8 MATRIZ DE DOCUMENTOS

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8 MATRIZ DE DOCUMENTOS Powered By Docstoc
					  MACROPROCESO                          PROCESO
                               Gestión de Direccionamiento




 Gestión Estratégica     GE
                                       Estrategico           GDE
                                Evaluación, Seguimiento y


                                  Control de la Gestión      ESCG
Misional de la Gestión



                               Gestión Social y Económica

                         MGM

                                                             GSE



                                Gestión Urbano Ambiental

    Municipal.                                               GUA
 Apoyo a la Gestión

                                  Gestión Administrativa

                                                             GA
                         AGI


                                   Gestión Financiera        GF
     Insttiucional
                                           SUBPROCESO




Gestión Administración Municipal.              GAM
Gestión de Planeación                          GP
Gestión de Comunicaciones                      GC
Evaluación, Seguimiento y Control de la
                                               ESCG-
                Gestión
Evaluación, Seguimiento y Control de la
                                               ESCG-D
             Gestión- C.I.D
Gestión de Educación                           GE
Gestión Salud Pública                          GSP
                                                        Gestión Desarrollo Social   GBDS-DS
                                                        Gestión Binestar Social     GBDS-BS
    Gestión de Bienestar y Desarrollo Social            Gestión Cultura y turismo   GBDS-CU
                                                        Gestión Equidad de Género   GBDS-EQ
                                                        SISBEN                      GBDS-S
Gestión de Crédito y Progreso                  GDP
Gestión de Movilidad                           GM
Gestión de Infraestructrua y Medio Ambiente    GIMA
                                                        Gestión Convivencia CiudadanaGCSC-G
  Gestión Convivencia y Seguridad Ciudadana     GCSC    Gestión Seguridad Ciudadana GCSC-S

Gestión del Talento Humano                     GTH
Gestión Tecnologías de la Información          GTI
Gestión Documental Archivo y Correspondencia   GDAC
Adquisición de Bienes y Servicios              ABS
Gestión Jurídica                               GJ
                                                        Rentas e Impuestos          GHR
                                                        Recuperación de Cartera     GHRC
                                                        Presupuesto                 GHP
                                                        Contaduria                  GHC
                                                        Tesorería                   GHT
             Gestión de Hacienda                 GH
 República de Colombia                                                                                         PROCESO:

                                                                                                               GESTIÓN DOCUMENTAL

                             SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE CONTROL INTERNO
                                                                                                               CÓDIGO: MACI-02-F02
                                                LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
                                                                                                               VERSIÓN: 1

 Alcaldía Municipal de
 San José de Cúcuta                                                                                            VIGENCIA: DIC/2007




                                                FECHA EMISIÓN
     CÓDIGO DEL                                                 NO.                              SOPORTE DEL
Nº                       NOMBRE DEL DOCUMENTO       DEL                 DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO                 UBICACIÓN/PROTECCIÓN
     DOCUMENTO                                                VERSIÓN                            DOCUMENTO
                                                 DOCUMENTO
República de Colombia                                                                   PROCESO:

                                                                                        GESTIÓN DOCUMENTAL

                        SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE CONTROL INTERNO
                                                                                        CÓDIGO: MACI-02-F02
                                      LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
                                                                                        VERSIÓN: 1

Alcaldía Municipal de
San José de Cúcuta                                                                      VIGENCIA: DIC/2007
República de Colombia                                                                   PROCESO:

                                                                                        GESTIÓN DOCUMENTAL

                        SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE CONTROL INTERNO
                                                                                        CÓDIGO: MACI-02-F02
                                      LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
                                                                                        VERSIÓN: 1

Alcaldía Municipal de
San José de Cúcuta                                                                      VIGENCIA: DIC/2007
República de Colombia                                                                   PROCESO:

                                                                                        GESTIÓN DOCUMENTAL

                        SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE CONTROL INTERNO
                                                                                        CÓDIGO: MACI-02-F02
                                      LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
                                                                                        VERSIÓN: 1

