y
actividades “encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan
entre los miembros de la organización, o entre la organización y su medio”
podemos diferenciar dos tipos de comunicación: la comunicación interna y la
comunicación externa.
Van              Riel            define              La             "comunicación
organizativa" como aquella comunicación que cubre las relaciones públicas, las
relaciones con las Administraciones Públicas, las relaciones con los inversores, la
comunicación con el mercado de trabajo, la publicidad corporativa, la
comunicación ambiental, y la comunicación interna.
…el conjunto de actividades efectuadas por cualquier organización para la
creación y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a
través del uso de diferentes medios de comunicación que los mantengan
informados, integrados y motivados para contribuir al logro de los objetivos
organizacionales.

Saner IPS es una organización que interactúa con diversos públicos, por lo tanto
debe crear unos canales comunicacionales que le permitan desarrollar
correctamente sus actividades, empezando por mejorar su comunicación interna
para que esto se vea reflejado en todas las acciones que se ejecutan a nivel
extramural contribuyendo a mejorar la calidad de vida de la comunidad que es a lo
que apuntan tanto la visión como el objetivo organizacional, además es lo que
pretenden lograr las Administraciones     Municipales quienes son otro     público
objetivo de la organización.

Igualmente crear un Plan de Comunicación permite mantener los canales
adecuados con los públicos externos para el manejo apropiado de la información
que les permita conocer las actividades realizadas por Saner IPS, teniendo un
constante manejo de las relaciones públicas que le generen a la organización




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posicionarse en el medio como la IPS más eficiente en la prestación de servicios
de salud a nivel extramural.

A pesar de que la IPS Saner ya tiene una gran trayectoria realizando programas
de promoción y prevención no es conocida en el medio puesto que no se ha
manejado su imagen corporativa en los eventos y actividades que ejecuta, lo que
se debe trabajar para lograr el objetivo propuesto.

“Debemos considerar el plan de comunicación como un método para mejorar la
coherencia de las acciones al servicio de un propósito, incluido en la comunicación
organizacional de la empresa. Independientemente de su tamaño, campo de
actividad, objetivos y desafíos, el plan de comunicación ofrece una trama global
dentro de la cual la empresa establece su lugar y su papel.1




1
    Libaert, Thierry, El Plan de Comunicación Organizacional, editorial Limuza. Pág. 25.




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                                 OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Crear espacios de información, participación y opinión, internos y externos que
permitan el mejoramiento del desempeño de las actividades realizadas por la
organización, posicionando su imagen en el ámbito regional.




OBJETIVOS ESPECÍFICOS
    Promover la comunicación entre los miembros.
    Implementar los recursos de la comunicación para apoyar la labor de la
      organización.
    Mejorar los flujos de comunicación interna, buscando fortalecer el clima
      organizacional.
    Diseñar estrategias de Relaciones Públicas que permitan mantener
      informados los públicos internos y externos a cerca de las actividades y los
      resultados obtenidos por la organización.
    Apoyar las iniciativas y la creatividad del personal, convirtiéndola en un
      factor de integración y motivación para el desarrollo personal y mejora del
      ambiente laboral.
    Establecer un ambiente comunicativo, reduciendo el nivel de ruido
      obteniendo mejores relaciones interpersonales.
    Ejecutar actividades que motiven el público interno con el fin de generar
      sentido de pertenecía por parte de los empleados.




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                             LA ORGANIZACIÓN


MISIÓN
Contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes de nuestro
departamento a través de la ejecución de proyectos de servicios en el plan de
salud pública haciendo énfasis en la Promoción de la salud y calidad de vida
teniendo en cuenta las necesidades de salud de cada región para la cual sean
ejecutables los proyectos.




VISIÓN
Para el año 2014 ser la IPS más reconocida en la prestación de servicios con
calidad en el ámbito extramural del departamento de Antioquia en los programas
de Promoción de la salud y Prevención de la enfermedad que procuren una mejor
calidad de vida a los ciudadanos.




PRINCIPIOS CORPORATIVOS
    Eficiencia
    Responsabilidad
    Equidad
    Calidad en la gestión
    Respeto por la diversidad




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VALORES
      Ética
      Humanismo.
      Profesionalismo.
      Respeto.
      Amabilidad.




