Document Sample
USPS EDUCATIONAL FUND.pdf Powered By Docstoc
					                                     USPS EDUCATIONAL FUND
                                        EDUCATIONAL FUND TRUSTEES’ MEETING
                                                   2 September 2010
                                              Hyatt Regency Bellevue, WA
                                                     Madrona Room

Chairman Spencer Anderson called the meeting to order at 1000.  The following trustees and guests were present: 
                                             Spencer Anderson – Trustee, Chairman 
                                              Kenneth Griffing – Trustee, Secretary 
                                                   Wayne Spraggins – Treasurer 
                                                   David Drummond – Trustee 
                               Richard Kyle – Trustee, Vice Chairman – part time via telephone 
                                           Barbara Spraggins – Administrative Assistant 
                                                    Robert Sweet – NEO, Guest 
                                                      Joe Messenberg ‐ Guest 
                                                         Tom Butler – Guest 
Spencer Anderson indicated he had a written proxy from trustee Dick Kyle who was unable to attend the meeting 
because  of  health  reasons.    Minutes  of  the  4  February  2010  meeting  at  Disney  Coronado  Springs  Resort  were 
approved  as  distributed.    Actions  by  the  Trustees  since  the  February  2010  meeting  were  reviewed  and  approved.  
This involved the extension of Grant 198 to the Fall Governing Board Trustees meeting. 
By  way  of  discussion  of  the  trust  fund  results  a  report  by  Riazzi  Asset  Management  dated  30  July  2010  had  been 
distributed  to  the  Trustees  prior  to  the  meeting.    Dave  questioned  our  holding  assets  of  Freddie  Mac  and  Fannie 
Mae when problems with these organizations have been well discussed for some time.  He asked if Riazzi had given 
any  recommendations  regarding  these  holdings,  and  if  we  had  the  right  asset  manager.    Joe  Messenberg 
commented  that  we  should  be  looking  at  the  bottom  line  results  of  our  manager  and  not  individual  items.    John 
Riazzi  had  been  a  part  of  a  group  that  advised  USPS  when  he  broke  away  from  the  group  and  formed  his  own 
organization.  He had been our advisor and offered us a more favorable rate than the prior organization so we chose 
to go with his firm and to use Schwab as our custodian.  Joe has some question about our use of Schwab and their 
rates but said through using Riazzi he should be able to negotiate a better rate from Schwab than we are getting.  
Riazzi’s distribution of our assets should be in accord with our goals.  The fees and commissions should be a minor 
concern  but  bottom  line  results  are  what  is  critical,  particularly  with  respect  to  comparison  with  something  like 
Standard & Poor.  Joe offered to look over Riazzi’s report and offer comments, if appropriate.  He was encouraged to 
do so. 
Joe  also  indicated  he  had  had  a  meeting  with  Wayne  and  Barbara  Spraggins  per  our  request  in  anticipation  of  a 
formal audit of the Educational Fund records.  He indicated that we are in much better shape than he expected and 
that  the  spreadsheets  created  by  Spraggins  are  in  excellent  shape.    He  suggested  that  Barbara  and  Wayne  pick  a 
small CPA firm in their area to do the audit and give them a schedule for completion.  He suggested they interview 
two  or  three  firms  with  low  rates  and  that  he  would  be  happy  to  work  with  them  to  select  one.    Spraggins  were 
asked  to  provide  a  recommendation  to  the  Chairman  for  Trustee  concurrence  prior  to  30  November  so  that  the 
audit could be completed during December 2010 prior to our next Annual meeting in February 2011. 
Treasurers  Report  –  Wayne  distributed  reports  of  our  Checking,  Income,  and  Grant  Account  for  2010  as  well  as 
deposits made to our bank account and expenditures, all through 20 July 2010.   He commented that the Riazzi and 
Schwab  numbers  are  not  in  agreement  and  that  he  will  ask  Riazzi  about  that.    The  HQAB  numbers  are  not  yet 
current, but contributions received year to date from both HQAB and directly through the Administrative Assistant 
total $25,815. 