Alcaldía Municipal de
San José de Cúcuta                                                                      VIGENCIA: DIC/2007
República de Colombia                                                                   PROCESO:

                                                                                        GESTIÓN DOCUMENTAL

                        SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE CONTROL INTERNO
                                                                                        CÓDIGO: MACI-02-F02
                                      LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
                                                                                        VERSIÓN: 1

Alcaldía Municipal de
San José de Cúcuta                                                                      VIGENCIA: DIC/2007
República de Colombia                                                                   PROCESO:

                                                                                        GESTIÓN DOCUMENTAL

                        SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE CONTROL INTERNO
                                                                                        CÓDIGO: MACI-02-F02
                                      LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
                                                                                        VERSIÓN: 1

Alcaldía Municipal de
San José de Cúcuta                                                                      VIGENCIA: DIC/2007
República de Colombia                                                                   PROCESO:

                                                                                        GESTIÓN DOCUMENTAL

                        SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE CONTROL INTERNO
                                                                                        CÓDIGO: MACI-02-F02
                                      LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
                                                                                        VERSIÓN: 1

Alcaldía Municipal de
San José de Cúcuta                                                                      VIGENCIA: DIC/2007
          República de Colombia




          Alcaldía Municipal de
          San José de Cúcuta

        GESTIÓN ESTRATEGICA
          MACROPROCESO



       Macroproceso      Proceso Subproceso

ITEM
   1      MGE             GDE       GAM
   2      MGE             GDE       GAM
          MGE             GDE       GAM
          MGE             GDE       GAM
          MGE             GDE       GAM
          MGE             GDE        GP
          MGE             GDE        GP
          MGE             GDE        GP
          MGE             GDE        GP
          MGE             GDE        GP
          MGE             GDE        GP
          MGE             GDE        GP
          MGE             GDE        GP
          MGE             GDE        GP
          MGE             GDE        GP
          MGE             GDE        GP
          MGE             GDE        GP
          MGE             GDE        GP
          MGE             GDE        GP
          MGE             GDE        GP
          MGE             GDE        GP
          MGE             GDE        GP
          MGE             GDE        GP
          MGE             GDE        GP
          MGE             GDE        GP
          MGE             GDE        GP
          MGE             GDE        GP
          MGE             GDE        GP
          MGE             GDE        GP
          MGE             GDE        GP
          MGE             GDE        GP
          MGE             GDE        GP
MGE    GDE     GP
MGE    GDE     GP
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MGE    GDE     GP
MGE    GDE     GP
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MGE    GDE     GP
MGE    GDE     GP
MGE    GDE     GP
MGE    GDE     GP
MGE    GDE     GP
MGE    GDE     GP
MGE    GDE     GP
MGE    GDE     GP
MGE    GDE     GP
MGE    GDE     GP
MGE    GDE     GP
MGE    GDE     GP
MGE    GDE     GP
MGE    GDE     GP
MGE    GDE     GP
MGE    GDE     GC
MGE    GDE     GC
 GE   ESCG    ESCG
 GE   ESCG    ESCG
 GE   ESCG    ESCG
 GE   ESCG    ESCG
 GE   ESCG    ESCG
 GE   ESCG    ESCG
 GE   ESCG    ESCG
 GE   ESCG    ESCG
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MGM   GSE     GS
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MGM   GSE   GBDS-DS
MGM   GSE   GBDS-DS
MGM   GSE   GBDS-DS
MGM   GSE   GBDS-DS
MGM   GSE   GBDS-DS
MGM   GSE   GBDS-DS
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GMM   GSE   GBDS-DS
MGM   GSE   GBDS-DS
MGM   GSE   GBDS-DS
MGM   GSE   GBDS-DS
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MGM   GSE   GBDS-BS
MGM   GSE   GBDS-BS
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MGM   GSE   GBDS-BS
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MGM   GSE   GBDS-BS
MGM   GSE   GBDS-BS
MGM   GSE   GBDS-BS
MGM   GSE   GBDS-BS
MGM   GSE   GBDS-BS
MGM   GSE   GBDS-BS
MGM   GSE   GBDS-CU
MGM   GSE   GBDS-CU
MGM   GSE   GBDS-CU
MGM   GSE   GBDS-CU
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MGM   GSE    GBDS-S
MGM   GSE    GBDS-S
MGM   GSE    GBDS-S
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MGM   GSE   GBDS-EQ
MGM   GSE   GBDS-EQ
MGM   GSE     GCP
MGM   GSE     GCP
MGM   GSE     GCP
MGM   GSE     GCP
MGM   GSE     GCP
MGM   GUA      GM
MGM   GUA      GM
MGM   GUA      GM
MGM   GUA      GM
MGM   GUA      GM
MGM   GUA      GM
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MGM   GUA     GIMA
MGM   GUA     GIMA
MGM   GUA     GIMA
MGM   GUA     GIMA
MGM   GUA     GIMA
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MGM   GUA    GIMA
MGM   GUA    GIMA
MGM   GUA    GIMA
MGM   GUA    GIMA
MGM   GUA   GCSC-G
MGM   GUA   GCSC-G
MGM   GUA   GCSC-G
MGM   GUA   GCSC-G
MGM   GUA   GCSC-G
MGM   GUA   GCSC-G
MGM   GUA   GCSC-G
AGI   GF      GH
AGI   GF      GH