OBJETIVO GENERAL
Liderar los programas en servicios de Promoción de la salud y prevención de la
enfermedad     contribuyendo al mejoramiento de la calidad de vida de los
habitantes, desarrollando programas en el ámbito extramural del departamento
de Antioquia teniendo en cuenta las necesidades y los problemas de salud de
cada municipio.




OBJETIVOS ESPECÍFICOS
    Garantizar la prestación de servicios en los programas de Promoción y
       Prevención en salud P y P a cada municipio que lo requiera.


    Brindar una atención integral en los programas específicos que requiera
       cada uno de los proyectos, teniendo en cuenta los principios de eficiencia,
       responsabilidad, equidad, calidad en la gestión, respeto por la diversidad.


    Fortalecer la prestación de los servicios de salud básica tanto a nivel urbano
       como a nivel rural en el ámbito extramural.




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OPORTUNIDADES
   Las excelentes relaciones políticas con las que cuenta la dirección, para la
     consecución de los contratos.
   La organización no tiene mucha COMPETENCIA debido a que son muy
     pocas las IPS dedicadas a ejecutar actividades de salud a nivel extramural
     en las poblaciones.
   El talento humano con el que cuenta la organización, pues se cuenta con un
     gran equipo interdisciplinario.
   Se cuenta con la infraestructura adecuada, además de los recursos físicos y
     tecnológicos.
   Saner IPS es una institución prestadora de servicios de salud habilitada por
     la Seccional de Salud de Antioquia y actualmente está trabajando en el
     sistema PAMEC.




AMENAZAS
   El poco posicionamiento con el que cuenta la organización en el ámbito
     departamental, para desarrollar programas dentro de otras contrataciones.
   No adquirir nuevas contrataciones con la Administración Municipal de Itagüí
     quien ha sido el mayor contratista de la organización.
   El manejo de la imagen debido al manejo político que tiene la organización.




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                  DIAGNOSTICO DE COMUNICACIÓN
“El diagnóstico es básicamente un trabajo de campo en el que se busca conocer
los hábitos de comunicación de la gente, qué canales prefieren, quienes son los
líderes de opinión y qué códigos utilizan, cuáles son sus redes de comunicación
etc. Sin diagnóstico el plan de Comunicación Interna es estéril”.

El siguiente diagnóstico se centra en la comunicación organizativa de la IPS Saner
basándose en la observación durante el período de contratación del año 2009,
pero en el cual para la fecha de presentación del mismo se ha implementado
cambios dentro de la estructura organizacional, y correcciones de algunas de las
problemáticas aquí mencionadas.

La comunicación interna actualmente en la IPS Saner se maneja de una manera
muy informal, no se cuenta con un plan de comunicación que sirva como derrotero
para desarrollar las acciones comunicativas.

Se cuenta con algunas carteleras, sin embargo éstas no son usadas
adecuadamente, no se tiene coordinación en la información, además se creó una
nueva sede y no hay uniformidad en ambas.

La comunicación se da de forma directa, telefónica y vía correo electrónico,
actualmente se está implementando una comunicación más formal y de manera
bidireccional usando más textos empresariales (oficios) desde la dirección, para
lograr tener un enfoque de la comunicación que le permita documentar todos sus
procesos y lograr un mejor desempeño de las actividades internas de la
organización.

La empresa cuenta con un equipo interdisciplinario idóneo para la realización de
todas las actividades, además tiene una gran fortaleza en los coordinadores de las
áreas, actualmente llamados líderes de proyectos, que cuentan con un gran
sentido de liderazgo lo que fortalece las relaciones y permite un adecuado manejo




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de la información que enfoque los procesos consecuentemente con la misión-
visión de la institución.

Saner en años anteriores carecía de procesos de inducción y selección del
personal, y no se dedicaba el tiempo y los recursos económicos necesarios para
capacitar a los empleados y más aún quienes ejecutan las actividades
extramurales, durante el proceso de análisis y elaboración del diagnostico llevados
a cabo en el trabajo de campo, se visualizó éstos inconvenientes, que para la
fecha de presentación del contenido de éste plan de comunicación se ha hecho
una revisión y una mejora en los procedimientos de selección e inducción del
personal nuevo, logrando así un óptimo resultado con respecto al equipo de
trabajo, siendo éstos profesionales y técnicos idóneos con un alto desempeño
laboral.