The  Chairman  has  received  a  report  from  Connie  Beckman  on  Grant  202.    A  summary  report  of  all  Grants  to  the 
Educational Department was received from Bob Sweet but to date no detailed report as required 30 days before the 
meeting.    Bob  pointed  out  that  part  of  the  purpose  for  his  summary  report  was  to  identify  benefits  of  the 
Educational Fund.  He also indicated that he hoped to add a grants coordinator at Headquarters to provide support 
for keeping grant related items current and accurate. 
Sweet indicated that the Squadrons are leaning  heavily on partnering arrangements like the new Brunswick  MOU 
and on BOC.  He is looking at using professional individuals from the partners and capable USPS people coordinating 
the projects, such as writing press releases.  He wants to initially push ABC‐3 (classroom) with the next step being 
on‐the‐water training.  Bob requested that Grant 198 remain open through 30 September to allow the NEO to get 
the completed billing in.  The request was approved.  Basis for extending Grant 198 through 30 Sept is to include 
award shipping costs. 
The  Educational  Department  is  establishing  a  new  Outreach  Committee  (Hugli)  to  do  outreach  within  the 
Department.  As a part of Grant 199 Bob will at least have a plan in this regard for our Feb 2011 meeting. 
Grant 200 regarding Trailer Boat Magazine ads is closed.   
Education Outreach Grant 201 for work with outside organizations is progressing and Sweet is getting regular calls to 
work together from big players including ABYC and Boat US. 
The  ABC‐3  web  site  has  been  improved  (Grant  204)  and  the  Fire  Extinguisher  demonstration  has  also  been  very 
successful (Grant 205). 
Bob provided two new Grant Proposals, one to update the ABC‐3 course and one to provide a phase 2 to the course 
stimulus (awards) program. 
Spencer distributed a report prepared by Vice Chairman Richard Kyle on his activities since February.  These included 
squadron  contribution  tracking  update,  expense  form  update,  grant  request  form  update,  ongoing  review  of 
expense reports from Headquarters, and development of an investment policy statement. 
The  Secretary  reported  on  web  site  update  activities  since  February  including  audit  and  update  of  the  Honor  Roll 
report,  inclusion  of  the  new  Grant  Request  form  (EFGR),  addition  of  some  recent  Grant  Requests  as  examples, 
update to the Grant History, an updated Expense Voucher form (EF‐01), data regarding the Trustees, updates for Ed 
Fund  meeting  agendas,  minutes  and  investments  and  a  revision  to  the  grant  submittal  process.    The  reports  for 
Honor  Roll  (squadrons  and  districts),  Grant  History,  and  meeting  reports  are  intended  to  be  updated  after  each 
annual and governing board meeting. 
The  Trustees  adjourned  to  executive  session  to  review  new  grant  proposals  and  any  other  appropriate  business 
items required. 
Wayne provided a copy of a grant request from Sea Scout Ship Neptune in the amount of $10,000 to assist in the 
refitting of a training vessel and dock improvements for this ship of the Sacramento (CA) Delta Youth Maritime (sic) 
Association.    The  request  was  discussed  and  it  was  determined  that  the  project  was  outside  the  purpose  of  the 
Educational Fund grants.  Denied.  Wayne agreed to notify the requester. 
The request by Bob Sweet for $30,000 to assist in the update of the ABC‐3 internet course was discussed.  It was 
Moved,  Seconded,  and  Carried  (MSC)  to  approve  this  grant  (Grant  207).    It  is  intended  that  this  effort  will  be 
coordinated by Pablo Prieto under the direction of Gene Molteni. 
The request by Bob Sweet for $4500 to provide a Phase 2 Course Stimulus program was discussed.  It was MSC to 
amend the amount to $4000 and the request was also MSC. (Grant 206) 
 Grant Request No. 206 – Course Stimulus Phase 2                                  APPROVED $4,000 
 Grant Request No. 207 – ABC‐3 Internet Course Update                             APPROVED $35,000 
 Grant Request– Sac. Delta Youth Maritine (sic) Assoc. Refit                      DENIED 
Wayne commented that approval of these two items could be done within our available funds but we will be close 
to our limit. 
There was no New or Old business. 
Suggestions for future Trustees were requested in the coming weeks. 
The meeting was adjourned at 1215. 
Kenneth L Griffing, Secretary 

Shared By:
yan198555 yan198555