AGI   GF    GHR
AGI   GF    GHR
AGI   GF    GHP
AGI   GF    GHP
AGI   GF    GHP
AGI   GF    GHP
AGI   GF    GHP
AGI   GF    GHP
AGI   GF    GHT
AGI   GF    GHT
AGI   GF    GHC
MGM   GSE   SBDS
MGM   GSE   SBDS
MGM   GSE   SBDS
MGM   GSE   SBDS
MGM   GSE   SBDS
MGM   GSE   SBDS
       SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE CONTROL INTERNO



                                  MATRIZ DE DOCUMENTOS



                   EVALUACION, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA GESTIÓN
                                       PROCESO



                                    NOMBRE DEL DOCUMENTO



Control Edictos y Avisos
Control Diario de Correspondencia
Actas de Posesión
Control de Acuerdos
Caracterización
Control fisico y ambiental
Formato concepto uso de suelo
Coordinar las acciones relacionadas con el control y vigilancia de los procesos constructivos.
Emitir certificado de ocupacion de espacios
Apoyo a otra entidades
Coordinar el control de la instalacion de la publicidad exterior
Informes tecnicos
Conceptos juridicos tecnicos
Constancia de radicacion de documentos para enajenacion de vivienda
Coordinar el tramite de los recursos interpuestos ante las curadurias urbanas
Registro de constructores
Revocatoria de los actos administrativos
Socioeconomico
Formato EBI y MGA del DNP
Certficado de banco de proyectos
Viabilidad tecnica
Certificado de necesidad
Certificacion de estrato
Oficio secretaria tecnica
Formato de informes de modificados
Actas del comite permanente de estratificacion
Invitacion al comita permanente de estratificacion
Formatos de visita
Formato de asistencia del comite permanente de estratificacion
Certificacion ( secretaria tecnica aplicacion modificado o ratificado)
Certificacion del plan de desarrollo
Plan de accion
Desarrollo fisico y ambientlal
Certificado de delimitacion de la ronda de rio
Informe tecnico
Oficio
Certificado de distancia drogueria
Certificado de ubicacion de predios
Certificacion de limites
Certificacion de riesgos
Conceptos de norma urbanistica del espacio publico
Concepto sobre los predios ubicados en zona de riesgo mitigable
Acta de observaciones
Concepto juridico
Concepto revision urbanistica
Licencia
Notificacion personal
Resolucion
Citacion de terceros interesados
Conceptos revision estructural
Inf para liquidacion
Notifi terceros interesados resolucion
Oficios
Resolucion
Licencias avisos
Licencia parasoles
Licencia pendones
Licencias casetas y otros
Licencias pasacalles
Licencia local equipamentos
Licencia puentes y pasos
Licencias redes servicios publicos
Publicidad exterior visual
Conceptos normas
Informe tecnico
Informe para la liquidacion
Caractrización
Registro de publicidad
Comunicados de Prensa
Caracterización
Acta de Visita
Acta de Apertura y Cierrere de la Auditoría
Memorando de Auditoria.
Papeles de Trabajo del auditor
Plan de Auditoria
Plan de Mejoramiento
Programa Anual de Auditorias
Matriz de Documentos.
Caracterización
Informe.
Seguimiento Información Contractual por dependencias
Seguimiento a Auditorías
Lista de Verificación
Auto de Indagación Preliminar
Auto de Investigación Disciplnaria
Auto de Archivo de Indagación Preliminar
Auto de Archivo de Investigación Disciplinario
Auto de Traslado de Alegatos de Conclusión
Auto de Cargos
auto de Pruebas
Caracterización
Auto Inhibitorio
Auto de Pruebas en descargos
Auto que concede un Recurso de Apelación
Fallo de Primera Instancia
Planilla de Reparto de Expedientes
Ficha para entrega y devolucuón de Expedientes
Auto