Hasta la fecha no se tiene claridad desde el principio del contrato de cómo deben
ser los procedimientos para cada una de las actividades dentro de las áreas de
trabajo, ni como se deben presentar los informes, lo que ha generado reprocesos
al finalizar el contrato. Debido a esta necesidad de cambio, el director general de
la institución ha implementado una serie de capacitaciones en programas
informáticos y tecnológicos, al igual que reuniones informativas, con el fin de
enseñarle al personal antiguo y nuevo de la empresa el formato para la
elaboración y presentación de los informes parciales y finales de cada área y
actividad realizada.

Saner cuenta con sistemas tecnológicos adecuados para la ejecución de los
programas y se maneja un servidor en línea que permite la circulación de la
información de las actividades, pero no se tiene una cultura de actualización
constante que permita a todo el personal estar enterado de una manera uniforme
de todos los procesos, además se debe implementar un sistema de comunicación
interna que permita tener el personal actualizado en cuanto a las actividades,
fechas especiales entre otros.



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Se cuenta con un sistema de conmutador que permite la comunicación telefónica
interna entre los empleados, pero no se cuenta con un sistema de intranet.

En algunas ocasiones se presentan rumores internos lo que repercute en el clima
organizacional, pero ante la receptividad de los líderes coordinadores de las áreas
se puede manejar el rumor de forma positiva.

“Si en las organizaciones poseemos comunicaciones fluidas, adecuadas
relaciones interpersonales, líderes que sepan gestionar las conversaciones que
tienen con sus colaboradores, ya que ellos son portadores de confidencias,
estamos frente a las variables necesarias para: 1°) reconocerlo; y 2°) aceptarlo, y
de esta manera diseñar las estrategias necesarias para neutralizarlo o
desprestigiarlo a través de los mismos líderes.

Es necesario, también, conocer a la gente de la organización para detectar
quiénes son los portadores de los rumores, cómo son las cadenas de la
comunicación interpersonal, y evitar que se propague por los pasillos de la
organización”2.

La estructura de la organización es manejada desde la dirección a través de la
administración general, pero esta a su vez desarrolla todas sus actividades a
través de coordinaciones para cada una de las áreas, lo que permite que la
información se pueda manejar de forma uniforme y enfocada a los objetivos
organizacionales.

La mayor fortaleza que tiene la IPS Saner es la gran disposición de la dirección
ante los procesos de calidad y mejora de la organización y de atender cada una de
las necesidades del personal para realizar sus actividades además de su empeño
en realizar actividades de motivación hacia sus empleados.




2
    Roxana Jofre, rumores a la velocidad de la luz, www.sht.com.ar.




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En cuanto a la comunicación externa, con la Administración Municipal, se han
mejorado algunos procesos, como el mejoramiento de las relaciones con los
comunicadores de la Alcaldía y la comunicadora de la E.S.E Hospital del Sur, sin
embargo aún se presentan inconvenientes por no seguir los conductos regulares,
lo que se debe mejorar desde la cultura interna.

Se presentaron inconvenientes con algunas piezas publicitarias e informativas,
debido al corto tiempo para la ejecución de las actividades y por no tener
establecidos unos conductos regulares para el manejo de la imagen corporativa.

Externamente la imagen corporativa de la IPS Saner debe mejorar, puesto que en
algunos casos, determinados públicos externos han manifestado inconformidad
por el manejo de los procesos.

El cambio constante del personal interno genera falta de sentido de pertenencia, lo
que se ve reflejado en el desarrollo de las actividades, puesto que en algunas
ocasiones se realiza un trabajo cumpliendo con los mínimos requerimientos, sin
pensar en un proceso de mejora y lograr los estándares de calidad.




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Para la realización del diagnóstico se basó en la siguiente encuesta:

      1. ¿Qué tanto conocen los empleados la empresa donde trabajan?

      2. ¿Qué percepción tienen los empleados sobre la inducción que tuvieron
       cuando ingresaron a la organización?

      3. ¿Consideran los empleados que la información que se les proporciona
       para desempeñar su trabajo es realmente útil?