Notificación Personal
Notificación por Estado
Constancia Secretarial
Certificaciones
Constancia Ejecutoria y Archivo
Archivo de Comisiones
Formato de Comisiones
Informe de Comisiones
Desfijación de Edicto
Caracterización
Quejas Reclamos y Sugerencias
Caracterización
Formato de Iniciativas relacionadas con programas y proyectos (1)
Formato de aprobación, no aprobación o ajuste de iniciativas
Plan del Proyecto
Aprobación, no aprobación o ajuste de iniciativas
Acta de Inicio de programas y proyectos
Informe de Avance de Programas y Proyectos
Solicitud de cambio en programas y proyectos
Solicitud de Cambio aprobada
Acta de cierre contractual
Lecciones aprendidas
Acta de cierre administrativo
Boletín estadístico de la Secretaría de Educación
Diagnóstico estratégico del sector
Componente estratégico y/o programático del plan de desarrollo educativo
Plan de inversiones
Plan Indicativo
Plan de Acción por Área
 Informe de seguimiento y evaluación a los Planes de Acción
Plan Operativo Anual de Inversiones
Plan de asistencia técnica
Consolidado de solicitudes de asistencia técnica
 Agenda coordinada de asistencia técnica
 Informe ejecución de la asistencia técnica
Informe del SGC
Análisis de resultados revisión por la dirección
Informe de seguimiento a programas y proyectos
 Informe de seguimiento al Plan Indicativo
 Informe de seguimiento al Tablero de Indicadores
Informe de Gestión del sector
Ajuste al componente estratégico y/o programático del plan de desarrollo educativo
Cronograma de Actividades.
Registro Entrega Lineamientos de Gestión de Matrícula Oficial.
Determinación del numero de cupos y grupos a nivel de sede, jornada y grado
Identificación de fuentes alternativas de cupos para garantizar la continuidad de los estudiantes
matriculados
Planeación De Convenios De Continuidad
Control Consolidación
Solicitud de corrección de inconsistencias
Certificado de Calidad de la Información
Informe Ejecutivo de Resultados de Aprobación de Oferta
Anexo 8 Consolidado Proyección de cupos
Alumnos A Transferir o Por Convenios De Continuidad
Acuerdos de Ampliación de Oferta Educativa
Prematrícula y Traslado.
Informe de Prematrícula, Traslados y Retiros.
Formulario para Continuidad de jardín de niños provenientes de Bienestar Social o Familiar
Inscripción de Alumnos Nuevos.
Listado de alumnos asignados
Lista de Espera
Listado de Alumnos Retirados
Matriz con estructura Anexo 6A Resolución 166
Registro electrónico de matrícula
Novedad de Matricula
Seguimiento a estudiantes retirados
Plan de Auditoria
Inconsistencias Detectadas
Informe de Auditoría
Lista de verificación
Programación de Asistencia Técnica
Consolidado territorial de los resultados de la autoevaluación institucional
Aspectos a mejorar identificados en la consolidación territorial derivados de los planes de
mejoramiento institucional
Guía de caracterización
Valoración componentes del Plan de Apoyo al Mejoramiento
Plan de Apoyo al Mejoramiento
Seguimiento al Plan de Apoyo al Mejoramiento
Caracterización -perfil del sector educativo
Comparación del PEI y el funcionamiento del EE
Evaluación de la asesora
Revisión de los PMI
Seguimiento de los PMI.
Formulario para la recepción de propuestas de oferta educativa
Seguimiento y control de los planes de formación, capacitación e investigación
Retroalimentación de la capacitación, formación e investigación
Atención de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias
Listado llamadas notificación
Planilla de notificaciones
Encuesta Satisfacción en la atención y solución de PQR