      4. ¿Qué medios de comunicación interna tiene la empresa?

      5. ¿Cómo perciben los empleados su ambiente de trabajo?

      6. ¿Con qué frecuencia los empleados reciben información de la empresa a
       través de canales informales o rumores?




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                  CARACTERÍSTICAS DE LA COMUNICACIÓN
La      comunicación       corporativa     es    la   actividad    por   la   cual   la    empresa
predeterminadamente emite un mensaje con el fin de transmitir o recibir al público
lo que la empresa es.

El objetivo principal de ésta es velar por la integridad de la imagen de la
institución, tanto en su identidad visual como en su identidad conceptual, con el fin
de lograr la imagen deseada de la empresa. 3

    Éste Plan se abordará desde la Comunicación Corporativa, ya que ésta integra
“todas las formas de comunicación de una organización con el propósito de
fortalecer y fomentar su identidad y, por efecto, mejorar su imagen corporativa.
Abarca todas las formas de representación (simbolismo) de una empresa; sus
acciones y sus actos voluntarios y los tipos de comunicación con sus polaridades y
gamas”4

Basándose en la anterior sustentación teórica se puede relacionar la IPS Saner
con un sistema, conformado por cada una de las áreas encargadas de planear y
ejecutar las actividades, puesto que en la mayoría de los casos son varias las
dependencias de la organización que están involucradas en la ejecución de los
proyectos contemplados en los programas de Promoción y Prevención que se
ejecutan dentro de los contratos, apoyados directamente por la dirección local de
salud y asesorados por cada uno de los interventores técnicos que realizan el
seguimiento al cumplimiento de estos.

A su vez, se hace necesario fortalecer los diferentes elementos corporativos para
lograr su reconocimiento entre los diferentes públicos de la organización, y así,
crear una recordación uniforme que permita la solidificación de su estructura
organizacional y la transmisión de una identidad objetiva.

3
    MANUALES PRÁCTICOS DE LA PYME- Cómo elaborar el plan de comunicación. Pág. 43.
4
 MÚNERA URIBE, Pablo Antonio y SÁNCHEZ ZULUAGA, Uriel Hernando. Comunicación empresarial: Una
mirada corporativa. Editorial Zuluaga. Primera edición, 2003. pág. 107.




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La comunicación y el departamento de comunicación tienen como objetivo apoyar
las estrategias de la empresa promocionando coherencia e integración entre los
objetivos, los planes y acciones de la dirección y la difusión y gestión de la imagen
y de la información de la institución a su público directo interno y externo.

“La estrategia de comunicación es el conjunto de decisiones y prioridades basadas
en el análisis y el diagnostico que definen tanto las tareas como el modo de
cumplirlas por parte de las herramientas de comunicación disponibles.

La estrategia de comunicación es a la vez una decisión, una intención y una
estratagema. Prioriza objetivos y valora la información disponible tanto sobre el
contenido o entidad objeto de comunicaciones, como sobre los sujetos receptores
de esa comunicación, así como establece decisiones tanto en materia de
contenidos como en la utilización de canales o herramientas de comunicación. La
estrategia es un análisis, una ambición o intención y una decisión.” 5 Antonio
Monerris




5
    MANUALES PRÁCTICOS DE LA PYME – Cómo elaborar el plan de comunicación. Pág. 73




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                            PÚBLICO OBJETIVO
Es importante conocer y definir el público objetico, diferenciarlo y establecer
campañas y medios de comunicación para cada uno de ellos o en conjunto, las
herramientas comunicacionales permiten mantenerlos informados tanto al público
interno como externo de la organización.

Para el departamento de comunicación es claro que el tipo de información puede
variar con el tipo de público, la comunidad del Municipio de Itagüí representa el
público externo, el personal de la empresa representa el público interno, para los
cuales los mensaje y los canales informativos son basados en actividades a
realizar, programación, eventos, integraciones, fechas especiales, normativas
institucionales, etc. Respectivamente.




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                              COMUNICACIÓN INTERNA
“La comunicación interna se centra en el capital humano. Es un proceso
comunicacional donde se integran los dirigentes (gerentes, directores, etc.) de una
organización con todos los niveles de trabajadores de la misma.

El principal objetivo de la comunicación interna es implicar en el proyecto
empresarial a todos los miembros de la organización. Se trata de crear un clima de
trabajo cordial y de confianza, lo que conllevará a menos conflictos, menos
absentismo laboral… en una palabra, que todos y cada uno de los que forman
parte de la organización trabajen más a gusto y se sientan implicados y motivados
en el proyecto empresarial, de manera que sus objetivos y los de la empresa estén
interrelacionados.”6

La comunicación de la organización se realizará de manera multidireccional, lo
cual permite que la información pueda ser suministrada desde el departamento de
comunicación hacia su público interno y externo, como también de su público
hacia el departamento, ésta será de forma lateral / horizontal, debido a que la
estructura empresarial esta subdividida en equipos de trabajo de distintas áreas
que comparten funciones, en las cuales la comunicación fluye entre iguales.

Anteriormente la comunicación interna se realizaba de una manera más informal y
verbal, aunque esta última no se eliminará por completo, si se implementara un
cambio dándole más importancia a la implementación de los medios escritos como
medios informativos, siendo éstos carteleras, cartas u oficios, entre otros, los
cuales deberán ser revisados y aprobados por la alta jerarquía de la institución,
basándose en el plan de comunicación, convirtiéndose en una comunicación
organizada y formal, con un estilo asertivo, con una política comunicacional
transversal que cruza toda la empresa, manteniendo éste modo a todo el personal
informado.


6
    MANUALES PRÁTICOS DE LA PYME – Cómo elaborar el plan de comunicación. Pág. 50




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HERRAMIENTAS DE GESTIÓN
“Es importante la generación de distintos Soportes de Comunicación Interna para
que sea más rica la comunicación. Los mismos pueden ser orales, escritos,
audiovisuales, digitales etc. Las Nuevas Tecnologías de la Información y
Comunicación (NTIC) abren un sin número de posibilidades e integran distintas
modalidades generando soportes Multimedia e Hipermedia.”

Carta al Personal:

Las cartas u oficios deben ser breves y legibles. Se utilizarán para difundir
información importante tales como resultados, cambios en la organización, etc. Su
ventaja radica en la rapidez de su llegada y el impacto que provoca el remitente.
Por ello, se aconseja realizarlas de forma personalizada y no en forma múltiple
con un destinatario común.

Carteleras:

Este ancestral pero efectivo medio de comunicación se deberá colocar en un lugar
de tránsito seguro del personal. Se publicará información general, aniversarios,
cumpleaños,    normativas institucionales e informaciones que intercambia el
personal. Es necesario que su contenido esté ordenado para que visualmente sea
de rápida lectura y notorio el cambio periódico de su información. Es preciso, para
evitar malos entendidos, consignar en cada mensaje los remitentes y su fecha.

Reuniones:

Se realizarán reuniones periódicamente, éstos son un espacio de comunicación
para informar, capacitar, reflexionar, tomar decisiones, etc. Lo importante es
contar con espacio acorde y convocar a los participantes con la debida antelación.




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Buzón de Quejas y sugerencias:

Se implementará con el fin de permitirle a todos los integrantes de la organización
y su público externo expresarse con libertad y poder transmitir a los niveles
superiores de la organización sus inquietudes y expectativas.

Medios electrónicos:

     E-mail Institucional:

Éstos deben ser diferentes a los correos personales que se han venido utilizando
para el envío de información pertinente a la empresa, por sus empleados hacia el
público. Sus ventajas son: rapidez, interactividad, difusión, facilidad de fijación del
destinatario, posibilidad de transmitir información tanto al público interno como
externo.

     Chat interno:

Recientemente implementado en las instalaciones de la empresa, sus ventajas
son la inmediatez en la transmisión de la información, la accesibilidad directa del
personal al momento de ser requerido, sin necesidad de desplazamiento por las
instalaciones de la empresa. Para el nuevo chat institucional debe crearse una
cultura de uso.

Audiovisuales:

Se implementaran las herramientas audiovisuales como medio de comunicación,
que permite dar a conocer a los empleados de la empresa y a su personal nuevo
un video institucional, con la misión y visión de la IPS Saner, con el fin de
capacitarlos en las actividades a realizar.