Asignación de citas
Acta de compromiso
Envío de correspondencia.
Remisión de Correspondencia interna
Reporte de Satisfacción del cliente
Diagnóstico de oportunidades de mejora
Diagnóstico de problemas potenciales
Acciones de mejora al servicio
Encuesta de satisfacción servicio
Hoja de vida indicadores satisfacción del cliente
Reglamento Territorial
Plan Operativo Anual de Inspección y Vigilancia (2).
Informe de visita a EE con fines de evaluación.
Instrumento básico de la evaluación con fines de inspección y vigilancia.
Formato evaluación de estudios de factibilidad en el sector educativo.
Solicitud para legalización de establecimientos oficiales y privados de educación formal.
Solicitud para legalización de establecimientos oficiales y privados de educación para el trabajo
y el desarrollo humano.
Verificación de requisitos de legalización de establecimientos educativos oficiales y privados de
educación formal.
Informe técnico establecimientos oficiales y privados de educación formal.
Informe técnico establecimientos oficiales y privados de educación para el trabajo y el
desarrollo humano.
Plan y seguimiento de visitas.
Formato de novedades de establecimientos educativos.
Verificación de requisitos de legalización de establecimientos educativos oficiales y privados de
educación formal.
Informe técnico establecimientos oficiales y privados de educación formal.
Informe técnico establecimientos oficiales y privados de educación para el trabajo y el
desarrollo humano.
Compendio estadístico planta, oferta y costo
Estrategia y Plan de comunicaciones
Plan de comunicaciones
Informe de seguimiento al plan de comunicaciones
Control de comunicados divulgados
Informe de seguimiento al plan de comunicaciones
Situación propuesta para docentes (2).
Guía de caracterización
Efecto fiscal de los ascensos en el escalafón para la vigencia 2005 (2).
Recursos requeridos para garantizar el funcionamiento básico de las instituciones (2).
Análisis de viabilidad financiera de la propuesta (2).
Docentes de apoyo requeridos para la atención de estudiantes con NEE – Necesidades
Educativas Especiales (2).
Situación propuesta para directivos docentes (2).
Situación propuesta Planta de Cargos Administrativos (2).
Costo actual de los cargos a suprimir y costo de los cargos a crear (2)
Instrucciones de la modificación de planta de personal administrativo emitido por ET (1)
Viabilización de planta por parte del MEN (2)
Acuerdo de aprobación de la planta de personal administrativo (1)
Listado de vacantes por cubrir
Listado de personal disponible para traslado
Listado de personal para retiro
Planta de personal
Informe de novedades tramitadas
Reporte de Novedades de Establecimientos educativos para toma de decisiones
Formato único de solicitud de novedades de personal
Acto administrativo de entes de control para retiro o suspensión (1)
Orden judicial de traslado o reintegro (2)
Listados de personal disponible para traslados
Listado de personal para encargos
Cargos administrativos a proveer
Cargos docentes a proveer
Lista de elegibles de concursos docentes
Lista de elegibles
Listado de personal para encargo
Análisis de competencias y conocimientos
Listado de vacantes por cubrir
Listado de personal por disponible para traslado
Acta de posesión
Comunicación de nombramiento
 Listado de personal nombrado
Certificado de inducción
Control de documentación de Historias Laborales de docentes y administrativos
Evaluación del desempeño
Listado de elegibles, docentes