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                              COMUNICACIÓN EXTERNA
“La comunicación externa se podría llamar comunicación comercial pura, como
toda comunicación contribuye a crear una imagen de la empresa, pero su objetivo
en concreto es actuar sobre la imagen y posibilidad de venta de las marcas y / o
productos que ofrece la empresa.”7

Se entiende la comunicación externa como un proceso que consiste en vehicular
información o contenidos informativos desde la empresa u organización
empresarial hacia el conjunto de la opinión pública a través de los medios de
comunicación social. Y sea cual sea la tipología que adopte la comunicación
externa de la empresa, lo que no debe olvidar es que ésta debe incorporar el
“estilo de la firma”, lo que la distingue de cualquier otra.8

La comunicación externa de la empresa se realizará de forma bidireccional,
debido a que es la empresa la que se encarga de transmitir la información a su
público externo, como fuente de información hacia ellos, y éstos a su vez
proporcionan a la empresa información relevante para su funcionamiento y su
buen servicio, pues dar y recibir son dos actividades comunicativas importantes.

El objetivo principal de la comunicación externa se centra en el posicionamiento de
la empresa y su imagen, logrando con esto el reconocimiento y la recordación de
la IPS Saner como entidad prestadora de servicios de salud pública en el ámbito
extramural.

“La importancia de la comunicación externa está justificada y más si consideramos
la necesidad que tiene la empresa de cuidar su imagen. El cuidado de su imagen
externa tiene como fin intentar que la organización sea valorada en su esfuerzo
por contribuir al progreso social y material de la comunidad.”



7
    MANUALES PRÁCTICOS DEL LA PYME – Cómo elaborar el plan de comunicación. Pág. 46.
8
    www.saladeprensa.org




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Unido a la importancia de establecer un canal permanente de comunicación en la
empresa, se encuentra el compromiso de ofrecer contenidos veraces y reales. La
continuidad y la veracidad en la información son los dos elementos que
constituyen la transparencia informativa. Ella permite ganarse la fiabilidad y la
credibilidad de los medios y de la audiencia.

Las relaciones entre éstos con la empresa, en términos generales, deben estar
presididas por la adaptación de los objetivos de ésta a las especialidades y
características de cada medio en cuestión. Es de interés diferenciar a los medios
impresos de los audiovisuales o electrónicos; la forma que el mensaje debe
revestir; y el tipo de audiencia a la que cada medio llega. También, hay que contar
con la oportunidad de utilizar unos medios u otros, según las ocasiones y el
acceso que permite cada medio en el tiempo.9




9
    www.saladeprensa.org




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HERRAMIENTAS DE GESTIÓN
Es importante gestionar desde empresa la comunicación externa, con el fin de
optimizar la relación con su entorno, el dialogo de la compañía con sus diferentes
públicos y el control de su imagen pública.

Carta u oficios:

Las cartas u oficios deben ser breves y legibles, por medio de éstas se dará a
conocer la información sobre las actividades a realizar, sus fechas y lugares, para
las directivas de los establecimientos educativos, los líderes de las juntas de
acción comunal en los diferentes barrios del Municipio,       la Dirección Local de
Salud y la Alcaldía de Itagüí, por ello, serán realizadas de forma personalizada y
no en forma múltiple con un destinatario común.

Telemarketing:

Es un sistema que se define como la relación entre el cliente y la empresa a través
de llamadas o e-mails para ofrecer y obtener información relevante, brindar
servicio   personalizado   sobre   diversos   aspectos   de   la   empresa   como:
administrativa, campañas y/o brigadas de salud, seminarios y talleres, ofrecimiento
de servicios, Esta variante sugiere una forma de comunicación eficaz e
intercambio de mensajes constante.

Reuniones:

Se realizarán reuniones, e interventorías periódicamente, promoviendo espacios
de comunicación para informar, capacitar, reflexionar, y tomar decisiones, acordes
a las actividades llevadas a cabo con anterioridad, así mismo como las futuras,
destacando su importancia, asumiendo y corrigiendo los posibles errores y
planteando soluciones para los mismos.




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Buzón de Quejas y sugerencias:

El buzón se instalará en la recepción de la sede principal de la IPS Saner, el cual
tiene como objetivo crear una fuente de comunicación de forma indirecta con el
público y la empresa, permitiéndole a todos los integrantes de la organización y su
público externo expresarse con libertad y poder transmitir a los niveles superiores
de la organización sus inquietudes y expectativas.