Listado de elegibles, administrativos
 Listado de personal para encargos
Lista de elegibles
Cronograma de inducción
Certificado de inducción
 Control de asistencia
Listado de personal nombrado
Listado de funcionarios SE y EE (1)
Material de evaluación (2)
Formato de evaluación (2)
Evaluación de desempeño (2)
Reporte evaluación del desempeño
Reporte de fortalezas y debilidades
Reporte de competencias y desempeño (3)
Necesidad de evaluar el desempeño
Plan anual de estímulos e incentivos
Programación y presupuesto de capacitación y bienestar
Asistencia a eventos
Plan de formación y capacitación (1)
Certificados de capacitación (2)
Reporte de evaluación del desempeño
Reporte de fortalezas y debilidades
Formulario de inscripción o ascenso en el escalafón docente (1)
Evaluación de desempeño del docente o directivo docente
Solicitud de inscripción ó ascenso en carrera administrativa y anexos (1)
Registro de inscripción o ascenso en carrera administrativa (1)
Solicitud de prestaciones sociales y documentos soporte. (1)
Resolución de pago (1)
Certificado salarial (1)
Certificado Historia laboral (1)
Solicitud de reclamación sobre el servicio de salud prestado a los docentes (1)
Informe de auditoría médica (2)
Documentos de novedades (1)
Planilla de control de novedades.
Reportes de Nómina (1)
Reporte novedades tramitadas (2)
Reporte fondo nacional del ahorro (3)
Información proyectada de necesidades de bienes y/o servicios
Cronograma elaboración plan de compras (1)
Plan de compras (1)
Informe de gestión plan de compras (1)
Oficio observaciones al plan de compras aprobado (1)
Requisición de compra
Estudio de conveniencia y viabilidad
Pliego de condiciones o términos de referencia o adendos (1)
Acto administrativo expedición de modificaciones (1)
Cuadro comparativo de propuestas
Cuadro de registro entrega de propuestas
Contrato, convenio u orden de compra (1)
Seguimiento de contratos y convenios
Acta de Iniciación del contrato
Informe de seguimiento de interventoría
Solicitud de modificación del contrato
Acta de liquidación
Seguimiento de contratos y convenios
Listado de proveedores
Evaluación de Proveedores
Ingresos
Salidas
Devoluciones
Acta de entrega de activos (1)
Reporte de novedades
Formato creación de activos fijos (1)
Acto administrativo de baja (1)
Solicitud de traslado (1)
Paz y salvo (1)
Acta de entrega de activos (1)
Requisición de compra
 Cuadro de seguimiento a pago de servicios públicos
Identificación de necesidades de infraestructura
Plan de mantenimiento preventivo (1)
Plan de mantenimiento correctivo (1)
Requisición de compra
Solicitud de fotocopias
Proyecto de presupuesto (1)
Decreto de Liquidación presupuesto (1)
Informes de ejecución
Solicitud CDP
 Solicitud RP
Solicitud Compromiso de pago
 CDP
RP
Compromiso de pago
Plan Anual de Caja (SGP) (1)
Ejecuciones presupuestales
Solicitud de traslado presupuestal
Informe de seguimiento al Presupuesto
Solicitud de traslado presupuestal
Informes e indicadores
Informe flujo de caja real (1)
Informe flujo de caja proyectado (1)
Comprobante de tesorería (1)
Formato liquidación impuestos (2)
Reporte de Inversión (1)
Registro contable (1)
 Solicitud de ingreso de terceros
Balance de prueba (1)
Informes de movimientos de cuentas (1)
Reportes
Libro auxiliar de bancos (1)
Conciliación bancaria (1)
Reporte partidas pendientes por conciliar (1)
Reporte de eficiencia de las operaciones
Balance (1)
Estado de actividad financiera, económica y social (1)
Estado de flujos de efectivo (1)
Informe para Contaduría General de la Nación (1)
Reportes varios solicitados por los entes de control (1)
Reportes de eficiencia
Informe inconsistencias
Catálogo de cuentas (1)
Información sobre saldos de operaciones recíprocas (1)
Informe consolidado Catálogo de cuentas (2)
Informe consolidado sobre saldos de operaciones recíprocas (3)
Estados financieros de establecimientos educativos
 Plan estratégico de tecnología informática (PETI)
Consolidado de programas y proyectos IT
Requerimientos IT y preguntas frecuentes
Servicio del soporte
Cronograma de mantenimiento preventivo
 Reporte de mantenimiento por componente.
 Reporte de mantenimiento consolidado
Hoja de vida de equipos
“Administración IT”
“Inventario de Hardware”,
 “Hoja de vida de equipos”
 “Inventario de Software”
“Administración IT”
“Hoja de vida de equipos”
 Inventario de comunicaciones
 “Reporte de anomalías de Red
“Administración IT”
Cronograma de copias de seguridad
Bitácora de copias de seguridad
 Matriz de usuarios
Evaluación de de riesgos para plan de contingencia
 Plan de contingencias
Registro presentación de información
Oficio de entes de Control          (1)
Apelación         (2)
Oficio fallo o Acto administrativo    (3)
Oficio comunicación fallo o edicto            (4)
Actos administrativos o comunicaciones escritas (Información solicitada para investigación)
Control de Seguimiento a Solicitudes
 Actos Administrativos o comunicaciones escritas (Solicitudes de información, respuestas
peticiones, comunicado informando motivos de atraso)      (1)
Solicitud o convocación a conciliación    (1)
Estudio jurídico técnico y económico       (2)
Acta de Comité de Conciliación del Ente Territorial (3)
Citación a audiencia de conciliación    (4)
Constancia de no acuerdo           (5)
Acta de conciliación     (5)
Oficio convocatoria a Comité de Conciliaciones (6)
Control de Seguimiento a Solicitudes
Actos Administrativos o comunicaciones escritas         (7)
Cuadro de seguimiento a acciones judiciales
Poder de representación (1)
Acciones judiciales        (2)
Copia del fallo para acatamiento (2)
Actos Administrativos o comunicaciones escritas           (3)
Control de actos administrativos
 Relación de Actos administrativos
Actos Administrativos o comunicaciones escritas            (1)
Control de seguimiento a solicitudes
Acto administrativo y comunicaciones escritas (solicitud o concepto jurídico) (1)
Acto administrativo o comunicación escrita (1)
Registro de seguimiento a la acción correctiva y preventiva
Registro de seguimiento a la acción correctiva y preventiva
Registro de producto no conforme
Tabla de retención documental
Control préstamo documentos
Inventario único documental
Listado maestro de documentos
Listado de distribución de documentos
Solicitud de cambio (correo electrónico) (1)
Caractrización
Informe Diario
Boleta de Citación
Constancia de Donación
Acta de Visita a Establecimientos
Exigencias Sanitarias
Inscripción para establecimientos de vehículos expendedores de alimentos
Acta de Visitas a Establecimientos de Estética Ornamental
Acta de Visitas a Establecimientos Educativos
Acta de Decomiso
Acta de Toma de Muestras
Acta de Inspección Sanitaria a Establecimientos de Preparación, consumo, expendio y depósito
de alimentos y bebidas
Caracterización
Registro de Peticiones, Quejas y Recursos
Orientación a los Usuarios
Acta de Cierre
Caracterización
Control de Asistencia UMATA
Control de Comisiones
Estadísitica
Acciones Correctivas y Preventivas
Atención al Público - Promotores
Solicitud