Publicidad:

Elaborar piezas publicitarias con la institucionalidad de la empresa, para la
promoción e información de los programas y/o actividades relacionados con la
institución.

     Pendón institucional:

        Implementar el uso del pendón institucional en todas las actividades
        realizadas por la empresa, dentro y fuera de ésta.

     Afiches:

    Crear un afiche institucional general, al cual tendrá la manera de agregarle
    información, como: fecha, lugar y actividad, dependiendo de ésta última.

     Boletines de prensa

    Se incrementará el uso de los boletines de prensa para dar a conocer a la
    comunidad del Municipio de Itagüí las actividades a realizar por la
    administración actual del Doctor Gabriel Jaime Cadavid B, la Dirección Local
    de Salud y la E.S.E. Hospital del sur, a través de nuestra institución, así mismo
    publicar los resultados obtenidos por dichas actividades.




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                                     LA CULTURA INTERNA
“El conocimiento de la cultura interna de la empresa es necesario por varias
razones. La cultura interna constituye uno de los componentes decisivos de la
identidad         de    la    empresa,       su     conocimiento        permite      evaluar   mejor   los
comportamientos de interacción con los clientes y con el público en el marco de la
actividad profesional. Como miembro de la empresa, el empleado llega a ser su
representante en los ambientes donde se mueva, sus comentarios, representan en
cierto modo la realidad de la empresa.”10

Por lo anterior, es de gran relevancia para éste plan de comunicación dejar claro
algunas de las condiciones y de las normas de la institución, para sus empleados
frente a su vestuario y sus accesorios, debido a que esto también genera imagen
institucional, dentro y fuera de ella.

Saner es una Institución prestadora de servicios de salud, por lo tanto sus
empleados no deben laborar en las siguientes condiciones:

       1. Las mujeres, en especial las profesionales en el área de la salud, como:
           vacunación, nutrición y psicología, no deben asistir a sus labores con
           zapatos de tacón alto, especialmente en las brigadas de salud realizadas
           por fuera de la institución, éstos deben ser zapatos descansados y
           cómodos, igualmente no deben tener zapatos destapados, ni sandalias, por
           motivos de seguridad e higiene.

       2. Los zapatos para uso en horarios laborales, deben ser tanto para hombres,
           como para mujeres de colores sobrios y no coloridos ni estrafalarios,
           preferiblemente negros o cafés, deben evitarse los colores fuertes, como
           fuxias, verdes, o amarillos.




10
     Libaert, Thierry, El Plan de Comunicación Organizacional, editorial Limuza. Pág. 112.




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  3. Las blusas o camisetas no deben ser más arriba de la cintura, estas deben
     cubrir la zona del ombligo, evitando que éste quede por fuera. Así mismo
     evitar el uso de camisas escotadas, o con escotes prolongados en jornadas
     laborales y / o eventos en los que se está representado la institución.

  4. El vestuario para las actividades diarias no requiere de una formalidad, ni
     elegancia, en trabajo de campo debe utilizarse el uniforme con la
     institucionalidad requerida, siendo éstos camisetas, cachuchas y chalecos,
     a diferencia de los eventos especiales como seminarios, conferencias y / o
     talleres, en los cuales el personal ajeno a logística (los cuales deben estar
     con el uniforme) debe presentarse de manera formal y organizada.

  5. Las uñas deben estar limpias y sin color en los hombres, las mujeres no
     podrán utilizar colores brillantes y oscuros en el horario laboral,
     preferiblemente, deben estar maquilladas con colores claros, blancos o
     tonos pasteles.

  6. Los accesorios no deben ser grandes, preferiblemente no usar collares, ni
     manillas, en las jornadas y en las actividades fuera de la institución, de igual
     forma los aretes deben ser cortos y de colores sobrios.

  7. Los tatuajes y piercing     no pueden estar visibles, en las jornadas y/o
     actividades laborales. En el caso de los piercing estos no deben usarse, por
     motivos de imagen y salud así mismo los tatuajes deben estar cubiertos con
     la ropa, debido a que la empresa es una entidad de salud.




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