Lista de chequeo de auditoría Organismos de Acción Comunal
Hoja de Asistencia Técnica UMATA
Indicadores semanales UMATA
Programación de Actividades UMATA
Indices de Gestiòn UMATA
Realización de Actividades UMATA
Programación de Actividades
Caracterización
Acta de Visita
Atención a Usuario Oficina CAID
Acta de Entrega Ayuda Humanitaria
Ayuda Humanitaria para desplazados
Caracterización Habitantes de la Calle Devolviendo Dignidad
Control de Personas Atendidas
Documentos Faltantes en la ficha inicial de discapacidad
Encuesta Línea base devolviendo dignidad.
Ficha Asociación
Ficha Control Discapacitados
Población atendidad devolviendo dignidad.
Caracterización
Asistencia Mensual
Control de Visitas del Coordinador
Cronograma de Actividades
Inscripción de Participantes
Inscripción de Usuarios Ludotecas
Inventario Ludotecas
Lista o Registro de Usuarios
Plan de Trabajo
Planeación y Seguimiento de Actividades
Planeación Mensual
Población atendidad
Préstamo de Material Bibliográfico
Programación Mensual Eventos
Registro Bimensual de Población atendida
Registro Mensual de Eventos
Caracterización
Encuesta SISBEN
Formato PQRS
Caracterización
Formato de Registro de Beneficiarios
Atención al Público .
Caracterización
Personas Atendidas
Caracterización Empresarial
Informe Mensual Ejecutivos de Crédito
Relación de Caropetas para Crédito
Caracterización
Pagos para trámites Vehículo Automotor.
Pagos del RUNT
Comparendo.
Certificado de Tradición y Libertad.
Certificado de Cancelación
Certificado de Traspaso a Persona Indeterminada
Caracterización
Acta de Ampliación de Suspención de Obra
Acta de Inicio de Obra
Acta de Reinicio de Obra
Acta de Ajuste de Obra
Acta de Recibo Parcial de Obra
Acta de Recibo Final de Obra
Acta de Liquidación Final de Obra
Relación de Asistentes a la visita de Obra
Constancia de Visita de Obra
Inscripción de Proponentes - Selección Abreviada
Caracterización
Autorización de Permiso para Espectáculo Público
Documento de Notificación Personal
Respuesta a Solicitudes/ Derechos de Petición
Despachos Comisorios
Programación Operativos de Restitución Espacio Público
Respuesta a Tutelas/ Acciones Populares
Certificado de Disponibilidad de Recursos en Bancos 8CDRB)
Solicitud Certificado de Disponibilidad de Recursos en Bancos (CDRB)
FORMATOS GENERADOS A TRAVES DE SOFTWAR.
Recibo de Pago Impuesto
Factura Impuesto Predial
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Registro Presupuestal
Orden de Pago
Comprobante de Egreso
Reporte Ejecución de Ingresos
Reporte Ejecución de Gastos
Paz y Salvo Municipal.
Certificado de Retención en la Fuente
Estados Financieros
Ficha Tecnica
Solicitud de Encuesta Nueva
Solicitud de Inclusión de Personal
Solicitud de Actualización de Datos de Identificación Personal
Solicitud de Retiro de Personas
Solicitud de Retiro de Hogar
FORMATOS EXTERNOS
Formato F15 A.       Plan de Mejoramiento Contaloría Municipal.
Formato F13           Formato Contratación Mensual Contraloría Municipal.-
Formato F20           Formato Contratación Bimensual Contraloría Municipal.
Formato F2            Plan de Mejoramiento Contraloría General de la República
RUT (10)
                       Versión 1




            Fecha: Octubre de 2011
EVALUACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL GESTION
                SUBPROCESO


   FECHA                   SOPORTE
                  NO.               UBICACIÓN/P
 EMISIÓN DEL                 DEL
                VERSIÓN              ROTECCIÓ
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